導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇電子合同歸檔管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

【分類號】U231.3；G271

0 引言

地鐵工程建設(shè)周期長、參建單位眾多、專業(yè)復(fù)雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設(shè)單位是通過合同制約、管理和監(jiān)督各參建單位，參建單位依據(jù)合同完成各自工程項(xiàng)目。合同在中間是一個(gè)橋梁作用。而一旦發(fā)生糾紛，雙方可以及時(shí)運(yùn)用合同檔案記載的內(nèi)容依法維護(hù)各自的合法權(quán)益，合同又起到了一個(gè)憑據(jù)作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結(jié)合地鐵工程合同的特點(diǎn)及類別，針對合同管理過程中出現(xiàn)的問題，對地鐵工程合同檔案管理進(jìn)行了探討，從而規(guī)范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。

1 地鐵工程合同特點(diǎn)及類別

地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復(fù)雜性決定了合同檔案還具有以下特點(diǎn)為：專業(yè)性強(qiáng)，合同數(shù)量大，種類多。合同按內(nèi)容可分為工程建設(shè)類合同、運(yùn)營管理類合同、資源開發(fā)類合同、公司人事及行政事務(wù)管理類合同及綜合類合同。工程建設(shè)類合同分為勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設(shè)備采購、工程、技術(shù)咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設(shè)有關(guān)的其他合同、地鐵建設(shè)工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設(shè)備合同、勞動(dòng)人事合同等；

2合同檔案管理現(xiàn)狀

2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復(fù)印件，附件不齊全等。公司合同管理實(shí)行的是承辦部門與相關(guān)部門審查會(huì)簽相結(jié)合的制度，每份合同都應(yīng)產(chǎn)生合同審批簽發(fā)單、律師意見書、財(cái)務(wù)意見、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門意見及其修改稿件和會(huì)議紀(jì)要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時(shí)有時(shí)無。

2.2部分合同未能及時(shí)向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設(shè)工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運(yùn)營公司在運(yùn)營期間產(chǎn)生的國產(chǎn)化、科研技改合同；實(shí)業(yè)公司的物業(yè)租賃、廣告發(fā)包承包、合同、房地產(chǎn)開發(fā)、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；

2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經(jīng)整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進(jìn)行整理組卷時(shí)，常常對一些看似與合同無關(guān)的材料拿不準(zhǔn)、傷腦筋，對于過程中反復(fù)修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續(xù)是否完善也很難把握

2.4合同整理組卷工作積壓嚴(yán)重。地鐵工程合同量大，平時(shí)合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時(shí)或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風(fēng)險(xiǎn)。

2.5合同電子文件目前尚未歸檔。

2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價(jià)值尚待開發(fā)利用。

3合同檔案管理思路

3.1建立合同檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，推行部門立卷制。

由公司檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和培訓(xùn)合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應(yīng)分別確定一名合同檔案管理人員，負(fù)責(zé)合同及其相關(guān)文件材料的組卷歸檔工作。企業(yè)檔案管理規(guī)范明確指出誰產(chǎn)生誰收集，誰負(fù)責(zé)誰組卷。因?yàn)槊糠莺贤唧w有哪些附件材料，材料之間相互關(guān)系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預(yù)立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實(shí)施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統(tǒng)，又能避免合同組卷工作大量積壓。

3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責(zé)。

合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設(shè)合同檔案管理制度，規(guī)范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關(guān)憑據(jù)材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責(zé)，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責(zé)任人的整理組卷的義務(wù)責(zé)任。通過歸檔制度明確合同及其相關(guān)文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導(dǎo)哪些文件材料應(yīng)歸檔范圍。例如有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應(yīng)為合同的組成部分，而一些跟簽發(fā)合同并無直接關(guān)系的審計(jì)材料、其它行政收發(fā)文及聯(lián)系單就不應(yīng)歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準(zhǔn)確頁數(shù)。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風(fēng)險(xiǎn)。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經(jīng)分公司、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。合同還應(yīng)每年清理一次。發(fā)現(xiàn)損毀、遺失，要查明原因及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。單份合同文本達(dá)二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。

3.3 開展公司合同管理人員內(nèi)部培訓(xùn)，提升合同管理水平。

在公司內(nèi)部開展法制宣傳，增強(qiáng)公司各部門合同管理人員法律觀念，增強(qiáng)合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細(xì)則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預(yù)立卷的案卷質(zhì)量。同時(shí)可通過培訓(xùn)對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發(fā)放管理等進(jìn)行規(guī)范。進(jìn)一步提升合同管理質(zhì)理和水平。通過內(nèi)部溝通交流，為下步實(shí)現(xiàn)合同電子文件的移交歸檔做好準(zhǔn)備。

4.4加快合同檔案信息化建設(shè)

公司目前已開發(fā)運(yùn)用合同管理系統(tǒng)用以對合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。但是合同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)還不能對接。檔案管理系統(tǒng)的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實(shí)現(xiàn)以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。

3.5開展合同檔案編研工作，加強(qiáng)合同檔案資源開發(fā)。

篇2

隨著市場主體法制觀念的不斷增強(qiáng)，市場交易行為日趨規(guī)范，合同檔案數(shù)量與日俱增，在不同領(lǐng)域發(fā)揮的作用日益凸顯。筆者所在單位每年新增合同近3萬件，累計(jì)已達(dá)26萬余件，在合同檔案管理的探索中積累了一些有益的經(jīng)驗(yàn)，也存在一些需要探討的細(xì)節(jié)問題。下面以中國聯(lián)通河南省分公司為例，從三個(gè)方面對合同檔案管理的做法進(jìn)行梳理、探討。

1 合同檔案的收集

1.1 收集時(shí)間：合同檔案有其自身的形成和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，有的合同在幾天或幾周內(nèi)即可履行完約定事項(xiàng)，比如辦公用品的采購合同，有的合同履行時(shí)間較長，需要幾年甚至更長的時(shí)間，比如重大建設(shè)項(xiàng)目類合同等，這些特點(diǎn)決定了合同檔案的收集時(shí)間宜根據(jù)具體情況靈活掌握，不能等合同全部履行完畢再歸檔。為確保一個(gè)歸檔年度內(nèi)的合同檔案齊全完整，且不影響合同的正常履行，筆者所在單位采取了以下三種形式：一是每季度的第一個(gè)月定期收集上季度履行完畢的合同；二是根據(jù)合同履行進(jìn)度，分階段收集履行周期較長的重要合同，將合同原件在合同簽訂年度及時(shí)歸檔，提供復(fù)制件作為履行合同的依據(jù)；三是隨時(shí)收集在簽約儀式上簽訂的合同以及承辦合同量較小的部門簽訂的合同，避免丟失損毀。

1.2 收集內(nèi)容：合同檔案的內(nèi)容應(yīng)包括合同審批、招投標(biāo)、簽訂、履行、變更、終止、爭議解決等與合同有關(guān)的文件材料，不能局限于合同本身，應(yīng)做到齊全完整、不重不漏。[1]具體包括以下三個(gè)方面：

1.2.1 合同審批階段的文件材料：包括與合同有關(guān)的技術(shù)背景資料、可行性論證、技術(shù)評價(jià)報(bào)告、招投標(biāo)文件、審批文件、審簽單等。[2]

1.2.2 合同簽訂階段的文件材料：包括法人授權(quán)委托書、簽字儀式聲像材料、廉潔自律承諾書、公證書、合同書等。由于合同正本和副本在內(nèi)容一致的情況下法律效力相同，但合同正本的簽字、蓋章必須是原件，合同副本則不一定，因此，合同歸檔時(shí)應(yīng)以正本為準(zhǔn)，只有在正本因某種原因缺失的情況下可以將副本歸檔，不應(yīng)當(dāng)將正本和副本同時(shí)歸檔保存。

1.2.3 合同履行階段的文件材料：包括合同變更、補(bǔ)充協(xié)議、爭議解決、法律訴訟、備忘錄、項(xiàng)目驗(yàn)收等。

1.3 收集方式：合同檔案的收集方式由合同檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、管理模式等所決定，但應(yīng)從源頭、過程進(jìn)行管控，確保合同的收集齊全、完整。[3]

1.3.1 系統(tǒng)內(nèi)合同的收集：對于通過合同管理系統(tǒng)進(jìn)行審簽的合同，筆者所在單位為確保合同及時(shí)歸檔，在合同審簽流程中增加了檔案部門管控環(huán)節(jié)，沒有檔案人員的歸檔確認(rèn)信息，合同無法進(jìn)入履行環(huán)節(jié)和合同款的結(jié)算，為合同檔案的齊全完整提供了切實(shí)有效的管控手段。

1.3.2 系統(tǒng)外合同的收集：對于通過傳統(tǒng)方式簽訂的系統(tǒng)外合同，在合同簽字蓋章環(huán)節(jié)由負(fù)責(zé)合同印章管理的人員牽頭收集，如果本單位先加蓋合同章，經(jīng)辦人應(yīng)登記合同信息，并簽字承諾待合同他方簽字蓋章后負(fù)責(zé)移交歸檔；如果本單位后蓋章，直接在加蓋合同章時(shí)留存一份歸檔。

2 合同檔案的整理

2.1 合同檔案的分類?，F(xiàn)行檔案分類方案沒有將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的一級類目進(jìn)行管理，但不同規(guī)模、不同性質(zhì)的單位在合同檔案分類方面的做法卻千差萬別，有的將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)門類，并在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置了合同檔案模塊，有的將合同檔案歸入不同的類目中。筆者認(rèn)為，合同檔案管理應(yīng)遵循現(xiàn)行檔案分類大綱，按問題或機(jī)構(gòu)將其歸入不同的類目，不宜單獨(dú)作為一個(gè)獨(dú)立門類進(jìn)行管理，以維護(hù)現(xiàn)有分類方案的嚴(yán)整性，避免出現(xiàn)“平行類目交叉、上下類目互不從屬”[4]的現(xiàn)象。同時(shí)，為便于合同檔案的日常管理和開發(fā)利用工作，可借鑒文書檔案中的發(fā)文匯集管理模式，將合同及其相關(guān)文件材料按所屬類別歸檔，并將合同正本（或副本）按照合同流水號排列，進(jìn)行獨(dú)立管理。這樣既不改變現(xiàn)行檔案分類體系，又便于合同檔案的日常管理、統(tǒng)計(jì)和利用，同時(shí)保證了工程、科研、設(shè)備等檔案的完整性和成套性。

