導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇檔案管理數(shù)字化建設(shè)，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

【關(guān)鍵詞】

城建檔案；數(shù)字化建設(shè)；思考

引言

在城市建設(shè)和發(fā)展的過程中，城建檔案是非常重要的依據(jù)和參考，它記錄城市建設(shè)活動(dòng)中的重要信息和事件，在社會(huì)進(jìn)入了信息化時(shí)代之后，城建檔案管理工作也開始向著全面落實(shí)數(shù)字化的趨勢(shì)轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，能夠克服檔案檔案管理中存在的諸多問題，同時(shí)也能夠緩解當(dāng)前檔案管理的諸多壓力，促進(jìn)城建檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

1.城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

任何事物的發(fā)展都不是一帆風(fēng)順的，在構(gòu)建城建檔案管理信息化的過程中，也會(huì)遭遇很多問題，管理人員必須要客觀看待這些問題，并積極去解決這些問題，才能夠更快、更好的實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，下面針對(duì)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行幾點(diǎn)分析：

1.1我國在檔案管理過程中，長期存在技術(shù)落后、管理制度不完善的問題，在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理也是如此，計(jì)算機(jī)軟件與硬件建設(shè)方面也非常薄弱，不能做到及時(shí)更新。信息時(shí)代檔案資源更新?lián)Q代非常快速，如果基礎(chǔ)性建設(shè)不完善，那么數(shù)字檔案信息也很難及時(shí)更新，同時(shí)也不利于信息儲(chǔ)存的安全性與規(guī)范性。

1.2從城建檔案管理的特點(diǎn)來看，其具有一定的法律價(jià)值，在以往的管理中，紙質(zhì)檔案是主要的記錄載體，檔案信息在被記錄之后，改變比較困難，因此在保密性和安全性方面與數(shù)字化檔案相比，存在明顯優(yōu)勢(shì)。但是實(shí)行了數(shù)字化管理之后，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身存在很多安全隱患，加之我國在網(wǎng)絡(luò)管理以及數(shù)字化檔案管理方面的法律比較欠缺，數(shù)字檔案信息的安全性得不到有力保障。

1.3數(shù)字化檔案信息具有一定的共享性，也可以說信息共享是數(shù)字化管理的一個(gè)突出特征，實(shí)現(xiàn)了信息共享，就可以全面提升管理的效率和質(zhì)量，可以節(jié)約大量溝通交流的時(shí)間，對(duì)于檔案管理工作的意義非凡。但是實(shí)現(xiàn)共享的前提是數(shù)字檔案形式的規(guī)范和統(tǒng)一，必須要統(tǒng)一所有的數(shù)字檔案形式，才能夠?qū)崿F(xiàn)共享。但是目前我國并不具備統(tǒng)一的數(shù)字檔案格式和規(guī)范，同時(shí)在數(shù)字化建設(shè)方面也比較欠缺，這樣必然會(huì)影響日后的資源共享。

1.4傳統(tǒng)檔案雖然管理任務(wù)重，但是在保存上相對(duì)安全，并且也具有良好的穩(wěn)定性，保存時(shí)間很長，因此傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與電子檔案相比具有一定的優(yōu)勢(shì)。而數(shù)字化檔案雖然實(shí)現(xiàn)了管理空間以及時(shí)間上的優(yōu)化，為管理人員提供了極大的便利，但是缺乏對(duì)管理環(huán)境依賴性較大，必須要借助完善的信息化系統(tǒng)以及設(shè)備來實(shí)現(xiàn)，一旦系統(tǒng)環(huán)境出現(xiàn)了問題，信息數(shù)據(jù)就非常容易丟失，電子檔案的穩(wěn)定性與保存期限都不及傳統(tǒng)檔案，這也成為了我國城建檔案數(shù)字化建設(shè)中的一大難題。

2.對(duì)做好城建檔案數(shù)字化建設(shè)的基點(diǎn)思考

基于以上對(duì)城建數(shù)字化建設(shè)中存在問題的研究，可以看到制定更加完善的數(shù)字化策略已經(jīng)非常迫切，在信息化的背景下，數(shù)字化建設(shè)在城建檔案管理中的落實(shí)和普及已經(jīng)成為了一個(gè)不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)，因此有計(jì)劃、有目的的制定建設(shè)措施是非常必要的。

2.1前期的全面規(guī)劃。全面、科學(xué)的規(guī)劃是進(jìn)行城建檔案數(shù)字化建設(shè)的前提，科學(xué)的規(guī)劃能夠提成數(shù)字化建設(shè)的速度，也能夠保障數(shù)字化管理的順利進(jìn)行。首先，要將有價(jià)值的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化文檔的轉(zhuǎn)化，這個(gè)轉(zhuǎn)化工作的工作量非常大，因此管理人員必須要對(duì)整體館藏有全面、具體的了解，做好調(diào)查分析，在這個(gè)前提下，對(duì)數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)化工作進(jìn)行全面規(guī)劃，轉(zhuǎn)化需要依據(jù)一定的規(guī)范和程序進(jìn)行，要掌握重點(diǎn)，主次分明，因此做好調(diào)查，合理規(guī)劃是不可缺少的環(huán)節(jié)。

2.2加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。由于我國缺乏數(shù)字化檔案管理的規(guī)范和依據(jù)，因此在建設(shè)方面遭遇了很多問題。所以在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)，必須要強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。針對(duì)文檔資源共享的需求，建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范體系。具體來說包括信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)字檔案的規(guī)范等等。

2.3加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)。城建檔案的數(shù)字化管理主要是依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，創(chuàng)建出一個(gè)檔案信息系統(tǒng)不僅需要一定的設(shè)備，還要有相應(yīng)的軟件，建立一個(gè)獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)紀(jì)合檔案的管理和共享在這里要注意信息系統(tǒng)的安全性使用者或者管理者在訪問網(wǎng)站時(shí)要進(jìn)行安全認(rèn)證和身份認(rèn)證，以免發(fā)生信息被盜或者毀壞等情況的發(fā)生保障信息系統(tǒng)和檔案信息的安全。

2.4完善資源渾的建設(shè)。城建檔案需要進(jìn)行基本信息資源庫的建設(shè)這里包括目錄數(shù)據(jù)、目錄中心、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫等的建設(shè)為了提高數(shù)字檔案的專業(yè)性河以將工作的重點(diǎn)放在特色資源庫的建設(shè)上將各個(gè)專業(yè)和類型的檔案信息資料建立專門的數(shù)據(jù)庫使數(shù)據(jù)庫變得更加條理清晰一目了然提高數(shù)字檔案的實(shí)用性肩利于檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.5提高檔案的使用效益。城建檔案作為相關(guān)城市資料的提供者除了憑證需要還有應(yīng)起到其應(yīng)有的查詢、使用功能，為社會(huì)帶來一定的價(jià)值城建檔案數(shù)字化應(yīng)滿足建設(shè)部門以及社會(huì)對(duì)于相關(guān)檔案資料的需求，并為其提供查詢和使用的服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案的最佳使用效益。

結(jié)束語

城市建設(shè)的過程中城建檔案的數(shù)字化建設(shè)是不可忽視的重要方面，并且發(fā)揮著不缺取代的作用。為了能夠促進(jìn)城市建設(shè)發(fā)展，必須要積極完善城建檔案數(shù)字化建設(shè)的制度和規(guī)范，客觀看待存在于建設(shè)過程中的問題，有目的、有針對(duì)性的制定建設(shè)措施，這樣才能夠以最快的速度實(shí)現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化建設(shè)，為城市的建設(shè)規(guī)范提供更加完善的數(shù)據(jù)支持。

作者：楊桂榕 單位：黑龍江省大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局城建處

篇2

1.國土資源檔案數(shù)字化的內(nèi)涵

國土資源檔案數(shù)字化是指利用較為新型的數(shù)字化技術(shù)及設(shè)備，包括掃描儀、計(jì)算機(jī)、圖像處理技術(shù)等，處置、管理普通載體的國土資源檔案，是指最后成為數(shù)字檔案信息資源。對(duì)國土資源檔案進(jìn)行有效的管理，能夠促進(jìn)國土管理工作的順利推進(jìn)，達(dá)到良好的管理效果，包括妥善解決土地糾紛、已發(fā)管理土地資源、合理開發(fā)資源、制定土地利用規(guī)劃方案等，還更好的開展土地租金及國有土地使用稅的繳納[1]。

2.國土資源檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

2.1提高工作效率

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，能夠有效的提升檔案管理工作的效率。傳統(tǒng)的檔案一般需要管理人員親自進(jìn)行各項(xiàng)工作，包括檔案保管、檢索、利用等，其效率較低，而現(xiàn)代的檔案數(shù)量巨大，信息儲(chǔ)量越來越大，導(dǎo)致人員工作量大，容易出現(xiàn)失誤，無法適應(yīng)現(xiàn)代國土管理工作的發(fā)展，需要利用先進(jìn)的信息技術(shù)，進(jìn)行檔案的管理工作，包括電子文件的采集、整理、分類、歸檔，有效的提升檔案管理各項(xiàng)工作的效率及質(zhì)量。

2.2國土歸檔的工作要求

各種土地檔案文件材料，是在國土管理工作中逐步形成的，其也能夠?yàn)閲凉芾淼娜粘９ぷ魈峁┫鄳?yīng)的材料，要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化國土管理，就需要構(gòu)建數(shù)字檔案室。將電子文件妥善的整理歸檔，逐步成為了檔案數(shù)字化建設(shè)的主要部分，且現(xiàn)代國土管理工作的辦公自動(dòng)化程度越來越高，且網(wǎng)上辦公逐漸普及，包括土地申報(bào)、項(xiàng)目審批等，需要檔案工作加快數(shù)字化進(jìn)程。

