導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案整理規(guī)范，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

摘 要：現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展與高校教育體制的改革，不僅提高了高校的檔案管理效率，而且對檔案的有序管理提出了新的要求.高校檔案規(guī)范化整理的關(guān)鍵是重新劃分不同檔案的保管期限，并且將保管期限寫入檔號，實行新型的整理模式[1].本文針對當前階段高校檔案管理工作中存在的主要問題，提出新背景下優(yōu)化檔案管理模式的具體措施.

關(guān)鍵詞 ：新背景；網(wǎng)絡應用；高校檔案；規(guī)范整理；思考

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1673-260X（2015）03-0173-02

高校檔案的整理工作不僅是一項公益性的信息服務工作，更是為了實現(xiàn)其真正的社會價值，檔案的社會價值是檔案工作深入展開的根本目的，也是推動檔案整理工作逐漸規(guī)范化的動力[2].在網(wǎng)絡信息化的時代背景下，高校的教育工作也進入了一個新的發(fā)展階段，檔案管理也要主動適應新背景下的發(fā)展要求，提高檔案管理的規(guī)范化水平，保證檔案管理工作高效有序的進行.

1 高校檔案規(guī)范整理概述

檔案是指機關(guān)、組織或者個人在社會生活中形成的可用于考查的圖像、聲音、文檔等各種資料，對人員和團體管理有著重要的參考作用.而檔案管理則是指包括收集、整理、保管、鑒定在內(nèi)的一系列活動，高校的檔案管理工作一般由檔案室負責，并直接對檔案信息進行管理和提供參考服務，是國家檔案管理的重要組成部分[3].

高校的檔案整理工作分類更加具體、明確，要分別對人事、教學等信息進行管理和保存.高校的檔案整理工作要為高校管理的各項工作提供可靠的參考和服務，因此與其他檔案管理工作相比，具有更加重要的社會價值.現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展推動了教育體制改革不斷向前發(fā)展，網(wǎng)絡信息技術(shù)成為高校運行管理的重要手段，各類電子資源大量增加，促使檔案整理工作向著信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展，這也是新形勢下高校檔案管理工作的必然趨勢.

高校的檔案整理工作要迎合社會的發(fā)展趨勢，與網(wǎng)絡信息技術(shù)融合，才能有效的提升檔案整理工作的效率，網(wǎng)絡管理的應用使新背景下的高校檔案整理工作發(fā)生了質(zhì)的變化，但是由于規(guī)范化管理的程度不高，在實際的檔案管理工作中還存在一些問題.

2 當前階段高校檔案整理工作中存在的問題

2.1 檔案管理觀念落后

高校師生信息資源的現(xiàn)代化管理離不開檔案工作的有序開展，因此，高校的檔案整理工作不僅需要進行形式上的創(chuàng)新，更要注重對實質(zhì)內(nèi)容的改變[4].有些學校沒有意識到檔案整理工作對推動教育進步的重要意義，認為檔案整理工作只是一項沒有實質(zhì)要求的附帶工作，因而對檔案整理工作的支持力度不夠，沒有養(yǎng)成良好的使用檔案的習慣.有些學校的檔案部門只注重對檔案的編目和查閱接待，卻沒有制訂合理有效的館藏、服務優(yōu)化目標，一些檔案管理工作人員文化素質(zhì)不高，導致檔案整理工作的創(chuàng)新力度不夠，跟不上時代的發(fā)展腳步.

2.2 工作效率低下

檔案管理工作往往瑣碎繁重，紙質(zhì)檔案的校對和整理都需要耗費大量的人力和物力，導致整理過程中容易出現(xiàn)遺漏和錯誤，工作效率不高.一些學校認為檔案管理工作不需要太多的技能，因此常把一些年紀比較大的人員安排到檔案管理的崗位上，導致整理工作出現(xiàn)錯誤的頻率增加，整理效率不高.

2.3 現(xiàn)代化裝備設施條件差

投入資金不足導致現(xiàn)代化的信息設備不到位，使檔案整理工作仍停留在人工校對的階段，阻礙了檔案整理工作的快速發(fā)展.有些學校雖然配備了現(xiàn)代化的計算機設備來輔助檔案管理工作，但是設備的利用率仍然很低，使得檔案整理工作大部分還是通過人工進行[5].現(xiàn)行的檔案管理軟件和實際的檔案管理工作有一定的出入，涵蓋的內(nèi)容不全面，分類標準不明確，導致軟件系統(tǒng)不能很好的適應檔案管理工作.

2.4 資源無法共享

學校的檔案管理與師生人事管理中心往往分屬不同的職能部門，因此無法真正實現(xiàn)信息之間的共享.部門之間對檔案信息進行分別統(tǒng)計、管理，有些檔案信息也因為部門之間缺乏溝通而被反復收集，浪費了多余的人力物力.

2.5 高校信息合并帶來的新問題

近年來政府為了擴大高校規(guī)模，整合教育資源，往往將幾所學校進行合并，這也給學校的檔案整理工作增加了難度.學校合并之前的師生檔案容易在合并過程中流失，合并的幾所學校之間檔案整理的標準也不盡相同，導致重新統(tǒng)一整理的難度增加，檔案管理崗位的人動也導致檔案的交接困難，無法及時補錄檔案信息.

3 有關(guān)檔案管理工作規(guī)范的頒布施行

國家檔案管理總局早在2000年就已頒布了《檔案文件整理規(guī)則》（以下簡稱“《規(guī)則》”），之后又對檔案材料的歸檔范圍和保管期限進行詳細具體的規(guī)定，在全國范圍內(nèi)全面推行文件管理的規(guī)范化、標準化和科學化，實現(xiàn)檔案整理的簡化與檔案檢索的深化.當前高校的檔案整理工作都是按照國家教育委員會于1993年頒布的《高等學校檔案工作規(guī)范》和《高等學校檔案實體分類法》進行整理和立卷，但是在全國范圍內(nèi)施行的《規(guī)則》在高校中卻沒有得到廣泛的推行，究其原因是因為高校檔案管理工作人員的因循守舊思想與整理技術(shù)層面的缺乏，許多高校檔案在分類、立卷以及保管期限方面都存在很大的分歧，因此在檔案規(guī)范化整理的社會趨勢下，就需要高校依照相關(guān)的法律法規(guī)有效的開展檔案整理工作[6].

4 信息化背景下高校檔案整理網(wǎng)絡應用的必然趨勢

高校的檔案整理工作不僅是為了對文件資料進行合理的保存，更是對檔案資料進行開發(fā)利用促使其創(chuàng)造更多的社會價值，檔案信息的社會價值才是檔案整理工作的最終目的.世界上許多其他的高等學校已經(jīng)進入了一個以信息技術(shù)應用為中心的全新發(fā)展階段，在信息化以及網(wǎng)絡化的時代背景下就需要高校檔案的整理工作必須主動適應新的發(fā)展趨勢，才能提高高校檔案的信息化管理水平.高校檔案管理工作的快速有效運行僅僅依靠現(xiàn)有的人力物力還遠遠不夠，需要與網(wǎng)絡信息技術(shù)融合，才能促進整體效率的提高.

4.1 當前階段高校檔案整理工作網(wǎng)絡應用的現(xiàn)狀

當期階段我國高校檔案管理工作的網(wǎng)絡化應用與世界上許多先進的院校相比，還存在較大的差異.許多高校的檔案管理工作還是采用傳統(tǒng)的手工處理方式，即使有些院校已經(jīng)開發(fā)了一套檔案信息管理系統(tǒng)，但是系統(tǒng)本身存在的缺陷與使用上的不合理也導致了檔案管理系統(tǒng)成為一種擺設[7].檔案整理人員的網(wǎng)絡應用意識不高，雖然能夠利用計算機打印出規(guī)范整潔的目錄，但是檔案管理的網(wǎng)絡化程度仍然很低.

