導(dǎo)言：作為寫(xiě)作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇檔案一體化管理，它們將為您的寫(xiě)作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

一、文件管理與檔案管理一體化

（一）文件、檔案一體化的概念。文件管理與檔案管理一體化主要是指實(shí)現(xiàn)文件、檔案生成的一體化、管理的一體化和利用的一體化。文件、檔案一體化主要從文書(shū)管理和檔案管理的角度出發(fā)，實(shí)現(xiàn)文件生成、辦理以及檔案歸檔的全過(guò)程的管理。實(shí)現(xiàn)文檔一體化，從而保證文件內(nèi)容的完整性和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。

（二）文件管理與檔案管理的關(guān)系。目前國(guó)內(nèi)外對(duì)文件、檔案管理一體化還沒(méi)有一個(gè)明確統(tǒng)一的概念，但是文件管理與檔案管理間存在的互相依存、密不可分的關(guān)系卻顯而易見(jiàn)，這種關(guān)系主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.文件管理與檔案管理相輔相成。一方面檔案是由文件發(fā)展而來(lái)的，文件的質(zhì)量直接影響檔案的質(zhì)量，另一方面檔案管理是文件管理的延伸和發(fā)展，目前文件管理和檔案管理已經(jīng)成為一個(gè)不可分割的系統(tǒng)管理工程；2.檔案部門(mén)必須有專(zhuān)職文件管理人員的參與，這是保證文檔一體化管理質(zhì)量的前提條件。目前國(guó)外一些重要的機(jī)關(guān)部門(mén)，已經(jīng)普遍實(shí)現(xiàn)檔案人員參與文件管理，國(guó)內(nèi)多數(shù)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位則都沒(méi)有設(shè)置機(jī)關(guān)檔案室等專(zhuān)職文件管理機(jī)構(gòu)，現(xiàn)行的文件大多交由制作人員或者承辦人員自行妥善保管，文件中心大多作為檔案系統(tǒng)的分支機(jī)構(gòu)，往往保管一些企業(yè)或機(jī)關(guān)的半現(xiàn)行的文件。檔案部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的文件管理機(jī)構(gòu)，配備專(zhuān)職的文件管理人員，為機(jī)關(guān)檔案科學(xué)化管理的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

（三）文件管理與檔案管理密不可分，文件管理人員和檔案管理人員之間也存在相互依存、相互促進(jìn)的關(guān)系。在國(guó)外大部分的檔案管理部門(mén)和人員都會(huì)參與文件的管理工作，但是檔案管理人員并不能完全取代文件管理人員，文件管理人員只有和檔案管理人員相互溝通、密切配合，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理和文件管理的有效配置，保障文件管理的質(zhì)量，更好的為檔案管理服務(wù)。

二、文件管理與檔案管理一體化現(xiàn)狀

80年代之前，我國(guó)一直沿用傳統(tǒng)的文件與檔案分開(kāi)管理的工作體制，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的工作體制已經(jīng)不能滿足社會(huì)的發(fā)展需求，其弊端也逐漸顯露出來(lái)。為了提高工作效率，適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，文件管理與檔案管理一體化的思想逐漸被提出，然而由于傳統(tǒng)思想的束縛和環(huán)境的局限性，這種科學(xué)的管理體制在一定的時(shí)期內(nèi)并未真正實(shí)現(xiàn)。

當(dāng)前，在我國(guó)企業(yè)檔案管理大致可以分為兩種形式，一種是沿用傳統(tǒng)的卷為單位的管理，實(shí)行部門(mén)立卷制度，各部門(mén)在每年的6月把整理好的上一年度相關(guān)文件轉(zhuǎn)移到檔案室，再由檔案室負(fù)責(zé)整理和編目保存。另一種則是實(shí)行文件、檔案的一體化管理模式，具體實(shí)施則是由各部門(mén)的檔案負(fù)責(zé)人通過(guò)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行文件案卷以及卷內(nèi)文件的著錄，通過(guò)插入附件的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案全文的管理，使用這種方式對(duì)檔案文件的著錄使電子文件原文在檔案管理系統(tǒng)中有了相應(yīng)的目錄，同時(shí)，還可以在服務(wù)器上為原文留有單獨(dú)的空間，提高工作效率，降低錯(cuò)誤發(fā)生的幾率。

三、實(shí)現(xiàn)文件檔案管理一體化的意義

目前，我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域已經(jīng)普遍推行辦公自動(dòng)化，并逐步實(shí)現(xiàn)文件檔案管理一體化，文檔一體化管理可更加科學(xué)合理，有利于樹(shù)立更合理科學(xué)的文檔管理體制和管理理念。文件和檔案一體化管理在文書(shū)處理的過(guò)程中科學(xué)利用管理系統(tǒng)，形成完整的數(shù)據(jù)信息，避免重復(fù)工作，使文件管理的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)等工作完整有序，從而使文件管理各項(xiàng)工作達(dá)到精細(xì)化，完成案卷達(dá)到系統(tǒng)化和查找利用的標(biāo)準(zhǔn)化。

四、加快文件管理與檔案管理一體化實(shí)現(xiàn)的措施

在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，文檔管理一體化的發(fā)展已經(jīng)具備了一定的理論和實(shí)踐基礎(chǔ)，文檔管理一體化的建設(shè)是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，所涉及的文件信息的面積較為廣泛，要求我們必須認(rèn)真對(duì)待，具體要求我們從以下幾個(gè)方面做起：

（一）立足檔案管理現(xiàn)狀，完善檔案管理體系。在現(xiàn)有的檔案管理機(jī)構(gòu)組織體系的基礎(chǔ)之上，建立健全文檔管理的組織體系，由于我國(guó)受傳統(tǒng)體制的影響較深，至今沒(méi)有全面打破傳統(tǒng)的管理模式，文檔管理一體化并沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)，因此我們必須在現(xiàn)有的基礎(chǔ)之上，建立健全文檔管理機(jī)構(gòu)組織體系，降低文檔管理一體化體系變革的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）結(jié)合我國(guó)現(xiàn)有的國(guó)情，建立具有中國(guó)特色的文檔管理一體化理論。我國(guó)的檔案管理一體化與其他國(guó)家相比存在一定的差別，所以要?jiǎng)?chuàng)建具有中國(guó)特色的文檔管理一體化就必須立足于我國(guó)的國(guó)情。我國(guó)有國(guó)家規(guī)模的檔案事業(yè)，有“集中統(tǒng)一”的管理原則，有延伸到文書(shū)工作前沿的檔案管理觸角――檔案室，有保存永久性檔案的各級(jí)檔案館，并形成了嚴(yán)密的網(wǎng)絡(luò)，這就是我國(guó)的“檔情”。從理論上看，它符合文件生命周期理論和前端控制思想，從實(shí)踐的角度看，它更有利于文件的全程控制，更有利于文檔管理一體化。當(dāng)我們用文件生命周期理論來(lái)考察文書(shū)檔案工作，對(duì)我們現(xiàn)存的檔案室（或檔案館）應(yīng)當(dāng)積極保護(hù)并發(fā)展，它實(shí)際上已經(jīng)承擔(dān)了管理處于中間性、過(guò)渡性階段的文件的任務(wù)，這是中國(guó)特色的基本國(guó)情所決定的。

五、結(jié)語(yǔ)

文件管理和檔案管理一體化是現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的主要發(fā)展趨勢(shì)，只有不斷增強(qiáng)對(duì)文檔一體化管理的認(rèn)識(shí)，才能使檔案管理適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展潮流，只有將文檔一體化的科學(xué)理念實(shí)踐于當(dāng)前文檔管理工作中，才能把文件管理和檔案管理有效結(jié)合，實(shí)現(xiàn)前編控制和全程管理，更好的適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展和需求，服務(wù)于現(xiàn)代化的信息建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]向立文：檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問(wèn)題的研究[D]湘潭大學(xué)；2004

[2]余然：社會(huì)轉(zhuǎn)型期檔案信息倫理建設(shè)研究[D]安徽大學(xué)；2006年

[3]趙雪群：“微機(jī)文檔一體化管理系統(tǒng)”開(kāi)發(fā)中幾個(gè)問(wèn)題的認(rèn)識(shí)[J]檔案學(xué)通訊；1994年01期

篇2

關(guān)鍵詞：檔案圖書(shū)一體化；信息資源整合；現(xiàn)狀問(wèn)題

中圖分類(lèi)號(hào)：G25

1 引言

我國(guó)圖書(shū)情報(bào)檔案實(shí)施一體化管理不僅具有理論上的依據(jù)，而且具有現(xiàn)實(shí)的客觀需求和可供借鑒的管理模式。我們必須從戰(zhàn)略高度看圖書(shū)、情報(bào)、檔案的一體化管理。圖書(shū)、檔案一體化管理是把圖書(shū)與檔案、圖書(shū)處理工作與檔案工作從管理體制到工作程序視為一個(gè)有機(jī)整體，以確定實(shí)施辦法的最優(yōu)化，求得最高效率。由檔案、圖書(shū)在學(xué)科和專(zhuān)業(yè)上的相近內(nèi)核，提出實(shí)現(xiàn)檔案、圖書(shū)新型管理的必要性和必然性，并對(duì)構(gòu)建檔案、圖書(shū)一體化管理模式進(jìn)行新的探索。當(dāng)前階段我們應(yīng)當(dāng)建立和完善圖、情、檔一體化用戶(hù)監(jiān)督、一體化政策法規(guī)以及一體化評(píng)估等動(dòng)力機(jī)制。通過(guò)對(duì)他們的一體化管理，可以使其形成綜合性信息網(wǎng)絡(luò)，為我國(guó)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)以及祖國(guó)的建設(shè)服務(wù)。

有鑒于此，如何為充分利用既有科研檔案的信息，增加技術(shù)發(fā)展的機(jī)會(huì)，探索圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化，加快科學(xué)研究過(guò)程中的科研檔案信息的集成化管理已經(jīng)成為我國(guó)理論界和實(shí)務(wù)界必須面對(duì)的一個(gè)新課題和新挑戰(zhàn)。實(shí)行統(tǒng)一管理保證文獻(xiàn)信息獲取、加工、儲(chǔ)存、傳遞等渠道的暢通合理控制信息流量，對(duì)文獻(xiàn)信息進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)和處理要將重點(diǎn)放在研究文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的有效管理問(wèn)題上，控制管理所必需的信息數(shù)量，提高文獻(xiàn)信息傳遞效率、吸收能力和利用率深化文獻(xiàn)信息開(kāi)發(fā)層次，，圖書(shū)檔案信息員制度代表著圖書(shū)檔案服務(wù)理念由資源主導(dǎo)向用戶(hù)主導(dǎo)轉(zhuǎn)變的發(fā)展方向。

