導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇檔案智慧化管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

實(shí)現(xiàn)智慧化的城市服務(wù)和管理，是21世紀(jì)初以來(lái)在全球開展的未來(lái)城市的新實(shí)踐。概括來(lái)講，智慧城市包含無(wú)處不在的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、無(wú)所不包的海量數(shù)據(jù)環(huán)境與共享、無(wú)所不容的業(yè)務(wù)管理和服務(wù)模式。隨著國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的實(shí)施，智慧生活、智慧城市、智慧政府離我們?cè)絹?lái)越近，也給數(shù)字化檔案管理新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文僅從幾個(gè)方面進(jìn)行論述。

一是數(shù)字化檔案實(shí)現(xiàn)資源共享，消除“數(shù)據(jù)鴻溝”，推進(jìn)智慧城市建設(shè)。前些年，很多城市規(guī)劃管理的各類材料均以紙質(zhì)文件為主，即使各經(jīng)辦人有電子文件，也無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，且零星分散存放于各自電腦中，而且資料版本混亂、共享程度低，形成了嚴(yán)重的信息孤島和數(shù)據(jù)鴻溝。為了不斷推進(jìn)規(guī)劃管理向便捷化、數(shù)字化、精細(xì)化、高效化發(fā)展，確保實(shí)現(xiàn)城市規(guī)劃系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案和圖形數(shù)據(jù)的資源共享。在規(guī)劃管理信息平臺(tái)應(yīng)用之后，首先，項(xiàng)目從報(bào)建開始到審批結(jié)束，通過(guò)“邊辦理、邊歸檔”，自然而然地形成了業(yè)務(wù)檔案的累積，使這些數(shù)字化檔案成為運(yùn)用高科技手段服務(wù)智慧城市的點(diǎn)睛之筆。用戶在系統(tǒng)中可方便的查詢各類檔案，檔案利用效率得到很大提升。同時(shí)，通過(guò)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)總規(guī)、控規(guī)、專項(xiàng)規(guī)劃、規(guī)劃審批紅線等空間數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理，制定各類標(biāo)準(zhǔn)，建立更新機(jī)制，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一建庫(kù)、管理與一張圖應(yīng)用，解決了數(shù)據(jù)版本混亂、信息孤島問題，為規(guī)劃編制審批和管理提供了科學(xué)可靠的圖形支撐。信息技術(shù)普遍在規(guī)劃部門的應(yīng)用，促進(jìn)了“智慧城市”建設(shè)。

篇2

⒈指揮部在日常工作中形成的文件材料（如文件、材料、合同、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)表、計(jì)劃、總結(jié)等），具有保存價(jià)值的，均屬文書檔案。

⒉各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門歸檔材料，并與次年2月底前交至指揮部辦公室整理歸檔。不可分散保管在各部門或個(gè)人處。

⒊各部門要積極配合檔案工作，主動(dòng)提供資料，收集材料要齊全、完整，注重文件材料平時(shí)整理與年終統(tǒng)一歸檔相結(jié)合，便于保管和利用。

（二）工程建設(shè)檔案

⒈工程建設(shè)過(guò)程中形成的有關(guān)材料（可行性研究等工程前期文件材料和勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理技術(shù)文件材料以及竣工圖等竣工驗(yàn)收文件材料等），具有保存價(jià)值的，均屬工程建設(shè)檔案。

⒉工程部要協(xié)調(diào)、督促好工程建設(shè)單位嚴(yán)格執(zhí)行《市城市建設(shè)檔案管理辦法》等相關(guān)法律、法規(guī)。

⒊凡城北城市建設(shè)開發(fā)投資有限公司實(shí)施的工程建設(shè)項(xiàng)目中形成的建設(shè)檔案，由工程部負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔。待工程竣工驗(yàn)收合格后移交市城建檔案館。

⒊其他納入管理的各建設(shè)單位，由工程部定期派人或配合城建檔案館對(duì)其進(jìn)行協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、督促，以保證工程建設(shè)過(guò)程中資料的收集齊全。待工程竣工驗(yàn)收合格，工程部應(yīng)及時(shí)督促其將檔案移交市城建檔案。

（三）拆遷檔案

⒈在拆遷工作中形成的有關(guān)材料（如申辦房屋拆遷許可證的有關(guān)材料、被拆遷房屋評(píng)估報(bào)告、拆遷情況總結(jié)、拆遷結(jié)案表、決、強(qiáng)制拆遷的有關(guān)文件等），具有保存價(jià)值的，均屬拆遷檔案。

⒉由城北房屋拆遷有限公司實(shí)施的拆遷項(xiàng)目中形成的企業(yè)、居民等拆遷檔案，應(yīng)由各拆遷小組收集、整理齊全后交本部門辦公室統(tǒng)一保管，待工程全部結(jié)束后委托市城建檔案館整理歸檔并移交。

⒊納入管理拆遷范圍的拆遷項(xiàng)目，由拆遷部指定專人定期指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、督促，以保證拆遷過(guò)程中資料的收集齊全。待拆遷項(xiàng)目完成并驗(yàn)收合格后，拆遷部應(yīng)及時(shí)督促其將檔案移交市城建檔案。

（四）聲像檔案

⒈指揮部在各種會(huì)議及大型活動(dòng)中形成的聲像資料（如照片、錄音、錄像等），具有保存價(jià)值的，均屬聲像檔案。

⒉各部門要積極提供線索并與辦公室協(xié)調(diào)，委托市城建檔案館拍攝、制作。

⒊各部門自行形成的聲像資料，參照文書檔案年終一并交由辦公室整理歸檔。

（五）財(cái)務(wù)檔案

⒈財(cái)務(wù)部在日常工作中形成的財(cái)務(wù)資料（如憑證、帳簿、報(bào)表、合同協(xié)議等），具有保存價(jià)值的，均屬財(cái)務(wù)檔案。

⒉財(cái)務(wù)部按會(huì)計(jì)檔案歸檔要求收集、整理、立卷，按時(shí)報(bào)送檔案室歸檔。

二、檔案的利用

⒈為防止檔案的失泄密現(xiàn)象發(fā)生，凡查檔案者，必須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，檔案不得拿出單位，因工作需要必須借出時(shí)，應(yīng)辦理手續(xù)，并限期歸還。

⒉借閱有密級(jí)的檔案，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并登記備案。

⒊借閱檔案須嚴(yán)守機(jī)密，愛護(hù)檔案。不能私自拆卷、抽頁(yè)、涂改，應(yīng)按查閱內(nèi)容利用檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。凡抄錄、復(fù)印、拍照檔案材料，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。

⒋歸檔以外的文件材料，不得自行處理，應(yīng)統(tǒng)一交至文印室銷毀。

三、檔案的保管

⒈加強(qiáng)對(duì)永久、長(zhǎng)期檔案的科學(xué)管理，嚴(yán)防潮濕、污染、霉?fàn)€、蟲蛀，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命。

篇3

隨著國(guó)家相關(guān)部門對(duì)職業(yè)病統(tǒng)計(jì)重視程度的不斷提高，職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案的管理也引起了各企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門的高度重視。在過(guò)去的時(shí)間里，由于管理理念落后，管理方法和手段不當(dāng)，從而導(dǎo)致此方面的管理水平下降，健康監(jiān)護(hù)檔案的作用無(wú)法得到充分發(fā)揮。然而，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，也給企業(yè)的職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理工作帶來(lái)的福音，使其實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理，完善了檔案管理工作。

一、監(jiān)護(hù)檔案計(jì)算機(jī)單機(jī)管理的作用與局限性

縱觀我國(guó)職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理工作的開展來(lái)看，大致經(jīng)歷了3個(gè)發(fā)展階段，即全紙質(zhì)管理階段、計(jì)算機(jī)管理階段和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)管理階段。作為全紙質(zhì)管理階段向網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)管理階段的過(guò)渡期，計(jì)算機(jī)單機(jī)管理階段在檔案管理發(fā)展中具有重要意義，但同時(shí)也存在一些有待解決的問題，接下來(lái)筆者就監(jiān)護(hù)檔案計(jì)算機(jī)單機(jī)管理的作用與局限性進(jìn)行簡(jiǎn)要分析和探討。

