導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案智慧管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

智慧檔案是一個具有層次管理模式的檔案管理系統(tǒng)，從層次分析中可以清楚地了解到每一個管理層面所負(fù)責(zé)的內(nèi)容，這樣就能夠使得檔案管理人員根據(jù)各自職位級別進(jìn)行相應(yīng)的管理，以保證各層級管理質(zhì)量，做到環(huán)環(huán)相扣，相互監(jiān)督。結(jié)合智慧檔案管理系統(tǒng)的資源掌握更全面的管理內(nèi)容，明確管理方向，并不斷優(yōu)化現(xiàn)代檔案管理功能，實現(xiàn)智能化、科學(xué)化的管理模式，智慧檔案管理系統(tǒng)中各項功能對管理水平提升有著良好的促進(jìn)作用，值得進(jìn)一步研究與推廣。

1智慧檔案管理系統(tǒng)的層次

1.1機(jī)構(gòu)檔案信息管理層。機(jī)構(gòu)檔案信息管理層主要是針對本單位的生產(chǎn)、銷售等活動資料進(jìn)行集中、處理、使用以及保存等工作，屬于檔案工作中的基礎(chǔ)工作，而這一道工作的質(zhì)量直接影響后續(xù)工作的真實性、有效性以及意義價值。1.2機(jī)構(gòu)檔案信息傳播管理層。是以基礎(chǔ)管理層為鋪墊，對檔案信息實施傳播的工作，將知識信息以及有使用價值的信息通過傳播渠道轉(zhuǎn)換成具有生產(chǎn)力的可利用信息，進(jìn)而發(fā)揮檔案信息的價值，提高檔案工作的重要性，這一層次管理對捕捉信息、審核信息以及信息歸檔具有及時性的特點，并對機(jī)構(gòu)以及相關(guān)部門中應(yīng)用檔案信息給予最大化的支持。1.3機(jī)構(gòu)檔案信息能力管理層。這一層次的檔案管理主要是針對信息資源全面分析，如：信息收集的需求、信息應(yīng)用價值、信息管理方法、相關(guān)信息、競爭發(fā)展等多方面的分析，通過這個層級的管理能夠讓檔案信息充分的深入到現(xiàn)實生活、生產(chǎn)中，體現(xiàn)價值，為實現(xiàn)某一目標(biāo)而做出相應(yīng)的信息決策、信息指導(dǎo)以及參考建議等。同時檔案信息能力管理層級還需要負(fù)責(zé)解決實際問題，如現(xiàn)實生活生產(chǎn)中對信息種類的需要，各類信息之間蘊(yùn)藏的關(guān)聯(lián)與影響，存在信息不能滿足需要信息的原因，各機(jī)構(gòu)信息對照以及信息應(yīng)用價值判斷等多方面的分析，將信息正確的投入到使用中，發(fā)揮應(yīng)有的價值與作用。檔案信息管理系統(tǒng)的功能設(shè)計實際上可以根據(jù)各機(jī)構(gòu)的應(yīng)用需求而合理設(shè)計，以保證檔案信息在機(jī)構(gòu)中能夠以有利用價值的地位出現(xiàn)，進(jìn)而提高檔案管理人員對自身工作崗位重要性的意識，承擔(dān)結(jié)構(gòu)有保存價值的信息收集、歸檔、使用等工作，并有效的將檔案信息傳播與開發(fā)，充分的提高檔案管理工作的有效性與作用意義。

2智慧檔案管理系統(tǒng)的資源

2.1原存紙質(zhì)檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質(zhì)檔案，其數(shù)字智慧檔案管理系統(tǒng)的層次與功能設(shè)計分析化策略包括以下兩種辦法：可以通過掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)換成PDF格式或jpg形式的圖片進(jìn)行入庫，并進(jìn)行標(biāo)引?？梢酝ㄟ^鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數(shù)字水印技術(shù)進(jìn)行入庫。2.2原存數(shù)字檔案。數(shù)字檔案已經(jīng)是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統(tǒng)比較早的企業(yè)，數(shù)字檔案所占比例較大。數(shù)字檔案的入庫相對來說比較簡單一些，主要是要保證數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)移或轉(zhuǎn)換過程中，保持?jǐn)?shù)字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內(nèi)容標(biāo)示的保存。2.3新歸檔檔案。隨著機(jī)構(gòu)的發(fā)展，新產(chǎn)生的檔案將會成為檔案數(shù)據(jù)庫的重點，這就要求在新數(shù)據(jù)上傳過程中，嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)格式、工作流程、數(shù)據(jù)大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設(shè)計過程中進(jìn)行格式統(tǒng)一，每種文檔采用什么格式進(jìn)行歸檔，要進(jìn)行統(tǒng)一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案同時保存，這就要求上傳的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致。

3智慧檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計分析

3.1安全認(rèn)證。檔案的私密性決定了安全認(rèn)證的首要地位，檔案涉及機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)活動中的一些機(jī)密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統(tǒng)的硬件安全，如服務(wù)器、路由設(shè)備、防火墻的安全設(shè)置；另一方面要考慮系統(tǒng)的軟件安全，軟件安全主要體現(xiàn)在系統(tǒng)文件的加密，管理員、用戶的加密設(shè)置上。包含管理員的權(quán)限設(shè)置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權(quán)限設(shè)置，并且每一次文件或系統(tǒng)的修改都應(yīng)該記錄下操作員工號。3.2檔案信息的存儲。應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、制度來保證及時有效地存儲檔案信息資源。建設(shè)一個快捷方便的上傳接口，可以連續(xù)上傳、批量上傳，并且支持從其他系統(tǒng)導(dǎo)入資源和元數(shù)據(jù)的功能，非數(shù)字作品的數(shù)字化、轉(zhuǎn)換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權(quán)屬管理的功能。3.3檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進(jìn)行序化，形成系統(tǒng)性、科學(xué)性的知識體系，可以更好地為用戶服務(wù)。智慧檔案信息系統(tǒng)在組織信息資源過程中應(yīng)該加入機(jī)構(gòu)部門、主題、領(lǐng)域、責(zé)任者等方式，并能根據(jù)分類提取相關(guān)的關(guān)聯(lián)詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯(lián)系，以方便相同類型的檔案進(jìn)行聚類組織。3.4檔案信息的檢索與傳播。多種系統(tǒng)檢索中關(guān)鍵詞檢索最為常見，其次是分類檢索。檢索后，針對有關(guān)檔案資源信息，選擇關(guān)聯(lián)度相對較高的檔案提共給用戶，使得檔案內(nèi)容中與用戶所需更為接近化。系統(tǒng)中針對具有保密性的文章應(yīng)設(shè)置專用的權(quán)限字段，利用針對性的開放模式，實施對某機(jī)構(gòu)在某時間段進(jìn)行保密信息開放，實現(xiàn)既能針對性與能共享性的信息開放效果。3.5用戶評介與互操作服務(wù)。在智慧檔案管理系統(tǒng)中，用戶評介、互操作功能的設(shè)計主要是為給用戶、系統(tǒng)之間提供交互平臺，實現(xiàn)用戶與系統(tǒng)或者系統(tǒng)于系統(tǒng)之間的交互過程，從交互功能中，用戶可以以一個幫助系統(tǒng)者的身份出現(xiàn)，對系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題進(jìn)行有效解答，同時也可以對系統(tǒng)提出問題，系統(tǒng)會自動將問題和答案收納于幫助系統(tǒng)中，用戶便可以通過檢索的形式得到幫助系統(tǒng)的幫助。

用戶評介與互操作服務(wù)功能還能夠使得檔案信息平臺及時收到用戶的反饋信息，進(jìn)而對檔案信息使用情況加以了解，不僅如此，此項功能還有另一個優(yōu)勢，就是在檢索信息時，不一定輸入全部信息，只需要提供相關(guān)題目以及獲取方式即可，這一程序的實現(xiàn)需要系統(tǒng)互聯(lián)支持。

作者:王冬梅

篇2

Abstract： On the basis of review of the domestic and foreign government social media file archiving， this paper analysis the concept of government social media files and collective intelligence， put forward the integration of collective intelligence and govern？ ment social media files archival management. On this basis， discusses the implementing subject， pro？ cess and strategy of government social media file ar？ chival management. In order to provide reference for long-term management of government social media files.