2 圖書(shū)管理的基本內(nèi)容

目前所通用的圖書(shū)管理系統(tǒng)，主要包括以下幾個(gè)方面：第一是圖書(shū)管理；第二是信息查詢(xún)；第三是流通作業(yè)；第四是系統(tǒng)維護(hù)。這四大模塊是圖書(shū)管理系統(tǒng)的構(gòu)成部分。其中圖書(shū)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了圖書(shū)的征訂工作、新書(shū)的登記、圖書(shū)的編目等功能，把圖書(shū)進(jìn)庫(kù)工作合理的建造成一個(gè)系統(tǒng)；流通作業(yè)包括預(yù)借、借書(shū)、還書(shū)作業(yè)，從根本上減少了三種工作的工作量；信息查詢(xún)實(shí)現(xiàn)在各種條件下，對(duì)于館藏書(shū)查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等工作；系統(tǒng)維護(hù)實(shí)現(xiàn)了對(duì)于本系統(tǒng)的合理運(yùn)用，并針對(duì)隨時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行快速、有效的解決。系統(tǒng)支持條型碼掃描，在實(shí)際的使用過(guò)程中，掃描槍對(duì)圖書(shū)ISBN編碼掃描時(shí)，就會(huì)自動(dòng)從Internet上下載圖書(shū)相關(guān)信息，如作者、書(shū)名、出版社、簡(jiǎn)介等信息，把錄入人員的工作量降到了最低，成為信息化建設(shè)強(qiáng)有力的幫手。建立完善的管理體系是實(shí)現(xiàn)檔案、圖書(shū)、情報(bào)資料管理一體化的基本，雖然圖書(shū)情報(bào)資料檔案在工作內(nèi)容和管理模式上存在諸多共性，但畢竟分屬各個(gè)行業(yè)，這就需要建立統(tǒng)一的信息管理機(jī)構(gòu)，從整體構(gòu)想宏觀調(diào)控上，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)制訂出一整套合理、全面、長(zhǎng)期的發(fā)展規(guī)劃。

3 信息化管理有利于圖書(shū)資源的整合和共享

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新和進(jìn)步，信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，無(wú)論是一個(gè)人還是一個(gè)社會(huì)要想發(fā)展都離不開(kāi)知識(shí)。通過(guò)進(jìn)行系統(tǒng)的信息化管理，使得圖書(shū)資料檔案的信息具備了有效性和共享性，進(jìn)一步擴(kuò)大了這些檔案資源的使用范圍可擴(kuò)大原始檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍保持隨機(jī)存取。在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的檔案電子文件比原件更易于導(dǎo)航有利于工作人員按需瀏覽也方便了使用者快速瀏覽所需要的信息極大的提高了檔案原件的利用率，最大限度地實(shí)現(xiàn)圖書(shū)資料檔案信息的資源整合和共享。檔案人員要管好檔案，就要提前介入到電子文件和管理工作中，提前以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益。

4 圖書(shū)、檔案一體化管理的可行性

在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的信息社會(huì)中，檔案、圖書(shū)實(shí)行一體化管理，建立“二位一體”的文獻(xiàn)、信息中心，現(xiàn)代圖書(shū)已承擔(dān)一部分情報(bào)工作實(shí)現(xiàn)部門(mén)之間的橫向聯(lián)系和協(xié)作，最大限度、最大范圍地發(fā)揮信息資源的作用，是檔案、圖書(shū)事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)檔案的公開(kāi)化、社會(huì)化方向發(fā)展，從而走向檔案、圖書(shū)、情報(bào)三者一體化管理。

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)更廣泛、更迫切的需求，對(duì)圖書(shū)、情報(bào)、檔案的利用越來(lái)越要求公開(kāi)化、社會(huì)化信息資源體系事實(shí)上也無(wú)法使圖書(shū)館與情報(bào)所、檔案館相區(qū)別各種情報(bào)技術(shù)，如縮微、復(fù)制、機(jī)檢等技術(shù)生產(chǎn)廣泛應(yīng)用于圖書(shū)館，圖書(shū)館學(xué)、檔案學(xué)是知識(shí)信息管理的二大學(xué)科，它們之間有著共同的認(rèn)識(shí)論、基礎(chǔ)理論和方法論有些地區(qū)實(shí)際上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了二者機(jī)構(gòu)的完全統(tǒng)一。圖書(shū)、情報(bào)管理以特定對(duì)象的服務(wù)內(nèi)容，主要是對(duì)部門(mén)機(jī)構(gòu)內(nèi)部服務(wù)二者在現(xiàn)代社會(huì)本身沒(méi)有太大區(qū)別使得圖書(shū)與情報(bào)的界限已變得模糊，圖書(shū)、檔案的同源性決定了檔案機(jī)構(gòu)與圖書(shū)館、情報(bào)所服務(wù)對(duì)象的相似性，所不同的是檔案機(jī)構(gòu)公眾服務(wù)性不如圖書(shū)館、情報(bào)部門(mén)強(qiáng)。

5 職業(yè)道德素質(zhì)

圖書(shū)檔案管理人員必須具備良好的職業(yè)道德和高尚的情操，要忠于本職工作，對(duì)工作極端負(fù)責(zé)，要勇于探索，不斷創(chuàng)新，作風(fēng)正派，清正廉潔，處事公道。要胸懷寬廣，謙虛謹(jǐn)慎，團(tuán)結(jié)同志，互相尊重，愛(ài)崗敬業(yè)，牢固樹(shù)立為圖書(shū)檔案工作無(wú)私奉獻(xiàn)、奮斗終身的思想。圖書(shū)檔案工作是一項(xiàng)承載著知識(shí)寶庫(kù)收藏和記錄使命的工作，要求其管理人員必須具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感。特別在新時(shí)期、在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，應(yīng)從情感的角度培養(yǎng)自己敬業(yè)、樂(lè)業(yè)、創(chuàng)業(yè)精神，從而樹(shù)立起圖書(shū)檔案管理人員的職業(yè)使命感和榮譽(yù)感，自覺(jué)向社會(huì)奉獻(xiàn)、為人民服務(wù)，把工作當(dāng)作實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的需要，要全身心地投入自己為之奮斗的事業(yè)中。

信息時(shí)代的圖書(shū)館管理人員，不能埋在資料堆里，必須要有宏觀思維，做到從積累資料入手，從大處著眼，收集積累細(xì)小的信息；注意信息的旁系性，善于從某些信息資料中分析推斷出有用的微觀信息，開(kāi)展立體思考，通過(guò)點(diǎn)滴資料的積累去揭示未來(lái)的發(fā)展。

只有全面優(yōu)化不斷提升圖書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平真正發(fā)揮圖書(shū)檔案在現(xiàn)代圖書(shū)情報(bào)檔案發(fā)展中的支柱作用，強(qiáng)化積極主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)為可持續(xù)發(fā)展提供永不干涸的動(dòng)力之源。

6 結(jié)束語(yǔ)

圖書(shū)館服務(wù)是為了使讀者獲得文化知識(shí)，提高公民的自身修養(yǎng)，滿足讀者的需求，實(shí)現(xiàn)讀者人生的價(jià)值。圖書(shū)館服務(wù)賦予圖書(shū)館人員以崇高的職責(zé)、奉獻(xiàn)的欣慰和清苦的價(jià)值。圖書(shū)與檔案雖然屬于不同的文獻(xiàn)資源，有自身的特點(diǎn)，有各自的理論體系，呈現(xiàn)出不同的價(jià)值形態(tài)，但是作為客觀存在，它們不僅載體相同、相似，而且服務(wù)性質(zhì)、管理方法、管理手段都是高度一致的。檔案服務(wù)層次的需要，是信息社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。作為圖書(shū)管理將如何充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，發(fā)揮檔案、圖書(shū)、情報(bào)資料在信息領(lǐng)域中的綜合效能，提高信息報(bào)業(yè)服務(wù)的能力和水平，是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)和實(shí)現(xiàn)報(bào)業(yè)可持續(xù)發(fā)展的有效途徑。信息技術(shù)的發(fā)展為一體化提供了良好的條件，一體化建設(shè)是長(zhǎng)期、艱巨、復(fù)雜的任務(wù)，需要政府及相關(guān)部門(mén)共同的努力，包括培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的人才，才可能實(shí)現(xiàn)一體化的發(fā)展。

篇3

一、圖書(shū)檔案一體化管理的優(yōu)點(diǎn)與可操作性

（一）一體化管理的優(yōu)點(diǎn)。經(jīng)過(guò)傳統(tǒng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的改革變遷，使醫(yī)院的管理工作中將圖書(shū)管理與檔案管理區(qū)分開(kāi)來(lái)，形成兩個(gè)相互獨(dú)立的體系進(jìn)行管理，而其中缺乏良性互動(dòng)，導(dǎo)致嚴(yán)重的資源和信息浪費(fèi)，而在管理層面，又因?yàn)閮烧咧g的密切聯(lián)系，使之經(jīng)常出現(xiàn)管理交叉和重復(fù)管理的現(xiàn)象。在醫(yī)院的圖書(shū)檔案信息，應(yīng)服務(wù)于醫(yī)院的各級(jí)醫(yī)療人員和管理人員進(jìn)行實(shí)時(shí)查閱，并確保信息的準(zhǔn)確性和全面性。但相對(duì)獨(dú)立的管理使其在實(shí)際工作中無(wú)法滿足對(duì)信息查閱的需求。因此，對(duì)圖書(shū)檔案的一體化管理，能真正增強(qiáng)兩者之間的良性溝通，將醫(yī)院的相關(guān)信息管理形成網(wǎng)狀數(shù)據(jù)庫(kù)，使其涵蓋醫(yī)院工作的全局內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部的實(shí)時(shí)資源共享。比如，在醫(yī)院中進(jìn)行的醫(yī)療科研項(xiàng)目中，申請(qǐng)課題、堅(jiān)定立項(xiàng)、開(kāi)發(fā)到結(jié)尾中的相關(guān)工作，都可依賴(lài)醫(yī)院的圖書(shū)檔案信息進(jìn)行。不僅如此，課題研究后對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行的整理歸檔工作，能為今后的相關(guān)課題研究提供方便，形成科研材料于信息的良性循環(huán)利用與保管。

