導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案學論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

一、建立檔案學術規(guī)范。學術規(guī)范問題的核心是學風問題，而學風的好壞直接關系到學科的生死存亡。總的來說，檔案界的學風是比較好的，大多數(shù)檔案學者都能做到理論聯(lián)系實際，勤于獨立思考，勇于開拓創(chuàng)新，并自覺抵制學術腐敗，這是我國檔案學持續(xù)快速發(fā)展的根本原因和不竭動力。然而，當前檔案學研究中的確也存在著一些不良學風，如抄襲剽竊、自我吹噓、互相吹捧、等。

沒有規(guī)矩，不成方圓。雖然我們不能像對一般商品那樣對檔案學術研究設計出一套可以量化的、方便操作的標準，但在科學精神、文風文德、術語概念、學術評論等方面為檔案學者制定出一些共同遵守的規(guī)范則是可行的，也是必要的。

（一）規(guī)范學術精神。鑒于檔案學的學科特點，每一位檔案學者都必須始終不渝地堅持實事求是的科學精神，加強與檔案部門合作，緊密聯(lián)系檔案工作實際，善于從鮮活的檔案工作實踐中發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題，并透過紛繁復雜的檔案工作表象抓住檔案工作發(fā)展規(guī)律。力戒紙上談兵、閉門造車，尤其要避免從理論到理論的文字游戲和空洞說教。即使從事檔案學基礎理論研究，我們也不能脫離檔案工作實際，因為任何一項檔案學基礎理論研究都包含著某種特定的應用目的。更何況檔案學基礎理論研究和檔案學應用理論與技術研究之間本來就互相滲透、互相交叉，我們根本就不可能將其非常清楚地區(qū)分開來。研究檔案史、評價歷史上的檔案工作現(xiàn)象、檔案學思想和檔案學理論，也要實事求是、尊重歷史事實，而不能不加分析地全盤否定。實事求是既是一種科學精神，也是一種科學方法，彼此相輔相成，互為前提。

（二）規(guī)范文風文德。檔案學理論只有不斷地推陳出新且被檔案實際工作者所接受，才能發(fā)揮其對現(xiàn)實的檔案工作實踐的指導作用。因此，檔案學研究者應努力培養(yǎng)嚴謹、嚴肅、嚴格的科學工作作風，不盲從、不迷信、不附和、不武斷，獨立思考，大膽創(chuàng)新，善于提出新問題，勇于開拓新領域，探求新知識，并大力提倡運用清新質(zhì)樸、通俗易懂的文字深入淺出地剖析檔案工作現(xiàn)狀，揭示檔案工作規(guī)律，預測檔案工作發(fā)展趨勢。切忌人云亦云，因循守舊，故弄玄虛，用晦澀、難懂的語言把簡單問題復雜化。檔案學研究者還應加強文德修養(yǎng)，自尊、自信、自強、自律，淡泊名利，謙虛好學，不抄襲剽竊，不，把做人與做學問有機地結(jié)合在一起。

（三）規(guī)范檔案術語概念。建議有關部門應盡快組織專家對現(xiàn)有的檔案術語概念進行審查清理，在詞形、語義、專指性、配套性等方面嚴格把關，剔除那些內(nèi)涵模糊、外延過大、語義陳舊、專業(yè)化程度較低的所謂術語概念，重新建立一套符合檔案專業(yè)特色的、符合檔案學發(fā)展需要的術語概念，使檔案學者們在統(tǒng)一的術語概念基礎上進行學術交流和探討。

二、健全檔案科研管理體制，研究檔案學發(fā)展戰(zhàn)略。目前我國檔案學研究中出現(xiàn)的許多問題很大程度上就是由于檔案科研管理體制不健全而造成的。因此，適應社會和檔案學發(fā)展需要，改革檔案科研管理體制，已經(jīng)成為當務之急。檔案科研管理體制的改革要與我國檔案工作統(tǒng)一領導、分級管理的原則及檔案工作改革的精神相一致，抓大放小，充分調(diào)動各級檔案科研機構(gòu)和檔案科研工作者的積極性。改革的主要目標是建立全國統(tǒng)一的檔案科研管理機構(gòu)，負責制定國家檔案學發(fā)展戰(zhàn)略，確立檔案科研布局，協(xié)調(diào)各檔案學研究機構(gòu)之間的關系，組織全國性檔案學優(yōu)秀成果的鑒定、轉(zhuǎn)讓、評獎工作。在此前提下，有計劃地逐步改變我國檔案學會條塊分割的分布狀態(tài)，使之完成社會化的轉(zhuǎn)變，成為在各級檔案行政管理部門指導下的非官方機構(gòu)，并注重促進學術民主。

與此同時，要逐步改變目前的檔案學研究方式，重建檔案科研系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，實行檔案學研究集約化，優(yōu)化配置檔案科研資源。檔案學研究集約化的微觀主體是以檔案學研究者為最小單位的，檔案學研究者的創(chuàng)新性是檔案學研究集約化的物質(zhì)載體，其提高和改進的途徑主要在于通過各種方式強化檔案科研人才的素質(zhì)。檔案學研究集約化的宏觀主體是以國家為最大規(guī)模的，國家的檔案學發(fā)展戰(zhàn)略是檔案學研究集約化的核心力量，檔案學的整體水平能否提高，關鍵在于國家的檔案科研政策是否正確。而要實現(xiàn)二者的結(jié)合，就必須建立檔案科研共同體，即建立以學術帶頭人為核心的檔案科研小組（課題組）或檔案科研開發(fā)群體。通過檔案科研共同體，將不同部門、行業(yè)、地區(qū)的檔案科研機構(gòu)和科研工作者，特別是將從事理論工作的研究者和從事實際工作的研究者有機地結(jié)合在一起，集中資源，取長補短，高質(zhì)量地完成檔案科研課題，并可避免或減少低水平重復研究。檔案科研共同體的大量出現(xiàn)是實現(xiàn)檔案學研究集約化的基礎和基本任務。

另外，要研究檔案學學科發(fā)展政策，制定檔案學發(fā)展戰(zhàn)略。檔案學發(fā)展政策研究大體包括兩個方面的內(nèi)容：一是從總體上對檔案學的學科發(fā)展進行考察，研究需要制定什么樣的政策，才能保證檔案學理論體系的合理發(fā)展，才能使其同檔案工作實踐相適應、相協(xié)調(diào)：二是針對檔案學的具體領域或具體方面的發(fā)展，研究需要制定什么樣的政策，才能保證該領域或該方面具有更大的發(fā)展活力。具體來講，就是要研究各類檔案學研究機構(gòu)的協(xié)調(diào)與合作政策，檔案學研究經(jīng)費的劃撥政策，檔案學研究的國際交流與合作政策，檔案學理論研究隊伍的建設政策等。檔案學的發(fā)展戰(zhàn)略是檔案學發(fā)展的長遠性、全局性藍圖，是對檔案學未來發(fā)展目標及其實現(xiàn)途徑的規(guī)定和謀劃。它以長遠的戰(zhàn)略目標來規(guī)劃當前的行動方案，要求既要重視對事關檔案學發(fā)展大局的熱點問題和重要領域的研究，又要注意檔案學理論的整體發(fā)展。制定檔案學的發(fā)展戰(zhàn)略一定要結(jié)合檔案學的學科發(fā)展規(guī)律，緊跟現(xiàn)代科學技術的發(fā)展趨勢，尤其要與我國檔案學研究系統(tǒng)的總體規(guī)劃相適應。三、進一步加強檔案學術評論工作。近20多年來，我國檔案學術評論有了一定的發(fā)展，不少雜志都先后刊發(fā)了篇數(shù)不等的述評文章，其中不乏上乘之作。這自然是一個良好的開端，是一種可喜的現(xiàn)象。但是，我們也應該看到，檔案學術評論所受到的重視與應受到的重視，還有不小的差距；檔案學術評論所發(fā)揮的作用與應發(fā)揮的作用，也有不小的距離。也就是說，檔案學術評論還沒有被擺上應有的位置，研究水平還比較后，遠遠不能適應檔案學發(fā)展的需要。

為進一步加強檔案學術評論工作，當前我們應下大力氣重點抓好以下幾個方面的工作：第一，提高對檔案學術評論重要性的認識。首先，檔案學理論研究者要正確認識檔案學術評論在檔案學研究中的地位和作用，了解檔案學術評論的內(nèi)容和范圍，進而明確開展檔案學術評論的必要性和迫切性，并把檔案學術評論當作義不容辭的職責，切實加以重視。中國檔案學會及地方各級檔案學會要把檔案學術評論列入各自的工作計劃和發(fā)展規(guī)劃，定期或不定期地組織召開包括檔案學術評論在內(nèi)的專題座談會和學術討論會。檔案學會會員及其他檔案工作者要刻苦鉆研檔案學理論，積極撰寫檔案學術評論文章，藉此交流經(jīng)驗，逐步完善檔案學術評論的內(nèi)容，把檔案學術評論當作一門分支學科來建設。第二，開辟檔案學術評論園地。目前我國既沒有檔案學術評論刊物，也沒有哪一種檔案雜志設置檔案學術評論專欄，這顯然不利于檔案學術評論活動的開展。從長遠來看，創(chuàng)辦一種以檔案學術評論為主要內(nèi)容的雜志是十分必要的。在當前，各級各類檔案雜志應開辟學術評論專欄，增加理論研究的比重，這對提高刊物的質(zhì)量，擴大其在社會上的影響也是不無益處的。第三，建立檔案學術評論隊伍。這支隊伍應以檔案專業(yè)教師為主體，因為這部分研究者為了教學的需要，大都對檔案學進行了一定程度的研究，理論造詣相對較深。有中級以上職稱的檔案實際工作者也要結(jié)合工作實踐，積極參與檔案學術評論，對檔案理論界的一些觀點和現(xiàn)象大膽質(zhì)疑，發(fā)表自己的見解。檔案專業(yè)學生是檔案研究的后備軍，應重點加以培養(yǎng)。各檔案專業(yè)教學點應在課程設置時安排檔案學術評論的教學內(nèi)容。攻讀檔案學碩士、博士學位的研究生更要把檔案學術評論當作一門專業(yè)主干課來學習、研究。

