導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：

引言：隨著城鎮(zhèn)化進程的加速發(fā)展，城市建設(shè)規(guī)模的不斷擴大，道路、市政配套、房屋建設(shè)較之前有了巨大變化。住宅及商業(yè)用地不斷推出，商品房及商業(yè)辦公用房的建設(shè)工作已經(jīng)成為城鎮(zhèn)化發(fā)展的主要表現(xiàn)。在此建設(shè)過程中，房地產(chǎn)企業(yè)作為投資建設(shè)的業(yè)主方，有著重要的地位。房地產(chǎn)企業(yè)作為業(yè)主方，在工程竣工后交付使用前，有兩大驗收需要通過，一是工程實體驗收，二是工程檔案驗收。由此可見，工程檔案與工程實體同等重要，兩者密不可分。房地產(chǎn)企業(yè)作為一個企業(yè)來說，不單單只有工程檔案，在運行過程中還會形成行政檔案、人事檔案、成本檔案、營銷檔案、財務(wù)檔案等。本文以項目公司為例，就如何做好這些專業(yè)檔案的管理工作來進行探討。

1、房地產(chǎn)企業(yè)項目公司檔案管理現(xiàn)狀

1.1制度執(zhí)行力度不夠，領(lǐng)導重視不夠，各部門檔案未能集中統(tǒng)一管理。集團檔案管理制度下發(fā)已經(jīng)較長時間，制度培訓也已開展幾次，但僅憑檔案管理員個人能力，無法完成集中統(tǒng)一管理，公司領(lǐng)導對檔案管理工作沒有切實的重視，對集中統(tǒng)一管理沒有要求，對一些財務(wù)檔案、人事檔案等屬于公司層面的保密資料的考慮，致使各部門檔案沒有集中統(tǒng)一管理。其實說白了，就是專職檔案管理員，只有責任，沒有權(quán)利。公司賦予專職檔案管理員有對接集團及外部相關(guān)單位一切檢查及制度執(zhí)行的責任，但對下，卻沒有管理各部門兼職檔案管理員的權(quán)利，致使制度執(zhí)行不下去。

1.2由于辦公條件的限制，要實現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理難度較大。檔案室過小，辦公地點不固定。往往很多項目公司，辦公地點根據(jù)項目地點來定，無法長期固定在一個辦公場所，經(jīng)常搬遷，導致檔案資料在搬遷過程中部份丟失或不同程度的損毀。因辦公環(huán)境限制，公司無法給專職檔案管理員較大的檔案室，檔案室面積較小，無法容納公司所有專業(yè)檔案的入庫保管工作。分配給各部門僅是較小的一個個的檔案室，各部門自行保管部門檔案。

1.3兼職檔案管理員專業(yè)知識不夠，人員變動較頻繁。兼職檔案管理員往往不只負責本部門檔案業(yè)務(wù)工作，都還有一份主要的本職工作，檔案收集整理僅作為副業(yè)，招聘時也未注明需有檔案管理業(yè)務(wù)知識。因僅是兼職的檔案管理員，主管工作并不在此，故工作變動機率較大，移交工作較頻繁，導致移交不細致，有檔案遺漏現(xiàn)象。

1.4資料繁多，歸檔不及時，尤其工程施工過程資料。房地產(chǎn)企業(yè)檔案，包含工程檔案、行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、成本檔案、營銷檔案等，這些檔案分別由責任部門負責收集整理歸檔，經(jīng)辦部門由于考慮到資料的后續(xù)利用問題，往往不會移交到專職檔案管理員處保存。施工過程中形成的施工資料，往往是現(xiàn)場施工完成后補，等工程竣工后才能完整移交。

1.5電子檔案歸檔工作較差。目前來講，大家對電子檔案的歸檔意識不強，電子檔案都放在經(jīng)辦人電腦里，兼職檔案管理員對電子檔案的內(nèi)容及數(shù)量并不清楚，造成收集不及時，不完善，從而導致公司電子檔案歸檔工作的嚴重缺失。更有一些對電子文件隨意進行增加、刪除、修改等操作，不把電子文件作為檔案來源對待，因而是原始的電子稿件面目全非，影響電子檔案的保存價值。

2、就目前檔案管理的現(xiàn)狀，解決辦法

2.1加強制度學習，嚴格貫徹落實制度要求集中統(tǒng)一管理。確定檔案收集整理歸檔的統(tǒng)一標準，建立公司檔案管理制度，組織全體員工，認真學習檔案管理制度，加大各部門負責人對部門檔案歸檔的重視程度，從上而下的引導大家嚴格按制度執(zhí)行。建立獎懲措施，對檔案整理較好移交及時的個人予以獎勵，對未按照規(guī)定整理移交的予以處罰。

2.2克服辦公地點不固定的弊端，搬遷過程中切實做好檔案的打包裝箱工作；搬遷后及時拆箱整理。不定期對各部門檔案歸檔工作進行檢查，督促及時整改，對各部門檔案室進行定期檢查，對檔案整理不規(guī)范情況進行整改復(fù)查，對檔案庫房里設(shè)備不合要求情況進行整改。每年定期對各部門檔案室檔案歸檔情況進行統(tǒng)計，切實掌握各部門檔案狀況。

2.3定期組織兼職檔案管理員進行檔案管理制度培訓，加強業(yè)務(wù)知識學習。公司定期組織兼職檔案管理員進行集中培訓學習，相互溝通，對資料收集過程中產(chǎn)生的問題進行集中解答。盡量保持兼職檔案管理員的穩(wěn)定性，兼職檔案管理員離職需專職檔案管理員簽字認可，所保管檔案資料需全部移交專職檔案管理員方可離職。

2.4針對各專業(yè)檔案內(nèi)容繁多，歸檔不及時現(xiàn)象，制定統(tǒng)一的標準，明確歸檔的時間節(jié)點和歸檔范圍。公司專門設(shè)置兼職檔案管理員，負責各部門歸檔資料的收集整理工作，對經(jīng)辦人員進行催收，及時整理歸檔入庫。施工過程中的資料，需由施工單位資料員進行收集整理，過程中督促施工單位資料員，不定期對施工過程資料進行現(xiàn)場檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改落實，對資料不及時現(xiàn)象進行嚴肅處理，杜絕事后補資料。

2.5電子檔案的收集主要靠經(jīng)辦人自覺移交，為此，制定一整套電子檔案收集整理保管的制度要求，經(jīng)常組織全員培訓，讓大家養(yǎng)成電子檔案自覺移交檔案管理員的習慣。電子檔案的保存方面，刻錄只讀光盤，使用可保存50年以上無障礙使用的優(yōu)質(zhì)只讀光盤，索尼、三菱等進口光盤。使用專門的光盤檔案盒，并對每份光盤檔案進行說明。

3、總結(jié)

針對目前大多數(shù)房地產(chǎn)項目公司來說，要徹底解決檔案管理方面的問題，歸根結(jié)底是制度的制定和貫徹落實。房地產(chǎn)企業(yè)根據(jù)自身情況及條件，制定一套切實可行的檔案管理制度及獎懲措施，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的程度不斷完善各項檔案管理制度，堅持走依法治檔的道路。引導企業(yè)領(lǐng)導重視檔案管理工作，明確領(lǐng)導的職責要求，形成企業(yè)領(lǐng)導主管，各部門協(xié)同，檔案部門檔案管理員具體負責的管理模式，才能確保檔案管理制度的最終落到實處，才能保證房地產(chǎn)企業(yè)檔案的完整性、準確性。企業(yè)保存檔案的最終目的是為了檔案的利用，只有檔案保管做到的完整性、準確性，才可能對最終的利用起到作用，否則，檔案管理工作就是虛的，無意義的。

參考文獻：

[1]郭美孝：建設(shè)項目檔案收集歸檔存在的問題與對策[J].機電兵船檔案，2008（1）.

[2]高峰：淺談房地產(chǎn)建設(shè)項目檔案管理[J].浙江檔案.2000.6.