（二）一體化管理的可操作性。科技的不斷發(fā)展為人們的生活和工作帶來(lái)了更多選擇，特別是在信息化技術(shù)的幫助下，信息化管理能真正滿足社會(huì)工作中對(duì)信息的及時(shí)性、廣泛性需求，醫(yī)院管理中的信息管理亦是如此。作為信息管理中兩個(gè)重要組成學(xué)科，圖書(shū)館學(xué)與檔案學(xué)不論是基礎(chǔ)知識(shí)理論、認(rèn)識(shí)論和方法論上都存在著很大程度的相同，甚至一些研究領(lǐng)域已逐漸實(shí)現(xiàn)了認(rèn)知上的統(tǒng)一。因此，在醫(yī)院的管理中，將圖書(shū)檔案進(jìn)行一體化的管理能幫助醫(yī)院形成涵蓋更加全面信息網(wǎng)絡(luò)，從而為醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療和科研提供服務(wù)。

二、醫(yī)院圖書(shū)檔案一體化管理工作的展開(kāi)

（一）提升信息資源有效利用率。圖書(shū)和檔案，其真正價(jià)值在于被使用，為醫(yī)院的相關(guān)工作提供參考。由此可見(jiàn)，在醫(yī)院圖書(shū)檔案一體化管理中，信息數(shù)據(jù)的優(yōu)化尤為重要。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的接入能改變醫(yī)院館藏結(jié)構(gòu)上的單一、彌補(bǔ)數(shù)據(jù)信息上的缺失、提升整個(gè)信息處理和調(diào)取速度。一體化管理能確保數(shù)據(jù)信息資源的最大化利用，提升其有效利用率，服務(wù)于醫(yī)院的相關(guān)醫(yī)療活動(dòng)與項(xiàng)目。

（二）在圖書(shū)檔案管理的各自體系中獲取改革靈感。在傳統(tǒng)管理辦法的影響下，一體化管理在開(kāi)展之初難免受到非議。要想將一體化管理的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行傳播，讓更多人理解，就要對(duì)圖書(shū)和檔案管理體系的特點(diǎn)進(jìn)行不斷整合，進(jìn)而推動(dòng)管理工作的發(fā)展。對(duì)醫(yī)院的檔案來(lái)說(shuō)，大多數(shù)的館藏檔案內(nèi)容相對(duì)時(shí)間較為久遠(yuǎn)，其珍貴程度也相對(duì)較高，而相對(duì)來(lái)講，圖書(shū)與資料的信息數(shù)據(jù)則相對(duì)較為新穎，在實(shí)踐層面，兩者都具有不可替代的參考價(jià)值。檔案管理主要為醫(yī)院的各級(jí)部門(mén)管理人員、維修人員和財(cái)務(wù)人員服務(wù)，而圖書(shū)管理則針對(duì)醫(yī)療、研究、醫(yī)護(hù)、技術(shù)人員。由此可見(jiàn)，兩者都具備相對(duì)獨(dú)立的特點(diǎn)，但在一體化管理下并無(wú)實(shí)際沖突，反而因其管理范圍涵蓋面較廣，成為一體化管理的改革基礎(chǔ)。在一體化改革中，圖書(shū)和檔案是數(shù)據(jù)信息的主要來(lái)源，需要進(jìn)行整體上的分類(lèi)、整合與管理，才能對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深刻的了解和運(yùn)用，真正發(fā)揮圖書(shū)和檔案的使用價(jià)值。

（三）提升配套服務(wù)工作質(zhì)量。對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行利用的過(guò)程，就是根據(jù)圖書(shū)或檔案資料的幫助，進(jìn)行相關(guān)研究產(chǎn)生新數(shù)據(jù)信息的過(guò)程，在醫(yī)院的研究和建設(shè)中，這種新數(shù)據(jù)具備更高的使用價(jià)值，這種本質(zhì)也體現(xiàn)了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的數(shù)據(jù)信息管理特點(diǎn)。在醫(yī)院簡(jiǎn)稱(chēng)圖書(shū)檔案館后，工作人員應(yīng)注重配套服務(wù)工作的完善與優(yōu)化。比如，創(chuàng)辦醫(yī)院內(nèi)部的《醫(yī)學(xué)快訊》，介紹醫(yī)療上相關(guān)方面的最新指示，帶領(lǐng)醫(yī)院各個(gè)科室主任參加座談會(huì)或交流會(huì)等，針對(duì)醫(yī)院圖書(shū)檔案館的管理與臨床醫(yī)療運(yùn)用之間聯(lián)系的加強(qiáng)進(jìn)行了解與溝通，幫助院方實(shí)習(xí)醫(yī)生更加便捷的獲取館藏資源中的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行論文的撰寫(xiě)和創(chuàng)作。

篇4

 

自20世紀(jì)70年代國(guó)外檔案學(xué)家提出圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化管理設(shè)想以來(lái)，國(guó)內(nèi)許多理論和實(shí)際工作者也從不同方面對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行了建設(shè)性探討。時(shí)至今日，隨著社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，一體化構(gòu)想也不斷獲得專(zhuān)家的親睞和論證。本文在回顧圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化管理觀點(diǎn)的基礎(chǔ)上，從對(duì)象、目的、功能、屬性、管理成本和協(xié)調(diào)發(fā)展等六個(gè)方面提出了質(zhì)疑和看法，以助于人們對(duì)這一問(wèn)題具有更加科學(xué)、理性的認(rèn)識(shí)。

1.一體化主張的簡(jiǎn)要回顧

圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化管理支持者的理論依據(jù)主要有以下幾個(gè)方面。

1.1屬性同源。認(rèn)為圖書(shū)、情報(bào)、檔案同出一源，都屬于文獻(xiàn)信息的范疇，它們不僅載體相同、相似，而且服務(wù)性質(zhì)、管理方法、管理手段都是高度一致的，共同的淵源和廣泛的共性為實(shí)現(xiàn)一體化管理提供了良好的基礎(chǔ)[1]。一般而言，屬性同源說(shuō)者并不否認(rèn)圖書(shū)、情報(bào)、檔案三者之間也存在一定的差別，不過(guò)他們普遍認(rèn)為，差異不是一體化的主要障礙，相反，一體化有利于它們之間的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。

1.2 資源互補(bǔ)。認(rèn)為在文獻(xiàn)資源建設(shè)方面，圖書(shū)館、檔案館還存在著一個(gè)明顯的和相當(dāng)重要的互補(bǔ)作用。就是，檔案作為事件發(fā)生的原始記錄，是唯一的文獻(xiàn)，一旦丟失或發(fā)生意外（火災(zāi)、水災(zāi)）等情況，就無(wú)法彌補(bǔ)，就會(huì)出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象。在這種情況下，圖書(shū)資料就尤為重要，可靠性和復(fù)本量大，收藏地域?qū)?，各大圖書(shū)館都可能查到，就有可能把斷檔的檔案和不足彌補(bǔ)起來(lái)，體現(xiàn)了圖書(shū)和檔案的相互依存、遺漏補(bǔ)缺的互補(bǔ)作用。

1.3 資源共享。資源共享可以帶來(lái)超值利益，其理論根據(jù)是奧地利生物學(xué)家貝塔郎菲提出的著名定律：整體的屬性與功能大于各孤立部分的總和。提出一體化可以實(shí)現(xiàn)資源共享的觀點(diǎn)認(rèn)為，當(dāng)前我國(guó)圖書(shū)、情報(bào)、檔案存在嚴(yán)重的“信息孤島”現(xiàn)象，圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化系統(tǒng)有利于文獻(xiàn)信息由分立到整合，從而產(chǎn)生1＋1＋1>3的效果。

1.4 網(wǎng)絡(luò)條件。認(rèn)為目前我國(guó)各級(jí)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)已逐步完善，為圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化管理提供了一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)平臺(tái)，只要建立強(qiáng)有力的組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，制定相關(guān)的法律、法規(guī)，解決數(shù)據(jù)庫(kù)格式、用戶(hù)接口以及聯(lián)機(jī)采訪、聯(lián)合編目等標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化問(wèn)題，就一定能夠完成一體化的構(gòu)想。

2.實(shí)現(xiàn)圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化管理的六大質(zhì)疑

在對(duì)肯定性觀點(diǎn)做簡(jiǎn)要回顧之后，提出一些否定的看法或許可以使人們對(duì)這一問(wèn)題會(huì)有更理性的認(rèn)識(shí)。筆者認(rèn)為影響圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化管理的原因，正是它們之間的差異即質(zhì)的區(qū)別。那么圖書(shū)、情報(bào)、檔案它們本質(zhì)的東西是什么？是文獻(xiàn)的內(nèi)容和范圍。因?yàn)?，它們都是利用文獻(xiàn)為人類(lèi)社會(huì)提供服務(wù)，離開(kāi)了文獻(xiàn)它們就失去了存在的基礎(chǔ)，下面以圖書(shū)和檔案為例，就它們所收集文獻(xiàn)的內(nèi)容、范圍、使用目的以及一體化對(duì)三學(xué)科的管理和服務(wù)方面加以分析，以說(shuō)明實(shí)現(xiàn)圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化管理是不可行的。

2.1 圖書(shū)館、檔案館雖然都是以文獻(xiàn)為自己的工作對(duì)象，但所收集文獻(xiàn)的內(nèi)容和范圍卻截然不同。圖書(shū)館所收集的文獻(xiàn)是以人類(lèi)知識(shí)整體為對(duì)象，文獻(xiàn)的知識(shí)信息數(shù)量大，學(xué)科門(mén)類(lèi)齊全，內(nèi)容學(xué)術(shù)性、理論性強(qiáng)。論文格式，情報(bào)。而檔案館所收集的文獻(xiàn)是以立檔單位為對(duì)象，是立檔單位各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，是對(duì)客觀事務(wù)的直接反映，突出其本源性、可靠性，具有歷史憑證作用。

