導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案信息化管理論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

1學科技檔案的基本特征

醫(yī)院的科技檔案主要包括五個部分:公開發(fā)表的科技論文、論著及其原始資料的收集;研究生的畢業(yè)論文及其相關實驗原始資料的收集;科學基金資助課題從立題至結題期間，所有相關資料的收集;協(xié)作項目的協(xié)議書，技術轉(zhuǎn)讓或申請專利的有關證明等的收集;通過鑒定后的科研成果資料的收集。這五個重要組成部分均具有以下兩個特點：

1.1源廣泛

醫(yī)學本身是一個多專業(yè)的龐大科學體系，涵蓋了醫(yī)、藥、衛(wèi)生、微生物、職業(yè)病、生化等。其分科的細致與多樣性決定了醫(yī)學科技檔案的來源相當廣泛性和分散性。而這些科技檔案均自然形成于每一個科研機構和有科研能力的單位及個人的研究工作中，因此無論從內(nèi)容上還是形式上都十分散亂。此外，醫(yī)學科技檔案的載體材料和形式也頗為多樣化：載體材料包括紙質(zhì)載體、磁盤記錄載體、光盤記錄載體等;檔案形式包括文字材料，獎狀、獎杯、證書等實物，這樣導致科技檔案管理工作量巨大，加之漫長的科研過程和周期，無疑加大了科技檔案收集工作的難度。

1.2利用價值高

醫(yī)學科技檔案不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。其內(nèi)容包含了豐富的醫(yī)學知識、先進的科研思路、方法及大量有價值的國內(nèi)外科研資料，包括成功或失敗的經(jīng)驗，都可為今后科研開展提供參考，并對避免科研工作低水平重復或為科研而科研等，都有極高的利用價值。

2充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，創(chuàng)建和完善醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)。

根據(jù)醫(yī)院科技檔案的兩個基本特征，如何在醫(yī)院科技檔案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用，成為醫(yī)院建設中的重點問題之一。本文認為由于醫(yī)院科技檔案來源廣泛，而檔案管理人員人數(shù)、人力有限，醫(yī)院可充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，按照科技檔案的管理要求，建立高效的科技檔案管理系統(tǒng)，可促進充分發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用。

醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)可就以下幾個方面進行創(chuàng)建和完善：

2.1醫(yī)技人員個人信息管理

以科室為單位，將醫(yī)院醫(yī)技人員的個人科技檔案信息輸入醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)可提供各類科技檔案，如各年度科研項目執(zhí)行匯報表、各項科研經(jīng)費報銷登記與結果反饋、論文投稿登記情況表、學術會議審批及學術成果統(tǒng)計表，外出培訓以及涉及到個人的科研教學信息等。

篇2

一是管理水平低下。街道辦檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。這大大制約了街道辦檔案的科學管理與有效利用率，無法滿足動態(tài)管理的需要，也無法實現(xiàn)信息共享。二是專業(yè)人才缺乏。要實現(xiàn)檔案信息化，必須要有與之相適應的專業(yè)人才，檔案信息化管理人員與計算機、電子軟件、網(wǎng)絡等打交道，不僅要有熟練的計算機操作技能，和獲取判斷運用信息的能力，還要精通檔案業(yè)務知識。從目前看，街道辦現(xiàn)有的部分檔案干部知識結構和專業(yè)水平難以應對新形勢的挑戰(zhàn)，極大地制約了縣級檔案部門檔案信息化建設工作的開展。

二、街道辦檔案信息化的優(yōu)越性

一是方便快捷。無論是在街道建設中形成的，如衛(wèi)生、計生、環(huán)境和文化建設等方面的內(nèi)容，還是在街道服務工作中形成的，如服務機構、網(wǎng)絡設施、居民家庭、就業(yè)、培訓、救助、家政等方面的文件材料，都可以直接登記進入計算機，形成完整的、準確的街道辦轄區(qū)檔案數(shù)據(jù)庫。原始檔案數(shù)據(jù)進入計算機后，再利用其強大的分類組合、檢索、調(diào)閱、復制功能來建立完整的街道辦檔案管理系統(tǒng)，完全可以滿足社會的各項要求，凸現(xiàn)快捷、準確、方便、易于操作的效率優(yōu)勢，能夠減少人力、物力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設備物盡其用，群眾查閱立等可知，辦件事項不再是期盼和無休止的等待。實踐證明，街道辦檔案管理的網(wǎng)絡信息化運行，既提高了城市管理的檔次，又為創(chuàng)建和諧社會提供了服務保障，給社會經(jīng)濟發(fā)展帶來了看得見，摸得著的效益和優(yōu)越性。二是標準規(guī)范。制定和實施檔案工作標準和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實現(xiàn)檔案信息化，應該堅持規(guī)范性原則，制定相應的標準、規(guī)范和法規(guī)及數(shù)據(jù)交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政、互不兼容、重復建設等現(xiàn)象發(fā)生。三是安全可靠。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化建設的不斷深入，網(wǎng)絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。為充分保證檔案信息的安全性，應采取物理安全策略；訪問控制策略；信息加密策略；網(wǎng)絡安全管理策略等，以確保系統(tǒng)的安全順利運行。

篇3

一些社會保險經(jīng)辦機構和工作人員面對當前現(xiàn)代信息技術潮流，對實體檔案也進行了數(shù)字化、信息化處理，借助計算機系統(tǒng)瀏覽檢索。但是缺乏對社會保險檔案信息化建設的深刻認識，只重視管理系統(tǒng)的建設，重藏輕用，而忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用，導致社會保險檔案信息化利用效能低下。

（二）信息保密性及安全系數(shù)不高

隨著信息網(wǎng)絡技術的普及及使用，社會保險檔案信息風險不斷增加，網(wǎng)絡病毒和木馬、網(wǎng)絡黑客入侵、工作人員無意泄漏、電磁泄漏等都威脅著信息安全，社會保險檔案的保密性及安全系數(shù)較低。

（三）檔案信息管理人才缺乏

社會保險經(jīng)辦部門中缺少檔案管理知識熟練、信息化技術水平高的工作人員，各級政府也忽視了對檔案管理信息化人才的培養(yǎng)，導致檔案管理信息化建設受阻。

二、推進社會保險檔案信息化管理的舉措

（一）建立完善的社會保險檔案管理信息化機制體制

建立起社會保險檔案管理信息化機制，就需要創(chuàng)新完善檔案管理制度，統(tǒng)一檔案管理標準，在科學的制度管理下進行管理，優(yōu)化整合資源，實現(xiàn)檔案的資源共享。

（二）創(chuàng)新社會保險檔案管理工作信息化的服務方式

要使這項工作順利進行，就需要創(chuàng)新服務方式，運用社會保險信息資源和的先進技術，實現(xiàn)計算機信息管理，啟用公共網(wǎng)絡服務系統(tǒng)，為社會保險檔案信息化提供優(yōu)質(zhì)服務。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)技術水平

要加強對檔案管理人員的培訓，不斷提高檔案管理隊伍的業(yè)務技能和計算機應用水平，確保檔案管理人員具有高度專業(yè)化技能，能熟練應用加密或數(shù)字簽名技術對電子文件進行歸檔、備份、保存，保證檔案管理信息化工作正常進行。