1.監(jiān)護(hù)檔案計(jì)算機(jī)單機(jī)管理的作用

計(jì)算機(jī)單機(jī)管理與傳統(tǒng)的全紙質(zhì)管理相比，在硬件設(shè)施上得到了很大的提升，實(shí)現(xiàn)了部分環(huán)節(jié)的自動(dòng)化，一方面減少了管理人員的工作量，節(jié)省了大量的人力資源；另一方面則提高了工作效率和管理水平。利用Fox pro軟件程序建立數(shù)據(jù)庫(kù)索引系統(tǒng)是1999年開始應(yīng)用的管理方法，該系統(tǒng)將1976年以來(lái)的數(shù)以萬(wàn)計(jì)的監(jiān)護(hù)檔案錄入計(jì)算機(jī)，采用一人一號(hào)一檔終身使用，并在此基礎(chǔ)上用數(shù)據(jù)庫(kù)命令來(lái)進(jìn)行條件索引，方便使用者對(duì)所需的檔案進(jìn)行查找，索引的關(guān)鍵詞有很多，比如說(shuō)姓名、部門、單位、職業(yè)病危害因素以及體檢時(shí)間等。與此同時(shí)，該系統(tǒng)還可以滿足使用者的諸多需求，例如，對(duì)紙質(zhì)檔案資料的調(diào)閱、對(duì)勞動(dòng)者健康情況變化進(jìn)行動(dòng)態(tài)觀察等。除此之外，使用者若想將該系統(tǒng)中的體驗(yàn)人員的一般情況批量導(dǎo)出，只需要核對(duì)一般信息接著錄入體檢結(jié)果便可，這樣一來(lái)，大幅度減少了體檢資料錄入的工作量，提高了整體效率。

2.監(jiān)護(hù)檔案計(jì)算機(jī)單機(jī)管理的局限性

計(jì)算機(jī)單機(jī)管理雖然在一定程度上實(shí)現(xiàn)了管理工作的自動(dòng)化和智能化，但在某些方面仍然過(guò)于依賴紙質(zhì)檔案，有一部分工作依舊需要手工操作來(lái)完成。這就導(dǎo)致了這種管理模式或多或少會(huì)存在一些不足之處。歸納起來(lái)，這些不足之處大致體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）盡管利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以使體檢人員盡快得到體檢號(hào)碼，但是秘籍架里人工提取檔案或建新檔案的效率低，從而必然會(huì)導(dǎo)致體檢人群中在檔案室中滯留；（2）由于體檢人員在獲取檔案之后，需要到監(jiān)護(hù)門診進(jìn)行問診、檢查以及開具各種檢查單等工作，所以大量的人群會(huì)集中在監(jiān)護(hù)門診中，導(dǎo)致人員擁擠，目前，監(jiān)護(hù)門診環(huán)節(jié)已經(jīng)成為了體檢中最受關(guān)注的問題；（3）在體檢之后，企業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理人員需要對(duì)各個(gè)員工的檢查單進(jìn)行手工整理、粘貼、錄入，由于人員較多，所以管理人員的工作量也往往較大，這樣一來(lái)，難免會(huì)出現(xiàn)由于人工失誤而導(dǎo)致的差錯(cuò)出現(xiàn)，同時(shí)，整體工作效率也無(wú)法得到全面提高；（4）由于是單機(jī)管理，所以醫(yī)生所用的Excel表格與檔案室的Fox pro數(shù)據(jù)庫(kù)兩者是相互分離的。因此，對(duì)于體檢原始資料的查詢，只能通過(guò)紙質(zhì)檔案里查詢到；（5）監(jiān)護(hù)檔案計(jì)算機(jī)單機(jī)管理時(shí)期，對(duì)于身份的識(shí)別有賴于每個(gè)檢查環(huán)節(jié)核對(duì)身份證和照片，繁忙之中難以杜絕冒名頂替的現(xiàn)象發(fā)生。

二、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，信息化管理已經(jīng)成為了職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理的必然趨勢(shì)。與全紙質(zhì)管理和計(jì)算機(jī)單機(jī)管理相比，信息化管理具有諸多優(yōu)勢(shì)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.全面提升了職業(yè)健康監(jiān)護(hù)的工作效率

自從信息化管理系統(tǒng)研制成功并投入使用之后，基本上可以將計(jì)算機(jī)單機(jī)管理過(guò)程中存在的問題有效解決，尤其是在工作效率的提升上，其優(yōu)勢(shì)更為明顯：（1）改變了傳統(tǒng)全紙質(zhì)管理模式，使得檔案的存放空間進(jìn)一步縮小，提檔歸檔的事時(shí)間和人力也得到了大幅度節(jié)約；（2）體檢流程得到了優(yōu)化，體檢人員在領(lǐng)取到體檢任務(wù)之后，需要前往不同的科室進(jìn)行檢查，有效緩解了單一流程的瓶頸效應(yīng)；（3）對(duì)于體檢人員的攝像信息會(huì)在第一時(shí)間傳達(dá)到各個(gè)科室內(nèi)，以此來(lái)有效防止冒名頂替的問題發(fā)生，確保了體檢資料的真實(shí)性；（4）在檔案管理中，加入了條形碼和掃描儀等設(shè)備的應(yīng)用，以此來(lái)確保各項(xiàng)檢查工作可以以最短的時(shí)間切換到所需的工作界面，大大縮短了體檢時(shí)間，提高了工作效率；（5）對(duì)與體檢人員相關(guān)的檢查結(jié)果的整理和錄入，直接由負(fù)責(zé)檢查的醫(yī)師完成，不僅提高了工作效率，而且還確保了檢查結(jié)果的準(zhǔn)確性；（6）檔案室和各個(gè)檢查室的工作均錄入或傳輸?shù)叫畔⒒到y(tǒng)中，受檢者的一般信息和歷次體檢結(jié)果完整保存并動(dòng)態(tài)續(xù)加新內(nèi)容。

2.信息化管理符合職業(yè)健康監(jiān)護(hù)的工作要求

對(duì)于為企業(yè)提供職業(yè)健康監(jiān)護(hù)技術(shù)服務(wù)的衛(wèi)生部門來(lái)說(shuō)，其主要任務(wù)就是對(duì)出具的個(gè)體報(bào)告進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和保管。在信息化管理系統(tǒng)模式下，職業(yè)健康監(jiān)護(hù)工作應(yīng)該具備以下幾項(xiàng)功能：（1）不同人員在操作權(quán)限上具有一定程度的限制，工作人員只能根據(jù)自己的權(quán)限開展管理工作；（2）針對(duì)每一位工作人員，都有各自的用戶名、密碼和簽字識(shí)別，這些資料都是其他人無(wú)法修改的；（3）與體檢人員相關(guān)的體檢時(shí)間、報(bào)告生成時(shí)間等信息都是系統(tǒng)自動(dòng)生成的，具有極強(qiáng)的時(shí)效性；（4）檔案的建立是按照體檢者的姓名和身份證號(hào)為依據(jù)的，實(shí)行一人一檔終生使用制度，這樣做的目的主要是為了避免體檢者由于工作變動(dòng)而導(dǎo)致的檔案資料不連貫的問題發(fā)生；（5）對(duì)于體檢者的檢查報(bào)告，通常以PDF的形式打印出來(lái)，并進(jìn)行存檔，不能對(duì)其進(jìn)行更改或編輯。這樣一來(lái)，便提高了健康檔案工作的嚴(yán)謹(jǐn)、客觀和真實(shí)性，達(dá)到了維護(hù)勞動(dòng)者和企業(yè)雙方權(quán)益的目的。

3.對(duì)檔案室工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了新要求

與傳統(tǒng)的全紙質(zhì)檔案管理模式相比，檔案信息化管理對(duì)管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)也提出了更高的要求，首先，管理人員必須對(duì)熟練操作電腦，并且能夠利用辦公軟件對(duì)健康檔案進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)，否則，無(wú)法利用Excel開展檔案管理工作。其次，對(duì)企業(yè)單位批量在崗定期體檢，依據(jù)監(jiān)護(hù)醫(yī)師制定的體檢項(xiàng)目方案，轉(zhuǎn)化為信息系統(tǒng)里新的體檢計(jì)劃分組，對(duì)體檢名單進(jìn)行分組之后，將其編號(hào)后導(dǎo)入管理系統(tǒng)中。再次，動(dòng)態(tài)掌握體檢進(jìn)度、體檢項(xiàng)目完成情況，及時(shí)反饋到企業(yè)，以便企業(yè)督促員工按時(shí)完成體檢，提高受檢率。最后，對(duì)上、轉(zhuǎn)、離崗體檢，以及特殊工種取證體檢這些常規(guī)的非批量體檢，檔案室工作人員要掌握不同工種所接觸的職業(yè)病危害因素類別，根據(jù)職業(yè)病危害因素選擇相應(yīng)的體檢項(xiàng)目，即時(shí)掛號(hào)、劃價(jià)、攝像、打印導(dǎo)診單。只有將以上工作全面掌握，才能夠提高檔案管理水平，提高檔案使用率。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理是企業(yè)發(fā)展中的一項(xiàng)重要管理工作，是企業(yè)對(duì)員工身體健康狀況進(jìn)行全面了解的重要依據(jù)。近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及與推廣，實(shí)現(xiàn)健康監(jiān)護(hù)檔案管理信息化也成為了企業(yè)發(fā)展中的一項(xiàng)重要工作。實(shí)現(xiàn)管理信息化，不僅可以提高健康監(jiān)護(hù)檔案的利用率，將其作用最大限度的發(fā)揮出來(lái)，而且還可以從整體上提高企業(yè)的管理水平，更好的促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

篇4

Abstract: Longhua County Archives comprehensive management of soil and water conservation engineering as an important part of project construction, operation management period, in the engineering construction, repair management, production, maintenance and scientific research work has played an important role in ensuring the steady progress, the comprehensive management of soil and water conservation project, has accumulated some management experience in engineering information network, the popularity of digital aspects.