2.2 合同檔案保管期限的劃分。確定合同檔案保管期限的基本原則是以合同本身的價(jià)值為依據(jù)，并兼顧其他因素。首先，屬于不同檔案類型的合同保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，比如文書檔案是永久、30年、15年，科技檔案是永久、長期、短期。其次，合同的履行期限是重要參考指標(biāo)，合同條款規(guī)定的合同有效期是劃分合同檔案保管期限的重要依據(jù)之一。再次，合同標(biāo)的涉及設(shè)備、土地等使用年限應(yīng)作為考量因素。最后，考慮合同續(xù)簽優(yōu)惠條件等因素，根據(jù)設(shè)備的更新?lián)Q代情況適當(dāng)延長合同檔案的保管期限。比如，再次采購?fù)愋驮O(shè)備或其升級換代產(chǎn)品，可給予合同總價(jià)15%的優(yōu)惠。避免片面夸大合同的重要性，將合同不分主次一律列為永久保管，也不應(yīng)當(dāng)有完全按照合同履行期限，履行期滿即銷毀的極端做法。可見，盡管鑒定合同價(jià)值并無具體標(biāo)準(zhǔn)可循，但只要善于綜合各方面信息，運(yùn)用全面的、辯證的、動(dòng)態(tài)的觀點(diǎn)看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。

2.3 合同檔案的排序。合同檔案整理時(shí)，無論按機(jī)構(gòu)還是按問題分類，無論歸入哪種檔案類型和類目，合同檔案的排序應(yīng)遵循下列原則：首先，將與合同訂立、變更、履行、終止等相關(guān)的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件進(jìn)行整理。其次，按照結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后的原則排序，不宜簡單機(jī)械地按文件形成時(shí)間先后順序排列。最后，合同審簽單上記載的信息反映了合同的起草、修改、審核等形成過程，相當(dāng)于正式公文的定稿，應(yīng)將其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原則以確保合同檔案之間的有機(jī)聯(lián)系、主次分明、條理清晰。

2.4 變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完畢時(shí)，由于一定法律事實(shí)的出現(xiàn)而使合同內(nèi)容發(fā)生改變。文書檔案中合同歸檔時(shí)一般以年度為單位，對于跨年度簽訂合同變更或補(bǔ)充協(xié)議不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于檔案的統(tǒng)計(jì)；二是原有檔案有統(tǒng)一的編號，插入文件時(shí)將造成編號的混亂；三是增加新歸檔合同需要調(diào)整檔案盒甚至檔案柜的位置；四是不便于合同檔案的檢索利用，例如，在2012年簽訂的補(bǔ)充協(xié)議，如果放到2009年度歸檔，可能造成檢索失誤。但按年度似乎又割裂了合同間的必然聯(lián)系，正確處理方法是在合同備考表中注明相互關(guān)聯(lián)合同檔號及存放位置。

2.5 合同檔案歸檔文件目錄的填寫

2.5.1 文件編號。不同單位的合同簽訂都有自己獨(dú)立的合同審批流程和合同號的編制規(guī)則，填寫文件編號時(shí)，應(yīng)以本單位的合同號為準(zhǔn)，而不是合同他方編制的合同號。

2.5.2 責(zé)任者。因合同的訂立方為雙方或多方，所以合同檔案的法定責(zé)任者為兩個(gè)或以上，且必有一方是本單位，歸檔工作中為了目錄格式的美觀和檢索方便，合同檔案的責(zé)任者應(yīng)填寫合同他方，便于查詢和管理。

2.5.3 成文日期。合同成文日期的確定類似于聯(lián)合行文，以最后一個(gè)合法簽訂人簽署的日期為準(zhǔn)，因?yàn)橹挥泻贤鞣饺亢炞稚w章后合同才能正式生效。

3. 合同檔案的信息化建設(shè)

3.1 合同管理系統(tǒng)中電子印章的技術(shù)處理方法。一些合同量較大的單位都建設(shè)了合同管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)審簽合同有利于嚴(yán)格控制流程，公開、透明、提高效率，但由于合同簽訂各方可能一方?jīng)]有使用系統(tǒng)，也可能使用不同的系統(tǒng)，不太可能使用同一系統(tǒng)進(jìn)行同一合同的審簽，合同簽署環(huán)節(jié)加蓋雙方電子印章在目前管理格局下難以實(shí)現(xiàn)，應(yīng)通過不同方式履行完合同各方的審批流程后手工加蓋合同章，將簽字蓋章頁掃描后插入合同管理系統(tǒng)中的電子合同正本中，完成電子合同的簽署流程，并形成完整的電子合同版本。

3.2 檔案管理系統(tǒng)中合同檔案的模塊設(shè)置。根據(jù)前面分析，盡管我們不贊成將合同作為單獨(dú)門類進(jìn)行管理，但在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置獨(dú)立的合同檔案模塊便于合同檔案管理。因?yàn)槲臅⒖萍嫉阮愋蜋n案的著錄項(xiàng)目不能完全涵蓋合同檔案的著錄和檢索信息，如，合同金額、合同類型、授權(quán)簽約代表、合同對方等。但在編制檔號時(shí)，仍然按照所歸入的門類正常編號，并在備考表注明參見號。

3.3 合同檔案的數(shù)字化管理。合同檔案的數(shù)字化管理即利用OCR、存儲、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)手段，通過數(shù)據(jù)交換、轉(zhuǎn)存、掃描等方式，將不同載體形式的合同轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)資源共享的工作機(jī)制。主要途徑如下：

3.3.1 搭建系統(tǒng)橋梁。信息化水平較高、合同量較大的單位，一般都建設(shè)了網(wǎng)絡(luò)版合同系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，通過建立聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口，實(shí)現(xiàn)已辦結(jié)合同數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)換、存儲到檔案管理系統(tǒng)，直接實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。

3.3.2 下載轉(zhuǎn)存數(shù)據(jù)。對于因經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等原因無法建立系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口的情況，可以將電子合同下載后，通過原文管理的方式轉(zhuǎn)存到檔案管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。

3.3.3 掃描掛接數(shù)據(jù)。通過掃描、拍攝等方式，將紙質(zhì)載體的合同轉(zhuǎn)化為電子合同，并進(jìn)行技術(shù)加工和處理，通過批量數(shù)據(jù)掛接方式，實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。

結(jié)語：SOX（薩班斯）內(nèi)控檢查和內(nèi)部審計(jì)越來越嚴(yán)格，對境內(nèi)外上市企業(yè)合同檔案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同檔案管理模式，強(qiáng)化合同檔案規(guī)范化管理，有助于提升企業(yè)基礎(chǔ)管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]袁俊玲.關(guān)于合同檔案管理的若干思考[J].山東檔案，2000（4）：4～5.

[2]張?jiān)?合同檔案的特點(diǎn)及其管理[J].山西檔案，2000（4）：23～25.

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二、檔案應(yīng)有專人統(tǒng)一管理，維護(hù)其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，并便于集團(tuán)內(nèi)共享和方便使用。

三、經(jīng)營公司行政辦為檔案的業(yè)務(wù)主管單位，對檔案形成部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。

四、處理部門在文件材料辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將具有保存價(jià)值的文件材料整理、組卷，并向單位檔案部門移交。

五、文件材料的歸檔實(shí)行隨辦隨歸的辦法。

六、 檔案的保管期限規(guī)定為永久、定期兩種。凡是反映單位主要職能活動(dòng)，有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保存。

七、電子版文件形成后，應(yīng)制成相應(yīng)的紙質(zhì)文件與電子文件一同歸檔，并保證兩者內(nèi)容、形式的一致。

八、經(jīng)營公司行政辦對營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件及電子版必須統(tǒng)一存檔管理，建立借閱登記和張貼存放登記制度。

九、經(jīng)營公司行政辦對員工個(gè)人檔案必須統(tǒng)一存檔管理，如身份證復(fù)印件，戶口本復(fù)印件，最高學(xué)歷復(fù)印件，駕照復(fù)印件，獲得的各類證書復(fù)印件，在公司工作期間獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)等。新員工入職時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場復(fù)印，每月15日-20日將新員工檔案提交集團(tuán)綜合管理部;員工花名冊電子版(基礎(chǔ)信息，培訓(xùn)信息，養(yǎng)老醫(yī)保信息)每月的15日-20日將電子版發(fā)集團(tuán)綜合管理部(利于保險(xiǎn)等增減變動(dòng));員工調(diào)動(dòng)時(shí)原單位將員工檔案交集團(tuán)綜合管理部，由集團(tuán)綜合管理部登記后轉(zhuǎn)移給新單位行政辦。

十、為了便捷工作，公司章程、股東會(huì)決議、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、房租合同等要求同時(shí)備份電子版存檔。

十一 、公司簽收的政府職能部門的批復(fù)文件，建設(shè)過程中的規(guī)劃、圖紙資料，公司下發(fā)的文件等必須由行政辦保存原件，并完善借閱手續(xù)。

十二、集團(tuán)存檔管理內(nèi)容：

1、營業(yè)執(zhí)照辦理或變更;

2、每年的審計(jì)報(bào)告存檔;

3、公司建設(shè)過程中政府職能部門或工廠紅頭文件、批復(fù)、圖紙等等(原件);

4、各公司的營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等電子版;

5、員工個(gè)人檔案：身份證復(fù)印件，戶口本復(fù)印件，最高學(xué)歷復(fù)印件，駕照復(fù)印件，獲得的各類證書復(fù)印件，在公司工作期間獲得的工廠公司各類獎(jiǎng)勵(lì)證書等。

6、員工花名冊電子版(基礎(chǔ)信息，培訓(xùn)信息，養(yǎng)老醫(yī)保信息)

十三、經(jīng)營公司行政辦檔案管理內(nèi)容：

1、營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件統(tǒng)一存檔管理，必須建立借閱登記和張貼存放登記;

2、員工檔案存檔(復(fù)印件)

3、營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件，電子版存檔;

