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篇1

摘 要：現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展與高校教育體制的改革，不僅提高了高校的檔案管理效率，而且對(duì)檔案的有序管理提出了新的要求.高校檔案規(guī)范化整理的關(guān)鍵是重新劃分不同檔案的保管期限，并且將保管期限寫入檔號(hào)，實(shí)行新型的整理模式[1].本文針對(duì)當(dāng)前階段高校檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題，提出新背景下優(yōu)化檔案管理模式的具體措施.

關(guān)鍵詞 ：新背景；網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用；高校檔案；規(guī)范整理；思考

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-260X（2015）03-0173-02

高校檔案的整理工作不僅是一項(xiàng)公益性的信息服務(wù)工作，更是為了實(shí)現(xiàn)其真正的社會(huì)價(jià)值，檔案的社會(huì)價(jià)值是檔案工作深入展開(kāi)的根本目的，也是推動(dòng)檔案整理工作逐漸規(guī)范化的動(dòng)力[2].在網(wǎng)絡(luò)信息化的時(shí)代背景下，高校的教育工作也進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展階段，檔案管理也要主動(dòng)適應(yīng)新背景下的發(fā)展要求，提高檔案管理的規(guī)范化水平，保證檔案管理工作高效有序的進(jìn)行.

1 高校檔案規(guī)范整理概述

檔案是指機(jī)關(guān)、組織或者個(gè)人在社會(huì)生活中形成的可用于考查的圖像、聲音、文檔等各種資料，對(duì)人員和團(tuán)體管理有著重要的參考作用.而檔案管理則是指包括收集、整理、保管、鑒定在內(nèi)的一系列活動(dòng)，高校的檔案管理工作一般由檔案室負(fù)責(zé)，并直接對(duì)檔案信息進(jìn)行管理和提供參考服務(wù)，是國(guó)家檔案管理的重要組成部分[3].

高校的檔案整理工作分類更加具體、明確，要分別對(duì)人事、教學(xué)等信息進(jìn)行管理和保存.高校的檔案整理工作要為高校管理的各項(xiàng)工作提供可靠的參考和服務(wù)，因此與其他檔案管理工作相比，具有更加重要的社會(huì)價(jià)值.現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了教育體制改革不斷向前發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)成為高校運(yùn)行管理的重要手段，各類電子資源大量增加，促使檔案整理工作向著信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展，這也是新形勢(shì)下高校檔案管理工作的必然趨勢(shì).

高校的檔案整理工作要迎合社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)融合，才能有效的提升檔案整理工作的效率，網(wǎng)絡(luò)管理的應(yīng)用使新背景下的高校檔案整理工作發(fā)生了質(zhì)的變化，但是由于規(guī)范化管理的程度不高，在實(shí)際的檔案管理工作中還存在一些問(wèn)題.

2 當(dāng)前階段高校檔案整理工作中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理觀念落后

高校師生信息資源的現(xiàn)代化管理離不開(kāi)檔案工作的有序開(kāi)展，因此，高校的檔案整理工作不僅需要進(jìn)行形式上的創(chuàng)新，更要注重對(duì)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的改變[4].有些學(xué)校沒(méi)有意識(shí)到檔案整理工作對(duì)推動(dòng)教育進(jìn)步的重要意義，認(rèn)為檔案整理工作只是一項(xiàng)沒(méi)有實(shí)質(zhì)要求的附帶工作，因而對(duì)檔案整理工作的支持力度不夠，沒(méi)有養(yǎng)成良好的使用檔案的習(xí)慣.有些學(xué)校的檔案部門只注重對(duì)檔案的編目和查閱接待，卻沒(méi)有制訂合理有效的館藏、服務(wù)優(yōu)化目標(biāo)，一些檔案管理工作人員文化素質(zhì)不高，導(dǎo)致檔案整理工作的創(chuàng)新力度不夠，跟不上時(shí)代的發(fā)展腳步.

2.2 工作效率低下

檔案管理工作往往瑣碎繁重，紙質(zhì)檔案的校對(duì)和整理都需要耗費(fèi)大量的人力和物力，導(dǎo)致整理過(guò)程中容易出現(xiàn)遺漏和錯(cuò)誤，工作效率不高.一些學(xué)校認(rèn)為檔案管理工作不需要太多的技能，因此常把一些年紀(jì)比較大的人員安排到檔案管理的崗位上，導(dǎo)致整理工作出現(xiàn)錯(cuò)誤的頻率增加，整理效率不高.

2.3 現(xiàn)代化裝備設(shè)施條件差

投入資金不足導(dǎo)致現(xiàn)代化的信息設(shè)備不到位，使檔案整理工作仍停留在人工校對(duì)的階段，阻礙了檔案整理工作的快速發(fā)展.有些學(xué)校雖然配備了現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備來(lái)輔助檔案管理工作，但是設(shè)備的利用率仍然很低，使得檔案整理工作大部分還是通過(guò)人工進(jìn)行[5].現(xiàn)行的檔案管理軟件和實(shí)際的檔案管理工作有一定的出入，涵蓋的內(nèi)容不全面，分類標(biāo)準(zhǔn)不明確，導(dǎo)致軟件系統(tǒng)不能很好的適應(yīng)檔案管理工作.

2.4 資源無(wú)法共享

學(xué)校的檔案管理與師生人事管理中心往往分屬不同的職能部門，因此無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)信息之間的共享.部門之間對(duì)檔案信息進(jìn)行分別統(tǒng)計(jì)、管理，有些檔案信息也因?yàn)椴块T之間缺乏溝通而被反復(fù)收集，浪費(fèi)了多余的人力物力.

2.5 高校信息合并帶來(lái)的新問(wèn)題

近年來(lái)政府為了擴(kuò)大高校規(guī)模，整合教育資源，往往將幾所學(xué)校進(jìn)行合并，這也給學(xué)校的檔案整理工作增加了難度.學(xué)校合并之前的師生檔案容易在合并過(guò)程中流失，合并的幾所學(xué)校之間檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，導(dǎo)致重新統(tǒng)一整理的難度增加，檔案管理崗位的人動(dòng)也導(dǎo)致檔案的交接困難，無(wú)法及時(shí)補(bǔ)錄檔案信息.

3 有關(guān)檔案管理工作規(guī)范的頒布施行

國(guó)家檔案管理總局早在2000年就已頒布了《檔案文件整理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱“《規(guī)則》”），之后又對(duì)檔案材料的歸檔范圍和保管期限進(jìn)行詳細(xì)具體的規(guī)定，在全國(guó)范圍內(nèi)全面推行文件管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)檔案整理的簡(jiǎn)化與檔案檢索的深化.當(dāng)前高校的檔案整理工作都是按照國(guó)家教育委員會(huì)于1993年頒布的《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》進(jìn)行整理和立卷，但是在全國(guó)范圍內(nèi)施行的《規(guī)則》在高校中卻沒(méi)有得到廣泛的推行，究其原因是因?yàn)楦咝n案管理工作人員的因循守舊思想與整理技術(shù)層面的缺乏，許多高校檔案在分類、立卷以及保管期限方面都存在很大的分歧，因此在檔案規(guī)范化整理的社會(huì)趨勢(shì)下，就需要高校依照相關(guān)的法律法規(guī)有效的開(kāi)展檔案整理工作[6].

4 信息化背景下高校檔案整理網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的必然趨勢(shì)

高校的檔案整理工作不僅是為了對(duì)文件資料進(jìn)行合理的保存，更是對(duì)檔案資料進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用促使其創(chuàng)造更多的社會(huì)價(jià)值，檔案信息的社會(huì)價(jià)值才是檔案整理工作的最終目的.世界上許多其他的高等學(xué)校已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)以信息技術(shù)應(yīng)用為中心的全新發(fā)展階段，在信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代背景下就需要高校檔案的整理工作必須主動(dòng)適應(yīng)新的發(fā)展趨勢(shì)，才能提高高校檔案的信息化管理水平.高校檔案管理工作的快速有效運(yùn)行僅僅依靠現(xiàn)有的人力物力還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，需要與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)融合，才能促進(jìn)整體效率的提高.

4.1 當(dāng)前階段高校檔案整理工作網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的現(xiàn)狀

當(dāng)期階段我國(guó)高校檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用與世界上許多先進(jìn)的院校相比，還存在較大的差異.許多高校的檔案管理工作還是采用傳統(tǒng)的手工處理方式，即使有些院校已經(jīng)開(kāi)發(fā)了一套檔案信息管理系統(tǒng)，但是系統(tǒng)本身存在的缺陷與使用上的不合理也導(dǎo)致了檔案管理系統(tǒng)成為一種擺設(shè)[7].檔案整理人員的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用意識(shí)不高，雖然能夠利用計(jì)算機(jī)打印出規(guī)范整潔的目錄，但是檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化程度仍然很低.

4.2 實(shí)際工作中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理的不足

有些高校的檔案管理系統(tǒng)只適合單機(jī)操作，數(shù)據(jù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的也較為簡(jiǎn)單，只是簡(jiǎn)單的實(shí)現(xiàn)了檔案資料的自動(dòng)編目與自動(dòng)檢索，卻沒(méi)有開(kāi)發(fā)其他實(shí)質(zhì)性的應(yīng)用，輔助立卷的出現(xiàn)雖然擴(kuò)充了信息技術(shù)的應(yīng)用范圍，但是仍然沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息之間的共享，單機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理軟件已經(jīng)與網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的信息共享嚴(yán)重不符，必然阻礙檔案資料之間的信息共享與交流.