2.2 從文獻(xiàn)利用的目的和對(duì)象看，圖書(shū)館文獻(xiàn)主要是為社會(huì)廣大讀者的不同需求服務(wù)，使用者利用圖書(shū)館文獻(xiàn)是為了更加便利快捷地獲取自己所需的信息和知識(shí)。而檔案機(jī)構(gòu)公共服務(wù)性不如圖書(shū)館、情報(bào)部門(mén)強(qiáng)，它以特定對(duì)象確定自己的服務(wù)內(nèi)容，主要是對(duì)部門(mén)、機(jī)構(gòu)內(nèi)部的管理需要服務(wù)，使用者利用文獻(xiàn)主要為了解決管理中遇到的問(wèn)題。

2.3 從圖書(shū)館和檔案館屬性來(lái)分析，圖書(shū)館強(qiáng)調(diào)的是其服務(wù)性，而檔案館則是保存性。圖書(shū)館所收集的文獻(xiàn)主要是為了讀者使用，所有文獻(xiàn)都向讀者開(kāi)放，文獻(xiàn)在館內(nèi)允許有一個(gè)自然損耗。論文格式，情報(bào)。而檔案館所收集的文獻(xiàn)主要是為保存，以備查用，在使用方面受一定的權(quán)限限制，許多文獻(xiàn)的保存期都是永久，在保存期內(nèi)任何文獻(xiàn)都不能遺失。

2.4 圖書(shū)館的文獻(xiàn)具有互補(bǔ)性和可代替性，檔案館文獻(xiàn)具有唯一性和不可代替性。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，作為記錄人類(lèi)知識(shí)的文獻(xiàn)不斷增加。圖書(shū)館為了滿足不同用戶(hù)的需求，要收集齊所有文獻(xiàn)是不可能的（也沒(méi)有必要），所以必須實(shí)行多館聯(lián)合采購(gòu)，共同建立一個(gè)文獻(xiàn)資源保障體系，以實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源共享。此外，一個(gè)圖書(shū)館的文獻(xiàn)如果一旦全部毀壞，還可以通過(guò)其它圖書(shū)館的文獻(xiàn)來(lái)代替，這是由圖書(shū)出版的多復(fù)本量決定的。而檔案館的文獻(xiàn)資源建設(shè)只能依靠本館自身力量來(lái)完成，文獻(xiàn)具有唯一性，一旦損失無(wú)法彌補(bǔ)。

2.5 一體化所追求的資源共享難以帶來(lái)管理和服務(wù)成本的。大家知道，美國(guó)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高度發(fā)達(dá)的國(guó)家之一，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的一個(gè)顯著特征就是注重資源利用效率。為了使文獻(xiàn)信息資源利用達(dá)到或接近帕累托最優(yōu)，美國(guó)曾于1948年開(kāi)始實(shí)施旨在實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)信息資源共享的法明頓計(jì)劃。論文格式，情報(bào)。為此，聯(lián)邦政府與圖書(shū)館界投入了大量資金、付出了巨大努力，但十幾年后，美國(guó)人發(fā)現(xiàn)這一計(jì)劃的實(shí)施，并沒(méi)有在降低成本上顯現(xiàn)出他們所期望的優(yōu)越性，相反，它給美國(guó)政府和各成員館帶來(lái)了巨大的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，無(wú)論是人員配備還是資金消耗都已超出了成員館的承受能力。論文格式，情報(bào)。本著對(duì)文獻(xiàn)信息資源共享的堅(jiān)定信念，1966年美國(guó)以“全國(guó)采購(gòu)和編目計(jì)劃”（NPAC）全面替代了法明頓計(jì)劃，但隨后的事實(shí)表明，它同樣沒(méi)有給美國(guó)人帶來(lái)預(yù)期的利益，該計(jì)劃于八十年代初由于預(yù)算、資金枯竭而宣告結(jié)束。論文格式，情報(bào)。我國(guó)圖書(shū)館文獻(xiàn)信息資源共享始于1957年，其標(biāo)志是1957年國(guó)務(wù)院頒布的《全國(guó)圖書(shū)協(xié)調(diào)方案》。論文格式，情報(bào)。30年后即1987年，由文化部、國(guó)家科委、國(guó)家教委、中國(guó)科學(xué)院等15個(gè)部委聯(lián)合成立了全國(guó)部際圖書(shū)情報(bào)工作協(xié)調(diào)委員會(huì)，成功地組織了全國(guó)文獻(xiàn)資源調(diào)查與布局的研究工作，但是在文獻(xiàn)信息資源共享方面，始終未取得令人滿意的進(jìn)展。上述事例表明，在圖書(shū)館或圖書(shū)情報(bào)界自身資源共享問(wèn)題尚未有效解決之前，圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化必將面臨很大的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，另外一體化所需要的管理平臺(tái)、技術(shù)平臺(tái)和法規(guī)平臺(tái)的搭建也需要付出巨大的社會(huì)成本，盲目實(shí)施一體化極有可能與它所追求的目標(biāo)產(chǎn)生背離。

2.6 一體化難以促進(jìn)圖、情、檔三學(xué)科管理和服務(wù)的協(xié)調(diào)發(fā)展。從根本上講，一體化所追求的目標(biāo)在于最大限度滿足用戶(hù)需求、提高資源利用率，它對(duì)三學(xué)科在科學(xué)管理和服務(wù)方面的固有特性以及自身發(fā)展模式、要求考慮的并不十分周全。又以檔案和圖書(shū)為例：很多檔案其內(nèi)容要么涉及到國(guó)家或企事業(yè)單位的機(jī)密，要么涉及到個(gè)人隱私或不公開(kāi)信息，根據(jù)國(guó)家檔案法規(guī)定，檔案的歸檔、保存、查閱、解密、銷(xiāo)毀都有嚴(yán)格的法定程序。相比而言，一般的圖書(shū)資料其搜集、加工、利用只需遵循具體的業(yè)務(wù)規(guī)程，并沒(méi)有系統(tǒng)的法律規(guī)定或什么特殊要求，即使將來(lái)出臺(tái)圖書(shū)館專(zhuān)門(mén)法，也與檔案法在立法目的、調(diào)整范圍及法律內(nèi)容上有很大不同，對(duì)檔案和圖書(shū)實(shí)施“一體化”管理顯然是相當(dāng)困難的。再以知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)為例：大多數(shù)涉及到專(zhuān)利法的知識(shí)產(chǎn)權(quán)是通過(guò)檔案的形式予以保護(hù)的；涉及到著作權(quán)法的知識(shí)產(chǎn)權(quán)通常又與圖書(shū)密切相關(guān)；而情報(bào)――特別是商業(yè)情報(bào)，又受到了反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法的保護(hù)，按照該法第三款的規(guī)定，這樣的情報(bào)是指“不為公眾所知悉，能為權(quán)力人帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益，具有實(shí)用性并經(jīng)權(quán)力人采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息”。顯然，將受反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法保護(hù)的情報(bào)、受專(zhuān)利法保護(hù)的檔案與一般的圖書(shū)資料實(shí)行“一體化”管理會(huì)帶來(lái)利用和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)上的混亂。

3.結(jié)語(yǔ)

對(duì)一體化管理的否定性看法并不是對(duì)一體化構(gòu)想的全面否定。無(wú)論如何，一體化構(gòu)想都是對(duì)圖書(shū)、情報(bào)、檔案未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)的一種具有積極意義的預(yù)測(cè)或探索，只不過(guò)這種預(yù)測(cè)需要有更為全面的眼光和更加科學(xué)的方法。正如一個(gè)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是可行性分析的有機(jī)組成部分一樣，否定性意見(jiàn)具有防止決策失誤、減少風(fēng)險(xiǎn)、避免資源浪費(fèi)的積極作用。

參考文獻(xiàn)

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篇5

眾所周知，文書(shū)工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書(shū)工作的延伸和發(fā)展，兩者有機(jī)地結(jié)為一體，才能實(shí)現(xiàn)文書(shū)運(yùn)轉(zhuǎn)的高效率和檔案管理的高質(zhì)量。由于文檔一體化有共同之特點(diǎn)，一是信息上的連續(xù)性，二是公文上的相關(guān)性。無(wú)論是現(xiàn)行文件還是非現(xiàn)行文件，他們的源頭、戶(hù)頭都是一致性，都可以用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，做到即輸進(jìn)庫(kù)?；诙咧g的關(guān)系，開(kāi)展文檔一體化將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書(shū)處理過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門(mén)的重復(fù)勞動(dòng)，使文書(shū)工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔等工作與檔案管理和提供利用形成一個(gè)有序的整體，為檔案工作與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)打下良好的基礎(chǔ)。通過(guò)文檔一體化管理完全可以統(tǒng)一公文登記內(nèi)容和檔案著錄項(xiàng)目使著錄目錄涵蓋公文標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、收發(fā)文日期等(見(jiàn)下圖)。這就為檔案部門(mén)今后管理不再重復(fù)進(jìn)行著錄奠定了基礎(chǔ)。

二、文檔一體化管理的必要性

近幾年來(lái)，隨著辦公自動(dòng)化程度的提高，出現(xiàn)了大量各種形式的信息文件，紙質(zhì)文件逐步被電子文件所替代，紙制檔案逐步向電子檔案過(guò)渡，這給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。文件作為人們進(jìn)行信息交流和貯存的一種工具，有其相對(duì)穩(wěn)定的物質(zhì)載體。文件包含有信息、意識(shí)、知識(shí)內(nèi)容的一種物質(zhì)形態(tài)，它與其他物質(zhì)一樣是運(yùn)動(dòng)的。文件從其形成后的運(yùn)轉(zhuǎn)，承辦和現(xiàn)行、半現(xiàn)行直到轉(zhuǎn)為檔案后的管理和利用，經(jīng)歷了一個(gè)完整的過(guò)程，檔案管理理論界稱(chēng)之為文件的生命階段或文件周期，它將文件形成和存在過(guò)程劃分為四個(gè)階段，即制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段、永久保存階段。通常后兩個(gè)階段的文件即是檔案。企業(yè)單位檔案室主要保存第三個(gè)階段的文件，其特點(diǎn)是：1文件形成部門(mén)剛剛使用完畢，留待以后繼續(xù)存查和利用，所以說(shuō)在一段時(shí)間內(nèi)，仍離不開(kāi)這些文件，具有檔案的第一價(jià)值；2保密性較強(qiáng)，處于封閉狀態(tài)；3文件對(duì)形成單位依附性大；4有相當(dāng)部門(mén)文件只有一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值；5具有永久保存價(jià)值的文件，一般必須通過(guò)這一階段的保存和利用。