（四）健全社會保險檔案管理信息數(shù)據(jù)，加強信息網(wǎng)絡安全控制

社會保險檔案管理工作量大、內(nèi)容多、關系復雜，管理難度大，這就需要建立健全社會保險檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，可以快速準確的找到相應的資料信息，提高檔案管理的有效性。同時加強網(wǎng)絡安全防范和保護措施，保證網(wǎng)絡資源不被非法使用和非法訪問。強化硬件防護技術，對電子檔案當定期檢測和拷貝，避免人為失誤操作，防止數(shù)據(jù)丟失，確保社會保險檔案信息安全。

篇4

當前電子信息技術的迅猛發(fā)展，在生活中普遍地應用到互聯(lián)網(wǎng)信息技術，在辦公中的應用是不斷趨于標準化、網(wǎng)絡化、自動化，大部分的工作都會依據(jù)計算機或是互聯(lián)網(wǎng)進行辦理，這對于工程的檔案管理工作帶來了新的要求，以往的傳統(tǒng)管理模式，已經(jīng)不能適用于當今社會發(fā)展的步伐。因此對管理模式進行創(chuàng)新是對工程檔案管理的有效措施，構建健全的管理模式，將工程檔案存在的作用發(fā)揮到最大化。

一、工程檔案信息化管理的主要內(nèi)容

對于工程檔案信息化理解主要以兩方面來闡述：一是工程檔案信息的網(wǎng)絡化與數(shù)字化進行有效的實現(xiàn)；二是有效地對工程檔案進行存儲、傳遞、接收和運用一體化；三是完成工程檔案的信息化的高度共享；四是要創(chuàng)新工程檔案的管理模式。如今，針對工程檔案信息化管理的內(nèi)容主要有工程檔案的檢索和工程檔案內(nèi)容信息的存儲：工程檔案文件主題詞的自動標引；工程檔案的數(shù)據(jù)備份；工程檔案的文件目錄的打印；工程檔案的整理與文書立卷；工程檔案的保護以及庫房的管理；工程檔案的咨詢與借閱管理；工程數(shù)據(jù)處理的各個階段都依據(jù)有關行業(yè)的標準以及國家的政策作為構建依據(jù)的。

二、工程檔案信息化管理的必要性

因為工程檔案的反復查閱與長時間的保存，對于原件丟失或是損壞都是不可避免的，這對于工程檔案的利用和保管上帶來了極大的煩擾。通過對低檔平板掃描儀記錄的方式的應用，可以將大量文檔實現(xiàn)電子化存儲，對于問題的解決有著巨大的作用，在電子化存儲下，對于大量文檔的應用、查閱、管理方面還有待提升。信息化的管理模式的應用就是對于傳統(tǒng)的管理模式手抄記錄轉(zhuǎn)換為應用信息技術存儲工程檔案，這是工程檔案的管理取得的重要成果，還極大地提高了服務水平?？梢哉f，信息化技術的運用是完成科學開發(fā)工程檔案資源的基礎。

三、當前工程檔案信息化管理面臨的問題

電子化信息的不斷發(fā)展，對于我國工程檔案管理帶來了新的機遇，但是同樣也產(chǎn)生了大量的問題有待解決。

（一）面臨安全與革新的挑戰(zhàn)

原本的工程檔案管理的中心主要就是為了運用、查詢，基于此來確保工程檔案管理具有更高的保密性。在檔案管理系統(tǒng)邁向新紀元發(fā)展空間中，會對應用系統(tǒng)進行有機整合，比如文檔管理一體化等。此類整合必須要應用新思維來處理各方之間的矛盾。除此之外，網(wǎng)絡本身與計算機系統(tǒng)之間還存在著一定的問題，不單單是硬件資源會受到自然的影響，還會受到人為破壞，并且數(shù)據(jù)信息與軟件資源容易受到病毒的侵害。在未采取相應的管理措施下，在安全意識方面也較為薄弱，這樣就給犯罪分子提供了可乘之機。

（二）面對標準化和法制化的挑戰(zhàn)

因為工程檔案自身的特點就比較復雜，最為突出的特點就是分散管理。因為多方面進行管理，各個部門都有屬于自已的一套標準，因此對管理標準化造成了巨大的困難。在工程檔案的立法方面也比較欠缺，致使眾多的工程檔案因為密集問題影響，而埋沒了自身存在的價值。

（三）技術支持不充分

第一，電子文件在實質(zhì)上對于它的保管期限與保管條件等方面是存在著巨大的局限性，如果不能對其進行有效的解決，會造成適得其反的情況發(fā)生。第二，基于工程檔案信息化建設的初級階段，一些紙質(zhì)的工程檔案經(jīng)過電子儀器的掃描即可以轉(zhuǎn)化為電子檔案，盡管它的價格很便宜，但是掃描的時間較長，無法滿足將原始的紙質(zhì)工程檔案快速地轉(zhuǎn)化為電子檔案。

（四）人員配備不合理

就當前的工程檔案管理人員而言，既有專業(yè)知識，又掌握信息技術的人很少，由于存檔的技術人員的知識較為單一，必然會出現(xiàn)專業(yè)與工作崗位不對口等問題。

四、推進工程檔案信息化的原則與措施

（一）工程檔案信息化應該遵守的原則

合理性原則。利用數(shù)字化方法來接受工程檔案文件，其應對規(guī)范性的原則要有持續(xù)性，構建于信息檔案有關的法律體系，只有這樣才會使電子文件順利地完成歸檔，對于傳統(tǒng)的工程檔案數(shù)字的保存與應用等工作來實現(xiàn)其標準化與規(guī)范化，避免重復建設、互不相容的狀況產(chǎn)生。安全性原則。由于網(wǎng)絡化、數(shù)字化的進程的不斷加快，網(wǎng)絡潛在的威脅也越見突出。所以，對于網(wǎng)絡安全技術的開發(fā)與研究力度一定要加大，要應用較強的安全措施，全面地保障工程檔案信息的安全。效益性原則。對于工程檔案信息數(shù)字化建設是一項艱巨的任務，在特定的環(huán)境下一定要遵守的是效益性原則，最為主要的是信息化工程的效益。選取數(shù)字化的內(nèi)容主要是以經(jīng)典為理念，核心要與社會應用的熱點進行有效的結合，把重要的工程檔案進行數(shù)字化處理，會收獲較大的社會及經(jīng)濟效益；應用效果不大的對于工程檔案是是不需要數(shù)字化的，避免浪費財力、人力、物力。

