導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理規(guī)則，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

首先，檔案歸檔管理模式陳舊目前。我國檔案歸檔已經(jīng)慢慢地實現(xiàn)了通過計算機系統(tǒng)進行控制的目錄管理以及全文管理，同時，電子檔案歸檔也逐步向著網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。然而，對于歸檔管理而言，其模式卻并沒有實現(xiàn)同步的發(fā)展。管理中對歸檔部門業(yè)務(wù)引導(dǎo)方法效果不佳，沒有管理好兼職檔案人員，對于歸檔文件的質(zhì)量管理工作執(zhí)行不到位。其次，檔案信息資源管理系統(tǒng)運作效率低。企業(yè)或者部門的檔案工作人員是檔案信息資源管理系統(tǒng)的直接使用者，對于檔案管理的流程他們都比較了解，熟悉系統(tǒng)的運作模式，明白業(yè)務(wù)規(guī)則制定以及管理的方法。但是，由于業(yè)務(wù)規(guī)則存在形式是代碼，而代碼在計算機系統(tǒng)中不集中，計算機系統(tǒng)靈活性和友好性都較差，所以規(guī)則的修改和調(diào)整需要由檔案工作人員將意圖告訴IT技術(shù)人員，然后再由技術(shù)人員對業(yè)務(wù)規(guī)則進行修改，這就導(dǎo)致了業(yè)務(wù)規(guī)則調(diào)整的時間變長，管理系統(tǒng)的運作效率降低。再次，檔案信息資源管理系統(tǒng)維護費用較高。很多人認為信息系統(tǒng)上線運作后就代表工作的成功，然而這卻僅僅是工作的開始，在后面還有更多的工作等著完成。系統(tǒng)的維護、軟件的升級、數(shù)據(jù)庫的開放等等，這些后續(xù)的工作導(dǎo)致了檔案信息資源管理系統(tǒng)維護費用昂貴。然而，檔案業(yè)務(wù)人員對于系統(tǒng)的維護工作不懂，必須有專業(yè)的技術(shù)人員或者公司進行，這勢必會造成維護費用的提升。最后，檔案信息資源管理系統(tǒng)壽命過短。許多檔案部門為了省事直接把檔案信息資源管理系統(tǒng)的開發(fā)工作交給外包公司來完成，然而最終能夠成功開發(fā)出合適系統(tǒng)的并不多。因為我國的檔案事業(yè)發(fā)展比較迅速，管理規(guī)則以及操作制度等變化較快。檔案管理部門種類不同、級別不同，則業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)也不相同。業(yè)務(wù)規(guī)則經(jīng)常發(fā)生變化，而規(guī)則每變動一次就要對軟件進行一次修改，經(jīng)常有系統(tǒng)剛要交付就有出現(xiàn)需要修改規(guī)則的要求。

二、業(yè)務(wù)規(guī)則管理及其系統(tǒng)原理

業(yè)務(wù)規(guī)則是描述信息，它主要功能是對業(yè)務(wù)邏輯結(jié)構(gòu)進行驗證，影響并控制業(yè)務(wù)邏輯。業(yè)務(wù)邏輯的處理方式正是受到了業(yè)務(wù)規(guī)則管理而發(fā)生改變，業(yè)務(wù)行為采用結(jié)構(gòu)化的業(yè)務(wù)規(guī)則數(shù)據(jù)表示。業(yè)務(wù)規(guī)則與程序之間相互獨立。所以在編寫程序時，可使用專業(yè)術(shù)語，對業(yè)務(wù)人員開放業(yè)務(wù)系統(tǒng)。業(yè)務(wù)規(guī)則系統(tǒng)屬于工具和機制的綜合，包括了多個組成部分。規(guī)則集成開發(fā)環(huán)境、規(guī)則語言框架、規(guī)則管理工具、訪問控制、規(guī)則庫、規(guī)則引擎等。規(guī)則集成開發(fā)系統(tǒng)主要是對規(guī)則進行調(diào)整。規(guī)則語言框架根據(jù)面對的對象不同，存在方式不同，有程序設(shè)計形式、數(shù)據(jù)庫處理語言形式以及業(yè)務(wù)規(guī)則語言形式三種存在形式。規(guī)則管理工具面向更加多樣化的對象，向他們提供入口，方便他們對規(guī)則進行調(diào)整。訪問控制主要是設(shè)置訪問權(quán)限，保證規(guī)則數(shù)據(jù)庫的安全。應(yīng)用程序主要把對象和數(shù)據(jù)交給規(guī)則引擎，規(guī)則引擎調(diào)用對應(yīng)的規(guī)則，發(fā)生動作?？偟膩碇v，業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)的功能包括了管理規(guī)則、部署規(guī)則、分析規(guī)則、定制規(guī)則和設(shè)計規(guī)則，這些功能共同提高了業(yè)務(wù)規(guī)則管理的水平。

三、業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)在檔案信息資源管理中的應(yīng)用

篇2

當(dāng)前AMIS基本上是對已有檔案信息的管理、利用、編研等環(huán)節(jié)進行管理，而對檔案界反映比較強烈的“采全率低、采準(zhǔn)率低、及時性差(即檔案收集不齊、質(zhì)量不高、期限不準(zhǔn)、歸檔滯后等)”等問題無法處理。由于檔案的收集范圍、保管期限對不同單位具有特定性，一般檔案管理人員難于把握，使得大量的原生信息源未能收集保管，直接影響了檔案的收集、著錄以及今后提供利用的水平。

目前，在檔案整理的過程中，每個環(huán)節(jié)都需要大量的人工干預(yù)或檢查，才能達到理想的整理效果，也就是說一個單位的檔案要想整理得好，就必須需要一個高素質(zhì)的檔案人員，做到仔細、認真，并且必須非常了解單位的業(yè)務(wù)運作。

二、應(yīng)用業(yè)務(wù)規(guī)則技術(shù)的解決之道

針對國內(nèi)檔案管理現(xiàn)狀，廣東萬維博通信息技術(shù)有限公司在自有系列檔案信息資源管理系統(tǒng)(AMIs)產(chǎn)品基礎(chǔ)上，引入人工智能技術(shù)，研發(fā)了一套“基于業(yè)務(wù)規(guī)則的檔案信息資源管理平臺”，該平臺除具備一般AMIS的檔案管理、利用、編研的功能外，重點研究了基于信息資源規(guī)劃，依托業(yè)務(wù)規(guī)則庫的檔案信息資源收集管理體系：通過信息資源規(guī)劃確定各立檔單位的歸檔范圍、保管期限表，并將其抽象為檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(Archives Business Rules Database，簡稱ABR)，同時也將檔案主管部門與指導(dǎo)部門的規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)等也整理到ABR，通過強大的推理引擎(RM)，對已有的檔案信息數(shù)據(jù)(AID)進行分析與推理，作出相應(yīng)的判斷，以幫助立檔單位達到“檔案收集齊、保管期限設(shè)置準(zhǔn)、檔案著錄規(guī)范”的目標(biāo)，同時也為檔案管理部門建立起智能化的網(wǎng)上監(jiān)督指導(dǎo)系統(tǒng)、績效評估系統(tǒng)和上崗人員自學(xué)習(xí)系統(tǒng)等。也可通過基于檔案知識規(guī)則庫(ABR)和推理引擎(RM)構(gòu)建的檔案信息雷達自動從相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)收集檔案信息資源?；緦崿F(xiàn)以下功能：