2.3適應(yīng)社會(huì)發(fā)展

過去對(duì)于檔案的需求屬于點(diǎn)信息及片信息，不具有連續(xù)性及整體性，為現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于信息的利用更加深入，對(duì)檔案的需求逐步轉(zhuǎn)化為全面化的信息需求。現(xiàn)代城市的規(guī)劃、建設(shè)等，均需要以土地資源為基礎(chǔ)，所需全面的土地信息對(duì)其進(jìn)行評(píng)估判斷，需要大量的信息。要達(dá)到上述要求，需要做好數(shù)字化檔案工作，才能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展[2]。

3.國土管理檔案數(shù)字化建設(shè)

3.1網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)

信息各項(xiàng)活動(dòng)均需要以網(wǎng)絡(luò)作為依托，包括信息的傳輸、交換、信息資源共享等。因此需要建設(shè)國土管理檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其建設(shè)過程可以分為以下幾點(diǎn)：①推廣普及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 當(dāng)前的國土管理系統(tǒng)已經(jīng)逐步構(gòu)建了土地管理信息系統(tǒng)，其內(nèi)容包括當(dāng)前的土地利用情況、土地利用規(guī)劃、遙感動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)土地的使用情況、補(bǔ)充耕地、地籍?dāng)?shù)據(jù)庫等，并有針對(duì)性的研發(fā)出了各種管理軟件，如綜合統(tǒng)計(jì)軟件、大調(diào)查項(xiàng)目管理軟件。各個(gè)國土管理部門需要靈活的運(yùn)用該系統(tǒng)，并不斷進(jìn)行推廣，在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，收集反饋信息，完善其功能，規(guī)范操作程序，并制定統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)，更好的發(fā)揮出系統(tǒng)的效能；②構(gòu)建內(nèi)部局域網(wǎng) 現(xiàn)在投入使用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，采用微機(jī)與局域網(wǎng)模式，有效的處理國土管理部門的內(nèi)部信息資源，且你能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享；③數(shù)字化建設(shè) 利用多種現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案處理的數(shù)字化，包括多媒體技術(shù)、光處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字化信息傳播技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)信息的傳遞、資源共享等更加方便、快捷。另外在進(jìn)行國土管理檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)還需要做好安全保密工作，可以采用現(xiàn)代較為先進(jìn)且可靠的安全技術(shù)，保障信息系統(tǒng)的順利運(yùn)轉(zhuǎn)及安全，避免信息泄露[3]。

3.2數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

各個(gè)地區(qū)及等級(jí)的國土部門在土地管理檔案的數(shù)字化建設(shè)方面的力度及水平均有較大的區(qū)別，許多部門還是處于初步探索的階段，其運(yùn)用方法也有所不同，因此很有必要構(gòu)建完善的標(biāo)準(zhǔn)體系，其是保障國土管理檔案數(shù)字化工程建設(shè)質(zhì)量及效果的基本條件之一。在實(shí)踐中構(gòu)建統(tǒng)一的國土管理檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系時(shí)，需要嚴(yán)格遵循一定的原則，即主要是進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，兼顧制度管理，并要求以internet網(wǎng)絡(luò)的信息管理平臺(tái)為就基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)合理的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系，并具有實(shí)際的可操作性，實(shí)用性強(qiáng)。

3.3構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)站

構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)站是數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容，具體措施如下：①檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建。首先需要將案卷級(jí)及文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫。國土管理的所有檔案資料均需要把案卷級(jí)目錄、文件級(jí)目錄完整的錄入數(shù)據(jù)庫，保障檔案數(shù)據(jù)庫的全面性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。還需要利用現(xiàn)代的設(shè)備將源文件的信息逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化，包括掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等；②檔案網(wǎng)站的建立。構(gòu)建檔案網(wǎng)站的作用在于，政府及社會(huì)人員能夠利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)查詢到檔案信息及相關(guān)的政策法規(guī)。國土檔案管理部門也可以吧經(jīng)濟(jì)及建設(shè)、依法管理土地、合理利用土地的成果，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行展覽。該網(wǎng)站需要和地方政府政務(wù)網(wǎng)及公眾網(wǎng)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，可以充分的利用信息資源[4]。

3.4數(shù)字化人才培養(yǎng)

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（一）病歷檔案信息資料的數(shù)字化是數(shù)字化病歷檔案存在的基礎(chǔ)

病歷檔案信息資料的收集是病歷檔案工作者的最基礎(chǔ)工作。將病歷檔案信息資料數(shù)字化是數(shù)字化病歷檔案室存在的基礎(chǔ)。數(shù)字化病歷檔案是傳統(tǒng)病歷檔案管理通過“應(yīng)用數(shù)字技術(shù)處理和存儲(chǔ)病歷檔案”的方式來管理病歷檔案信息資料。它們的區(qū)別不只是處理和存儲(chǔ)病歷檔案的方式上，同時(shí)也是在病歷檔案室發(fā)展階段的不同上的區(qū)別。在電子病歷后時(shí)代，數(shù)字化病歷檔案室是傳統(tǒng)病歷檔案室發(fā)展的一個(gè)全新階段。病歷檔案信息資料的數(shù)字化來源包括：

1.病歷檔案數(shù)字化影像處理系統(tǒng):主要是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)病歷檔案進(jìn)行影像化處理，然后以文檔和數(shù)據(jù)庫的方式存儲(chǔ)并配以加工、管理、應(yīng)用的體系。目前我國紙質(zhì)病歷檔案數(shù)字化技術(shù)主要有三種：翻拍、掃描、縮微掃描結(jié)合三種方案。數(shù)字化影像處理系統(tǒng)將紙質(zhì)病歷檔案數(shù)字化后，存儲(chǔ)成JPEG或PDF文件格式。PDF通常占用空間比較小，易于傳輸與儲(chǔ)存，也易于閱讀和展現(xiàn)。一般醫(yī)院都采用PDF格式存儲(chǔ)。

2．電子病歷系統(tǒng)：這是未來數(shù)字化病歷檔案室數(shù)據(jù)來源的主要形式。電子病歷是指醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動(dòng)過程中，使用醫(yī)療機(jī)構(gòu)信息系統(tǒng)生成的文字、符號(hào)、圖表、圖形、數(shù)據(jù)、影像等數(shù)字化信息，并能實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)、管理、傳輸和重現(xiàn)的醫(yī)療記錄，是病歷的一種記錄形式。電子病歷系統(tǒng)則是采集、存儲(chǔ)、傳輸、處理、使用電子病歷的一整套工具和應(yīng)用程序。在電子病歷系統(tǒng)中，電子病歷存儲(chǔ)的格式通常有兩種:一種是XML(Extensi-bleMarkupLanguage)，是當(dāng)前處理結(jié)構(gòu)化文檔信息的常用工具。另一種格式是PDF，電子病歷可以采用虛擬打印的方式生成PDF文件。PDF文件支持電子簽名、支持帶水印的顯示輸出，有助于保證數(shù)字化病歷檔案的安全性和合法性。一般醫(yī)院都采用PDF來實(shí)現(xiàn)數(shù)字化病歷檔案的歸檔和存儲(chǔ)。PDF是數(shù)字化病歷檔案的較理想存儲(chǔ)格式。

3.病歷檔案數(shù)字化影像處理系統(tǒng)與電子病歷系統(tǒng)相結(jié)合形成一份完整的電子化病歷。根據(jù)衛(wèi)生部電子病歷基本規(guī)范：對(duì)目前還不能電子化的植入材料條形碼、知情同意書等醫(yī)療信息資料，可以采取措施使之信息數(shù)字化后納入電子病歷并留存原件。因此，即便在電子病歷時(shí)代，電子病歷所無法包含的知情同意書等也必須通過數(shù)字影像化處理后，才能形成一份完整的電子化病歷。故完整的數(shù)字化病歷檔案管理系統(tǒng)包括了數(shù)字化影像處理系統(tǒng)與電子病歷這兩種存儲(chǔ)方式。

（二）數(shù)字化病歷檔案的管理與服務(wù)參照傳統(tǒng)病歷檔案管理及三級(jí)醫(yī)院評(píng)審要求，數(shù)字化病歷檔案室的病歷檔案管理與服務(wù)的應(yīng)用應(yīng)包括如下幾系統(tǒng)：

1.病歷檔案管理系統(tǒng)：對(duì)病歷檔案資料、病歷檔案服務(wù)及對(duì)象進(jìn)行管理。有病歷檔案信息管理模塊；病歷檔案查詢與檢索模塊；病歷檔案報(bào)表管理；病歷檔案科研檢索模塊等。

2．病歷檔案資料提供與服務(wù)系統(tǒng)：提供病歷檔案復(fù)印、復(fù)制及打印功能。還包括用戶登記、身份證明資料存儲(chǔ)、復(fù)印的病歷檔案資料項(xiàng)目登記及服務(wù)收費(fèi)登記等。

3.智能數(shù)據(jù)平臺(tái)。這是數(shù)字化病歷檔案室的終極目標(biāo)。它是一個(gè)使用方便、界面友好的通用數(shù)字化病歷檔案智能信息服務(wù)平臺(tái)。是基于電子化病歷檔案信息系統(tǒng)、電子醫(yī)學(xué)圖書館、電子醫(yī)學(xué)期刊及相關(guān)醫(yī)療信息及醫(yī)療法律法規(guī)等有關(guān)電子病歷檔案系列知識(shí)的一個(gè)綜合性平臺(tái)。主要是對(duì)病歷檔案信息進(jìn)行二次開發(fā)，包括針對(duì)科學(xué)研究及統(tǒng)計(jì)分析建立的智能專題病歷檔案信息數(shù)據(jù)庫。其功能包括：數(shù)據(jù)檢索權(quán)限管理、智能數(shù)據(jù)應(yīng)用導(dǎo)航、專題病歷檔案數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)、自定義數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)及智能知識(shí)庫檢索系統(tǒng)等。當(dāng)然，在醫(yī)院數(shù)字化病歷檔案室的基礎(chǔ)上，未來，還可建立區(qū)域數(shù)字化病歷檔案室。

