導(dǎo)言：作為寫作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇公司合同檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

檔案管理工作是電力系統(tǒng)經(jīng)營(yíng)管理工作中的一個(gè)重要組成部分，為電力企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，必然要提高它的管理水平，以適應(yīng)現(xiàn)代電力系統(tǒng)管理模式。那么，如何加強(qiáng)縣級(jí)供電公司電力系統(tǒng)檔案管理呢？

一、加強(qiáng)對(duì)電力系統(tǒng)檔案管理的認(rèn)識(shí)

1、電力企業(yè)檔案管理的重要性

電力企業(yè)檔案是電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始記錄，具體而言，電力企業(yè)檔案門類多、信息量大、涉及范圍廣，不僅承載著重要和廣泛的科技資源，而且還歸集了特有的知識(shí)信息，是電力企業(yè)不可或缺的寶貴財(cái)富。然而從目前來(lái)看，很多電力企業(yè)的檔案管理工作還存在一些急需解決的問(wèn)題，這就需要不斷拓展企業(yè)檔案工作新領(lǐng)域，進(jìn)一步加快檔案管理信息化建設(shè)，從而真正為促進(jìn)電力企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮重要的作用。

2、檔案工作內(nèi)容

a.文書材料的立卷：根據(jù)國(guó)家實(shí)行文書部門立卷的原則，為全面真實(shí)地反映一個(gè)企業(yè)的歷史面貌，及時(shí)地將企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)所形成的文書材料組成相應(yīng)的案卷。

b.檔案的收集及整理：為了最大限度地發(fā)揮檔案的作用，定期將分散在各部門的文書檔案集中到檔案室，對(duì)將要撤消部門或單位的文書檔案要及時(shí)收集，對(duì)所收集的檔案進(jìn)行鑒定做到去粗取精，并按著一定的規(guī)律和原則加以科學(xué)地整理使其更加系統(tǒng)化。

c.檔案的檢索及保護(hù)：為了滿足大多數(shù)人對(duì)檔案的利用，編寫檔案目錄，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類和放置，做到門類清晰，井井有條安全可靠。由于自然環(huán)境和社會(huì)環(huán)境的因素，檔案始終處于漸變性的損壞過(guò)程中，為使其長(zhǎng)久保存，采用科學(xué)方法對(duì)檔案加以有效的保護(hù)。

二、加強(qiáng)縣級(jí)供電公司電力系統(tǒng)檔案管理的策略

1、提高專業(yè)檔案人員素質(zhì)

隨著電力系統(tǒng)檔案工作的領(lǐng)域拓寬，檔案服務(wù)的范圍擴(kuò)大，在檔案管理這方面不僅要有檔案專業(yè)人員還要有工程建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等專業(yè)技術(shù)人員以及其他相關(guān)專業(yè)人員等，不同專業(yè)人才的相互配合高效地利用現(xiàn)代化的專業(yè)技術(shù)知識(shí)，使檔案管理工作高效進(jìn)行。這就要求檔案人員必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在完善本專業(yè)能力基礎(chǔ)上，積極提高電力系統(tǒng)檔案管理水平，做到合理的規(guī)劃、分類與管理。因此，在電力系統(tǒng)建設(shè)檔案管理工作中，首先要提高專職檔案人員的素質(zhì)，學(xué)習(xí)工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，一方面要善于與工程項(xiàng)目管理、施工等部門加強(qiáng)溝通，另一方面檔案管理人員還要經(jīng)常走進(jìn)工程施工現(xiàn)場(chǎng)，把握工程建設(shè)進(jìn)程，主動(dòng)參與到工程建設(shè)驗(yàn)收與評(píng)審活動(dòng)中。要根據(jù)工程建設(shè)的變化做好資料變更記錄，要以全身心的注意力觀察工程建設(shè)的變更動(dòng)態(tài)，對(duì)于需要變更的資料要及時(shí)提出修改意見(jiàn)，使電力系統(tǒng)檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地開展起來(lái)。同時(shí)，要完善兼職檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，增強(qiáng)企業(yè)員工檔案意識(shí)，要將檔案管理工作切實(shí)歸入企業(yè)管理工作中，主動(dòng)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，使檔案資料發(fā)揮對(duì)企業(yè)的發(fā)展的服務(wù)作用。相關(guān)的檔案工作人員要注意掌握檔案管理方面的法律法規(guī)，不斷提高自身的職業(yè)道德水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益的服務(wù)。

2、建立健全的管理制度體系

為了提高檔案管理的有效性，要實(shí)施一整套統(tǒng)一的、科學(xué)的以及實(shí)用性強(qiáng)的檔案管理制度與方法，確保檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地進(jìn)行。根據(jù)電力系統(tǒng)項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求，各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)，建立電力系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。做好電力系統(tǒng)檔案管理工作，建立電力系統(tǒng)檔案管理機(jī)制。根據(jù)檔案管理法律、法規(guī)制定相關(guān)管理制度，做到集中管理、集中規(guī)劃，將檔案的一切管理工作走向標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。要不斷完善工程的管理制度，當(dāng)電力工程開工的時(shí)候就進(jìn)行檔案的管理工作，并要緊跟工程的進(jìn)度，在電力工程竣工的時(shí)候，檔案工作也要同步進(jìn)行，在這一過(guò)程中，一定要保證項(xiàng)目檔案的完整性與準(zhǔn)確性，在事前、事中、事后都要進(jìn)行嚴(yán)格的控制，通過(guò)各種有利的機(jī)會(huì)對(duì)電力系統(tǒng)的資料進(jìn)行廣泛的收集與整理，遇到不合理的地方要及時(shí)進(jìn)行修改與整頓，保證檔案資料的有效性。另外需要注意的是的檔案的管理人員要與電力工程施工部門及時(shí)進(jìn)行溝通與交流，確保施工檔案的順利移交，可以通過(guò)定期會(huì)議或者到現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)的方式加強(qiáng)學(xué)習(xí)與溝通。

3、加大對(duì)檔案管理工作的硬件設(shè)備投入

硬件是檔案管理工作的基礎(chǔ)。電力企業(yè)必須加大對(duì)檔案管理工作的硬件設(shè)施投入。不光要建立與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的寬敞明亮的資料庫(kù)房，而且要為庫(kù)房配備相應(yīng)的防火、防潮、防盜系統(tǒng)；更新檔案柜，使其符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；配備最先進(jìn)的電腦、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)和刻錄機(jī)等，從而對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化信息管理并建立相應(yīng)的信息庫(kù)，提高工程人員的工作效率。只有這樣，才能使檔案工作者有效地提高工作質(zhì)量。

4、加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)

篇2

人和法人之間簽訂的以實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)互惠利益為目的，明確了協(xié)議雙方各自的權(quán)利和義務(wù)，以及各自應(yīng)負(fù)的具體責(zé)任的具有法律效力的文件，稱之為合同。合同是解決簽訂者之間利益糾紛及維護(hù)各自權(quán)益的重要憑證，是重要的民生檔案。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，規(guī)范的交易行為促生了越來(lái)越多的合同，對(duì)合同檔案的規(guī)范化管理成為保證經(jīng)濟(jì)有序發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。

一、合同檔案建立的必要性

著名法學(xué)家龐德有一句名言：“商業(yè)時(shí)代的財(cái)富，大部分是由合同構(gòu)成的”。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同檔案管理制度的主要因素，是受到國(guó)家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，以及世界大環(huán)境日新月異的變化帶來(lái)的深刻影響。當(dāng)今社會(huì)市場(chǎng)環(huán)境下，企業(yè)管理者須順應(yīng)時(shí)展潮流，增強(qiáng)法制觀念，積極參與到國(guó)際大平臺(tái)中，與其他企業(yè)進(jìn)行各種合作，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高自身發(fā)展實(shí)力。但合作的同時(shí)，雙方為了維護(hù)自身合法利益，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中就要簽訂合同和協(xié)議，對(duì)同一類的合同文件進(jìn)行管理，必然出現(xiàn)一系列合同檔案，對(duì)合同檔案的良好管理是企業(yè)維護(hù)自身權(quán)益的有效途徑，因此，企業(yè)應(yīng)建立完善科學(xué)的合同檔案管理制度。另外，企業(yè)任何一部分經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都需要簽訂合同進(jìn)行記載和規(guī)范，當(dāng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)糾紛時(shí)需要利用合同檔案進(jìn)行解決，所以，合同檔案的規(guī)范化管理必須引起管理者重視。