1)采用人工智能技術(shù)，建立檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)，利用規(guī)則引擎，貫穿整個檔案軌跡的全過程，控制檔案收集、整理的質(zhì)量與數(shù)量；

2)構(gòu)建檔案信息雷達，利用檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)。通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)自動收集立檔單位的各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)：

3)建立新型的檔案移交、接收模式，做到檔案實體正式移交前進行相應(yīng)的非現(xiàn)場預(yù)檢查，保證檔案接收質(zhì)量并減少后續(xù)的著錄量與數(shù)字化加工量：

4)建立新型的檔案監(jiān)督指導(dǎo)管理體系與績效考核體系，實現(xiàn)遠程指導(dǎo)、遠程考核。

5)建立新型的檔案自學(xué)習(xí)系統(tǒng)，提供檔案上崗人員接受培訓(xùn)的新途徑，并找到傳承資深檔案人士知識的快捷方法等。

三、主要研究內(nèi)容

1、檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)的建立與管理

與檔案業(yè)務(wù)相關(guān)的規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，稱為業(yè)務(wù)規(guī)則(Business Rules，簡稱BR)，特別是檔案管理部門制定的檔案收集、歸檔范圍、保管期限表等。

每個立檔單位都有不同的規(guī)則，每個資深的檔案從業(yè)人員都有不同的經(jīng)驗總結(jié)，在檔案指導(dǎo)的過程中可能也會定期加入相關(guān)規(guī)則，規(guī)則在不斷地更新。檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫分為三類，是將檔案各項專業(yè)知識分門別類融合。

1)針對外部的業(yè)務(wù)規(guī)則庫：以《檔案法》為主的相關(guān)法律、法規(guī)和制度等；

2)針對結(jié)構(gòu)化的內(nèi)部規(guī)則庫：對綜合檔案以立檔單位為基礎(chǔ)的《歸檔范圍》、《保管期限表》，對工程檔案以工程性質(zhì)為基礎(chǔ)的《建設(shè)工程峻工檔案歸檔范圍》：

3)針對非正式的內(nèi)部規(guī)則庫：檔案指導(dǎo)長期實踐的經(jīng)驗，單位經(jīng)驗豐富的檔案從業(yè)人員的知識總結(jié)等。

2、檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)在檔案軌跡的各個環(huán)節(jié)的用處

通過完善的業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)(BRMS)將相關(guān)的檔案規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)及各立檔單位的歸檔范圍、保管期限表等抽象為檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫。

BRMS是系統(tǒng)服務(wù)堆棧中的一部分，提高了SOA的便捷性，利用它建成的ABR及檔案信息庫(AID)，可較快地搭建與檔案配套的其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)建設(shè)完成后，在檔案軌跡的各個環(huán)節(jié)可以開始發(fā)揮作用。

可對各立檔單位的檔案信息(包含全宗、目錄／項目、案卷、卷內(nèi)等)自動分析，提高決策水平，推理得出相關(guān)結(jié)論：

檔案著錄是否規(guī)范?

檔案收集范圍是否齊全?

保管期限定義是否準(zhǔn)確?如數(shù)據(jù)符合要求，可以搬檔案實體過來或下去檢查等，并衍生出相應(yīng)的人工智能子系統(tǒng)：

1)檔案接收即時檢查系統(tǒng)

接收檔案范圍確定后，系統(tǒng)可即時根據(jù)檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)將各立檔單位的檔案信息(AID)，通過知識規(guī)則推理引擎(RM)，對錄入或?qū)氲臋n案信息進行檢查，系統(tǒng)自動提出整改意見或驗收意見。

2)檔案著錄規(guī)范檢查系統(tǒng)

根據(jù)已存在的檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)對責(zé)任者、題名、保管期限等自動進行檢查。

3)網(wǎng)上監(jiān)督指導(dǎo)系統(tǒng)

檔案局／館、檔案主管單位利用基于Internet／Intranet的檔案信息掃描技術(shù)，結(jié)合檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)，自動監(jiān)督各立檔單位的檔案整理情況，發(fā)現(xiàn)問題自動提醒，并及時反饋，信息轉(zhuǎn)入Workflow，檔案監(jiān)督指導(dǎo)人員根據(jù)實際情況作出處理。

它利用人工智能的原理，借助計算機模擬人類的思維過程，對檔案信息數(shù)據(jù)進行分析與推理，作出相應(yīng)的判斷，提出建議及線索，以供檔案管理部門進行進一步的重點檢查與監(jiān)督指導(dǎo)。其目的就在于：提高監(jiān)督指導(dǎo)效率，降低監(jiān)督指導(dǎo)風(fēng)險，進而保證檔案收集入庫的質(zhì)量。

4)立檔單位績效評估系統(tǒng)

篇3

中圖分類號：D9 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-2851（2012）-03-0201-01

一、檔案法規(guī)的立法本意

《檔案法》明確指出“檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機制，社會組織的及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字，圖聲像等不同形式的歷史記錄”。并且具體規(guī)定了“一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位都有保護檔案的法定義務(wù)”，同時規(guī)定：“各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃”，具體表明了檔案事業(yè)應(yīng)當(dāng)在各級人民政府的直接領(lǐng)導(dǎo)下展開檔案收集，整理工作的重要意義和作用，同時規(guī)定了“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，維護檔案完整和安全，便于社會各方面的利用”的工作體制和崇高的工作目標(biāo)。

二、檔案管理的法律界定

《檔案法》第十條：“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有，國家規(guī)定的不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔”。這一規(guī)定不僅對檔案機構(gòu)和檔案工作人員對應(yīng)當(dāng)歸檔或者不得歸檔的材料做出嚴格的規(guī)定，也對立卷歸檔的材料如何定期歸檔，集中管理做出了明確的時間限制。本法的第十一條，第十二條規(guī)定了“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”，“博物館、圖書館、紀(jì)念館等單位保存的文物、圖書資料同時是檔案的可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，有上述單位自行管理”，上項規(guī)定明確了持有須歸檔由檔案管理機構(gòu)保存的檔案，各機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)負有定期移交檔案的法定義務(wù)，同時對現(xiàn)存于檔案機構(gòu)之外的具有檔案屬性的文物、圖書資料由各單位執(zhí)行管理的具體方法以及與檔案管理機構(gòu)必須在利用上形成有效地互相協(xié)作，以保證文獻資料的公益性利用?！稒n案法》的第十五條至第十八條具體規(guī)定了“檔案保存價值，保存期限的標(biāo)準(zhǔn)以及檔案銷毀的程序和辦法，由行政管理部門制定”，禁止擅自銷毀檔案的規(guī)定，確保了檔案的保存價值和有價值檔案的安全。對檔案的安全保管和檔案的有序轉(zhuǎn)移、轉(zhuǎn)讓、出賣、復(fù)制、保管都做出了相關(guān)規(guī)定。對于立卷歸檔的材料和屬于國家所有的檔案《檔案法》以第十八條做出了“禁止攜運出境”的禁止性規(guī)定。