Keywords： Collective intelligence； Government social media；Social media file； Archival management

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代政府社交媒體發(fā)揮的作用日益凸顯，特別是隨著政務(wù)微博、官方微信的應(yīng)用，政府社交媒體逐漸成為公開政務(wù)信息的新渠道。目前，公眾的參政意識逐漸增強(qiáng)，政府社交媒體的信息資源總量不斷增加，加上政府社交媒體本質(zhì)上具有檔案屬性，其管理同樣涉及信息的采集、識別、歸檔等過程。[1]在這樣的背景下，如何對政府社交媒體文件進(jìn)行科學(xué)的檔案化管理，提高政府社交媒體信息資源的效用，發(fā)揮集體智慧的作用尤為重要。

一、基于集體智慧的政府社交媒體文件檔案化管理的提出

（一）國內(nèi)外相關(guān)研究

社交媒體信息存檔研究源于近年來社交媒體的迅速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，2010年以來，歐美等一些發(fā)達(dá)國家的政府部門、檔案管理機(jī)構(gòu)紛紛開展了不同層次、不同目的、不同形式的政務(wù)社交媒體文件歸檔實踐項目，其中一些已經(jīng)形成了較為成熟的實施流程和管理規(guī)范。如英國國家檔案館負(fù)責(zé)的英國政府網(wǎng)絡(luò)存檔項目[2]在歐洲網(wǎng)絡(luò)記憶基金的支持下，開發(fā)了能夠確保社交媒體文件產(chǎn)生背景、結(jié)構(gòu)與內(nèi)容原始性的信息采集工具，按照《英國國家檔案法》的相關(guān)規(guī)定，與Twitter、You？ Tube等機(jī)構(gòu)合作，對英國中央政府各部門官方Twitter和YouTube公眾號上公開的政務(wù)信息和政治熱點事件等政府社交媒體文件進(jìn)行檔案化管理。目前，該項目歸檔保存的Twitter文件已達(dá)65000多份，You？ Tube文件數(shù)量超過7000個，文件類型涵蓋文本、圖片、音視頻等。此外，美國北卡羅來納州政府社交媒體檔案館項目[3]通過人工選擇的方式識別需要歸檔的州政府部門所使用的Blogs、Wikis、Twitter、Facebook等主流社交媒體賬戶，參照項目所制定的“頁面宏觀評估計分表”，對待采集的政府社交媒體文件進(jìn)行評價和精確計分，根據(jù)得分情況來確定采集的頁面范圍和采集頻率。并依托第三方信息服務(wù)機(jī)構(gòu)――Archive Social所提供的社交媒體信息捕獲和歸檔服務(wù)構(gòu)建北卡羅來納州政府社交媒體文件數(shù)字檔案館。

與國外相比，我國在社交媒體信息歸檔保存方面的研究尚處于萌芽階段。在理論上，如王煥[4]通過系統(tǒng)分析和梳理國外政務(wù)社交媒體文件歸檔工作的流程與管理模式，為我國檔案管理機(jī)構(gòu)提供了具有參考價值的政務(wù)社交媒體文件歸檔辦法。黃霄羽等[5]探討了社交媒體文件權(quán)屬問題，提出社交媒體文件應(yīng)采用合作共管的歸檔管理模式。趙躍[6]對政務(wù)新媒體文件歸檔的動因、主體、內(nèi)容、策略進(jìn)行了思考，并指出了當(dāng)前我國政務(wù)新媒體文件歸檔面臨的挑戰(zhàn)與應(yīng)對策略。在實踐領(lǐng)域，國內(nèi)相關(guān)的實踐應(yīng)用研究尚處于起步階段，系統(tǒng)應(yīng)用實踐發(fā)展尚不成熟。

（二）概念辨析

1.集體智慧。集體智慧即將大量松散的個人、組織或機(jī)構(gòu)集合在一起，通過集體成員間的互動協(xié)作所產(chǎn)生的高于個體所擁有的能夠進(jìn)行理性思考、制定決策、執(zhí)行任務(wù)、解決復(fù)雜問題的團(tuán)體性智慧或能力。在信息資源管理與服務(wù)領(lǐng)域，集體智慧已廣泛應(yīng)用于社會網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、眾包服務(wù)、信息資源共建共享等多個方面，維基百科、Yahoo！、Answers等都是典型的成功案例。[7]

2.政府社交媒體文件。政府社交媒體文件可定義為國家政府機(jī)構(gòu)在履行行政活動或處理事務(wù)過程中，使用社交媒體制作或接收的具有保存價值的信息，這些信息符合文件的真實性、可靠性、完整性的基本特點，具有憑證、參考、情報等主要的檔案價值屬性。[8]目前，政府社交媒體信息的文件屬性已經(jīng)得到很多國家的認(rèn)可，如加拿大國家檔案館認(rèn)為政府社交媒體信息是政府文件的重要組成部分，并通過政策法規(guī)進(jìn)行規(guī)范，使其與政府電子文件和政府網(wǎng)站信息等數(shù)字資源一樣成為當(dāng)前檔案部門長期歸檔保存的重要對象。需要指出的是，與政府辦公系統(tǒng)中生成的電子文件和政府網(wǎng)站信息不同，社交媒體文件一般是借助第三方社交媒體平臺形成的，政府的社交媒體文件保存在社交媒體平臺運營商提供的服務(wù)器上，這就決定了政府社交媒體文件對第三方平臺的依賴性。因此，與電子文件和政府網(wǎng)站信息的歸檔保存相比，政府社交媒體文件的歸檔工作流程和管理模式還應(yīng)充分考慮到第三方因素。

（三）集體智慧與政府社交媒體文件歸檔的融合

政府社交媒體文件歸檔不僅涉及第三方運營機(jī)構(gòu)的問題，還要面臨大量社會公眾參與的網(wǎng)絡(luò)社區(qū)中信息交互與公眾反饋信息的整理，加上這些信息動態(tài)增長、分享與轉(zhuǎn)載導(dǎo)致其更新頻繁，且重復(fù)、無序內(nèi)容較多，很難準(zhǔn)確識別和捕獲，致使政府社交媒體文件歸檔工作面臨巨大的挑戰(zhàn)。因此，對政府社交媒體文件的歸檔不能僅靠某個機(jī)構(gòu)，需要多機(jī)構(gòu)的共同參與，而且有必要吸納公眾加入，發(fā)揮集體智慧的優(yōu)勢，協(xié)同高效開展政府社交媒體文件歸檔工作。其中，集體智慧與政府社交媒體文件歸檔的融合具體表現(xiàn)為：一是采用公眾參與的社交媒體信息采集策略，基于公眾、團(tuán)體的智慧來選擇有保存價值的信息，最終建立能夠反映集體記憶、社會感知的政府社交媒體文件數(shù)字檔案館；二是建立分布式合作存檔機(jī)制，政府社交媒體歸檔應(yīng)由文件的形成機(jī)構(gòu)、社交媒體平臺運營商、記憶機(jī)構(gòu)共同參與，在各司其職和運用自身特有資源下協(xié)同解決政府社交媒體文件歸檔面臨的各種難題。

綜上，我們應(yīng)借鑒國外實踐經(jīng)驗，發(fā)揮多個主體協(xié)同管理的優(yōu)勢，同時借助政務(wù)社交媒體廣泛群眾基礎(chǔ)，征集、內(nèi)化網(wǎng)絡(luò)用戶的意見和建議，實現(xiàn)集體智慧視角下政府社交媒體文件檔案化管理模式的創(chuàng)新，為國內(nèi)政府社交媒體文件存檔工作面臨的挑戰(zhàn)提供新的解決思路。

二、基于集體智慧的政府社交媒體文件檔案化管理的分析

（一）政府社交媒體文件檔案化管理的實施主體

如上所述，政府社交媒體文件的歸檔涉及新媒體運營商、政府機(jī)構(gòu)和檔案部門三個實施主體，三者之間的關(guān)系如圖1所示。這些機(jī)構(gòu)通過分工協(xié)作，共同承擔(dān)政府社交媒體文件的檔案化管理工作，從而通過分擔(dān)責(zé)任、降低風(fēng)險，使效益最大化。

1.新媒體運營商。政府社交媒體文件屬于電子文件的范疇，同樣具有完整的產(chǎn)生背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等信息，這些信息同元數(shù)據(jù)一同捕獲，成為識別文件真實性與可靠性的重要標(biāo)識。[9]元數(shù)據(jù)管理作為社交媒體文件管理的核心，為了實現(xiàn)政府社交媒體文件完整捕獲歸檔與真實保存利用，需要對文件著錄的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)提出特殊要求，由于社交媒體文件存儲在新媒體運營商提供的服務(wù)器上，因此，需要具備技術(shù)優(yōu)勢的新媒體運營商提供相應(yīng)的技術(shù)解決方案，滿足政府社交媒體文件歸檔保存的管理需求。

2.政府機(jī)構(gòu)。政府機(jī)構(gòu)作為社交媒體文件的直接形成機(jī)構(gòu)，擁有對文件的管理與處置權(quán)，能夠在文件的整個生命周期內(nèi)對其進(jìn)行管理與控制。同時由于政府機(jī)構(gòu)更了解文件形成的背景信息與內(nèi)容結(jié)構(gòu)，因此，在文件的真實性與完整性等價值鑒定與識別上具有不可替代的地位。此外，作為政府社交媒體文件檔案化管理的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督主體，負(fù)責(zé)社交媒體文件管理意見與政策的制定，指導(dǎo)并監(jiān)督檔案部門和其他合作機(jī)構(gòu)對政府社交媒體文件的管理。

