導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理痛點，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

關(guān)鍵詞 電子檔案 傳統(tǒng)檔案 檔案管理 利弊

隨著社會的發(fā)展，日常辦公逐漸趨于自動化、網(wǎng)絡(luò)化和標(biāo)準(zhǔn)化，日常辦公幾乎屬于無紙化，不再需要紙和筆，而是直接在計算機上完成，所以，一般都是電子文件多于紙質(zhì)文件。隨著電子檔案的增多，電子檔案管理成為必然，如何加強電子檔案管理以防文件的損壞和丟失，實現(xiàn)電子檔案管理的高效、準(zhǔn)確、安全是我們在檔案管理工作中應(yīng)該著重思考的問題。 電子檔案的特點

電子檔案管理不僅要管理電子信息，還要將電子信息與實體檔案緊密聯(lián)系起來，實現(xiàn)對電子檔案的識別、處理，并要求能夠在網(wǎng)絡(luò)上傳遞。電子檔案的特點主要有：第一、信息不能人工識別，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在記錄時都是采用人工可識別的符號，而電子檔案要通過計算機轉(zhuǎn)換才能夠被人識別;第二、信息的存儲具有高密度性，節(jié)省了存儲的空間;第三、信息管理具有方便快捷性，電子信息與載體之間無必然聯(lián)系，隨時可以分離，能夠復(fù)制存儲于不同介質(zhì)之中，方便進行異地之間的傳輸和管理，節(jié)省時間;第四、方式多樣性，電子檔案與傳統(tǒng)檔案單一的文字記錄不同，可以利用多媒體技術(shù)記錄檔案，保持了檔案的生動性[1]。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的相同之處

電子檔案管理是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上形成的，電子檔案的記錄必須要依附于傳統(tǒng)檔案的真實記錄才能保證電子檔案的真實可靠;電子檔案管理的原理基本與傳統(tǒng)檔案管理相同，只不過是通過信息化的手段將其整合，提高了效率;電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理所包含的內(nèi)容相同，電子檔案管理是對傳統(tǒng)檔案的信息進行歸納，擴大了信息容量，實現(xiàn)了資源共享，能夠快速讀取信息。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的不同之處 電子檔案在歸檔時間上不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案的管理能夠根據(jù)文件完成的時間隨時歸檔，而傳統(tǒng)檔案管理要在整個過程結(jié)束后制定一個標(biāo)準(zhǔn)的表格在規(guī)定的時間內(nèi)歸檔，在時間上缺少靈活性。由此可見，電子檔案隨時歸檔的好處是可以避免因時間問題而造成的文件丟失，保證了歸檔的完整性。 電子檔案在歸檔方式上不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案都是采用編碼對其管理，但是由于載體的不固定性和可修改性，很可能造成電子檔案的準(zhǔn)確性、真實性缺失，而傳統(tǒng)檔案都是按照一定的次序進行編目之后，人工歸檔，保證了文件的真實、安全和完整。因此，在進行電子歸檔時，必須要隨時進行加密和認(rèn)證，以保證其真實有效。 電子檔案在保管方式上不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案的保管主要是以光盤或磁盤為載體，但是這類載體易老化變質(zhì)，而且在更換介質(zhì)的過程中可能會影響文件的可讀性，而傳統(tǒng)檔案的保管需要保證紙質(zhì)文件不受損壞，在轉(zhuǎn)移的過程中不丟失，對人工的要求比較高[2]。因此，在對電子檔案進行保管時，要求有關(guān)部門使用統(tǒng)一的格式對檔案進行存儲和傳輸，必要的時候可以打印一份紙質(zhì)檔案作為備份。 電子檔案的查詢方式不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案在查詢使用過程中，可以在獲得權(quán)限之后，登錄檔案管理中心查閱相關(guān)信息，而傳統(tǒng)檔案在查詢過程中，需要先向上級申請，獲得批準(zhǔn)后通過檔案號人工查找，浪費了大量時間，影響了工作效率。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊

采用電子檔案管理節(jié)省了大量時間，可以有效提升檔案管理的效率，方便不同地區(qū)和不同部門之間進行數(shù)據(jù)傳輸，而且在查詢使用中更加方便快捷。除此之外，電子檔案管理符合當(dāng)今社會的低碳環(huán)保理念，無紙化辦公在節(jié)約了資金的同時，減少了樹木的采伐，保護了森林資源[3]。

然而，任何一種管理模式都存在著不同程度的弊端。由于我國電子檔案管理起步晚，在法律監(jiān)管上落后于一些發(fā)達(dá)國家，電子檔案管理面臨著很多挑戰(zhàn)，如何保證電子檔案的法律效應(yīng)是一個重要的問題。電子檔案還存在著易丟失或因時間問題無法讀取的問題，所以在管理過程中要注意對文件予以保護和備份。此外，在信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的背景下，電子信息的安全性難以得到保障，各種病毒和黑客威脅著電子文件的安全，這就對管理人員的技術(shù)提出了較高要求，要對電子檔案采取加密和設(shè)置防火墻等措施。

結(jié)束語：

綜上所述，電子檔案管理方式的出現(xiàn)大大提高了辦公的效率，而且有效節(jié)約了森林資源，但是與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比還有其不足之處，不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理。因此，我們要加強對電子檔案管理的研究，推進電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、安全化、準(zhǔn)確化管理，使之更好地服務(wù)于社會。

參考文獻：

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長久以來，紙質(zhì)檔案一直是各單位存儲相關(guān)信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，通過檢索手段就可查詢相應(yīng)信息資料，無需使用科技設(shè)備，而且只要紙張防腐措施得當(dāng)就能夠?qū)崿F(xiàn)長久保存，這點與電子檔案存在較大的差異。地質(zhì)單位的資料同樣如此，通過建檔相應(yīng)地質(zhì)資料，形成可供查詢的地質(zhì)資料信息庫，能夠為單位部門提供區(qū)域內(nèi)各類地質(zhì)資源信息。紙質(zhì)檔案具有可查詢、可長久保存的特點，其管理特點也比較突出。紙質(zhì)檔案管理的特點具體可概括為三個方面：第一，紙質(zhì)檔案存儲所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質(zhì)檔案依托紙張的存儲形式，決定了其需要投入相應(yīng)數(shù)量的人力資源用以維持檔案的日常維護。尤其是對于地質(zhì)資源檔案這類涉及信息門類復(fù)雜的檔案來說，更加需要一定數(shù)量的工作人員保證各類資源檔案的安全，同時，也需要保證相關(guān)地質(zhì)資料信息能夠被及時地獲取。第二，紙質(zhì)檔案整理編修難度高，工作強度大。對于紙質(zhì)檔案管理者來說，最具挑戰(zhàn)性的工作是整理和編修檔案。從地質(zhì)資料檔案具體情況來看，當(dāng)單位對某個區(qū)域的地質(zhì)資料進行重新調(diào)研時，或者是勘探出新的資源儲量、類型等信息之后，就需要對原有的紙質(zhì)檔案信息進行更新，這時就需要對檔案進行重新整理乃至編修。由于紙質(zhì)檔案完全依托檔案管理人員手動錄入，在更新這些資料的時候也需要使用同樣的手段，這時就必須根據(jù)新加入的地質(zhì)資源信息資料的情況，對原存檔的檔案進行編修。第三，紙質(zhì)檔案管理涉及的預(yù)防性內(nèi)容較多。例如，紙質(zhì)檔案涉及場所內(nèi)防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應(yīng)的措施，而這些也只是預(yù)防性基本措施，當(dāng)不可抗力和意外事件發(fā)生時，對紙質(zhì)檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災(zāi)等都是無法采取有效措施的，只能在管理中設(shè)置相應(yīng)預(yù)防性措施，這些都為紙質(zhì)檔案管理增添了難度。