（二）促進工程檔案信息化的措施

加強機讀數(shù)據(jù)的前期工作。如若想做好工程檔案信息化管理，那么機讀數(shù)據(jù)庫的存在是重要的組成部分。因為機讀數(shù)據(jù)的質(zhì)量主要針對于管理系統(tǒng)的效率高低的決定，對機讀數(shù)據(jù)做好準備工作，提高對著錄、標引等方面的重視力度。檔案著錄的內(nèi)容主要指檔案內(nèi)容的選擇、分析、記錄的過程。形式特征主要是指檔案信息的外表，比如文種、標題、載體、形成時間等，內(nèi)容特征是指依據(jù)檔案內(nèi)容特點所揭示的項目，比如主題詞、分類號等。標引與著錄是對檔案內(nèi)容的濃縮，這樣才會有效地將檔案信息輸入計算機中進行多方面的處理。重視光盤技術在工程檔案信息化管理中的運用。光盤主要是通過光電存貯技術、網(wǎng)絡技術不斷發(fā)展中的產(chǎn)物，是信息的檢索與信息存儲、電子化的歸屬。利用光盤進行存儲，其顯著的特點在于它的存儲密度高、可靠性強、壽命長等，它會把大量的工程資料刻入到一張光盤內(nèi)，以此來實現(xiàn)計算機管理，對于原文件進行掃描錄入的方式，極大地減小了對庫房空間的占用，降低了存儲設備資金的投入，以此來減小成本。網(wǎng)絡化管理是工程檔案信息化管理的必然趨勢。網(wǎng)絡化是基于計算機管理模式快速發(fā)展下的必然產(chǎn)物，通過對網(wǎng)絡搜索，使工程檔案查詢速度非常快，也非常便利，它改變了傳統(tǒng)的借閱模式。計算機把網(wǎng)絡分為了上下級并且與各處室緊密相連，成為一個具有高效性的有機整體，來有效地銜接其他部門與檔案部門之間的各個業(yè)務，每一個部門都可以利用網(wǎng)絡進入到工程檔案信息庫中去查詢。網(wǎng)絡化的管理模式主要就是采用了內(nèi)部網(wǎng)絡服務器在一定空間內(nèi)對于工程的資源檔案進行存儲，簡稱為檔案存放區(qū)。為加強工程檔案數(shù)據(jù)的安全性，在進入系統(tǒng)時應該有一個用戶的口令才可以進入到工程檔案的數(shù)據(jù)庫中，只有隸屬于檔案部門工作人員才有權利更改已經(jīng)入庫的檔案。為了確保工程檔案中的數(shù)據(jù)的安全性，要加大對系統(tǒng)的管理措施，在系統(tǒng)密碼的設置上可以設置雙層防護，這樣才會有效防止無關人員進入系統(tǒng)；在修改時在系統(tǒng)中一定要設置雙重密碼，以此來防止沒有權限的操作人員對數(shù)據(jù)進行更改，一定要確保數(shù)據(jù)是安全的、準確的、完整的。檔案信息化管理需加強病毒防治，來確保安全。對計算機病毒要加大防護力度，這是確保計算機系統(tǒng)正常運營的核心工作，如果計算機感染病毒，那么最為嚴重的狀態(tài)會導致整個系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓，因此要構建比較嚴格的管理機制，做預防工作。具體的要求是符合操作的規(guī)范性，同時還要定期對系統(tǒng)進行檢測與維護；為了防止突然狀況的發(fā)生一定要對數(shù)據(jù)隨做隨保存，做好重要資料的備份，以免產(chǎn)生不必要的影響；不要對來歷不明的程序進行拷貝，在拷貝之前一定要做好查毒殺毒的前期準備，以此來確保萬無一失。積極促進工程檔案管理部門實施信息化管理。第一，對基礎性工作進行強化，認真地構建實施計劃，只有基礎業(yè)務的工作做到規(guī)范化與標準化，才會有效地推進工程檔案信息化的管理。第二，強化人才建設，工程檔案信息化建設主要運用網(wǎng)絡技術與計算機來進行服務。作為當今信息化社會的工程檔案工作者一定要具備基礎的電子與計算機文件管理知識。這便要求工程檔案的管理人員要對自身文化、專業(yè)知識、人文素養(yǎng)的不斷提升，來有效地對工程檔案進行信息化管理。

五、結束語

工程檔案信息化管理是一項比較全面、長期且具體的工作，工程檔案的管理團隊對于工程檔案信息化的效率起著至關重要的作用，所以，加大工程檔案管理人員的專業(yè)技術是當前建設信息化管理的重中之重。信息化是當前社會發(fā)展的必然趨勢，工程檔案管理者只有不斷地總結經(jīng)驗，自主上進，才會適應時代與社會的需求，以便更好地服務于社會。

作者:王穎慧 單位:天津市引灤工程黎河管理處

參考文獻：

[1]郭貴來.基建工程檔案信息化管理與建設研究[J].企業(yè)導報,2016,(18):36.

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1.2電子檔案管理意識淡薄很多人認為檔案管理對企業(yè)的發(fā)展沒有作用，其實不然，檔案管理不僅可以優(yōu)化企業(yè)工作人員的資源配置，同時還可以幫助企業(yè)儲備人才，了解人才資源發(fā)展的前沿信息。但是在現(xiàn)實環(huán)境中，企業(yè)檔案管理人員非但不能及時整理現(xiàn)有人員的基本資料，還經(jīng)常發(fā)生丟失、遺漏等問題，更沒有人才儲備的工作環(huán)節(jié)。此外，有些企業(yè)的檔案管理部分工作仍然停留在人工手寫的環(huán)節(jié)，資料填寫隨意性很強，而且手寫資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質(zhì)量和完整度不高。

1.3思想上不重視檔案管理工作很多企業(yè)領導認為企業(yè)的檔案管理工作并不重要，只要提高生產(chǎn)技術便可以全面提高企業(yè)的發(fā)展。其實不然，企業(yè)人事檔案管理對提高企業(yè)發(fā)展具有重要意義。企業(yè)人事檔案管理可以優(yōu)化企業(yè)的資源配置，提高企業(yè)人事管理效率，有效為企業(yè)吸收優(yōu)秀人才。但是很多企業(yè)并未重視檔案管理工作，對此崗位只安排了一些“關系戶”，或者從企業(yè)其他崗位轉(zhuǎn)過來的人員進行檔案管理工作。這些人基本上都不是專業(yè)檔案管理人員，根本沒有檔案管理工作經(jīng)驗和基礎，僅僅對檔案進行簡單的整理，根本沒有充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢作用。

1.4信息化管理技術更新較慢目前，我國部分企業(yè)對人事檔案管理雖然采用了信息化管理，但是企業(yè)并沒有根據(jù)發(fā)展需求對檔案管理系統(tǒng)進行更新和維護。電子檔案管理系統(tǒng)雖然有很多優(yōu)勢，但是管理系統(tǒng)仍然需要人為地進行管理、維護和更新，這樣才能適應企業(yè)發(fā)展，適應社會發(fā)展。然而我國的部分企業(yè)雖然引進了電子檔案管理，卻嚴重缺乏對檔案的管理與維護，導致管理系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)問題，影響正常工作。