3.檔案部門。檔案部門是政府社交媒體文件檔案化管理實施的責(zé)任主體，一方面，檔案部門作為專門的文化記憶機(jī)構(gòu)，在政府社交媒體文件采集內(nèi)容涉及范圍確定、歸檔工具與技術(shù)選擇、保存標(biāo)準(zhǔn)體系和流程規(guī)范制定、管理平臺構(gòu)建、歸檔信息服務(wù)利用等方面具有天然的優(yōu)勢，通過形成包括方案、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、程序、技術(shù)等諸多要素在內(nèi)的管理框架體系，可為政府社交媒體文件歸檔提供必要的制度環(huán)境。另一方面，檔案部門借助其完善的專業(yè)人員配備和資金支持，參照其在文件歸檔方面成熟的業(yè)務(wù)流程，可以實現(xiàn)政府社交媒體文件在捕獲、處理、存儲、利用等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化操作。

（二）政府社交媒體文件檔案化管理的實施流程

政府社交媒體文件作為一種有特定內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息的文件，在一定程度上屬于電子文件范疇，因此，電子文件歸檔管理的一些理念和方法可以應(yīng)用到政府社交媒體文件的檔案化管理中。根據(jù)文件生命周期理論，同樣可以把政府社交媒體文件的生成、、捕獲、歸檔視為完整的生命周期，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，沿著文件歸檔管理工作采集、管理、保存的思路對其全程管控，保證政府社交媒體文件從采集到長期保存管理上的連續(xù)性和規(guī)范性。考慮到開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）模型已經(jīng)成為國際上公認(rèn)的實現(xiàn)數(shù)字資源長期保存與獲取的標(biāo)準(zhǔn)，政府社交媒體文件歸檔的整個流程也可以參考OAIS模型作為其實施檔案化管理的邏輯架構(gòu)，如圖2所示。

1.政府社交媒體文件的采集。與常規(guī)電子文件不同，政府社交媒體文件依賴于第三方平臺具有的深層次的復(fù)雜結(jié)構(gòu)，其海量性、復(fù)雜性、技術(shù)性強(qiáng)等特點導(dǎo)致政府社交媒體文件的采集面臨諸多問題，如對動態(tài)持續(xù)生長信息的實時采集，以及對豐富的社交媒體情境信息的有效獲取等。因此，結(jié)合政府社交媒體文件的特點，在借鑒電子文件獲取相關(guān)方法的基礎(chǔ)上，還應(yīng)與社交媒體平臺運營商合作，尋求捕獲社交媒體文件的有效技術(shù)解決方案，包括資源選擇標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)爬蟲工具配置、數(shù)據(jù)交換格式、元數(shù)據(jù)編碼及轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)等。以英國國家檔案館對Twitter的捕獲為例，該館在實施信息采集時遵循Twitter提供的REST API標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)獲取API服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等，對收割Twitter信息的網(wǎng)絡(luò)爬蟲工具進(jìn)行了規(guī)范配置，獲取以JSON、XML等標(biāo)準(zhǔn)格式數(shù)據(jù)集形式呈現(xiàn)的包含Twitter信息原始數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)的檔案信息包（AIP）。[10]

2.政府社交媒體文件的管理。利用網(wǎng)絡(luò)爬蟲工具捕獲的文件多是雜亂無序的，還應(yīng)通過編目著錄與鑒定整理等管理操作使無序信息有序化。比如，歐盟FP7支持的ARCOMEM項目通過構(gòu)建通用的元數(shù)據(jù)模型對采集的文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、管理過程、形成背景等信息進(jìn)行統(tǒng)一的資源描述，并將描述的信息以標(biāo)準(zhǔn)的WARC網(wǎng)頁檔案文件格式保存，實現(xiàn)對采集的社交媒體文件的編目著錄。[11]此外，可以借鑒電子文件鑒定理念，將政府社交媒體文件的鑒定整理劃分為文件識斷與文件可用性判斷兩個部分。其中，文件識別用于判斷文件檔案信息包中的元數(shù)據(jù)、長期保存方式等要素是否齊全。文件可用性判斷即對已捕獲文件背景信息、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等特征的可用性檢查，確保文件的真實性、完整性、有效性。

3.政府社交媒體文件的歸檔保存。社交媒體文件的歸檔保存主要涉及存檔方式與存儲架構(gòu)的選擇。目前對社交媒體文件進(jìn)行存檔的方式較多，包括直接存檔、網(wǎng)絡(luò)鏈接存檔、內(nèi)容尋址存檔等。[12]社交媒體文件具有數(shù)據(jù)量大和存取頻繁的特點，解決社交媒體文件在海量存儲與高效存取方面存在的沖突，可以借鑒澳大利亞Pando？ ra項目采用的社交媒體文件存檔方式，將文件歸檔分為三個部分，即提供訪問的存檔、長期保存文件的存檔以及持續(xù)工作所需的存檔，通過多個機(jī)構(gòu)共建共享的方式進(jìn)行分布式存檔，提升社交媒體文件歸檔效率。在存儲架構(gòu)選擇方面，社交媒體文件歸檔作為一項持續(xù)性活動，保存文件數(shù)量的動態(tài)增長對存儲管理提出了挑戰(zhàn)，云存儲作為動態(tài)易擴(kuò)展、安全可靠、易于管理、成本低廉的數(shù)據(jù)存儲方式可為海量政府社交媒體文件的長期保存提供有效的解決方案。

（三）政府社交媒體文件檔案化管理的實施策略

1.采用基于群眾智慧的歸檔信息采集策略。集體智慧視角下的政府社交媒體文件檔案化管理所采用的信息采集策略應(yīng)強(qiáng)調(diào)“全民參與、共享記憶”。因此，可借鑒美國國家檔案與文件署官方網(wǎng)站開展的“公民檔案員”項目，[13]提倡國家檔案館等有影響力的文化記憶機(jī)構(gòu)積極建立公眾號，鼓勵公眾參與政府社交媒體文件的采集工作，按照“明確政府社交媒體信息采集主題利用社交平臺宣傳社交媒體用戶自發(fā)參與相關(guān)主題信息資源的征集與內(nèi)容評價負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)有選擇地優(yōu)先采集重要信息建立反映集體記憶、社會感知的政府社交媒體文件數(shù)字檔案館”的流程，利用群眾的智慧決定采集哪些有保存價值的政府社交媒體文件，從而將政府網(wǎng)絡(luò)信息資源采集與保存轉(zhuǎn)變?yōu)榛谏鐣庾R和社會驅(qū)動的存儲模式。[14]

2.開發(fā)智能化社交媒體信息存檔技術(shù)。當(dāng)前國內(nèi)在社交媒體信息捕獲方面，大多采用截圖、手動打印等傳統(tǒng)方法，而現(xiàn)有的針對淺層網(wǎng)的網(wǎng)頁自動采集方法并不能有效解決這類信息的采集問題。因此，由檔案部門與社交媒體平臺運營商合作研發(fā)智能化的方法和工具來實現(xiàn)社交媒體信息的存檔，是我國開展政府社交媒體文件檔案化管理工作需要突破的重要問題。國外研發(fā)的ARCOMEM Crawler、Archive Social等智能化社交媒體信息存檔工具所實現(xiàn)的技術(shù)創(chuàng)新與突破可為國內(nèi)社交媒體信息存檔技術(shù)的研發(fā)提供參考。國內(nèi)在開發(fā)智能化的社交媒體信息存檔技術(shù)的過程中，可考慮以國外成功的實踐案例為“藍(lán)本”，結(jié)合實際需求，對現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)信息存檔技術(shù)和方法進(jìn)行優(yōu)化，實現(xiàn)面向我國主流社交媒體信息存檔的智能化工具，通過技術(shù)創(chuàng)新，來減輕政府社交媒體文件存檔的工作量，降低信息保存成本，提高信息歸檔質(zhì)量。

3.建立分布式合作保存機(jī)制。政府社交媒體文件歸檔是一項持續(xù)而復(fù)雜的工程，需要發(fā)揮集體智慧的作用來共同解決。結(jié)合國情，國內(nèi)可建立由政府機(jī)構(gòu)為主導(dǎo)、檔案部門為責(zé)任主體、社交媒體運營商參與，吸納那些對政府社交媒體文件歸檔保存的重要性有足夠認(rèn)識、有意向參與這項公益事業(yè)的公眾和社會組織所組成的分布式合作保存機(jī)制。其中，政府機(jī)構(gòu)應(yīng)發(fā)揮引導(dǎo)作用，獲得政策法規(guī)方面的支持，鼓勵公眾和社會組織參與政府社交媒體文件管理工作，利用群眾智慧來提高文件檔案管理的質(zhì)量。具備技術(shù)優(yōu)勢的社交媒體平臺運營商需要在技術(shù)上改革創(chuàng)新提高社交媒體信息采集的效率與質(zhì)量，為政府社交媒體文件的歸檔提供重要的技術(shù)支撐。檔案部門需要制定科學(xué)規(guī)范的社交媒體文件采集標(biāo)準(zhǔn)、策略、方案等，確保資金與資源的有效利用與優(yōu)化配置，與政府機(jī)構(gòu)、社交媒體平臺運營商、社會組織和公眾合作協(xié)調(diào)規(guī)劃任務(wù)框架，實現(xiàn)政府社交媒體文件歸檔工作的有序進(jìn)行。

*本文為吉林大學(xué)研究生創(chuàng)新基金資助項目“大數(shù)據(jù)環(huán)境下政府網(wǎng)站原生數(shù)字政務(wù)信息長期可存取研究”（項目編號：2016048）的研究成果之一。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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[12]Operational selection policy OSP27 [EB/OL].[2016-07-26].