Keywords: comprehensive management of soil and water conservation; archives management

中圖分類號(hào)：TV 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-2104（2013）

水土保持綜合治理工程具有工作面多，一次建設(shè)，長(zhǎng)期使用的特點(diǎn)，自2000年以來(lái)，隆化縣累計(jì)實(shí)施小流域綜合治理工程22條，276平方公里，41萬(wàn)畝，在建設(shè)過(guò)程中，形成大量由建設(shè)前期批文、施工過(guò)程記錄、竣工驗(yàn)收資料等組成的信息和文件，并歸類于工程科技檔案，這些檔案材料全面反應(yīng)了水土保持綜合治理工程建設(shè)各個(gè)階段的詳細(xì)情況。水土保持綜合治理工程檔案作為工程建設(shè)期、運(yùn)行管理期的重要組成部分 ,不僅在工程建設(shè)、維修管理、生產(chǎn)使用、日常維護(hù)和科學(xué)研究工作中發(fā)揮了重要作用，其對(duì)新建水土保持治理工程的借鑒和指導(dǎo)意義更加不可忽視，隆化縣在做好水土保持綜合治理工程檔案管理工作，確保水土保持綜合治理工程的穩(wěn)步推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)工程檔案資料網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的普及方面積累了一定的管理經(jīng)驗(yàn)。

一、領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持是做好水土保持檔案管理工作的關(guān)鍵

隆化縣水務(wù)主管部門將水土保持檔案管理工作納入工程管理的全過(guò)程，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，健全檔案管理體系，使檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化，確保了工程檔案的安全和有效利用。

1.提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。

在工程規(guī)劃起步階段即加強(qiáng)對(duì)工作認(rèn)員的教育引導(dǎo)，強(qiáng)調(diào)水土保持綜合治理工程檔案是在水土保持綜合治理工程建設(shè)全過(guò)程中直接形成的、具有保存利用價(jià)值的各種形式和載體的原始記錄，做好水土保持綜合治理工程技術(shù)檔案是水土保持綜合治理工程建設(shè)重要基礎(chǔ)工作的組成部分。

2.建立檔案領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。

為進(jìn)一步加強(qiáng)全縣水土保持綜合治理工程檔案管理工作，縣水務(wù)主管部門建立以分管工程負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人的項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，對(duì)工程檔案工作負(fù)全責(zé)。

3.健全檔案管理工作保障機(jī)制。

明確要求各項(xiàng)目單位確定工程檔案歸口管理部門，大力保證工程檔案工作所需的資金、設(shè)施和設(shè)備的投入，逐步采用電子計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。同時(shí)，要配備能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的管理人員，負(fù)責(zé)工程檔案材料的收集、整理、鑒定、保管及提供利用等工作。

二、規(guī)范化的檔案管理是提高檔案管理水平必要條件

1.健全檔案管理制度。

為不斷促進(jìn)水土保持綜合治理工程檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，提高工程檔案管理水平，縣水務(wù)主管部門將工程文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作納入工程管理程序，列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍，在編制水土保持綜合治理工程規(guī)劃及實(shí)施方案時(shí)，將工程檔案的建立與管理作為重要內(nèi)容納入規(guī)劃或方案中，先后制定了檔案工作崗位責(zé)任制度、檔案的收集、整理、歸檔、保管等等各項(xiàng)制度。

2.明確檔案工作職責(zé)和任務(wù)。

工程技術(shù)人員要及時(shí)整理在工程實(shí)施過(guò)程中形成的有關(guān)材料，及時(shí)向所在單位檔案管理部門移交。歸檔時(shí)按照國(guó)家有關(guān)要求對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行加工、整理，保證歸檔文件字跡工整，圖樣清晰、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等配以文字說(shuō)明，并將歸檔材料相應(yīng)的電子文件一并移交檔案部門，產(chǎn)生電子文件的軟硬件環(huán)境及參數(shù)符合有關(guān)要求，使水土保持綜合治理工程檔案材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依。

3.完善檔案保管借閱辦法。

按照檔案管理要求，制定了水土保持綜合治理工程檔案分類方案、保管期限，建立了檔案借閱登記薄，并對(duì)歷年歸檔的文件材料編制了檢索目錄，保持了檔案的真實(shí)性、連續(xù)性和完整性，保證了檔案查閱工作的方便快捷。

三、強(qiáng)化檔案驗(yàn)收是提升檔案管理質(zhì)量的重要保障

1.明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

對(duì)于工程建設(shè)檔案按照規(guī)定實(shí)行專人專柜管理，建立檔案管理制度，并對(duì)每一工作環(huán)節(jié)的技術(shù)資料妥善保存，及時(shí)歸檔，確保檔案材料的完整性。檔案內(nèi)容要齊全，要能夠全面反映項(xiàng)目實(shí)施的整個(gè)過(guò)程，無(wú)論是項(xiàng)目可行性報(bào)告，規(guī)劃設(shè)計(jì)及工程預(yù)算編制方案，還是反映任務(wù)來(lái)源及工作部署的文件、合同書文本、工程建設(shè)日記和備忘錄、技術(shù)成果、工程建設(shè)月報(bào)表、成本報(bào)表、技術(shù)鑒定報(bào)告、工程質(zhì)量檢驗(yàn)資料、會(huì)議紀(jì)要和工作總結(jié)、竣工驗(yàn)收等均收集整理齊全完備。特別是項(xiàng)目施工全過(guò)程的影像資料，每個(gè)項(xiàng)目都要有完整的影像集，真實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程。

2.加強(qiáng)驗(yàn)收工作的組織管理。

在組織對(duì)水土保持綜合治理工程進(jìn)行峻工驗(yàn)收時(shí)，按照規(guī)定有檔案管理部門派員參加，確保工程與檔案同步驗(yàn)收。對(duì)工程檔案的驗(yàn)收，由檔案驗(yàn)收小組進(jìn)行，檔案驗(yàn)收小組由上一級(jí)水務(wù)主管部門會(huì)同同級(jí)檔案行政管理部門共同組成。在對(duì)有關(guān)工程進(jìn)行檔案驗(yàn)收時(shí)，檔案驗(yàn)收小組依據(jù)驗(yàn)收結(jié)果形成書面意見，檔案驗(yàn)收意見體現(xiàn)在竣工驗(yàn)收鑒定書中。有關(guān)部門進(jìn)行工程質(zhì)量評(píng)估時(shí)，對(duì)于檔案材料不能達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)要求，或在規(guī)定期限內(nèi)未完成歸檔任務(wù)的工程，不得評(píng)為優(yōu)質(zhì)工作，也不得申報(bào)有關(guān)獎(jiǎng)項(xiàng)。

四、現(xiàn)代化的管理是保障檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的重要舉措

1.提升管理人員素質(zhì)。

隨著水土保持綜合治理工程的持續(xù)深入開展，檔案數(shù)量越來(lái)越大，檔案材料的種類越來(lái)越多，縣水務(wù)主管部門通過(guò)組織專業(yè)培訓(xùn)不斷強(qiáng)化工作人員管理意識(shí)，要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度，又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。

2.充分利用現(xiàn)代科技。

利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公銜接起來(lái)，改變了以前檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主的方式，逐步實(shí)現(xiàn)了工程檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理，提高了工作效率。

篇5

智能化信息技術(shù)的發(fā)展，讓人們進(jìn)入智慧時(shí)代，讓高科技無(wú)處不在。借助智慧科技，人們的生活變得更加快捷，工作效率有了明顯提升。目前，國(guó)內(nèi)外都開始嘗試智慧檔案館的建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息精準(zhǔn)的利用與開發(fā)，智慧檔案館勢(shì)必是未來(lái)檔案館發(fā)展的方向。所以，做好智慧檔案館建設(shè)理論方面的研究，有著非常重要的意義。

