導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案信息論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

1檔案管理工作開展得比較好、有一定業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。這類企業(yè)的檔案工作一般歸屬于總經(jīng)理辦公室，由原中方檔案員兼管，檔案工作的開展基本按照國家規(guī)定的各項程序進(jìn)行，建立了明確的檔案管理制度，對于檔案的收集、整理、登記、分類等工作做得比較規(guī)范。

2檔案工作剛剛起步，基礎(chǔ)比較薄弱。這類企業(yè)一般規(guī)模比較小，開辦時間也比較短，各崗位人員比較緊張，沒有配備專門的檔案人員。但企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)具有一定的檔案意識，檔案工作處于初創(chuàng)階段，并為檔案工作創(chuàng)造了一些條件，這對企業(yè)今后檔案工作的發(fā)展還是有利的。

3檔案工作無人管理或無中方人員管理。這種類型的企業(yè)不少，其中又分為兩種情況：

其一，企業(yè)不重視檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案意識，不設(shè)檔案人員，企業(yè)在日常活動中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴(yán)重。

其二，較大規(guī)模的外商獨(dú)資企業(yè)中，外方對檔案工作比較重視，也設(shè)有外方人員對檔案進(jìn)行管理，但是中方無權(quán)對其檔案進(jìn)行管理，造成這部分檔案信息的流失。

三資企業(yè)是改革開放后出現(xiàn)的新生事物，三資企業(yè)的檔案管理也對傳統(tǒng)的檔案管理理論提出了新的研究課題。究詰起來，造成三資企業(yè)檔案信息的流失這一問題的主要原因表現(xiàn)在以下幾個方面：

1檔案分散，所保存的檔案中原件少，復(fù)印件多，外方的檔案尤其是技術(shù)檔案，中方無法保管。對于外方來講，怕技術(shù)泄密是檔案分散保存的一個重要原因。從國外引進(jìn)的重要技術(shù)資料、市場信息等科技檔案，一般都控制在外方手中，中方的檔案工作無法開展，沒有有效的控制手段。而企業(yè)的調(diào)查論證、申報立項、洽談協(xié)議、審批登記、合同公證等檔案掌管在相應(yīng)的當(dāng)事人手中，事后不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復(fù)印件。這些問題直接導(dǎo)致檔案信息資源的部分流失，也使得檔案的憑證作用減低。

2檔案人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業(yè)知識。三資企業(yè)為提高工作效率，往往不設(shè)立專門的檔案人員，而采取兼職的辦法。三資企業(yè)中的人員一般來講綜合素質(zhì)較高，但是缺乏檔案方面的系統(tǒng)理論和實(shí)踐知識。在企業(yè)中缺乏有效的檔案管理制度，沒有把檔案工作納入職責(zé)范圍。這也使得檔案工作在三資企業(yè)很難開展，導(dǎo)致一大部分檔案信息的流失。

3在三資企業(yè)中從投資者的角度看，檔案不能給企業(yè)帶來效益或者說短期內(nèi)無法從對檔案的投入上獲得回報，所以索性不對檔案進(jìn)行投入。尤其是從資方的角度看，企業(yè)建設(shè)速度越快，越早日投產(chǎn)，贏利越早，短時間內(nèi)收回投資即已經(jīng)達(dá)到目的，無須再額外投入，從一開始就沒有把檔案工作納入企業(yè)建設(shè)中去。這就使得檔案工作的發(fā)展置后于企業(yè)發(fā)展速度，也造成一部分檔案信息資源流失。

檔案信息是一種無形資產(chǎn)，是國家的寶貴財富，在改革開放的今天，對三資企業(yè)發(fā)展過程中檔案的管理，也是對國家財產(chǎn)的有效保護(hù)。為使檔案信息資源不流失，針對上述問題應(yīng)主要采取以下對策：

篇2

2檔案信息化發(fā)展的技術(shù)環(huán)境和政策環(huán)境

2.1檔案信息化發(fā)展的技術(shù)環(huán)境

從檔案信息化的進(jìn)程上看，其技術(shù)環(huán)境主要是包括計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及以及各種辦公方式的優(yōu)化，做好檔案信息的收集、整理以及存儲和利用工作是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的重要環(huán)節(jié)，在各個關(guān)節(jié)中都需要將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用到其中。所以說，各種技術(shù)設(shè)備和方式的共同作用逐漸完善了檔案信息化的進(jìn)程。另外，還需要提供良好的硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享工作，同時保證檔案信息傳遞的快速和便捷。

2.2檔案信息化發(fā)展的政策環(huán)境

由于檔案管理的信息化實(shí)現(xiàn)給檔案管理工作帶來較多的便利，因此，國家對這一問題加強(qiáng)了重視。在相關(guān)的法律法規(guī)中提到了關(guān)于檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。這些舉措都是為檔案信息化創(chuàng)設(shè)一個相對比較公平且開放的環(huán)境，使得檔案信息能夠發(fā)揮自身的優(yōu)勢作用，實(shí)現(xiàn)全國性和規(guī)范性的特點(diǎn)。另外，檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性特點(diǎn)也需要科學(xué)的政策環(huán)境作為背景，各級單位或者是機(jī)關(guān)等都應(yīng)該充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)資源實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性。不得不提到的是，檔案信息的檢索功能越來越受到人們的高度重視，在實(shí)際的應(yīng)用中，需要保證應(yīng)用的快捷性。

3電子檔案信息管理存在的安全問題

檔案管理的安全問題直接影響到檔案管理機(jī)構(gòu)的機(jī)密或者是相應(yīng)工作的進(jìn)展。因此，保證檔案管理工作的安全性，做好安全保證工作，能夠有效的解決電子檔案信息管理工作中出現(xiàn)的眾多問題。雖然檔案管理工作人員眾多，但是工作中出現(xiàn)的問題比較嚴(yán)重，其中包括以下幾個方面。

3.1物理安全問題

物理安全問題是檔案信息化中最為主要的問題，所謂的物理安全主要是指檔案信息存放的條件以及環(huán)境，檔案信息多以電子形式保存，因此，保存的溫度和濕度等都需要控制在相應(yīng)的范圍內(nèi)。盡量避免出現(xiàn)消磁，毀壞會這是盜竊的問題。從目前電子檔案的管理工作上看，出現(xiàn)破壞的可能性主要有表現(xiàn)在兩個方面，第一是計算機(jī)自身的軟件和硬件方面的問題，另一方面則是人為因素?？梢姳Ｗo(hù)電子檔案的安全性需要做好輻射的防護(hù)，提升工作人員的操作技能等等。

3.2軟件安全

軟件是計算機(jī)系統(tǒng)的重要組成部分，只有保證軟件的安全問題才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的正常運(yùn)行，提升利用程度。軟件和硬件都是比較重要的兩個方面，要在運(yùn)行的過程中嚴(yán)格按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)定來進(jìn)行，同時對軟件的使用權(quán)限進(jìn)行控制，同時還需要對電子檔案進(jìn)行歸檔和整理，避免黑客對檔案信息進(jìn)行拷貝和篡改。

3.3數(shù)據(jù)安全問題

數(shù)據(jù)安全才是檔案信息安全的基本，電子信息的保護(hù)就是要保證信息不被泄露。同時在電子檔案的軟硬件共同作用的前提下，需要更加注重對數(shù)據(jù)安全問題的重視。為了保證安全問題，需要將檔案信息進(jìn)行備份處理。通過科學(xué)的介質(zhì)來進(jìn)行傳遞，提高其利用程度。還可以根據(jù)檔案信息的使用頻率來設(shè)置權(quán)限，這樣才能保證檔案信息的數(shù)據(jù)安全問題。

3.4網(wǎng)絡(luò)安全問題

在計算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用的過程中，可能會受到網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)的制約，形成一定的破壞性，直接影響到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全性，對于檔案信息的安全程度也會產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。而且網(wǎng)絡(luò)問題的出現(xiàn)也會造成其他問題的產(chǎn)生，所以需要根據(jù)電子信息檔案的相關(guān)內(nèi)容以及應(yīng)用的特點(diǎn)來設(shè)置相應(yīng)的防火墻結(jié)構(gòu)，做好安全技術(shù)的推廣，對網(wǎng)絡(luò)安全問題進(jìn)行嚴(yán)格地控制。在此過程中需要將網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管工作落到實(shí)處，選擇專業(yè)的工作人員來進(jìn)行這一工作。

3.4.1單位的安全防范意識要加強(qiáng)