篇3

對于我來說是不平凡的一年，這一年我從云南大學(xué)畢業(yè)后非常幸運的來到了三環(huán)中化。一開始從事硫酸生產(chǎn)工作，面對新的工作環(huán)境、新的工作崗位，我沒有因為遇到困難和考驗而退縮，而是在陌生的領(lǐng)域里積極探索并迎難而上。我努力學(xué)習(xí)硫酸專業(yè)知識，在工作中我積極主動、認(rèn)真負(fù)責(zé)、服從上級分配、聽從指揮，平時與同事們和睦相處，真正做到了工作中是同事，生活中是朋友的和諧局面。我除完成自己的工作外，還積極參加公司和硫酸廠組織的各項活動，我在“共慶祖國60華誕”演講比賽中榮獲三等獎。同時，我非常熱愛團(tuán)隊工作，通過競選成為硫酸團(tuán)支部宣傳委員，協(xié)助硫酸團(tuán)支部書記做好團(tuán)支部各項工作，為把硫酸團(tuán)支部建成一個團(tuán)結(jié)活潑、充滿朝氣的群體而努力。

從6月份，公司倡導(dǎo)創(chuàng)建“誠信自律”班組活動以來，我與班組人員一同認(rèn)真學(xué)習(xí)公司創(chuàng)建“誠信自律”班組的有關(guān)內(nèi)容。經(jīng)過學(xué)習(xí)和內(nèi)部試運行，我認(rèn)真編寫了硫酸廠生產(chǎn)工段一班“誠信自律”班組申報材料以及班組詳盡的規(guī)章制度，通過一年來不斷的學(xué)習(xí)、改進(jìn)，我們從最開始的“毫無頭緒”到如今大家在工作和生活中都形成了自覺意識。同時我還肩負(fù)著對硫酸廠稿件的審核工作，為提高自己的寫作水平，搞好新聞寫作，我對公司局域網(wǎng)上刊登的文章進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，時刻了解公司工作動態(tài)，保證了硫酸廠新聞稿件的針對性、及時性和真實性。在廠領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，我堅持正確的宣傳原則，對在生產(chǎn)崗位中涌現(xiàn)出的典型事跡、安全生產(chǎn)、質(zhì)量控制進(jìn)行了宣傳報導(dǎo)，鼓舞了員工的士氣。多層次，全方位的展示了硫酸人的精神風(fēng)貌和工作中取得的優(yōu)秀成績，為硫酸廠宣傳報道盡了一份自己的力量，作為硫酸廠稿件負(fù)責(zé)人，我認(rèn)真排版校對，在自己負(fù)責(zé)的范圍內(nèi)避免稿件的失誤，因表現(xiàn)突出，我在宣傳報道中被評為“硫酸廠宣傳報道先進(jìn)個人”。

7月1日，我通過應(yīng)聘進(jìn)入行政部檔案管理員工作崗位，主要負(fù)責(zé)公司檔案管理方面的工作。我非常珍惜與熱愛這份工作，入職以來，我一直希望呈現(xiàn)給大家一個真誠、理性、執(zhí)著、堅毅的我。平時我認(rèn)真做好公司檔案管理、存檔、借閱、復(fù)印等每一項工作。檔案管理工作比較瑣碎，我一直努力希望能在較短的時間內(nèi)熟悉各項檔案管理的工作，在以后的工作中我會明確工作的程序、方向，在具體的工作中形成了一個清晰的工作思路，盡快令自己能夠順利開展工作并熟練圓滿地完成本職工作。今后我將努力改正我的缺點，發(fā)揚優(yōu)點，再接再厲把工作做的更好。

總結(jié)一年的工作，盡管有了一定的進(jìn)步，但在一些方面還存在著不足。比如有創(chuàng)造性的工作思路還不是很多，很多工作還不夠完善，這有待于在今后的工作中加以改進(jìn)。在以后日子里，我將更加認(rèn)真學(xué)習(xí)，努力使思想覺悟和工作效率全面進(jìn)入一個新水平。

最后，誠摯的感謝部門領(lǐng)導(dǎo)和同事在工作中對我的幫助和關(guān)心，我將會在以后的工作中更加努力。發(fā)揮出自己的滿腔熱情,依靠自己的勤學(xué)苦練,在自己平凡的崗位上創(chuàng)造一個個不平凡的奇跡。為公司的再次騰飛貢獻(xiàn)自己的全部智慧和力量。

篇4

（二）管理方法滯后，無法滿足參保人群急速增多、業(yè)務(wù)量劇增和社會保險制度改革的快節(jié)奏。近年來隨著社會保險業(yè)務(wù)量的逐步加大，部分實施了檔案信息化管理，但由于軟、硬件建設(shè)及人員配置等方面沒有統(tǒng)一協(xié)調(diào)，缺乏必要的軟硬件支持，缺乏專業(yè)人才，未能發(fā)揮應(yīng)有效能。相關(guān)信息未及時錄入計算機(jī)系統(tǒng)，不便于業(yè)務(wù)檔案快速準(zhǔn)確地檢索使用。

（三）業(yè)務(wù)檔案管理缺乏規(guī)范性。業(yè)務(wù)檔案分類模糊，檔案管理缺乏科學(xué)性，造成重要的業(yè)務(wù)檔案遺失或未納入管理范圍，檔案材料紙張樣式大小不一，裝訂不規(guī)范，裝具不達(dá)標(biāo)，封皮目錄填寫不規(guī)范，給業(yè)務(wù)檔案的集中管理和查閱利用造成困難。

（四）業(yè)務(wù)檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。部分人員程度不同地存在技能單一、知識老化、專業(yè)知識缺乏、業(yè)務(wù)工作能力不足等問題，不能滿足工作的需要。隨著社會保險事業(yè)的發(fā)展，社會保險業(yè)務(wù)檔案數(shù)量的劇增，社會保險業(yè)務(wù)檔案管理不能停留在一般水平上，應(yīng)充分利用現(xiàn)代化信息化手段優(yōu)化管理流程，不斷提升服務(wù)質(zhì)量。

二、加強(qiáng)社會保險檔案管理勢在必行

社會保險業(yè)務(wù)檔案管理是社會保險管理服務(wù)的基礎(chǔ)工作，在社會保險工作中發(fā)揮著不可替代的作用。社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護(hù)了參保人員的權(quán)益。

（一）深化社會保險制度改革的迫切需要。隨著社會保險制度改革的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會人”。社會保險部門不但要履行社會保障的責(zé)任，同時還要承擔(dān)起對離退休人員的社會化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，就要求我們建立完整安全的個人信息系統(tǒng)，即安全有序的社會保險檔案系統(tǒng)。否則，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至?xí)绊懙缴鐣ｋU改革的進(jìn)程。

（二）規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)管理的必然要求。一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險的各項待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。檔案作為最原始的參保資料，記載著參保人的一切詳細(xì)信息，這些詳細(xì)的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)。社會保險檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。

（三）提高社會保險工作質(zhì)量和辦事效率的根本保證。檔案資料的收集、整理實際上是對業(yè)務(wù)工作進(jìn)行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗教訓(xùn)，將對正在進(jìn)行或進(jìn)一步開展的工作提供良好的借鑒和推動?？梢詾闆Q策者提供準(zhǔn)確的各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供服務(wù)，提高辦事效率。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好社會保險工作的前提條件。

三、全面做好新時期社會保險檔案管理工作責(zé)無旁貸

隨著社會保險覆蓋范圍的不斷擴(kuò)大，參保人數(shù)的不斷增多，社會保險檔案數(shù)量急速增加，如何實現(xiàn)社會保險檔案的規(guī)范化管理，保證社會保險業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，是社會保險部門必須解決的現(xiàn)時問題，責(zé)任重大，任重而道遠(yuǎn)。