4.2 實際工作中應用網(wǎng)絡信息技術(shù)進行檔案整理的不足

有些高校的檔案管理系統(tǒng)只適合單機操作，數(shù)據(jù)系統(tǒng)設計的也較為簡單，只是簡單的實現(xiàn)了檔案資料的自動編目與自動檢索，卻沒有開發(fā)其他實質(zhì)性的應用，輔助立卷的出現(xiàn)雖然擴充了信息技術(shù)的應用范圍，但是仍然沒有實現(xiàn)信息之間的共享，單機網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案管理軟件已經(jīng)與網(wǎng)絡時代的信息共享嚴重不符，必然阻礙檔案資料之間的信息共享與交流.

高校檔案類型不只是包括紙質(zhì)的資料，還包括其他的圖像、音頻、視頻等檔案信息，對這些信息的管理就不能采取與文本檔案相同的管理方式.多媒體技術(shù)的復雜性限制了其在信息管理中的廣泛應用，因此也無法對文本之外的其他檔案信息進行有效的管理.即使有些軟件可以處理多媒體信息，但是沒有形成一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，其完整性和操作性水平都不高，增加了檢索的難度.

5 提高高校檔案規(guī)范化整理水平的具體措施

5.1 實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理

檔案信息的數(shù)字化管理是提高檔案規(guī)范化整理水平的重要途徑，檔案信息的復雜性與精確性使傳統(tǒng)的人工管理方式無法適應大量的檔案管理工作，因此需要管理人員改變傳統(tǒng)的思維模式，采用更加科學的方法實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理.檔案信息的數(shù)字化管理與技術(shù)的實現(xiàn)是一項非常龐大的系統(tǒng)工程，不僅需要大量的技術(shù)資金支持，還需要投入大量的人力物力.館藏檔案中有真正利用價值的信息并不多，多半是更需要長期保存的館藏檔案，因此就需要加大對現(xiàn)有館藏檔案的鑒定力度，對使用頻率較高，更具有社會效益和經(jīng)濟效益的檔案信息進行數(shù)字化處理，對那些基本沒有利用價值的檔案進行暫時保存，提高檔案信息數(shù)字化管理的效率[8].

5.2 高校檔案管理模式的優(yōu)化

當前高校的檔案管理不外乎兩種管理模式，納入式的管理模式和非納入式的管理模式.納入式的管理模式是指將高校各部門的檔案信息全部交給檔案館進行統(tǒng)一管理，而非納入式的檔案管理則是指由各部門對本部門的檔案進行分別管理，非納入式的管理模式具有多種表現(xiàn)形式，不同部門之間的管理模式也不盡相同.納入式的管理模式與非納入式的管理模式相比具有更多的優(yōu)點，具體表現(xiàn)在可以精簡機構(gòu)和管理人員，實現(xiàn)各部門檔案信息之間的信息資源共享，但是需要對檔案人員進行合理的分工安排.非納入式的檔案管理模式可以使檔案人員在其他部門檔案中查找本部門沒有歸檔的信息資源.兩種管理模式各有利弊，高校只有根據(jù)本身的檔案整理現(xiàn)狀采取更加有效的檔案管理模式，最大限度的實現(xiàn)信息資源的互補和共享，才能實現(xiàn)各類檔案信息的保管和有效利用.

6 結(jié)語

當前階段的高校檔案整理工作還存在許多的不足和缺陷，這就需要高校根據(jù)自身的工作實際，逐漸適應新背景下的網(wǎng)絡應用發(fā)展趨勢，結(jié)合國家檔案局和教育部頒布的有關(guān)規(guī)定，采取更加合理、科學的檔案管理模式，減少人力、物力資源的浪費，保證自身的檔案整理水平向著科學化、規(guī)范化的方向發(fā)展.

參考文獻：

〔1〕周美蘭.新背景下高校檔案規(guī)范整理思考[J].檔案管理,2014（01）:37-38.

〔2〕郭懷珍.“大檔案”管理體制下高校檔案資源整合途徑研究[J].蘭臺世界,2013（14）:42-43.

〔3〕林世鳳.信息化背景下的高校檔案管理建設[J].改革與開放,2013（15）:90-91.

〔4〕邸家琴.在信息化背景下高校檔案館的功能定位與發(fā)展趨勢[J].黑龍江教育(高教研究與評估),2011（02）:40-41.

〔5〕龐莉,趙豪邁.電子文件背景下高校檔案集中管理模式初探[J].蘭臺世界,2011（06）:15-16.

篇2

隨著我國經(jīng)濟社會水平的不斷提升，公證工作的覆蓋范圍越來越廣泛，公證工作已經(jīng)應用到社會各個層面，公證工作中產(chǎn)生的檔案數(shù)量也越來越多，公證檔案管理也被越來越多的人們關(guān)注。加強公證檔案管理，有助于推動公證檔管理工作的擴大，為公證工作提供更多全面的檔案資料。在市場經(jīng)濟環(huán)境中，公證處必須要要不斷進行改制，新的管理體系對于公證處的各項工作的順利開展有很大的幫助，在公證檔案管理過程中也加強了管理制度的完善，?Υ?統(tǒng)的管理制度進行創(chuàng)新，構(gòu)建了完善的管理體系，可以有效地應對公證處在日常發(fā)展過程中出現(xiàn)的各種突發(fā)狀況，對公證處的發(fā)展有良好的促進作用。

一、公證檔案管理工作的意義

公證檔案是國家檔案體系中的重要內(nèi)容，真實地記錄了公證機關(guān)的實際活動以及產(chǎn)生的各種公證結(jié)果，是對公證處工作情況的實際反映，在公證行業(yè)中具有十分重要的參考價值和意義。公證檔案的作用主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.對公證工作進行有效地衡量

公證檔案是對各種客觀事實的記錄，公證工作要求公正、透明，正是由于公證工作的特殊性，因此要求公證員在公證管理過程中要按照相關(guān)的法律法規(guī)以及程序執(zhí)行公證工作，檔案是對公證工作進行記錄的主要文件，是在公證工作中產(chǎn)生的各類文件信息，因此可以真實地反映出公證工作清理。在現(xiàn)代社會中，通過對公證工作的統(tǒng)一規(guī)范化管理，通過各種計算機技術(shù)的應用，可以獲得更加真實、準確的公證資料，從而減少傳統(tǒng)記錄過程中產(chǎn)生的虛假記錄問題，使得檔案資料得到保存，便于利用，更有助于對公證工作進行監(jiān)督。

2.公證檔案管是公證行業(yè)的基礎(chǔ)

任何一個行業(yè)的發(fā)展都會產(chǎn)生檔案信息，想要保障公證行業(yè)的發(fā)展，就必須依靠公證檔案這一層基礎(chǔ)。公證檔案的負責人不僅是公證檔案管理人員，還包括公證員、檔案材料保管員、信息記錄的相關(guān)人員，由此可見公證檔案管理是公證處各個部門的交匯工作，需要公證處的全體人員都參與進來。通過對公證檔案管理過程的規(guī)范，可以有效地處理檔案管理過程中的各種問題，促進各個部門之間的協(xié)調(diào)發(fā)展，為公證行業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

二、公證檔案管理存在的問題

公證檔案是公證機關(guān)證明活動的真實記錄，是國家檔案的重要組成部分，具有十分重要的查考和利用價值，隨著公證工作逐漸走入人們的生活，公證檔案管理受到的重視程度也越來越高，公證檔案數(shù)量越來越多，傳統(tǒng)的工作檔案管理還存在一些問題，對公證處的發(fā)展產(chǎn)生嚴重阻礙。

1.工作檔案管理重視程度不高

在公證處的不斷發(fā)展過程中應該要加強對公證檔案管理的重視，明確公證檔案管理的重要意義，尤其是在新時期，對公證檔案管理工作理念要進行創(chuàng)新。當前有的公證處在發(fā)展過程中對檔案管理的重視程度還不夠高，公證檔案管理目標不夠明確，因此導致公證處的公證檔案管理工作受到影響。