二、合同檔案管理工作主要內(nèi)容

（一）合同檔案的收集。合同檔案的管理首先是對(duì)組成合同檔案的相關(guān)合同的收集工作，主要是收集時(shí)間、收集內(nèi)容及收集方式。1.收集時(shí)間。合同檔案有自身的形成和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，有些合同的履行時(shí)間較短，在幾天左右就可以履行完合同約定內(nèi)容；有的合同履行時(shí)間較長(zhǎng)，如重大項(xiàng)目建設(shè)工程類合同，通常需要幾年乃至更長(zhǎng)的時(shí)間。根據(jù)合同履行的時(shí)間，決定了合同檔案收集時(shí)間需要根據(jù)實(shí)際情況靈活把握，不能等到合同全部履行完畢再歸檔。2.收集內(nèi)容。形成一個(gè)合同檔案，其內(nèi)容應(yīng)該包括合同審批、招投標(biāo)、合同的簽訂、履行、變更、終止和爭(zhēng)議解決等與合同項(xiàng)目相關(guān)的文字材料，要齊全完整。主要包括三個(gè)方面：合同審批階段的文件材料、合同簽訂方面的文件材料、合同履行階段的文件材料。3.收集方式。合同檔案的內(nèi)容和性質(zhì)、管理模式影響著合同檔案的收集方式，要從源頭保證合同收集的齊全和完整。（二）合同檔案的整理。1.合同檔案的分類工作。對(duì)合同檔案的分類首先離不開對(duì)合同的分類，現(xiàn)行檔案分類方法沒(méi)有把合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的一級(jí)科目進(jìn)行整理，不過(guò)不同企業(yè)單位中的分類方法各不相同，有的為合同檔案設(shè)立了單獨(dú)門類，并在系統(tǒng)中設(shè)置了檔案模塊，有的歸入不同的類目中。2.合同檔案的保管期限劃分。合同檔案的保管期限確定的基本依據(jù)是合同本身的價(jià)值，不同合同檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，如文書類檔案是永久、30年、15年；科技檔案是永久、長(zhǎng)期和短期。另外，合同中的有效期是合同檔案確定保管期限的重要參考。3.合同檔案的排序。合同檔案在收集了齊全的具體文件材料以后，要按照一定的順序?qū)⑵淞腥牒贤瑱n案中，確保合同檔案之間的聯(lián)系。4.變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更是指合同沒(méi)有履行完畢時(shí)，因?yàn)槭聦?shí)情況需要在法律允許的范圍內(nèi)改變?cè)械暮贤瑑?nèi)容的相關(guān)事宜。5.合同檔案歸檔文件目錄的填寫。合同檔案建立以后，要對(duì)其進(jìn)行編號(hào)以方便查閱，另外，合同的簽訂往往涉及多方，需責(zé)任者在合同檔案上簽字明確責(zé)任人，最后還要注明合同檔案成立日期。

三、合同檔案的規(guī)范化管理改進(jìn)建議

（一）解決合同收集難的建議?！逗贤ā返?2條：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章后合同成立?！币虼?，簽字和蓋章是檔案收集管理的關(guān)鍵點(diǎn)，公司可以在蓋章時(shí)就對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)，方便了合同的收集工作?；蛘邔?shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單，審批單里要注明合同的內(nèi)容、發(fā)生的金額、責(zé)任人、經(jīng)辦部門等信息，審批單應(yīng)該一式三聯(lián)，在訂立合同以后，第一聯(lián)和合同一起到檔案部門歸檔；第二聯(lián)交給財(cái)務(wù)部門作為記賬憑證；第三聯(lián)由簽署合同的部門作為憑證自留。這種方式記錄了合同簽訂的全過(guò)程，使檔案收集過(guò)程更加嚴(yán)謹(jǐn)。（二）管理人員要加強(qiáng)對(duì)合同的重視。應(yīng)該指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的管理，加強(qiáng)管理者的管理意識(shí)。第一，要做好檔案管理的宣傳工作；第二，加強(qiáng)對(duì)合同保管員的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其合同保管相關(guān)理論和責(zé)任意識(shí)；第三，要加強(qiáng)全公司對(duì)合同管理制度的認(rèn)知，查閱要制度化，以免合同丟失或損壞，否則將追究負(fù)責(zé)人的責(zé)任，并給予處罰。嚴(yán)格的制度落實(shí)可以避免合同發(fā)生問(wèn)題時(shí)，責(zé)任人相互推諉并在一定程度上避免了管理人員意識(shí)薄弱的問(wèn)題。（三）提高合同檔案管理的信息技術(shù)水平。檔案信息化是檔案管理部門采用的現(xiàn)代化信息技術(shù)，有助于對(duì)項(xiàng)目相關(guān)材料的收集和整理，把分散的信息集中起來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，不僅有利于合同需要人及時(shí)查閱，也保證合同檔案的安全性。公司要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)工作，加大信息管理意識(shí)，營(yíng)造良好的信息管理氛圍。

四、結(jié)語(yǔ)

在合同檔案管理中，還存在著很多急需解決的問(wèn)題，這不僅需要企業(yè)自身提高檔案管理工作者的素質(zhì)，還需要合同簽訂的雙方為合同檔案的管理共同負(fù)責(zé)，充分認(rèn)識(shí)到合同檔案建立的必要性，從而采取有效措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同檔案的規(guī)范化管理。

【參考文獻(xiàn)】

篇3

前言

在當(dāng)今這個(gè)社會(huì)，很多的財(cái)富都是由合同構(gòu)成的，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)離不開合同，合同不僅是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要文件，也是很多糾紛的根源。正因如此檔案合同的管理就顯得尤為重要。在合同檔案應(yīng)用越來(lái)越廣泛的情況下，如何加強(qiáng)合同檔案的管理是一個(gè)值得思考的問(wèn)題，文章從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析了合同檔案的各項(xiàng)問(wèn)題。

1、合同檔案的收集工作

合同要經(jīng)過(guò)起草、審核、審批簽署、責(zé)任方簽署才能簽訂完成，而合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，因而這一過(guò)程中的長(zhǎng)時(shí)間流轉(zhuǎn)會(huì)給檔案部門的收集工作帶來(lái)一定的困難。為了更好的收集合同檔案，提高檔案管理質(zhì)量，第一，正式合同文本簽字儀式雙發(fā)都應(yīng)到場(chǎng)，根據(jù)合同法以雙方簽訂方蓋章來(lái)確定合同成立，在蓋章的時(shí)候?qū)贤M(jìn)行編號(hào)登記使其成為合同檔案的憑據(jù)，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后就即時(shí)收集歸檔。合同檔案的管理人員還應(yīng)用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光看待收集到的合同檔案材料，保證相關(guān)的文件如催告函件等也應(yīng)該及時(shí)收集和歸檔，避免合同檔案的遺漏及時(shí)效的損失。第二，檔案管理人員要通過(guò)對(duì)合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析，在合同審批的過(guò)程中應(yīng)該填寫合同審批單，審批單應(yīng)由經(jīng)辦部門填寫，記載合同內(nèi)容、責(zé)任者、金額、經(jīng)辦部門等相關(guān)信息，并實(shí)行一式三聯(lián)的統(tǒng)一格式，附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)，另外檔案部門在提供合同檔案利用的時(shí)候一般不應(yīng)提供合同文本的原件，而是提供復(fù)印件。對(duì)合同檔案的查閱應(yīng)該建立起管理制度，加強(qiáng)合同檔案的保密性。只有按上述規(guī)范操作才能真實(shí)反映每一份合同形成的全過(guò)程信息，進(jìn)而從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。

2、合同檔案的分類、電子歸檔和歸檔范圍

說(shuō)到合同檔案的分類自然離不開合同的分類，參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍，一般可按照合同文件類型可按合同文件類型進(jìn)行分類，分為合同準(zhǔn)備前期文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件。筆者所在的企業(yè)，合同管理檔案作為一大類，是一級(jí)類目，合同種類作為二級(jí)類目，合同文件類型作為三級(jí)類目?！秶?guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目要求與檔案整理規(guī)范》和《核電文件檔案管理要求》對(duì)合同文件的歸檔范圍在規(guī)范性附錄中均有規(guī)定，可以參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍。

然而隨著檔案信息數(shù)字化處理技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，合同檔案工作從初期的手工操作、查詢、保管到目前的電腦查詢、信息下載、智能監(jiān)控保管，把人們從繁重單調(diào)的勞作中解放出來(lái)；同時(shí)也讓所保存的檔案原件得到了更好的保護(hù)。在檔案的查詢利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。當(dāng)前很多檔案館都在努力推行數(shù)字化管理，一方面對(duì)館藏檔案進(jìn)行掃描，建立信息管理系統(tǒng)；另一方面，對(duì)新進(jìn)館檔案實(shí)行電子報(bào)送，直接將電子檔案信息錄入已建立的信息管理系統(tǒng)。從實(shí)現(xiàn)合同檔案管理數(shù)字化、建立數(shù)字合同檔案館的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)來(lái)看，實(shí)行電子歸檔是其中最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。筆者所在的企業(yè)根據(jù)規(guī)定合同檔案的歸檔范圍為：合同準(zhǔn)備前期文件包括前期準(zhǔn)備綜合性文，立項(xiàng)與相關(guān)文件，資格預(yù)審，詢價(jià)、報(bào)價(jià)，招標(biāo)、投標(biāo)、評(píng)標(biāo)文件、合同推薦及支持文件、談判及相關(guān)文件（含會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往函件、談判中的臨時(shí)協(xié)議）等。合同簽訂文件包括合同簽字文本及附件、補(bǔ)充協(xié)議書、保函與其它。

