導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇電子檔案管理基礎(chǔ)，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

電子文件使用的文件載體是磁盤或者是磁帶，人們?cè)诓檎椅募倪^(guò)程中，需要利用計(jì)算機(jī)，因?yàn)榇疟P或者是磁帶僅僅是一種儲(chǔ)存的載體，因此需要利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的傳輸。在生活中，電子文件的類型有很多種，電子文件的產(chǎn)生主要有兩種，一種是與科技有關(guān)的電子文件，這種文件是技術(shù)性的，例如光柵圖等，另外一種就是在日常辦公的過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件，這種文件是在處理日常事務(wù)中產(chǎn)生的。這些電子文件都屬于檔案中的一種，因此在儲(chǔ)存技術(shù)上需要不斷的完善。

1 管理文件中存在的問(wèn)題

1.1 未能夠有效的進(jìn)行歸檔處理

我國(guó)企業(yè)在二十世紀(jì)九十年代的時(shí)候，使用的就是軟盤進(jìn)行企業(yè)信息的存儲(chǔ)，之后又出現(xiàn)了光盤和計(jì)算機(jī)硬盤，這樣電子文件的存儲(chǔ)載體就取得了迅速的進(jìn)步，文件的內(nèi)容主要是日常的工作活動(dòng)，除此之外，還有著源程序代碼和技術(shù)性文件，有些文件也沒(méi)有進(jìn)行充分的整理、歸檔和鑒定工作人員僅僅是將科技材料或者是相關(guān)的企業(yè)文件放入硬盤和軟盤內(nèi)，這樣文件在日積月累的過(guò)程中，就會(huì)出現(xiàn)泛濫成災(zāi)的現(xiàn)象，這樣文件就比較混亂，檢索和管理在程序上也就會(huì)出現(xiàn)一系列混亂的現(xiàn)象。從存檔上來(lái)看，電子文件也沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的質(zhì)量審查，從技術(shù)上來(lái)看，沒(méi)有任何的時(shí)效性和正確性，文件也就出現(xiàn)了極大的缺陷，在利用的過(guò)程中，文件管理極容易出現(xiàn)歸檔性的問(wèn)題，如果以上問(wèn)退沒(méi)有得到有效的解決，就會(huì)出現(xiàn)一系列的問(wèn)題，需要引起我們的注意。

1.2 版本管理存在著不足之處

現(xiàn)在有很多的科研產(chǎn)品在研究和開發(fā)的過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的文件，這些文件需要有效的管理，因此在日常的工作中，除了要對(duì)本單位和上級(jí)的機(jī)關(guān)產(chǎn)生的文件進(jìn)行管理之外，還有很多的項(xiàng)目文件進(jìn)行管理。但是現(xiàn)在有很多的科研開發(fā)檔案都是使用了源程序代碼形成了一系列的電子檔案，這些電子文檔都在各個(gè)部門的開發(fā)人員那里存檔，檔案管理人員就無(wú)法按照常規(guī)的程序進(jìn)行收集，導(dǎo)致了檔案部門在收集的過(guò)程中面臨著程序性的問(wèn)題。在程序運(yùn)行的過(guò)程中，如果文件存儲(chǔ)的程序出現(xiàn)了一系列的問(wèn)題，這時(shí)就需要進(jìn)行正常到維護(hù)，在客戶自接的系統(tǒng)和開發(fā)人員的系統(tǒng)上進(jìn)行及時(shí)的更正，但是如果在本企業(yè)電子文件的保存上并沒(méi)有及時(shí)的存檔，因此極容易出現(xiàn)重復(fù)更正的問(wèn)題，這樣就會(huì)出現(xiàn)人力和財(cái)力上的極大浪費(fèi)，對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)行也是極為不利的，尤其是在企業(yè)系統(tǒng)版本管理上會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的困難，一定要引起我們的注意。

2 存儲(chǔ)技術(shù)

首先；在進(jìn)行文件貯存的^程中，一定要使用比較特殊的存檔文件的存儲(chǔ)柜，最大限度的保證電子文件的安全性。當(dāng)電子文件在存儲(chǔ)的時(shí)候，一把是在磁介質(zhì)和光介質(zhì)中進(jìn)行電子文件的存貯，在存儲(chǔ)的過(guò)程中，一定要建立一個(gè)與企業(yè)的電子文件的儲(chǔ)存環(huán)境相符合的環(huán)境狀態(tài)。而存放電子文件的柜子在溫濕度上也要進(jìn)行控制，這樣就可以保證存儲(chǔ)接觸能夠在正常的環(huán)境中保存。電子文件的載體在擺放的時(shí)候，一定要保證直立的狀態(tài)，在存儲(chǔ)環(huán)境上必須要避光，不能夠有大量的灰塵，也要與磁場(chǎng)遠(yuǎn)離，這樣就能夠?qū)⒄麄€(gè)運(yùn)行的狀態(tài)處理好，使存儲(chǔ)介質(zhì)能夠正確的保存電子文件。

其次，要按照國(guó)家關(guān)于檔案管理的規(guī)定進(jìn)行電子當(dāng)納的存儲(chǔ)，根據(jù)相關(guān)的原則在存儲(chǔ)的過(guò)程中，將軟盤中的文件轉(zhuǎn)移到光盤內(nèi)，這樣便于對(duì)文件的版本進(jìn)行有效的管理。在存儲(chǔ)方式上的轉(zhuǎn)移主要是針對(duì)長(zhǎng)期儲(chǔ)存來(lái)說(shuō)的，因?yàn)檐洷P和磁盤在使用的過(guò)程中，有著一定的年限限制，經(jīng)常出現(xiàn)操作失誤的現(xiàn)象，如果不經(jīng)常更換就會(huì)導(dǎo)致文件出現(xiàn)損壞，無(wú)法復(fù)原。而且在使用的時(shí)候，常常會(huì)出現(xiàn)誤操作，這對(duì)于電子文件的使用非常不利。如果存儲(chǔ)制度完善，而且經(jīng)濟(jì)條件允許，在管理版本文件的時(shí)候，可以使用版本管理器。這樣的管理方法要比將文件放在光盤或者是磁盤中更有效。管理器的研發(fā)還能保證存儲(chǔ)技術(shù)的革新。

再次，在電子文件數(shù)量持續(xù)增加的時(shí)候，存儲(chǔ)文件就會(huì)使用磁盤列陣的方式。通過(guò)這種方式能將存儲(chǔ)的成本降低，同時(shí)增加了文件的搜索效果。磁盤列陣是將不同類型、不同容量的磁盤連接在一起，這樣在讀取數(shù)據(jù)的時(shí)候，更加快速而且精確。使用磁盤列陣的方式存儲(chǔ)是因?yàn)樵摯鎯?chǔ)方式有較多優(yōu)點(diǎn)：首先，將有限的存儲(chǔ)容量提高，是可以使用的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)也增加。而且數(shù)據(jù)在存放的時(shí)候，有選擇性。從而使數(shù)據(jù)在吞吐的時(shí)候成串。其次使用這種存儲(chǔ)方式可以保證文件能夠快速存儲(chǔ)，即使是多臺(tái)的機(jī)器也能一同運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)文件高效率傳輸。