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隨著科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入人們工作、生活的各個(gè)領(lǐng)域。電子文件做為計(jì)算機(jī)技術(shù)與辦公自動(dòng)化技術(shù)及結(jié)合與發(fā)展體也走入我們行政管理日常工作之中，已成為人們完成各種行政管理工作的重要工具，逐步被普及和確認(rèn)并被廣泛應(yīng)用。今天，人們坐在舒適的辦公室里，利用計(jì)算機(jī)鍵盤、鼠標(biāo)、網(wǎng)絡(luò)，將行政管理決策、指令、行動(dòng)方案、合同等電子文件發(fā)出（或接收），即可履行職責(zé)、完成業(yè)務(wù)活動(dòng)?，F(xiàn)代信息技術(shù)完全徹底地改變文件寫作、傳輸、接收、存儲、搜索、獲取、拷貝、加工、控制等各項(xiàng)工作，使我們傳統(tǒng)的工作方式等諸多方面產(chǎn)生了革命性的變革。然而電子文件的管理并不是一項(xiàng)簡單的工作，在人類發(fā)展的歷史長河中，從最初的“結(jié)繩記事”到電子文件出現(xiàn)前的各類型載體檔案，沒有什么像電子文件能給行政工作中的檔案管理帶來深刻的震撼與變革。電子文件歸檔后即形成電子檔案，作為一種新的信息集合體已經(jīng)進(jìn)入檔案管理的范圍。電子檔案管理是一項(xiàng)極其復(fù)雜的技術(shù)工程，從這個(gè)意義上說，也可把電子檔案管理稱為“電子檔案技術(shù)工程”。經(jīng)過幾年的探索，目前各國檔案界對電子文件有了初步統(tǒng)一的認(rèn)識，并對電子文件管理有了一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在信息化飛速發(fā)展的今天，檔案已不再局限于傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案，電子檔案"檔案數(shù)字化"檔案信息網(wǎng)絡(luò)化延伸了傳統(tǒng)檔案的內(nèi)涵! 人們在行政管理日常工作中對電子文件和電子檔案的管理問題越來越關(guān)注，電子文件歸檔工作的推行大大方便了文書檔案的利用，提高了檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，同時(shí)也引出諸多值得思考的問題。

一 電子文件的定義及特點(diǎn)

電子文件的定義

電子文件是人們?yōu)榱四骋荒康?，在?jì)算機(jī)上，用一定的格式和處理方式生成的信息的組合，使人們在社會(huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等。電子文件的某些特性與紙質(zhì)文件存在著很大的區(qū)別。要利用和管理好電子文件，就必須了解其特性及特點(diǎn)。

電子文件的特點(diǎn)

1．應(yīng)用發(fā)展的階段性。

辦公自動(dòng)化的應(yīng)用是不斷發(fā)展變化的過程。設(shè)備的規(guī)模不斷擴(kuò)大，例如一些單位的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，就是分別由幾前的十幾臺終端的小局域網(wǎng)，發(fā)展到現(xiàn)在的數(shù)百臺終端的大型網(wǎng)絡(luò)，甚至連接成國際網(wǎng)，處理的業(yè)務(wù)也由點(diǎn)發(fā)展到面，幾乎覆蓋了辦公業(yè)務(wù)的全部流程。在不同的應(yīng)用發(fā)展階段，電子文件的作用也不同，它們分別是草稿性電子文件（計(jì)算機(jī)只起打字機(jī)作用）、輔電子文件（紙質(zhì)文件為主，電子文件為輔），正式電子文件（電子文件為主，紙質(zhì)文件為輔），無紙電子文件（使用中完全取消紙質(zhì)形式的電子文件）。

2．設(shè)備依賴性。

離開了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，電子文件就無法生成、傳遞、識別，決定其設(shè)備依賴性的因素有：數(shù)字編碼因素、硬件因素、軟件因素、設(shè)備更新因素、加密因素等。僅設(shè)備更新因素，就會(huì)給電子文件的長久保管帶來很大困難。一般的計(jì)算機(jī)幾年后就可能被更新，而一些耐久性的光盤等電子文件載體也許可以保存幾十年甚至100年。若干年后很可能出現(xiàn)雖然有保存完好的光盤，但是已找不到讀取設(shè)備了。

3．電子文件信息與載體的相分離性。

電子文件可以在不同的計(jì)算機(jī)之間傳遞，也可以在不同的載體之間相互復(fù)制，而信息形態(tài)無任何變化。于是很難象紙質(zhì)文件那樣確定哪個(gè)是“原件”。這個(gè)性質(zhì)直接影響到如何才能保證電子文件的真實(shí)性、可靠性和完整性。 

4．電子文件的易更改性。

電子文件在其生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔過程中文件內(nèi)容極易被修改，并且修改更改能做到不留任何痕跡，所以為保證其安全及原始性，需要解決很多的技術(shù)難題。電子文件的多媒體集成性，文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息均可以單獨(dú)或相互搭配構(gòu)成電子文件的內(nèi)容，使得其組成和結(jié)構(gòu)要比紙質(zhì)文件復(fù)雜得多，甚至?xí)斐赏环蓦娮游募男畔⒋嬖诓煌妮d體上，給保管帶來很多問題。 

5．電子文件非實(shí)體歸檔的可能性。

不論電子文件實(shí)際存在什么位置，都可以做到在不改變其物理存儲位置的情況下進(jìn)行邏輯歸檔。也就是說，人們認(rèn)為是“集中”歸檔保存的電子文件，實(shí)際上可能分布在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的各個(gè)角落，甚至相距十萬八千里。由此而來的問題是一旦網(wǎng)絡(luò)毀壞，電子文件就可能永遠(yuǎn)丟失了。

 6．電于文件對背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性。

背景信息是指伴隨著電子文件的生成和運(yùn)作過程產(chǎn)生的人員和機(jī)構(gòu)等方面的信息，對于普通紙質(zhì)文件來說，一般的原件上或附帶的表格中直接記錄了單位交接，報(bào)批簽署等背景性內(nèi)容，也就是說文件本身已包含了背景信息，電子文件則不同，背景信息與文件內(nèi)容信息常常被分離保存，如果背景信息丟失，會(huì)直接影響電子文件的憑證作用或價(jià)值。元數(shù)據(jù)是指構(gòu)成電子文件數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)平臺和軟件資料等一切與生成和恢復(fù)電子文件有關(guān)的數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)由于具有隱含性而使人往往忽視了它的存在，可是一旦元數(shù)據(jù)被丟失或破壞，電子文件原始的形態(tài)就會(huì)改變，甚至?xí)タ勺x性，可見保證背景信息和元數(shù)據(jù)的完整與正確是至關(guān)重要的。值得重視的電子文件特性還有不少，例如信息共享性、非直讀性、標(biāo)準(zhǔn)化依賴性等，制定電子文件歸檔管理辦法的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，必須針對上述性質(zhì)采取措施。

二、電子文件的發(fā)展趨勢

辦公自動(dòng)化、無紙化等事務(wù)的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大的變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀性是以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)的提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)的提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

三、電子文件在歸檔管理上存在的問題

電子文件的形成、收集積累貫穿于行政公務(wù)、科技等工作的始終，電子文件的形成者或承辦者最熟悉電子文件內(nèi)容和電子文件之間的關(guān)系，由他們收集積累并整理歸檔，才能保證電子檔案的質(zhì)量。電子文件的形成、收集積累、整理和歸檔工作，應(yīng)由形成者或承辦者按照歸檔要求將形成的電子文件收集積累下來，進(jìn)行整理歸檔，向檔案部門移交。 電子文件的歸檔，應(yīng)按歸檔工作程序和步驟進(jìn)行，這樣才能有效地保證歸檔的電子文件的真實(shí)性、完整性；有利于歸檔工作的全過程管理；在電子文件形成階段就要做好收集積累工作，建立必要的記錄和登記。要求歸檔的電子文件必須真實(shí)、完整，要系統(tǒng)地反映工作的過程和結(jié)果，電子文件的歸檔應(yīng)由形成者進(jìn)行整理并編制歸檔說明，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后向檔案部門移交。歸檔前，檔案部門應(yīng)協(xié)助電子文件形成者或承辦者進(jìn)行整理，同時(shí)對歸檔的電子文件進(jìn)行檢查、檢測、驗(yàn)收。歸檔工作是由文件管理轉(zhuǎn)換為檔案管理的基礎(chǔ)，它的質(zhì)量關(guān)系到整個(gè)檔案管理水平，因此必須有質(zhì)量控制措施，以保證這項(xiàng)工作的正常進(jìn)行。要嚴(yán)格電子文件歸檔的檢查、檢測程序和制度等。

據(jù)了解，在很多辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作者缺乏相關(guān)知識無法參與意見，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，一些部門的電于文件管理不嚴(yán)密，存在被刪改的可能；還有的單位由于存儲器的容量問題，使新產(chǎn)生的電子文件可以不斷地覆蓋舊的電子文件，造成電子文件的不完整；有的存儲過于分散，未實(shí)現(xiàn)集中脫機(jī)保管，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)如出現(xiàn)問題，電子文件可能丟失；還有的單位未考慮電子文件與紙質(zhì)文件共同歸檔管理的適當(dāng)辦法；甚至一些單位采用了“無紙”辦公方式，由于對電子文件管理存在隱患，可能造成更為嚴(yán)重的后果。以上問題，如果在電子文件歸檔時(shí)才考慮就已經(jīng)無法挽回了，下面對一些主要問題進(jìn)行分析介紹。

（一）網(wǎng)絡(luò)是電子文件的生存基礎(chǔ)也是引起管理問題的根源

電子文件之所以涉及范圍迅速擴(kuò)展、數(shù)量急劇增加，最主要的原因就是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展在短短幾年中就深入到世界的各個(gè)角落，可以想象，網(wǎng)上的信息量無疑是天文數(shù)字，何況互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)還正在高速發(fā)展過程之中。我國政府上網(wǎng)工程也已經(jīng)啟動(dòng)，1999年各個(gè)部委開始在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)中建立正式站點(diǎn)和主頁。一些較大部委符合開放條件的電子文件將會(huì)陸續(xù)進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)化帶來的突出問題是，多數(shù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)沒有檔案部門參加，而多數(shù)檔案工作者又對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)了解甚少，缺少參與的能力。

可以想見，這樣建成的網(wǎng)絡(luò)中，對電子文件的歸檔管理不可能完全符合檔案管理的要求，存在的問題不會(huì)少，例如從安全方面看，據(jù)計(jì)算機(jī)安全專家的調(diào)查，約有10％的局域網(wǎng)在新建立過程中就受到過病毒感染，運(yùn)行3年后從未發(fā)現(xiàn)過病毒的網(wǎng)絡(luò)只剩約10％；而接入互聯(lián)網(wǎng)所遇到的非法訪問則難以計(jì)數(shù)，現(xiàn)有的“防火墻”等技術(shù)對“黑客”高手往往防不勝防。如果一些網(wǎng)絡(luò)只設(shè)計(jì)了電子文件的邏輯歸檔功能，而沒有考慮對其進(jìn)行物理歸檔，一旦網(wǎng)絡(luò)毀壞，電子文件的丟失將難以避免。