1 智慧檔案館的概念與特性

智慧檔案館指的是智慧管理技術(shù)應(yīng)用的檔案館。從功能的角度來(lái)看，智慧檔案館屬于數(shù)字檔案館的提升與發(fā)展，是基于智慧技術(shù)的信息化檔案館形態(tài)，在已經(jīng)擁有數(shù)字檔案館的功能基礎(chǔ)上，應(yīng)用智慧管理技術(shù)，確保其功能能夠更加智能與智慧[1]。

智慧n案館的智慧，并非是在管理當(dāng)中擁有人類的思考、理解或者是決策的意識(shí)，而是智慧檔案館的信息系統(tǒng)能夠根據(jù)預(yù)設(shè)的流程和模型，從而進(jìn)行自主的感知、分析信息、記憶、識(shí)別，從而做好控制運(yùn)行、評(píng)估業(yè)務(wù)、預(yù)測(cè)趨勢(shì)等一系列具體人類思維特性的行為，從而完成相應(yīng)的檔案工作任務(wù)。因?yàn)橹腔蹤n案館本身的智慧特性，同時(shí)只能夠采取數(shù)據(jù)分析的行為，所以，在能力方面還達(dá)不到替代檔案人員的程度，所以，只能夠滿足“智慧”，而不是兼顧“智慧”與“能力”的“智能”層級(jí)。

要實(shí)現(xiàn)智慧檔案館的基本功能，首先需要對(duì)“智慧”這一特點(diǎn)加以關(guān)注，在全過(guò)程的檔案管理中，始終需要將智慧化這一發(fā)展目標(biāo)完全體現(xiàn)出來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)檔案的智慧收集、智慧管理、智慧存儲(chǔ)、智慧服務(wù)等功能。通過(guò)這些功能，不但有利于檔案管理效率的加快，同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化。在檔案管理的整個(gè)過(guò)程之中，想要將智慧檔案館的基本功能實(shí)現(xiàn)，必須要從檔案剛進(jìn)館開始直到存儲(chǔ)利用，全過(guò)程地建立相應(yīng)的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全方位的檔案管理，這樣才能夠加快檔案智慧化管理的進(jìn)程。只要能夠有效的控制檔案的全過(guò)程管理，就能在現(xiàn)有資源合理利用的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

2 智慧檔案館與數(shù)字檔案館的比較

（一）先進(jìn)科技

智慧檔案館和數(shù)字檔案館都屬于信息技術(shù)下的產(chǎn)物，從根本上來(lái)看，數(shù)字檔案館的技術(shù)基礎(chǔ)更多是為了滿足傳統(tǒng)檔案館信息化的要求。所以，數(shù)字技術(shù)才是數(shù)字檔案館的核心。運(yùn)用數(shù)字技術(shù)管理的數(shù)字化檔案資源，缺少彼此之間的聯(lián)系，對(duì)于反饋檔案管理工作的作用不大。而智慧檔案館的核心是感知技術(shù)，主要是通過(guò)自動(dòng)控制技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)以及云計(jì)算等實(shí)現(xiàn)智慧化的服務(wù)和管理。當(dāng)然，數(shù)字檔案館的數(shù)字技術(shù)也不能拋棄，可以成為智慧檔案館建設(shè)的前提條件和技術(shù)支撐[2]。

（二）服務(wù)為先

數(shù)字檔案館的對(duì)外服務(wù)僅僅局限于在線檢索、在線咨詢以及在線查檔等業(yè)務(wù)。在應(yīng)用的設(shè)置上，更多是基于檔案館自身來(lái)進(jìn)行的，很少能夠融入公眾的實(shí)際需求。所以，基于用戶為中心的知識(shí)服務(wù)才是檔案管理工作開展的基本，這也成為智慧檔案館建設(shè)的目標(biāo)之一。為了，就需要圍繞利用者，結(jié)合云計(jì)算，開發(fā)多渠道、多平臺(tái)的應(yīng)用系統(tǒng)，同時(shí)在配合上數(shù)據(jù)挖掘的運(yùn)用，預(yù)測(cè)需求導(dǎo)向，做好利用者實(shí)際情況的分析，從而實(shí)現(xiàn)用戶的個(gè)性化服務(wù)；最后，值得一提的是，雖然通過(guò)運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以分析并預(yù)測(cè)用戶瀏覽記錄和IP地址等，獲取擁有價(jià)值的隱藏信息，但是就檔案工作者而言，提升信息能力和信息素養(yǎng)，才是解決服務(wù)為先的突破口。

3 對(duì)智慧檔案館未來(lái)發(fā)展的思考

（一）整合資源、便捷服務(wù)

傳統(tǒng)模式下的檔案資源服務(wù)是基于用戶主動(dòng)提出需求，然后由檔案館根據(jù)用戶的需求來(lái)提供檔案資源，其服務(wù)過(guò)程中是從檔案館到用戶的單一傳遞模式，更多關(guān)注的是館藏。隨著檔案館藏之中各類數(shù)字資源占據(jù)的比例逐漸升高，用戶個(gè)性化需求也在逐漸增多，智慧檔案館需要通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘、信息集成以及數(shù)據(jù)分析等一系列的方式，整合豐富的數(shù)字檔案資源、元數(shù)據(jù)資源以及網(wǎng)絡(luò)資源，從而提供多樣化的用戶信息服務(wù)。這種功能就是通過(guò)智慧檔案館的資源發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)得以實(shí)現(xiàn)的，該系統(tǒng)的應(yīng)用能夠?qū)?shù)字檔案資源進(jìn)行充分合理的整合，同時(shí)，對(duì)檔案系統(tǒng)內(nèi)部的不同服務(wù)平臺(tái)也能夠?qū)崿F(xiàn)相互的融合，從而打造智能化檔案數(shù)字資源獲取同服務(wù)功能之間的相互融合，最后再通過(guò)一站式的服務(wù)平臺(tái)，就能夠讓用戶獲取全方位的數(shù)字檔案資源需求。

（二）移動(dòng)互聯(lián)、泛在服務(wù)

隨著移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案館的服務(wù)對(duì)象、服務(wù)內(nèi)容以及服務(wù)范圍、服務(wù)技術(shù)和服務(wù)空間都得到根本上的變革。智慧檔案館利用物聯(lián)網(wǎng)、無(wú)線寬帶網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)以及移動(dòng)通信設(shè)備，從而為用戶提供一個(gè)檔案信息的服務(wù)環(huán)境。目前，作為覆蓋人群，使用方便的移動(dòng)終端，因?yàn)槠洳皇軙r(shí)空限制，使用便捷的特點(diǎn)，逐漸成為人們信息獲取最重要的工具，無(wú)論是在任何地點(diǎn)、任何時(shí)間，用戶都可以采取多種方式來(lái)發(fā)現(xiàn)信息并獲取信息。智慧檔案館的服務(wù)屬于一種無(wú)縫的、動(dòng)態(tài)的、交互式的信息傳遞以及知識(shí)傳播，將智能移動(dòng)終端、數(shù)字電視以及計(jì)算機(jī)作為傳播媒介，最大限度的提供用戶快捷、方便、無(wú)障礙的檔案信息服務(wù)以及資源服務(wù)[3]。

（三）知識(shí)組織、智能服務(wù)