（三）數(shù)據(jù)化病歷檔案室的實(shí)踐

我院電子病歷于2007年6月4日開始實(shí)施，至今其電子病歷檔案管理擁有的信息集成及應(yīng)用系統(tǒng)有：

1.電子病歷檔案管理系統(tǒng)集成了如下幾子系統(tǒng)：電子病歷系統(tǒng)、醫(yī)囑子系統(tǒng)、手術(shù)麻醉子系統(tǒng)、檢驗(yàn)系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、護(hù)理系統(tǒng)、臨床路徑、日間手術(shù)等，基本涵蓋了所有的病歷資料。圖片導(dǎo)入功能：對(duì)不能電子化的紙質(zhì)病歷檔案案如知情同意書等進(jìn)行掃描或拍攝導(dǎo)入電子病歷系統(tǒng)，以保證病歷檔案的完整性。

2.電子病歷檔案管理工作站：含這幾個(gè)模塊：電子病歷檔案編碼、審核模塊；病歷檔案回退管理；病歷檔案歸檔管理；電子病歷檔案借閱管理：電子病歷檔案復(fù)印管理；電子病歷檔案封存管理；

3.數(shù)據(jù)化病歷檔案應(yīng)用系統(tǒng)目前只有病歷檔案首頁管理模塊及綜合查詢模塊。

（四）體會(huì)

數(shù)字化病歷檔案室提高了病歷檔案的服務(wù)能力，它是數(shù)字化醫(yī)院的重要組成部分，是提升病歷檔案管理與信息利用水平的必由之路。

1.年輕化、專業(yè)化的人力資源隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化病歷檔案室的基礎(chǔ)。我院是一所新發(fā)展起來的?？啤叭住眿D幼保健醫(yī)院，其病歷檔案室成員的專業(yè)化與年輕化是它的主要特點(diǎn)；和其它醫(yī)院相比，它少了老醫(yī)院病歷檔案室的種種冗余，多了觀念的創(chuàng)新及病歷檔案信息新技術(shù)和主動(dòng)服務(wù)技巧；同時(shí)，科室文化倡導(dǎo)積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)與參與意識(shí)，積極參與醫(yī)院的各種有關(guān)病歷檔案建設(shè)；同時(shí)，努力按照PDCA管理模式精細(xì)化管理病歷檔案，力爭(zhēng)打造一個(gè)服務(wù)型、學(xué)術(shù)型病歷檔案管理隊(duì)伍。

篇4

1.1檔案數(shù)字化建設(shè)是信息時(shí)代的發(fā)展要求

隨著科技的進(jìn)步以及信息時(shí)代的飛速發(fā)展。人們的生活、學(xué)習(xí)、以及工作都在這信息化浪潮中發(fā)生著巨大改變。辦公自動(dòng)化水平的提升使無紙化辦公成為了必然，為適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，檔案管理從傳統(tǒng)的管理模式走向了信息化管理的發(fā)展道路。數(shù)字化建設(shè)比傳統(tǒng)的管理模式更加迅速和準(zhǔn)確。

1.2檔案數(shù)字化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的需要

檔案所包含的原始憑證是最真實(shí)可靠的記載，是國家信息資源的重要組成部分，具有很大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。當(dāng)今的人們已經(jīng)越來越開始關(guān)注獲取檔案信息的便捷性和時(shí)效性了。與傳統(tǒng)檔案載體相比較，數(shù)字化檔案的獲取更加方便快捷，而且不會(huì)損壞到原文件。所以順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要，應(yīng)該盡快改變傳統(tǒng)的管理模式，加快檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，準(zhǔn)確及時(shí)的為各個(gè)領(lǐng)域提供便利，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

1.3檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)

檔案數(shù)字化建設(shè)之所以會(huì)成為檔案管理的必然，是由于傳統(tǒng)的管理和數(shù)字化管理存在著幾點(diǎn)顯著的差別。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體成本高、容量有限，而且一旦遭到破話，將難以得到恢復(fù)。而數(shù)字化檔案載體成本低、容量大，數(shù)字檔案可以通過備份避免檔案受到損害。再加上紙質(zhì)檔案工作繁瑣、浪費(fèi)時(shí)間和精力，而數(shù)字檔案只需通過計(jì)算機(jī)就可以很方便的在很短的時(shí)間檢索到所需的內(nèi)容。最重要的差別是數(shù)字化檔案可以滿足人們?cè)诮ㄖO(shè)計(jì)和科研等方面的多維需求，這是傳統(tǒng)模式不能相比的。

1.4檔案數(shù)字化建設(shè)是開發(fā)和利用檔案信息資源的基礎(chǔ)

如果能將檔案的數(shù)字化工作做的出色，就能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理開發(fā)。開發(fā)檔案信息資源的目的是為國家更好的服務(wù)，達(dá)到社會(huì)資源共享的效果。檔案數(shù)字化建設(shè)之所以說是開發(fā)和利用信息資源的基礎(chǔ)，是因?yàn)閿?shù)字化建設(shè)可以克服地域的限制，實(shí)現(xiàn)大規(guī)模檔案信息資源的服務(wù)和使用，確保檔案信息資源的準(zhǔn)確、時(shí)效性。因此，應(yīng)該加快檔案的數(shù)字化建設(shè)，使檔案信息資源得到最大限度的開發(fā)和利用，為社會(huì)主義現(xiàn)代化的建設(shè)事業(yè)服務(wù)。

2.提高檔案數(shù)字化管理的對(duì)策

2.1建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共亨

檔案電子化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案管理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各大型機(jī)關(guān)、企業(yè)日常工作中，每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進(jìn)行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采取雙服務(wù)器、磁盤陳列存儲(chǔ)、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時(shí)，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)上傳，達(dá)到資源共享的目的。

2.2提供科學(xué)技術(shù)保障措施

在技術(shù)上進(jìn)行不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，技術(shù)創(chuàng)新要多樣化，譬如信息加密技術(shù)，數(shù)字簽名技術(shù)，防火墻技術(shù)，操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)，入侵檢測(cè)技術(shù)和長期可存取技術(shù)等。只有技術(shù)的不斷進(jìn)步與不斷更新才能促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性，提供科學(xué)有效的技術(shù)保障，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理的順利進(jìn)行。

2.3實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案統(tǒng)一管理

針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題，要保障電子檔案的真實(shí)性與完整性，需要從管理的角度出發(fā)。主要包括對(duì)管理體系的加強(qiáng)、提升體系標(biāo)準(zhǔn)化、增強(qiáng)研究體系的支撐體系等。在管理制度上，也要從不同方面來完善。譬如，要改善人員安全管理制度，加強(qiáng)文檔管理，健全系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度等。在建立檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系時(shí)，必須依據(jù)國家確定的國家信息化相關(guān)規(guī)定來制定，同時(shí)還要與行業(yè)和地方的相關(guān)政策、辦法相結(jié)合，使之形成嚴(yán)密的體系，從而使整個(gè)數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，步調(diào)一致，有利于部門之間、單位之間、系統(tǒng)之間，乃至整個(gè)城市、國家和國際之間的互通互聯(lián)。

2.4完善紙質(zhì)檔案規(guī)范處理

由于之前的檔案館存儲(chǔ)的文件等信息主要是紙質(zhì)文件、圖紙、照片和錄像帶等。所以，現(xiàn)在大部分檔案工作者首要的任務(wù)就是將這些檔案資源從各種不同的載體全部都轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案資源，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上數(shù)字信息的傳遞。首先，對(duì)提供利用率高的檔案信息，優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，將檔案信息的案卷級(jí)目錄、文件級(jí)目錄、摘要、提綱、重要數(shù)據(jù)等數(shù)字化。然后，利用相應(yīng)的設(shè)備，分階段依據(jù)不同的載體，采取不同的方式，著手實(shí)施必要的數(shù)字化處理。只有通過數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，才可使大量的館藏的固定化的信息被激活，使信息管理技術(shù)得到發(fā)展，從而適應(yīng)新世紀(jì)中高速高效的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

2.5加強(qiáng)數(shù)據(jù)系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)

數(shù)據(jù)庫建設(shè)已成為信息資源開發(fā)的重要手段之一，其建設(shè)在數(shù)字化信息資源管理中有著舉足輕重的地位?；A(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化，需要配備適應(yīng)數(shù)字檔案信息發(fā)展所需的軟硬件。檔案部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況、配備適應(yīng)檔案數(shù)字化工作需要的辦公設(shè)備，保證能夠滿足檔案資料從輸入、存儲(chǔ)、管理到利用的數(shù)字化管理全過程的需要，努力實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用、技術(shù)和產(chǎn)業(yè)的良性互動(dòng)，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)融合，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置和信息資源共享，充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理的組織與加工。同時(shí)，還要配置先進(jìn)、適用和可靠的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件，從而提高檔案信息的有序性、完整性、可讀性以及安全性，此外，數(shù)據(jù)庫技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的完美融合極大地方便了檔案信息資源的開發(fā)利用，提高了開發(fā)效率。

2.6建立檔案安全保障體系

篇5

數(shù)字化時(shí)代背景下，檔案管理工作的模式與內(nèi)容發(fā)生很大改變，其中最顯著的就是檔案信息化建設(shè)。數(shù)字化時(shí)代下檔案工作人員應(yīng)該樹立信息服務(wù)的全新理念，保持高度的信息來源與共享需求，全面收集各方面信息，明白用戶的潛在需求，有目的、階段性的推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，充分滿足客戶不同階段的需求。

一、檔案管理信息化的必要性

新時(shí)期下各行業(yè)領(lǐng)域都發(fā)生著巨大改變，檔案管理工作同樣面臨著改革，以自身情況與發(fā)展為基礎(chǔ)，改革檔案管理工作，有效改變傳統(tǒng)管理方法的局限與不足。數(shù)字化時(shí)代下檔案管理工作主要記錄與整理單位工作內(nèi)容、人事資料、重大舉措及發(fā)展?fàn)顩r等。檔案管理工作有助于協(xié)調(diào)內(nèi)部工作、提高工作效率，整理、歸類、統(tǒng)計(jì)及保存原始檔案信息。目前企業(yè)改制不斷深入，面臨著新機(jī)遇與新挑戰(zhàn)，相關(guān)企業(yè)要意識(shí)到檔案管理工作的重要性，不斷創(chuàng)新工作機(jī)制。接下來筆者主要分析數(shù)字化時(shí)代下檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在問題。

