導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇檔案數(shù)字化的重要性，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，可以使檔案信息中的圖、文、聲像等各種檔案實(shí)體有效的集中管理，是檔案管理能夠視聽一體化，使得各種檔案信息都能以非常生動(dòng)活潑的形勢(shì)保存并且再現(xiàn)，使得檔案信息的管理和表現(xiàn)形式更加豐富，而且在很大程度上度改變了檔案信息內(nèi)容單一、表現(xiàn)乏味的狀況，并且有效改變了目前檔案信息中文本和聲像檔案分開管理的界限。

（二）使得檔案實(shí)現(xiàn)無紙世界成為可能

利用多媒體技術(shù)可以有效將檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)壓縮、存放在光盤、U盤等快捷內(nèi)存中，這些內(nèi)存設(shè)備可以海量的存儲(chǔ)各種各樣的檔案信息，從而使得檔案管理實(shí)現(xiàn)了無紙化管理，如果給檔案管理加以寬帶、網(wǎng)絡(luò)的傳遞應(yīng)用，那么各個(gè)地方之間、各級(jí)管理之間都可以通過信息聯(lián)網(wǎng)，從而在很短的時(shí)間內(nèi)就可以傳遞大量的檔案信息，大大提高了檔案信息的有效利用，而且增強(qiáng)了各個(gè)地方、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)內(nèi)部上下級(jí)之間的交流溝通，在很大程度上提高了檔案信息管理和傳遞的效率。

（三）實(shí)現(xiàn)聲像檔案的快速查詢，減輕了檔案管理的人工工作量

多媒體技術(shù)具有非常強(qiáng)大的圖像、聲音編輯功能，可以高保真、高效率、非常機(jī)密的將聲像檔案錄入、播放輸出以及多種檢索再現(xiàn)服務(wù)等等從而有效實(shí)現(xiàn)了聲像檔案的快速查詢，進(jìn)一步減少了文件往來傳遞的時(shí)間，節(jié)省了大量人力物力，最重要的是可以以任意形式對(duì)檔案信息進(jìn)行組合打印輸出，進(jìn)行主題關(guān)鍵詞的檢索，自動(dòng)進(jìn)行文件組卷等等，使檔案管理人員有效的從繁瑣單調(diào)的工作中解放出來。多媒體技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用使檔案管理在很大程度上實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，數(shù)字化管理可以有效的將所有的檔案管理信息數(shù)字化，自動(dòng)進(jìn)行分類、整理、保存、再現(xiàn)，這些管理方式都非?？旖莘奖悖覚n案信息資料的收集也變得非常方便，所以，多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，大大減少了人工管理的工作量，也保證了蛋糕信息管理的質(zhì)量和安全。

（四）增加了檔案信息的保密性

多媒體技術(shù)在檔案管理中的有效運(yùn)用大大提高了檔案信息的保密性，使得檔案信息更加準(zhǔn)確，多媒體技術(shù)利用掃描儀，把文本、圖像等檔案信息為可以被電腦接受處理的數(shù)據(jù)，而且有效的利用多媒體技術(shù)可以避免因復(fù)印對(duì)檔案原件資料的損壞，最重要的是，多媒體技術(shù)有效的避免了檔案文件在復(fù)印過程中可能導(dǎo)致的信息泄密和進(jìn)入其他文件查閱的情況。

（五）提高檔案信息管理能力

多媒體技術(shù)在很大程度上簡化了檔案管理的歸檔程序，這是提高檔案信息管理能力，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的重要途徑之一。作為檔案管理工作起點(diǎn)得歸檔工作，一直以來都得到非常的重視。每年，綜合檔案室都要收集大量相關(guān)的檔案資料并且進(jìn)行有效的分類管理和整合存儲(chǔ)，文書處理部門和各檔案業(yè)務(wù)部門立卷歸檔指導(dǎo)的工作量非常之大，任務(wù)繁重，大部分檔案管理人員都將大量時(shí)間和精力花在檔案資料歸檔工作上。而多媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，有效的加強(qiáng)了檔案管理的數(shù)字化管理，簡化了繁雜的立卷歸檔工作，如今，多媒體技術(shù)的應(yīng)用下，文書處理部門隨時(shí)隨地都可以快速的將各種文件資料檔案通過信息網(wǎng)絡(luò)傳遞給綜合檔案室，綜合檔案室管理人員再根據(jù)具體情況，利用計(jì)算機(jī)中的數(shù)字化程序?qū)ξ募Y料進(jìn)行準(zhǔn)確、高效的分類、整合以及歸檔，從而高效的完成檔案管理工作。傳統(tǒng)的檔案分類、立卷、編目、移交以及統(tǒng)計(jì)等冗雜繁瑣的工作通過多媒體技術(shù)都可以快速、高效的完成，大大提高了檔案管理的工作效率，促進(jìn)了檔案管理的數(shù)字化管理，也在很大程度上減少了文書處理部門、檔案業(yè)務(wù)部門的相關(guān)管理人員的工作量，從而給檔案管理提供一個(gè)全方位、高質(zhì)量的信息服務(wù)。

二、未來多媒體技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用前景

（一）多媒體檔案虛擬現(xiàn)實(shí)系統(tǒng)

未來的檔案管理必定已經(jīng)在很大程度上實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，其檔案管理方式應(yīng)該采取真實(shí)和虛擬并存的方式，其中，虛擬檔案管理應(yīng)該采用數(shù)字模擬物品以及真實(shí)場(chǎng)景的三維模型展示。而且保存真實(shí)檔案的庫房不允許人隨意進(jìn)入，但是虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)可以讓操作者完全處在真實(shí)的幻覺空間中，操作者也只有戴上特制的眼鏡才能看到真實(shí)的檔案資料，因?yàn)闄n案管理的虛擬完全三維化，所以操作者置身其中就像是處在一個(gè)看得見、摸不著的世界，這些虛擬環(huán)境和真實(shí)情景幾乎一樣，有非常高的真實(shí)性，不被人懷疑，這樣虛擬檔案數(shù)字化管理可以有效減少檔案資料的不安全因素和信息被毀壞、盜竊的危險(xiǎn)。

（二）多媒體保安監(jiān)控系統(tǒng)