四、努力改善檔案學研究系統(tǒng)的外部環(huán)境。檔案學研究系統(tǒng)的外部環(huán)境泛指檔案學研究系統(tǒng)之外的與檔案學研究系統(tǒng)直接或間接發(fā)生聯(lián)系的一切要素和條件，主要有：向檔案學研究系統(tǒng)給予政策支持的政策環(huán)境，向檔案學研究系統(tǒng)輸入科研人才的教育環(huán)境，向檔案學研究系統(tǒng)劃撥科研經(jīng)費的經(jīng)濟環(huán)境，向檔案學研究系統(tǒng)提供有用理論、技術和方法的知識環(huán)境，向檔案學研究系統(tǒng)輸送組織與管理技術的實踐環(huán)境，接受與檢驗檔案學理論的檔案工作實踐環(huán)境，以及普及與推廣檔案學研究成果的中介機制等。

應該肯定，改革開放以后檔案學研究系統(tǒng)的外部環(huán)境較前有了很大的改善。社會檔案意識逐步增強，檔案學是一門獨立學科已為不少人所接受。但是，不利于檔案學發(fā)展的外部環(huán)境依然存在。例如，檔案學的學科地位始終得不到應有的重視，檔案科研經(jīng)費一直缺乏穩(wěn)定的來源，許多帶有規(guī)律性的檔案科研成果被束之高閣，等等。

針對上述問題，筆者認為當前我們應采取以下措施：

第一，加強宣傳，深化研究，努力提高檔案學的學科地位。不僅要宣傳《中華人民共和國檔案法》、檔案工作基本知識，而且要宣傳檔案學及其知識體系，使大家明白建立與完善檔案學研究系統(tǒng)、優(yōu)化其外部環(huán)境既是檔案學學科發(fā)展的需要，也是經(jīng)濟、科技、文化及社會生產(chǎn)力整體發(fā)展的需要；檔案學的發(fā)展離不開各方面的支持與幫助，社會各項工作的發(fā)展也需要檔案科學理論指導下的檔案服務；檔案學只有與經(jīng)濟、科技、文化協(xié)調(diào)發(fā)展，才能為社會提供最佳服務。以此喚起社會各界對檔案學的理解、重視與支持。各級檔案學會要積極鼓勵、動員廣大會員參加社會科學、自然科學優(yōu)秀成果評獎活動，以擴大檔案學的社會影響。檔案學研究者要刻苦鉆研檔案學理論，不斷深化檔案學研究內(nèi)容，努力提高檔案學的科學水平，使檔案學在現(xiàn)代科學中真正占有一席之地。

篇2

檔案載體大體經(jīng)歷了從甲骨、金石、竹簡到紙張等多次變革，從東漢時期改進造紙術到今天，紙張作為信息的主要載體已有兩千多年的歷史。高校檔案，尤其是二級學院的檔案室的檔案基本上都是以紙質(zhì)、實物為主要載體。紙質(zhì)和實物載體檔案，直接決定了檔案保存的時間受到很大限制，不能長期保存。另外，也降低了檔案信息的利用率。二級學院作為高校教學單位，決定了從屬于二級學院的檔案室主要為教學服務，同時兼顧科研、管理服務。具體而言，在檔案材料方面，主要以學生的學業(yè)考試材料的存檔管理為主，同時包括教師科研及管理材料。而學生的學業(yè)考試材料又占所存檔案材料的絕大多數(shù)，包括學生每個學期末的考試材料和學生在第四學年的學位論文和實習材料。學生在學期末的考試材料存檔主要以教學班為單位，一個教學班一個檔案盒，如果材料太多一個檔案盒放不下，要兩個檔案盒存放。而一個教學班的單門科目的考試存檔材料主要包括存檔標示、存檔脊背、考試考核方案、試題（試卷）材料、審查表、原始成績報告單、原始成績分析報告、學業(yè)成績報告單、平時成績材料（支撐材料一般保存5-10份）。學生的學位論文存檔材料一般包括論文、過程指導表格等。過程指導表格又包括本科畢業(yè)論文（設計）備選題目審批表（教師用表）、本科畢業(yè)論文（設計）工作記錄封面、本科畢業(yè)論文（設計）選題申請表（學生用表）、本科畢業(yè)論文（設計）任務下達書、本科畢業(yè)論文（設計）文獻綜述（學生用表）、本科畢業(yè)論文（設計）開題報告書（學生用表）、本科畢業(yè)論文（設計）選題變更審批表（教師用表）、畢業(yè)論文（設計）選題落實情況統(tǒng)計表、本科畢業(yè)論文（設計）中期檢查及指導記錄表（教師用表）、畢業(yè)論文（設計）書面成績評分參考標準（教師用表）、本科畢業(yè)論文（設計）指導教師評分表、本科畢業(yè)論文（設計）評閱人評分表、本科畢業(yè)論文（設計）答辯記錄表、本科畢業(yè)論文（設計）答辯成績標準、本科畢業(yè)論文（設計）答辯成績評分表、本科畢業(yè)論文（設計）成績評定書、本科畢業(yè)論文（設計）成績匯總表、本科畢業(yè)論文（設計）公開發(fā)表情況統(tǒng)計表、本科畢業(yè)論文（設計）質(zhì)量評估標準、本科畢業(yè)論文（設計）管理工作評價表等：（個表格，每個學生平均：,頁左右。在以上這些材料中，絕大多數(shù)二級學院觀念陳舊，以紙質(zhì)材料存檔為主，以電子信息存檔的占極少數(shù)。紙質(zhì)材料存檔有諸多弊端。首先，紙質(zhì)材料不易長時保存，保存時間一般8至10年，超過10年的都要銷毀。其次紙質(zhì)材料查閱困難，利用效率低；再次，紙質(zhì)材料檔案占用空間極大，存放困難。高校二級學院一般都是臨時把一些空房間利用起來作為檔案室，空間有限。再加上紙質(zhì)材料檔案占有一定空間，且每個學期都要新存入大量的學生學業(yè)考試材料，所以一般檔案室只存放近兩至三年的檔案材料，其余的都堆放在其他地方。這些都決定了傳統(tǒng)以紙質(zhì)材料管理檔案的方式落后了，必須用更先進的方式來代替它。

（二）資金相對短缺，硬件建設不夠，信息化程度低

高校二級學院的檔案室建設，大都面臨著資金相對短缺的困難。場所大都是由學院提供，一兩臺計算機，計算機的作用主要是用來打印，其他硬件建設根本談不上，更不要談什么信息化了。這也是二級檔案室主要以紙質(zhì)檔案材料為主的主要原因所在。不難看出，要加快檔案信息化發(fā)展，困難是資金。只有資金充裕，才能加強檔案的信息化建設，才能購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設備等，開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部網(wǎng)絡，進行信息安全防護等。有了這些設備，才能把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息檔案，進一步促進二級學院檔案管理的信息化發(fā)展。

（三）管理人員復雜，檔案管理規(guī)范化程度不夠

高校檔案管理的信息化對檔案管理人員要求比較高，不僅需要有專門而系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，而且還要有信息化方面的技能。而現(xiàn)下高校普遍缺乏高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人員，就更不要說什么二級學院了。這些二級學院的檔案室管理員大都是半路出家，或者直接從專任教師轉(zhuǎn)來，或者是由一些教學水平排后的教師轉(zhuǎn)來，亦或者是由課時較少的教師臨時借調(diào)兼任，情況比較復雜。二級學院檔案室管理人員專業(yè)素養(yǎng)低，直接導致了檔案管理規(guī)范化程度不夠。就紙質(zhì)檔案材料而言，首先是體式不一，有的是手寫體，有的是打印體。其次，紙張大小不一。這具體體現(xiàn)在學生的平時成績支撐材料上，紙張大小不一，非常不美觀，不整齊。就電子檔案來說，沒有進行分類保管，到處亂存，更談不上什么保密措施了。

二、信息化背景下高校二級學院檔案管理的新舉措

（一）從手工到現(xiàn)代，從紙質(zhì)到數(shù)字化

首先，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案業(yè)務工作的改變，真正做到從手工到現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變。二級學院傳統(tǒng)的材料立卷歸檔，大多是手工和打印紙質(zhì)稿相結(jié)合，一些材料必須要打印紙質(zhì)稿，然后再手工簽字蓋章。在完成這些后，再立卷、歸檔，勞動強度比較大，且周期長。必須改變這種手工與打印紙質(zhì)稿相結(jié)合的現(xiàn)狀，真正實現(xiàn)檔案業(yè)務的現(xiàn)代化處理。具體而言，就是利用網(wǎng)絡，將相關電子信息檔案輸入到計算機中，針對檔案信息的保密程度的不同，為不同人群設置一定的權(quán)限（絕對保密性的檔案信息設置為禁止查閱，一般保密性的檔案信息設置為驗證查閱，可以公開的檔案信息不設置查閱權(quán)限，對大眾公開查閱），這樣，可以方便不同的部門及人員查閱相關檔案文件信息。其次，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式的改變，真正做到從紙質(zhì)到數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。檔案信息的數(shù)字化就是指利用當前先進的數(shù)字化技術將紙質(zhì)形式等載體方式存儲的信息轉(zhuǎn)化為可直接被計算機利用識別的形式，從而實現(xiàn)對數(shù)字化信息的合理有效的管理和利用。傳統(tǒng)的檔案工作是對實體檔案進行管理，而在數(shù)字化檔案管理中，檔案的管理完全虛擬化。信息的存取，按照設立的軟件程序進行整理、排序，然后輸出。具體而言，對于二級學院的學生考試材料，學生考試試卷直接通過掃描的形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，而其他的相關材料只需要收集電子稿就可以了，然后再分門別類以學年、學期、科目等逐漸縮小的目錄文件保存并上傳就可以了。而對于學生的畢業(yè)論文和實習材料，把打印紙質(zhì)稿的過程直接省略，只保存電子稿就可以了。也可以把紙質(zhì)版的材料保存份，如果上級檢查，可以把這,)份給他們。當然，檢查人員也可以直接到網(wǎng)上查閱。這樣，既節(jié)約了紙張等打印的辦公經(jīng)費，也節(jié)約了存放紙質(zhì)材料檔案的空間，可謂一舉兩得。