3、明確歸檔責(zé)任部門，制訂合同檔案整理辦法

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中規(guī)定“企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門或項(xiàng)目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)；企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對(duì)齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)；專兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，并對(duì)歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)?！睋?jù)此，我們可以肯定合同檔案歸檔責(zé)任部門應(yīng)為合同管理部門，并指定專兼職檔案人員。檔案部門主動(dòng)與合同部門溝通交流，確定歸檔的范圍，制定合同檔案整理模板，最后由合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，由合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同歸檔文件的收集和整理，并向檔案部門定期移交。并規(guī)定合同準(zhǔn)備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1季度內(nèi)向檔案部門移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1季度內(nèi)向檔案部門移交。這推進(jìn)了合同檔案整理的規(guī)范性和可操作性。

4、檔案部門跟蹤考核，以推動(dòng)合同檔案歸檔工作

在很多人的認(rèn)識(shí)里，文件整理歸檔是檔案部門的事，職能部門歸檔意識(shí)不強(qiáng)，要做好此項(xiàng)工作，必須要得到公司領(lǐng)導(dǎo)的支持，將職能部門歸檔納入部門績(jī)效考核中，與部門獎(jiǎng)金系數(shù)掛鉤。筆者所在的企業(yè)就將文件是否及時(shí)歸檔、歸檔文件是否為原件納入到對(duì)各部門的績(jī)效考核中。檔案部門每年年初年度公司文件歸檔計(jì)劃，每月跟蹤考核，并在7月對(duì)歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成報(bào)告由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，通報(bào)公司各部門。且每年年初檔案部門會(huì)向合同部門搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對(duì)照清單核查是否已歸檔，統(tǒng)計(jì)未歸檔合同清單，發(fā)與合同部門，督促其在指定期限完成，否則將納入部門績(jī)效考核。此舉大大推動(dòng)了合同檔案歸檔工作的主動(dòng)性和及時(shí)性，并確保歸檔文件的原始性。

5、合同檔案工作遇到的問(wèn)題和思考

合同檔案工作雖然滿足了企業(yè)一部分的需要，但在合同檔案工作中，發(fā)現(xiàn)仍存在一些問(wèn)題。

1.檔案人員催促合同經(jīng)辦人及時(shí)移交檔案，合同經(jīng)辦人抱怨工作太多，沒(méi)有時(shí)間整理，或整理質(zhì)量較差。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，筆者建議可以考慮采用合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同歸檔有關(guān)文件的收集和初步整理，合同部門設(shè)立專職檔案人員負(fù)責(zé)合同檔案的規(guī)范性整理，如制作案卷封面、目錄、備考表、頁(yè)號(hào)打印、裝訂等，并負(fù)責(zé)向檔案部門移交。專職檔案人員參與重大合同的招投標(biāo)和談判過(guò)程，便于掌握合同相關(guān)有關(guān)情況，利于理解合同檔案的系統(tǒng)性。專職檔案人員保持相對(duì)穩(wěn)定，檔案部門對(duì)其進(jìn)行定期的指導(dǎo)和培訓(xùn)。

2.檔案人員無(wú)法及時(shí)掌握合同簽訂情況，不能及時(shí)跟蹤。雖然制定了合同準(zhǔn)備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1個(gè)月內(nèi)向檔案部門移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1個(gè)月內(nèi)向檔案部門移交規(guī)定。但因?yàn)闄n案部門不能掌握合同是否簽訂，何時(shí)簽訂等信息，無(wú)法做到及時(shí)跟蹤。經(jīng)常有非合同部門人員到檔案部門借閱合同，發(fā)現(xiàn)合同沒(méi)有移交的情況。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，可以考慮在信息系統(tǒng)合同管理模塊中加入檔案人員節(jié)點(diǎn)，合同管理模塊與文檔管理之間建立關(guān)聯(lián)，檔案人員可以通過(guò)合同管理模塊掌握合同簽訂情況，同時(shí)合同模塊也可以調(diào)閱與該合同相關(guān)的文檔，及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況。

6、加強(qiáng)合同檔案部門的管理工作

合同檔案還沒(méi)有作為一個(gè)單獨(dú)的管理門類，而是依據(jù)合同的的性質(zhì)、類別等分別納入不同檔案管理門類，不少單位經(jīng)常指定同部門或財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案。如今企業(yè)的合同數(shù)目增多，使用的頻率也提高，同時(shí)伴隨合同信息資源的深層次開發(fā)，傳統(tǒng)的合同檔案管理工作與如今的形勢(shì)存在了矛盾，我們要推行“重合同，守信用”企業(yè)認(rèn)證工作，建立專業(yè)化的合同檔案管理部門，并不斷提高管理能力。

6.1檔案部門要加強(qiáng)其有關(guān)業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系

檔案部門要發(fā)揮主觀性配合業(yè)務(wù)部門定期檢查合同的辦理情況，加大法律宣傳提高業(yè)務(wù)部門的檔案意識(shí)，同時(shí)應(yīng)該明確合同檔案的具體內(nèi)容，了解合同的履行情況，并根據(jù)不斷變化的情況進(jìn)行修訂和補(bǔ)充，清理遺漏的合同材料，對(duì)有期限規(guī)定的合同的辦理情況進(jìn)行通報(bào)和督促。

6.2檔案管理部門要實(shí)行合同安全統(tǒng)一管理

為了避免檔案的缺散流失，這就要求檔案管理部門對(duì)合同檔案文本進(jìn)行集中管理。統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作。

6.3開展檔案部門跟蹤考核管理

在每年初檔案部門首先要搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對(duì)照清單統(tǒng)計(jì)未歸檔合同清單，同時(shí)發(fā)與合同部門督促其在指定期限完成歸檔。接著年度公司文件歸檔計(jì)劃，進(jìn)行每月的跟蹤考核。在年中再次統(tǒng)計(jì)分析這半年的歸檔情況，形成報(bào)告由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，通報(bào)公司各部門。

6.4明確歸檔責(zé)任部門，制訂合同檔案整理辦法

篇4

[關(guān)鍵詞]合同檔案；風(fēng)電企業(yè)；管理分類

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.107

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）10-0-02

合同檔案詳細(xì)記錄了風(fēng)電企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，在企業(yè)制定年度預(yù)算、評(píng)估和審計(jì)等工作中發(fā)揮了重要的參考價(jià)值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對(duì)合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問(wèn)題，給檔案的查找和利用帶來(lái)了很大困難。因此，風(fēng)電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實(shí)現(xiàn)合同檔案的科學(xué)分類和優(yōu)化管理，為各項(xiàng)工作的開展提供指導(dǎo)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

1 企業(yè)合同檔案的基本特征

對(duì)風(fēng)電企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動(dòng)合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價(jià)值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。

1.1 法律性

法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標(biāo)志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護(hù)。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無(wú)論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴(yán)格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和維護(hù)企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.2 憑證性

近年來(lái)，風(fēng)電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風(fēng)電企業(yè)在推動(dòng)自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，也加劇了行業(yè)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會(huì)采用不正當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)手段，從而帶來(lái)許多經(jīng)濟(jì)糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)企業(yè)應(yīng)盡的義務(wù)和擁有的權(quán)利進(jìn)行了明確說(shuō)明，在解決經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。

1.3 規(guī)范性

規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應(yīng)當(dāng)包括具有法律效力的內(nèi)容、當(dāng)事人的H筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過(guò)程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會(huì)影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行管理，保證合同檔案的完整性。

1.4 繁雜性

企業(yè)每年都會(huì)產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時(shí)，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進(jìn)行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標(biāo)等；合同簽訂后的招標(biāo)書、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議記錄等。要想確保合同檔案應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。

2 企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施

2.1 強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制

建立健全合同檔案管理機(jī)制，能夠?yàn)楹贤瑱n案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風(fēng)電企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的發(fā)展情況，有針對(duì)性的補(bǔ)充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應(yīng)。從企業(yè)發(fā)展的角度說(shuō)，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而在保證自身利益不受損害的情況下，推動(dòng)風(fēng)電企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。

2.2 加強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系

企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨(dú)整編和單獨(dú)管理，必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進(jìn)行合同檔案的整理過(guò)程中，相關(guān)工作人員需要有重點(diǎn)的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實(shí)際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡(jiǎn)的效果。當(dāng)然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨(dú)立部門負(fù)責(zé)合同檔案管理的相關(guān)事宜。

