導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇電子檔案管理要求，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

電子文檔與傳統(tǒng)文檔在載體、使用和保存方式方面存在著諸多不同，給傳統(tǒng)檔案管理帶來了新問題和挑戰(zhàn)。如何對(duì)電子文檔進(jìn)行科學(xué)有效的管理，更好地為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策提供服務(wù)，是擺在檔案管理工作者目前的一個(gè)嶄新的課題。

一、電子文檔的優(yōu)勢(shì)

首先是共享性的優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔是一種“有形的信息資源”，其利用的人數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)都受到限制，而且在保存上也存在著巨大風(fēng)險(xiǎn)。而電子文檔在虛擬的計(jì)算機(jī)環(huán)境下，成為了“無形的信息資源”，打破了紙質(zhì)文檔“有形”的觀念，使同一份文檔可以在同一時(shí)間、不同地點(diǎn)被多個(gè)需求者以多種方式利用。其次是利用多樣性的優(yōu)勢(shì)。電子文檔利用的方式是多樣的，利用者可以結(jié)合自身所需，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行多種形式的信息處理和分析，很大程度上提高電子文檔信息的利用效率。由于電子文檔的可操作性，利用者的利用空間變得更為廣闊了。一般紙質(zhì)文檔是不能對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行改變的，而電子文檔對(duì)內(nèi)容及格式的改動(dòng)是輕而易舉的。有了電子文檔可以更方便快速的對(duì)文件信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制等，更好的滿足利用者的各種需求。最后電子文檔的充分有效利用有利于保護(hù)紙質(zhì)文檔的原件。將文檔數(shù)字化在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的環(huán)境下以數(shù)字化信息的形式的提供給文檔利用者，因?yàn)閿?shù)字化文檔的重復(fù)利用是無損耗性的，所以并不存在著重復(fù)利用會(huì)使電子文件損耗、老化的現(xiàn)像，使文檔的原件不會(huì)受損，如此一來電子文檔的利用很好的保護(hù)了文檔原件。在日常環(huán)境下，電子文檔的原件保護(hù)性遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)越于其他形式載體的文件。眾所周知，紙質(zhì)文檔上的信息會(huì)隨著利用次數(shù)的的增加，導(dǎo)致紙張載體被損耗，字跡也越來越老化，紙質(zhì)文檔的原件就很容易受到損失和破壞；但電子文檔卻與紙質(zhì)文檔不同，電子文檔的復(fù)制、打印不會(huì)對(duì)電子文檔的文件內(nèi)容造成損傷，正常的電子文檔利用行為不會(huì)對(duì)電子文檔的壽命產(chǎn)生任何影響，其原件仍保存在電子文檔的載體中，也不會(huì)受到影響。

二、電子文檔管理存在的問題

（一）電子文檔與傳統(tǒng)文檔的保存有很大不同。傳統(tǒng)文檔只要避開天災(zāi)人禍，遵守保管要求，一般情況下就可以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存。而電子文檔則過多地依賴于軟硬件設(shè)備，如果沒有設(shè)備，就無法讀取，同時(shí)，電子文檔易被更改、易發(fā)生數(shù)據(jù)丟失、易遭病毒侵害等。這些都極大地影響了電子文檔的有效使用和長(zhǎng)期保存。

（二）計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代對(duì)電子文檔保存具有重大影響。隨著科技進(jìn)步，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)更新?lián)Q代后，不少以前的老版本電子文檔無法在新的軟硬件環(huán)境下直接使用，給電子文檔的長(zhǎng)期有效使用增加了難度。例如：在軟件方面，Windows ME、Windows 2000、Windows XP、Windows 2003計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)平臺(tái)中，如要使用DOS操作系統(tǒng)下形成的電子文檔，有的須遷移到上述平臺(tái)，或在上述平臺(tái)中仿真DOS環(huán)境才能正常使用；在硬件方面，日益普及的64位計(jì)算機(jī)平臺(tái)中也存在著不同程度的兼容問題。

（三）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與電子文檔管理系統(tǒng)不兼容，給電子文檔的歸檔和整理造成困難。采用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)辦公管理的單位，使用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)多是本單位或上級(jí)主管部門設(shè)計(jì)的軟件，而單位檔案室的檔案管理系統(tǒng)，是由檔案行政管理部門推廣的、符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。二者的設(shè)計(jì)單位不同、采用的電子文檔格式不同，因此電子文檔須先轉(zhuǎn)為規(guī)定格式后才能歸檔，也增加了電子文檔歸檔的難度。

三、加強(qiáng)電子文檔管理的措施

（一）檔案工作者要端正思想。檔案工作者要充分認(rèn)識(shí)到電子文檔與傳統(tǒng)文檔同樣重要，更要認(rèn)識(shí)到由于電子文檔自身的特點(diǎn)和局限性需要檔案管理人員付出更多的心血。電子文檔的管理要靠技術(shù)條件實(shí)現(xiàn)，其保管期限不僅取決于其內(nèi)容，還取決于載體壽命、計(jì)算機(jī)軟硬件的生存周期和電子文檔與計(jì)算機(jī)軟硬件的一致性。要統(tǒng)一電子文檔的軟硬件設(shè)施，對(duì)電子文檔的形成、收集、歸檔進(jìn)行全過程管理，并使管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。應(yīng)規(guī)定電子文檔歸檔的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等要求。確保電子文檔的真實(shí)性（內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息與形成時(shí)的原始狀況一致）、完整性（內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和表明屬性的數(shù)據(jù)，包括格式、編排結(jié)構(gòu)、軟硬件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等無缺損）、有效性（可理解、可被利用、信息可識(shí)別、存儲(chǔ)系統(tǒng)可靠、載體完好和兼容）等。此外還要做好安全防護(hù)，保證電子文檔的內(nèi)容和載體安全。

篇2

一、電子檔案管理系統(tǒng)研究的背景

信息化技術(shù)的發(fā)展不僅有利于檔案管理工作的有效進(jìn)行，在另一方面也對(duì)檔案管理工作的準(zhǔn)確性和有效性提出了更高的要求?，F(xiàn)階段檔案主要類型有兩種：其一是正在產(chǎn)生或者已經(jīng)產(chǎn)生的各種形式的檔案，如紙質(zhì)形式、聲音形式和視頻形式等；其二是在運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行事物處理時(shí)所產(chǎn)生的電子檔案。由于計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的廣泛性，第一種傳統(tǒng)的檔案類型已經(jīng)逐漸向電子檔案形式轉(zhuǎn)變，而現(xiàn)在檔案管理的主要對(duì)象就是電子檔案。工作的快節(jié)奏也加速電子檔案的增長(zhǎng)，對(duì)于電子檔案的有效管理也逐漸困難，形成有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)是急需解決的問題，也是促進(jìn)電子檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵。而現(xiàn)如今，電子檔案管理工作的信息化逐漸受到社會(huì)各界的重視，作為我國(guó)信息管理工作中的一部分，國(guó)家和政府也加大了對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)研究工作的支持，也顯示出電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)的必要性。