（二）大力加強二級學院的軟硬件和數(shù)據(jù)庫建設

首先，加大資金投入，加快軟硬件基礎設施建設。軟件基礎設施是指必須開通網(wǎng)絡，即開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部互聯(lián)網(wǎng)。硬件基礎設施是指必須購置先進的數(shù)字化的技術設備，像圖文影像掃描儀，數(shù)字化的音像制作系統(tǒng)、服務器、存儲設備等，這是提高檔案信息化的必要工具。其次，加強二級學院的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設。對于作為高校檔案館的組成部分、為教學單位服務的定位而言，二級學院檔案室可以直接利用高校檔案館的數(shù)據(jù)庫，成為學校數(shù)據(jù)庫的一個分支和組成部分，這就對高校檔案館的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設提出了更高的要求。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，加強檔案管理規(guī)范化建設

篇3

【論文關鍵詞】教學檔案規(guī)范化管理

高等學校教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。高校的教學檔案從一定程度上來講它是反映學校教學管理水平和教學質(zhì)量的一個重要標志。是學校教學工作的真實記錄,高等學校教學檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學質(zhì)量的重要保障,故加強高校教學檔案的規(guī)范化管理勢在必行。

1系部教學檔案的內(nèi)容

(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關文件;學院規(guī)劃實施計劃、教學要點、教學工作會議的記錄、簡報等材料;學院制定的各種教學制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學工作的文件;教改項目的立項報告;教學工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析資料;每學期評教評學的相關材料及教學檢查的記錄、總結(jié)。

(2)教學管理類:教師教學有關規(guī)程、教學工作檢查、評估有關材料;教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調(diào)查表、教學質(zhì)量檢查、師資建設規(guī)劃、實施情況,教師進修培訓材料;學籍管理材料;學籍變更材料;課程安排表、學年校歷。

(3)教學業(yè)務類:重點課程及一般課程建設的規(guī)劃、實施方案、總結(jié)等有關材料;培養(yǎng)方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關資料;教材建設、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學模型、標本,青年教師教學比武材料;教學實習有關材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學生的畢業(yè)論文及評審意見;學生在校期間發(fā)表的論文和獲獎有關資料,考研相關材料;教師業(yè)務檔案;教學儀器設備材料等。

(4)教學研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結(jié)以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學成果類的申報材料及獎狀;教師發(fā)表的教學研究論文目錄。

2教學檔案的特點

教學檔案是教學活動的客觀反映和總結(jié),故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:

(1)內(nèi)容廣泛:一方面學校辦學規(guī)模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學領域不斷拓寬,新學科、新專業(yè)不斷涌現(xiàn),使得教學檔案的內(nèi)容也越來越廣泛;另,教學內(nèi)容越來越豐富,高校除了設置相應的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業(yè)的增多,多學科互相滲透、交差不斷加強,使的教學內(nèi)容多學科性越來越明顯,與之相適應,檔案材料也越來越豐富。

(2)材料來源較分散:高校教學檔案來源于上級主管部門和學校兩級教務教學活動,即有上級和學校下發(fā)的有關教育教學的有關文件,又有主管教學的教務部門形成的關于教學改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標、學科設置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學中形成的教學檔案。

(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學檔案是按學年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。

(4)高校的教學檔案統(tǒng)一按國家教委辦公廳的《高等學校檔案實體分類法》進行。

3教學檔案管理中存在的問題

(1)材料收集較困難:因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的,應該由自己來管理,擔心材料會遺失,或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。

(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學,對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規(guī)則整理歸檔,導致教學檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標準,使得教學檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關聯(lián)性。

(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經(jīng)費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。

(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學秘書兼任,而教學秘書的主要精力在教學上,加上大部分沒有受過檔案專業(yè)培訓,因而少有精力去將教學檔案收集整理完整,這樣將造成教學檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準確性,致使移交到檔案館的材料不規(guī)范,給今后的利用工作帶來極大的不便。

4加強教學檔案的規(guī)范化管理

(1)從系部教學檔案管理方面存在的問題出發(fā),各系部由于檔案工作規(guī)范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責不明,歸檔機制不健全,導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍,亟需在科學劃分系部檔案類目的基礎上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,加強對系、教研室檔案工作的指導和對檔案管理人員的業(yè)務培訓,定期開展對系部、教研室檔案工作的指導與業(yè)務培訓,定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設。

(2)檔案材料應當隨時收集、隨時整理檔案工作應當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質(zhì)量上的監(jiān)控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。

(3)完善檔案制度建設,據(jù)《高等學校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統(tǒng)一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統(tǒng)一化、標準化。

(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學文件材料,必須遵循教學文件材料的自然形成規(guī)律,保持歸檔材料之間的聯(lián)系,據(jù)便于保管和利用的原則進行系統(tǒng)整理;盡量采用原件,規(guī)格相對統(tǒng)一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學檔案材料一般要求長期保存。教學日歷、教學任務書、課程安排表、學生實習有關材料、教學檢查座談記錄、聽課記錄、學生畢業(yè)論文(設計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學檔案管理人員應于每學期期末對本單位的教學檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求,進行系統(tǒng)整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內(nèi)目錄、備考表,擬定案卷標題,注明密級和保管期限,并于每學年度結(jié)束后對所有教學檔案進行匯總,裝訂后,按學年度排列進柜管理存檔。

(5)收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則,遵循教學檔案的自然形成規(guī)律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統(tǒng)性;所收集的教學文件材料按各大類的分別積累,進行預立卷,并按時間先后順序排列。

(6)利用現(xiàn)代辦公技術,實現(xiàn)教學檔案現(xiàn)代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務工作和管理教學檔案,就不可能從繁雜的事務中解脫出來。故利用現(xiàn)代辦公手段,實現(xiàn)教務檔案的電子化、網(wǎng)絡化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。

參考文獻

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一、醫(yī)學教學檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度存在不足。在我國有很大多數(shù)醫(yī)學院在檔案管理制度上存在一定的問題，特別是一些基層教育的檔案管理十分缺少有效的制約機制。比如一些醫(yī)學院未建立規(guī)范的立卷部門，很少有固定的人員負責歸檔工作，多數(shù)是臨時抽調(diào)出的老師來負責。檔案管理中出現(xiàn)的問題也沒有具體的人員予以負責，其在檔案管理制度構(gòu)建方面存在諸多問題。（二）教學檔案質(zhì)量不高。教學檔案質(zhì)量直接影響到教學檔案所產(chǎn)生的價值和效果，而且和教學工作的開展以及教學管理的水平都有著重要的關系。教學檔案的主要內(nèi)容大部分都是來自各種教學文件材料，因此，教學文件材料質(zhì)量是取決于教學檔案的質(zhì)量好壞。但是，依照當前的情況來看，很多院校注重了教學質(zhì)量的提升，但是對于其檔案的形成并沒有予以高度重視，醫(yī)學教學中所形成的檔案資料或者沒有進行及時歸檔總結(jié)，或者沒有形成文字性資料，難以形成具體的檔案資料，造成很多教學檔案的質(zhì)量不高。（三）檔案信息化程度不高。依照我國社會發(fā)展的情況來看，信息化建設已經(jīng)日漸成為高校建設的重要支撐。而信息化建設的輻射范圍也應當包括醫(yī)學教學檔案的管理，只有對教學檔案的管理不斷推進信息化進程，才能夠保證其檔案管理的持久性。但是，更多的院校依然停留在原有的檔案管理方法上，其信息化建設開展不足。即使部分院校已經(jīng)逐漸推進信息化建設，也僅僅停留在基礎的檔案管理之中，水平不高。（四）服務水平有待提升。醫(yī)學教學檔案管理的最終目的應當是服務教學，堅持以教學為根本。但是，在當前的很多院校中檔案成為“保存”的象征，其利用率并不高，尤其在教學過程中，檔案的使用效能低下，檔案的服務性質(zhì)沒有得到體現(xiàn)，其在教學中的應用還有很大提升空間。