高校檔案類型不只是包括紙質(zhì)的資料，還包括其他的圖像、音頻、視頻等檔案信息，對(duì)這些信息的管理就不能采取與文本檔案相同的管理方式.多媒體技術(shù)的復(fù)雜性限制了其在信息管理中的廣泛應(yīng)用，因此也無(wú)法對(duì)文本之外的其他檔案信息進(jìn)行有效的管理.即使有些軟件可以處理多媒體信息，但是沒(méi)有形成一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，其完整性和操作性水平都不高，增加了檢索的難度.

5 提高高校檔案規(guī)范化整理水平的具體措施

5.1 實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理

檔案信息的數(shù)字化管理是提高檔案規(guī)范化整理水平的重要途徑，檔案信息的復(fù)雜性與精確性使傳統(tǒng)的人工管理方式無(wú)法適應(yīng)大量的檔案管理工作，因此需要管理人員改變傳統(tǒng)的思維模式，采用更加科學(xué)的方法實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理.檔案信息的數(shù)字化管理與技術(shù)的實(shí)現(xiàn)是一項(xiàng)非常龐大的系統(tǒng)工程，不僅需要大量的技術(shù)資金支持，還需要投入大量的人力物力.館藏檔案中有真正利用價(jià)值的信息并不多，多半是更需要長(zhǎng)期保存的館藏檔案，因此就需要加大對(duì)現(xiàn)有館藏檔案的鑒定力度，對(duì)使用頻率較高，更具有社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，對(duì)那些基本沒(méi)有利用價(jià)值的檔案進(jìn)行暫時(shí)保存，提高檔案信息數(shù)字化管理的效率[8].

5.2 高校檔案管理模式的優(yōu)化

當(dāng)前高校的檔案管理不外乎兩種管理模式，納入式的管理模式和非納入式的管理模式.納入式的管理模式是指將高校各部門的檔案信息全部交給檔案館進(jìn)行統(tǒng)一管理，而非納入式的檔案管理則是指由各部門對(duì)本部門的檔案進(jìn)行分別管理，非納入式的管理模式具有多種表現(xiàn)形式，不同部門之間的管理模式也不盡相同.納入式的管理模式與非納入式的管理模式相比具有更多的優(yōu)點(diǎn)，具體表現(xiàn)在可以精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)和管理人員，實(shí)現(xiàn)各部門檔案信息之間的信息資源共享，但是需要對(duì)檔案人員進(jìn)行合理的分工安排.非納入式的檔案管理模式可以使檔案人員在其他部門檔案中查找本部門沒(méi)有歸檔的信息資源.兩種管理模式各有利弊，高校只有根據(jù)本身的檔案整理現(xiàn)狀采取更加有效的檔案管理模式，最大限度的實(shí)現(xiàn)信息資源的互補(bǔ)和共享，才能實(shí)現(xiàn)各類檔案信息的保管和有效利用.

6 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前階段的高校檔案整理工作還存在許多的不足和缺陷，這就需要高校根據(jù)自身的工作實(shí)際，逐漸適應(yīng)新背景下的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合國(guó)家檔案局和教育部頒布的有關(guān)規(guī)定，采取更加合理、科學(xué)的檔案管理模式，減少人力、物力資源的浪費(fèi)，保證自身的檔案整理水平向著科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展.

參考文獻(xiàn)：

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〔5〕龐莉,趙豪邁.電子文件背景下高校檔案集中管理模式初探[J].蘭臺(tái)世界,2011（06）:15-16.

篇2

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)水平的不斷提升，公證工作的覆蓋范圍越來(lái)越廣泛，公證工作已經(jīng)應(yīng)用到社會(huì)各個(gè)層面，公證工作中產(chǎn)生的檔案數(shù)量也越來(lái)越多，公證檔案管理也被越來(lái)越多的人們關(guān)注。加強(qiáng)公證檔案管理，有助于推動(dòng)公證檔管理工作的擴(kuò)大，為公證工作提供更多全面的檔案資料。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，公證處必須要要不斷進(jìn)行改制，新的管理體系對(duì)于公證處的各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展有很大的幫助，在公證檔案管理過(guò)程中也加強(qiáng)了管理制度的完善，?Υ?統(tǒng)的管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，構(gòu)建了完善的管理體系，可以有效地應(yīng)對(duì)公證處在日常發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的各種突發(fā)狀況，對(duì)公證處的發(fā)展有良好的促進(jìn)作用。

一、公證檔案管理工作的意義

公證檔案是國(guó)家檔案體系中的重要內(nèi)容，真實(shí)地記錄了公證機(jī)關(guān)的實(shí)際活動(dòng)以及產(chǎn)生的各種公證結(jié)果，是對(duì)公證處工作情況的實(shí)際反映，在公證行業(yè)中具有十分重要的參考價(jià)值和意義。公證檔案的作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.對(duì)公證工作進(jìn)行有效地衡量

公證檔案是對(duì)各種客觀事實(shí)的記錄，公證工作要求公正、透明，正是由于公證工作的特殊性，因此要求公證員在公證管理過(guò)程中要按照相關(guān)的法律法規(guī)以及程序執(zhí)行公證工作，檔案是對(duì)公證工作進(jìn)行記錄的主要文件，是在公證工作中產(chǎn)生的各類文件信息，因此可以真實(shí)地反映出公證工作清理。在現(xiàn)代社會(huì)中，通過(guò)對(duì)公證工作的統(tǒng)一規(guī)范化管理，通過(guò)各種計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，可以獲得更加真實(shí)、準(zhǔn)確的公證資料，從而減少傳統(tǒng)記錄過(guò)程中產(chǎn)生的虛假記錄問(wèn)題，使得檔案資料得到保存，便于利用，更有助于對(duì)公證工作進(jìn)行監(jiān)督。

2.公證檔案管是公證行業(yè)的基礎(chǔ)

任何一個(gè)行業(yè)的發(fā)展都會(huì)產(chǎn)生檔案信息，想要保障公證行業(yè)的發(fā)展，就必須依靠公證檔案這一層基礎(chǔ)。公證檔案的負(fù)責(zé)人不僅是公證檔案管理人員，還包括公證員、檔案材料保管員、信息記錄的相關(guān)人員，由此可見(jiàn)公證檔案管理是公證處各個(gè)部門的交匯工作，需要公證處的全體人員都參與進(jìn)來(lái)。通過(guò)對(duì)公證檔案管理過(guò)程的規(guī)范，可以有效地處理檔案管理過(guò)程中的各種問(wèn)題，促進(jìn)各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)發(fā)展，為公證行業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

二、公證檔案管理存在的問(wèn)題

公證檔案是公證機(jī)關(guān)證明活動(dòng)的真實(shí)記錄，是國(guó)家檔案的重要組成部分，具有十分重要的查考和利用價(jià)值，隨著公證工作逐漸走入人們的生活，公證檔案管理受到的重視程度也越來(lái)越高，公證檔案數(shù)量越來(lái)越多，傳統(tǒng)的工作檔案管理還存在一些問(wèn)題，對(duì)公證處的發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重阻礙。

1.工作檔案管理重視程度不高

在公證處的不斷發(fā)展過(guò)程中應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)公證檔案管理的重視，明確公證檔案管理的重要意義，尤其是在新時(shí)期，對(duì)公證檔案管理工作理念要進(jìn)行創(chuàng)新。當(dāng)前有的公證處在發(fā)展過(guò)程中對(duì)檔案管理的重視程度還不夠高，公證檔案管理目標(biāo)不夠明確，因此導(dǎo)致公證處的公證檔案管理工作受到影響。

2.檔案管理安全問(wèn)題

隨著信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，對(duì)公證處公證檔案進(jìn)行管理時(shí)要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，逐漸摒棄傳統(tǒng)的人工管理方式，加強(qiáng)對(duì)信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，使得內(nèi)部的各個(gè)部門之間可以加強(qiáng)聯(lián)系，但是在信息管理過(guò)程中依舊存在很多安全隱患，公證檔案是具有很高的參考和利用價(jià)值的檔案信息，安全管理是公證檔案管理過(guò)程中的重要內(nèi)容，當(dāng)前有的公證處在檔案管理過(guò)程中還存在一些問(wèn)題，導(dǎo)致檔案泄露、丟失、相關(guān)要素不完整等問(wèn)題出現(xiàn)。

3.缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制

公證處檔案管理體系和制度不健全是影響公證檔案管理效率的主要原因，在公證處發(fā)展過(guò)程中缺乏明確、嚴(yán)格的公證檔案管理制度，管理標(biāo)準(zhǔn)比較混亂，沒(méi)有制定統(tǒng)一的收檔制度，導(dǎo)致公證檔案的收集、整理等工作都不夠規(guī)范，對(duì)公證檔案管理水平產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