改進(jìn)服務(wù)的方式增加新的舉措，提高創(chuàng)新性，在共享電子檔案信息資源的前提下，要加強(qiáng)安全性防范，在共享電子檔案信息的同時注意信息流失，除了給計算機(jī)各類用戶提供計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時，在技術(shù)時上要加強(qiáng)管理，最終做到信息服務(wù)的最優(yōu)化。

3.4.2重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)提高應(yīng)用系統(tǒng)的維護(hù)

在提供了高效便捷的服務(wù)下，我們還要重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)提高應(yīng)用系統(tǒng)的維護(hù)。對那些突發(fā)性的災(zāi)難，在安全上要有積極的應(yīng)對措施，并最終達(dá)到綜合性和智能化的電子檔案管理。

篇3

2數(shù)字檔案信息標(biāo)準(zhǔn)尚不健全

目前，影響數(shù)字檔案信息安全最大的瓶頸問題就是標(biāo)準(zhǔn)的不健全，造成這一問題原因主要有：首先，從橫向上看，部門與部門、單位與單位之間的藩籬，影響標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性。國家檔案局雖然出臺了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》等文件標(biāo)準(zhǔn)，但總體來看，這些標(biāo)準(zhǔn)要求相對比較寬泛，缺乏可操作性，并允許各單位根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行再次開發(fā)設(shè)計，降低了統(tǒng)一的規(guī)范性要求。不少單位就自搞一套，而相互間兼容性又不夠，導(dǎo)致數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的通用性、共享性較差，無法實(shí)現(xiàn)單位間檔案信息的無縫交流，甚至出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象，如若該單位發(fā)生災(zāi)害等情況時，檔案信息很難恢復(fù)重建，嚴(yán)重影響數(shù)字檔案信息的安全。其次，從縱向上看，不少單位為追求上項目、造聲勢，開發(fā)出管理軟件沒有充分考慮信息技術(shù)發(fā)展帶來的影響，一些看似當(dāng)前管用、可用的管理系統(tǒng)，若干年后很難保證還可以繼續(xù)使用，若要重建或并入其它系統(tǒng)，原有檔案信息的格式多種多樣，很難保證在新系統(tǒng)中全部繼續(xù)可用。

3數(shù)字檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自身的安全漏洞

各種信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都不同程度地存在有一些漏洞，給信息管理帶來安全隱患，數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也不例外，其自身的安全漏洞嚴(yán)重影響著數(shù)字檔案信息的安全。其一是網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議的安全漏洞。多數(shù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)是依托開放的網(wǎng)絡(luò)平臺，所使用的網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議如TCP/IP協(xié)議等，也是大家所熟悉的，但這些協(xié)議大多帶有安全漏洞。其二是各類軟件的安全漏洞。檔案信息網(wǎng)絡(luò)所采用的系統(tǒng)及應(yīng)用軟件，在開發(fā)過程中不可避免地都會存在一些漏洞，有些甚至被故意安置一些后門，這些后門和漏洞極易被黑客所利用，造成對數(shù)字檔案信息的擴(kuò)散、盜取、篡改等，嚴(yán)重時可導(dǎo)致整個系統(tǒng)的崩潰與癱瘓。其三是感染病毒。為方便信息查詢和利用，檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都提供有用戶登錄功能，有的還能自行下載保存檔案信息，這也為計算機(jī)病毒的傳播提供了便捷途徑，加之有些系統(tǒng)的防病毒措施不完善，很容易造成病毒的快速傳播，給數(shù)字檔案信息系統(tǒng)造成較大的安全威脅。

4存儲介質(zhì)的選擇及保存環(huán)境不當(dāng)

數(shù)字信息存儲技術(shù)快速發(fā)展，使得存儲介質(zhì)的存儲容量不斷翻新，而不同類型的檔案信息對介質(zhì)的要求也不一樣，因此存儲介質(zhì)的選擇成為了其中的關(guān)鍵。如何選擇存儲介質(zhì)，也沒有絕對的標(biāo)準(zhǔn)，為了能使數(shù)字檔案信息長期安全地保存，應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案信息自身的特殊要求，正確選擇符合實(shí)際、質(zhì)量過硬的存儲載體。但有些單位在選擇存儲介質(zhì)時，沒有全面考慮檔案信息的自身要求，更多由于受經(jīng)濟(jì)承受能力的制約，選擇一些所謂"質(zhì)優(yōu)價廉"的產(chǎn)品，對存儲在其中的檔案信息造成極大威脅。存儲數(shù)字檔案信息的載體多為光電介質(zhì)或磁電介質(zhì)，這些載體對環(huán)境的適應(yīng)力較差，受溫度、濕度、磁場強(qiáng)度等外部因素影響較大。因此，保存數(shù)字檔案信息的載體對物理環(huán)境的要求比傳統(tǒng)檔案保存環(huán)境更加苛刻，應(yīng)滿足恒溫、恒濕、避免腐蝕性氣體、遠(yuǎn)離靜電及磁場干擾等條件。但不少單位缺少這樣的環(huán)境條件，只能將這些載體置于普通環(huán)境中，這就加快了其老化速度，容易出現(xiàn)各種故障，使存儲在其中的信息讀取不出來。

篇4

在當(dāng)前的社會轉(zhuǎn)型期，社會治安形勢日益復(fù)雜，突出表現(xiàn)是犯罪率明顯上升，新型犯罪不斷涌現(xiàn)，大案、要案層出不窮，犯罪的滋生速度快速遞增。這一嚴(yán)峻形勢使公安機(jī)關(guān)面臨著極大的壓力，而公安機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)，對于警務(wù)創(chuàng)新、提高執(zhí)法效率、更有效地打擊與制止犯罪具有不可估量的作用。檔案工作是公安工作的一個重要組成部分。隨著社會日益進(jìn)入信息化時代，公安檔案作為一種重要的信息資源，在公安機(jī)關(guān)打擊各種違法犯罪活動、維護(hù)社會治安穩(wěn)定的過程中，發(fā)揮著越來越重要的作用。改革開放以來，黨和政府高度重視檔案資源的管理和利用，公安機(jī)關(guān)的檔案工作取得了很大進(jìn)步。但是，我們也應(yīng)該看到，由于種種原因，目前的公安檔案管理工作還存在一些問題，應(yīng)在實(shí)踐中努力解決。

1公安檔案信息化的現(xiàn)狀

目前，公安部正在實(shí)施金盾工程，大力進(jìn)行信息化建設(shè)，從而使公安機(jī)關(guān)的檔案存儲方式發(fā)生了根本變化，由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。各地各警種分別建設(shè)了各自的數(shù)據(jù)庫來存儲相關(guān)的檔案信息，不僅刑事案件檔案資料(包括犯罪痕跡物證、被盜搶車輛或物品、犯罪嫌疑人等信息)，而且居民戶籍、旅館流動人口、出入境人員、在逃人員、重點(diǎn)監(jiān)管人員、機(jī)動車、駕駛員、道路交通、消防管理等檔案資料都以電子檔案的形式加以存儲，并在維護(hù)社會治安、打擊犯罪等工作中發(fā)揮了重要作用。如根據(jù)在逃人員數(shù)據(jù)庫進(jìn)行網(wǎng)上比對來抓捕通緝犯，極大地提高了抓捕效率。

另一方面，由于公安檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中存在以下問題，警方目前只能從這些檔案信息中進(jìn)行簡單查詢和統(tǒng)計匯總等工作，從而制約了檔案信息效能的發(fā)揮，阻礙了警方工作效率的提高。

1．1各警務(wù)數(shù)據(jù)庫彼此缺乏聯(lián)系，警方各部門間的檔案信息不能共享。刑偵、治安、戶政、消防、邊防、交通等各部門分別投入大量的人力、物力、財力建立了自己的一套信息網(wǎng)絡(luò)，然而由于種種原因，這些網(wǎng)絡(luò)未能有效互連，導(dǎo)致檔案信息不能在數(shù)據(jù)庫之間互相貫通、共享，以致形成了一個個的“信息孤島”。

1．2警務(wù)數(shù)據(jù)庫中檔案數(shù)據(jù)的異構(gòu)性問題突出。各地警方一般根據(jù)本地財力等條件進(jìn)行金盾工程建設(shè)，信息化的標(biāo)準(zhǔn)、水平不一。目前各警務(wù)數(shù)據(jù)庫中檔案信息的種類繁多，且信息標(biāo)準(zhǔn)、信息存量、運(yùn)行方式乃至軟件版本等也都存在著一定的差異，兼容性不強(qiáng)，成為制約檔案信息共享的一大障礙。