二、加強醫(yī)學教學檔案管理的策略

（一）建立健全教學檔案管理制度。在進行教學檔案管理制度構(gòu)建方面必須要結(jié)合本學院教育的實際情況，制定和完善教學檔案管理相關的規(guī)章制度，細化教學檔案管理人員的相關責任。在此方面應該由分管的校長進行負責，通過相關的專業(yè)人員制定出合理、有效的規(guī)范管理機制。另一方面，必須要創(chuàng)建適應各個教學檔案管理的規(guī)章制度。一些醫(yī)學院起步較晚，缺少足夠的教學檔案管理經(jīng)驗，在制度構(gòu)建方面容易忽略，多數(shù)檔案可能沒有及時進行歸檔和收集，而且很少進行系統(tǒng)的分類，很難真正滿足教學管理的需要。因此，院校必須要注重經(jīng)驗的總結(jié)，不斷完善學校醫(yī)學教學檔案管理的工作規(guī)范，建立適應各系教學檔案的規(guī)章制度，創(chuàng)建具體教學檔案管理工作職責，將責任落實到每個人身上，確保檔案管理工作穩(wěn)定、有序地進行。（二）提高教學檔案質(zhì)量。真正要提高教學檔案質(zhì)量，就必須重視教學文件材料的選取和管理工作。一方面要保證教學材料在內(nèi)容必須具有真實性，也就是說其檔案的內(nèi)容必須真實的來自于教師教學工作的開展，是教學工作的真實記錄。這就需要教師做好教學內(nèi)容的歸納總結(jié)，并對教學內(nèi)容進行及時記錄，讓開展的教學工作以文字性或者電子文檔的形式予以落實和保存。另一方面，各類教學文件必須具有相關的規(guī)范和標準，也就是所保存的檔案必須依照相應的規(guī)范而進行，通過具體、統(tǒng)一的要求保證其教學檔案的質(zhì)量可靠性。在載體的選擇上，格式和書寫上以及整理、立卷上都必須達到規(guī)范標準化。此外，每一種教學文件材料必須要歸檔完整，所保存的檔案應當貫穿教材、教案、教師講義、教師授課情況以及學生反饋等各個方面，只有保證檔案的全面性、完整性，所進行的檔案管理才具有意義。（三）加快教學檔案信息化進程。在教學檔案信息化的整個過程中，可以充分地利用計算機信息技術管理方法進行檔案管理工作，這樣能夠提升檔案工作的管理水平，使得檔案工作效率得以提升，同時也是檔案事業(yè)未來發(fā)展上的必然趨勢。一方面，在紙質(zhì)載體的各種教學檔案上，必須實施案卷級、文件級的計算機錄入的保存和檢索，努力實現(xiàn)全文數(shù)字化，創(chuàng)建出比較完善的教學檔案信息數(shù)據(jù)庫，最終達到向數(shù)字化儲存利用的發(fā)展目標。另外一方面，必須注重電子載體類教學檔案進行歸檔工作，對于學校的多數(shù)教學檔案必須實行紙質(zhì)與電子檔案兩方面共同存儲的信息管理，把教學管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)相互結(jié)合實行教學檔案的雙向信息輸送，努力實現(xiàn)文檔管理的一體化。此外，在教學檔案管理的閱讀上完成全面的計算機檢索機制，使得教學檔案信息真正的公開化，利用現(xiàn)今發(fā)達的網(wǎng)絡完成教學檔案資源上的共享以及教學檔案信息內(nèi)容的遠程終端服務。（四）做好檔案服務工作。將建立的教學檔案真正有效的利用起來，更好地開展教學服務工作，這才是檔案存在最大價值的體現(xiàn)和最終的目的。在這個過程中必須滿足使用者對需要查閱的教學檔案信息的需求，這樣才能提升教學檔案的使用率，促使檔案價值的實現(xiàn)。在實際的情況下，為了提高教學檔案的利用率，相關的檔案管理工作人員必須要考慮到本校的具體實際情況，對各類的檢索工具進行及時的編制，這里特別要注重的是對教學檔案的內(nèi)容上進行充分的分析和研究，教學中重大事件，現(xiàn)有在校學生的統(tǒng)計等，在這方面檔案的編寫上，可以根據(jù)實際的情況由檔案部門自行編制或者與學校其他部門聯(lián)合編制。

篇5

美國哈佛大學霍德華加德納教授認為，人的智力是多元的，主要表現(xiàn)為言語——語言智力、邏輯——數(shù)學智力、音樂——節(jié)奏智力、視覺——空間智力、身體——運動智力、人際交往智力、自我反省智力、自然主義智力和存在主義智力，每個人或多或少都擁有一種或多種以上的智力。多元智力理論揭示了智力只有領域的差異，沒有優(yōu)劣之分。為此，教育者要尊重個體的智力差異，充分地挖掘和發(fā)現(xiàn)個體的優(yōu)勢智力，在評價學生時也不能只以傳統(tǒng)的期末總結(jié)性筆試作為唯一的衡量指標，而應該全方位地考查學生的學習。多元智力對智力類型的揭示為《教育學》檔案袋評價的實施奠定了一定的智力基礎。

（二）人本主義學習理論

人本主義關注人的高級心理活動，如生命、熱情、信念等，在此基礎上形成的人本主義學習理論則從全人的視角闡釋學習者整個人的成長歷程。以羅杰斯為首的人本主義學派認為“能夠影響個體行為的知識，只能是個體自主發(fā)現(xiàn)并加以同化的知識”，教師的任務不是教學生學習知識，也不是教學生如何學習，而是為學生提供各種學習的資源，為他們創(chuàng)設富有“人情味”的學習氛圍，讓他們自主學習，從而達到自我實現(xiàn)。為此，教師要尊重學生，關注他們的情感體驗，鼓勵他們?nèi)硇牡赝度雽W習之中。人本主義學習理論為《教育學》檔案袋評價的實施提供一定的方法論依據(jù)。

（三）建構(gòu)主義學習理論

建構(gòu)主義認為知識不是通過教師傳授獲得的，而是學習者在一定情境下，借助他人（如教師和學習同伴）的幫助，利用必要的學習資料，通過意義建構(gòu)的方式獲得的。因此，建構(gòu)主義倡導在教師指導下，學生自主地建構(gòu)知識。教師不是知識的傳授者和灌輸者，而是學生意義建構(gòu)的幫助者和促進者。為了更好地建構(gòu)知識，需要將新學的知識與頭腦中已有的印象相聯(lián)系，而教師必須激發(fā)學生的學習動機，幫助學生創(chuàng)設符合教學內(nèi)容需要的情境和提供新舊知識之間聯(lián)系的線索；教師還應該組織協(xié)作性的學習，即合作交流活動，引導學生更好地建構(gòu)知識?！督逃龑W》檔案袋評價的實施過程要求教師必須成為學生學習的激勵者，而學生則在自主學習、自主思考中完成知識的建構(gòu)。

二、《教育學》檔案袋評價的具體實施

《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》（2010-2020)明確提出：“提高質(zhì)量是高等教育發(fā)展的核心任務，是建設高等教育強國的基本要求”。《教育學》檔案評價法也是響應其“深化教學改革”“強化實踐教學環(huán)節(jié)”的要求所做的嘗試。

（一）精心確定《教育學》檔案袋評價的目標

《教育學》檔案袋評價的目標是其實施的基礎和方向，直接影響和決定著檔案袋評價的內(nèi)容及標準，在整個實施過程中發(fā)揮著引領的作用。因此，《教育學》檔案袋設計中，教師首先要明確這一檔案袋評價要達到哪些目標？該檔案袋評價需讓學生取得哪些進步、獲得哪些發(fā)展？歸納起來，目標有以下兩點：1.真實地記錄學生學習、成長的過程這其中包括了反映學生學習過程中的各種材料，如筆記、反思等，這些作品能夠很好地反映學習者整個學習過程中的進步和成長歷程。2.搜集每個學生最優(yōu)秀的作品學生在學習過程中對一些教育現(xiàn)象、教育問題等有自己獨到的見解，檔案袋評價鼓勵他們用自己富有個性的方式進行表達。因此，學生可以將這證明材料收集在檔案中。

（二）悉心選擇《教育學》檔案袋的內(nèi)容

一般來說，《教育學》檔案袋的內(nèi)容可以由師生共同選擇。教師可以在學期初向?qū)W生介紹本課程的評價內(nèi)容等方案，最好人手一份，以示慎重；在具體實施過程中，也可發(fā)揮學生的主動性，與學生商量項目及權(quán)重等情況，對原有方案作出一定調(diào)整并最終確立。簡言之，“兩學”檔案袋內(nèi)容的確定程序遵循：教師羅列大致項目——學生反饋——共同商討——最終確定。為了讓學生對《教育學》課程的檔案袋評價有更直觀的理解，也為了讓他們能更好地參與到檔案袋制作的過程中，教師可以事先將該課程可能需要學生收集的資料印發(fā)給學生。一般來說，《教育學》檔案袋的主要內(nèi)容大致有：1.封面封面應設計成能讓讀者一眼了解檔案袋中的材料內(nèi)容、頁碼、條目等。2.學生個性名片設計此環(huán)節(jié)鼓勵學生自主設計個性名片，主要內(nèi)容有二：一是學生名字的由來、內(nèi)涵、愛好等信息，這能讓教師獲得更多的學生個人的感性材料，最核心的用意是教師能更好地記住每個學生的名字，從而更有針對性地開展教育活動；二是座右銘，可以時刻起到監(jiān)督、激勵學生的作用。3.學習《教育學》各個章節(jié)的課堂表現(xiàn)、主題發(fā)言、反思、個性化筆記等過程性資料。例如，該課程學生檔案袋評價的最終成績=30%主題發(fā)言及反思+30%課堂表現(xiàn)+40%個性化筆記。（1)課堂表現(xiàn)課程表現(xiàn)是反映學生學習狀況最直觀的指標，主要包括遵守課堂紀律、學習態(tài)度、精神狀態(tài)等方面。每次課教師留出幾分鐘供學生自我評價、同學評價和教師評價，這對學生課堂表現(xiàn)能起到很好的強化和督促作用。（2)主題發(fā)言及反思每節(jié)課留出10分鐘時間安排2-3位學生進行主題發(fā)言，按學號進行，學生圍繞近期學習的主題進行3-5分鐘的演講，主題演講前需要有一個短時間（1分鐘以內(nèi)為宜）的互動，用于訓練學生走上講臺后能立刻吸引聽眾的能力，形式可以是笑話或簡短的故事引發(fā)的思考，整個過程需要拍攝視頻，相當于“微演講”。演講完畢，教師現(xiàn)場點評或點名學生進行評價，同時要求所有聽眾記錄發(fā)言者的演講要點，并寫上三五句感受；而演講者，在演講結(jié)束之后需要觀看視頻并寫出演講后的反思。該環(huán)節(jié)主要的主題可以是：（3)個性化筆記所謂“個性化筆記”是指學生在教師指導下，根據(jù)自己對所學內(nèi)容的理解所撰寫的、能充分體現(xiàn)自己對所學內(nèi)容個性化思考的筆記。具體地說，是要求學生將每頁筆記本一分為二，左側(cè)記錄課程涉及的基本概念和原理，右側(cè)預留5厘米左右的空白，填寫自己對前述知識點的思考，包括自己的感性理解、相關知識的拓展及學習過程中的心得體會等。