三、對《檔案法實施辦法》的解讀

《檔案法實施辦法》的頒布施行，加強了人們對《檔案法》各條規(guī)定的理解，國家行政機關(guān)依據(jù)國家立法機構(gòu)依法公布實施的《檔案法》，在充分尊重立法本意和保留各條原意的相對獨立性和連貫性的前提下，以實施辦法或?qū)嵤┘殑t的方式對《檔案法》的施行進行了有權(quán)解釋。從而使《檔案法》的執(zhí)行更具可行性和操作性。對《實施辦法》的理解，貴在工作的實施和踐行，《檔案法》和《實施辦法》是內(nèi)涵與外延之間的緊密邏輯關(guān)系，各條款之間絕不可能出現(xiàn)和發(fā)生原則上的沖突和語義上的重復(fù)，它們之間的區(qū)分僅在于前者是法律，后者是法規(guī)，都是必須切實貫徹一體遵照執(zhí)行的規(guī)則，任何人不得隨意解釋和曲解，更不允許對嚴肅的法律法規(guī)產(chǎn)生不應(yīng)有的歧義。

篇4

一、檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要性

1．對企事業(yè)單位的重要性。檔案管理工作是信息產(chǎn)業(yè)的重要組成部分，檔案資料的收集、歸檔以及檔案的數(shù)字化管理都成為單位進行檔案管理規(guī)范化建設(shè)的具體實施步驟。規(guī)范化的檔案管理工作給單位的信息收集做出了巨大貢獻，重要的科研資料、關(guān)鍵的經(jīng)營策略大部分都出自于檔案資料之中，檔案資料成為企事業(yè)單位發(fā)展、建設(shè)的無形資產(chǎn)。

2．是企事業(yè)單位的信息來源。在信息時代的帶動下，檔案管理工作逐步受到社會各界的重視。檔案作為一項重要的信息資源，在無形中給予企事業(yè)單位各種決策依據(jù)。檔案的規(guī)范化建設(shè)才能最大化的發(fā)揮檔案的重要作用。檔案管理過程中，資料收集、整理以及歸檔等工作都為日后檔案資料的查找提供了便利，檔案管理規(guī)范化建設(shè)成為企事業(yè)單位信息來源的動力。

二、檔案管理規(guī)范化建設(shè)存在的問題

1．檔案管理觀念落后。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要以手工管理檔案為主，對于現(xiàn)代化的檔案管理處于抵觸的狀態(tài)之中。檔案管理工作沒有引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，沒有充分的認識到檔案發(fā)揮的重要作用，對于檔案的收集整理工作都處于消極的狀態(tài)，落后的觀念意識嚴重地影響到了檔案管理工作，對檔案管理的規(guī)范化建設(shè)產(chǎn)生了十分消極的作用。

2．檔案管理人員素質(zhì)低下。我國的檔案管理人員多數(shù)不具備專業(yè)的素質(zhì)，單位對于檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致對于檔案管理人員的安排十分松散。檔案管理工作對于專業(yè)素質(zhì)的要求十分高，需要檔案管理人員具有一定的責(zé)任心，要保持嚴謹、細心的工作態(tài)度。但是，我國的檔案管理工作十分艱辛，普遍薪資待遇不高，不能留住科班出身的檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)人員不斷流失，檔案管理規(guī)范化建設(shè)難以進一步發(fā)展。

3．檔案管理體系不完善。首先，我國的檔案管理制度不健全。檔案管理各項工作沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度作為約束，大多數(shù)企事業(yè)單位的檔案管理工作成為一種自發(fā)行為，檔案管理工作缺乏時效性、規(guī)范性，檔案帶來的信息資源不能得到很好的利用，從而使檔案管理工作失去了實際的意義。其次，我國的檔案管理體系落后。我國的檔案管理工作起步晚，受到經(jīng)濟、文化的制約，檔案管理工作仍然滯留在改革開放初期。缺乏專業(yè)的管理人才，檔案管理的觀念意識十分落后，檔案管理體系落后。

三、檔案管理規(guī)范化建設(shè)對策

1．提高檔案管理人員素質(zhì)。首先，要培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，豐富檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，提高其業(yè)務(wù)水平。檔案管理工作具有時代性，需要檔案管理人員不斷提高自身的素質(zhì)，從而進一步完善檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，以更好地完成檔案管理工作。其次，提高檔案管理人員的道德水平。檔案管理工作因其自身的特點十分的枯燥乏味，需要檔案管理人員具備良好的道德素質(zhì)，樹立崇高的職業(yè)道德，在工作中樹立責(zé)任心，認真負責(zé)地做好檔案管理的每一項工作。

2．完善檔案管理規(guī)范。完善檔案管理規(guī)范，有效提高檔案管理規(guī)范化建設(shè)的效率。首先，建立檔案管理規(guī)則。檔案管理工作應(yīng)該建立相應(yīng)的管理規(guī)則，完善的規(guī)則有效地提高了檔案管理的工作效率，增加檔案管理的有序性。采取合理有效的檔案管理方式，利用最小的人力、物力、財力將檔案室管理得井井有條，節(jié)約檔案管理時間的同時提高檔案管理工作的效率。其次，完善檔案管理人員交接工作規(guī)定。檔案管理人員在離職后檔案的交接工作十分重要，事業(yè)單位由于檔案交接沒有完整的規(guī)章制度，造成工作的交接不完善、不徹底，許多具有十分重要價值的檔案嚴重地損壞，不能很好地利用，會造成嚴重的損失。這就需要檔案管理人員在離職時做好全面的交接工作，建立完善的交接工作規(guī)定，嚴格按照規(guī)章制度交接工作，減少交接帶來的檔案管理問題。

3．實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。信息化時代的到來，要求檔案管理工作也逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，檔案管理的信息化更加有利于檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。首先，投入大量的資金，加強檔案室的硬件設(shè)備建設(shè)，引進先進的檔案管理的設(shè)備和程序。培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，掌握檔案信息化管理工作，完善檔案室的信息化建設(shè)。其次，完善檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變。檔案管理通過實現(xiàn)信息化，進一步完善規(guī)范化，需要檔案管理工作不斷從傳統(tǒng)的管理方式向信息化轉(zhuǎn)變。改變從前的紙質(zhì)檔案管理，利用先進的信息管理設(shè)備，節(jié)約檔案管理的費用，提高檔案管理的效率。

參考文獻：

篇5

前言：

檔案作為承載人類文明的重要載體，其管理工作對于每一個單位來講都十分重要的。尤其是事業(yè)單位，作為我國的行政執(zhí)法部門，其檔案信息不僅記錄著人才的培養(yǎng)與考核，還記錄著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，具有尤為重要的保存價值。因此，如何做好事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，早已成為時下每一個事業(yè)單位檔案管理所面臨的首要問題。以下筆者就事業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及解決對策進行粗淺的探討，以期為事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)提供有益建議。

1. 事業(yè)單位在檔案信息化管理中存在的主要問題

1.1 缺乏專業(yè)的檔案信息化管理人才

目前在我國事業(yè)單位檔案管理中，普遍缺乏專業(yè)的檔案管理人才。部分檔案管理人員，從未接受過正規(guī)的檔案信息化培訓(xùn)，以至于在檔案信息化建設(shè)的工作中，往往存在人為的工作誤差，無法發(fā)揮檔案信息化管理的真正作用。甚至部分事業(yè)單位并沒有專門的檔案管理人才，而是由其他部分的工作人才兼任。以至于，在檔案信息化工作中，不僅僅無法順利進行檔案信息化建設(shè)，也造成許多檔案人員在工作過程中敷衍了事，缺乏強烈的責(zé)任心與耐心，去完善檔案信息化建設(shè)，發(fā)掘檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題。