三、公證檔案管理策略

1.加強(qiáng)對(duì)公證檔案管理的重視

在公證處的發(fā)展過(guò)程中，檔案管理是一個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)，對(duì)于公證處的發(fā)展有十分重要的意義。在公證處不斷改制的過(guò)程中應(yīng)該要對(duì)公證處的各項(xiàng)管理任務(wù)進(jìn)行重新布局，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，構(gòu)建專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行解決，以提高檔案管理水平。公證處應(yīng)該要注重檔案管理的規(guī)范性，從管理制度、管理技術(shù)、管理方法等方面著手，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中存在的一些問(wèn)題進(jìn)行積極有效地解決，提高檔案管理的規(guī)范性，防止產(chǎn)生一些不合規(guī)定的檔案資源，造成資源浪費(fèi)。

2.提高公證檔案管理過(guò)程中的安全性

公證處公證檔案是公證處發(fā)展過(guò)程中的各種信息、資源的匯總，在信息時(shí)代背景下，信息化管理模式逐漸在檔案管理過(guò)程中廣泛應(yīng)用，但這個(gè)過(guò)程中也存在很多的安全隱患，比如公證處公證檔案信息被泄露，由于公證處的性質(zhì)相對(duì)比較特殊，一些機(jī)密公證檔案信息對(duì)公證處的發(fā)展有十分重要的意義，如果出現(xiàn)信息泄露，對(duì)于公證處的發(fā)展會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。在信息時(shí)代，信息泄露成為公證處公證檔案管理過(guò)程中不可避免的一個(gè)重要威脅，對(duì)此，在公證檔案管理過(guò)程中還應(yīng)該要加強(qiáng)安全管理，通過(guò)對(duì)檔案管理過(guò)程進(jìn)行規(guī)范，從而不斷提高檔案資源的安全性。在信息技術(shù)不斷應(yīng)用的過(guò)程中，應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)各種計(jì)算機(jī)安全防護(hù)技術(shù)的應(yīng)用，比如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、攻擊檢測(cè)技術(shù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等，都可以在公證處公證檔案信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行應(yīng)用，對(duì)的各種公證處公證檔案信息進(jìn)行妥善保管。另外，對(duì)于不同等級(jí)的公證處公證檔案要實(shí)施不同的管理，比如一些機(jī)密公證處公證檔案，要進(jìn)行絕密保存，一些非機(jī)密公證處公證檔案，則可以在內(nèi)部系統(tǒng)公開(kāi)查閱。

3.完善公證檔案管理制度

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檔案提供利用是以館（室）藏檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過(guò)一定的方式、方法直接提供檔案為利用者服務(wù)的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的邏輯起點(diǎn)是指檔案在滿足人們需要，體現(xiàn)其使用價(jià)值的具體實(shí)踐的邏輯行程中所經(jīng)歷的首要環(huán)節(jié)。因此，我們要依照《機(jī)關(guān)檔案歸檔與不歸檔范圍》和《文書(shū)檔案保管期限表》的規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍不同文件價(jià)值，劃定不同保管期限。通過(guò)將不同價(jià)值的文件區(qū)別整理，可以合理使用人力，物力、財(cái)力和時(shí)間，同時(shí)不同價(jià)值的文件經(jīng)過(guò)整理后相對(duì)集中，為日后檔案進(jìn)行保管利用，以及到期移交進(jìn)館也提供了方便。由此可見(jiàn)，檔案客體一經(jīng)形成，就與未來(lái)的檔案用戶之間存在著一種潛在的價(jià)值關(guān)系。而檔案的價(jià)值只有當(dāng)檔案客體獲得檔案用戶的實(shí)際利用時(shí)，其與檔案用戶主體所構(gòu)成的潛在價(jià)值關(guān)系才能轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的價(jià)值關(guān)系，檔案價(jià)值才得以真正實(shí)現(xiàn)

（二）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系

在整理原則中，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值。是手段，“便于保管和利用”則是最終目的。因此，保存檔案并非是檔案工作的目的，而只是檔案工作的開(kāi)始，遵循文件的形成規(guī)律，提供檔案為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，并產(chǎn)生良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益是一切檔案管理工作的最終目的。所以，進(jìn)行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

（三）要便于保管利用

這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。執(zhí)行文件級(jí)整理，正是新形勢(shì)下對(duì)這一原則的合理發(fā)揮。從根本上說(shuō)，保管和利用是相互影響，相互制約的關(guān)系，任何片面地強(qiáng)調(diào)某一方面，忽視甚至無(wú)視另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部門采取取消分類，排列時(shí)不強(qiáng)調(diào)事由，不區(qū)分保管期限。完全按歸檔文件形成時(shí)間或文號(hào)對(duì)歸檔文件進(jìn)行排列，依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索。這種做法從目前能夠滿足利用需要，但由于檔案間缺乏邏輯聯(lián)系，以及同一事由或問(wèn)題的檔案被分散到多個(gè)檔案盒中，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，特別是對(duì)檔案移交進(jìn)館之后，將會(huì)給系統(tǒng)利用檔案帶來(lái)很大困難。因此，在處理類似問(wèn)題時(shí)，要堅(jiān)持以便于保管利用為出發(fā)點(diǎn)，具體情況具體處理，才能更好地實(shí)現(xiàn)文件整理目的。

二、不斷規(guī)范文書(shū)檔案管理途徑

（一）做好分類，嚴(yán)格登記

對(duì)歸檔文件進(jìn)行合理的分類，不但能有能效地揭示出歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，便于系統(tǒng)地提供利用，而且對(duì)將來(lái)館室的系統(tǒng)化管理都有重要的意義。首先，在一年度下進(jìn)行歸檔文件分類。這是以“件”為單位進(jìn)行分類。歸檔文件的分類是整理工作中的一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，分類工作的好壞直接關(guān)系到歸檔文件整理的質(zhì)量。各單位要根據(jù)自身的特點(diǎn)，按照科學(xué)、適用的原則，選擇分類方法，制定分類方案。其次，按“年度―保管期限”方案分類。按這種方案分類的單位，就是將一年度應(yīng)歸檔的文件材料按永久、長(zhǎng)期和短期三種保管期限分開(kāi)。但在這一階段因還未對(duì)文件進(jìn)行劃分保管期限，所以，按這種方案整理的單位，在此只按確定“件”的原則，將一“件”的文件材料分在一起。等到歸檔文件劃分保管期限時(shí)，再按保管期限分開(kāi)。另外，要嚴(yán)格登記。對(duì)本單位的收發(fā)文件進(jìn)行登記，保證本單位主要文件的系統(tǒng)齊全。本單位發(fā)文，應(yīng)編號(hào)發(fā)出，單位收文應(yīng)先登記后使用。通過(guò)登記，對(duì)來(lái)往行文、機(jī)關(guān)內(nèi)部文件、會(huì)議文件等逐件建帳，做到家底清楚，有據(jù)可查。

（二）提高檔案管理人員的綜合服務(wù)能力

檔案人員要練就過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能，檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使檔案服務(wù)成為一項(xiàng)面向大眾的服務(wù)，讓越來(lái)越多的人能正確認(rèn)識(shí)和利用檔案。

（三）要提前布置、完善機(jī)制

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二、檔案管理概念

所謂檔案管理，主要是指檔案的收集、整理及保管等活動(dòng)的總和。就本質(zhì)來(lái)看，檔案管理工作是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性及政治性工作，在整個(gè)管理過(guò)程中，它不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，主要負(fù)責(zé)各個(gè)部門歷史文件管理工作。同時(shí)檔案管理并非獨(dú)立性工作，滲透至社會(huì)管理系統(tǒng)中的各個(gè)環(huán)節(jié)，為社會(huì)實(shí)踐工作提供服務(wù)和支持，這也是區(qū)別于其他工作的主要特點(diǎn)。目前，我國(guó)檔案管理工作尚處于發(fā)展階段，整體管理水平還有待提升，需要我們給予更多的關(guān)注，并加大研究力度，從根本上實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)劃化發(fā)展目標(biāo)。

三、檔案管理規(guī)范化的重要意義

加強(qiáng)對(duì)檔案的規(guī)范化管理是一項(xiàng)具有現(xiàn)代意義的工作，特別是在信息時(shí)代下，檔案中蘊(yùn)含著的大量資料信息，也是以往工作的總結(jié)，能夠?yàn)樾姓k公室未來(lái)工作提供更多依據(jù)和支持。具體來(lái)說(shuō)，規(guī)范化管理的意義表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，順應(yīng)時(shí)展趨勢(shì)。新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、新理念等外部環(huán)境發(fā)生了根本性變化。而萬(wàn)物發(fā)展規(guī)律證明了應(yīng)時(shí)而謀、因勢(shì)而動(dòng)、順勢(shì)而為，才是持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展的基本規(guī)律，只有順應(yīng)時(shí)展，反思自身存在的不足，不斷革新自身理念、處事方式，才能夠獲得長(zhǎng)足發(fā)展。檔案管理工作作為行政工作的一部分，記載著行政工作的過(guò)往，具有較強(qiáng)的參考意義，落實(shí)好該項(xiàng)工作，是行政工作順應(yīng)時(shí)代的具體表現(xiàn)。