（三）細心設計《教育學》檔案袋評價標準

美國課程評價專家比爾.約翰遜指出：“對確定評價標準這一步驟的重要性無論怎樣強調(diào)都不過分：如果新的評定不嘗試澄清對優(yōu)質(zhì)作業(yè)的期望是什么。我們很可能是在用新瓶裝舊酒”[1]。確定了《教育學》搜集的內(nèi)容后，需要對該學科的評價標準做一個更具操作性的評價標準。以上是對《教育學》檔案袋評價標準的分類介紹，各表中的總評成績=30%自評+30%他評+40%師評。教師在布置任務時務必讓學生提前了解到對檔案袋作品的評價指標，學生才能明確檔案袋評價的標準，按標準行事，而教師則更好地監(jiān)督和評價學生的檔案袋。

（四）跟蹤檔案袋制作的進展情況

《教育學》檔案袋的目標、內(nèi)容和標準確定完畢后，學生可以有計劃地收集和整理自己學習成長資料，而教師也需要定期或不定期地對檔案袋的執(zhí)行情況進行抽查：個性化筆記是以章節(jié)為單位定期檢查及審閱，課堂表現(xiàn)、主題發(fā)言等每周評定一次；此外，為了讓檔案袋評價法能更好地促進學生的學習，真正起到激勵學生學習的功能，必須及時對檔案袋中的材料進行反饋。最為常見的形式是定期開展交流分享會，鼓勵學生在同學面前展示自己收集的資料、自己思考的結(jié)果等?？傊?，學生學習積極性是否被調(diào)動起來直接決定了《教育學》檔案袋實施的成效。因此，在確立目標時，教師要重點做好檔案袋評價的宣傳工作。檔案袋評價的優(yōu)點日益凸顯，但對于較為成熟又敏感的青年學生而言，一開始可能會有一些抵觸心理，教師首先要以寬容的心態(tài)看待這類問題，同時需要有足夠的耐心引導學生逐步認識到它的益處。心理學研究也一再表明，大多數(shù)人對事物的態(tài)度會經(jīng)歷依從、認同和內(nèi)化三個階段。對于大部分學生而言，一開始可能是在教師的要求下完成檔案袋的搜集、整理工作，但隨著時間的推移，如果他們在執(zhí)行過程中享受到其中的樂趣和成長中的快樂，就有可能逐漸認同這一做法，而一旦開始認同這一做法，就會更全力以赴地完成這項任務，甚至熱衷于此。因此，教師應始終關注學生《教育學》檔案袋的搜集，并進行積極的反饋，這是關系到《教育學》檔案袋評價法能否順利開展的首要、也是最為關鍵的環(huán)節(jié)。

三、《教育學》檔案袋評價的反思

2012年2月10日，教育部正式公布了《小學教師專業(yè)標準》，勾畫了一名合格教師的道德坐標、知識坐標和能力坐標，對新形勢下的小學教師基本素養(yǎng)有了更明確而細致的要求。在“師德為先、學生為本、能力為重、終身學習”等基本理念的指導下，高師《教育學》評價也找到了新的切入點：“檔案袋評價”能更好地記錄學生學習的過程，但具體實施過程也存在一定的問題，有待討論。

（一）《教育學》檔案袋評價的成效

1.激發(fā)學生學習《教育學》積極性作為一種過程性評價，檔案袋評價能較為真實地反映學生的學習過程，若使用得當，使之與期末總結(jié)性評價相互配合，能更全面地反映學生學習成長的軌跡。而學生《教育學》檔案袋資料的豐富與否與他們學習的自主性、主動性的發(fā)揮息息相關。為了更好地展示自己的學習過程，他們會更注重從各方面，或積極參與問題的討論、或通過撰寫個性化的筆記等多途徑提升自己的教育理念修養(yǎng)。2.培養(yǎng)學生自主學習的能力和自我反思的學習習慣在整個《教育學》檔案袋評價的實施過程中始終需要發(fā)揮學生學習的主動性，需要學生對自己的學習過程不斷地做出評價、反思，同時還能根據(jù)他人的評價結(jié)果更好地認識自己，及時調(diào)整自己的學習方案。這能培養(yǎng)他們的自主學習能力和自主反思的習慣。3.促進教師教學質(zhì)量的提高通過《教育學》檔案袋評價，教師可以更深人地了解學生，創(chuàng)建良好的師生關系，并能從學生的學習過程中反思自己的教學方法并改進措施，推動《教育學》課程質(zhì)量的提高，進而促進自身專業(yè)化發(fā)展。

篇6

1檔案的結(jié)構(gòu)

哲學認為，事物都是以特定的結(jié)構(gòu)形式存在的。每一種事物都有其特有的結(jié)構(gòu)特征，事物若失去其自身的結(jié)構(gòu)形式，該事物也就必然失去其自身的功能和屬性。事物的結(jié)構(gòu)是由組成它的各個要素（或因素）按照一定的規(guī)則（即要素之間的相互聯(lián)系、相互作用、相互制約的內(nèi)在聯(lián)系）有秩序、分層次地結(jié)合成一定的組成形式而實現(xiàn)的。人們認識事物，其實就是要弄清事物組成要素、結(jié)構(gòu)、功能與價值及其本質(zhì)屬性，其中結(jié)構(gòu)具有非常積極的意義。對于檔案結(jié)構(gòu)的認識，檔案學教材已有所涉獵，主要從檔案的實體構(gòu)成和檔案的構(gòu)成要素兩條途徑進行闡述?！拔募菣n案的因素，檔案是文件的組合”[1]屬于前者，“檔案的信息和載體是構(gòu)成檔案的兩個基本要素”[2]屬于后者。前者主要的目的在于說明檔案館、室的檔案與單份文件的區(qū)別，強調(diào)檔案的實體結(jié)構(gòu)，可以為文件的整理和檔案館（室）藏提供理論依據(jù)。后者是對檔案或文件自身構(gòu)成要素的概括，雖然它并不說明文件和檔案實體的館藏意義，但這一認識對檔案的信息整理和信息分類提供了理論依據(jù)，特別是電子文件的出現(xiàn)，文件信息可以自由地游離于原有的文件載體，使得電子文件的整理幾乎完全成為文件的信息整理，所以檔案文件的載體和信息的二元劃分，為電子文件的整理提供了強有力的理論武器。

近年來，對檔案結(jié)構(gòu)已有人發(fā)表文章進行專門的探討，一種觀點認為“檔案的結(jié)構(gòu)是以知識單元的歷史聯(lián)系為依據(jù)的文件載體排列方式”。[3]劉新安等在文章《檔案物質(zhì)實體的雙重構(gòu)成》中認為，檔案是由“文件實體集合”和“檔案歷史聯(lián)系的記錄”共同構(gòu)成。[4]本文是在過去檔案界對檔案結(jié)構(gòu)認識的基礎上，對該問題的進一步的探討，給出數(shù)學模型的基本形式，并以此為基礎解釋檔案學理論和檔案工作中的相關問題。

2檔案結(jié)構(gòu)的數(shù)學模型

檔案的結(jié)構(gòu)是一個比較復雜的問題，而且隨著檔案實踐的發(fā)展日趨復雜，尤其電子文件的出現(xiàn)，使得檔案信息與載體既可合二為一，又可一分為二，因此檔案的構(gòu)成也必然要考慮到檔案的信息和載體兩個方面。我們可以將其歸納為：A=F(C+I)。

其中，A代表檔案，C代表文件的載體，I代表文件載體所承載的信息，“+”表示文件載體與文件信息之和。F是檔案工作者賦予文件載體和文件信息的整理行為，即整理的原則和方法。以上公式告訴我們，檔案是我們按照特定的原則將文件的信息和載體進行有效組合生成的物質(zhì)。其基本含義可從以下幾方面理解和分析。

2.1任何一種文獻，都是由載體C和信息I而構(gòu)成的，檔案是文獻中的一種，是文獻的下位類概念，它也應該由信息和載體構(gòu)成，充分揭示了檔案與文獻的從屬關系。檔案與一般文獻（圖書、期刊、報紙等）的主要區(qū)別在于兩點：其一，公式中C和I嚴格界定為文件的載體和信息，文件是人類社會活動的伴生物，它具有原始的歷史記錄性，將文件進行整理生成檔案以后，這種屬性不但沒有削弱，反而得到了進一步的加強，這是一般文獻不可比擬的。其二，就一般文獻而言，整理過程不是構(gòu)成文獻的必要條件，即經(jīng)過整理的和沒有經(jīng)過整理的文獻都是文獻，但就檔案而言，我們知道文件轉(zhuǎn)化為檔案必須具備三個必要條件，其中之一即是對文件的整理。正如《檔案管理學》教材所論述：“檔案的特點和優(yōu)點之一，就在于它已經(jīng)不是一份份孤立的文件，也不是一批批雜亂的文件的堆積，而是具有內(nèi)在聯(lián)系的文件體系，它反映了各種活動和事件的原貌。所以未經(jīng)整理的、雜亂無序的零散歷史文件，雖然也屬于檔案，但從檔案的一般特點來說，它并不是典型的、科學意義上的檔案。”[5]換言之，孤立和雜亂的文件經(jīng)過整理才成為具有結(jié)構(gòu)特征的檔案。

2.2A=F(C+I)中的F是文件轉(zhuǎn)化為檔案的基本條件，依上所述，主要指對文件實體和文件信息的整理原則。在數(shù)百年的檔案實踐過程中，整理原則也隨之發(fā)生過幾次重大變化。從最早的二元主義的序列原則（即在收文和發(fā)文二元下以時間先后進行文件排序）到事由原則，再到后來的來源原則、自由來源原則，一直到上個世紀80年代中后期，我國檔案學者何嘉蓀、馮惠珍教授提出主、客體全宗的理論，可以說都是對檔案整理理論的探討。由此可見，F(xiàn)隨著檔案實踐的不斷發(fā)展和人們對檔案實踐認識的深化而變化，使之具有新的內(nèi)涵。文件和檔案的整理是檔案實踐的核心內(nèi)容，貫穿于文件運動的全過程（單份文件卷類全宗館藏），它使散亂的文件具備了有機的結(jié)構(gòu)特征。所以公式中的F不是檔案的結(jié)構(gòu)自身，但它是搭建檔案結(jié)構(gòu)的基本原則和方法。