篇2

1.當前房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理中存在的問題

1.1檔案意識不強，檔案利用率低

企業(yè)檔案工作對企業(yè)的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為企業(yè)帶來巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。但是許多企業(yè)長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使企業(yè)員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

1.2檔案管理制度不健全

很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴。如檔案管理人員責任心不強，文件資料堆積如山，整理不及時；檔案資料收集不全，丟失嚴重；借出的檔案不履行借閱手續(xù)，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向；還有些人借此機會在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數(shù)據(jù)用來作自己有利的證據(jù)，這樣嚴重損害了企業(yè)檔案的真實性和利用價值。

1.3檔案硬件投入及經(jīng)費不足

近年來，隨著科學技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的企業(yè)較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。企業(yè)檔案室建設(shè)不標準、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。

1.4檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

目前企業(yè)檔案專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少，知識結(jié)構(gòu)不合理，學歷普遍偏低，現(xiàn)代科學知識貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些情況已不適應(yīng)新形勢下的企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。

2.強化房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的主要對策

2.1提高企業(yè)檔案管理的認識

要充分認識檔案工作對促進企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實增強做好企業(yè)檔案工作的使命感和責任感，進一步明確檔案工作是各級領(lǐng)導義不容辭的責任和義務(wù)。領(lǐng)導的重視是做好檔案工作的重要保證。解放思想，與時俱進，進一步加強和改進企業(yè)檔案工作，努力采用現(xiàn)代化科技手段，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，努力建設(shè)法規(guī)制度完備、管理體制科學、基礎(chǔ)設(shè)施健全、信息化技術(shù)普及、服務(wù)功能齊全的現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理體系。

2.2規(guī)范企業(yè)檔案管理機制,強化工作責任

建立科學的企業(yè)檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。加強制度建設(shè)，建立良性運行機制是開展企業(yè)檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度；其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。

2.3實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化

2.3.1加強管理意識

檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)新時期的企業(yè)檔案管理工作。

2.3.2掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術(shù)在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，企業(yè)檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

2.3.3利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案

檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。如利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好的服務(wù)于社會。

3.發(fā)揮專職檔案人員的創(chuàng)新主體作用

3.1專職檔案人員應(yīng)當重視觀念更新

專職檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。特別是在機構(gòu)改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，專職檔案人員有必要進行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，提高檔案工作的自身價值，發(fā)展檔案事業(yè)。

3.2專職檔案人員應(yīng)當練就過硬的業(yè)務(wù)技能

檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，專職檔案人員首先要適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實基礎(chǔ)上促進創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。

3.3專職檔案人員應(yīng)當拓寬視野、豐富知識

當今社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，知識更新呈“爆炸”式發(fā)展，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，作為檔案工作主體的專職檔案人員，應(yīng)努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學科新理論、新技術(shù)來指導和改進檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。

篇3

房地產(chǎn)檔案形成于房地產(chǎn)管理活動，是房地產(chǎn)管理工作的真實記錄和重要依據(jù)[1]。檔案管理作為房地產(chǎn)企業(yè)一向重要的管理工作，具有獨特的憑證價值、參考利用價值與法律作用。房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作歷來比較薄弱，而且關(guān)于檔案的分類以及如何分卷也少有成套參考資料可以借鑒。檔案真實的記錄著房地產(chǎn)企業(yè)的管理經(jīng)營活動和企業(yè)的發(fā)展史，而檔案的管理有僅有效保護好企業(yè)的發(fā)展歷史，而且可以服務(wù)于企業(yè)的未來指導[2]。然而，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案范圍涉及較廣，項目檔案不成套，而且資料更改頻繁（主要是設(shè)計圖），造成檔案材料收集歸檔難[3]。因此，面對量的資料時時，如何管理好項目的檔案材料，事關(guān)群眾的基本生活，是關(guān)系國計民生的大事。

1 房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案的構(gòu)成及其特點

房地產(chǎn)企業(yè)檔案屬于專業(yè)檔案之一，是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值的原始材料。房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)生產(chǎn)經(jīng)營的必備基礎(chǔ)資料，是一項重要的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，也是企業(yè)管理水平的重要體現(xiàn)。

1.1 房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案的范圍

一般意義講，房地產(chǎn)檔案是泛指以“房地產(chǎn)”作為基本特征的，與房地產(chǎn)有關(guān)的所有檔案。房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案是指，企業(yè)在生產(chǎn)，經(jīng)營，管理過程中形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，不包括、房地產(chǎn)開發(fā)項目工程設(shè)計圖紙和竣工文件。

1、企業(yè)行政管理檔案包括：企業(yè)在組建、發(fā)展過程中形成的行政資料，如工作計劃、總結(jié)，公司的機構(gòu)建立(含內(nèi)設(shè)結(jié)構(gòu))變更，人動，合同管理以及編輯的出版物、編印的簡報或期刊等。

2、企業(yè)經(jīng)營管理類文件，主要指資產(chǎn)審計、法務(wù)、運營等部門形成歸檔資料。包括：企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃(包括中、長期發(fā)展規(guī)劃)、方針目標管理以及相關(guān)制度和規(guī)范；公司資產(chǎn)管理，投資項目可行性報告；公司審計工作的文件材料以及商務(wù)合同正本及與合同有關(guān)的補充材料，有關(guān)的資信調(diào)查等文件材料。

3、項目管理類文件，主要指與從事項目開發(fā)有關(guān)的文件，如研發(fā)策劃、前期配套、工程管理、營銷策劃、售后服務(wù)等相關(guān)房地產(chǎn)項目負責機構(gòu)生成的。

4，其他的，包括會計類檔案和黨群工作類檔案文件等。

1.2 房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案的特點

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案有其一般檔案的共性，也有其特殊性。首先，從上述檔案范圍的概括不難發(fā)現(xiàn)，歸檔資料來源廣、涉及的內(nèi)容繁雜，不僅包括企業(yè)內(nèi)部運營產(chǎn)生的文件，而且還包括工程項目與外界聯(lián)系的相關(guān)政策性文件。其次，房地產(chǎn)企業(yè)檔案專業(yè)性較強，它記載著房產(chǎn)信息歸屬和沿革，需要嚴謹?shù)摹⒁?guī)范的、技術(shù)性的專業(yè)要求，使房地產(chǎn)檔案成為進行房地產(chǎn)檔案管理的重要基礎(chǔ)。再次，房地產(chǎn)檔案涉及房屋開發(fā)管理使用的人和單位，還有與之相關(guān)的國家職能部門，作為所有權(quán)歸屬的憑證具有法律效力。這就要求，房地產(chǎn)檔案按照嚴格的操作，各程序間的相互監(jiān)督、制約，以保證其不容質(zhì)疑的真實性地位。最后，房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營與外界產(chǎn)生的關(guān)系是通過各類合同建立起來的，因此，房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案以合同為主體構(gòu)成。

2 房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)管理類檔案管理存在的問題

我國民營房地產(chǎn)企業(yè)的整體檔案管理呈橄欖形狀，水平不均衡。相對于其他企業(yè)而言，房地產(chǎn)企業(yè)有自身的個性，一般的企業(yè)檔案管理模式不適合房地產(chǎn)企業(yè)。有研究表明，規(guī)模大的企業(yè)檔案管理優(yōu)于規(guī)模小的企業(yè)，效益好的企業(yè)好于效益差的企業(yè)，創(chuàng)立時間長的企業(yè)優(yōu)于短的企業(yè)[4]。

2.1 文書檔案收集不完整

檔案材料不完整是房地產(chǎn)企業(yè)檔案存在的普遍問題。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：（一）、行政管理類文件歸檔不完整，如重要的議會記錄不完整，歸案不及時造成遺漏，還有一些重要活動無相關(guān)記錄視頻或相片；（二）、房地產(chǎn)開發(fā)項目檔案材料收集難，涉及部門和單位多，項目檔案不成套。如立項審批文件往往由計劃部門提出，環(huán)境評價報告以及驗收報告由環(huán)保部門提出等。（三）、有的文件有正本而無底稿或有底稿而無正本，有些文件只有批復(fù)而無請示或有請示而無批復(fù)。

2.2 缺乏統(tǒng)一的管理模式

從檔案管理機構(gòu)上看，大型的房地產(chǎn)企業(yè)一般都會成立了專門的檔案室或部門，各類檔案管理較好，收集得相對比較完整。然而，大多數(shù)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)沒有建立健全檔案工作制度，檔案管理無章可循。值得一提的是，檔案人員沒有認真落實“三參加”制度（即參加公司重要會議、活動，參加工程竣工驗收，參加設(shè)備開箱）。對于一些小型或剛成立時間不長的企業(yè)，對檔案管理的重要性認識不到位，其檔案管理由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。這類小型企業(yè)的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，有的是半路出家臨時安排，形成“兼而不管”或“管而不會”的惡性循環(huán)。另外，部門領(lǐng)導或經(jīng)辦人員對檔案材料“過于重視”，或為了“保密”而不愿移交，這直接影響了文件材料收集歸檔工作的有效開展，而且歸檔意識不強，如部門人員調(diào)動時，對積存文件不辦移交，以至造成材料的散失。