三、文檔一體化管理的可行性

為適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展的需要，機(jī)構(gòu)整合，就意味著管理體系、管理模式的整合，就要重新建立新的管理結(jié)構(gòu)、規(guī)章制度、利益保障體系，并盡快使各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。“文檔一體化管理”工作模式隨著新機(jī)構(gòu)的成立而開(kāi)始了，原文書(shū)管理和檔案管理這兩個(gè)程序綜合為一人管理。打破了以往文書(shū)工作和檔案工作使用兩套人馬的工作模式，文件的收發(fā)、登記、傳閱、收集、整理、分類(lèi)、鑒定、檢索、保護(hù)、利用、信息統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)均由文檔管理專(zhuān)職統(tǒng)一跟蹤管理，中間過(guò)程量大而雜，要真正做到有條不紊可真不容易。為了防止文書(shū)管理和檔案管理脫節(jié)，充分發(fā)揮“文檔一體化”管理的職能，更好地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，通過(guò)競(jìng)聘考核聘用了經(jīng)驗(yàn)豐富、綜合素質(zhì)高的文檔管理專(zhuān)職來(lái)?yè)?dān)任此項(xiàng)工作。文檔管理專(zhuān)職上崗后，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)文書(shū)管理與檔案管理的特點(diǎn)，從企業(yè)自身特點(diǎn)出發(fā)，制訂有效的工作方法，制訂出文書(shū)、檔案管理的各種管理制度、辦法，充分利用這些規(guī)章制度、文件辦理程序來(lái)制定管理框架，規(guī)范檔案管理，明確管理職責(zé)；同時(shí)充分地利用現(xiàn)代化管理手段，利用電子文件收發(fā)處理，對(duì)歸檔文件進(jìn)行著錄管理，使文書(shū)處理和檔案管理這兩個(gè)工作流程很好地整合起來(lái)完成。文檔管理專(zhuān)職對(duì)文件的收發(fā)、公文處理、文件歸檔等過(guò)程清清楚楚，利用文書(shū)與檔案共同的著錄信息，既減少交叉登記、重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象，更不會(huì)再像以往那樣出現(xiàn)“兩個(gè)和尚挑水喝”甚至于“三個(gè)和尚沒(méi)水喝”尷尬現(xiàn)象，大大提高了企業(yè)的辦公效率。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在辦公自動(dòng)化的條件下，實(shí)行文檔一體化管理體制的好處有三：一是提高效率，信息共享；二是規(guī)范管理，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；三是科學(xué)合理利用人力、物力等寶貴資源，減少浪費(fèi)。

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首先，就讓我們從基本理論層面，對(duì)“文件生命周期理論”的相關(guān)理論概念進(jìn)行初步了解?！拔募芷诶碚摗敝械摹拔募备拍钍且环N廣義概念，較之常規(guī)意義的“文件”概念要寬泛得多。“文件生命周期理論”把文件視為“文件的集合體”，認(rèn)為“檔案”（非現(xiàn)行文件）的形成只是廣義文件運(yùn)動(dòng)的最終結(jié)果，一切的文件運(yùn)動(dòng)形態(tài)，都只是“廣義文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程中某一特定階段的代稱(chēng)，都是廣義文件的組成部分”[1]。

由此，“文件生命周期理論”以“文件集合體”的形式，合理的維護(hù)了文件各階段的整體統(tǒng)一性，進(jìn)而將文件運(yùn)動(dòng)以整體的形式，跨越了從形成直至銷(xiāo)毀或永久保存的各階段，并且能讓管理者以一個(gè)完整、清晰的視角，觀察、界定文件運(yùn)動(dòng)的整體過(guò)程。實(shí)際上，基于這一完整過(guò)程，可以明確文件價(jià)值的階段性變化，以及在廣義文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程中文件價(jià)值形態(tài)與管理形式、保管場(chǎng)所、服務(wù)對(duì)象之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。而在文件價(jià)值形態(tài)轉(zhuǎn)化的同時(shí)，從階段性的廣義文件運(yùn)動(dòng)視角出發(fā)，可將廣義文件依次劃分為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件與非現(xiàn)行文件。此三種廣義文件的劃分，同樣適用于我國(guó)的文件檔案運(yùn)動(dòng)過(guò)程。

二、中西方文檔保管機(jī)構(gòu)的差異、我國(guó)文檔工作的融合以及推動(dòng)實(shí)現(xiàn)文檔工作一體化

實(shí)際上，我國(guó)的文件檔案保管機(jī)構(gòu)同國(guó)外存在較為明顯的差異。這種差異體現(xiàn)在：我國(guó)的半現(xiàn)行文件是存放在本單位檔案室或檔案館，而國(guó)外的半現(xiàn)行文件則送交文件中心保管。實(shí)際上，這種差異顯著。根據(jù)聯(lián)合國(guó)教科文組織對(duì)文件中心的定義：文件中心是在檔案行政管理機(jī)關(guān)管理之下的，對(duì)各不同行政機(jī)構(gòu)的半現(xiàn)行文件進(jìn)行經(jīng)濟(jì)地保管與提供利用，并在這些文件被銷(xiāo)毀或移交檔案館之前進(jìn)行系統(tǒng)處置的保管機(jī)構(gòu)。文件中心是獨(dú)立于文件形成機(jī)關(guān)和檔案館的，又處于文件形成機(jī)關(guān)與檔案館之間的過(guò)渡性機(jī)構(gòu)。

顯而易見(jiàn)，國(guó)外建立的“文件中心”，作為半先行文件的儲(chǔ)存、管理機(jī)構(gòu)，及其文件價(jià)值鑒定、銷(xiāo)毀、移交機(jī)構(gòu)，既節(jié)省了文件來(lái)源單位的空間、人力、財(cái)務(wù)資源，又避免了因單位不同，所導(dǎo)致的文件整理標(biāo)準(zhǔn)各異，以及鑒定、銷(xiāo)毀程序的不統(tǒng)一、不規(guī)范。再者，又提高了文件管理的整體效率，減少了移交過(guò)程中不必要的時(shí)間浪費(fèi)，極大的提升了文件管理的科學(xué)性、規(guī)范性與效益性。

此外，文件中心與形成機(jī)關(guān)檔案室存在顯著差異。其一，文件中心有的歸屬于檔案行政管理機(jī)構(gòu)，有的是獨(dú)立運(yùn)營(yíng)的商業(yè)機(jī)構(gòu)，而檔案室則明確歸屬于文件形成機(jī)關(guān)。其二，二者的保管對(duì)象存在差異。文件中心保管的對(duì)象是半現(xiàn)行文件， 而機(jī)關(guān)檔案室保管的對(duì)象包括半現(xiàn)行文件、乃至非現(xiàn)行文件。其三，二者的職能存在明顯差異。文件中心承擔(dān)文件的保管、鑒定以及提供利用的職責(zé)， 而機(jī)關(guān)檔案室則主要承擔(dān)本機(jī)關(guān)文件的收集、利用和保管工作[2]。

實(shí)際上，相較于西方的文件管理中心，我國(guó)各機(jī)關(guān)檔案室的文檔管理工作，往往存在著文檔管理質(zhì)量良莠不齊、管理效率偏低、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等諸多問(wèn)題。而要解決這些問(wèn)題，則必須要明確文件工作、檔案工作的統(tǒng)一性和整體性，統(tǒng)一制定與執(zhí)行文檔工作的管理流程與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并正確處理好兩者之間的有效融合和順暢銜接的問(wèn)題，以此真正實(shí)現(xiàn)我國(guó)文件管理與檔案管理的一體化，推動(dòng)我國(guó)整體的文檔管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的跨越。此外，筆者認(rèn)為，在符合我國(guó)文檔工作自身需求、特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，參照西方文件中心的管理模式、功能設(shè)置，對(duì)我國(guó)眾多的機(jī)關(guān)檔案室進(jìn)行有針對(duì)性的改造，是解決文檔管理工作現(xiàn)存問(wèn)題的關(guān)鍵一環(huán)。具體來(lái)講，就是要科學(xué)、合理的調(diào)整我國(guó)機(jī)關(guān)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置與體系，將本機(jī)關(guān)辦公室的文件管理工作與檔案室的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)合并，統(tǒng)一文件檔案管理工作與職能；聯(lián)合不同機(jī)構(gòu)部門(mén)的檔案室，實(shí)現(xiàn)共同辦公與集中布局，低成本、高效率的實(shí)現(xiàn)文件、檔案的一體化管理，并制定和執(zhí)行統(tǒng)一的文件檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與操作規(guī)范，做到文檔管理的統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)與有序。