二、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀與問題

數(shù)字化時(shí)代下檔案管理信息化建設(shè)過程中存在一些問題，筆者結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)將這些問題歸納總結(jié)如下。

（一）資金規(guī)模有限

檔案信息化建設(shè)以基礎(chǔ)設(shè)施投資與建設(shè)為基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息化工作的前提條件，可以說基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)質(zhì)量與水平直接影響到信息化建設(shè)成敗與高低。信息化建設(shè)過程中需要購入大量基礎(chǔ)設(shè)備與設(shè)施，但這些設(shè)備與設(shè)施價(jià)值較高，檔案部門往往經(jīng)費(fèi)來源有限，造成相關(guān)配置與設(shè)置較低，不能滿足網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)要求，阻礙檔案信息化建設(shè)。

（二）缺乏系統(tǒng)規(guī)劃

檔案信息化建設(shè)很長時(shí)間以來，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃管理，造成各單位已建成的檔案信息化業(yè)務(wù)與技術(shù)缺乏通用性，對(duì)檔案信息共享產(chǎn)生阻礙。分析市場(chǎng)中存在的檔案管理軟件，可以發(fā)現(xiàn)多以單機(jī)版為主，并沒有聯(lián)網(wǎng)功能，不能滿足數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展要求。此外檔案管理軟件缺乏信息管理功能，還缺乏檢索文件與信息管理的軟件系統(tǒng)。

（三）安全意識(shí)缺失

檔案信息化建設(shè)需要信息技術(shù)的支持，而信息技術(shù)的使用難免會(huì)遇到各種安全性問題，而在傳統(tǒng)檔案信息管理工作中，很多部門和人員都普遍缺乏必要的安全保護(hù)意識(shí)，都簡(jiǎn)單的以為只要有了安全防護(hù)體系就能確保信息安全，必要的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)薄弱。而且很多的檔案館為了放便，都將一些數(shù)字化工作外包給相關(guān)信息企業(yè)進(jìn)行，沒有嚴(yán)格的管理制度，不能進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，容易發(fā)生信息泄密和丟失的危險(xiǎn)。

（四）業(yè)務(wù)素質(zhì)不足

目前大多數(shù)檔案管理人員缺乏足夠耐心與工作態(tài)度，要求其具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)以滿足工作需求。但現(xiàn)階段從事檔案管理工作的人員來源復(fù)雜，專業(yè)素質(zhì)存在差別，造成很多工作人員并不了解自身職責(zé)，造成實(shí)際工作中存在遺漏與不全面的問題。使用計(jì)算機(jī)時(shí)，受到自身學(xué)識(shí)限制，部分檔案管理工作者不能熟練使用現(xiàn)代化設(shè)備，影響工作積極性，影響檔案管理工作效率，給檔案管理工作造成一定損失。

三、數(shù)字化時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)途徑

數(shù)字化時(shí)代檔案管理信息化途徑較多，筆者根據(jù)上文分析中存在的問題，給出具體的應(yīng)對(duì)解決措施。分別從五個(gè)角度展開分析：拓寬資金渠道、規(guī)范建設(shè)方式、保證資源安全、完善備份管理及提高人員素質(zhì)。

（一）拓寬資金渠道

檔案管理部門在原有資金來源的基礎(chǔ)上，不斷拓寬資金來源渠道。地方政府在地方預(yù)算中納入檔案信息化建設(shè)，可以通過擴(kuò)大電子政務(wù)建設(shè)規(guī)模增加專項(xiàng)資金的規(guī)模，保證信息化建設(shè)過程中有足夠資金支持。除此之外，信息化建設(shè)過程中可以引入社會(huì)組織，比如可以和電信部門合作，獲得免費(fèi)網(wǎng)絡(luò)資源與支持等，通過各種方式獲得資金、技術(shù)及資源等因素支持。

（二）規(guī)范建設(shè)方式

需要建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，有效整合內(nèi)外資源，實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案資源的長期保存。信息資源整理、數(shù)據(jù)庫建設(shè)及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等都需要得到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。現(xiàn)階段需要不斷完善與優(yōu)化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)共享、共用檔案信息，優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程，提高檔案管理整體水平。

（三）保證資源安全

在信息化建設(shè)過程中由于計(jì)算機(jī)技術(shù)和應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的使用，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)安全問題經(jīng)常發(fā)生，對(duì)數(shù)據(jù)庫和操作系統(tǒng)產(chǎn)生嚴(yán)重?fù)p壞，面對(duì)這些問題，檔案工作者首先要提高自身安全風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，處理好相關(guān)方面的安全建設(shè)工作，保證檔案管理工作安全、可靠。同時(shí)處理和完善好信息的采集、保存、使用和分析等方面的具體處理措施，做好檔案保密和管理之間的關(guān)系，做好重要數(shù)據(jù)的備份處理工作，提高系統(tǒng)安全防范。

（四）完善備份管理

對(duì)于企業(yè)檔案信息，完善檔案數(shù)據(jù)的備份機(jī)制非常重要。首先，精細(xì)化檔案數(shù)據(jù)備份流程，明確檔案人員的備份工作職責(zé)。檔案人員應(yīng)當(dāng)重視日常檔案數(shù)據(jù)的正確存儲(chǔ)、及時(shí)匯總和定期銷毀；其次，制定明確的備份規(guī)則，建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)方案。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的備份可靠性低，缺乏有效性，其主要原因在于一直以來不重視檔案數(shù)據(jù)備份的重要性，缺乏完善的備份機(jī)制；最后，制定數(shù)據(jù)一致性監(jiān)控方案。企業(yè)檔案業(yè)務(wù)日趨復(fù)雜，業(yè)務(wù)量也越來越大，檔案數(shù)據(jù)存在數(shù)據(jù)修正等情況，或是出現(xiàn)資料類型合并增減等數(shù)據(jù)屬性變更的情況，從而備份數(shù)據(jù)和生產(chǎn)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和數(shù)值可能有所不同。

（五）提高人員素質(zhì)

控制檔案從業(yè)人員素質(zhì)，聘用具有相關(guān)從業(yè)資格證的人員，保證檔案管理人員具有一定經(jīng)驗(yàn)與高素質(zhì)，在內(nèi)部形成良好的工作氛圍，人人按照規(guī)則辦事，樹立正確的職業(yè)觀與道德觀，通過制度規(guī)范行為避免發(fā)生瀆職行為。除此之外，做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，確認(rèn)檔案管理人員熟練掌握檔案管理實(shí)務(wù)技能，從業(yè)資格證并不能說明相關(guān)人員具備相應(yīng)的實(shí)務(wù)能力，各類人員素質(zhì)參差不齊，企業(yè)在聘用后加強(qiáng)培養(yǎng)，提高檔案管理技能以適應(yīng)企業(yè)檔案管理工作方式。與此同時(shí)，企業(yè)明確各部門職責(zé)，推行崗位責(zé)任制。在檔案管理工作過程中，需要加大政策執(zhí)行工作力度，提升互聯(lián)網(wǎng)實(shí)際利用率，盡可能滿足檔案管理工作需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與數(shù)字化時(shí)代有效結(jié)合，促進(jìn)檔案管理工作更好發(fā)展。

四、結(jié)語

總而言之，檔案信息化建設(shè)過程中應(yīng)用高科技技術(shù)，有助于提高檔案管理效率，給用戶提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，這也是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。除此之外，提高檔案信息化安全建設(shè)、加快檔案信息更新速度，有助于提高檔案資源使用效率，推動(dòng)檔案管信息化建設(shè)。

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篇6

檔案是人類文化遺產(chǎn)的重要組成部分，是人類社會(huì)實(shí)踐和社會(huì)文明進(jìn)步的歷史記錄，也是發(fā)展先進(jìn)生產(chǎn)力、建設(shè)先進(jìn)文化的基礎(chǔ)性工作和重要支柱。其中，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，是當(dāng)前做好檔案工作的重要任務(wù)之一。

一、檔案管理信息化數(shù)字化的內(nèi)涵和要求

1.檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化，是指在實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理逐步轉(zhuǎn)向信息管理的過程中，所必須依賴的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該由檔案管理部門統(tǒng)一制定、頒布、施行。檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化主要包括檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息存貯標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化等五個(gè)方面的內(nèi)容。

2.電子檔案的特性，使檔案信息的檢索查詢和提供利用更加方便快速，使檔案信息資源共享，更大限度地滿足社會(huì)對(duì)檔案信息利用的要求。檔案信息數(shù)字化主要包括四個(gè)方面的內(nèi)容：檔案目錄數(shù)字化、檔案編研成果數(shù)字化、檔案全文數(shù)字化、檔案實(shí)體圖片化，其中檔案全文數(shù)字化是檔案數(shù)字化的核心問題。

3.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，是指將檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理后，通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立檔案信息網(wǎng)站，供公眾進(jìn)行檔案信息查詢和資源共享，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的開放式、交互式、社會(huì)化利用。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化具有強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)，可使檔案資源成為社會(huì)的共享資源和共同財(cái)富，實(shí)現(xiàn)不同地點(diǎn)的多個(gè)用戶同時(shí)受益，大大提高信息服務(wù)功能和利用效益。