電子檔案管理

電子檔案特點依托電子信息技術(shù)存在的電子檔案，其本身的特點十分鮮明，一方面體現(xiàn)在內(nèi)容的多樣性，另一方面體現(xiàn)在存儲空間的小型化。從內(nèi)容上看，由于引入了電子信息技術(shù)，電子檔案的內(nèi)容存儲不再局限于文字信息和紙質(zhì)的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內(nèi)容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質(zhì)資料為例，過去紙質(zhì)檔案中收納資源地貌、資源構(gòu)成等方面的信息，只能通過文字和照片形式進行初步認(rèn)識，要對地質(zhì)信息進行深度了解，只能借助專家分析。而電子檔案能夠通過視頻和音頻形式存儲當(dāng)時專業(yè)的評價，這對獲取地質(zhì)信息之后對其進行二次加工具有重要幫助，增強了信息使用效率。而從存儲空間上看，電子信息技術(shù)通過對信息的數(shù)字化，將占據(jù)大量空間的紙質(zhì)資料信息轉(zhuǎn)入磁盤中，極大地降低了存儲空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點從電子檔案的特點來看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個方面進行概括：第一，電子檔案管理技術(shù)含量高，對管理人員素質(zhì)有著一定要求。不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業(yè)能力之外，還需要有一定的信息技術(shù)使用能力。例如，地質(zhì)資源電子檔案在涉及相關(guān)地質(zhì)資料更新時，需要管理人員具備對其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準(zhǔn)確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內(nèi)容的承載形式，例如對文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數(shù)據(jù)庫的安全。盡管存儲電子檔案的數(shù)據(jù)庫多是由專業(yè)技術(shù)人員指導(dǎo)，但檔案管理人員也需要關(guān)注數(shù)據(jù)庫安全問題，及時對存儲檔案數(shù)據(jù)庫情況進行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問題。

紙質(zhì)檔案與電子檔案管理比較

對紙質(zhì)檔案與電子檔案的差異進行比較，有助于提高目前正處于紙質(zhì)檔案信息化階段的各單位的風(fēng)險意識，降低其存在問題帶來的影響，從而更好地進行檔案信息化工作。存儲形式?jīng)Q定的管理環(huán)境的異同將紙質(zhì)檔案與電子檔案差異置于同一視角進行比較，能夠更加清楚地認(rèn)識到兩者之間的差異。從風(fēng)險視角來看，紙質(zhì)檔案的存儲是以實物空間實現(xiàn)的，這種存儲形式受到紙張保存要求的限制，對其所在場所濕度、溫度等都有一定要求，否則信息保存將面臨很大的風(fēng)險。電子檔案盡管存儲形式不同，不受限于物理空間，但同樣面臨這種風(fēng)險，其內(nèi)部的存儲元器件對所處環(huán)境的塵埃、磁場等因素都有著要求，一旦存儲元器件受到傷害，其保存的信息同樣會面臨巨大風(fēng)險，這是兩者在面臨風(fēng)險時的相似之處。而兩者所面臨風(fēng)險的不同則較為直觀，相對來說，紙質(zhì)檔案對物理環(huán)境的要求較高，需要在能夠達(dá)到長久保存效果的物理場地進行持續(xù)的人為干預(yù)，即便采用某些設(shè)備進行溫度和濕度控制，也依然需要人為的干預(yù)。而電子檔案的存儲元器件對防塵、防磁場等方面也有著一定要求，目前大部分場所基本都能夠達(dá)到這種要求。也就是說，除了極端塵埃和磁場的場所外，電子檔案存儲元器件因受物理環(huán)境影響而消失的風(fēng)險概率是很低的。從兩者比較的結(jié)果來看，紙質(zhì)檔案對管理環(huán)境的要求更為嚴(yán)苛，而電子檔案管理的要求則相對更為寬松。但同時必須注意到的一點是，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理環(huán)境對紙張造成的影響是長時間的，不會瞬間導(dǎo)致信息湮滅，其發(fā)現(xiàn)問題是可以修復(fù)的，只是需要做大量的工作；但是電子檔案如果受到極端環(huán)境影響，將會出現(xiàn)所有信息瞬間湮滅的可能，且難以修復(fù)。信息查詢方式的異同從查詢方式來看，紙質(zhì)檔案和電子檔案的查詢邏輯是一致的，兩者都是通過一定的查詢方式來定位信息所在存儲位置，從而獲取信息。區(qū)別在于紙質(zhì)檔案完全依靠人工的檢索方式，需要耗費更多的時間和精力先定位信息位置，再獲取信息。而電子檔案依靠算力極高的計算機進行，其檢索方式可以有多種，包括關(guān)鍵詞、時間等定位信息的存儲位置，進而獲得所查詢的信息。相較于紙質(zhì)檔案信息查詢，電子檔案信息查詢能夠短時間內(nèi)定位到所需的信息，無疑是更為高效、精確的。當(dāng)然，電子檔案的這種高效、精準(zhǔn)查詢信息的優(yōu)勢也并非完全優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息查詢方式。這主要是因為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息查詢依靠人工實現(xiàn)，而人類具有機器所欠缺的“智慧”。以地質(zhì)資源信息為例，若要查詢“內(nèi)蒙古地區(qū)”相關(guān)信息，計算機所定位的只是單純的字段、指令，但是通過人工檢索就能夠甄別出信息中哪些更貼近查詢者所想要了解的“內(nèi)蒙古地區(qū)”的資料。

檔案管理信息化對策

通過對紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的對比可以看到，對于當(dāng)前事業(yè)單位進行檔案管理信息化而言，要進行高效的檔案信息化建設(shè)工作，不是簡單地將信息化技術(shù)引入檔案管理工作中，而是需要在明確兩者異同的基礎(chǔ)上，同時考慮到當(dāng)前檔案管理在制度、管理人才方面的不足。對此，提出幾條紙質(zhì)檔案管理信息化的對策。強化檔案管理信息化建設(shè)目前，事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理的模式已經(jīng)十分成熟，但是檔案管理信息化程度有限，紙質(zhì)檔案管理在轉(zhuǎn)向電子檔案管理的過程中存在一定風(fēng)險，因而各事業(yè)單位需要強化檔案管理信息化建設(shè)力度。通過對比紙質(zhì)檔案與電子檔案，得知應(yīng)當(dāng)在梳理目前事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀的同時，加強對電子檔案管理的深刻認(rèn)識，以便能有效、有步驟地將信息化技術(shù)引入當(dāng)前紙質(zhì)檔案管理中，使其為本單位檔案管理工作改革助力，這是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的重點。基于這種觀點，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)強化工作不僅是對單一信息技術(shù)的使用，更追求傳統(tǒng)與新型管理模式的有效對接。一方面，事業(yè)單位傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式不能被拋棄，在向電子檔案轉(zhuǎn)型的過程中要考慮兩者并行。以地質(zhì)資源檔案管理為例，要選擇性地對部分類型地質(zhì)資源檔案進行電子化，尤其是一些傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下查詢比較費時費力的內(nèi)容，同時，對于一些比較重要的地質(zhì)資源檔案，還是應(yīng)以安全性為第一要務(wù)。另一方面，事業(yè)單位強化檔案管理信息化建設(shè)。在加強紙質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過程中，必須使檔案管理全方位覆蓋到整個管理周期，要求傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式與電子檔案管理模式實現(xiàn)有效對接，即不僅要涉及傳統(tǒng)檔案管理模式存儲和使用這兩個主要過程，還要在建檔、存儲、銷毀等所有環(huán)節(jié)實現(xiàn)銜接，通過信息化手段讓傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在所有環(huán)節(jié)欠缺的部分得以完善，這樣才能發(fā)揮出檔案管理信息化的作用。

強化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性

在事業(yè)單位檔案管理信息化過程中，紙質(zhì)檔案管理不能簡單地被電子檔案管理模完全取代。從另一個角度來看，這意味著在工作推進的過程中兩者必然是共存的，且存在一定的影響。要規(guī)避這種影響帶來的風(fēng)險，并且最大程度地發(fā)揮出兩者的作用，就必須強化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性。以地質(zhì)資源檔案為例，地質(zhì)資源紙質(zhì)檔案在信息化過程中，對極為重要的地質(zhì)資料檔案采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的同時，要對部分檔案進行電子化，這并不意味著兩者完全不相關(guān)，而是可以將重要的紙質(zhì)檔案電子化當(dāng)作新增備份，同時電子化的部分地質(zhì)資料也并不是從紙質(zhì)檔案中完全剔除，而是管理重點有所側(cè)重。未被電子化的地質(zhì)資料檔案側(cè)重于紙質(zhì)檔案管理模式，電子化的則側(cè)重于電子檔案管理模式。信息檢索過程同樣如此，檢索復(fù)雜的地質(zhì)資源信息檔案依托電子檔案優(yōu)勢，實現(xiàn)檢索流程優(yōu)化，同時紙質(zhì)檔案也能夠發(fā)揮出電子檔案目前難以實現(xiàn)的作用，即前文提到的人工檢索所具備的“智慧”，彌補計算機檢索信息匱乏的不足。強化兩者的依存性，讓檔案管理逐漸從傳統(tǒng)模式向新的電子信息模式過渡，可以避免不必要的風(fēng)險。提高檔案管理人員素養(yǎng)通過紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的對比發(fā)現(xiàn)，管理人員的素養(yǎng)在檔案管理信息化過程中極為重要。事業(yè)單位要想更好地實現(xiàn)檔案信息化，必須擁有除掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理技術(shù)之外的信息化管理人才。對此，研究認(rèn)為目前各事業(yè)單位在檔案信息化推進過程中必須重視從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理人才隊伍中挑選出業(yè)務(wù)精通、學(xué)習(xí)能力強、善于鉆研的人員進行信息化管理培養(yǎng)。研究通過對比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理，提出檔案管理信息化的對策。當(dāng)下事業(yè)單位對檔案管理信息化的重視程度越來越高，在充分考慮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理各自存在的風(fēng)險的基礎(chǔ)上，對兩者進行直觀對比，能夠相對客觀地認(rèn)識到這一過程中的重點工作，并最大程度地規(guī)避工作開展過程中的不利因素?；谶@一觀點，當(dāng)前事業(yè)單位在實際檔案管理信息化工作推進中，應(yīng)兼顧傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者，根據(jù)自身實際情況進行調(diào)整。