此外，基于文件生命周期理論的內(nèi)在要求，參考西方國(guó)家的文檔工作體制，總體來(lái)看，應(yīng)將我國(guó)的機(jī)關(guān)公務(wù)文書(shū)處理工作與檔案管理工作緊密聯(lián)系起來(lái)，并從業(yè)務(wù)體制上將兩者建立緊密的聯(lián)系，把文書(shū)處理與檔案管理融為一體，將檔案室工作與檔案館工作緊密結(jié)合起來(lái)，形成文書(shū)處理部門(mén)、檔案室、檔案館密切相聯(lián)的一體化業(yè)務(wù)體制[3]。實(shí)際上，基于文件生命周期理論“連續(xù)統(tǒng)一”的思想內(nèi)涵，參考相關(guān)西方國(guó)家，如法國(guó)、意大利、瑞典等國(guó)家所建立的集中式檔案管理體制及其特點(diǎn)[4]，結(jié)合我國(guó)檔案工作集中、一體化管理的現(xiàn)實(shí)情況與發(fā)展要求，筆者認(rèn)為該建議的理由有如下幾點(diǎn)：其一 ，“文件生命周期理論”根本上強(qiáng)調(diào)的文件運(yùn)動(dòng)的整體性，應(yīng)該體現(xiàn)到文書(shū)與檔案的一致性上。將文書(shū)處理與檔案管理融為一體，可以深刻體現(xiàn)文書(shū)形成的主觀意圖，從而更加明確文件檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值，有利于文件檔案價(jià)值的鑒定工作的進(jìn)行以及文件檔案潛在價(jià)值的挖掘與實(shí)現(xiàn)。其二，實(shí)現(xiàn)文書(shū)處理與檔案管理的融合，可以使文書(shū)處理工作統(tǒng)一于國(guó)家的相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。并且，在緊密聯(lián)系文件檔案管理部門(mén)之間關(guān)系的同時(shí)，防止了管理銜接上的疏漏與責(zé)任推諉，做到協(xié)同配合、有的放矢、權(quán)責(zé)明確。其三，該措施不僅能降低成本、精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，而且能提高文書(shū)立卷、歸檔移交的質(zhì)量與效率，同時(shí)保持文件檔案管理的連續(xù)性與一致性。

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中圖分類(lèi)號(hào)：G271；TP39 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-4311（2012）04-0129-010引言

所謂一體化的管理，就是把文件工作和檔案工作整合為一個(gè)工作系統(tǒng)，進(jìn)行統(tǒng)一控制和管理。其實(shí)質(zhì)就是將檔案管理的若干功能提前，實(shí)現(xiàn)文件、檔案的前端控制和全程管理。文件與檔案是同一事物的不同存在階段，它們?cè)谖镔|(zhì)形態(tài)、社會(huì)本質(zhì)及其所含信息的本源性上是完全同一的，兩者只有運(yùn)動(dòng)階段的區(qū)別而無(wú)本質(zhì)的不同。傳統(tǒng)檔案理論把文件的歸檔作為文件與檔案的分界線，對(duì)其進(jìn)行分別管理，這種作法在手工操作時(shí)期可能具有一定的合理性。但電子文件的產(chǎn)生，使兩者之間的界限模糊了。電子文件的全程管理和前端控制，都是孕育和植根于這種一體化管理模式的管理策略。對(duì)電子文件的全程管理中，計(jì)算機(jī)軟硬件的配置、網(wǎng)絡(luò)和節(jié)點(diǎn)的規(guī)劃、文件格式和數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的確定以及索引的編制都需要從文件形成階段開(kāi)始統(tǒng)籌設(shè)計(jì)，電子文件的歸檔、整理、鑒定、著錄、生成元數(shù)據(jù)等大量的檔案管理性工作也需要在文件的形成階段或運(yùn)轉(zhuǎn)階段進(jìn)行。因此，電子檔案的管理必須選擇文件、檔案一體化管理模式。

1文檔一體化模式下電子檔案管理步驟

檔案管理工作是指在整個(gè)文件生命周期中一系列有聯(lián)系的管理活動(dòng)，包括鑒定、歸檔、整理、保護(hù)、檢索（著錄和查詢(xún)）、提供利用等多項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容。與紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案管理工作正在發(fā)生著顯著的變化，很多為檔案學(xué)者和檔案工作者所熟知的經(jīng)典管理環(huán)節(jié)正在經(jīng)歷多方位的改變。具體來(lái)講，檔案管理工作環(huán)節(jié)的變革主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1 積累與收集工作電子檔案的收集和積累可以由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)完成，電子檔案的積累與收集根據(jù)計(jì)算機(jī)工作模式可以分為兩種類(lèi)型：一種是對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上形成的電子檔案，信息的復(fù)制和傳輸可以通過(guò)電子信號(hào)的形式在網(wǎng)上進(jìn)行，這種系統(tǒng)一般都設(shè)計(jì)有自動(dòng)記錄的功能；另一種是對(duì)于單機(jī)形成的電子檔案，其工作的措施和方法與紙質(zhì)檔案大致相似，表現(xiàn)為存儲(chǔ)載體的積累與收集。

1.2 整理工作首先將載體上的電子檔案信息輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)，然后再計(jì)算機(jī)上對(duì)電子檔案進(jìn)行整理，使之有序化，然后將有序化的電子檔案脫機(jī)保存在載體上。在整個(gè)整理過(guò)程中，傳統(tǒng)案卷的概念（包括形式和內(nèi)涵）已經(jīng)消亡，取而代之的是“邏輯卷”的概念。最終的整理結(jié)果是對(duì)全部檔案形成一個(gè)“邏輯目錄樹(shù)”。

1.3 保管工作電子檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，它們對(duì)檔案庫(kù)房的防塵、防有害氣體和防光條件也有更高的要求。目前最常見(jiàn)的方法就是通過(guò)異地保管的方法進(jìn)行存儲(chǔ)，由于分布式數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的運(yùn)用，使得這一種技術(shù)手段得以實(shí)現(xiàn)。

1.4 編目和編研工作隨著分布式數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的普遍應(yīng)用，有些檔案館甚至可以不保存電子檔案的載體，只需接收在線歸檔的電子檔案即可。這樣，檔案館的工作中心就轉(zhuǎn)移到搞好編目和編研工作，更好地為利用者提供檔案信息服務(wù)上來(lái)。

2文檔一體化模式下電子檔案管理的注意事項(xiàng)

2.1 統(tǒng)計(jì)工作隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛發(fā)展，它被逐漸應(yīng)用于檔案管理工作之中，這樣既減輕了管理人員的工作負(fù)擔(dān)，又可以保證統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性。電子檔案管理系統(tǒng)功能的日益完善，自動(dòng)化程度也將越來(lái)越高。

2.2 鑒定工作由于電子文件極易篡改、偽造，而且不留痕跡，因而鑒定工作存在很大困難，需要從內(nèi)容和技術(shù)兩個(gè)方面進(jìn)行鑒定。其中內(nèi)容鑒定與傳統(tǒng)檔案鑒定的含義大體相同，即審閱檔案的內(nèi)容，甄別其科學(xué)的、歷史的和現(xiàn)實(shí)的價(jià)值，進(jìn)而確定其保管期限。

2.3 保密工作由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案的利用方式不同，因此保密工作也不同于傳統(tǒng)檔案的保密工作，電子檔案的保密與傳統(tǒng)檔案保密的含義完全相同，但是其泄密的途徑和渠道也更加多樣化，存在著更多的安全隱患。電子檔案的保密工作主要包括兩方面。

2.3.1 存儲(chǔ)在聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)中的檔案的保密因特網(wǎng)針對(duì)不同的利用者提供不同級(jí)別的服務(wù)，網(wǎng)上數(shù)字化檔案館站點(diǎn)的檔案信息非常容易泄露。因此，數(shù)字化檔案館站點(diǎn)必須將保密檔案和公開(kāi)檔案分級(jí)保存。因特網(wǎng)是一個(gè)完全開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)，為了防止計(jì)算機(jī)“黑客”竊取和合法用戶(hù)越權(quán)利用帶有密級(jí)的檔案信息，我們要做好網(wǎng)計(jì)算機(jī)中的檔案的保密工作。

2.3.2 傳輸中的檔案的保密目前，許多因特網(wǎng)站點(diǎn)都為自己增設(shè)安全保護(hù)機(jī)制，以防未授權(quán)的用戶(hù)看到這些站點(diǎn)發(fā)送和接收的信息。這些站點(diǎn)通常稱(chēng)為“安全島”。當(dāng)然，僅僅采用這一保密措施是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，加密方法有兩種，一種是硬件加密；另一種是軟件加密。硬件加密的速度要快于軟件加密。

參考文獻(xiàn)：

[1]石桂華．淺析信息時(shí)代電子檔案管理[J].行政管理，2011，（5）：153-154.

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圖書(shū)、檔案、情報(bào)三者之間相互交叉，相互滲透，在一定條件下可以相互轉(zhuǎn)化。檔案與圖書(shū)、情報(bào)之間的轉(zhuǎn)化具有“單向性”的特點(diǎn)，即檔案可以直接轉(zhuǎn)化為圖書(shū)、情報(bào)等文獻(xiàn)信息，而這些文獻(xiàn)信息卻不能直接轉(zhuǎn)化為檔案。如：檔案文件匯編成書(shū)出版可直接轉(zhuǎn)化為圖書(shū)，而圖書(shū)卻無(wú)法轉(zhuǎn)化為檔案。圖書(shū)、檔案、情報(bào)工作，在社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中經(jīng)過(guò)獨(dú)立發(fā)展階段形成了各自不同的特點(diǎn)。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大潮中，由于社會(huì)對(duì)各種信息的需求日益增大，如果它們各自獨(dú)立地縱向發(fā)展，缺乏橫向聯(lián)系，不但束縛其自身的發(fā)展，而且也不能適應(yīng)未來(lái)社會(huì)的需求，其結(jié)果勢(shì)必造成圖書(shū)、檔案、情報(bào)的信息資源渠道不暢。當(dāng)前三者存在的共同問(wèn)題：一是服務(wù)方式墨守成規(guī)。圖書(shū)、檔案、情報(bào)工作本質(zhì)上是一項(xiàng)服務(wù)性工作，因而在提供服務(wù)時(shí)，應(yīng)體現(xiàn)主動(dòng)性和多樣性，以滿足利用者的各類(lèi)需求。二是投入不足，手段落后。以一些單位為例，圖書(shū)經(jīng)費(fèi)僅限于工具書(shū)，參考書(shū)多年來(lái)沒(méi)購(gòu)進(jìn)幾冊(cè)。檔案、情報(bào)設(shè)備陳舊，空間擁擠，管理手段落后。這樣的工作環(huán)境限制了圖書(shū)、檔案、情報(bào)工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