二、檔案信息化數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

1.建設(shè)任務(wù)繁重，工作見效難。在檔案信息化進(jìn)程中，一要對(duì)現(xiàn)存館藏檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，通過掃描縮微等手段，將館藏文書、音像、照片、書籍等轉(zhuǎn)換成電子文件；二要利用文檔處理軟件，按照標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行規(guī)范整理，便于檢索利用；三要對(duì)客戶提供網(wǎng)上利用平臺(tái)，搞好遠(yuǎn)程服務(wù)；四要采取電磁屏蔽，內(nèi)外網(wǎng)物理隔離、數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)加密，設(shè)置防火墻等多種防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、自身誤操作刪除修改，防止信息丟失失密，確保檔案信息安全；五要根據(jù)電子信息技術(shù)的不斷完善與進(jìn)步，要對(duì)電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級(jí)，使其處于可用狀態(tài)，防止因技術(shù)升級(jí)而失去效用，造成資源損毀。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，建成數(shù)字檔案館，在財(cái)政投入沒有一個(gè)大的突破和復(fù)制技術(shù)沒有大幅度提高的情況下，也許需要數(shù)年、近十年或者更長的時(shí)間。

2.資金投入規(guī)模大，籌集資金難。加快檔案信息化建設(shè)，制約的瓶頸是資金。要搞信息化，就需要購置計(jì)算機(jī)、路由器、掃描儀、縮微設(shè)備、打印、復(fù)印等設(shè)備，開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部因特網(wǎng)，進(jìn)行信息安全防護(hù)等等，這些都需要較大的經(jīng)費(fèi)投入。同時(shí)，由于電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快，生命周期短，不可能一次投入定終身，其后續(xù)維修、更換、升級(jí)費(fèi)用有多大可想而知。

3.隊(duì)伍建設(shè)要求高，適用人才難求。檔案信息化，檔案人員要與計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)打交道，是一種高層次的工作，對(duì)人的思想觀念、專業(yè)技能、寫作水平及綜合素質(zhì)都有較高的要求。工作人員要有相適應(yīng)的熟練的計(jì)算機(jī)操作技能，有獲取判斷運(yùn)用信息的能力，要有精通的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。那種既懂檔案管理、又會(huì)計(jì)算機(jī)操作管理的復(fù)合型人才大受歡迎。但受傳統(tǒng)用人體制的制約，使人才競(jìng)爭(zhēng)難以順利展開，加上檔案部門待遇不高，優(yōu)秀人才難以吸引進(jìn)來，進(jìn)來后又難以留住，冗員又難以消化，致使檔案部門人員老面孔，工作老方法，進(jìn)步不快，活力不強(qiáng)。

三、積極推進(jìn)檔案管理信息化數(shù)字化的對(duì)策

1.在工作目標(biāo)的制訂執(zhí)行上，要堅(jiān)持長期目標(biāo)與近期目標(biāo)相結(jié)合。要按照總體要求，遵循“科學(xué)、實(shí)用、適用”的原則確定長期工作目標(biāo)和近期工作目標(biāo)。長期目標(biāo)要做到站在制高點(diǎn)上，提綱挈領(lǐng)，通盤考慮，保持高質(zhì)量和統(tǒng)一性，為技術(shù)發(fā)展留下兼容和擴(kuò)充的余地，防止走回頭路和彎路，減少資源浪費(fèi)。近期目標(biāo)注重實(shí)用和可行?；A(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)要按標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)行檔案整理和電子計(jì)算機(jī)著錄與標(biāo)引工作。具體工作要做細(xì)，要精益求精，不馬虎從事。要通過落實(shí)近期目標(biāo)，摸索經(jīng)驗(yàn)，修訂和完善長期目標(biāo)，改進(jìn)工作，循序漸進(jìn)。

對(duì)于館藏檔案和新歸檔檔案的數(shù)據(jù)處理，要區(qū)別輕重緩急予以對(duì)待。對(duì)于新舊檔案的數(shù)據(jù)處理，可按照先新、后舊的原則，對(duì)新歸檔新入館的檔案采用新的辦法進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，舊檔案放到第二步。對(duì)于館藏檔案，可按照先重點(diǎn)后一般的原則，在對(duì)現(xiàn)有館藏進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，對(duì)有重要價(jià)值的檔案先進(jìn)行數(shù)字化處理。借此時(shí)機(jī)對(duì)庫藏檔案進(jìn)行清理，對(duì)于已經(jīng)失去保存價(jià)值的檔案資料予以按程序批準(zhǔn)銷毀，以減少重復(fù)勞動(dòng)。

2.在方案的實(shí)施過程中，要堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃與分步實(shí)施相結(jié)合。在財(cái)力支持有限的情況下，要依據(jù)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展水平和與檔案部門可爭(zhēng)取的財(cái)力，制定一個(gè)長短結(jié)合的硬件設(shè)施建設(shè)方案，先添置部分先行設(shè)備，并采用逐年分步添加的方法，不求一步到位。在計(jì)算機(jī)等硬件的配置上，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要和人員計(jì)算機(jī)操作水平，按高中低不同檔次配置。硬件設(shè)施配置中堅(jiān)持高配置服務(wù)器，低配置終端的策略，硬件替換中將高配置的新機(jī)作服務(wù)器，低配置的舊機(jī)作終端。

3.在人力資源的開發(fā)上，堅(jiān)持注重引進(jìn)與加強(qiáng)培訓(xùn)相結(jié)合。要注重引進(jìn)既具有計(jì)算機(jī)操作能力又懂檔案管理的復(fù)合型人才，改善人才結(jié)構(gòu)。同時(shí)注意選送骨干到高等院校、專業(yè)培訓(xùn)班培訓(xùn)，鼓勵(lì)崗位練兵和自學(xué)成才，邊用邊學(xué)，以用促學(xué)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。

4.在資金的籌措上，堅(jiān)持爭(zhēng)取財(cái)政支持與積極自籌相結(jié)合。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，最基本的投入渠道只能是財(cái)政，檔案館不創(chuàng)造物質(zhì)財(cái)富，也無創(chuàng)收渠道，經(jīng)費(fèi)只能由財(cái)政供給。檔案部門要理直氣壯地爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，將其列入政府信息化工程，解決預(yù)算經(jīng)費(fèi)，一次難以到位的可確定基數(shù)，分年兌現(xiàn)。同時(shí)，注意發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，廣開籌資渠道，爭(zhēng)取多方面支持，多渠道解決。

5.推進(jìn)檔案信息化的法制建設(shè)。在檔案信息化建設(shè)過程中，越來越表現(xiàn)出對(duì)法制化的依賴。加強(qiáng)檔案法制化建設(shè)，是適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展的新形勢(shì)，推動(dòng)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的重要保證。要加快推進(jìn)檔案信息化法制建設(shè)，適時(shí)提出比較成熟的行政立法建議，推動(dòng)相關(guān)配套行政規(guī)章的制訂和完善。檔案信息化管理的法制建設(shè)主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：一是對(duì)現(xiàn)有檔案法規(guī)、國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)加以貫徹執(zhí)行。據(jù)有關(guān)資料顯示，在制定的技術(shù)規(guī)范中，貫徹標(biāo)準(zhǔn)的只在少數(shù)。采標(biāo)率很低，大部分單位對(duì)已經(jīng)頒布實(shí)施的國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)毫不了解。根據(jù)這種狀況，應(yīng)以法律法規(guī)的形式加以確定，變行政管理為法制管理，增加其約束力。二是社會(huì)的發(fā)展日新月異，檔案信息化進(jìn)程不斷加快，需要對(duì)新的領(lǐng)域、新的載體、新的檔案關(guān)系和新的檔案管理主體進(jìn)行立法，同時(shí)修改、廢止不適應(yīng)發(fā)展要求的檔案法規(guī)。三是大量電子檔案能否發(fā)揮其應(yīng)有使用價(jià)值缺乏法律依據(jù)。在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責(zé)任界限變得模糊，就需要制定相關(guān)法律加以界定，從而更好地發(fā)揮電子檔案的作用。四是檔案信息化法制建設(shè)還應(yīng)包括檔案安全法規(guī)建設(shè)。現(xiàn)代信息社會(huì)中，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化使檔案存在一定的安全隱患，在推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。

6.在工作成果上，堅(jiān)持長期效益與當(dāng)前效益相結(jié)合。同樣，檔案信息化也要講求效益，在建設(shè)過程中要做到邊投入，邊建設(shè)，邊見效，從部分信息化到全部信息化。設(shè)備的購置，先考慮辦公和檔案館目錄數(shù)據(jù)庫輸入的需要。在檔案數(shù)據(jù)處理上先輸入重要的利用率高的檔案，再輸入一般的檔案。在網(wǎng)站建設(shè)上先作為檔案工作的宣傳窗口和現(xiàn)行文件開放服務(wù)的窗口，再根據(jù)信息化進(jìn)程擴(kuò)展到網(wǎng)上檔案查詢利用服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

篇7

1引言

在信息數(shù)字化時(shí)代，企事業(yè)人事檔案記錄著員工在職時(shí)工作、學(xué)習(xí)以及生活的整個(gè)過程，其與企事業(yè)職工的個(gè)人經(jīng)歷、綜合素質(zhì)、績(jī)效考核以及人事任免等多項(xiàng)工作有著密切聯(lián)系。因此，基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠有效革新傳統(tǒng)人事檔案的管理模式，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及服務(wù)便利化，極大地提高人事檔案管理的水平[1]。基于大數(shù)據(jù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，主要是通過采集所需數(shù)據(jù)，并對(duì)其進(jìn)行清洗、過濾，以及歸并后放入數(shù)據(jù)庫，方便未來工作時(shí)的信息數(shù)據(jù)提取以及深度分析，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值效應(yīng)化[2]。因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，對(duì)企事業(yè)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，這不僅能夠促使人事檔案管理工作具有規(guī)范性、整體性，還能夠共享人事檔案信息數(shù)據(jù)，充分提高利用率。在傳統(tǒng)人事檔案管理模式下，查詢?nèi)耸聶n案需要企事業(yè)單位各級(jí)職能部門相互協(xié)調(diào)，在增加人力成本以及時(shí)間成本的同時(shí)，還影響了后續(xù)工作的時(shí)效性[3]?；诖髷?shù)據(jù)的人事檔案管理，主要是將企事業(yè)員工的各類信息進(jìn)行技術(shù)處理，實(shí)現(xiàn)人事檔案相關(guān)信息的數(shù)字化。與此同時(shí)，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，人事檔案會(huì)存入特定的數(shù)據(jù)庫，盡可能保證人事檔案管理的安全性、可靠性?；诖髷?shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理模式，通過對(duì)人數(shù)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行篩選、挖掘以及預(yù)配置，來簡(jiǎn)化工作流程。一定程度上，既避免了人力資源的閑置與浪費(fèi)；也能夠通過利用數(shù)字化技術(shù)手段，提升人事檔案存儲(chǔ)安全等級(jí)。此外，為了保障基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量，需要配備適宜的軟硬件設(shè)施。