2.3 實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號(hào)

篇5

DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.01.105

0 引言

本文主要通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)招投標(biāo)及合同檔案歸檔接口，基于檔案管理系統(tǒng)開辟專項(xiàng)管理平臺(tái)，進(jìn)行招投標(biāo)及合同檔案統(tǒng)一管理和利用。招投標(biāo)及合同檔案存儲(chǔ)在非結(jié)構(gòu)化平臺(tái)，基于非結(jié)構(gòu)化平臺(tái)的大數(shù)據(jù)研究成果，開展適合招投標(biāo)及合同檔案的智能查詢、自動(dòng)分類、特征建模等應(yīng)用建設(shè)，及提供可視化的文檔分析管理工具，提升檔案管理及利用水平。

1 應(yīng)用開發(fā)的基本目標(biāo)

（1）梳理ERP系統(tǒng)及電子商務(wù)系統(tǒng)中的招投標(biāo)文件及合同檔案數(shù)據(jù)，研發(fā)基于檔案管理系統(tǒng)的批量數(shù)據(jù)歸檔傳輸接口，存儲(chǔ)于非結(jié)構(gòu)化平臺(tái)，利用數(shù)據(jù)分析、挖掘技術(shù)，研究各階段招投標(biāo)資料及合同檔案非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的自動(dòng)歸檔、提取、分類、聚類及語(yǔ)義關(guān)聯(lián)。為招投標(biāo)資料及合同檔案利用奠定基礎(chǔ)。（2）開發(fā)歷史招投標(biāo)檔案及合同檔案遷移工具，開展歷史數(shù)據(jù)的遷移工作，并對(duì)遷移后的數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證，保證數(shù)據(jù)遷移的完整性和準(zhǔn)確性。（3）基于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，提供招投標(biāo)及合同檔案的信息統(tǒng)計(jì)分析功能，構(gòu)建公司全量招投標(biāo)檔案及合同檔案數(shù)據(jù)一站式搜索服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同類型的招投標(biāo)檔案及合同檔案數(shù)據(jù)的集中檢索，解決跨系統(tǒng)、跨業(yè)務(wù)的多源信息分散搜索問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)一對(duì)一的精確檢索。實(shí)現(xiàn)圖譜化的招投標(biāo)檔案及合同檔案數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)關(guān)聯(lián)檢索、實(shí)現(xiàn)基于用戶興趣域的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)自動(dòng)推送；（4）研發(fā)可視化分析技術(shù)，提供智能交互界面，實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)檔案及合同檔案的可視化分析、挖掘。最終達(dá)成招投標(biāo)檔案及合同檔案資料在非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)平臺(tái)上的統(tǒng)一存儲(chǔ)及智能、快速、準(zhǔn)確的利用。（5）開展招投標(biāo)及合同檔案權(quán)限控制研發(fā)，用戶的根據(jù)當(dāng)前職位、當(dāng)前崗位、工作歷程、參與的事項(xiàng)，建立用戶權(quán)限模型及實(shí)現(xiàn)檔案查詢、管理及利用的統(tǒng)一權(quán)限控制。

2 技術(shù)方案

2.1 系統(tǒng)架構(gòu)

本文研究主要要求通過(guò)技術(shù)手段從數(shù)據(jù)平臺(tái)中發(fā)現(xiàn)并歸集招投標(biāo)及合同檔案，具體則指通過(guò)設(shè)計(jì)的自動(dòng)分類、聚類等規(guī)則實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)及合同的整理歸類，自動(dòng)篩選?？傮w架構(gòu)如圖1：

招投標(biāo)及合同檔案專項(xiàng)管理應(yīng)用，基于檔案管理系統(tǒng)提供的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)歸檔接口，從ERP、電子商務(wù)等系統(tǒng)采集招投標(biāo)及合同檔案數(shù)據(jù)，并通過(guò)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等。實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)及合同檔案專項(xiàng)業(yè)務(wù)管理水平提升。

2.2 架構(gòu)遵從

本文在概要設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)中均遵照前期項(xiàng)目中的業(yè)務(wù)架構(gòu)、應(yīng)用架構(gòu)、數(shù)據(jù)架構(gòu)、技術(shù)架構(gòu)進(jìn)項(xiàng)細(xì)化。

2.3 技術(shù)架構(gòu)

應(yīng)用展示層：主要包括綜合檢索、關(guān)聯(lián)檢索、自動(dòng)推薦和可視化展現(xiàn)功能。采用JSP、Flex、Html等關(guān)鍵技術(shù)確保數(shù)據(jù)可視化效果和瀏覽器兼容性，增強(qiáng)用戶體驗(yàn)。接口層：采用JAVA API、WebService和Http RestFull方式預(yù)留統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)接口，提供系統(tǒng)集成使用。服務(wù)層：主要包括基礎(chǔ)公共服務(wù)、業(yè)務(wù)建模及算法解析組件服務(wù)、分布式調(diào)度任務(wù)、搜索引擎服務(wù)和數(shù)據(jù)可視化組件，采用“微服務(wù)”形式隔離各個(gè)服務(wù)，為系統(tǒng)提供柔性支撐能力，并支撐應(yīng)用層實(shí)現(xiàn)。存儲(chǔ)層：主要包含非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、索引數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)集成：通過(guò)統(tǒng)一的集成接口實(shí)現(xiàn)平臺(tái)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的多源異構(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集成。

3 研究成果

非結(jié)構(gòu)化平臺(tái)的智能招投標(biāo)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)成功徹底避免了紙質(zhì)檔案批量大，查詢不方便的問(wèn)題，并且信息檢索按照檢索內(nèi)容的廣度、深度、關(guān)聯(lián)度以及智能化程度不同，檢索的結(jié)果也不盡相同。結(jié)合檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的自動(dòng)歸集，為跨業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)使用檔案數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)。以及開發(fā)了可視化工具，可以直觀、迅速地揭示數(shù)據(jù)趨勢(shì)和外露層。按目的，可視化技術(shù)又可分為三類：探索型、驗(yàn)證型、表示型?？傊?，各項(xiàng)技術(shù)的完成都是一次重大的進(jìn)步，都是順應(yīng)大數(shù)據(jù)信息時(shí)代下的潮流方向，接下來(lái)需要更加多元化的探尋非結(jié)構(gòu)化平臺(tái)的研究方向，為推動(dòng)信息時(shí)代進(jìn)一步發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

篇6

筆者針對(duì)一些問(wèn)題，在實(shí)際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點(diǎn)一些看法。

1.合同檔案的收集

合同的收集質(zhì)量的好壞直接影響到合同檔案工作的質(zhì)量。企業(yè)對(duì)合同的簽訂是統(tǒng)一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關(guān)職能部門進(jìn)行了專題討論，并對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目合同承辦部門、貨物驗(yàn)收和票據(jù)結(jié)算、以及部門在合同管理、履行的過(guò)程中職責(zé)分工等問(wèn)題作了進(jìn)一步明確，對(duì)合同簽訂程序進(jìn)行有序的結(jié)合，對(duì)合同立項(xiàng)、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過(guò)程管理記錄，統(tǒng)一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設(shè)工程等合同，由于工程規(guī)模大，時(shí)間跨度長(zhǎng)，這對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目合同管理中出現(xiàn)的合同簽訂、履行等問(wèn)題，采取實(shí)時(shí)跟蹤，避免“先改造后補(bǔ)簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對(duì)簽訂的合同，及時(shí)收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。

企業(yè)合同收集的種類有企業(yè)買賣合同；財(cái)務(wù)審計(jì)部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設(shè)中心的建設(shè)工程合同；科技管理部的技術(shù)合同；企業(yè)法人委托合同；企業(yè)員工的行紀(jì)合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。

2.合同檔案的整理

收集是檔案工作的基礎(chǔ)，整理是檔案工作的升華，檔案科學(xué)的管理基礎(chǔ)在于檔案整理的科學(xué)性，整理的混亂必然導(dǎo)致管理的混亂和利用的困難。而要科學(xué)的整理立卷，科學(xué)的整理，關(guān)鍵要選擇適當(dāng)?shù)恼矸椒?。根?jù)國(guó)家檔案局版發(fā)的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過(guò)程中，以方便利用者為最終目的，真正發(fā)揮合同檔案的作用。筆者結(jié)合公司合同檔案實(shí)際情況與特殊性的要求，對(duì)合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機(jī)聯(lián)系，更加體現(xiàn)整理的合理性，對(duì)利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