多媒體技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用，促進(jìn)了檔案管理保安監(jiān)控系統(tǒng)的研究發(fā)展，除了原有的功能，保安監(jiān)控系統(tǒng)還可以進(jìn)行圖像處理、語音報(bào)警、信息存儲(chǔ)和查詢等等，其中報(bào)警處理是多媒體保安監(jiān)控系統(tǒng)的核心部件，報(bào)警就會(huì)導(dǎo)致一系列的連鎖反應(yīng)，同時(shí)產(chǎn)生相應(yīng)的語音提示、自動(dòng)具體報(bào)警信息和值班信息，并且提供警報(bào)出現(xiàn)的具置，從而采取有效的措施，保證檔案信息的安全性和完整性。

（三）多媒體檔案信息檢索系統(tǒng)

篇2

新時(shí)代條件下，檔案信息化建設(shè)已成為必然趨勢(shì)，如何將數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來，如何正確運(yùn)用現(xiàn)代高科技的數(shù)字檔案管理模式解決傳統(tǒng)檔案管理中的問題，體現(xiàn)其在檔案信息化建設(shè)中的重要性，將是一個(gè)值得探討的話題。

1、數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性

信息時(shí)代，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，作為檔案信息化建設(shè)，數(shù)字檔案的選用將是其重要的一環(huán)。它是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必然步驟。數(shù)字檔案應(yīng)用于檔案信息化建設(shè)中，對(duì)于檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化來講是非常有利的。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來講，隨著員工流動(dòng)性的不斷增大，其檔案堆積越來越多，如果運(yùn)用現(xiàn)代企業(yè)檔案信息管理技術(shù)可以在很短的時(shí)間內(nèi)調(diào)查員工的各種狀況，大大增強(qiáng)辦事效率，再如對(duì)醫(yī)院來講，病人的資料和病史是一筆非常重要的財(cái)富，通常會(huì)存檔保存，但日益增多的病例將造成醫(yī)院檔案管理部門工作量的不斷增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理手續(xù)非常復(fù)雜，只有通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)下的數(shù)字檔案系統(tǒng)才能解決工作人員的實(shí)質(zhì)問題。

當(dāng)然，數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的作用還不僅如此。檔案技術(shù)的人類的歷史發(fā)展，一方面是對(duì)過去事件的記錄，另一方面也是對(duì)未來事件的啟發(fā)。所以我們?cè)谶M(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，如何保證檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性將十分重要。數(shù)字檔案的出現(xiàn)使得這項(xiàng)工作變得非常方便，因?yàn)樗歉呖萍籍a(chǎn)物，通過數(shù)字檔案的管理可以實(shí)現(xiàn)所有檔案及時(shí)管理和更新的效果，所以相對(duì)于以前的實(shí)體檔案，數(shù)字檔案在有效性和準(zhǔn)確性上有其必然優(yōu)勢(shì)。

此外，數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中還有一個(gè)優(yōu)勢(shì)，那就是安全性比較高。這點(diǎn)尤為重要。雖然之前的紙質(zhì)檔案已經(jīng)流傳了幾百年，但是其安全性往往沒有數(shù)字檔案高，因?yàn)閿?shù)字檔案可以采用安全密匙等高科技手段對(duì)重要文檔進(jìn)行加密，所以同相應(yīng)的紙質(zhì)文檔相比，數(shù)字檔案的優(yōu)勢(shì)顯現(xiàn)的非常明顯。

2、檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1 檔案信息化專業(yè)技術(shù)落后

檔案信息化建設(shè)不是單單有幾臺(tái)計(jì)算機(jī)加之簡單的系統(tǒng)軟件就算開發(fā)完畢，而是必須要由健全的基礎(chǔ)硬件設(shè)施，如計(jì)算湘以掃描儀，還要有全面的軟件設(shè)施、檔案管理軟件和安全防護(hù)系統(tǒng)相結(jié)合，才能有效地開展信息化建設(shè)。此外，電子檔案需要存儲(chǔ)在介質(zhì)上，存儲(chǔ)介質(zhì)的保護(hù)、防止數(shù)據(jù)信息的丟失、確保傳輸介質(zhì)穩(wěn)定及信息的完整傳輸也都需要專業(yè)的信息技術(shù)的應(yīng)用才能實(shí)現(xiàn)。目前，我國不少機(jī)構(gòu)雖有獨(dú)立的軟件平臺(tái)，卻沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的軟件系統(tǒng)對(duì)接，而在信息化建設(shè)中又各行其是，無法實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

2.2檔案信息安全面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)

檔案信息化的目的就是要達(dá)到信息資源的共享，但信息共享卻存在一定的限制性，即在一定程度上限制在某些范圍，若要達(dá)到全社會(huì)共享，還存在一個(gè)信息安全保密的問題。網(wǎng)絡(luò)病毒與網(wǎng)絡(luò)黑客的出現(xiàn)，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)的應(yīng)用是一個(gè)挑戰(zhàn)，檔案信息共享隨時(shí)會(huì)出現(xiàn)信息漏洞的現(xiàn)象，這就會(huì)對(duì)檔案工作造成威脅，在檔案信息化的過程中，信息漏洞很可能是無意當(dāng)中就會(huì)出現(xiàn)，無法保證信息的復(fù)制，這就出現(xiàn)了保密工作和信息共享的矛盾，而如何在做好信息保密工作的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)信息共享就是目前需要解決的問題。

2.3 檔案工作人員信息素養(yǎng)不高

在信息時(shí)代，一個(gè)合格的檔案管理者既要懂得計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)和運(yùn)用技能，熟練操作辦公軟件，能把信息管理知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際工作當(dāng)中，還要對(duì)現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行整理分析、信息歸類，提煉加工有用的信息供檔案信息需要者使用。而目前，我國高素質(zhì)的復(fù)合型檔案工作者比較少，大多只能滿足一些基本的需要，不能達(dá)到信息化建設(shè)的要求，只是簡單地進(jìn)行計(jì)算機(jī)基本管理，而無法實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化技術(shù)的推廣應(yīng)用，一定程度上阻礙了信息化建設(shè)的深入。

3、檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1提高檔案人員的素質(zhì)