參考文獻

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[6]郭亞麗.電子檔案與紙質(zhì)檔案兩軌并存之思考[J].山西檔案,2019(02):132-133.

篇3

電子檔案統(tǒng)計臺賬主要包括檔案館中文書類電子檔案統(tǒng)計臺賬、科技類電子檔案統(tǒng)計臺賬、數(shù)碼照片統(tǒng)計臺賬、數(shù)字錄音錄像統(tǒng)計臺賬、會計類電子檔案統(tǒng)計臺賬等幾種類型。深入探究檔案館電子檔案統(tǒng)計臺賬的構(gòu)建對提升檔案館電子檔案管理水平具有非常重要的作用。

一、建立電子檔案統(tǒng)計臺賬應(yīng)注意的問題

（一）堅持“準(zhǔn)確、及時、連續(xù)、系統(tǒng)”的原則。在檔案館的日常管理工作中，各種檔案資料在入庫上架或者銷毀、移出之時應(yīng)該及時進行統(tǒng)計臺賬登記。其中，在登記的過程中主要按照檔案資料的年度進行分別登記，避免將多個年度的檔案資料進行合并登記。

（二）注意計量單位的使用。在檔案館的電子檔案管理過程中，其容量大小的統(tǒng)計單位是“GB”，而數(shù)字化錄音錄像的電子檔案的時間在統(tǒng)計中以“小時”為準(zhǔn)，這與檔案館的總庫藏量最為適宜。因此，在檔案館的電子檔案統(tǒng)計臺賬的登記過程中，應(yīng)該充分注意各個計量單位的換算，并嚴(yán)格根據(jù)自身單位的實際情況選擇相應(yīng)的計量單位，這樣不但方便檔案資料的統(tǒng)計，而且還能夠更加準(zhǔn)確地反映電子檔案的庫藏變化情況，有效提升電子檔案的統(tǒng)計效率和準(zhǔn)確性。

（三）統(tǒng)計方法要科學(xué)規(guī)范。在當(dāng)前檔案館的電子檔案管理過程中，主要采用的是光盤進行保存，但由于每張光盤內(nèi)的電子文件儲存較多，統(tǒng)一進行每個文件計算則非常麻煩，而且無法保證其準(zhǔn)確性。因此，針對這種問題，便需要檔案館的工作人員直接從光盤的屬性或者文件夾的屬性中去查看電子檔案資料的數(shù)量和容量大小。但是，在使用這種方法進行統(tǒng)計的過程中，應(yīng)該盡量剔除光盤中自身所具有的，或者刻錄制作過程中的管理性文件數(shù)量的大小，以確保檔案資料的統(tǒng)計規(guī)范性。

（四）電子檔案統(tǒng)計臺賬要電子化。在檔案館電子檔案統(tǒng)計臺賬的建立過程中，應(yīng)該充分利用EXCEL電子表格的強大篩選功能，逐步實現(xiàn)統(tǒng)計臺賬的電子化，以便在一張表格中得到自身所需要的多個數(shù)據(jù)。同時，還可以充分利用公式進行計算，從而全面提升檔案館電子檔案統(tǒng)計臺賬的工作效率和準(zhǔn)確性。

二、檔案館電子檔案統(tǒng)計臺賬的建立策略

（一）設(shè)立與館藏門類及分類、管理規(guī)則相匹配的統(tǒng)計體系。在檔案館電子檔案統(tǒng)計臺賬的建立過程中，應(yīng)該合理地將不同類別的檔案資料納入到統(tǒng)計體系中，其主要包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案、人事檔案等。只有這樣才能夠更好地滿足不同的統(tǒng)計需求，更加全面真實地反映檔案館的館藏情況。同時，在建立電子檔案統(tǒng)計臺賬體系時，應(yīng)該根據(jù)不同類型進行逐層下探，構(gòu)建不同類型的檔案資料分賬?？傊瑸榱吮Ｕ蠙n案館電子檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實性，避免出F不缺項、不漏項、不交叉、不重復(fù)的現(xiàn)象，需要在電子檔案統(tǒng)計過程中將深度逐步下探到二級類目，甚至還可以延伸到三級類目，從而有效提升檔案館電子檔案的統(tǒng)計精細(xì)度。

（二）設(shè)立橫縱結(jié)合的檔案統(tǒng)計項目。檔案館通過建立電子檔案統(tǒng)計臺賬，不僅能夠在一定程度上反映檔案日常管理工作狀況，而且還能夠反映單位的發(fā)展情況。其中，電子檔案統(tǒng)計在廣義上是具有推廣價值的，即從檔案資料統(tǒng)計工作人員的實際情況出發(fā)，堅持橫縱結(jié)合，充分突出多樣性的原則。同時，在檔案館電子檔案統(tǒng)計體系的構(gòu)建過程中，雖然縱向內(nèi)容是主體，但是橫向的內(nèi)容仍不可缺少。這是檔案館電子檔案管理部門對電子檔案管理工作的重視程度和建設(shè)力度準(zhǔn)確把握的重要指標(biāo)。

（三）建立與管理層次相適應(yīng)的層級體系。在我國檔案館電子檔案的管理過程中，根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的檔案事業(yè)管理體制，應(yīng)該始終堅持以立檔單位為基本單位進行管理，充分尊重各種檔案資料的來源；立檔單位基層檔案館在管理中應(yīng)該始終以整理單位的卷、件檔案資料進行管理，全面準(zhǔn)確地維護檔案館內(nèi)部各種資料的內(nèi)在聯(lián)系；堅持構(gòu)建與本單位相適應(yīng)的統(tǒng)計層次，確?！叭谫~”能夠在一定程度上反映本單位的基本情況。其中，案卷賬需要準(zhǔn)確反映不同種類檔案案卷的總數(shù)、長度和比例等各項基本情況。因此，便需要根據(jù)實際情況構(gòu)建多級賬來進行處理，以總賬下有分類賬、分類賬下有分戶賬、分戶賬下有明細(xì)賬，確保各個層次相互對應(yīng)，保障電子檔案統(tǒng)計臺賬建立的規(guī)范化。

（四）建立和維護精確的統(tǒng)計表間關(guān)系。電子檔案統(tǒng)計臺賬并不是一張或者幾張報表，而是一整套涉及全面的檔案資料數(shù)據(jù)表，所以無法避免在年表內(nèi)、跨年報表之間出現(xiàn)承接、匯總和總分的關(guān)系。通常情況下，具有特殊載體總量的電子檔案資料會體現(xiàn)在檔案館的庫藏總賬中，而永久性檔案資料藏量一般在各種分類賬中體現(xiàn)出總值相等的數(shù)量平衡關(guān)系，而增量的歸檔表又與總表、分戶、分類表之間存在加減平衡的關(guān)系。這種關(guān)系呈現(xiàn)出動態(tài)的現(xiàn)象，但并不是簡單的加減，而是建立在強烈的邏輯基礎(chǔ)上的一種需要統(tǒng)籌考慮的關(guān)系。