3 解決房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案管理問題的對策

3.1 建立分類歸檔制度，保障檔案完整性

分類歸檔是檔案管理人員或領(lǐng)導依據(jù)事物的屬性及其認識，對事物進行特定的區(qū)分、集中和歸類。對房地產(chǎn)企業(yè)檔案整理工作來說，可以按照檔案文件的來源作為基本原則的，作為一個基本的檔案分類結(jié)構(gòu)。對于大多數(shù)企業(yè)來說，內(nèi)部沒有檔案管理人員，多是行政人員兼管檔案的管理，這類人員的流動性大，這需要檔案分類具有較強的穩(wěn)定性。這是保證企業(yè)檔案管理人員變遷時，檔案工作能夠很快、順利地傳承下去。

企業(yè)在建立歸檔制度時，歸檔分類方法不宜隨便更改，因為分類方法決定著歸檔文件整理、流水方式、編排和排架等基本保管狀態(tài)，這也方便文件檢索。如果分類方法改變了，牽一發(fā)動全身，擾亂了整個檔案保存和查詢，尤其對于大型的房地產(chǎn)企業(yè)，分類的不穩(wěn)定會造成極其嚴重的后果。值得借鑒的是，對主要職能部門產(chǎn)生的檔案歸檔可以作為一級分類進行收集，如人力行政部門產(chǎn)生的人事檔案、行政管理檔案，法務(wù)部門產(chǎn)生的法律文件，財務(wù)部門產(chǎn)生的財務(wù)檔案。

3.2 加強檔案的規(guī)范化建設(shè)

加強檔案的規(guī)范化管理，是提高企業(yè)檔案管理工作的重要手段，也是衡量企業(yè)整體管理水平的重要指標。首先，我們應(yīng)該以《檔案法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》、《城市房地產(chǎn)管理法》等法律規(guī)范，結(jié)合本房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展對檔案工作的要求，制定企業(yè)自己的檔案管理制度，明確檔案管理方式和工作原則，明確分類方法與歸檔職責，規(guī)定檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用要求等基本要求。另外，建立和完善包括立卷歸檔制度、保管制度、統(tǒng)計制度、保密制度、提供利用制度等的企業(yè)檔案管理制度體系，并編印成冊加以落實執(zhí)行?？梢悦鞔_表明，加強房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，是企業(yè)發(fā)展的必然選擇。

4 結(jié)束語

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案不僅在檔案本身屬性，憑證和參考方面具有重要作用，而且為企業(yè)入市決策、企業(yè)定位決策、企業(yè)定價決策提供基礎(chǔ)依據(jù)和參考。鑒于房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案的廣泛性、復(fù)雜性，本文從房地產(chǎn)企業(yè)的特點入手分析了管理類檔案管理的范圍和基本構(gòu)成，為檔案的完整收集提供一個重要的參考。房地產(chǎn)企業(yè)有自身的個性，一般的企業(yè)檔案管理模式不適合房地產(chǎn)企業(yè)，因此房地產(chǎn)企業(yè)檔案工作不是一朝一夕的事情，需要統(tǒng)籌規(guī)劃和全面落實。不僅需要企業(yè)職工的認真履職和支持，也離不開領(lǐng)導的重視和資金、技術(shù)的投入。

參考文獻

[1] 楊芳.當今房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理[J].城建檔案,2009,12:46-47

篇4

所謂房地產(chǎn)企業(yè)，是指從事房地產(chǎn)開發(fā)、經(jīng)營、管理和服務(wù)活動，并以營利為目的進行自主經(jīng)營、獨立核算的經(jīng)濟組織。房地產(chǎn)相對于傳統(tǒng)的機械、電子等行業(yè)起步較晚，屬于改革開放后的新興產(chǎn)業(yè)，對檔案管理方面的關(guān)注與研究也相對比較少，而且由于房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展速度較快，檔案管理更是無法滿足其發(fā)展要求。然而，檔案工作是房地產(chǎn)企業(yè)運行和生產(chǎn)的參考和依據(jù)，事關(guān)群眾的基本生活，是關(guān)系國計民生的大事。因此，房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理尤為重要。

一、房地產(chǎn)企業(yè)檔案

1.房地產(chǎn)企業(yè)檔案的范圍

房地產(chǎn)檔案一般是指房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，包括權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈母鞣N文字、圖表以及聲像、電子文件等歷史記錄。對于房地產(chǎn)企業(yè)而言，房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案只是一小部分，房地產(chǎn)企業(yè)檔案還涉及建設(shè)項目檔案、文書檔案、合同檔案、人事檔案、會計檔案等企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中形成的檔案，可能是房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)過程中形成的，也可能是房地產(chǎn)管理、使用過程中形成的。

2.房地產(chǎn)企業(yè)檔案的特殊性

首先，房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有很強的專業(yè)性。房地產(chǎn)企業(yè)檔案是房地產(chǎn)企業(yè)在生產(chǎn)、管理活動中形成的權(quán)證、合同、文件、圖紙、照片、光盤等不同形式和載體的歷史記錄。它記載了房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的歸屬和沿革，反映了房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展狀況，是在特殊的專業(yè)背景下按照專業(yè)要求形成的，有相對統(tǒng)一的格式和行文規(guī)范，并且專業(yè)術(shù)語較多，如土地界限認定、房地產(chǎn)面積丈量、房地產(chǎn)平面圖測繪等，專業(yè)性十分明顯。

其次，房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案的構(gòu)成以合同為主體。從土地開發(fā)到經(jīng)營、管理、服務(wù)，每一項活動的開展基本上都要簽訂合同。房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營運作離開各種合同就不可能得以完成和推進。通過這一系列的合同，將各個相關(guān)的部門和單位聯(lián)系起來，共同推進和完成一個項目。據(jù)統(tǒng)計，合同在房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案中所占的比例高達百分之五十以上。因此，在進行房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范管理時，必須要認識到這一點。

最后，房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有綜合性。以上分析可以看出，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案與專門的房管機構(gòu)不同，不僅有房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案，更多的是專業(yè)的項目檔案、合同檔案，以及企業(yè)內(nèi)部行政、經(jīng)營管理活動中形成的檔案。涉及內(nèi)容龐雜，領(lǐng)域?qū)挿?，種類繁多。這就要求在檔案規(guī)范管理的過程中，要通盤考慮，全面系統(tǒng)地進行分析，以防出現(xiàn)規(guī)范沒有涉及到的空白區(qū)。

二、房地產(chǎn)企業(yè)檔案規(guī)范化管理的必然性

加強檔案的規(guī)范化管理，是提高企業(yè)檔案管理工作的重要手段，也是衡量一個企業(yè)檔案整體管理水平的重要指標。加強房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，是企業(yè)發(fā)展的必然選擇。

加強檔案的規(guī)范化管理是時展的必然要求。隨著改革開放和市場經(jīng)濟的發(fā)展，信息時代的深入，標準化、規(guī)范化已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)的標志和企業(yè)發(fā)展的必然選擇。檔案工作也不例外，必須要適應(yīng)現(xiàn)代化和辦公自動化的時代需要。推動檔案管理工作的規(guī)范化、標準化是其必由之路。

加強檔案的規(guī)范化管理是房地產(chǎn)企業(yè)提升管理效率的必然要求。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理是房地產(chǎn)行業(yè)單位諸多管理工作的重要組成部分。房地產(chǎn)企業(yè)的開發(fā)項目由于其規(guī)模大、工期長，在執(zhí)行過程中形成的材料多。特別是由于其關(guān)聯(lián)和涉及的部門和單位環(huán)節(jié)眾多，因此需要在建設(shè)項目檔案管理的過程中做到規(guī)范化、標準化，僅僅依靠傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)是難以實現(xiàn)對其進行有效的管理了。

三、房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理

1.完善管理制度，規(guī)范房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理行為

加強檔案制度建設(shè)，做到依法管理檔案，這是我們做好檔案工作的依據(jù)和保障。首先，我們應(yīng)該以《檔案法》、《城市房地產(chǎn)管理法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》等法律規(guī)范，結(jié)合房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展對檔案工作的要求，制定企業(yè)自己的檔案管理規(guī)范，明確檔案工作原則和管理方式，界定文件形成、積累與歸檔職責，規(guī)定檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用要求等檔案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，構(gòu)建包括立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、提供利用制度、統(tǒng)計制度、保密制度、崗位責任制等的企業(yè)檔案管理制度體系，并編印成冊加以落實執(zhí)行。同時，要隨著時間、環(huán)境、事物的發(fā)展變化要適時修改、補充和完善，以適應(yīng)企業(yè)和檔案事業(yè)的發(fā)展要求。

2.梳理業(yè)務(wù)流程，明確需求，規(guī)范檔案工作的各個環(huán)節(jié)