檔案信息資源的性質(zhì)決定了它的管理人員必須擁有高素質(zhì)。首先，在思想上，檔案人員要對(duì)這項(xiàng)工作充滿熱情，并要有無私奉獻(xiàn)的精神。檔案人員不僅要懂得檔案管理，還要擁有一定的科學(xué)知識(shí)，要具有優(yōu)秀的溝通能力和表達(dá)能力。從各個(gè)角度提升檔案人員的素質(zhì)，包括提升管理能力，不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)和技術(shù)，不斷適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

3.2加強(qiáng)檔案信息的安全保密工作

確保檔案信息安全是檔案信息化工作的重要內(nèi)容，沒有完善穩(wěn)妥的安全防范措施，檔案信息工作將成為無本之木。首先，建立檔案信息的安全機(jī)制，要有層次分明的信息利用機(jī)制和嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)置，保證信息的安全傳輸。其次，運(yùn)用防火墻技術(shù)，由于網(wǎng)絡(luò)病毒及黑客的手段很隱蔽，因此，要把這一技術(shù)廣泛應(yīng)用到信息化當(dāng)中，阻隔因病毒侵害、黑客攻擊等引發(fā)的不安全因素，保證檔案信息的安全運(yùn)用。

3.3 加快相關(guān)立法和規(guī)范化管理體系的建立

篇3

1.1檔案信息化管理的重要意義從前傳統(tǒng)的檔案管理方式具有一定的局限性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化可以打破以前那種封閉的管理模式，逐漸走向開放，信息化的檔案管理模式有助于檔案管理部門從具備檔案保管與利用的職能向信息采集與服務(wù)職能的轉(zhuǎn)變，信息化的檔案管理模式可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置與管理。從一個(gè)企業(yè)的發(fā)展來考慮檔案的信息化管理，檔案是決策與管理的基礎(chǔ)依據(jù)，當(dāng)做出一些重大決定時(shí)往往都會(huì)將檔案作為一個(gè)參考內(nèi)容，所以檔案對(duì)于決策的正確性有很大的影響。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理可以做到檔案長期有效，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，所以實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理具有重要意義。

1.2檔案管理效率更高傳統(tǒng)的檔案方式就是從檔案的收集、整編開始一直到提供給單位利用都是手工完成的，然而隨著社會(huì)的發(fā)展信息量越來越大，所以對(duì)于檔案管理來說難度與復(fù)雜性也都有了更大的難度，因此從前的傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)不再適用。如今的數(shù)字檔案促進(jìn)了檔案信息化的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化，不再像從前那樣每次使用檔案都要有很多的程序，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理之后只需要一次錄入檔案，便可以多次使用，信息化管理的最大優(yōu)點(diǎn)就是檔案共享，大大的提高了工作效率。其次，對(duì)檔案的檢索與查詢也更加方便，在查詢時(shí)有多種方式可以選擇，查詢者可以根據(jù)自己的要求選擇組合查詢、分類查詢、模糊查詢的查詢方式，很大程度的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮了重要作用，通過計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理，不僅為工作帶來了便利性，而且還可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，可以有效解決借閱者逾期不還的問題。

2數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中存在的問題

2.1檔案信息未能全面實(shí)現(xiàn)資源共享人們對(duì)于所需要信息的要求是全面、快速、標(biāo)準(zhǔn)、有效，但是在實(shí)際中卻存在一些問題導(dǎo)致檔案的橫向聯(lián)系堵塞，由于系統(tǒng)之間的溝通比較少，所以也就沒有統(tǒng)一的規(guī)范，直接導(dǎo)致檔案信息交流存在一定的困難。面對(duì)這種問題必須加強(qiáng)檔案之間的橫向交流，對(duì)于信息化建設(shè)之中涉及到的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要經(jīng)過共同的研究進(jìn)行制定，多方面采取意見，并且尊重大家提出的建議，主要規(guī)范檔案管理過程中責(zé)任者的行為。根據(jù)所指定的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一實(shí)施，使網(wǎng)絡(luò)化的信息資源最終形成一個(gè)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.2數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性不夠隨著檔案管理的信息化程度逐漸加深，信息化各為其政、各取所需，沒有形成一個(gè)完整的統(tǒng)籌局面，對(duì)于檔案的管理工作不能做到全面考慮，導(dǎo)致很多數(shù)字檔案在信息化時(shí)都是走一步算一步，并沒有長遠(yuǎn)的計(jì)劃，檔案管理人員針對(duì)檔案之中存在的問題往往都是采取邊發(fā)現(xiàn)邊解決的方式，信息化建設(shè)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。另外，由于檔案管理的不規(guī)范，造成使用格式與數(shù)據(jù)都不統(tǒng)一，影響信息的接收與傳送。

3解決數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中存在問題的建議

3.1調(diào)整館藏機(jī)構(gòu)推動(dòng)數(shù)字化檔案建設(shè)發(fā)展由于一直以來對(duì)于檔案的管理都不受重視，所以發(fā)展受到了很大的影響，關(guān)于檔案的保存也一直沿用傳統(tǒng)的方式，但是對(duì)于當(dāng)今社會(huì)來說信息量大并且信息復(fù)雜性大，所以從前傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適用。必須根據(jù)社會(huì)的需求以及各個(gè)行業(yè)對(duì)于檔案管理的需求進(jìn)行檔案管的結(jié)構(gòu)調(diào)整，推動(dòng)數(shù)字化檔案建設(shè)的發(fā)展，利用科學(xué)技術(shù)的成果對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)。與傳統(tǒng)檔案管理的模式相比，數(shù)字檔案館的功能更加強(qiáng)大、服務(wù)手段更加全面、并且對(duì)于信息的處理質(zhì)量也要好很多，最重要的是對(duì)于信息的管理以及調(diào)用等效率都更高。進(jìn)行數(shù)字化檔案館的建設(shè)可以打破使用者與檔案之間時(shí)間與空間的限制，在索取信息時(shí)可以更加快速方便的找到所需要的信息。總之，調(diào)整館藏機(jī)構(gòu)推動(dòng)數(shù)字化檔案建設(shè)的發(fā)展可以實(shí)現(xiàn)信息的共享，在進(jìn)行信息化管理之后不僅可以獲取自身檔案館的館藏信息還可以獲取網(wǎng)絡(luò)中大量信息，對(duì)于信息的獲取更加方便。