第二，提高服務(wù)中心管理水平的具體表現(xiàn)。檔案管理是行政辦公室的主要內(nèi)容，具體來(lái)說(shuō)，就是檔案人員對(duì)以往工作相關(guān)的資料等進(jìn)行整理、歸檔，并幫助行政工作發(fā)現(xiàn)其中存在的不足及問(wèn)題，采取針對(duì)性措施，加以調(diào)整和優(yōu)化，不斷提高行政服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，檔案管理作為行政文化建設(shè)的基本內(nèi)容，對(duì)于樹(shù)立良好政府形象具有積極地推進(jìn)作用，最為關(guān)鍵的是能夠通過(guò)對(duì)檔案資料的充分利用，對(duì)職工進(jìn)行績(jī)效考核，實(shí)現(xiàn)對(duì)職工的全面、具體化管理，從而真正意義上落實(shí)行政現(xiàn)代化管理目標(biāo)。

第三，有利于行政事業(yè)持續(xù)發(fā)展。管理工作貫穿于行政服務(wù)工作全過(guò)程，檔案管理作為其中的一部分，通過(guò)行政工作的歷程、經(jīng)驗(yàn)等資料進(jìn)行回顧和整理，能夠總結(jié)其中的經(jīng)驗(yàn)。尤其是檔案中的資料都是部門的精華之所在，任何事物發(fā)展過(guò)程都并非一帆風(fēng)順，通過(guò)檔案工作這一載體，我們能夠進(jìn)行反思，并結(jié)合外部發(fā)展趨勢(shì)，制定科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃，從而促進(jìn)服務(wù)中心持續(xù)發(fā)展，為社會(huì)主義社會(huì)建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，取得公眾們的信任和認(rèn)可，并與我黨共同創(chuàng)建美好的未來(lái)。

四、提高規(guī)范化水平的措施

現(xiàn)階段，規(guī)范化管理是行政服務(wù)中心新時(shí)期發(fā)展的必然要求，其不僅體現(xiàn)在制度、管理等方面，還表現(xiàn)在管理方式及人員培訓(xùn)等更為具體的方面。因此筆者結(jié)合多年工作經(jīng)驗(yàn)，建議該項(xiàng)工作可以從下列方面人手：

（1）重視規(guī)劃管理，完善管理制度

目前，我國(guó)正處于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型階段，人民群眾對(duì)于行政服務(wù)質(zhì)量提出了更高的要求，而作為影響質(zhì)量的主要因素，檔案管理工作規(guī)范化水平成為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)的重中之重，只有真正落實(shí)了規(guī)劃化管理目標(biāo)，才能夠?yàn)闄n案管理工作提供保障。具體來(lái)說(shuō)，行政部門領(lǐng)導(dǎo)作為―個(gè)部門的組織者和引導(dǎo)者，要從自身人手，樹(shù)立新型管理理念，重視檔案管理工作在整個(gè)行政服務(wù)中心的積極作用的發(fā)揮，并經(jīng)常過(guò)問(wèn)該項(xiàng)工作實(shí)施現(xiàn)狀，適當(dāng)增加人力、資金等方面的投入，為該項(xiàng)工作的有序開(kāi)展保駕護(hù)航。同時(shí)在部門內(nèi)部應(yīng)積極宣傳該項(xiàng)工作，并成立專門的管理部門，由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)檔案人員全面開(kāi)展檔案規(guī)劃化管理工作，立足于當(dāng)前工作現(xiàn)狀，收集并梳理存在的問(wèn)題，提出解決對(duì)策，提供組織保障。

制度具有根本、長(zhǎng)期等特點(diǎn)，是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。因此在檔案規(guī)劃化管理工作中，我們要充分利用制度手段，約束和限制不規(guī)范行為。在實(shí)踐中，要立足于部門發(fā)展新目標(biāo)、新形勢(shì)，將制度完善工作列入到重點(diǎn)工作列表當(dāng)中，對(duì)現(xiàn)有檔案制度中存在的不足和缺陷進(jìn)行完善，及時(shí)取消不合理內(nèi)容，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的內(nèi)容，形成系統(tǒng)化制度體系。不僅如此，還應(yīng)重視對(duì)制度的執(zhí)行，定期對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，構(gòu)建相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，促使檔案管理人員能夠在工作中，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的規(guī)劃化處理，減少檔案遺漏、丟失等不良問(wèn)題。

（2）強(qiáng)化管理體系，保證信息真實(shí)性

筆者認(rèn)為針對(duì)檔案規(guī)范化管理工作，我們?cè)陂_(kāi)展工作中，應(yīng)進(jìn)一步完善檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作的統(tǒng)一管理，形成合力，重視對(duì)該項(xiàng)工作的協(xié)同體系建設(shè)，將各個(gè)部門整合到一起，共同構(gòu)建聯(lián)席會(huì)議制度，將該項(xiàng)工作拓展至領(lǐng)域、部門及環(huán)節(jié)全過(guò)程，特別是要重視人員能力建設(shè)。21世紀(jì)，知識(shí)更新速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)我們的想象，只有掌握新知識(shí)、新技術(shù)，才能夠更好地?fù)?dān)任這份工作，繼而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的深度挖掘，提高信息資源利用價(jià)值。值得注意的是，不同于其他信息，檔案信息資源具有保密性特點(diǎn)，需要我們對(duì)管理人員進(jìn)行保密知識(shí)教育，保證管理人員的綜合素質(zhì)能夠與時(shí)展趨勢(shì)相契合。

新時(shí)期下的檔案管理人員要轉(zhuǎn)變工作風(fēng)格，由原來(lái)的等、靠、要被動(dòng)狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)與其他部門保持非常密切的聯(lián)系，能夠在第一實(shí)踐收集各類資料信息，做到認(rèn)真檢查和核實(shí)，科學(xué)歸檔并保存，從而確保信息的真實(shí)、可靠性。不同于傳統(tǒng)時(shí)代，如果一味堅(jiān)持傳統(tǒng)方式無(wú)法全面反映行政事業(yè)發(fā)展歷程，且信息價(jià)值也無(wú)法得到最大限度的發(fā)揮。因此檔案人員應(yīng)立足于社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀，擴(kuò)大檔案資料收集范圍，無(wú)論是業(yè)務(wù)、還是職工都應(yīng)成為其中的一部分，促使檔案規(guī)范化工作能夠改進(jìn)行政工作，從而為進(jìn)一步挖掘行政工作資源創(chuàng)建良好的平臺(tái)。

（3）構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)體系，規(guī)范檔案利用

現(xiàn)階段，信息技術(shù)與我國(guó)行政工作的深度結(jié)合，電子政務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。在此基礎(chǔ)上，行政工作信息化、現(xiàn)代化建設(shè)已然成為現(xiàn)實(shí)。目前，筆者所在行政服務(wù)中心基本實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，為檔案管理工作提供了技術(shù)保障。同時(shí)在計(jì)算機(jī)飛速發(fā)展趨勢(shì)下，檔案網(wǎng)絡(luò)化將會(huì)得到了進(jìn)一步推廣和普及。但是信息化水平尚未達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。因此服務(wù)中心應(yīng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，積極引進(jìn)先進(jìn)信息處理技術(shù)，邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員，結(jié)合服務(wù)中心的工作特點(diǎn)，構(gòu)建針對(duì)性的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系，提高檔案管理規(guī)范化水平，促使檔案資料收集、整理及歸檔等工作都能夠按照既定的要求進(jìn)行，從而有效提高管理有效性。為了加快檔案規(guī)劃化管理進(jìn)程，我們要明確認(rèn)識(shí)到培養(yǎng)技術(shù)人員的重要性，促使其能夠兼顧檔案與技術(shù)操作等專業(yè)知識(shí)，在系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，能夠及時(shí)解決問(wèn)題，確保系統(tǒng)始終處于健康運(yùn)行狀態(tài)當(dāng)中。更為重要的是，我們還需要與政府其他部門建立合作關(guān)系，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實(shí)現(xiàn)信息共享及傳達(dá)，以此來(lái)適應(yīng)服務(wù)型政府發(fā)展需求。

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1.2 檔案業(yè)務(wù)“兩基”建設(shè)上“軟”。一是工作制度不夠健全，有的單位沒(méi)有室藏檔案應(yīng)急處置方案和計(jì)算機(jī)檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急處置方案；二是部分機(jī)關(guān)檔案室對(duì)各門類歸檔文件材料收集不齊全完整，黨委黨組會(huì)議記錄、辦公會(huì)議記錄、民主生活會(huì)記錄和年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表及人員編制名冊(cè)未及時(shí)歸檔；三是部分機(jī)關(guān)檔案室沒(méi)有建立全宗卷，有些機(jī)關(guān)檔案室雖已建立全宗卷，但全宗卷主要內(nèi)容不齊全；四是部分機(jī)關(guān)沒(méi)有單獨(dú)的檔案庫(kù)房、閱覽室和辦公室；五是有的機(jī)關(guān)檔案保管沒(méi)有實(shí)現(xiàn)“三鐵”，達(dá)不到“十防”措施要求。

1.3 檔案信息化建設(shè)上“松”。很多單位對(duì)檔案信息化建設(shè)的緊迫性、重要性認(rèn)識(shí)不足，不能夠把檔案信息化建設(shè)列入電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃，與之同步實(shí)施，同步發(fā)展。應(yīng)配備的計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件未能配備，文檔一體化管理難以實(shí)行。

1.4 檔案提供利用上弱。檔案檢索工具編制不全，編研材料單薄，提供利用效果不明顯。

2 機(jī)關(guān)檔案工作存在問(wèn)題的原因

2.1 領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不到位。由于機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不到檔案工作的重要性，在工作中不重視檔案工作。檔案管理制度不健全，責(zé)任不明確，工作被動(dòng)。