1．3許多公安應(yīng)用軟件不能充分滿足業(yè)務(wù)需要。表現(xiàn)在軟件開發(fā)環(huán)境不成熟，功能比較單一、運(yùn)行不穩(wěn)定，時常造成檔案信息丟失、泄密，甚至貽誤正常業(yè)務(wù)工作：有的公安機(jī)關(guān)投入了巨額資金建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)，卻因應(yīng)用軟件不配套，只能進(jìn)行簡單的檔案文件傳輸，從而使整個系統(tǒng)的運(yùn)行效率很低。

2知識發(fā)現(xiàn)技術(shù)對公安檔案信息化建設(shè)的意義

不可否認(rèn)，公安檔案信息化建設(shè)取得了巨大成績，各警務(wù)數(shù)據(jù)庫已存儲了大量的檔案信息。能否充分發(fā)揮這些檔案信息的作用，是衡量公安檔案信息化建設(shè)成效的重要標(biāo)準(zhǔn)，也是提高警方工作效率的關(guān)鍵。如果將知識發(fā)現(xiàn)技術(shù)應(yīng)用于警務(wù)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，則能從海量的檔案數(shù)據(jù)中自動發(fā)現(xiàn)令人感興趣的知識，如自動發(fā)現(xiàn)原本需經(jīng)領(lǐng)域?qū)＜曳治霾拍艿玫降陌讣€索等，從而為警方進(jìn)行科學(xué)決策提供必要的支持，這對于提高公安檔案的利用效果和警方工作效率，進(jìn)而提高公安檔案信息化建設(shè)水平都具有重要的意義。知識發(fā)現(xiàn)技術(shù)的作用具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

2．1在案件偵破方面，總結(jié)各類案件的發(fā)生規(guī)律，預(yù)測未來的防范重點(diǎn)，指出可疑人的特點(diǎn)，劃定犯罪嫌疑人的范圍，對案件進(jìn)行串案并案，為案件偵破提供偵查方向和線索。

2，2在交通管理方面，監(jiān)測路面狀況和交通流量，總結(jié)交通事故的發(fā)生規(guī)律，及時制定對策，有效疏導(dǎo)交通，以及減少交通事故的發(fā)生。

2，3在警力配置方面，科學(xué)、合理地安排警力，以應(yīng)對突發(fā)事件：在消防調(diào)度決策中對人員、車輛配置、水源安排、最佳路線選擇等提供最佳方案。

3知識發(fā)現(xiàn)技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用概況

數(shù)據(jù)庫中的知識發(fā)現(xiàn)(Knowl-edgeDiscoveryinDatabases，KDD)，又稱數(shù)據(jù)挖掘(DataMin-ing,DM)，是從海量的檔案數(shù)據(jù)中提取出需要的知識的技術(shù)，當(dāng)今的世界正處于一個“數(shù)據(jù)爆炸”的時代，但是要從浩如煙海的檔案數(shù)據(jù)中獲取真正有用的或感興趣的知識卻非易事，即所謂“人們被數(shù)據(jù)淹沒了，卻饑餓于知識”，于是數(shù)據(jù)庫中的知識發(fā)現(xiàn)(KDD)技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生。KDD一詞首次出現(xiàn)在1989年8月由美國人工智能協(xié)會組織的第11屆國際人工智能聯(lián)合學(xué)術(shù)會議上，此后，KDD研究吸引了越來越多的研究者。近年來，國內(nèi)外高校以及IBM、Microsoft、NASA等公司、機(jī)構(gòu)競相投入大量資金以推動KDD的理論和應(yīng)用研究，眾多企業(yè)也正在或?qū)⒁獙?shí)施以知識發(fā)現(xiàn)為基礎(chǔ)的商務(wù)智能項目。一個著名的例子是美國加州WalMart超市對長期積累的顧客購物檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，結(jié)果發(fā)現(xiàn)購買紙尿布的顧客通常也會購買啤酒。經(jīng)進(jìn)一步調(diào)查發(fā)現(xiàn)，這一地區(qū)的不少已婚男子常在下班回家的路上幫太太買紙尿布，順便會買一些啤酒，于是銷售主管立即進(jìn)行貨架調(diào)整，將紙尿布和啤酒的貨架擺在一起，并在附近擺放了許多佐酒的小食品，結(jié)果幾種商品的銷售量都顯著上升。

在警務(wù)領(lǐng)域，美國警方使用通用或商務(wù)數(shù)據(jù)挖掘工具，已實(shí)現(xiàn)了對知識發(fā)現(xiàn)技術(shù)的初步應(yīng)用。如FBI將MicroStrategy商業(yè)智能平臺的報表及分析軟件應(yīng)用于反恐及調(diào)查工作，以及警方將地理信息系統(tǒng)(GIS)與犯罪信息中心(NCIC)相結(jié)合，從中發(fā)現(xiàn)犯罪線索、總結(jié)發(fā)案規(guī)律和進(jìn)行犯罪預(yù)防等。

我國警方現(xiàn)已初步建成了一些警務(wù)檔案信息系統(tǒng)，但目前這些系統(tǒng)并不支持真正意義上的知識發(fā)現(xiàn)任務(wù)，國內(nèi)在警務(wù)領(lǐng)域?qū)χR發(fā)現(xiàn)技術(shù)的研究離實(shí)際應(yīng)用尚有相當(dāng)遠(yuǎn)的距離。

4實(shí)現(xiàn)警務(wù)領(lǐng)域知識發(fā)現(xiàn)所要解決的關(guān)鍵技術(shù)問題

知識發(fā)現(xiàn)研究的發(fā)展趨勢是強(qiáng)調(diào)面向領(lǐng)域、面向最終用戶和面向?qū)嶋H應(yīng)用，在警務(wù)領(lǐng)域應(yīng)重點(diǎn)研究解決以下問題：

4．1數(shù)據(jù)倉庫和元數(shù)據(jù)技術(shù)。通過運(yùn)用數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)來集中各個孤立的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)資源：通過元數(shù)據(jù)來管理異構(gòu)的數(shù)據(jù)，最終可實(shí)現(xiàn)各部門的數(shù)據(jù)共享。

篇5

我國已進(jìn)入文化創(chuàng)意歷史時期，檔案信息管理創(chuàng)新對于文化創(chuàng)意有著重要的基礎(chǔ)作用和助推作用。

檔案資源是國家信息資源的重要組成部分，如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)，特別是數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文化創(chuàng)意實(shí)現(xiàn)深層次開發(fā)，是國家信息化建設(shè)給檔案行業(yè)所提出的新課題。因此，加快檔案信息系統(tǒng)化建設(shè)和管理就成為擺在我們面前的當(dāng)務(wù)之急。

一、檔案信息化是文化創(chuàng)意的基礎(chǔ)

信息化包括六大要素，即信息資源、信息網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)應(yīng)用、信息產(chǎn)業(yè)、人才培養(yǎng)及信息政策法規(guī)。從這個意義上說，檔案信息化就是指檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和自動化，從這個意義上說，檔案信息化就是指檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和自動化，即在檔案收集、整理、編目、檢索和利用等各方面通過廣泛應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，全面開發(fā)檔案信息資源，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。承擔(dān)著人類“記憶”功能的各類檔案，是政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各項社會活動的原始記錄，是知識的積淀、智慧的結(jié)晶的階梯。它根植于人類社會的方方面面，產(chǎn)生于政府行政、軍事指揮、經(jīng)濟(jì)籌劃、生產(chǎn)建設(shè)、社會治理、科技文教等各項活動。無論文化創(chuàng)意多么富有含金量和創(chuàng)新性，沒有這些學(xué)習(xí)資源的積累，再有能力創(chuàng)意與策劃者都是無源之水、無本之木。所謂長期積累，偶然得之，就是如此。

檔案信息內(nèi)容的廣泛、多樣、豐富和本源性、回溯性和連續(xù)性等特征，在文化創(chuàng)意的思維活動中有著獨(dú)到的作用。檔案翔實(shí)地記錄著不同的歷史時期對社會具有保存價值的事實(shí)或數(shù)據(jù)、經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)、科技發(fā)明或理論構(gòu)想，構(gòu)成信息社會政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文教等活動賴以繼承、發(fā)展和創(chuàng)新的知識背景。它,與電臺、電視臺、報社、出版社、情報所、圖書館等各種信息生產(chǎn)、貯存、傳播的單位一樣，是知識經(jīng)濟(jì)時代不可缺少的、十分重要的信息源單位，具有特殊的戰(zhàn)略價值。

