導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案信息電子化，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

檔案信息電子化，就是用計算機對檔案材料進行整理、修改、篩選和保存，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為計算機軟件的形式供人們使用。在信息電子化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開始引進現(xiàn)代化技術(shù)，一向隸屬于社會科學(xué)領(lǐng)域的檔案工作，在電子化建設(shè)過程中要融合、滲透許多自然科學(xué)領(lǐng)域的技術(shù)與知識，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長遠看，檔案信息化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。

1 檔案信息電子化的作用

1.1 可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館（室）對計算機的應(yīng)用單一，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費。

1.2 縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，往往造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

1.3 檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

1.4 檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。 “信息高速公路”在我國尚在起步較晚，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求。

2 檔案信息電子化現(xiàn)狀

2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。單位檔案部門使用的電腦是不同的型號和規(guī)格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由此造成不能利用計算機軟件完成檔案信息管理工作，制約了檔案信息電子化的進展。

2.2 我國目前還沒有開發(fā)出一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)形勢不統(tǒng)一，檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性和共享性較差，達不到信息資源共享的要求。

2.3 標準化、規(guī)范化的工作有待提高。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施較差，案卷質(zhì)量較低，尤其是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件的移植性較差，各個單位檔案信息電子化工作不統(tǒng)一，并不能全面實施、進行標準化的工作。

2.4 檔案管理人員的水平有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，檔案管理人員是關(guān)鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計算機操作水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前部分檔案管理人員的技術(shù)水平不能滿足于現(xiàn)代先進設(shè)備的使用，更不用說檔案信息電子化了。

3 檔案信息電子化的應(yīng)對措施

3.1 政府應(yīng)加大對檔案信息電子化的投入，開發(fā)檔案管理準用軟件，提高管理工作效率。組織專業(yè)技術(shù)人員數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，提高檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、共享性，提高檔案管理工作的標準化和規(guī)范化程度。

3.2 解決好電子文件的保存問題，實施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

3.3 管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其他基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。

3.4 檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)變革迫在眉睫。我國檔案管理人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新、引進、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙ǎ涌鞕n案管理人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。

【參考文獻】

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2在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

篇3

檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館口室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差：檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

檔案的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

檔案信息電子化的益處

可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影Ⅱ向了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

檔案信息電子化，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當(dāng)長的時期內(nèi)，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。檔案事業(yè)超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。

慎重選定技術(shù)路線，信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征

目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術(shù)是微機口工作站、服務(wù)器性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進技術(shù)，使經(jīng)濟效益的合理性和技術(shù)的先進性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術(shù)的潛在需求很大，但現(xiàn)實的需求又往往跟不上，要實事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進技術(shù)的發(fā)展，再進行每一項具體的決策。

實事求是地改進管理體制

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所謂檔案電子化，就是用微機對檔案文獻進行篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻供人們利用的過程。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件具有以下特點：電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、檔案信息電子化的益處

從長遠看，檔案信息電子化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。具體地說，檔案電子化的益處主要有以下方面：可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備得到物盡其用；縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻；檔案信息電子化，還可實現(xiàn)一次投入，多次產(chǎn)出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務(wù)范圍。

三、檔案信息電子化的必然性

檔案信息的電子化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。

第一，檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

第二，形勢發(fā)展的需求。21世紀是信息化的時代，一般檔案館都藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案信息的電子化建設(shè)。

第三，社會強烈需求。當(dāng)今，人們的時間意識越來越強，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細內(nèi)容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

四、積極應(yīng)對檔案信息電子化帶來的影響

電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。為此，檔案界應(yīng)采取如下對策：

第一，做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

第二，解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始的長期保存問題是有待檔案工進行深入研究和探討的重要課。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復(fù)制，以防止損失。

第三，檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應(yīng)電子化建設(shè)的發(fā)展，適應(yīng)新技術(shù)的需要，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接技術(shù)革命最根本的對策。

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【中圖分類號】D630.1 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）01―0332-01