（二）技術(shù)發(fā)展和更新過快，造成電子文件長久保管的困難

日新月異的多媒體技術(shù)使電子文件的技術(shù)環(huán)境及存儲結(jié)構(gòu)更加復(fù)雜。如果只限于單純的文字處理范圍，電子文件信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化程度還比較高，而且技術(shù)環(huán)境的復(fù)雜程度也有限，但是伴隨著多媒體化，電子文件就成了很復(fù)雜的多種信息的混合物。例如，為適應(yīng)辦公習(xí)慣，在文字處理文本上，可以簽署具有圖形屬性的手跡批示，甚至聲音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地點(diǎn)或不同的數(shù)據(jù)庫中。又由于技術(shù)更新太快，非標(biāo)準(zhǔn)信息必然增多，使電子文件離開了特殊環(huán)境就失去了可讀性。

（三）電子文件的真實(shí)性。

實(shí)際工作中，影響電子文件真實(shí)性的因素有很多，從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范的程序化管理；收集電子文件時(shí)，忽略采集背景信息和元數(shù)據(jù)；一些草稿性電子文件處于自生自滅的狀況；多數(shù)電子文件與其相對應(yīng)的紙質(zhì)文件之間未建立統(tǒng)一的管理方法；還有部分電子文件已實(shí)現(xiàn)無紙化，只對其進(jìn)行了邏輯歸檔；存儲電子文件選用的載體不耐久；保證電子文件真實(shí)性的技術(shù)過于復(fù)雜，難以采用等。 

（四）電子文件的法律效力尚不明確

通常文件的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定的，例如紙質(zhì)文件、文件的縮微品等。電子文件由于沒有固定的載體。制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就遇到很大困難。這也就是光盤、磁盤，磁帶及其他多種新型材料為載體的電子文件未能及時(shí)制定法律認(rèn)定條文的原因。  

針對電子文件在歸檔管理上存在的問題的對策

面對大量的電子文件，檔案工作者不能消極等待，而必須積極行動(dòng)，針對電子文件管理中的問題采取措施。以下是國內(nèi)外對電子文件管理所采取的一些主要措施的歸納和介紹。

（一）檔案管理工作提前介入電子文件的運(yùn)作和管理

各國的檔案管理工作一般都是與文件管理工作分開進(jìn)行的。鑒于電子文件的特點(diǎn)，一些國家已開始采取措施，使檔案管理的要求向前延伸到文件管理工作中。例如，加拿大等國，按檔案工作要求制定的“文件保管期限表”，可以說就是考慮了檔案管理的要求從文件生成起建立起的文件檔案，并且編制了通用軟件包，實(shí)現(xiàn)了電子文件與紙質(zhì)文件的統(tǒng)一管理。

我國檔案工作主管部門也在積極尋求對策，其設(shè)計(jì)中對策的主要目的是把目前的公文辦理和檔案保管的分段管理狀況，從對電子文件連續(xù)管理的角度統(tǒng)一起來，并提出符合檔案管理的原則要求，包括從電子文件的形成，運(yùn)行到歸檔管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門或負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)；在電子文件的形成，積累、歸檔、保管過程中，應(yīng)及時(shí)登記設(shè)備環(huán)境，相關(guān)數(shù)據(jù)等，以保證電子文件歸檔的質(zhì)量；生成電子文件的專用軟件必須一同歸檔；對已歸檔的電子文件的管理，應(yīng)有嚴(yán)格的制度和有效的技術(shù)措施確保其信息的原始性、真實(shí)性和完整性；作為檔案長期保管的電子文件應(yīng)與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件或硬拷貝一同歸檔；為確保歸檔電子文件的完整性和有效性，應(yīng)當(dāng)從電子文件形成起，就進(jìn)行妥善的管理；定期把符合歸檔條件的電子文件信息聯(lián)機(jī)傳送，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上集中，并按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機(jī)載體上；具有保密要求的電子文件，上網(wǎng)時(shí)必須符合國家或部門的規(guī)定，要有必要的安全保密措施。電子文件嚴(yán)禁上開放的網(wǎng)絡(luò)。

（二）相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定

由于電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，采用標(biāo)準(zhǔn)化的方法進(jìn)行管理會(huì)更細(xì)致、周全、易于操作。我國也正在抓緊制定“CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求”和“電子文件歸檔及電子檔案管理方法”兩項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，前者主要是對CAD電子文件的光盤存儲和保管進(jìn)行規(guī)范。后者則是對公文類電子文件和電子檔案，從收集、積累、整理、歸檔、移交、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等方面作出較細(xì)致的規(guī)定。 

（三）電子文件的分布式管理 

由于電子文件具有的特性，如果按傳統(tǒng)方法集中到一個(gè)檔案館，會(huì)產(chǎn)生許多難以解決的問題，如頻繁的設(shè)備更新耗費(fèi)大量的資金使檔案館難以承受，而一旦設(shè)備落伍，將危及電子文件和電子檔案的有效性，再如網(wǎng)絡(luò)上可以實(shí)時(shí)進(jìn)行電子文件的歸檔工作，而向檔案館的集中則必須定期進(jìn)行，會(huì)降低效率、增加成本和產(chǎn)生一些漏洞，所以澳大利亞等國家在檔案法中規(guī)定“對于具有持久價(jià)值的電子文件，檔案館不要求部門將電子文件的載體送交檔案館保存。但當(dāng)電子文件保留在產(chǎn)生它的部門時(shí)，應(yīng)由檔案館對這些電子文件進(jìn)行登記，并加以控制?！贝朔椒ū环Q為“電子文件的分布式保管”。

目前我國對電子文件和電子檔案的分布式管理尚未認(rèn)可，但在一些分布式的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)中，對電子文件的實(shí)時(shí)歸檔方面也采取了類似的方式。

（四）使電子文件歸檔時(shí)改變結(jié)構(gòu)，脫離原來的軟、硬件環(huán)境，以便長久保管

 針對電子文件的設(shè)備依賴性，一些國家采取了相應(yīng)措施，使電子文件脫離了原來的軟、硬件環(huán)境，以利于長久的保管要求。例如，挪威承擔(dān)了北歐國家共同的“電子文件管理工具（TEAM）”項(xiàng)目的開發(fā)。該工具軟件包將數(shù)據(jù)庫文件以展開方式存儲，由于去掉了原數(shù)據(jù)庫復(fù)雜的索引結(jié)構(gòu)，使電子文件保管時(shí)不再受原數(shù)據(jù)庫的條件限制，在日后需要使用這些電子文件時(shí)，可通過查詢語言檢索，只是效率較低，不過通過查詢語言檢索還可重建原始數(shù)據(jù)庫的邏輯結(jié)構(gòu)。 

我國目前還未發(fā)現(xiàn)采用此類方法的嘗試，原因可能是我國幅員遼闊，情況較復(fù)雜，用一個(gè)軟件包對多種數(shù)據(jù)庫的電子文件進(jìn)行展開處理非常困難。另外，被展開存儲的電子文件，能否不改變地恢復(fù)成原來的模樣，尚存在問題。 

（五）對電子文件法律效力問題的解決

目前對電子文件的法律效力問題還未有很明確的解決方法。但是，鑒于電子文件已經(jīng)大量產(chǎn)生，不少國家對此問題作了規(guī)定，一般是以嚴(yán)格的管理程序保證電子文件的憑證作用。例如加拿大等國家規(guī)定，符合國家規(guī)定的管理程序產(chǎn)生的電子文件具有憑證作用。不過在實(shí)際案例的操作中，并不是所有的法庭都認(rèn)可電子文件的憑證作用。 

目前我國對電子文件的憑證作用，還沒有很明確的規(guī)定。實(shí)際上是把這個(gè)問題包含在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的整體法律認(rèn)定上，例如，具有法人資格部門的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件記錄應(yīng)當(dāng)對該部門的活動(dòng)具有憑證作用。很多國家當(dāng)前也是采用了這種對策。看來，這個(gè)問題的解決除了行政辦法外，還要依靠更加嚴(yán)格的技術(shù)措施才行。 

（六）對電子文件真實(shí)性問題的解決

由于電子文件可以隨時(shí)變換載體，或被不留痕跡地改動(dòng)，所以為保證電子文件的真實(shí)性要采取專門技術(shù)措施。電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都有信息更改、丟失的可能性，建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，對于維護(hù)電子文件的原始性、真實(shí)性十分重要。例如，有的辦公軟件用電子印章或電子簽名的方法對電子文件進(jìn)行簽發(fā)處理，還有的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)中，可自動(dòng)對每份電子文件的修改，存取，傳輸?shù)热魏尾僮鞫歼M(jìn)行實(shí)時(shí)登記，以密碼形式存儲并有防刪改措施，從而為隨時(shí)印證該電子文件的來龍去脈提供完整、細(xì)致的查考信息。

五、結(jié)論

檔案的電子化管理，檔案信息數(shù)字化，是檔案工作中的一個(gè)新課題，它面臨一些不可回避的新問題，它是在檔案工作初步實(shí)踐中的一個(gè)新生物，雖然還存在一些有待解決的問題，但我們不能不承認(rèn)，電子檔案的管理，在檔案現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動(dòng)程度，而且極大地提高了工作效率，隨著現(xiàn)化化進(jìn)程的不斷深入，檔案管理軟件系統(tǒng)的不斷開發(fā)，電子文件檔案的管理將在現(xiàn)代的檔案管理工作中發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。

  總之，對電子文件和電子檔案的管理問題已經(jīng)引起了很多檔案工作者的重視，有關(guān)的研究工作正在逐步深入進(jìn)行，相信將會(huì)有更多的經(jīng)驗(yàn)產(chǎn)生。

   

參考文獻(xiàn)：

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篇5

合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。住房公積金管理中心（以下簡稱“公積金中心”）作為獨(dú)立的事業(yè)單位法人，在住房公積金的管理運(yùn)作中往往需要以民事主體的身份對外簽訂各類合同。住房公積金合同管理是指公積金中心對以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。