在檢驗(yàn)文件的時(shí)候有了必要的較驗(yàn)技術(shù)，從而保證存儲(chǔ)的文件都是合理可靠的。將文件放入硬盤中存儲(chǔ)，如果硬盤出現(xiàn)了故障，那么會(huì)影響文件，帶來(lái)的后果也嚴(yán)重。如果能夠把不同的硬盤連接在一起，可以使存儲(chǔ)量增加，這樣可以有效的避免文件的丟失。因?yàn)橐恍┪募诖鎯?chǔ)的時(shí)候，會(huì)因?yàn)榇疟P損壞等原因而丟失，使用這種存儲(chǔ)方式可以保證文件的安全。但是在使用的過(guò)程中，要根據(jù)本單位的實(shí)際情況出臺(tái)相應(yīng)的管理措施。這些措施都成為電子文件存儲(chǔ)的依據(jù)。

最后，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及電子文件的安全防護(hù)工作。做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及電子文件的安全防護(hù)，首先要抓好信息存儲(chǔ)載體制成材料這個(gè)問(wèn)題，嚴(yán)格把好電子文件制成材料質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長(zhǎng)期保存打下基礎(chǔ)。第二，保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)體安全。實(shí)體安全主要指環(huán)境和設(shè)備的安全。要有專人負(fù)責(zé)管理應(yīng)用，有良好的室內(nèi)環(huán)境，保證機(jī)器設(shè)備和磁介質(zhì)不會(huì)因溫度太高或大幅波動(dòng)及火災(zāi)受到致命的傷害。第三，要保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，可設(shè)定登錄限制、使用文件權(quán)限和文件屬性等。

結(jié)束語(yǔ)

由上述可知，將電子文件存儲(chǔ)是一個(gè)單位必要的工作，而且在存儲(chǔ)的時(shí)候，還要保證有效性，是電子文件能成為單位發(fā)展的重要資源，拓展單位的發(fā)展空間。盡管在存儲(chǔ)文件的時(shí)候，會(huì)遇到問(wèn)題，但是在改革存儲(chǔ)方式之后，也取得較高效果，對(duì)于單位的發(fā)展有積極的作用。

參考文獻(xiàn)

篇2

（一）外部環(huán)境

在電子病歷檔案管理環(huán)境中，各種因素下產(chǎn)生的自然災(zāi)害、磁場(chǎng)干擾以及溫度變化都會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)儲(chǔ)備載體性能造成影響，從而使計(jì)算機(jī)結(jié)構(gòu)發(fā)生變質(zhì)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及圖像失真。因醫(yī)院電子病歷檔案中包含的內(nèi)容較多，每天的信息流動(dòng)量也較大，使得電子病歷檔案管理的儲(chǔ)備電腦一直處在擾的狀態(tài)下，若是沒(méi)有對(duì)其采取有效手段進(jìn)行防護(hù)，就較易使電子病歷檔案遭到損壞。

（二）電子技術(shù)

這里所說(shuō)的電子技術(shù)，并不是人為控制下的電子技術(shù)因素，雖然醫(yī)院在實(shí)施電子病歷檔案管理后，使病歷檔案管理工作變得十分便捷，但是因電子信息技術(shù)本身存在較多缺陷以及漏洞，會(huì)使醫(yī)院電子檔案存在被盜用以及非法增刪的危險(xiǎn)。電子病歷檔案主要是依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所存在的，另一方面，因電子信息技術(shù)發(fā)展速度較快，唯有不斷對(duì)計(jì)算機(jī)硬件以及軟件進(jìn)行更新，且運(yùn)用高級(jí)程序?qū)ζ溥M(jìn)行保護(hù)，才能保證電子病歷檔案可以得到有效的保護(hù)。

（三）管理手段

管理手段指的是電子病歷檔案的管理人員以及相應(yīng)操作人員對(duì)病歷的篡改以及破壞等情況。在一般情況下，發(fā)生此種狀況的主要原因主要可以包括以下幾種：蓄意破壞、操作不規(guī)范以及管理疏忽。其中蓄意破壞是因操作人員可以從中獲得較大利益，進(jìn)而通過(guò)一些非法手段對(duì)電子病歷載體以及系統(tǒng)進(jìn)行的惡意破壞。

二、針對(duì)電子病歷檔案的安全防范手段

（一）優(yōu)化外部環(huán)境

首先要做好前端的外部控制工作。前端控制管理手段具有現(xiàn)代化的管理理念，在對(duì)前端控制管理有效實(shí)施后，可以快速提升管理效率，優(yōu)化功能配置。同時(shí)前端控制也可同樣建立在文件保存生命周期的理論上，即將電子檔案保存、形成以及銷毀等階段融合在一起。具體管理過(guò)程為在對(duì)電子檔案實(shí)施管理時(shí)，結(jié)合具體要求或是目標(biāo)對(duì)管理手段進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的整合，從而使電子病歷檔案在形成階段所需功能盡量通過(guò)前端管理手段實(shí)現(xiàn)，還要將各個(gè)環(huán)節(jié)下的不同業(yè)務(wù)需要實(shí)施重復(fù)性操作，使其能夠提前實(shí)施。依靠這些方法不但可以減少滯后作業(yè)以及重復(fù)作業(yè)量，還能有效提升工作效率。

第二，實(shí)施支出以及風(fēng)險(xiǎn)平衡式管理在對(duì)電子病歷檔案管理過(guò)程中，本身就會(huì)存在較多的風(fēng)險(xiǎn)性因素，但是我們要明確一點(diǎn)，無(wú)論我們?cè)鯓咏档惋L(fēng)險(xiǎn)發(fā)生幾率，風(fēng)險(xiǎn)都會(huì)存在，也就是說(shuō)，我們?nèi)粝雽L(fēng)險(xiǎn)性幾率降低到零是幾乎不可能的。因此，在實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程中，要充分保障支出以及風(fēng)險(xiǎn)因素之間的平衡性，其中主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，在對(duì)風(fēng)險(xiǎn)控制過(guò)程中，是需要消耗一定成本的，維護(hù)成本消耗有時(shí)比電子病歷檔案管理受到損壞的費(fèi)用更大，此時(shí)說(shuō)明電子檔案管理是非常不恰當(dāng)?shù)?；第二，因絕對(duì)保證電子病歷檔案的安全性是幾乎不可能實(shí)現(xiàn)的，因而要有選擇性地對(duì)電子病歷檔案實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)控制，并將剩余風(fēng)險(xiǎn)控制在合理范圍之內(nèi)。在對(duì)電子病歷檔案承受風(fēng)險(xiǎn)性進(jìn)行考量的過(guò)程中，首先要對(duì)其成本預(yù)期進(jìn)行控制，若是風(fēng)險(xiǎn)控制成本比損傷成本大的話，可以適當(dāng)考慮接受風(fēng)險(xiǎn)。