一、檔案信息電子化的特點

1.能夠充分的利用和發(fā)揮計算機的功能，提高其利用率。就目前而言，一些基層的檔案館、室對于計算機的應(yīng)用比較單一，有的甚至只用于檔案著錄或文件打字貯存，這樣就造成了人力、物力財力和時間的極大浪費，致使現(xiàn)代化的設(shè)備不能發(fā)揮其真正的作用。

2.對于二次文獻信息要縮短其加工時間，提高檔案信息的時效性。以前的手工信息加工時采用：選題――選材――編輯――出版的工作模式，這種被稱作慢工出細活的工作方式，會造成文件資料形成到“二次文獻信息”的開發(fā)時間過長，導(dǎo)致信息的實效，并嚴重影響了檔案信息的應(yīng)用價值，檔案信息的電子化能夠使編者直接利用檔案，然后利用電腦功能去完成信息加工工作程序，以便于快捷的出版二次文獻。

3.檔案信息電子化，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的一次投入多次產(chǎn)出，并且改變信息加工工作總是受到經(jīng)費限制的格局。由于手工編研信息成果出版的費用較高，現(xiàn)在以及以后相當(dāng)長的一段時間內(nèi)，國家不可能會給檔案部門撥較多經(jīng)費進行信息編輯，依靠自身解決也是困難重重，一旦糾結(jié)不好就會使檔案工作者的工作成果變成徒勞。

4.檔案信息電子化，電子化的信息可以多份拷貝，并將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，這樣有利于擴大信息的社會影響，并且擴寬了其服務(wù)范圍，從而提高了檔案部門的地位。

5.檔案信息電子化，有利于檔案信息與個方面信息技術(shù)結(jié)合。我國的“信息高速公路”項目已經(jīng)進入了去不階段，檔案事業(yè)要針對這方面的動向，提前拿出對策與方針，使檔案工作能夠適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，現(xiàn)在的勞動電子化，將為后來的“信息高速公路”中檔案信息的完善打下基礎(chǔ)。

二、實現(xiàn)檔案信息電子化存在的問題

辦公自動化改變了傳統(tǒng)的辦公手段與方式，原來以紙質(zhì)格式承載的各類文件及其他文字、數(shù)據(jù)資料逐步被以計算機為依托的電子格式所替代，從而產(chǎn)生了大量的電子文件。如何對自動化辦公過程中形成的電子文件進行流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲、進館、利用等環(huán)節(jié)進行有效管理和有機結(jié)合，已成為檔案部門迫切需要重點解決的問題。把檔案工作帶人了自動化與網(wǎng)絡(luò)化的新階段，加快檔案信息電子化建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的電子化，是大勢所趨，也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。本文對文書檔案電子化管理的現(xiàn)狀和對策作一些研究。目前，在我國辦公自動化雖然逐步已普及，但尚未完全社會化，而檔案電子化管理在我國是隨辦公自動化之后的后起事物，并且在目前我國生產(chǎn)力水平不高，科學(xué)技術(shù)相對落后的條件下，完全實現(xiàn)電子化檔案管理還存在著各種各樣的問題和困難，特從以下幾點做出分析：

1.軟件沒有信息管理功能缺乏通用性各檔案部門使用的計算機軟件不能互用，沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果制約了檔案信息電子化的進程。

2.在我國數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)至今還沒有得到完善，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是層次不一規(guī)范性開發(fā)性共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3.標準化規(guī)范化工作有待提高，檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化，但由于歷史原因館室收藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差案卷質(zhì)量不高特別是各類檔案的著錄細則相容性不強系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)無法全面實施推廣統(tǒng)一標準這也制約了檔案信息工作電子化。

4.檔案的技術(shù)標準組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔文件資料是磁盤光盤現(xiàn)行的檔案整理分類方法著錄標準及有關(guān)規(guī)定所不能完全適應(yīng)。