2當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

2.1人事檔案利用率低

由于部分企事業(yè)單位的人事檔案管理人員責(zé)任感以及參與度都比較低，影響了人事檔案管理相關(guān)崗位的員工對(duì)其工作職責(zé)的認(rèn)知度，無形中增加了人事檔案泄密的概率。在實(shí)際的人事檔案管理相關(guān)工作中，提供查閱作為日常的利用方式[4]，在查閱檔案之前，仍需要查檔人員填寫查檔審批表格，其過程繁瑣，本質(zhì)上并沒有為人事檔案的使用服務(wù)提供便利。人事檔案管理以及使用過程中缺少便利性，不僅影響了各部門之間后續(xù)工作的時(shí)效性；還由于逐級(jí)上報(bào)、審批的過程，花費(fèi)了更多的人力、物力。當(dāng)前，人事檔案的相關(guān)管理、使用工作只服務(wù)于特定對(duì)象，并沒有在企事業(yè)單位內(nèi)部形成公共服務(wù)的意識(shí)，直接導(dǎo)致人事檔案的數(shù)據(jù)資源利用率不足。傳統(tǒng)的人事檔案管理還是以人工輸入以及紙質(zhì)歸檔的方式為主，僅靠個(gè)人經(jīng)驗(yàn)甄別的人事檔案資料，很難保證其真實(shí)性以及完整性[5]。此外，部分人事檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，無法對(duì)輸入數(shù)據(jù)的真實(shí)性進(jìn)行判斷。因此，無論是人為工作的疏忽，還是數(shù)字化管理平臺(tái)遭受網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊后，導(dǎo)致人事檔案的失真，都會(huì)對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)信息的利用率產(chǎn)生直接影響。

2.2管理模式陳舊

人事檔案相關(guān)管理工作還是以人事檔案管理以及檔案庫房管理為主，在沒有實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理的情況下，工作量是非常大的。因此，在對(duì)人事檔案錄入與打印的過程中，傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式并沒有提高人事檔案相關(guān)管理工作的效率。由于當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的相應(yīng)設(shè)置并不完善，在進(jìn)行人事檔案變更管理權(quán)限時(shí)，只能夠通過手動(dòng)輸入的方式完成更新。企事業(yè)單位的人事檔案庫房面積大，在采用傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式時(shí)，僅能通過招聘更多相關(guān)管理人員的方式保證工作效率[6]。這不僅沒有改善管理弊端，還提高了企事業(yè)單位的人工成本。在傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式中，主要途徑就是提供檔案查閱，并不能對(duì)人事檔案中的信息進(jìn)行分析以及預(yù)測(cè)評(píng)估。此外，紙質(zhì)歸檔與數(shù)字檔案結(jié)合的傳統(tǒng)人事檔案管理模式，判斷檔案材料真實(shí)性的方式，僅能通過人事檔案管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)肉眼識(shí)別。一定程度上，既無法保證在數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換過程中的數(shù)據(jù)一致性，也無法保證每一個(gè)管理環(huán)節(jié)的真實(shí)性。

2.3數(shù)字化建設(shè)重視程度不足

部分企事業(yè)單位對(duì)人事檔案數(shù)字化管理缺乏充分認(rèn)知，不愿意投入資金以及專職人事檔案管理人員，直接導(dǎo)致人事檔案不能體現(xiàn)其真正的服務(wù)價(jià)值[7]。人事檔案數(shù)字化管理模式受傳統(tǒng)管理觀念的影響，各類人事檔案數(shù)字化的整理、修改以及存儲(chǔ)都得不到制度的支持，導(dǎo)致人事檔案數(shù)字化管理困難重重。由于企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)量非常多，不僅需要數(shù)字化管理平臺(tái)的存儲(chǔ)容量大，還需要大量人力、物力。當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理已有制作數(shù)字檔案的規(guī)定，但由于管理平臺(tái)的軟硬件配置達(dá)不到要求，還不具備對(duì)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的真實(shí)性進(jìn)行查驗(yàn)的條件。在一定程度上，傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式限制了其信息化的發(fā)展，甚至引發(fā)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)信息的保密問題。當(dāng)前，人事檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，只支持人事檔案部門內(nèi)部單機(jī)使用。因此，在開放部分人事檔案數(shù)據(jù)權(quán)限共享的過程中，各層級(jí)部門未能實(shí)現(xiàn)信息共享，無法進(jìn)一步提高溝通效率。根據(jù)當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，可以通過引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，在保證人事檔案相關(guān)信息可靠性的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的共享[8]。

3基于大數(shù)據(jù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)字化管理，不僅包括數(shù)字、符號(hào)等結(jié)構(gòu)式人事檔案數(shù)據(jù)，還可以包括人事檔案的半結(jié)構(gòu)式數(shù)據(jù)。創(chuàng)建基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，不僅能夠彌補(bǔ)人為管理人事檔案的不足，還能夠?yàn)槿耸聶n案數(shù)字化管理提供分析以及評(píng)估，構(gòu)建管理系統(tǒng)框架見圖1。

3.1系統(tǒng)硬件設(shè)計(jì)

檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)選用Mysql數(shù)據(jù)庫，具有較高的便捷性，并運(yùn)用Linux操作系統(tǒng)環(huán)境器，可兼容Firefox瀏覽器和Windows10瀏覽器，CPU應(yīng)I5以上，硬盤500G，內(nèi)存8G，可實(shí)現(xiàn)5臺(tái)PC服務(wù)器同時(shí)運(yùn)作，每臺(tái)服務(wù)器包含兩個(gè)CPU，虛擬服務(wù)器4核。

3.2系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)

3.2.1管理權(quán)限模塊基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理，為了規(guī)范人事檔案數(shù)據(jù)共享的權(quán)利及義務(wù)，需要明確數(shù)字化人事檔案的共享權(quán)限及范圍，進(jìn)而確定數(shù)字化人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的共享層級(jí)。通過分析企事業(yè)內(nèi)部不同的數(shù)字化人事檔案級(jí)別，以及不同的人事檔案操作權(quán)限，從而確定檔案可查閱等級(jí)。通常情況下，在不可越級(jí)查閱數(shù)字化人事檔案的前提下，只有經(jīng)過相關(guān)管理部門的審批，才能夠提供人事檔案的查閱服務(wù)。這不僅有效防止企事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案的信息泄露，還能從源頭禁止訪問者拷貝人事檔案的相關(guān)信息。在大數(shù)據(jù)技術(shù)環(huán)境下，形成局域網(wǎng)連接，確保了在人事檔案共享的情況下，數(shù)據(jù)的可靠性，權(quán)限設(shè)置頁面見圖2。圖2權(quán)限設(shè)置頁面此外，企事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案具有保密性，不能將企事業(yè)單位的內(nèi)部信息直接放在公共網(wǎng)絡(luò)。因此，在數(shù)字化管理人事檔案過程中，可以建立私有云計(jì)算模式，進(jìn)而保證該管理模式的私密性以及可控性。3.2.2檔案分類模塊在基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理過程中，通過大數(shù)據(jù)的先進(jìn)手段，完善人事檔案的查閱方式，對(duì)檔案進(jìn)行精準(zhǔn)分類。大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，需要配備專職人事檔案管理人員。創(chuàng)新后的管理模式，人事檔案管理人員的工作職責(zé)具體包括：定期更新管理平臺(tái)相關(guān)軟件、協(xié)助數(shù)字化查閱保密協(xié)議的簽訂、保證人事檔案數(shù)字化存儲(chǔ)的安全性。

4結(jié)語

基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，改變了原有管理模式的落后性，并通過利用大數(shù)據(jù)、信息互聯(lián)網(wǎng)以及云計(jì)算等相關(guān)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理框架化、數(shù)字化，縮短人事檔案查閱時(shí)間以及提高后續(xù)相關(guān)工作效率，是人事檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵。此外，由于企事業(yè)人事檔案自身存在特殊性，為盡可能地避免泄密情況的頻繁發(fā)生，需要在人事檔案相關(guān)電子文件傳閱過程中，建立信息專用傳輸通道，確保操作者的嚴(yán)謹(jǐn)性、保密性。

【參考文獻(xiàn)】

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篇8

中圖分類號(hào)：G275文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

引言

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化信息技術(shù)極大地影響、促進(jìn)了檔案管理工作，但從另一方面來說，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)也為信息技術(shù)的發(fā)展提出新的要求和改革方向。為了更好地實(shí)現(xiàn)信息管理和服務(wù)功能，必須加快檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，從而滿足城建的需要。