二、現(xiàn)階段電子檔案管理軟件中存在的問題

對(duì)于電子檔案管理軟件的研發(fā)工作一直在持續(xù)進(jìn)行著，但是由于傳統(tǒng)檔案管理方法的影響和對(duì)電子檔案管理沒有全面的了解，研發(fā)出的軟件在使用過程中仍舊存在一定的問題，無法保證電子檔案管理工作準(zhǔn)確性和有效性，在傳統(tǒng)管理方法向新電子檔案管理上的轉(zhuǎn)變還需繼續(xù)進(jìn)行。該文原載于中國(guó)社會(huì)科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//總第535期2014年第03期-----轉(zhuǎn)載須注名來源而如今電子檔案管理軟件存在以下幾種問題：

現(xiàn)存的軟件大多還是應(yīng)用于對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行輔助的管理，對(duì)于電子檔案不同于傳統(tǒng)檔案的差異性，沒有創(chuàng)新檔案管理方法，而電子檔案管理系統(tǒng)在工作流程和使用功能上都應(yīng)該有一定的變化?！?】

很多軟件主要是針對(duì)某一種檔案的管理，而電子檔案是多種多樣的，軟件的使用無法滿足多樣化電子檔案的管理。而且軟件在對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，忽略了與之相關(guān)的附加文件的歸檔，影響檔案使用的有效性。

諸多軟件在設(shè)計(jì)過程中更加注重的是電子檔案的歸檔工作，而在歸檔后檔案的安全性設(shè)置上面有一定的缺陷。而軟件的使用功能比較單一，軟件的開發(fā)技術(shù)比較落后，無法順應(yīng)電子檔案內(nèi)容和類型不斷更新的新形勢(shì)。

電子檔案的使用的有效性是軟件在設(shè)計(jì)過程中應(yīng)該考慮的問題，對(duì)電子檔案的管理一方面是對(duì)于事情的記錄，而另一方面則是對(duì)于檔案的利用，這也是現(xiàn)行軟件中存在的最重要的問題。即使很多軟件對(duì)電子檔案的基本管理工作符合要求，但是在電子檔案使用管理上一直找不到突破點(diǎn)。

三、電子文件檔案管理系統(tǒng)

電子文件檔案管理系統(tǒng)的基本要求

檔案按照不同的劃分方法可以對(duì)電子檔案有不同歸類，在上述中已經(jīng)說明電子檔案的兩種形式，自動(dòng)化產(chǎn)生而成和由紙質(zhì)檔案發(fā)展而成，自動(dòng)化產(chǎn)生而成的電子檔案是檔案管理工作中的重點(diǎn)也是難點(diǎn)，與紙質(zhì)檔案的管理也有一定的區(qū)別。對(duì)于電子化檔案的管理主要包括幾個(gè)方面的內(nèi)容：首先是檔案的收集，自動(dòng)化而成的電子檔案是產(chǎn)生于工作中，由于人員的分散性增加了檔案收集的難度，要保證檔案的完整性難度更大，因此在收集過程中也需要運(yùn)用合理的方法；其次是檔案的整理，電子化檔案整理的首要目標(biāo)就是保證檔案的準(zhǔn)確性，在進(jìn)行整理時(shí)，盡量按照檔案的原件進(jìn)行整理。而另外一個(gè)要求就是電子檔案的有效性，檔案的整理也需要方便后期的使用，保證檔案整理的質(zhì)量，可以在整理時(shí)附加對(duì)檔案的說明。最后則是對(duì)電子檔案歸檔后的保護(hù)，由于電子檔案載體的不同，在保護(hù)的時(shí)候也要謹(jǐn)防檔案信息的流失。電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理上的差異性也說明了傳統(tǒng)檔案管理方法是不可行的，在對(duì)電子檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)上也需要根據(jù)電子化檔案的特點(diǎn)，進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)?！?】

電子文件檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)

收集模塊。電子文件檔案管理系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)就是電子檔案的收集，該模塊的主要流程是：各部門的工作人員在日常工作中產(chǎn)生的文件按照各部門的要求進(jìn)行歸檔，各部門的工作人員運(yùn)用系統(tǒng)中的收集器開展收集工作。

篇3

1 引言

檔案是記載“歷史”的原始文獻(xiàn)，是人類了解“歷史事件”的重要參考資料。其中，傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)檔案為代表，其與電子檔案的區(qū)別如表1所示。

根據(jù)表1，電子檔案與紙質(zhì)檔案各有優(yōu)缺點(diǎn)，而通過整合利用，可實(shí)現(xiàn)勢(shì)互補(bǔ)。從目前的形勢(shì)來看，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展的局面會(huì)長(zhǎng)期存在，這就要求檔案管理人員主動(dòng)認(rèn)清這一新形勢(shì)，并制定全面、科學(xué)的檔案管理策略。下面，筆者首先分析電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用，再進(jìn)一步探究其并存發(fā)展。

2 電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用

目前，檔案管理正試圖建立基于電子信息技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)，以期實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)代檔案的高效管理。但傳統(tǒng)檔案管理的對(duì)象是紙質(zhì)檔案，而現(xiàn)代檔案管理的對(duì)象是電子檔案，且在這一過程中，也需高效管理紙質(zhì)檔案。據(jù)此，筆者建議從如下方面來對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行整合利用：

2.1 同步歸檔

無論紙質(zhì)檔案或電子檔案，在收集、檢驗(yàn)和審核以后，都應(yīng)按歸檔要求進(jìn)行歸檔，其中針對(duì)電子檔案的歸檔，其應(yīng)先存入特定的計(jì)算機(jī)硬盤中，再標(biāo)上歸檔標(biāo)記。

2.2 同步整理

電子檔案與紙質(zhì)檔案的檔案號(hào)一致及其錄入的信息基本相同，則為了高效開展檔案整理工作，建議采用折中（或合二為一）的方法來同步整理電子檔案和紙質(zhì)檔案，如此可在同一時(shí)間完成電子檔案與紙質(zhì)檔案的整理歸檔。

2.3 同步利用

針對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步利用，具體表現(xiàn)如下：在檔案查閱時(shí)，可利用同一著錄來檢索同一檔案的紙質(zhì)與電子形式；在檔案利用時(shí)，可重點(diǎn)選取電子檔案，而若要求選用紙質(zhì)檔案，則可按同一檔案來獲取紙質(zhì)檔案。如此一來，既可實(shí)現(xiàn)高效利用檔案，又可長(zhǎng)期保存紙質(zhì)檔案。從這一角度來講，電子檔案與紙質(zhì)檔案的整理利用強(qiáng)調(diào)的是在傳統(tǒng)檔案生命周期理論的指導(dǎo)下，實(shí)現(xiàn)檔案的分階段電子化管理。

3 電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展

電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展存在一定的必要性，而這種必要性主要表現(xiàn)在如下方面：一是電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)都能為現(xiàn)代社會(huì)所用，前者不能輕易取代后者；二是紙質(zhì)檔案不可取代，究其原因是紙質(zhì)檔案的使用時(shí)間相當(dāng)長(zhǎng)，且在法律體系范圍內(nèi)，紙質(zhì)檔案的權(quán)威性無容置疑，外加電子檔案的安全保證要求較高，則其尚無法在可預(yù)見的時(shí)間內(nèi)取代紙質(zhì)檔案。針對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展，筆者提出如下建議：