2.2 對(duì)檔案工作人員管理不到位。第一，機(jī)關(guān)檔案員不能保持相對(duì)穩(wěn)定，調(diào)動(dòng)過(guò)于頻繁。第二，機(jī)關(guān)檔案工作人員少，不適應(yīng)檔案工作的需要。如濮陽(yáng)市法院有訴訟檔案、文書(shū)檔案四萬(wàn)多卷，工作量大，檔案員疲于應(yīng)付。第三，檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。有的檔案員不是學(xué)檔案專業(yè)的，有的是從其他崗位上調(diào)動(dòng)過(guò)來(lái)的，對(duì)檔案工作知之不多。第四，檔案員待遇低，其積極主動(dòng)性很難發(fā)揮，機(jī)關(guān)檔案工作也很難有起色。

2.3 經(jīng)費(fèi)投入不到位。機(jī)關(guān)檔案工作需要適量的資金投入，但很多單位沒(méi)有投入開(kāi)展檔案工作必需的資金，該配備的空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、滅火器和計(jì)算機(jī)等沒(méi)有配備或配備不全，機(jī)關(guān)檔案庫(kù)房達(dá)不到“十防”措施的要求，影響了檔案信息化建設(shè)工作開(kāi)展。

3 機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證對(duì)策

3.1 抓領(lǐng)導(dǎo)，不斷提高思想認(rèn)識(shí)。①凡是召開(kāi)檔案工作會(huì)議，就請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)、主管負(fù)責(zé)人參加，增強(qiáng)其重視支持檔案工作的責(zé)任感；②檔案行政管理部門可以收集編輯檔案利用實(shí)例匯編，發(fā)給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，加深他們對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的認(rèn)識(shí)和理解；③檔案部門的干部在對(duì)機(jī)關(guān)單位檢查工作、業(yè)務(wù)指導(dǎo)時(shí)，利用正反實(shí)例宣傳機(jī)關(guān)檔案工作的重要性和必要性。

3.2 抓隊(duì)伍，加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案干部的管理。首先，要保持機(jī)關(guān)檔案干部的相對(duì)穩(wěn)定。實(shí)行機(jī)關(guān)檔案干部備案制度，各機(jī)關(guān)檔案干部交流調(diào)動(dòng)前，要向當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門備案，征得同意后，原檔案干部方可調(diào)動(dòng)。其次，提高機(jī)關(guān)檔案室的規(guī)格。如能把機(jī)關(guān)檔案室編制為機(jī)關(guān)內(nèi)部科室，提高其規(guī)格，既能保持機(jī)關(guān)檔案干部的相對(duì)穩(wěn)定，發(fā)揮檔案干部的積極主動(dòng)性，又能提高機(jī)關(guān)工作效率。最后，提高機(jī)關(guān)檔案干部業(yè)務(wù)素質(zhì)。理論與實(shí)踐相結(jié)合，“走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)”，集中與分散，有計(jì)劃有步驟地對(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)檔案干部分期分批進(jìn)行輪訓(xùn)，使其提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作開(kāi)展。

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目前，邵陽(yáng)市直一、二級(jí)機(jī)構(gòu)有近200個(gè)單位檔案工作規(guī)范化管理未達(dá)到省二級(jí)以上標(biāo)準(zhǔn)，為促進(jìn)這些單位檔案工作發(fā)展，我局決定2012年開(kāi)展市級(jí)標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證工作，納入全年工作計(jì)劃，并經(jīng)市委常委會(huì)議研究同意，納入“檔案工作規(guī)范化管理年”活動(dòng)一項(xiàng)重要內(nèi)容。年初，在印發(fā)的《邵陽(yáng)市檔案工作規(guī)范化管理年》（邵檔發(fā)[2012]2號(hào)）中推出市級(jí)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，文件中確定“8月為評(píng)估合格認(rèn)證月”。6月，我局印發(fā)了《關(guān)于開(kāi)展首批檔案工作規(guī)范化管理合格認(rèn)證檢查的通知》（邵檔業(yè)[2012]4號(hào)）文件，首批確定134個(gè)單位為合格認(rèn)證檢查對(duì)象。8月份，全局領(lǐng)導(dǎo)、干部分成6組開(kāi)展合格認(rèn)證檢查。截止目前，一共檢查了99個(gè)單位，達(dá)到市級(jí)合格標(biāo)準(zhǔn)有50個(gè)，限期改正有49個(gè)，其中書(shū)面限期改正28個(gè)，口頭限期改正21個(gè)，較好地促進(jìn)了基層單位檔案工作的發(fā)展。

二、認(rèn)證檢查的特點(diǎn)

1.追究性特點(diǎn)。根據(jù)《檔案法》第六條規(guī)定“國(guó)家檔案行政管理部門主管全國(guó)檔案事業(yè)，對(duì)全國(guó)的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)”，《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查工作暫行規(guī)定》第八條規(guī)定“縣級(jí)以上檔案行政管理部門對(duì)各自管轄范圍內(nèi)檔案法規(guī)的貫徹實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查應(yīng)與檔案業(yè)務(wù)工作密切結(jié)合，檢查的內(nèi)容和重點(diǎn)應(yīng)根據(jù)檔案法規(guī)實(shí)施的情況具體確定”。為此，我們按“檢查的內(nèi)容和重點(diǎn)”結(jié)合本地的實(shí)際情況，加大對(duì)基層單位檔案工作薄弱環(huán)節(jié)的監(jiān)督指導(dǎo)，以認(rèn)證的形式，重點(diǎn)檢查薄弱環(huán)節(jié)，促進(jìn)工作發(fā)展。這樣，依法檢查，合格底線，不容打折。凡是認(rèn)證不合格的單位，依法追究，限期改正。認(rèn)證檢查與其他檢查有明顯的不同，非淺嘗輒止，而是追究到底，直到合格。追究性特點(diǎn)，提示我們“開(kāi)弓沒(méi)有回頭箭”。

2.必檢性特點(diǎn)。凡未達(dá)到檔案工作規(guī)范化管理省二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)以上的單位，都在合格檢查認(rèn)證之列，一改過(guò)去對(duì)那些檔案工作管理差的單位沒(méi)有一個(gè)較硬的措施來(lái)監(jiān)督的局面，“江邊洗蘿卜，一個(gè)個(gè)來(lái)”。同時(shí)也強(qiáng)化了檔案行政管理部門的職責(zé)，就是不能容許檔案工作不合格的存在，沒(méi)認(rèn)證的必須檢查認(rèn)證，不合格的必須抓緊改正。合格認(rèn)證評(píng)估借鑒《湖南省檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》的評(píng)估模式，按照《邵陽(yáng)市檔案工作合格標(biāo)準(zhǔn)評(píng)分細(xì)則》的內(nèi)容全面檢查評(píng)估，集檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)為一體，采用100分制，其中組織管理20分，保管保護(hù)25分，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作35分，開(kāi)發(fā)利用20分。通過(guò)聽(tīng)、看、評(píng)、議等程序，將認(rèn)證檢查情況向被檢查單位反饋。必檢性特點(diǎn)，告訴我們檔案行政管理部門贏得了“發(fā)球權(quán)”。

3.強(qiáng)制性特點(diǎn)。認(rèn)證合格除評(píng)估總分要求在60分以上，還強(qiáng)調(diào)必須具備3個(gè)條件：一是必須健立健全檔案管理各項(xiàng)工作制度。如檔案工作人員崗位職責(zé)、保密、庫(kù)房管理、安全保衛(wèi)、查閱利用、立卷歸檔、電子文件歸檔管理等制度，缺一項(xiàng)扣0.5分，缺3項(xiàng)制度（含3項(xiàng)）的為不合格標(biāo)準(zhǔn)。二是必須不存在安全隱患。三是必須各門類檔案整理達(dá)到80%的記分比例。如文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)或?qū)I(yè)檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、特殊載體檔案等門類檔案整理規(guī)范（10分），每門類檔案整理計(jì)2分。這3條是檔案執(zhí)法監(jiān)督下達(dá)整改通知前提條件，10項(xiàng)行為所涵蓋的內(nèi)容，我們從中選擇這3條，是基層單位普通存在的薄弱環(huán)節(jié)，把它作為合格認(rèn)證檢查的重點(diǎn)，也是單位必須做好檔案工作的底線。同時(shí)，也是我們開(kāi)展認(rèn)證工作的底氣，具有較強(qiáng)的強(qiáng)制性。強(qiáng)制性特點(diǎn)揭示認(rèn)證檢查的底線和底氣所在。

三、認(rèn)證檢查的意義

1.加大依法行政力度，形成長(zhǎng)效機(jī)制。合格認(rèn)證檢查的推出，檢查對(duì)象廣，按《檔案法》規(guī)定屬地管理的原則，任何單位無(wú)一例外，對(duì)檔案工作規(guī)范化管理未達(dá)到省二級(jí)以上標(biāo)準(zhǔn)的單位都有了約束機(jī)制。檔案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓勵(lì)爭(zhēng)創(chuàng)省二級(jí)以上標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)得以全面展開(kāi)，具有追究性、必檢性、強(qiáng)制性三大特點(diǎn)，加大了依法行政的力度，并且合格證不搞終身制，3-4年復(fù)查一次。由此，激活整個(gè)認(rèn)證體系，形成了對(duì)基層單位檔案管理長(zhǎng)效的監(jiān)督機(jī)制。

