導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理的要求，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

水文檔案是在水文觀測活動中產(chǎn)生并歸檔的原始觀測材料。水文檔案反映水文氣象、陸地水文、海洋水文、水文地質(zhì)等不同領(lǐng)域長期觀測積累的水文變化和洪水旱情預(yù)報的情況，為水利和其他國民經(jīng)濟建設(shè)部門提供基礎(chǔ)資料。由于水文檔案資料涉及到的領(lǐng)域多，應(yīng)用水文資料的行業(yè)廣，做好水文檔案管理工作形勢比較嚴峻，隨著信息化的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)、人為、直接和間接管理都可能會發(fā)生工作管理不到位的情況，這給做好水文檔案管理工作帶來了很大的難處，筆者結(jié)合自己所在單位的情況，提出以下做好水文檔案工作的措施。

一、實行工作管理責(zé)任制

（一）建立法律追究責(zé)任制。單位領(lǐng)導(dǎo)干部負責(zé)人要擔(dān)負起本單位檔案基本工作管理全面責(zé)任制，重視和關(guān)心本單位檔案管理工作，對那些疏于管理，或在管理工作方面失職，不認真履行管理工作規(guī)范的領(lǐng)導(dǎo)干部實行責(zé)任追究制。還要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國水文條例》，視情節(jié)輕重，依法追究法律責(zé)任。

（二）落實行業(yè)內(nèi)部責(zé)任制。在水文部門提供給各行各業(yè)的《水資源論證報告》《水文分析計算報告》《工程水文分析報告》中，要利用水文檔案基礎(chǔ)資料進行數(shù)據(jù)分析，并把成果編入報告，才能充分說明所分析研究的項目論證報告。在做某個項目報告中可能涉及一部分重要資料，如果這類報告管理工作制度跟不上，報告中部分水文資料可能會造成間接性失誤，這就要求我們必須從源頭上做好水文檔案管理工作，落實行業(yè)內(nèi)部責(zé)任制，加強規(guī)范化管理。

二、健全檔案管理制度。

（一）常規(guī)制度。結(jié)合本單位水文檔案管理的具體情況，制定好本單位的對外服務(wù)制度：一是水文檔案資料的性質(zhì)確定、變更和解除制度；二是信息及網(wǎng)絡(luò)載體管理制度；三是信息系統(tǒng)和信息設(shè)備管理制度；四是水文資料信息公開提供審查制度；五是領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理督查、督辦制度；六是檔案管理人員各方面業(yè)務(wù)知識教育和管理制度；七是管理工作實行年終責(zé)任考核制度等常規(guī)性制度。

（二）日常制度。在單位內(nèi)部做好日常檔案管理制度，如水文資料年終整編成果歸檔制度，歷年資料查（借）閱登記制度，檔案資料復(fù)印、摘抄、錄制等日常管理制度。

三、完善檔案管理防護措施

（一）防護措施到位。檔案管理工作的本質(zhì)特征決定了工作必須以防范為主，把工作重點放在預(yù)防上，做到防范于未然，最大限度地減少檔案資料遺失、損壞等事件發(fā)生，加強人防、物防、技防相結(jié)合的綜合防范體系。

（二）技術(shù)措施到位。加強對整個水文系統(tǒng)計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的管理：一是要實行分級保護，信息系統(tǒng)要按照規(guī)定的程度不同，采取不同強度的管理措施。二是計算機技術(shù)防護，設(shè)施、設(shè)備要按照國家標(biāo)準(zhǔn)及水文行業(yè)信息系統(tǒng)同步規(guī)劃、同步建設(shè)、同步運行。三是要明確在計算機操作規(guī)程中禁止事項。四是明確網(wǎng)絡(luò)運營商、提供儀器設(shè)備服務(wù)商雙方的法律責(zé)任，建立規(guī)范審查，嚴防因網(wǎng)絡(luò)、儀器設(shè)備問題損壞檔案資料事件發(fā)生。

（三）人防措施到位。水文行業(yè)內(nèi)部檔案管理工作主觀因素取決于人，物防、技防，不如人防，只有政治思想X悟高，工作責(zé)任心強，警惕性高的人才能防止水文檔案不遺失損壞。

（四）物防措施到位。物防也就是物理隔離，運行設(shè)施、設(shè)備放置場所要符合水文行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，要保證信息的完整、可用、可控性。計算機在購買前必須是未使用過的，沒有聯(lián)接過互聯(lián)網(wǎng)的，最好是國產(chǎn)的，這樣才能做到萬無一失。

（五）技防措施到位。單位計算機處理涉及水文檔案信息時，設(shè)施、設(shè)備技術(shù)防護沒有達到高標(biāo)準(zhǔn)要求，存在的安全隱患和漏洞的要責(zé)令停止使用。

四、開展檔案管理宣傳教育

（一）加大檔案管理工作宣傳力度。由于水文工作行業(yè)的特殊性，水文檔案從開始到形成成果，是一個漫長的過程，在收集整編的過程中要經(jīng)過很多道工序環(huán)節(jié)，涉及的水文資料及人員很多，擴大了我們工作知悉范圍，要抓好水文檔案管理工作，只有按照《水文行業(yè)技術(shù)規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，加大檔案管理工作宣傳力度，讓每一位涉及到水文資料的人從思想上認識到位，這樣才會取得實效。

（二）加強檔案管理工作教育培訓(xùn)。單位應(yīng)定期對工作人員特別是領(lǐng)導(dǎo)干部和人員進行新形勢下的法律法規(guī)、專業(yè)技術(shù)防范知識等方面的教育培訓(xùn)，以增強檔案管理意識和保護技能。對從事檔案管理工作人員，要加強對新修訂的《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國水文條例》等相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，或講解一些實際案例作為教育學(xué)習(xí)材料，利用集中授課方式、個人自學(xué)方式等多種學(xué)習(xí)方式開展檔案管理宣傳教育培訓(xùn)。讓傳統(tǒng)檔案管理工作觀念向新時期檔案管理工作觀念轉(zhuǎn)變，進一步提高針對性和實效性，從而做好水文檔案管理工作。

篇2

一、煤田地質(zhì)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是現(xiàn)代化建設(shè)的需求

1.以往煤田地質(zhì)技術(shù)資料檔案的歸檔、保存及檢索方式以手工為主，影響了地質(zhì)測試技術(shù)資料檔案的應(yīng)用效率及測試技術(shù)資料的價值發(fā)揮，特別是建國初期及六十、七十年代的資料檔案。手工整理其方式趨于落后，查閱起來效率低，且同一時段、同一資料只能有一人借閱，而且技術(shù)檔案已易損毀或遺失。

2.現(xiàn)代化信息技術(shù)使煤田地質(zhì)測試技術(shù)檔案能及時歸檔，從而促進信息資源能夠得到及時的資源共享。在年終歸檔時，只需向其地質(zhì)檔案館移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)降刭|(zhì)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)原件即可，從而使地質(zhì)檔案工作人員減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。

3.煤田地質(zhì)檔案部門出于自身管理需要，使用計算機管理檔案形成了大量的現(xiàn)代化檔案信息，使廣大煤田地質(zhì)勘探人員和工程技術(shù)人員可以不出單位，就能與國內(nèi)的專家進行項目合作，煤田地質(zhì)測試項目技術(shù)數(shù)據(jù)查詢、學(xué)術(shù)交流等。

二、煤田地質(zhì)檔案現(xiàn)代化管理的特點

1.煤田地質(zhì)檔案信息化水平高，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

(1)由于電子文件可利用互聯(lián)網(wǎng)作為傳載工具，這樣就可以方便、快捷將地質(zhì)測試技術(shù)資料存儲起來。

(2)信息技術(shù)促進煤田地質(zhì)檔案資料的利用價值，它能夠真實反映原始資料的基本情況，錄入進去的檔案資料具有相當(dāng)高的可信度，即使在數(shù)據(jù)傳輸過程中出現(xiàn)錯誤也能很容易被發(fā)現(xiàn)，并能夠得到及時的糾正，從而保證數(shù)據(jù)的真實性。

(3)煤田地質(zhì)檔案資料的傳輸速度快，電子文件以二進制比特流的形式傳輸。在局域網(wǎng)上，數(shù)據(jù)傳輸?shù)乃俾氏喈?dāng)驚人。

(4)不受地域性的限制。這個特點使得辦公室的概念成了一個虛擬的概念，這也是我們組建虛擬檔案室的概念基礎(chǔ)。

2.開放利用是煤田地質(zhì)檔案管理的重要宗旨。只有積極利用煤田地質(zhì)測試技術(shù)檔案，才能夠充分體現(xiàn)它的價值所在。煤田地質(zhì)測試檔案是國家軟力量的重要組成部分，它在學(xué)術(shù)、教育以及意識形態(tài)的宣傳領(lǐng)域都有著不可替代的地位。