一、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

傳統(tǒng)的城建檔案主要是利用人工進(jìn)行管理和檢索的紙質(zhì)檔案，存儲(chǔ)時(shí)占據(jù)很大的面積，而且大多數(shù)的城建檔案信息只建立了檔案的分類目錄和全宗目錄，調(diào)閱時(shí)必須依靠人工查找，致使調(diào)閱的速度較慢，效率也不高。另外，由于檔案存放的分散性，使得信息資源只能借助人工進(jìn)行查找和整合; 并且傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案很容易在掉調(diào)閱時(shí)損壞，特別是年代較久的檔案被損壞的可能性更大; 一旦有火災(zāi)或者水災(zāi)發(fā)生，這些檔案就會(huì)受到滅頂之災(zāi); 城建檔案信息缺乏一定的系統(tǒng)性和完整性，在深度、廣度上也存在著局限性; 城建檔案信息是在各個(gè)館室內(nèi)完成調(diào)閱以及保管，無法進(jìn)行遠(yuǎn)程調(diào)閱，因此不能實(shí)現(xiàn)資源共享，無法達(dá)到信息的交換。由于以上問題的存在，使得城建檔案的應(yīng)用有了很大障礙，而且一些資源需要重復(fù)保存，這樣就會(huì)浪費(fèi)很多存儲(chǔ)空間。而數(shù)字化檔案信息有效的避免了這些問題，它是在數(shù)字技術(shù)的基礎(chǔ)上，根據(jù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及存儲(chǔ)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，使檔案信息能夠充分的發(fā)揮其查詢和使用的功能。

二、城建檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟

1、建立城建檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，將文件級(jí)目錄輸入。在建立數(shù)據(jù)庫的時(shí)候，可邊輸入邊打印，一方面將卷內(nèi)文件目錄補(bǔ)齊，另一方面對(duì)輸入的正確性進(jìn)行檢驗(yàn)，以保證城建檔案數(shù)據(jù)庫的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。

2、加強(qiáng)電子文件的收集與積累。電子文件有電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合，是未來數(shù)字城建檔案的主要來源。為保證所形成的電子文件不會(huì)丟失，確保電子文件是可存取、可利用、可理解的，一定要對(duì)所形成的電子文件及時(shí)收集積累。電子文件的收集積累，不但能確保電子文件的真實(shí)性，還維護(hù)了它的系統(tǒng)性、完整性，并且也防止了信息內(nèi)容的載體在個(gè)人手中丟失、損壞的現(xiàn)象，很好地保護(hù)了電子文件的安全，為電子文件的歸檔奠定基礎(chǔ)。

電子文件的收集積累范圍，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。用載體傳遞的電子文件，要按規(guī)定登記、簽署，需要更改的，要填寫更改單，按更改審批手續(xù)進(jìn)行，并存有備份件，以防有差錯(cuò)。

3、城建檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步。城建檔案數(shù)字化及管理流程重組是一個(gè)管理思想不斷地變化的過程，城建檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步即是新技術(shù)和新理念相互融合的表現(xiàn)。

數(shù)字化城建檔案分開放與不開放兩種，開放城建檔案即上互聯(lián)網(wǎng)，建立城建檔案資料網(wǎng)站，實(shí)施資源共享，在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供城建檔案信息查閱。

三、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

對(duì)于城建檔案來說，最重要的問題就是長期存取。隨著我國科學(xué)、技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)的軟件、硬件技術(shù)不斷的更新，直接影響城建檔案信息的長期存取。數(shù)字城建檔案信息的需要在物質(zhì)載體上進(jìn)行記錄，物質(zhì)載體的性能越好，存儲(chǔ)的時(shí)間越長，反之，物質(zhì)載體的性能越差，存儲(chǔ)的時(shí)間越短。所以檔案信息存儲(chǔ)物質(zhì)載體能夠直接決定數(shù)字信息的存取期限，在進(jìn)行存儲(chǔ)載體的選擇時(shí)要注意載體的穩(wěn)定性和使用壽命。

基于城建檔案的特殊性質(zhì)，使得城建檔案信息具有一定的法律價(jià)值。在傳統(tǒng)的非信息化的檔案，即紙質(zhì)檔案中，檔案信息存儲(chǔ)的載體是紙張，不容易被改變，所以能夠保證信息的完好，其在法律上小的效力也很強(qiáng)。但是在電子檔案中，一些檔案信息很容易被更改，不能完好的、保存原始檔案信息，其法律價(jià)值也需要一定的時(shí)間才能得到認(rèn)可。

數(shù)字檔案需要進(jìn)行資源共享，信息資源共享的前提就是數(shù)字檔案應(yīng)具有一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)的格式和規(guī)范，以實(shí)現(xiàn)各檔案館的檔案信息共享。但是當(dāng)前，檔案館中對(duì)于數(shù)字檔案的相關(guān)規(guī)范和建設(shè)缺乏統(tǒng)一，一定程度上影響日后的資源共享，更不能實(shí)現(xiàn)信息資源的交換。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)穩(wěn)定性和保存的時(shí)間期限都比較好，所以、傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有一定的可靠性。而信息數(shù)字化的檔案的存儲(chǔ)載體主要靠技術(shù)設(shè)備，又比較高的環(huán)境條件限制，缺乏穩(wěn)定性，如果技術(shù)設(shè)備或者存儲(chǔ)載體出現(xiàn)問題，數(shù)字檔案就無法使用。

四、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的策略

（一）大力推進(jìn)數(shù)字城建檔案館建設(shè)

大力推進(jìn)數(shù)字城建檔案館建設(shè)是城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。城建檔案館是集中管理城建檔案的地方，應(yīng)加大對(duì)數(shù)字城建檔案館的建設(shè)力度，大力推進(jìn)數(shù)字城建檔案館建設(shè)。在城建檔案管理中，通過數(shù)字化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)模式由被動(dòng)“轉(zhuǎn)化”為“主動(dòng)”。數(shù)字城建檔案館建設(shè)應(yīng)以城建檔案信息資源利用為目的，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的數(shù)字信息系統(tǒng)。在大力推進(jìn)數(shù)字化城建檔案館建設(shè)中，城建檔案部門是社會(huì)資源消費(fèi)的一個(gè)系統(tǒng)，數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，將實(shí)施數(shù)字化檔案館建設(shè)列為重點(diǎn)內(nèi)容，應(yīng)以面向館外的“統(tǒng)一門戶”和面向館內(nèi)的“管理統(tǒng)一平臺(tái)”為核心，以城建檔案信息資源利用為目的，加快數(shù)字城建檔案館建設(shè)。

（二）加大硬件投入，擴(kuò)大軟件推廣

目前數(shù)字化檔案管理工作存在硬件建設(shè)低下、軟件重復(fù)開發(fā)的問題。具體體現(xiàn)在大部分單位的還停留在低水平的建設(shè)上，機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和安全設(shè)施存在諸多問題，檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)滯后；許多單位為了率先實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，紛紛與軟件開發(fā)公司定制檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)質(zhì)量參差不齊，數(shù)據(jù)類型不一致，數(shù)據(jù)庫之間不能轉(zhuǎn)換，信息共享受限，浪費(fèi)資源。因此，必須有計(jì)劃有步驟地進(jìn)行微機(jī)硬件配置、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備更新和安全設(shè)施添置，盡可能取得財(cái)政支持，營造最大限度的檔案硬件環(huán)境；隨著信息時(shí)代的到來，檔案管理數(shù)字化已成為時(shí)展的必然趨勢(shì)，因此軟件選擇是檔案管理數(shù)字化中尤為重要的一點(diǎn)。好的檔案管理軟件，不僅可以提高經(jīng)濟(jì)效益，而且還可以大大提高辦公效率。因此在軟件開發(fā)方面，建議盡快建立一套檔案數(shù)字化管理方面的軟件設(shè)計(jì)方案，迫使粗制濫造、不符合實(shí)際的軟件退出市場(chǎng)，并將優(yōu)質(zhì)的、符合現(xiàn)實(shí)需求的軟件推廣出去，建設(shè)一個(gè)相對(duì)統(tǒng)一的軟件環(huán)境。

（三）規(guī)范數(shù)字化建設(shè)，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的必要前提和基礎(chǔ)，但目前我國電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度卻不高。首先，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境，具體體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)的型號(hào)各異、檔次參差不齊；軟件方面，其開發(fā)也缺乏整體規(guī)劃性，嚴(yán)重降低軟件使用的廣泛性和實(shí)用性。其次，檔案信息本身也沒有形成一個(gè)完善、統(tǒng)一的分類編碼，降低了信息的規(guī)范性。最后，在技術(shù)方面，仍然沒有形成一個(gè)完整的集網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和系統(tǒng)管理為一體的技術(shù)支持系統(tǒng)，進(jìn)而導(dǎo)致業(yè)務(wù)性、管理性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。這些標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一在不同程度和范圍內(nèi)影響著信息交流的質(zhì)量，阻礙著檔案管理數(shù)字化建設(shè)的步伐。因此，必須規(guī)范數(shù)字化建設(shè)，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。具體做法是檔案管理部門必須遵循標(biāo)準(zhǔn)化原則，嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范收集、編目及檢索等基礎(chǔ)性工作。此外，國家還要加強(qiáng)立法工作，出臺(tái)系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)化提供法律依據(jù)。

（四）提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)水平

提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)水平要從兩個(gè)方面努力。一方面是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。具體措施是成立以主要領(lǐng)導(dǎo)為核心的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，增強(qiáng)決策落實(shí)力度；明確分工，落實(shí)任務(wù)和責(zé)任；銳意進(jìn)取，不斷開拓，凝聚各部門合力，從而提高科學(xué)決策、處理問題的能力，從而確保任務(wù)完成。另一個(gè)方面是加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。人才隊(duì)伍的建設(shè)分兩個(gè)方面，一是給組織內(nèi)具有扎實(shí)專業(yè)知識(shí)功底和發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬盘峁┦┱共湃A的舞臺(tái)，并對(duì)已經(jīng)確定的重點(diǎn)培養(yǎng)人才加強(qiáng)培訓(xùn)，促進(jìn)其業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高；其二是根據(jù)檔案管理數(shù)字化的需要，組織還要積極引進(jìn)具有技術(shù)專長并熟悉檔案管理的工作人才，為辦公室的檔案管理輸入“新鮮血液”。

結(jié)束語

城建檔案作為城市規(guī)劃、建設(shè)管理的信息資源，其重要性正日益凸顯出來，因此我們必須首先從整體上著眼，從宏觀上把握，在具體的工作中，力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展，從而為建立一套完備的數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