A=F(C+I)，F(xiàn)是一種法則，文件實體和文件信息的有機組合經(jīng)過F法則變換成為“典型的、科學意義上的”檔案。F變換以建立檔案文件之間的內(nèi)在聯(lián)系、搭建檔案文件的有機結(jié)構(gòu)為目的。荷蘭手冊的作者認為：“一個全宗是一個有機整體，……它按照一定的規(guī)則成長著、形成著、并且變化著……”。[6]英國檔案學家詹金遜也認為：“它是一種生長的結(jié)果，正像一棵樹一頭動物一樣，也是一種有機體?！虼耍母鞑糠种g，也有著對它本身的意義不可或缺的結(jié)構(gòu)、關節(jié)和自然聯(lián)系”。[7]

2.3A=F(C+I)中的C+I對于新的檔案實踐，尤其是電子文件、檔案實踐，具有非常重要的意義。在傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主導的檔案實踐活動中，一份文件的載體與信息是不可分的，文件信息相對于它的載體，其“貞節(jié)”程度可謂“從一而終”，所以文件、檔案的整理也是載體和信息一并進行的，不可能各自獨立進行。這一時期，實際上C+I可以用一個字母表示。但自上個世紀80年代中期《中國檔案分類法》問世以后，對傳統(tǒng)的文件的結(jié)構(gòu)和整理理論提出挑戰(zhàn)?！吨袊鴻n案分類法》雖然名為檔案分類法，但它卻不能直接用于檔案室和檔案館實體的分類，《中國檔案分類法》實質(zhì)上是對檔案信息的組織方法，而不是對檔案室和檔案館實體檔案的分類方法。由此人們第一次認識到，檔案實體的整理和檔案信息的組織是可以分離的。正是由于這一原因，在上個世紀80年代中后期的檔案管理學教材中，提出檔案由文件載體和文件信息兩大要素構(gòu)成，順理成章，將檔案的分類也劃分為實體分類和信息分類。何嘉蓀教授在他主編的教材和與傅榮校博士合作的專著中將檔案的實體整理和信息整理稱之為“實體控制”和“智能控制”。

近年來，電子文件的大量涌現(xiàn)直接影響到檔案的整理理論和技術。電子文件的信息對載體的依賴不比當年，電子文件的信息相對獨立，以至于電子文件在線傳輸時，其載體往往是不被考慮的，非到文件信息脫機保存時文件的載體才被重視。實際上，電子文件的整理過程已經(jīng)演化為以著錄為依托，以檢索為手段的情報信息處理過程，它與電子文件脫機以后的實體保存并沒有必然的內(nèi)在聯(lián)系，它們可以分別獨立進行。因此文件C+I的兩元表現(xiàn)形式，對于新的檔案實踐具有特殊的積極意義。對于脫機以前的電子文件的整理可表示為A=F(I)，而脫機以后的實體的分類保管亦可表示為A=F(C)，它們允許遵循不同的整理原則F，而且可以各自具有不同的結(jié)構(gòu)。在目前以紙質(zhì)文件為主導的檔案整理中，實體整理（即檔案室、館的整理）以載體的排列為目的，按照歷史原則（即檔案文件之間的歷史聯(lián)系）進行，實現(xiàn)由文件案卷全宗館藏的實體結(jié)構(gòu)；按照《中國檔案分類法》對檔案信息的分類，則遵循邏輯原則，形成與檔案實體不同的檔案信息的特殊結(jié)構(gòu)。

3A=F(C+I)的異化及其意義

A=F(C+I)概括了一般檔案室和檔案館的紙質(zhì)檔案的結(jié)構(gòu)關系，它具有普遍的適用性，但它也可以出現(xiàn)以下幾種異化形式，并且與檔案工作實踐中的特殊情況相對應。

3.1A=(C+I)：即在特殊條件下，沒有經(jīng)過任何整理（公式中F不存在）的文件依然可以成為檔案，而不能再將它們稱為文件。盡管沒有經(jīng)過整理的文件不是“典型的、科學意義上的”檔案，但畢竟還是檔案，而且在檔案實踐中也是可能出現(xiàn)的。例如，檔案征集是檔案收集工作的組成部分，檔案室和檔案館征集到的零散文件，雖然它們沒有經(jīng)過必要的整理，我們依然將它們稱之為檔案。檔案的征集雖然在檔案的收集工作中不占主流，但卻是檔案館的經(jīng)常性的業(yè)務活動，以至于大多省級檔案館都設有專門機構(gòu)來進行檔案征集工作。A=(C+I)是A=F(C+I)異化后的特殊形式，也對應著一定的檔案實踐活動。在何嘉蓀教授和傅榮校博士合著的《文件運動規(guī)律研究》一書中，將這一現(xiàn)象概括為“文件運動過程中的跳躍”現(xiàn)象。

其實這一現(xiàn)象在以往的檔案學研究中一直沒有給予科學解釋。在檔案學教材中，我們一方面強調(diào)文件轉(zhuǎn)化為檔案的三個必要條件，必要條件之一就是沒有經(jīng)過整理的文件不是檔案，另一方面又認為文件一經(jīng)歸檔進入檔案室和檔案館就成為檔案，那么征集到檔案館、室的零散文件沒有經(jīng)過必要的整理，我們將它稱為檔案呢，還是文件呢？如果依照必要條件判斷，它未經(jīng)整理是文件，可是它又是檔案館的日常業(yè)務之一，而且我們將這項活動不叫做文件征集，而稱為檔案征集，在檔案學教材中也將這部分內(nèi)容設在檔案工作的收集環(huán)節(jié)講授，因此形成悖論。我們給出的檔案結(jié)構(gòu)模型的異化形式可以給它適當?shù)慕忉尅?/p>

3.2A=F(C+X)是檔案結(jié)構(gòu)模型的另一種異化形式，即在文件形成檔案的過程中側(cè)重于考慮文件載體，而淡化其中信息之間的有機聯(lián)系及其表現(xiàn)形式（信息I異化為X)，這種現(xiàn)象在現(xiàn)實的檔案實踐中也時而顯現(xiàn)。例如：織布廠的樣品室中的產(chǎn)品樣本，其本身就具有檔案的性質(zhì)，它以實物的形式記錄企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)和生產(chǎn)活動。據(jù)筆者調(diào)研，甚至有不少企業(yè)干脆將布的樣本裁減成照片大小裝入像冊保存在檔案室中，將其視為樣品檔案。如果將這些布的樣品視為檔案，樣品中的信息就已經(jīng)發(fā)生了異化，它不再是一般意義上的文件信息，其中信息的表現(xiàn)形式既不是文字的，也不是圖表的，甚至也不是聲相的，但是這些樣品仍然具有檔案屬性。其實這些樣本與開發(fā)它們時所形成的產(chǎn)品檔案相互對應，換言之，二者所含的信息盡管表現(xiàn)形式不同，但實質(zhì)上具有同一性，它們是以不同的信息形式表現(xiàn)同一個產(chǎn)品的信息，共同記錄和反映企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)和生產(chǎn)活動，應該說二者所包含的信息具有內(nèi)在的必然聯(lián)系，但是對樣品“檔案”和產(chǎn)品檔案卻采取了不同的整理方式，且分別保管。這種情況屬于重視載體的特殊性，淡化信息之間的有機聯(lián)系。此種情況在檔案工作實踐中絕非個別現(xiàn)象，檔案室和檔案館中將不同載體的檔案淡化它們信息之間的相互聯(lián)系，各自整理分別保管習以為常。特殊載體的檔案尤其是實物檔案往往需要特殊的整理方法，同時形成它們的特殊結(jié)構(gòu)。

3.3A=F(X+I)與以上討論的問題相反，即重視檔案文件信息的結(jié)構(gòu)而淡化文件的載體。當我們對檔案的處理重點針對它的信息，而很少關注它的載體形式時，則檔案結(jié)構(gòu)的模型異化為A=F(X+I)（此時載體C已經(jīng)異化為X）。這個表達式最為典型的現(xiàn)實意義是我們目前最為關注的虛擬檔案和檔案的虛擬整理。在虛擬檔案和檔案的虛擬整理中，整理的對象主要是針對文件的信息，使之能更好的適應人們的需求，至于電子文件的載體，在文件脫機保管以前，其載體只具有技術方面的意義，幾乎與整理沒有關系。電子文件即使是脫機以后，它的整理保管與紙質(zhì)文件的整理原則也不會完全一致，甚至大相徑庭。

值得注意的是，對電子文件的整理由于主要是針對它的信息而忽略其載體，所以整理的原則和整理以后所形成的檔案結(jié)構(gòu)（信息結(jié)構(gòu)而非實體結(jié)構(gòu)）都將發(fā)生重大變化。歷史性原則（即按文件的來源、內(nèi)容、時間和形式等建立的文件之間的歷史聯(lián)系）和邏輯性原則今后會成為電子文件整理并重的兩大原則，由此引發(fā)電子檔案的結(jié)構(gòu)也必將突破紙質(zhì)的實體檔案結(jié)構(gòu)的固有模式。例如，根據(jù)“電子文件真實性的永久保管國際研究項目”(IflterPARES)研究成果，一份完整的電子文件構(gòu)成要包括：載體、內(nèi)容、物理和智能格式、活動、人員、檔案鏈、背景等7個基本要素，[8]與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，顯然文件的微觀結(jié)構(gòu)發(fā)生了重大變化。從宏觀上講，傳統(tǒng)的全宗也不一定再是檔案結(jié)構(gòu)中的最高層次。美國檔案學者塞繆爾斯(Samusls)提出的“文獻戰(zhàn)略”應用于傳統(tǒng)的檔案實踐中顯然是困難的，但在電子文件領域的應用前景是樂觀的。塞繆爾斯(Samusls)的“文獻戰(zhàn)略”觀念對傳統(tǒng)的檔案的收集、整理、鑒定、檢索以及檔案的結(jié)構(gòu)形式等方面從理論到實踐都將產(chǎn)生深刻的影響。