3.2重視檔案信息化與法制化建設(shè)為了規(guī)范檔案的信息化管理，應(yīng)該根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度要求加快檔案法制的信息化建設(shè)，以實(shí)際之中所遇到的情況作為依據(jù)，參考群眾的建議制定電子文件與規(guī)章制度，利用具有強(qiáng)制性的規(guī)章制度作為約束機(jī)制，從而提高信息化的建設(shè)水平。另外，還有宣傳與檔案相關(guān)的一些重要信息，完善檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)體系，在檔案管理部門的員工應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)并且熟知檔案管理局制定的信息化標(biāo)準(zhǔn)，從而提高檔案部門內(nèi)部對(duì)于檔案管理的重視。另外，檔案管理局所制定的標(biāo)準(zhǔn)只是一個(gè)依據(jù)，在實(shí)際中對(duì)于檔案檔案管理的要求還應(yīng)該以實(shí)際工作情況為主，結(jié)合部門本身的特點(diǎn)制定適合自身運(yùn)行的制度。通過逐級(jí)的發(fā)展使我國檔案管理法制性越來越高，使檔案的發(fā)展更加迎合社會(huì)，促進(jìn)我國信息化管理體制的發(fā)展，使其不斷走向國際。

3.3重視信息化人才的培養(yǎng)對(duì)于檔案的信息化管理來說不僅要具備充足的檔案管理知識(shí)，還要熟知計(jì)算機(jī)以及所使用軟件的操作方法與結(jié)構(gòu)，并且對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)也要有所了解。所以檔案部門應(yīng)該建立一支技術(shù)能力與職業(yè)素質(zhì)兼?zhèn)涞男畔⒒?duì)伍，檔案部門可以通過對(duì)內(nèi)部工作人員定期進(jìn)行培訓(xùn)的法師提高他們對(duì)信息化處理的工作能力，還可以通過引進(jìn)新型設(shè)備是方式增強(qiáng)本身的硬件實(shí)力。

篇4

關(guān)鍵詞 地方院校；紙質(zhì)檔案；數(shù)字化；對(duì)策

在全球信息化和信息資源共享的趨勢(shì)下，社會(huì)對(duì)數(shù)字化檔案的客觀需求日益加強(qiáng)，傳統(tǒng)的檔案管理手段面臨著巨大的沖擊。因此，國家檔案局于2011 年頒布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中，把“加快數(shù)字檔案館及電子文件（檔案）備份中心建設(shè)，完成國家數(shù)字檔案館建設(shè)總體規(guī)劃的編制工作，對(duì)電子檔案進(jìn)行安全有效的管理” 列入主要目標(biāo)。在這樣的背景下，近三年檔案管理也由紙質(zhì)時(shí)代向數(shù)字化時(shí)代邁進(jìn)，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化作為實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)工作就顯得尤為重要。而作為培養(yǎng)人才的地方高校的檔案部門與其它檔案部門相比，在硬件和軟件上存在著一定的差距，因此對(duì)地方院校紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行分析探討尤為必要，只有在對(duì)檔案數(shù)字化有清楚認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，才能更好地解決好紙質(zhì)檔案的數(shù)字化之路，為今后的地方院校數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。

一、地方院校紙質(zhì)檔案數(shù)字化的重要性

（一）提高效率，降低成本。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用現(xiàn)代的科技設(shè)備，如掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描和拍攝，加工成圖像或數(shù)字文本，然后存儲(chǔ)在光盤、磁帶、磁盤等載體上，并且在電腦上進(jìn)行識(shí)別的數(shù)字圖像處理過程。經(jīng)過數(shù)字化處理的檔案可以在計(jì)算機(jī)上得到很好地保存，需要查尋時(shí)方便快捷，可以大大提高效率。地方院校檔案部門實(shí)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化，能使數(shù)字檔案資源不斷豐富，學(xué)校的各院（系）、各部門以及校友、社會(huì)公眾能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢，利用所需要的檔案數(shù)據(jù)原文（件）信息，避免了紙質(zhì)檔案利用方式對(duì)檔案實(shí)體的多次借出或復(fù)印所造成的大量時(shí)間和人力的浪費(fèi)，有效提高工作效率，降低檔案保管和利用的成本。

（二）保護(hù)庫存檔案安全的最大化。一直以來，由于傳統(tǒng)的檔案保存方式是紙質(zhì)檔案和目錄管理，不僅需要大量的庫存空間，而且查找利用必須到庫房，工作量大，管理成本較高，且檔案容易受到損壞，如紙張發(fā)黃、發(fā)霉、變脆等。而檔案管理由紙質(zhì)檔案為主轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案為主后，可以通過一定的權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱復(fù)制或打印，減少了對(duì)庫存紙質(zhì)檔案查閱和復(fù)印次數(shù)，降低了庫存檔案的受損速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案管理又必須盡可能延長檔案壽命的矛盾，從而最大限度地對(duì)庫存檔案進(jìn)行有效管護(hù)，確保檔案實(shí)體的完整與安全。

（三）提升檔案工作者的形象和社會(huì)地位。在以紙質(zhì)檔案為主的高校，檔案工作者大多仍從事于比較機(jī)械的手工勞動(dòng)，工作效率低下，這在一定程度上影響了公眾對(duì)檔案工作者的評(píng)價(jià)。紙質(zhì)檔案的全文數(shù)字化管理，既是各級(jí)檔案管理部門與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)施國家檔案事業(yè)“十二五”規(guī)劃的大事，是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體措施，也是適應(yīng)信息時(shí)展的需要和現(xiàn)階段檔案工作的亮點(diǎn)工程。地方院校檔案數(shù)字化項(xiàng)目完成得好，檔案的價(jià)值得到充分發(fā)揮，檔案工作對(duì)本校的發(fā)展及服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)等發(fā)揮的作用就顯著，可以大大提高檔案工作者的社會(huì)地位。

二、地方院校紙質(zhì)檔案數(shù)字化面臨的問題

（一）缺乏數(shù)字化的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。目前，紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)是《紙制檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T，31-2005）》。這一規(guī)范盡管為紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的開展提供了技術(shù)指導(dǎo)和支持，但與紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作相配套的管理規(guī)范尚未建立完善，如數(shù)字化的掃描流程、掃描件使用的文檔和表格等，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范較少或各系統(tǒng)、各省市自行其是，或標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容不盡全面，尤其是一些地方高校，由于檔案硬件設(shè)施、技術(shù)水平相對(duì)落后，還必須同時(shí)接受省級(jí)、地( 市) 檔案行政管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和管理，在面對(duì)某些標(biāo)準(zhǔn)前后不一、上下不一時(shí)，無所適從。再加上檔案管理軟件及有關(guān)設(shè)備硬件的差異，直接影響著數(shù)字化過程中形成的電子數(shù)據(jù)的規(guī)范性和共享性，制約著信息交流的程度和范圍，直接影響檔案信息化建設(shè)的步伐。