我國即將迎來文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)的期，加快檔案信息系統(tǒng)化建設(shè)和管理，對于文化創(chuàng)意不僅具有基礎(chǔ)性的支撐作用，同時，還具有創(chuàng)新意義。

二、檔案信息資源管理創(chuàng)新是文化創(chuàng)新的需要

總書記在黨的十七大報告中，提出了推動文化大發(fā)展、大繁榮的嶄新課題，意義重大，令全國人民振奮，令世界華人鼓舞。十七大政治報告用了相當(dāng)?shù)钠撌鑫幕l(fā)展問題?！拔幕泴?shí)力”、“文化創(chuàng)造活力”、“文化生產(chǎn)力”、“文化產(chǎn)業(yè)群”等新名詞頻頻閃現(xiàn)。報告提出，弘揚(yáng)中華文化，建設(shè)中華民族共有精神家園是當(dāng)今社會的一大主題。世界已經(jīng)進(jìn)入文化產(chǎn)業(yè)時代。以十七大為標(biāo)志，我國已進(jìn)入了文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)這一新的歷史時期。文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)已經(jīng)成為我國支柱性產(chǎn)業(yè)之一，為了使文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)更好的發(fā)展，迫切需要相應(yīng)的理論跟進(jìn)和指導(dǎo)，文化創(chuàng)意的特征和規(guī)律的研究具有理論價值和實(shí)踐價值。為了更好地為文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)服務(wù)，我們有必要加強(qiáng)文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)的基礎(chǔ)理論建設(shè)，也就是說，作為文化創(chuàng)意基礎(chǔ)建設(shè)的重要組成部分的檔案信息創(chuàng)新，也將有提到議事日程。

創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)是以文化發(fā)展經(jīng)濟(jì)為理念的，依靠的是文化資源優(yōu)勢，使人文資源和文化優(yōu)勢成為新的經(jīng)濟(jì)增長點(diǎn)。文化是發(fā)展創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)的靈魂。離開文化，創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)如同沒有靈魂的軀殼。文化創(chuàng)意是對文化資源創(chuàng)造性的開發(fā)和利用，是文化對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展?jié)B透力、影響力的挖掘和拓展。高校既是培養(yǎng)高素質(zhì)人才的重要基地，也是先進(jìn)文化的創(chuàng)新基地和重要輻射源。高校作為社會文化、科學(xué)的中心，既是人類文化集中傳播的地方，也是新文化的誕生地。圖書館、檔案館等均為創(chuàng)意活動提供了良好的基礎(chǔ)平臺。

另外，文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)歷史時期，歷史地把包括檔案信息資源在內(nèi)的與信息業(yè)相關(guān)的行業(yè)、部門置于基礎(chǔ)的戰(zhàn)略地位，為帶動行業(yè)素質(zhì)的提高和行業(yè)整體水平的全面進(jìn)步，必然賦予檔案行政管理工作創(chuàng)新的任務(wù)和職責(zé)，檔案工作由于在文化創(chuàng)意歷史時期的新的使命，檔案信息工作的創(chuàng)新任務(wù)就凸現(xiàn)出來了。

三、為文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的信息資源的對策

現(xiàn)代社會在信息資源開發(fā)的廣度和深度、時間與空間上帶來規(guī)模化效益。因此,文化創(chuàng)意，無疑給傳統(tǒng)的信息行業(yè)帶來了全新的視角，檔案、圖書及其他文獻(xiàn)的存在形式和傳播方式,導(dǎo)致信息行業(yè)必須為文化創(chuàng)意提供準(zhǔn)確、新穎的優(yōu)質(zhì)信息資源。

從目前的情況看，網(wǎng)上信息是檔案行政部門管理、指導(dǎo)、監(jiān)督工作的“盲區(qū)”和“真空地帶”。從檔案信息資源為文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)服務(wù)的要求出發(fā)，檔案行政部門應(yīng)盡快行使對網(wǎng)上檔案信息管理的職能，加快建立檔案信息資源網(wǎng),實(shí)施對網(wǎng)上信息資源的創(chuàng)新，用以適應(yīng)時代的需要。

要加快實(shí)現(xiàn)檔案信息自動化系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。目前，主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。隨著文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)的蓬勃發(fā)展，檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。并且一定要創(chuàng)新。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動化建設(shè)的創(chuàng)新，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

篇6

經(jīng)濟(jì)的競爭和技術(shù)的競爭終歸到底是人才的競爭，是在企業(yè)內(nèi)部受重視的人才的數(shù)量和人才的質(zhì)量，對于整體的檔案建設(shè)中不僅僅是要加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)性人才的培養(yǎng)和利用，還是要對人才的信息檔案的人才的基本型控制，因此，加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理的人才信息檔案的培養(yǎng)，例如：整體的企業(yè)發(fā)展中的專長、教育背景等。

在企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新中，企業(yè)的檔案管理不僅僅是需要調(diào)控整體的技術(shù)性設(shè)施的信息資源管理，針對檔案管理的信息資源的開發(fā)與傳播進(jìn)行綜合性控制，這樣在調(diào)控資源建設(shè)中最大限度的為企業(yè)的發(fā)展提供準(zhǔn)確、超前的資料信息，這樣在調(diào)控檔案信息的服務(wù)體系中進(jìn)行管理與控制，這樣在調(diào)控中從而提升管理層面的控制，提高企業(yè)的現(xiàn)代化的管理水平。

企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息服務(wù)的發(fā)展方向

檔案信息化的建設(shè)服務(wù)是為了在特定的信息化管理中進(jìn)行的檔案信息化控制的服務(wù)措施性建設(shè)，在檔案信息化服務(wù)當(dāng)中，不僅需要調(diào)控企業(yè)發(fā)展的各個途徑的服務(wù)性建設(shè)，還能為企業(yè)的發(fā)展檔案管理提供系統(tǒng)化的信息管理，這樣提供系統(tǒng)化的信息服務(wù)。檔案的信息化管理不僅僅需要在調(diào)控資源建設(shè)中運(yùn)用信息化的管理渠道，還能充分整合信息資源渠道，調(diào)控信息資源建設(shè)，增強(qiáng)服務(wù)手段，并進(jìn)而開拓服務(wù)領(lǐng)域，增強(qiáng)服務(wù)水平，提高整體的服務(wù)質(zhì)量，為技術(shù)創(chuàng)新的服務(wù)體系創(chuàng)造有效地服務(wù)支撐，把握檔案管理的信息化服務(wù)方向。

1檔案信息數(shù)據(jù)庫開發(fā)服務(wù)。在企業(yè)的文獻(xiàn)管理檔案服務(wù)工作中，檔案的信息化調(diào)控不僅僅是擁有了服務(wù)的信息資源，還可以根據(jù)企業(yè)的整體性建設(shè)進(jìn)行綜合性的調(diào)整，這樣建立有系統(tǒng)、完整的專題的數(shù)據(jù)庫，在信息資源建設(shè)中設(shè)立一定的平臺，為用戶提供特色的服務(wù)管理。在檔案管理中將有價值的檔案信息進(jìn)行管理，這樣在檔案建設(shè)中不僅僅需要加強(qiáng)對信息資源的檢索控制，更重要的是企業(yè)的信息提供一個平臺，能使非檔案管理的部門也能查詢到檔案信息。

2檔案信息咨詢分析與情報研究服務(wù)。在檔案信息資源的管理中不僅僅需要科技信息的服務(wù)管理模式，還需要對企業(yè)的檔案管理建設(shè)進(jìn)行有效的技術(shù)性調(diào)控，這樣在基礎(chǔ)性情報管理中結(jié)合自身的發(fā)展情況，進(jìn)行不同層次的進(jìn)行研究與開發(fā)，對基礎(chǔ)性的調(diào)控進(jìn)行項目的跟蹤研究、聘雇研究或者發(fā)展研究等，提出相應(yīng)的對策，參與到企業(yè)管理隊伍里來。

3為檔案管理提供培訓(xùn)服務(wù)。在檔案管理信息化建設(shè)中加強(qiáng)檔案的技術(shù)創(chuàng)新能力，作為企業(yè)整體的檔案服務(wù)部門，不僅可以定期的舉行一定的培訓(xùn)工作，還能利用電子定期的為企業(yè)提供一定的信息技術(shù)或者信息理論等方面的培訓(xùn)工作，進(jìn)而提高檔案培訓(xùn)人員的素質(zhì)水平。這樣不僅使其了解檔案信息資源的種類進(jìn)行調(diào)控，還能掌握一定的社會地位、作用以及影響，這樣利用檔案管理進(jìn)行科學(xué)性的研究，保證資源的合理利用，從而在人才資源的管理上提高創(chuàng)新地位的控制，保證整體的檔案信息化管理工作，為企業(yè)自主創(chuàng)新和實(shí)施品牌的傳略服務(wù)。