流程梳理是指圍繞企業(yè)的內(nèi)、外部要素，對整個企業(yè)的業(yè)務(wù)運行情況展開深入、全面的分析、整理、提煉，明確管理或業(yè)務(wù)活動的關(guān)鍵節(jié)點、信息化管理要解決的重點問題、可能的解決方式、完成程度、實現(xiàn)深度等。對業(yè)務(wù)活動進行調(diào)研，明確各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所要形成的檔案，這是制定歸檔范圍的首要步驟。規(guī)范、合理的流程是應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)條件，也是提高辦公效率的必然選擇。尤其是信息化、網(wǎng)絡(luò)化的辦公環(huán)境下，流程梳理更為重要。按照形成、整理、鑒定、歸檔、再整理、保管、利用、銷毀等工作環(huán)節(jié)，建立科學規(guī)范的房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作程序，保障每個環(huán)節(jié)之間能夠互相檢查、校對、制約，發(fā)現(xiàn)問題并且能夠及時糾正。

3.明確職責和分工，保證工作質(zhì)量

所謂崗位職責是指一個崗位所要求的需要去完成的工作內(nèi)容以及應(yīng)當承擔的責任范圍。明確崗位職責可以最大限度地實現(xiàn)勞動用工的科學配置，有效地防止因職務(wù)重疊而發(fā)生的工作扯皮現(xiàn)象，提高內(nèi)部競爭活力，更好地發(fā)現(xiàn)和使用人才，提高工作效率和質(zhì)量，規(guī)范操作行為。房地產(chǎn)企業(yè)的崗位職責可以分為三個層次：一是企業(yè)層，企業(yè)應(yīng)將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責和有關(guān)人員崗位職責，并對分管領(lǐng)導、部門和項目負責人及有關(guān)人員職責履行情況進行考核；二是部門層，各職能或承辦部門及項目文件形成者應(yīng)負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質(zhì)量負責；三是檔案人員層，專兼職檔案人員應(yīng)負責收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負責。

4.加強宣傳教育培訓，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，提高隊伍素質(zhì)

加強房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作，需要一支既懂檔案管理，又精通房地產(chǎn)管理和熟悉計算機知識的檔案專業(yè)隊伍，同時還需要企業(yè)全員的支持和參與。因此，房地產(chǎn)企業(yè)要加強對專兼職檔案員的培訓，既要培訓現(xiàn)代化檔案管理的專業(yè)知識，加強對計算機技能的培訓，還要使其了解企業(yè)各項業(yè)務(wù)工作及其形成的文件，熟悉房地產(chǎn)管理活動。同時，加強檔案宣傳，使企業(yè)全員樹立檔案意識。因為無論是哪個部門或個人，在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，都會形成一定的活動記錄，而這些記錄的一部分會對以后的活動具有查考價值，需要歸檔保存。為了保證檔案收集的及時、規(guī)范、完整，必須需要全員的參與和支持。

篇5

所謂“房地產(chǎn)檔案”是指：各級房地產(chǎn)行政管理部門在開展公房、私房、產(chǎn)權(quán)登記和管理過程中，經(jīng)過收集、管理、鑒定，按照一定的程序和手續(xù)形成的反映房地產(chǎn)權(quán)屬關(guān)系和狀況的有保存價值的文字材料、計算材料、圖紙、照片、影片、錄像帶、錄音帶、磁介質(zhì)磁盤等各種載體內(nèi)容的文字材料，是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)歷史及現(xiàn)狀的真實歷史記錄。房產(chǎn)檔案是整個房產(chǎn)管理的基礎(chǔ)，它的作用主要是為房產(chǎn)權(quán)屬登記、房產(chǎn)交易、房產(chǎn)糾紛仲裁、物業(yè)管理、房屋拆遷、住房制度改革、城市規(guī)劃、城市建設(shè)和保障房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人合法權(quán)益等各項工作提供服務(wù)。如今，隨著房地產(chǎn)市場的飛速發(fā)展，房產(chǎn)檔案管理工作愈發(fā)顯得重要，這也為搞好房地產(chǎn)檔案的管理工作者提出了更高的要求，那么如何房地產(chǎn)檔案管理工作，讓房產(chǎn)檔案工作更好地為企業(yè)和社會經(jīng)濟服務(wù)、滿足社會需求呢？本人結(jié)合自己對房產(chǎn)檔案的管理實踐談幾點看法：

一、準確把握和認識房地產(chǎn)檔案管理的重要性

房地產(chǎn)檔案既是房地產(chǎn)“權(quán)屬”登記的真實歷史記錄和重要可靠依據(jù)，又是城市建設(shè)發(fā)展檔案的核心和主要數(shù)據(jù)。它作為一種信息資源，與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)和房地產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)、科研、技術(shù)經(jīng)營等活動的真實記錄和基礎(chǔ)性工作，在房地產(chǎn)企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用：它不僅能夠強化房地產(chǎn)企業(yè)的管理，增強房地產(chǎn)企業(yè)的活動，而且還是把房地產(chǎn)企業(yè)推向市場的工具。它在維護企業(yè)真實面貌，維護企業(yè)合法權(quán)益和經(jīng)濟利益方面都起著相當重要的作用。房地產(chǎn)檔案管理是房地產(chǎn)企業(yè)管理是否科學化、制度化、規(guī)范化的重要標志，是不斷提高企業(yè)基礎(chǔ)管理水平的需要，并在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。檔案管理工作的好壞，充分體現(xiàn)了公司的基礎(chǔ)管理水平。

二、加強和提高房地產(chǎn)檔案管理人員的管理水平

（一）提高理論知識水平以及相應(yīng)的操作技能

規(guī)范化、制度化、科學化的管理檔案，是房地產(chǎn)企業(yè)必須做好的一項基礎(chǔ)性工作，這向管理人員提出了較高的要求，干好這項工作不僅需要有熱心，更要求細心和耐心，而且還需要掌握檔案管理和相關(guān)法律法規(guī)的知識。提高認識水平，認真做好檔案工作，為企業(yè)的經(jīng)營、管理等各項工作服務(wù)。隨著檔案信息化管理的日趨完善，檔案管理人員需要掌握現(xiàn)代化技術(shù)和科學的管理方法。因此，檔案工作者應(yīng)該積極主動地學習相關(guān)的理論知識以及相應(yīng)的操作技能，做到規(guī)范治檔、制度治檔、科學治檔，使檔案管理達到保管安全和利用科學。

（二）加強業(yè)務(wù)學習，不斷提高管理業(yè)務(wù)水平

檔案管理人員，要加強業(yè)務(wù)學習，明了檔案管理的法律、法規(guī)，及時了解和貫徹、落實有關(guān)檔案管理的新規(guī)定、新規(guī)范，密切注意國內(nèi)外檔案工作的發(fā)展趨勢，對一些先進的管理經(jīng)驗和技術(shù)進行認真學習并加以借鑒利用，只有這樣，才能夠不斷提高管理水平，促進檔案事業(yè)逐漸實現(xiàn)法制化、規(guī)范化，推進檔案工作的發(fā)展，提高工作質(zhì)量和工作效率。

（三）提高業(yè)務(wù)人員檔案管理的現(xiàn)代化水平

實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，這就要求管理人員要熟練掌握計算機與檔案管理軟件操作，力爭做到對檔案的收集、存檔、查找、借閱、統(tǒng)計都能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化的規(guī)范管理，以便提高檔案的存儲和處理能力，為相關(guān)部門提供方便、快捷、及時、準確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。

三、加強房地產(chǎn)檔案管理的具體措施

（一）要建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)

隨著科學技術(shù)的不斷進步，房地產(chǎn)企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案內(nèi)容越來越呈現(xiàn)多樣化的趨勢，檔案載體也發(fā)生了較大的改變，由過去手工記錄和制作的傳統(tǒng)模式，向現(xiàn)代化的信息管理化模式轉(zhuǎn)變。隨著計算機、多媒體、光盤以及縮微技術(shù)等在檔案管理中越來越廣泛地加以應(yīng)用，利用計算機、縮微機、掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)等對檔案進行檢索、存儲和管理，不僅方便快捷地進行檔案錄用、檢索、匯總，更能做到收集文件完整齊全、系統(tǒng)科學、優(yōu)質(zhì)精煉、及時迅速。

（二）強化房地產(chǎn)檔案的信息化管理

具備了完善的檔案信息化管理系統(tǒng)以后，還要強化信息化的管理。在檔案的建立、檔案的管理、交易及審批、綜合調(diào)查、統(tǒng)計匯總、數(shù)據(jù)的變換、系統(tǒng)的維護等方面加強管理。使檔案變化與房地產(chǎn)的變更信息相一致，能準確、全面地反映出房產(chǎn)的各種相關(guān)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)及信息，力爭設(shè)計出不同的版本，使信息交換得以全方位發(fā)展。要建設(shè)有關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫和區(qū)域網(wǎng)，開發(fā)有關(guān)房地產(chǎn)交易、記錄及有關(guān)業(yè)務(wù)方面的應(yīng)用軟件，以便實現(xiàn)資料能存取統(tǒng)一，隨時查閱。