1.2在檔案信息化建設(shè)中缺乏完善的離職交接制度

現(xiàn)今社會，很少有人會在一個崗位上一直持續(xù)下去直至退休。尤其是事業(yè)單位，其人員換屆更是有著必然性。因此，在檔案管理工作中，檔案管理人員的離職交接一直檔案管理部門的首要問題。尤其是突發(fā)性離職交接，例如：檔案管理人員離職、出過深造、生病等突發(fā)性事件，都對檔案管理工作的順利進行造成了極大的影響。同時，由于目前絕大多數(shù)的檔案管理部門，缺乏完善的交接手續(xù)，以至于檔案管理人員在進行離職工作交接時，無法做到有章可依，有章可循，最后造成許多檔案變成“死檔”、“棄檔”，給事業(yè)單位造成了極大損失。

1.3事業(yè)單位在檔案信息保管中尚缺乏有效的措施

保管好檔案信息是檔案管理工作的一個重要步驟，雖然現(xiàn)在電子檔案已經(jīng)越來越破普及，但是多數(shù)機密、重要的檔案信息，事業(yè)單位還應(yīng)同時采用紙質(zhì)檔案管理的方式進行管理備案。然而目前，事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)后，針對機密、重要檔案的備案尚缺乏有效的措施，造成電子檔案與紙質(zhì)檔案管理制度不配套。以至于，許多檔案造成丟失、損壞。而在查找使用中，又無法發(fā)揮檔案信息的最大利用價值，極大的遏制了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的進一步發(fā)展。

1.4事業(yè)單位缺少高科技管理和保護檔案的意識

隨著時代的進步，事業(yè)單位原有的檔案管理方式和管理設(shè)備，已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前的時展。然而目前我國絕大多數(shù)的事業(yè)單位，還是沒有認識到這一問題的嚴重性。以至于在日常管理中，大多數(shù)事業(yè)單位的檔案信息管理，無法及時的更新，或者是更新速度緩慢。同時，也沒有根據(jù)社會的發(fā)展，工作的實際需求，引進高科技設(shè)備進行檔案的管理與修復(fù)，對檔案的信息的保護意識仍很薄弱。

2. 完善事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的幾點解決對策

2.1強化對事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)與招聘

檔案管理人員作為檔案信息化建設(shè)的直接執(zhí)行者，其專業(yè)技能水平的高低，直接影響著信息化建設(shè)的程度。因此，為了進一步完善事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，加強對事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)與招聘尤為重要。首先，事業(yè)單位應(yīng)該定期安排現(xiàn)有檔案人員進行檔案信息化建設(shè)的相關(guān)技能培訓(xùn)，加強其專業(yè)技能知識，并使其認識到此工作的重要性，樹立正確的工作態(tài)度；其次，對外公開招聘優(yōu)秀的檔案信息化管理人才，為事業(yè)單位引進新鮮的血液，加快事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)。從而提高事業(yè)單位檔案管理人員的職業(yè)技能水平，專業(yè)知識，使事業(yè)單位的檔案管理能夠跟上時代的發(fā)展步伐。

2.2 做好事業(yè)單位檔案管理人員的離職交接工作

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對檔案工作人員的離職交接工作，作出嚴格的規(guī)定，從而使交接工作做到有法可依、有章可循。例如：當(dāng)一個事業(yè)單位的工作人員因為一些原因需要離開崗位的，要在臨走之前做好檔案的交接工作，并留下其聯(lián)系方式，方便原單位在發(fā)現(xiàn)問題時及時聯(lián)系。同時，最好交接工作的書面?zhèn)渥?，以此區(qū)分工作責(zé)任，方便日后查閱。

2.3做好檔案信息的更新管理工作，引進先進設(shè)備

由于事業(yè)單位每天都會有新的變動，所以事業(yè)單位的檔案管理人員，需要及時的跟上信息變動腳步，及時的收集新的檔案信息，不斷充實檔案信息庫，完善檔案信息庫。同時，根本事業(yè)單位的實際需求，定期跟換落后的檔案管理設(shè)備，引用先進的設(shè)備來管理檔案，為進一步完善檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。從而從根本上加快事業(yè)單位收集信息的能力與速度，更好的服務(wù)于單位。

2.4建立屬于自己的檔案信息化管理規(guī)則

要想進一步完善檔案信息化建設(shè)，制定必要的檔案管理規(guī)則尤為重要。因為，任何一項管理工作，都離不開相應(yīng)的規(guī)章制度。所以，事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)該根據(jù)實際的管理情況，逐步形成和完善自己的管理規(guī)則。而不是雜亂無章的管理檔案，要采用合理有效的方式促進檔案信息化建設(shè)，且消耗最小的人力、物力、財力管理更多的檔案，只有這樣才能真正加快檔案信息化的建設(shè)，提高檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量。

結(jié)束語：

綜上所述，本文筆者就事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)進行粗淺的探討，使我們更加清楚的認識到，檔案信息作為事業(yè)單位進行決策、分析的重要依據(jù)，在構(gòu)建社會主義中占據(jù)著十分重要的地位。因此，如何進一步完善事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，將檔案信息化建設(shè)真正落實到事業(yè)單位的日常章程中，早已目前事業(yè)單位進行檔案管理的首要工作，具有十分重要的現(xiàn)實意義。

參考文獻：

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中圖分類號：K826.16 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：

企業(yè)檔案記載著企業(yè)發(fā)展的足跡，企業(yè)文化思想也被真實地記錄在企業(yè)檔案之中。隨著CAD技術(shù)應(yīng)用的深入，我院網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用已全面展開。工作方式的改變給管理方式提出新課題。設(shè)計手段的現(xiàn)代化，日益增多的CAD電子文件，向長期以來以紙介文件為基礎(chǔ)建立的檔案管理思想、管理原則、管理體制、管理方法提出了全面挑戰(zhàn)，這是一場真正的記錄革命。我院每年有數(shù)萬多張圖紙要存檔、入庫，它是廣大設(shè)計人員勞動和智慧的結(jié)晶，是我院寶貴資源和財富，是檔案的重要組成部分，必須很好地保存。如何收集、如何歸檔、如何存儲、歸檔后形成的電子檔案如何管理、如何利用已成為我們必須解決的新課題。

隨著CAD應(yīng)用水平的提高。設(shè)計人員對資源共享的要求與日俱增。院重復(fù)使用的建筑設(shè)計施工圖圖、地形圖和可供大家多次使用的標(biāo)準(zhǔn)電子圖簽等，均需要歸檔存儲。同時已存檔的電子文件的再利用可大大縮短設(shè)計周期、提高設(shè)計質(zhì)量。因此。為保護設(shè)計資源、提高市場競爭力而建立電子圖庫，已是勢在必行，“檔案信息化管理”成為迫在眉睫、因勢而生的必然課題。

一方面是設(shè)計手段的改變引起的檔案管理的變革，這是客觀實際的需要，是檔案學(xué)發(fā)展的內(nèi)在動力。另一方面，科技進步提供了變革的條件，如CAD應(yīng)用技術(shù)、光盤存儲技術(shù)、圖紙掃描技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)等，都提供了信息存儲和管理的理想手段。院計算機網(wǎng)絡(luò)的實施也奠定了檔案管理系統(tǒng)有效應(yīng)用的基礎(chǔ)。1999年底國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局了“CAD電子文件光盤存儲、歸檔與管理要求”等四個國家標(biāo)準(zhǔn)。下面，就我院的工程設(shè)計項目檔案的信息化建設(shè)談幾點體會。