2.1合同檔案按照年度分類法

廢棄立卷，以件當(dāng)家。就是以每份合同文件作為一個(gè)獨(dú)立的實(shí)體，進(jìn)行鑒定、歸檔、利用等、一個(gè)年度內(nèi)按月份一個(gè)流水號(hào)。以件的形式來(lái)完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進(jìn)行保角。保角采取環(huán)保材料膠水，在保角的正面，編號(hào)歸檔號(hào)-年度-月份-流水號(hào)，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強(qiáng)度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補(bǔ)充歸檔。

2.2編制合同檔案目錄

筆者認(rèn)為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當(dāng)今是電子信息飛速發(fā)展的時(shí)代，同時(shí)為了保持紙質(zhì)檔案的安全完整。

2.3填寫備考表

備考表是對(duì)本盒檔案材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、變更等情況進(jìn)行說(shuō)明，對(duì)案卷的完整與完善的體現(xiàn)，在備考表中給予注明。

篇7

建筑建筑合同是對(duì)建筑工程進(jìn)行整個(gè)工程進(jìn)行全面監(jiān)督的法律性文件，通過(guò)對(duì)合同的檔案管理，可以保存與合同有關(guān)的相關(guān)證據(jù)材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時(shí)運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益。合同檔案的有序管理還會(huì)為施工單位進(jìn)行后期的竣工驗(yàn)收和工程費(fèi)用結(jié)算支付帶來(lái)極大便利。目前按照建筑建筑合同管理“ 各負(fù)其責(zé)” 的模式要求 ，由兩方以上形成的資料，都按照按照“ 人執(zhí)一份”的原則，由各方對(duì)自己簽署內(nèi)容的真實(shí)性、完整性、有效性負(fù)責(zé)。這種合同模式在文本上明確了權(quán)利和義務(wù)的分工，也使在責(zé)任明晰的情況下，對(duì)工程的施工更加容易進(jìn)行管理。但是，在建筑建筑合同的管理過(guò)程中，因?yàn)榻ㄖㄖ贤№?xiàng)包含的數(shù)量多、種類雜、細(xì)節(jié)繁瑣，操作人員還要對(duì)以下幾個(gè)方面進(jìn)行關(guān)注：

一、建筑工程合同管理的原則

合同檔案管理是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護(hù)自身的合法權(quán)益而進(jìn)行的必要工作。通過(guò)對(duì)合同的檔案管理，一方面可以保存與合同有關(guān)的相關(guān)證據(jù)材料；另一方面一旦雙方合同發(fā)生糾紛，可以及時(shí)運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益。其主要內(nèi)容包括檔案的期限、檔案的管理部門、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責(zé)任等。對(duì)于合同檔案的管理要遵循以下原則：

1、為合同檔案管理營(yíng)造網(wǎng)絡(luò)管理體系，由公司合同管理組集中統(tǒng)一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。在現(xiàn)實(shí)中，經(jīng)常出現(xiàn)合同缺乏統(tǒng)一的管理模式。從合同管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的合同室，工程合同管理較好。有的單位則不然，工程合同由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書合同員兼管，形成的合同分類五花八門。

2、為實(shí)現(xiàn)合同保管的有效性和秩序性，合同管理員應(yīng)該負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各業(yè)務(wù)分公司、各部門的合同管理工作。

3、各業(yè)務(wù)分公司、各部門應(yīng)分別建立建全合同文檔的形成、整理、歸檔工作體系，并確定一名負(fù)責(zé)合同文檔管理。避免出現(xiàn)專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏合同管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)工作需要層單位的合同管理人員來(lái)進(jìn)行合同的保管的行為。

二、建筑工程合同有效管理的注意事項(xiàng)

（一）探索新型管理模式，保持同一項(xiàng)目合同之間的有機(jī)聯(lián)系。首先，可以嘗試集中統(tǒng)一、區(qū)別管理的模式，對(duì)母公司合同管理系統(tǒng)而言，要集中管理權(quán)屬公司本部以及子公司的檔案，各子公司將合同定期向母公司移交；同時(shí)對(duì)子公司或其他相關(guān)單位的有關(guān)合同實(shí)行目錄管控，建立合同之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。另外，建立責(zé)任傳導(dǎo)機(jī)制，解決合同管理分散問(wèn)題。由于合同的產(chǎn)生過(guò)程不在檔案管理部門，所以要確保各個(gè)項(xiàng)目上的合同文件能夠完整的收集起來(lái)，并將其立卷、裝訂、移交的責(zé)任進(jìn)行分解，明確地傳導(dǎo)給項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)和合同管理部門，通過(guò)責(zé)任分解和獎(jiǎng)懲制度，確保這部分合同檔案的齊全完整。

（二）建立健全合同打理制度是做好建筑工程合同檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段合同資料的有序管理，保證歸檔合同和資料的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目從工程立項(xiàng)開始，就應(yīng)按照國(guó)家合同管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的合同管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及合同人員在工程合同形成過(guò)程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范合同資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開始與合同跟蹤管理同步。

（三）加強(qiáng)對(duì)工程合同管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑合同管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，從而提高合同干部隊(duì)伍的管理水平也更加重要。合同管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識(shí)、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。合同管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，認(rèn)清合同工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程合同管理工作。合同管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把合同管理質(zhì)量關(guān)。

（四）建立健全規(guī)章制度，完善依法治檔體系。建筑施工企業(yè)大都呈現(xiàn)出投資主體、企業(yè)性質(zhì)、組織結(jié)構(gòu)和市場(chǎng)結(jié)構(gòu)的多元化特征，加上固有的分散、流動(dòng)特點(diǎn)，再靠傳統(tǒng)的行政命令手段去推動(dòng)合同管理工作顯然不行。為此，一方面應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)《檔案法》和適用規(guī)章制度的宣傳，讓依法治檔是維護(hù)國(guó)家利益、企業(yè)利益和職工權(quán)益的認(rèn)識(shí)深入到合同管理人員心中；另一方面，要抓緊清理健全相關(guān)的制度，建立與多元化特征相匹配的制度體系，制定現(xiàn)在缺失的制度，修訂或廢除不相宜的制度，建立起符合實(shí)際、相互聯(lián)系、共同遵守的合同檔案管理規(guī)范。

（五）充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程合同信息資源，做好合同信息統(tǒng)計(jì)工作。大力推行對(duì)縮微合同、磁介質(zhì)合同、電子文件合同在工程合同中運(yùn)用。當(dāng)前，多媒體電子文件合同管理已趨于成熟，近幾年在工程合同管理中采用autocad光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國(guó)家又制定《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與合同管理要求》，使得工程建設(shè)合同管理中利用光盤塔或光盤庫(kù)載體進(jìn)行合同管理成為可能，成為項(xiàng)目合同管理的一個(gè)發(fā)展方向。近幾年，各個(gè)建設(shè)公司也開始對(duì)照片合同、錄像合同、紙質(zhì)合同制成多媒體和進(jìn)行光盤刻錄，對(duì)合同管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。各部門還應(yīng)有效利用計(jì)算機(jī)資源，建立本部門的合同檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的合同管理水平，提高各部門合同管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門（單位）對(duì)合同利用，藉以提高工作效率。按照合同的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的合同資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號(hào)；對(duì)外來(lái)文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來(lái)源、性質(zhì)不同分類，編號(hào)采用其自然形成（特定）的編號(hào)。

（六）及時(shí)做好合同的傳遞和變更記錄。在管理過(guò)程中，頻繁傳遞和變更，容易使合同的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對(duì)合同的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解合同的來(lái)龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保合同的完整性和有效性，確保各部門獲取及時(shí)，有效合同信息。

三、結(jié)束語(yǔ)

建筑建筑合同的管理是一項(xiàng)全面的、長(zhǎng)期的、耐心細(xì)致的工作。要求管理人員在工作中程序上慎重、細(xì)節(jié)上穩(wěn)重，能夠熟悉各個(gè)合同的撰寫規(guī)范和要點(diǎn)，同時(shí)對(duì)工程各個(gè)環(huán)節(jié)還要有相當(dāng)高的認(rèn)識(shí)和理解才能做好。隨著電子合同管理等輔助工具的使用、合同管理人員自身素質(zhì)的不斷提升和合同管理理論的進(jìn)一步發(fā)展，相信建筑工程合同管理的工作強(qiáng)度會(huì)逐漸下降，合同管理工作的開展也會(huì)更加簡(jiǎn)便、高效。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉宗美.探討如何有效提高建筑工程合同的管理[J].商業(yè)文化.2011.