3.伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的煤田地質(zhì)資料檔案文件。通過計算機掃描，轉(zhuǎn)換成PDF或者其他的電子格式，存儲在計算機中或被刻錄成光盤。由于有了相當(dāng)數(shù)量的電子文檔，極大地方便了煤田地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫的建立、資料的計算機查詢和檔案的深度開發(fā)利用。地質(zhì)檔案館不僅非常注重搜集當(dāng)前形式的電子文檔和紙質(zhì)文檔，而且對歷史文件也進行轉(zhuǎn)換存儲。煤田地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)能夠處理各種類型電子文件，對一些特殊的文件類型，該系統(tǒng)主要是將其成果文件管理起來。使用這些成果文件首先要將成果文件下載到本機用相應(yīng)專業(yè)的解釋軟件執(zhí)行打開這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)對各種類型的檔案進行管理。

三、現(xiàn)代化煤田地質(zhì)檔案管理工作的目標(biāo)

1.構(gòu)建完善的煤田地質(zhì)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，使煤田地質(zhì)檔案信息化建設(shè)基本滿足煤碳資源事業(yè)發(fā)展的要求。

2.引進和合理開發(fā)煤田地質(zhì)檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)，逐步建立方便實用、更新和升級的煤田地質(zhì)調(diào)查基礎(chǔ)信息技術(shù)管理體系和機制，逐步建立煤碳資源動態(tài)監(jiān)測體系，便于煤田地質(zhì)調(diào)查評價信息的總結(jié)、分析、調(diào)查、促進煤田地質(zhì)檔案工作的高效運行和科學(xué)監(jiān)督。

3.合理完善煤田地質(zhì)檔案調(diào)查辦公自動化為目標(biāo)的檔案信息系統(tǒng)。

四、對現(xiàn)代化煤田地質(zhì)檔案管理的幾點建議

1.完善地質(zhì)檔案目錄搜索信息資料庫。積極推動地質(zhì)檔案工作的合理開展。全面整頓和規(guī)范礦產(chǎn)資源勘查開發(fā)秩序。堅決落實《地質(zhì)資料檔案著錄細則》，按照信息化地質(zhì)資料目錄數(shù)據(jù)庫收錄要求，結(jié)合地質(zhì)檔案信息技術(shù)手段，盡快對地質(zhì)檔案進行資料收錄，開發(fā)信息化與數(shù)字化相結(jié)合的地質(zhì)檔案目錄檢索體系，實現(xiàn)地質(zhì)檔案的計算機遠程管理系統(tǒng)。實施地質(zhì)檔案資料的合理應(yīng)用。提高地質(zhì)資料認知、資源勘查和地質(zhì)勘探水平。提升地質(zhì)檔案裝備水平。提高現(xiàn)有地質(zhì)檔案利用的效率，增強礦產(chǎn)資源勘查、收錄技術(shù)和地質(zhì)檔案信息資料的研究開發(fā)能力，充分發(fā)揮地質(zhì)檔案資料在地質(zhì)科技領(lǐng)域的作用。

篇3

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-3973（2013）010-176-02

1 引言

進入新世紀(jì)以來，計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，現(xiàn)代社會正逐步向信息化、數(shù)字化時代轉(zhuǎn)變?？萍紮n案在企業(yè)或公司中占據(jù)著相當(dāng)重要的地位，在經(jīng)濟技術(shù)的推動下，工作環(huán)境也變得日益復(fù)雜，檔案管理工作的作用逐漸突出，尤其是科技檔案管理。由于管理工作復(fù)雜，工作量多，加大了管理難度，在當(dāng)前信息化、數(shù)字化時代，必須引進信息化管理，對其中出現(xiàn)的問題及時予以解決，從而為公司企業(yè)管理提供依據(jù)。

2 科技檔案和科技檔案管理

2.1 科技檔案

所謂科技檔案，即是指與生產(chǎn)技術(shù)等相關(guān)的各種形式的資料，一般分有基建檔案、農(nóng)工生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案及科研醫(yī)療檔案等?？萍紮n案有其特殊性，可表現(xiàn)為以下幾點：（1）和普通檔案相比，科技檔案專業(yè)性較強，主要體現(xiàn)在內(nèi)容性質(zhì)和形成領(lǐng)域等；（2）科技檔案種類繁雜，特點顯著，其多元性主要是因為生產(chǎn)活動的專業(yè)性造成的；（3）科技檔案還具備成套性和實用性。在企業(yè)中，作為一種知識儲備，科技檔案能夠為企業(yè)提供相關(guān)資料和情報，提升企業(yè)的生產(chǎn)力，進而增加企業(yè)經(jīng)濟效益。

2.2 科技檔案管理

科技檔案管理指的是利用一定的方法和模式對科技檔案進行管理，以保證其安全性?？萍紮n案管理通常包括以下幾點：（1）收集。對科技生產(chǎn)中形成的資料進行采集，將其集中在專業(yè)管理部門進行管理，以便最終實現(xiàn)科學(xué)管理；（2）整理。對采集到的檔案資料進行處理，按內(nèi)容或形式特點將其分類，以便查閱；（3）鑒定。檔案資料多種多樣，層次有高有低，用途也不盡相同，應(yīng)對其進行仔細鑒別，按照檔案質(zhì)量和保存價值劃分保管等級，沒有實際用處的，應(yīng)處以銷毀；（4）保管。主要是指借助一定的技術(shù)，運用合理的手段和方法，保護檔案的安全和完整，盡量延長其使用壽命，保證其能夠正常發(fā)揮作用；（5）統(tǒng)計。通過一系列相關(guān)參數(shù)對科技檔案的數(shù)量等方面進行分析統(tǒng)計，對其總的狀況能夠?qū)崟r了解，起到監(jiān)督的作用，同時也能夠為下一步發(fā)展提供準(zhǔn)確的數(shù)字依據(jù)；（6）提供利用。指發(fā)揮主觀能動性，創(chuàng)造一些科學(xué)合理的新方法，對科技檔案信息進行深一步開發(fā)，以滿足工作需求。

在21世紀(jì)，現(xiàn)代信息技術(shù)迅速興起，并取得了很大成就，在科技檔案管理中，也開始引進信息技術(shù)，依靠計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化技術(shù)組成一個新的平臺，為科技生產(chǎn)活動提供相應(yīng)的技術(shù)條件，為組織管理工作提供信息依據(jù)，促進企業(yè)的綜合發(fā)展，從而提升企業(yè)的競爭力。

3 科技檔案管理存在的問題

科技檔案管理工作繁重，且需細心，受諸多因素影響，管理中常會出現(xiàn)各種問題。

3.1 管理模式落后

檔案管理有多種方法模式，雖然同是收集整理保管工作，但模式不同，取得的效果也各有所異。在當(dāng)前信息化時代，許多企業(yè)還在使用傳統(tǒng)的管理模式，對新技術(shù)有所忽視，雖然也能進行管理，但效率不高，浪費時間，還容易出現(xiàn)失誤。若采取信息化管理，能夠加快查閱速度，有利于提升工作效率。

3.2 服務(wù)手段滯后

計算機技術(shù)已遍布社會各個角落，還在繼續(xù)發(fā)展，功能也越來越齊全，有些檔案管理部門疏于更新，使用的計算機較老，只能做一些基礎(chǔ)的簡單處理，對于最新的計算機以及相關(guān)設(shè)備（如掃描儀等）則缺乏購置，不能及時進行技術(shù)交流和信息分享，不利于其信息資源的開發(fā)利用。

3.3 服務(wù)方式較為被動

檔案管理部門是為企業(yè)提供一定的服務(wù)的，但方式過于被動，和外界交流不夠，服務(wù)對象和服務(wù)內(nèi)容以及方式范圍等都比較狹隘。

3.4 信息開發(fā)力度不夠

過于依賴檔案的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，而忽略了其實際作用，在查閱檔案時，往往只是記錄使用的目的，沒有更深的解析，以致于良好的信息反饋機會錯失。在引進實例時，沒有將其進行匯編并重返社會，以致于邊研工作跟不上，而信息是不斷變化的，邊研工作無法滿足要求，在信息資源開發(fā)這方面，尚有欠缺。在新的形勢下，檔案管理部門要想提升管理效率，必須綜合考慮，從思想、組織、管理、服務(wù)等多方面進行管理。

3.5 管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

在部分檔案管理部門，有些管理員是兼職，由于缺乏專業(yè)技術(shù)和專業(yè)知識，雖然很少犯大錯誤，但對一些細節(jié)往往處理得不夠好。如圖書館檔案管理室，多是由學(xué)生兼職，在管理中，由于長期借閱，或受檔案室內(nèi)環(huán)境影響，檔案易出現(xiàn)損壞等現(xiàn)象，學(xué)生很少會因此而重視。另外，檔案管理人員對實際的生產(chǎn)情況并不了解，再加上態(tài)度不認真，在進行采集的過程中，可能會漏掉，以致于資料殘缺不全。