（二）缺乏檔案數(shù)字化背景下高校檔案工作復(fù)合型人才。信息化背景下，檔案信息化建設(shè)需要既精通檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又掌握現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等信息技術(shù)的復(fù)合型人才。受地方高?，F(xiàn)行人事制度的影響，目前地方高校檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)普遍偏低，年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)不合理，計(jì)算機(jī)水平較差，一直以來，習(xí)慣并固守于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的工作模式。往往是懂計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人員不了解檔案業(yè)務(wù)，精通檔案業(yè)務(wù)的人員對(duì)數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)研究不夠，有的甚至認(rèn)為檔案數(shù)字化是計(jì)算機(jī)人員的事，對(duì)此項(xiàng)工作的重要性及自身的責(zé)任和義務(wù)沒有較好地把握，服務(wù)意識(shí)和綜合素質(zhì)不強(qiáng)。

（三）紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程存在安全隱患，工作流程銜接性較差。為了保護(hù)檔案的安全，優(yōu)化工作流程，地方院校檔案部門大多根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的檔案安全措施，如紙質(zhì)檔案的領(lǐng)取、掃描、數(shù)字轉(zhuǎn)換、掛接等環(huán)節(jié)的保管制度。但由于紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，參與掃描、掛接等諸環(huán)節(jié)的人員多，加上計(jì)算機(jī)硬件、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出等不確定因素，檔案信息的安全得不到保障。（四）重視不夠，經(jīng)費(fèi)投入不足。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化要求具備相應(yīng)的軟件和硬件條件，要人力、物力和財(cái)務(wù)支撐。如購置計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀及相關(guān)軟件，聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員或直接將數(shù)字化工作外包。在大部分高校尤其是一些地方院校，由于經(jīng)費(fèi)困難，學(xué)校必須將有限的資金投入到關(guān)系學(xué)校生存發(fā)展的教學(xué)和科研工作中，對(duì)學(xué)校檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入相當(dāng)有限。

三、地方院校紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)思路

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)硬件投入。首先，面對(duì)信息化的時(shí)代要求，地方院校的各級(jí)部門應(yīng)當(dāng)在思想上有明確的認(rèn)識(shí)，應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)檔案數(shù)字化的重要性和必要性。在信息化時(shí)代中，信息公開是必然的要求，而且其公開程度將會(huì)越來越高。這樣一來，檔案的社會(huì)性質(zhì)就必然會(huì)不斷地得到強(qiáng)化，檔案所涉及到的對(duì)象和檔案利用的范圍也會(huì)不斷地逐漸擴(kuò)大。作為培養(yǎng)地方社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展人才的高校，應(yīng)當(dāng)首先充分地認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，提高思想認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，發(fā)揮高校檔案信息資源在地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用。

其次，在有了思想上的明確認(rèn)識(shí)后，要做好建設(shè)規(guī)劃。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，地方院校在以往的工作中留下了大量的學(xué)生培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、校園基礎(chǔ)建設(shè)、上級(jí)文件等檔案，需要花費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力來進(jìn)行數(shù)字化。這種數(shù)字化過程不是一蹴而就的，得對(duì)館藏檔案進(jìn)行調(diào)查，要求對(duì)檔案的類型、數(shù)量、利用情況和保存狀況有一個(gè)很好的了解。然后再根據(jù)情況做一個(gè)統(tǒng)籌計(jì)劃，然后進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，包括掃描儀、服務(wù)器等硬件配套設(shè)備的采購，數(shù)字化時(shí)間進(jìn)度的安排，專職人員和專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的安排等，從實(shí)際和長遠(yuǎn)的目標(biāo)保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的效果，早日對(duì)重要檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，在保證檔案數(shù)字化正常建設(shè)的同時(shí)，也能滿足檔案館正常功能的運(yùn)行。

篇5

關(guān)鍵詞：

高校；學(xué)籍檔案；數(shù)字化管理建設(shè)

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對(duì)學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。

1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征

1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析對(duì)高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動(dòng)的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強(qiáng)，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進(jìn)行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會(huì)服務(wù)。

1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過程中較分散化，是從各項(xiàng)活動(dòng)及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進(jìn)行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動(dòng)上的付出相對(duì)較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績及獎(jiǎng)懲情況等［2］，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容?；趯W(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題分析從實(shí)際發(fā)展情況看，我國高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對(duì)比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時(shí)代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會(huì)造成很大的影響。再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，在對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時(shí)間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對(duì)計(jì)算機(jī)操作的水平方面相對(duì)比較薄弱，因?yàn)閷W(xué)籍檔案的管理工作相對(duì)比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動(dòng)性較大，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強(qiáng)。

2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究

第一，針對(duì)高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績管理是重點(diǎn)管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨(dú)立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴(kuò)展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。

第二，對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強(qiáng)要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實(shí)施來看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機(jī)、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對(duì)學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進(jìn)行加強(qiáng)和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。

第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強(qiáng)管理軟件的開發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實(shí)際開發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)層面要加強(qiáng)，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

總而言之，針對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實(shí)施，要和實(shí)際相結(jié)合，不斷增強(qiáng)管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢(shì)，所以要充分重視。

參考文獻(xiàn)：

［1］秦芳遠(yuǎn)，劉環(huán)瓊.學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施方法研究［J］.蘭臺(tái)世界，2015（23）.