（二）提升電子技術(shù)水平

在對(duì)電子技術(shù)水平提升過(guò)程中，要采取靜態(tài)保護(hù)以及動(dòng)態(tài)管理相結(jié)合的方式。對(duì)系統(tǒng)管理理念進(jìn)行明確，并重視電子檔案周期中各項(xiàng)活動(dòng)之間的銜接性，使電子檔案管理的總體性以及整體性可以充分結(jié)合在一起。其中電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理主要包括靜態(tài)以及動(dòng)態(tài)兩種風(fēng)險(xiǎn)管理方式。靜態(tài)風(fēng)險(xiǎn)管理是指對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)施的安全維護(hù)工作，具體指的是在對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)施安全維護(hù)的過(guò)程中，強(qiáng)化對(duì)電子檔案載體的管理以及庫(kù)房管理工作；動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)管理是指將電子病歷檔案從檔案庫(kù)中逐步延伸到庫(kù)房之外，因此更加重視對(duì)電子病歷檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理工作。

（三）管理手段控制

篇3

[23]胡哈力， 方俊嵐， 關(guān)世延等.社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)計(jì)算機(jī)三級(jí)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的體會(huì)[J].中國(guó)初級(jí)衛(wèi)生保健，2003，17（6）：42

篇4

2基礎(chǔ)設(shè)施落后

在我國(guó)用于醫(yī)院電子信息檔案管理的設(shè)備較為落后，不能滿足信息化檔案管理的需要，電子信息技術(shù)的應(yīng)用需要良好的硬件和軟件設(shè)施作為支撐，醫(yī)院中聚集了醫(yī)療方面的專業(yè)人才，但是對(duì)于先進(jìn)檔案管理設(shè)施沒(méi)有概念，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的不健全，也使得醫(yī)院電子信息檔案管理的發(fā)展緩慢。醫(yī)院缺少對(duì)世界先進(jìn)電子信息檔案管理工作發(fā)展的關(guān)注，不能及時(shí)更新設(shè)備來(lái)為醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。

3如何加強(qiáng)醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)

3.1加強(qiáng)培訓(xùn)

針對(duì)目前我國(guó)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中檔案管理人員素質(zhì)較低和專業(yè)人才缺乏的問(wèn)題，加強(qiáng)相關(guān)培訓(xùn)無(wú)疑是最有效的方法，通過(guò)加強(qiáng)各部門人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn),來(lái)為提高醫(yī)院電子信息檔案管理水平的創(chuàng)造條件。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),在自覺(jué)學(xué)習(xí)掌握專業(yè)的檔案管理理論基礎(chǔ)上，時(shí)刻關(guān)注國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的電子信息類檔案工作發(fā)展動(dòng)態(tài),從而實(shí)現(xiàn)通過(guò)計(jì)算機(jī)檔案管理軟件對(duì)電子信息檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理。

3.2提高重視程度

醫(yī)院的重視是醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)的關(guān)鍵，醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)不能只著眼于硬件，醫(yī)院電子信息檔案的建設(shè)工作關(guān)系到全局，醫(yī)院相關(guān)負(fù)責(zé)人需要樹立全局意識(shí)，對(duì)于醫(yī)院電子信息檔案管理工作給予充分的理解和足夠的重視，硬件是醫(yī)院醫(yī)療水平提高的基礎(chǔ)，軟件則是硬件的重要輔助，兩者互相補(bǔ)充、互相促進(jìn)。醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)惠及廣大民眾，同時(shí)也需要社會(huì)各界的大力支持，醫(yī)院的支持和社會(huì)的支持構(gòu)成醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)的發(fā)展動(dòng)力，我們需要為其提供便利的資源和技術(shù)，在醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中為電子信息檔案建設(shè)創(chuàng)造更多條件。

3.3制定相關(guān)制度

針對(duì)相關(guān)制度缺失的問(wèn)題，我們需要建立科學(xué)規(guī)范、高效合理的電子信息檔案管理制度，只有通過(guò)嚴(yán)格的制度化管理才能保障醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化和信息化發(fā)展。依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)建立嚴(yán)格的檔案查閱制度，在此同時(shí)，逐步建立起嚴(yán)格的采集制度、傳送制度、保存制度、歸檔制度、鑒定制度和清理制度等。嚴(yán)格的管理制度需要明確相關(guān)管理人員的職責(zé)，對(duì)電子信息檔案管理中出現(xiàn)的各類問(wèn)題要進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定和解釋，確保問(wèn)題發(fā)生后采取的處理方法有著科學(xué)合理的依據(jù)。制度制定后必須嚴(yán)格遵守，對(duì)應(yīng)著檔案管理制度可以出臺(tái)相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，這樣的方式能夠充分調(diào)動(dòng)管理人員積極性，對(duì)推進(jìn)醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)也有著很好的推動(dòng)作用。

3.4加強(qiáng)軟硬件建設(shè)

在醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)中，軟硬件設(shè)施的建設(shè)是基礎(chǔ)性的工作，我們?cè)卺t(yī)院的電子信息檔案建設(shè)中，需要加強(qiáng)基礎(chǔ)的設(shè)施的建設(shè)，醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)需要先進(jìn)色軟硬件設(shè)備作為保障，只有在保障先進(jìn)設(shè)備和軟件的基礎(chǔ)上才能實(shí)現(xiàn)電子信息檔案管理工作的高效和準(zhǔn)確，電子信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用能夠有效提高醫(yī)院電子信息檔案的管理效率。保持與世界接軌，關(guān)注世界電子信息技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)，及時(shí)進(jìn)行設(shè)備和軟件更新，只有時(shí)刻保持與世界先進(jìn)水平相一致，才能使得我國(guó)醫(yī)院信息化水平得到不斷提高。醫(yī)院要將電子信息檔案建設(shè)作為重點(diǎn)工作認(rèn)真對(duì)待，為其發(fā)展創(chuàng)造條件。

篇5

基于此，本文在此淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的紙質(zhì)與電子檔案管理，以期能夠?yàn)橄嚓P(guān)人士提供有益參考與借鑒，推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展與建設(shè)。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下紙質(zhì)與電子檔案管理存在的問(wèn)題