選擇適宜的“檔案信息管理系統(tǒng)”應(yīng)用軟件

各單位的“檔案信息管理系統(tǒng)”應(yīng)用軟件。有的是自行開發(fā)，有的是購買的，選擇哪條路要根據(jù)企業(yè)的實際情況。我院選擇了是外購適宜的商品軟件。檔案管理軟件開發(fā)的思路似乎并不復(fù)雜，但其牽扯的信息技術(shù)很多，如數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)、瀏覽器的內(nèi)嵌式使用技術(shù)、通用的檔案查詢光盤存儲格式等。特別是檔案管理它是一專門學(xué)科技術(shù)，有一整套檔案管理的法規(guī)和豐富的流程。應(yīng)用軟件要體現(xiàn)出檔案管理的政策、法規(guī)。要做好檔案應(yīng)用軟件的開發(fā)，必須對開發(fā)人員進行專門的檔案知識的培訓(xùn)。況且計算機技術(shù)的更新日新月異，如果不能掌握最前沿的新技術(shù)，就會使開發(fā)出的應(yīng)用軟件不僅開發(fā)周期長、成本高、開發(fā)技術(shù)滯后，而且導(dǎo)致軟件生命力不強，使應(yīng)用停頓或因跟不上需求的變化而夭折。為使應(yīng)用軟件的投資更加合理，我院購買了經(jīng)國家檔案局鑒定的杭州慧智“檔案管理系統(tǒng)”平臺，作為檔案信息化的起步。

目前，市場上應(yīng)用軟件較多，如何正確地選擇?要做好市場調(diào)查。我們的經(jīng)驗是：選

擇當(dāng)今社會的主流產(chǎn)品，要符合現(xiàn)行檔案規(guī)則的要求；應(yīng)是一個便于本單位進行二次開發(fā)

的通用平臺；研制單位要有強大的技術(shù)支持，可隨計算機技術(shù)的發(fā)展進行應(yīng)用軟件的更

新、換代。這樣才不至隨開發(fā)商在社會的沉浮，影響到本單位“檔案信息系統(tǒng)”的可持續(xù)

發(fā)展。

二、走檔案管理者與信息技術(shù)人員密切合作之路

檔案信息化的重點是“檔案管理”、“信息技術(shù)”兩個方面，兩者的有機結(jié)合是檔案信息化成功的關(guān)鍵。首先，負責(zé)二次開發(fā)“檔案信息系統(tǒng)”的計算機人員要做好系統(tǒng)調(diào)查和系統(tǒng)分析，要走進檔案庫房，認認真真地向工作多年的檔案管理人員全面了解現(xiàn)存的紙介檔案概況，了解各類檔案的立卷原則、案卷帳目屬性。了解一系列有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度以及案卷在庫房柜架的擺放順序等。之后，再提出二次開發(fā)的“檔案信息系統(tǒng)”模型，并在應(yīng)用過程中不斷完善及修改，以使各項設(shè)置相對合理。

建立檔案信息系統(tǒng)，特別是工程設(shè)計項目要建立電子檔案，對于檔案管理人員來說其工作方式不再是只將發(fā)行的設(shè)計文件按冊登錄、完成借閱，而是要面對大量的電子文件。大一點的項目要對上千個電子文件進行收集、整理、編目等。建立電子檔案要做信息系統(tǒng)所需的大量而細致的工作，是紙介檔案管理時初期工作量幾倍甚至幾十倍，這對檔案工作者來說是挑戰(zhàn)也是契機。針對檔案人員缺少信息技術(shù)知識這一問題，我們根據(jù)工作需要由計算機專業(yè)人員對檔案管理人員進行上崗培訓(xùn)，使其明確信息系統(tǒng)的工作方式，案卷與卷內(nèi)文件的標(biāo)識方法。經(jīng)過培訓(xùn)，檔案工作人員逐步掌握了使用計算機進行電子文件的網(wǎng)上收集、整理、錄入、利用信息系統(tǒng)進行查詢、借閱管理、光盤的刻錄以及CAD的簡單應(yīng)用等，既滿足了工作需要，又提高了自身技能，為檔案信息化的與時俱進打下了良好的基礎(chǔ)。

建立一整套檔案管理制度及信息系統(tǒng)應(yīng)用規(guī)則

檔案管理信息系統(tǒng)，是我院一體化的集成應(yīng)用系統(tǒng)的一部分，其設(shè)計思想決不是孤立的。CAD電子文件管理是設(shè)計成品管理，屬于“前端控制”的設(shè)計階段對全程管理具有決定意義。為此，需要一套與集成應(yīng)用系統(tǒng)一致的系統(tǒng)參數(shù)，包括有項目分類、設(shè)計階段、專業(yè)、部門、人員、密級、保管期限等。這些都要與CAD項目管理及設(shè)計流程管理完全統(tǒng)一。為保證信息系統(tǒng)的順利運行，建立了以下一整套應(yīng)用規(guī)則：

各設(shè)計階段、各類電子文件名命名規(guī)則

各設(shè)計階段立卷規(guī)則，案卷號及文檔號標(biāo)識規(guī)則

CAD電子文件網(wǎng)上瀏覽權(quán)限規(guī)則

卷借閱及電子文檔拷貝規(guī)則

各類檔案查詢授權(quán)規(guī)則

電子文件收集規(guī)則

數(shù)據(jù)錄入與入庫規(guī)則

數(shù)據(jù)庫管理規(guī)則

各類檔案用戶管理規(guī)則

檔案銷毀管理銷毀規(guī)則

系統(tǒng)管理、開發(fā)及安全備份規(guī)則

光盤存儲、刻錄與利用規(guī)則

每一個規(guī)則的制訂都經(jīng)過管理部門及技術(shù)部門的認真研討，形成文件后下發(fā)于各部門貫徹執(zhí)行。有些規(guī)則已納入院IS09001質(zhì)量管理體系作為作業(yè)文件檢查執(zhí)行。在執(zhí)行規(guī)章制度推動應(yīng)用的過程中，我們的體會是：加強管理是關(guān)鍵。

四、分步實施，做好檔案信息的積累

由紙介檔案到電子檔案初期有大量工作要做，要分清輕重緩急，分步實施，我們的做

法是：

(一)先現(xiàn)行檔案后歷史檔案

先將目前發(fā)生的電子文件及時收集歸檔，再整理以前的檔案，切莫將現(xiàn)行檔案再放置

成歷史檔案。

(二)紙介檔案、電子檔案共存

電子檔案為現(xiàn)行檔案， 以CAD電子文件形式存放，供網(wǎng)上查閱及再利用：紙介檔案為歷史檔案。案卷目錄形式存放，檔案供借閱。這種的局面可能要持續(xù)一個相當(dāng)長的階段。

(三)先整理近期、后整理遠期檔案

整理紙介歷史檔案也本著先近后遠的原則，且先整理重點項目及與目前設(shè)計仍發(fā)生關(guān)系的項目。歷史檔案沒有電子文件，我們將其掃描成電子文件，并使電子文件借閱逐步代替底圖的借閱。

五、建立我院工程設(shè)計項目檔案信息系統(tǒng)