綜上所述，A=F(C+I)概括了一般情況下檔案結(jié)構(gòu)的基本模型，F(xiàn)表示使文件轉(zhuǎn)化為檔案的手段、方法和原則，它具有明顯的時代特征。檔案的實體整理從最早的序列原則到事由原則、來源原則、歷史性原則以及電子文件出現(xiàn)以后各國檔案學者提出的新的原則和方法，都是對F的時代特征的注釋，我們應該相信，隨著檔案實踐的發(fā)展，F(xiàn)還會有新的含義。另外，F(xiàn)與文件的載體C和文件信息I明顯存在對應關系，文件的載體不同（往往表現(xiàn)為I異化）整理的原則和方法也不同；同理，當載體C發(fā)生異化，只對文件的信息I進行整理時，也應該采取新的整理原則和方法。更值得注意的是，F(xiàn)、C、I中任何一個要素的變化都會直接影響到檔案的結(jié)構(gòu)，因此，不同文件載體和不同文件信息表現(xiàn)形式的檔案實踐將會直接導致檔案結(jié)構(gòu)的多元化。

對檔案結(jié)構(gòu)較為系統(tǒng)的研究，目前尚未引起檔案界應有的重視，成果較少，將檔案結(jié)構(gòu)模型化就更顯得困難，本文僅作為對該問題的初步探索，拋磚引玉，希望得到檔案界同仁的批評指正。

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篇7

考慮到現(xiàn)代醫(yī)學學科門類繁多、交叉領域廣泛，因此醫(yī)學科研的課題也是按照各專業(yè)門類來進行分配的。如在臨床醫(yī)學研究中，可以細分為內(nèi)科、外科、婦科、兒科等不同的科目；而在基礎醫(yī)學研究中，又可以根據(jù)研究對象的不同分為生化、病理、藥理等專業(yè)。而醫(yī)學科研活動都是在相應的專業(yè)科目內(nèi)進行的，很多時候這種科目分類還可能進一步細化。這就造成醫(yī)學科研內(nèi)容的專業(yè)性很強，相應的醫(yī)學科技檔案的專業(yè)性也較強。

（二）醫(yī)學科技檔案專題突出，系列化強

醫(yī)學研究方式不同于其他學科，其一般都是突出地以一個特定的專題作為研究對象。而且在對該專題進行研究時，著重從不同側(cè)面、不同層次展開系列化、完整性的研究。這就使得相應的醫(yī)學科技檔案具有專題性強、重點突出的特點。同時，對研究對象的多層次完整化研究，需要形成一套完整的、成套化的科技文件資料。這些檔案資料層次分明但又聯(lián)系緊密，可以作為一個系列進行利用。

（三）醫(yī)學科技檔案的學科綜合性強且項目協(xié)作多

醫(yī)學科學研究范圍非常廣泛，其跨學科、跨專業(yè)現(xiàn)象非常普遍。作為一門綜合性很強的學科，醫(yī)學研究本身就包含了眾多的專業(yè)門類。同時在新形勢下，大量的新興科學技術和專業(yè)不斷涌現(xiàn)，各學科的研究前沿領域正在不斷發(fā)生交叉融合，醫(yī)學研究也不例外?，F(xiàn)代醫(yī)學為了進一步發(fā)展，需要更多地利用別的學科領域的有利條件，加強彼此的協(xié)同合作。特別是現(xiàn)在許多醫(yī)學科研課題的綜合性非常強，需要匯集多個學科的知識進行研究攻關。這些反映到醫(yī)學科技檔案，也使其具有學科綜合性強且項目協(xié)作多的特點。

（四）醫(yī)學科技檔案載體形式多樣且數(shù)量龐大

醫(yī)學研究由于其獨特的研究方法和研究對象，造成研究結(jié)果的記錄和保存方式多種多樣。例如，醫(yī)學研究可以通過保存對象的標本或其組織切片來直接記錄研究結(jié)果。同時，又可以利用各種音視頻資料、化驗單及儀器檢測結(jié)果來間接保存。因此，醫(yī)學科技檔案資料的形式多樣，記錄醫(yī)學科研成果的載體也非常豐富。

（五）醫(yī)學科技檔案具有保密性

醫(yī)學檔案資料與醫(yī)學科研成果密切相關。作為醫(yī)學檔案記錄的主要對象，醫(yī)學科研成果往往包含了研究人員的心血和付出。這些成果具有知識產(chǎn)權(quán)，在一定時間和范圍內(nèi)必然要受到法律的保護。因此，對于記錄了具有特殊價值的醫(yī)學報告、臨床資料及相關的文獻等檔案資料，需要根據(jù)國家保密法為其設置相應的保密等級，確保這些醫(yī)學科技檔案在充分發(fā)揮其使用價值的前提下，具有一定的保密及限制保護措施。醫(yī)學科研檔案管理的主要工作是對有關醫(yī)學研究的資料、成果等進行收集、系統(tǒng)分類和編研，其基本原則一方面是要確保醫(yī)學科技檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性，另一方面要最大程度地開發(fā)好、利用好醫(yī)學檔案的價值，為醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展、社會的進步以及人類的健康提供幫助。

二、以用戶需求為最終目的的醫(yī)學科技檔案管理方式的建立

為此，依據(jù)本部門的工作狀況，并結(jié)合筆者多年的科技檔案工作經(jīng)驗，理解相關文獻，對以用戶為最終目的的醫(yī)學科技檔案管理方式的建議和探索提出了幾點建議。

（一）提高檔案意識

有意識才會有自覺的行為，才會有目的的行動。首先，我們需要提高相關工作人員的檔案意識，不僅需要重視檔案的保存和管理，更需要對醫(yī)學科技檔案的利用價值有明確的認識。檔案管理部門要更新服務模式，努力開發(fā)醫(yī)學科技檔案資源，并建立相應的平臺（如數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站等），為檔案利用者提供更好的服務。此外，檔案室還應積極主動地向外界宣傳館藏信息，讓更多的人了解可利用的檔案資源，以廣泛吸引潛在的檔案利用者，使檔案的利用價值發(fā)揮到最大化。

（二）完善管理體制

所有的行為必須要有規(guī)范，而管理體制就是這些規(guī)范的保證。要提高醫(yī)學科技檔案的利用效率，就必須要提高檔案管理水平。健全的管理體制，是醫(yī)學科技檔案管理水平和利用效率的有力保證。立足于檔案利用者的實際需求，建立健全檔案服務機制，豐富檔案利用服務手段和方法，為各類人群提供多樣和個性化的服務。我國各檔案室為人們提供的服務主要有檔案信息查詢、借閱以及信息加工等，相對比較單一，也不夠簡便。將信息技術應用于檔案利用服務中，可以使得檔案信息的查詢和利用更加方便，也更符合當代人們獲取信息的習慣，可以有效地吸引更多的科研人員、醫(yī)務工作人員等用戶人群，提高檔案的利用效率和服務質(zhì)量。

（三）加強檔案室基礎建設

無論是保存、管理還是利用，基礎建設都很關鍵。加強檔案室基礎建設也是提高醫(yī)學科技檔案利用效率的有力措施。各檔案管理部門應采用多種手段強化基礎建設，為檔案利用者提供更便利的條件。本文認為應該從以下幾個方面加強檔案室基礎建設。

1．優(yōu)化檔案室環(huán)境

安靜、整潔的環(huán)境可以讓醫(yī)學檔案利用者更專注地研究檔案中的資料和信息，而寬敞明亮的場所也使檔案室可以同時為更多的用戶提供服務。在合適的地方為用戶們提供打印、復印等服務也可以為有需要的檔案利用者提供便利。

2．增加館藏資源儲量

隨著醫(yī)學科技的不斷發(fā)展，一些醫(yī)療實踐中產(chǎn)生的醫(yī)學科技檔案資源已經(jīng)遠遠不能滿足一些科研人員的需求。各檔案室應注重資源共享，引進代表國內(nèi)先進水平的重要檔案資料供研究者使用。

3．充分利用現(xiàn)有科技，提高檔案利用效率

檔案資源數(shù)字化、信息化是未來醫(yī)學科技檔案發(fā)展的必然趨勢。將信息技術應用到檔案管理中可以顯著縮短檔案利用者查詢相關信息的時間，獲取資源也變得更為簡便。通過建立專門的檔案資源網(wǎng)，人們可以通過網(wǎng)絡遠程檢索和利用檔案室內(nèi)的資源，而不用到檔案室，省去了不少麻煩。檔案利用效率得到了提高。

4．對檔案進行科學合理的分類

科學分類可以使用戶的檢索更加準確快速。檔案室應充分了解各個檔案的內(nèi)容，并從多角度對其進行分類。對于醫(yī)學科技檔案，應根據(jù)專業(yè)、學科的差別對其進行詳盡的分類，并以此為基礎，建立功能全面的檢索系統(tǒng)。通過這種方式，檔案利用者可以對各類檔案有初步了解，并根據(jù)自身需求，準確定位需要查詢的檔案資源，避免了無謂的時間浪費。

（四）調(diào)整檔案編研體系

提高醫(yī)學科技檔案的利用效率還需要重視檔案的編研工作。信息時代的快節(jié)奏對于醫(yī)學科技檔案的編研提出了新要求。檔案管理者需要充分發(fā)掘醫(yī)學檔案的潛在利用價值，并根據(jù)當時的醫(yī)學研究發(fā)展情況，適時提出相關編研課題。在此基礎上，通過挖掘各類檔案信息資源，編研出一系列具有高利用價值的成果。這些編研成果應具備高度的實用性，可以對醫(yī)學科研和醫(yī)療實踐進行指導。