（三）加強不同形式、不同種類檔案的收集工作

舊的檔案管理模式往往是文書檔案多而專門檔案、信息化檔案較少，從而導致檔案散亂，因檔案問題而導致的糾紛不斷發(fā)生。因此，要對房地產(chǎn)檔案內(nèi)容門類不齊全、結(jié)構(gòu)不合理、成份不充實，難以滿足企業(yè)的需求的問題進行加強整頓。這就要求，對現(xiàn)有的房地產(chǎn)檔案進行及時的調(diào)整和接收尤其對于各房地產(chǎn)企業(yè)存在的不同形式、不同類型的檔案。在收集此類檔案時，要注明這些檔案反映的時間、工程、地點。

（四）檔案收集工作要實現(xiàn)規(guī)范化、科學化

檔案收集工作方面的歸檔原則、歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求等都要有詳細的說明。例如：商品房銷售明碼標價書；商品房認購書；住房公積金專項政策性貸款申請審批表；處理合同糾紛的民事調(diào)解書、判決書；房地產(chǎn)權(quán)證復(fù)印件；權(quán)屬人身份證復(fù)印件；歸檔的文件材料必須做到完整、準確、系統(tǒng)，字跡工整清晰，簽字等手續(xù)完備，便于長期保存。房產(chǎn)檔案，以簽訂《商品房買賣合同》時間為準，區(qū)分所屬年度；房產(chǎn)檔案整理的要求，與企業(yè)管理檔案整理要求基本相同；房產(chǎn)檔案的編號，按公司制定的《檔案分類編號方案》執(zhí)行等等，從而使檔案收集工作有章可循，有法可依，并逐步走上規(guī)范化、科學化的軌道。

總之，作為一名房地產(chǎn)檔案管理人員，只有不斷提高認識，加強業(yè)務(wù)學習，充分利用現(xiàn)代化的管理手段，才能提高自身的管理水平，才能使房地產(chǎn)檔案管理工作更好地為城市建設(shè)服務(wù)。

參考文獻：

［1］玄藝蘭.論房產(chǎn)檔案室的數(shù)字化建設(shè)［J］.中華教育周刊，2003（6）.

［2］周長華，吳小軍［J］．高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè).揚州大學學報：高教研究版，2004（8）．

篇6

1.重視房地產(chǎn)檔案資料加密處理工作

對于我國很多房地產(chǎn)行業(yè)中的檔案資料并不會向外開放，多數(shù)都是供自己內(nèi)部人員進行運用和研究的，所以在房地產(chǎn)檔案資源管理中，應(yīng)該重視其加密管理，確保檔案資源的安全性和完善性，對于檔案管理人員借助計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案資源和文件時，應(yīng)該對其進行合理的加密管理，并對不同的文件設(shè)置相應(yīng)的密碼和良好的防護措施等，從而減少檔案資源的丟失或泄露的現(xiàn)象出現(xiàn)，并能夠保障房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部人員能夠有效的獲得和利用相應(yīng)的檔案資源，從而為房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

2.對檔案資料的外傳或轉(zhuǎn)發(fā)進行合理管理

在房地產(chǎn)檔案管理中如果有用戶需要查閱檔案資料時，應(yīng)該辦理相應(yīng)的手續(xù)或是在檔案管理人員的許可之下才能進行檔案資源的閱讀和查看，而如果用戶想要將檔案資源進行外傳或是轉(zhuǎn)載等情況下，就必須要對其進行禁止，從而確保檔案資源的安全性，避免重要的檔案信息外漏，而給房地產(chǎn)企業(yè)帶來一定影響。

3.應(yīng)及時錄入和更新房地產(chǎn)檔案資源

建立房地產(chǎn)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化平臺的主要目的，就是能夠為房地產(chǎn)企業(yè)和相關(guān)用戶提供相應(yīng)的房地產(chǎn)檔案資源，便于其查閱和觀看，并能為相應(yīng)工作提供有利的信息資源。所以，房地產(chǎn)檔案資源管理中，必須要保障資源的及時更新和錄入，并保障檔案企業(yè)的可靠性和全面性，從而為相關(guān)工作提供有利的依據(jù)。

二、在房地產(chǎn)檔案管理工作中運用信息網(wǎng)絡(luò)平臺的主要策略

1.提升信息網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺的建設(shè)力度

在房地產(chǎn)檔案管理中為了有效的實現(xiàn)其信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理策略，就必須要加大對房地產(chǎn)檔案資源管理信息網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)力度和精力，對房地產(chǎn)檔案管理工作環(huán)境進行優(yōu)化的完善，并將現(xiàn)代化設(shè)備有效投入到其中，借助檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的力量更好的完善檔案管理工作形式，合理的運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案進行完善、控制和整理等，從而保證檔案資源的完善和合理，這樣才能為房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展提供更多有利的檔案資源信息。

2.不斷提升房地產(chǎn)檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及職業(yè)水平

建立完善的信息網(wǎng)絡(luò)平臺檔案管理形式，不僅要具備基本的信息化基礎(chǔ)設(shè)備，還要擁有專業(yè)的檔案管理人員的幫助，才能確保房地產(chǎn)信息網(wǎng)絡(luò)檔案資源平臺的優(yōu)勢和作用更好的發(fā)揮出來，所以房地產(chǎn)檔案管理人員必須要不斷的提升自身綜合能力，增強自身管理水平以及職業(yè)道德素質(zhì)等，從而更好的保障檔案管理工作的有效開展，并且能夠在完善的信息網(wǎng)絡(luò)平臺下更好的實施檔案管理工作，提升檔案管理工作力度。在房地產(chǎn)檔案管理中所涉及到的?Y源和信息非常多內(nèi)容也非常復(fù)雜，因此檔案管理人員必須要具備良好的專業(yè)知識和綜合能力，還需要擁有良好的職業(yè)道德素質(zhì)，從而更好的為檔案管理工作的順利完成奠定堅實基礎(chǔ)。房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)該定期為檔案管理人員開展相應(yīng)的工作培訓，不僅僅要提升工作人員的檔案管理水平，還應(yīng)該不斷提升工作人員的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的操作能力，讓工作人員能夠更好的運用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展相應(yīng)工作，從而更好的提升工作效率和質(zhì)量，為房地產(chǎn)檔案資源的良好管理提供有利的條件。

3.對房地產(chǎn)檔案資料的分析系統(tǒng)進行完善和改進

篇7

1.1 信息化風險問題

互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，完善了檔案管理模式，提高了檔案管理的有效性，但通過信息化的方式，進行檔案管理會帶來一定的風險，比如計算機病毒、黑客侵犯、數(shù)據(jù)不準確以及管理等方面，這些因素的危害性較大，病毒黑客會導致檔案信息泄漏，使得檔案信息被他人切取，給企業(yè)造成了很大的損失，因此這些因素使得房地產(chǎn)檔案管理工作存在一定的信息化風險。

1.2 投資風險問題

投資風險也是影響房地產(chǎn)檔案管理工作的一項重要的因素，房地產(chǎn)企業(yè)一般考慮到運行過程中可能發(fā)生的因素，就會采取異地檔案備份，但是在這種情況下，如果進行異地檔案備份，就會投入很多的成本，包括人員方面以及設(shè)備方面等，投資風險就會慢慢凸顯出來。在投資的過程中，如果得到的回報與投資無法實現(xiàn)協(xié)調(diào)平衡，就會很容易產(chǎn)生投資風險。比如在實行網(wǎng)絡(luò)檔案建設(shè)的過程中，會引入大量的計算機、掃描儀等等設(shè)備，加大了資金的投入，在進行投資時，管理不到位，投資風險就會不可避免。

1.3 知識產(chǎn)權(quán)風險問題

現(xiàn)今階段，房地產(chǎn)檔案管理在信息化建設(shè)下就是為了能夠達到資源共享。但是涉及到資源共享，在某種程度上很有可能會誘發(fā)到知識產(chǎn)權(quán)問題上，資源分享的過程中，無法對資源信息進行有效的保護，會使得資源信息出現(xiàn)篡改以及丟失的情況，房地產(chǎn)檔案管理互聯(lián)網(wǎng)制度還并不完善，與檔案有關(guān)數(shù)據(jù)信息在分享參考時，知識產(chǎn)權(quán)風險問題就會產(chǎn)生。