3.1 完善電子檔案管理體系

為了提高電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理成效，創(chuàng)新管理思路、手段和模式是必經(jīng)之路。對(duì)此，筆者建議做到如下幾點(diǎn)：一是強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，檔案部門的屬性改為直屬單位及要求其在人員編制、資源開發(fā)等上有所創(chuàng)新；二是解放思想，摒棄“重館藏、輕利用”的理念；三是豐富館藏內(nèi)容及提高其質(zhì)量；四是完善電子檔案標(biāo)準(zhǔn)及提高其館藏要求，并按需改變檔案管理手段、流程等；五是紙質(zhì)文件改為電子文件的組合形式，并進(jìn)一步完善紙質(zhì)檔案的管理程序與其信息化的轉(zhuǎn)換流程；六是利用電子檔案的著錄與組盤，進(jìn)一步完善電子檔案的管理，以實(shí)現(xiàn)交叉管理電子檔案與紙質(zhì)檔案。

3.2 建設(shè)檔案保管設(shè)施

無論是紙質(zhì)檔案或電子檔案，其都需在一定的物質(zhì)條件下進(jìn)行有效保管，即要求保管條件安全及保管設(shè)施完備。對(duì)此，企事業(yè)單位應(yīng)重視對(duì)檔案保管設(shè)施的建設(shè)，即：統(tǒng)籌檔案庫(kù)房的安排，以保證檔案庫(kù)房的合理布局、檔案保存環(huán)境的保密性與安全性，亦或說檔案庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離危險(xiǎn)場(chǎng)所，且在防塵、防盜、防火、防水和防潮上滿足檔案管理的要求。因此，建議企事業(yè)單位按如下檔案管理要求來選擇檔案用房的地址及布置庫(kù)房：一是檢查庫(kù)房窗、門的防盜與加固效果；二是檢查排水管道有無從庫(kù)區(qū)穿過；三是購(gòu)置與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)相符的檔案保險(xiǎn)柜、密集架等保險(xiǎn)設(shè)施；四是配備一定數(shù)量的消毒柜、刻錄盤、掃描儀、打印機(jī)、去濕機(jī)及復(fù)印機(jī)等，以保證檔案保管設(shè)施與檔案管理規(guī)范相符。

3.3 深入學(xué)習(xí)檔案管理理論

電子檔案是社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，其對(duì)檔案管理理論與實(shí)踐的影響尤其深遠(yuǎn)。對(duì)此，檔案管理部門應(yīng)組織檔案管理人員開展如下學(xué)習(xí)活動(dòng)：一是深入學(xué)習(xí)電子檔案管理理論，以期對(duì)電子檔案的種類、特點(diǎn)、概念及地位等進(jìn)行全面了解；二是深入研究電子檔案管理制度，并在充分認(rèn)清現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，建立健全電子檔案管理制度，用以指導(dǎo)對(duì)電子檔案的管理；三是在實(shí)踐中積累電子檔案的管理經(jīng)驗(yàn)，并在分析表1的基礎(chǔ)上，整合利用電子檔案與紙質(zhì)檔案，從而實(shí)現(xiàn)兩者的相互牽制、相互補(bǔ)充和良性發(fā)展。

3.4 健全檔案管理制度

在信息技術(shù)發(fā)展的推動(dòng)下，出現(xiàn)了新的檔案載體及檔案管理也更具智能化特征。對(duì)此，檔案部門應(yīng)逐漸健全檔案管理制度，以保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的成功對(duì)接、轉(zhuǎn)化和管理。對(duì)此，首先，檔案部門應(yīng)以電子檔案的特征為依據(jù)制定電子數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案著錄與標(biāo)引規(guī)則等；其次，應(yīng)實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，并明確規(guī)定電子檔案的信息載體、轉(zhuǎn)換與存儲(chǔ)格式及硬件設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等；第三，檔案部門應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，完善紙質(zhì)檔案的管理制度，并建立為電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展服務(wù)的管理制度；第四，加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的整合利用與鑒定工作，并在檔案管理內(nèi)部推定“雙套制”，即同時(shí)提交、保存和歸檔電子檔案與紙質(zhì)檔案。

4 結(jié)語(yǔ)

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，要求整合利用電子檔案與紙質(zhì)檔案，并促進(jìn)其并存發(fā)展。其中，針對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展，應(yīng)從制度建設(shè)、理論學(xué)習(xí)及基建投入等上做出努力，同時(shí)還應(yīng)注重對(duì)人力資源的培養(yǎng)，即：組織檔案管理人員學(xué)習(xí)社會(huì)主義核心價(jià)值觀，以提高其使用感與責(zé)任感；培養(yǎng)高尚的職業(yè)道德，使其認(rèn)清檔案管理對(duì)保密性的要求；學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，使其成為為電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展服務(wù)的專業(yè)管理人才。

參考文獻(xiàn)

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篇4

現(xiàn)階段，根據(jù)電子檔案管理實(shí)際的發(fā)展情況來看，其自身存在以下幾個(gè)方面的特征：

（一）工作過量

立足于中專學(xué)校自身發(fā)展的需求來看，每年都會(huì)有大量的應(yīng)屆畢業(yè)生和新生的檔案變化，檔案變動(dòng)的單位以千萬(wàn)進(jìn)行衡量;同時(shí)，會(huì)出現(xiàn)部分學(xué)生選擇出國(guó)留學(xué)，或是直接就業(yè)的情況，增加了檔案管理的難度;另外還存在許多跨地域的檔案變動(dòng)，以及相應(yīng)的維護(hù)、保存等方面，都需要投入大量的人力、物力與財(cái)力，導(dǎo)致了檔案管理的工作過量。

（二）信息化水平過低

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，電子檔案管理的科技水平也要求得到相應(yīng)的提高?？茖W(xué)技術(shù)的便捷性、有效性，在實(shí)際的檔案管理過程中卻沒有很好的體現(xiàn)，也無法發(fā)揮它的高效性。大部分中專學(xué)校仍然采取的是紙質(zhì)的檔案管理方法，這種傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法滿足學(xué)校的需求。目前，中專學(xué)校的電子檔案管理還在初步發(fā)展階段，有關(guān)管理人員還不能全面了解電子檔案管理的重要性、便捷性，還不能靈活使用電子檔案管理，無法發(fā)揮它的作用性。

（三）變動(dòng)量過于頻繁

中專學(xué)校每一年都會(huì)有大量的學(xué)生畢業(yè)或是入學(xué)，就這樣的情況來看，具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，因此檔案需要不斷的輸入或輸出，過于頻繁。

這些都是電子檔案管理的現(xiàn)狀，也是降低其高效性的主要原因。

二、電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校檔案管理中的有效措施

根據(jù)電子檔案管理自身自身發(fā)展的特點(diǎn)，以及在中專學(xué)校中的應(yīng)用，可以從以下幾個(gè)方面入手：

（一）保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性

第一，提高存儲(chǔ)設(shè)備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時(shí)進(jìn)行在線升級(jí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行護(hù)理，保持存儲(chǔ)設(shè)備的穩(wěn)定性;第二，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況;第三，開啟防火墻模式，進(jìn)行指紋識(shí)別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實(shí)提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會(huì)再輸送時(shí)發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性，要不斷強(qiáng)化科學(xué)技術(shù)，及時(shí)更新升級(jí)，提高電子檔案管理的安全性能。

（二）建立健全規(guī)章制度，使中專電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展

建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動(dòng)中專學(xué)校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專業(yè)水平，強(qiáng)化其安全使用意識(shí)，幫助其樹立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用;其次，在電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校的過程中，要充分考慮到學(xué)校自身的發(fā)展?fàn)顩r，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識(shí)別制度等，保證電子檔案管理的安全性;再次，在實(shí)際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動(dòng)電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對(duì)其存儲(chǔ)類型、使用方法進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對(duì)存儲(chǔ)、操作、處理等各個(gè)流程中進(jìn)行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅(jiān)決不允許在電子檔案管理的過程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時(shí)，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進(jìn)行。

（三）強(qiáng)化電子檔案管理所需設(shè)備，提高對(duì)中專學(xué)校的軟件、硬件管理

電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲(chǔ)內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)研究，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。同時(shí)，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲(chǔ)的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進(jìn)行備份，可以采取刻錄成光盤的形式;另一方面，選用先進(jìn)化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護(hù)制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實(shí)實(shí)際的操作過程中，及時(shí)更新軟件，保證中專學(xué)校電子檔案管理的安全發(fā)展。

（四）強(qiáng)化中專學(xué)校電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平

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檔案管理工作并不是許多人認(rèn)為的那樣，簡(jiǎn)單的填寫數(shù)據(jù)和各人資料，然后存儲(chǔ)在固定的檔案室就萬(wàn)事大吉了。真正的檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜的流程，在檔案持有人填寫完相關(guān)資料和數(shù)據(jù)后，由檔案管理工作者認(rèn)真仔細(xì)的檢查，有任何不符合規(guī)定的地方都應(yīng)返還給檔案持有人進(jìn)行修改，檔案完成后，由檔案管理者分類儲(chǔ)存在檔案室里，在需要調(diào)取和更新時(shí)，要迅速的調(diào)出去檔案。在交接時(shí)要確保檔案的真實(shí)性和完整性。由此可見，檔案管理工作是個(gè)復(fù)雜的過程，面對(duì)現(xiàn)如今各類檔案數(shù)量的急劇增加，傳統(tǒng)的檔案形式確實(shí)不能適應(yīng)工作的需要，電子檔案是十分有必要的。

一、檔案信息電子化的利弊

1.電子檔案的優(yōu)越性

電子檔案與傳統(tǒng)檔案不同，電子檔案最大的特點(diǎn)就是它是以電子數(shù)據(jù)的形式記錄了檔案的準(zhǔn)確信息。電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，其長(zhǎng)處有很多。傳統(tǒng)檔案需要以紙質(zhì)材料為檔案記錄的載體，但是電子檔案是借助了電子信息技術(shù)，直接將檔案記錄在電腦上。傳統(tǒng)檔案需要一個(gè)單獨(dú)的檔案室，并且要求密閉，防火，防潮，對(duì)其環(huán)境條件要求較多。紙質(zhì)的檔案材料時(shí)間久了，會(huì)發(fā)霉發(fā)潮，這些都會(huì)影響檔案的真實(shí)性和存儲(chǔ)時(shí)間。而且會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力，檔案存儲(chǔ)的成本較高。而電子數(shù)據(jù)只需要電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和處理，要求檔案管理工作者能夠熟練掌握電子信息技術(shù)和檔案管理的相關(guān)軟件，這能夠大大節(jié)省單位的財(cái)政支出，并且保證檔案能在很長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)不出現(xiàn)失真和損毀的現(xiàn)象。另外，電子檔案能夠有效提高檔案管理的效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作需要人力的填寫和記錄，一旦出錯(cuò)就得重新填寫。而電子檔案要求檔案持有人在電腦上編輯完成后，將成型的檔案直接考錄在U盤等載體上，直接交給檔案管理工作者就可以了，這樣更加方便檔案持有人填寫檔案，也方便了檔案管理工作者的檔案收集工作。電子檔案還有一個(gè)突出的優(yōu)點(diǎn)就是電子檔案在交接時(shí)不會(huì)出現(xiàn)丟失和失真的現(xiàn)象。傳統(tǒng)檔案在檔案的調(diào)取、補(bǔ)充和更新時(shí)很容易丟失和失真，這是因?yàn)闄n案持有人對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不夠，重視程度也不夠，才造成了檔案在交接時(shí)的丟失和失真。點(diǎn)在檔案在交接時(shí)只需拷貝就可以，檔案持有人將檔案修改之后，即使丟失或是損毀也沒事，因?yàn)闄n案管理工作者那里還有備份，這就大大降低了檔案交接時(shí)檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)，也大大緩解了檔案工作的難度。電子檔案的諸多優(yōu)越性決定了電子檔案的發(fā)展空間是巨大的，也是必須的。

2.電子檔案的缺陷

電子檔案也并不是完美的，它也有一些自身的缺陷。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案的存儲(chǔ)是變得方便了，但是也更加容易被盜取了。傳統(tǒng)檔案在檔案室中存儲(chǔ)，不法分子很難進(jìn)入盜取相關(guān)檔案，即使進(jìn)入檔案室，檔案卷宗也是很多很沉重的，犯罪分子難以辨別檔案的真?zhèn)涡?，也難以找到自己需要的資料文件。但是電子檔案只需要不法分子利用病毒或是一些違法程序就可以進(jìn)入檔案管理工作者的電腦，然后輕松的挑選其需要的資料和文件，這是難以避免的缺陷，因?yàn)槿魏坞娔X都難以抵擋各種各樣的病毒軟件。只有檔案管理工作人員養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，保證檔案存儲(chǔ)的電腦不被任何病毒的入侵，就能有效地遏制這一缺陷。我們應(yīng)該以辯證的眼光看待這個(gè)缺陷，任何錯(cuò)誤都是可以在發(fā)生之前被制止的，這就要求檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，承擔(dān)起自身的義務(wù)和責(zé)任，正確認(rèn)識(shí)自身的工作和檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)自身警惕。另外，檔案管理工作中，電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，還有一個(gè)很難克服的缺點(diǎn)，那就是電子檔案對(duì)軟件設(shè)備的依賴性較強(qiáng)。檔案管理在面對(duì)紙質(zhì)檔案時(shí)只需要將其分類存儲(chǔ)起來就可以了，而電子檔案必須要求有檔案管理軟件的參與，不然很難完成檔案存儲(chǔ)的工作。如果脫離了檔案管理軟件和電子計(jì)算機(jī)，檔案管理工作就無法進(jìn)行下去。這樣的依賴性決定了電子檔案不能離開電子檔案管理軟件和電子計(jì)算機(jī)。

二、電子檔案如何更好地普及應(yīng)用

1.積極納入領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)機(jī)制

應(yīng)當(dāng)自覺納入領(lǐng)導(dǎo)小組制定的總體方案。項(xiàng)目效能的源泉來自管理，電子化成敗的關(guān)鍵也必然是管理。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)電子檔案加強(qiáng)管理，制定規(guī)范的檔案管理規(guī)章?；鶎訖n案管理工作者應(yīng)該積極接受領(lǐng)導(dǎo)的建議，明確領(lǐng)導(dǎo)的指揮和政策，做到緊跟工作方向，完善工作任務(wù)和要求，努力做到自身工作不出差錯(cuò)，集體工作才能更加完善。

2.與時(shí)俱進(jìn)，觀念創(chuàng)新

電子檔案的管理需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新。基層檔案管理工作者在接觸電子檔案的同時(shí)，應(yīng)不斷的積累經(jīng)驗(yàn)和收集電子檔案的信息，為提高電子檔案的工作效率提高保障，實(shí)現(xiàn)不斷創(chuàng)新與發(fā)展。各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，證實(shí)其工作的重要性，看到檔案管理工作對(duì)于全局工作的重要性和根本性，提供有利的條件來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新和不斷發(fā)展。

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新形勢(shì)下的檔案管理，對(duì)檔案管理的制度、檔案管理人員的水平、檔案管理的辦法提出了更高的要求。隨著學(xué)校檔案每年遞增，檔案規(guī)模日益擴(kuò)大，內(nèi)容日益豐富，信息載體日益多元，管理手段日益先進(jìn)，檔案資料的歸集、管理與查閱、利用之間的矛盾也越發(fā)突出。因此，建立健全規(guī)范的檔案管理制度，提升檔案管理專員素質(zhì)，實(shí)行檔案科學(xué)管理的同時(shí)充分利用信息化管理，對(duì)于推動(dòng)學(xué)校檔案事業(yè)的科學(xué)、和諧、可持續(xù)發(fā)展尤為重要。

一、強(qiáng)化檔案管理制度的意義

1.1，加強(qiáng)制度建設(shè)，嚴(yán)格依法治檔，做好學(xué)校檔案管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度是關(guān)鍵。制度建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)性工作，是新形勢(shì)下對(duì)檔案工作的迫切要求。

1.2健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化檔案工作環(huán)節(jié)和步驟，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，是確保電子檔案的安全性與完整性的必要條件，是實(shí)施檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。

1.3加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，是推行檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)，是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無法建立；如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

二、當(dāng)前學(xué)校檔案管理急需完善的相關(guān)制度

檔案管理制度，是學(xué)校的工作制度，特別是檔案歸檔制度，必須要認(rèn)真落實(shí)。制度制定容易，掛到墻壁上容易，但要落實(shí)就不容易，必須認(rèn)真執(zhí)行才能出成果。

2.1立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。

2.2檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護(hù)和庫(kù)房、設(shè)備管理措施。

2.3檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對(duì)檔案人員的保密要求。

2.4檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準(zhǔn)手續(xù)。

2.5檔案人員崗位責(zé)任制，主要包括每個(gè)檔案人員的職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎(jiǎng)懲措施。

三、檔案管理員與檔案管理的關(guān)系及素質(zhì)要求

3.1檔案管理對(duì)管理人員的要求。隨著學(xué)校的檔案業(yè)務(wù)不斷地更新和拓展，特別是信息時(shí)代的到來，給檔案工作提出了更高的要求。檔案管理人員要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，同時(shí)還要掌握檔案信息化操作技能，掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)，以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。

3.2檔案管理員素質(zhì)決定檔案管理的質(zhì)量。學(xué)校檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，因而對(duì)檔案工作整體效能的發(fā)揮有著無可替代的作用。

3.3檔案管理影響檔案管理人員的素質(zhì)。檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)具備的素質(zhì)是由檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、目的和內(nèi)容所決定的?！稒n案法》第九條明確規(guī)定：“檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)?！边@是從法律的高度對(duì)檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出的要求。

3.4檔案管理人員必備的素質(zhì)要求。具有較高的政治素質(zhì) ，高尚的職業(yè)道德、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)；能堅(jiān)持依法治檔，完善檔案管理的規(guī)章制度建設(shè)；具有大膽的創(chuàng)新精神；能夠嚴(yán)守強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平；加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式及時(shí)更新檔案管理知識(shí)，掌握過硬的業(yè)務(wù)技能，具備多元化知識(shí)和技能。

四、傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的差異

4.1傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，這些檔案如果只是隨意存放，使用的時(shí)候常常找不到，傳統(tǒng)檔案需以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。

4.2電子檔案和傳統(tǒng)檔案的分類存檔同樣重要。在工作中，電子文檔在查找過程中比傳統(tǒng)檔案的查找要快速的多。所以日常工作中對(duì)電子檔案的分類存檔不容忽視。電子檔案，是具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。在云計(jì)算時(shí)代，電子檔案大部分采用云存儲(chǔ)方式，其電子檔案文件即可以存儲(chǔ)在磁盤、光盤等介質(zhì)中，也可以存儲(chǔ)在云端的網(wǎng)絡(luò)空間，比如360云盤，學(xué)校各部門的檔案管理人員將分類編目好的檔案可以存放在云盤，方便學(xué)校各個(gè)部門之間、科室各個(gè)工作人員查閱使用，大大提高工作效率。

五、提高學(xué)校檔案管理的措施

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檔案電子化指的是利用電子計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息手段對(duì)檔案、文獻(xiàn)等進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)和加工，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提供高效信息檢索功能?，F(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步，信息數(shù)據(jù)的不斷更新且呈爆炸式增長(zhǎng)，為企業(yè)發(fā)展長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)，檔案電子化管理是必然趨勢(shì)，其不僅能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，節(jié)約檔案管理成本，還能為檔案二次開發(fā)打下良好基礎(chǔ)[1]。然而檔案電子化也會(huì)帶來一些不可忽視的問題，比如信息安全、管理標(biāo)準(zhǔn)等。筆者將結(jié)合本單位檔案電子化管理的實(shí)際情況進(jìn)行探討。

一、 檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)

1、 管理便利

檔案電子化管理過程中，所有的檔案信息的存儲(chǔ)，都是通過數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)的，檔案的內(nèi)容可以囊括文字、圖像、音像、影像，以多媒體的形式進(jìn)行保存。在信息錄入的過程中，可以進(jìn)行復(fù)制、黏貼、剪切等操作，大大節(jié)省時(shí)間，有些內(nèi)容還可以直接導(dǎo)入，避免人工輸入時(shí)的疏忽大意而產(chǎn)生錯(cuò)誤。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，在檔案館外面也可以進(jìn)行檔案管理。

2、 查閱簡(jiǎn)易

檔案電子化管理以數(shù)據(jù)庫(kù)的方式來對(duì)檔案進(jìn)行處理，大大方便了檔案的查詢和檢索，提高檔案信息查詢效率，特別是可以利用網(wǎng)絡(luò)登陸數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣管理員就可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱。

3、 傳遞和保密

電子化的檔案都在系統(tǒng)里面可以進(jìn)行獨(dú)立查詢，避免了傳統(tǒng)檔案?jìng)鬟f中單個(gè)檔案?jìng)鬟f困難且容易丟失的問題，在傳遞的過程中可以通過檢索后直接提取所需要的檔案，不會(huì)對(duì)檔案本身造成任何影響，也不會(huì)擔(dān)心檔案會(huì)丟失。另外檔案管理系統(tǒng)可以設(shè)定檔案管理權(quán)限，大大提高檔案保密性。

4、 存儲(chǔ)和共享

電子檔案的存儲(chǔ)要相較于傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)更為便利和長(zhǎng)久，電子檔案一般采用光盤、磁盤來進(jìn)行存儲(chǔ)，其保存時(shí)間可以達(dá)到幾百年，而紙質(zhì)文檔則不可能存儲(chǔ)這么久。存儲(chǔ)空間和存儲(chǔ)量也是傳統(tǒng)檔案不可比擬的。電子檔案的存儲(chǔ)相較紙質(zhì)文檔更為便利也就促進(jìn)了檔案的共享，為檔案共享提供了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。筆者所在企業(yè)由于技術(shù)性比較強(qiáng)，檔案信息中存在著大量的技術(shù)檔案，比如有關(guān)設(shè)備的技術(shù)改造方面的、有關(guān)設(shè)備維修方面的信息，就要求檔案管理系統(tǒng)能夠提供強(qiáng)大的共享功能，利于檔案的二次利用。

二、 檔案電子化管理面臨的問題

1、安全性問題

不管是傳統(tǒng)的檔案管理，還是電子化檔案管理，檔案信息的安全性一直都是檔案管理的核心。我們?cè)诮n案電子化管理系統(tǒng)時(shí)，由于客觀或主觀的原因而沒有及時(shí)的為檔案電子化系統(tǒng)提供強(qiáng)有力的安全保障，缺乏專門的人才來對(duì)檔案安全性進(jìn)行管理。另外檔案電子化管理依靠的是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在這方面的欠缺也會(huì)導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)的安全性缺乏保障，檔案管理系統(tǒng)漏洞頻頻，為不法分子提供了可以攻擊和危害檔案安全的入口。這些都是檔案管理過程中可能存在的檔案安全隱患，從不同程度上威脅了檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和保密性[2]。

2、管理標(biāo)準(zhǔn)問題

建立于數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)之上的檔案管理系統(tǒng)，在建設(shè)的過程中就會(huì)要求考慮檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，以方便檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索和使用。但是我國(guó)由于檔案電子化管理起步晚，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)落后，盡管國(guó)家相關(guān)部門也出臺(tái)了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，但是各個(gè)企業(yè)都會(huì)針對(duì)自身特點(diǎn)而去重新建立一套管理標(biāo)準(zhǔn)，造成管理標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)混亂，給檔案管理帶來了一定的阻礙。

3、二次利用問題

檔案管理的目的不僅僅只是存儲(chǔ)檔案，更為重要的是對(duì)檔案信息的二次利用，發(fā)揮檔案的信息價(jià)值，特別是像我們這樣的技術(shù)性強(qiáng)的企業(yè)，檔案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理標(biāo)準(zhǔn)的混亂，也對(duì)檔案的二次利用產(chǎn)生了極大的影響。

4、法制問題

我國(guó)現(xiàn)有檔案方面的法律法規(guī)還不能滿足快速發(fā)展的檔案電子化管理的需求，法律依據(jù)不足，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理方面的違紀(jì)違法事件而無法進(jìn)行處理，如檔案沒有及時(shí)更新或者檔案泄密等，這在一定程度上降低了檔案管理的規(guī)范性和安全性。

三、 檔案電子化管理優(yōu)化對(duì)策

1、加強(qiáng)檔案電子化管理的重視力度

檔案電子化管理系統(tǒng)的建設(shè)需要企業(yè)的高度重視，只有企業(yè)所有人都認(rèn)識(shí)到檔案電子化管理的重要性，才能把檔案管理做好做實(shí)。企業(yè)應(yīng)該加大投入，不僅在物質(zhì)資源上，更要在人力資源上，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)，才能實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理的放好發(fā)展。

2、加強(qiáng)檔案電子化管理的安全建設(shè)

安全性問題是檔案管理的核心，所以在檔案電子化管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中，要做好安全性保障，不管是硬件，還是軟件，兩手都要抓，兩手都要硬。要建立一套安全性能強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，降低被攻擊的可能性；更要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍安全方面的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的安全防護(hù)能力和意識(shí)。另外，對(duì)于檔案管理，要設(shè)立有效的管理權(quán)限，對(duì)于不同的用戶采用分級(jí)管理方式，設(shè)定其可以進(jìn)行的操作，通過權(quán)限來確保檔案的保密性和安全性，降低檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)。

3、加強(qiáng)檔案電子化管理的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

檔案電子化管理系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，檔案管理系統(tǒng)的高效使用，有賴于所有用戶在同一個(gè)管理標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行操作，這就要求檔案管理部門建立一套適合企業(yè)發(fā)展的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，將企業(yè)的各個(gè)部門都銜接到一起，防止脫節(jié)。并且盡量與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)相吻合，以提高本系統(tǒng)的普適性。

4、加強(qiáng)檔案電子化管理的法制建設(shè)

為了促進(jìn)檔案電子化管理的規(guī)范性、安全性和高效率，國(guó)家相關(guān)部門必須針對(duì)檔案電子化管理建立相關(guān)法律法規(guī)，企業(yè)必須要求所有的檔案管理人員依照法律法規(guī)來進(jìn)行檔案管理，并結(jié)合企業(yè)自身檔案管理中出現(xiàn)的問題和漏洞，在國(guó)家制定的法律法規(guī)上進(jìn)行補(bǔ)充和修正，以確保檔案管理科學(xué)地、高效地開展。

四、 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案電子化管理是今后檔案管理的趨勢(shì)，但是其健康成長(zhǎng)還要依靠企業(yè)所有的檔案管理人員的積極貢獻(xiàn)，不斷提升自身的檔案管理能力和意識(shí)，在科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)和體系下進(jìn)行檔案管理，才能杜絕在檔案電子化管理中出現(xiàn)各類疑難問題，加快企業(yè)檔案電子化管理進(jìn)程，為企業(yè)發(fā)展打下更好的基礎(chǔ)。

篇8

根據(jù)分析與調(diào)查，因?yàn)槭艿较嚓P(guān)因素的影響，銀行檔案保管的期限劃分與自身的特點(diǎn)存在問題，兩者并不匹配，導(dǎo)致不合理保管?樂亍F渲性諳喙匚南字斜礱鰨?有權(quán)機(jī)關(guān)查詢、凍結(jié)，掛失登記以及補(bǔ)發(fā)憑單收據(jù)等均需要永久保管，但是很多情況下，有權(quán)機(jī)關(guān)的查詢書并沒有與財(cái)務(wù)處理相互掛鉤，僅僅只能將其作為銀行履行查詢業(yè)務(wù)的物件或者證據(jù)，所以從銀行的實(shí)際情況分析是不具備長(zhǎng)期保存價(jià)值的。另掛失登記或者單據(jù)補(bǔ)發(fā)憑證屬于會(huì)計(jì)憑證，其保管的時(shí)間為15年，所以無法做到永久保管；貸款或者存款的開銷戶記錄以及申請(qǐng)表，按照相關(guān)規(guī)定要求，則需要裝訂流轉(zhuǎn)，尤其在保管期限上存在雙重標(biāo)準(zhǔn)，所謂，在此發(fā)展背景下，為進(jìn)一步緩解其矛盾，銀行會(huì)采取傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理相互結(jié)合的方式，雖然可以保障檔案內(nèi)容的有效性，但是在一定程度上卻為銀行人員增加了工作量。

二、電子檔案管理在銀行檔案管理應(yīng)用

（一）可降低銀行檔案管理的強(qiáng)度

從銀行檔案管理全局出發(fā)可以清楚的認(rèn)識(shí)到電子檔案管理在與傳統(tǒng)檔案管理的對(duì)比中，不僅可以減少書面書寫，減少錯(cuò)誤量，并且還可緩解存儲(chǔ)分類的難度，所以在保管方面具有非常大的優(yōu)勢(shì)，尤其在無關(guān)檔案銷毀方面優(yōu)勢(shì)更加明顯。從另外一個(gè)角度分析，為保證檔案查閱的方便性，會(huì)計(jì)檔案往往會(huì)依據(jù)業(yè)務(wù)類型加以整理與存放，但是因?yàn)楣芾眢w制不同，所以容易造成混亂，所以說混裝修訂雖然可以提高了檔案的保存年限，但是卻無法提高保存質(zhì)量。

（二）符合會(huì)計(jì)電算化的要求

電算化是時(shí)展的一個(gè)趨勢(shì)，但是從當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)分析電子檔案在電算化背景下應(yīng)用受到限制。因?yàn)槭艿蕉嗄旯ぷ鞯挠绊懀y行工作過分關(guān)注紙質(zhì)檔案，采取電子檔案管理明顯存在缺陷，諸多工作人員不適應(yīng)，還有部分銀行在發(fā)展過程中沒有嚴(yán)格按照實(shí)際的發(fā)展情況進(jìn)行規(guī)定與要求，僅僅在某一部分實(shí)施電子檔案管理，這種情況下電子檔案無法真正發(fā)揮其自身的作用與價(jià)值，無法擴(kuò)大自身的應(yīng)用范圍。

（三）在銀行中的應(yīng)用

在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展下，傳統(tǒng)檔案在銀行中的保管已經(jīng)與現(xiàn)實(shí)呈現(xiàn)出不均衡現(xiàn)象，如此一來則會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)資源配置形成影響與壓力。其中在銀行會(huì)計(jì)檔案管理中，其基本目的不僅要維護(hù)銀行自身的利益，更為主要的是滿足內(nèi)外查詢的要求。通過對(duì)相關(guān)法律環(huán)境的探究，現(xiàn)在所保留的紙質(zhì)憑證只有債權(quán)債務(wù)關(guān)系的相關(guān)資料，尤其在銀行高度電子化的發(fā)展背景下，其它的資料與內(nèi)容采取電子歸檔能夠滿足基本的查詢要求，從而符合保管的規(guī)章制度。然而根據(jù)分析與研究，當(dāng)前銀行還存有一部分紙質(zhì)檔案，尤其在業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展下，紙質(zhì)檔案的數(shù)量越來越多，造成壓力。然而采取電子檔案管理，便可緩解這一現(xiàn)象，減少庫(kù)存壓力。

三、電子檔案管理在銀行檔案管理發(fā)展

篇9

一、引言

現(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案管理工作是指，依托計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的檔案管理工作?，F(xiàn)代辦公技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用其基礎(chǔ)在與檔案的無紙化與電子化。電子文件相較于紙質(zhì)文件有以下的特點(diǎn)：首先，電子文件需要借助一定的現(xiàn)代辦公設(shè)備進(jìn)行讀?。黄浯?，電子文件可以在計(jì)算機(jī)等其他電子設(shè)備上進(jìn)行傳輸與分享；最后，對(duì)于電子文件的管理不需要有場(chǎng)地的要求，但是計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)環(huán)境的要求較高。分析現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響需要建立在對(duì)電子文件的理解上進(jìn)行。

二、現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響

第一，電子文件易于修改，難以追蹤修改痕跡。由于在現(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案都是電子化的文件，電子文件的篡改和偽造就成為檔案管理工作人員不得不關(guān)注的問題。電子文件相較于紙質(zhì)的文件，文件極易被人文修改，雖然當(dāng)前已經(jīng)具備先進(jìn)的技術(shù)防止文件被篡改，但是文件容易被修改的特性依舊存在，文件保管事故也時(shí)常發(fā)生。此外，電子文件修改后極難識(shí)別修改的痕跡，雖然當(dāng)前檔案管理工作中應(yīng)用了許多先進(jìn)的檔案修改識(shí)別技術(shù)，但是仍舊不能保證百分之百的追蹤。電子文件易于修改且難以追蹤修改痕跡的特性對(duì)檔案管理工作的安全管理提出新的要求。第二，現(xiàn)代辦公技術(shù)更新?lián)Q代較快?，F(xiàn)代辦公技術(shù)是依托計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)開展的，而現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)軟件的更新?lián)Q代是較快的，這要求電子文件必須不斷改變格式適應(yīng)新的技術(shù)。這種更新?lián)Q代表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，計(jì)算機(jī)硬件更新較快，使用年限較短。在存儲(chǔ)電子文件時(shí)，通常將電子文件存儲(chǔ)在瓷盤中，而電腦的磁盤壽命是有限的，通常說，磁盤的壽命是4年左右，這要求計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期的檢修，更換磁盤。另一方面，計(jì)算機(jī)管理軟件更更新較快。在使用電子軟件進(jìn)行檔案管理后，軟件不會(huì)是一成不變的，軟件會(huì)適應(yīng)檔案管理工作的開展進(jìn)行系統(tǒng)的升級(jí)與換代。在硬件與軟件的快速更新下，檔案的損壞與丟失成為檔案管理工作中的難題，這要求檔案管理工作做到完整和準(zhǔn)確。[1]第三，電子化文件原件難以界定。由于電子文件的制作與傳播是無實(shí)物化的，這就導(dǎo)致電子文件與紙質(zhì)文件相比難以界定文件的原件。紙質(zhì)的文件樂意通過文件的復(fù)印程度辨別是否是原件，而電子文件由于可以在計(jì)算機(jī)上顯示，許多人都可以使用移動(dòng)設(shè)備拷貝文件，不管主體是誰(shuí)，在何處拷貝，何時(shí)拷貝，他們獲得的文件都是與原件一般無二的文件。電子文件原件難以界定的特性，要求在檔案管理工作的開展中做到精確。[2]

三、現(xiàn)代辦公技術(shù)下檔案管理工作開展的對(duì)策

第一，做好電子文件的歸檔及保存工作。針對(duì)電子文件的以上特性，現(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)注重對(duì)檔案的歸檔及保存工作。首先，檔案管理人員需要加強(qiáng)對(duì)檔案的記錄和查證工作，避免檔案在管理的過程出現(xiàn)被篡改和丟失的現(xiàn)象，保證檔案的完整；其次，檔案管理人員需要做好原件區(qū)別工作，保護(hù)原始文檔的原始信息，對(duì)于文件通過技術(shù)處理保障文件安全。例如，將歸檔文件的屬性設(shè)置為“只讀”，文件只可以被讀取卻不能輕易被改寫；最后，檔案管理人員需要確保檔案的安全，做好保存工作。檔案管理人員需要保障放計(jì)算機(jī)的機(jī)房達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的溫度及濕度，確保計(jì)算機(jī)硬件與軟件的不損壞，不影響硬件的運(yùn)行與工作。此外，檔案管理人員需要加強(qiáng)檔案讀取及傳播授權(quán)制度的建設(shè)，保證文件的傳播及接觸有跡可循，確保文件不被修改。第二，電子文件與紙質(zhì)文件進(jìn)行雙套管理。在當(dāng)前機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作中，不少單位選擇將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行保管，這樣的保管方式雖然減輕了檔案管理的工作量，但是對(duì)于檔案管理工作的開展卻是極為不利的。由于當(dāng)前電子文件無法全面替代紙質(zhì)文件，電子文件在管理制度建設(shè)、管理技術(shù)與方法上仍有待提升，全面的電子化將在日后的檔案管理工作開展中埋下較大的隱患。針對(duì)這一現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為在開展檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)采用電子文件與紙質(zhì)文件同時(shí)進(jìn)行的雙套管理體系做到電子文件及紙質(zhì)文件的一一對(duì)應(yīng)，注意紙質(zhì)文件的歸檔工作。這樣做的目的是在電子文件遭到損壞及丟失時(shí)可以及時(shí)參考紙質(zhì)文件進(jìn)行恢復(fù)，不至于影響工作開展的進(jìn)度。第三，提高檔案信息安全意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作人員培訓(xùn)?，F(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作有很大的區(qū)別，電子文件的管理過程中需要檔案管理人員熟悉計(jì)算機(jī)及軟件，可以熟練操作系統(tǒng)。由于大部分檔案管理人員缺乏對(duì)現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，大部分工作人員對(duì)于信息安全缺乏一定的意識(shí)，業(yè)務(wù)能力也較為生疏。筆者認(rèn)為，部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，只有組成高素質(zhì)的工作隊(duì)伍，檔案管理工作才能有序展開。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著信息時(shí)代的到來，各個(gè)領(lǐng)域在工作方式和內(nèi)容上都有了巨大的變化。檔案管理工作作為信息管理層面的重要工作，更應(yīng)該跟上現(xiàn)代辦公技術(shù)的普及腳步，細(xì)化管理制度，提升檔案管理認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)技術(shù)人員培養(yǎng)，為更好地開展檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)！

參考文獻(xiàn)：

篇10

高校在日常檔案管理工作中，大量的檔案不斷隨著用戶的增加而產(chǎn)生，除用戶外，各種工作以及項(xiàng)目的運(yùn)行，也會(huì)增加檔案的數(shù)量。數(shù)量如此龐大的檔案必須經(jīng)過科學(xué)的管理才能實(shí)現(xiàn)妥善保管、有效利用，檔案管理的不合理會(huì)對(duì)的各項(xiàng)工作產(chǎn)生不良影響。大數(shù)據(jù)時(shí)代下只有采取電子信息式檔案管理模式才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)目龐大的檔案進(jìn)行快速高效歸檔管理，將雜亂的檔案歸入科學(xué)有序的信息系統(tǒng)中。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的現(xiàn)存問題

1.管理人員缺乏科學(xué)的管理理念

當(dāng)前高校檔案管理工作中存在一系列障?K因素，表現(xiàn)在認(rèn)識(shí)不到大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的具體特征。學(xué)校內(nèi)部從負(fù)責(zé)人到管理人部分都缺乏對(duì)檔案管理工作的改革意識(shí)，檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性嚴(yán)重缺乏，管理人員固守傳統(tǒng)的管理方法和管理理念不愿改進(jìn)，導(dǎo)致了管理水平長(zhǎng)時(shí)間難以提高。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理要求其與現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)相結(jié)合，構(gòu)建一套科學(xué)化、現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，提高管理效率。只有首先認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的定位及挑戰(zhàn)性，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作向著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化全面轉(zhuǎn)型。

2.管理技術(shù)缺乏先進(jìn)的設(shè)備支持

大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理意味著建立電子管理系統(tǒng)從而實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息化管理的效果，包括管理設(shè)備、管理技術(shù)、管理人才等都需要全面的優(yōu)化改革，并與信息技術(shù)接軌，實(shí)現(xiàn)信息化管理。檔案管理設(shè)備要更新，技術(shù)要改進(jìn)，人才要培養(yǎng)，而每一項(xiàng)工作的優(yōu)化升級(jí)都需要投入大量的人力物力才能保證檔案管理工作信息化的實(shí)現(xiàn)。但是，從目前情況來看，基于計(jì)算機(jī)平臺(tái)的電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)程過于緩慢，很大程度上與資金投入量過小、經(jīng)費(fèi)支持不足有關(guān)，檔案管理部門的融資情況不好。然而，高校的檔案管理正在面臨傳統(tǒng)模式的困境，檔案的管理工作安全性不高，紙質(zhì)的檔案存在自身物質(zhì)性的局限，存放時(shí)間過久的檔案可能產(chǎn)生變質(zhì)的情況，稍有管理不慎就會(huì)出現(xiàn)受潮，霉變或蟲噬等問題。況且大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子文件的處理能力欠佳，管理服務(wù)水平不高，都對(duì)檔案管理工作造成困擾。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的改革之路

1.構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理必須依靠信息平臺(tái)，將信息化管理理念與技術(shù)引入檔案管理工作，形成徹底改革，這就需要電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。只有建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，才能使機(jī)構(gòu)或部門的檔案以電子的形式保存，這樣能夠使文件的安全性加強(qiáng)，更能規(guī)范化、科學(xué)化地管理檔案。另外，檢索或使用檔案在電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的輔助下也變得更加快速和便捷。那么，電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量決定了檔案管理信息化建設(shè)的成敗，在電子計(jì)算機(jī)、信息科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的輔助下，搭建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，創(chuàng)設(shè)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)盤，如此可以使檔案得到科學(xué)的檢索、整理和保存，并且能夠加快檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)程[1]。

2.完善電子檔案管理設(shè)備

學(xué)校往往只是認(rèn)識(shí)到電子管理系統(tǒng)對(duì)檔案管理工作的促進(jìn)作用，卻沒有認(rèn)識(shí)到電子技術(shù)平臺(tái)的成本要求，依然采用較為落后的管理設(shè)備，檔案的管理環(huán)境也存在諸多弊端，給檔案管理的改革優(yōu)化造成一定阻力，檔案始終管理不善正是由于信息化設(shè)備不足導(dǎo)致的。當(dāng)前仍有部分高校的計(jì)算機(jī)硬件標(biāo)準(zhǔn)不過關(guān)，或者根本沒有為檔案管理工作者配備信息化辦公設(shè)備。檔案數(shù)據(jù)化管理軟件也需要定期更新，不斷優(yōu)化升級(jí)，才能使電子檔案管理系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)工作。因此，必須在軟件和硬件兩個(gè)方面不斷加強(qiáng)技術(shù)維護(hù)，促進(jìn)檔案管理水平符合大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求。

3.培養(yǎng)電子檔案管理人才