三、結(jié)語

總而言之，在檔案館的各類檔案資料的統(tǒng)計過程中，應(yīng)該始終保持清晰明確的統(tǒng)計思路，采用先進的統(tǒng)計技術(shù)和手段，全面分析檔案館的檔案管理工作，再制定科學(xué)合理的統(tǒng)計方案，以便能夠更好地滿足各個單位對檔案資料的應(yīng)用需求，從而全面提升檔案資料的利用效率。

【參考文獻】

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一、系統(tǒng)功能模塊設(shè)計的自動化、智能化與人性化原則

電子照片檔案管理系統(tǒng)一般包括數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計、檢索、和目錄打印等五大功能模塊。一套優(yōu)秀的系統(tǒng)應(yīng)將自動化、智能化與人性化充分體現(xiàn)于上述功能模塊中。自動化原則。屬性信息和歸檔信息由軟件自動采集,照片號和底片號可根據(jù)構(gòu)成規(guī)則自動生成。需要人工操作的主要是內(nèi)容信息和部分管理信息,約十余項內(nèi)容。系統(tǒng)為方便用戶著錄,應(yīng)提供用戶最方便錄入、最能提高效率的錄入工具,如Txt數(shù)據(jù)著錄模板、Excel數(shù)據(jù)著錄模板。大量內(nèi)容相同的信息可通過下拉式復(fù)制拷貝完成,并可無縫導(dǎo)入電子照片檔案數(shù)據(jù)庫。自動化更體現(xiàn)在:只要著錄的信息準(zhǔn)確、規(guī)范,就會自動生成各種統(tǒng)計圖表;自動生成各種適合紙質(zhì)相冊的照片說明標(biāo)簽、冊內(nèi)目錄;根據(jù)利用和編研需要提供各種專題目錄,如歸檔照片分組目錄、全引目錄、專題目錄、攝影者目錄、年度目錄、內(nèi)設(shè)機構(gòu)照片目錄等。智能化原則。利用數(shù)據(jù)透視功能,數(shù)據(jù)質(zhì)檢人員可從多個角度觀察數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范化程度,對數(shù)據(jù)進行清洗、轉(zhuǎn)換和規(guī)范。如照片號、底片號的與構(gòu)成規(guī)則,題名、文字說明、年度、攝影者、拍攝日期等內(nèi)容信息是否為非空字段。檔案員可自主地從多個角度進行統(tǒng)計分析,如可選擇專題、機構(gòu)、年度、期限、冊號、組號、照片類型等作為維度,照片號作為計數(shù)的度量值,進行單項統(tǒng)計分析或組合統(tǒng)計分析。人性化原則。呈現(xiàn)給用戶的前端工具是“數(shù)碼書架”,既形象又美觀,非常貼近生活中的書架和相冊。用戶可建多個書架,每個書架可建多本相冊,每本相冊根據(jù)需要可放置幾十張至一百多張照片。相冊的封面、背景、芯頁均“可換膚”,還設(shè)計了背景音樂、書立和密碼。最好用的是它的移植性,管理者只需復(fù)制和備份Data文件,就可輕松將我們所做的電子照片包括照片說明等信息移植到另一臺裝有“數(shù)碼書架”的電腦中。電子照片管理的后臺采用Access或SQLServer數(shù)據(jù)庫,只需點擊一個按鈕,就能將前臺的電子照片和數(shù)據(jù)著錄信息傳遞并顯示在后臺數(shù)據(jù)庫中。這些數(shù)據(jù)庫中的信息可非常方便地上傳到數(shù)字檔案館(室)平臺,或轉(zhuǎn)成精美的照片陳列網(wǎng)頁,到數(shù)字檔案網(wǎng)站,供多人共享。照片檢索提供類似google的模糊檢索和高級檢索功能。

二、電子檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化功能

1、數(shù)據(jù)錄入功能檔案部門一項重要的工作便對對各種類型的檔案(如科技、文書、基建等)進行歸檔,包括錄入完整的工程項目信息、案卷信息及文件信息。一旦檔案信息錄入了歸檔庫,其他用戶即可通過(檢索子系統(tǒng))在網(wǎng)上瀏覽、查詢,以及通過(借閱子系統(tǒng))借閱所錄入的檔案。此外,(數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng))還將完成所錄入的電子圖紙的批量掛接,以及修改后圖紙的重新歸檔等。檔案管理人員可以通過該子系統(tǒng),在自定義的界面下錄入、編輯各種檔案數(shù)據(jù)原件的掛接,可完成項目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作,并能對文件進行修改和重新歸檔。

2、數(shù)據(jù)檢索功能檢索子系統(tǒng)安裝在終端機上,提供檢索數(shù)據(jù)和瀏覽圖紙等功能。用戶登錄本系統(tǒng)后,首先選擇需要檢索的檔案類型,再用“數(shù)據(jù)檢索”或“分類檢索”檢索此類案卷或文件信息,若想用本地機上的系統(tǒng)瀏覽文件,可用“文件瀏覽器進行設(shè)置,在不同的終端上可以有不同的設(shè)置互不干擾。在用戶權(quán)限允許的條件下,可以直接瀏覽到所需信息的全文,可以下載到本地機上供檢索者利用。檢索完畢后,應(yīng)用“退出系統(tǒng)”關(guān)閉檢索子系統(tǒng),防止他人盜用用戶的身份和權(quán)力。

3、統(tǒng)計報表功能統(tǒng)計報表子系統(tǒng)的功能主要是根據(jù)用戶的要求選擇打印數(shù)據(jù)和制定報表樣式。如:案卷目錄、文件目錄、案卷封皮、備考表等。

4、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能受網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和存儲容量的限制,幾年前的檔案管理軟件主要是管理檔案的條目信息,為了進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換,首先需要進行轉(zhuǎn)換關(guān)系的定義,即指定原來數(shù)據(jù)庫的字段與本系統(tǒng)中某檔案類型數(shù)據(jù)庫字段的對應(yīng)關(guān)系。

三、保障電子檔案的安全

為保證電子檔案的質(zhì)量,系統(tǒng)應(yīng)該提供一系列措施保障電子檔案在內(nèi)容、結(jié)構(gòu)上的安全,如它應(yīng)該能記錄下那些因為隱含安全問題而被拒的請求等,以確保電子檔案的真實性。為保障電子檔案的真實性、完整性,筆者認(rèn)為應(yīng)從電子檔案密級設(shè)定、保密技術(shù)使用、系統(tǒng)備份與恢復(fù)三個方面著手。

1、保密技術(shù)。保密技術(shù)主要用于保證電子檔案在系統(tǒng)流轉(zhuǎn)過程中的真實性與有效性。電子簽名技術(shù)、電子水印技術(shù)、電子印章技術(shù)都是現(xiàn)在流行的電子檔案防偽技術(shù)。除此之外,一些適合電子檔案長久保存的文件格式也可以防止電子檔案被修改,如PDF文件格式。

2、系統(tǒng)備份與恢復(fù)。系統(tǒng)備份與恢復(fù)用于電子檔案管理系統(tǒng)在出現(xiàn)突發(fā)性事件時的恢復(fù)與備份,這項功能是否運行良好直接影響到整個系統(tǒng)的所有實體與功能。僅對利用實體與電子檔案使用者而言,如果用戶在交了費用但是還未得到電子檔案時發(fā)生突發(fā)性中斷事件,系統(tǒng)備份與恢復(fù)將記錄下用戶的交費行為,并在系統(tǒng)的隨后運行中將電子檔案發(fā)送給用戶。

3、電子檔案密級設(shè)定。電子檔案密級設(shè)定的主要目的在于將用戶的權(quán)限與相應(yīng)級別的電子檔案相連。根據(jù)我國國家標(biāo)準(zhǔn)DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》,檔案的密級可以分為:絕密級、機密級、秘密級、內(nèi)部級、國內(nèi)級、公開級等六個級別。筆者認(rèn)為,鑒于電子檔案管理系統(tǒng)是面向廣大群眾服務(wù)的,服務(wù)種類多而且廣,系統(tǒng)可以根據(jù)服務(wù)的種類劃分更多電子檔案的密級,用戶訂購了哪種類別的服務(wù),則相應(yīng)具有哪種電子檔案的訪問權(quán)。

參考文獻:

[1]美國國家檔案館.w w w.archives.gov/,2006年6月21日檢索

篇5

Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.