1.4 人員素質(zhì)有待提高

互聯(lián)網(wǎng)信息化的發(fā)展，對于檔案管理人員提出了更高的要求，但部分檔案管理人員缺乏檔案管理知識，信息觀察力也不足，無法及時將檔案進行歸總，信息技術(shù)的應(yīng)用不廣泛，不具備信息技術(shù)操作能力，當前在房地產(chǎn)企業(yè)中，既能夠掌握房地產(chǎn)業(yè)務(wù)又能夠運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的人員少之有少，很多檔案管理人員在實際的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)失誤，檔案管理不到位，給房地產(chǎn)企業(yè)帶來了不利的影響。

1.5 缺乏檔案管理重視

在房地產(chǎn)企業(yè)中很多對檔案管理并不重視，普遍認為房地產(chǎn)檔案的管理工作即文件復(fù)制粘貼，進行簡單的統(tǒng)計，并不是房地產(chǎn)登記所重要的工作，也無法對登記產(chǎn)生一定的利潤效益，只要確保檔案不會丟失以及信息不竊密等即可，這樣的思想意識嚴重的影響了檔案管理工作的進展。因此部分房地產(chǎn)企業(yè)對檔案管理缺乏認識，從而出現(xiàn)了各種風險，給檔案管理工作產(chǎn)生了不好的因素，影響了企業(yè)的發(fā)展。

1.6 檔案管理技術(shù)手段較為落后

在市場經(jīng)濟體制下，房地產(chǎn)檔案管理離不開互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)，但部分房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理部門在信息系統(tǒng)開發(fā)方面還存著不足，無法實現(xiàn)規(guī)范化、科學化，由于技術(shù)方面認識不足，還有一些資金方面的局限，導致互聯(lián)網(wǎng)自動化技術(shù)比較滯后，無法對信息系統(tǒng)的各個功能進行更新，還有計算機設(shè)備也沒有及時的更換，使得信息系統(tǒng)在房地產(chǎn)檔案管理方面得不到很好的發(fā)揮，還有部分房地產(chǎn)企業(yè)沒有專門的檔案管理部門，無法將檔案管理工作落實到位，依舊延續(xù)著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案激勵，沒有運用先進的技術(shù)手段，限制了檔案管理工作的進展。

2 房地產(chǎn)檔案管理風險的應(yīng)對策略

2.1 房產(chǎn)檔案抵御風險的能力

房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)加強房產(chǎn)檔案管理，最大限度的避免風險的產(chǎn)生，應(yīng)對檔案管理人員加強認識，為他們講解風險的危害性。在進行異地備份的情況下加強管理，合理的運用檔案數(shù)字化處理，新檔案在歸總時需進行電子化的處理，如果需要進行紙質(zhì)記錄檔案，與此同時也應(yīng)采取電子檔案，將電子檔案進行備份，防止丟失以及泄漏，檔案采取一式三份的形式，這樣的情況下，一份檔案丟失還有其它的備份，一定程度上避免了風險源的產(chǎn)生。

2.2 完善信息?c資料檢索體系

為了使房地產(chǎn)企業(yè)檔案資料的完整性，應(yīng)對其進行全面的核對，對檔案的內(nèi)容要認真的核對，確保檔案的內(nèi)容與現(xiàn)實所要記錄的內(nèi)容一致，如果發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容存在問題，不符合實際的情況，應(yīng)及時的采取調(diào)整，按照一定的程序?qū)n案采取分類編目，創(chuàng)建案卷號、文號等多方面目錄，設(shè)置可靠的檢索資源，方便于用戶能夠迅速的查找。另外不斷的擴大檢索范圍，完善檢索的條件，使得用戶能夠及時的查找到房地產(chǎn)信息，但在這個過程中需要對檔案采取防護措施，避免丟失。

2.3 健全檔案管理體系

房地產(chǎn)檔案信息至關(guān)重要，應(yīng)不斷的健全檔案管理體系，保證檔案管理工作的有序進行，確保檔案的準確性與有效性，房地長檔案管理過程劃分為三方面，收集信息、整理信息以及信息歸檔，需要重視這三方面的流程，為檔案的信息共享與傳遞創(chuàng)在良好的條件，在這個過程中需要不斷的對檔案進行更新，定期對檔案進行核實與監(jiān)督，對從中所發(fā)現(xiàn)的問題，比如信息不一致、信息空缺以及信息丟失等問題應(yīng)及時的解決，保證檔案信息的完整性，使得檔案管理工作更加規(guī)范化。

2.4 提高工作人員的素質(zhì)

房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)加強人員的管理，提高熱人員的檔案管理知識，提高信息觀察力，及時將檔案進行歸總，對人員進行技術(shù)方面的培訓，使其能夠精通互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，提高人員的職責意識。強調(diào)應(yīng)要求人員學會使用計算機上技術(shù)對房地產(chǎn)登記信息統(tǒng)計，合理的對房地產(chǎn)資源進行整合，從中能夠挖掘出重要的信息資源，認識到檔案管理的重要性，企業(yè)應(yīng)加強對人員的培訓力度，可以實施獎勵的措施，通過人員的業(yè)績，為他們實施獎勵，提高人員工作的積極性，增強他們的歸屬感，更好的對檔案進行管理，從而能夠使檔案管理工作有序的進行。

2.5 做好房地產(chǎn)檔案的風險評估工作

篇8

房產(chǎn)檔案管理是房地產(chǎn)企業(yè)的一項重要工作，是進行房產(chǎn)交易、房產(chǎn)抵押、房產(chǎn)評估等的重要法律憑證，而且隨著房地產(chǎn)市場的逐步發(fā)展，房產(chǎn)檔案管理愈加重要。但是由于目前國內(nèi)房產(chǎn)檔案管理缺乏信息化管理手段，導致房產(chǎn)檔案管理還不盡規(guī)范，因此，必須加強房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化進程。下面我們就簡單談?wù)劮慨a(chǎn)檔案管理的重要性，并對改善房產(chǎn)檔案管理提出幾點建議。

一、國內(nèi)外房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀分析

國外自20世紀90年代開始就已將信息化手段運用于房產(chǎn)檔案管理中了，比如，①將數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)運用于房產(chǎn)檔案管理，建立房產(chǎn)檔案變更信息索引表，記錄房產(chǎn)檔案的變化，從而對房產(chǎn)檔案信息進行更直觀、更全面的了解；②利用GIS系統(tǒng)的空間聚集數(shù)據(jù)功能分析房產(chǎn)信息的供求關(guān)系，從而對房產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展提供科學的決策信息；③利用CAD繪圖系統(tǒng)輔助房產(chǎn)測繪人員計算房產(chǎn)面積，提高房產(chǎn)檔案的準確性?？偠灾?，國外房產(chǎn)檔案管理的多維分析模型已經(jīng)非常成熟，且房產(chǎn)檔案管理水平較高。而國內(nèi)房產(chǎn)檔案管理中還存在眾多的問題，比如，①管理手段較落后，目前，國內(nèi)房產(chǎn)檔案大都還是紙質(zhì)的信息，容易受雨水、潮濕、灰塵等的影響，很容易受到損壞，而且隨著房產(chǎn)企業(yè)的不斷發(fā)展，房產(chǎn)檔案越來越多，占據(jù)的空間也越來越大，一方面增加了房產(chǎn)檔案管理的經(jīng)濟費用，另一方面也使房產(chǎn)檔案管理的效率下降了；②房產(chǎn)檔案還停留在原始信息、復(fù)印信息一式兩份的階段，不利于實現(xiàn)房產(chǎn)信息的共享，對于房產(chǎn)的交易、評估等都造成了一定的影響；③由于缺乏房產(chǎn)檔案信息化管理手段，導致查詢房產(chǎn)信息的速度較慢、效率較低，而且在手寫時，極易造成房產(chǎn)檔案信息的失誤。

二、加強房產(chǎn)檔案管理的重要性

房產(chǎn)檔案管理是進行房產(chǎn)交易、房產(chǎn)抵押、房產(chǎn)評估等的重要法律憑證，對房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義，主要可以分為三個層面，即：①房產(chǎn)檔案管理是政府檢查、督導房地產(chǎn)行業(yè)的根本依據(jù)，加強檔案管理，能夠為政府的監(jiān)督提供強有力的證據(jù)，從而加強對房地產(chǎn)行業(yè)的整頓、整理；②房產(chǎn)檔案管理能夠為房屋的所有權(quán)等提供證明，從而為社會房屋的紛爭提供證據(jù)，能夠維護房地產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益，對維護社會穩(wěn)定、社會秩序有著積極的作用；③在房屋交易中，房產(chǎn)檔案也是提供交易依據(jù)的主要資料來源，它能夠保證正常的交易秩序，從而促進房地產(chǎn)市場的健康發(fā)展。