（一）電子存檔的滯后

雖然電子檔案具有其自身無(wú)與倫比的巨大優(yōu)勢(shì)，極大的提高檔案管理工作的便捷性，但因?yàn)榉蓱{證效用的限制，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案仍舊存在其必要性。這種現(xiàn)狀已經(jīng)決定了在檔案存檔工作中，紙質(zhì)管理始終是電子檔案存在的基礎(chǔ)。

但從實(shí)踐調(diào)查的結(jié)果顯示，在部分行業(yè)中，因?yàn)闄n案數(shù)量過(guò)多以及員工工作量巨大等原因，導(dǎo)致電子存檔的工作相對(duì)滯后。在這種背景下，工作人員為了查找某一檔案不得不在大量的紙質(zhì)檔案中進(jìn)行翻閱，這容易到其他檔案被損壞和遺失，并不能發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)。

電子存檔的滯后還容易造成紙質(zhì)檔案的遺失，進(jìn)一步造成電子檔案不完整，失去了寶貴的檔案資料。

（二）兩種檔案的內(nèi)容不相符

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案憑借其更便捷的管理、存儲(chǔ)和輸送方式給檔案管理工作帶來(lái)了極大的便捷，極大的減少了檔案管理工作者的工作量。

在這種背景下，部分檔案管理工作者經(jīng)常在檔案管理工作中失誤，造成紙質(zhì)檔案與電子檔案的內(nèi)容不相符。具體的說(shuō)，在檔案內(nèi)容修訂時(shí)，部分工作者僅僅是在電子檔案中進(jìn)行了修改，卻因?yàn)槠渌虑檫z忘了對(duì)紙質(zhì)檔案的修改。這就導(dǎo)致兩份檔案的內(nèi)容不一致，導(dǎo)致在最終的對(duì)證中需要花費(fèi)更多時(shí)間和精力。

三、如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的互補(bǔ)

（一）及時(shí)做好歸檔整理工作

眾多檔案管理者要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提高工作的效率，并且實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的互補(bǔ)，其首要的任務(wù)是轉(zhuǎn)變自身的意識(shí)，必須要明確兩者具有的特殊性。

首先，紙質(zhì)檔案是電子檔案的基礎(chǔ)，只有紙質(zhì)檔案才具有法律的真實(shí)效力，只有確保紙質(zhì)檔案無(wú)損壞、無(wú)遺失，才能利用電子檔案的巨大優(yōu)勢(shì)提高工作的效率。其次，電子檔案具有充分的便利性，對(duì)電子檔案進(jìn)行翻閱、查詢和拷貝能夠減少對(duì)紙質(zhì)檔案的磨損，保證檔案的真實(shí)有效。

明確這一認(rèn)識(shí)，檔案管理工作者才會(huì)督促自己正確對(duì)待兩種不同的檔案，才能在紙質(zhì)檔案建立以后進(jìn)行及時(shí)的歸檔和整理工作，才能及時(shí)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行科學(xué)的保存。

（二）要不斷提高檔案管理工作者的能力與素質(zhì)

與此同時(shí)，只有不斷提高檔案管理工作者的素質(zhì)與能力，其才能夠提高自身的工作效率，才能做好紙質(zhì)與電子檔案的管理工作。具體地說(shuō)，隨著管理者能力與素質(zhì)的提升，其才會(huì)在檔案修訂時(shí)及時(shí)找出和修訂紙質(zhì)檔案，并以此為基礎(chǔ)對(duì)電子檔案進(jìn)行更新。

此外，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，紙質(zhì)檔案與電子檔案將會(huì)在未來(lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)共存。這就要求檔案管理者對(duì)兩種不同類型的檔案進(jìn)行單獨(dú)的管理工作，不可將其混合管理，從而導(dǎo)致兩種檔案的管理質(zhì)量下降。

這就對(duì)檔案管理工作者的要求進(jìn)一步提高，只有不斷提高其能力與素質(zhì)，檔案管理者才能夠根據(jù)紙質(zhì)檔案與電子檔案的特性優(yōu)化檔案管理工作，提高檔案管理工作的有效性。

這就需要眾多單位管理者定期組織檔案管理工作者參加培訓(xùn)，針對(duì)其業(yè)務(wù)能力以及基本的素質(zhì)進(jìn)行有效的培訓(xùn)，使其能夠應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的管理工作，同時(shí)建設(shè)優(yōu)秀的管理隊(duì)伍。

（三）加強(qiáng)監(jiān)督與核查工作

最后，管理者要確保紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作的有效性就應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)監(jiān)督與核查工作。

一方面，管理者應(yīng)該安排人員對(duì)日常的檔案管理工作進(jìn)行有效監(jiān)督。首先要監(jiān)督紙質(zhì)檔案的借閱、查詢以及修改的情況。其次要監(jiān)督電子檔案是否有被傳輸和修訂。一旦發(fā)生單方面的變換，監(jiān)督者必須要追溯其根源，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。

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（一）方便、高效、快捷

檔案管理工作作為事業(yè)單位最基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作，在電子檔案管理工作中，充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這不僅減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，而且檔案管理效率有了較大的提升。在電子檔案管理工作中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，不僅檔案?jìng)鬟f成本降低，而且網(wǎng)絡(luò)傳輸速率有了大幅度的提高。而且電子檔案管理工作中，信息的集中性及綜合性集于一體，這樣信息在查詢過(guò)程中遺漏的可能性較小，電子存儲(chǔ)時(shí)多采用表格的形式，為信息查詢提供了更便利的條件。另外，電子檔案信息在電腦及存儲(chǔ)介質(zhì)上進(jìn)行保存，信息不易丟失和毀損，有效的提高了檔案信息的安全性。

（二）提高了檔案信息的利用率

檔案管理工作的最終目的是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的開發(fā)利用。這就需要不僅在具備充足的信息量，而且要具備完善的文檔卷宗。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作中，檔案立卷時(shí)采用的都是紙張，立卷時(shí)工作人員根據(jù)自己怪信息的理解來(lái)進(jìn)行操作，這就導(dǎo)致各份文檔卷宗標(biāo)準(zhǔn)很難統(tǒng)一，給檔案信息的質(zhì)量和使用價(jià)值帶來(lái)較大的影響。電子檔案的出現(xiàn)，利用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，這不僅使立卷工作有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而且立卷工作量得以減輕，工作人員有了更多的時(shí)間來(lái)對(duì)提高自身的檔案管理水平，而且檔案信息的利用率也有了大幅度的提升。