2.檔案管理安全問題

隨著信息技術(shù)的不斷應用，對公證處公證檔案進行管理時要實現(xiàn)統(tǒng)一管理，逐漸摒棄傳統(tǒng)的人工管理方式，加強對信息化管理系統(tǒng)的應用，使得內(nèi)部的各個部門之間可以加強聯(lián)系，但是在信息管理過程中依舊存在很多安全隱患，公證檔案是具有很高的參考和利用價值的檔案信息，安全管理是公證檔案管理過程中的重要內(nèi)容，當前有的公證處在檔案管理過程中還存在一些問題，導致檔案泄露、丟失、相關(guān)要素不完整等問題出現(xiàn)。

3.缺乏統(tǒng)一的管理機制

公證處檔案管理體系和制度不健全是影響公證檔案管理效率的主要原因，在公證處發(fā)展過程中缺乏明確、嚴格的公證檔案管理制度，管理標準比較混亂，沒有制定統(tǒng)一的收檔制度，導致公證檔案的收集、整理等工作都不夠規(guī)范，對公證檔案管理水平產(chǎn)生嚴重影響。

三、公證檔案管理策略

1.加強對公證檔案管理的重視

在公證處的發(fā)展過程中，檔案管理是一個十分重要的環(huán)節(jié)，對于公證處的發(fā)展有十分重要的意義。在公證處不斷改制的過程中應該要對公證處的各項管理任務進行重新布局，加強對檔案管理工作的重視，構(gòu)建專業(yè)化檔案管理隊伍，對傳統(tǒng)的檔案管理過程中存在的問題進行解決，以提高檔案管理水平。公證處應該要注重檔案管理的規(guī)范性，從管理制度、管理技術(shù)、管理方法等方面著手，對傳統(tǒng)檔案管理過程中存在的一些問題進行積極有效地解決，提高檔案管理的規(guī)范性，防止產(chǎn)生一些不合規(guī)定的檔案資源，造成資源浪費。

2.提高公證檔案管理過程中的安全性

公證處公證檔案是公證處發(fā)展過程中的各種信息、資源的匯總，在信息時代背景下，信息化管理模式逐漸在檔案管理過程中廣泛應用，但這個過程中也存在很多的安全隱患，比如公證處公證檔案信息被泄露，由于公證處的性質(zhì)相對比較特殊，一些機密公證檔案信息對公證處的發(fā)展有十分重要的意義，如果出現(xiàn)信息泄露，對于公證處的發(fā)展會產(chǎn)生嚴重的影響。在信息時代，信息泄露成為公證處公證檔案管理過程中不可避免的一個重要威脅，對此，在公證檔案管理過程中還應該要加強安全管理，通過對檔案管理過程進行規(guī)范，從而不斷提高檔案資源的安全性。在信息技術(shù)不斷應用的過程中，應該要加強對各種計算機安全防護技術(shù)的應用，比如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、攻擊檢測技術(shù)和數(shù)據(jù)恢復技術(shù)等，都可以在公證處公證檔案信息管理系統(tǒng)中進行應用，對的各種公證處公證檔案信息進行妥善保管。另外，對于不同等級的公證處公證檔案要實施不同的管理，比如一些機密公證處公證檔案，要進行絕密保存，一些非機密公證處公證檔案，則可以在內(nèi)部系統(tǒng)公開查閱。

3.完善公證檔案管理制度

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檔案提供利用是以館（室）藏檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過一定的方式、方法直接提供檔案為利用者服務的一項檔案業(yè)務工作。實現(xiàn)檔案價值的邏輯起點是指檔案在滿足人們需要，體現(xiàn)其使用價值的具體實踐的邏輯行程中所經(jīng)歷的首要環(huán)節(jié)。因此，我們要依照《機關(guān)檔案歸檔與不歸檔范圍》和《文書檔案保管期限表》的規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍不同文件價值，劃定不同保管期限。通過將不同價值的文件區(qū)別整理，可以合理使用人力，物力、財力和時間，同時不同價值的文件經(jīng)過整理后相對集中，為日后檔案進行保管利用，以及到期移交進館也提供了方便。由此可見，檔案客體一經(jīng)形成，就與未來的檔案用戶之間存在著一種潛在的價值關(guān)系。而檔案的價值只有當檔案客體獲得檔案用戶的實際利用時，其與檔案用戶主體所構(gòu)成的潛在價值關(guān)系才能轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的價值關(guān)系，檔案價值才得以真正實現(xiàn)

（二）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系

在整理原則中，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值。是手段，“便于保管和利用”則是最終目的。因此，保存檔案并非是檔案工作的目的，而只是檔案工作的開始，遵循文件的形成規(guī)律，提供檔案為社會主義現(xiàn)代化建設服務，并產(chǎn)生良好的社會效益和經(jīng)濟效益是一切檔案管理工作的最終目的。所以，進行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

（三）要便于保管利用

這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準。執(zhí)行文件級整理，正是新形勢下對這一原則的合理發(fā)揮。從根本上說，保管和利用是相互影響，相互制約的關(guān)系，任何片面地強調(diào)某一方面，忽視甚至無視另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部門采取取消分類，排列時不強調(diào)事由，不區(qū)分保管期限。完全按歸檔文件形成時間或文號對歸檔文件進行排列，依靠計算機進行檢索。這種做法從目前能夠滿足利用需要，但由于檔案間缺乏邏輯聯(lián)系，以及同一事由或問題的檔案被分散到多個檔案盒中，從長遠看，特別是對檔案移交進館之后，將會給系統(tǒng)利用檔案帶來很大困難。因此，在處理類似問題時，要堅持以便于保管利用為出發(fā)點，具體情況具體處理，才能更好地實現(xiàn)文件整理目的。

二、不斷規(guī)范文書檔案管理途徑

（一）做好分類，嚴格登記

對歸檔文件進行合理的分類，不但能有能效地揭示出歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，便于系統(tǒng)地提供利用，而且對將來館室的系統(tǒng)化管理都有重要的意義。首先，在一年度下進行歸檔文件分類。這是以“件”為單位進行分類。歸檔文件的分類是整理工作中的一個非常重要的環(huán)節(jié)，分類工作的好壞直接關(guān)系到歸檔文件整理的質(zhì)量。各單位要根據(jù)自身的特點，按照科學、適用的原則，選擇分類方法，制定分類方案。其次，按“年度―保管期限”方案分類。按這種方案分類的單位，就是將一年度應歸檔的文件材料按永久、長期和短期三種保管期限分開。但在這一階段因還未對文件進行劃分保管期限，所以，按這種方案整理的單位，在此只按確定“件”的原則，將一“件”的文件材料分在一起。等到歸檔文件劃分保管期限時，再按保管期限分開。另外，要嚴格登記。對本單位的收發(fā)文件進行登記，保證本單位主要文件的系統(tǒng)齊全。本單位發(fā)文，應編號發(fā)出，單位收文應先登記后使用。通過登記，對來往行文、機關(guān)內(nèi)部文件、會議文件等逐件建帳，做到家底清楚，有據(jù)可查。

（二）提高檔案管理人員的綜合服務能力

檔案人員要練就過硬的業(yè)務技能，檔案工作既是一項業(yè)務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎(chǔ)上促進創(chuàng)新，努力使檔案服務成為一項面向大眾的服務，讓越來越多的人能正確認識和利用檔案。

（三）要提前布置、完善機制

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二、檔案管理概念

所謂檔案管理，主要是指檔案的收集、整理及保管等活動的總和。就本質(zhì)來看，檔案管理工作是一項管理性、服務性及政治性工作，在整個管理過程中，它不生產(chǎn)物質(zhì)財富，主要負責各個部門歷史文件管理工作。同時檔案管理并非獨立性工作，滲透至社會管理系統(tǒng)中的各個環(huán)節(jié)，為社會實踐工作提供服務和支持，這也是區(qū)別于其他工作的主要特點。目前，我國檔案管理工作尚處于發(fā)展階段，整體管理水平還有待提升，需要我們給予更多的關(guān)注，并加大研究力度，從根本上實現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)劃化發(fā)展目標。