（二）住房公積金合同管理中存在的問題

1.各地公積金中心合同管理部門設(shè)置不統(tǒng)一

法治意識較強(qiáng)的管理中心設(shè)置了專門的法規(guī)部門，有專門的法規(guī)管理人員從事合同管理相關(guān)工作；有的雖然不設(shè)置法規(guī)部門但設(shè)立了法規(guī)崗位，崗位職責(zé)中包括合同管理，但同時(shí)還疲于應(yīng)付大量行政工作，無法集中、專注地從事法律事務(wù)工作；有的甚至不設(shè)法規(guī)崗位，僅由一般工作人員負(fù)責(zé)合同的具體簽訂工作。

2.住房公積金行業(yè)尚未形成法律人才庫

目前全國各地公積金中心幾乎都有法律專業(yè)人員，但目前尚未對這股法律力量進(jìn)行整合，也并未搭建一個(gè)培訓(xùn)交流的平臺。一些公積金中心疏于對這些人員的法律知識培訓(xùn)，這些人員由于平時(shí)的工作、生活與法律專業(yè)知識交集不多，導(dǎo)致原有法律知識的生疏，或出現(xiàn)知識老化、滯后的情況，從而實(shí)戰(zhàn)能力匱乏，難以適應(yīng)住房公積金合同管理中不斷出現(xiàn)的法律問題。

3.法規(guī)管理人員和法律顧問尚未形成良性互動(dòng)

目前的狀況是，法規(guī)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)比不上法律顧問，但法律顧問又不熟悉住房公積金管理業(yè)務(wù)。所以一個(gè)操作性強(qiáng)、工作效能高的合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)管理體系，應(yīng)該由住房公積金內(nèi)部法規(guī)管理人員與外聘法律顧問共同組成。

4.合同管理缺乏系統(tǒng)性

合同管理較規(guī)范的公積金中心制定了專門的合同管理制度和相應(yīng)操作規(guī)程來對合同進(jìn)行管理，但很多的公積金中心缺少真正的合同管理，其管理僅停留在合同的起草和簽訂方面，一旦合同簽署后就疏于后續(xù)的管理評價(jià)，為以后產(chǎn)生嚴(yán)重的合同糾紛埋下了隱患。真正完整、系統(tǒng)的合同管理，應(yīng)該是涵蓋合同準(zhǔn)備階段、合同簽署階段、合同履行階段、合同后續(xù)管理階段，自始至終地關(guān)注并及時(shí)處理所有的相關(guān)法律問題，使法律風(fēng)險(xiǎn)損失降低至最小化的全過程、系統(tǒng)性的管理。

二、住房公積金合同管理中法律風(fēng)險(xiǎn)管理體系的建立

（一）形成合同管理工作機(jī)制

一是設(shè)置法規(guī)部門專門負(fù)責(zé)處理公積金管理中法律法規(guī)相關(guān)工作，不從事其他行政事務(wù)工作，保證工作的專一性。明確法規(guī)崗位的具體職責(zé)為依法行政、合同管理以及其他法律事務(wù)工作等。相關(guān)人員上崗條件需要有法律相關(guān)背景。

二是定期或不定期組織合同管理人員參加相關(guān)培訓(xùn)。通過建立合同管理培訓(xùn)長效機(jī)制來提高合同管理人員的業(yè)務(wù)技能，提升住房公積金合同管理水平，降低或避免可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。

三是形成法規(guī)管理人員和法律顧問的良性互動(dòng)。公積金中心要在選定律師時(shí)重在針對性強(qiáng)、能夠有效解決問題，而不是僅僅看律師是否大牌。法律顧問需要通過與法規(guī)管理人員的溝通和交流，了解公積金業(yè)務(wù)發(fā)展的情況和需要解決的問題。

（二）建立健全合同管理制度

合同管理制度中主要應(yīng)包括以下幾個(gè)方面。

1.合同分類

根據(jù)公積金中心管理運(yùn)作的實(shí)際情況，對住房公積金管理過程中對外簽訂的合同進(jìn)行分類，以便有針對性的對各類合同進(jìn)行管理。

2.分設(shè)部門

同時(shí)本著規(guī)范管理和權(quán)力制衡的原則，明確合同管理的部門及相應(yīng)職責(zé)?？蓪⒑贤芾聿块T分為承辦部門、審核部門、用印及歸檔部門、資金收支部門及監(jiān)督部門。

（1）承辦部門是經(jīng)濟(jì)合同的主要責(zé)任部門，對合同中涉及本部門的專業(yè)內(nèi)容負(fù)責(zé)，主要職責(zé)包括：對合同項(xiàng)目進(jìn)行可行性分析或論證；調(diào)查相對方主體資格、資信、履約能力和標(biāo)的物信息；在授權(quán)范圍內(nèi)參加合同談判；擬訂及修改合同，辦理合同簽署的相關(guān)手續(xù)；按約定的時(shí)間、地點(diǎn)和標(biāo)準(zhǔn)履行合同；保管合同及相關(guān)資料、建立相關(guān)臺賬和移交合同檔案。

（2）審核部門是法規(guī)處，主要職責(zé)包括：參與合同相對方的調(diào)查、合同談判；書面審查擬簽合同條款的合法合規(guī)性；合同的履行中涉及法律糾紛的，及時(shí)與法律顧問取得聯(lián)系并妥善處理；組織合同評價(jià)管理。

（3）用印及歸檔部門是辦公室，主要職責(zé)包括：對完成審核、審批流程的合同按相關(guān)規(guī)定用?。回?fù)責(zé)對蓋章后的合同設(shè)立臺賬進(jìn)行管理并歸檔。

（4）資金收支部門是財(cái)務(wù)部門，主要職責(zé)包括：對合同中的資金收支條款進(jìn)行審核并按合同約定和住房公積金財(cái)務(wù)管理相關(guān)制度進(jìn)行相應(yīng)操作。

（5）監(jiān)督部門是監(jiān)察部門，主要職責(zé)包括：對合同履行過程進(jìn)行監(jiān)督；對合同管理中出現(xiàn)的違紀(jì)、違規(guī)、違法問題進(jìn)行調(diào)查處理并提出處理建議。

3.明確合同管理流程

可以將合同管理具體劃分為四個(gè)階段：合同準(zhǔn)備階段，包括合同前期調(diào)查、談判、起草、審核等程序；合同簽署階段，包括合同簽訂、歸檔等程序；合同履行階段，包括合同履行、變更或轉(zhuǎn)讓、終止、處理糾紛等程序；合同履行后管理階段，包括合同監(jiān)督、合同執(zhí)行情況評價(jià)等程序。

4.制定合同管理操作規(guī)程

根據(jù)合同管理制度制定相應(yīng)操作規(guī)程，明確各階段的具體操作步驟和關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，同時(shí)創(chuàng)新合同管理模式，將合同管理分階段、全程采用電子化管理模式，充分利用信息系統(tǒng)對合同管理各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，規(guī)范合同管理，提高合同管理效率。

（三）提高合同管理水平

除了形成合同管理工作機(jī)制、建立健全合同管理制度，還要提高合同管理水平，具體到實(shí)踐操作中就是要注意合同管理各階段的法律風(fēng)險(xiǎn)防范。

1.合同生效前的法律風(fēng)險(xiǎn)防范

（1）合同策劃風(fēng)險(xiǎn)

指在合同策劃階段存在的不能滿足住房公積金管理目標(biāo)的可行性風(fēng)險(xiǎn)。對于合同策劃風(fēng)險(xiǎn)的主要控制方法：一是對合同項(xiàng)目進(jìn)行可行性分析或論證；二是合同審核人員及時(shí)掌握本市政府采購目錄及標(biāo)準(zhǔn)，以便在進(jìn)行合同審核時(shí)進(jìn)行比對檢查；三是在合同管理制度中明確規(guī)定為了回避政府采購，將金額較大的合同拆分為金額較小合同的責(zé)任追究。

（2）合同調(diào)查風(fēng)險(xiǎn)

指在合同調(diào)查過程中對被調(diào)查對象做出不當(dāng)評價(jià)的風(fēng)險(xiǎn)。要控制這類風(fēng)險(xiǎn)，一是要提高合同管理人員的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任心，在充分收集相關(guān)證據(jù)的基礎(chǔ)上做出恰當(dāng)?shù)呐袛?；二是充分調(diào)查合同對象的履約能力和商業(yè)信譽(yù)。

（3）合同談判風(fēng)險(xiǎn)

指在合同談判過程中忽略了重大問題或在重大問題上做出不當(dāng)讓步的風(fēng)險(xiǎn)以及談判策略泄密的風(fēng)險(xiǎn)?？刂坪贤勁酗L(fēng)險(xiǎn)的主要方法：一是組建一支結(jié)構(gòu)合理的談判團(tuán)隊(duì)，談判團(tuán)隊(duì)中除了有經(jīng)驗(yàn)豐富的業(yè)務(wù)人員外，必要時(shí)還應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的財(cái)務(wù)、審計(jì)、法律等方面的人員參與談判；二是盡可能地爭取后履行義務(wù)，從而為交易安全提供更多的保障；三是在整個(gè)過程中，強(qiáng)調(diào)并做好保密工作。

（4）合同審核風(fēng)險(xiǎn)

指在合同審核過程中沒有發(fā)現(xiàn)或糾正合同不當(dāng)內(nèi)容和條款的風(fēng)險(xiǎn)?？刂拼祟愶L(fēng)險(xiǎn)的主要方法：一是提高合同審核人員的專業(yè)素質(zhì)，注重此類人員的崗前培訓(xùn)和知識更新培訓(xùn)；二是制定合同審核操作規(guī)程；三是實(shí)施合同管理責(zé)任追究制度等，劃分合同承辦部門和審核部門的責(zé)任。

（5）合同簽署風(fēng)險(xiǎn)

指正式簽署合同過程中存在不當(dāng)行為的風(fēng)險(xiǎn)?？刂拼祟愶L(fēng)險(xiǎn)的主要方法：一是每年進(jìn)行法人授權(quán)，嚴(yán)格劃分合同的簽署權(quán)限，嚴(yán)禁超越權(quán)限簽署合同；二是加強(qiáng)對相對方人權(quán)限的審查，比如查看對方有無委托授權(quán)書，確定人的權(quán)限是否合法有效；三是明確合同印章管理部門和責(zé)任，確保只為符合合同審批流程的合同文本加蓋合同印章；四是采取恰當(dāng)措施，防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章等。

2.合同生效后的法律風(fēng)險(xiǎn)防范

（1）合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)