2.促進(jìn)平衡發(fā)展，消除死角隱患。我市共有省特級(jí)檔案室 28個(gè)，市直單位省一級(jí)檔案室65個(gè)，而還有為數(shù)不少的單位沒(méi)有達(dá)到省二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作缺乏爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)、上等達(dá)標(biāo)意識(shí)，發(fā)展不平衡。開(kāi)展檔案合格認(rèn)證檢查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要進(jìn)行認(rèn)證，這樣對(duì)后進(jìn)單位有較大的促進(jìn)作用。確保合格的底線，單位再無(wú)理由借口，推諉不動(dòng)，停滯不前，促使全市檔案工作全面、平衡發(fā)展。特別是消除了基層單位檔案工作存在的安全隱患，以及《檔案法》難以輻射到的死角。

3.完善認(rèn)證體系，打造高低呼應(yīng)的格局。檔案工作認(rèn)證管理，是國(guó)家檔案局在《加強(qiáng)對(duì)基層單位檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)的意見(jiàn)》文件中，給予充分肯定的一種監(jiān)督指導(dǎo)方式。但僅有的《湖南省檔案規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》的自愿申報(bào)認(rèn)證模式，尚不足以推動(dòng)工作全面開(kāi)展，新建立的市級(jí)標(biāo)準(zhǔn)合格認(rèn)證檢查模式，能彌補(bǔ)省級(jí)上等達(dá)標(biāo)輻射面的不足。省、市標(biāo)準(zhǔn)一高一低，一柔一剛，這樣就自然形成高低呼應(yīng)、剛?cè)嵯酀?jì)的認(rèn)證格局，使認(rèn)證管理體系更逐完善。

四、認(rèn)證檢查的不足

1.出臺(tái)模式還不夠規(guī)范。合格認(rèn)證工作在今年全市檔案工作會(huì)議上進(jìn)行了部署安排，合格認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)在《邵陽(yáng)市檔案工作規(guī)范化管理年》文件中推出，而沒(méi)有單獨(dú)行文，相應(yīng)的認(rèn)證管理辦法，由于種種原因沒(méi)有及時(shí)跟進(jìn)，合格認(rèn)證管理辦法正式出臺(tái)，要爭(zhēng)取市委、市政府兩辦的名義，甚至以市政府的名義印發(fā)，這樣文件出臺(tái)規(guī)格高，執(zhí)行力度大。

2.宣傳、行動(dòng)還不夠深入。合格認(rèn)證工作是我市檔案工作的一項(xiàng)新生事物，市直動(dòng)了，縣區(qū)沒(méi)動(dòng)，這項(xiàng)工作要進(jìn)一步宣傳貫徹落實(shí)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一行動(dòng)，要努力形成合格認(rèn)證大勢(shì)所趨的氛圍。同時(shí)對(duì)基層單位要掌握認(rèn)證的主動(dòng)權(quán)，分期分批督促他們達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)基層單位也要相應(yīng)開(kāi)展以合格標(biāo)準(zhǔn)為內(nèi)容的專門培訓(xùn)、指導(dǎo)，如我局9月份組織了未合格單位開(kāi)展檔案整理“三集中”立卷活動(dòng)。

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Abstract: The paper further explores the main problems existing in the project file archiving and management work of the city municipal pipeline, and puts forward the feasible solutions from the level of management system and law enforcement.Parts of the problems suggested is universal, solving which can have guiding significance for the practical work.

Key words: municipal pipelines; project files; quality; law enforcement; system

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A文章編號(hào)：2095-2104（2012）

一直以來(lái)，由于市政管線工程檔案業(yè)務(wù)難度較大，加上市政管線工程一般不需要辦理房地產(chǎn)確權(quán)證明，所以工程檔案歸檔過(guò)程中存在問(wèn)題多，困擾多。我市城建檔案館自從成立市政管線科以來(lái)，千方百計(jì)加大力氣做了大量的有針對(duì)性的工作，取得了良好的成效！使我市市政管線工程檔案（尤其是利用率高的工程準(zhǔn)備階段文件、勘察文件、測(cè)量數(shù)據(jù)、竣工圖等）的歸檔率以及歸檔質(zhì)量大大提高；并且隨著地下管線工程檔案專項(xiàng)工作的開(kāi)展，地下管線數(shù)據(jù)的移交工作也在逐步推進(jìn)中。但是，與成熟的房屋工程檔案歸檔工作相比擬，依然存在著不盡人意的以下幾方面問(wèn)題：

一、市政工程報(bào)建手續(xù)不完善的現(xiàn)象相對(duì)常見(jiàn)，檔案資料遭遇先天不足的問(wèn)題。

市政工程基本都是政府投資工程，有的由于急于上馬，常常未完成正常報(bào)建程序就開(kāi)工建設(shè)（大多數(shù)工程直至竣工階段用地手續(xù)依然未辦理完畢）；有的是邊開(kāi)工邊報(bào)建；有的甚至是先開(kāi)工后報(bào)建（比如由于臺(tái)風(fēng)刮壞海堤而產(chǎn)生的修堤應(yīng)急工程）。部分代建單位懷有僥幸心理，直到工程完工也并未去補(bǔ)全報(bào)建手續(xù)，檔案資料遭遇先天不足的問(wèn)題；而市政工程都是關(guān)系民生，完工之后不管檔案資料齊全與否，工程都將投入使用，檔案資料欠賬就常常不了了之。

二、部分建設(shè)單位對(duì)檔案工作重視程度不夠，未能履行其組織、監(jiān)督、檢查、收集、匯總以及移交檔案等職能。

部分建設(shè)單位對(duì)檔案工作重視程度不足，無(wú)視《珠海市地下管線管理?xiàng)l例》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)的要求，一是在基建過(guò)程中，未履行其組織、監(jiān)督、檢查以及匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、收集以及立卷歸檔工作的職責(zé)；二是在工程檔案預(yù)驗(yàn)收和歸檔階段，亦未組織勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位收集以及向城建檔案館移交檔案；三是甚至當(dāng)施工單位到城建檔案館辦理工程檔案預(yù)驗(yàn)收和歸檔時(shí)，還不積極、不配合城建檔案館，找種種理由或者想各種辦法，推諉移交本由該司負(fù)責(zé)移交的工程準(zhǔn)備階段文件以及竣工驗(yàn)收文件，影響工程檔案預(yù)驗(yàn)收順利進(jìn)行，導(dǎo)致檔案資料歸檔不完整。

三、部分管線建設(shè)（或產(chǎn)權(quán)）單位無(wú)視相關(guān)法律法規(guī)要求，拒絕向城建檔案館移交管線資料。

附屬于道路建設(shè)的管線工程，如給水、排水、電纜溝、交通視頻監(jiān)控工程，往往能按照有關(guān)要求，與道路一起辦理工程檔案預(yù)驗(yàn)收以及檔案移交工作，在城建檔案館歸檔質(zhì)量良好。單獨(dú)報(bào)建的管線工程，主要是電力、通訊、燃?xì)狻⒂芯€電視等工程，建設(shè)（或產(chǎn)權(quán)）單位一直以來(lái)，不但未履行其作為建設(shè)單位組織、監(jiān)督、檢查、匯總以及移交工程有關(guān)各方檔案資料的職能，而且本該屬于該司向城建檔案館移交的資料，他們卻一直以各種理由拖延移交，盡管該檔案資料（含測(cè)量數(shù)據(jù)）齊全。而對(duì)于這種不移交檔案的明顯違法行為，地方執(zhí)法力度又不足；盡管珠海于2008年又出臺(tái)了地方性法規(guī)《珠海市地下管線管理?xiàng)l例》，這種事實(shí)依然沒(méi)有改變，地下管線檔案數(shù)據(jù)的存檔依然是老大難問(wèn)題，導(dǎo)致挖斷管線事情常有發(fā)生，社會(huì)經(jīng)濟(jì)損失不斷。

四、檔案資料員更換頻繁，熟手資料員流失情況嚴(yán)重。

經(jīng)筆者多年工作發(fā)現(xiàn)，市政管線工程相關(guān)單位，尤其是施工單位，普遍缺乏固定的檔案資料員。每逢工程開(kāi)工之初，隨便指派一名工作人員或者在外面找人兼職擔(dān)任檔案資料員，這樣的人大多未經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn)，他們不光缺乏必要的檔案理論知識(shí)，也不具備一定的檔案專業(yè)水平；同時(shí)，他們由于身兼多項(xiàng)工作或者純屬兼職，所以缺乏足夠的時(shí)間在工地從事資料收集工作；再遇上施工項(xiàng)目漏測(cè)漏驗(yàn)的情況，檔案資料員閉門造車編寫檔案資料數(shù)據(jù)的情況普遍存在；而數(shù)據(jù)資料的蓋章審查不嚴(yán)格情況普遍，造假的數(shù)據(jù)資料往往可以蒙混過(guò)關(guān)，造成了檔案與施工過(guò)程不同步，檔案不真實(shí)，不準(zhǔn)確、質(zhì)量不高的現(xiàn)象。