篇6

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對(duì)學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。

1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征

1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析

對(duì)高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動(dòng)的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決[1]。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強(qiáng)，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進(jìn)行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會(huì)服務(wù)。

1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析

高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過程中較分散化，是從各項(xiàng)活動(dòng)及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進(jìn)行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動(dòng)上的付出相對(duì)較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績及獎(jiǎng)懲情況等[2]，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容?；趯W(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題分析

從實(shí)際發(fā)展情況看，我國高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對(duì)比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時(shí)代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會(huì)造成很大的影響。

再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，在對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時(shí)間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對(duì)計(jì)算機(jī)操作的水平方面相對(duì)比較薄弱，因?yàn)閷W(xué)籍檔案的管理工作相對(duì)比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動(dòng)性較大，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定等[3]。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強(qiáng)。

2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究

第一，針對(duì)高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績管理是重點(diǎn)管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨(dú)立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享[4]。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴(kuò)展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。

第二，對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強(qiáng)要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實(shí)施來看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機(jī)、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對(duì)學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進(jìn)行加強(qiáng)和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。

第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強(qiáng)管理軟件的開發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實(shí)際開發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)[5]。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)層面要加強(qiáng)，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

總而言之，針對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實(shí)施，要和實(shí)際相結(jié)合，不斷增強(qiáng)管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢(shì)，所以要充分重視。

參考文獻(xiàn)：

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1.檔案信息化與數(shù)字檔案館含義

檔案信息化，就是在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。

數(shù)字檔案館是指存儲(chǔ)和利用檔案信息資源的信息空間，是一個(gè)由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)。

2.高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性分析

隨著信息時(shí)代的到來，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在高校管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢(shì)的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

高校檔案信息化與數(shù)字檔案館是檔案管理更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。高校檔案館館藏?cái)?shù)量不斷增加，現(xiàn)行存儲(chǔ)空間有限，需要通過數(shù)字檔案館來緩解。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的檔案數(shù)字化已經(jīng)或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。

高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)服務(wù)方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會(huì)發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨(dú)有的、不可替代的信息資源，是社會(huì)發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，與高校信息化工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進(jìn)行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。檔案的數(shù)字化建設(shè)，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。

3.高校檔案館數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

3.1觀念問題

高校檔案管理意識(shí)薄弱，對(duì)高校建設(shè)數(shù)字化的檔案館還沒有足夠的意識(shí)。很多高校雖然具有專門的檔案機(jī)構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本部門檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對(duì)檔案移交歸檔認(rèn)識(shí)不足。同時(shí)檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識(shí)也很淡薄，對(duì)檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠，監(jiān)察、督辦不力。通過數(shù)字檔案館的建設(shè)，一方面可以提高文件形成者、領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識(shí)；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質(zhì)量。

3.2技術(shù)層面的問題

⑴高校數(shù)字檔案館中存儲(chǔ)的是大量的多媒體信息，但是傳統(tǒng)的面向文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系數(shù)據(jù)庫不能滿足這一現(xiàn)實(shí)要求，需要建立面向?qū)ο蟮姆墙Y(jié)構(gòu)化的多媒體數(shù)據(jù)庫；

⑵通信網(wǎng)絡(luò)是傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎(chǔ)，遠(yuǎn)程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢，網(wǎng)絡(luò)安全問題尚未解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展；

⑶標(biāo)準(zhǔn)的制定在數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中至關(guān)重要，但是目前相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)等還沒有形成規(guī)范；

⑷高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，將數(shù)字檔案信息在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，安全問題變得尤為重要。

4.相關(guān)策略建議

4.1加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化制定和貫標(biāo)

推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)要先行。高校要加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和貫標(biāo)工作。通過調(diào)查研究，借鑒國內(nèi)已有的檔案數(shù)字化治理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，通過這些檔案標(biāo)準(zhǔn)化和制度的貫徹，規(guī)范高校檔案信息化工作。

4.2重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用

高校要重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用。在軟件開發(fā)方式上，應(yīng)依照國家標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合高校實(shí)際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機(jī)制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進(jìn)行研發(fā)工作，最終形成一批有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的、符合檔案工作發(fā)展趨勢(shì)的管理軟件。

4.3安全性方面的建議

數(shù)字化的檔案館在安全性方面也要得到加強(qiáng)，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站（頁）建設(shè)與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵(lì)約束機(jī)制，提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲(chǔ)存和備份的空間，對(duì)電子檔案和音像檔案實(shí)行專庫管理。

4.4重視檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)

數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)高科技項(xiàng)目，要根據(jù)建設(shè)需要，培養(yǎng)和引進(jìn)一批人才，構(gòu)建一支知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍，確保檔案館建設(shè)正常運(yùn)行。首先，在提高高校專兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時(shí)，要加大培訓(xùn)力度，加強(qiáng)對(duì)他們?cè)趹?yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法方面的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識(shí)，提高他們掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能；其次要根據(jù)檔案館(室)人員具體情況，吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才，對(duì)急需的信息化人才可采用引進(jìn)或不求所有只求所用的柔性流動(dòng)的方式予以使用，取其所長，開發(fā)檔案信息化的項(xiàng)目和產(chǎn)品等。

5.結(jié)語

數(shù)字化檔案館建設(shè)是高校建設(shè)工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會(huì)教育提供可靠的信息服務(wù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時(shí)借鑒國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

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二、方志館檔案數(shù)字化管理的基本特征

方志館檔案數(shù)字化工作是在傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上，引進(jìn)新科技、加入創(chuàng)新，使之成為順應(yīng)時(shí)展、滿足社會(huì)需要的新型檔案管理模式。數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理最大的一個(gè)不同點(diǎn)是儲(chǔ)存媒介的變化，傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)為媒介，對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理、歸檔等，工作量大而繁雜，容易出現(xiàn)差錯(cuò)。利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存和管理，能夠節(jié)省空間和人力。通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為檔案信息利用提供了新的方式。傳統(tǒng)的檔案管理，在遠(yuǎn)程傳遞檔案信息方面存在諸多不足，如易泄露和丟失等。而方志館檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，便可利用網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)隨地檢索、查閱檔案信息和傳輸信息，實(shí)現(xiàn)了方志館館藏檔案信息資源的共享。

篇9

社會(huì)檔案管理工作包含的種類非常多，主要是依據(jù)不同的適用范圍及管理內(nèi)容進(jìn)行劃分。對(duì)民生檔案而言，社保檔案是其重要組成部分，主要是記錄參保單位和個(gè)人的參保情況，同時(shí)也是維護(hù)參保者社會(huì)保險(xiǎn)權(quán)益的重要依據(jù)，對(duì)社會(huì)個(gè)人以及我國社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。同時(shí)我國對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的投入力度不斷加大，并頒布了專門的社會(huì)保險(xiǎn)制度，投保人數(shù)急劇增加，對(duì)社保檔案管理工作提出了較大的挑戰(zhàn)。我國數(shù)字化技術(shù)不斷成熟，其應(yīng)用范圍也不斷擴(kuò)大，在社保檔案管理工作中推行數(shù)字化管理是推進(jìn)管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)和要求。