指在合同履行過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，主要表現(xiàn)為違約風(fēng)險(xiǎn)，即沒有按照合同的約定履行義務(wù)。控制違約風(fēng)險(xiǎn)的主要方法：一是在合同中明確并細(xì)化違約責(zé)任；二是合理使用抗辯權(quán)分散風(fēng)險(xiǎn)、降低損害程度；三是通過對合同所涉及的各類法律規(guī)范依據(jù)的運(yùn)用以及保留足夠證據(jù)控制違約風(fēng)險(xiǎn)；四是通過合理運(yùn)用繼續(xù)履行、采取補(bǔ)救措施或者賠償損失的替代責(zé)任，將合同損失降到最低。

（2）合同變更或轉(zhuǎn)讓風(fēng)險(xiǎn)

指在合同變更或轉(zhuǎn)讓過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)?？刂拼祟愶L(fēng)險(xiǎn)的主要方法：一是通過制定合同管理制度明確規(guī)定合同變更或轉(zhuǎn)讓的審批流程；二是合同變更或轉(zhuǎn)讓的內(nèi)容和條款必須與當(dāng)事人協(xié)商一致且進(jìn)行書面變更；三是注重對合同變更或轉(zhuǎn)讓過程中相關(guān)證據(jù)的保存。

（3）合同終止風(fēng)險(xiǎn)

指在辦理合同終止手續(xù)過程中存在不當(dāng)行為的風(fēng)險(xiǎn)?？刂拼祟愶L(fēng)險(xiǎn)的主要方法一是在合同中明確提前解除或終止權(quán)；二是通過制定合同管理制度明確規(guī)定合同終止的相應(yīng)審批流程。

（4）合同糾紛處理不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)

指在處理合同糾紛過程中存在不當(dāng)行為的風(fēng)險(xiǎn)。控制此類風(fēng)險(xiǎn)的主要方法：一是通過制定合同管理制度明確規(guī)定合同糾紛的處理辦法和相應(yīng)審批流程明確各類合同管理人員在合同糾紛處理中的責(zé)任；二是充分收集對方違約的證據(jù)，尤其在主動(dòng)解除合同的情形下，要避免因處理不當(dāng)，反而被證據(jù)顯示成為自己一方違約；三是在違約責(zé)任與侵權(quán)責(zé)任競合的情形下，合理地選擇訴權(quán)予以適用，以更好地保護(hù)自身合法權(quán)益。

（5）合同后續(xù)管理中的風(fēng)險(xiǎn)

指在合同履行完畢或終止后管理過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，主要包括以下幾種情況。

合同歸檔保管的風(fēng)險(xiǎn)是指在合同歸檔保管過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)主要包括合同丟失；合同被泄漏等。控制此類風(fēng)險(xiǎn)的主要方法：一是通過制定合同管理制度明確規(guī)定合同歸檔管理人員及相應(yīng)責(zé)任；二是對合同保管情況實(shí)施定期和不定期的監(jiān)督檢查。

合同執(zhí)行情況評價(jià)風(fēng)險(xiǎn)是指在合同執(zhí)行情況評價(jià)中存在的風(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)主要包括：合同簽署后疏于后續(xù)的管理評價(jià)；合同評價(jià)范圍和標(biāo)準(zhǔn)不科學(xué)，導(dǎo)致評價(jià)過程未能突出重點(diǎn)，評價(jià)流于形式等?？刂拼祟愶L(fēng)險(xiǎn)的主要方法：一是制定合同執(zhí)行情況的評價(jià)制度；二是建立合同執(zhí)行情況評價(jià)的操作規(guī)程。

篇6

總則

1.1

根據(jù)股份公司現(xiàn)行制度，結(jié)合酒店公司特點(diǎn)，制定工程成本類合同管理制度。

1.2

適用范圍：本節(jié)經(jīng)濟(jì)合同管理規(guī)定適用于工程承包合同、貨物采購合同和技術(shù)服務(wù)合同。本規(guī)定不適用于：酒店管理公司管理合同、各酒店外租區(qū)租賃合同、開辦費(fèi)涉及的所有合同、人力資源涉及到的所有合同，這些合同或協(xié)議按特定的程序申報(bào)。

1.2.1

工程承包合同包括：工程承包、工程技術(shù)服務(wù)、酒店翻新改造之工程承包、各酒店項(xiàng)目部或各酒店項(xiàng)目公司辦公用房房屋裝修、新建及拆改等。

1.2.2

貨物采購合同包括：工程材料設(shè)備采購、酒店翻新改造之材料設(shè)備采購。

1.2.3

技術(shù)服務(wù)合同包括：可研分析、勘察設(shè)計(jì)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、室內(nèi)設(shè)計(jì)、造價(jià)咨詢等顧問類，檢測、面積測繪、宣傳推廣、模型制作等服務(wù)類。

2

合同辦理

2.1

合同起草

2.1.1

金額在2萬元以上的業(yè)務(wù)事項(xiàng)應(yīng)事先簽訂合同，直接委托合同由直接委托辦理部門負(fù)責(zé)起草，經(jīng)招標(biāo)確定合作方的合同由招標(biāo)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)起草。

2.1.2

金額在2萬元以下（含）的業(yè)務(wù)事項(xiàng)可不用簽訂合同，但應(yīng)參照股份公司管理制度中零星采購和緊急采購程序處理。

2.2

合同談判

所有經(jīng)濟(jì)合同的談判，至少有二個(gè)部門的二名以上經(jīng)辦人員參與談判。成本控制部必須參與所有經(jīng)濟(jì)合同的談判。

3

合同審批及簽訂

3.1

合同簽訂的主體：

3.1.1

工程承包、貨物采購合同由酒店項(xiàng)目部或酒店項(xiàng)目公司工程部辦理。

3.1.2

技術(shù)服務(wù)合同由酒店公司設(shè)計(jì)部辦理。

3.1.3

造價(jià)服務(wù)合同由酒店公司成本控制部辦理。

3.2

合同資料的報(bào)備：

3.2.1

合同簽訂后，由合同經(jīng)辦人員將合同簽訂相關(guān)檔案（包括申請單、審批單、報(bào)價(jià)單、合同文本及各審批人審批意見的電子版原件等）的完整資料上報(bào)酒店公司成本控制部。

3.3

未成立酒店項(xiàng)目部或酒店項(xiàng)目公司的合同由酒店公司本部相應(yīng)部門代為辦理，股份公司法務(wù)部代為審批法律意見。

3.4

審批程序

3.4.1

股份公司經(jīng)辦的酒店第一類招標(biāo)（采購）合同按股份公司管理制度執(zhí)行。

3.4.2

酒店公司經(jīng)辦的第二類招標(biāo)（采購）、地方類招標(biāo)（采購）及直接委托合同，逐級報(bào)酒店公司總經(jīng)理審批執(zhí)行。

4

經(jīng)濟(jì)合同的履行

4.1

合同管理責(zé)任部門：

4.1.1

工程承包、貨物采購、監(jiān)理合同：所屬酒店項(xiàng)目部或項(xiàng)目公司。

4.1.2

造價(jià)咨詢合同：酒店公司成本控制部。

4.1.3

各項(xiàng)目設(shè)計(jì)服務(wù)類及酒店技術(shù)服務(wù)類合同：酒店公司設(shè)計(jì)部。

4.1.4

酒店項(xiàng)目施工圖設(shè)計(jì)服務(wù)類合同：酒店項(xiàng)目部及酒店項(xiàng)目公司設(shè)計(jì)部。

4.1.5

合同管理責(zé)任部門的負(fù)責(zé)人是負(fù)責(zé)合同履行的主要責(zé)任人。

4.2

合同臺帳建立：

4.2.1

工程承包、貨物采購、造價(jià)咨詢及監(jiān)理合同臺帳：所述酒店項(xiàng)目部或酒店項(xiàng)目公司成本控制部負(fù)責(zé)建立。

4.2.2

設(shè)計(jì)服務(wù)類及酒店技術(shù)服務(wù)類合同臺帳：酒店公司設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)建立。

4.2.3上述合同臺帳每月25日報(bào)酒店公司成本控制部審核后、由后者統(tǒng)一報(bào)股份公司成本控制部備案。

4.3

股份公司所屬項(xiàng)目公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)建立非前述合同臺帳，跟蹤監(jiān)督非前述合同執(zhí)行情況，并于每月月底將該臺帳電子版通過企業(yè)OA系統(tǒng)提交給酒店公司成本控制部存檔備案；各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)配合收集、整理和及時(shí)提交非前述合同執(zhí)行的相關(guān)資料。

4.4

前述合同執(zhí)行過程中、以及完畢后，合同管理責(zé)任部門應(yīng)依據(jù)《供方履約評估指引》的規(guī)定進(jìn)行合同執(zhí)行評估，經(jīng)酒店公司成本控制部審核后報(bào)股份公司成本控制部備案。

5

合同檔案管理

5.1

合同簽訂后，股份公司所屬項(xiàng)目公司財(cái)務(wù)部、酒店公司成本控制部、酒店公司檔案管理部門（即含各酒店項(xiàng)目部和各酒店項(xiàng)目公司行政部檔案員，下同）必須留存一份原件（正本或副本），其他部門需要留存合同的，由酒店公司檔案管理部門提供復(fù)印件。

5.2

篇7

二、基層央行合同管理中存在問題的原因分析

篇8

一、研究意義

生產(chǎn)檔案作為基層研究所產(chǎn)品科研生產(chǎn)過程中的真實(shí)記錄，不僅代表著產(chǎn)品生產(chǎn)過程的歷史，也代表著我們單位生產(chǎn)運(yùn)營的歷史過程，更是促進(jìn)我們單位事業(yè)持續(xù)有效發(fā)展的重要依據(jù)。生產(chǎn)檔案管理工作已成為基層研究所基礎(chǔ)性管理工作不可或缺的一部分，做好基層研究所生產(chǎn)檔案管理工作意義非凡。

二、檔案相關(guān)定義與分類

（一）定義

檔案是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件。

檔案是指反映企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)、國家建設(shè)、社會(huì)發(fā)展和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。

本文所指的檔案是橡膠與密封研究所批量或小批量生產(chǎn)密封劑、橡膠膠料和橡膠制品以及非金屬試驗(yàn)室檢測過程中形成的、具有保存價(jià)值的合同、原材料質(zhì)量證明、生產(chǎn)流程卡、生產(chǎn)記錄、檢測記錄等具有保存價(jià)值的文件材料。