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1.提高信息的利用率

長期以來圖書館的檔案其存在的形式都是通過紙質(zhì)的實(shí)物形式存在，這對(duì)于檔案的保存、采集、利用都會(huì)帶來一定的弊端，但是對(duì)圖書館檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理，就可以將各種檔案信息加工成計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的數(shù)字化信息資源，將檔案變成電子文獻(xiàn)，這樣就改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息中存在的管理成本高、查詢困難、資源難共享等問題。

2.提高了管理的效率

對(duì)圖書館檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，就能改變之前只能靠人力來對(duì)檔案進(jìn)行管理的狀況，減少不必要的、繁瑣的工作。對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理可以通過各種的高科技對(duì)檔案進(jìn)行管理，例如計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)等等，運(yùn)用這些技術(shù)能更好的對(duì)圖書館的檔案進(jìn)行立卷、歸檔、存儲(chǔ)、檢索、利用，這樣就能實(shí)現(xiàn)對(duì)圖書館檔案管理的自動(dòng)化，從而節(jié)省了大量的人力、物力、財(cái)力，提高了對(duì)于檔案管理工作的水平和效率。

3.實(shí)現(xiàn)了真正的資源共享

圖書館其主要的目的就是服務(wù)群眾，為群眾提供相應(yīng)的需求。對(duì)圖書館檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，就能通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)信息進(jìn)行傳遞，擴(kuò)大圖書館信息資源共享的范圍，打破了地域的界限，實(shí)現(xiàn)了真正的資源共享。圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)打破了時(shí)間和空間的限定，可以從不同的角度滿足不同用戶的不同需求，使得用戶能夠隨時(shí)隨地進(jìn)行信息的交流和共享，這樣就能促進(jìn)信息資源的合理流動(dòng)。所以，在進(jìn)行圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中，不應(yīng)該局限于本地區(qū)、本校園或者是本系統(tǒng)，應(yīng)該擴(kuò)大服務(wù)的范圍，為遠(yuǎn)程的用戶也提供相應(yīng)的服務(wù)。

二、圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的策略

1.完善圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的配套設(shè)施

要想真正的實(shí)現(xiàn)圖書館檔案管理的數(shù)字化，就必須要軟硬件一起抓，完善數(shù)字化建設(shè)的配套措施。在硬件方面，必須要建立相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備體系，其中包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、視頻音頻信息采集設(shè)備、掃描儀設(shè)備、服務(wù)器等，在建立起這些設(shè)別以后還需要對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行相應(yīng)的跟蹤和檢測(cè)，在發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)落后時(shí)立馬對(duì)其進(jìn)行升級(jí)。而在于軟件方面就是需要對(duì)圖書館檔案管理的數(shù)字化建設(shè)中建立出一套相應(yīng)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，第一需要建立的就是就接收和采集系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)主要的目的就是保障檔案的真實(shí)、可靠性，其中就包括接收各部門的移交的電子檔案、電子目錄、檔案資料征集、工作管理等，在接收后再對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓芾?。第二點(diǎn)需要建立的就是管理的儲(chǔ)存系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)主要的目的就是保障檔案的安全、完整性，其中包括檔案資料的動(dòng)態(tài)管理、數(shù)據(jù)安全和維護(hù)、辦公自動(dòng)化管理等。第三點(diǎn)需要建立的就是開發(fā)利用系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)的目的就是為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，其中就包括檔案的登記、調(diào)卷、加工、編排、檢索、檔案信息網(wǎng)站等。

2.檔案管理要重塑原文資源庫

原文資料包括了紙質(zhì)資料、影像資料、聲音資料等，其實(shí)最主要的資料，具備著一定的權(quán)威性，因此，在對(duì)圖書館檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過程中，不能只滿足于數(shù)字化的建設(shè)，還應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)于原文資源庫的重塑，圖書館主要的目的還是為了滿足人們閱讀、查閱資料等需求，所以，在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過程中，需要將原文的資料和開放檔案的用戶目錄數(shù)據(jù)所結(jié)合起來，這樣不僅能保證圖書館檔案資料的權(quán)威性，還能保障檔案資料的準(zhǔn)確、科學(xué)性，實(shí)現(xiàn)圖書館資源數(shù)據(jù)資源最大程度的利用。

3.在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過程中需要各部門之間的互相融合

篇10

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.119

[中圖分類號(hào)]G647.24；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）04-0-01

0 引 言

信息時(shí)代的到來，要求高校的檔案管理必須向檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，必須注重計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的重要作用。而且，教育部和國家檔案局也共同提出要加快高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，要求要不斷提高高校檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平。高校n案管理信息化主要是指通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的檔案資料和音頻資料轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備中，以實(shí)現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)上管理。雖然各大高校也在落實(shí)政策，進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，但是信息化建設(shè)的結(jié)果不是很理想，還存在許多需要改進(jìn)和完善的地方，必須不斷對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化，使其管理水平進(jìn)一步得到提高。

1 當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.1 缺乏完備的基礎(chǔ)設(shè)備

硬軟件基礎(chǔ)設(shè)施是高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，沒有這些基礎(chǔ)的設(shè)施，檔案管理信息化建設(shè)也就失去其存在的物質(zhì)載體。然而，各高校的硬軟件配備情況卻不是很理想，有的高校認(rèn)為配備幾臺(tái)計(jì)算機(jī)就實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，而沒有對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行相應(yīng)程序系統(tǒng)的設(shè)置，也沒有配備其他相機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)電子設(shè)備。

1.2 未建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫

高校檔案管理信息化建設(shè)中的一個(gè)關(guān)鍵方面，就是要建設(shè)一個(gè)完整和持續(xù)更新的檔案信息數(shù)據(jù)庫。而各大高校檔案信息數(shù)據(jù)庫的現(xiàn)實(shí)狀況是，錄入的檔案信息不完整，只是走形式象征性地錄入一些信息；錄入信息之后就不再管理，很少根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行更新；錄入的信息未經(jīng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮藢?shí)，存在虛假的信息等。總之，各大高校所建立的檔案信息庫還存在不全面、不真實(shí)、更新不及時(shí)等問題。

1.3 缺少專業(yè)的檔案管理人員

高校檔案管理的信息化過程不同于傳統(tǒng)的檔案管理過程，其中必然會(huì)涉及電子計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此，對(duì)檔案管理者的綜合素質(zhì)有了更高的要求。檔案管理者不僅需要具備基本的檔案管理的業(yè)務(wù)能力，還需要具備熟練的計(jì)算機(jī)能力以及其他電子設(shè)備的使用能力。但是現(xiàn)實(shí)情況卻是各高校的檔案管理者要么具有基本業(yè)務(wù)能力，要么具有計(jì)算機(jī)使用能力，很少同時(shí)具有業(yè)務(wù)能力和電子設(shè)備使用能力。

1.4 未意識(shí)到檔案信息的安全問題

各高校在進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)過程中，很容易忽視的一個(gè)問題就是檔案信息的安全問題。因?yàn)樵趥鹘y(tǒng)的檔案管理中基本不會(huì)出現(xiàn)安全問題，而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化之后，就必須高度重視檔案信息的安全問題，防止黑客或其他人的惡意攻擊以及電腦病毒等帶來的信息丟失問題。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化渠道

2.1 完善檔案信息管理的基礎(chǔ)設(shè)施

各大高校要想真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化就必須打好根基，也就是要完善檔案管理的各種硬軟件設(shè)施。檔案管理信息化過程是一個(gè)復(fù)雜的過程，涉及眾多信息的輸入、更新、交換和共享等，因此，配備的計(jì)算機(jī)必須是高端的而且要設(shè)置好相應(yīng)的系統(tǒng)程序。同時(shí)，也要配備相機(jī)、掃描件、錄像機(jī)等其他電子設(shè)備，以用來進(jìn)行圖文的拍照、掃描和錄像等?？傊?，就是要加大資金的投入，完善硬軟件基礎(chǔ)設(shè)施，為真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2 加快檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程

要想真正實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，首先，需要將所有人的檔案信息錄入電腦中，不僅包括文字信息還包括音頻信息等，保證信息的完整性；其次，需要將錄入的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真的核實(shí)，保證信息的真實(shí)性；最后，還要不斷更新和管理信息，保證信息的及時(shí)性?？傊?，加快檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程也就是保證信息完整性、真實(shí)性、及時(shí)性的過程。

2.3 培養(yǎng)專業(yè)的復(fù)合型檔案管理人才

檔案管理人才作為檔案管理信息化的核心，必須注重對(duì)其綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。檔案管理人員應(yīng)該是同時(shí)具有計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備使用能力和檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力的復(fù)合型人才。一方面，對(duì)現(xiàn)在任職人員的實(shí)際情況進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的專業(yè)培養(yǎng)，以彌補(bǔ)其所欠缺的方面；另一方面，專業(yè)培養(yǎng)一批同時(shí)掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和專業(yè)檔案管理技術(shù)的復(fù)合型人才。

2.4 提高檔案管理信息化中的安全意識(shí)

雖然高校通過檔案管理信息化的建設(shè)，檔案信息實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上共享，為管理檔案資料提供了巨大方便，但是檔案信息的安全問題是絕不可以忽略的。一方面，必須提高檔案管理人員的安全意識(shí)，提高其日常工作中的安全警覺性；另一方面，注重電腦自身系統(tǒng)的防護(hù)功能，避免黑客及其他人的惡意攻擊，及時(shí)備份檔案資料，避免因病毒等因素造成資料的丟失。

3 結(jié) 語

高校檔案管理信息化的建設(shè)過程是一個(gè)不斷完善的長久過程。高校必須針對(duì)目前出現(xiàn)的問題，采取對(duì)應(yīng)的措施，如完善檔案信息管理的基礎(chǔ)設(shè)施、加快檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程、培養(yǎng)專業(yè)的復(fù)合型檔案管理人才及提高檔案管理信息化中的安全意識(shí)等，來推動(dòng)高校檔案管理信息化的建設(shè)，來提高高校的檔案管理水平，從而使其更好地發(fā)揮作用。