三、加強房產(chǎn)檔案管理的具體措施

（一）提高房產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

1.加強對房產(chǎn)檔案管理人員管理意識的培養(yǎng)

由于對房產(chǎn)檔案管理工作的重視程度不夠，導致大多數(shù)房產(chǎn)檔案管理人員的管理意識比較淡薄，只是機械的進行工作，不利于房產(chǎn)檔案管理工作的發(fā)展，因此，想要提高房產(chǎn)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，必須加強對房產(chǎn)檔案管理人員管理意識的培養(yǎng)，使他們改變傳統(tǒng)思想，認識檔案管理工作的重要性，從而重視檔案管理工作，提高自身的服務(wù)意識，提高工作積極性和責任心，主動收集有價值的檔案資料，并給予科學、合理的分類歸檔，展現(xiàn)檔案管理的價值，推動房產(chǎn)檔案管理工作水平的提高。

2.加強對房產(chǎn)檔案管理人員專業(yè)知識的培訓

熟練、扎實的專業(yè)知識是提高房產(chǎn)檔案管理人員工作能力的基本保障，因此，房產(chǎn)檔案管理部門必須加強檔案管理人員專業(yè)知識的培訓，提高他們對檔案管理知識的了解、學習，從而提高他們的專業(yè)能力，例如，房產(chǎn)檔案管理部門可以對檔案管理人員進行“檔案資料該如何收集、整理、歸檔？”的培訓，使檔案管理人員學習到檔案歸檔、分類的原則，并增強他們收集、記錄檔案資料的能力，使他們能夠得心應(yīng)手的進行工作，減少檔案整理、歸檔中的錯誤，從而保證房產(chǎn)檔案資料的準確，提高檔案的應(yīng)用價值。

（二）加強房產(chǎn)檔案的信息化管理手段

現(xiàn)代化、信息化的管理手段是提高房產(chǎn)檔案管理的重要舉措，對提高房產(chǎn)檔案信息的完整性具有重要的意義，因此，房產(chǎn)檔案管理部門必須加強房產(chǎn)檔案的信息化管理，增強對文字、圖表、聲像、電子文件等各種檔案資料的管理水平，例如，①建立房產(chǎn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使房產(chǎn)企業(yè)的各部門、各科室都能對房產(chǎn)檔案信息有詳細的了解，從而實現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息的共享，為房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展的決策提供可靠的依據(jù)；②建立房產(chǎn)檔案檢索、統(tǒng)計系統(tǒng)，分門別類的對房產(chǎn)檔案進行科學、規(guī)范的歸檔保存，能夠?qū)C關(guān)檔案資料進行一目了然的了解，且不易導致機關(guān)檔案資料的丟失，而且能夠快速檢索某一房產(chǎn)檔案的狀態(tài)，更有利于檔案資料的保存、使用，對提高房產(chǎn)檔案管理的社會作用具有積極的意義；③建立房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，即利用GIS系統(tǒng)的空間聚集數(shù)據(jù)功能分析房產(chǎn)信息的供求關(guān)系，從而對房地產(chǎn)市場進行準確的判斷，對房產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展提供科學的決策信息。

（三）增強房產(chǎn)檔案管理的創(chuàng)新型服務(wù)

目前，社會發(fā)展速度不斷加快，信息化進程發(fā)展也是日新月異，對房產(chǎn)檔案管理工作提出了巨大的挑戰(zhàn)，因此，必須增強房產(chǎn)檔案管理人員的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，使他們的工作能力、業(yè)務(wù)素質(zhì)得到提升，保證機關(guān)檔案管理工作的有序發(fā)展，例如，房產(chǎn)檔案管理部門可以鼓勵檔案管理人員對管理方法進行創(chuàng)新，并定期舉辦管理方法比賽，對科學、有效、規(guī)范的管理方法予以應(yīng)用，并給予管理人員相應(yīng)的獎勵，提高他們的積極性，也能在一定程度上促進房產(chǎn)檔案管理工作水平的提高。

結(jié)束語：

總而言之，目前房產(chǎn)檔案管理工作中還存在一定的問題，制約了房產(chǎn)市場的發(fā)展，因此，房產(chǎn)檔案管理部門必須加強檔案管理意識，增強檔案管理服務(wù)理念，并不斷探索檔案管理的現(xiàn)代化管理方法，實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、規(guī)范化發(fā)展，從而為房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻：

[1] 吳紅.健全和完善房產(chǎn)檔案信息化的管理[J].廣東科技，2009（11）.

篇9

最近幾年，我國房地產(chǎn)業(yè)呈現(xiàn)出迅猛的發(fā)展趨勢，在房地產(chǎn)工程建設(shè)當中產(chǎn)生了大量的建設(shè)資料，這些資料涉及到房地產(chǎn)工程建設(shè)的方方面面，能夠全面反映工程建設(shè)過程，對項目管理、住宅建筑的維護等具有重要的意義。一直以來，管理人員對房地產(chǎn)工程檔案管理工作沒有足夠的認識，雖然檔案管理制度呈現(xiàn)出不斷完善的趨勢，但是仍然存在一些問題，如當前管理材料不齊全、缺乏有效的管理模式等等，這些問題制約了檔案管理水平的提高。研究這一課題有助于我們正視這些問題，找到解決這些問題的方法，推動房地產(chǎn)工程檔案管理水平不斷提高。

一、房地產(chǎn)工程檔案管理中內(nèi)容、特點以及存在的問題

1. 房地產(chǎn)工程檔案管理中內(nèi)容、特點

房地產(chǎn)工程建設(shè)中產(chǎn)生的大量的施工建設(shè)資料，這些涉及到工程建設(shè)方方面面的資料，只要對工程管理具有一定的意義，都可以稱之為檔案，如設(shè)計、施工、竣工使用、維修及改建擴建等文件。具體來說房地產(chǎn)工程檔案的內(nèi)容主要包括以下幾點：（1）綜合性文件材料，主要是有關(guān)房地產(chǎn)工程建設(shè)方面的一些綜合性的材料，如計劃任務(wù)書、工程地質(zhì)水文勘察資料、工程地區(qū)抗震資料等等。工程設(shè)計方面資料，如初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計。（2）工程施工、工程監(jiān)理資料，工程設(shè)計變更資料等等，這些資料是工程建設(shè)檔案管理的重點內(nèi)容，關(guān)系工程建設(shè)的竣工和工程竣工以后的維護。（3）工程建設(shè)中的各種圖紙資料，如設(shè)計圖、施工圖、竣工圖等等。

房地產(chǎn)工程的檔案管理工作與建筑工程項目的其他管理工作相比有著明顯的特點，主要表現(xiàn)在：（1）單一獨立性，在房地產(chǎn)工程檔案管理當中，一般采用的單項目管理的方式，并且在項目管理當中具有相對獨立性的特征。（2）真實性特征，對于檔案管理的內(nèi)容來說，應(yīng)該是工程建設(shè)的真實性的反應(yīng)，是工程報批、施工、竣工過程中的最真實的原始記錄，與工程建設(shè)的總體過程保持一致。（3）實用性的特點，在檔案管理中的所有資料應(yīng)該對工程建設(shè)具有一定意義的內(nèi)容，無論是工程管理，還是對工程建設(shè)都具有實用意義。

2.房地產(chǎn)工程檔案管理中存在的問題

雖然房地產(chǎn)企業(yè)對工程檔案管理的認識逐漸加深，在實踐中也采取了一些措施提高檔案管理水平，但是 在檔案管理當中仍然存在很多問題。這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）檔案材料收集不完整

檔案材料收集不完整的問題在房地產(chǎn)檔案管理當中最為突出，現(xiàn)在房地產(chǎn)企業(yè)沒有在檔案歸檔上建立起一套完整的體系，在檔案材料收集上只注重綜合性資料和建設(shè)中產(chǎn)生的一些資料，歸檔面非常窄，不能完全反應(yīng)房地產(chǎn)項目建設(shè)的整個過程。一些與工程建設(shè)密切相關(guān)的資料常常被忽視，如配套工程檔案、、地下管線、園林綠化等檔案資料，這些也是房地產(chǎn)工程檔案管理的重要內(nèi)容，這些內(nèi)容的缺失嚴重影響了房地產(chǎn)工程檔案管理的完整性。