依據(jù)以上實施原則，在慧智“檔案管理系統(tǒng)”提供的平臺上，根據(jù)我院的實際情況進行了二次開發(fā)，做了以下開發(fā)工作。

(―)建立了遠程管理文件服務(wù)器

服務(wù)器系統(tǒng)選用Windows2003 Server。因辦公室與服務(wù)器機房分別在兩個樓層內(nèi)，所以選用了遠程管理。項目電子文件收集、編目、校驗后，由系統(tǒng)管理員將數(shù)據(jù)和圖文件從終端工作站送往服務(wù)器。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)選用Mcrosoft sQL Server2005，數(shù)據(jù)錄入可采用兩種方式，即由應(yīng)用系統(tǒng)錄入界面輸入或數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。一般情況下，按項目采用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方式，這樣服務(wù)器相對安全，也減少網(wǎng)絡(luò)壓力。圖紙電子文件歸檔及圖紙信息錄入采用的方式是直接由CAD圖紙打圖同時產(chǎn)生條形碼并上傳圖紙信息至系統(tǒng)，并由檔案管理人員對底圖進行條碼掃描提取相應(yīng)圖紙電子文件及圖紙信息目錄提取，然后再按照庫結(jié)構(gòu)要求整理，這樣能充分利用已存在的資源，減少錄入錯誤，提高錄入速度。

(二)建立各類工程檔案及數(shù)據(jù)庫

已建立的檔案有“施工圖dwg格式電子文件”、“施工圖tif格式電子文件”、“文字資料”等。其中施工圖電子文件根據(jù)版本先后，可供用戶方便查閱最新版施工圖，并可調(diào)取舊版施工圖進行參考。并定義了項目、階段、專業(yè)、文件四級數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，建立了數(shù)據(jù)庫。

㈢建立各類系統(tǒng)參數(shù)

建立項目分類、設(shè)計階段、專業(yè)、部門、人員、密級、保管期限參數(shù)等。

(四)CAD電子文件網(wǎng)上瀏覽權(quán)限設(shè)置

為安全與保密，根據(jù)院文件精神對檔案用戶進行密級設(shè)定及檔案瀏覽權(quán)限的設(shè)定。

(五)系統(tǒng)管理

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“檔案”對于任何一個國家、任何一個單位而言，都是非常重要的。如果檔案管理工作不利，不僅會使原始檔案遭到損壞，同時也有可能泄露該國家或該單位的機密，對檔案主體的發(fā)展造成威脅。但是由于紙質(zhì)檔案的存在符合人們生活和工作的習(xí)慣，人們不可能立刻就將它淘汰，雖然“無紙化辦公”已經(jīng)開始好多年了，“紙質(zhì)檔案”仍然存在于每一個機構(gòu)。此外，凡是具有印章或簽署的文件都是具有法律效力的，因此這類型的文件必須以紙質(zhì)的形式進行保存并加以管理。

二、紙質(zhì)檔案管理工作存在的問題

所有的紙質(zhì)文件都是張紙、筆跡以及筆跡材料的集合體。那么紙質(zhì)檔案可以保存多長時間，就與檔案本身的材料、管理人員的工作態(tài)度、單位的檔案管理條件以及外界借閱人員的愛護程度、一些突發(fā)事故有關(guān)了。

首先，從管理人員的工作態(tài)度及檔案管理條件來看。當(dāng)前紙質(zhì)檔案的管理流程是：收集、整編檔案資料――檔案除塵、除蟲――檔案歸檔、入庫――檔案管理。但是，能夠嚴格的按照流程進行檔案管理的單位少之又少。此外，檔案管理室都配有“溫濕度管理系統(tǒng)”，能夠仔細的根據(jù)檔案室內(nèi)環(huán)境的變化進行溫濕度調(diào)節(jié)的工作人員，可以說幾乎是沒有的。還有，部分單位還存在檔案借閱信息不入計算機管理系統(tǒng)的現(xiàn)象。這些都對紙質(zhì)檔案資料的管理保護工作不利。

其次，從檔案借閱者來看，有部分借閱者缺乏保護意識，在查閱檔案資料時，也不查看桌面是否干凈、也不在乎不帶手套對檔案資料的損壞、翻閱資料時也不小心、也不注意資料的借閱期限，對紙質(zhì)檔案資料造成了很大的破壞。

再次，從預(yù)防突發(fā)事件的情況看，由于各單位檔案管理室的條件不同，有的位置比較偏僻，房屋年久失修，有的位于山區(qū)，受自然災(zāi)害的威脅較大，比如：地震、滑坡、泥石流等。大部分檔案資料管理室都沒有嚴格的突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，即時有，也很少進行演習(xí)。

三、解決對策

首先，要做好檔案保護宣傳工作，明確懲治規(guī)則，提高檔案管理人員及紙質(zhì)檔案資料借閱者的責(zé)任意識。檔案管理人員要明確自己的工作職責(zé)，確保檔案管理室的整潔，保證檔案室的溫度及濕度在合理的范圍之內(nèi)。同時，管理人員要及時提醒資料借閱者，帶上配備的手套翻閱資料，明確借閱的規(guī)則及懲治條款，對于資料的借閱狀況要及時錄入計算機系統(tǒng)中去。對于珍貴的紙質(zhì)資料，能利用復(fù)印件的一定不要隨意使用原件，避免對原件的損壞。一旦發(fā)現(xiàn)損壞資料的現(xiàn)象，一定要懲，還要及時修補破損資料。此外，要保證密封殺蟲消毒工作的正常有效開展。由于計算機管理系統(tǒng)的引入，不僅方便紙質(zhì)檔案編碼歸檔，還方便資料的查閱、更新，提高了資料管理的有效性，所以，管理工作人員一定要掌握計算機管理系統(tǒng)，集合本單位的具體工作內(nèi)容，制定出一套適合自己的管理規(guī)則。

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高職院校檔案管理工作不僅是高職院校進行教育管理的一個重要的部分，而且是高職院校管理工作中的一個重要環(huán)節(jié)。高職院校的檔案管理是指高職院校從事招生教學(xué)科研管理等活動，直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄。

一、高職院校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理的步伐跟不上時代變化。

目前，高職院校的檔案管理不夠現(xiàn)代化，它們的觀念落后于時代的發(fā)展。檔案管理作為高職院校信息資源的一個重要組成部分，檔案管理的工作需要與時代并進。許多學(xué)校覺得檔案管理工作就是將資料整理分類一類的事，根本無關(guān)輕重，并不需要在上面花費人力物力。這是由于這些高職院校對于檔案管理工作的認知還不夠徹底，對于檔案管理工作缺少系統(tǒng)認知。更甚者，有的高職院校的檔案管理工作人員并不是擁有專業(yè)檔案管理職能的檔案管理人員，而是從社會上招聘的臨時工人或者兼職工人。

（二）檔案管理信息化缺少基礎(chǔ)建設(shè)，重視度不高。

作為一種服務(wù)于教學(xué)管理活動、輔助教學(xué)管理活動的工作，檔案管理由于在學(xué)校的發(fā)展歷程中并不直接起影響作用，并不是很受高職院校的重視。許多高職院校認為購入幾臺電子設(shè)備，就算完成了檔案管理的信息化。這一點微薄的投入是遠遠不夠的，實現(xiàn)檔案管理工作信息化必須要求整個學(xué)校的管理活動，例如教學(xué)、科研等，全都進行網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化、信息化管理，這樣檔案管理工作的信息化才能算大體完成。