（一）提高思想認(rèn)識，提供全面保障。加大對社會保險檔案工作的重視程度，加強(qiáng)政策宣傳，及時解決工作中出現(xiàn)的問題和困難，積極爭取各級領(lǐng)導(dǎo)對社會保險檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現(xiàn)實問題，為建設(shè)和完善社會保險檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。積極組織社會保險工作人員學(xué)習(xí)檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺性和責(zé)任感。

（二）理順工作機(jī)制，規(guī)范操作流程。加強(qiáng)社會保險檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化建設(shè)，實行社會保險檔案的管理科學(xué)規(guī)范。強(qiáng)化對社會保險檔案的形成、整理、保管、利用等各工作環(huán)節(jié)的研究，制定操作性強(qiáng)、科學(xué)統(tǒng)一的社會保險檔案管理規(guī)范，努力促進(jìn)社會保險檔案信息資源的整合與共享，提高社會保險檔案的管理效率，使其成為開展社會保障工作的有力工具。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。工作中形成的文字材料、業(yè)務(wù)報表等及時歸檔，按照集中統(tǒng)一管理的工作要求登記造冊。加強(qiáng)保險業(yè)務(wù)部門的溝通、交流、合作，避免重復(fù)勞動，實現(xiàn)保險檔案的統(tǒng)一集中管理。

（三）加強(qiáng)信息化管理，實現(xiàn)軟硬件與人統(tǒng)一協(xié)調(diào)。不斷推進(jìn)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化，實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案管理信息化與社保經(jīng)辦業(yè)務(wù)處理信息化實時對接，做到業(yè)務(wù)檔案歸檔實時化，管理電子化。通過采取自動化手段，在不斷提高業(yè)務(wù)檔案服務(wù)效能的同時，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案主動防范風(fēng)險、保證社保經(jīng)辦整體安全的職能。逐步實現(xiàn)檔案的自動快速編目、檔案信息的自動檢索以及檔案資料的快速統(tǒng)計。堅持“以管促用、以用促管”的原則，圍繞方便查詢、提高利用效率上不斷改進(jìn)管理方法，全方位為參保職工提供服務(wù)。

篇5

⒈指揮部在日常工作中形成的文件材料（如文件、材料、合同、會議紀(jì)要、報表、計劃、總結(jié)等），具有保存價值的，均屬文書檔案。

⒉各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門歸檔材料，并與次年2月底前交至指揮部辦公室整理歸檔。不可分散保管在各部門或個人處。

⒊各部門要積極配合檔案工作，主動提供資料，收集材料要齊全、完整，注重文件材料平時整理與年終統(tǒng)一歸檔相結(jié)合，便于保管和利用。

（二）工程建設(shè)檔案

⒈工程建設(shè)過程中形成的有關(guān)材料（可行性研究等工程前期文件材料和勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理技術(shù)文件材料以及竣工圖等竣工驗收文件材料等），具有保存價值的，均屬工程建設(shè)檔案。

⒉工程部要協(xié)調(diào)、督促好工程建設(shè)單位嚴(yán)格執(zhí)行《市城市建設(shè)檔案管理辦法》等相關(guān)法律、法規(guī)。

⒊凡城北城市建設(shè)開發(fā)投資有限公司實施的工程建設(shè)項目中形成的建設(shè)檔案，由工程部負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔。待工程竣工驗收合格后移交市城建檔案館。

⒊其他納入管理的各建設(shè)單位，由工程部定期派人或配合城建檔案館對其進(jìn)行協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、督促，以保證工程建設(shè)過程中資料的收集齊全。待工程竣工驗收合格，工程部應(yīng)及時督促其將檔案移交市城建檔案。

（三）拆遷檔案

⒈在拆遷工作中形成的有關(guān)材料（如申辦房屋拆遷許可證的有關(guān)材料、被拆遷房屋評估報告、拆遷情況總結(jié)、拆遷結(jié)案表、決、強(qiáng)制拆遷的有關(guān)文件等），具有保存價值的，均屬拆遷檔案。

⒉由城北房屋拆遷有限公司實施的拆遷項目中形成的企業(yè)、居民等拆遷檔案，應(yīng)由各拆遷小組收集、整理齊全后交本部門辦公室統(tǒng)一保管，待工程全部結(jié)束后委托市城建檔案館整理歸檔并移交。

⒊納入管理拆遷范圍的拆遷項目，由拆遷部指定專人定期指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、督促，以保證拆遷過程中資料的收集齊全。待拆遷項目完成并驗收合格后，拆遷部應(yīng)及時督促其將檔案移交市城建檔案。

（四）聲像檔案

⒈指揮部在各種會議及大型活動中形成的聲像資料（如照片、錄音、錄像等），具有保存價值的，均屬聲像檔案。

⒉各部門要積極提供線索并與辦公室協(xié)調(diào)，委托市城建檔案館拍攝、制作。

⒊各部門自行形成的聲像資料，參照文書檔案年終一并交由辦公室整理歸檔。

（五）財務(wù)檔案

⒈財務(wù)部在日常工作中形成的財務(wù)資料（如憑證、帳簿、報表、合同協(xié)議等），具有保存價值的，均屬財務(wù)檔案。

⒉財務(wù)部按會計檔案歸檔要求收集、整理、立卷，按時報送檔案室歸檔。

二、檔案的利用

⒈為防止檔案的失泄密現(xiàn)象發(fā)生，凡查檔案者，必須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，檔案不得拿出單位，因工作需要必須借出時，應(yīng)辦理手續(xù)，并限期歸還。

⒉借閱有密級的檔案，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并登記備案。

⒊借閱檔案須嚴(yán)守機(jī)密，愛護(hù)檔案。不能私自拆卷、抽頁、涂改，應(yīng)按查閱內(nèi)容利用檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。凡抄錄、復(fù)印、拍照檔案材料，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。

⒋歸檔以外的文件材料，不得自行處理，應(yīng)統(tǒng)一交至文印室銷毀。

三、檔案的保管

⒈加強(qiáng)對永久、長期檔案的科學(xué)管理，嚴(yán)防潮濕、污染、霉?fàn)€、蟲蛀，最大限度地延長檔案壽命。

篇6

二、檔案管理機(jī)構(gòu)完全可以充任高水平智庫

為有效打造好決策的智庫功能，檔案管理機(jī)構(gòu)在認(rèn)真履行檔案管理職能的同時，還需樹立智庫意識，相應(yīng)進(jìn)行屬于智庫機(jī)構(gòu)的如下必要素質(zhì)準(zhǔn)備：

（一）依據(jù)檔案管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)特點，進(jìn)行智庫功能的準(zhǔn)確定位。

就一個地區(qū)而言，可以說檔案管理資料內(nèi)容浩瀚，內(nèi)存具有一定時空跨度的大量信息，對實施科學(xué)決策彌足珍貴，所以從廣義上講，檔案管理機(jī)構(gòu)可在所有領(lǐng)域發(fā)揮決策的智庫作用。但是考慮檔案管理部門與政府其他部門的職能劃分，檔案管理機(jī)構(gòu)的智庫作用應(yīng)著重從以下三個方面發(fā)揮：一是在地區(qū)性經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展戰(zhàn)略的決策方面；二是在區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展一體化定位的決策方面；三是在特別重大的發(fā)展項目決策方面。在這三個方面，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)為決策機(jī)關(guān)從歷史發(fā)展的延續(xù)性、各類條件是否成熟性、環(huán)境限制性等方面，提出可能性與可行性方面的依據(jù)。至于諸如人事任免，一般性項目的決策，有關(guān)具體項目引進(jìn)或限制，相關(guān)政府職能部門更為專業(yè)，這類決策參謀就交由他們發(fā)揮。而檔案管理機(jī)構(gòu)在這方面智庫作用的發(fā)揮，也不應(yīng)是全程包攬所有智庫功能，而是從檔案管理的特殊功能出發(fā)，為決策層提供一方面的決策依據(jù)。

（二）安排熱心智庫的工作人員，進(jìn)行決策科學(xué)的定向培訓(xùn)。

通過培訓(xùn)，讓他們逐步具備決策人員應(yīng)有的素質(zhì)。使檔案管理人員在決策參謀作用發(fā)揮方面，具備“四能”業(yè)務(wù)技能，達(dá)到“四嚴(yán)”素質(zhì)水平和“四求”工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。“四能”就是要具備綜合分析、文字表達(dá)、編研整理和計算機(jī)操作四種能力?！八膰?yán)”就是具有嚴(yán)肅的工作態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、嚴(yán)明的組織紀(jì)律和嚴(yán)格的自我約束。工作質(zhì)量的“四求”標(biāo)準(zhǔn)。一是求準(zhǔn)：就是圍繞決策議題，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)思路，站在全局高度，挖掘與提供緊貼課題要求、帶有全局性的情況和問題，能引起決策成員的深度思考。二是求實：就是實事求是地提供能夠反映矛盾和問題的資訊材料，不掩蓋矛盾，客觀地反映事物的面貌，真正做到喜憂兼報。三是求深：就是能深入發(fā)掘檔案資料中與決策課題密切相關(guān)的資訊材料，進(jìn)行深度分析與加工，從制度、體制、機(jī)制層面提供相關(guān)依據(jù)，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠了解掌握這方面的第一手歷史性材料。四是求新：就是克服僵化思想，不滿足于現(xiàn)狀，不固守傳統(tǒng)觀念，對現(xiàn)存檔案資料，用新的思維去分析，用新的眼光去判斷，用新的認(rèn)識去思考，用新的觀念去研究，最終做出新的推論，提供給決策層參考。