4 針對科技檔案管理中出現(xiàn)問題的對策

4.1 轉(zhuǎn)變觀念

首先應(yīng)對科技檔案管理加以重視，尤其是領(lǐng)導(dǎo)階層，務(wù)必要加強檔案信息化建設(shè)，將其納入企業(yè)檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃范圍內(nèi)，實行崗位負責(zé)制，對員工進行績效考核。檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，保證有組織、有計劃的管理，以免出現(xiàn)混亂。相關(guān)建設(shè)經(jīng)費應(yīng)算入年度財務(wù)預(yù)算，并考慮增加檔案的保管數(shù)量，引進先進的技術(shù)手段，加大成本投入，購置高性能的計算機，其他設(shè)備如掃描儀、服務(wù)器等設(shè)備也應(yīng)配置齊全。

4.2 創(chuàng)新組織機構(gòu)

檔案管理需有專門的檔案室和專業(yè)的檔案管理人員，同時建立一套完善的管理制度，并嚴格執(zhí)行。對于檔案管理人員，除了基本的專業(yè)知識考核，還應(yīng)培養(yǎng)其綜合能力，通過培訓(xùn)，保證每個管理人員都能夠?qū)τ嬎銠C有個深刻了解，并熟悉掌握實踐操作技能，并提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和道德素質(zhì)，實現(xiàn)手工型向技術(shù)型的轉(zhuǎn)變，并進一步發(fā)展。

4.3 改變管理模式

為保證檔案的完整性和便捷性，應(yīng)采取統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的管理體制。在本單位中，盡量實行宏觀領(lǐng)導(dǎo)，對所屬單位，主要起監(jiān)督、檢查作用，并予以一定的指導(dǎo)，防止出現(xiàn)檔案散化管理的情況。在管理機制方面，總經(jīng)理負責(zé)整個管理，總工程師分管，技術(shù)和檔案部門齊抓共管，實行責(zé)任承擔(dān)制，將責(zé)任真正落實。管理方式尤為重要，為充分發(fā)揮科技檔案的效用，應(yīng)實行科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，積極引進計算機技術(shù)和信息化技術(shù)，加大信息化建設(shè)的力度，合理利用信息資源，從實體保管模式向數(shù)字化保管模式逐漸轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)數(shù)字化、信息化管理。

4.4 改變管理方法

合理的方法在檔案管理中起著異常關(guān)鍵的作用，在信息化科技檔案管理中，首先應(yīng)選擇適宜的檔案管理軟件，不管是系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、管理模塊，還是與辦公自動化系數(shù)數(shù)據(jù)接口，都要達到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。注意數(shù)據(jù)信息在數(shù)據(jù)庫中的錄入，做好目錄檢索，方便以后的查詢維護工作，通過查找目錄及掃描等方式，實現(xiàn)科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，逐步完成信息化建設(shè)。

4.5 改變服務(wù)方式

手工式的管理方式顯得比較被動，為實現(xiàn)主動服務(wù)，需對服務(wù)方式進行創(chuàng)新?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)可以不受地域空間限制，同時開通在線服務(wù)，實現(xiàn)信息資源的高度共享，工作效率提升，使科技檔案的保密性得到良好的保障，并可以隨時進行交流，從而促進企業(yè)提高競爭力，實現(xiàn)主動服務(wù)。

4.6 做好檔案保護工作

雖然信息化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字化，在線查閱，但有些檔案以紙張或其他實體形式保管為佳。而紙張一旦受潮或其他原因影響，再加上頻繁的借閱，容易出現(xiàn)破損，借閱者需小心謹慎，禁止亂涂亂畫。如有破損，管理人員應(yīng)盡量修復(fù)，并隨時保證檔案室的環(huán)境適合檔案資料的保管。

5 結(jié)束語

科技檔案對企業(yè)起著十分重要的作用，加強管理，可以進一步挖掘檔案的價值，掌握其有用信息，并加以利用。隨著經(jīng)濟技術(shù)的發(fā)展，檔案管理方式也應(yīng)改進，在信息化的大環(huán)境下，應(yīng)引進計算機技術(shù)、信息化技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，逐漸實現(xiàn)信息化的科技檔案管理。

參考文獻：

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篇4

現(xiàn)階段，國家人事檔案管理體制存在諸多有待改革和改進的地方，一是多頭管理，存在著嚴重的分散性，隸屬混亂，參加主管人事檔案的部門有組織、人事、勞動、民政等，兼管人事檔案的部門還有教育、醫(yī)療衛(wèi)生等部門。二是管理體系上仍為傳統(tǒng)干部檔案、工人檔案和學(xué)生檔案三大類構(gòu)成。三是管理模式上實行封閉式管理，從維護人事檔案真實性、準(zhǔn)確性、保密性等方面因素的綜合考慮，人事檔案不對本人開放，多數(shù)公民難以接觸到人事檔案，人事檔案的利用效益非常低。學(xué)校人事檔案作為一種信息源，在學(xué)校人才管理中有著它的特殊作用。學(xué)校的人事檔案管理由于受國家人事檔案管理的傳統(tǒng)觀念及其他諸多因素影響，其管理模式也相應(yīng)存在以下幾個主要問題：

一是學(xué)校人事檔案內(nèi)容信息量少。

學(xué)校人事檔案包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團材料、獎勵材料、處分材料、職務(wù)職稱工資材料等十大類材料，內(nèi)容信息量小、實用性較差，不能適應(yīng)現(xiàn)階段人才開發(fā)的要求。反映個人經(jīng)歷、家庭情況及社會關(guān)系等方面的內(nèi)容較多，反映個人工資變動、職稱評聘、黨團組織的材料比較齊全，而反映個人的德才表現(xiàn)、政績才能、管理能力的材料較少，能反映個人人才類型、技術(shù)專長、心理素質(zhì)等個性特點的內(nèi)容更微乎其微，因此人事檔案在利用時，只能提供一些膚淺的人才情況，滿足不了培養(yǎng)、選拔、使用人才的實際要求。

二是學(xué)校人事檔案管理分散化和非專業(yè)化。

體現(xiàn)在各個學(xué)校沒有統(tǒng)一由上級主管部門進行人事檔案集中管理，各個學(xué)校還通常根據(jù)各管理部門職能的不同，將教師的有關(guān)材料分散在幾個部門管理。例如，教務(wù)部門管理反映教師業(yè)務(wù)水平、教學(xué)能力、教學(xué)任務(wù)完成情況、教學(xué)獎懲情況的教學(xué)業(yè)務(wù)檔案材料，科研部門管理反映教師教材開發(fā)、、教科研立項的科研檔案材料，人事處管理反映教職工社會經(jīng)歷、政治面貌、獎懲、薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散、非專業(yè)管理不僅易造成檔案材料的損壞，而且造成人事管理體制的混亂，并且破壞了人事檔案的完整性。

三是學(xué)校人事檔案管理方法落后、手段陳舊。

目前很多學(xué)校人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實現(xiàn)人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。四是學(xué)校人事檔案管理投入不足。體現(xiàn)在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設(shè)施，與檔案安全保管要求差距很大。人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高。另外，人員配備不足，檔案室很少設(shè)置有專職的檔案管理人員，少數(shù)有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技術(shù)培訓(xùn)；兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行管理，導(dǎo)致學(xué)校人事檔案建設(shè)滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行。五是學(xué)校人事檔案過度實行內(nèi)向型、封閉式的模式。受國家人事檔案管理政策限制，由于保密觀念的束縛，學(xué)校很難對人事檔案進行信息開發(fā)，更談不上與其他單位實現(xiàn)人才信息的“互通有無”。

二、如何建立適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理體制

我們應(yīng)該從具有個性的人事檔案材料入手，加大學(xué)校人事檔案管理投入，建立一支高素質(zhì)的管理隊伍，努力提高人事檔案材料的質(zhì)量。同時，要緊緊抓住學(xué)校人事檔案管理的難點問題，改分散多頭管理為集中統(tǒng)一管理，建設(shè)區(qū)域性人事檔案管理中心，加快學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)，建立社會化開放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開放，爭取早日建立起適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理體制，為人才開發(fā)提供更有價值的信息，讓人事檔案更好地服務(wù)社會。

篇5

[中圖分類號] G633.91 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 16746058（2016）170115

實驗室是開展實驗教學(xué)的主陣地，是學(xué)校教育教學(xué)工作的重要組成部分。實驗室規(guī)范管理是實驗教學(xué)順利開展的基礎(chǔ)，而檔案管理是實驗室管理中的重要環(huán)節(jié)，但又是薄弱環(huán)節(jié)。為此，對我縣中小學(xué)實驗室的檔案管理（包括賬目管理、儀器使用管理、實驗教學(xué)管理等）作出了統(tǒng)一的要求，現(xiàn)提出供同行商榷。