二、圖書(shū)、檔案、情報(bào)一體化管理的可行性

第一，一體化知識(shí)流動(dòng)與共享的本質(zhì)是整體性知識(shí)轉(zhuǎn)化。

知識(shí)轉(zhuǎn)化，指不同形態(tài)的知識(shí)之間的演變和轉(zhuǎn)換，其過(guò)程形式主要有知識(shí)的擴(kuò)散、分配、傳遞、融合、吸收與利用。基于顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的劃分，知識(shí)轉(zhuǎn)化具有四種形式：隱性知識(shí)向隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化的社會(huì)；隱性知識(shí)向顯性知識(shí)轉(zhuǎn)化的外部化，顯性知識(shí)與顯性知識(shí)之間綜合的聯(lián)合化，顯性知識(shí)過(guò)渡為隱性知識(shí)的內(nèi)在化。一體化基于三者整合性的知識(shí)資源基礎(chǔ)，以超越三者原先分立狀態(tài)的更強(qiáng)功能和更好優(yōu)勢(shì)，為員工用戶(hù)提供嶄新而出色的知識(shí)服務(wù)。這種服務(wù)是一種知識(shí)集成范疇內(nèi)的綜合，即圖書(shū)、情報(bào)、檔案知識(shí)以一體化的形式，在員工用戶(hù)的合理性范圍內(nèi)進(jìn)行最大化、最優(yōu)化的流動(dòng)與共享。一體化知識(shí)流動(dòng)與共享便是將圖書(shū)、情報(bào)、檔案這三者的知識(shí)，集中、統(tǒng)一式地配置、轉(zhuǎn)移給各用戶(hù)，從而釋放出它們最強(qiáng)大的信息能量與知識(shí)價(jià)值。由此看出，這種知識(shí)流動(dòng)與共享實(shí)質(zhì)上是一種整體性知識(shí)轉(zhuǎn)化，三者資源連鎖互動(dòng)、共同轉(zhuǎn)移。

第二，圖書(shū)、檔案、情報(bào)工作的標(biāo)準(zhǔn)化是一體化管理的基礎(chǔ)。

計(jì)算機(jī)、縮微和光盤(pán)等現(xiàn)代技術(shù)的高度發(fā)展和廣泛應(yīng)用，使人們對(duì)科技信息工作有了新的認(rèn)識(shí)，使信息一體化管理的實(shí)現(xiàn)成為可能。由于圖書(shū)、檔案、情報(bào)都是以承載和傳遞知識(shí)信息為基本職能，都含有收集、加工、存儲(chǔ)和輸出信息工作的內(nèi)容，管理方法和手段又基本相似，所以采用現(xiàn)代化技術(shù)亦趨于一致，使用的現(xiàn)代化設(shè)備也大致相同。社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和完善，為圖書(shū)、檔案、情報(bào)一體化管理提供了時(shí)機(jī)。在事業(yè)單位轉(zhuǎn)為企業(yè)逐步走向市場(chǎng)的過(guò)程中，在一定程度上要求圖書(shū)、檔案、情報(bào)部門(mén)不斷地收集本行業(yè)及相關(guān)行業(yè)的最新成果，提供給企業(yè)的工程技術(shù)人員，而這正是企業(yè)資料室工作發(fā)展的需要。

三、怎樣實(shí)現(xiàn)圖書(shū)、檔案、情報(bào)一體化管理

實(shí)現(xiàn)圖書(shū)、檔案、情報(bào)一體化管理，意味著把三者串聯(lián)起來(lái)，將三者的管理建成一個(gè)綜合型的一體化管理信息中心，統(tǒng)一開(kāi)發(fā)、統(tǒng)一管理，讓企業(yè)各類(lèi)信息直接有效地、及時(shí)地為企業(yè)生產(chǎn)、科學(xué)研究服務(wù)。所以圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化這樣一個(gè)企業(yè)的主要知識(shí)服務(wù)部門(mén)，其知識(shí)管理系統(tǒng)直接歸屬企業(yè)整體知識(shí)管理系統(tǒng)的核心管理與集中控制，強(qiáng)調(diào)與其他子知識(shí)管理系統(tǒng)橫向協(xié)作、相互兼容、共同維持企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)的整體運(yùn)行。

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文書(shū)和檔案工作存在的原因是因?yàn)樗軌驗(yàn)槿藗兲峁┬枰馁Y料。目前，文書(shū)和檔案管理工作還不能夠適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的需要，而且文書(shū)和檔案管理工作是兩個(gè)流程，各自為政，分而治之。因此，文書(shū)工作和檔案管理工作必須做到一體化。所謂文書(shū)工作和檔案管理工作的一體化，就是要把文書(shū)工作和檔案管理工作整合在一起，二者互補(bǔ)互足，相互協(xié)調(diào)工作，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，改變以往傳統(tǒng)的工作方式。

一、文書(shū)工作、檔案管理工作的概述

文書(shū)，作為一種歷史信息的承載物，是社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物。在人類(lèi)的溝通活動(dòng)中，為了記錄、溝通的需求，就用文字或者圖像的方式在某些物體上作標(biāo)記，于是就產(chǎn)生了文書(shū)。檔案作為文書(shū)的產(chǎn)物，具有比文書(shū)更強(qiáng)的政治性、保密性。在歷史上，文書(shū)和檔案幾乎是同時(shí)出現(xiàn)的。在我國(guó)古代，對(duì)文書(shū)工作和檔案工作的稱(chēng)呼是沒(méi)有區(qū)分的，在很長(zhǎng)的一段時(shí)間里，文書(shū)和檔案工作是密不可分的，由同一人員管理。例如在西周朝，文書(shū)是宰相處理，具體負(fù)責(zé)檔案和文書(shū)工作的是史官和大士。到了唐宋時(shí)期，文書(shū)工作和檔案工作才出現(xiàn)各自的部門(mén)，形成了不同的制度，才把文書(shū)工作和檔案管理工作區(qū)分開(kāi)，成為了兩種不同的工作。檔案工作的基礎(chǔ)和前提是文書(shū)工作，文書(shū)工作的發(fā)展是檔案工作，兩者相互制約，相互聯(lián)系。檔案和文書(shū)是出自一源，形式和內(nèi)容也相差無(wú)幾，這就需要把檔案工作和文書(shū)工作聯(lián)系到一起，對(duì)工作人員相關(guān)要求的差異也較小，只是因?yàn)槎吖ぷ鳈C(jī)構(gòu)形成的時(shí)間不同，再加上工作時(shí)間差異，才產(chǎn)生了不同。

二、文書(shū)工作和檔案管理工作一體化的可行性

當(dāng)今社會(huì)正處于高速發(fā)展的階段，在這個(gè)時(shí)候信息就顯得極為重要，無(wú)論是管理還是決策，缺乏信息都不行。文書(shū)和檔案作為信息的載體，文書(shū)記錄的是當(dāng)今的信息，檔案記錄的是過(guò)去的信息，將二者統(tǒng)一起來(lái)，變成一個(gè)整體，使其能更好地為人們提供服務(wù)。從古代到現(xiàn)代社會(huì)，文書(shū)工作和檔案工作經(jīng)歷了分分合合，分分合合并不是一種簡(jiǎn)單的循環(huán)?！胺帧绷疃咝纬闪藘蓚€(gè)獨(dú)立的工作系統(tǒng)，完善了各自的制度、工作內(nèi)容，“合”不是簡(jiǎn)單的將兩個(gè)系統(tǒng)加在一起，而是把兩個(gè)系統(tǒng)合起來(lái)發(fā)揮出1+1>2的效果。經(jīng)歷過(guò)“分”，才能認(rèn)清兩個(gè)工作的區(qū)別，采取不同的管理方式；“合”使二者相互協(xié)調(diào)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，為二者的一體化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、文書(shū)工作、檔案管理在工作中存在的問(wèn)題

（1）從當(dāng)前實(shí)行文書(shū)檔案工作一體化的單位來(lái)看，較為突出的就是人的問(wèn)題。業(yè)務(wù)人員水平低，文書(shū)檔案管理一體化思路不明確，為實(shí)現(xiàn)一體化管理制度增加了難度。（2）長(zhǎng)期以來(lái)，文書(shū)工作和檔案管理工作獨(dú)立運(yùn)行，各自發(fā)展，缺乏聯(lián)系，束縛了二者的發(fā)展，難以適應(yīng)現(xiàn)代化的管理需求。（3）思想觀念障礙。文書(shū)工作和檔案管理工作一體化沒(méi)有取得理想的效果，辦公室使用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理必然會(huì)影響現(xiàn)有的手工處理方式，工作人員已習(xí)慣手工處理文件的方式，想要去改變?cè)瓉?lái)的工作習(xí)慣和工作方式，需要提前做好宣傳工作，打好預(yù)防針。（4）紙張類(lèi)型的文件規(guī)格不同，記事本、手冊(cè)、便簽和賬簿，隨著計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備的運(yùn)用，紙張的大小不同，就出現(xiàn)了各種文件參差不齊的情況。文件書(shū)寫(xiě)紙張和復(fù)印紙的選擇不注意，將會(huì)出現(xiàn)紙張老化、字跡模糊不清等問(wèn)題，不利于檔案的保存。（5）隨著工作人員的流失，文件丟失的情況時(shí)有發(fā)生。文書(shū)工作在單位中，往往都是安排給兼職或者專(zhuān)職人員，工作人員身兼多職，人員流動(dòng)量大，工作調(diào)動(dòng)頻繁，文件的丟失給后續(xù)的工作帶來(lái)種種問(wèn)題，文書(shū)與檔案管理工作一體化是改變現(xiàn)有問(wèn)題的有效途徑。