Key words: power system, files, program

中圖分類號：F407.61文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：

1 前言

管理電力系統(tǒng)的檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營歷程的存儲與總結(jié),同時又涵蓋了大量的生產(chǎn)技術(shù)與經(jīng)營管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現(xiàn)有專職檔案員2人,檔案管理三級網(wǎng)絡(luò)人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫房200平方米,擁有庫藏檔案26000余卷（件）,各類編研材料數(shù)十種。隨著我國電力系統(tǒng)改革的不斷深化,對企業(yè)的生產(chǎn)運營也提出了更高的要求,在新形勢下,強化企業(yè)的檔案管理,使其為企業(yè)的發(fā)展提供支撐與動力,具有重要的意義。電力系統(tǒng)傳統(tǒng)的檔案管理方法導(dǎo)致職責(zé)不清、管理效能低下,檔案管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性、實時性很多問題曾出不窮,已不適應(yīng)新時期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統(tǒng)性為檔案管理提供了有效的手段。

2 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的意義

檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關(guān)聯(lián),而實施的一種現(xiàn)代化管理方式,體現(xiàn)了檔案管理內(nèi)容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進的關(guān)系,實施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責(zé),提高管理效率。①一方面,實施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規(guī)范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務(wù)和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒有沒有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發(fā)生。②另一方面,實施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動性,整合人力和物力資源,對檔案進行精細(xì)化管理,明確崗位責(zé)職和階段工作內(nèi)容,使得減少不必要的重復(fù)性勞動。

3 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的舉措

電力系統(tǒng)檔案程序化管理分為檔案的收集、分類、保管、應(yīng)用四個環(huán)節(jié),各環(huán)節(jié)間相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),體現(xiàn)了程序化檔案管理的集約和效能。

3.1 檔案的收集環(huán)節(jié)

收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對電力企業(yè)各部門的研究成果、發(fā)展歷程進行系統(tǒng)、嚴(yán)格的鑒定,并把有保存價值的資源收集起來。在實際工作中,一方面要在檔案管理部門要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠?qū)Σ牧线M行準(zhǔn)確的鑒別,把有價值的材料收集到檔案庫中。另一方面,要為相關(guān)電力檔案成果的產(chǎn)生部門制定規(guī)范的檔案保存制度,使各部門能夠把每項重要的生產(chǎn)活動和發(fā)明創(chuàng)新都能夠準(zhǔn)確的記錄下來,以便于檔案管理人員對其進行采集。③第三,要建立協(xié)調(diào)與溝通機制,檔案管理部門要常規(guī)性的對各部門進行檔案成果的收集。

3.2 檔案的分類環(huán)節(jié)。要將收集的檔案按其形成的內(nèi)容、特點進行科學(xué)分類、系統(tǒng)排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關(guān)系的、不同等級的檔案分類數(shù)據(jù)庫。電力企業(yè)檔案管理部門要完善檔案登記、分類等相關(guān)機制,對檔案分類的范圍、時間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類法, 而應(yīng)采用復(fù)合型的分類方法,即:按不同部門（如:電能生產(chǎn)、電力設(shè)施建設(shè)、電力營銷等部門）的橫向分類與企業(yè)不同時間段運營情況的縱向分類。

3.3 檔案的保管環(huán)節(jié)。電力系統(tǒng)在檔案保管中要落實好崗位責(zé)任制,首先要為管理員設(shè)定工作目標(biāo)與規(guī)范,建立健全檔案保管標(biāo)準(zhǔn)與制度,把資料的規(guī)格、格式、數(shù)量等方面做統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化要求,把檔案的立卷、標(biāo)題、目錄、時間等工作規(guī)范化。⑤其次, 要對管理員的工作進行監(jiān)管,建內(nèi)部控制機制,把各項工作落實到每位管理員,要摒棄傳統(tǒng)檔案管理“事中”監(jiān)督的單一化管理模式,而應(yīng)實施“事前－事中－事后”立體化監(jiān)督。在檔案入庫前要掌握庫存情況,在檔案的保管過程中,要發(fā)動員工的力量進行互相監(jiān)督,促使管理員能夠嚴(yán)格按照規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)操作。在管理人員調(diào)動或離任前,必須對其所承擔(dān)的保管任務(wù)進行全面檢查,方能辦理相關(guān)的調(diào)動和離任手續(xù),最大限度的保護檔案資料。第三,要把檔案管理與績效掛鉤,對檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級等切身利益相聯(lián)系。

3.4 檔案的利用環(huán)節(jié)。收集、分類、保管等前三個環(huán)節(jié)為檔案的最終利用打下了夯實的基礎(chǔ),對電力系統(tǒng)而言,有效的利用檔案,為企業(yè)的生產(chǎn)運營服務(wù)才是檔案管理的最終目標(biāo)。⑥要廣泛創(chuàng)新檔案的利用手段,通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業(yè)的電力技術(shù)研究成果及經(jīng)營歷程最大限度發(fā)揮余熱, 推進企業(yè)的技術(shù)改進與自主創(chuàng)新。在檔案的閱覽中,要為創(chuàng)設(shè)良好的閱覽環(huán)境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級手續(xù),制定相應(yīng)的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關(guān)制度。使借閱檔案的人員能夠?qū)n案的安全性、完整性和保密性負(fù)責(zé),杜絕企業(yè)檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應(yīng)的指導(dǎo)咨詢、檢索咨詢等相關(guān)機制,樹立服務(wù)意識,最大限制的滿足企業(yè)發(fā)展的需要。同時,要積極與其它電力企業(yè)保持聯(lián)絡(luò)與交流合作,建立與其它電力企業(yè)檔案管理部門的溝通機制,取長補短,不斷對自身的檔案管理進行完善。

4 結(jié)束語

總之,在新形勢下,強化電力企業(yè)的檔案管理,對于企業(yè)的運營與發(fā)展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統(tǒng)性為電力系統(tǒng)檔案管理提供了有效的手段。實施電力系統(tǒng)檔案程序化管理,要切實抓好檔案的收集、分類、保管、應(yīng)用等四個環(huán)節(jié),使之既相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統(tǒng)檔案管理中發(fā)揮巨大的作用。

參考文獻

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[3]黃磊.檔案質(zhì)量管理體系的構(gòu)建研究[J].山東大學(xué)學(xué)報,2010,(04):20-22.

篇6

2仿真實驗及分析

通過應(yīng)用云計算，能夠大幅提高檔案館IT工作的效率，節(jié)約IT業(yè)務(wù)成本，更容易發(fā)揮檔案館的資源優(yōu)勢。隨著“云”概念的深入及應(yīng)用，越來越多的軟件服務(wù)和虛擬計算資源將放入“云”中，這樣無疑會增大對網(wǎng)絡(luò)寬帶的需求，同時也在一定程度上降低了搜索速度。DE算法的基本思想是：對隨機初始化的種群中的個體進行變異操作產(chǎn)生變異矢量，變異矢量與目標(biāo)矢量進行交叉操作產(chǎn)生試驗矢量，通過“貪婪”的選擇操作，產(chǎn)生新一代種群。將“云”中的每臺服務(wù)器看做一個個體，整個“云”看做一個種群，采用基本的DE算法對種群進行全局搜索，每代搜索結(jié)束后，采用優(yōu)化最優(yōu)解機制構(gòu)建局部搜索策略的初始解，以達(dá)到改善候選解的目的。如何使得縮放因子F既能有利于對解空間的開發(fā)又能利于種群的收斂，姜立強等對差分進化算法縮放因子取值策略進行了研究，通過仿真實驗表明，F(xiàn)隨迭代次數(shù)的增加而逐漸減小有利于提高算法的收斂速率。

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一、引言

伴隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，人們對于電子公文檔案管理提出了更高的要求，不僅需努力提升電子公文檔案的網(wǎng)絡(luò)化與智能化，更需注重其安全性。為此電子公文檔案管理部門必須加強對其的安全管理，制定科學(xué)合理的管理機制，為管理系統(tǒng)的安全運行提供保障。

二、強化安全管理理念的運行

眾所周知，理念具有先導(dǎo)性作用。隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全隱患問題層出不窮，因此使得電子公文檔案管理也出現(xiàn)較多的安全隱患，進而使得電子公文檔案無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此對于電子公文檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)而言必須從戰(zhàn)略的高度重視對電子公文檔案的管理，制定科學(xué)合理的安全管理機制，安排專業(yè)的人員進行管理。同時加強對部門人員的培訓(xùn)工作，增強其管理專業(yè)知識，始終在腦海中形成安全管理的理念，只有如此才能確保電子公文檔案得到安全的管理。