篇7

隨著國家相關(guān)部門對職業(yè)病統(tǒng)計重視程度的不斷提高，職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案的管理也引起了各企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門的高度重視。在過去的時間里，由于管理理念落后，管理方法和手段不當(dāng)，從而導(dǎo)致此方面的管理水平下降，健康監(jiān)護(hù)檔案的作用無法得到充分發(fā)揮。然而，隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，也給企業(yè)的職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理工作帶來的福音，使其實現(xiàn)了檔案的信息化管理，完善了檔案管理工作。

一、監(jiān)護(hù)檔案計算機(jī)單機(jī)管理的作用與局限性

縱觀我國職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理工作的開展來看，大致經(jīng)歷了3個發(fā)展階段，即全紙質(zhì)管理階段、計算機(jī)管理階段和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)管理階段。作為全紙質(zhì)管理階段向網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)管理階段的過渡期，計算機(jī)單機(jī)管理階段在檔案管理發(fā)展中具有重要意義，但同時也存在一些有待解決的問題，接下來筆者就監(jiān)護(hù)檔案計算機(jī)單機(jī)管理的作用與局限性進(jìn)行簡要分析和探討。

1.監(jiān)護(hù)檔案計算機(jī)單機(jī)管理的作用

計算機(jī)單機(jī)管理與傳統(tǒng)的全紙質(zhì)管理相比，在硬件設(shè)施上得到了很大的提升，實現(xiàn)了部分環(huán)節(jié)的自動化，一方面減少了管理人員的工作量，節(jié)省了大量的人力資源；另一方面則提高了工作效率和管理水平。利用Fox pro軟件程序建立數(shù)據(jù)庫索引系統(tǒng)是1999年開始應(yīng)用的管理方法，該系統(tǒng)將1976年以來的數(shù)以萬計的監(jiān)護(hù)檔案錄入計算機(jī)，采用一人一號一檔終身使用，并在此基礎(chǔ)上用數(shù)據(jù)庫命令來進(jìn)行條件索引，方便使用者對所需的檔案進(jìn)行查找，索引的關(guān)鍵詞有很多，比如說姓名、部門、單位、職業(yè)病危害因素以及體檢時間等。與此同時，該系統(tǒng)還可以滿足使用者的諸多需求，例如，對紙質(zhì)檔案資料的調(diào)閱、對勞動者健康情況變化進(jìn)行動態(tài)觀察等。除此之外，使用者若想將該系統(tǒng)中的體驗人員的一般情況批量導(dǎo)出，只需要核對一般信息接著錄入體檢結(jié)果便可，這樣一來，大幅度減少了體檢資料錄入的工作量，提高了整體效率。

2.監(jiān)護(hù)檔案計算機(jī)單機(jī)管理的局限性

計算機(jī)單機(jī)管理雖然在一定程度上實現(xiàn)了管理工作的自動化和智能化，但在某些方面仍然過于依賴紙質(zhì)檔案，有一部分工作依舊需要手工操作來完成。這就導(dǎo)致了這種管理模式或多或少會存在一些不足之處。歸納起來，這些不足之處大致體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）盡管利用計算機(jī)技術(shù)可以使體檢人員盡快得到體檢號碼，但是秘籍架里人工提取檔案或建新檔案的效率低，從而必然會導(dǎo)致體檢人群中在檔案室中滯留；（2）由于體檢人員在獲取檔案之后，需要到監(jiān)護(hù)門診進(jìn)行問診、檢查以及開具各種檢查單等工作，所以大量的人群會集中在監(jiān)護(hù)門診中，導(dǎo)致人員擁擠，目前，監(jiān)護(hù)門診環(huán)節(jié)已經(jīng)成為了體檢中最受關(guān)注的問題；（3）在體檢之后，企業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理人員需要對各個員工的檢查單進(jìn)行手工整理、粘貼、錄入，由于人員較多，所以管理人員的工作量也往往較大，這樣一來，難免會出現(xiàn)由于人工失誤而導(dǎo)致的差錯出現(xiàn)，同時，整體工作效率也無法得到全面提高；（4）由于是單機(jī)管理，所以醫(yī)生所用的Excel表格與檔案室的Fox pro數(shù)據(jù)庫兩者是相互分離的。因此，對于體檢原始資料的查詢，只能通過紙質(zhì)檔案里查詢到；（5）監(jiān)護(hù)檔案計算機(jī)單機(jī)管理時期，對于身份的識別有賴于每個檢查環(huán)節(jié)核對身份證和照片，繁忙之中難以杜絕冒名頂替的現(xiàn)象發(fā)生。

二、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案信息化管理的優(yōu)勢

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，信息化管理已經(jīng)成為了職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理的必然趨勢。與全紙質(zhì)管理和計算機(jī)單機(jī)管理相比，信息化管理具有諸多優(yōu)勢，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.全面提升了職業(yè)健康監(jiān)護(hù)的工作效率

自從信息化管理系統(tǒng)研制成功并投入使用之后，基本上可以將計算機(jī)單機(jī)管理過程中存在的問題有效解決，尤其是在工作效率的提升上，其優(yōu)勢更為明顯：（1）改變了傳統(tǒng)全紙質(zhì)管理模式，使得檔案的存放空間進(jìn)一步縮小，提檔歸檔的事時間和人力也得到了大幅度節(jié)約；（2）體檢流程得到了優(yōu)化，體檢人員在領(lǐng)取到體檢任務(wù)之后，需要前往不同的科室進(jìn)行檢查，有效緩解了單一流程的瓶頸效應(yīng)；（3）對于體檢人員的攝像信息會在第一時間傳達(dá)到各個科室內(nèi)，以此來有效防止冒名頂替的問題發(fā)生，確保了體檢資料的真實性；（4）在檔案管理中，加入了條形碼和掃描儀等設(shè)備的應(yīng)用，以此來確保各項檢查工作可以以最短的時間切換到所需的工作界面，大大縮短了體檢時間，提高了工作效率；（5）對與體檢人員相關(guān)的檢查結(jié)果的整理和錄入，直接由負(fù)責(zé)檢查的醫(yī)師完成，不僅提高了工作效率，而且還確保了檢查結(jié)果的準(zhǔn)確性；（6）檔案室和各個檢查室的工作均錄入或傳輸?shù)叫畔⒒到y(tǒng)中，受檢者的一般信息和歷次體檢結(jié)果完整保存并動態(tài)續(xù)加新內(nèi)容。

2.信息化管理符合職業(yè)健康監(jiān)護(hù)的工作要求

對于為企業(yè)提供職業(yè)健康監(jiān)護(hù)技術(shù)服務(wù)的衛(wèi)生部門來說，其主要任務(wù)就是對出具的個體報告進(jìn)行統(tǒng)計和保管。在信息化管理系統(tǒng)模式下，職業(yè)健康監(jiān)護(hù)工作應(yīng)該具備以下幾項功能：（1）不同人員在操作權(quán)限上具有一定程度的限制，工作人員只能根據(jù)自己的權(quán)限開展管理工作；（2）針對每一位工作人員，都有各自的用戶名、密碼和簽字識別，這些資料都是其他人無法修改的；（3）與體檢人員相關(guān)的體檢時間、報告生成時間等信息都是系統(tǒng)自動生成的，具有極強(qiáng)的時效性；（4）檔案的建立是按照體檢者的姓名和身份證號為依據(jù)的，實行一人一檔終生使用制度，這樣做的目的主要是為了避免體檢者由于工作變動而導(dǎo)致的檔案資料不連貫的問題發(fā)生；（5）對于體檢者的檢查報告，通常以PDF的形式打印出來，并進(jìn)行存檔，不能對其進(jìn)行更改或編輯。這樣一來，便提高了健康檔案工作的嚴(yán)謹(jǐn)、客觀和真實性，達(dá)到了維護(hù)勞動者和企業(yè)雙方權(quán)益的目的。