5.電子檔案在其形成存貯和共享利用等各個環(huán)節(jié)中都會存在各種類型和各種層次的安全問題，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案信息化應(yīng)用過程中存在的安全隱患問題表現(xiàn)在數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化、應(yīng)用基礎(chǔ)環(huán)境、技術(shù)方案應(yīng)用系統(tǒng)和設(shè)備故障，這四方面無論哪一方面存在問題都會導(dǎo)致數(shù)據(jù)完全丟失或者系統(tǒng)無法保持原有的有序的存貯狀態(tài)，這樣所造成的危害和損失都是非常大的。

6.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高，實現(xiàn)檔案信息電子化首先管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平不能僅僅滿足于一般的計算機操作。

三、對檔案信息電子化存在問題的思考

1.實行檔案信息館藏傳遞網(wǎng)絡(luò)化。實行檔案信息館藏數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、存儲海量化、服務(wù)自動化、信息共享化的巨大優(yōu)勢，激發(fā)了檔案建設(shè)電子檔案館的熱情。電子檔案館是一項龐大而又復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而且需要巨額資金和高新技術(shù)作保證。在目前我國檔案界，許多人都覺得建設(shè)數(shù)字檔案館所面臨的主要困難不僅僅是資金不足，其實數(shù)字檔案館建設(shè)還處在探索階段，除了存在資金不足的難題外還有許多難題，其中既有技術(shù)因素也有非技術(shù)因素，要實事求是地分析現(xiàn)狀逐步解決我國檔案信息管理工程的數(shù)據(jù)壓縮，數(shù)據(jù)組織、數(shù)據(jù)檢索、海量信息存儲與調(diào)配等技術(shù)和應(yīng)用軟件中存在的問題。

篇6

1.檔案管理信息電子化建設(shè)的必要性

隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，信息電子化是當(dāng)今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。檔案管理信息電子化可沖破檔案利用的局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其次，檔案管理信息電子化可用詳實的檔案信息是否完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證，這樣才能決策的及時、正確，以保障管理措施的適當(dāng)。對此，檔案信息化有著獨特的優(yōu)勢，可以發(fā)揮重要的作用。第三，實現(xiàn)檔案管理信息電子化，可為科學(xué)研究和知識普及等提供智能化服務(wù)。檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠程服務(wù)，資源共享，同時，亦可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性。

2.如何實現(xiàn)檔案管理信息電子化

首先，要實現(xiàn)檔案部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要包括計算機、交換機、路由器、服務(wù)器、存儲器，以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等。只有建設(shè)先進的計算機網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工。并要建立和完善局域網(wǎng)，使各項工作網(wǎng)絡(luò)化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。

其次，要實現(xiàn)檔案管理信息電子化項目的試點與推廣工作。制定檔案信息化管理的有關(guān)標準，推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡(luò)，并選取一定數(shù)量的具有行業(yè)代表性的單位進行信息化建設(shè)的試點，并提供相應(yīng)的資金和技術(shù)資源支持。檔案信息自動化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)都應(yīng)達到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。

第三，要實現(xiàn)檔案管理信息電子化標準規(guī)范建設(shè)。需要加強頂層設(shè)計，通過業(yè)務(wù)流程、生命周期、信息技術(shù)和資源描述等多重視角把握檔案信息化建設(shè)標準，做到框架合理、體系完整，能夠覆蓋電子文件和檔案管理的全過程。管理規(guī)范包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等，業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語標準、資源描述、數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)格式標準等，技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標準、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標準、存儲壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等。這是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。第四，要實現(xiàn)檔案管理信息電子化人才素質(zhì)培養(yǎng)。信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，因此針對檔案管理信息電子化人才應(yīng)積極進行思想教育，有計劃有組織地進行培訓(xùn)，使其掌握信息技術(shù)的新知識。檔案人員還要邊學(xué)習(xí)邊實踐，不斷提高檔案信息化管理的水平，這樣才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。