篇8

一、企業(yè)合同管理制度的內(nèi)容

1.合同審批制度

企業(yè)合同的審核內(nèi)容主要包括：（1）合同簽訂的根據(jù)是否可靠，準(zhǔn)備的文件與材料是否齊全；（2）合同涉及的項(xiàng)目條款是否到位，資金是否合理合法；（3）合同之中的相關(guān)指標(biāo)與技術(shù)是否與國(guó)家規(guī)定相符；（4）合同約定之中的費(fèi)用是否與有關(guān)規(guī)定相符，是否能夠達(dá)到合同目的；（5）簽約對(duì)方是否具備簽約資格，如有簽約人看其信譽(yù)如何；（6）合同中的具體條款中的權(quán)利與義務(wù)對(duì)簽約雙方是否公平等。

2.授權(quán)制度

企業(yè)的合同管理制度是在合同的簽訂與履行中逐漸樹立起來(lái)的，對(duì)于合同的談判、簽署等都應(yīng)該有具體的履行、負(fù)責(zé)人，而且一定要有實(shí)際可行的具體規(guī)范。根據(jù)合同的性質(zhì)與標(biāo)準(zhǔn)開展權(quán)力的劃分，明確授權(quán)的對(duì)象與范圍，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)統(tǒng)一，確保合同管理的科學(xué)性與有序性，有助于對(duì)合同開展綜合的管理，便于以后追究相關(guān)責(zé)任。

3.合同報(bào)告制度

合同報(bào)告制度是有效確保企業(yè)健康運(yùn)行的一個(gè)有效方法。合同報(bào)告制度主要包括：在企業(yè)會(huì)議中實(shí)施匯報(bào)制度；在合同訂立階段，有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)擬定的合同、具體的職員與相關(guān)分配等，在會(huì)議中向決策領(lǐng)導(dǎo)予以匯報(bào)；在合同起草時(shí)期，相關(guān)部門應(yīng)把草擬中出現(xiàn)的問(wèn)題向有關(guān)部門進(jìn)行請(qǐng)示與匯報(bào)；在合同談判時(shí)期，相關(guān)負(fù)責(zé)部門與工作人員應(yīng)該對(duì)談判的對(duì)象予以主體資格審查并予以匯報(bào)。只有建立起報(bào)告制度，才可以有效確保企業(yè)合同管理的高效性與透明性，有效避免相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。

二、企業(yè)合同簽訂要點(diǎn)和履行中的管理

1.合同簽訂的注意事項(xiàng)

如果企業(yè)合同簽訂的流程不夠規(guī)范，簽訂的合同之中相關(guān)約定不夠清晰，或者文字的表述不夠準(zhǔn)確，將會(huì)使企業(yè)落入合同詐騙的陷阱，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)與責(zé)任的糾紛，從而給企業(yè)帶來(lái)巨大的損失。所以，在合同簽訂過(guò)程中，一定要予以注意。（1）合同簽訂之前應(yīng)該由企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制部門草擬合同的范本，然后由合同的主管單位依據(jù)實(shí)際情況在合同之中填寫金額、數(shù)量、單價(jià)以及費(fèi)率等信息。（2）由合同談判以及合同主辦部門確認(rèn)合同內(nèi)容。如果是重大的合同，則需要風(fēng)險(xiǎn)控制部門相關(guān)人員加入到合同談判之中。合同談判牽涉到別的部門的情況下，其他部門的人員也應(yīng)該積極配合。對(duì)于已有模板的合同且合同內(nèi)容與條款和實(shí)際業(yè)務(wù)符合時(shí)，則應(yīng)該由合同的主辦部門填寫合同，合同一定要通過(guò)書面形式確認(rèn)。

2.合同履行過(guò)程中的監(jiān)督管理

通過(guò)監(jiān)督管理合同的履行情況，能夠在第一時(shí)間了解合同的執(zhí)行狀況及合同中存在的問(wèn)題，能及時(shí)掌握出現(xiàn)的問(wèn)題，從而為風(fēng)險(xiǎn)控制提供一定的時(shí)間，能有效減少甚至避免違約情況的出現(xiàn)。合同履行的監(jiān)管主要包括以下內(nèi)容：（1）合同簽訂之后，合同的主管部門應(yīng)即刻與相關(guān)部門聯(lián)系，準(zhǔn)備并履行合同的相關(guān)工作；（2）合同在簽字、蓋章，而且在約定的生效條件實(shí)現(xiàn)之前，不可以實(shí)際履行。在簽訂的合同生效之后，合同相關(guān)人員應(yīng)全面履行合同內(nèi)容；（3）公司任何人員發(fā)現(xiàn)當(dāng)事人不根據(jù)合同約定履行義務(wù)時(shí)，應(yīng)該即刻通知主辦部門，然后主辦部門應(yīng)該根據(jù)相關(guān)法律對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行書面催促或者提出索賠等。在提出催促函或者提出索賠時(shí)，都應(yīng)該經(jīng)過(guò)風(fēng)險(xiǎn)管控部門的審核；（4）各部門或人員在收到對(duì)方的催促函與索賠函時(shí)，都應(yīng)該馬上交至合同主辦部門，然后由風(fēng)險(xiǎn)管控部門協(xié)調(diào)主辦部門予以適當(dāng)處理。

三、企業(yè)合同檔案管理的主要環(huán)節(jié)

1.建立合同檔案范圍

合同檔案管理首先應(yīng)該確定合同檔案的范圍，主要包括：合同的正本與附件的原件以及復(fù)印件；合同審核材料；資信調(diào)查材料；合同談判、簽訂一直到履行過(guò)程中的信函、電子郵件、傳真等；爭(zhēng)議處理中產(chǎn)生的和解協(xié)議書、決定書、民事談判書；合同履行中所簽訂的補(bǔ)充協(xié)議等。這些資料都應(yīng)該以存檔的形式保存下來(lái)。

2.履行合同檔案保管的要求

在企業(yè)合同履行完成或者合同的權(quán)利與義務(wù)終止之后，相關(guān)主管部門應(yīng)及時(shí)整理出合同檔案，然后根據(jù)合同編號(hào)，備全合同檔案資料，然后向相關(guān)行政部門提交一份材料清單，通過(guò)行政部門確定之后，由合同的主辦部門移交給相關(guān)行政部門合同原件，然后由行政部門予以裝訂保存。

四、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代企業(yè)合同管理制度已經(jīng)不是約定、承諾以及簽訂等簡(jiǎn)單的內(nèi)容，其是科學(xué)、全方位的企業(yè)管理制度中的一個(gè)重要組成部分。科學(xué)、有效的企業(yè)合同管理制度能夠提高企業(yè)的管理水平，為企業(yè)帶來(lái)較大的經(jīng)濟(jì)效益。

作者:張薇 單位:中國(guó)航發(fā)四川燃?xì)鉁u輪研究院

參考文獻(xiàn)：

篇9

筆者曾親身經(jīng)歷過(guò)這樣一個(gè)關(guān)于合同管理的案例。在本公司眾多的供應(yīng)商中，XX公司只是一個(gè)年供貨量不到百萬(wàn)的c類供應(yīng)商，且和本公司有2年以上的合作經(jīng)歷，賬面欠該供應(yīng)商的貨款一直維持在20萬(wàn)左右。因本公司重點(diǎn)供應(yīng)商的賬面欠款常常在1000萬(wàn)以上，主要原材料的欠款也都在100萬(wàn)以上，因此對(duì)XX公司的日常管理，公司相關(guān)人員并未作足夠的重視。

然而就是這樣的一家小供應(yīng)商，在2008年經(jīng)濟(jì)大蕭條形勢(shì)下，在本公司正遭遇市場(chǎng)淡季，資金周轉(zhuǎn)出現(xiàn)困難時(shí)，向其當(dāng)?shù)氐姆ㄔ禾峤涣艘蟊竟局Ц度控浛詈瓦`約金的請(qǐng)求，其所在地法院隨即凍結(jié)了本公司基本賬戶。本來(lái)欠債還錢，天經(jīng)地義，本公司本著此原則考慮盡快設(shè)法支付其全部貨款21萬(wàn)元，試圖說(shuō)服其盡快撤訴，并解封被凍結(jié)的賬戶。然而律師在和對(duì)方的電話商談中發(fā)現(xiàn)，對(duì)方態(tài)度十分強(qiáng)硬，堅(jiān)持要求本公司在支付其全部貨款的基礎(chǔ)上，必須支付貨款違約金3.5萬(wàn)元及相關(guān)訴訟費(fèi)用等共計(jì)2.5萬(wàn)元，并稱只有貨款和相關(guān)費(fèi)用共27萬(wàn)元確認(rèn)收到XX公司賬戶后，XX公司方可辦理撤訴。

公司財(cái)務(wù)部門按照公司合同慣例計(jì)算應(yīng)付XX公司賬面欠款的違約金不足1萬(wàn)元，因此對(duì)XX公司的違約金主張?zhí)岢隽速|(zhì)疑，于是，公司決定打這場(chǎng)官司。然而，在經(jīng)過(guò)律師論證，調(diào)查了解，赴異地出庭，當(dāng)庭辯解，法官調(diào)解等諸多程序之后，這件官司最終的結(jié)果是，本公司除了支付賬面全部欠款21萬(wàn)元，還額外向?qū)Ψ街Ц读?萬(wàn)元的違約金及相關(guān)費(fèi)用，才換回賬戶的解封和結(jié)案，可以說(shuō)是輸?shù)膿p失慘重!到底是什么原因?qū)е碌哪?