一、儀器的賬目管理

我們強調(diào)所有的儀器都要及時登記入冊，使賬目明了。登記儀器的賬冊有：儀器檔案總冊和明細卡?；瘜W(xué)藥品不用記入檔案總冊和明細卡中，其屬低值易耗品，應(yīng)另造冊登記。是上級配發(fā)的儀器要有調(diào)撥單（裝訂成冊保存）。要做到賬賬相符，賬物相符，單據(jù)完整，記賬正確。針對部分實驗員記賬過于簡單和不會記的問題，我們做了詳細的記賬填寫規(guī)定。

1.儀器檔案明細卡的使用

（1）檔案明細卡：反映每種儀器的數(shù)量、金額及變動原因，要求記錄每種儀器的類別、編號、名稱、規(guī)格型號以及購進或損耗、丟失的日期、單價、變動數(shù)量、儀器的結(jié)存情況等。

（2）應(yīng)按配備標(biāo)準(zhǔn)中儀器的分類和編號順序分頁記賬，并按順序裝訂成冊，然后裝上封面和封底。

（3）明細卡每頁只填寫一種同名稱同規(guī)格的儀器，不同規(guī)格的同種儀器也要分頁登記。記錄完正面接著用背面。

（4）除“產(chǎn)品代碼”和“憑證字號”不詳可不填寫外，其余各項均應(yīng)按要求填寫清楚。

（5）注意成套儀器其“配件”要記錄清楚。

（6）“日期”指該種儀器購進或損壞、丟失或清點時的日期。

（7）“摘要”欄主要說明儀器的來源或變更的原因，填寫時應(yīng)簡明扼要，如“縣站調(diào)撥”“學(xué)校自購”“自制”“損壞報廢”“丟失”“清點”“移交”等。填寫“清點”時，不要同時填寫“報廢”，可以先填寫“報廢”，另起一欄再填寫“清點”。每填寫一次“摘要”欄，相應(yīng)的其他各欄目應(yīng)接著及時填寫清楚。每行都要填寫有結(jié)存的數(shù)量和金額。

（8）屬于調(diào)撥、自購、自制的儀器填入“收入（增加）”欄，屬于報廢、丟失等的儀器填入“付出（減少）”欄。儀器的增加和減少不能填寫在同一行，應(yīng)分開填寫。

（9）“結(jié)存”欄中的“數(shù)量”是指當(dāng)時現(xiàn)有可用數(shù)量（歷年的累計數(shù)），不包含“另有可修結(jié)存數(shù)”的數(shù)量。

2.儀器檔案總冊的使用

（1）儀器檔案總冊：反映儀器的總件數(shù)和總價值及每年的變動情況。主要記錄每種儀器各學(xué)年度配備的情況。

（2）按照學(xué)校的配備類別，根據(jù)儀器配備標(biāo)準(zhǔn)“基本”欄目中相應(yīng)的量，填寫好各種儀器的配備標(biāo)準(zhǔn)數(shù)。

（3）“現(xiàn)有數(shù)”系指首次填寫本冊時實有的儀器數(shù)，它包括“可用數(shù)”和“可修數(shù)”（未報廢、修好可用）兩部分。其中“可修數(shù)”系指《明細卡》中的“另有可修結(jié)存數(shù)”的數(shù)量。

（4）“增加數(shù)”欄填當(dāng)年購置增加的儀器，增加一次填入“1欄”，增加2次填入“2欄”?！皽p少數(shù)”欄填當(dāng)年報廢、丟失的儀器。

（5）每學(xué)年度終清點實物一次，把每種儀器的累計數(shù)填入“累計數(shù)”欄（第一年的累計數(shù)=現(xiàn)有數(shù)+增加數(shù)-減少數(shù)；以后各年的累計數(shù)=上年的累計數(shù)+本年增加數(shù)-本年減少數(shù)）。因此，每學(xué)年度終必須清點實物一次，核查出每種儀器的累計數(shù)和金額（金額數(shù)從明細卡中算出），最后統(tǒng)計出本學(xué)科儀器的總價值，寫在封面相應(yīng)的年份內(nèi)。即使當(dāng)年沒有增加或減少，也要把上一學(xué)年度的數(shù)據(jù)移下來。

（6）檔案總冊以外的儀器另造冊登記。

（7）總冊的數(shù)目與明細卡的數(shù)目要相一致，與實物數(shù)相一致。做到賬賬相符，賬物相符。

即《總冊》《明細卡》

“增加數(shù)”=“收入（增加）”

“減少數(shù)”=“付出（減少）”

“累計數(shù)”=“結(jié)存”+“另有可修結(jié)存數(shù)”

“可修數(shù)”=“另有可修結(jié)存數(shù)”

（8）學(xué)校自制的教具、學(xué)具應(yīng)集中上柜，核算成本后單獨登記造冊。

（9）明細卡的填寫式樣（以托盤天平為例）：

（10）總冊的填寫式樣（以托盤天平為例）：

二、儀器的使用管理

儀器使用管理的主要工作是做好儀器設(shè)備的使用發(fā)放和回收及有關(guān)的記錄。儀器的使用記錄檔案是開展實驗教學(xué)的重要依據(jù)，必須及時地、完整地做好有關(guān)的記錄。根據(jù)中小學(xué)校的不同，記錄也有所區(qū)別。

1.所有儀器設(shè)備的領(lǐng)用、外借、回收都必須通過管理人員辦理借還手續(xù)。做到發(fā)放有登記，回收有簽收；按時發(fā)放，限期收回。

2.儀器的使用管理中應(yīng)做好以下有關(guān)記錄：

（1）《領(lǐng)、借、用教學(xué)儀器記錄本》

①凡屬校外開展實驗、本校課外實驗活動和非本學(xué)科課堂實驗教學(xué)領(lǐng)、借用儀器的，必須在此記錄本上做好登記手續(xù)。

②為簡化手續(xù)，方便教學(xué)，本學(xué)科任課教師課堂實驗教學(xué)領(lǐng)用和回收儀器，可直接在《實驗通知單》上辦理簽字手續(xù)，不必再在此記錄本上登記。

③小學(xué)兼職的實驗教師自己上實驗課使用儀器時，也可不在此記錄本上登記，但要登記在《實驗教學(xué)記錄本》的“實驗儀器”欄上。

（2）《實驗教學(xué)記錄本》

凡進行實驗時必須及時記錄開出的實驗情況，詳細填寫《實驗教學(xué)記錄本》中的有關(guān)各項。實驗類型有：演示、分組、觀察、制作、探究、調(diào)查實驗等。

（3）《損壞、丟失、賠償教學(xué)儀器記錄本》

對在實驗教學(xué)中損耗的儀器應(yīng)及時處理。在使用中正常損壞的儀器（消耗品除外）由使用者填寫并簽名，作報廢處理；非正常損壞丟失（由教師和學(xué)生擅自動用或失職或違反操作規(guī)程而造成損壞、丟失）的儀器設(shè)備，要查明原因，如實登記，按規(guī)定賠償。

（4）《教學(xué)儀器維修登記冊》

每修理一件儀器設(shè)備，都必須做好修理記錄。

（5）《實驗通知單》

①每開展一個實驗教學(xué)活動，任課教師都要提前把所需要的儀器設(shè)備開列在“實驗通知單”上，交給實驗教師做好儀器及藥品的準(zhǔn)備工作。

②小學(xué)只有一個兼職實驗教師的，自己上實驗課時可不用填寫實驗通知單，只填寫實驗教學(xué)記錄本。

③把實驗通知單按學(xué)期裝訂成冊存檔保管。

三、實驗教學(xué)的管理

開展實驗教學(xué)，是實驗室建設(shè)和管理的最終目標(biāo)，又是學(xué)校教育教學(xué)工作的重要環(huán)節(jié)，也是評價實驗教學(xué)人員教學(xué)工作的重要指標(biāo)。實驗教學(xué)檔案是實驗教學(xué)管理的重要內(nèi)容，在實驗教學(xué)中我們要著重抓好實驗教學(xué)計劃、實驗教學(xué)分析總結(jié)和實驗教學(xué)記錄等的建立和健全。

1.把實驗教學(xué)內(nèi)容列入學(xué)校的教學(xué)工作計劃中，每個學(xué)期都要制訂有實驗教學(xué)計劃，每個學(xué)期都要有實驗室工作總結(jié)。要求分學(xué)期裝訂成冊。

2.按照教材內(nèi)容和教學(xué)大綱的要求，以表格形式開列課程所有的實驗個數(shù)和實驗形式（實驗類型）：演示實驗、分組實驗、觀察實驗、小制作實驗、探究實驗、調(diào)查、課外實驗等。根據(jù)不同的實驗形式組織開展不同的實驗教學(xué)活動。