二、強(qiáng)化事業(yè)單位電子檔案管理的策略

（一）建立健全電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

為了使電子檔案管理走出無(wú)序管理的狀態(tài)，必須建立健全電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化、高效化管理。國(guó)內(nèi)大部分工商局雖然已經(jīng)建立了企業(yè)電子檔案體系，但是缺乏完善的管理制度，電子檔案管理分散，各分局的電子檔案信息缺乏聯(lián)系，難以實(shí)現(xiàn)全市范圍內(nèi)的企業(yè)電子檔案的集中調(diào)閱，電子檔案的流通存在障礙，無(wú)法進(jìn)行集中管理。可見，完善的電子檔案管理制度，是提高電子檔案利用效率，充分發(fā)揮電子檔案高效快捷優(yōu)勢(shì)，提高工作效率的基礎(chǔ)。電子檔案管理規(guī)章制度要對(duì)電子檔案文件的制作、審核、歸檔、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環(huán)節(jié)都做出明確詳細(xì)的規(guī)定，事業(yè)單位可以根據(jù)單位職能和單位檔案的特點(diǎn)進(jìn)行完善補(bǔ)充。

（二）加大資金投入，改善檔案管理環(huán)境

事業(yè)單位電子檔案管理工作中，對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備具有較高的要求，特別是在當(dāng)前技術(shù)快速發(fā)展過(guò)程中，設(shè)備升級(jí)換代較快，電子檔案工作條件和設(shè)備的改善需要大量的資金支持，這就要求事業(yè)單位對(duì)于電子檔案管理工作要加大資金的投入，進(jìn)一步對(duì)電子檔案管理環(huán)境進(jìn)行改善，使事業(yè)單位電子檔案能夠更好的與現(xiàn)代化管理要求相適應(yīng)。同時(shí)事業(yè)單位還需要協(xié)調(diào)工作，統(tǒng)一規(guī)劃、設(shè)計(jì)，開發(fā)出通用性的檔案管理軟件，以此來(lái)有效的提高檔案管理的水平，確保電子檔案管理工作中人力、物力及財(cái)力的節(jié)約。

（三）培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理人員的專業(yè)程度決定了電子檔案管理水平。培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員首先要把人員流動(dòng)性控制在合理范圍，由于電子檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)，內(nèi)容繁雜，需要通過(guò)實(shí)踐積累豐富管理經(jīng)驗(yàn)的工作，所以要避免過(guò)于頻繁的人員流動(dòng)，保持電子檔案管理工作的長(zhǎng)期性、延續(xù)性。其次，管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)職業(yè)道德，熟悉信息技術(shù)，把自己培養(yǎng)成綜合素質(zhì)高的復(fù)合型人才，適應(yīng)電子檔案管理發(fā)展的要求。

（四）加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的管理

電子檔案管理質(zhì)量的提高，離不開軟件及硬件這些基礎(chǔ)性設(shè)施，因此在電子檔案管理工作中，所配備的軟件及硬件要保證其性能的穩(wěn)定性及技術(shù)的成熟度，所采用的軟件及系統(tǒng)要具有較強(qiáng)的安全性和可靠性，避免使用一些盜版及未知來(lái)源的系統(tǒng)。在具體使用過(guò)程中，要具備高度的安全意識(shí)，定期進(jìn)行殺毒及安全體檢，設(shè)置障防火墻和殺毒軟件，并做好定期升級(jí)工作。

（五）確保電子檔案管理工作的安全性

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一、基層檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

近幾年來(lái)，隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，基層央行辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)已逐步代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文，許多來(lái)往函件，公文處理直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到歸檔幾乎可以不使用紙和筆，隨之產(chǎn)生了大量的諸如電子郵件、磁盤、光盤、圖片錄像及數(shù)碼聲頻視頻等電子文件資料。但由于對(duì)此類文件的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，相應(yīng)的配套管理措施和有效的技術(shù)支持不到位，使基層央行的電子文件檔案管理工作存在諸多問(wèn)題和漏洞，主要表現(xiàn)在：

一是電子文件檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，文件丟失問(wèn)題嚴(yán)重。由于基層央行檔案管理人員存在思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，認(rèn)為只有書面紙張類的文件資料才是檔案，非紙化文件的管理不是自己的事，對(duì)電子文件缺乏管理意識(shí)。在工作中形成的大量電子郵件、磁盤、照片錄像及數(shù)碼聲頻視頻等電子文件資料，一般都是由制作者、使用者或收件人自行保管，認(rèn)為拍攝完成、看完用完就算完成任務(wù)了，不需要?dú)w檔保存；由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識(shí)不強(qiáng)，致使部分電子檔案長(zhǎng)期在個(gè)人或業(yè)務(wù)部門內(nèi)部保存，特別是由于電子文件的可刪除性和電子文件信息與載體的可分離性以及機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動(dòng)等原因，造成電子檔案被刪除或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了電子檔案的長(zhǎng)久保護(hù)和開發(fā)利用。

二是電子文件檔案管理制度不健全，操作不規(guī)范?；鶎友胄须m然健全了相應(yīng)的檔案管理制度，然而對(duì)非紙化文件資料的管理操作卻是空白，使管理人員無(wú)章可循；有的同志對(duì)電子文件的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，在使用完之后亂丟亂放或隨意刪除，完全處于自主管理、自由處理狀態(tài)；也有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，執(zhí)行不嚴(yán)，歸檔不及時(shí)，交接無(wú)手續(xù)，保管不規(guī)范，缺乏行之有效的管理措施。

三是檔案管理工作存在"一重一輕"現(xiàn)象，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)滯后。由于部分領(lǐng)導(dǎo)存在思想認(rèn)識(shí)和管理理念上的偏差，認(rèn)為紙張化文本檔案易管理、易操作、易出成績(jī)，且投資少、見效快、效果明顯，因此，非常注重傳統(tǒng)檔案管理的人財(cái)物投入，而對(duì)電子類文本檔案則相對(duì)忽視，存在"重傳統(tǒng)檔案管理，輕電子檔案管理"的現(xiàn)象，使檔案管理電子化建設(shè)進(jìn)程發(fā)展滯后。

四是管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，缺乏現(xiàn)代化檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能。目前基層檔案管理人員大多都是兼職，管理水平參差不齊，檔案綜合管理能力有待提高，部分檔案管理人員對(duì)《檔案法》及有關(guān)檔案管理規(guī)定和要求知之甚少，對(duì)檔案的形成、收集、整理及歸檔等管理環(huán)節(jié)和程序也是一知半解，尤其是對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、電子化的專業(yè)知識(shí)、技能更為缺乏，致使檔案管理水平停滯不前。

二、大力推進(jìn)基層央行檔案管理電子化建設(shè)勢(shì)在必行

一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)。基層央行檔案管理工作的電子化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的新舉措、新要求，是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為人民銀行中心工作任務(wù)提供高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的有效措施，是推進(jìn)基層央行工作全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展的基本要求。基層央行檔案管理電子化建設(shè)要堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，緊密結(jié)合基層央行工作實(shí)際，堅(jiān)持實(shí)事求是，既要精心組織、真抓實(shí)干，又要做到統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)謀劃，為長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