篇7

隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的不斷深入，檔案管理信息化過程中對安全保密的要求越來越高。實(shí)施檔案信息化管理后，加強(qiáng)了自動化、效率化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，數(shù)據(jù)經(jīng)錄入后能夠被反復(fù)并且終身使用，提高了數(shù)據(jù)信息的共享，同時便于搜索，打破了傳統(tǒng)的“一本一本，一頁一頁”的檢索形式，實(shí)現(xiàn)了即時即地查詢，從而提高了工作的效率。

另外，數(shù)據(jù)檔案的信息化有利于信息數(shù)據(jù)的二次使用和研發(fā)，提供了整個工作的工作效能和市場的運(yùn)用能力，使得檔案資料由單一的管理數(shù)據(jù)變成一種可再生能源。檔案信息化管理有利于提高整個單位的技術(shù)水平，為協(xié)助走向一體化的進(jìn)程打下了堅實(shí)的基礎(chǔ)。

推進(jìn)檔案信息化本身又是一把雙刃劍，資料的存儲與利用在實(shí)現(xiàn)高效便捷的同時也面臨黑客攻擊、設(shè)備老化、人員素質(zhì)等諸多問題，一旦檔案信息特別是的重要檔案信息被泄露或遺失將造成重大政治影響和經(jīng)濟(jì)損失。全力確保檔案信息安全成為檔案管理業(yè)界應(yīng)當(dāng)高度重視并認(rèn)真加以研究解決的重要問題。

2 當(dāng)前檔案信息化建設(shè)工作中應(yīng)當(dāng)引起高度重視的問題

檔案管理是一項具有機(jī)密性和專業(yè)性的工作。然而，在現(xiàn)實(shí)地檔案信息管理中由于制度不完善、信息系統(tǒng)漏洞、管理人員組織欠缺、故障原因等導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺失或泄露，給檔案管理的安全保密帶來了不良的影響。

2.1 制度管理不完善

制度是檔案管理信息化的保障。然而，一直以來，我們國家在檔案信息化管理過程中的立法規(guī)范建設(shè)還存在一定的滯后性，尋找相關(guān)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的時候不夠明確，另外，很多單位對檔案管理的重視程度不高，因此沒有形成健全的檔案管理的保密性法規(guī)制度，這為檔案管理過程中埋下了隱患。另外，管理規(guī)章制度不完善，借閱歸還手續(xù)沒有做好管理登記，人員流動的材料交接手續(xù)沒有按照正常的章程進(jìn)行清點(diǎn)。

2.2 信息系統(tǒng)漏洞存在

現(xiàn)如今，安全形勢不容樂觀，人們往往關(guān)注硬件設(shè)備，而對信息系統(tǒng)的管理缺乏一個整體的規(guī)劃和系統(tǒng)的分析。此外，隨著攻擊手段和攻擊方式的不斷進(jìn)步，原來的防御系統(tǒng)無法抵御日益強(qiáng)大的病毒和黑客，檔案管理系統(tǒng)的保密性越來越受到威脅。再者，硬件環(huán)境的不健全，為檔案信息化管理設(shè)置了障礙。比如，少數(shù)企業(yè)、事業(yè)單位的檔案信息化管理的存儲技術(shù)相對落后，用于檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施破舊，經(jīng)常性發(fā)生故障，不僅不利于數(shù)據(jù)的更新，還會導(dǎo)致信息的缺失。

2.3 管理人員素質(zhì)參差不齊

管理人員是檔案管理系統(tǒng)中的重要一部分。但是，一直以來的檔案管理人員所表現(xiàn)出來的品德缺失，職業(yè)素養(yǎng)不強(qiáng)越來越引起人們的關(guān)注。在過程中存在，管理人員保密意識不強(qiáng)、工作疏忽、監(jiān)守自盜、惡意攻擊竊取等等現(xiàn)象。例如，有的人員容易將自私的思想帶到實(shí)際工作當(dāng)中，缺乏大局觀念；有的人員對組織的忠誠度不夠，往往為了一己私欲將檔案數(shù)據(jù)占為己有，通過不正當(dāng)?shù)慕灰资侄潍@取錢財；有的人員由于生活習(xí)慣的偏差，經(jīng)常性泄露信息；有的人員專業(yè)水平不夠，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，他們對計算機(jī)的操作能力不強(qiáng)，錯誤的使用導(dǎo)致硬件軟件破壞，數(shù)據(jù)缺失。例如，管理人員未經(jīng)授權(quán)復(fù)制、偽造、銷毀相關(guān)檔案數(shù)據(jù)，影響信息的完整性和準(zhǔn)確性。

2.4 故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失

在實(shí)踐過程中，由于運(yùn)行環(huán)境的變化，硬件的破壞、系統(tǒng)的崩潰、不正當(dāng)?shù)牟僮骰蛘卟《緪阂獾那秩牒推茐牡仍蚩赡軐?dǎo)致數(shù)據(jù)的殘缺或丟失。

3 破解檔案信息化帶來的保密安全難題應(yīng)當(dāng)采取的舉措

檔案信息化所帶來的保密安全問題直接聯(lián)系著一個單位的命脈。針對現(xiàn)在檔案信息化管理過程中存在的問題，通過分析研究，提出了要健全管理制度、完善信息系統(tǒng)、提高管理人員的素質(zhì)（忠誠度、保密性、業(yè)務(wù)能力）、加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的定期備檔等方面的應(yīng)對措施。

3.1 健全管理制度

國家要加強(qiáng)對檔案管理信息化的管理，通過制定一系列法律法規(guī)來規(guī)范檔案管理，為檔案管理的安全保密提供法律保障。各單位要根據(jù)信息化發(fā)展程度和工作實(shí)際，建立規(guī)范有效地信息化檔案管理機(jī)制。通過不斷地梳理檔案管理的業(yè)務(wù)流程，制定一套有利于發(fā)展的技術(shù)規(guī)范來細(xì)化工作流程和步驟。通過建立科學(xué)的、合理的、符合單位實(shí)際和特點(diǎn)的檔案信息化管理制度，制定可操作性強(qiáng)、便于更新的操作規(guī)程，形成約束力強(qiáng)、人性化的執(zhí)行體系，落實(shí)責(zé)任歸屬制度，將檔案管理的職責(zé)權(quán)限分配到人，進(jìn)一步明晰各種責(zé)任關(guān)系，做到賞罰分明。

3.2 完善信息系統(tǒng)

我們要按照“總體規(guī)劃、分步實(shí)施”的原則，除了要健全配置刻錄機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等計算機(jī)硬件設(shè)備外，要不斷加強(qiáng)軟件的研制，廣泛運(yùn)用現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)對計算機(jī)的監(jiān)控管理程序、故障檢查和診斷程序、數(shù)據(jù)庫管理程序等研究和完善。通過網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的鉆研和開發(fā)，為提高檔案管理信息化的保密性和安全性提供基礎(chǔ)保障條件；采用對訪問權(quán)限、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測控制、防火墻的裝置等來加強(qiáng)對保密安全的管理。在實(shí)際的管理工作中，我們要按照自身的行業(yè)特點(diǎn)，依據(jù)單位實(shí)際情況，注重實(shí)效，深化管理，研發(fā)和推廣能夠適應(yīng)單位檔案管理性質(zhì)和特點(diǎn)，符合單位檔案管理職能需要的個性化信息化管理軟件，進(jìn)而提高工作效率和使用程度。

3.3 提高管理人員的忠誠度和保密性及業(yè)務(wù)能力

管理人員隊伍建設(shè)是檔案信息化的關(guān)鍵，在很大程度上決定著檔案信息化發(fā)展的成效。檔案管理人員要更新現(xiàn)代化管理觀念，用發(fā)展的動態(tài)的眼光看問題，及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高管理人員的綜合能力和綜合素質(zhì)，加強(qiáng)在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)操作、工程技術(shù)等方面的培訓(xùn)，同時要關(guān)注并重視管理人員的價值觀人生觀、對組織的認(rèn)同感等的培養(yǎng)。例如，我們在檔案管理人員隊伍建設(shè)中，要加強(qiáng)人員的知識培訓(xùn)，提高隊伍的綜合素質(zhì)，完善整體的知識構(gòu)架。同時，要招兵買馬，加強(qiáng)優(yōu)秀管理人才的引進(jìn)，尋找一些專業(yè)型、復(fù)合型人才，提升隊伍的綜合競爭實(shí)力。