3.對檔案室工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了新要求

與傳統(tǒng)的全紙質(zhì)檔案管理模式相比，檔案信息化管理對管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)也提出了更高的要求，首先，管理人員必須對熟練操作電腦，并且能夠利用辦公軟件對健康檔案進(jìn)行整理和統(tǒng)計，否則，無法利用Excel開展檔案管理工作。其次，對企業(yè)單位批量在崗定期體檢，依據(jù)監(jiān)護(hù)醫(yī)師制定的體檢項目方案，轉(zhuǎn)化為信息系統(tǒng)里新的體檢計劃分組，對體檢名單進(jìn)行分組之后，將其編號后導(dǎo)入管理系統(tǒng)中。再次，動態(tài)掌握體檢進(jìn)度、體檢項目完成情況，及時反饋到企業(yè)，以便企業(yè)督促員工按時完成體檢，提高受檢率。最后，對上、轉(zhuǎn)、離崗體檢，以及特殊工種取證體檢這些常規(guī)的非批量體檢，檔案室工作人員要掌握不同工種所接觸的職業(yè)病危害因素類別，根據(jù)職業(yè)病危害因素選擇相應(yīng)的體檢項目，即時掛號、劃價、攝像、打印導(dǎo)診單。只有將以上工作全面掌握，才能夠提高檔案管理水平，提高檔案使用率。

三、結(jié)語

綜上所述，職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理是企業(yè)發(fā)展中的一項重要管理工作，是企業(yè)對員工身體健康狀況進(jìn)行全面了解的重要依據(jù)。近年來，隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及與推廣，實現(xiàn)健康監(jiān)護(hù)檔案管理信息化也成為了企業(yè)發(fā)展中的一項重要工作。實現(xiàn)管理信息化，不僅可以提高健康監(jiān)護(hù)檔案的利用率，將其作用最大限度的發(fā)揮出來，而且還可以從整體上提高企業(yè)的管理水平，更好的促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

篇8

1．社會救助工作及其管理體制

社會救助，是指國家對依靠自身努力難以滿足其生存基本需求的公民給予的物質(zhì)幫助和服務(wù)。社會救助以居民最低生活保障為基本內(nèi)容，并根據(jù)實際情況實施專項救助(含醫(yī)療、教育、司法、住房救助)、自然災(zāi)害救助(含受災(zāi)人員應(yīng)急生活救助、災(zāi)后災(zāi)民生活救助和災(zāi)區(qū)倒塌民房恢復(fù)重建救助)、臨時救助以及國家確定的其他救助。社會救助工作的業(yè)務(wù)主管部門為民政部，財政、教育、衛(wèi)生、住房和城鄉(xiāng)建設(shè)等部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)管理相應(yīng)的社會救助工作。縣級以上地方各級人民政府有關(guān)部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)管理本行政區(qū)域的社會救助工作。鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處負(fù)責(zé)社會救助的申請、調(diào)查和審核等工作；居(村)委會受委托，協(xié)助做好社會救助的申請、調(diào)查和審核工作，以及救助金發(fā)放和救助對象日常管理等工作。

2．民政社會救助檔案的概念

廣義上講，民政社會救助檔案指民政部門主管的各類救助工作中形成的各類文件材料，既包括文書檔案、會計檔案，也包括救助專業(yè)檔案。本文從狹義上講，民政社會救助檔案專指救助專業(yè)檔案。它是縣級人民政府民政部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處以及居(村)委會(社區(qū))在居民最低生活保障救助、低收入家庭醫(yī)療救助、貧困孤殘人員供養(yǎng)救助、特殊困難人員臨時救助、災(zāi)后災(zāi)民生活救助及災(zāi)區(qū)倒塌民房恢復(fù)重建救助的審核、審批、日常管理和服務(wù)工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄以及救助站(流浪未成年人保護(hù)機(jī)構(gòu)和救助管理機(jī)構(gòu))在對求助的流浪乞討人員實施救助過程中形成的、具有保存價值的、整理歸檔的各種文件材料。

3．民政社會救助檔案的特點

種類多。按救助工作的性質(zhì)，可分為基本生活救助、專項救助、臨時救助檔案等；按救助對象的特點，可分為城鄉(xiāng)居民最低生活保障、農(nóng)村五保供養(yǎng)、城鄉(xiāng)醫(yī)療救助、災(zāi)后災(zāi)民生活救助和災(zāi)區(qū)倒塌民房恢復(fù)重建救助、臨時生活救助、流浪乞討人員救助檔案。

來源廣。民政社會救助檔案來源于縣級民政部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府、街道辦事處、居(村)委會及救助站。

基礎(chǔ)性、工具性強(qiáng)。民政社會救助檔案是其形成單位開展各項救助工作的原始記錄，這些記錄包含了救助對象大量的基礎(chǔ)信息，是各項救助工作延續(xù)的基礎(chǔ)和工具。

文件材料在形成上有共性。除了流浪乞討人員救助檔案外，其他救助檔案材料都包括申請審批材料、日常管理材料。

二、民政社會救助檔案管理的管理體制和原則

1．管理體制

救助檔案屬于民政部門的專業(yè)檔案，民政社會救助檔案工作由民政部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上接受國家檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)。省級民政廳(局)和檔案局負(fù)責(zé)本行政區(qū)域社會救助檔案工作的指導(dǎo)，結(jié)合本地區(qū)的實際，共同制定相應(yīng)的管理辦法；縣級人民政府民政部門、街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和救助站應(yīng)有專(兼)職人員負(fù)責(zé)救助文件材料的歸檔和檔案的管理；居(村)委會(社區(qū))應(yīng)協(xié)助做好職責(zé)范圍內(nèi)的救助檔案工作。

2．管理原則

依法管理。救助檔案屬于專業(yè)檔案，其管理無法可依，必須加強(qiáng)調(diào)研，由國家檔案局和民政部共同制定各類救助檔案的管理規(guī)定，規(guī)范救助檔案的管理。

分類管理。農(nóng)村五保供養(yǎng)檔案、城鄉(xiāng)醫(yī)療救助檔案、臨時生活救助檔案、災(zāi)后災(zāi)民生活救助和災(zāi)區(qū)倒塌民房恢復(fù)重建救助在文件材料的形成上有共同的特點，都是待遇審批和待遇批準(zhǔn)后救助金的一次性發(fā)放，形成的材料比較簡單，這幾類檔案可以出臺一個管理規(guī)定；對流浪乞討人員的救助不實行審批制，其檔案材料是救助站對求助對象進(jìn)行甄別和實施救助過程的真實記錄，所以這類檔案應(yīng)當(dāng)單獨搞一個管理規(guī)定；最低生活保障檔案管理比較復(fù)雜，它是一個動態(tài)管理的過程，業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合《關(guān)于加強(qiáng)最低生活保障檔案管理的通知》實施過程中遇到的一些問題，制定具體的管理辦法。

分級管理、基層為主、形成單位為主。根據(jù)救助工作的有關(guān)規(guī)定，各級民政部門和鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府、街道辦事處以及居(村)委會(社區(qū))、救助站的救助工作職責(zé)范圍不同，形成與其職能相關(guān)的救助檔案也有區(qū)別。省市級民政部門負(fù)責(zé)制定救助檔案管理的政策性文件和指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查工作，縣級民政都門、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府、街道辦事處以及居(村)委會(社區(qū))、救助站負(fù)責(zé)各自救助工作職能活動中形成的救助檔案實體的管理。

三、民政救助檔案的保管、利用與移交

1．保管。救助檔案分散形成于縣、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))街道、居(村)三級機(jī)構(gòu)和救助站，雖然各單位的條件不同，但應(yīng)積極創(chuàng)造條件，使救助檔案的保管達(dá)到防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜的要求。

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檔案管理的社會化是指檔案是全社會的共同財富,檔案管理是一種社會各級各類組織、機(jī)構(gòu)和個人的共同行為,其目的在于把全社會的檔案以不同形式分層分類集中控制起來,形成一個社會性的開放管理系統(tǒng)。我國檔案工作的基本原則和檔案管理行政部門的執(zhí)法權(quán),是實現(xiàn)檔案管理社會化的基本條件,較為完整的國家檔案管理網(wǎng)絡(luò)是檔案管理社會化的可靠基礎(chǔ),檔案館是檔案管理社會化的基本形式,而文件中心、檔案事務(wù)所、檔案寄存中心和其他商業(yè)化運作的檔案中介機(jī)構(gòu)則是檔案管理社會化的有效補(bǔ)充。