未來(lái)的檔案館服務(wù)所面臨的問題并非是用戶增長(zhǎng)需求和檔案信息資源的匱乏之間的矛盾，而是檔案信息資源的無(wú)序、泛濫以及存在用戶之間的選擇與獲取矛盾等一系列的問題。作為檔案館，就應(yīng)該提供更方便、更準(zhǔn)確、更人性化的服務(wù)。作為智慧檔案館，需要做好現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)以及服務(wù)系統(tǒng)的升級(jí)與完善，這樣才能夠形成新一代的檔案館服務(wù)系統(tǒng)，這一系統(tǒng)最主要的功能表現(xiàn)在：第一，全媒體資源管理能力。傳統(tǒng)模式下的檔案管理主要對(duì)象是紙質(zhì)館藏，但是新系統(tǒng)的出現(xiàn)，除開紙質(zhì)館藏繼續(xù)支持之外，還將數(shù)字館藏生命周期管理納入其中，形成了電子資源的管理系統(tǒng)，從而將其進(jìn)化成為統(tǒng)一的資源發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)，這樣就能夠滿足智慧檔案館的發(fā)展要求，同時(shí)還能夠?yàn)闄n案業(yè)務(wù)管理以及信息服務(wù)提供資源管理的平臺(tái)。第二，全網(wǎng)域的資源挖掘能力。傳統(tǒng)模式下的檔案管理系統(tǒng)，是將檔案館的業(yè)務(wù)管理作為其出大點(diǎn)，更加看重流程的規(guī)范化，檔案的檢索系統(tǒng)能夠提供讀者主要的工具，而新系統(tǒng)主要是基于用戶的需求來(lái)進(jìn)行設(shè)計(jì)，強(qiáng)調(diào)的是檔案資源的統(tǒng)一揭示以及檔案資源的挖掘能力，當(dāng)然，不僅僅是館藏資源的發(fā)現(xiàn)，更多的是對(duì)用戶需求有著直接關(guān)聯(lián)的文獻(xiàn)資源以及網(wǎng)絡(luò)資源的發(fā)展。第三，智慧化的服務(wù)能力。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)都是為了滿足用戶實(shí)際的需求，但是新系統(tǒng)則是通過(guò)數(shù)據(jù)技術(shù)以及RFID技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶需求的智能服務(wù)、自動(dòng)感知，這一個(gè)系統(tǒng)會(huì)實(shí)現(xiàn)用戶需求與資源組織之間的動(dòng)態(tài)關(guān)聯(lián)，從而為用戶提供一個(gè)智能化、個(gè)性化以及自動(dòng)化的服務(wù)模式。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著檔案的信息化發(fā)展，智慧檔案館已經(jīng)成為必然產(chǎn)物，屬于檔案館更為高級(jí)的形態(tài)。建設(shè)智慧檔案館是一個(gè)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的過(guò)程，面臨著很多技術(shù)與非技術(shù)問題。當(dāng)前的智慧檔案館建設(shè)仍然缺乏理論研究和法律規(guī)范，更急需加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)和政策支持。在今后的智慧檔案館建設(shè)中，還需要以研究來(lái)配合其發(fā)展，才能夠?qū)崿F(xiàn)智慧檔案館的真正進(jìn)步和健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

篇6

關(guān)鍵詞 檔案管理；智慧；信息化

互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，使得信息的透明程度越來(lái)越大，智能化程度越來(lái)越高。檔案管理顯得越來(lái)越重要，智慧技術(shù)和智慧管理已經(jīng)成為新的發(fā)展趨勢(shì)。

一、新技術(shù)發(fā)展與數(shù)字檔案館的局限性

數(shù)字檔案館的產(chǎn)生，解決了傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)的很多問題，比如存儲(chǔ)的數(shù)量限度，傳播的途徑及安全性等等都有了很大的提高。給檔案的管理工作帶來(lái)了革命性改變。但是數(shù)字檔案館受很多因素的制約，有一定的局限性。在理念上，數(shù)字圖書館只是改變了外在的條件，但沒有在管理方面實(shí)現(xiàn)真正的革命，只是依托信息化實(shí)現(xiàn)了檔案本身的改革，并沒有在管理檔案實(shí)體上有革命性的進(jìn)展。在技術(shù)上，數(shù)字檔案館相比傳統(tǒng)檔案館，建立了多元化的享用中心，達(dá)到了信息鏡像化，使大眾利用起來(lái)更便捷，但是不能幫助管理人員對(duì)檔案開展業(yè)務(wù)工作和信息篩選，無(wú)法按照檔案信息用戶的思維進(jìn)行檔案的管理。在資源上，數(shù)字檔案館信息資源受到傳統(tǒng)檔案館檔案信息基礎(chǔ)的限制。它的核心資源是數(shù)字化的檔案信息，還有原生態(tài)的電子檔案。難以突破傳統(tǒng)檔案館既有的局限性。

解決這個(gè)問題需要新思路，還需要研發(fā)新技術(shù)。檔案部門在鞏固數(shù)字檔案館的同時(shí)，還需要提升它的建設(shè)成果。采用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，建立智慧檔案館，并探討如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化。將檔案信息化建設(shè)推向新階段。

二、智慧檔案的服務(wù)方向

智慧檔案館是在互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)的基礎(chǔ)上構(gòu)建的一個(gè)智能模塊，這個(gè)模塊可以實(shí)現(xiàn)管理的多元化，豐富檔案資源，還具有自動(dòng)感知和處置檔案信息能力的功能，是一個(gè)提供檔案信息泛在服務(wù)的新型虛擬檔案館。

智慧檔案館能夠在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代化的各種高科技，如采集終端和各類有線、無(wú)線寬帶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)都聯(lián)通起來(lái)，并時(shí)時(shí)采集檔案的環(huán)境信息、檔案變化的動(dòng)態(tài)信息。使智慧檔案館在信息提取方面擁有絕對(duì)的智能化，并能隨時(shí)對(duì)檔案的資源進(jìn)行反饋，對(duì)客戶實(shí)現(xiàn)智能服務(wù)。

這里能最大化地發(fā)掘數(shù)字檔案的資源和傳播優(yōu)勢(shì)，在數(shù)字檔案館信息化的基礎(chǔ)上，運(yùn)用更發(fā)達(dá)的通信技術(shù)和科技手段，對(duì)檔案的資源進(jìn)行分析整合，并感知?jiǎng)討B(tài)的檔案信息。在對(duì)檔案進(jìn)行收集整理的時(shí)候，對(duì)用戶的需求做出智能響應(yīng)和智能支持。為檔案館中人與人之間的交流和溝通提供了更便捷和人性化的基礎(chǔ)條件。

三、智慧檔案管理的特點(diǎn)

智慧檔案館的智能化，不僅要在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上進(jìn)行技術(shù)革新，還要在管理方面樹立智能管理的理念，建立更方便的管理模式，讓檔案的使用范圍更加廣泛。建立資源多元化，感知更全面，綜合處置能力更強(qiáng)的檔案室，建立更先進(jìn)的檔案管理體系。使檔案的處理工作在一個(gè)綜合處理平臺(tái)就能完成。

（一）資源多元化，檔案資源作為智慧檔案館的基礎(chǔ)。決定著智慧檔案館智能化程度的高低，資源越多，涉及的信息越廣，各個(gè)媒體和網(wǎng)站的信息都可以成為智能檔案館的信息構(gòu)成。智慧檔案館的資源多元化，還體現(xiàn)在它的管理模式上，由于資源面廣，不同的檔案有時(shí)需要不同的管理方式，所以資源多元化又造成了管理多元化。

（二）感知更全面，感知是一種預(yù)測(cè)能力，是智慧管理第一要求。在智慧檔案管理方面，既需要高科技的手段進(jìn)行自動(dòng)化管理，也需要管理人員擁有高端的管理策略。在將互聯(lián)網(wǎng)和檔案實(shí)體聯(lián)系起來(lái)的同時(shí)，也需要對(duì)檔案內(nèi)容和檔案管理信息進(jìn)行交互式的信息交換和通訊。通過(guò)RFID 技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體的感知、檔案內(nèi)容信息的感知、檔案管理信息的感知。對(duì)檔案內(nèi)容的感知，通過(guò)識(shí)別數(shù)據(jù)，整合檔案資源信息來(lái)抽取和挖掘檔案的內(nèi)容信息。對(duì)檔案管理狀況的感知，這主要是人為因素，通過(guò)管理人員的管理能力，管理技巧來(lái)智能化檢測(cè)和評(píng)價(jià)檔案的管理狀態(tài)。

（三）綜合處置能力更強(qiáng)。智慧檔案的管理先進(jìn)之處在于它具有完善的處理應(yīng)對(duì)和反饋機(jī)制。將檔案信息的需求特征通過(guò)解析和識(shí)別，對(duì)應(yīng)相應(yīng)的管理策略，利用管理人員的管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)感知到的檔案信息進(jìn)行評(píng)價(jià)，進(jìn)一步獲得對(duì)檔案信息的處置能力。提高了檔案信息的保障機(jī)制和查全率。對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)工作需求的應(yīng)對(duì)與處置，在檔案實(shí)體和管理信息上得到了綜合的分析。

建設(shè)智慧檔案館是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，更是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。在技術(shù)方面，管理方面的軟件方面都會(huì)遇到諸多問題。技術(shù)的發(fā)展和推進(jìn)，讓智慧檔案館的建設(shè)有了一定的基礎(chǔ)保障，但在管理方面還缺乏很多政策支持和理論支持，法律規(guī)范也不是很完善，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在很多方面都不是很完善。

參考文獻(xiàn)：

[1] 許德斌. 智慧城市新環(huán)境下的智慧檔案[J]. 山西檔案,2014（05）:72-74.