篇8

1、信息系統(tǒng)對業(yè)務(wù)的覆蓋率逐步提高

自上個世紀(jì)90年代后，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的普及和信息經(jīng)濟(jì)的興起，帶動了電子政務(wù)、電子商務(wù)和社會信息化的全面發(fā)展。

僅從政府角度看，我國電子政務(wù)經(jīng)過十多年的發(fā)展，形成了一定規(guī)模的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，建設(shè)了大量的電子政務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，正在經(jīng)歷由傳統(tǒng)運(yùn)行方式向以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化運(yùn)行方式轉(zhuǎn)移的過程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業(yè)務(wù)，運(yùn)用信息化實(shí)現(xiàn)的有591種，建成726個業(yè)務(wù)支撐系統(tǒng)，50%的政府業(yè)務(wù)通過信息化手段實(shí)現(xiàn)；各級政府和業(yè)務(wù)部門高度重視業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，約90%的市、區(qū)政府部門建設(shè)了局域網(wǎng)，超過90%的政府部門達(dá)到了人均1臺計算機(jī)，有90%的政務(wù)部門已建成或正在建辦公自動化系統(tǒng)，其中無紙化程度達(dá)到50%以上的部門占80%。①

2、基于網(wǎng)絡(luò)平臺化的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和應(yīng)用的快速發(fā)展，無論是政府還是企業(yè)的信息化，都受到戰(zhàn)略管理和服務(wù)客戶的強(qiáng)烈驅(qū)動，在不斷地擴(kuò)展信息化的應(yīng)用領(lǐng)域和內(nèi)容，朝著基于統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)管理平臺，跨部門信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同的方向發(fā)展。

政府各機(jī)構(gòu)在履行經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、市場監(jiān)管、社會管理和公共服務(wù)四項基本職能過程時，正越來越廣泛地采用信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。由于應(yīng)用目標(biāo)的整體性，要求政府業(yè)務(wù)系統(tǒng)、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業(yè)已建立了連接各級政府機(jī)構(gòu)政務(wù)系統(tǒng)的政務(wù)內(nèi)網(wǎng)平臺，通過信息交換平臺和政務(wù)門戶網(wǎng)站，各級各類政府機(jī)構(gòu)可以實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公和信息共享。又如，北京市東城區(qū)首創(chuàng)的網(wǎng)格化城市管理模式，通過綜合的信息化手段，實(shí)現(xiàn)了對城市各類基礎(chǔ)部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網(wǎng)站群作為政府門戶，正把更加全面的政府公共服務(wù)納入到信息化應(yīng)用范圍。②

企業(yè)信息化應(yīng)用模式早已脫離了個別業(yè)務(wù)系統(tǒng)孤立應(yīng)用的階段，步入了企業(yè)戰(zhàn)略協(xié)同系統(tǒng)應(yīng)用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業(yè)資源計劃）最具代表性。ERP是20世紀(jì)90年代提出來的，目前已發(fā)展為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中最為流行的一種形式，幾乎是企業(yè)信息化的代名詞。ERP系統(tǒng)以經(jīng)營資源最佳化為出發(fā)點(diǎn)，全面整合企業(yè)的供銷存、財務(wù)、計劃、質(zhì)量、制造等核心業(yè)務(wù)，并最大限度提升企業(yè)各項經(jīng)營資源的應(yīng)用效率。

實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺管理，進(jìn)行系統(tǒng)協(xié)同整合，核心的內(nèi)容就是要進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)集成，建立可以共享的統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)。建立一致的數(shù)據(jù)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)和建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理、應(yīng)用規(guī)則，是實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成的主要途徑。如何建設(shè)與上述信息化環(huán)境配套的電子檔案的統(tǒng)一管理、共享利用的機(jī)制、模式，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案館如何構(gòu)建和運(yùn)作，都是需要深入探討的問題。

3、信息資源戰(zhàn)略成為信息化核心內(nèi)容

2004年12月國家頒布了《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》，標(biāo)志著我國的信息化步入了以開發(fā)利用信息資源為重心的發(fā)展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國信息化發(fā)展到一定程度的結(jié)果。

從國家層面來看，信息資源開發(fā)利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務(wù)能力、增強(qiáng)政府能力建設(shè)、推動和諧社會發(fā)展為目的，形成政府信息資源、社會信息資源綜合開發(fā)利用的局面，同時推動信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展，促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)社會的可持續(xù)發(fā)展。政務(wù)信息資源的開發(fā)利用緊緊圍繞政務(wù)公開、重大基礎(chǔ)信息庫和重點(diǎn)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行。社會信息資源開發(fā)利用重點(diǎn)是強(qiáng)化農(nóng)業(yè)、科技、教育、衛(wèi)生、社會保障、檔案等領(lǐng)域的公益性開發(fā)和利用。同時，國家將研究制定鼓勵信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策；健全信息資源市場監(jiān)管制度，完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的著作權(quán)保護(hù)，提高審批效率，擴(kuò)大登記備案和事后監(jiān)督的范圍；研究制定政務(wù)信息資源社會化增值開發(fā)利用的財政政策和信息資產(chǎn)管理辦法；制定信息資源開發(fā)利用標(biāo)準(zhǔn)體系表，優(yōu)先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎(chǔ)編碼等國家標(biāo)準(zhǔn)；推進(jìn)公共文獻(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，積極開展社會化服務(wù)。③

從機(jī)構(gòu)層面，信息資源開發(fā)利用是信息資源服務(wù)于戰(zhàn)略決策、滿足客戶信息需求和提高業(yè)務(wù)管理信息提供水平的客觀發(fā)展需要。從信息化發(fā)展的進(jìn)程上來講，信息系統(tǒng)總是由滿足業(yè)務(wù)處理、運(yùn)行需要開始，信息資源的開發(fā)利用遵循著數(shù)據(jù)—信息—知識的過程。機(jī)構(gòu)層面的信息資源開發(fā)利用總是從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成開始，在整合的數(shù)據(jù)倉庫基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的挖掘和滿足不同需要的數(shù)據(jù)應(yīng)用。這實(shí)際上類似于我們傳統(tǒng)的檔案管理利用流程，應(yīng)當(dāng)把它納入到信息化條件下的檔案管理內(nèi)容范疇。

二、信息化條件下檔案管理的若干問題

信息化系統(tǒng)正在演化成為各類組織業(yè)務(wù)運(yùn)行的基本方式，網(wǎng)絡(luò)平臺正逐漸成為政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)信息運(yùn)動的支撐平臺。對檔案管理活動而言，各類組織運(yùn)行平臺的變化，給我們提出了很多基于數(shù)字化概念的新問題，這些問題需要我們?nèi)ド钊胨伎?，探索符合信息化特點(diǎn)的新思路和新方法。

1、電子文件長久保存和長期可用問題

人們把以數(shù)字化方式記錄的文件，統(tǒng)稱為電子文件。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件的不同，無疑是檔案界最先感受到和最先關(guān)注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的記錄方式，主要的問題有三個：一是電子文件的長久保存問題，數(shù)字化信息復(fù)雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長久保存帶來困難。二是電子文件的證據(jù)力和法律效力問題，這包含了對數(shù)字方式所記錄信息的真實(shí)性以及獲得、保持信息真實(shí)性方式方法的可行性、可信性問題。三是數(shù)字化信息與載體的依附關(guān)系問題，數(shù)字化信息的組織是通過編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲和顯現(xiàn)數(shù)字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術(shù)設(shè)備間接完成，因此，數(shù)字化信息依賴于元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)格式、軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)才能夠被處理、存儲和顯現(xiàn)。綜上所述，電子文件的復(fù)雜性、變化性、多樣性是過去紙張載體所沒有的。

歸納起來講，目前解決電子文件真實(shí)性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法：一是通過法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復(fù)性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。二是通過對電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計和過程控制，以保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。三是提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚怼⒋鎯?、傳遞和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進(jìn)行備份的方式。四是分離數(shù)字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現(xiàn)因?yàn)閿?shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標(biāo)識規(guī)范的方法，等等。