3.目前檔案管理信息電子化工作中存在的問題

3.1 戰(zhàn)略定位不準確，理論研究不深入。在2006年編制的《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》中提出“以檔案信息化建設(shè)為重點”的工作任務(wù)，但檔案管理信息電子化工作仍然存在中長期的總體指導(dǎo)思想、戰(zhàn)略目標、基本原則、主要任務(wù)與發(fā)展架構(gòu)尚不清晰，檔案信息化在檔案工作發(fā)展與改革的地位與作用還不十分明確，檔案信息資源在國民經(jīng)濟與社會發(fā)展中的基礎(chǔ)性戰(zhàn)略信息資源地位尚未確認等等問題。雖然目前關(guān)于檔案管理信息電子化的理論著作較多，但都只停留在了實踐方法和技術(shù)應(yīng)用的層面上，理論研究不夠深入，并未形成系統(tǒng)的檔案管理信息電子化理論研究。

篇7

2在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。三、檔案信息化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。，大多數(shù)基層檔案館室對機的單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使化設(shè)備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

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2在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

篇9

中圖分類號：G275文獻標識碼： A

目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案。目前國家提出了文書檔案管理的改革文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時的提供準確、完整的檔案信息滿足需要。

一、文書檔案電子管理的現(xiàn)狀

隨著我國辦公自動化逐步普及，但尚未完全社會化，而檔案電子化管理在我國是隨辦公自動化之后的后起事物，完全實現(xiàn)電子化檔案管理還存在著各種各樣的問題和困難，主要表現(xiàn)在以下方面：

1.1 辦公自動化尚未普及。檔案電子化管理的前提條件是辦公自動化，而辦公自動化雖然已聲勢浩大地推廣，已有相當(dāng)單位的在內(nèi)部實行辦公自動化，但畢竟還未完全普及。而在機關(guān)單位辦公自動化則要求一體化，行政機關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)往往與上下級密切聯(lián)系，對上履行職責(zé)任務(wù)，匯報上級下達任務(wù)的完成情況，答復(fù)上級機關(guān)或管理部門的業(yè)務(wù)范圍的問題；對下達任務(wù)和傳達上級指示精神；同級兄弟部門之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系也相當(dāng)密切。而業(yè)務(wù)信息在很大程度上還需依賴紙質(zhì)文件的相互傳遞，影響了工作效率的提高。

1.2 電子化檔案的利用率不高。雖然辦公自動化系統(tǒng)推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理當(dāng)成一項緊迫的任務(wù)來抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計算機在整個過程中的應(yīng)用僅限于文字錄入、編輯和打印，成了名副其實的“高檔打字機”。人們只看到伸手可及的有限的紙質(zhì)文件，而忽略了以電子格式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由于沒有得到合理的開發(fā)利用而造成雙重的浪費，也造成了檔案電子化管理進程緩慢。

1.3電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問題丞待解決。

1.4檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進程。

1.5標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

1.6文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。

二、關(guān)于做好文書檔案電子化管理的對策

檔案電子化管理必須是在辦公自動化條件下，將如何應(yīng)對日益增多的電子文件進行更科學(xué)、更準確及時地歸檔并保證其安全性呢？我認為必須把握好幾個環(huán)節(jié)：

2.1文書檔案要從日常管理抓起。電子文件的日常管理一般來說分為兩部分，一部分是電子文件形成過程中的管理，另一部分是電子文件的歸檔處理。劃分出不同的保管期限。同時編制文件索引，供查詢調(diào)閱使用。

2.2建立電子檔案管理制度。為了保證信息資源的安全性，建議由上而下建立起一套電子檔案管理制度是必不可少的，可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時效等內(nèi)容，定期整理、分類歸檔、專人負責(zé)、妥善保管，避免因機構(gòu)改革、個人工作崗位調(diào)整、所用計算機更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整性。

2.3嚴格執(zhí)行電子文檔的安全管理制度，及時進行預(yù)防和保護，消除風(fēng)險。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密。保密文件需加密碼。密碼文件的管理，應(yīng)該做到多把鑰匙開一把鎖，即操機人員的相互制約。就是要通過采用多級權(quán)限和密碼管理，多層結(jié)構(gòu)，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。