（二）分類

目前基層研究所涉及檔案按檔案性質(zhì)分，可分為科研生產(chǎn)檔案和產(chǎn)品生產(chǎn)檔案；按體系劃分，可分為質(zhì)量體系檔案、宇航體系檔案、實(shí)驗(yàn)室體系檔案，本文研究的是產(chǎn)品生產(chǎn)檔案和非金屬試驗(yàn)室檢測記錄。

三、目前基層研究所檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案意識薄弱

生產(chǎn)檔案管理作為基礎(chǔ)性管理工作往往引不起高度重視。一般情況下，基層研究所大部分人員致力于科研、生產(chǎn)的發(fā)展工作，生產(chǎn)檔案工作最為基礎(chǔ)性管理工作，往往不受重視，認(rèn)為檔案管理工作可有可無，這樣容易導(dǎo)致歸檔不及時(shí)甚至檔案缺失的問題。

（二）檔案管理缺乏有效培訓(xùn)體系

目前基層研究所從事檔案管理工作的均是兼職人員，絕大部分沒有專業(yè)的檔案管理知識背景，且人員流動(dòng)性較大，而歸檔任務(wù)繁重，往往都是進(jìn)行簡單的檔案管理過程培訓(xùn)，沒有統(tǒng)一的檔案管理相關(guān)知識培訓(xùn)，對于檔案收集人員往往存在檔案收集不全、整理不到位的問題，對于檔案管理人員容易存在歸檔資料檢查不全面、歸檔流程不清晰的問題。

（三）信息不對稱

基層研究所目前歸檔范圍主要包括生產(chǎn)檔案和試驗(yàn)室檢驗(yàn)檔案，生產(chǎn)檔案一般依據(jù)合同歸檔，兼職檔案管理人員對實(shí)際應(yīng)歸檔數(shù)量和合同履行率情況不了解，缺乏統(tǒng)一的信息檢索平臺，只能電話或郵件實(shí)時(shí)告知及時(shí)歸檔，對于實(shí)際應(yīng)完成情況無法考核，這樣容易導(dǎo)致部分合同未歸檔的情況。

四、如何做好基層研究所檔案管理工作

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和員工重視程度

要想持續(xù)做好產(chǎn)品檔案管理工作，必須提高領(lǐng)導(dǎo)和員工意識，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度直接決定了檔案管理工作的地位。首先，可以成立基層研究所檔案管理小組，由研究所領(lǐng)導(dǎo)為組長，兼職檔案員和各班組長為組員；其次，檔案管理小組對每年檔案管理工作進(jìn)行部署，年初有計(jì)劃、年底有總結(jié)，每季度各班組根據(jù)實(shí)際合同任務(wù)進(jìn)行檔案管理工作總結(jié)，并根據(jù)獎(jiǎng)懲制度進(jìn)行考核，提高檔案管理工作的重要性；第三，定期組織各班組歸檔人員的溝通交流會(huì)，讓從事檔案管理工作的人員感受到該項(xiàng)工作的重要性和價(jià)值性，同時(shí)也能就實(shí)際檔案管理工作中遇到的問題進(jìn)行交流，切實(shí)提高檔案管理從事人員的工作積極性和工作熱情；第四，落實(shí)檔案管理工作相關(guān)考核激勵(lì)制度。通過考核激勵(lì)，不僅能夠起到約束作用，同時(shí)也能有效調(diào)動(dòng)員工的主動(dòng)性，提高工作成就感。

（二）建立檔案管理工作培訓(xùn)體系

基層研究所檔案工作細(xì)致、繁瑣，檔案管理工作人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平在很大程度上決定了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，針對目前基層研究所檔案管理工作人員的設(shè)置情況，建立一個(gè)有效的培訓(xùn)體系至關(guān)重要。首先，加強(qiáng)崗前培訓(xùn)?；A(chǔ)研究所人員流動(dòng)性大，但交接工作未必做到及時(shí)有效和全面，因此對于從事檔案管理工作的人員必須進(jìn)行崗前培訓(xùn)，讓其熟悉檔案業(yè)務(wù)流程。第二，加強(qiáng)檔案管理知識（業(yè)務(wù)）培訓(xùn)。這個(gè)不僅要針對兼職檔案人員，也要對全員進(jìn)行宣貫，檔案主管部門可以定期對基層研究所兼職人員進(jìn)行相關(guān)知識培訓(xùn)，拓展兼職檔案管理員的理論知識和業(yè)務(wù)水平，同時(shí)由兼職檔案人員對其研究所各部門兼職歸檔人員進(jìn)行知識宣貫，分層逐級提高全員檔案管理意識。第三，不定期組織向外單位先進(jìn)檔案管理部門學(xué)習(xí)，了解先進(jìn)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和做法，并結(jié)合自身工作思考借鑒之處。

篇9

【關(guān)鍵詞】

公文歸檔；制度；范圍；時(shí)間；質(zhì)量；要求；歸檔

歸檔是檔案的主要來源，也是機(jī)關(guān)文書工作的最后一步，同時(shí)是檔案工作的起點(diǎn)，為了保證歸檔文件的完整，制定了相應(yīng)的歸檔制度。有很多法規(guī)性文件均對歸檔制度做了明確規(guī)定，所有立檔單位必須遵照執(zhí)行。文件的歸檔工作包括歸檔的時(shí)間、范圍和歸檔文件的質(zhì)量要求。

1 公文的歸檔范圍

歸檔范圍是指已辦理完畢的文件材料應(yīng)歸檔及不應(yīng)歸檔的范圍，一般來說，文件反映本單位工作活動(dòng)，有一定保存價(jià)值的文件材料都應(yīng)該在歸檔范圍內(nèi)。根據(jù)相關(guān)文件規(guī)定，機(jī)關(guān)的文件材料主要指的是機(jī)關(guān)在自己工作中形成的各種文字記錄，一個(gè)機(jī)關(guān)需要?dú)w檔的文件材料，是由以下四個(gè)部分組成的：（1）機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中主要體現(xiàn)機(jī)關(guān)主要職能的，反映機(jī)關(guān)歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)以后發(fā)展及生存具有研究價(jià)值和利用價(jià)值的文字材料；（2）機(jī)關(guān)在本職工作中對國家、集體和人民的權(quán)益有一定促進(jìn)意義的憑證類的文字材料，這類材料歸檔后具有影響作用。（3）機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中體現(xiàn)出是在執(zhí)行上級規(guī)定的文件材料，以及同級和下級報(bào)送的重要文件的執(zhí)行情況的文件材料，為以后工作提供依據(jù)。（4）除上述文件材料外，還有一些材料對于本機(jī)關(guān)以后的工作具有查考價(jià)值的文件材料也在歸檔范圍之內(nèi)。

確定好文件材料歸檔范圍后，所有需要?dú)w檔的文件材料，要依據(jù)相關(guān)的規(guī)定向檔案部門進(jìn)行移交，做到有價(jià)值的文件材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，適時(shí)進(jìn)行歸檔。在檔案歸檔過程中，個(gè)人沒有權(quán)力把檔案歸為已有，也沒有權(quán)力拒絕應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行歸檔。

為做好文件歸檔工作，各歸檔單位要遵照以上的規(guī)定，根據(jù)本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，確定本機(jī)關(guān)的文件材料歸的范圍和歸檔文件的保管年限，并通過檔案管理的審查后嚴(yán)格執(zhí)行。

機(jī)關(guān)在確定歸檔范圍時(shí)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：（1）在電子文件進(jìn)行歸檔的時(shí)候要把電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等一些相關(guān)資料都要做到相應(yīng)歸檔。（2）在紙質(zhì)材料歸檔的過程中，一些文件的發(fā)文稿紙以及文件處理單要和正式文件一起進(jìn)行歸檔。（3）多個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文或聯(lián)合召開會(huì)議時(shí)形成的文件材料應(yīng)由主辦單位歸檔文件的原件，其它單位歸檔形成文件材料的復(fù)印件。（4）有關(guān)刊物、簡報(bào)、圖書等一般性參考資料原則上不立卷歸檔，而應(yīng)單獨(dú)存放。（5）一個(gè)部門的文書檔案和科技檔案應(yīng)分別歸檔。

2 公文的歸檔時(shí)間

歸檔時(shí)間是指文書處理部門和業(yè)務(wù)部門將需要?dú)w檔的公文向檔案部門移交的時(shí)間。按照1983年4月中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定：“機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對，并履行簽字手續(xù)?！睂τ谀承┪募?、特殊文件、保密文件或分散的單位文件，為了便于實(shí)際工作的查考利用，也可適當(dāng)延長歸檔時(shí)間。另外，電子文檔的歸檔時(shí)間較為靈活，如果采用邏輯歸檔的方式，應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，如果采用物理歸檔方式，則可以按照紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間定期完成。

因此，歸檔時(shí)間的確定，應(yīng)以各種文件材料的形成特點(diǎn)及規(guī)律為依據(jù)。正確規(guī)定歸檔時(shí)間，對維護(hù)檔案完整及業(yè)務(wù)部門和檔案室工作的順利進(jìn)行都有重要的意義。歸檔時(shí)間規(guī)定過短會(huì)影響文件在機(jī)關(guān)日常工作中的使用及檔案室其他工作的開展；反之，定得過長容易導(dǎo)致文件散失和損壞，會(huì)增加業(yè)務(wù)部門的負(fù)擔(dān)。

3 歸檔案卷或文件的質(zhì)量要求

根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《歸檔文件整理規(guī)則》等有關(guān)文件的規(guī)定，檔案室一般不接收未經(jīng)整理的零散文件材料。對歸檔案卷或文件的總的質(zhì)量要求是：在歸檔文件材料中要保持各文件之間的聯(lián)系，同時(shí)不能破壞文件材料形成的特點(diǎn)和規(guī)律，不同價(jià)值的文件要區(qū)別歸檔，方便檔案部門的利用和保管。在實(shí)際工作中應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

（1）歸檔文件必須齊全、完整。凡是在職能活動(dòng)中形成的對今后有查考利用價(jià)值的文件材料，均應(yīng)收集歸檔。歸檔文件的種類、份數(shù)及每份文件，均應(yīng)齊全完整。

（2）遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，層次分明。在立卷時(shí)應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起，不得分開；一個(gè)項(xiàng)目的材料，要把項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)束形成的材料組在一起，準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和過程，盡量做到一事一卷。