3.每做一個實驗，都要有詳細的記錄，記錄在《實驗教學(xué)記錄本》中。是學(xué)生實驗的則要求學(xué)生填寫好實驗報告單。以往填寫實驗教學(xué)記錄本時，很多教師填寫的過于簡單。為此，我們作出了如下的填寫要求：

（1）要求每做一個實驗填寫一頁，同一個實驗不同班級進行的，要分班級填寫，不能合計一頁，每項填寫清楚。

（2）“實驗情況記錄”的填寫，以往實驗教師一般都是寫“效果好”或“完成”等沒有什么參考價值的記錄，為此我們要求所有的實驗情況記錄都要參照以下幾個方面作簡要的有選擇的填寫：①儀器、材料是否準(zhǔn)備充分；②裝置連接是否正確；③操作是否規(guī)范，常見的操作錯誤是什么；④是否獨立完成實驗，有無忙亂和觀望現(xiàn)象；⑤是否有良好的實驗習(xí)慣，實驗后是否按要求整理好儀器；⑥現(xiàn)象是否明顯，讀數(shù)是否正確；⑦課堂紀(jì)律是否良好；⑧實驗效果如何，是否達到了實驗的目的等。

篇6

中圖分類號：G271.6 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）48-0217-01

一.引言

檔案真實的記錄著一切活動，既有歷史資料，也有成長過程的見證。隨著計算機技術(shù)的逐漸成熟和擴展，信息化技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理活動中，提高了檔案管理的科學(xué)性和合理性。在信息化檔案管理條件下，要求館員的素質(zhì)能力得到提升，以滿足信息化檔案管理需要。

二.檔案信息化管理概述

1.檔案信息化管理系統(tǒng)的組成

信息化檔案系統(tǒng)由檔案采集系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)以及網(wǎng)上查閱系統(tǒng)三部分組成。

（1）檔案采集系統(tǒng)：該系統(tǒng)的主要功能是能夠?qū)堎|(zhì)檔案材料進行數(shù)字化采集處理。其具體功能主要為檔案采集、目錄整理、系統(tǒng)維護、檔案審核四方面，同時能夠在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)多個客戶端同時對不通材料檔案進行采集，大大提高了信息采集的效率，在實際應(yīng)用中非常方便、快捷并且高效。

（2）檔案管理系統(tǒng)：該系統(tǒng)的主要功能是能夠?qū)θ耸聶n案材料進行收集、整理、鑒別、統(tǒng)計、轉(zhuǎn)遞、保管、查閱等，主要由信息管理、管理工具、業(yè)務(wù)管理以及系統(tǒng)維護四個部分組成。

（3）網(wǎng)上查閱系統(tǒng)：該系統(tǒng)能夠讓人事檔案資料信息進行網(wǎng)絡(luò)瀏覽查閱，使人事管理更加明朗化。同時，為了保證單位人事檔案資料信息的安全，該系統(tǒng)也采用了多種加密處理方式，能夠保障系統(tǒng)內(nèi)的資料不被破壞或竊取。

2.檔案信息化管理的價值和意義分析

檔案信息化管理是我國現(xiàn)代化高科技不斷發(fā)展的必然結(jié)果。隨著科技的不斷進步，信息技術(shù)對人們工作和生活的影響越來越大，它是人們獲取信息的重要途徑。且隨著計算機專業(yè)軟件的開發(fā)和使用，很多專業(yè)的管理軟件層出不窮，且在實際工作中得到很多的利用。在整個工作流程當(dāng)中需要制定出健全的政策制度，結(jié)合當(dāng)前相關(guān)信息檔案管理工作的難點和原則，同時對今后工作當(dāng)中應(yīng)當(dāng)重點遵循的核心原則，以及基本的指導(dǎo)方向等進行全面和系統(tǒng)化的分析，旨在以此為基礎(chǔ)更好的實現(xiàn)對相關(guān)工作和政策理念的健全完善。在不斷的增強檔案信息化管理工作效益的同時還，需要注重對內(nèi)部人才素質(zhì)的增強，只有這樣才能夠在深層次之上保證檔案信息化管理工作的建設(shè)達到現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)，提升政策制度的工作效益。

三.信息化檔案管理對高素質(zhì)館員的要求

1.檔案管理信息化對檔案工作者提出了新的技能要求

檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是檔案工作的必然趨勢。經(jīng)過實踐證明，檔案信息化可以讓每一個檔案信息的利用者在任何時間、任何地點利用網(wǎng)絡(luò)在檔案管理系統(tǒng)中獲取所需要的檔案資料和信息。檔案信息化一方面能最大限度的提高檔案信息的利用效率，另一方面能有效的提高檔案信息的管理效率。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理檔案可將傳統(tǒng)的文本圖件方式的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，并可使用u盤等不同的存儲介質(zhì)存儲起來，從而使得需要存儲時間較長的檔案信息，通過電子科技的方法，存儲在存儲介質(zhì)中，避免了傳統(tǒng)信息存儲的缺陷，進而讓每一位信息利用著都能準(zhǔn)確快速的獲取所需要的信息。檔案管理信息化對檔案工作者提出了適應(yīng)信息化的新要求，需要檔案工作者熟練運用各種與檔案信息化相關(guān)的電子產(chǎn)品，進行檔案信息的收集、選取、處理分析、儲存和利用。

2.檔案信息化中檔案工作者的信息素養(yǎng)要求

隨著科學(xué)技術(shù)的進步，信息化的快速發(fā)展對于促進檔案信息化有了全面的探究，引出了信息素養(yǎng)的概念，信息素養(yǎng)在檔案信息的管理和利用過程中的意義也變得越發(fā)重要起來。怎樣在信息化的環(huán)境當(dāng)中提高檔案工作者的信息素養(yǎng)也成為檔案工作中需要重視的方面之一。對信息素養(yǎng)的理解主要包括：對信息的真實性和準(zhǔn)確性具備精確的判別能力；能夠做到對信息的高效管理和利用。概括起來就是能夠識別需要什么信息，并且知道怎么獲取信息，怎么管理和利用獲取的信息。信息素養(yǎng)的相關(guān)領(lǐng)域很廣泛，是需要具有特定的素養(yǎng)的，它涉及范圍很寬的知識，包括社會上的、經(jīng)濟上的、法律上的、資源上的、電子科技方面等，和很多種學(xué)科領(lǐng)域都有著莫大的關(guān)系。檔案信息化需要以工作者的信息素養(yǎng)為基礎(chǔ)，了解信息技術(shù)的原理，熟悉信息技術(shù)的使用方法。信息素養(yǎng)的關(guān)鍵是信息獲取、傳播 、處理，包含信息利用在內(nèi)，相關(guān)的領(lǐng)域更廣泛。它是一種熟悉、獲取、評價和利用信息的能力素質(zhì)，既需要運用熟練的信息技術(shù)，也需要工作者有具體的判別和分析能力來做好檔案信息化的工作。

四.信息化檔案管理館員素質(zhì)培養(yǎng)策略

1.提升綜合素質(zhì)

首先從提高管理人員綜合素質(zhì)開始，管理人員要不斷強化信息化管理工作意識，在工作中積極努力學(xué)習(xí)計算機技術(shù)，掌握基本的操作方法，這樣才能開展實踐工作。單位要定期對管理人員進行培訓(xùn)，并且要開展培訓(xùn)評估工作，對于進步明顯的員工進行獎勵，實現(xiàn)工作人員內(nèi)部的優(yōu)勝劣汰，應(yīng)當(dāng)加強檔案管理工作的同步管理控制，同步的建設(shè)相關(guān)措施，嚴格的進行項目的審核與研究，同時還應(yīng)當(dāng)在技術(shù)的發(fā)展過程之中增強資金的投入力度，依靠技術(shù)的支持，依靠規(guī)范化的管理和運行，還應(yīng)當(dāng)加強對檔案管理工作的分析。需要注意的是當(dāng)前檔案信息安全管理是相關(guān)項目建設(shè)的重點和難點，在實踐的工作之中應(yīng)當(dāng)結(jié)合傳統(tǒng)工作的經(jīng)驗，對于相關(guān)技術(shù)文件，還應(yīng)當(dāng)進行一定程度上的修改和補充，常見的諸如工作檔案以及人事檔案等等，在存儲的過程之中應(yīng)當(dāng)嚴格的遵循方便后期修改的基本原則，而對于一些合同性的文件，在實踐當(dāng)中不僅需要對其中的關(guān)鍵層面內(nèi)容進行分析同時還應(yīng)當(dāng)結(jié)合今后的改革方向?qū)崿F(xiàn)對政策的完善和補充，更好的促進檔案信息化管理邁向新局面和新階段。則應(yīng)當(dāng)保證其存儲格式的科學(xué)性，保證后期查閱資料的方便與快捷，這一點是當(dāng)前檔案管理工作的基本原則。