為了解決上述問題，國內(nèi)外都作了相當(dāng)多的探討和嘗試。首先，各國都傾注力量，制定系統(tǒng)成套的和普遍適用于各類信息系統(tǒng)的電子文件管理需求規(guī)范和檔案系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，力求把問題解決在電子文件的形成階段，達(dá)到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國家“數(shù)字化保管動議”，通過建立文件管理國家標(biāo)準(zhǔn)、文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范、文件系統(tǒng)設(shè)計與實(shí)施程序等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保障電子文件的長久保存。其次，從數(shù)字檔案的永久性入手，研究具有長久保存價值的數(shù)字檔案的系統(tǒng)化保存、保管方式，如美國國家檔案與文件署（NARA）于1998年開始，耗時6年時間對永久保存電子文件的可能性、保存技術(shù)、保存系統(tǒng)的功能需求進(jìn)行了全面的論證和試驗(yàn)⑤。第三，研究數(shù)字化適用載體在各種狀況下的長久保存問題，如荷蘭2000年啟動了“數(shù)字保存試驗(yàn)”項目，針對政府常用的電子文件類型，進(jìn)行了遷移、采用XML格式和仿真三種數(shù)字保護(hù)方法的試驗(yàn)，評價各種方法的效果、局限性、費(fèi)用及應(yīng)用的可能性。第四，在我國，通常采用的方式是，檔案部門站在長久保存的立場，通過歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業(yè)主管機(jī)構(gòu)也制定了相關(guān)規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)，如建設(shè)部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。

2、多種類型數(shù)字化信息的檔案化問題

在電子文件數(shù)量快速增長的同時，其種類也日益豐富，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網(wǎng)頁文件、數(shù)據(jù)庫文件等。數(shù)字化信息的復(fù)雜多樣，具有傳統(tǒng)紙質(zhì)文件所不具有的性質(zhì)，因此，這些數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機(jī)狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計存儲在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上。如果不能建立系統(tǒng)型的管理規(guī)則，很可能造成不可挽回的損失。

導(dǎo)致數(shù)字化信息檔案化問題的原因歸納起來有以下幾種情況：

（1）與傳統(tǒng)文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程無關(guān)。長久以來，人們已經(jīng)形成了紙質(zhì)文件檔案化的系統(tǒng)化的方法體系，主要是依靠業(yè)務(wù)流程的自然發(fā)展進(jìn)程，在業(yè)務(wù)流程終結(jié)時，把文件歸檔轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)，以備今后工作查考?；蛘邔ξ募膬r值進(jìn)行鑒定，判別文件對形成者的意義大小以及對社會的意義大小，在規(guī)定的時間階段，把分布在各個機(jī)構(gòu)的文件匯集到檔案館集中保存，以長久留存社會記憶，保障社會發(fā)展的延續(xù)性。久而久之，文件的檔案化形成了對業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程及其規(guī)則的依賴性，當(dāng)數(shù)字化信息因不能納入一般的業(yè)務(wù)流程，或業(yè)務(wù)流程因信息化而發(fā)生變化時，將會導(dǎo)致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統(tǒng)已經(jīng)成為絕大多數(shù)政府或企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的必備子系統(tǒng)，電子郵件也早已成為人們在進(jìn)行工作交往時的基本工具，很多國家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問題依然處于隨機(jī)管理狀態(tài)，主要原因就是電子郵件聯(lián)系方式的公私性質(zhì)不容易界定，不容易納入到正常的業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程之中。

（2）非文本型數(shù)據(jù)。在紙質(zhì)檔案管理時期，由于非文本型數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)單元不能完整地表達(dá)一個事項，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)經(jīng)常處在變動之中，無法納入到文本文件的管理體系，往往不進(jìn)行檔案化處理。信息化的發(fā)展，使得電子文件的數(shù)量與日俱增，但檔案機(jī)構(gòu)往往比較注重對文本型電子文件的歸檔和收集，對非文本型數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)的歸檔重視不夠，也沒有切實(shí)可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個概念誤區(qū)，認(rèn)為數(shù)據(jù)庫文件本來就有自身的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并且處在存儲狀態(tài)，沒有必要再轉(zhuǎn)化為所謂的檔案文件。目前，大部分關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，都是作為支持業(yè)務(wù)流程的存儲機(jī)制來建設(shè)的，從性質(zhì)上來講，可以認(rèn)為是“暫存數(shù)據(jù)”，而且，這些數(shù)據(jù)往往是隨著業(yè)務(wù)過程的變化而不斷更新變化的，在結(jié)構(gòu)上又是連續(xù)性的，往往不能按事項分塊，不能按傳統(tǒng)檔案管理方式管理。但是，這些數(shù)據(jù)往往是一個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的核心資源，

支撐著一個機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)運(yùn)行，絕大多數(shù)具備檔案價值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會造成比較嚴(yán)重的損失。目前，有注意到非文本型數(shù)據(jù)歸檔的機(jī)構(gòu)，往往采用簡單拷貝、累加存儲的方式，或者以備災(zāi)數(shù)據(jù)庫的方式同構(gòu)備份數(shù)據(jù)。這些方式可能不能真正解決數(shù)量巨大的非文本數(shù)據(jù)檔案化問題。

（3）網(wǎng)頁類型文件。互聯(lián)網(wǎng)的普及，使數(shù)量巨大的Web文件存在于流動的網(wǎng)絡(luò)信息海洋之中。我國的各類機(jī)構(gòu)為了與外部環(huán)境的聯(lián)系與溝通，建設(shè)屬于機(jī)構(gòu)自己的網(wǎng)站的比率很高。據(jù)國務(wù)院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國政府域名（）注冊量達(dá)到23752個，政府網(wǎng)站達(dá)到11995個，縣級以上門戶網(wǎng)站擁有率達(dá)到81.1%，其中部委、省級、地級和縣級政府網(wǎng)站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網(wǎng)頁文件的內(nèi)容重復(fù)率高，數(shù)量巨大，各類機(jī)構(gòu)往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、雙軌制與雙套制問題

隨著信息化的深入發(fā)展，各類機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運(yùn)行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個必然的趨勢。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對紙質(zhì)檔案的心理依賴，充滿了對電子文件的不確信感。這種情形也體現(xiàn)在國家及行業(yè)已經(jīng)頒布的電子文件管理的相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，規(guī)定對于具有長久保存價值的文件，要電子、紙質(zhì)形式雙套保存。

造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質(zhì)文件時代，對電子文件及其存在的技術(shù)環(huán)境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認(rèn)知。其次，是國家的檔案行政機(jī)構(gòu)缺乏檔案無紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計和系統(tǒng)規(guī)范，使得對紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。包括我國在內(nèi)的很多國家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關(guān)法律，力求通過法律的形式，確認(rèn)數(shù)字化信息在社會交往和經(jīng)濟(jì)活動中的法律地位及其具有憑證性的條件?！峨娮雍灻ā返囊饬x在于通過法律確定了電子數(shù)據(jù)可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質(zhì)文件同等的證據(jù)作用。一般來講，《電子簽名法》主要是規(guī)范電子文件的技術(shù)條件和應(yīng)用背景，以保證電子文件在交互過程中的真實(shí)性是可確認(rèn)的，是可以作為證據(jù)使用的，但并沒有解決電子文件的長久保存問題。而這方面的規(guī)范有賴于檔案管理機(jī)構(gòu)來解決。

雙套制的另一種情形，是國內(nèi)的各級各類檔案館大量地將紙質(zhì)檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊(yùn)藏的豐富檔案信息資源能夠提供網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，根據(jù)檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務(wù)以及部分檔案的原件服務(wù)是必要的。如果盲目地?zé)o限度地進(jìn)行檔案的電子化，以此作為數(shù)字檔案館建設(shè)的成就標(biāo)志，只能造成巨大的資源浪費(fèi)。

可以想像，不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發(fā)展的。信息化發(fā)達(dá)國家在信息化進(jìn)程中都強(qiáng)調(diào)“無紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)來積極推動，可見它對信息化發(fā)展的重要意義。

雙套制或無紙化的解決方案，一定不是單純的技術(shù)解決方案，而應(yīng)該是制度化方案。這個制度化的解決方案，依賴于我國信息化的發(fā)展程度，取決于信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)覆蓋率，特別是網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的覆蓋率。在此基礎(chǔ)上要形成無紙化的全面管理制度，可能包括兩個層面：檔案館層面的和機(jī)構(gòu)層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術(shù)條件（載體的可靠性、信息對格式的非依賴性）、文件真實(shí)性的制度和管理系統(tǒng)保障規(guī)范、電子文件應(yīng)用的規(guī)范。對機(jī)構(gòu)層面，檔案及檔案管理系統(tǒng)提供憑證性、證據(jù)性文件的系統(tǒng)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)的建設(shè)等。