三、制定安全管理制度的制定

安全的管理制度可有效的為電子公文檔案的管理提供制度保障，只有確保電子公文檔案在規(guī)范的環(huán)境下運行，才能有效的加強對電子公文檔案的管理。為進行上述的工作，電子公文檔案管理部門人員必須按照相關(guān)的安全要求制定科學(xué)合理的安全管理制度，同時確保管理人員嚴(yán)格按照管理制度開展工作，使工作流程完全處于安全管理制度的監(jiān)督之下。例如，對于管理人員而言，必須對管理人員的使用權(quán)限加以確定，切勿隨意登記電子公文檔案管理系統(tǒng)，避免出現(xiàn)人為因素。除此之外，還需加強對物理隔離模式的應(yīng)用，嚴(yán)格執(zhí)行身份認(rèn)證制度，禁止管理人員以外的人員進入電子公文檔案管理系統(tǒng)，同時還必須加強對制度執(zhí)行力的監(jiān)督，避免是安全管理制度有名無實。

四、加強安全管理系統(tǒng)的建設(shè)

對于電子公文檔案的管理而言，只有加強各部門之間的協(xié)調(diào)配合，才能真正實現(xiàn)對其的安全管理。關(guān)于某個單位，其電子公文檔案管理系統(tǒng)需要由管理部門與管理人員組成，而安全管理體系則必須將單位中的所有部門進行整合，全部納入到安全管理體系中，以避免出現(xiàn)安全管理漏洞。除此之外，還必須加強各部門之間的工作與技術(shù)的協(xié)調(diào)性，避免使安全管理出現(xiàn)“空白點”，以此來真正發(fā)揮安全管理體系的作用。

五、加強數(shù)據(jù)庫的安全建設(shè)

所謂的數(shù)據(jù)庫安全建設(shè)即是指避免使數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)遭到非法的入侵與非法下載及使用。目前較為成熟的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為非關(guān)系全文檢索數(shù)據(jù)庫Trip。其安全機制分為不同的層面，對于數(shù)據(jù)庫的訪問在數(shù)據(jù)庫級、記錄級、字段級三個層面予以授權(quán)，對用戶的訪問權(quán)限與訪問內(nèi)容進行控制。當(dāng)數(shù)據(jù)庫被破壞時，可根據(jù)相應(yīng)的日志文件對原因進行查找，并進行恢復(fù)，同時還可對數(shù)據(jù)庫進行備份，便于相關(guān)管理人員的使用。此數(shù)據(jù)庫擁有四級用戶權(quán)限，即系統(tǒng)管理員、文件管理員、用戶管理員與一般用戶（如圖1所示的用戶權(quán)限圖）。系統(tǒng)管理員擁有最高的系統(tǒng)管理權(quán)限，只有通過系統(tǒng)管理員才可以有效的生成文件管理員與用戶管理員，以實現(xiàn)對電子公文檔案的有效管理，若未經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權(quán)，則任何人不可以進入電子公文檔案的管理系統(tǒng)，使電子公文檔案始終處于安全的運行管理之下。

六、加強應(yīng)用程序安全的管理

應(yīng)用程序安全通常被視為電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全核心，只有從源頭上杜絕安全隱患的出現(xiàn)，才能有效的確保電子公文檔案系統(tǒng)的安全運行。電子公文檔案管理單位可使用共同的電子公文檔案管理系統(tǒng)，然而必須注意的是不同的部門需要建立不同的數(shù)據(jù)庫，并建立嚴(yán)格的使用權(quán)限。為確保系統(tǒng)的安全，管理部門必須不定期的對數(shù)據(jù)庫資料進行備份并進行歸檔處理。一旦歸檔，數(shù)據(jù)庫資料將完全被寫入不可擦除的光盤中，使其真正成為不可被刪除的檔案，為日后管理人員的查看提供便利，最為重要的是避免了數(shù)據(jù)庫資料的丟失。除此之外，為確保系統(tǒng)的安全運行，電子公文檔案管理部門還必須采用安全設(shè)計技術(shù)。系統(tǒng)可自動的記錄用戶對于系統(tǒng)的任何操作并形成日志文件，使系統(tǒng)管理員可以及時的發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的安全隱患。

七、拓展安全管理的內(nèi)容

若想加強電子公文檔案的管理，除做好日常的管理工作外，還必須對安全管理內(nèi)容進行拓展，以此為加強電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全運行提供額外的保障。為實現(xiàn)上述目標(biāo)，安全管理部門必須加大進行物理安全管理、技術(shù)安全管理與軟件安全管理的工作，只有如此才能確保安全管理更為全面的開展工作。為此必須發(fā)揮協(xié)調(diào)機制的作用，各部門各司其職并加強溝通，對于安全隱患及時的發(fā)現(xiàn)并排除，尤其是在數(shù)據(jù)安全方面，管理者需要在U盤、光盤與云存儲中同時進行備份，實現(xiàn)“三管齊下”。

八、結(jié)束語

綜上所述，電子公文檔案管理是檔案管理的重要內(nèi)容，與紙質(zhì)檔案共同構(gòu)成了檔案管理體系，雖然我國已進行范圍較廣的電子公文檔案管理應(yīng)用，然而對于其中存在問題也不容忽視，只有加強全方位的安全管理，才能有效確保電子公文檔案管理系統(tǒng)的正常運行。

參考文獻：

[1]張慎武,王玉霞,李國偉.電子公文檔案管理系統(tǒng)安全機制研究[J].檔案管理,2013(4):48-49.

篇8

隨著我國信息化時代的到來，信息技術(shù)被應(yīng)用到社會的各行各業(yè)，檔案管理在信息化的沖擊下同樣發(fā)生著深刻的變革。其中較為明顯的變化便是電子檔案的產(chǎn)生與應(yīng)用，相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的出現(xiàn)在給檔案管理工作帶來了便利的同時，也給其帶來了巨大的挑戰(zhàn)。通過對電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別和共性問題的研究，有利于檔案管理人員更好的了解二者之間的相互關(guān)系，進一步提升信息時代下電子檔案管理的能力和水平。

一、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

（一）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔方式不同。相對于傳統(tǒng)檔案歸檔時的手工作業(yè)，電子檔案在進行歸檔時主要依托信息技術(shù)，采用電子編碼的形式分門別類的將檔案信息進行歸檔。電子檔案在編輯的過程中，可實現(xiàn)無痕編輯，保障了電子檔案的條理性和完整性。同時，由于是無痕編輯，其中的很多重要信息即便是被修改或刪除也難以被發(fā)現(xiàn)，進而使得電子檔案的真實性難以保障。有鑒于此，檔案管理人員在進行檔案信息的編輯過程中，應(yīng)特別注意數(shù)字簽名和信息認(rèn)證，切實做好相應(yīng)的加密保護工作，防止電子檔案信息被篡改或刪除。

（二）電子檔案和傳統(tǒng)檔案的保管方式不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管存在著很多的風(fēng)險，如受潮、蟲蛀、殘缺等。而且，紙質(zhì)檔案的物理性存在使得其在保管的過程中要占用很大的空間，耗費大量的人力、財力，給檔案管理工作造成了很大的不便。而電子檔案的出現(xiàn)從根本上解決了這一問題，它以一種虛擬的存在形式進行保管，通過對信息的數(shù)字編制和存儲，使得檔案管理工作變得輕松、便捷，而且?guī)缀跏懿坏轿锢硇該p害，極大的降低了電子檔案保管的風(fēng)險。當(dāng)然，任何事物都具有兩面性，電子檔案保管的這一優(yōu)勢在另一角度上看很可能演變成一項劣勢。由于當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，流媒體和存儲介質(zhì)日新月異，檔案存儲的載體會隨著技術(shù)革新而出現(xiàn)老化，給電子檔案的可讀性產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。鑒于此，檔案管理人員應(yīng)在電子檔案信息編制的同時，打印一份紙質(zhì)檔案一起保持，最大限度的降低電子檔案文件信息資源損失的風(fēng)險。同時，計算機信息技術(shù)部門應(yīng)與文件信息生成部門加強溝通，統(tǒng)一文件信息格式，增強文件信息的可讀性。

（三）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的查詢方式不同。傳統(tǒng)的檔案信息查詢時需要人工查找，該項工作費時費力查詢難度較大。而且，由于是對原件信息內(nèi)容的查詢很可能影響相關(guān)的其他工作的開展。電子檔案有效的解決了這一問題，由于事先對檔案信息進行了編輯、注冊、登記等工作，在對具體信息的查詢過程中只需要錄入時，生成一個固定的編碼或解碼便可使用，極大的節(jié)約了檔案查詢工作的人力和財力。而且，電子檔案的查詢在實現(xiàn)錄用后與原載體不產(chǎn)生任何關(guān)系，不會造成原信息載體的物理損耗。電子檔案的共享性強，不會因為一方對檔案的查詢、使用而影響其他方工作的開展。