2.4針對安全性問題，積極引進最新技術(shù)。計算機在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險的最好的辦法就是引進新的技術(shù)，使得文書檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，防止文件流向外網(wǎng)。最簡單的方法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址，這樣就可以有選擇的進行文件的傳輸。也可以通過設(shè)置防火墻的方法，對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。再有一個很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計算機技術(shù)人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾等。

2.5分散風(fēng)險的措施

在電子信息檔案管理中，有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險的措施就是轉(zhuǎn)移策略，即把風(fēng)險轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方法實施修正。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。所以為了預(yù)防人為因素而造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

2.6建設(shè)專職隊伍，提高管理水平。隨著當(dāng)今世界信息爆炸式地增長，檔案管理也由過去的勞動密集型轉(zhuǎn)為現(xiàn)在的以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為依托的知識密集型工作。這就要求管理者應(yīng)具有很強的分析能力，對一些專業(yè)性強的檔案要做到精確把握。此外，還根據(jù)利用者要求提供大量的數(shù)據(jù)檔案信息。這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任 ，保證信息的安全可靠。

3、結(jié) 語

文書檔案電子信息化平臺建設(shè)應(yīng)用后，用戶只需在個人電腦上輕點鼠標，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現(xiàn)。用戶或查閱數(shù)據(jù)，或打印復(fù)印，或資料收集，均可自行快捷完成。但也有一定的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險性。針對在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中實際出現(xiàn)的問題，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風(fēng)險不是主觀的，而是客觀存在的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風(fēng)險的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險看做所有工作的重中之重，有效規(guī)避風(fēng)險和降低損失。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進步，實現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化已是必然的發(fā)展趨勢。因此，每一位文書檔案工作者都要有緊迫感，努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識，把文書檔案管理提升到一個全新的水平。

【參考文獻】

[1]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用[J].黑龍江檔案，2011（01）.

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中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0745（2013）05-0196-01

隨著當(dāng)前社會中計算機技術(shù)和信息技術(shù)不斷的開發(fā)和利用，人們對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷加快，文書檔案管理工作也逐步的出現(xiàn)了高水準，高系統(tǒng)化的工作流程。文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。為了能夠滿足當(dāng)前人們對檔案管理過程中的系統(tǒng)化，精確化，各種先進的技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用不斷的加快，成為當(dāng)前為人們提供準確信息的前提，用以滿足當(dāng)前人們對信息的需求。

一、文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)點

電子檔案管理是文書檔案工作中重要的環(huán)節(jié)，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通過各種先進技術(shù)進行工作的前提和基礎(chǔ)，其主要作用是通過電子化手段將文書檔案標準化和規(guī)范化。

1，電子檔案的便于檢索，使用方便，提高了辦公效率。電子檔案是將信息儲存在光盤或磁盤上，應(yīng)用計算機來查詢。計算機擁有強大的信息處理能力，使得文書檔案管理更快捷，更方便。

2，信息易于保管。電子檔案是存儲在光盤和磁盤上的信息。比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體更易保存，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長，符合國家提倡的建立節(jié)約型社會的理念。

第三，電子傳輸，實現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。

第四，提高了文書檔案傳輸?shù)陌踩?。傳統(tǒng)的檔案傳輸是靠人力來完成，時間較長，給傳輸帶來安全隱患，比如會出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費時費力等，安全性也隨之降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問題，只要有互聯(lián)網(wǎng)，便可方便的傳輸，保證了檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象，綠色節(jié)能，大大節(jié)省了人力、物力和財力。

二、文書檔案管理信息的電子化的缺點

首先，檔案真實性難以保障。因為電子介質(zhì)具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。

2、電子檔案的安全問題隨著網(wǎng)絡(luò)的普及而變得更為嚴峻： 現(xiàn)在，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，或者使用計算機病毒，病毒的入侵會讓檔案管理人員的電腦癱瘓、信息丟失，而且假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問題都對電子檔案的安全性構(gòu)成了威脅。人們通過安裝殺毒軟件等方式來減少病毒的入侵，設(shè)置專門人員維護計算機和局域網(wǎng)，這就為管理帶來了另一筆費用，購買殺毒軟件，增加人員開支。