（3）區(qū)分不同價(jià)值的文件，分別組卷。在組卷過程中盡量歸檔文件不同的保管期限分別組卷，以便初步劃定保管期限，日后向檔案館移交，防止拆卷重組問題的產(chǎn)生。

（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系，系統(tǒng)排列。有相關(guān)聯(lián)系的文件要按照順序排列在一起，如正件在前，附件在后；批復(fù)在前，請示在后；涉及會(huì)議的材料要按照時(shí)間順序進(jìn)行排列；會(huì)議文件按文件的重要程度排列；一般工作形成的材料，結(jié)論性的文件在前，依據(jù)性的文件在后；產(chǎn)品銷售合同應(yīng)按問題單獨(dú)組卷，再按供貨時(shí)間依序排列；上級政策性規(guī)定的普發(fā)文件按問題單獨(dú)組卷，卷內(nèi)文件依其重要程度排列。科技文件的排列按照國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T11822-2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》執(zhí)行。

（5）對于跨年度文件材料的組卷和排列。除產(chǎn)品、項(xiàng)目、設(shè)備、儀表、基建項(xiàng)目檔案外，不同年度的文件不能放在一起立卷。跨年度的請示與批復(fù)，放在批復(fù)年度立卷；沒有批復(fù)的放在請示年度立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議放在會(huì)議開幕年度立卷。

篇10

世界首座“懸索+塔樓”景觀橋揚(yáng)州萬福大橋位于市區(qū)新萬福路上，是揚(yáng)州市區(qū)首座雙層大橋，橋?qū)?2米，上層行車為機(jī)動(dòng)車道，下層供非機(jī)動(dòng)車和行人通行，實(shí)現(xiàn)人車分離。建造過程中，本項(xiàng)目租賃了汽車吊、塔吊、浮吊、半掛車等眾多起重設(shè)備和運(yùn)輸設(shè)備。機(jī)械管理部門經(jīng)深思熟慮，決定以機(jī)械租賃合同管理為抓手，超前、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拈_展各項(xiàng)工作。

1合同簽訂環(huán)節(jié)

1.1熟悉資料，仔細(xì)調(diào)研

首先進(jìn)場后應(yīng)第一時(shí)間熟悉施組、施工調(diào)查報(bào)告、營銷交底、項(xiàng)目管理策劃書等重要資料，對整個(gè)項(xiàng)目過程需求設(shè)備的規(guī)格型號、數(shù)量做到有的放矢。其次多方調(diào)查資源，確定設(shè)備來源，或內(nèi)租或外租或自購或分包隊(duì)伍自帶。最后編制《項(xiàng)目總體性機(jī)械需求計(jì)劃及成本預(yù)算表》。

1.2合作伙伴，優(yōu)先考慮

經(jīng)過眾多項(xiàng)目的篩選，公司機(jī)械管理部門建立了《合格租賃供應(yīng)商名單》。首先應(yīng)與名單中的合適單位取得聯(lián)系，優(yōu)先使用，其好處有三：（1）大大減少了尋找租賃資源的時(shí)間，提高了效率；（2）長期合作伙伴，有過合作經(jīng)歷，對項(xiàng)目各項(xiàng)工作的適應(yīng)性強(qiáng)；（3）可降低使用成本，減少資金支付比例。例如萬福橋租賃了浙江永安工程機(jī)械有限公司的振動(dòng)錘，在項(xiàng)目需要時(shí)隨時(shí)進(jìn)場，無需提前支付押金；租賃了陽新縣榮興信息咨詢服務(wù)部的平板駁，價(jià)格即合理又能保證24小時(shí)作業(yè)；租賃了之前合作過的25T汽車吊，月租單價(jià)為2.6萬（2個(gè)司機(jī)）。建議在公司層面，按地理區(qū)域劃分，壯大合作伙伴隊(duì)伍，及時(shí)更新《合格租賃供應(yīng)商名單》。

1.3集中租賃，效益凸顯

萬福橋前期棧橋、水中墩施工共使用2臺50T履帶吊、2臺80T履帶吊，是首個(gè)在公司試行機(jī)械設(shè)備集中租賃的項(xiàng)目，通過公司集中招標(biāo)確定供應(yīng)商和租賃單價(jià)、項(xiàng)目簽訂合同和日常管理的集中租賃模式，使50T履帶吊月租單價(jià)控制在3.8萬（市場價(jià)4.5萬）、80T履帶吊月租單價(jià)控制在6萬（市場價(jià)6.5萬）的價(jià)格水平，以預(yù)計(jì)使用5個(gè)月計(jì)算，節(jié)省租費(fèi)12萬，還不包括操作司機(jī)集中管理、資金支付、管理協(xié)調(diào)方面的收益。

1.4外拓資源，降低成本

萬福橋受廖家溝內(nèi)河橋梁凈空的限制，全回轉(zhuǎn)浮吊無法進(jìn)入施工水域。經(jīng)項(xiàng)目部和公司機(jī)械管理部積極溝通，經(jīng)多方尋找資源和租賃比選，租賃了一臺50T浮吊和80T浮吊，前者月租單價(jià)7.4萬（包括振動(dòng)錘、發(fā)電機(jī)組），后者月租單價(jià)12萬，均為局指導(dǎo)價(jià)的一半，大大降低了機(jī)械租賃成本。

1.5合同范本，積極采用

公司范本合同，內(nèi)容全面，雙方權(quán)利義務(wù)清晰，違約條款明確，因此我項(xiàng)目所有租賃合同均采用了公司范本合同，有效的規(guī)避了合同風(fēng)險(xiǎn)。

1.6公司授權(quán)，規(guī)范齊全

根據(jù)公司規(guī)定，本項(xiàng)目需兩級評審的合同均按要求進(jìn)行了項(xiàng)目部評審和公司評審，經(jīng)公司職能部門審核，單項(xiàng)授權(quán)后簽訂合同。通過層層合同把關(guān)，努力做到合同內(nèi)容的完整性。

2合同履行環(huán)節(jié)

2.1重視租賃單價(jià)

嚴(yán)格控制機(jī)械租賃單價(jià)，通過多種途徑、多種方式，從源頭上做到低于局指導(dǎo)價(jià)和市場價(jià)格。

2.2重視租賃期限

因有些設(shè)備租賃期限較長，甚至超過1年或2年。在期限未知的情況下，應(yīng)在合同中明確相應(yīng)單價(jià)的租賃期限。如萬福橋80T浮吊合同中規(guī)定“租賃期限6個(gè)月內(nèi)，租賃單價(jià)：壹拾貳萬元/月(￥：120000元/月)；超過6個(gè)月，從第7個(gè)月起租賃單價(jià)壹拾壹萬元/月(￥：110000元/月)?！?/p>

2.3重視司機(jī)數(shù)量

根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)，較多設(shè)備均要配備2名操作司機(jī)，滿足24小時(shí)作業(yè)的要求。在工程前期，確實(shí)也需要2名司機(jī)上崗，但在項(xiàng)目中后期隨著項(xiàng)目工作強(qiáng)度降低、工作時(shí)間減少，配備1名司機(jī)也可滿足施工要求，但仍按2個(gè)司機(jī)的費(fèi)用支付租費(fèi)。因此，萬福橋租賃的13m貨車在合同中就明確了1個(gè)司機(jī)和2個(gè)司機(jī)兩種租賃單價(jià)。

2.4重視資金支付比例

根據(jù)本項(xiàng)目施工合同“季度結(jié)算、過程支付比例為55%”的資金支付情況，首個(gè)向出租方提出了“結(jié)算后次月90日內(nèi)支付上月結(jié)算金額的60%”的相應(yīng)條款，經(jīng)過耐心溝通，本著“長期合作、互惠共贏”原則，出租方均同意了此條款，這樣大大降低了項(xiàng)目的資金壓力，從合同上保持了機(jī)械租賃隊(duì)伍的穩(wěn)定。

2.5重視發(fā)票

以往租賃合同中僅明確了含稅價(jià)多少或者規(guī)定出租方提供等額發(fā)票。至于提供什么種類的發(fā)票，是增值稅發(fā)票還是普通發(fā)票，是租賃發(fā)票還是運(yùn)輸發(fā)票，很模糊。因發(fā)票的種類和稅點(diǎn)不同，就會(huì)出現(xiàn)出租方隨意開具發(fā)票，或者和當(dāng)初簽訂的合同當(dāng)事人名稱不一致，或者發(fā)票種類錯(cuò)誤，對以后的付款、審計(jì)帶來系列問題。因此，在合同談判中，應(yīng)和財(cái)務(wù)部門積極溝通，在合同中明確發(fā)票種類。

2.6重視安全環(huán)保

萬福橋靠近水源保護(hù)區(qū)，避免油污污染一直是業(yè)主擔(dān)心的問題。因此在合同中明確了船舶出租方需配備垃圾筒、吸油氈、木屑、棉紗及相應(yīng)的違約條款等。

2.7重視燃油管理

萬福橋?qū)νㄓ脵C(jī)械設(shè)備（如履帶吊）合同范本作了補(bǔ)充條款：“乙方必須嚴(yán)格遵守甲方的燃油使用規(guī)定，如甲方發(fā)現(xiàn)乙方人員有盜賣甲方燃油或其它材料，甲方有權(quán)要求乙方賠償損失并承擔(dān)2倍月租金的違約金，且有權(quán)向司法機(jī)關(guān)舉報(bào)?！?/p>

2.8重視日常管理

萬福橋?qū)νㄓ脵C(jī)械設(shè)備（如履帶吊）合同范本作了補(bǔ)充條款：“乙方操作司機(jī)應(yīng)認(rèn)真、及時(shí)填寫《機(jī)械運(yùn)轉(zhuǎn)手冊》和日常工作簽單，甲方機(jī)管人員在每月檢查中如發(fā)現(xiàn)上述記錄不規(guī)范或不及時(shí)，可在每月結(jié)算中扣除500元?！焙汀耙蚣追焦て诰o張，乙方除必要的休息時(shí)間和維修時(shí)間外，應(yīng)滿足24小時(shí)工作制。”

3合同歸檔環(huán)節(jié)

3.1合同存檔應(yīng)規(guī)范有序

無論是兩級評審的合同還是項(xiàng)目部單獨(dú)評審的合同，均應(yīng)有合同編號。編號應(yīng)不斷號、不重號，按合同編號有序排放，并建立合同臺賬。

3.2合同原件需妥善保存