三、檔案管理規(guī)范化的重要意義

加強對檔案的規(guī)范化管理是一項具有現(xiàn)代意義的工作，特別是在信息時代下，檔案中蘊含著的大量資料信息，也是以往工作的總結(jié)，能夠為行政辦公室未來工作提供更多依據(jù)和支持。具體來說，規(guī)范化管理的意義表現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，順應時展趨勢。新經(jīng)濟環(huán)境下，市場經(jīng)濟、新理念等外部環(huán)境發(fā)生了根本性變化。而萬物發(fā)展規(guī)律證明了應時而謀、因勢而動、順勢而為，才是持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展的基本規(guī)律，只有順應時展，反思自身存在的不足，不斷革新自身理念、處事方式，才能夠獲得長足發(fā)展。檔案管理工作作為行政工作的一部分，記載著行政工作的過往，具有較強的參考意義，落實好該項工作，是行政工作順應時代的具體表現(xiàn)。

第二，提高服務中心管理水平的具體表現(xiàn)。檔案管理是行政辦公室的主要內(nèi)容，具體來說，就是檔案人員對以往工作相關(guān)的資料等進行整理、歸檔，并幫助行政工作發(fā)現(xiàn)其中存在的不足及問題，采取針對性措施，加以調(diào)整和優(yōu)化，不斷提高行政服務質(zhì)量。同時，檔案管理作為行政文化建設的基本內(nèi)容，對于樹立良好政府形象具有積極地推進作用，最為關(guān)鍵的是能夠通過對檔案資料的充分利用，對職工進行績效考核，實現(xiàn)對職工的全面、具體化管理，從而真正意義上落實行政現(xiàn)代化管理目標。

第三，有利于行政事業(yè)持續(xù)發(fā)展。管理工作貫穿于行政服務工作全過程，檔案管理作為其中的一部分，通過行政工作的歷程、經(jīng)驗等資料進行回顧和整理，能夠總結(jié)其中的經(jīng)驗。尤其是檔案中的資料都是部門的精華之所在，任何事物發(fā)展過程都并非一帆風順，通過檔案工作這一載體，我們能夠進行反思，并結(jié)合外部發(fā)展趨勢，制定科學的發(fā)展規(guī)劃，從而促進服務中心持續(xù)發(fā)展，為社會主義社會建設奠定堅實的基礎(chǔ)，取得公眾們的信任和認可，并與我黨共同創(chuàng)建美好的未來。

四、提高規(guī)范化水平的措施

現(xiàn)階段，規(guī)范化管理是行政服務中心新時期發(fā)展的必然要求，其不僅體現(xiàn)在制度、管理等方面，還表現(xiàn)在管理方式及人員培訓等更為具體的方面。因此筆者結(jié)合多年工作經(jīng)驗，建議該項工作可以從下列方面人手：

（1）重視規(guī)劃管理，完善管理制度

目前，我國正處于市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)型階段，人民群眾對于行政服務質(zhì)量提出了更高的要求，而作為影響質(zhì)量的主要因素，檔案管理工作規(guī)范化水平成為實現(xiàn)上述目標的重中之重，只有真正落實了規(guī)劃化管理目標，才能夠為檔案管理工作提供保障。具體來說，行政部門領(lǐng)導作為―個部門的組織者和引導者，要從自身人手，樹立新型管理理念，重視檔案管理工作在整個行政服務中心的積極作用的發(fā)揮，并經(jīng)常過問該項工作實施現(xiàn)狀，適當增加人力、資金等方面的投入，為該項工作的有序開展保駕護航。同時在部門內(nèi)部應積極宣傳該項工作，并成立專門的管理部門，由領(lǐng)導負責，領(lǐng)導檔案人員全面開展檔案規(guī)劃化管理工作，立足于當前工作現(xiàn)狀，收集并梳理存在的問題，提出解決對策，提供組織保障。

制度具有根本、長期等特點，是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。因此在檔案規(guī)劃化管理工作中，我們要充分利用制度手段，約束和限制不規(guī)范行為。在實踐中，要立足于部門發(fā)展新目標、新形勢，將制度完善工作列入到重點工作列表當中，對現(xiàn)有檔案制度中存在的不足和缺陷進行完善，及時取消不合理內(nèi)容，并在此基礎(chǔ)上提出相應的內(nèi)容，形成系統(tǒng)化制度體系。不僅如此，還應重視對制度的執(zhí)行，定期對檔案人員進行培訓，構(gòu)建相應的激勵機制，促使檔案管理人員能夠在工作中，發(fā)揮主觀能動性，實現(xiàn)對檔案管理的規(guī)劃化處理，減少檔案遺漏、丟失等不良問題。

（2）強化管理體系，保證信息真實性

筆者認為針對檔案規(guī)范化管理工作，我們在開展工作中，應進一步完善檔案管理體系，實現(xiàn)對檔案工作的統(tǒng)一管理，形成合力，重視對該項工作的協(xié)同體系建設，將各個部門整合到一起，共同構(gòu)建聯(lián)席會議制度，將該項工作拓展至領(lǐng)域、部門及環(huán)節(jié)全過程，特別是要重視人員能力建設。21世紀，知識更新速度遠遠超過我們的想象，只有掌握新知識、新技術(shù)，才能夠更好地擔任這份工作，繼而實現(xiàn)對檔案資源的深度挖掘，提高信息資源利用價值。值得注意的是，不同于其他信息，檔案信息資源具有保密性特點，需要我們對管理人員進行保密知識教育，保證管理人員的綜合素質(zhì)能夠與時展趨勢相契合。

新時期下的檔案管理人員要轉(zhuǎn)變工作風格，由原來的等、靠、要被動狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃优c其他部門保持非常密切的聯(lián)系，能夠在第一實踐收集各類資料信息，做到認真檢查和核實，科學歸檔并保存，從而確保信息的真實、可靠性。不同于傳統(tǒng)時代，如果一味堅持傳統(tǒng)方式無法全面反映行政事業(yè)發(fā)展歷程，且信息價值也無法得到最大限度的發(fā)揮。因此檔案人員應立足于社會發(fā)展現(xiàn)狀，擴大檔案資料收集范圍，無論是業(yè)務、還是職工都應成為其中的一部分，促使檔案規(guī)范化工作能夠改進行政工作，從而為進一步挖掘行政工作資源創(chuàng)建良好的平臺。

（3）構(gòu)建網(wǎng)絡體系，規(guī)范檔案利用

現(xiàn)階段，信息技術(shù)與我國行政工作的深度結(jié)合，電子政務應運而生。在此基礎(chǔ)上，行政工作信息化、現(xiàn)代化建設已然成為現(xiàn)實。目前，筆者所在行政服務中心基本實現(xiàn)了網(wǎng)絡服務系統(tǒng)，為檔案管理工作提供了技術(shù)保障。同時在計算機飛速發(fā)展趨勢下，檔案網(wǎng)絡化將會得到了進一步推廣和普及。但是信息化水平尚未達到預期的目標。因此服務中心應堅持與時俱進，積極引進先進信息處理技術(shù)，邀請專業(yè)技術(shù)人員，結(jié)合服務中心的工作特點，構(gòu)建針對性的網(wǎng)絡服務體系，提高檔案管理規(guī)范化水平，促使檔案資料收集、整理及歸檔等工作都能夠按照既定的要求進行，從而有效提高管理有效性。為了加快檔案規(guī)劃化管理進程，我們要明確認識到培養(yǎng)技術(shù)人員的重要性，促使其能夠兼顧檔案與技術(shù)操作等專業(yè)知識，在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，能夠及時解決問題，確保系統(tǒng)始終處于健康運行狀態(tài)當中。更為重要的是，我們還需要與政府其他部門建立合作關(guān)系，構(gòu)建網(wǎng)絡化管理體系，實現(xiàn)信息共享及傳達，以此來適應服務型政府發(fā)展需求。