二、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共性

（一）檔案管理信息的完備性一致。無論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)檔案管理，對檔案管理信息的完備性要求都是一致的。傳統(tǒng)檔案信息在收集、整理、保管的過程中都需要信息的完備、真實。電子檔案管理更是如此，電子檔案信息并非自動生成的，它是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息為基礎(chǔ)的，只不過是將信息載體由紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)化為虛擬網(wǎng)絡(luò)，其內(nèi)容在轉(zhuǎn)換的過程中并未發(fā)生變化。而且，電子檔案信息的完備性和真實性即便是在生成之后，仍然需要原始的紙質(zhì)檔案進行相互印證。因此，檔案管理人員在做好電子檔案信息的管理的同時，還應(yīng)注重傳統(tǒng)檔案管理工作開展。做好館藏紙質(zhì)檔案的保存、管理工作，在電子檔案信息缺乏法律憑證效力的情況下，應(yīng)充分發(fā)揮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)和保障功能。

（二）檔案管理的基本原理相通。電子檔案管理是建立在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)之上的，二者在檔案管理的基本原理方面是相通的。電子檔案管理不過是利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理數(shù)字化、虛擬化，而其中所蘊含的管理理論仍未發(fā)生變化。如《中華人民共和國檔案法》中所確立的“同一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則”、“維護檔案完整與安全原則”和“便于社會各方利用原則”不僅在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中被嚴(yán)格遵循，即便是在電子檔案管理工作中也是如此。電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的精神內(nèi)核并未發(fā)生變質(zhì)，所改變的只不過是管理的具體形式和手段，其中的基本工作原理是相融相通的。

篇9

1 制度安全

《國家行政機關(guān)公文處理辦法》所包括的公文辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列工作都是基于紙質(zhì)公文制定的。其中，紙質(zhì)公文的管理是由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。電子公文檔案和紙質(zhì)檔案的保密一樣，需要具備高度的保密意識和相關(guān)的專業(yè)知識。電子公文檔案由于其自身的特點，不但能無限制地復(fù)制，還能進行編輯和修改。因而，其保密性更應(yīng)該被重視，對系統(tǒng)安全保密的任務(wù)也更加嚴(yán)峻。要從制度上加強對檔案管理人員的培訓(xùn)和管理，針對電子文件的這些特殊性給予更多關(guān)注，有目的地加強他們的檔案安全保密意識和相關(guān)專業(yè)知識。電子公文從文件向檔案轉(zhuǎn)化以及存儲、利用等環(huán)節(jié)都需要有指定專人，各人對自己的工作環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)。制度安全措施是電子公文檔案管理安全機制的保障。

2 物理安全

物理安全策略的目的是保護數(shù)據(jù)庫存儲介質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、應(yīng)用程序服務(wù)器、打印機和通信鏈路等物理實體免受自然災(zāi)害、人為破壞和攻擊。確保系統(tǒng)有良好的電磁兼容環(huán)境、建立完備的安全保護措施防止非法進入系統(tǒng)操作環(huán)境和各種盜竊、破壞措施發(fā)生。

系統(tǒng)的光存儲方案從另一層面保證了數(shù)據(jù)的安全性。磁、光、電三種存儲介質(zhì)中，光盤的壽命最長，可達(dá)到50年以上，可用作長期存儲數(shù)字化公文的介質(zhì)。而磁、電存儲介質(zhì)的壽命較短，只能用作臨時存儲數(shù)字化公文的介質(zhì)。由于一次性寫入光盤具有一次寫入多次讀出、不能改寫、不受磁沖擊、離線存儲不耗電、存儲壽命長的特點，所以，本文采用一次性寫入光盤存儲電子公文檔案。

有了物理安全措施，就可以保證電子公文檔案信息載體的安全和系統(tǒng)設(shè)備硬件的正常運轉(zhuǎn)，使系統(tǒng)的實體硬件不受自然和人為破壞，為系統(tǒng)安全建立了良好的前提。

3 網(wǎng)絡(luò)安全

網(wǎng)絡(luò)安全措施是主要針對電子公文檔案管理系統(tǒng)所運行的網(wǎng)絡(luò)及其節(jié)點所面臨的網(wǎng)絡(luò)攻擊威脅和系統(tǒng)的脆弱性而采取的保護措施。電子公文檔案系統(tǒng)最大的優(yōu)越性就是用戶在異地可以通過網(wǎng)絡(luò)方便地利用。因此，網(wǎng)絡(luò)安全就成為用戶真實有效地利用檔案的保障。這也是系統(tǒng)安全機制的重要內(nèi)容。

保證網(wǎng)絡(luò)安全主要采用物理隔離、應(yīng)用防火墻以及網(wǎng)絡(luò)身份認(rèn)證等安全措施。本文在項目實施中，使數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和提供遠(yuǎn)程訪問的Web服務(wù)器分離，在Web服務(wù)器和接入Internet的路由器之間安裝了防火墻，為網(wǎng)絡(luò)安全提供了硬件支持。嚴(yán)格、分等級的網(wǎng)絡(luò)用戶身份認(rèn)證保證了通過Web訪問系統(tǒng)的用戶合法性。

4 數(shù)據(jù)庫安全

安全性對于一個數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來說至關(guān)重要，所謂數(shù)據(jù)庫的安全性，是指保護數(shù)據(jù)庫避免不合法的使用，以免數(shù)據(jù)的泄露、更改或破壞。

本文在項目實施中選用的是最成熟的非關(guān)系全文檢索數(shù)據(jù)庫Trip。Trip數(shù)據(jù)庫的安全機制是多層次的，系統(tǒng)的登錄采用用戶身份認(rèn)證的方法；對于數(shù)據(jù)庫的訪問采用授權(quán)的方法，在數(shù)據(jù)庫級、記錄級、字段級三個層面分別進行授權(quán)，控制用戶的訪問權(quán)限和訪問內(nèi)容；當(dāng)數(shù)據(jù)庫意外發(fā)生破壞時，可以進行數(shù)據(jù)庫的恢復(fù)，甚至可以根據(jù)日志文件進行跟蹤、審核，找出破壞的原因；對數(shù)據(jù)庫的備份，可以簡單地將數(shù)據(jù)庫BAF文件進行整體備份，當(dāng)該文件比較大時，甚至可以對數(shù)據(jù)庫進行拆分和合并處理。

TRIP有四級用戶權(quán)限：系統(tǒng)管理員（system）、文件管理員（文件經(jīng)理FM）、用戶管理員（用戶經(jīng)理UM）和一般用戶（user）。每個TRIP系統(tǒng)只有一個系統(tǒng)管理員，其用戶名為system，他有完全的、最高系統(tǒng)權(quán)限，只有他才可以生成文件管理員、用戶管理員。文件管理員（FM）有權(quán)建造數(shù)據(jù)庫，并授權(quán)給用戶或用戶組去訪向該數(shù)據(jù)庫。只有經(jīng)他授權(quán)的用戶（包括生成文件管理員的系統(tǒng)管理員）才能使用他生成的數(shù)據(jù)庫。用戶經(jīng)理（UM）有權(quán)建立新的用戶或用戶組。一個TRIP系統(tǒng)可以有不限量的文件經(jīng)理或用戶經(jīng)理。如圖1所示。

圖1 TRIP用戶權(quán)限圖

5 應(yīng)用程序安全

管理電子公文檔案的應(yīng)用程序安全是系統(tǒng)安全的核心。為了確保電子檔案的安全性，本文在業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用程序中建立了一套完整的安全機制，首先從源頭上確保檔案數(shù)據(jù)的安全。同一單位中的不同部門可共用一套電子公文檔案管理系統(tǒng)。但按照檔案的類別，每個部門管理員分別建立自己的數(shù)據(jù)庫并管理自己的檔案，如果他不授權(quán)給別的部門（或個人），那么，別人也無權(quán)查看，更無權(quán)管理。每個部門是TRIP中的組，部門中的人員即是該組中的用戶。部門管理員默認(rèn)授權(quán)給部門組。對于WEB檢索，提供三種權(quán)限的操作：只能查看檔案目錄、可以在線查看檔案原文但不能下載、能看能下載，系統(tǒng)可以根據(jù)用戶的權(quán)限控制其進行相應(yīng)的操作，嚴(yán)禁越權(quán)操作。