1.5工作人員綜合素質(zhì)有限企業(yè)檔案管理曾經(jīng)是最容易被企業(yè)忽略的崗位，所以崗位職能看似并不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專業(yè)人員進行操作。這些工作人員要么是企業(yè)工作人員的家屬親戚，要么是從其他崗位轉(zhuǎn)過來的，根本沒有檔案管理的經(jīng)驗，也沒有相關的理論基礎。同時，企業(yè)未能對檔案管理工作人員給予適當?shù)呐嘤枴Ｈ欢碌碾娮有畔⒒芾韺n案管理提出了更高的要求，不僅要具備檔案專業(yè)知識，還要具備相應的計算機和網(wǎng)絡知識。原有的工作人員工作能力已經(jīng)遠遠不能勝任現(xiàn)有的崗位，綜合素質(zhì)亟待提高。

2企業(yè)人事檔案如何實施信息化管理

2.1不斷完善電子信息化系統(tǒng)要想在人事檔案管理工作中運用信息化管理，首先要建立一個完善的信息化硬件管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)要對企業(yè)的每一個科室的檔案信息進行整理分類，通過計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)信息資源共享，有效提高人事檔案電子信息管理的作用。為了全面提高工作人員對電子信息化的管理和操作能力，企業(yè)應該不斷加強對檔案工作人員的培訓，保證檔案信息錄入的真實性、有效性。為了保證企業(yè)檔案資料的時效性，工作人員應該對檔案進行及時修改。與此同時，企業(yè)還要做好對檔案管理信息系統(tǒng)的升級維護工作，保證信息系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)。

2.2建立企業(yè)人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫人事檔案電子信息化的實現(xiàn)，首先需要把館藏多年的紙質(zhì)文件的內(nèi)容輸入到計算機人事檔案管理系統(tǒng)中，但是由于文件的數(shù)量過多，延緩了工作的進展。這就要求企業(yè)加大對信息化改革的投入，增加工作人員，加快對紙質(zhì)文件的掃描與輸入，并對資料進行整理和分類，建立起一套由數(shù)據(jù)輸入、整理、更改、信息查詢及系統(tǒng)維護為一體的完整的檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡與計算機一體化，及進行信息的遠程運輸和區(qū)域化共享。

2.3轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識在企業(yè)人事檔案傳統(tǒng)的管理模式中，在信息收集方面比較滯后，難以適應信息管理的轉(zhuǎn)換。因此，企業(yè)需加強檔案管理人員的安全意識，做好檔案信息管理的保密工作，并確保檔案信息不被惡意修改和破壞；為防止黑客入侵對檔案造成破壞，應確保網(wǎng)絡安全，做好防御工作；對重要的文件設定只讀權限或進行加密，以保障檔案信息的真實性，可以通過制定相關的規(guī)范標準，來使檔案得到規(guī)范化管理，從而提高檔案的使用效率。

2.4企業(yè)需要加強對檔案管理人員的培訓企業(yè)積極引進人事檔案電子信息化管理，這對該崗位提出了全新的要求，為了適應企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求，企業(yè)應該對現(xiàn)有工作人員進行適當?shù)呐嘤枺屍淠軌蚴炀氄莆沼嬎銠C和網(wǎng)絡技術，能夠熟練應用人事檔案管理系統(tǒng)，保證人事檔案的有效使用，提高工作效率和質(zhì)量。

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一、前言

隨著教學管理改革的進行，學校逐漸意識到教學檔案管理的重要性，將該項工作作為教學管理中的一部分。由于學校辦學規(guī)模不斷擴大、教學活動也越來越豐富，教學檔案的內(nèi)容增多，形式也不再局限于書面文字，傳統(tǒng)的管理方法顯然已經(jīng)不能滿足實際需要。在這種形勢下，教學檔案的信息化管理已經(jīng)成為一種必然，如何利用先進的信息技術提高教學檔案管理水平，是所有教學檔案管理者必須要思考的問題。

二、教學檔案信息化管理中存在的問題

(一)對檔案信息化的認識存在誤區(qū)

首先，教學檔案管理者沒有認識到檔案信息化管理的重要性，很多工作仍舊停留在手工階段，不僅效率低，而且容易出錯。很多教學工作者在對網(wǎng)絡資源進行利用時，將一些音頻、視頻隨意刪除，沒有按照規(guī)定處理檔案資源，導致資源缺失，阻礙了檔案的信息化管理。其次，很多管理者認為，檔案管理信息化就是將檔案編號規(guī)定，需要的時候直接查詢編號就算是實現(xiàn)了信息化管理，這顯然是一種認識誤區(qū)，這種錯誤的認識阻礙了檔案信息化的發(fā)展，不利于教學檔案資源的利用［1］。

(二)硬件、軟件設施不完善

硬件設施是檔案信息化的基礎，但是從目前的情況來看，大多數(shù)學校的硬件設施都不夠完善，如計算機的容量不夠大，不能滿足實際需要，掃描儀不夠先進，不能對所有類型的資源進行掃描等，這些都對教學檔案的信息化管理造成負面影響。而學校雖然積極引進了軟件設施，也比較重視教學檔案系統(tǒng)的開發(fā)，但是一般都將重點放在了歸檔研究上，沒有將歸檔與查閱功能聯(lián)系起來，也沒有與相關部門聯(lián)網(wǎng)，部門間缺乏合作，導致教學檔案資源的開放性不強，沒有實現(xiàn)資源共享。

(三)缺乏專業(yè)的管理人才

教學檔案的信息化管理對管理人員的綜合素養(yǎng)提出了較高要求，一方面，要求其掌握先進的計算機技術，熟悉電子資料的歸檔、查詢流程，熟悉相關軟件的使用方法，并且能夠利用掃描儀將紙質(zhì)資料迅速轉(zhuǎn)化為電子資料;另一方面，要求其掌握專業(yè)的檔案管理知識，能夠按照學校具體管理規(guī)定對檔案進行分類管理，同時知道這樣利用教學檔案。從目前的情況來看，學校檔案管理工作人員沒有達到以上水平，一是對計算機不熟悉，二是沒有掌握專業(yè)的教學檔案管理知識［2］。

三、提高教學檔案信息化管理水平的策略

(一)提高對教學檔案信息化管理的認識

管理者要認真學習教學檔案信息化管理知識，走出認識誤區(qū)，明白什么是真正的信息化管理，并將信息化管理系統(tǒng)的建設和應用作為工作重點。無論是資料收集、整理、歸檔還是資料的查詢、應用，都要利用計算機系統(tǒng)，將信息化管理的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，自上而下形成一種全新的管理理念，不斷提高教學檔案信息化管理水平。

(二)加強基礎設施的建設

要想提升信息化管理水平，首先要加強基礎設施的建設。首先，要加大硬件設施的投入，要改變教學檔案管理部門硬件設施落后的現(xiàn)狀，一是保證計算機的容量足夠大，可以容納大量教學信息，二是要購置先進的掃描儀，可以將各類紙質(zhì)資料掃描進電子系統(tǒng)中。其次，要重視軟件設施的建設，積極引進先進的歸檔軟件，定期對軟件進行升級維護，同時要將歸檔與查閱功能聯(lián)系起來，教學檔案管理部門要與其他各部、系聯(lián)網(wǎng)，一是方便資料的收集與整理，提高歸檔效率，二是通過聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)教學檔案資源共享，其他部、系以及教師可以通過檢索直接找到自己需要的教學資源，提高資源利用率。