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的作用分析

（一）社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息具有重要的使用價(jià)值和參考價(jià)值。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理具體而言就是對(duì)參保單位和個(gè)人參保情況的詳細(xì)記錄，主要有個(gè)人的文字信息、數(shù)據(jù)圖表以及參保單位的詳細(xì)資料。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息具有較強(qiáng)的真實(shí)性、專業(yè)性，能夠真實(shí)有效地反映個(gè)體和單位的參保情況，可以直接作為原始信息資源被參保單位或個(gè)人使用，同時(shí)也是社會(huì)個(gè)體享有社保福利的重要依據(jù)，社保檔案管理信息具有較高的使用價(jià)值和參考價(jià)值。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。近些年來，我國不斷加大對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的投入力度，而與其相關(guān)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作也日趨完善和規(guī)范化。我國針對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作制定了具體的法律法規(guī)，對(duì)社保檔案管理年限進(jìn)行了具體的規(guī)定，并且細(xì)化社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理材料，針對(duì)不同類型、不同項(xiàng)目的參保人，實(shí)行差別收費(fèi)。這在很大程度上說明了我國對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的重視力度，并且其配套服務(wù)也日趨完善和規(guī)范，正確認(rèn)識(shí)了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作對(duì)社保工作開展的重要性和必要性。

二、社保檔案管數(shù)字化管理的必要性分析

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國對(duì)民生事業(yè)的投入力度不斷加大，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量大幅增長，而與之配套的社保檔案管理的工作量也急劇增加，對(duì)社保檔案管理工作提出了更高的要求。社保檔案管理工作是社保事業(yè)開展的基礎(chǔ)，它貫穿于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的全過程，保障社保工作順利進(jìn)行。同時(shí)隨著社保檔案管理工作量的不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足社保檔案管理工作的需要，建立一套高效率、規(guī)范化、容易儲(chǔ)存和利用的社保檔案管理信息系統(tǒng)迫在眉睫。就當(dāng)前而言，社保檔案實(shí)行數(shù)字化管理極大地提高了工作效率，使社保檔案信息的使用、儲(chǔ)存以及查詢都更加地方便快捷。

三、社保檔案數(shù)字化管理構(gòu)建的保障措施

社保檔案具有較高的社會(huì)使用價(jià)值，對(duì)我國民生事業(yè)的順利發(fā)展具有重要作用。相關(guān)政府部門應(yīng)正確認(rèn)識(shí)到社保檔案管理的重要性，不斷加大對(duì)社保檔案的管理力度，使其為我國民生政策的制定提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支持。并且我國已經(jīng)全面進(jìn)入信息化社會(huì)，信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)在檔案管理工作中也得到充分的利用，極大地提高了我國檔案管理工作效率。因此社保檔案數(shù)字化管理的構(gòu)建符合檔案管理工作的發(fā)展要求，下文將對(duì)社保檔案的數(shù)字化管理的實(shí)行提出具體的幾點(diǎn)保障措施。

（一）加大對(duì)社保檔案管理的投入力度。社保檔案數(shù)字化管理體系的構(gòu)建是在一定的物質(zhì)基礎(chǔ)上實(shí)行的，需要引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備。因此相關(guān)部門一定要加大對(duì)社保檔案管理的投入力度，為數(shù)字化管理體系的實(shí)行奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。只有有了充足的活動(dòng)資金，才能合理配置社保檔案的管理部門，配備足夠的檔案管理人員，為社保檔案數(shù)字化管理奠定組織基礎(chǔ)。

（二）建立完善的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)防范措施。檔案的數(shù)字化管理所生成的電子信息，既然和網(wǎng)絡(luò)相連接，就存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，這種風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的。社保檔案管理者要樹立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動(dòng)地制定一套體系完善的針對(duì)多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。所以，要在檔案實(shí)施數(shù)字化管理全面分析的基礎(chǔ)上，積極地制定詳盡的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，盡最大努力把風(fēng)險(xiǎn)掌控在一定范圍之內(nèi)，并且及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)隱患，切實(shí)提高社保檔案數(shù)字化管理體系的安全性與可靠性。

四、結(jié)語

綜上所述，社保檔案是我國民生檔案管理的重要組成部分，直接關(guān)系到參保民眾的社會(huì)福利，同時(shí)也是我國社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)順利發(fā)展的重要基礎(chǔ)，對(duì)我國民生事業(yè)的發(fā)展也具有重要的促進(jìn)作用。近些年來，隨著社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的不斷發(fā)展，社保檔案管理工作迎來新的挑戰(zhàn)，變革傳統(tǒng)的管理方法和管理模式迫在眉睫。社保檔案管理相關(guān)單位應(yīng)積極引入信息化技術(shù)，推行數(shù)字化社保檔案管理，提高社保檔案管理工作效率，為我國社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]郝薇.社保檔案數(shù)字化管理的架構(gòu)探討[J].華章，2012（35）：323.

篇10

近年來，伴隨著國家高等職業(yè)教育大發(fā)展，廣西的50多所高職院校的發(fā)展也進(jìn)入了快速發(fā)展階段，辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)質(zhì)量、綜合實(shí)力都在不斷提升。隨著信息技術(shù)高速發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各高職院校也越來越重視校園信息化建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)是校園信息化建設(shè)工程的一個(gè)重要組成部分，如何加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)的步伐，推進(jìn)高職院校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，已成為各高職院校檔案工作所面臨的一項(xiàng)重要課題。

一、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵及其重要性

（一）檔案數(shù)字化是校園信息化建設(shè)的重要組成部分。隨著科技的發(fā)展，廣西高職院校也正逐步開展校園信息化建設(shè)，紛紛使用辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺(tái)、學(xué)生信息管理系統(tǒng)等先進(jìn)管理平臺(tái)。高職院校檔案室是為學(xué)校教職員工、學(xué)生提供重要服務(wù)的窗口，必須得跟得上學(xué)校發(fā)展的腳步。檔案信息化是校園信息化建設(shè)的重要組成部分，只有加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)，才能更好地為學(xué)校各項(xiàng)工作提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