二是著力實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，大力提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。加強(qiáng)基礎(chǔ)工作是實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化的前提和條件，基層央行首先要對(duì)原有檔案進(jìn)行廣泛收集、分類整理，并依照檔案管理規(guī)定對(duì)歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)要求，全面普查案卷，去糟取精，剔除無(wú)用和過(guò)期的文件；將歷史形成的檔案資料，按照檔案裝訂歸檔要求，進(jìn)行重新分類整理、裝訂和歸檔，并明確各類檔案的裝訂順序和歸檔時(shí)限，對(duì)檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等環(huán)節(jié)認(rèn)真加以規(guī)范。然后按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理要求，重新分類組合，歸檔立卷，編目著錄。使原有檔案全部實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，為檔案管理電子化提供了充分準(zhǔn)備。

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中圖分類號(hào)：G642文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-2851（2011）07-0-01

一、電子檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

1.電子檔案管理中的接收格式不一致，導(dǎo)致電子檔案難于統(tǒng)一化管理。由于各單位形成檔案和處理檔案的方法格式不一致，且各地區(qū)之間、單位之間使用不統(tǒng)一的軟件，所以同一項(xiàng)目所形成的電子檔案格式也就不一樣，這樣增加了電子檔案統(tǒng)一化管理的難度。

2.電子檔案的管理存在缺乏原始性、真實(shí)性和完整性。電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，內(nèi)容沒(méi)有固定形式并且變化大，檔案管理部門對(duì)其進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難判斷電子檔案的原始性、真實(shí)性和完整性。這樣使得電子檔案信息內(nèi)容的錯(cuò)誤率遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案容易被復(fù)制，甚至被篡改后不留任何痕跡。電子文件是處于流動(dòng)狀態(tài)，儲(chǔ)存方式多樣，所以容易造成信息的缺損，導(dǎo)致電子檔案的不完整。

3.檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)展緩慢，并且計(jì)算機(jī)技術(shù)尚未大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理，制約了電子檔案文件的整理與歸檔。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是對(duì)全系統(tǒng)實(shí)施計(jì)算機(jī)管理的前提與基礎(chǔ)，但是各單位、各地區(qū)沒(méi)有從全局利益考慮檔案工作的規(guī)范化對(duì)未來(lái)檔案電子化的影響，制定了不同的實(shí)施方法，使得檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化難以實(shí)現(xiàn)。并且很多電子檔案的管理人員沒(méi)有受過(guò)關(guān)于使用和保存電子檔案的系統(tǒng)教育，不能熟練的使用電子檔案軟件，所以不能充分發(fā)揮電子檔案管理的便利作用，從而制約了電子檔案文件的整理和歸檔。

4.電子檔案信息安全問(wèn)題亟待解決。由于我國(guó)已經(jīng)步入了全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，換句話說(shuō)就是我們使用了全球性、開放性、共享性、動(dòng)態(tài)性發(fā)展因特網(wǎng)，電子政務(wù)系統(tǒng)的政府公文通過(guò)因特網(wǎng)和流轉(zhuǎn)，所以電子檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送時(shí)容易被竊聽、泄密、篡改和偽造，甚至電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時(shí)會(huì)面臨病毒的入侵，對(duì)黑客高手防不勝防，使電子檔案信息的安全存在嚴(yán)重的威脅。

二、針對(duì)電子檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題提出解決對(duì)策

1.建立電子檔案管理中統(tǒng)一的接收數(shù)據(jù)格式，推廣使用相同的電子檔案管理軟件。建立統(tǒng)一的電子檔案模板，采用通用、統(tǒng)一的文件格式，形成統(tǒng)一的接收數(shù)據(jù)格式，并推廣應(yīng)用到各個(gè)單位和各個(gè)地區(qū)，從而保證電子檔案管理建立的統(tǒng)一性，減小電子檔案統(tǒng)一化管理的難度，保證電子檔案的長(zhǎng)期可讀。

2.采用有關(guān)的技術(shù)措施，保證電子檔案管理的原始性、真實(shí)性和完整性，提高電子檔案的可信度。具體可以采取的措施有：使用背景信息和元數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案管理的原始性、真實(shí)性和完整性的依據(jù)；使用簽署技術(shù)，如光筆簽名、數(shù)字簽名；實(shí)行消息認(rèn)證和身份驗(yàn)證，存儲(chǔ)該用戶的相關(guān)資料，在使用時(shí)必須進(jìn)行認(rèn)證；推行一種訪問(wèn)控制技術(shù)――防火墻技術(shù)，在本機(jī)構(gòu)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止非法訪問(wèn)，盜竊機(jī)要信息和專利信息；使用加密技術(shù)和檔案?jìng)浞?。這些措施的采用有利于保持電子檔案文件的原始性、真實(shí)性和完整性，增加人們對(duì)于電子檔案的信任，使其能夠?yàn)楦嗟娜?、更多的單位有效利用，并且放心使用?/p>

3.加快培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理的專業(yè)人才，并且重視和加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)從事電子檔案管理工作人員的培訓(xùn)。培養(yǎng)人才時(shí)，加強(qiáng)他們對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)、電子檔案管理專業(yè)知識(shí)和思想素質(zhì)的學(xué)習(xí)，使他們精通計(jì)算機(jī)技術(shù)、熟悉檔案管理專業(yè)知識(shí)、熱愛檔案事業(yè)、素質(zhì)高、責(zé)任性強(qiáng)，為電子檔案管理奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。對(duì)現(xiàn)從事電子檔案的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的檔案管理專業(yè)知識(shí)，提高他們的素質(zhì)，同時(shí)讓他們與時(shí)俱進(jìn)，熟悉和使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理操作，做到檔案管理現(xiàn)代化。

4.建立健全維護(hù)電子檔案文件真實(shí)和安全的法律法規(guī)，制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，使各單位、各地區(qū)統(tǒng)一使用，推進(jìn)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。在電子文件的形成、處理、歸檔、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有可能被更改或者丟失，所以通過(guò)法律形式將電子檔案管理和利用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)定，使人們能夠自覺(jué)地遵守這些規(guī)定，建立健全相關(guān)的法律法規(guī)和管理制度，者有利于維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性，保證其安全性。同時(shí)在各地區(qū)、各單位，電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、分類、排列、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來(lái)，使電子檔案得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理，為電子檔案的統(tǒng)一化管理奠定基礎(chǔ)。

三、結(jié)語(yǔ)

我國(guó)處于這個(gè)信息時(shí)代，為了適應(yīng)社會(huì)的需求，促進(jìn)檔案管理的有效管理，提高檔案管理的效率，檔案管理面臨一個(gè)重大的轉(zhuǎn)變――由紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變。這對(duì)檔案管理人員提出了更高要求，他們要轉(zhuǎn)變?cè)械墓芾砟Ｊ胶退季S模式，對(duì)電子檔案的管理進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和運(yùn)用；這也對(duì)我國(guó)研究檔案管理的人員提出了挑戰(zhàn)，他們需要不斷地研究、探索電子檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，并且要及時(shí)給出措施，改進(jìn)電子技術(shù)，解決這些問(wèn)題，保證電子檔案文件的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性和有效性，使檔案資源得到安全可靠的保護(hù)，并且能夠準(zhǔn)確地、快速地向社會(huì)提供有用的信息資源，為電子檔案管理的發(fā)展成熟奠定技術(shù)基礎(chǔ)，從而促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱匯川.論元數(shù)據(jù)在電子檔案管理中的應(yīng)用[J].安徽科技,2008,(10).