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1.2 檔案業(yè)務“兩基”建設上“軟”。一是工作制度不夠健全，有的單位沒有室藏檔案應急處置方案和計算機檔案信息網(wǎng)絡應急處置方案；二是部分機關(guān)檔案室對各門類歸檔文件材料收集不齊全完整，黨委黨組會議記錄、辦公會議記錄、民主生活會記錄和年度統(tǒng)計報表及人員編制名冊未及時歸檔；三是部分機關(guān)檔案室沒有建立全宗卷，有些機關(guān)檔案室雖已建立全宗卷，但全宗卷主要內(nèi)容不齊全；四是部分機關(guān)沒有單獨的檔案庫房、閱覽室和辦公室；五是有的機關(guān)檔案保管沒有實現(xiàn)“三鐵”，達不到“十防”措施要求。

1.3 檔案信息化建設上“松”。很多單位對檔案信息化建設的緊迫性、重要性認識不足，不能夠把檔案信息化建設列入電子政務建設規(guī)劃，與之同步實施，同步發(fā)展。應配備的計算機、刻錄機、掃描儀、檔案管理軟件未能配備，文檔一體化管理難以實行。

1.4 檔案提供利用上弱。檔案檢索工具編制不全，編研材料單薄，提供利用效果不明顯。

2 機關(guān)檔案工作存在問題的原因

2.1 領(lǐng)導認識不到位。由于機關(guān)領(lǐng)導認識不到檔案工作的重要性，在工作中不重視檔案工作。檔案管理制度不健全，責任不明確，工作被動。

2.2 對檔案工作人員管理不到位。第一，機關(guān)檔案員不能保持相對穩(wěn)定，調(diào)動過于頻繁。第二，機關(guān)檔案工作人員少，不適應檔案工作的需要。如濮陽市法院有訴訟檔案、文書檔案四萬多卷，工作量大，檔案員疲于應付。第三，檔案員業(yè)務素質(zhì)不高。有的檔案員不是學檔案專業(yè)的，有的是從其他崗位上調(diào)動過來的，對檔案工作知之不多。第四，檔案員待遇低，其積極主動性很難發(fā)揮，機關(guān)檔案工作也很難有起色。

2.3 經(jīng)費投入不到位。機關(guān)檔案工作需要適量的資金投入，但很多單位沒有投入開展檔案工作必需的資金，該配備的空調(diào)機、去濕機、滅火器和計算機等沒有配備或配備不全，機關(guān)檔案庫房達不到“十防”措施的要求，影響了檔案信息化建設工作開展。

3 機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認證對策

3.1 抓領(lǐng)導，不斷提高思想認識。①凡是召開檔案工作會議，就請分管領(lǐng)導、主管負責人參加，增強其重視支持檔案工作的責任感；②檔案行政管理部門可以收集編輯檔案利用實例匯編，發(fā)給機關(guān)領(lǐng)導學習，加深他們對機關(guān)檔案工作的認識和理解；③檔案部門的干部在對機關(guān)單位檢查工作、業(yè)務指導時，利用正反實例宣傳機關(guān)檔案工作的重要性和必要性。

3.2 抓隊伍，加強對機關(guān)檔案干部的管理。首先，要保持機關(guān)檔案干部的相對穩(wěn)定。實行機關(guān)檔案干部備案制度，各機關(guān)檔案干部交流調(diào)動前，要向當?shù)貦n案行政管理部門備案，征得同意后，原檔案干部方可調(diào)動。其次，提高機關(guān)檔案室的規(guī)格。如能把機關(guān)檔案室編制為機關(guān)內(nèi)部科室，提高其規(guī)格，既能保持機關(guān)檔案干部的相對穩(wěn)定，發(fā)揮檔案干部的積極主動性，又能提高機關(guān)工作效率。最后，提高機關(guān)檔案干部業(yè)務素質(zhì)。理論與實踐相結(jié)合，“走出去，請進來”，集中與分散，有計劃有步驟地對各級機關(guān)檔案干部分期分批進行輪訓，使其提高業(yè)務素質(zhì)，推進機關(guān)檔案工作開展。

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目前，邵陽市直一、二級機構(gòu)有近200個單位檔案工作規(guī)范化管理未達到省二級以上標準，為促進這些單位檔案工作發(fā)展，我局決定2012年開展市級標準認證工作，納入全年工作計劃，并經(jīng)市委常委會議研究同意，納入“檔案工作規(guī)范化管理年”活動一項重要內(nèi)容。年初，在印發(fā)的《邵陽市檔案工作規(guī)范化管理年》（邵檔發(fā)[2012]2號）中推出市級認證標準，文件中確定“8月為評估合格認證月”。6月，我局印發(fā)了《關(guān)于開展首批檔案工作規(guī)范化管理合格認證檢查的通知》（邵檔業(yè)[2012]4號）文件，首批確定134個單位為合格認證檢查對象。8月份，全局領(lǐng)導、干部分成6組開展合格認證檢查。截止目前，一共檢查了99個單位，達到市級合格標準有50個，限期改正有49個，其中書面限期改正28個，口頭限期改正21個，較好地促進了基層單位檔案工作的發(fā)展。

二、認證檢查的特點

1.追究性特點。根據(jù)《檔案法》第六條規(guī)定“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)，對全國的檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導”，《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查工作暫行規(guī)定》第八條規(guī)定“縣級以上檔案行政管理部門對各自管轄范圍內(nèi)檔案法規(guī)的貫徹實施情況進行監(jiān)督檢查。檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查應與檔案業(yè)務工作密切結(jié)合，檢查的內(nèi)容和重點應根據(jù)檔案法規(guī)實施的情況具體確定”。為此，我們按“檢查的內(nèi)容和重點”結(jié)合本地的實際情況，加大對基層單位檔案工作薄弱環(huán)節(jié)的監(jiān)督指導，以認證的形式，重點檢查薄弱環(huán)節(jié)，促進工作發(fā)展。這樣，依法檢查，合格底線，不容打折。凡是認證不合格的單位，依法追究，限期改正。認證檢查與其他檢查有明顯的不同，非淺嘗輒止，而是追究到底，直到合格。追究性特點，提示我們“開弓沒有回頭箭”。

2.必檢性特點。凡未達到檔案工作規(guī)范化管理省二級標準以上的單位，都在合格檢查認證之列，一改過去對那些檔案工作管理差的單位沒有一個較硬的措施來監(jiān)督的局面，“江邊洗蘿卜，一個個來”。同時也強化了檔案行政管理部門的職責，就是不能容許檔案工作不合格的存在，沒認證的必須檢查認證，不合格的必須抓緊改正。合格認證評估借鑒《湖南省檔案工作規(guī)范化管理標準》的評估模式，按照《邵陽市檔案工作合格標準評分細則》的內(nèi)容全面檢查評估，集檢查、監(jiān)督、指導為一體，采用100分制，其中組織管理20分，保管保護25分，基礎(chǔ)業(yè)務工作35分，開發(fā)利用20分。通過聽、看、評、議等程序，將認證檢查情況向被檢查單位反饋。必檢性特點，告訴我們檔案行政管理部門贏得了“發(fā)球權(quán)”。

3.強制性特點。認證合格除評估總分要求在60分以上，還強調(diào)必須具備3個條件：一是必須健立健全檔案管理各項工作制度。如檔案工作人員崗位職責、保密、庫房管理、安全保衛(wèi)、查閱利用、立卷歸檔、電子文件歸檔管理等制度，缺一項扣0.5分，缺3項制度（含3項）的為不合格標準。二是必須不存在安全隱患。三是必須各門類檔案整理達到80%的記分比例。如文書檔案、業(yè)務或?qū)I(yè)檔案、會計檔案、基建檔案、特殊載體檔案等門類檔案整理規(guī)范（10分），每門類檔案整理計2分。這3條是檔案執(zhí)法監(jiān)督下達整改通知前提條件，10項行為所涵蓋的內(nèi)容，我們從中選擇這3條，是基層單位普通存在的薄弱環(huán)節(jié)，把它作為合格認證檢查的重點，也是單位必須做好檔案工作的底線。同時，也是我們開展認證工作的底氣，具有較強的強制性。強制性特點揭示認證檢查的底線和底氣所在。