篇7

2008年，IBM提出重大社會(huì)發(fā)展理念：“智慧地球”。認(rèn)為世界的本質(zhì)和變化，在未來(lái)是能夠被感應(yīng)和度量的。所有事物、流程、運(yùn)行方式都將實(shí)現(xiàn)更深層次的智能化，整個(gè)世界正在向著全面互聯(lián)互通的趨勢(shì)發(fā)展。2010年，IBM又提出了“智慧城市”愿景，指出智慧城市是智慧地球的一個(gè)核心要素和突破口，是智慧地球落實(shí)到實(shí)際區(qū)域的做法。所謂“智慧城市”，是新一代信息技術(shù)支撐和下一代創(chuàng)新（“創(chuàng)新2.0”）環(huán)境下的城市形態(tài)。具體而言，智慧城市是通過(guò)信息化技術(shù)取得良好效益的一種城市形態(tài)，它著眼于城市發(fā)展的總體效果，反映了社會(huì)對(duì)未來(lái)城市知識(shí)化、信息化、高效益的一種愿望。其核心特征是信息資源作為一種重要的生產(chǎn)要素，成為推進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要驅(qū)動(dòng)力。在城市建設(shè)實(shí)踐中，“智慧城市”以物聯(lián)網(wǎng)等新一代信息技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)，為城市公共管理服務(wù)、城市產(chǎn)業(yè)持續(xù)發(fā)展等城市綜合規(guī)劃提供新的發(fā)展模式。在實(shí)踐中，智慧城市利用信息社會(huì)的發(fā)展，抓住城鎮(zhèn)化、信息化、市場(chǎng)化、國(guó)際化的新形勢(shì)，以人為本，促進(jìn)城市全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展，為城市實(shí)力與綜合競(jìng)爭(zhēng)力的提高提供了戰(zhàn)略制高點(diǎn)。

1.2國(guó)內(nèi)智慧城市發(fā)展現(xiàn)狀

目前，中國(guó)幾乎所有的一線城市、50%的二線城市已提出了建設(shè)智慧城市的構(gòu)想，部分三、四線城市也喊出了創(chuàng)建智慧城市的口號(hào)。迄今為止，全國(guó)開展智慧城市建設(shè)的城市總數(shù)已超過(guò)150個(gè)，投資規(guī)模超過(guò)1.1萬(wàn)億元。截止2013年1月，住房建設(shè)部確定首批國(guó)家智慧城市試點(diǎn)共計(jì)90個(gè)，其中地級(jí)市37個(gè)、區(qū)（縣）50個(gè)、鎮(zhèn)3個(gè)。北京、上海等城市也都提出了一系列推進(jìn)智慧城市的建設(shè)的方案，將加快城市數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化作為智慧城市建設(shè)的主要推動(dòng)力，努力把信息化提升到新的高度。

2智慧城市對(duì)檔案信息化的影響

智慧城市的建設(shè)如火如荼，身為智慧城市中不可或缺的部分———檔案館，它的建設(shè)也面臨著巨大變化，同時(shí)也蘊(yùn)含著機(jī)遇。智慧城市中，信息存儲(chǔ)與呈現(xiàn)形式的多樣化，使得檔案不再以單一紙質(zhì)形式展現(xiàn)，電子檔案數(shù)量將急速增長(zhǎng)，檔案類型更加錯(cuò)綜復(fù)雜。

2.1海量數(shù)據(jù)涌現(xiàn)

在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的催生下，大數(shù)據(jù)時(shí)代翩然而至。大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)量大、類型眾多、生成速度快、價(jià)值巨大但密度低等特點(diǎn)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前檔案館中采集到的電子數(shù)據(jù)很大一部分是非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。而檔案是人們?cè)谝酝鶜v史活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄。在智慧城市建設(shè)中，各行各業(yè)由于電子信息化所產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)，也包含著能夠收錄為檔案、具有價(jià)值的數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)與信息化的洶涌而至，使檔案館陷入了迷茫，由于檔案館信息技術(shù)水平和軟硬件設(shè)施配備有限，檔案館在處理電子信息，進(jìn)行檔案信息化工作時(shí)，時(shí)而發(fā)生“信息庫(kù)存”過(guò)多，處理不及時(shí)甚至無(wú)法處理的現(xiàn)象。

2.2信息技術(shù)處理難度增加

智慧城市概念的提出和建設(shè)，給予了物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)處理技術(shù)、4G通信等新興技術(shù)用武之地。智慧城市，其借助新一代信息技術(shù)，通過(guò)互聯(lián)化、感知化、智能化的方式，將城市中的物理基礎(chǔ)設(shè)施、信息基礎(chǔ)設(shè)施、社會(huì)基礎(chǔ)設(shè)施連接起來(lái)，成為新一代的智慧化基礎(chǔ)設(shè)施，為各產(chǎn)業(yè)發(fā)展提供設(shè)施基礎(chǔ)。這就意味著，無(wú)論何種產(chǎn)業(yè)，在運(yùn)作和發(fā)展過(guò)程中都將會(huì)產(chǎn)生大量的檔案文獻(xiàn)，有時(shí)，由于各系統(tǒng)、各領(lǐng)域之間的交錯(cuò)，以及不同行業(yè)間信息技術(shù)的錯(cuò)綜復(fù)雜，都為未來(lái)檔案館的檔案信息化工作增加了難度。智慧城市中的檔案館，擔(dān)當(dāng)著歷史記憶的重任，更有記錄重要信息知識(shí)的職能。因此，如何利用各類新型信息技術(shù)，處理檔案信息化問題是檔案館各部門與系統(tǒng)需要努力的方向。

2.3服務(wù)方式轉(zhuǎn)變

目前，有兩種驅(qū)動(dòng)力推動(dòng)智慧城市的逐步形成，一是以物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)為代表的新一代信息技術(shù)，二是知識(shí)社會(huì)環(huán)境下逐步孕育的開放的城市創(chuàng)新生態(tài)。前者是技術(shù)創(chuàng)新層面的技術(shù)因素，后者是社會(huì)創(chuàng)新層面的社會(huì)經(jīng)濟(jì)因素。智慧城市建設(shè)，使得檔案館的檔案信息化工作，從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向面向電子檔案形式為重點(diǎn)，從提供傳統(tǒng)紙質(zhì)服務(wù)、到館服務(wù)，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁╇娮踊?、社?huì)化服務(wù)。同時(shí)，也促使檔案部門加快了各類檔案信息資源的采集、監(jiān)控、統(tǒng)計(jì)、互聯(lián)和共享，將檔案服務(wù)與檔案信息化密切相連，著重對(duì)搜集的檔案信息進(jìn)行智慧感知與分析，強(qiáng)調(diào)用戶的檔案信息電子化需求，逐步走向智慧化檔案信息化服務(wù)體系。

3智慧城市中的檔案館創(chuàng)新

進(jìn)入信息時(shí)代以來(lái)，檔案館檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容主要集中于數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館以數(shù)字技術(shù)處理和存儲(chǔ)傳統(tǒng)載體檔案信息、原生電子檔案及其目錄信息，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)查詢和傳播。數(shù)字檔案館的產(chǎn)生，使檔案信息得以脫離傳統(tǒng)載體的束縛，以數(shù)字及電子形態(tài)存儲(chǔ)、傳播與利用，給檔案工作帶來(lái)革命性變革。數(shù)字檔案館作為檔案信息化的開拓者，順應(yīng)大勢(shì)，將檔案工作從原來(lái)的“紙質(zhì)化”推向“電子化”，將服務(wù)模式由原來(lái)“封閉化記錄化”逐漸“開放化信息化”，但數(shù)字檔案館在其發(fā)展過(guò)程中也具有一定的局限性。數(shù)字檔案館在依托數(shù)字技術(shù)進(jìn)行檔案信息管理的同時(shí)，存在檔案信息與檔案實(shí)體相互分離的，無(wú)法做到迅速查找與利用；數(shù)字檔案館在一定程度上，只是為傳統(tǒng)檔案資源建立了數(shù)字鏡像和利用平臺(tái)，無(wú)法進(jìn)一步輔助檔案管理工作者進(jìn)行信息分析，更好地提供用戶服務(wù)；數(shù)字檔案館中，信息的管理、服務(wù)與安全上也存在薄弱點(diǎn)，很難進(jìn)行系統(tǒng)化的檔案信息化工作，而且其中一個(gè)環(huán)節(jié)有問題，便環(huán)環(huán)相扣。相比數(shù)字檔案館，智慧城市建設(shè)背景下的檔案館，在檔案信息化方面存在以下創(chuàng)新點(diǎn)。

3.1檔案信息協(xié)同性增強(qiáng)