2.檔案工作者要再提高認識

檔案工作者要切實提高認識，真正認識到檔案管理工作的重要性，切實意識到提高自身素質(zhì)對檔案管理信息化發(fā)展的關(guān)鍵作用。要全面認識檔案特別是信息化社區(qū)檔案的價值作用，擺正心態(tài)、樹立責(zé)任意識，切實找差距、補不足，轉(zhuǎn)換角色應(yīng)對信息技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)，要自覺學(xué)習(xí)先進知識、信息技術(shù)以及現(xiàn)代管理等知識，努力掌握好外語和應(yīng)用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，堅持長時間多種類學(xué)習(xí)，讓自己可以順利應(yīng)對檔案管理信息化的要求。

3.在職檔案人員培訓(xùn)要再強化

檔案工作者素質(zhì)的提高除自身因素之外，也需要領(lǐng)導(dǎo)多提供學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機會。領(lǐng)導(dǎo)者要多渠道、高頻率為檔案工作者提供學(xué)習(xí)機會：第一，檔案工作者座談會，通過定期或不定期組織不同社區(qū)的檔案工作者進行經(jīng)驗交流，讓經(jīng)驗多的、技術(shù)能力好的檔案管理員帶動經(jīng)驗少的、技術(shù)能力不好的檔案管理員。第二，組織檔案管理人員到高校學(xué)習(xí)檔案采集、處理與數(shù)據(jù)庫加工、信息技術(shù)及計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)計與開發(fā)等技術(shù)知識。第三，組織專家對檔案管理者進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要根據(jù)檔案信息分析、研究和咨詢等分門別類進行培訓(xùn)，通過培訓(xùn)，要達到培訓(xùn)人員系統(tǒng)掌握計算機基礎(chǔ)知識，并能將計算機技術(shù)應(yīng)用于檔案工作流程，熟練使用各種應(yīng)用軟件的要求。第四，經(jīng)常組織檔案工作者學(xué)習(xí)座談會，實現(xiàn)檔案工作者具有較全面的知識結(jié)構(gòu)以及敏銳的信息意識、良好的信息道德、較強的信息能力的目標(biāo)，切實推動適應(yīng)檔案資源信息化的建設(shè)和正常運行。

結(jié)束語

檔案管理者的綜合素質(zhì)能力，決定著檔案管理的科學(xué)性和合理性，信息化檔案管理時代，要求館員及時更新知識，學(xué)習(xí)信息化管理技術(shù)，逐步提高管理水平。

篇7

1、對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

2、人事檔案交接手續(xù)不嚴密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調(diào)動工作時，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有人認為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓(xùn)不到位等現(xiàn)象。

3、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時、準(zhǔn)確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現(xiàn)實情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。

4、檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)。

5、檔案管理人員對人事檔案重要性認識不足。認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導(dǎo)致人事檔案材料不全或缺失。

二、人事檔案管理對策及思考

1、嚴格按程序交接。人事檔案交接是一項認真細致、手續(xù)嚴密、責(zé)任重大的工作，應(yīng)按程序辦理。檔案交接手續(xù)：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對借出的檔案要及時催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時歸檔；四是按檔案移交要求進行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊、頁數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負責(zé)。

2、強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。強化領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識，完善檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機、檔案密集架和電腦。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。檔案管理是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關(guān)，因此應(yīng)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動性，從根本上確保人事檔案材料準(zhǔn)確完備、及時歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實可靠。

3、健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

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二、醫(yī)院檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理工作越來越重要，對檔案工作人員也提出了更多更高的要求，檔案工作人員只有不斷提高自身綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)醫(yī)院工作發(fā)展的需要。

檔案專業(yè)工作人員的政治素質(zhì)。檔案專業(yè)工作人員必須具備社會上各類專業(yè)工作人員所應(yīng)共同具備的基本政治素質(zhì)，即堅持四項基本原則，熱愛黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅決執(zhí)行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀(jì)律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻身精神。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，因此，檔案專業(yè)工作人員尤應(yīng)具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質(zhì)。同時，檔案工作的服務(wù)性特點還特別要求檔案專業(yè)工作人員應(yīng)具有良好的為人民服務(wù)的精神。

檔案專業(yè)工作人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案專業(yè)工作人員應(yīng)該安心本職工作，熱愛檔案事業(yè)，有較強的事業(yè)心，懂得文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻編纂學(xué)、檔案保護技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識，熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的各項法規(guī)和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作；能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識以及其他專業(yè)知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。

檔案專業(yè)工作人員的知識素質(zhì)。檔案工作人員必須具有中等以上文化水平，除了掌握檔案學(xué)基本知識以外，還要掌握與自己所從事的專業(yè)工作相近的其他專業(yè)知識。

三、檔案管理人員整體素質(zhì)存在的主要問題

當(dāng)前，由于受重視程度不高、資金投入不足等諸多因素制約，我國檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，主要問題包括以下幾點：

部分檔案工作人員的思想道德素質(zhì)較低，對工作缺乏事業(yè)心和責(zé)任心。隨著改革開放的深入推進和社會主義市場經(jīng)濟建設(shè)的不斷加快，人們的思想觀念和價值取向發(fā)生了深刻的變化。部分檔案工作者自認為經(jīng)濟收入、物質(zhì)條件和社會地位與一些行業(yè)相差甚遠，思想上形成極大反差，道德觀念也發(fā)生了動搖，導(dǎo)致事業(yè)心不強，職業(yè)情感淡薄，奉獻意識與敬業(yè)精神欠缺，不注重提高職業(yè)道德修養(yǎng)，業(yè)務(wù)上不精益求精，缺乏知識更新的主動性與自覺性，嚴重影響了檔案管理水平的持續(xù)提升。

部分檔案工作人員專業(yè)知識匱乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。近年來，雖然檔案管理隊伍中本科以上學(xué)歷人員在不斷增多，但真正具有檔案專業(yè)學(xué)歷的人員微乎其微，大多都是“半路出家”，要通過自學(xué)和一定的工作實踐才能對檔案專業(yè)知識有所了解，不少單位的檔案管理人員中，具有中高級專業(yè)技術(shù)職稱的人數(shù)所占比例偏低。檔案工作人員的素質(zhì)不高，直接影響了新技術(shù)、新方法在檔案管理中的使用和推廣，極大阻礙了檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

管理方法陳舊，缺乏創(chuàng)新意識。由于很多單位對檔案管理隊伍建設(shè)的重視程度較低，很少提供外出交流學(xué)習(xí)的機會，工作人員的檔案管理方法無法得到及時更新，服務(wù)效率持續(xù)低下。有些單位的檔案管理人員老化，思想懈怠、因循守舊、不思進取，甚至不能熟練操作計算機，仍然采用手工檢索、人工操作等原始手段，使檔案管理的工作創(chuàng)新舉步維艱。

四、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)的途徑

加深對提高政治素質(zhì)的認識。良好的政治素質(zhì)是檔案人員的內(nèi)在要求。檔案工作者必須學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策和科學(xué)理論，使業(yè)務(wù)工作始終保持正確的政治方向，要有高度的組織性、紀(jì)律性，遵守規(guī)章制度，堅決杜絕失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。該文原載于中國社會科學(xué)院文獻信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報》雜志http：//總第539期2014年第07期-----轉(zhuǎn)載須注名來源要加強檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，把信息化建設(shè)作為檔案專業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育的重點內(nèi)容納入培訓(xùn)課程基礎(chǔ)科目；把掌握和應(yīng)用檔案信息技術(shù)技能水平作為衡量檔案專業(yè)水平的一個重要指標(biāo)納入各項檔案人員考核范疇；著力培養(yǎng)一批精通檔案信息技術(shù)的管理人才，造就一支政治素質(zhì)高、檔案業(yè)務(wù)精通的管理隊伍。

領(lǐng)導(dǎo)高度重視加大支持力度。隨著市場經(jīng)濟不斷完善，各項社會事業(yè)快速發(fā)展，檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大。這就要求分管領(lǐng)導(dǎo)進一步加強對檔案工作的重視程度，自覺更新檔案意識，對新形勢下高素質(zhì)復(fù)合型檔案人才的迫切需求有一個清醒、深刻的認識，給檔案工作以人員、資金以及政策上的大力支持。在人員方面，一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式提高檔案人員的素質(zhì)；二是通過學(xué)生分配、社會招聘等多種渠道積極吸引高層次檔案專業(yè)人才到檔案部門工作，為檔案工作補充高素質(zhì)人才。在政策方面，把檔案工作納入本單位的工作規(guī)劃，不斷建立和完善檔案工作的各項規(guī)章制度，關(guān)心愛護檔案人員，切實解決他們的實際困難，改善他們的工作環(huán)境和提高其工資待遇。在資金方面，加大投入力度，不斷補充完善各項硬件設(shè)施。