當(dāng)然，為了系統(tǒng)的安全性，系統(tǒng)需要定期或不定期（人工）地備份數(shù)據(jù)庫，而一旦歸檔，所有的歸檔文件將寫入不可擦寫的光盤中，光盤放在光盤庫中，同時服務(wù)器硬盤的歸檔文件將全部刪除，使之成為不可修改的真正意義的檔案。

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關(guān)鍵詞：

電力系統(tǒng)；電子檔案；管理現(xiàn)狀；發(fā)展方向

正文：

電子檔案與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，其安全性更高，可異地備份電子檔案，查閱過程更加方便，而且檔案的內(nèi)容更加多樣，存儲環(huán)節(jié)占用的空間更小，基本不增加庫存，可快速方便提供利用，更方便出差人員使用，為此，許多單位開始使用電子檔案開展工作。目前，電力系統(tǒng)也在使用電子檔案，其中的問題也比較明顯，筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗，闡述當(dāng)前現(xiàn)狀，以及檔案發(fā)展方向，希望能夠為電子檔案發(fā)展帶來幫助。

一、當(dāng)前電力系統(tǒng)電子檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）管理責(zé)任分工不明，檔案管理漏洞較多

檔案管理工作是一項非常細(xì)致、要求較高的工作，需要企業(yè)為此成立專門的部門，并配備能力較強的工作人員，開發(fā)數(shù)字檔案館系統(tǒng)，統(tǒng)籌數(shù)字檔案館建設(shè)，但是，目前，由于發(fā)展水平的限制，電力系統(tǒng)在電子檔案管理方面還存在許多問題，首先是責(zé)任分工不明確，歸檔責(zé)任部門對電子檔案的歸檔缺乏主動性和能動性，而檔案管理人員不明確自己的職責(zé)范圍，這樣勢必會影響工作的質(zhì)量，同時，電子檔案是一種新生事物，許多工作人員對其了解較少，工作中遇到許多問題無法解決，造成管理工作較為混亂。

（二）人員業(yè)務(wù)能力較低

電子檔案管理工作需要使用到各種電子設(shè)備，如計算機、掃描儀、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，這些設(shè)備的技術(shù)水平較高，需要工作人員對其有深入的了解，同時要有足夠的能力進行使用，如果工作人員的能力不強，則無法高效率地使用這些設(shè)備，進而影響檔案管理的質(zhì)量。目前，在電力系統(tǒng)中，許多先進的設(shè)備得不到應(yīng)用，一直處在荒廢的狀態(tài)，這是因為工作人員沒有能力使用這些設(shè)備，而且企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層也對此不夠重視，沒有安排能力較強的人員從事這項工作，也沒有安排現(xiàn)有人員進行培訓(xùn)，導(dǎo)致人員的整體實力較低，人員業(yè)務(wù)能力滯后，會影響檔案管理工作的開展。

（三）缺乏科學(xué)的建檔規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

電子檔案是一種新生事物，在使用過程中會遇到較多的問題，這就需要企業(yè)制定完善標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對工作進行詳細(xì)的管理和約束，進而使得檔案管理工作走向正規(guī)。目前，電力系統(tǒng)檔案管理工作缺乏科學(xué)數(shù)字檔案館的管理標(biāo)準(zhǔn)，甚至一些基礎(chǔ)性的工作也無法有效展開，直接導(dǎo)致電子檔案管理效率降低。

二、電力系統(tǒng)電子檔案管理工作改進策略

（一）建立完善的管理部門，提高分工水平

電力系統(tǒng)的企業(yè)管理者要充分認(rèn)識到電子檔案管理工作的重要性，要建立完善的檔案管理制度，由于電子檔案是一種新生事物，其中出現(xiàn)的問題會比較多，只有成立專門的部門，才能有效地應(yīng)對各種問題的出現(xiàn)，才能將檔案管理工作落到實處。為此，筆者為電力系統(tǒng)提出以下幾個措施，首先要明確各個人員的操作權(quán)限（信息管理、使用權(quán)限），保證電子檔案的安全性（信息加密）；其次要強化負(fù)責(zé)制度（檢查是否按權(quán)使用），要建立嚴(yán)格的上下級管理機制，每個人員、每項工作都需要在管理過程中進行；第三，要對人員進行合理分工，提高員工的工作效率（授權(quán)簡潔）；第四，要強化檔案管理部門與其他相關(guān)部門的關(guān)系，獲得足夠的工作支持；第五積極做到設(shè)計辦公協(xié)同平臺信息與數(shù)字檔案館對接，直接數(shù)字歸檔；第六，要定期向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層匯報工作，及時獲取領(lǐng)導(dǎo)層意見，進而提高管理的科學(xué)性。

（二）增強檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力會直接影響工作的效率，為此，要特別重視工作人員的能力培養(yǎng)，要使得檔案管理人員的整體實力得到提升。首先，電力系統(tǒng)要建立完善的電子檔案管理制度，通過制度的約束作用，讓員工養(yǎng)成正確的工作觀念和習(xí)慣，同時，通過制度的幫助，要理順各個員工的工作關(guān)系，讓員工的工作效率得到提升；其次，要調(diào)整企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展理念，要通過先進的觀念，提高檔案管理工作的整體水平，員工在此過程中，要不斷提高自身的綜合能力，保障檔案管理不出現(xiàn)紕漏。第三，要對工作人員的保密意識、安全意識進行強化，使得員工的工作能力得到提升，在工作過程中，要對員工的工作情況進行監(jiān)督，使其能夠養(yǎng)成正確的觀念，確保電子檔案信息的安全性。電力企業(yè)要定期對員工進行培訓(xùn)，使其能夠得到水平提升，企業(yè)要在員工招聘環(huán)節(jié)進行重視，對員工的綜合素質(zhì)進行考察，從而讓員工能夠為企業(yè)提供更多的幫助。

（三）增加對電子檔案管理的工作投入

電力系統(tǒng)在電子檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)增加資金方面的投入，讓檔案管理工作獲得足夠的支持，例如打印機、高速掃描儀、光盤刻錄機都是必須要具備的設(shè)備，同時，還要重視軟件的升級工作，保證系統(tǒng)的安全性和效率性。在電子檔案工作中，安全問題時最重要的環(huán)節(jié)，需要相關(guān)人員增加安全方面的投入，例如購買安全等級更高的防火墻軟件，加強網(wǎng)絡(luò)設(shè)備自查自檢能力等，通過資金方面的保障，讓檔案管理工作得到進一步提升。

（四）制定完善的工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

電力系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)重視工作制度建設(shè)工作，要對工作中的各種注意事項進行明確，要了解當(dāng)前電子檔案管理工作中常見的問題，要提高檔案的安全性、保密性，要重視員工的分工工作，因此，要對員工的工作情況進行明確，使得各個員工的工作責(zé)任更加明確，要注重不同部門之間的交流工作，使其能夠獲得更多的幫助，制度的約束作用和管理作用是最為明顯和有效的，因此，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視制度建設(shè)工作，要站在檔案管理工作的立場，提出更加及時、準(zhǔn)確、全面的制度建議，讓管理層了解真實情況，具體部門要嚴(yán)格按照制度辦事，并積極為制度建設(shè)工作建言獻策，從而讓制度的先進水平得到提升，電力系統(tǒng)內(nèi)部各企業(yè)之間要建立統(tǒng)一的檔案管理權(quán)限制度，要通過合理的制度，提升檔案的利用價值?？傊诂F(xiàn)代社會中，電子檔案管理工作是未來檔案工作發(fā)展的主要方向，電力企業(yè)非常需要檔案管理工作，因此要重視電子檔案的改革工作，提升管理的效率和水平。在電子檔案管理工作中，要明確部門分工，要建立完善的責(zé)任制度，還要選拔和培養(yǎng)優(yōu)秀的員工，為管理工作提供更加堅實的人才基礎(chǔ)，還要追加檔案管理投入，使得管理工作能夠順利進行，希望電力企業(yè)能夠高度重視電子檔案管理工作，從根本上提升管理水平，從而為企業(yè)發(fā)展提供更強的動力。

參考文獻：

[1]孟凡蕾.強化檔案意識,提升檔案管理水平[J].黑龍江科技信息,2011,31.