（三）急需提高檔案管理人員的信息化管理素養(yǎng)

由于高職院校的大多數(shù)檔案管理人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，他們?nèi)鄙贆n案管理工作的相關(guān)專業(yè)知識，在工作中難免會出現(xiàn)對檔案的歸檔分類不準(zhǔn)確、歸檔資料不完整、查閱檔案的手續(xù)不完備等情況。

二、實現(xiàn)高職院校檔案管理信息化建設(shè)的建議

（一）加強學(xué)習(xí)，增強認知。

要不斷學(xué)習(xí)，提高認知水平，不斷提高學(xué)校的教育管理能力水平，實現(xiàn)檔案管理工作信息化。由于檔案管理工作實現(xiàn)信息化對學(xué)校的教學(xué)、科研、管理都有著十分重大的意義，因此學(xué)校檔案管理工作方面的上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將檔案管理工作的信息化放在一個重要的位置，不斷強化下級工作人員對檔案管理工作信息化的認識，使得檔案管理工作的信息化有計劃、有步驟、有階段地進行。實現(xiàn)檔案資料的二次開發(fā)、二次利用是檔案管理工作信息化的最終目標(biāo)，為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，高職院校應(yīng)該不斷開發(fā)促進檔案管理工作對學(xué)校的發(fā)展服務(wù)功能。

（二）對檔案資源實行整合，形成固定標(biāo)準(zhǔn)。

建立檔案管理的信息化需要一定的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，如果缺乏規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，則難以實現(xiàn)檔案管理信息化。目前，大多數(shù)高職院校采用合辦院校、聯(lián)合發(fā)展的形式，造成不同的高職院校間的檔案管理方式、規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)五花八門。因為缺乏統(tǒng)一的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，造成對檔案進行歸檔、傳輸、接受、查閱的難度加大。所以，高職院校有必要加強對檔案管理規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)的建立，在原有資源的情況下進一步進行信息化改造，使檔案的一系列處理流程井然有序，不斷提高檔案管理工作的信息化程度。

（三）提高檔案管理信息化人員的素養(yǎng)。

對檔案管理信息化進行建設(shè)的人員，不僅需要具備檔案管理這一方面的專業(yè)知識，還需要掌握現(xiàn)代化技術(shù)，擁有計算機、信息數(shù)據(jù)等方面的知識儲備。要在現(xiàn)有的檔案管理人員的基礎(chǔ)上，根據(jù)目前檔案管理工作的信息化的要求，加強物力人力投入，配備相關(guān)現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備與技術(shù)指導(dǎo)人員，以完備的技術(shù)隊伍加快高職院校檔案管理信息化的工作進程。

（四）增加對檔案管理工作信息化的投入。

無論什么工作，都離不開人力、物力的支持，況且高職院校檔案管理工作信息化建設(shè)需要配備大量的現(xiàn)代技術(shù)硬件設(shè)施、軟件設(shè)備和技術(shù)人員，這些都需要大量的人力物力支持。并且檔案管理工作信息化建設(shè)是一項長時期、長投入、收益晚的工程，這就需要高職院校對檔案管理工作進行長期的、持續(xù)的、龐大的人力、物力投入。

三、結(jié)語

高職院校檔案管理記錄著高職院校整個從建成到發(fā)展至今的歷史進程，反映出高職學(xué)校教學(xué)、科研成果方面的成就。檔案可以真實全面地還原學(xué)校發(fā)展的歷史原貌。檔案管理工作是對高職院校進行教育質(zhì)量和管理水平評價和估量的一項十分重要的根據(jù)。實現(xiàn)檔案管理工作的信息化十分重要，我們要認真對待，認真實施。

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1.1規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則

行政事業(yè)單位的檔案管理工作要嚴格按照國家標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，體現(xiàn)了制度的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，但是各個事業(yè)單位之間的差異是存在的，因此，事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的工作特點和管理方式，在不斷的摸索與實踐中建立起一套結(jié)構(gòu)完善、內(nèi)容全面、符合本單位實際情況的規(guī)章制度體系。

1.2職責(zé)、權(quán)益兼顧原則

檔案管理過程必須職責(zé)分明，才能夠保證管理工作的正常進行。因此，每個領(lǐng)導(dǎo)干部都要明確自己的工作職責(zé)范圍及權(quán)限，合理制定工作目標(biāo)，進行不定期檢查和指導(dǎo)等，在明確責(zé)任的同時，還要注重保護工作人員的合法權(quán)益。

1.3制定、執(zhí)行并重原則

行政事業(yè)單位的管理規(guī)則和制度都要在遵循國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身特點進行制定，制度的執(zhí)行情況就是檢驗制度規(guī)則是否適合單位發(fā)展的關(guān)鍵性指標(biāo)。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)要十分注重各項制度的落實與執(zhí)行情況，在不斷的實踐與檢驗中使制度與規(guī)則更加人性化、規(guī)范化、合理化。

1.4靜態(tài)、動態(tài)相結(jié)合原則

制度是保證事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的重要保障，但是隨著時代的發(fā)展，制度也要與時俱進，不斷適應(yīng)當(dāng)下的工作需要。目前，我國的各項行政事業(yè)逐步與國際接軌，因此，行政事業(yè)單位要善于學(xué)習(xí)一些先進的檔案管理辦法，并結(jié)合自身工作情況進行改善與調(diào)整。

2.行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理工作得不到足夠的重視

目前，我國行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)普遍不重視檔案管理工作，從而導(dǎo)致管理力度不夠，難以保證檔案管理資料的連續(xù)性和完整性，難以快速而準(zhǔn)確地提供檔案信息為社會的經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，使檔案管理的作用和職能得不到充分的發(fā)揮。

2.2檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)良莠不齊

檔案管理工作具有很強的政策性，也具有很強的專業(yè)性和技術(shù)性，這就要求檔案管理人員有扎實的專業(yè)基礎(chǔ)知識以及較強的業(yè)務(wù)水平。但是目前，我國行政事業(yè)單位的檔案管理人員往往一崗兼多職，任務(wù)繁多，難以全身心地投入到檔案管理工作中去，還往往因為工作需要頻頻變動，難以保證檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。在管理隊伍中，個別檔案人員并沒有很強的責(zé)任意識，沒有意識到檔案管理工作的重要性，應(yīng)付工作的現(xiàn)象十分嚴重，再加上沒有強有力的監(jiān)督與管理措施，導(dǎo)致行政事業(yè)單位的檔案管理效率低下。

2.3檔案管理方法滯后，缺乏現(xiàn)代化管理手段

檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時俱進，適應(yīng)時代的發(fā)展要求，如果行政事業(yè)單位不能夠及時學(xué)習(xí)檔案管理的新方法、新技術(shù)，沒有采用高效的現(xiàn)代化檔案管理手段，就會導(dǎo)致檔案管理工作缺乏程序性與針對性，降低可操作性。在信息化的社會，檔案管理人員缺乏對電子檔案的存儲管理能力與保證信息安全的能力，難以熟練運用現(xiàn)代化的管理手段，就會阻礙檔案管理工作的現(xiàn)代化進程。