4、電子文件運(yùn)動規(guī)律與檔案管理模式選擇

近年來，關(guān)于“文件生命周期理論”和“文件連續(xù)體理論”的爭論十分引人關(guān)注。信息化徹底改變了各類社會活動的時空關(guān)系和運(yùn)行模式，人們需要基于新的社會運(yùn)行方式，建立新的信息思維，尋找信息運(yùn)動新規(guī)律，以求在準(zhǔn)確揭示信息運(yùn)動規(guī)律的基礎(chǔ)上，更好地進(jìn)行管理。這是這場爭論的意義所在。

“文件生命周期理論”與“文件連續(xù)體理論”的實(shí)質(zhì)，是如何看待文件運(yùn)動的統(tǒng)一性和管理一致性問題?！拔募芷诶碚摗睆?qiáng)調(diào)在文件的不同運(yùn)動階段有著不同的運(yùn)動特性，強(qiáng)調(diào)在不同的階段實(shí)施不同的管理措施。而“文件連續(xù)體理論”認(rèn)為文件運(yùn)動是一個整體，文件運(yùn)動有著不同的功能軸，文件運(yùn)動每一個時點(diǎn)，都可能包含一個或多個功能價值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克·厄普沃德對文件連續(xù)體模式的四項基本原則看：第一，文件價值的持續(xù)性與文件檔案化。主要強(qiáng)調(diào)的是文件、檔案的整體觀，這與我國普遍認(rèn)知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯(lián)系以邏輯聯(lián)系為主。這是傳統(tǒng)檔案學(xué)的基本原則，檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網(wǎng)絡(luò)化條件下，文件分處不同的物理位置，也應(yīng)堅持這種方法。第三，文件管理制度納入業(yè)務(wù)活動目標(biāo)與過程。它強(qiáng)調(diào)的是要把文件管理職能制度化地納入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，應(yīng)該說“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學(xué)是隨著組織知識的背景條件變化而變化⑧。這是關(guān)于檔案學(xué)理論隨著社會發(fā)展環(huán)境變化的思想，是任何理論都應(yīng)該具有的素質(zhì)。歸納起來講，文件連續(xù)體理論強(qiáng)調(diào)的是文件與檔案是一個整體，不必區(qū)別管理，而且從形成階段就應(yīng)予以制度化的干預(yù)。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)的，其首要目的和價值是業(yè)務(wù)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，如果按照文件的歷史價值進(jìn)行文件系統(tǒng)設(shè)計，其結(jié)果不僅會削弱文件的真實(shí)性、客觀性，而且可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)效率的極大降低。信息化發(fā)展的進(jìn)程已經(jīng)證實(shí)，無論是政府或是企業(yè)的系統(tǒng)，隨著時間的推移都面臨著系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案化的問題，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中建設(shè)數(shù)據(jù)檔案庫，或者是不經(jīng)檔案價值鑒定，簡單地直接地遷移業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)到檔案庫，其信息質(zhì)量根本無法保證。況且，由機(jī)構(gòu)檔案室到檔案館的過程，也絕不能是簡單的遷移過程。

作為我國的檔案工作者，在學(xué)習(xí)國外的理論經(jīng)驗(yàn)時，不能采取簡單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應(yīng)該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀點(diǎn)中的有益成分，構(gòu)建適合我國的檔案管理可行模式。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展極大地促進(jìn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性，如果不在制度上和文件管理要素上對業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出要求，比如提出元數(shù)據(jù)要求，就可能使業(yè)務(wù)系統(tǒng)自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點(diǎn)尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設(shè)網(wǎng)絡(luò)文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點(diǎn)是，對分布在各個機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動中的電子文件進(jìn)行集中管理，有的采取集中存儲、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。網(wǎng)絡(luò)建立的廣泛聯(lián)系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時間的推移，就會出現(xiàn)電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導(dǎo)，在電子文件運(yùn)動整體環(huán)節(jié)中都不能取消“檔案化”的環(huán)節(jié)。在信息爆炸的時代，這一點(diǎn)尤為重要。

注釋：

①北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務(wù)規(guī)劃研究報告》。

②北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室：《北京市“十一五”國民經(jīng)濟(jì)與社會信息化發(fā)展規(guī)劃》。

③⑥《2006年中國信息化發(fā)展報告》。

④。

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2）檔案管理軟件及設(shè)備難以滿足現(xiàn)代化需求

而且軟件管理系統(tǒng)智能化、數(shù)字化水平較低，此外，由于缺乏足夠的靈活性，難以很好地適應(yīng)機(jī)構(gòu)調(diào)整對于檔案管理工作提出的要求，用戶查詢檔案信息的效率較低企業(yè)配置的軟件應(yīng)用水平較差，實(shí)際管理過程中極易導(dǎo)致重要的檔案信息數(shù)據(jù)丟失。

3）管理軟件現(xiàn)代化程度不高

導(dǎo)致檔案查詢及使用軟件過程中出現(xiàn)難以查詢，或查詢信息錯誤等狀況。由此可見，亟需進(jìn)一步深化檔案管理信息平臺的應(yīng)用，加快構(gòu)建統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理信息平臺，以解決這些問題。

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（二）城建檔案信息資源管理有待規(guī)范。城建檔案信息化建設(shè)的前提是管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但是，在現(xiàn)實(shí)工作中城建檔案信息資源的管理還存在一定的不足。例如，在聲像檔案的保管方面，許多檔案館對已經(jīng)處理過的數(shù)字化電子文件不重視，使得電子文件因空氣、溫度等影響而受損。同時，由于城建檔案在一定程度上實(shí)現(xiàn)了信息化。但是這種信息化的檔案恰恰是被束之高閣，而并沒有真正實(shí)現(xiàn)與網(wǎng)絡(luò)對接，轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙环N全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質(zhì)量的城建檔案信息產(chǎn)品”。這些管理方面的漏洞對城建檔案信息化建設(shè)帶來了壓力。

（三）城建檔案信息化建設(shè)資金有待投入。城建檔案的信息化、數(shù)字化建設(shè)需要相應(yīng)的計算機(jī)、存儲、輸入輸出等設(shè)備，因此需要大量資金投入，這往往超出通常城建檔案部門所能承擔(dān)的范圍，再加上有的地方對檔案信息化建設(shè)不夠重視，導(dǎo)致檔案主管部門的撥款不足或是不能及時到位，使信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢或是不能有效開展信息化建設(shè)。

（四）城建檔案信息化工作人員素質(zhì)有待提高。城建檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵在人。因此要推動信息化建設(shè)，工作人員首先要具備現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)知識和專業(yè)知識，而不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。但從目前看，許多地方的檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，缺乏相應(yīng)的技術(shù)人才，尤其是城建檔案信息處理復(fù)合型人才。因此，盡管有的檔案館引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。同時，隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展，每年城建檔案館接收入館的檔案數(shù)量激增，由于目前的相應(yīng)的工作人員數(shù)量有限，在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、查詢、利用等工作量已經(jīng)飽和，根本沒有時間和精力去顧及檔案的信息化工作。

二、加強(qiáng)城建檔案信息化建設(shè)的對策

（一）積極開發(fā)城建檔案信息化軟件。在工作中，要根據(jù)實(shí)際情況的需要積極開發(fā)適用于城建檔案信息化建設(shè)的軟件技術(shù)，建立安全穩(wěn)定的信息軟件系統(tǒng)。在進(jìn)行信息化處理過程中，要把安全、穩(wěn)定和保密放在第一位，確保歸檔的數(shù)據(jù)和信息不被破壞和損毀。對于檔案，要采取嚴(yán)格的安全保護(hù)措施，一律不得與網(wǎng)絡(luò)連接；對于非文件，即使在網(wǎng)上查詢，也要采取身份確認(rèn)、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，既防止別人盜用信息又可以有效地防范計算機(jī)病毒侵入造成數(shù)據(jù)破壞，確保軟件系統(tǒng)和和數(shù)據(jù)的安全。

（二）實(shí)現(xiàn)城建檔案信息管理規(guī)范化。在城建檔案信息管理實(shí)踐中，首先要不斷完善城建檔案信息化規(guī)范體系，建立管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個層面的操作標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，盡快制定《城建檔案信息化管理與操作規(guī)范》、《城建檔案信息化技術(shù)保障細(xì)則》等規(guī)章制度，為城建檔案數(shù)字化管理提供制度保障。其次，要適應(yīng)時代和社會發(fā)展的需要，積極探索網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)與保障用戶公平使用的辦法。再次，要建立城建檔案信息化建設(shè)評估體系，以評促建、以評促改，通過對城建檔案信息化建設(shè)與管理的評估來推動城建檔案信息管理規(guī)范化的落實(shí)。