(三)紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的統(tǒng)一管理

目前很多學校在對教學檔案進行管理時存在紙質(zhì)檔案與電子檔案不同步的現(xiàn)象，這是教學檔案管理中必須要解決的一個問題。要求學校在建設信息化管理系統(tǒng)的同時，也加強對紙質(zhì)教學檔案的管理，二者之間的一體化管理能夠有效避免一些重復勞動，提升管理效率。其次，二者之間要做到一一對應，計算機會電子文檔進行自動組卷，而紙質(zhì)文檔則需要借助輔助工具進行歸檔，兩種檔案不僅要做到檔案號的對應，對于更新的內(nèi)容也要做到完全對應，避免出現(xiàn)電子檔案更新滯后的現(xiàn)象;最后，紙質(zhì)教學檔案中的信息可能不完全包含在電子檔案中，如教師的文字教案、習題等，對于缺失的部門要將其數(shù)字化處理，保證電子檔案信息的完整性。

(四)重視信息化管理人才的培養(yǎng)

要加強對教學檔案管理人員的培養(yǎng)，首先，要督促其學習先進的計算機知識，提高其信息化管理意識，對于一些年齡偏大、對計算機不熟悉的工作人員更要加強培訓，熟悉電子歸檔以及電子信息查詢流程，降低對人工的依賴，提高管理效率。其次，要督促其學習教學檔案管理知識，熟悉國家相關法律，明確學校對教學檔案管理的要求，避免隨意性?？傊褪且蠊ぷ魅藛T將計算機知識與教學檔案管理知識有效聯(lián)系起來，提高工作效率［3］。

四、總結

認識誤區(qū)、硬件、軟件設施不完善以及專業(yè)人才缺乏是教學檔案信息化管理中面臨的主要問題。對此，應當提高管理者對教學檔案信息化管理的認識，加強基礎設施的建設，實現(xiàn)紙質(zhì)教學檔案與數(shù)字教學檔案的統(tǒng)一管理，另外要重視信息化管理人才的培養(yǎng)，這樣才能真正實現(xiàn)教學檔案的信息化管理，將教學檔案的價值充分發(fā)揮出來。

作者:谷露 單位:鎮(zhèn)江船艇學院

參考文獻:

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2、醫(yī)院檔案管理信息化建設過程

2.1了解醫(yī)院檔案管理信息化的涵義

深入淺出的理解，檔案信息化是把傳統(tǒng)方式的用紙張、音像等媒介手段保存的資料改為使用網(wǎng)絡技術、計算機技術，把種種資料更改為數(shù)據(jù)。通過某種軟件管理系統(tǒng)來規(guī)范管理，利用數(shù)據(jù)庫合理的組織這些數(shù)據(jù)。總體的原則是對檔案數(shù)據(jù)的管理要遵循安全、高效、保持原貌的規(guī)則。

2.2建立醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)頁或者網(wǎng)站

信息化的檔案管理不是僅僅用計算機管理。要實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享，要做好醫(yī)院的檔案管理信息公式，宣傳醫(yī)院檔案管理的重要性。而這些利用檔案管理網(wǎng)頁和網(wǎng)站，是必要的手段和方法。在網(wǎng)頁建設中，計算機技術因篇幅有限在本文就不一一贅述了。主要從檔案管理角度，分析檔案管理網(wǎng)站應該擁有的模塊?；灸K應該包含醫(yī)務人員資料信息更新上傳模塊、機構簡介模塊、交流模塊、病歷管理模塊等等。

2.3信息化檔案管理系統(tǒng)

市場上已經(jīng)有出售成型的檔案管理系統(tǒng)。可與軟件公司聯(lián)系，訂制符合醫(yī)院使用的檔案管理軟件系統(tǒng)。但缺點是費用較高。部分系統(tǒng)對硬件系統(tǒng)有較高要求。醫(yī)院也可以自主開發(fā)符合檔案管理的系統(tǒng)。優(yōu)勢是專業(yè)優(yōu)勢，對自身的需求了解深入。大部分醫(yī)院的檔案管理工作都需要能夠?qū)崿F(xiàn)的功能：首先是具備大量數(shù)據(jù)信息的存儲功能。檔案需要存儲的數(shù)據(jù)繁雜，而且在不斷的積累和增長，所以必須具備數(shù)據(jù)存儲功能。其次是實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡化方式，這才是真正的實現(xiàn)檔案的信息化管理。最后對數(shù)據(jù)的管理一定要高效，有組織。規(guī)范科學管理。

3、醫(yī)院檔案信息化管理需要關注的問題和有效操作方法

3.1提高硬件設施建設，加大投入力度

醫(yī)院檔案信息化建設需要購買信息化設備，如計算機、網(wǎng)絡實驗室的建立。這些都需要大量的財政投入。同時財政投入也可以信息化建設快速進行。購買規(guī)范管理系統(tǒng)。實現(xiàn)網(wǎng)絡布線等工作流程。

3.2提升信息化技術普及率

信息化技術檔案管理，必須要掌握信息化技術。了解計算機，熟練掌握軟、硬件技術。如數(shù)據(jù)庫技術、計算機硬件維護技術、網(wǎng)絡常見故障排查與維護技術、計算機操作技術等等。

3.3挖掘內(nèi)部潛力，增強創(chuàng)建力量

管理檔案人員少的矛盾日益突出，再抽調(diào)人員從事檔案升級工作相當困難。每天需要應付日常工作，很難抽出更多的精力搞創(chuàng)建。應成立創(chuàng)建工作領導小組，保證創(chuàng)建工作穩(wěn)步推進。強化檔案管理，完善創(chuàng)建條件?，F(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理水平停留在原先省一級標準基礎上，對照省特一級標準差距較大，所以要不斷更新觀念，完善具體操作規(guī)程，推進規(guī)范化建設，進一步健全歸檔、保管、鑒定、借閱等各項管理制度；升檔案服務水平，為檔案管理升級提供基礎保證，要及時引進先進檔案管理設備。

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近年來，我國的建筑安裝工程無論是從規(guī)模上還是數(shù)量上都獲得了較大幅度的提升，并使得對應的工程檔案也隨之出現(xiàn)了較大的增長。而在這種新形勢下，企業(yè)對于工程檔案的管理也具有了更新的需求：不僅需要能夠做好基本的檔案儲存工作，還需要能夠保證檔案的快速整理。根據(jù)這種要求，就使得企業(yè)所具有的信息化管理系統(tǒng)已經(jīng)出現(xiàn)了較為吃力的情況，不能夠很好的滿足現(xiàn)今企業(yè)檔案管理的需求，如檔案存儲的數(shù)據(jù)庫容量需求增大、原有數(shù)據(jù)庫容量不能滿足需求等等，并因此可能在工程開展后期會出現(xiàn)一定的數(shù)據(jù)溢出現(xiàn)象。另外，檔案數(shù)據(jù)管理的準確性、真實性不足，也是目前企業(yè)檔案信息化管理工作中經(jīng)常會出現(xiàn)的一類問題。