（二）提高檔案提供利用的效率。傳統(tǒng)的檔案資料查找方式是先經(jīng)過手工或者的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行目錄檢索再到庫房查找，有時(shí)候要往返幾次庫房才能查到利用者所需檔案資料，花費(fèi)較長時(shí)間。檔案數(shù)字化后就可以直接在計(jì)算機(jī)上輕松查找，節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率。同時(shí)，將檔案信息經(jīng)過校園網(wǎng)絡(luò)傳輸，就可以提供給校內(nèi)外相關(guān)人員利用，利用者不受時(shí)間、空間的限制就可以進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查找相關(guān)檔案信息。

（三）有效提高檔案的科學(xué)管理水平。傳統(tǒng)的檔案管理模式以紙質(zhì)檔案管理模式為主，占用空間大；對(duì)紙質(zhì)檔案的頻繁翻閱容易造成損壞、字跡褪色。目前，廣西大部分高職院校的檔案庫房面積僅能容納3-5年的庫藏量，隨著檔案的逐年遞增，現(xiàn)有庫房很難容納龐大的檔案。實(shí)施檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅可以大大節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間，還有利于延長檔案的使用壽命。

二、廣西高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題和困難

（一）檔案工作經(jīng)費(fèi)投入不足。教育部頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定：“建校歷史在50以上或全日制在校生規(guī)模在1萬人以上或已集中保管的檔案、資料在3萬卷以上，都需要設(shè)立檔案館?！备鶕?jù)規(guī)定，目前廣西大部分的高職院校已符合成立檔案館，但是由于各方面的原因還沒有一所高職院校成立檔案館，僅僅是成立了檔案室，隸屬于學(xué)校辦公室。檔案室僅配備1名專職檔案員，雖然少數(shù)院校配有2名專職檔案員，但常常還要兼顧學(xué)校辦公室的日常工作。檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，需要配備相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施。大部分高職院校正處于建設(shè)發(fā)展階段，主要將經(jīng)費(fèi)投入基建、教學(xué)和科研上，不可能對(duì)檔案工作投入太多。

（二）以傳統(tǒng)管理模式為主。目前，廣西的高職院校檔案管理仍以傳統(tǒng)管理模式為主，主要采用紙質(zhì)、錄音、錄像等載體保存檔案；以案卷歸檔和保管的方式，開展檔案的收集、整理、鑒定、利用等工作；提供查閱的方式以手工翻本，費(fèi)事費(fèi)力。雖然統(tǒng)一使用了GD2000檔案管理系統(tǒng)，但僅局限于檔案目錄數(shù)字化，檔案全文數(shù)字化仍然是空白。更沒有實(shí)現(xiàn)檔案資源在校園網(wǎng)共享，無法滿足多用戶的同時(shí)需求。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)步伐緩慢。2002年國家檔案局《國家檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》頒布，自此我國全國各地、各高校檔案信息化建設(shè)逐步開展。但是2002年廣西的大部分高職院校剛剛從中專、技校升格為高職高專，學(xué)校工作的重心是整合辦學(xué)資源、擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，把精力集中在教學(xué)和科研工作上，根本無暇顧及信息化建設(shè)，因此檔案數(shù)字化建設(shè)是非常滯后的。

（四）數(shù)字化檔案信息安全存在問題。檔案數(shù)字化為我們提供了方便快捷的服務(wù)，但是檔案信息安全問題也成為檔案管理中不可忽視的問題。一是將紙質(zhì)檔案原件數(shù)字化過程中，拆分、掃描、數(shù)碼相機(jī)拍攝時(shí)容易造成檔案原件的丟失或者字跡、數(shù)據(jù)不清晰。二是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化后，面臨著計(jì)算機(jī)“病毒”、“黑客”等安全問題。高職院校檔案內(nèi)容涉及范圍廣、信息量大，尤其是科研類檔案具備非常高的科技含量。如果不加以安全保護(hù)，將造成重大損失。

三、廣西高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策

（一）加大對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)的投入。要提高對(duì)檔案管理工作的重視，加大經(jīng)費(fèi)投入。首先要配備檔案專職人員，對(duì)檔案人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，檔案人員除具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)外，還要掌握計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、圖像處理等專業(yè)知識(shí)。其次還要配備檔案數(shù)字化建設(shè)所需相關(guān)設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀等。

（二）制定完善的數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和制度。在開展數(shù)字化建設(shè)前期，按照國家制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合高職院校的實(shí)際情況，建立一套完善的檔案數(shù)字化建設(shè)制度，確保學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，從而使檔案管理朝著系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化方向邁進(jìn)。

（三）做好前期調(diào)查研究工作。檔案信息數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，不可操之過急。高職院校檔案信息量龐大，短時(shí)間內(nèi)不可能將全部材料數(shù)字化。在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)前，要做好調(diào)查研究工作，可到區(qū)內(nèi)外先進(jìn)的高?；蛘咂髽I(yè)學(xué)習(xí)了解檔案信息化建設(shè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，避免盲目建設(shè)。根據(jù)本校近幾年檔案的利用情況，制定科學(xué)合理、切實(shí)可行的計(jì)劃，要按照先新后老、先重點(diǎn)后一般的原則，分步驟對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化。

（四）加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息安全。檔案信息安全保護(hù)涉及的主要內(nèi)容包括：信息安全規(guī)范、信息加密、信息認(rèn)證、防治計(jì)算機(jī)病毒、信息備份、網(wǎng)絡(luò)安全和檔案信息長期可存取技術(shù)等。一是檔案信息數(shù)字化工作中要注意檔案材料的完整性，不能在數(shù)字化過程中造成原始檔案的丟失、破損，在掃描或相機(jī)拍攝過程中要注意使字跡清晰不模糊。二是做好檔案信息備份，購買先進(jìn)的存儲(chǔ)設(shè)備，避免檔案管理系統(tǒng)的軟、硬件更新?lián)Q代后導(dǎo)致檔案信息無法讀取。三是檔案信息數(shù)字化后，要維護(hù)好檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性，給檔案信息一個(gè)可靠安全的存儲(chǔ)環(huán)境。