三、認證檢查的意義

1.加大依法行政力度，形成長效機制。合格認證檢查的推出，檢查對象廣，按《檔案法》規(guī)定屬地管理的原則，任何單位無一例外，對檔案工作規(guī)范化管理未達到省二級以上標準的單位都有了約束機制。檔案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓勵爭創(chuàng)省二級以上標準，使檔案工作監(jiān)督指導得以全面展開，具有追究性、必檢性、強制性三大特點，加大了依法行政的力度，并且合格證不搞終身制，3-4年復查一次。由此，激活整個認證體系，形成了對基層單位檔案管理長效的監(jiān)督機制。

2.促進平衡發(fā)展，消除死角隱患。我市共有省特級檔案室 28個，市直單位省一級檔案室65個，而還有為數(shù)不少的單位沒有達到省二級標準，檔案工作缺乏爭先創(chuàng)優(yōu)、上等達標意識，發(fā)展不平衡。開展檔案合格認證檢查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要進行認證，這樣對后進單位有較大的促進作用。確保合格的底線，單位再無理由借口，推諉不動，停滯不前，促使全市檔案工作全面、平衡發(fā)展。特別是消除了基層單位檔案工作存在的安全隱患，以及《檔案法》難以輻射到的死角。

3.完善認證體系，打造高低呼應的格局。檔案工作認證管理，是國家檔案局在《加強對基層單位檔案工作的監(jiān)督指導的意見》文件中，給予充分肯定的一種監(jiān)督指導方式。但僅有的《湖南省檔案規(guī)范化管理標準》的自愿申報認證模式，尚不足以推動工作全面開展，新建立的市級標準合格認證檢查模式，能彌補省級上等達標輻射面的不足。省、市標準一高一低，一柔一剛，這樣就自然形成高低呼應、剛?cè)嵯酀恼J證格局，使認證管理體系更逐完善。

四、認證檢查的不足

1.出臺模式還不夠規(guī)范。合格認證工作在今年全市檔案工作會議上進行了部署安排，合格認證標準在《邵陽市檔案工作規(guī)范化管理年》文件中推出，而沒有單獨行文，相應的認證管理辦法，由于種種原因沒有及時跟進，合格認證管理辦法正式出臺，要爭取市委、市政府兩辦的名義，甚至以市政府的名義印發(fā)，這樣文件出臺規(guī)格高，執(zhí)行力度大。

2.宣傳、行動還不夠深入。合格認證工作是我市檔案工作的一項新生事物，市直動了，縣區(qū)沒動，這項工作要進一步宣傳貫徹落實，統(tǒng)一認識，統(tǒng)一標準，統(tǒng)一行動，要努力形成合格認證大勢所趨的氛圍。同時對基層單位要掌握認證的主動權(quán)，分期分批督促他們達到合格標準。對基層單位也要相應開展以合格標準為內(nèi)容的專門培訓、指導，如我局9月份組織了未合格單位開展檔案整理“三集中”立卷活動。

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Abstract: The paper further explores the main problems existing in the project file archiving and management work of the city municipal pipeline, and puts forward the feasible solutions from the level of management system and law enforcement.Parts of the problems suggested is universal, solving which can have guiding significance for the practical work.

Key words: municipal pipelines; project files; quality; law enforcement; system

中圖分類號：G271文獻標識碼： A文章編號：2095-2104（2012）

一直以來，由于市政管線工程檔案業(yè)務難度較大，加上市政管線工程一般不需要辦理房地產(chǎn)確權(quán)證明，所以工程檔案歸檔過程中存在問題多，困擾多。我市城建檔案館自從成立市政管線科以來，千方百計加大力氣做了大量的有針對性的工作，取得了良好的成效！使我市市政管線工程檔案（尤其是利用率高的工程準備階段文件、勘察文件、測量數(shù)據(jù)、竣工圖等）的歸檔率以及歸檔質(zhì)量大大提高；并且隨著地下管線工程檔案專項工作的開展，地下管線數(shù)據(jù)的移交工作也在逐步推進中。但是，與成熟的房屋工程檔案歸檔工作相比擬，依然存在著不盡人意的以下幾方面問題：

一、市政工程報建手續(xù)不完善的現(xiàn)象相對常見，檔案資料遭遇先天不足的問題。

市政工程基本都是政府投資工程，有的由于急于上馬，常常未完成正常報建程序就開工建設（大多數(shù)工程直至竣工階段用地手續(xù)依然未辦理完畢）；有的是邊開工邊報建；有的甚至是先開工后報建（比如由于臺風刮壞海堤而產(chǎn)生的修堤應急工程）。部分代建單位懷有僥幸心理，直到工程完工也并未去補全報建手續(xù)，檔案資料遭遇先天不足的問題；而市政工程都是關(guān)系民生，完工之后不管檔案資料齊全與否，工程都將投入使用，檔案資料欠賬就常常不了了之。

二、部分建設單位對檔案工作重視程度不夠，未能履行其組織、監(jiān)督、檢查、收集、匯總以及移交檔案等職能。

部分建設單位對檔案工作重視程度不足，無視《珠海市地下管線管理條例》、《建設工程質(zhì)量管理條例》、《城市建設檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)的要求，一是在基建過程中，未履行其組織、監(jiān)督、檢查以及匯總勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、收集以及立卷歸檔工作的職責；二是在工程檔案預驗收和歸檔階段，亦未組織勘察、設計、監(jiān)理、施工等單位收集以及向城建檔案館移交檔案；三是甚至當施工單位到城建檔案館辦理工程檔案預驗收和歸檔時，還不積極、不配合城建檔案館，找種種理由或者想各種辦法，推諉移交本由該司負責移交的工程準備階段文件以及竣工驗收文件，影響工程檔案預驗收順利進行，導致檔案資料歸檔不完整。

三、部分管線建設（或產(chǎn)權(quán)）單位無視相關(guān)法律法規(guī)要求，拒絕向城建檔案館移交管線資料。

附屬于道路建設的管線工程，如給水、排水、電纜溝、交通視頻監(jiān)控工程，往往能按照有關(guān)要求，與道路一起辦理工程檔案預驗收以及檔案移交工作，在城建檔案館歸檔質(zhì)量良好。單獨報建的管線工程，主要是電力、通訊、燃氣、有線電視等工程，建設（或產(chǎn)權(quán)）單位一直以來，不但未履行其作為建設單位組織、監(jiān)督、檢查、匯總以及移交工程有關(guān)各方檔案資料的職能，而且本該屬于該司向城建檔案館移交的資料，他們卻一直以各種理由拖延移交，盡管該檔案資料（含測量數(shù)據(jù)）齊全。而對于這種不移交檔案的明顯違法行為，地方執(zhí)法力度又不足；盡管珠海于2008年又出臺了地方性法規(guī)《珠海市地下管線管理條例》，這種事實依然沒有改變，地下管線檔案數(shù)據(jù)的存檔依然是老大難問題，導致挖斷管線事情常有發(fā)生，社會經(jīng)濟損失不斷。

四、檔案資料員更換頻繁，熟手資料員流失情況嚴重。

經(jīng)筆者多年工作發(fā)現(xiàn)，市政管線工程相關(guān)單位，尤其是施工單位，普遍缺乏固定的檔案資料員。每逢工程開工之初，隨便指派一名工作人員或者在外面找人兼職擔任檔案資料員，這樣的人大多未經(jīng)過檔案專業(yè)培訓，他們不光缺乏必要的檔案理論知識，也不具備一定的檔案專業(yè)水平；同時，他們由于身兼多項工作或者純屬兼職，所以缺乏足夠的時間在工地從事資料收集工作；再遇上施工項目漏測漏驗的情況，檔案資料員閉門造車編寫檔案資料數(shù)據(jù)的情況普遍存在；而數(shù)據(jù)資料的蓋章審查不嚴格情況普遍，造假的數(shù)據(jù)資料往往可以蒙混過關(guān)，造成了檔案與施工過程不同步，檔案不真實，不準確、質(zhì)量不高的現(xiàn)象。