加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)提高素質(zhì)和水平。培訓(xùn)內(nèi)容要因需設(shè)計，將培訓(xùn)內(nèi)容與實際工作相結(jié)合。在安排上，除加強專業(yè)理論知識學(xué)習(xí)外，應(yīng)加大計算機知識的學(xué)習(xí)，重視網(wǎng)絡(luò)知識教育，以適應(yīng)新時期檔案工作的需要。檔案人員的繼續(xù)教育水平在很大程度上決定檔案工作者的素質(zhì)，檔案工作者的素質(zhì)又在很大程度上決定著檔案事業(yè)的總體水平。要樹立檔案教育是終生教育的觀念，廣泛開展多種形式的教育培訓(xùn)，如檔案基礎(chǔ)理論與技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、相關(guān)專業(yè)知識培訓(xùn)等。通過教育培訓(xùn)，完善檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)、培養(yǎng)敏銳的檔案意識以及較強的檔案技術(shù)能力。

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隨著信息時代的到來，檔案管理也呈現(xiàn)出了信息化特點，并開始向現(xiàn)代化過渡。信息化的背景下，檔案的形成、儲存以及傳遞等工作正發(fā)生著改變，這對檔案管理人員的管理素質(zhì)提出了新的要求?？梢哉f檔案管理人員的素質(zhì)，直接決定著檔案工作的水平。

1.信息化形勢下檔案工作的特點

1.1電子檔案的形成

互聯(lián)網(wǎng)為電子檔案的形成和傳輸提供了極大地便利。特別是隨著當(dāng)前人事檔案制度的普遍開展，醫(yī)院新進職工的檔案基本由當(dāng)?shù)氐娜耸聶n案機構(gòu)保管，這讓醫(yī)院從傳統(tǒng)的人事檔案事務(wù)中解放出來。但存在的問題是，醫(yī)院如查詢個人檔案信息，需持單位證明到人事檔案機構(gòu)進行查閱。這在一定程度上給醫(yī)院人事工作帶來了不便。電子檔案以其儲存便捷、查閱方便、信息傳輸高效等特點為解決人事檔案的管理工作提供了有效途徑。醫(yī)院在進行職工人事檔案前，可以根據(jù)需要，通過信息技術(shù)把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息留存，為今后查閱利用等提供便利。

1.2電子檔案數(shù)據(jù)的分析和利用

對醫(yī)院人事檔案實行信息化管理，除了為檔案信息的查詢、儲存以及傳輸提供便利外，更重要的是實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的分析和利用。通過計算機信息檢索系統(tǒng)，對儲存的檔案信息進行檢索、查詢、比較、選優(yōu)、排序、分析、統(tǒng)計和輸出，以對醫(yī)院人才隊伍人員的素質(zhì)狀況、學(xué)歷、年齡結(jié)構(gòu)等進行及時準(zhǔn)確的分析，為醫(yī)院人才預(yù)測提供各種數(shù)據(jù)，為制定相關(guān)政策提供科學(xué)的依據(jù)。同時，對人事檔案數(shù)據(jù)的分析和利用，能夠及時動態(tài)的了解醫(yī)院人力資源信息的變化及發(fā)展趨勢，為人事管理提供同步的信息支持，有效解決了傳統(tǒng)檔案材料利用不便造成的信息滯后帶來的時效性失真。電子檔案通過計算機儲存、加工、傳輸?shù)奶攸c，也大大減少了傳統(tǒng)手工檔案整理和利用發(fā)生錯誤的可能性，提高了檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。

2.當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀

2.1人事檔案管理人員配備呈現(xiàn)隨意性，專業(yè)素質(zhì)難以保證

檔案管理工作是一項業(yè)務(wù)性極強的工作，檔案管理人員需具備一定的檔案專業(yè)背景知識和基本的信息化、電子化的計算機操作、統(tǒng)計分析能力，但往往在人事調(diào)配上，檔案室往往成為安排老職工的場所，難以滿足當(dāng)前信息化下對人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求。

2.2人事檔案管理人員專業(yè)技能不高，檔案信息的開發(fā)和利用尚未實現(xiàn)

調(diào)查顯示，當(dāng)前很多醫(yī)院從事人事檔案管理的工作人員大多是“中途出道”，具有專業(yè)知識的科班出身人員非常少見。而且檔案管理人員往往更換頻繁，缺乏必備的檔案管理專業(yè)知識與技能，很難保證人事檔案管理工作的連貫性與專業(yè)性，更無法適應(yīng)或勝任信息化時代對人事檔案管理的高要求。

2.3人事檔案管理人員主動服務(wù)意識欠缺

傳統(tǒng)人事檔案工作的特點，造成了人事檔案管理長期處于封閉的工作狀態(tài)，檔案管理人員也僅僅是被動的提供查閱、借閱服務(wù)，根本談不上檔案信息資源的開發(fā)利用。隨著人事制度改革的不斷推進，人事檔案資源在管理決策中的價值逐漸顯現(xiàn)出來，檔案管理人員要主動及時的提取人力資源數(shù)據(jù)信息，并對數(shù)據(jù)進行分析，為決策者提供信息參考。這就要求檔案管理人員具有超前、主動服務(wù)的意識，把握信息需求的方向，充分利用好檔案信息資源的作用。

2.4人事檔案管理的安全意識和責(zé)任意識有待加強

人事檔案的內(nèi)容涉及個人功、過等諸方面情況，是組織、人事等部門按照黨的干部政策，正確選拔、使用干部的重要依據(jù)。因此具有較強的保密性。查閱、借用和轉(zhuǎn)遞檔案文件都應(yīng)遵守有關(guān)規(guī)定；檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作必須按規(guī)定做好；任何部門、單位不得隨意涂改、撤換、銷毀檔案材料。除傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管的風(fēng)險外，電子檔案儲存和傳輸中面臨電子數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)安全和潛在威脅的安全問題。

醫(yī)院工作的性質(zhì)決定了它是一個以臨床業(yè)務(wù)為主的工作單位，這就造成了一種錯誤的觀念，認為只有臨床業(yè)務(wù)才是最重要，行政工作是可有可無的，檔案管理工作更是邊緣中的邊緣，很多職工對檔案管理工作認識不足，甚至很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也沒能從思想上認識到檔案工作的重要性，對檔案管理工作的不重視，造成了檔案管理人員非專業(yè)化，安于現(xiàn)狀，不思進取，進而不能主動積極的有所作為。把檔案管理工作只是作為一種“職業(yè)”，一種謀生的手段，缺少工作的激情和責(zé)任感，這樣的工作態(tài)度和環(huán)境往往造成工作人員的工作倦怠，進而影響檔案管理工作的發(fā)展。

3.如何提高檔案管理人員的素質(zhì)探討

3.1檔案管理人員隊伍的整體素質(zhì)有待提高

首先，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好醫(yī)院檔案管理工作的前提，也是提高檔案管理隊伍素質(zhì)的基礎(chǔ)和重要保證。檔案管理人員要首先認識到自己工作的重要意義，積極主動的提高業(yè)務(wù)知識和技能，即使是非檔案專業(yè)出身，從事了檔案管理行業(yè)，就要不斷通過崗前培訓(xùn)、進修學(xué)習(xí)、專家指導(dǎo)等方式，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在配備檔案管理人員的時候，要考慮人員的專業(yè)性和可持續(xù)性，改變現(xiàn)有人員在專業(yè)性、可持續(xù)性上的欠缺。同時，積極開發(fā)利用檔案資源，不斷改變醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和職工對檔案工作的看法，提高對檔案工作的關(guān)注和重視。

3.2檔案管理人員的思想政治素質(zhì)需要提高

人事檔案的內(nèi)容決定了人事檔案管理的嚴肅性，對檔案管理人員的素質(zhì)提出了很高的要求。檔案需要真實的反應(yīng)和衡量個人的諸方面情況，為組織部門考察人員提供參考，因此，良好的政治素養(yǎng)是對人事檔案管理人員的內(nèi)在要求。人事檔案管理人員要不斷加強自身的政治理論學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)黨的方針路線、政策和科學(xué)文化知識，了解國內(nèi)外的形勢，使人事檔案管理工作始終保持正確的政治方向。

3.3提高檔案管理人員的科學(xué)文化素質(zhì)

隨著信息化得發(fā)展變化，檔案的內(nèi)容和檔案的管理的形勢不斷發(fā)生著變化，對檔案管理人員的文化知識提出了挑戰(zhàn)。一方面，信息化形勢下電子檔案的出現(xiàn)，要求檔案管理人員具備計算機輸入輸出以及數(shù)據(jù)分析利用等計算機操作技能。另一方面，隨著現(xiàn)在檔案內(nèi)容的復(fù)雜多變，檔案管理人員對檔案內(nèi)容的分類、甄別提出了挑戰(zhàn)。因此，在新的時代形勢下，對檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提出了更新更高的要求，檔案管理人員要不斷涉獵新的知識領(lǐng)域，完善知識結(jié)構(gòu)，才能適應(yīng)時展對檔案工作的要求。