1.2信息化管理制度不健全

對于企業(yè)的檔案信息化管理制度來說，其還不是非常的成熟，目前很多企業(yè)還沒有形成非常有效的一套管理體制。一般情況下，檔案管理人員更多的根據(jù)其之前所形成的經(jīng)驗對這部分檔案開展整理以及管理工作，在管理的合理性以及系統(tǒng)性方面則存在著一定的缺乏現(xiàn)象。同時，過于重視工程施工、忽視檔案管理也是很多企業(yè)經(jīng)常存在的問題，而正是這種忽視情況的存在，則會引起檔案資料同施工進度不一致的情況，并對工程的整體開展產(chǎn)生了較大的影響。另外，由于建筑安裝工程其施工周期通常較長，就需要企業(yè)的檔案管理人員能夠在工程剛剛開始時就能夠做好檔案管理的相關準備工作，并將檔案信息化管理真正的納入到整個建筑安裝工程中去，以此幫助檔案能夠在工程建設中發(fā)揮出更大的作用。

1.3檔案管理不夠細化

在工程檔案信息化這項工作中，其需要以合理化、系統(tǒng)化的方式開展工作，并將項目中所存在的每一個細節(jié)都努力納入到該管理系統(tǒng)中去，以此避免出現(xiàn)后期整理情況。但是，在實際工作開展的過程中，很多企業(yè)的管理系統(tǒng)往往因為建設的不夠健全而使其中所存儲的檔案記錄存在著一種混亂無序的情況。而在目前的建筑安裝工作中，其已經(jīng)不是以往單一功能的實現(xiàn)，更多的是兼容較多領域、包含結構制作以及安裝等多因素的一種融合。而這種工程日漸豐富的元素，就使得現(xiàn)有的檔案信息化管理所存在的片面性更加明顯。

2建筑安裝工程檔案信息化管理優(yōu)化措施

2.1完善信息化管理系統(tǒng)

對原有的檔案信息化管理系統(tǒng)進行完善是我們現(xiàn)今需要大力開展的一項工作。目前，具有檔案管理功能的軟件通常都會具有較大的應用范圍，但是其所具有的通用性卻非常的差，不僅對于數(shù)據(jù)所具有的存儲形式以及存儲格式具有較大的區(qū)別，對于數(shù)據(jù)存儲所使用的數(shù)據(jù)庫類型也各不相同。雖然目前所使用的軟件一般都能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)的登陸以及檔案信息的增、刪、改、查等功能，但是卻依然沒有對數(shù)據(jù)交換這項問題進行解決，這就使得系統(tǒng)很難將不同來源的數(shù)據(jù)信息以統(tǒng)一的方式存儲到數(shù)據(jù)平臺中實現(xiàn)共享。對此，就需要我們能夠在獲取安裝工程檔案管理需求的基礎上大力開發(fā)專門、獨立的檔案信息化管理軟件，以此軟件的開發(fā)使其能夠更好的實現(xiàn)不同數(shù)據(jù)間的互動與交流，并能夠在對網(wǎng)絡技術進行充分利用的基礎上實現(xiàn)數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡化管理。

2.2加強檔案庫房信息化建設

對于目前的建筑企業(yè)檔案庫房來說，都已經(jīng)安裝了密集架，但是還沒有真正的實現(xiàn)自動化電子控制。通過自動化電子控制系統(tǒng)的應用，則能夠在企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中更為明確的對某個檔案存放位置進行標明。通過這種方式，檔案的管理人員就能夠通過計算機的應用對其中所具有的檔案進行操作與控制，并以更為快速的方式對檔案進行利用。另外，智能環(huán)境自控儀也是我們檔案管理工作中較為有效的一項設備，能夠有效的對庫房實時狀態(tài)進行監(jiān)測，并根據(jù)情況對庫房內(nèi)部的濕度以及溫度進行自動調(diào)節(jié)，以此更好的對檔案起到保護的作用。

2.3提升檔案管理人員業(yè)務能力

對于檔案管理這項工作來說，其是一項復雜性、專業(yè)性、準確性都非常強的工作，需要檔案專項管理人員不僅需要具有豐富的專業(yè)知識，還能夠?qū)Σ煌瑢W科的知識具有一定的掌握。只有我們對檔案管理隊伍人員所具有的知識結構、業(yè)務能力以及綜合素質(zhì)都進行不斷的優(yōu)化、提升其所具有的計算機現(xiàn)代化設備操作技能，才能夠使其具有更好的檔案管理效果。對此，就需要企業(yè)在日常工作開展的過程中以定期或者不定期的方式加強工作人員的培訓，并以專項講座以及專家講解的方式使其在學習的過程中不斷的提升自身綜合操作能力。與此同時，企業(yè)也需要建立起行之有效的考核方式，并在考核標準中對資料員檔案收集的時間、應用技術以及質(zhì)量需求等進行明確，以此保障工作人員能夠以正確、高質(zhì)量的方式完成檔案管理工作。除了技術的提升之外，工作意識的提升也是非常重要的一個環(huán)節(jié)。在對建筑安裝工程進行嚴格把關的同時，也需要施工單位加強參建單位的檔案管理工作，并以完善檔案制度、集中管理等方式建立起全面、完善的檔案管理網(wǎng)絡。另外也需要做好檔案原始材料形成、整理的檢查與監(jiān)控工作，以此保障所收集的檔案材料具有更為真實、完整的特點。

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2.管理體制雜亂，相關人才短缺。雖然2008年8月20日出臺的《高等學校檔案管理辦法》明確指出學生檔案成為高校檔案管理工作的一個分支，但目前為止，國家方面并沒有下達使學生檔案管理體制具備可操作性的明文條例，這種情況下必然出現(xiàn)學生檔案管理部門雜錯、各行其是的歸口不統(tǒng)一局面。由于各高校自身的特點，檔案館、人事處、招生部門均有可能成為學生檔案管理部門，其中較為常見的是在粗放式管理下由各院系輔導員和專職檔案管理人員協(xié)同辦公。另外，人員配置方面也不到位，相關人才十分短缺。

3.管理制度缺位。國家雖然制定并頒布了不少法規(guī)條令，但就高校學生檔案管理這一項工作卻并未提及，導致科學規(guī)高校學生檔案信息化管理初探文/盛磊代磊張琦范的學生檔案管理制度嚴重缺位。尤其是多個校區(qū)分散的綜合性高校，學生檔案的建立、收集、整理、歸檔、借閱以及轉(zhuǎn)遞等流程缺乏統(tǒng)一標準，出現(xiàn)填寫時間不一致、歸檔材料不齊全、審核把關不嚴格、移交手續(xù)不規(guī)范等問題，甚至造成學生檔案丟失甚至失真，從而無法發(fā)揮高校學生檔案的原始憑證作用。

4.高校學生檔案的管理手段滯后。現(xiàn)如今，由于種種原因，絕大多數(shù)高校的學生檔案工作還僅停滯在手工處理、單機歸檔、紙質(zhì)為主的進程中，未加以計算機和互聯(lián)網(wǎng)的輔助，造成管理手段滯后，嚴重制約了開發(fā)與利用學生檔案的信息資源。