一、檔案管理的社會化與建立“兩個體系”的關(guān)系

檔案管理的社會化的本質(zhì)屬性決定了它是檔案工作的基本職能,是檔案事業(yè)發(fā)展的主體內(nèi)容。就“兩個體系”建設(shè)而言,又具有特殊的意義:(1)強(qiáng)化檔案管理的社會化職能是建立“兩個體系”的關(guān)鍵環(huán)節(jié),實現(xiàn)“兩個轉(zhuǎn)變”。建立“兩個體系”的重點是檔案資源的重新配置和檔案公共服務(wù)產(chǎn)品的再分配,關(guān)鍵就在于實現(xiàn)政府檔案管理的社會化職能的調(diào)整與完善。(2)檔案管理的社會化是“兩個體系”核心理念的重要體現(xiàn)。建立“兩個體系”的核心思想是以人為本,強(qiáng)化檔案管理的社會化職能,根本目的就是要通過轉(zhuǎn)變政府職能,更好地重視所有涉及人的檔案,重視檔案為人的全面發(fā)展服務(wù),是以人為本的政府管理服務(wù)理念在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)。(3)強(qiáng)化檔案管理的社會化職能是建立“兩個體系”的根本辦法。建立“兩個體系”需要檔案法制體系、管理體制、工作機(jī)制、服務(wù)方式等各方面的改革與創(chuàng)新。管理的社會化不僅為推進(jìn)建立“兩個體系”提供了科學(xué)的理論指導(dǎo),并以其系統(tǒng)性、規(guī)范性、實踐性成為實現(xiàn)“兩個體系”建設(shè)目標(biāo)的根本方法。檔案管理的社會化不到位,“兩個體系”就無從談起,“兩個體系”的建立和完善也必然伴隨著檔案管理的社會化職能的不斷強(qiáng)化。

二、建立符合社會發(fā)展需求的檔案中介機(jī)構(gòu)

“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”體現(xiàn)了檔案管理的社會化,現(xiàn)階段,建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系,實現(xiàn)檔案管理的社會化,要建立符合社會發(fā)展需求的檔案中介機(jī)構(gòu)。檔案中介機(jī)構(gòu),是當(dāng)前一個非常熱門的話題。從名稱來看,有“檔案事務(wù)所”、“檔案咨詢服務(wù)中心”、“檔案事務(wù)服務(wù)中心”、“檔案技術(shù)服務(wù)中心”、“檔案托管中心”、“檔案寄存中心”等。我國目前的檔案中介機(jī)構(gòu)按生成途徑和運作方式,可以分為由檔案館或檔案主管部門設(shè)立的、面向社會的公共性檔案中介機(jī)構(gòu)和以法人資格存在的、以市場化運作的商業(yè)性檔案中介機(jī)構(gòu)。我國首家檔案寄存中心,1998年8月9日成立的深圳市檔案寄存中心屬于前者,其服務(wù)職能主要是將不具備充分保管條件及配備檔案保管主體成本過高的國有與非國有及破產(chǎn)企業(yè)、社會團(tuán)體、個人在工作、生產(chǎn)、經(jīng)營等各項活動中形成的檔案,寄存在市檔案館中。相對于傳統(tǒng)的檔案機(jī)構(gòu)來說,總體呈現(xiàn)弱勢。

市場經(jīng)濟(jì)條件下,需要的檔案中介機(jī)構(gòu)需具備以下條件:(1)政企分開、權(quán)責(zé)明晰、獨立經(jīng)營、自負(fù)盈虧。首先政企分開、權(quán)責(zé)明晰要求檔案中介機(jī)構(gòu)必須與檔案行政管理部門在人員、財務(wù)、職能等方面完全脫鉤,以獨立經(jīng)濟(jì)法人身份參與市場競爭,不得再承擔(dān)原有的行政職能,即真正實現(xiàn)組織中介性。其次要做到獨經(jīng)營、自負(fù)盈虧,必須保持檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的獨立性、完整性和客觀性。獨立性可以使檔案中介機(jī)構(gòu)不受行政部門影響,在檔案服務(wù)中保持獨立,不損害客戶的利益。(2)遵紀(jì)守法、規(guī)范經(jīng)營、誠實守信、優(yōu)質(zhì)服務(wù)。從某義上講,規(guī)范化程度不夠是影響檔案中介機(jī)構(gòu)職能發(fā)揮的最大障礙。檔案中介機(jī)構(gòu)的規(guī)范化實質(zhì)上涉及的是其與服務(wù)對象的信用關(guān)系問題,檔案中介機(jī)構(gòu)如果不規(guī)范,其信用度將大打折扣。從外部來說,檔案中介機(jī)構(gòu)應(yīng)自覺接受工商行政管理部門與檔案行政管理部門的監(jiān)管,前者是依據(jù)《公司法》、《中華人民共和國公司登記管理條例》對其經(jīng)營活動進(jìn)行依法登記注冊、年檢審計;后者是依照《檔案法》等法規(guī)對其業(yè)務(wù)活動進(jìn)行監(jiān)管,以實現(xiàn)外部規(guī)范化管理。從自身來說。檔案中介機(jī)構(gòu)應(yīng)體現(xiàn)社會服務(wù)性、技術(shù)知識性和商業(yè)經(jīng)營性。社會服務(wù)性指檔案中介機(jī)構(gòu)能為企業(yè)、社會組織或個人提供全方位的檔案服務(wù),包括檔案咨詢、檔案達(dá)標(biāo)升級整理、檔案保管、檔案設(shè)備引進(jìn)等。技術(shù)知識性指檔案中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行的各項檔案業(yè)務(wù)如技術(shù)咨詢服務(wù)、傳授檔案工作理論知識和技能、檔案價值鑒定等是建立在對檔案信息的加工、利用或提供檔案信息技術(shù)服務(wù)之上的。商業(yè)經(jīng)營性指檔案中介機(jī)構(gòu)作為一個經(jīng)工商注冊的企業(yè),有明確的服務(wù)方向和經(jīng)營范圍,有企業(yè)行為參與市場競爭,通過各種渠道和方式為客戶提供最好的檔案有償服務(wù),獲得收益,求得生存和發(fā)展。

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近年來，我國會計電算化事業(yè)發(fā)展迅速，越來越多的單位會計工作已經(jīng)電算化，配套的會計檔案管理工作也發(fā)生了很大的變化。筆者根據(jù)企、事業(yè)單位會計電算化工作的實踐，就如何加強(qiáng)會計電算化之后會計檔案的管理工作，談?wù)剛€人看法。

一、會計電算化后會計檔案的變化

如今的電算化會計檔案，包括存貯會計數(shù)據(jù)（各種憑證賬簿、報表）和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料，同時輔之以打印輸出的各種紙質(zhì)賬簿、報表、憑證。與傳統(tǒng)的會計檔案相比，會計電算化后會計檔案一般具有如下幾個特點：

1.內(nèi)涵更廣泛。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外、主要是指電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。

2．存貯形式多，存放條件高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在，包括存貯在計算機(jī)硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光盤等存貯介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存貯有效期等因素的影響很大，保存不當(dāng)容易遭到破壞。

3．磁性介質(zhì)或光盤上的會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案易于修改，且不留痕跡。

4．磁性介質(zhì)或光盤上的會計檔案必須在特定的計算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，即會計電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。

5．磁性介質(zhì)或光盤上的會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關(guān)。實行電算化的時間越長，會計檔案與財務(wù)軟件的版本數(shù)越多。

二、加強(qiáng)會計電算化后會計檔案管理的措施

由于會計電算化后會計檔案發(fā)生上述變化，在會計電算化會計檔案的管理工作中，除了傳統(tǒng)會計檔案管理應(yīng)注意的問題外，還應(yīng)采取以下措施，加強(qiáng)會計電算化后會計檔案管理：

1．加強(qiáng)對會計檔案中軟件文檔的管理

軟件文檔是進(jìn)行會計信息系統(tǒng)維護(hù)必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設(shè)計思路和編制的源程序代碼，更重要的是保存完整的軟件文檔，在軟件系統(tǒng)產(chǎn)生一些問題時，它對系統(tǒng)的維護(hù)是至關(guān)重要的。

2.加強(qiáng)對磁性介質(zhì)質(zhì)量和存放環(huán)境的管理

在選用保存會計檔案的存貯介質(zhì)時，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的磁性介質(zhì)，存貯介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會計檔案能否被有效地使用。對存放在存貯介質(zhì)上的會計檔案應(yīng)寫好保護(hù)字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所。對存放往年會計檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，每次復(fù)制最好復(fù)制雙份，存放在不同的地點。對使用時間較長的存貯介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換。對硬盤上的會計檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。

3．加強(qiáng)對磁性介質(zhì)或光盤上的會計檔案安全性的管理

對硬盤上的會計檔案，應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施，防止對會計檔案進(jìn)行修改。經(jīng)常采用的安全保密措施包括用戶識別控制，防止非法用戶接觸會計檔案；操作日志管理應(yīng)由系統(tǒng)自動進(jìn)行操作登記，建立加密的機(jī)內(nèi)操作日志，監(jiān)督系統(tǒng)操作，留下審計線索；數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制，對安全保密程度不等的數(shù)據(jù)，應(yīng)給不同的使用人員賦予不同的操作權(quán)限，防止越權(quán)使用。對存放在軟盤或光盤上的會計檔案應(yīng)至少一式兩份，分別在會計和計算機(jī)操作部門的檔案柜存放，以防止某一方面存貯介質(zhì)損壞造成數(shù)據(jù)丟失或單方面修改會計數(shù)據(jù)帶來問題。

4．加強(qiáng)對會計電算化軟件的管理