每當(dāng)新檔案資料員完成一到兩個(gè)工程項(xiàng)目，剛剛對(duì)檔案工作有一定的認(rèn)識(shí)，往往又被安排去做其他工作，新資料員重新上崗，重新開(kāi)始學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，就這樣周而復(fù)始，沒(méi)法保證檔案資料的質(zhì)量與穩(wěn)定。

綜上所述，盡管城建檔案館做了大量的工作，檔案歸檔率以及歸檔質(zhì)量情況得到根本好轉(zhuǎn)，但是依然有完善與提高的空間，只有開(kāi)動(dòng)腦筋，積極行動(dòng)，聯(lián)合有關(guān)部門，以法律為依據(jù)，從機(jī)制上、從流程上、從加大違法成本上著手，就能解決目前工作中存在的主要問(wèn)題，讓歸檔檔案更完整、更高質(zhì)量。具體如下：

一、嚴(yán)格報(bào)建手續(xù)管理制度，將完善報(bào)建手續(xù)與工程結(jié)算緊密相連。

針對(duì)報(bào)建手續(xù)不完善的問(wèn)題，一是有關(guān)行政管理部門必須嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)有關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)監(jiān)管，工程務(wù)必滿足相關(guān)條件才能進(jìn)行項(xiàng)目報(bào)批。二是將完善報(bào)建手續(xù)與工程結(jié)算緊密相連，市財(cái)政部門在結(jié)算前要核對(duì)工程報(bào)建手續(xù)是否完善（可由城建檔案館出具檔案存檔的證明文件），發(fā)現(xiàn)有報(bào)建未完善的，應(yīng)停止進(jìn)行該工程的結(jié)算工作，直至建設(shè)單位補(bǔ)辦相關(guān)報(bào)建手續(xù)后才恢復(fù)受理該工程結(jié)算工作。

二、做好做大宣傳工作、提高檔案工作意識(shí)。

城建檔案館必須進(jìn)一步提高工作人員的檔案理論知識(shí)以及檔案工作水平，熟悉有關(guān)國(guó)家、地方性法律法規(guī)及檔案專業(yè)規(guī)范的要求。走向街頭，走進(jìn)相關(guān)單位，定期舉辦大型宣傳活動(dòng)，定期舉辦座談會(huì)、咨詢會(huì)，大力宣傳國(guó)家、地方性法律法規(guī)及檔案專業(yè)規(guī)范，轉(zhuǎn)變工作對(duì)象的思想觀念，為工作順利開(kāi)展打基礎(chǔ)。日常工作中，遇到不履行職責(zé)、不理解檔案工作、不愿意移交檔案的情況，必須以相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，曉之以情、動(dòng)之以理，從大局、長(zhǎng)遠(yuǎn)以及辦事對(duì)象的角度耐心地進(jìn)行說(shuō)服，敦促、提醒該單位轉(zhuǎn)變思想，嚴(yán)格按照有關(guān)要求辦事。

三、嚴(yán)格執(zhí)行處罰措施，加大違法成本，讓違法單位付出違法代價(jià)。

《中華人民共和國(guó)城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《珠海市地下管線管理?xiàng)l例》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《城市地下管線檔案管理辦法》等法律法規(guī)對(duì)建設(shè)單位在工程檔案竣工驗(yàn)收后向城建檔案館或者有關(guān)部門移交檔案都有明確的規(guī)定；對(duì)于未移交檔案的行為，也明確了相應(yīng)的處罰措施。雖然有那么多法律法規(guī)保駕護(hù)航，但是在我市，多年來(lái)，未移交檔案的違法行為并未得到應(yīng)有的追究與懲罰，管線建設(shè)（或管理單位）的違法行為不必付出成本與代價(jià)，這不光褻瀆了法律的尊嚴(yán)，而且助長(zhǎng)了這種違法行為的長(zhǎng)期發(fā)生，最終導(dǎo)致了城建檔案館檔案存檔數(shù)據(jù)不完整，給政府決策以及社會(huì)發(fā)展帶來(lái)諸多不便。

事實(shí)上上，若能做到有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，這種不移交檔案的行為就一定能得到有效地遏止。比如我們的臨近城市――中山市，為了收集地下管線測(cè)量數(shù)據(jù)，即使該市未出臺(tái)地下管線法律法規(guī)，僅憑借《城市地下管線工程檔案管理辦法》，該市規(guī)劃局與城市管理行政執(zhí)法局聯(lián)合發(fā)文，對(duì)于不辦理規(guī)劃報(bào)建、逾期不進(jìn)行竣工測(cè)量、不辦理規(guī)劃驗(yàn)收、不按規(guī)定報(bào)送工程檔案的行為，由市城建檔案館將違章建設(shè)單位名單同時(shí)報(bào)送市規(guī)劃局和市城管執(zhí)法局，該市規(guī)劃局馬上暫停受理該單位所有建設(shè)工程（含管線工程）的報(bào)建審批業(yè)務(wù)，待其按照要求補(bǔ)辦工程報(bào)建、竣工測(cè)量、規(guī)劃驗(yàn)收、工程檔案歸檔等所有事項(xiàng)后才恢復(fù)受理其建設(shè)工程案件；另一方面，市城管執(zhí)法局則按照有關(guān)規(guī)定對(duì)上述違法行為進(jìn)行處罰，取得顯著的成效。

珠海等城市，完全可以照搬中山市的做法，讓違法的建設(shè)單位付出違法成本，為其違法行為付出代價(jià)。

篇8

進(jìn)一步落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)工作指導(dǎo)力度，聚焦鞏固提升我縣脫貧攻堅(jiān)工作，規(guī)范2014-2020年脫貧攻堅(jiān)檔案管理，全面、真實(shí)、及時(shí)、完整記錄我縣脫貧攻堅(jiān)的歷程，確保我縣精準(zhǔn)扶貧檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范，高質(zhì)量完成全縣精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范化管理工作。

二、基本原則

（一）堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)實(shí)施。精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作由縣脫貧攻堅(jiān)領(lǐng)導(dǎo)組辦公室、縣檔案部門聯(lián)合監(jiān)督指導(dǎo)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)是精準(zhǔn)扶貧檔案實(shí)施主體，除負(fù)責(zé)鄉(xiāng)鎮(zhèn)本級(jí)檔案資料外，還需組織指導(dǎo)各村及時(shí)做好村級(jí)精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作。負(fù)責(zé)實(shí)施縣級(jí)扶貧專項(xiàng)的牽頭部門，要嚴(yán)格對(duì)照每年的實(shí)施方案、目標(biāo)任務(wù)，及時(shí)規(guī)范和完善專項(xiàng)扶貧檔案。

（二）堅(jiān)持系統(tǒng)收集、分類管理。要按照省檔案局省扶貧和移民工作局印發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范脫貧攻堅(jiān)檔案工作的意見(jiàn)》（川檔發(fā)〔2017〕1號(hào)）和省檔案局印發(fā)的《省扶貧開(kāi)發(fā)項(xiàng)目檔案管理細(xì)則》（川檔發(fā)〔2016〕15號(hào)）文件要求，對(duì)照縣、鄉(xiāng)、村、戶扶貧資料清單進(jìn)行分類收集和整理歸檔，要重點(diǎn)做好精準(zhǔn)扶貧文書(shū)檔案、科技項(xiàng)目檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、音像檔案以及實(shí)物檔案的管理工作。

（三）堅(jiān)持集中保管，及時(shí)移交?？h脫貧攻堅(jiān)辦各類精準(zhǔn)扶貧檔案由縣扶貧開(kāi)發(fā)局集中管理，縣級(jí)扶貧專項(xiàng)檔案資料由各專項(xiàng)牽頭部門集中管理；鄉(xiāng)級(jí)各類精準(zhǔn)扶貧檔案由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)集中統(tǒng)一管理；村級(jí)精準(zhǔn)扶貧檔案由各村集中保管，個(gè)別村不具備檔案保管條件的可由鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府代為保管。具備移交條件的檔案，要及時(shí)依法向縣檔案部門移交。

三、工作任務(wù)

（一）建立精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作機(jī)制。精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作由縣脫貧攻堅(jiān)領(lǐng)導(dǎo)組辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)指導(dǎo)，并牽頭組織扶貧、檔案部門聯(lián)合對(duì)專項(xiàng)牽頭部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村精準(zhǔn)扶貧檔案工作推進(jìn)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

（二）配備適應(yīng)精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作開(kāi)展和滿足檔案安全管理的設(shè)施設(shè)備。縣級(jí)扶貧專項(xiàng)部門、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要為精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作開(kāi)展，提供必需辦公設(shè)備和條件。精準(zhǔn)扶貧檔案庫(kù)房要符合防光、防塵、防潮、防蟲(chóng)、防高溫、防盜、防鼠、防火等要求，確保檔案安全保管。

（三）建立文件材料齊全完整、整理規(guī)范的精準(zhǔn)扶貧檔案。

精準(zhǔn)扶貧檔案文件材料要收集齊全完整，規(guī)范整理。特別是特殊載體類檔案要廣泛收集反映脫貧攻堅(jiān)歷史偉業(yè)和先進(jìn)感人事跡的圖片、音像、實(shí)物等珍貴資料，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。

四、工作要求

（一）時(shí)間節(jié)點(diǎn)