（五）重視人才培養(yǎng)

信息時代的到來帶來了知識大爆炸，現(xiàn)代科技的發(fā)展深刻影響到人類社會的方方面面，知識型管理人才是強化醫(yī)學科技檔案管理水平，提高檔案利用效率的重要基礎。隨著檔案信息化的進程不斷加快，新形勢下的檔案管理人員需要及時了解和掌握新技術的發(fā)展狀態(tài)，不斷擴充自己的知識面，全面提升自身素質(zhì)，才能應對快速變化的檔案管理局面，提高醫(yī)學科技檔案的管理水平。醫(yī)學科技檔案包含的信息量豐富，只有熟練掌握了信息技術和計算機網(wǎng)絡技術，才能更好地建立和利用醫(yī)學科技檔案數(shù)據(jù)庫和檢索系統(tǒng)，幫助科研人員迅速準確地搜索到其需要的信息，提高檔案利用效率。

篇8

在許多中專學校中，學校的普遍意識是把學生的學習情況放在首位，這么做的結(jié)果往往是會忽略檔案管理這樣的輔助式教學，盡管對于學生來說，檔案管理往往不會對他們的學習和生活起到太大的影響，但是如果一個學校對于學生的檔案管理得好的話，就會從根本上保障學生的權(quán)益，從而使學生在一個安全穩(wěn)定的環(huán)境下學習。

（二）學校往往沒有應用先進的檔案管理設備

在一些中專學校中，學校往往沒有很多的資金來對檔案管理方面的設備進行一個系統(tǒng)性質(zhì)的更換，對于進行檔案管理的方法只是采用以前那種文本的形式，通過筆錄的過程來進行存檔，這樣做會大大增加管理人員的工作量，同時也會大大增加檔案存放的空間位置。與此同時，還會出現(xiàn)由于年份久遠，造成檔案流失的情況出現(xiàn)，使學校的利益受到損傷。

二、對于上述存在的問題進行具體措施的說明

（一）對在職的管理人員進行專業(yè)系統(tǒng)的培訓，擴招專業(yè)的管理人員

從目前的管理人員的專業(yè)能力上來看，學校應該在外面聘請具有專業(yè)知識的檔案管理教師，來到學校對學校在職的管理人員進行一個短期而又系統(tǒng)的培訓，讓他們能夠用更加專業(yè)的眼光來看待以后的檔案管理工作，同時還要對現(xiàn)在在職的管理人員進行相關的知識考核，保證他們都能認識到專業(yè)知識的重要性。同時學校還應該擴招相對應的具有專業(yè)知識的畢業(yè)學生，讓整個管理隊伍更加充滿活力，避免檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)在所面臨的青黃不接的現(xiàn)象，保障隊伍的不斷壯大。

（二）學校加強對檔案管理工作的重視性

學校在進行整體改革時，要注重對學校的整個教學系統(tǒng)的全面改革，不要僅僅把目光放在對學生的教學工作上。學生的教學工作固然很重要，但是如果沒有像檔案管理這樣的陪襯來進行輔佐，也是不可能達到事半功倍的效果的。所以說，學校要加強對于學校檔案的管理力度，要增大人力和資金來對此進行改革，保障后續(xù)教學工作的合理展開，這是在為學生及教師日后的教學成果和學術科研成就打下穩(wěn)定的后勤保障基礎。為此，學校的領導要為學校的檔案管理增加人員上的配置，如增加安保人員，防止重要檔案資料的流失，同時還應該增加檔案文本資料管理方面的人員，保證文本性質(zhì)的檔案不會隨著時間的流逝而漸漸地老化發(fā)黃。對于一些相對重要的文件，學校應該及時派人錄入電腦，防止不慎將其遺失或者損壞。綜上所有步驟的簡述，直接說明了學校對檔案管理的重視，也間接說明了檔案管理是關乎學校整體核心的工作，保障了學校的正常發(fā)展。

篇9

學校檔案管理工作是衡量學校教育質(zhì)量和管理水平的重要標準，是學校各項評估工作的重要內(nèi)容。目前，中職學校正面臨著重大的變革，作為中職學校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，那么，如何適應新形勢，加快中職學校檔案工作發(fā)展的步伐呢？筆者根據(jù)《檔案法》的要求，結(jié)合自身的學習和工作體會，就如何做好中職學校的檔案管理工作探討如下。

1.中等專業(yè)學校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.1領導不夠重視

就目前的學校檔案管理現(xiàn)狀來看，大部分學校的領導對檔案管理的認識較為膚淺，對加強檔案管理的重要性認識不足，沒有意識到檔案對教育事業(yè)的促進作用，認為學校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴格。

1.2檔案管理人員缺乏，素質(zhì)較低

專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務水平低下是中等專業(yè)學校普遍存在的問題。有的中專學校的檔案管理人員只有一個人，而且是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務知識。檔案管理人員業(yè)務水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規(guī)范化。

1.3檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一

目前中等專業(yè)學校檔案館（室）的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對其進行加工，如調(diào)整與編目。這種機械的手工抄寫，不僅重復性勞動工作量大、時間長、速度慢，同時也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行有效地開發(fā)利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調(diào)動頻繁，而造成磨損嚴重，且檢索速度慢，查找準確率低、查全率低。

1.4收集資料不夠完整

外出參加會議的人員不會主動把會議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對學校外派人員參加會議的情況不了解造成了會議文件未能及時歸檔。某些教師對教學檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認為教案、自編講義等材料是自己在教學過程中取得的成果，屬于私有財產(chǎn)，若經(jīng)檔案部門歸檔后就會成為公有財產(chǎn)，容易抹殺個人的成績，并且再利用時借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。

1.5硬件設施不達標

有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設備不齊全，大部分學校檔案保管箱是20世紀七八十年代購置的，個別學校仍用木頭箱，很不規(guī)范，影響保管使用效果。

2．加強中等專業(yè)學校檔案管理工作的對策

2.1提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立和完善科學的檔案管理機制提高和增強學校全體員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認真學習《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強對檔案工作的領導，主要領導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當今新形勢教育教學改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。

2.2加強人員配備，搞好檔案實施建設

為了不使那些奠基性材料缺失，學校教學檔案要實行統(tǒng)一保存和科學管理，首先要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強業(yè)務能力的同志來負責，健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報關保密制度，嚴格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設是提高檔案水平的基礎，同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設立檔案室，教學檔案按文書類、教學類、學籍類、聲類分別設櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。2.3加強檔案信息化建設，提高現(xiàn)代化管理水平

檔案信息化建設是社會信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進，要正確確立中等專業(yè)學校檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現(xiàn)代化管理相適應的管理體系和運行機制。第三，檔案管理中實現(xiàn)技術現(xiàn)代化，即采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務質(zhì)量。

2.4加強檔案的收集和整理

學校檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務活動形成的重要會議材料、協(xié)議書、勞動工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

建立健全學校檔案，實行檔案管理，有利于對學校的正確評估，有利于對教師和學生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學校進行科學管理，有利于提高教育教學質(zhì)量，只要努力把學校檔案建好、管好、用好，就一定能把學校辦出成績，辦出特色，辦出水平。

參考文獻：

[1]王莉.談高校檔案管理現(xiàn)代化建設[J]鎮(zhèn)江高專學報2003,16(4).

[2]劉索珍.中職學校教學檔案管理工作初探[J]衛(wèi)生職業(yè)教育2005（17）.

篇10

目前階段，我國很多學校的檔案管理依然采取舊有的紙質(zhì)檔案管理方式，并沒有形成計算機電子檔案管理。這在檔案管理方式上就落后很多。另外，檔案管理對檔案材料的帥選、歸類、整理等方面的工作也很隨意，更不用說對檔案材料的有效利用。檔案管理方式和管理水平限制了我國檔案管理體系的改善和提高。

2.管理硬件設施不齊全

目前我國很多學校的檔案管理室通常都是一些廢棄材料的堆放室。檔案本身的紙質(zhì)、放置地方都缺乏通風、干燥、防潮防霉等基礎存放條件，同時對檔案室的防火、防盜意識淡薄。這些基礎的硬件設施落后也給檔案管理工作造成了一定的影響。

3.管理人員的工作責任意識不強

因為對檔案管理工作的不夠了解和不夠重視，目前我國一些中學學校并沒有設定專門的檔案管理崗位或相關職位，甚至一些檔案人員完全是學校臨時從教師隊伍中任意選取的。學校檔案管理隨意而為，有時只是為了應付上級機關的檢查而臨時拼湊出一些檔案資料。同時，一些檔案管理人員自身缺乏檔案管理知識，缺乏專業(yè)的檔案管理能力，經(jīng)常造成檔案資料的不齊全、丟失、毀損等情況。

二、中學檔案管理工作的改善方法

1.改善管理方式，提高管理水平

要改善中學檔案管理工作，首先要從改變檔案管理方式，提高檔案管理水平上來想對策。隨著我國計算機的普及和大眾化，學校檔案管理應該根據(jù)時展的要求，改變以往單一的管理方式，結(jié)合計算機自動辦公的方便快捷，創(chuàng)立計算機檔案管理體系，從而提高檔案管理的水平。

2.及時更新管理硬件設施，完善檔案管理體系

學校對檔案管理工作的硬件設施缺乏資金投入。在認識到檔案管理的重要性后，學校在檔案管理中硬件設施的購買，如電腦、打印機、復印機等。首先，檔案管理必須有專門的檔案管理室。作為檔案管理室必須具備一定的條件。首先，室內(nèi)必須保持通風、干燥、防潮防霉的基礎條件。其次，檔案室必須有齊全的防火防盜功能，能應對一些突發(fā)狀況。最后，檔案室必須能夠進行定期的清掃整理，為資料的堆放保持最好的外在條件。最后，檔案管理室的基本設備例如，資料架等必須定期維護更新，避免設備的損害對資料造成損害。