智慧城市建設(shè)中的檔案館與數(shù)字檔案館的根本區(qū)別在于，前者具有檔案信息感知與協(xié)同處置的功能。檔案館運(yùn)用智慧城市中先進(jìn)的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、4G通信技術(shù)等技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)能夠自動(dòng)搜集與接收檔案信息內(nèi)容的智能化感知系統(tǒng)，增加了檔案管理各環(huán)節(jié)的互聯(lián)性與協(xié)同性，進(jìn)而提高檔案館檔案管理效率和服務(wù)水平。除此之外，檔案館還注重檔案資源的開發(fā)與管理，對(duì)各類檔案信息進(jìn)行感知、挖掘，通過(guò)檔案管理技術(shù)人員以及智能技術(shù)軟件，將信息整理集合，妥善應(yīng)用于檔案館日常管理、服務(wù)和決策中。

3.2服務(wù)水平更高

與目前的數(shù)字檔案館相比，智慧城市背景下檔案館的服務(wù)范圍因移動(dòng)服務(wù)技術(shù)的使用而更加廣泛。智慧城市提供的互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)以及目前4G通信服務(wù)平臺(tái)，促進(jìn)了檔案館在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)之上，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)采集動(dòng)態(tài)信息，相比數(shù)字檔案館，智慧城市中的檔案館在信息搜集和獲取、信息實(shí)時(shí)反饋和信息智能服務(wù)上，都更勝一籌，它能夠運(yùn)用智慧城市背景下提供的各類信息技術(shù)和通信技術(shù)手段，對(duì)包括檔案收集、管理、利用、存儲(chǔ)、監(jiān)督等活動(dòng)在內(nèi)的各種需求做出智能化響應(yīng)和智慧支持，為檔案館中物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動(dòng)提供了良好基礎(chǔ)條件，為檔案信息化的開發(fā)與管理創(chuàng)造了更廣闊的平臺(tái)。

3.3注重以人為本

以人為本的服務(wù)是智慧城市背景下檔案館的重要服務(wù)導(dǎo)向。在信息時(shí)代里，信息服務(wù)一方面可以實(shí)現(xiàn)信息資源的增值，提高信息資源利用率；另一方面，可以提高社會(huì)生產(chǎn)效率，節(jié)約生產(chǎn)成本，為人們?nèi)粘Ｉ钐峁┍憷?。智慧城市的建設(shè)尤其注重以人為本、市民參與、社會(huì)協(xié)同的開放創(chuàng)新空間的塑造，以及公共價(jià)值與獨(dú)特價(jià)值的創(chuàng)造。在城市建設(shè)實(shí)踐中，智慧指揮中心體系，以數(shù)據(jù)信息互通互聯(lián)為基礎(chǔ)，運(yùn)用公安應(yīng)急、公共服務(wù)、社會(huì)管理等系統(tǒng)；數(shù)據(jù)共享平臺(tái)系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)學(xué)校、教學(xué)資源庫(kù)、遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫(kù)等系統(tǒng)，來(lái)提供公共文化信息服務(wù)與智慧教育文化服務(wù)的建設(shè)；衛(wèi)生服務(wù)體系，通過(guò)衛(wèi)生服務(wù)網(wǎng)絡(luò)和衛(wèi)生管理信息平臺(tái)，建立覆蓋全市居民的電子健康檔案，來(lái)提升醫(yī)療和健康服務(wù)水平。因此，智慧城市中檔案館也以做好檔案社會(huì)服務(wù)為工作根本要求，將城市建設(shè)和社會(huì)大眾視為智慧城市檔案館的服務(wù)對(duì)象，充分貫徹國(guó)家檔案局提出的“以人為本為核心，實(shí)現(xiàn)‘兩個(gè)轉(zhuǎn)變’，建立‘兩個(gè)體系’”的方針政策。無(wú)論是在信息收集、資源開發(fā)，還是在提供資源利用上都要充分考慮城市建設(shè)和社會(huì)大眾的需求。

4檔案館檔案信息化工作的“智慧”出路

在建設(shè)智慧城市過(guò)程中，一方面大量運(yùn)行數(shù)據(jù)積累，檔案館面臨海量信息的采集、存儲(chǔ)、利用等一系列處理上的棘手問題；另一方面，多技術(shù)、多系統(tǒng)的智能兼容也會(huì)給檔案館信息文件的存儲(chǔ)與閱覽帶來(lái)各種各樣的復(fù)雜問題。毫無(wú)疑問，智慧城市建設(shè)給檔案館帶了機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

4.1檔案信息化管理

智慧城市建設(shè)中一個(gè)最大的特點(diǎn)，就是其在關(guān)注信息資源的生產(chǎn)、積累和應(yīng)用的同時(shí)，更加注重從用戶視角出發(fā)進(jìn)行信息服務(wù)設(shè)計(jì)。這就對(duì)檔案館在檔案信息化服務(wù)方式上提出了更高的要求。檔案館在“三個(gè)體系”建設(shè)中，更應(yīng)注重貫徹以人為本的精神，從用戶的需求角度出發(fā)，在檔案信息數(shù)字化和對(duì)電子檔案的整理、編目、挖掘工作中，都應(yīng)制定一個(gè)科學(xué)化、信息化、用戶化的服務(wù)視角。智慧城市建設(shè)中另一個(gè)特點(diǎn)，是調(diào)動(dòng)各方力量，努力通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)城市高效運(yùn)行與發(fā)展。根據(jù)這一特點(diǎn)，檔案館需要在工作中進(jìn)一步增強(qiáng)大局意識(shí)，將檔案信息化工作與國(guó)家建設(shè)、城市建設(shè)大局緊密相連，運(yùn)用相關(guān)檔案專業(yè)技術(shù)，提升檔案工作的服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案工作在智慧城市建設(shè)中的獨(dú)特價(jià)值。

4.2檔案資源信息化轉(zhuǎn)換與記錄

智慧城市不再滿足于通過(guò)城市信息虛擬化的靜態(tài)形式展示傳統(tǒng)城市，而是更加注重進(jìn)一步利用傳感技術(shù)、智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)城市運(yùn)行狀態(tài)的全面、實(shí)時(shí)的感知。因此，檔案館在檔案信息化工作中，注重將傳統(tǒng)意義上的“死檔案”通過(guò)數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?。此外，檔案館應(yīng)破除傳統(tǒng)檔案保管理念與場(chǎng)所的限制，注重對(duì)轉(zhuǎn)換為電子檔案的電子文件的管理，以及歸檔電子文件的內(nèi)容、格式與利用，不過(guò)分強(qiáng)調(diào)檔案最終存放地址，而對(duì)管理權(quán)限加以關(guān)注。迎合智慧城市運(yùn)行的動(dòng)態(tài)形式，努力在不同領(lǐng)域、不同平臺(tái)，及時(shí)有效地記錄智慧城市建設(shè)與發(fā)展所需的檔案信息。

4.3檔案信息資源互聯(lián)互通

智慧城市建設(shè)，強(qiáng)調(diào)各行各業(yè)間，邁向統(tǒng)一開放、整合協(xié)同的城市信息化架構(gòu)，發(fā)揮城市信息化的整體效能。因此，檔案館應(yīng)加強(qiáng)檔案信息資源從獲取到利用的“互聯(lián)互通”。這種互聯(lián)互通即體現(xiàn)在檔案館館內(nèi)各部門之間，也體現(xiàn)在對(duì)外部檔案信息資源的收集與利用上。館內(nèi)各部門之間在檔案信息化工作中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與各部門的溝通與聯(lián)系，為信息化工作提供制度保障與技術(shù)保障。對(duì)于外部信息資源，檔案館需要適時(shí)地與各個(gè)行業(yè)、各個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行必要溝通，加快消除檔案信息搜集、利用的限制。總而言之，檔案館一方面需要建立一種更加合理的檔案信息集成、整合制度，另一方面，需要建設(shè)與智慧城市發(fā)展相適應(yīng)的檔案信息共享制度，以及檔案開放利用制度。

篇8

Abstract： Archives information resource co-construction and sharing is the development direction of archives work under the environment of social informatization，But in reality there are many constraints，co-construction and sharing can solve the problem. This paper introduces the basic model of archival information resources co-construction and sharing， Put forward the optimization model of the regional archives information resource o-construction and sharing， and discussed the innovation mode construction of archival information resources co-construction and sharing in wisdom city background.