每當新檔案資料員完成一到兩個工程項目，剛剛對檔案工作有一定的認識，往往又被安排去做其他工作，新資料員重新上崗，重新開始學習檔案知識，就這樣周而復始，沒法保證檔案資料的質(zhì)量與穩(wěn)定。

綜上所述，盡管城建檔案館做了大量的工作，檔案歸檔率以及歸檔質(zhì)量情況得到根本好轉(zhuǎn)，但是依然有完善與提高的空間，只有開動腦筋，積極行動，聯(lián)合有關(guān)部門，以法律為依據(jù)，從機制上、從流程上、從加大違法成本上著手，就能解決目前工作中存在的主要問題，讓歸檔檔案更完整、更高質(zhì)量。具體如下：

一、嚴格報建手續(xù)管理制度，將完善報建手續(xù)與工程結(jié)算緊密相連。

針對報建手續(xù)不完善的問題，一是有關(guān)行政管理部門必須嚴格按照國家法律法規(guī)有關(guān)規(guī)定，加強監(jiān)管，工程務必滿足相關(guān)條件才能進行項目報批。二是將完善報建手續(xù)與工程結(jié)算緊密相連，市財政部門在結(jié)算前要核對工程報建手續(xù)是否完善（可由城建檔案館出具檔案存檔的證明文件），發(fā)現(xiàn)有報建未完善的，應停止進行該工程的結(jié)算工作，直至建設單位補辦相關(guān)報建手續(xù)后才恢復受理該工程結(jié)算工作。

二、做好做大宣傳工作、提高檔案工作意識。

城建檔案館必須進一步提高工作人員的檔案理論知識以及檔案工作水平，熟悉有關(guān)國家、地方性法律法規(guī)及檔案專業(yè)規(guī)范的要求。走向街頭，走進相關(guān)單位，定期舉辦大型宣傳活動，定期舉辦座談會、咨詢會，大力宣傳國家、地方性法律法規(guī)及檔案專業(yè)規(guī)范，轉(zhuǎn)變工作對象的思想觀念，為工作順利開展打基礎(chǔ)。日常工作中，遇到不履行職責、不理解檔案工作、不愿意移交檔案的情況，必須以相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，曉之以情、動之以理，從大局、長遠以及辦事對象的角度耐心地進行說服，敦促、提醒該單位轉(zhuǎn)變思想，嚴格按照有關(guān)要求辦事。

三、嚴格執(zhí)行處罰措施，加大違法成本，讓違法單位付出違法代價。

《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《珠海市地下管線管理條例》、《建設工程質(zhì)量管理條例》、《城市建設檔案管理規(guī)定》、《城市地下管線檔案管理辦法》等法律法規(guī)對建設單位在工程檔案竣工驗收后向城建檔案館或者有關(guān)部門移交檔案都有明確的規(guī)定；對于未移交檔案的行為，也明確了相應的處罰措施。雖然有那么多法律法規(guī)保駕護航，但是在我市，多年來，未移交檔案的違法行為并未得到應有的追究與懲罰，管線建設（或管理單位）的違法行為不必付出成本與代價，這不光褻瀆了法律的尊嚴，而且助長了這種違法行為的長期發(fā)生，最終導致了城建檔案館檔案存檔數(shù)據(jù)不完整，給政府決策以及社會發(fā)展帶來諸多不便。

事實上上，若能做到有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究，這種不移交檔案的行為就一定能得到有效地遏止。比如我們的臨近城市――中山市，為了收集地下管線測量數(shù)據(jù)，即使該市未出臺地下管線法律法規(guī)，僅憑借《城市地下管線工程檔案管理辦法》，該市規(guī)劃局與城市管理行政執(zhí)法局聯(lián)合發(fā)文，對于不辦理規(guī)劃報建、逾期不進行竣工測量、不辦理規(guī)劃驗收、不按規(guī)定報送工程檔案的行為，由市城建檔案館將違章建設單位名單同時報送市規(guī)劃局和市城管執(zhí)法局，該市規(guī)劃局馬上暫停受理該單位所有建設工程（含管線工程）的報建審批業(yè)務，待其按照要求補辦工程報建、竣工測量、規(guī)劃驗收、工程檔案歸檔等所有事項后才恢復受理其建設工程案件；另一方面，市城管執(zhí)法局則按照有關(guān)規(guī)定對上述違法行為進行處罰，取得顯著的成效。

珠海等城市，完全可以照搬中山市的做法，讓違法的建設單位付出違法成本，為其違法行為付出代價。

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進一步落實責任，加強工作指導力度，聚焦鞏固提升我縣脫貧攻堅工作，規(guī)范2014-2020年脫貧攻堅檔案管理，全面、真實、及時、完整記錄我縣脫貧攻堅的歷程，確保我縣精準扶貧檔案真實、完整、準確、安全、規(guī)范，高質(zhì)量完成全縣精準扶貧檔案規(guī)范化管理工作。

二、基本原則

（一）堅持統(tǒng)一領(lǐng)導、分級實施。精準扶貧檔案規(guī)范管理工作由縣脫貧攻堅領(lǐng)導組辦公室、縣檔案部門聯(lián)合監(jiān)督指導，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)是精準扶貧檔案實施主體，除負責鄉(xiāng)鎮(zhèn)本級檔案資料外，還需組織指導各村及時做好村級精準扶貧檔案規(guī)范管理工作。負責實施縣級扶貧專項的牽頭部門，要嚴格對照每年的實施方案、目標任務，及時規(guī)范和完善專項扶貧檔案。

（二）堅持系統(tǒng)收集、分類管理。要按照省檔案局省扶貧和移民工作局印發(fā)的《關(guān)于進一步規(guī)范脫貧攻堅檔案工作的意見》（川檔發(fā)〔2017〕1號）和省檔案局印發(fā)的《省扶貧開發(fā)項目檔案管理細則》（川檔發(fā)〔2016〕15號）文件要求，對照縣、鄉(xiāng)、村、戶扶貧資料清單進行分類收集和整理歸檔，要重點做好精準扶貧文書檔案、科技項目檔案、會計檔案、照片檔案、音像檔案以及實物檔案的管理工作。

（三）堅持集中保管，及時移交?？h脫貧攻堅辦各類精準扶貧檔案由縣扶貧開發(fā)局集中管理，縣級扶貧專項檔案資料由各專項牽頭部門集中管理；鄉(xiāng)級各類精準扶貧檔案由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)集中統(tǒng)一管理；村級精準扶貧檔案由各村集中保管，個別村不具備檔案保管條件的可由鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府代為保管。具備移交條件的檔案，要及時依法向縣檔案部門移交。

三、工作任務

（一）建立精準扶貧檔案規(guī)范管理工作機制。精準扶貧檔案規(guī)范管理工作由縣脫貧攻堅領(lǐng)導組辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)指導，并牽頭組織扶貧、檔案部門聯(lián)合對專項牽頭部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村精準扶貧檔案工作推進情況進行監(jiān)督檢查。

（二）配備適應精準扶貧檔案規(guī)范管理工作開展和滿足檔案安全管理的設施設備?？h級扶貧專項部門、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要為精準扶貧檔案規(guī)范管理工作開展，提供必需辦公設備和條件。精準扶貧檔案庫房要符合防光、防塵、防潮、防蟲、防高溫、防盜、防鼠、防火等要求，確保檔案安全保管。

（三）建立文件材料齊全完整、整理規(guī)范的精準扶貧檔案。

精準扶貧檔案文件材料要收集齊全完整，規(guī)范整理。特別是特殊載體類檔案要廣泛收集反映脫貧攻堅歷史偉業(yè)和先進感人事跡的圖片、音像、實物等珍貴資料，做到應收盡收、應歸盡歸。

四、工作要求

（一）時間節(jié)點

縣、鄉(xiāng)、村三級2014—2020年度精準扶貧檔案規(guī)范管理工作自本方案下發(fā)日起，村級檔案在2021年4月10日前完成；鄉(xiāng)級檔案在2021年4月20日前完成；縣級檔案在2021年4月30日前完成。