總的歸納起來(lái)，主要有以下幾個(gè)要點(diǎn)：

1　在本公司合同檔案中未能找到2008年與對(duì)方例行續(xù)簽的經(jīng)濟(jì)合同。

2　XX公司在提供給其當(dāng)?shù)胤ㄔ旱馁Y料中，有一份本公司蓋章的2008年與之簽署的合同原件，其中在“其他約定事項(xiàng)”欄中有附加的手寫條款為：“如果出現(xiàn)爭(zhēng)議，由雙方協(xié)商，協(xié)商不成的情況下，由原告方人民法院依法解決，貨款延期支付，按銀行貸款利率的3倍執(zhí)行(300元／萬(wàn)陰)違約責(zé)任賠償?！?/p>

3　XX公司在開庭日向法官當(dāng)庭提供了一份其在當(dāng)?shù)匦庞煤献魃缃杩罱钃?jù)的原始憑證，標(biāo)明其年借款利率12％。(彼時(shí)銀行同期借款利率是5.85％)，按照此利率的3倍計(jì)算的違約利率為36％，與其合同約定的300元，萬(wàn)元／月相符。

至此，案情基本明朗，XX公司顯然是有備而來(lái)，而且為自己的勝訴準(zhǔn)備了充足的法律證據(jù)，因此勝券在握。因?yàn)楦鶕?jù)本公司負(fù)責(zé)XX公司的業(yè)務(wù)人員講，本公司之所以沒(méi)有找到2008年與XX公司簽訂的合同，是因?yàn)樵谀瓿蹀k理合同續(xù)簽時(shí)，業(yè)務(wù)人員按照以往與該公司簽合同的慣例將合同版本擬定好經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，直接先辦理了本公司合同章的簽章，之后向?qū)Ψ郊某霾⒁髮?duì)方蓋章回寄，但此后卻忘記了主動(dòng)追回，導(dǎo)致未能拿到對(duì)方蓋章確認(rèn)的合同。業(yè)務(wù)人員確信，自己當(dāng)時(shí)寄出的合同原件的“其他約定事項(xiàng)”是空白的，并未添加上述手寫條款，XX公司也從未向本公司商談過(guò)要添加如上所述的“其他約定”。很明顯，XX公司按住了這份合同，表面上不傷和氣，繼續(xù)保持供應(yīng)業(yè)務(wù)不中斷，私下在合同上添加了所謂的“其他約定事項(xiàng)”，因?yàn)橛斜竟臼孪壬w好的公章，因此添加的苛刻的違約金條款和對(duì)自己有利的管轄地?zé)o需經(jīng)本公司確認(rèn)，便為自己的日后訴訟設(shè)好了伏筆。

這場(chǎng)官司本公司輸了，輸在了合同管理的細(xì)節(jié)上，輸?shù)米屓诵耐?

二、合同管理的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

在現(xiàn)代企業(yè)制度中，合同管理是企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，因此，從制度層面上講，大多數(shù)企業(yè)都建立了合同管理的相關(guān)制度，比如歸口管理和責(zé)任管理制度等，但是在實(shí)際執(zhí)行中，還是難免這樣那樣的風(fēng)險(xiǎn)。合同管理中常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)主要存在于以下幾個(gè)方面：

1　合同簽訂前的準(zhǔn)備工作做得不夠。簽訂合同前如果不注意合同對(duì)方的資信審查，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)遭受經(jīng)濟(jì)損失，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)绊懫髽I(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)或引發(fā)企業(yè)的全面虧損或破產(chǎn)?；蛘唠m然前期注意了資信審查，但在過(guò)程中對(duì)對(duì)方的經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況等缺乏持續(xù)關(guān)注，不能及時(shí)掌握對(duì)方的資信變化信息，致使企業(yè)蒙受損失。

2　合同文本的審查不嚴(yán)格。一般說(shuō)來(lái)，合同訂立的雙方都希望用本企業(yè)草擬的文本為合同樣本，因?yàn)楸酒髽I(yè)起草的文本，基本用語(yǔ)，條款，格式大多對(duì)本單位有利，也較熟悉，談判起來(lái)就方便一些。而用對(duì)方單位的文本，往往比較生疏，改動(dòng)量較大。甚至有的單位故意將文本寫得很長(zhǎng)，設(shè)置了很多文字陷阱，不咬文嚼字就會(huì)導(dǎo)致簽訂不利于本企業(yè)的合同。

3　合同文本中的條款有漏洞。比如上述案例中，雖然本公司使用的合同文本是按照公司法律顧問(wèn)設(shè)計(jì)的范本來(lái)實(shí)施的，條款中有“其他約定事項(xiàng)”等項(xiàng)目，但是為了針對(duì)不同供應(yīng)商的不同需要，項(xiàng)目下的內(nèi)容一般不固定，需要在具體談判后根據(jù)雙方的共同意見(jiàn)填列。但是如果沒(méi)有其他約定就應(yīng)該在此欄注明“此項(xiàng)空白”或“無(wú)其他約定”等字樣，本公司正是忽略了這樣的細(xì)節(jié)，拿著空白的其他約定讓欺詐行為有機(jī)可趁。另外如對(duì)出現(xiàn)糾紛時(shí)的仲裁機(jī)關(guān)所在地的約定等，都缺乏明確的指定，導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)加大。

4　合同章管理不嚴(yán)格。從一般意義上講，與客戶簽訂合同，在把握基本原則的前提下，主要以滿足客戶的合理要求為合同行為導(dǎo)向，具體表現(xiàn)為合同文本的使用，異地的合同誰(shuí)先蓋章等，而在和供應(yīng)商的合作中，在供大于求的環(huán)境下，供應(yīng)方是處于被動(dòng)地位的。也就是說(shuō)，供應(yīng)商在雙方談判的合同條件下，應(yīng)該先在合同上蓋章后再傳遞給購(gòu)買方，因此，上述案例中的合同章蓋章程序是有疑點(diǎn)的，即使是需要購(gòu)買方先蓋章確認(rèn)，也應(yīng)該作為合同章管理中的一個(gè)特例來(lái)追索后續(xù)進(jìn)展，如果能做到這一點(diǎn)，損失也是可以避免的。

5　合同檔案管理不健全。上述案例出現(xiàn)時(shí)，在本公司未能找到尚在生效的經(jīng)濟(jì)合同，而對(duì)方卻有本公司蓋章的合同原件作為呈堂證供，這對(duì)合同檔案管理是一個(gè)多大的諷刺!雖然這樣的漏洞可以通過(guò)加強(qiáng)責(zé)任人追究制度予以解決，但是在實(shí)際的管理中，業(yè)務(wù)人員難免按照供應(yīng)商的重要性分類來(lái)分配自己的管理精力，所以由業(yè)務(wù)人員直接追索自己負(fù)責(zé)的供應(yīng)商的合同檔案明顯不合理。

6　合同管理的法律意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)應(yīng)當(dāng)重視的訴訟證據(jù)重視程度不高。合同涉及訴訟的，并不是所有書面證據(jù)都具有法律效力。有效的證據(jù)，應(yīng)當(dāng)是原件的、與事實(shí)有關(guān)的、有蓋章或者簽名的、有明確內(nèi)容的、未超過(guò)期限的。不具備法律效力的書面證據(jù)只是廢紙一張。在合同履約過(guò)程中應(yīng)簽證確認(rèn)的沒(méi)有進(jìn)行簽證確認(rèn)，當(dāng)發(fā)生糾紛時(shí)可能因無(wú)法舉證而敗訴。被拖欠應(yīng)收款的情況出現(xiàn)后，由于不能及時(shí)訴諸法律，當(dāng)起訴時(shí)才發(fā)現(xiàn)已超過(guò)了2年的訴訟時(shí)效。這些法律意識(shí)不強(qiáng)導(dǎo)致的直接后果就是企業(yè)蒙受經(jīng)濟(jì)損失。

三、合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)防范

為了更好的防范企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)，減少潛在的合同管理可能引起的經(jīng)濟(jì)損失，結(jié)合上述合同管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，企業(yè)在合同管理中應(yīng)做好如下幾項(xiàng)工作：

1　建立健全合同管理制度。要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實(shí)可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎(jiǎng)懲與掛鉤考核等。建立和健全企業(yè)的合同管理制度，必須根據(jù)我國(guó)的《合同法》和相關(guān)的法規(guī)，以及企業(yè)的實(shí)際情況。企業(yè)通過(guò)建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。