3.行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思考

3.1不斷加強各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度

重視行政事業(yè)單位的檔案管理工作，加大檔案管理工作的力度，才能夠保證檔案管理工作的順利開展，才能夠使檔案管理的作用和職能得到充分的發(fā)揮。因此，行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)從思想上高度重視檔案管理工作，親自下達檔案管理的各項任務(wù)與指標(biāo)，親自督促落實，才能夠切實提升檔案管理工作的效率。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)還要定期開展檔案管理工作職能和作用的宣傳工作，使檔案管理人員都能高度重視檔案管理工作，倡導(dǎo)各部門主動配合本單位的檔案收集與整理工作，同時要發(fā)揮模范帶頭作用，激發(fā)檔案管理工作人員的工作熱情，不斷提高檔案管理工作水平。

3.2提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，建設(shè)高水平的管理隊伍

行政事業(yè)單位的檔案管理工作具有連續(xù)性和專業(yè)性，因此應(yīng)當(dāng)盡量減少檔案管理團隊內(nèi)人才的流動性，避免一崗兼多職，崗位頻頻調(diào)動的現(xiàn)象出現(xiàn)。行政事業(yè)單位要建立專職檔案管理崗位，為檔案管理人員分配明確的任務(wù)，使其能夠?qū)Ｗ⒂跈n案管理工作?？茖W(xué)合理的檔案管理體系可以保證行政事業(yè)單位檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與程序化，因此，事業(yè)單位要結(jié)合自身特點，制定一套適合自己的檔案管理體系并嚴格落實，使每一個檔案管理人員在工作時都能夠有章可循，有助于確保建檔信息的格式化與標(biāo)準(zhǔn)化，有助于保證檔案管理信息的真實性與可靠性。

3.3加強檔案管理工作的電子信息化

篇10

關(guān)鍵詞 工程企業(yè) 檔案管理 地位意義

一、工程企業(yè)檔案管理的重要地位與意義

一般的檔案管理，通常情況下，人們比較清晰，對其重要性的認識也基本上形成了一致的共識。但是，在工程管理檔案管理的問題上，許多人的認識還是模糊不清的，甚至是步入歧途的錯誤認識，需要有一個撥亂反正的過程。

1.工程檔案是一種重要的信息資源。作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎(chǔ)性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，它將為公司各項綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風(fēng)險起到一定的必備作用。

2.工程檔案的管理模式是在實踐中自然發(fā)展的。傳統(tǒng)的企業(yè)文件檔案管理模式，是以保存在工作中產(chǎn)生的原始信息記錄為主要內(nèi)容，以實現(xiàn)歸檔信息在必要時刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時代不僅十分重要，而且也十分可行。然而，伴隨著自動化管理工具的成熟和普遍使用，企業(yè)對其所需信息的控制，已經(jīng)開始從庫房管理模式轉(zhuǎn)向資源管理模式，信息管理的要

3.不可忽視工程檔案管理與一般檔案管理規(guī)則的共同規(guī)則。工程檔案管理不同于一般的檔案管理，有自身獨特的一整套制度、規(guī)則、辦法，二者是不能混為一談的。但是同時也必須看到，工程檔案與一般的檔案管理之間并不存在不能逾越的一條鴻溝，二者之間是相通的。工程檔案是一般檔案的組成部分，是包含與反包含的關(guān)系。比如，大部分企業(yè)在其自身的信息自動化建設(shè)中一般采取的是由局部到總體的工作線路，普遍缺少總體規(guī)劃，所以往往容易導(dǎo)致各個管理系統(tǒng)之間標(biāo)準(zhǔn)不一，接口不順，連動不靈，傳遞不暢；同時，不少企業(yè)在開展信息自動化建設(shè)過程中，過分依賴自動化管理的技術(shù)系統(tǒng)，缺乏對數(shù)據(jù)質(zhì)量與系統(tǒng)功能之間辯證關(guān)系的正確理解，經(jīng)常導(dǎo)致自動化管理體系與手工管理并行，甚至相互掣肘的尷尬局面。

上述情形，在一般檔案管理過程中出現(xiàn)是正常的，不足為怪，實際上，在工程檔案管理過程中，同樣也會出現(xiàn)類似的問題和矛盾，以至于常常影響企業(yè)的計劃、決策、指揮、生產(chǎn)、經(jīng)營等項工作處于各行其是，互不溝通的狀態(tài)，很容易導(dǎo)致管理混亂，重復(fù)投入，工作成本無意義提高等問題的出現(xiàn)。

二、努力建立現(xiàn)代新興的工程檔案管理理念

這是一個討論了很長時間的命題。以比較規(guī)范的企業(yè)文檔管理為基礎(chǔ)，通過積極有效的數(shù)據(jù)清理、信息管理規(guī)范建設(shè)，信息流動渠道的設(shè)計與關(guān)鍵環(huán)節(jié)確定等項具體工作，借助于信息自動化管理平臺，實現(xiàn)企業(yè)的信息產(chǎn)生、信息處理、信息傳遞、信息留存和信息使用的自動化監(jiān)控功能，提高信息利用的效率，將企業(yè)信息管理的事后模式，改造為企業(yè)信息資源培植與管理的即時模式，充分實現(xiàn)企業(yè)信息在企業(yè)活動中應(yīng)有的支持作用。

1.檔案事業(yè)管理是指對國家或地區(qū)檔案事業(yè)實行有組織有計劃的領(lǐng)導(dǎo)或監(jiān)督、指導(dǎo)，并協(xié)調(diào)其內(nèi)部關(guān)系和外部關(guān)系的工作。有必要了解其中的主要內(nèi)容，如：根據(jù)本國的社會制度確定檔案事業(yè)管理原則和檔案事業(yè)管理體制；依據(jù)國家的法律和政策，制訂檔案法規(guī)和檔案工作方針、政策；調(diào)查統(tǒng)計檔案事業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，制訂長期和短期規(guī)劃，并組織實施；按照檔案法律、行政法規(guī)、規(guī)章，對檔案館和檔案室的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)等等。

2.熟悉工程企業(yè)檔案管理的基本模式。檔案管理模式包擴集中統(tǒng)一管理和分散管理兩種。按照集中程度又可分為三種：檔案集中統(tǒng)一、檔案分級管理、檔案分散管理。

三、致力于完善工程檔案管理的相應(yīng)措施

1.探索區(qū)域性檔案管理中心的管理方法。建設(shè)區(qū)域性的人事檔案管理中心，就是建立保管包括黨政機關(guān)、企事業(yè)單位在內(nèi)的所有人員的人事檔案的人事檔案管理中心，并運用先進的現(xiàn)代化手段對人事檔案進行系統(tǒng)、科學(xué)的管理和開發(fā)利用，使其更好為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

2.完善企業(yè)工程檔案內(nèi)容制度的修訂。切實從企業(yè)人力資源管理和利用的角度出發(fā)，把反映個人業(yè)務(wù)水平、技術(shù)專長、工作業(yè)績、個人信用、職業(yè)培訓(xùn)、違法記錄等方面的內(nèi)容納入人事檔案中去，適當(dāng)采用定量指標(biāo)考核作為對個人工作業(yè)績和態(tài)度的記錄，突出個人能力的發(fā)展，提高人事檔案信息的利用價值。

3.加強對工程檔案工作進行考核評估。結(jié)合企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理體系，探索市場化的企業(yè)人力資源評估體系和人事檔案評估體系，是形成公平、公正、公開的人才競爭機制，為企業(yè)人力資源的開發(fā)帶來直接的效益。具體可從以下三個方面考慮：一是借助主管部門執(zhí)行力，定期考核。二是中介機構(gòu)測評制度；三是個人監(jiān)督制度要到位。