第三，文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。

第四，電子文件兼容問題。電子文件的通用問題比較嚴重，現(xiàn)在全世界各大軟件開發(fā)公司都相對獨立，為了獲得更多經(jīng)濟效益，電子文件之間都是不兼容的，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，相互不能通用，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這也為檔案管理人員增加了工作量，在電子文件之間進行轉(zhuǎn)換格式。同時也增加了經(jīng)費的支出，要同時購買多種格式的軟件，以便使用。

三、加快推進檔案信息化技術(shù)的基本原則

1、科學(xué)化規(guī)范化和精細化原則。標準化、規(guī)范化、精細化是強化電子文檔管理的重要原則，因為文檔管理本身就是一項嚴謹細致的工作，必須要進一步細化檔案工作標準和規(guī)范，才能提高檔案管理的質(zhì)量和效率要求。

2、快捷與安全同步的原則。信息化在提高辦事效率、質(zhì)量和速度的同時，也給安全保密工作帶來諸多壓力和挑戰(zhàn)。所以，要堅持快捷與安全同步的原則，在確保安全基礎(chǔ)上提高工作效率，不斷增強信息化條件下檔案管理的全安系數(shù)，強調(diào)安全使用和管理。

3、效益與質(zhì)量兼顧的原則。因為檔案信息數(shù)字化建設(shè)的艱巨性、復(fù)雜性和繁重性，因此需要投入相當(dāng)?shù)娜?、財、物力，所以，要堅持效益與質(zhì)量兼顧的原則，研究自身實力，分析客戶需求，強化建檔質(zhì)量，思考快捷安全建檔的途徑。

四、改革措施和解決辦法探討

針對在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中出現(xiàn)的實際問題，本人結(jié)合相關(guān)資料總結(jié)以下方案：第一，針對安全性問題，使用局域網(wǎng)，讓文書檔案只能在局域網(wǎng)的范圍內(nèi)傳輸，給文書檔案的傳輸控制在一個ip地址范圍內(nèi)，防止文件流向外網(wǎng)。比較常用的辦法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的ip地址，這樣就可以有選擇的進行文件的傳輸。也可以通過設(shè)置防火墻的方法，對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。第二，加強人員管理，針對人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，定期進行教育培訓(xùn)。經(jīng)過定期的教育培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠掌握較全面的電子化檔案管理方法，樹立較強的責(zé)任心，同時，提法他們的綜合文化水平，比如外語水平、計算機操作水平等，加強思想教育，樹立較強的責(zé)任意識，從根本上杜絕管理人員私自泄露檔案的事情發(fā)生，達到檔案管理的保密要求。

五、結(jié)束語

現(xiàn)代社會是一個信息高速發(fā)展的社會，是一個科學(xué)技術(shù)不斷進步的社會，文書檔案作為檔案管理工作的重要組成部分，它不僅記載歷史發(fā)展的興衰歷程，同時也客觀真實地反映著生產(chǎn)經(jīng)營過程中重要事件，成為歷史軌跡的再現(xiàn)者?，F(xiàn)在，科學(xué)技術(shù)正在日新月異的發(fā)展著，信息科學(xué)已經(jīng)影響著我們的生活方式，電子檔案也成為了當(dāng)前社會發(fā)展中主要的檔案管理手段。信息化文書檔案管理已經(jīng)逐步取代老式的紙質(zhì)檔案管理，更是實現(xiàn)檔案管理過程中對其精確化劃分和系統(tǒng)化整理的有力基礎(chǔ)和前提條件。文書檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復(fù)雜的工作。因此在其工作中實現(xiàn)電子化成為其發(fā)展過程中的必然結(jié)果和前提條件，為電子化檔案提供了理論基礎(chǔ)。加強科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態(tài)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻：