導(dǎo)言：作為寫(xiě)作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇合同管理標(biāo)準(zhǔn)流程，它們將為您的寫(xiě)作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

二、當(dāng)前合同管理存在的主要問(wèn)題

1．企業(yè)管理者對(duì)合同管理的重視程度不夠。多數(shù)企業(yè)管理者重生產(chǎn)、重訂單、輕管理，尤其對(duì)合同管理不夠重視，有的企業(yè)沒(méi)有相關(guān)的合同管理制度，有的企業(yè)沒(méi)有專門(mén)負(fù)責(zé)合同管理的部門(mén)或管理人員，有的雖有相關(guān)合同管理制度及合同管理部門(mén)，但管理混亂或無(wú)序。企業(yè)管理者對(duì)合同管理工作的無(wú)視或不夠重視，造成合同管理工作主題缺失或管理無(wú)序。

2．合同審核不嚴(yán)，缺乏風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制。由于很多企業(yè)沒(méi)有專門(mén)負(fù)責(zé)合同審核的法律事務(wù)部門(mén)或企業(yè)法律顧問(wèn)，有些企業(yè)設(shè)立了法務(wù)部門(mén)，但企業(yè)法務(wù)部門(mén)的法律顧問(wèn)和各有關(guān)人員在合同管理中的具體責(zé)任和權(quán)限的規(guī)定不夠明確，不能充分或有效地發(fā)揮其作用。如在合同談判和簽訂時(shí)把關(guān)不嚴(yán)、合同條款表達(dá)含糊、法律或合規(guī)性審核不夠嚴(yán)格、合同履行監(jiān)督不到位等問(wèn)題，將會(huì)給企業(yè)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)潛在風(fēng)險(xiǎn)。

3．合同的管理和履行效率低下。企業(yè)缺乏高效、科學(xué)的合同管理制度及審核程序，合同的洽談、起草、審核、簽約、履行等環(huán)節(jié)無(wú)法緊密銜接，造成合同管理無(wú)序混亂，合同履行效率降低；合同履行過(guò)程中缺乏準(zhǔn)確高效監(jiān)督及反饋程序，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生消極影響。

4．缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。沒(méi)有制定涵蓋合同起草、談判、審核、簽訂、履行、監(jiān)督的合同管理制度和統(tǒng)一的合同編碼體系，使合同管理缺乏制度依據(jù)；沒(méi)有按照一定的程序?qū)β男泻贤瑮l款的能力進(jìn)行評(píng)審，對(duì)于企業(yè)常用業(yè)務(wù)合同進(jìn)行文本格式化和通用條款優(yōu)化等標(biāo)準(zhǔn)化工作沒(méi)有開(kāi)展。

三、合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的必要性

合同管理也是一門(mén)科學(xué)，要尊重其內(nèi)在的發(fā)展規(guī)律，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，合同管理亟待建立科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系，使企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)實(shí)用可行。

1．推行合同管理標(biāo)準(zhǔn)化是經(jīng)濟(jì)和時(shí)展的客觀要求。各種經(jīng)濟(jì)合同客觀地反映著生產(chǎn)和流通的現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)情況，它作為聯(lián)系原材料采購(gòu)、生產(chǎn)加工、流通消費(fèi)各環(huán)節(jié)的紐帶與橋梁，在保障生產(chǎn)生活、經(jīng)濟(jì)發(fā)展順利進(jìn)行，提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面，發(fā)揮了非常重要的作用。隨著經(jīng)濟(jì)管理體制改革的進(jìn)行，混合所有制和大數(shù)據(jù)引領(lǐng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)改革和發(fā)展活力不斷增強(qiáng)，各經(jīng)濟(jì)體之間的聯(lián)系愈加活躍，經(jīng)濟(jì)合同的數(shù)量也隨之增加，構(gòu)成了大數(shù)據(jù)時(shí)代經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要組成元素，社會(huì)經(jīng)濟(jì)和時(shí)代的發(fā)展，就客觀地向我們提出了合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的問(wèn)題。

2．合同管理的現(xiàn)狀是推行合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的潛在動(dòng)力。由于非標(biāo)準(zhǔn)化合同管理帶來(lái)諸多問(wèn)題，給經(jīng)濟(jì)合同的審核、履行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)帶來(lái)很大困難與不便。要做到提升經(jīng)濟(jì)合同的履約率，減少合同糾紛，減少合同管理方面所投入的人力、物力，必須實(shí)施合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化，大力推行合同管理制度化、編碼體系的標(biāo)準(zhǔn)化、內(nèi)容條款規(guī)范化，以及合同文本格式統(tǒng)一化。

3．合同管理標(biāo)準(zhǔn)化是降低合同管理溝通成本和提升工作效率的重要手段。通過(guò)合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化，可把合同管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)內(nèi)容、業(yè)務(wù)間的銜接關(guān)系、各自承擔(dān)的責(zé)任、工作程序等用標(biāo)準(zhǔn)的形式加以明確，這樣可以使合同管理工作規(guī)范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。

四、合同管理標(biāo)準(zhǔn)體系的模式

企業(yè)合同管理紛繁復(fù)雜，在大體上可將標(biāo)準(zhǔn)體系劃分為管理和操作兩個(gè)層面：

1．管理層次包括《合同分類編碼體系》、《合同審核管理標(biāo)準(zhǔn)》、《銷售（采購(gòu)）合同管理標(biāo)準(zhǔn)》、《特殊合同類管理標(biāo)準(zhǔn)》等標(biāo)準(zhǔn)，這些管理標(biāo)準(zhǔn)分別對(duì)合同分類編碼及各類型的合同在擬定、審核、簽訂及履行全過(guò)程中的管理部門(mén)及其職責(zé)、管理方式及程序等做出明確規(guī)定。

2．操作層次包括《合同格式文本標(biāo)準(zhǔn)》、《合同要約推薦標(biāo)準(zhǔn)》等標(biāo)準(zhǔn)，格式文本是企業(yè)結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，一般在積累總結(jié)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上逐步形成完善的，完備成熟的格式文本不僅可保護(hù)自身合法權(quán)益，還能大大提高工作效率。

五、合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的具體措施

1．合同管理制度的動(dòng)態(tài)化。制度是基礎(chǔ)，沒(méi)有制度，任何管理工作都是無(wú)本之木、無(wú)源之水，合同管理工作亦是如此。任何企業(yè)都要建立健全適合于自身的的合同管理制度。首先要看有沒(méi)有合同管理制度，其次要看合同管理流程有沒(méi)有嚴(yán)格按照合同管理制度執(zhí)行，最后要看現(xiàn)有的制度是否適應(yīng)目前的企業(yè)合同管理，若不適應(yīng)，則要對(duì)制度進(jìn)行修改，將合同管理制度納入動(dòng)態(tài)化管理，合同管理制度要隨著合同管理工作的發(fā)展、管理范圍和形勢(shì)的變化而改進(jìn)，不能一勞永逸，更不能讓制度成為制約合同管理工作的瓶頸。

2．合同編碼體系的清晰化。一個(gè)企業(yè)的合同的編碼體系一般包括合同承辦部門(mén)的代碼、合同簽訂日期、合同序號(hào)、合同分類等，在合同編碼體系中，合同承辦部門(mén)代碼和合同分類較為重要，一個(gè)能夠清晰地表達(dá)了合同承辦的主體，一個(gè)能夠清晰地反映合同的類型，合同承辦部門(mén)代碼一般以部門(mén)英文縮寫(xiě)或部門(mén)在企業(yè)的習(xí)慣性代號(hào)作為編碼，合同分類一般按照合同的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)分為銷售合同、采購(gòu)合同、技術(shù)合同、擔(dān)保合同等，合同分類看似簡(jiǎn)單，但直接關(guān)系到合同處理的方法，如果處理不好，會(huì)為以后的合同管理流程帶來(lái)很多不便。

3．合同審核流程的層次化。企業(yè)的合同管理要有一個(gè)明確的合同審核流程，審核流程要分類制定，各審核人員要責(zé)權(quán)清晰，層次分明，將一般合同、重大合同、特殊合同審核和簽訂的權(quán)限具體化，由于合同履行和監(jiān)管也大多是由合同審核的參與人負(fù)責(zé)，通過(guò)完善合同審核流程，將合同審核流程層次化，進(jìn)而明確各層次在合同管理中的權(quán)限與職責(zé)。

4．合同檔案管理的日常化。合同管理中的檔案管理工作極為重要，它是一個(gè)與合同管理相關(guān)數(shù)據(jù)的歸集、整理的過(guò)程，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，合同數(shù)據(jù)更加復(fù)雜，應(yīng)當(dāng)更加重視合同檔案管理工作。合同承辦人或者合同管理人員要按照合同管理的相關(guān)規(guī)定主動(dòng)收集合同相關(guān)數(shù)據(jù)，包括合同簽訂前的項(xiàng)目審批文件、考察、咨詢、談判會(huì)議記錄、法律及合規(guī)性審核等材料，合同履行過(guò)程中的標(biāo)的物簽收、核驗(yàn)、合同變更等材料，合同履行后的經(jīng)濟(jì)效果評(píng)價(jià)、合同總結(jié)等材料，形成完備的合同管理檔案。合同檔案要納入常態(tài)化管理，做到合同管理數(shù)據(jù)隨產(chǎn)生、隨收集，做到洽商記錄不過(guò)夜、合同備案和審核意見(jiàn)表填制不過(guò)夜。

5．合同管理相關(guān)崗位的互控化。合同管理相關(guān)崗位的工作是一個(gè)互相銜接、聯(lián)動(dòng)的體系，每個(gè)崗位雖然分工不同，但對(duì)其他崗位都有糾錯(cuò)、互控的責(zé)任和義務(wù)，這樣才能相互促進(jìn)，提升合同管理的水平。

6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法為前提，尤其是格式化合同涵蓋了法律規(guī)定的主要條款，在客觀上起到了法制宣傳的作用，提高合同參與者的法律意識(shí)和履行合同的自覺(jué)性，加強(qiáng)合同文本格式化的普及，也可大大減少經(jīng)濟(jì)合同糾紛。

7．合同管理的信息化。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促進(jìn)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要保障，要應(yīng)用現(xiàn)代化信息手段加強(qiáng)合同管理工作，開(kāi)發(fā)適用企業(yè)自身的合同管理軟件系統(tǒng)，加強(qiáng)合同處理流程的信息化，不斷提升合同管理的信息化水平。

篇2

城市軌道交通工程作為重大民生工程，具有規(guī)模體量大、建設(shè)周期長(zhǎng)、涉及專業(yè)廣、參與單位多、合同數(shù)量大、合同風(fēng)險(xiǎn)高等不同于一般工程建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，同時(shí)決定了其合同管理的周期長(zhǎng)、難度大的特點(diǎn)。科學(xué)規(guī)劃合同管理體系、扎實(shí)推進(jìn)合同管理體系建設(shè)工作、積極推動(dòng)合同管理體系在實(shí)踐中的運(yùn)用，成為規(guī)范對(duì)外經(jīng)濟(jì)行為、提高合同管理效率、防控各類風(fēng)險(xiǎn)、提升合同管理水平的舉措。

1合同管理體系建設(shè)成果

長(zhǎng)沙市軌道交通集團(tuán)有限公司（以下簡(jiǎn)稱長(zhǎng)沙地鐵）在合同管理體系建成之前，存在以下幾方面問(wèn)題：（1）合同工作流程不明晰，主要體現(xiàn)為部門(mén)職能分工不清、部門(mén)之間信息溝通不暢、監(jiān)督管控不到位等；（2）合同簽訂行為不規(guī)范，主要體現(xiàn)為起草依據(jù)不充分、合同資料缺失、審查會(huì)簽流程缺失、事后補(bǔ)合同等；（3）合同簽訂效率不高，主要體現(xiàn)為合同文本不規(guī)范、合同條款不完備、合同用語(yǔ)不嚴(yán)謹(jǐn)、審查會(huì)簽時(shí)間長(zhǎng)等；（4）合同執(zhí)行管控不到位，主要體現(xiàn)為不按合同履約、對(duì)違約行為未按合同執(zhí)行、變更管理不全面、對(duì)索賠工作不重視等。面對(duì)上述問(wèn)題，長(zhǎng)沙地鐵從2015年開(kāi)始著手合同管理體系架構(gòu)研究和建設(shè)工作，提出了分階段實(shí)施合同管理體系建設(shè)的工作思路。第一階段建設(shè)從合同管理的源頭入手，通過(guò)出臺(tái)制度規(guī)范合同簽訂流程、編發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化合同規(guī)范文本、開(kāi)發(fā)和推廣使用軟件管控合同簽訂行為。歷時(shí)5年時(shí)間，到2019年完成第一階段建設(shè)工作，構(gòu)建了以合同管理制度體系和標(biāo)準(zhǔn)化合同體系為基礎(chǔ)、合約工作管理軟件為抓手的“兩基礎(chǔ)、一抓手”的合同管理體系，實(shí)現(xiàn)了合同簽訂流程有規(guī)矩、合同簽訂管控有手段、合同文本有標(biāo)準(zhǔn)，以及合同簽訂管理由“人管人”向“制度管人”的重大轉(zhuǎn)變。

1.1出臺(tái)合同管理制度

規(guī)章制度作為法律法規(guī)的延續(xù)，是企業(yè)各項(xiàng)工作流程的執(zhí)行依據(jù)。為此，長(zhǎng)沙地鐵明確了“體系建設(shè)從制度編發(fā)著手，制度編發(fā)以合同管理辦法先行”的工作思路。2015年，長(zhǎng)沙地鐵制定并下發(fā)了《合同管理辦法》，明確規(guī)范了合同工作的職責(zé)分工，合同起草、審查、簽訂、歸檔、履約，標(biāo)準(zhǔn)化合同的編制、修訂、監(jiān)督及責(zé)任的基本原則和具體要求；規(guī)定所有項(xiàng)目在組織公開(kāi)招標(biāo)、內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)性談判及直接委托談判之前應(yīng)確定合同主要條款，并完成合同的起草、審查；規(guī)定合同重大變更、轉(zhuǎn)讓或終止應(yīng)由項(xiàng)目發(fā)起部門(mén)（子公司）報(bào)集團(tuán)公司總經(jīng)理、董事長(zhǎng)批準(zhǔn)同意后方可實(shí)施。2018年，長(zhǎng)沙地鐵在遵循“依法依規(guī)、集體決策、規(guī)范程序、提高效率、卡控關(guān)鍵、嚴(yán)防風(fēng)險(xiǎn)”基本原則的前提下，積極創(chuàng)新管理思路，創(chuàng)新提出并采用了“可根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況自主選擇工作流程”的模式，制定并下發(fā)了《直接委托項(xiàng)目管理辦法》，其在精簡(jiǎn)和優(yōu)化直接委托程序的同時(shí)，系統(tǒng)規(guī)范了從項(xiàng)目立項(xiàng)、確定單位、控制價(jià)審定到合同談判、結(jié)果確認(rèn)、合同簽訂、資料歸檔全過(guò)程的工作流程，大幅度提高了直接委托項(xiàng)目的工作效率，有效預(yù)防了直接委托項(xiàng)目的廉政風(fēng)險(xiǎn)。截至2019年，長(zhǎng)沙地鐵陸續(xù)制定并了《合同起草大綱》《委托建設(shè)項(xiàng)目?jī)?nèi)部工作流程》《標(biāo)準(zhǔn)化合同管理辦法》《工程建設(shè)用地只用不征協(xié)議起草指南》等管理制度，建成了以《合同管理辦法》為主線的合同管理制度體系，實(shí)現(xiàn)了長(zhǎng)沙軌道的合同管理制度化、合同工作流程化。

1.2構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化合同體系

在推進(jìn)合同管理制度體系建設(shè)的同時(shí)，長(zhǎng)沙地鐵同步著手標(biāo)準(zhǔn)化合同體系建設(shè)。以“合同管理工作回頭看”為契機(jī)，通過(guò)對(duì)2016年全年及2017年上半年總計(jì)一年半以來(lái)簽訂的合同進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、科學(xué)分析，按照“區(qū)分輕重緩急，優(yōu)先對(duì)工程影響大、簽訂合同數(shù)量大的合同類型”的原則制訂了詳細(xì)可行的工作方案，明確了時(shí)間節(jié)點(diǎn)、職責(zé)分工、編審流程，于2017年9月全面提速標(biāo)準(zhǔn)化合同體系建設(shè)工作，至2018年9月基本建成由建設(shè)版塊、運(yùn)營(yíng)板塊、經(jīng)營(yíng)版塊、通用版塊四大版塊組成的標(biāo)準(zhǔn)化合同體系，實(shí)現(xiàn)了合同體系的結(jié)構(gòu)化、合同文本的標(biāo)準(zhǔn)化、合同起草行為的規(guī)范化，進(jìn)一步提高了合同起草的效率，有效防控了合同風(fēng)險(xiǎn)和廉政風(fēng)險(xiǎn)。

1.3開(kāi)發(fā)合約工作管理軟件

2016年長(zhǎng)沙市軌道交通建設(shè)進(jìn)入快速發(fā)展階段，合同管理的復(fù)雜度增加，工作量急速增長(zhǎng)，人工模式難以滿足日益增長(zhǎng)的工作需求。為此，長(zhǎng)沙地鐵于2016年底啟動(dòng)合約工作管理軟件的開(kāi)發(fā)工作，于2018年10月1日上線試運(yùn)行。2019年5月5日，基于系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定、功能模塊滿足需要、各級(jí)用戶熟悉掌握系統(tǒng)操作，合約工作管理軟件正式上線運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)了利用信息化手段推行標(biāo)準(zhǔn)化合同使用和集中管控合同簽訂行為，降低了辦公成本、提高了工作效率、打造了預(yù)防腐敗的有力抓手。

2合同管理體系運(yùn)用效果

合同管理體系第一階段建設(shè)工作完成后，長(zhǎng)沙地鐵以合同管理制度體系和標(biāo)準(zhǔn)化合同體系為基礎(chǔ)、以合約工作管理軟件為抓手，實(shí)現(xiàn)了合同簽訂工作的集中管控，有效地防控了合同簽訂環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)、提高了合同簽訂效率。合同起草部門(mén)使用合約工作管理軟件按照系統(tǒng)設(shè)置流程依次起草合同、發(fā)起審查和會(huì)簽審批、定稿編號(hào)、打印輸出。在起草合同時(shí)，起草部門(mén)按照“集團(tuán)了標(biāo)準(zhǔn)化合同的，應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)化合同起草合同；集團(tuán)未標(biāo)準(zhǔn)化合同的，應(yīng)參照國(guó)家或行業(yè)制定的合同示范文本起草合同；既無(wú)集團(tuán)公司下發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)化合同、又無(wú)國(guó)家或行業(yè)制定的合同示范文本的，由合同起草部門(mén)依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)自行起草”規(guī)定執(zhí)行，優(yōu)先使用標(biāo)準(zhǔn)化合同起草合同。在合同審查過(guò)程中，審查部門(mén)緊緊抓住“是否立項(xiàng)”“流程入口是否正確”“是否采用標(biāo)準(zhǔn)化合同”三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，從源頭上杜絕了合同起草不合規(guī)的行為。在審查環(huán)節(jié)，合同審查部門(mén)經(jīng)辦人員對(duì)工作進(jìn)度一目了然，合同起草人與審查人可建立快速有效的溝通。由于采用了標(biāo)準(zhǔn)化合同起草合同，合同審查工作量大幅下降，節(jié)約了合同起草部門(mén)及審查部門(mén)的時(shí)間與精力。合同會(huì)簽審批前，合同起草人發(fā)起會(huì)簽資料復(fù)核，經(jīng)集團(tuán)合約部復(fù)核確定會(huì)簽資料完整后，合同方可進(jìn)入會(huì)簽審批環(huán)節(jié)。合同經(jīng)系統(tǒng)編號(hào)后，系統(tǒng)自動(dòng)生成防偽水印，合同起草人通過(guò)正文信息頁(yè)面打印含防偽水印的合同文本（合同文本必須經(jīng)由系統(tǒng)線上打印才會(huì)輸出含防偽水印的合同文本，在系統(tǒng)上導(dǎo)出、下載或另存為的合同文本不含防偽水?。⒁源税姹緸槟副景春贤s定份數(shù)進(jìn)行復(fù)印、裝訂/膠裝。

3合同管理體系未來(lái)的建設(shè)與發(fā)展方向

結(jié)合長(zhǎng)沙地鐵改革轉(zhuǎn)型要求，下一步應(yīng)重點(diǎn)從以下幾個(gè)方面推進(jìn)合同管理體系第二階段建設(shè)工作，形成合同管理“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、分類運(yùn)行、全面監(jiān)督、高效運(yùn)轉(zhuǎn)”工作機(jī)制，真正實(shí)現(xiàn)“用制度管權(quán)、按制度辦事、靠制度管人”。

3.1健全合同管理組織體系

按照縱、橫兩個(gè)維度完善合同管理組織體系，在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建由各層次的管理機(jī)構(gòu)組成的全方位合同管理體系?？v向維度為在集團(tuán)總部、各子公司分別設(shè)立合同管理部門(mén)；橫向維度為在縱向維度設(shè)立的合同管理部門(mén)中再細(xì)分為合同管理小組，根據(jù)合同的性質(zhì)、類別進(jìn)行統(tǒng)一管理，從而使合同管理機(jī)構(gòu)覆蓋到每個(gè)層次、每個(gè)方面，對(duì)合同的立項(xiàng)、談判、起草、簽訂、履行、變更、糾紛處理等履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。

3.2建立合同管理人員體系

通過(guò)對(duì)外公開(kāi)招聘、內(nèi)部選拔等方式，培養(yǎng)一支懂法律、懂經(jīng)營(yíng)、會(huì)管理的合同管理隊(duì)伍。加強(qiáng)對(duì)合同管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其熟練掌握合同法律知識(shí)和簽約技巧，提高他們的專業(yè)知識(shí)水平和實(shí)踐技能。建立合同管理人員的崗位責(zé)任制、競(jìng)爭(zhēng)上崗機(jī)制。建立合同管理激勵(lì)機(jī)制，對(duì)提出合理化建議、避免重大損失或是給企業(yè)爭(zhēng)取額外經(jīng)濟(jì)效益的人員予以獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)和提高合同管理人員的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

3.3建立合同管理運(yùn)行體系

篇3

中圖分類號(hào)：F715.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）04-00-01

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，中國(guó)逐步邁進(jìn)了全面信息化管理的時(shí)代，信息化技術(shù)應(yīng)用廣泛，信息化管理已經(jīng)成為一個(gè)現(xiàn)代化企業(yè)管理的重要工具。為了適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，增強(qiáng)建筑施工企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，國(guó)有大中型企業(yè)逐步由粗放型管理向精細(xì)化管理方向轉(zhuǎn)變，在這個(gè)過(guò)程中，對(duì)企業(yè)的信息化建設(shè)提出了更高的要求。

一、合同管理信息化的必要性

1.合同管理是建筑施工企業(yè)管理的核心，承發(fā)包雙方通過(guò)施工建造過(guò)程來(lái)完成合同中約定的工作內(nèi)容、質(zhì)量目標(biāo)、工期目標(biāo)、安全文明施工目標(biāo)和合同金額，并通過(guò)合同條件來(lái)約束和保障雙方的權(quán)利、義務(wù)，所以實(shí)現(xiàn)有效、可控的合同管理是每個(gè)建筑施工企業(yè)都要思考和解決的重點(diǎn)和難點(diǎn)，采用何種方法來(lái)解決也就至關(guān)重要。

2.合同管理具備周期長(zhǎng)、標(biāo)準(zhǔn)高、邏輯嚴(yán)密、內(nèi)容廣泛的特點(diǎn)。而將合同管理過(guò)程劃分階段、劃分時(shí)段，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)對(duì)其不同階段、時(shí)段的信息進(jìn)行跟蹤、記錄、研究，保證了建筑施工企業(yè)對(duì)合同管理全過(guò)程的掌控。

3.合同的網(wǎng)上管理，極大地縮短了信息的傳遞時(shí)間，提高了信息傳遞的效率。節(jié)約了合同的管理成本，也節(jié)約了企業(yè)上下級(jí)單位業(yè)務(wù)人員異地往來(lái)簽字、蓋章的時(shí)間和精力，節(jié)省了人工成本，也減少了辦公設(shè)備的消耗和紙張的浪費(fèi)。

4.以往合同管理人員要花費(fèi)很多時(shí)間制作、收集和整理合同，而合同在網(wǎng)上傳遞、評(píng)審后，管理人員騰出了大塊時(shí)間，將精力投放到合同條件的研究、變更索賠地分析等專業(yè)工作中，進(jìn)一步提高了管理人員的工作質(zhì)量和工作效率。

5.實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的網(wǎng)上采集，便于數(shù)據(jù)收集、整理和不同數(shù)據(jù)間的對(duì)比、分析，更容易發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，也方便了其他業(yè)務(wù)部門(mén)查詢和使用數(shù)據(jù)，減小因數(shù)據(jù)傳遞時(shí)間長(zhǎng)、傳遞環(huán)節(jié)多而易產(chǎn)生錯(cuò)誤的概率。

6.合同在網(wǎng)上評(píng)審，加強(qiáng)了各業(yè)務(wù)部門(mén)之間的聯(lián)系，改變了以往只是造價(jià)人員關(guān)注合同條件的局面，加強(qiáng)了資金、技術(shù)、質(zhì)量、工程、材料、安全等部門(mén)對(duì)合同條件的關(guān)注，有利于合同管理的全面性、完整性。評(píng)審過(guò)程在網(wǎng)上公開(kāi)，增強(qiáng)了合同評(píng)審的透明度，加強(qiáng)了過(guò)程監(jiān)管，有利于反腐倡廉、樹(shù)立良好的管理氛圍。

二、合同管理信息化的要點(diǎn)分析

合同管理的信息化的建立，需要確定管理目標(biāo)、管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和流程，功能需求分析，制訂解決方案，建立合同信息化管理系統(tǒng)，組織管理人員培訓(xùn)，系統(tǒng)試運(yùn)行，跟蹤、完善系統(tǒng)，正式運(yùn)行系統(tǒng)、系統(tǒng)信息維護(hù)九個(gè)步驟。為了合同管理信息化的成功實(shí)現(xiàn)，要特別關(guān)注以下四個(gè)方面。

1.制定與信息化要求匹配的合同管理制度。要健全和完善合同管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化合同管理階段；其次是制定合同管理環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)和要求，包括合同信息的錄入、上傳，合同的網(wǎng)上評(píng)審，合同執(zhí)行過(guò)程中記錄的留存，不同合同文件的分類、歸檔等；為了防范信息外泄，要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。

2.建立統(tǒng)一的合同管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是合同信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。要求合同執(zhí)行的各級(jí)單位應(yīng)充分利用統(tǒng)一的合同管理辦法，實(shí)現(xiàn)合同的集中管理。特別要注意標(biāo)準(zhǔn)錄入合同基本信息、規(guī)范上傳合同文件、避免合同評(píng)審的形式化、及時(shí)留存合同執(zhí)行過(guò)程中的記錄等。如果沒(méi)有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，合同信息資源平臺(tái)就無(wú)法建立；如果各級(jí)單位合同管理部門(mén)不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各自為政，像一盤(pán)散沙，那么企業(yè)的合同信息化系統(tǒng)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)了。

3.通過(guò)良好的技術(shù)保障，建立穩(wěn)定、易操作的管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)軟件功能。技術(shù)人員會(huì)根據(jù)管理目標(biāo)、管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行功能需求分析，分析不同功能間的邏輯關(guān)系，確定前置事務(wù)、后置事務(wù)，明確需要輸入的信息和應(yīng)該輸出的信息；對(duì)比較復(fù)雜的環(huán)節(jié)再分解，優(yōu)化處理。因?yàn)榱鞒虉D具備邏輯性強(qiáng)、條理清晰的特點(diǎn)，所以采用流程圖實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能是非常好的方法。合同管理的流程圖可分為總流程、事務(wù)流程和環(huán)節(jié)流程。總流程是將合同全壽命周期劃分為幾個(gè)階段，明確不同階段間的相互聯(lián)系和制約關(guān)系；事務(wù)流程反映不同合同管理階段中各項(xiàng)事務(wù)間的邏輯關(guān)系;環(huán)節(jié)流程則明確了某一項(xiàng)事務(wù)中環(huán)節(jié)活動(dòng)間的流轉(zhuǎn)過(guò)程和先后時(shí)間順序。好的流程圖可以直觀地描述整個(gè)活動(dòng)中的全部信息流，使閱讀者很容易掌握。

4.建立優(yōu)秀的合同管理隊(duì)伍。優(yōu)秀人才的作用在企業(yè)中越來(lái)越重要了，同樣合同管理信息化的實(shí)施的關(guān)鍵也離不開(kāi)優(yōu)秀管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。首先要提高合同管理人員的信息化意識(shí)。由于信息化文件的錄入、上傳、評(píng)審、歸檔、檢索、傳遞等都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求合同管理人員不僅要熟悉管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，還要掌握計(jì)算機(jī)的操作和合同信息化管理系統(tǒng)的使用，以確保合同管理各階段記錄、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。合同管理人員要端正工作態(tài)度，立足本職崗位，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。要重視提高合同管理人員的工作技能，企業(yè)要積極創(chuàng)造學(xué)習(xí)氛圍，定期舉行合同管理信息化的培訓(xùn)，分階段、有側(cè)重地提高合同管理人員的工作技能。

三、合同管理信息化的優(yōu)勢(shì)所在

合同管理信息化的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：

1.實(shí)現(xiàn)了合同信息的網(wǎng)上錄入。信息一次錄入后，就可以在整個(gè)信息網(wǎng)路內(nèi)循環(huán)、多次使用，實(shí)現(xiàn)了信息的共享。同時(shí)保證企業(yè)中的市場(chǎng)營(yíng)銷、人事、行政、財(cái)務(wù)、造價(jià)、技術(shù)質(zhì)量、工程安全部門(mén)的數(shù)據(jù)統(tǒng)一，各級(jí)管理人員在相同數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上分析、決策，避免因信息不對(duì)稱而造成的損失。

2.實(shí)現(xiàn)了合同網(wǎng)上評(píng)審。參與合同評(píng)審的上下級(jí)單位的業(yè)務(wù)部門(mén)結(jié)合自己對(duì)合同條款的理解提出修改意見(jiàn)和建議，并根據(jù)自身的審批權(quán)限獨(dú)立評(píng)審，評(píng)審過(guò)程并沒(méi)有受到外界的干擾。評(píng)審過(guò)程透明，評(píng)審結(jié)果受到監(jiān)督，保證了評(píng)審工作的公平、公正。評(píng)審采用分級(jí)授權(quán)，下級(jí)單位評(píng)審后再由上級(jí)單位評(píng)審，評(píng)審時(shí)間長(zhǎng)短有嚴(yán)格的限制，從制度和流程上提高了評(píng)審工作的積極性，有效節(jié)約了評(píng)審時(shí)間，提高了工作效率。

3.由于合同管理的周期長(zhǎng)，合同履行的過(guò)程中，在合同外部自然和社會(huì)條件的影響下，合同實(shí)施的條件不斷變化，合同內(nèi)控條件也要隨之調(diào)整，以保證合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。通過(guò)合同信息的網(wǎng)上跟蹤，針對(duì)付款、變更索賠、現(xiàn)場(chǎng)簽證真實(shí)過(guò)程的記錄、描述和分析，實(shí)現(xiàn)合同的全壽命周期管理，即保證了信息的完整性，也提高了各部門(mén)對(duì)合同管理過(guò)程的了解，便于集中各個(gè)部門(mén)的意見(jiàn)，確保合同管理在項(xiàng)目部及上級(jí)單位的控制下良性發(fā)展。

4.項(xiàng)目合同管理過(guò)程中，任何一個(gè)技術(shù)、質(zhì)量、安全或進(jìn)度的風(fēng)險(xiǎn)都可能會(huì)導(dǎo)致施工成本費(fèi)用的增加。合同管理要求合同的風(fēng)險(xiǎn)始終在可控的范圍之內(nèi)，成本的支出也在受控狀態(tài)。為了減少施工過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，首先應(yīng)制定風(fēng)險(xiǎn)管理預(yù)案，識(shí)別不同施工過(guò)程可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)源，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因和狀態(tài)定義，提出處理風(fēng)險(xiǎn)的提示，并落實(shí)到人；通過(guò)合同風(fēng)險(xiǎn)的信息化管理，便于各級(jí)單位、不同部門(mén)預(yù)先掌握本業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，制定出風(fēng)險(xiǎn)管理預(yù)案。若出現(xiàn)了突發(fā)事件，也便于各級(jí)單位掌握真實(shí)情況、分析產(chǎn)生原因、結(jié)合預(yù)案，快速、及時(shí)地處理，避免事態(tài)的擴(kuò)大。

四、結(jié)束語(yǔ)

為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同管理的信息化不僅要擁有先進(jìn)的信息化技術(shù)，也要具備與之配套的內(nèi)控管理制度。合同管理的信息化實(shí)現(xiàn)了企業(yè)合同管理水平的提升，使得企業(yè)向精細(xì)化管理大步邁進(jìn)，企業(yè)良性發(fā)展的同時(shí)也減少了資源消耗，為節(jié)約型社會(huì)貢獻(xiàn)了一份力量。

參考文獻(xiàn)：

篇4

【關(guān)鍵詞】

銷售企業(yè)；合同管理；適應(yīng)市場(chǎng)

廣東、福建等省經(jīng)濟(jì)活躍、經(jīng)濟(jì)形式復(fù)雜多變，做為設(shè)立在該地區(qū)的銷售企業(yè)，隨近十幾年來(lái)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展，快速發(fā)展。為適應(yīng)市場(chǎng)變化，企業(yè)需要積極開(kāi)展多種方式的改革。本文以某企業(yè)廣東區(qū)公司在華南地區(qū)的分支機(jī)構(gòu)變化為例加以闡述。從2000年以來(lái)，該企業(yè)在華南地區(qū)跨省多次分立、整合。2004-2009年以華南區(qū)公司為主，管理本地區(qū)（廣東、福建、海南）業(yè)務(wù)，人員合并辦公。2010年后華南區(qū)公司各項(xiàng)工作重新分立為各省區(qū)公司管理。組織機(jī)構(gòu)先后經(jīng)歷了省市級(jí)管理方式―省級(jí)公司直接管理模式（組織扁平化、垂直管理）―省地市級(jí)管理方式三個(gè)階段模式。所轄地區(qū)也分別經(jīng)歷了各省獨(dú)立―廣東、福建、海南三省合并―廣東、海南兩合并加福建省獨(dú)立―各省獨(dú)立。公司內(nèi)部管理方式、管理地域范圍不斷變化、所處的經(jīng)濟(jì)環(huán)境復(fù)雜，需要從多方面不斷完善合同管理工作。

1 公司合同管理制度制定

在華南區(qū)管理時(shí)期，最早結(jié)合總公司制度制定華南區(qū)合同管理制度，廣東區(qū)合同管理制度是結(jié)合本區(qū)當(dāng)前的實(shí)際情況，在原華南區(qū)制度基礎(chǔ)上修訂制定。并同時(shí)制定《合同管理權(quán)限及合同審查審批程序》?，F(xiàn)行制度建立統(tǒng)一授權(quán)、歸口把關(guān)、各負(fù)其責(zé)、相對(duì)集中的合同管理體制。公司所屬各地市公司、公司本部各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照各自的職責(zé)權(quán)限進(jìn)行合同的論證、審查、簽訂、履行、監(jiān)管等工作。

1.1建立統(tǒng)一管理、各負(fù)其責(zé)、相對(duì)集中的管理體制

改變?cè)瓉?lái)的多部門(mén)管理，按相對(duì)集中歸口把關(guān)、相對(duì)集中的方式管理。原來(lái)的由各主要業(yè)務(wù)部門(mén)各自承辦合同、審核合同、簽訂合同、履行合同的即做運(yùn)動(dòng)員、又做裁判員的模式，變?yōu)橄鄬?duì)集中統(tǒng)一管理后，成為現(xiàn)在的由公司所屬各地市公司、機(jī)關(guān)各處室應(yīng)嚴(yán)格按照各自的職責(zé)權(quán)限進(jìn)行合同的論證、審查、簽訂、履行、監(jiān)管等工作，形成職責(zé)清晰，工作明確、有效監(jiān)督、規(guī)范控制的合同管理體制。

制度明確規(guī)定訂立書(shū)面合同的標(biāo)準(zhǔn)要求。從基本環(huán)節(jié)控制風(fēng)險(xiǎn)。

1.2“各負(fù)其責(zé)”，嚴(yán)格“三項(xiàng)審查”制度

按照“事前預(yù)防、統(tǒng)一授權(quán)、相對(duì)集中管理、分專業(yè)審查把關(guān)、各負(fù)其責(zé)、全過(guò)程監(jiān)督”的原則，公司所有合同在簽訂之前，必須由各業(yè)務(wù)主管部門(mén)分別對(duì)合同項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)合理性、可行性、合法性、嚴(yán)密性、規(guī)范性、立項(xiàng)依據(jù)、資金渠道、技術(shù)質(zhì)量要求等方面進(jìn)行審查；公司法律部門(mén)及合同管理人員對(duì)合同的簽訂、履行、變更和終止等進(jìn)行統(tǒng)一管理和監(jiān)督。

公司簽訂合同實(shí)行分專業(yè)歸口審查、各負(fù)其責(zé)的管理體制，包括法律審查、專業(yè)技術(shù)審查、經(jīng)濟(jì)商務(wù)審查。對(duì)未履行三項(xiàng)審查及審批手續(xù)的全同，一律不得簽訂。

1.3公司合同審核以公司本部、地市分公司兩級(jí)為審核主體

針對(duì)銷售公司最基層單位人員工作性質(zhì)側(cè)重具體銷售業(yè)務(wù)，法律專業(yè)人員極少，工作管理中心不同于省、市級(jí)管理性公司的特點(diǎn)。將合同審核的管理性工作上移至省市級(jí)分公司，即減少基層工作負(fù)擔(dān)，又縮短合同審批流程、提高合同審批效率，符合各級(jí)工作側(cè)重點(diǎn)。

1.4加強(qiáng)新業(yè)務(wù)、高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目的法律審查

對(duì)于招投標(biāo)類合同、投資類高風(fēng)險(xiǎn)合同，公司制度明確規(guī)定：“立項(xiàng)、選商、談判、會(huì)審、簽訂的程序進(jìn)行。”“對(duì)合同項(xiàng)目進(jìn)行必要的考察、論證、落實(shí)資金渠道、項(xiàng)目計(jì)劃等保證合同全面履行的條件?！薄皩?duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資信情況進(jìn)行審查。”“進(jìn)行合同談判、組織招標(biāo)、投標(biāo)”。

1.5公司合同管理與招投標(biāo)工作緊密結(jié)合

廣東區(qū)公司招投標(biāo)管理制度規(guī)定：“招標(biāo)人應(yīng)與中標(biāo)人簽訂書(shū)面合同”。

廣東區(qū)公司充分發(fā)揮合同管理信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，在合同管理信息系統(tǒng)設(shè)置伊始，即將所有列入招標(biāo)類別的合同審查流程設(shè)置招投標(biāo)審核。所有相關(guān)合同，必須首先在合同管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行招投標(biāo)審核，達(dá)到招投標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)而未通過(guò)招投標(biāo)審核的合同將被退回，從而避免產(chǎn)生規(guī)避招標(biāo)、虛假招標(biāo)的情況發(fā)生。

2 合同管理信息化推廣

以制度做保障，積極、快速推動(dòng)合同信息化管理。

把合同管理進(jìn)行網(wǎng)上審查審批等內(nèi)容明確寫(xiě)入現(xiàn)行制度中。三省合并管理時(shí)期，合同數(shù)量大，公司合同管理工作也處于起步階段。但按上級(jí)公司的總體安排，借助于當(dāng)時(shí)的垂直管理、專業(yè)線分工的集中、統(tǒng)一特點(diǎn)，大力推動(dòng)合同管理全面網(wǎng)絡(luò)化、信息化的工作，積極組織多種形式的人員培訓(xùn)，強(qiáng)化合同信息系統(tǒng)的終端用戶使用。加強(qiáng)與當(dāng)時(shí)三省各專業(yè)線、各區(qū)域和各相關(guān)處室的溝通協(xié)調(diào)，各專業(yè)線從初期的不適應(yīng)信息管理方式至形成習(xí)慣、到支持認(rèn)可合同管理信息系統(tǒng)，認(rèn)識(shí)到管理三省各級(jí)合同，合同管理信息系統(tǒng)有著無(wú)法比擬的時(shí)間、空間優(yōu)勢(shì)，即節(jié)約人力物力成本，又提高工作效率。使公司成為當(dāng)時(shí)最早一批合同全面上線的企業(yè)之一，系統(tǒng)使用覆蓋廣東、福建、海南三省分公司，用戶數(shù)量超過(guò)550個(gè)，合同系統(tǒng)運(yùn)行合同管理范圍下至零售網(wǎng)點(diǎn)合同上至省級(jí)公司投資項(xiàng)目，合同運(yùn)行數(shù)量達(dá)30057份。

3 合同管理細(xì)致與效率平衡

作為一個(gè)大型企業(yè)，合同管理的細(xì)致性和對(duì)控制風(fēng)險(xiǎn)的高要求往往與合同簽訂效率相互制約。需要企業(yè)對(duì)合同管理審批環(huán)節(jié)的流程優(yōu)化常抓不懈。公司的流程優(yōu)化是從“娃娃”抓起的，基礎(chǔ)好，也更易治理。從合同流程設(shè)置伊始，便充分考慮到實(shí)際工作需要、工作效率要求，以滿足于瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)變化要求為目的。除重大合同外，合同審核流程簡(jiǎn)潔、無(wú)重復(fù)的專業(yè)技術(shù)性審核。公司重視做好平時(shí)的預(yù)防工作，避免頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳，日常治理的效果顯著。

合同管理信息系統(tǒng)初始化的早期，流程即是一級(jí)審核即可完成三項(xiàng)重要審查，效率高為特點(diǎn)。公司的現(xiàn)行管理制度同時(shí)也明確“歸口審查、各負(fù)其責(zé)”，在現(xiàn)在行制度的同時(shí)，也有明確的《合同審查權(quán)限及審查審批流程》，即避免了審查審批流程的事后確定的隨意性，也免于造成流程不定的相互推委。

區(qū)分不同類別、不同性質(zhì)、不同情況的合同，本著實(shí)際情況，按工作需要進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。關(guān)聯(lián)交易合同、有標(biāo)準(zhǔn)文本的合同 、對(duì)時(shí)限性要求高的合同，符合三項(xiàng)審查及審批要求為上限要求。一般只通過(guò)一級(jí)審核，少用二級(jí)審核，避免相同專業(yè)性、技術(shù)性重復(fù)審查。

使用標(biāo)準(zhǔn)文本、金額較小、對(duì)時(shí)限性要求高、法律關(guān)系簡(jiǎn)單的合同，如：公司主要產(chǎn)品銷售、主要產(chǎn)品采購(gòu)、零售網(wǎng)點(diǎn)銷售、零售網(wǎng)點(diǎn)維修、零售網(wǎng)點(diǎn)房屋租賃等合同，實(shí)行一級(jí)審查審批，只在二級(jí)分公司完成三項(xiàng)審查和審批即可簽訂，通常不同性質(zhì)的審核節(jié)點(diǎn)4個(gè)，在承辦人及時(shí)督辦的情況下，能夠在短時(shí)間內(nèi)完成所有審查審批環(huán)節(jié)并簽訂。對(duì)于其它法律關(guān)系簡(jiǎn)單的買賣、租賃、技術(shù)服務(wù)等合同審查審批合同審核節(jié)點(diǎn)總數(shù)一般為5個(gè)，金額小的4個(gè)。只有投資建設(shè)類的合同，法律關(guān)系復(fù)雜、金額大、無(wú)固定的標(biāo)準(zhǔn)文本，而實(shí)行二級(jí)審核，以嚴(yán)控各種風(fēng)險(xiǎn)。

日?？刂屏鞒萄娱L(zhǎng)，由于部分工作部門(mén)的內(nèi)部工作分工需要，時(shí)常有相關(guān)部門(mén)要求增加流程審核要求。日久天長(zhǎng)，流程便會(huì)逐漸加長(zhǎng)。為控制這一情況發(fā)生。公司流程變化、調(diào)整實(shí)行審核制，流程調(diào)整由主要負(fù)責(zé)人審批，方可增加。同時(shí)，不定時(shí)安排合同審核流程檢查瘦身。達(dá)到日常控制體重，效果好于超重后服藥減肥。

4 應(yīng)急合同審核控制

銷售企業(yè)面向市場(chǎng)，工作難免需要應(yīng)對(duì)“突發(fā)事件”，對(duì)時(shí)間及價(jià)格波動(dòng)異常敏感的合同也需要應(yīng)對(duì)這類“突發(fā)事件”。這客觀上造成了個(gè)別合同事前審核不充分，事后補(bǔ)辦。隨著公司規(guī)模擴(kuò)大，各類人員的加入，這類情況也隨之復(fù)雜。為控制這一情況，公司將其納入二級(jí)單位主要負(fù)責(zé)人的人事業(yè)績(jī)指標(biāo)考核范圍。自上而下，重視合同提前充分審批簽訂的必要性和重要性，最大限度減少這一情況發(fā)生幾率。

5 合同管理薄弱環(huán)節(jié)強(qiáng)化

履行控制，尋找最薄弱環(huán)節(jié)，明確職責(zé)。

篇5

一、工程項(xiàng)目市場(chǎng)合同信息化的現(xiàn)狀

在現(xiàn)代化工程項(xiàng)目管理中，企業(yè)越來(lái)越強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的集成，在工程項(xiàng)目中界面具有十分廣泛的意義，項(xiàng)目的各類系統(tǒng)，如目標(biāo)系統(tǒng)、技術(shù)系統(tǒng)、行為系統(tǒng)、組織系統(tǒng)等，他們的系統(tǒng)單元之間，以及系統(tǒng)與項(xiàng)目質(zhì)量、項(xiàng)目進(jìn)度、材料供應(yīng)、工程安全、外部環(huán)境之間都存在著復(fù)雜的界面。

然而，我們可以從不同的角度分析看看：

（一）項(xiàng)目的各類組織系統(tǒng)之間以及項(xiàng)目整個(gè)系統(tǒng)與外界環(huán)境系統(tǒng)之間存在復(fù)雜的管理界面。例如，政府主管部門(mén)、項(xiàng)目管理組織、承包商、材料供應(yīng)商等項(xiàng)目參建單位之間的工作往來(lái)形成了復(fù)雜的管理流程界面。

（二）在工程項(xiàng)目生命周期的各階段之間的管理流程界面。建設(shè)項(xiàng)目自可行性研究至設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)到施工、施工到驗(yàn)收，在這些界面的兩側(cè)的管理環(huán)境及參與單位都有著顯著的不同從而導(dǎo)致管理流程的差異，這些差異造成不同的工作、人員行為以及控制方針，從而形成了項(xiàng)目管理實(shí)施過(guò)程之間的管理流程界面。

（三）各管理子系統(tǒng)之間的職能管理流程界面。在建設(shè)項(xiàng)目的管理中，項(xiàng)目管理的各個(gè)職能以及各個(gè)管理部門(mén)在項(xiàng)目過(guò)程中形成一定的關(guān)系，互相依賴、互相影響，由于各子系統(tǒng)的功能不同、目標(biāo)不同，按其職能可將項(xiàng)目管理系統(tǒng)分解為進(jìn)度管理子系統(tǒng)、成本（投資）管理子系統(tǒng)、質(zhì)量管理子系統(tǒng)、合同管理子系統(tǒng)等，從而各個(gè)子系統(tǒng)之間構(gòu)成復(fù)雜的職能管理流程界面。

二、影響企業(yè)工程項(xiàng)目信息化的因素

（一）合同文件管理模塊：收集、整理合同管理工作中形成的有關(guān)資料以及其他一些與合同管理密切相關(guān)的資料，進(jìn)行合同文件的檢索、查詢、合同數(shù)據(jù)的輸入、修改等。其涉及的數(shù)據(jù)有：建設(shè)工程合同協(xié)議條款，建設(shè)工程合同條件，洽談、變更、明確雙方權(quán)利和義務(wù)的紀(jì)要、協(xié)議，招標(biāo)工程中標(biāo)通知書(shū)，投標(biāo)書(shū)，招標(biāo)文件，工程量清單，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和其他有關(guān)資料，技術(shù)要求等。

（二）合同條款檢索模塊：可對(duì)各類合同條款進(jìn)行檢索，以便監(jiān)督合同的履行和合同的實(shí)現(xiàn)。合同條款檢索可分為無(wú)條件檢索和有條件檢索，無(wú)條件檢索是按合同條款的自然順序進(jìn)行檢索；有條件檢索是按使用者所選擇的條件進(jìn)行檢索查詢。選擇條件可分為：條款檢索、條款項(xiàng)檢索和主題詞檢索。

（三）合同管理模塊：它主要涉及的數(shù)據(jù)是在工程建設(shè)中，關(guān)于工程質(zhì)量、費(fèi)用、進(jìn)度等方面的信息。它分為合同實(shí)施控制子模塊，合同變更管理子模塊，索賠管理子模塊。合同實(shí)施控制子模塊：主要是對(duì)工程質(zhì)量、費(fèi)用、進(jìn)度等方面信息進(jìn)行分析和實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，將合同實(shí)施結(jié)果與合同計(jì)劃目標(biāo)對(duì)比，找出兩者之間存在的差異，從而及時(shí)調(diào)整合同實(shí)施計(jì)劃。合同變更管理子模塊：對(duì)工程施工過(guò)程中經(jīng)常發(fā)生的合同變更，可自動(dòng)生成變更清單，計(jì)算變更費(fèi)用，生成變更詳情表，計(jì)算變更凈值，以及變更與原合同的對(duì)照表，并及時(shí)反映變更后的總投資變化情況。合同索賠管理子模塊：主要包括索賠證據(jù)管理，索賠鑒別管理，索賠計(jì)算管理，索賠文件管理及有關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理等，為管理人員提供有關(guān)收集、查詢、加工、更新有關(guān)索賠的各類工程數(shù)據(jù)的服務(wù)，提供索賠意向通知書(shū)，索賠報(bào)告，進(jìn)行索賠計(jì)算等。

三、如何強(qiáng)化信息化管理建設(shè)

（一）合同在建設(shè)項(xiàng)目管理過(guò)程中正在發(fā)揮越來(lái)越重要的作用，具體來(lái)講，合同在建設(shè)項(xiàng)目管理過(guò)程中的地位和作用主要體現(xiàn)在如下三個(gè)方面：

1、合同是建設(shè)項(xiàng)目管理的核心。任何一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施，都是通過(guò)簽訂一系列的承發(fā)包合同來(lái)實(shí)現(xiàn)的。通過(guò)對(duì)承包內(nèi)容、范圍、價(jià)款、工期和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等合同條款的制訂和履行，業(yè)主和承包商可以在合同環(huán)境下調(diào)控建設(shè)項(xiàng)目的運(yùn)行狀態(tài)。通過(guò)對(duì)合同管理目標(biāo)責(zé)任的分解，可以規(guī)范項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的內(nèi)部職能，緊密圍繞合同條款開(kāi)展項(xiàng)目管理工作。

2、施工合同是承發(fā)包雙方履行義務(wù)、享有權(quán)利的法律基礎(chǔ)。為保證建設(shè)項(xiàng)目的順利實(shí)施，通過(guò)明確承發(fā)包雙方的職責(zé)、權(quán)利和義務(wù)，可以合理分?jǐn)偝邪l(fā)包雙方的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)，建設(shè)工程合同通常界定了承發(fā)包雙方基本的權(quán)利義務(wù)關(guān)系。

如發(fā)包方必須按時(shí)支付工程進(jìn)度款，及時(shí)參加隱蔽工程驗(yàn)收和中間驗(yàn)收，及時(shí)組織工程竣工驗(yàn)收和辦理竣工結(jié)算等。承包方則必須按施工圖紙和批準(zhǔn)的施工組織設(shè)計(jì)組織施工，向業(yè)主提供符合約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的建筑產(chǎn)品等。

3、合同是處理建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中各種爭(zhēng)執(zhí)和糾紛的法律證據(jù)。建設(shè)項(xiàng)目由于建設(shè)周期長(zhǎng)、合同金額大、參建單位眾多和項(xiàng)目之間接口復(fù)雜等特點(diǎn)。在合同履行過(guò)程中，業(yè)主與承包商之間、不同承包商之間、承包商與分包商之間以及業(yè)主與材料供應(yīng)商之間不可避免地產(chǎn)生各種爭(zhēng)執(zhí)和糾紛。而調(diào)處這些爭(zhēng)執(zhí)和糾紛的主要尺度和依據(jù)應(yīng)是承發(fā)包雙方在合同中事先做出的各種約定和承諾，如合同的索賠與反索賠條款、不可抗力條款、合同價(jià)款調(diào)整變更條款等等。。

（二）大型建設(shè)項(xiàng)目合同管理流程的構(gòu)建步驟

1、為了保證建設(shè)項(xiàng)目合同管理的成功實(shí)施，必須建立一套高效的管理流程體系，而一個(gè)理想的流程體系結(jié)構(gòu)應(yīng)該滿足以下兩個(gè)條件；（1）流程同步，指流程應(yīng)具備在質(zhì)量、數(shù)量、時(shí)間等方面準(zhǔn)確滿足建設(shè)項(xiàng)目合同目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的能力。（2）流程高效，是用總的流程成本來(lái)計(jì)算，理想水平是用盡可能低的成本來(lái)保證項(xiàng)目信息流程、資金流、物資流的運(yùn)轉(zhuǎn)。

篇6

經(jīng)濟(jì)合同是指法人、其他經(jīng)濟(jì)組織，個(gè)體工商戶、承包經(jīng)營(yíng)戶之間，為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的、明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而訂立的合同。目前已成為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下各單位之間來(lái)往最重要、最常見(jiàn)的契約形式。合同不僅是商業(yè)關(guān)系的表達(dá)，更具有法律效力。加強(qiáng)合同管理，不僅實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部控制需求，更有利于進(jìn)一步提高醫(yī)院管理水平，維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益。

1審計(jì)合同管理存在問(wèn)題

集團(tuán)中心審計(jì)部于2016年9～10月對(duì)中心（集團(tuán)）各院區(qū)2015年簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，包括設(shè)備采購(gòu)、物資采購(gòu)、建筑工程、設(shè)備維保、總務(wù)類等進(jìn)行審計(jì)，主要采取合同登記審閱，財(cái)務(wù)查賬，付款逐筆核實(shí)，倉(cāng)庫(kù)調(diào)查到貨入庫(kù)情況等方式，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的合理性、合法性、完整性及合同條款的執(zhí)行情況，款項(xiàng)的支付情況等方面進(jìn)行審核。審計(jì)出集團(tuán)各院區(qū)合同管理存在的問(wèn)題。（1）合同簽訂不夠規(guī)范。審計(jì)部門(mén)對(duì)合同審閱時(shí)發(fā)現(xiàn)，存在個(gè)別10萬(wàn)元以上的零星工程合同沒(méi)有寫(xiě)明施工期間，且無(wú)保修期約定；合同文本沒(méi)有簽訂日期、沒(méi)有簽約人簽字；個(gè)別總務(wù)物資采購(gòu)合同文本重要條款空白或與會(huì)簽單上內(nèi)容不一致等欠規(guī)范的情況。（2）合同文檔編碼不統(tǒng)一，文檔查閱不便。各職能部門(mén)合同各自管理，各院區(qū)各部門(mén)合同編碼沒(méi)有統(tǒng)一制定，較為混亂。例如各院區(qū)的合同編碼仍然延續(xù)集團(tuán)合并前的編碼方式，集團(tuán)化后沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一，院區(qū)內(nèi)的總務(wù)合同也沒(méi)有統(tǒng)一編碼，整體比較散亂。合同歸檔采用手工歸檔，所有履行完成的經(jīng)濟(jì)合同均以紙質(zhì)形式存檔，使得查閱合同費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下。（3）合同會(huì)簽進(jìn)程、付款進(jìn)度等難以控制。由于合同會(huì)簽參與的部門(mén)及人數(shù)較多，一份合同簽訂往往需要消耗很長(zhǎng)時(shí)間，而且難以追蹤具體已簽至哪個(gè)部門(mén)，需要逐個(gè)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)系，付款簽字流程同樣需要長(zhǎng)時(shí)間簽字流轉(zhuǎn)，效率較低且流程監(jiān)管困難。（4）存在合同到期沒(méi)有續(xù)約情況，無(wú)預(yù)警機(jī)制。存在部分房租收款合同沒(méi)有續(xù)簽仍然出租，部門(mén)維保合同沒(méi)有續(xù)簽導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備存在運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。由于合同數(shù)量大，單純靠傳統(tǒng)辦公軟件很難保證所有合同簽約時(shí)間都能銜接的很好。

2針對(duì)合同管理審計(jì)問(wèn)題解決思路

針對(duì)審計(jì)部門(mén)提出的合同簽訂不規(guī)范、編碼不統(tǒng)一等一系列合同管理中存在的問(wèn)題，我們組織相關(guān)人員與2016年11月參觀學(xué)習(xí)三門(mén)核電站的合同管理系統(tǒng)，了解了該系統(tǒng)運(yùn)行流程以及相應(yīng)的查詢統(tǒng)計(jì)功能，一致認(rèn)為合同管理系統(tǒng)上線基本能解決目前醫(yī)院合同管理中存在的問(wèn)題，于是2016年年底集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)層決定與用友公司繼續(xù)合作，在原有的ERP系統(tǒng)中增加合同管理模塊，由系統(tǒng)幫助構(gòu)建一些常用合同文本，并實(shí)現(xiàn)合同流程審查、變更記錄、文檔保存、文檔查閱、預(yù)警提示、聯(lián)查采購(gòu)入庫(kù)付款等功能。

3用友ERP合同管理模塊應(yīng)用

（1）提供合同標(biāo)準(zhǔn)模板，統(tǒng)一合同編碼。針對(duì)審計(jì)提出的合同簽訂不夠規(guī)范以及合同文檔編碼不統(tǒng)一的問(wèn)題，合同管理系統(tǒng)提供了合同的標(biāo)準(zhǔn)模版，合同起草部門(mén)只需要輸入合同基本要素，使合同得到全集團(tuán)統(tǒng)一、集中化管理。如果沒(méi)有符合的文本，系統(tǒng)可以自定義模板，模板按需求設(shè)計(jì)好后可以保存為標(biāo)準(zhǔn)模板，方便以后直接調(diào)取使用；如果該合同模板已經(jīng)不存在使用的意義，可以選擇永久刪除。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)編碼自動(dòng)生成，解決了各部門(mén)合同編號(hào)方式方法不統(tǒng)一，編碼混亂的問(wèn)題。（2）實(shí)現(xiàn)信息跟蹤功能。針對(duì)審計(jì)提出的合同會(huì)簽進(jìn)程、付款進(jìn)度等難以控制的問(wèn)題，合同管理系統(tǒng)從以下幾個(gè)方面予以解決：①系統(tǒng)可記錄合同的每一次變更及變更原因，使合同變更實(shí)現(xiàn)全程可追溯。②系統(tǒng)可對(duì)合同審批流程進(jìn)行跟蹤，申請(qǐng)人可是隨時(shí)查看合同審批進(jìn)度。③系統(tǒng)可對(duì)合同收支款項(xiàng)進(jìn)行跟蹤，收付款系統(tǒng)發(fā)生收付業(yè)務(wù)時(shí)系統(tǒng)會(huì)將款項(xiàng)發(fā)生時(shí)間及金額反寫(xiě)至合同管理模塊，實(shí)現(xiàn)全程款項(xiàng)信息跟蹤。（3）實(shí)現(xiàn)合同快速查詢審閱功能。針對(duì)審計(jì)提出的文檔查詢不便的問(wèn)題，合同管理系統(tǒng)提供使用者可按合同編碼、合同名稱、供應(yīng)商代碼或名稱、經(jīng)辦人工號(hào)、合同狀態(tài)等進(jìn)行查詢合同，可查看該合同的所有詳細(xì)信息及審批狀態(tài)變更信息等，也可下載打印該合同功能，相比傳統(tǒng)手工查閱紙質(zhì)版合同省時(shí)省力。（4）實(shí)現(xiàn)預(yù)警提示功能并控制付款總額。針對(duì)審計(jì)提出的合同續(xù)約沒(méi)有預(yù)警機(jī)制的問(wèn)題，合同管理系統(tǒng)對(duì)即將到期的收款或者付款合同，系統(tǒng)會(huì)給予提醒，確保合同順利續(xù)約。另外合同管理系統(tǒng)與采購(gòu)管理、應(yīng)付系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，對(duì)設(shè)備采購(gòu)以及合同的付款進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)付款總額進(jìn)行控制，一旦超額系統(tǒng)就不允許付款。（5）實(shí)現(xiàn)審核權(quán)限界定功能。系統(tǒng)按部門(mén)及經(jīng)濟(jì)合同類型設(shè)置審批流，并將關(guān)鍵簽署人單獨(dú)作為一個(gè)字段填寫(xiě)，院辦在審核流程完成后最后蓋章時(shí)再次確認(rèn)關(guān)鍵簽署人是否已簽字，嚴(yán)把審核關(guān)。（6）實(shí)現(xiàn)與其他模塊關(guān)聯(lián)整合功能。目前合同管理系統(tǒng)已與物資管理、總賬系統(tǒng)整合，可以通過(guò)聯(lián)查，對(duì)采購(gòu)合同標(biāo)的物的采購(gòu)、入庫(kù)、付款情況進(jìn)行跟蹤追溯，實(shí)現(xiàn)資源整合。（7）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能。通過(guò)系統(tǒng)對(duì)合同內(nèi)容、付款情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，大大減輕職工的工作量，使其從繁瑣的統(tǒng)計(jì)事務(wù)中解脫出來(lái)，更加高效高質(zhì)量地為管理決策提供數(shù)據(jù)支撐。

4用友ERP合同管理系統(tǒng)后期規(guī)劃

2017年4月起，用友公司對(duì)集團(tuán)及各院區(qū)經(jīng)濟(jì)類合同相關(guān)部門(mén)進(jìn)行了操作培訓(xùn)，大家對(duì)該模塊逐漸適應(yīng)并熟練使用相應(yīng)功能，截止7月，共計(jì)有140份合同錄入系統(tǒng)。為了使系統(tǒng)更加人性化，更加完善，集團(tuán)與用友公司協(xié)商對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行后期規(guī)劃。（1）合同管理與移動(dòng)報(bào)銷系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，進(jìn)行合同的移動(dòng)端審批并開(kāi)通短信通知接口。目前集團(tuán)正在與紅橘公司聯(lián)合開(kāi)發(fā)移動(dòng)APP報(bào)銷，為了實(shí)現(xiàn)合同管理能隨時(shí)隨地審核查閱，后期合同管理系統(tǒng)將會(huì)與移動(dòng)APP報(bào)銷系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)手機(jī)端審批查閱合同，并且在合同進(jìn)入審批流后，下游審核人員會(huì)收到短信通知。（2）合同管理與采購(gòu)管理模塊進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備采購(gòu)的監(jiān)控。ERP采購(gòu)管理物資模塊已正式上線使用，將合同管理模塊與物資模塊關(guān)聯(lián)可實(shí)現(xiàn)物資從合同訂立到采購(gòu)入庫(kù)數(shù)量、單價(jià)、型號(hào)等是否與合同一致等由系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控。（3）合同管理系統(tǒng)與預(yù)算相關(guān)聯(lián)。合同管理系統(tǒng)按照合同簽訂年限，將各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)合同按照系統(tǒng)設(shè)置的預(yù)算項(xiàng)目自動(dòng)歸類，預(yù)算管理員可以直接從合同管理系統(tǒng)中讀取下一年度醫(yī)療設(shè)備維保費(fèi)等項(xiàng)目的預(yù)算，也可以獲取大額資金付款項(xiàng)目。

篇7

二、加強(qiáng)合同管理的組織機(jī)構(gòu)與制度建設(shè)，豐富企業(yè)信用建設(shè)內(nèi)涵

前面已經(jīng)提到，企業(yè)的信用建設(shè)的重要路徑就是合同管理，二者都是企業(yè)內(nèi)部管理與控制的重要組成部分。在實(shí)際的工作中，企業(yè)的信用建設(shè)與合同管理是密不可分的，后者為前者提供了強(qiáng)大的支撐。在合同管理方面，企業(yè)首先要堅(jiān)持組織機(jī)構(gòu)、相關(guān)部門(mén)的建設(shè)，構(gòu)建完整、有效的組織體系，打造一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍；其次，企業(yè)要建立健全合同管理規(guī)章制度，形成周密的制度化機(jī)制，為日常合同管理及應(yīng)急工作提供基礎(chǔ)保證。在合同管理組織機(jī)構(gòu)建設(shè)與制度建設(shè)的基礎(chǔ)上，企業(yè)的信用建設(shè)才能不斷取得進(jìn)步。

例如，眾所周知，組織機(jī)構(gòu)的建設(shè)是創(chuàng)建“重合同守信用”企業(yè)的組織保證。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)必須進(jìn)一步強(qiáng)化了對(duì)信用、合同工作的組織管理，要?jiǎng)?chuàng)建以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為核心的多層次的合同管理組織體系，由企業(yè)核心領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)分工負(fù)責(zé)，形成層次分明的組織管理體系。另外，要根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際情況，組建一支兼職合同管理員隊(duì)伍，并對(duì)其開(kāi)展專業(yè)的培訓(xùn)，形成企業(yè)合同管理由管理機(jī)構(gòu)具體負(fù)責(zé)和管理人員經(jīng)辦負(fù)責(zé)的有效運(yùn)行機(jī)制。只有這樣，企業(yè)的合同信用管理機(jī)構(gòu)才能不斷健全，合同管理人員才能逐步到位，企業(yè)的整個(gè)信用合同管理架構(gòu)也可以基本確立，從而為企業(yè)信用建設(shè)提供強(qiáng)大的基礎(chǔ)保障。

三、堅(jiān)持“流程化”與“標(biāo)準(zhǔn)化”合同管理，夯實(shí)企業(yè)信用基礎(chǔ)

企業(yè)經(jīng)營(yíng)、發(fā)展過(guò)程中的每一份合同，都是企業(yè)信用記錄的展示，都會(huì)成為企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的規(guī)范與參照。也就是說(shuō)，企業(yè)的合同管理其實(shí)就是企業(yè)信用建設(shè)的外延，合同管理的好壞直接影響信用體系建設(shè)的成敗。首先，企業(yè)要開(kāi)展“流程化”合同管理，即將合同的執(zhí)行、落實(shí)作為一個(gè)系統(tǒng)工程，切實(shí)提升合同管理的效能與效率，彰顯企業(yè)的執(zhí)行能力，為信用積累提供依據(jù)；其次，合同管理要堅(jiān)持“標(biāo)準(zhǔn)化”原則，即合同的管理、操作應(yīng)該嚴(yán)格依照標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)章完成，這樣才能體現(xiàn)合同管理的科學(xué)化水平。

例如，企業(yè)要在嚴(yán)格執(zhí)行合同管理制度的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持信用建設(shè)，將合同的執(zhí)行與財(cái)務(wù)部門(mén)的工作對(duì)接起來(lái)，形成上下聯(lián)動(dòng)的管理機(jī)制，切實(shí)保障合同管理的有效、有序。此外，要努力做好合同監(jiān)管工作，要突出重點(diǎn)，加強(qiáng)監(jiān)管，摒棄過(guò)去那種對(duì)合同的訂立、履行和糾紛處理的全面監(jiān)管模式。企業(yè)要把有限的監(jiān)管力量集中到對(duì)合同的重點(diǎn)監(jiān)管和查處上來(lái)，形成以合同監(jiān)管、管理帶動(dòng)企業(yè)信用建設(shè)的有效機(jī)制，不斷改善企業(yè)的信用狀況。總之，企業(yè)將“流程化”、“標(biāo)準(zhǔn)化”的合同管理納入到信用體系建設(shè)的進(jìn)程中，既是企業(yè)內(nèi)部控制的需要，也是企業(yè)培育核心競(jìng)爭(zhēng)力的需要。

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二、合同管理信息化可以實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目合同管理處于實(shí)時(shí)監(jiān)控狀態(tài)。

傳統(tǒng)合同管理模式往往僅關(guān)注事前審查程序是否完善，合同簽訂前的法律風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)合同履行過(guò)程中、后的管理無(wú)人跟蹤和監(jiān)控。建立合同管理信息化系統(tǒng)，可為項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)事前、事中、事后，全面、動(dòng)態(tài)監(jiān)管合同，例如事前審批職能明確，固化各環(huán)節(jié)審查風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，對(duì)合同中涉及法律問(wèn)題的如工期、價(jià)款及支付方式、違約金、履約保證金、爭(zhēng)議管轄法院的選擇等，都有明確的約定和要求。“事中”實(shí)時(shí)監(jiān)控合同履行狀態(tài)，合同額是合約人員填入，通過(guò)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)使系統(tǒng)自動(dòng)提醒每一合同履行節(jié)點(diǎn)，實(shí)時(shí)自動(dòng)收集進(jìn)入系統(tǒng)的合同資料、完善合同資料歸檔工作，“事后”與訴訟、仲裁等專項(xiàng)法律事務(wù)系統(tǒng)銜接、實(shí)現(xiàn)聯(lián)運(yùn)管理。

三、合同管理信息化，可以實(shí)現(xiàn)開(kāi)發(fā)、成本、施工、材料、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)管理。

傳統(tǒng)合同管理模式由于只注重事前合同文本審批，缺乏多角度業(yè)務(wù)審查以及事中與事后監(jiān)管手段，導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)際成本與計(jì)劃成本，資金支出與收入，貨物的入庫(kù)與出庫(kù)等履行情況未能及時(shí)反映到相應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。而合同管理信息化系統(tǒng)可以成為其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的主要互聯(lián)通道，如投資管理系統(tǒng)與招投標(biāo)管理系統(tǒng)，兩者作為合同管理的前端管理流程，與合同管理系統(tǒng)緊密結(jié)合，從投資和招標(biāo)立項(xiàng)、合同審批到合同正式成立、履行，全流程監(jiān)控企業(yè)投資、招標(biāo)行為的法律風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)為項(xiàng)目成本、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)。通過(guò)每個(gè)合同履行節(jié)點(diǎn)，分析出項(xiàng)目計(jì)劃成本的實(shí)際成本情況，成本的對(duì)比也可通過(guò)系統(tǒng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，隨時(shí)查看項(xiàng)目成本的控制情況。每個(gè)合同的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)也可直接采集，并復(fù)核產(chǎn)生的財(cái)務(wù)憑證，使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、庫(kù)存數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)保持一致，達(dá)到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的高度統(tǒng)一，每個(gè)合同應(yīng)付款及賬款可以迅速地反應(yīng)出來(lái)，企業(yè)債權(quán)、債務(wù)更明晰，及早發(fā)現(xiàn)資金缺口，及時(shí)應(yīng)對(duì)，這樣我們可以避免許多不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛。

四、合同管理信息化可以提高合同審查、審批效率，節(jié)約管理成本。

傳統(tǒng)合同管理模式中一個(gè)合同從審批到簽訂，最少都要二、三天時(shí)間，項(xiàng)目合同如今雖然也可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)郵件傳輸，消除了物理距離的限制，但在合同審批中各職能部門(mén)的風(fēng)險(xiǎn)審查難以溝通，一些合同中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題重復(fù)提出。而進(jìn)行了合同管理信息化后，這些問(wèn)題都可以解決，合同信息化利用信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，不僅提高了傳輸速度，有效節(jié)約時(shí)間，同時(shí)，文本實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，實(shí)現(xiàn)了部門(mén)聯(lián)動(dòng)，減少了部門(mén)審查核對(duì)時(shí)間，提高了工作效率。通過(guò)信息系統(tǒng)，相關(guān)業(yè)務(wù)人員可以從大量的信息收集、文件制作、資料整理等事務(wù)中解放出來(lái)，將大部分時(shí)間投入到專業(yè)分析等業(yè)務(wù)工作中，將進(jìn)一步優(yōu)化管理，節(jié)約管理成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。

五、合同管理信息化能夠科學(xué)高效管理合同數(shù)據(jù)，及時(shí)反映項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)狀況。

傳統(tǒng)合同管理模式中由于缺少一個(gè)系統(tǒng)的信息化管理手段的支持，很難及時(shí)真實(shí)反饋相關(guān)數(shù)據(jù)，也無(wú)法通過(guò)數(shù)據(jù)反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中一些真實(shí)狀況。通過(guò)合同管理信息化系統(tǒng)，可以科學(xué)高效地管理合同信息數(shù)據(jù)。項(xiàng)目合同中每個(gè)系統(tǒng)都要有預(yù)警數(shù)據(jù)線，項(xiàng)目成本超出報(bào)警、項(xiàng)目超付款報(bào)警、項(xiàng)目欠付款數(shù)額達(dá)一定比例報(bào)警等等，這些信息數(shù)據(jù)多角度反映項(xiàng)目合同管理情況，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)和預(yù)警法律風(fēng)險(xiǎn)，能預(yù)知風(fēng)險(xiǎn)，及早制定對(duì)策，出現(xiàn)糾紛時(shí)盡早介入，努力化解矛盾。從而使合同管理信息化在防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)中發(fā)揮著重大的作用。

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中圖分類號(hào)：C35 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

正文部分：

1.背景

目前，中原公司的合同類型較多、涉及范圍較廣，公司的各類合同分別由各個(gè)執(zhí)行部門(mén)各自負(fù)責(zé)，包括合同文本的起草、評(píng)審、談判、簽訂、履行等。自去年公司組織機(jī)構(gòu)調(diào)整后，進(jìn)一步明確了合同部作為公司合同統(tǒng)一歸口管理部門(mén)，過(guò)去的一年當(dāng)中，相繼升版和編制了制度和程序，使用了一些信息化的手段，在一定程度上統(tǒng)一和規(guī)范現(xiàn)在公司的合同管理。這些制度和程序也執(zhí)行了一段時(shí)間，各個(gè)部門(mén)也提出了一些意見(jiàn)和建議，而這些意見(jiàn)和建議還是需要在執(zhí)行過(guò)程當(dāng)中不需要不斷地結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行修改和完善，以便持續(xù)提高公司的合同管理整體水平。

2.合同管理的現(xiàn)況

2.1制度和規(guī)定：目前公司的合同管理制度和規(guī)定分為兩個(gè)層面：

一是公司層面的合同管理制度，公司的合同歸口管理由合同部負(fù)責(zé)，目前，關(guān)于合同管理的公司層面制度有兩個(gè)，分別為《中原公司合同管理規(guī)定》和《中原公司重大合同評(píng)審和備案管理規(guī)定》。

二是項(xiàng)目層面的合同管理程序，是根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)和實(shí)際情況編制的。

2.2管理現(xiàn)狀：按照合同類型分別介紹如下：

2.2.1第一類 完全授權(quán)管理的合同，這包括人力資源合同和物業(yè)的租賃合同。這些合同分別由人力資源部和物業(yè)經(jīng)營(yíng)部全權(quán)管理，負(fù)責(zé)合同管理的所有事宜。

2.2.2第二類 實(shí)行備案管理的合同，主要是公司駐外機(jī)構(gòu)簽訂的合同，包括上海采購(gòu)經(jīng)理部和恰希瑪現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)理部，實(shí)行備案管理。

2.2.3第三類 歸口管理的合同?，F(xiàn)簡(jiǎn)要說(shuō)明一下這類合同管理過(guò)程，詳見(jiàn)下面流程圖：

環(huán)節(jié) 流程圖

合同評(píng)審

合同會(huì)簽

合同備案

3.優(yōu)化和建議

結(jié)合目前公司合同管理的現(xiàn)狀，調(diào)研了合同部和相關(guān)部門(mén)的一些建議和意見(jiàn)，在此基礎(chǔ)上，對(duì)以后如何進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范公司合同管理，進(jìn)行了較為深刻的分析，并提出了優(yōu)化和建議，具體如下：

3.1信息化

公司總部、恰?，敩F(xiàn)場(chǎng)經(jīng)理部、上海采購(gòu)經(jīng)理部以及阿爾及利亞等其他駐外機(jī)構(gòu)，分處異地，形成了空間的分離，對(duì)整個(gè)公司的合同管理造成了一定困難?？梢酝ㄟ^(guò)信息化對(duì)合同管理從合同起草、文本管理、合同評(píng)審、審批、合同簽訂、結(jié)算安排、執(zhí)行進(jìn)展、合同變更、到實(shí)際結(jié)款以及對(duì)合同結(jié)款情況統(tǒng)計(jì)分析的進(jìn)行全方位管理。合同的管理流程都需要通過(guò)信息化來(lái)固化，合同管理信息化除了要將原先大量的紙質(zhì)資料電子化，從而固化流程、解決工作量大的問(wèn)題，還應(yīng)能夠?qū)贤邪氖袌?chǎng)信息進(jìn)行深層次的信息統(tǒng)計(jì)分析。

目前公司的合同管理主要是根據(jù)企業(yè)內(nèi)部職能的分工，然后由不同的部門(mén)各自負(fù)責(zé)合同的不同內(nèi)容，這樣的管理模式給企業(yè)帶來(lái)了諸多不便，合同內(nèi)容管理太分散，很容易導(dǎo)致合同的后期實(shí)施跟進(jìn)情況得不到及時(shí)準(zhǔn)確的跟蹤記錄，并且當(dāng)企業(yè)管理層要查看合同的整體情況也耗費(fèi)一定的時(shí)間精力，這于企業(yè)的合同管理信息化顯得不匹配。因此，通過(guò)信息化的手段建立一個(gè)統(tǒng)一的管理平臺(tái)來(lái)對(duì)公司合同進(jìn)行統(tǒng)一管理已經(jīng)勢(shì)在必行。

3.2分類分級(jí)管理

中原公司同時(shí)涉及工程、物業(yè)、國(guó)際貿(mào)易等多個(gè)行業(yè)，因此也就造成了合同類型多而雜。包括了工程設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、調(diào)試、設(shè)備采購(gòu)、勞動(dòng)、租賃、修繕等多種合同。如何對(duì)合同進(jìn)行分類分級(jí)管理，就顯得尤為重要。在此，建議現(xiàn)有的合同分類的基礎(chǔ)上，繼續(xù)進(jìn)行科學(xué)合理的細(xì)化和分類，比如對(duì)于人力資源部的勞動(dòng)合同、物業(yè)經(jīng)營(yíng)部的租賃合同，是可以完全授權(quán)由人力資源部和物業(yè)經(jīng)營(yíng)部進(jìn)行合同管理；對(duì)于上海采購(gòu)經(jīng)理部的設(shè)備采購(gòu)類合同，根據(jù)重要性的不同，分別采取參與招投標(biāo)等合同簽訂過(guò)程、監(jiān)督檢查合同管理過(guò)程、合同信息備案等手段進(jìn)行合同管理；對(duì)于民用工程類的合同，可進(jìn)行流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，尤其是合同的評(píng)審和審批；對(duì)于核工程類的合同，在流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上進(jìn)行重點(diǎn)的、全過(guò)程的管理。

3.3加強(qiáng)合同評(píng)審和審批

不少合同風(fēng)險(xiǎn)，主要還是集中的合同簽訂前的過(guò)程當(dāng)中，而想要規(guī)避這些潛在的風(fēng)險(xiǎn)，合同的評(píng)審和審批是兩個(gè)最重要的環(huán)節(jié)。也正是因?yàn)槿绱?，在過(guò)去的一年里，合同部作為合同歸口管理部門(mén)，正在逐漸加強(qiáng)合同評(píng)審和審批，并通過(guò)信息資料部的配合，使這兩個(gè)流程環(huán)節(jié)固化了下來(lái)。但是，還是存在著很多細(xì)節(jié)的問(wèn)題，比如軟件不夠人性化、流程需要進(jìn)一步明確和清晰、評(píng)審的方式和形式比較單一等。這些問(wèn)題必須隨著合同制度的不斷完善、合同管理經(jīng)驗(yàn)的不斷增加得到解決。一是要逐步升級(jí)合同管理軟件或引進(jìn)新軟件；二是結(jié)合合同管理軟件和實(shí)際情況進(jìn)一步明確合同評(píng)審和審批的流程；三是要豐富合同評(píng)審的方式方法，如針對(duì)重大的合同進(jìn)行會(huì)議評(píng)審等。

3.4合同專用章需要統(tǒng)一歸口管理

目前，盡管合同的歸口管理部門(mén)是合同部，但是公司所有印章管理由辦公室負(fù)責(zé)，公司印章的管理制度也是由辦公室編制和負(fù)責(zé)解釋的。在一定程度上，造成了合同專用章使用和權(quán)限的不一致。因此，對(duì)于合同專用章需要有一個(gè)統(tǒng)一的管理和標(biāo)準(zhǔn)?？紤]到《中原公司授權(quán)管理規(guī)定》規(guī)定較為明確，且經(jīng)過(guò)公司辦公會(huì)討論后確定的，建議按照這一規(guī)定使用合同專用章和修改相應(yīng)的印章管理制度或程序，以便保持合同專用章的使用一致和制度的統(tǒng)一。

3.5合同文本的標(biāo)準(zhǔn)化

中原公司合同管理嚴(yán)格來(lái)說(shuō)是從2014年開(kāi)始的，到目前為止已有10年。隨著中原公司合同管理水平的不斷提高，參考國(guó)家的法律法規(guī)和相應(yīng)的示范文本，結(jié)合自身的實(shí)際情況，逐步的出臺(tái)中原公司自己的合同示范文本應(yīng)該說(shuō)一個(gè)趨勢(shì)。這么做的意義有以下幾點(diǎn)好處：

1.最大限度的保護(hù)中原公司的利益，規(guī)避潛在的合同風(fēng)險(xiǎn)。

中原有了自己的合同范本后，各個(gè)部門(mén)會(huì)更加熟悉和很快的掌握合同從簽訂到履行、變更直至終止的各項(xiàng)合同條款、盡早識(shí)別和規(guī)避其中合同風(fēng)險(xiǎn)，避免公司遭受不必要的損失

2.便于合同管理，包括合同評(píng)審、審批、履行、變更和爭(zhēng)議的解決等。

3.減小合同管理的難度和加大合同管理的深度。

其實(shí)，建立合同范本的難度應(yīng)該說(shuō)并不是很大，比如設(shè)備采購(gòu)、物業(yè)租賃以及一些合同已經(jīng)有了自己的合同范本，可以根據(jù)合同不同類型，由合同各個(gè)執(zhí)行部門(mén)和合同歸口管理部門(mén)共同編制公司各類合同的合同范文，再逐步完善。

3.6對(duì)駐外機(jī)構(gòu)的合同管理

對(duì)于駐外機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)的各類合同，包括采購(gòu)經(jīng)理部、現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)理部等，由于受地域條件和總部人員配置限制，比如采購(gòu)經(jīng)理部設(shè)在上海，下設(shè)有合同、計(jì)劃、質(zhì)保及相關(guān)專業(yè)等多個(gè)部門(mén)，人員配備比較完善。且在以往過(guò)程當(dāng)中都是由公司領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)，合同的訂立和實(shí)施是由采購(gòu)部自行實(shí)施，合同部并沒(méi)有進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的管理。目前，對(duì)于這部分合同主要是實(shí)行的是備案管理，即將合同的信息定期向總部備案，屬于事后的管理，可見(jiàn)備案管理的力度和深度是有限的。

從宏觀上分析來(lái)看，駐外機(jī)構(gòu)涉及的合同，主要還是上海采購(gòu)經(jīng)理部負(fù)責(zé)的設(shè)備以及備品備件等采購(gòu)合同，涉及金額大，部分設(shè)備制造周期比較長(zhǎng)，對(duì)工程進(jìn)展有重大影響，同時(shí)也是影響中原公司主要的經(jīng)濟(jì)效益的因素。建議采取以下方法對(duì)這部分合同進(jìn)行管理：

第一，繼續(xù)實(shí)行備案管理，保證合同信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性；

第二，對(duì)于重要設(shè)備的采購(gòu)，所占金額比較大、工期較長(zhǎng)等重要設(shè)備，比如主合同規(guī)定的25項(xiàng)重要設(shè)備，可以參與這些設(shè)備的招標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)、合同談判等合同訂立的過(guò)程。對(duì)于甚至于特別重要的關(guān)鍵設(shè)備，如壓力容器、主泵、蒸發(fā)器等可參與設(shè)備見(jiàn)證點(diǎn)的見(jiàn)證，對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程中重要節(jié)點(diǎn)的支付進(jìn)行復(fù)核；

第三，對(duì)于其他一般設(shè)備采購(gòu)合同，由于金額較小、工期較短、對(duì)成本和工程進(jìn)度影響不大?？梢越Y(jié)合公司的稽核，對(duì)設(shè)備采購(gòu)合同的簽訂、履行、支付等過(guò)程，進(jìn)行定期和不定期的檢查。

4.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，中原公司在工程項(xiàng)目建設(shè)當(dāng)中，是以工程總承包的角色，來(lái)進(jìn)行工程項(xiàng)目管理。上游與業(yè)主簽訂總承包合同，下游與設(shè)計(jì)單位、施工單位、設(shè)備供應(yīng)商等分包單位簽訂分包合同。在某種程度上來(lái)說(shuō)，中原公司的項(xiàng)目管理，就是對(duì)于合同的管理。因此，不斷加強(qiáng)和規(guī)范公司的合同管理，對(duì)于加強(qiáng)公司風(fēng)險(xiǎn)管理、提升公司項(xiàng)目管理水平、完成公司戰(zhàn)略目標(biāo)都有著重要意義。

參考文獻(xiàn)（宋體五號(hào)字，多倍行距設(shè)置時(shí)1.5，以下給出個(gè)示范文）

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中圖分類號(hào)：F426.61 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）09-0066-01

1 電力物資采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)的分析

電力物資采購(gòu)合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都存在風(fēng)險(xiǎn)，筆者認(rèn)為可以將其歸納為如下幾個(gè)方面（見(jiàn)表1）。

2 電力物資采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施

2.1 構(gòu)建完善的電力物資采購(gòu)合同管理內(nèi)控制度

第一，電力物資采購(gòu)合同管理的組織控制。合同管理組織控制是對(duì)合同管理部門(mén)的設(shè)置和相關(guān)人員的職責(zé)進(jìn)行界定，在組建內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)時(shí)考慮必要的控制措施，從而使組織設(shè)置自開(kāi)始之初就具備防錯(cuò)糾弊的功能。電力物資采購(gòu)合同管理的組織控制要遵循如下兩個(gè)原則：一方面是不相容職務(wù)分離，即授權(quán)與執(zhí)行分離、執(zhí)行與審核分離、執(zhí)行與記錄分離等；另一方面是組織機(jī)構(gòu)相互牽制，即部門(mén)在授權(quán)范圍內(nèi)職權(quán)不受外界干預(yù)、合同需經(jīng)不同部門(mén)會(huì)簽并保證在有關(guān)部門(mén)進(jìn)行相互檢杳等。

第二，電力物資采購(gòu)合同管理的授權(quán)批準(zhǔn)控制。在電力物資采購(gòu)活動(dòng)發(fā)生前，電力公司要根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對(duì)相關(guān)部門(mén)及人員處理業(yè)務(wù)的權(quán)限進(jìn)行控制，對(duì)采購(gòu)合同的合法性及合規(guī)性進(jìn)行審批，從而確保各項(xiàng)活動(dòng)的發(fā)生都經(jīng)過(guò)正當(dāng)授權(quán)，促使合同管理活動(dòng)的合法及有效。

第三，電力物資采購(gòu)合同管理的人力資源控制。電力物資采購(gòu)合同管理人力資源控制是對(duì)合同管理相關(guān)人員素質(zhì)考核的控制，貫穿于人員招收、培訓(xùn)以及使用的過(guò)程，其基本原則是保證合同管理人員的能力與其職務(wù)相適應(yīng)（包括主管機(jī)構(gòu)及人員、合同承辦及管理人員、相關(guān)法律部門(mén)人員、印章管理及合同檔案保管人員等）。

2.2 發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)作用來(lái)促使合同管理內(nèi)部控制的完善

第一，制定電力物資采購(gòu)合同管理的審計(jì)監(jiān)督辦法。電力公司要制定電力物資采購(gòu)合同管理的審計(jì)監(jiān)督辦法，對(duì)合同管理工作的合法性、規(guī)范性和效益性，合同的簽訂及履行情況，與合同管理相關(guān)的內(nèi)控制度的建立健全及有效性進(jìn)行審查和評(píng)價(jià)。在電力物資采購(gòu)合同管理的審計(jì)監(jiān)督過(guò)程中，電力公司要高效執(zhí)行合同管理審計(jì)監(jiān)督辦法，結(jié)合電力物資采購(gòu)合同管理的實(shí)踐活動(dòng)來(lái)及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同條款中存在的不嚴(yán)密、不規(guī)范及其他問(wèn)題，為電力物資采購(gòu)合同管理有效實(shí)施過(guò)程控制提供依據(jù)。

第二，事前、事中和事后審計(jì)的緊密結(jié)合。內(nèi)部審計(jì)要以電力物資采購(gòu)合同管理的事前審計(jì)和事中審計(jì)為切入點(diǎn)，以事后審計(jì)為落腳點(diǎn)，采用合適的審計(jì)方法，從需求計(jì)劃、供貨商資質(zhì)、合同簽訂、合同履行、合同終結(jié)等環(huán)節(jié)進(jìn)行全過(guò)程的審計(jì)監(jiān)督，從而對(duì)采購(gòu)過(guò)程合同管理狀況提出審計(jì)意見(jiàn)。

第三，開(kāi)展專項(xiàng)審計(jì)。對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目或電力物資采購(gòu)金額較大的項(xiàng)目，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)要組織實(shí)施合同管理方面的專項(xiàng)審計(jì)，針對(duì)合同管理的授權(quán)控制、組織控制、責(zé)任控制、目標(biāo)控制、流程控制以及法紀(jì)控制制度進(jìn)行測(cè)試和評(píng)價(jià)，對(duì)不健全或已過(guò)時(shí)的控制制度，提醒相關(guān)管理部門(mén)進(jìn)行及時(shí)制訂或修訂，從而確保電力物資采購(gòu)合同的所有事件都處于有效控制之中。

2.3 構(gòu)建閉環(huán)式的電力物資采購(gòu)合同管理

電力物資采購(gòu)合同管理屬于動(dòng)態(tài)管理，從合同簽訂前的準(zhǔn)備工作到履行終結(jié)，電力物資采購(gòu)合同管理始終處于不斷變化的環(huán)境之中。為此電力公司要根據(jù)在內(nèi)部審計(jì)及日常工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，根據(jù)電力物資采購(gòu)合同管理及內(nèi)控管理的相關(guān)對(duì)應(yīng)，圍繞電力物資采購(gòu)合同管理的周期，將合同訂立、合同執(zhí)行、合同變更、合同付款、合同結(jié)算、合同履行、合同歸檔分析等納入統(tǒng)一管理，建立嚴(yán)謹(jǐn)完善的合同管理業(yè)務(wù)流程。在此流程下，合同管理層次清楚，部門(mén)職責(zé)明確，合同管理相關(guān)的各部門(mén)可全程跟蹤合同的會(huì)簽、審核、執(zhí)行、統(tǒng)計(jì)、分析等過(guò)程，使合同的簽訂、履行及考核等均處于有效的控制狀態(tài)，從而切實(shí)提高電力物資采購(gòu)合同管理的規(guī)范性和效率。

2.4 其他措施

第一，加強(qiáng)電力物資采購(gòu)合同履約過(guò)程的管理。電力公司要加強(qiáng)電力物資采購(gòu)合同的履約管理，嚴(yán)格按照電力物資采購(gòu)合同約定的設(shè)備生產(chǎn)工期和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等履行合同，同時(shí)在電力物資采購(gòu)合同履行過(guò)程中，做好相關(guān)資料的積累與保管工作，建立完善的資料記錄，對(duì)設(shè)備的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量以及付款狀況進(jìn)行認(rèn)真系統(tǒng)的積累和管理，遇到有糾紛發(fā)生的情況，也可以在協(xié)商不能解決的條件下，為準(zhǔn)確及時(shí)運(yùn)用法律解決問(wèn)題提供證據(jù)材料。

第二，提高電力物資采購(gòu)合同管理人員的素質(zhì)。一方面，電力物資管理部門(mén)應(yīng)定期聘請(qǐng)相關(guān)法律人員、財(cái)務(wù)人員及電力技術(shù)人員等舉辦諸如合同法規(guī)、合同知識(shí)和財(cái)會(huì)、電力物資等方面基本知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)電力物資采購(gòu)合同管理部門(mén)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及合同經(jīng)辦人員進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，為提高電力物資采購(gòu)合同管理水平奠定基礎(chǔ)（只有促進(jìn)各級(jí)管理人員增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，才能有效防范電力物資采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)）；另一方面，電力公司要通過(guò)重點(diǎn)培訓(xùn)以及培養(yǎng)，造就一支具備相應(yīng)專業(yè)背景，熟悉電力物資采購(gòu)合同管理環(huán)節(jié)、掌握企業(yè)管理流程、具備合同相關(guān)管理知識(shí)的合同管理和合同經(jīng)辦人員隊(duì)伍，并保持其隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定性。此外，電力公司要重視合同管理人員知識(shí)的更新，定期進(jìn)行合同管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，促進(jìn)合同管理和合同經(jīng)辦人員隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定性，防止合同管理及經(jīng)辦人員隨時(shí)指派的情況發(fā)生。

3 結(jié)語(yǔ)

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下加強(qiáng)電力物資采購(gòu)合同的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)，對(duì)于電力公司防范經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)、促進(jìn)自身的法制化、科學(xué)化及規(guī)范化具有重要意義。筆者認(rèn)為，電力公司只要從構(gòu)建完善的電力物資采購(gòu)合同管理內(nèi)控制度、發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)作用來(lái)促使合同管理內(nèi)部控制的完善、構(gòu)建閉環(huán)式的電力物資采購(gòu)合同管理、強(qiáng)電力物資采購(gòu)合同履約過(guò)程的管理、提高電力物資采購(gòu)合同管理人員的素質(zhì)等方面入手，就可以有效應(yīng)對(duì)電力物資采購(gòu)合同中發(fā)生的各種風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)提高自身的風(fēng)險(xiǎn)控制和管理能力。

參考文獻(xiàn)

[1] 蔣旭東.電力物資采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)管理研究[J].經(jīng)濟(jì)視野，2013（24）.