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1.高校檔案電子商務(wù)化管理的特點(diǎn)。

檔案電子商務(wù)化管理與傳統(tǒng)管理方法相比，具有明顯不同的特點(diǎn)。一是虛擬性。電子商務(wù)行為發(fā)生在虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間，與直觀的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案需要借助計(jì)算機(jī)才能識(shí)別。二是便捷性。高校檔案電子商務(wù)化管理可以節(jié)省大量存儲(chǔ)空間，大量人力物力，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)信息的快速采集和傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和通用。三是復(fù)雜性。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子商務(wù)檔案的信息格式、傳輸協(xié)議、存儲(chǔ)形式、鏈接方式不盡相同，造成了電子商務(wù)檔案的復(fù)雜性[2]。四是集成性。與紙質(zhì)檔案相比，電子商務(wù)檔案包括文字、圖像、影像等不同形式的信息。五是綜合性。高校檔案既包括學(xué)生理論學(xué)習(xí)、社會(huì)實(shí)踐的信息，也包括教學(xué)過(guò)程中的教學(xué)檔案、教職工的人事檔案、財(cái)務(wù)活動(dòng)中的會(huì)計(jì)檔案，還包括科研項(xiàng)目申報(bào)、科研立項(xiàng)、項(xiàng)目驗(yàn)收等信息，具有綜合性特點(diǎn)。

2.高校檔案電子商務(wù)化管理的意義。

高校檔案電子商務(wù)化管理能實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的現(xiàn)代化、可控化、高效化，為客戶提供便捷、快速的服務(wù)。一是實(shí)現(xiàn)檔案管理模式現(xiàn)代化。檔案的信息化管理，把檔案管理人員從繁重的整理、搜集、維護(hù)工作中解脫出來(lái)，更好地從事檔案搜集和編研工作。二是實(shí)現(xiàn)檔案檢索便捷化。檔案電子商務(wù)化管理后，檔案檢索和查詢只需通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就能馬上實(shí)現(xiàn)，節(jié)省了大量的時(shí)間和勞動(dòng)力。三是實(shí)現(xiàn)檔案閱用可控化。傳統(tǒng)的檔案借閱、查詢都以手工為主，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案電子商務(wù)化管理后，通過(guò)計(jì)算機(jī)可以準(zhǔn)確、快速地查閱需要的檔案信息，操作方便，過(guò)程可控。四是實(shí)現(xiàn)科研服務(wù)高效化。檔案電子商務(wù)化管理后，科研人員能共享科研資源，避免重復(fù)勞動(dòng)，提高研究質(zhì)量和效益。

二、高校檔案電子商務(wù)化管理存在的問(wèn)題

1.基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。

多數(shù)高校檔案信息網(wǎng)還處于孤立狀態(tài)，沒(méi)有接入校園網(wǎng)，檔案館各自為政、急功近利，不能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的傳遞和共享。由于經(jīng)費(fèi)有限，用于檔案電子商務(wù)化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)有限，沒(méi)有配備專門管理檔案的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施，計(jì)算機(jī)老舊，多為淘汰或者廉價(jià)產(chǎn)品，反應(yīng)速度慢，性能質(zhì)量差，操作使用不便。同時(shí)，高校檔案管理軟件功能單一，界面復(fù)雜，使用不便，不能實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)檢索、數(shù)據(jù)傳輸，運(yùn)行還停留在維持日常簡(jiǎn)單業(yè)務(wù)的功能上，與高校檔案電子商務(wù)化管理還有一定差距。

2.組織管理不力。

在信息化背景下，高校檔案信息化管理取得了一定進(jìn)步，但服務(wù)意識(shí)樹得不牢，創(chuàng)新動(dòng)力不足，管理理念滯后等問(wèn)題依然存在。高校領(lǐng)導(dǎo)只重視教學(xué)科研工作，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏清醒認(rèn)識(shí)，沒(méi)有建立檔案信息化建設(shè)的決策機(jī)構(gòu)，檔案管理工作處于邊緣位置，在建設(shè)規(guī)劃、制度設(shè)置、系統(tǒng)設(shè)計(jì)等方面沒(méi)有得到足夠重視。檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)匱乏，很多科研、教學(xué)、管理等方面的電子文檔游離于檔案管理范疇外，甚至有的已經(jīng)丟失或損壞。高校對(duì)信息化背景下檔案管理的組織管理不力，只滿足于設(shè)備購(gòu)買了，人員納編了，機(jī)構(gòu)設(shè)置了，場(chǎng)地開設(shè)了，而對(duì)如何做好檔案管理工作，如何發(fā)揮檔案效益，如何提升服務(wù)水平思考不透，管理不精，要求不高。

3.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不一。

高校檔案信息化建設(shè)還處于起步階段，高校根據(jù)自身的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，接口規(guī)格不一；檔案管理軟件沒(méi)有遵循國(guó)際規(guī)范，使得不同高校之間標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，甚至同一高校不同院系之間的標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，不能實(shí)現(xiàn)資源的共享和通用。檔案信息化管理缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的管理軟件和完備的管理制度，大量的紙質(zhì)文檔、書面材料都沒(méi)有系統(tǒng)、規(guī)范地處理，而是簡(jiǎn)單地輸入到電腦里，類屬不清，存儲(chǔ)混亂，造成資源的浪費(fèi)。受高校管理和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同高校隸屬不同的行政主管部門，造成各高校檔案管理自成系統(tǒng)，缺乏館際之間的交流合作，進(jìn)一步造成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的不統(tǒng)一。