3.4增強責(zé)任心，發(fā)揮積極主動性

主觀能動性是實踐的基礎(chǔ)。要改變醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，必須發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性，積極主動的工作，增強責(zé)任心。主動的學(xué)習(xí)新方法、新技能，提高檔案工作的效率，轉(zhuǎn)變檔案管理工作的方式方法，增強工作的內(nèi)涵，主動與分管領(lǐng)導(dǎo)、以及溝通職工溝通交流，開闊視野，增強自己對做好工作的信心和決心。

3.5提高檔案人員的業(yè)務(wù)技能素質(zhì)

檔案管理是一項具有很強專業(yè)性和操作性的工作，檔案管理人員除具備對檔案分類、甄別、裝訂、檢索等相關(guān)專業(yè)知識外，同時還應(yīng)具備計算機操作、信息檢索以及統(tǒng)計分析等方面的知識技能，可以說信息化社會的檔案管理人員是復(fù)合型人才，需要在工作中不斷學(xué)習(xí)、補充，逐步提高檔案管理的業(yè)務(wù)技能。

3.6建立健全人事檔案管理的培訓(xùn)開發(fā)和考核評估體系

檔案管理工作要保持與時具進，需要檔案管理人員綜合素質(zhì)的與時俱進。對檔案人員的培訓(xùn)要形成系統(tǒng)的體系，特別是對非專業(yè)出身的檔案管理人員，崗前培訓(xùn)非常重要。檔案管理的考核評估，就是對檔案工作“獎優(yōu)罰劣”，督促檔案管理人員提高自身素質(zhì)，以適應(yīng)崗位變化的需求。在具體的操作中，要注意考核指標(biāo)的科學(xué)合理，突出人性化管理理念，通過考核激勵檔案管理人員的工作積極性。

參考文獻：

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隨著當(dāng)前信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用在我們的生活中和工作中，在醫(yī)院的檔案管理工作也逐漸的開始應(yīng)用信息技術(shù)。信息技術(shù)管理的優(yōu)勢是十分明顯的，其能夠讓醫(yī)院的管理工作變得更加的快捷高效，是醫(yī)院管理體制的一次重大變革。

一、醫(yī)院信息化檔案管理的重要性

一方面，醫(yī)院能夠通過高效合理的檔案管理收集到具有價值的信息資料，通過對信息資料的深入分析，又能夠找到醫(yī)院在服務(wù)能力、醫(yī)療能力等方面的問題，這樣醫(yī)院才能制定針對性的措施進行學(xué)習(xí)和改善。而現(xiàn)代城市的發(fā)展促使醫(yī)院的規(guī)模越來越大，需要管理的檔案資料也逐年增加。如果只依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，既浪費紙張資源和空間資源，也容易因為檔案保存不當(dāng)產(chǎn)生很多嚴重的后果。而信息化的檔案管理系統(tǒng)能夠解決這些問題，容納海量的檔案信息，提高醫(yī)院檔案信息的全面性和真實性。這樣檔案信息才具有更高的利用價值，也能夠促進醫(yī)學(xué)技術(shù)的不斷提高。

另一方面，醫(yī)院檔案管理的信息化能夠增強醫(yī)院與病人之間的聯(lián)系，為病人和其他同行提供更加多元的信息服務(wù)。一般來說，信息化的檔案管理可以實現(xiàn)不同醫(yī)院之間的信息共享和信息傳輸。這樣病人即使在不同醫(yī)院就診，醫(yī)生也能快速找到病人的病歷，節(jié)省診療的時間；而醫(yī)生專家之間也能夠進行更加暢通的學(xué)術(shù)交流，相互學(xué)習(xí)借鑒成功的診療經(jīng)驗。這對于提高醫(yī)生總體的醫(yī)學(xué)水平也具有重要的意義。

二、信息化檔案管理的特點

與傳統(tǒng)的人工檔案管理方式相比，信息技術(shù)支撐下的醫(yī)院檔案管理有一些新的特點和優(yōu)勢。首先，信息化時代的醫(yī)院檔案管理工作具有較強的時效性。信息技術(shù)下的檔案資料能夠以電子信息的方式保存，工作人員在填寫資料和收集Y料的過程中所耗費的時間大大縮短，這就提高了檔案管理工作的效率。而醫(yī)院的檔案管理經(jīng)常涉及到病人的過往病史、個人信息等等，應(yīng)該在需要的時候以最快的速度調(diào)度出來供病情參考，才能為挽救病人節(jié)約更多寶貴的時間。

其次，信息化檔案管理更加重視對檔案的綜合運用。由于紙質(zhì)檔案搬運起來部分不便，很多檔案都是收集起來放到保管室封閉管理，而沒有充分發(fā)揮檔案資料對于醫(yī)院建設(shè)的積極作用。而信息化的檔案管理使得查閱和提取檔案的操作更加簡單快捷，工作人員只需要進行一些計算機操作，就能迅速的調(diào)取需要的檔案信息。這樣信息就能夠被充分的利用起來，為醫(yī)院的發(fā)展決策提供更多可靠的參考，并促進醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的全面提高。

三、醫(yī)院信息化管理建設(shè)的策略

（一）加強技術(shù)建設(shè)

醫(yī)院檔案管理工作的信息化離不開先進技術(shù)的支持，為此，醫(yī)院必須不斷引進先進的計算機設(shè)備和軟件技術(shù)，從硬件技術(shù)上為檔案管理的信息化創(chuàng)造良好的環(huán)境。這就要求醫(yī)院相關(guān)部門密切關(guān)注該領(lǐng)域的最新技術(shù)，花費更多的資金和精力去引入先進的信息技術(shù)和軟件系統(tǒng)。醫(yī)院應(yīng)該將傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為電子信息，并按照一定的規(guī)律編排出比較完整的檔案信息管理體系，方便醫(yī)生和病人隨時查詢。同時，檔案管理的信息化建設(shè)還應(yīng)該以提高綜合服務(wù)水平為導(dǎo)向，建設(shè)檔案管理電子系統(tǒng)的信息平臺。因為大量繁復(fù)的檔案編寫工作都是由醫(yī)院內(nèi)部工作人員進行的，而醫(yī)生和病人只要能夠通過信息平臺查詢到想要的資料即可。因此，醫(yī)院必須建設(shè)完善的檔案信息平臺，滿足實際的使用需要。

（二）加強人才建設(shè)

當(dāng)然，醫(yī)院檔案管理的信息化必然意味著對專業(yè)人才的需求。只有擁有專業(yè)的檔案管理知識，并熟練掌握電子信息系統(tǒng)操作方法，同時還具備一定醫(yī)學(xué)知識的工作人員才能勝任這一工作。醫(yī)院引入的大量現(xiàn)金設(shè)備和軟件系統(tǒng)都需要專門的人員進行管理和操作，檔案管理及其信息平臺的建設(shè)才能正常進行。這就要求醫(yī)院建立起一支現(xiàn)代化的檔案管理隊伍，包括建立起健全的人才引進制度和管理制度，以優(yōu)厚的待遇吸引檔案信息化管理的人才。在日常的工作中，也要重視對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，不斷提高其專業(yè)技術(shù)和思想素質(zhì)。這樣檔案管理工作人員才能跟上時代的變化，及時掌握新技術(shù)，并且以認真踏實的工作態(tài)度對待檔案管理工作。

（三）加強制度管理

為了保證醫(yī)院檔案管理工作的信息化、自動化進程，醫(yī)院還應(yīng)該通過有效的制度管理提高工作成效。一方面，要加強法律法規(guī)的相關(guān)宣傳，使檔案管理工作人員認識到信息化的重要性，并掌握信息化檔案系統(tǒng)的管理方法，保證檔案信息能夠得到恰當(dāng)?shù)睦?。通過法律宣傳，能夠使各部門明確檔案管理的職責(zé)所在，同時也了解信息化建設(shè)應(yīng)該遵循的規(guī)則。另一方面，也要加強對檔案管理信息化的監(jiān)督，對收集資料、保存資料的過程進行檢查，以保證資料數(shù)據(jù)的正確性和真實性。檔案管理信息化過程中的各項操作都應(yīng)該符合規(guī)范，避免違規(guī)行為。

四、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中非常重要的一部分，加強醫(yī)院檔案信息化管理已經(jīng)成為當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的重要趨勢。因此面對醫(yī)院檔案信息化管理建設(shè)應(yīng)當(dāng)引起高度的重視，采取科學(xué)有效的建設(shè)策略，讓醫(yī)院檔案信息化管理工作得到不斷的完善。

參考文獻：

[1]唐啟科.醫(yī)院檔案管理如何適應(yīng)醫(yī)院信息化要求的對策研究[J].中國保健營養(yǎng)，2012，20：4736-4737.