（二）分類管理

精準扶貧檔案相關(guān)文件材料應收集齊全完整，歸檔的文件材料要真實有效，做到字跡工整、數(shù)據(jù)準確、圖樣清晰、簽章手續(xù)完備。歸檔文件材料的印制書寫材料、紙張和裝訂材料等要符合要求。

精準扶貧檔案應按照相關(guān)標準規(guī)范進行整理，文書檔案按照《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22-2015)進行整理。扶貧項目檔案按照《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(gb/t11822-2008)進行整理。扶貧資金檔案按照《會計檔案管理辦法》進行整理。照片檔案按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(da/t50-2014)進行整理。電子檔案按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(gb/t18894-2016)和《數(shù)字檔案室建設指南》進行整理。

特殊載體類檔案，按照國家有關(guān)標準、規(guī)范整理，并與關(guān)聯(lián)紙質(zhì)檔案建立檔號對應關(guān)系。

戶別管理類按照“一戶一檔”進行整理歸檔。

以卷為保管單位的檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—類別號—案卷號，以件為保管單位的檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—類別號—件號。

五、保障措施

（一）加強組織領(lǐng)導

縣、鄉(xiāng)、村三級必須明確精準扶貧檔案規(guī)范管理工作具體負責人員?？h脫貧攻堅辦聯(lián)合檔案部門抓好業(yè)務指導和監(jiān)督檢查工作,各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、扶貧專項牽頭部門要具體抓好組織實施。

（二）加強監(jiān)督考核

篇9

進一步落實責任，加強工作指導力度，聚焦鞏固提升我縣脫貧攻堅工作，規(guī)范2014-2020年脫貧攻堅檔案管理，全面、真實、及時、完整記錄我縣脫貧攻堅的歷程，確保我縣精準扶貧檔案真實、完整、準確、安全、規(guī)范，高質(zhì)量完成全縣精準扶貧檔案規(guī)范化管理工作。

二、基本原則

（一）堅持統(tǒng)一領(lǐng)導、分級實施。精準扶貧檔案規(guī)范管理工作由縣脫貧攻堅領(lǐng)導組辦公室、縣檔案部門聯(lián)合監(jiān)督指導，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)是精準扶貧檔案實施主體，除負責鄉(xiāng)鎮(zhèn)本級檔案資料外，還需組織指導各村及時做好村級精準扶貧檔案規(guī)范管理工作。負責實施縣級扶貧專項的牽頭部門，要嚴格對照每年的實施方案、目標任務，及時規(guī)范和完善專項扶貧檔案。

（二）堅持系統(tǒng)收集、分類管理。要按照省檔案局省扶貧和移民工作局印發(fā)的《關(guān)于進一步規(guī)范脫貧攻堅檔案工作的意見》和省檔案局印發(fā)的《省扶貧開發(fā)項目檔案管理細則》文件要求，對照縣、鄉(xiāng)、村、戶扶貧資料清單進行分類收集和整理歸檔，要重點做好精準扶貧文書檔案、科技項目檔案、會計檔案、照片檔案、音像檔案以及實物檔案的管理工作。

（三）堅持集中保管，及時移交。縣脫貧攻堅辦各類精準扶貧檔案由縣扶貧開發(fā)局集中管理，縣級扶貧專項檔案資料由各專項牽頭部門集中管理；鄉(xiāng)級各類精準扶貧檔案由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)集中統(tǒng)一管理；村級精準扶貧檔案由各村集中保管，個別村不具備檔案保管條件的可由鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府代為保管。具備移交條件的檔案，要及時依法向縣檔案部門移交。

三、工作任務

（一）建立精準扶貧檔案規(guī)范管理工作機制。精準扶貧檔案規(guī)范管理工作由縣脫貧攻堅領(lǐng)導組辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)指導，并牽頭組織扶貧、檔案部門聯(lián)合對專項牽頭部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村精準扶貧檔案工作推進情況進行監(jiān)督檢查。

（二）配備適應精準扶貧檔案規(guī)范管理工作開展和滿足檔案安全管理的設施設備?？h級扶貧專項部門、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要為精準扶貧檔案規(guī)范管理工作開展，提供必需辦公設備和條件。精準扶貧檔案庫房要符合防光、防塵、防潮、防蟲、防高溫、防盜、防鼠、防火等要求，確保檔案安全保管。

（三）建立文件材料齊全完整、整理規(guī)范的精準扶貧檔案。

精準扶貧檔案文件材料要收集齊全完整，規(guī)范整理。特別是特殊載體類檔案要廣泛收集反映脫貧攻堅歷史偉業(yè)和先進感人事跡的圖片、音像、實物等珍貴資料，做到應收盡收、應歸盡歸。

四、工作要求

（一）時間節(jié)點

縣、鄉(xiāng)、村三級2014—2020年度精準扶貧檔案規(guī)范管理工作自本方案下發(fā)日起，村級檔案在2021年4月10日前完成；鄉(xiāng)級檔案在2021年4月20日前完成；縣級檔案在2021年4月30日前完成。

（二）分類管理

精準扶貧檔案相關(guān)文件材料應收集齊全完整，歸檔的文件材料要真實有效，做到字跡工整、數(shù)據(jù)準確、圖樣清晰、簽章手續(xù)完備。歸檔文件材料的印制書寫材料、紙張和裝訂材料等要符合要求。

精準扶貧檔案應按照相關(guān)標準規(guī)范進行整理，文書檔案按照《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22-2015)進行整理。扶貧項目檔案按照《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(gb/t11822-2008)進行整理。扶貧資金檔案按照《會計檔案管理辦法》進行整理。照片檔案按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(da/t50-2014)進行整理。電子檔案按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(gb/t18894-2016)和《數(shù)字檔案室建設指南》進行整理。

特殊載體類檔案，按照國家有關(guān)標準、規(guī)范整理，并與關(guān)聯(lián)紙質(zhì)檔案建立檔號對應關(guān)系。

戶別管理類按照“一戶一檔”進行整理歸檔。

以卷為保管單位的檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—類別號—案卷號，以件為保管單位的檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—類別號—件號。

五、保障措施

（一）加強組織領(lǐng)導

縣、鄉(xiāng)、村三級必須明確精準扶貧檔案規(guī)范管理工作具體負責人員?？h脫貧攻堅辦聯(lián)合檔案部門抓好業(yè)務指導和監(jiān)督檢查工作,各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、扶貧專項牽頭部門要具體抓好組織實施。

（二）加強監(jiān)督考核

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一、進一步提高對聲像檔案重要性的認識

人類在社會實踐活動中直接形成的歷史記錄，聲像檔案作為一種專門檔案。反映一個單位主要職能活動和基本歷史面貌的重要史料，國家檔案的組成部分。與其他門類檔案相比，聲像檔案具有載體特殊、內(nèi)容直觀、形象生動等特點。市級各部門要進一步提高對聲像檔案重要性的認識，建立健全聲像檔案收集、整理、保管等工作制度，明確聲像檔案的歸檔責任部門和責任人員，切實加強聲像檔案的管理。

二、加強聲像檔案的收集

任何單位或個人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。同時應明確聲像檔案的歸檔范圍，市級各部門應明確由拍攝錄制承辦機構(gòu)或拍攝錄制人員負責收集、整理并向檔案機構(gòu)移交聲像檔案。公務活動中形成的聲像檔案。凡是反映本機關(guān)主要職能活動、基本歷史面貌和重要工作成果的聲像檔案，均應收集歸檔。當前特別要加強對“唱、讀、講、傳”活動和“五個”建設工作中形成的聲像檔案的收集歸檔工作。收集照片時，對反映同一內(nèi)容的若干照片，應選擇具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點的照片歸檔，照片、底片、說明應齊全。數(shù)碼照相機拍攝形成的數(shù)碼照片應保證未經(jīng)編輯，像素不低于300萬，數(shù)碼照片同時要沖洗出紙質(zhì)照片歸檔。收集錄音錄像檔案時，應簡要說明錄音錄像內(nèi)容、主題、錄制時間等信息。

三、加強聲像檔案的規(guī)范整理