4.專業(yè)力量不足。

高校檔案電子商務(wù)化管理，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要求專業(yè)技術(shù)過(guò)硬，而且還要求熟悉電子技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)操作等知識(shí)。但目前高校檔案工作人員普遍存在“一少、二弱、三不穩(wěn)”的現(xiàn)象。即：高校檔案管理人員較少，高校主管者對(duì)檔案管理工作關(guān)注不夠，投入不足，高校檔案管理人員數(shù)量與擔(dān)負(fù)的大量煩瑣的工作不匹配。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏弱，大多數(shù)高校檔案管理人員專業(yè)知識(shí)匱乏，業(yè)務(wù)不精；由于構(gòu)成復(fù)雜、知識(shí)老化，大多數(shù)檔案管理人員計(jì)算機(jī)使用和操作能力偏弱。由于檔案管理工作任務(wù)重，福利待遇差，出彩機(jī)會(huì)少，導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍人才引入困難重重，缺乏既懂檔案管理知識(shí)，又熟練掌握計(jì)算機(jī)使用和管理的復(fù)合型人才。

三、高校檔案電子商務(wù)化管理創(chuàng)新途徑探索

1.夯實(shí)電子商務(wù)化管理之基礎(chǔ)。

用發(fā)展的眼光看問(wèn)題、做決策、謀發(fā)展，緊跟科技進(jìn)步潮流，結(jié)合高校自身特點(diǎn)，進(jìn)一步配套完善高校檔案信息網(wǎng)。將各高校檔案信息網(wǎng)鏈接到Internet網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)不同省市、不同區(qū)域、不同領(lǐng)域高校之間信息的共享和通用，為高校之間的交流溝通架設(shè)橋梁，構(gòu)建紐帶。合理統(tǒng)籌經(jīng)費(fèi)使用，進(jìn)一步加大檔案信息網(wǎng)投入，建立有效的檔案電子商務(wù)化管理系統(tǒng)，按照“先急后緩、急事急辦”的原則，配套功能完善、專機(jī)專用的計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)施。加大對(duì)硬件系統(tǒng)的管理維護(hù)力度，制定專門的使用管理規(guī)程，嚴(yán)格按章操作，確保設(shè)施設(shè)備性能良好。結(jié)合檔案電子商務(wù)化管理的實(shí)際需求，邀請(qǐng)既懂檔案電子商務(wù)管理，又深諳軟件設(shè)計(jì)的復(fù)合型軟件工程師，量身定制功能完善、界面友好、操作方便的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的錄取、分類、存儲(chǔ)、管理、檢索一體化服務(wù)，為高校檔案電子商務(wù)化管理提供可靠的硬實(shí)力和軟實(shí)力保障。

2.健全電子商務(wù)化管理的組織。

加強(qiáng)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)教學(xué)、科研的實(shí)際，及時(shí)調(diào)整策略，成立決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和檢查監(jiān)督，對(duì)檔案資源、數(shù)量及內(nèi)外部環(huán)境進(jìn)行革新。加大檔案電子商務(wù)化管理的宣傳貫徹力度，營(yíng)造“檔案電子商務(wù)化管理為我謀利，我為檔案電子商務(wù)化管理出力”的良好氛圍，形成全?！吧舷禄?dòng)，內(nèi)外聯(lián)動(dòng)”的良性發(fā)展局面。筑牢檔案管理人員服務(wù)中心思想，喚醒他們的崗位榮譽(yù)感和事業(yè)責(zé)任心，確保為客戶提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。構(gòu)建順暢的反饋機(jī)制，根據(jù)客戶對(duì)檔案管理的意見建議，改進(jìn)檔案管理模式、管理方法，使高校檔案電子商務(wù)化管理向全方位、多層次、系統(tǒng)性的方向發(fā)展。積極借鑒電子商務(wù)的成功經(jīng)驗(yàn)，注重自主創(chuàng)新，適時(shí)組織評(píng)估，改進(jìn)技術(shù)手段，構(gòu)建智能化的檔案信息檢索查詢系統(tǒng)，為客戶提供最便捷化、人性化、個(gè)性化的檔案服務(wù)。

3.完善電子商務(wù)化管理之標(biāo)準(zhǔn)。

“沒(méi)有規(guī)矩、不成方圓”，制定和實(shí)施檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是實(shí)現(xiàn)高校檔案電子商務(wù)化管理的基礎(chǔ)，是提高工作質(zhì)量和效益的前提，是實(shí)現(xiàn)資源交流和信息共享的保證。高校檔案電子商務(wù)化管理過(guò)程中，要購(gòu)置標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，接口通用，性能配套的硬件設(shè)備，確保新舊設(shè)備、接口管理的延續(xù)性和通用性。積極完善檔案電子商務(wù)化管理制度，確保檔案的整理鑒別、信息輸入、分類歸檔、遷移保管、使用查詢都有完善的規(guī)章制度，明確不同類型電子文件的存儲(chǔ)格式，為檔案的電子商務(wù)化管理奠定良好基礎(chǔ)。設(shè)計(jì)檔案管理軟件時(shí)，要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、注重長(zhǎng)遠(yuǎn)、細(xì)化功能，確保電子檔案在不同軟件、系統(tǒng)之間的通用性。各高校、院系之間要加強(qiáng)合作、分享經(jīng)驗(yàn)、互通信息、共享資源，避免不必要的重復(fù)勞動(dòng)，充分發(fā)揮檔案對(duì)科研、教育、管理的促進(jìn)作用。

篇10

社會(huì)科技帶動(dòng)著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，促進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)的加速應(yīng)用。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷應(yīng)用，各個(gè)企業(yè)和單位都不同形式的出現(xiàn)了辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，在當(dāng)前文件的各種管理過(guò)程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)已成為各種文件交流的主要形式，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。

1.1 社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。由于當(dāng)前檔案管理的過(guò)程中各個(gè)部門所使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不同，各種應(yīng)用軟件開發(fā)過(guò)程不同造成在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)各種不協(xié)調(diào)因素和不利的影響，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

1.2 隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，生產(chǎn)力水平的不斷提高，檔案管理的效率也隨之不斷的提高和改進(jìn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無(wú)法滿足當(dāng)前日益發(fā)展的需要，隨著當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理已成為當(dāng)前檔案發(fā)展的主體，但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，在當(dāng)前，由于在管理的過(guò)程中，各種計(jì)算機(jī)軟件和計(jì)算機(jī)記性的不同造成檔案自動(dòng)化你管理過(guò)程中的各種不一致和不標(biāo)準(zhǔn)，因此在未來(lái)發(fā)展過(guò)程中，電子信息檔案還有待加強(qiáng)。

1.3 檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

2 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

2.1建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)。隨著數(shù)字化信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的不斷應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)已成為未來(lái)檔案管理過(guò)程中的主要形式。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購(gòu)必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2.2 加強(qiáng)電子文件的管理是做好檔案信息化的關(guān)鍵。1）電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識(shí)別型轉(zhuǎn)變依賴機(jī)器識(shí)別的代碼型（電子檔案）。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。2）電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用。3）做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。4）解決好檔案電子文件的保存問(wèn)題。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證。

3 檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施