縣、鄉(xiāng)、村三級(jí)2014—2020年度精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作自本方案下發(fā)日起，村級(jí)檔案在2021年4月10日前完成；鄉(xiāng)級(jí)檔案在2021年4月20日前完成；縣級(jí)檔案在2021年4月30日前完成。

（二）分類管理

精準(zhǔn)扶貧檔案相關(guān)文件材料應(yīng)收集齊全完整，歸檔的文件材料要真實(shí)有效，做到字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖樣清晰、簽章手續(xù)完備。歸檔文件材料的印制書(shū)寫材料、紙張和裝訂材料等要符合要求。

精準(zhǔn)扶貧檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行整理，文書(shū)檔案按照《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22-2015)進(jìn)行整理。扶貧項(xiàng)目檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(gb/t11822-2008)進(jìn)行整理。扶貧資金檔案按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行整理。照片檔案按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(da/t50-2014)進(jìn)行整理。電子檔案按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(gb/t18894-2016)和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》進(jìn)行整理。

特殊載體類檔案，按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范整理，并與關(guān)聯(lián)紙質(zhì)檔案建立檔號(hào)對(duì)應(yīng)關(guān)系。

戶別管理類按照“一戶一檔”進(jìn)行整理歸檔。

以卷為保管單位的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—類別號(hào)—案卷號(hào)，以件為保管單位的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—類別號(hào)—件號(hào)。

五、保障措施

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

縣、鄉(xiāng)、村三級(jí)必須明確精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作具體負(fù)責(zé)人員?？h脫貧攻堅(jiān)辦聯(lián)合檔案部門抓好業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查工作,各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、扶貧專項(xiàng)牽頭部門要具體抓好組織實(shí)施。

（二）加強(qiáng)監(jiān)督考核

篇9

進(jìn)一步落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)工作指導(dǎo)力度，聚焦鞏固提升我縣脫貧攻堅(jiān)工作，規(guī)范2014-2020年脫貧攻堅(jiān)檔案管理，全面、真實(shí)、及時(shí)、完整記錄我縣脫貧攻堅(jiān)的歷程，確保我縣精準(zhǔn)扶貧檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范，高質(zhì)量完成全縣精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范化管理工作。

二、基本原則

（一）堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)實(shí)施。精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作由縣脫貧攻堅(jiān)領(lǐng)導(dǎo)組辦公室、縣檔案部門聯(lián)合監(jiān)督指導(dǎo)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)是精準(zhǔn)扶貧檔案實(shí)施主體，除負(fù)責(zé)鄉(xiāng)鎮(zhèn)本級(jí)檔案資料外，還需組織指導(dǎo)各村及時(shí)做好村級(jí)精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作。負(fù)責(zé)實(shí)施縣級(jí)扶貧專項(xiàng)的牽頭部門，要嚴(yán)格對(duì)照每年的實(shí)施方案、目標(biāo)任務(wù)，及時(shí)規(guī)范和完善專項(xiàng)扶貧檔案。

（二）堅(jiān)持系統(tǒng)收集、分類管理。要按照省檔案局省扶貧和移民工作局印發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范脫貧攻堅(jiān)檔案工作的意見(jiàn)》和省檔案局印發(fā)的《省扶貧開(kāi)發(fā)項(xiàng)目檔案管理細(xì)則》文件要求，對(duì)照縣、鄉(xiāng)、村、戶扶貧資料清單進(jìn)行分類收集和整理歸檔，要重點(diǎn)做好精準(zhǔn)扶貧文書(shū)檔案、科技項(xiàng)目檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、音像檔案以及實(shí)物檔案的管理工作。

（三）堅(jiān)持集中保管，及時(shí)移交?？h脫貧攻堅(jiān)辦各類精準(zhǔn)扶貧檔案由縣扶貧開(kāi)發(fā)局集中管理，縣級(jí)扶貧專項(xiàng)檔案資料由各專項(xiàng)牽頭部門集中管理；鄉(xiāng)級(jí)各類精準(zhǔn)扶貧檔案由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)集中統(tǒng)一管理；村級(jí)精準(zhǔn)扶貧檔案由各村集中保管，個(gè)別村不具備檔案保管條件的可由鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府代為保管。具備移交條件的檔案，要及時(shí)依法向縣檔案部門移交。

三、工作任務(wù)

（一）建立精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作機(jī)制。精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作由縣脫貧攻堅(jiān)領(lǐng)導(dǎo)組辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)指導(dǎo)，并牽頭組織扶貧、檔案部門聯(lián)合對(duì)專項(xiàng)牽頭部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村精準(zhǔn)扶貧檔案工作推進(jìn)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

（二）配備適應(yīng)精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作開(kāi)展和滿足檔案安全管理的設(shè)施設(shè)備?？h級(jí)扶貧專項(xiàng)部門、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要為精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作開(kāi)展，提供必需辦公設(shè)備和條件。精準(zhǔn)扶貧檔案庫(kù)房要符合防光、防塵、防潮、防蟲(chóng)、防高溫、防盜、防鼠、防火等要求，確保檔案安全保管。

（三）建立文件材料齊全完整、整理規(guī)范的精準(zhǔn)扶貧檔案。

精準(zhǔn)扶貧檔案文件材料要收集齊全完整，規(guī)范整理。特別是特殊載體類檔案要廣泛收集反映脫貧攻堅(jiān)歷史偉業(yè)和先進(jìn)感人事跡的圖片、音像、實(shí)物等珍貴資料，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。

四、工作要求

（一）時(shí)間節(jié)點(diǎn)

縣、鄉(xiāng)、村三級(jí)2014—2020年度精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作自本方案下發(fā)日起，村級(jí)檔案在2021年4月10日前完成；鄉(xiāng)級(jí)檔案在2021年4月20日前完成；縣級(jí)檔案在2021年4月30日前完成。

（二）分類管理

精準(zhǔn)扶貧檔案相關(guān)文件材料應(yīng)收集齊全完整，歸檔的文件材料要真實(shí)有效，做到字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖樣清晰、簽章手續(xù)完備。歸檔文件材料的印制書(shū)寫材料、紙張和裝訂材料等要符合要求。

精準(zhǔn)扶貧檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行整理，文書(shū)檔案按照《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22-2015)進(jìn)行整理。扶貧項(xiàng)目檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(gb/t11822-2008)進(jìn)行整理。扶貧資金檔案按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行整理。照片檔案按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(da/t50-2014)進(jìn)行整理。電子檔案按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(gb/t18894-2016)和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》進(jìn)行整理。

特殊載體類檔案，按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范整理，并與關(guān)聯(lián)紙質(zhì)檔案建立檔號(hào)對(duì)應(yīng)關(guān)系。

戶別管理類按照“一戶一檔”進(jìn)行整理歸檔。

以卷為保管單位的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—類別號(hào)—案卷號(hào)，以件為保管單位的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—類別號(hào)—件號(hào)。

五、保障措施

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

縣、鄉(xiāng)、村三級(jí)必須明確精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作具體負(fù)責(zé)人員?？h脫貧攻堅(jiān)辦聯(lián)合檔案部門抓好業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查工作,各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、扶貧專項(xiàng)牽頭部門要具體抓好組織實(shí)施。

（二）加強(qiáng)監(jiān)督考核

篇10

一、進(jìn)一步提高對(duì)聲像檔案重要性的認(rèn)識(shí)

人類在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的歷史記錄，聲像檔案作為一種專門檔案。反映一個(gè)單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的重要史料，國(guó)家檔案的組成部分。與其他門類檔案相比，聲像檔案具有載體特殊、內(nèi)容直觀、形象生動(dòng)等特點(diǎn)。市級(jí)各部門要進(jìn)一步提高對(duì)聲像檔案重要性的認(rèn)識(shí)，建立健全聲像檔案收集、整理、保管等工作制度，明確聲像檔案的歸檔責(zé)任部門和責(zé)任人員，切實(shí)加強(qiáng)聲像檔案的管理。

二、加強(qiáng)聲像檔案的收集

任何單位或個(gè)人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。同時(shí)應(yīng)明確聲像檔案的歸檔范圍，市級(jí)各部門應(yīng)明確由拍攝錄制承辦機(jī)構(gòu)或拍攝錄制人員負(fù)責(zé)收集、整理并向檔案機(jī)構(gòu)移交聲像檔案。公務(wù)活動(dòng)中形成的聲像檔案。凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)、基本歷史面貌和重要工作成果的聲像檔案，均應(yīng)收集歸檔。當(dāng)前特別要加強(qiáng)對(duì)“唱、讀、講、傳”活動(dòng)和“五個(gè)”建設(shè)工作中形成的聲像檔案的收集歸檔工作。收集照片時(shí)，對(duì)反映同一內(nèi)容的若干照片，應(yīng)選擇具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)的照片歸檔，照片、底片、說(shuō)明應(yīng)齊全。數(shù)碼照相機(jī)拍攝形成的數(shù)碼照片應(yīng)保證未經(jīng)編輯，像素不低于300萬(wàn)，數(shù)碼照片同時(shí)要沖洗出紙質(zhì)照片歸檔。收集錄音錄像檔案時(shí)，應(yīng)簡(jiǎn)要說(shuō)明錄音錄像內(nèi)容、主題、錄制時(shí)間等信息。

三、加強(qiáng)聲像檔案的規(guī)范整理