二、高校學生檔案信息化管理對策分析

傳統(tǒng)的高校學生檔案管理模式已經(jīng)無法適應現(xiàn)階段的工作需求，在科技飛速發(fā)展、社會多元化的今天，高校學生檔案管理工作應立足信息化背景從技術、制度、管理和服務等多種角度探求高校學生檔案信息化管理的新模式。

1.從思想根源著手，轉(zhuǎn)變態(tài)度，加強認識。學校領導和檔案管理人員應轉(zhuǎn)變對待學生檔案工作的思想誤區(qū)，提高重要性認識，貫徹實施學生檔案有利于學生工作開展、教育質(zhì)量提高、人才全面發(fā)展的教育理念。與此同時，借助校園網(wǎng)、廣播站等媒介大力宣揚檔案的重要性，強化廣大師生的檔案意識。在信息化方面，必須摒棄認為利用幾臺計算機簡單存儲一些電子數(shù)據(jù)就是實現(xiàn)檔案管理信息化的錯誤理解。高校領導應積極帶領檔案管理工作人員認真研習有關檔案管理信息化的政策方針，并針對發(fā)現(xiàn)的問題組織開展專題討論，使各院系輔導員和專職檔案管理人員就檔案管理信息化工作在思想上達成重要性和必要性的共識，為實現(xiàn)檔案管理工作智能數(shù)字化的健康持久發(fā)展美好愿景打下堅實基礎。

2.改革學生檔案管理體制，合理配置檔案工作人員。為避免上述管理部門雜亂的情況，高校學生檔案應統(tǒng)一歸校檔案館管理并專職負責，同時要協(xié)調(diào)處理好檔案館與學生檔案形成的各相關部門如教務辦、學生工作部以及學院等之間的合作關系，結合高校自身實際情況，建立以各學院為基點向校檔案館過渡的科學系統(tǒng)的學生檔案管理體制，實行集中統(tǒng)蘭臺縱橫一管理。新生入學檔案、在校期間形成的文件資料、畢業(yè)生檔案信息等先經(jīng)輔導員整理，之后提交到學校檔案館，由專業(yè)的檔案管理人員檢查，各部門之間相互配合、密切合作，全程跟蹤收集歸檔大學生從入學到畢業(yè)的成長資料，保證為有關部門單位呈現(xiàn)最真實可靠的原始學生檔案。

3.建立檔案管理制度。高校學生檔案由于具有連續(xù)性和周期性的特點，因此各高校應根據(jù)自身實際情況并結合人事檔案管理的相關規(guī)定，在檔案的收集、歸檔范圍、整理、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)制定統(tǒng)一的標準，建立一套適合自身檔案管理特點的、比較完善的檔案管理制度來保障各個部門之間的工作銜接。建立紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的雙套制管理模式，是當今高校學生檔案管理工作的趨勢所在，是實現(xiàn)電子信息化的安全措施。因為信息網(wǎng)絡時代的到來，雖然顯著提高了錄入、查詢及利用學生檔案的工作效率，但在涉及轉(zhuǎn)遞檔案、出具檔案證明文件等關乎法律方面的重要活動時，仍要以紙質(zhì)檔案作為基準。管理制度的建立應從以下收集歸檔、查閱借閱、轉(zhuǎn)遞等三方面具體開展：在學生檔案收集歸檔過程中，明確各部門檔案材料的歸檔時間和歸檔手續(xù)，輔導員也應積極主動地與其他形成檔案材料的部門溝通、合作，做到隨著檔案形成及時歸檔并錄入信息系統(tǒng)，使學生檔案盡量處于完整連貫和最新狀態(tài)，從而避免畢業(yè)時集中突擊整理，同時做到歸檔標準制度嚴格統(tǒng)一，推動學生檔案工作的規(guī)范化進程；在內(nèi)容收集上，也應按照素質(zhì)教育的人才培養(yǎng)方向，合理擴大范圍，將誠信檔案、心理檔案、科技創(chuàng)新參與情況等一并納入學生檔案。查閱、借閱檔案方面，要改變以往視檔案為“廢紙”的現(xiàn)象，積極鼓勵師生及有關單位查閱檔案。高校應建立查閱、借閱制度，檔案管理者要嚴格監(jiān)督借閱人員辦理登記手續(xù)，同時借閱者也應提高自身素質(zhì)，做到遵守保密制度，堅決杜絕隨意復印、拍攝甚至在檔案文件上胡亂批注、損毀檔案材料等現(xiàn)象。轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)需要建立更為完善周詳?shù)霓D(zhuǎn)遞制度，以確保檔案在遞交過程中萬無一失。學生檔案在畢業(yè)時會面臨時間緊迫、數(shù)量繁重、辦公人員較多的情況，因此在遞交環(huán)節(jié)、方式和手續(xù)上嚴格轉(zhuǎn)遞制度勢在必行，從而消除安全隱患。

4.信息化系統(tǒng)開發(fā)。高校實施數(shù)字化檔案管理體系的前提是要投入專項資金，加強軟件、硬件建設，如購買電子計算機、引進開發(fā)數(shù)據(jù)庫等，在配套設施齊全的基礎上建立一套完善的有本校管理工作特點的學生檔案管理信息系統(tǒng)。基于上述提到的高校學生檔案由檔案館集中統(tǒng)一管理這一特點，并充分發(fā)揮校園局域網(wǎng)的網(wǎng)絡優(yōu)勢，我們決定實施一套以Web為平臺的高校學生檔案管理信息系統(tǒng)。安裝應用非常便捷的Browser/Server架構，即支持多種操作系統(tǒng)的Web瀏覽器與運轉(zhuǎn)效率極高的ASP服務器客戶端協(xié)同工作，加以適應性超強的MSSQLServer數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)交互，使得這套學生檔案管理系統(tǒng)在遵循實用、可靠、安全的理念下變得游刃有余。系統(tǒng)模塊分為檔案館、教務處、學院以及學生四大類，按類型分配權限，不易出錯，解決了高校學生檔案材料來源廣、部門多帶來的工作繁瑣，實現(xiàn)了學生檔案在建立、收集、整理、轉(zhuǎn)遞以及查詢等環(huán)節(jié)真正意義上的信息化與數(shù)字化。

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1.1企業(yè)人事檔案信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求

如今，辦公自動化已經(jīng)逐漸完善，企業(yè)在人事檔案管理和應用的過程中大部分數(shù)據(jù)的使用都是用計算機和網(wǎng)絡完成的。這就要求企業(yè)的人事檔案管理必須盡快實現(xiàn)信息化、無紙化，只有全面實現(xiàn)檔案管理信息化才能適應企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，提高企業(yè)的綜合管理水平。

1.2建立電子檔案可以有效保護原始檔案

傳統(tǒng)企業(yè)的人事檔案管理都是紙質(zhì)檔案，人工管理需要付出很多的人力、物力和財力。但是實施電子信息化管理，就可以在信息化條件下由計算機代替人工完成人事檔案管理工作，這在很大程度上節(jié)約了管理時間，有效減少了檔案的翻查工作，同時網(wǎng)絡空間是無限制的，可以保存大量數(shù)據(jù)信息，這對保護企業(yè)的原始檔案具有很好的作用，非常有利于延長檔案的使用時間。