（2）檔案管理人員的素質(zhì)和能力偏低

檔案管理工作水平很大程度上取決于檔案管理人員的素質(zhì)和能力，但是現(xiàn)在極少有房地產(chǎn)公司有專業(yè)的檔案管理人員，從事檔案管理工作的多數(shù)情況下是行政管理工作兼職的，主要是由辦公室負責。由于不是專業(yè)的檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，他們在檔案管理知識、能力、素質(zhì)等方面的水平較低，由于管理能力和素質(zhì)的限制，導致房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理無法做到詳細細致，與當前快速發(fā)展的房地產(chǎn)開發(fā)產(chǎn)業(yè)嚴重不符。另外，由于非專業(yè)人員管理檔案，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案編制比較混亂，根本沒有按照檔案的編制的要求編制檔案材料，也沒有按照規(guī)定建立詳細的檔案索引，檔案的保存也是凌亂無序，查找起來非常困難。

（3）竣工階段的檔案管理常被人們忽視

房地產(chǎn)工程的檔案管理應(yīng)該貫徹于房地產(chǎn)工程建設(shè)的始終，但是在竣工階段，檔案管理人員往往認為檔案管理已經(jīng)結(jié)束，因此被房地產(chǎn)項目的管理者忽視。實際上在竣工階段產(chǎn)生工程資料也不在少數(shù)，這些資料與工程建設(shè)的可以說是密切相關(guān)，由于部分建設(shè)單位，施工單位和技術(shù)檢測單位及建筑材料供貨單位之間相互拖欠工程款，有的相互以各自檔案材料作為交換條件等情況發(fā)生，因而造成檔案的歸檔出現(xiàn)停滯的狀態(tài)，使檔案資料殘缺不全。即使是本單位的工作人員，對于竣工階段的一些交付的檔案資料，很容易被忽視，導致這材料無法及時歸檔。

二、房地產(chǎn)工程檔案管理問題的對策

要想提高房地產(chǎn)工程檔案管理的水平，必須分析這些問題形成的原因，在此基礎(chǔ)上根據(jù)現(xiàn)有的資料采取針對性的措施，來解決這些問題，促進房地產(chǎn)工程檔案管理的完善。

1.要重視檔案管理工作

房地產(chǎn)工程建設(shè)的管理者負責人應(yīng)該意識到檔案管理的重要意義，重視房地產(chǎn)檔案管理工作，在工程立項階段就開始收集整理與本項目有關(guān)的工程建設(shè)資料，這樣一方面能保證資料收集的完整性，使檔案資料能夠及時的歸檔，避免匆匆忙忙的開展檔案管理工作引起的各種混亂的情況發(fā)生。另一方面，從項目的開始就進行歸檔工作能夠保證檔案歸檔的順序性，減少后期歸檔整理的工作量。在這一方面，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)要派專人負責檔案管理工作，還要通過制度建設(shè)，強化對檔案管理工作檢查監(jiān)督力度，并在企業(yè)的績效管理中體現(xiàn)出來，用嚴格的獎懲制度激勵檔案管理工作者的積極性、責任心。

2.建立健全房地產(chǎn)檔案管理制度

當前房地產(chǎn)工程檔案管理中的問題與房地產(chǎn)工程檔案管理制度的缺失密切相關(guān)，在房地產(chǎn)工程檔案制度建設(shè)當中，應(yīng)該對歸檔的程序做出詳細的規(guī)定，使房地產(chǎn)工程建設(shè)的各個階段的檔案資料都能實現(xiàn)有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規(guī)范和完整。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標機構(gòu)、監(jiān)理單位、施工單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔的職責，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的前期文件很重要，在維護建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。在檔案制度建設(shè)當中，責任制度的建設(shè)的最為關(guān)鍵，在責任制度建設(shè)中責任追究制度處于核心的位置，在明確各自的管理職責的基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)該明確規(guī)定檔案管理人員應(yīng)該承擔的責任。

3.重視竣工階段的檔案歸檔工作

檔案管理人員在房地產(chǎn)工程竣工階段，檔案管理人員可以與工程項目管理人員一起，按照建設(shè)項目檔案管理的要求，按照分類和順序，對工程建設(shè)的整個過程中產(chǎn)生的資料進行全面的檢查、審核，確保資料文件材料的真實性、客觀性和完整性。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)該做到隨時發(fā)現(xiàn)隨時解決，盡可能的做到查漏補缺，保證檔案材料的完整性。在竣工階段的歸檔中要認真貫徹《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《工程竣工驗收備案制度》等文件中的相關(guān)規(guī)定，嚴把竣工質(zhì)量關(guān)，把檔案的驗收、移交作為工程竣工工作的重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容來抓，做到工程竣工與檔案歸檔工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。在檔案移交的過程中，建設(shè)單位應(yīng)該按照檔案移交的實際情況決定是否出具《建設(shè)工程檔案合格證》，以保證檔案移交和工程竣工工作的圓滿完成。

篇10

1 房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)運用要點分析

盡管數(shù)字化技術(shù)具備無可比擬的優(yōu)勢，但數(shù)字化技術(shù)運用于房地產(chǎn)檔案管理工作中，還需注意以下幾個問題：

1.1 注意服務(wù)理念的創(chuàng)新

傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理方式要求管理人員，只需向客戶提供相應(yīng)的咨詢和證明等被動型服務(wù)即可，缺乏主動服務(wù)和優(yōu)化服務(wù)的意識。因此，在運用數(shù)字化技術(shù)的過程中，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理人員需改變自身的服務(wù)理念。

1.2 注意檔案資料整理、收集的漏洞

隨著信息技術(shù)與計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)檔案資料隨時處于更新狀況，而在搜集房地產(chǎn)檔案資料的過程中，極易出現(xiàn)信息和資料收集遺漏的現(xiàn)象，因此，需在檔案資料的整理和收集中，采取動態(tài)化的信息管理形式，以完善房地產(chǎn)的檔案管理工作[1]。

1.3 注重檔案管理人才的培養(yǎng)

由于房地產(chǎn)檔案管理趨于數(shù)字化，因此，需注重對管理人員的技能培訓，并讓其熟練掌握房地產(chǎn)專業(yè)知識、檔案管理技術(shù)和檔案管理系統(tǒng)維修技術(shù)等知識，并加強對檔案管理人員的計算機知識、數(shù)據(jù)庫管理技能、網(wǎng)絡(luò)知識等管理知識的培訓力度，為房地產(chǎn)企業(yè)培養(yǎng)一批實用型人才。

2 房地產(chǎn)檔案管理中有效運用數(shù)字化技術(shù)的策略

2.1 建立健全的管理制度

在房地產(chǎn)檔案管理的過程中，需建立健全的管理制度，從管理人員的培訓到硬軟件的要求等，均需給出明確的規(guī)定。檔案管理制度的主要內(nèi)容有：一是規(guī)劃和控制已存儲的數(shù)字檔案資料，并對其進行密級分類：將敏感和機密的資料信息進行加密處理，也可將其脫機存儲于一個安全性較高的地方，以此預(yù)防房地產(chǎn)檔案資料信息被變更、竊取或者毀壞；二是系統(tǒng)運行環(huán)境安全管理制度：包括房地產(chǎn)檔案機房的出入控制、環(huán)境條件的保障管理、自然災(zāi)害的防護、防護設(shè)施的管理等內(nèi)容；三是應(yīng)用系統(tǒng)運行安全管理制度：主要指的是操作安全的管理、操作權(quán)限的管理、操作監(jiān)督管理、操作恢復(fù)管理、操作規(guī)范管理、操作責任管理和應(yīng)用系統(tǒng)的備份管理及應(yīng)用軟件的維護安全管理等內(nèi)容，通過相關(guān)的技術(shù)，預(yù)防數(shù)字檔案信息出現(xiàn)竊取、修改的問題，從而增強數(shù)字檔案信息的安全性。同時組建信息保管制度，并嚴格將其落到實處；建立房地產(chǎn)的數(shù)字化檔案的記錄制度，記載資料信息的搜集、管理及使用等情況，并在記錄中確保信息的真實性[2]。

2.2 規(guī)范房地產(chǎn)檔案資料

在房地產(chǎn)檔案資料信息管理中，傳統(tǒng)的手工搜集、整理紙質(zhì)材料，容易出現(xiàn)材料丟失、儲存不當、資料信息不規(guī)范等檔案管理不到位的現(xiàn)象。因此，采取數(shù)字化技術(shù)對房地產(chǎn)檔案資料進行管理，不但能達到檔案資料紙質(zhì)管理和信息化管理齊頭并進的目的，而且能使檔案資料管理更加完善，避免或者減少檔案資料遺失、損壞等。同時還可通過視頻、音頻等技術(shù)手段，使房地產(chǎn)檔案資料管理更加豐富化、動態(tài)化。如圖1。

2.3 建立數(shù)據(jù)系統(tǒng)和傳輸平臺