四、對(duì)文書(shū)工作、檔案管理工作的一些建議

（1）要端正工作態(tài)度，杜絕“事不關(guān)己高高掛起”的思想，互相幫助、相互配合、協(xié)調(diào)工作，把文書(shū)工作和檔案工作融合在一起。只有做到這些，才能真正實(shí)現(xiàn)文書(shū)工作和檔案管理工作的一體化，最大限度提升工作質(zhì)量，減少工作失誤。（2）樹(shù)立認(rèn)真負(fù)責(zé)，從我做起的工作態(tài)度，要明白檔案工作的重要性質(zhì)，記錄無(wú)差別的歷史，發(fā)揮出檔案管理工作的價(jià)值。引入計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)，為文書(shū)檔案一體化提供技術(shù)支撐，幫助文書(shū)書(shū)寫(xiě)人員和檔案管理人員從傳統(tǒng)的手工書(shū)寫(xiě)中解放出來(lái)，實(shí)現(xiàn)文書(shū)和檔案管理工作的自動(dòng)化。（3）合并文書(shū)機(jī)構(gòu)和檔案管理機(jī)構(gòu)，使管理工作更加靈活、更具有科學(xué)性，減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)，方便查閱人查找文件，也為工作人員減少了工作流程，減少了重復(fù)的工作環(huán)節(jié)，保證文件質(zhì)量，更好地做到文書(shū)工作和檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。（4）建立相應(yīng)的管理制度，以保證文書(shū)與檔案管理工作一體化的實(shí)施，書(shū)寫(xiě)紙張的選用，嚴(yán)格按照制度來(lái)書(shū)寫(xiě)、管理文件，確保所寫(xiě)文件的真實(shí)性，保證工作人員的專(zhuān)業(yè)性，避免濫竽充數(shù)，拉低單位實(shí)力。（5）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，改變以往分散的人員管理制度，要做到兩個(gè)機(jī)關(guān)單位相互協(xié)作，相互幫助，提供濃厚的工作氛圍，統(tǒng)一管理，節(jié)省人力、物力、財(cái)力，通過(guò)文書(shū)與檔案管理一體化的管理，監(jiān)督文件產(chǎn)生的過(guò)程，統(tǒng)一兩個(gè)單位之間的工作流程，取消在工作中重疊的工作環(huán)節(jié)，使二者成為文件工作中既獨(dú)立又相輔相成的兩個(gè)單位，協(xié)調(diào)合作，缺一不可，明確各個(gè)部門(mén)的職責(zé)。同時(shí)，要給某個(gè)部門(mén)全新的權(quán)力，確保每個(gè)工作環(huán)節(jié)都在控制中。工作人員要在工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，跟上社會(huì)發(fā)展的腳步，不斷提高自身的工作能力，將文書(shū)工作做到更好。

五、結(jié)語(yǔ)

任何事物都會(huì)隨著社會(huì)的發(fā)展而不斷改變，這是現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展規(guī)律。文書(shū)檔案管理工作的一體化，是必然的趨勢(shì)。做好文書(shū)工作和檔案管理工作，需要每一個(gè)工作人員的不懈努力，為社會(huì)各界提供更好更全面的服務(wù)，滿足當(dāng)今社會(huì)的需求。

作者:蔡任萍 單位:福建省高速公路經(jīng)營(yíng)開(kāi)發(fā)有限公司

參考文獻(xiàn)：

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引言

檔案管理工作的基礎(chǔ)是文秘工作的開(kāi)展效果，二者密不可分，互有聯(lián)系。應(yīng)時(shí)展需求，完善文秘與檔案管理一體化建設(shè)，不僅可以提高文件管理、利用的規(guī)范性，同時(shí)也可以提高辦事效率等。

1.文秘工作和檔案管理一體化的重要現(xiàn)實(shí)意義

文秘-檔案一體化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然選擇。一體化的含義為基于公文處理和檔案管理連續(xù)及整體性角度出發(fā)，和互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)以相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為規(guī)范建立的綜合檔案管理系統(tǒng)，這樣將實(shí)現(xiàn)對(duì)公文檔案的全過(guò)程管理，提高文秘與檔案管理工作的整體性。另外，文秘工作與檔案管理一體化建設(shè)意義非凡。它使檔案事業(yè)的關(guān)注焦點(diǎn)從文件實(shí)體轉(zhuǎn)向文件形成過(guò)程；從注重分散的個(gè)別文件的性質(zhì)和特征，轉(zhuǎn)向關(guān)注導(dǎo)致文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)職能、活動(dòng)、任務(wù)、事物處理和工作流程；從根據(jù)文件內(nèi)在價(jià)值或研究?jī)r(jià)值進(jìn)行鑒定，轉(zhuǎn)向宏觀鑒定形成者的主要職能、計(jì)劃和活動(dòng)，挑選出反映其主要工作活動(dòng)的文件加以保存；通過(guò)文秘工作與檔案管理的一體化建設(shè)，有助于提高文秘及檔案管理工作的效率及質(zhì)量，這對(duì)信息的有效管理與利用起到了積極的影響作用。

2.國(guó)內(nèi)文秘工作和檔案管理一體化銜接時(shí)的問(wèn)題

首先，缺乏原稿文件，編號(hào)不規(guī)范。文秘及檔案工作雖然有明確的辦事流程，不過(guò)在歸檔時(shí)卻是修改整理完成后的稿件，缺乏原稿與修改稿，這就使得一些領(lǐng)導(dǎo)的重要批示無(wú)從顯現(xiàn)；另外，還有部分歸檔的重要材料在沒(méi)有復(fù)印存檔的情況下進(jìn)行存檔，這就導(dǎo)致原稿字跡容易被模糊等，降低稿件利用效果。

其次，缺乏完整的版面記錄和規(guī)范的附件。在實(shí)施檔案管理的過(guò)程中，多數(shù)實(shí)施歸檔的文件缺乏印發(fā)部門(mén)、抄送單位、發(fā)放時(shí)間、主題選擇等重要信息，這就提高了文件歸檔后進(jìn)行案卷標(biāo)題確定的難度。

最后，應(yīng)用了錯(cuò)誤文種，辦理程序缺乏規(guī)范性。在應(yīng)用文種時(shí)經(jīng)常發(fā)生“意見(jiàn)”和“決定”不區(qū)分情況，同時(shí)“通告”、“通知”亂用現(xiàn)象嚴(yán)重，這就降低了文種應(yīng)用的規(guī)范性，給公文受理單位的辦公帶來(lái)了阻礙，降低了工作的實(shí)際作用。另外，在公文辦理中，也將長(zhǎng)出現(xiàn)違規(guī)、不按照程序辦事的現(xiàn)象，很多單位都存在越級(jí)行文、不登記印發(fā)等違規(guī)現(xiàn)象，這位后續(xù)的檔案管理帶來(lái)了負(fù)面影響。

3.文秘工作和檔案管理一體化建設(shè)的對(duì)策

首先，應(yīng)實(shí)現(xiàn)案卷質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。①實(shí)施安全全面普查。一般企事業(yè)單位沒(méi)有精力對(duì)綜合檔案室進(jìn)行定點(diǎn)檢查，并且不同部門(mén)之間的檔案保管期限也存在差異，因此檔案室內(nèi)會(huì)遺留大量沒(méi)有利用價(jià)值的文件；所以，可以運(yùn)用案卷普查的方式將僵尸文件移除，提高文秘及檔案管理工作的效率與效果。②改善公文質(zhì)量，奠定文秘-檔案管理一體化基礎(chǔ)。企事業(yè)單位檔案的原身為公文，所以工作的制作質(zhì)量對(duì)之后的檔案管理質(zhì)量、效果由直接影響，進(jìn)而也會(huì)對(duì)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)產(chǎn)生影響。因此要提高公文的質(zhì)量，要用幅面尺寸規(guī)格統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量好的公文用紙，采用橫寫(xiě)橫排、左側(cè)裝訂的排版形式；認(rèn)真檢查制發(fā)公文履行簽發(fā)手續(xù)的情況，是否與審批權(quán)限相符，公文標(biāo)題、主送單位及抄送單位的準(zhǔn)確性，落款、日期等；在書(shū)寫(xiě)公文時(shí)要保證書(shū)面干凈、字跡清晰、使用不易褪色紙張，從而確保長(zhǎng)期保存的效果。另外，要科學(xué)選擇文種，做好格式、行文等的規(guī)范操作。③完善電子文件管理工作。電子文件比傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理更具優(yōu)勢(shì)，但是電子文件收到文件形式、儲(chǔ)存條件等影響，一定要做好文件儲(chǔ)存介質(zhì)的選擇才行。

其次，要完善全過(guò)程的管理工作。①要在企事業(yè)內(nèi)部建立質(zhì)量管理意識(shí)，為文秘工作與檔案管理工作人員樹(shù)立全過(guò)程質(zhì)量管理意識(shí)，通過(guò)推行個(gè)人責(zé)任制的方式，提高全過(guò)程管理質(zhì)量。②建立健全管理體制。文秘及檔案工作的分而治之形式影響了文檔一體化建設(shè)，所以要調(diào)整基礎(chǔ)機(jī)構(gòu)，建立健全規(guī)章制度。因此要建立專(zhuān)業(yè)部門(mén)同意處理文書(shū)、檔案管理問(wèn)題，對(duì)文書(shū)及檔案整理、收集工作的銜接進(jìn)行監(jiān)督，為文檔管理部門(mén)提供橫縱聯(lián)系、協(xié)商渠道，奠定文檔一體化管理模式基礎(chǔ)。另外，要做好文秘及檔案管理員工培訓(xùn)工作，為其提供外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，提高員工的綜合專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)，改善文檔提提化管理隊(duì)伍整體質(zhì)量。并且要完善管理制度，嚴(yán)格落實(shí)公文新聞規(guī)定，嚴(yán)格審核公文減法制度，確保發(fā)文文件在規(guī)定權(quán)利范圍之內(nèi)。③要加強(qiáng)文檔一體化管理模式硬件建設(shè)工作，積極的選購(gòu)性能、品質(zhì)過(guò)關(guān)的設(shè)備與工具，通過(guò)培訓(xùn)提高員工操作的熟練度和規(guī)范性等。

最后，要完善文秘部門(mén)的文書(shū)立卷工作。文書(shū)立卷中的文書(shū)處理時(shí)不可或缺的環(huán)節(jié)，同時(shí)文書(shū)處理可以提高檔案管理的有效性、安全性、系y性、條理性。而文書(shū)立卷屬于文秘工作的最終步驟，同時(shí)為檔案管理的第一步，也就是文秘與檔案工作的連接處。所以，各部門(mén)的文件材料應(yīng)交由文秘人員進(jìn)行統(tǒng)一管理，并基于立卷原則和方法實(shí)施文書(shū)立卷，讓文件立卷常態(tài)化。除此之外，必須重視文書(shū)立卷的日常管理工作，要完善文書(shū)的分門(mén)別類(lèi)管理，為日后的查找與立卷提供便利。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，文秘及檔案管理工作的一體化建設(shè)已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的必然選擇。因此，企事業(yè)單位要積極攻克文檔一體化建設(shè)中遇到的問(wèn)題，早日完善文檔一體化建設(shè)工作，提高公文文件管理及利用效率。

參考文獻(xiàn)：