2　加強(qiáng)合同管理人員的培訓(xùn)教育，全面提升企業(yè)合同管理人員的素質(zhì)，包括他們的思想水平、法制水平、文字水平和業(yè)務(wù)能力。有了健全的合同管理制度，只是為合同管理的風(fēng)險(xiǎn)防范創(chuàng)造了環(huán)境，合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低以及執(zhí)行力的強(qiáng)弱，直接影響著合同管理的質(zhì)量。通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使合同管理人員掌握了合同法律知識(shí)和簽約技巧，堅(jiān)持持證上崗和年檢考核制度，不但增強(qiáng)了合同管理人員的責(zé)任感，也提高了合同法律意識(shí)。一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)通過(guò)公開考評(píng)和競(jìng)爭(zhēng)招聘方式選拔優(yōu)秀的人員上崗。在使用過(guò)程中堅(jiān)持優(yōu)勝劣汰的原則，堅(jiān)持把優(yōu)秀的人才放在這個(gè)崗位上。另一方面可根據(jù)企業(yè)與市場(chǎng)的實(shí)際，組織合同管理人員在職學(xué)習(xí)，加大智力投資。此外，建立起嚴(yán)格的崗位責(zé)任制。對(duì)合同管理人員明確責(zé)、權(quán)、利，建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，對(duì)合同管理人員建立起良性激勵(lì)機(jī)制。

篇10

 

合同管理制度

在公司的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，為保證合同法律、法規(guī)的正確適用，保證合同全面履行，公司根據(jù)自身特點(diǎn)，制定合同管理制度。

一、   合同管理的協(xié)作責(zé)任制度

（一）崗位責(zé)任制度

公司合同管理工作由經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)人肖建水，并設(shè)5名專職合同管理人員，在宣傳、貫徹合同法，簽訂和履行合同中要分工明確，各司其職，各負(fù)其責(zé)。

（二）會(huì)簽制度

在合同訂立之前，要由招標(biāo)部、經(jīng)營(yíng)部工作人員參加，共同研究，并出具能否訂立合同的意見(jiàn)，以保證合同的合法性、可行性，各職能部門之間要相互銜接和協(xié)調(diào)。由經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)制作《簽訂合同申請(qǐng)表》。此表包括兩部分，一是有關(guān)合同本身的內(nèi)容，二是會(huì)簽的程序安排。

（三）協(xié)作制度

合同簽訂后，各有關(guān)業(yè)務(wù)科室和工作人員，根據(jù)自己的職責(zé)，共同協(xié)商，及時(shí)采取措施，解決履行合同中出現(xiàn)的問(wèn)題，以保證合同的兌現(xiàn)。

（四）獎(jiǎng)懲制度

對(duì)合同管理人員的工作情況給予獎(jiǎng)懲，并與《公司崗位目標(biāo)責(zé)任施實(shí)辦法》掛鉤。工作盡職盡責(zé)、成績(jī)顯著的，或是為公司免受重大損失，為企業(yè)多創(chuàng)效益的，給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，包括授予榮譽(yù)稱號(hào)、發(fā)給獎(jiǎng)金、記功、升級(jí)、升職等。工作差的，給公司帶來(lái)?yè)p失，或有重大失誤的，給予批評(píng)教育、并按其情節(jié)輕重分別給予不同的紀(jì)律處分、行政處分或經(jīng)濟(jì)處罰。

二、   公司合同管理的監(jiān)督檢查和制度

（一）匯報(bào)登記制度

公司業(yè)務(wù)人員代表本公司簽訂合同后，應(yīng)按規(guī)定向公司有關(guān)職能部門或公司有關(guān)負(fù)責(zé)人匯報(bào)，合同管理員則將合同的有關(guān)內(nèi)容登記到相關(guān)的臺(tái)帳簿上，以便監(jiān)督檢查。

（二）法人代表授權(quán)委托制度

由于公司的法定代表人不可能直接參予每一份合同的簽訂，而常常是由業(yè)務(wù)員、或其他人員總經(jīng)理去簽訂合同。實(shí)行法人代表授權(quán)委托制度，使簽訂合同人員取得合法資格，既可以取得對(duì)方的信任，順利簽訂合同，又能促使和制約人認(rèn)真簽訂合同。

法人授權(quán)委托制度的內(nèi)容主要包括：（1）公司有關(guān)業(yè)務(wù)人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)合同法，在參加工商部門組織的法規(guī)考試合格后，方可接受經(jīng)理簽發(fā)的簽訂合同“授權(quán)委托證明書”。未經(jīng)法定代表人授權(quán)或超越授權(quán)范圍簽訂的合同一律無(wú)效，由此產(chǎn)生的責(zé)任由本人承擔(dān)。（2）領(lǐng)用長(zhǎng)期、臨時(shí)“授權(quán)委托證明書”應(yīng)向經(jīng)營(yíng)部辦理登記手續(xù)，公司向工商行政管理部門領(lǐng)取統(tǒng)一制定的簽訂合同授權(quán)委托證明書，如事項(xiàng)變更，應(yīng)及時(shí)辦理變更手續(xù)。對(duì)發(fā)放蓋章空白授權(quán)委托書，要由總經(jīng)理審批。

（三）審查審批制度

經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的資格、資金、信譽(yù)等情況進(jìn)行審查。

公司簽訂合同要經(jīng)總經(jīng)理簽署意見(jiàn)后方可加蓋公章，合同才能正式成立。

（四）合同專用章管理制度

1、合同專用章公司統(tǒng)一刻制、編號(hào)、保管、使用，并到工商行政管理部門備案；

2、合同專用章由經(jīng)營(yíng)部設(shè)專人負(fù)責(zé)保管、使用只限本企業(yè)對(duì)外簽訂合同使用，原則上不得攜帶外出；

3、合同專用章應(yīng)在正式合同文本上使用，并有法定代表人簽署，或者有法定代表人簽發(fā)的“授權(quán)委托證明書”，方可使用；

4、合同專用章、或蓋有合同專用章的空白合同方遺失與被盜時(shí)，要及時(shí)通知有關(guān)部門進(jìn)行處理，同時(shí)登報(bào)聲明掛失作廢，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，要追究當(dāng)事人責(zé)任。

（五）檢查履行制度

公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理及經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人要定期或不定期對(duì)合同的簽訂履行情況進(jìn)行檢查，以防止發(fā)生問(wèn)題，釀成糾紛。規(guī)定的制定和落實(shí)，對(duì)及時(shí)解決履行中困難和矛盾很有作用。特別是對(duì)標(biāo)的金額較大或履行期限較長(zhǎng)的合同，一般都應(yīng)作出中途檢查的規(guī)定。

（六）索賠制度

在對(duì)方違約時(shí)，由經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)，依法及時(shí)向?qū)Ψ教岢鏊髻r要求，追究對(duì)方違約責(zé)任，以挽回因?qū)Ψ竭`約行為給公司造成的經(jīng)濟(jì)損失。

三、公司合同管理的統(tǒng)計(jì)考核制度

（一）統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度

根據(jù)上級(jí)業(yè)務(wù)部門或合同管理機(jī)關(guān)的要求，對(duì)合同的簽訂、履行、變更、解除及發(fā)生糾紛的處理等項(xiàng)數(shù)字和情況，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，按規(guī)定的日期和要求上報(bào)。

（二）合同考核制度

通過(guò)引進(jìn)激勵(lì)機(jī)制，將合同管理納入公司經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核范圍，以調(diào)動(dòng)合同管理人員的積極性?？己藘?nèi)容一般包括合同簽約率、履約率指標(biāo)，合同送審時(shí)間，簽訂合同內(nèi)容的合法性及條款的完備性，合同管理臺(tái)帳、報(bào)表、檔案的管理情況等；考核辦法一般是實(shí)行競(jìng)賽評(píng)比活動(dòng)，采用百分制，公開考核，并同獎(jiǎng)金掛鉤。

四、公司合同管理的合同檔案制度

合同依法簽訂后，當(dāng)事人各方將合同正本交由各自單位合同管理員保管，合同副本留合同承辦人員備用，必要時(shí)抄送、抄報(bào)有關(guān)單位。合同管理員對(duì)已經(jīng)生效的合同要編號(hào)登記，逐個(gè)建立檔案。合同檔案的內(nèi)容包括合同文本及附件、合同簽訂申請(qǐng)表、簽約洽談紀(jì)要、合同變更解除的往來(lái)文書、合同履行情況記載等。合同檔案管理實(shí)行平時(shí)立卷，年終一次歸檔，專人保管的制度。合同檔案是企業(yè)合同管理的重要資料，一旦履行中發(fā)生糾紛，完整的合同檔案資料有助于糾紛的順利解決。

 

  招標(biāo)公司

  2007---

 

 

 

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主題詞：合同  管理  制度