1.3完善企業(yè)內(nèi)部管理的必然要求

通過計算機和網(wǎng)絡來完善企業(yè)的人事檔案管理，可以節(jié)省企業(yè)的人力、物力、財力，同時可以節(jié)省時間，提高工作效率，有效降低企業(yè)的運營成本，進而可以促進企業(yè)更好地發(fā)展，為客戶提供更加優(yōu)越的服務。

2企業(yè)傳統(tǒng)人事檔案管理存在的弊端

2.1人事檔案管理手段落后

目前，我國雖然很多大型企業(yè)已經(jīng)全面實施人事檔案信息化管理，但是還有很多小型企業(yè)未能全面開展檔案的信息化管理工作。很多小型企業(yè)的設備不足，辦公硬件跟不上，導致企業(yè)無法建立專門的人事檔案管理辦公室，將所有檔案全部集中在辦公人員的辦公室內(nèi)，而且存放設備簡陋，沒有嚴格的保密性，幾乎所有人都可以輕松地接觸到人事檔案，嚴重危及一些重要檔案信息的安全性。同時檔案管理工作人員不具備專業(yè)技能，對人事檔案管理沒有給予足夠的重視，缺乏工作積極性。即便人事檔案管理工作人員具備專業(yè)技能，但是其綜合素質(zhì)較低，無法科學管理、規(guī)劃人事檔案管理工作。

2.2電子檔案管理意識淡薄

很多人認為檔案管理對企業(yè)的發(fā)展沒有作用，其實不然，檔案管理不僅可以優(yōu)化企業(yè)工作人員的資源配置，同時還可以幫助企業(yè)儲備人才，了解人才資源發(fā)展的前沿信息。但是在現(xiàn)實環(huán)境中，企業(yè)檔案管理人員非但不能及時整理現(xiàn)有人員的基本資料，還經(jīng)常發(fā)生丟失、遺漏等問題，更沒有人才儲備的工作環(huán)節(jié)。此外，有些企業(yè)的檔案管理部分工作仍然停留在人工手寫的環(huán)節(jié)，資料填寫隨意性很強，而且手寫資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質(zhì)量和完整度不高。

2.3思想上不重視檔案管理工作

很多企業(yè)領導認為企業(yè)的檔案管理工作并不重要，只要提高生產(chǎn)技術便可以全面提高企業(yè)的發(fā)展。其實不然，企業(yè)人事檔案管理對提高企業(yè)發(fā)展具有重要意義。企業(yè)人事檔案管理可以優(yōu)化企業(yè)的資源配置，提高企業(yè)人事管理效率，有效為企業(yè)吸收優(yōu)秀人才。但是很多企業(yè)并未重視檔案管理工作，對此崗位只安排了一些“關系戶”，或者從企業(yè)其他崗位轉(zhuǎn)過來的人員進行檔案管理工作。這些人基本上都不是專業(yè)檔案管理人員，根本沒有檔案管理工作經(jīng)驗和基礎，僅僅對檔案進行簡單的整理，根本沒有充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢作用。

2.4信息化管理技術更新較慢

目前，我國部分企業(yè)對人事檔案管理雖然采用了信息化管理，但是企業(yè)并沒有根據(jù)發(fā)展需求對檔案管理系統(tǒng)進行更新和維護。電子檔案管理系統(tǒng)雖然有很多優(yōu)勢，但是管理系統(tǒng)仍然需要人為地進行管理、維護和更新，這樣才能適應企業(yè)發(fā)展，適應社會發(fā)展。然而我國的部分企業(yè)雖然引進了電子檔案管理，卻嚴重缺乏對檔案的管理與維護，導致管理系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)問題，影響正常工作。

2.5工作人員綜合素質(zhì)有限

企業(yè)檔案管理曾經(jīng)是最容易被企業(yè)忽略的崗位，所以崗位職能看似并不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專業(yè)人員進行操作。這些工作人員要么是企業(yè)工作人員的家屬親戚，要么是從其他崗位轉(zhuǎn)過來的，根本沒有檔案管理的經(jīng)驗，也沒有相關的理論基礎。同時，企業(yè)未能對檔案管理工作人員給予適當?shù)呐嘤枴Ｈ欢碌碾娮有畔⒒芾韺n案管理提出了更高的要求，不僅要具備檔案專業(yè)知識，還要具備相應的計算機和網(wǎng)絡知識。原有的工作人員工作能力已經(jīng)遠遠不能勝任現(xiàn)有的崗位，綜合素質(zhì)亟待提高。

3企業(yè)人事檔案如何實施信息化管理

3.1不斷完善電子信息化系統(tǒng)

要想在人事檔案管理工作中運用信息化管理，首先要建立一個完善的信息化硬件管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)要對企業(yè)的每一個科室的檔案信息進行整理分類，通過計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)信息資源共享，有效提高人事檔案電子信息管理的作用。為了全面提高工作人員對電子信息化的管理和操作能力，企業(yè)應該不斷加強對檔案工作人員的培訓，保證檔案信息錄入的真實性、有效性。為了保證企業(yè)檔案資料的時效性，工作人員應該對檔案進行及時修改。與此同時，企業(yè)還要做好對檔案管理信息系統(tǒng)的升級維護工作，保證信息系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)。

3.2建立企業(yè)人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫

人事檔案電子信息化的實現(xiàn)，首先需要把館藏多年的紙質(zhì)文件的內(nèi)容輸入到計算機人事檔案管理系統(tǒng)中，但是由于文件的數(shù)量過多，延緩了工作的進展。這就要求企業(yè)加大對信息化改革的投入，增加工作人員，加快對紙質(zhì)文件的掃描與輸入，并對資料進行整理和分類，建立起一套由數(shù)據(jù)輸入、整理、更改、信息查詢及系統(tǒng)維護為一體的完整的檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡與計算機一體化，及進行信息的遠程運輸和區(qū)域化共享。

3.3轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識

在企業(yè)人事檔案傳統(tǒng)的管理模式中，在信息收集方面比較滯后，難以適應信息管理的轉(zhuǎn)換。因此，企業(yè)需加強檔案管理人員的安全意識，做好檔案信息管理的保密工作，并確保檔案信息不被惡意修改和破壞；為防止黑客入侵對檔案造成破壞，應確保網(wǎng)絡安全，做好防御工作；對重要的文件設定只讀權限或進行加密，以保障檔案信息的真實性，可以通過制定相關的規(guī)范標準，來使檔案得到規(guī)范化管理，從而提高檔案的使用效率。

3.4企業(yè)需要加強對檔案管理人員的培訓

企業(yè)積極引進人事檔案電子信息化管理，這對該崗位提出了全新的要求，為了適應企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求，企業(yè)應該對現(xiàn)有工作人員進行適當?shù)呐嘤?，讓其能夠熟練掌握計算機和網(wǎng)絡技術，能夠熟練應用人事檔案管理系統(tǒng)，保證人事檔案的有效使用，提高工作效率和質(zhì)量。