Keywords： Wisdom City;Archives;Co-construction and sharing

1 從檔案信息資源共享到共建共享

檔案信息資源共享是檔案工作的重要內(nèi)容，但是，從檔案信息資源共享實(shí)踐工作來(lái)看，由于受資金、技術(shù)、人才、資源等因素的制約，其開展還存有一定的局限性，如檔案部門往往得不到社會(huì)的關(guān)注，資金投入不足，管理人才、專業(yè)人才、技術(shù)人才嚴(yán)重短缺，影響了檔案信息資源的共享利用;同時(shí)，在我國(guó)現(xiàn)有的檔案管理體制下，檔案信息資源被分散保管在各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和社會(huì)部門信息建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不盡一致，影響了檔案信息跨行業(yè)、系統(tǒng)、部門之間的共享;此外，檔案部門的館藏檔案結(jié)構(gòu)不盡合理、檔案人員工作服務(wù)有待提升，這些都導(dǎo)致檔案部門開發(fā)的檔案資源和社會(huì)需求相脫節(jié)，等等，這些都制約了共享工作的開展。

20世紀(jì)90年代以后，以物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等為代表的信息技術(shù)帶動(dòng)了智慧城市建設(shè)的快速發(fā)展，智慧城市建設(shè)過(guò)程中相關(guān)部門需要利用各層級(jí)的檔案信息資源，這在客觀上要求整合區(qū)域內(nèi)各檔案保管機(jī)構(gòu)檔案資源，在建立分層級(jí)檔案信息資源共享平臺(tái)基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)社會(huì)的接入和利用，如何在智慧城市背景下實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案系統(tǒng)內(nèi)部以及與社會(huì)部門之間的檔案信息資源共建共享已引起了檔案界的關(guān)注。筆者認(rèn)為，檔案信息資源的共建共享是指檔案部門根據(jù)用戶對(duì)檔案信息的需求，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，整合各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)的檔案信息資源，加強(qiáng)與社會(huì)部門的協(xié)同，建立一個(gè)基于互聯(lián)網(wǎng)的分層級(jí)檔案信息共享與服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)內(nèi)部以及與社會(huì)部門之間的檔案信息資源共享，滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的利用需求。與目前的單純檔案信息資源共享相比較，共建共享更強(qiáng)調(diào)檔案部門和社會(huì)部門在共建檔案信息資源基礎(chǔ)之上的共享，可解決僅僅依靠檔案部門開展共享工作的缺陷，從而在智慧城市體系建設(shè)中深層次促進(jìn)檔案信息資源的利用，對(duì)于促進(jìn)新形勢(shì)下檔案事業(yè)的發(fā)展有著重要意義。

2 檔案信息資源共建共享基本模式

信息資源共建共享基本模式主要有集中型模式、層次型模式、網(wǎng)絡(luò)型模式[1]，我們也可依此將檔案信息資源共建共享模式分為上述三種模式。

2.1 集中型模式。集中型模式也稱為垂直型模式，指具有隸屬關(guān)系的某系統(tǒng)內(nèi)或某類型檔案保管機(jī)構(gòu)在不同層次之間協(xié)作共建共享檔案信息資源的一種模式。這種模式中，所有下級(jí)館（室）都與中心館聯(lián)結(jié)，并共享中心館的檔案信息資源，如2013年浙江紹興市檔案部門建設(shè)“區(qū)域公共檔案信息資源管理和服務(wù)總平臺(tái)”，通過(guò)現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，將轄區(qū)內(nèi)各縣市區(qū)檔案館的檔案信息資源進(jìn)行整合和利用，實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案信息資源的共建共享[2]。集中型模式下，各成員之間具有行政或業(yè)務(wù)上的上下級(jí)隸屬關(guān)系，因此相對(duì)容易組織開展，但這種模式也有其自身的不足，集中型模式具有封閉性，排斥了系統(tǒng)外及各系統(tǒng)之間的檔案信息資源有效共享。

在我國(guó)現(xiàn)有檔案工作體制下，保存檔案資源的檔案機(jī)構(gòu)既包括傳統(tǒng)的國(guó)家檔案館、部門檔案館、企事業(yè)檔案館（室），還包括近年來(lái)新出現(xiàn)的新型檔案機(jī)構(gòu)，如文件中心、檔案寄存中心、檔案事務(wù)所等，在條塊分割的管理體制下區(qū)域內(nèi)檔案工作處于政府、部門、行業(yè)和社會(huì)組織各自管理的狀況，檔案行政管理機(jī)構(gòu)對(duì)上述檔案保存機(jī)構(gòu)僅履行“按區(qū)域執(zhí)行監(jiān)督和指導(dǎo)的職能”[3]，基于此，集中型模式下，檔案信息資源共建共享可分為檔案專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)各級(jí)國(guó)家檔案館檔案資源共建共享、檔案專業(yè)系統(tǒng)之外的社會(huì)各系統(tǒng)內(nèi)檔案資源共建共享，以及和上述各系統(tǒng)無(wú)隸屬關(guān)系的社會(huì)組織檔案信息孤島并存的工作狀況。

2.2 層次型模式。層次型模式又稱水平型模式，是指同層次間不同系統(tǒng)、不同類型檔案保管機(jī)構(gòu)之間的信息資源共建共享模式，是一種跨系統(tǒng)的條塊結(jié)合的工作模式。層次型模式以某個(gè)地區(qū)為范圍，以綜合檔案館為基礎(chǔ)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)合建設(shè)，共享開發(fā)利用各系統(tǒng)、行業(yè)和部門中的檔案信息資源，但這種模式下，各檔案保管機(jī)構(gòu)分屬于不同的行業(yè)系統(tǒng)，并無(wú)隸屬關(guān)系，檔案信息資源共建共享的推進(jìn)工作缺乏行政促進(jìn)機(jī)制的有力保障。

由上可知，層次型模式對(duì)促進(jìn)區(qū)域檔案信息資源共建共享工作開展是有利的，雖然各檔案保管機(jī)構(gòu)在行政上不存在隸屬關(guān)系，但就推進(jìn)檔案工作合作共享卻有著共同的要求，加強(qiáng)跨系統(tǒng)檔案信息合作共享對(duì)于各部門的工作效率是雙贏的結(jié)果，但層次型模式下的合作如果缺乏合理有效的運(yùn)行機(jī)制、協(xié)作機(jī)制、保障機(jī)制，這種模式在實(shí)踐中往往難以有效開展。

2.3 網(wǎng)絡(luò)型模式。網(wǎng)絡(luò)型模式是指所有檔案保管機(jī)構(gòu)間都可直接相互聯(lián)結(jié)，互相建設(shè)共享檔案信息資源。其理論基礎(chǔ)是雖然各檔案保管機(jī)構(gòu)的檔案資源具有一定的獨(dú)立性，但它們都屬于我國(guó)整體檔案資源不可分割的組成部分，因此對(duì)所有檔案信息資源都可以進(jìn)行合作共享，網(wǎng)絡(luò)型模式在理論上是最優(yōu)化的共建共享模式，但考慮當(dāng)前的檔案工作體制、機(jī)制、信息技術(shù)、部門利益等因素，這種模式是在實(shí)踐工作中操作難度最大，最難以真正實(shí)現(xiàn)的一種模式。

3 區(qū)域檔案信息資源共建共享的優(yōu)化模式

3.1 確定優(yōu)化模式的原則。（1）適應(yīng)性，模式的確定應(yīng)符合地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化現(xiàn)狀，適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要以及現(xiàn)有的檔案工作體制機(jī)制，具有實(shí)際可操作性;（2）漸進(jìn)性，應(yīng)意識(shí)到檔案信息資源共建共享工作是一個(gè)逐步完善的發(fā)展過(guò)程，在建設(shè)過(guò)程中可考慮分步實(shí)施，科學(xué)建設(shè)。（3）前瞻性，模式的選擇既要符合檔案工作的現(xiàn)狀，也應(yīng)具有一定的超前設(shè)計(jì)理念，為將來(lái)的功能的拓展預(yù)留余地。（4）融合性，上述三種共建共享模式之間并不是完全割裂的，在具體選擇時(shí)，可整合各種模式的優(yōu)點(diǎn)，因地制宜，多種模式并舉，使區(qū)域檔案信息資源共建共享工作務(wù)實(shí)開展。

3.2 區(qū)域內(nèi)檔案信息資源共建共享優(yōu)化模式的思路。結(jié)合我國(guó)現(xiàn)有的檔案管理體制機(jī)制及各地區(qū)檔案工作的實(shí)際，區(qū)域內(nèi)檔案信息資源共建共享的優(yōu)化模式是改良基礎(chǔ)上的集中型模式，實(shí)際開展時(shí)可分層級(jí)逐步推進(jìn)，具體為：在地區(qū)檔案行政管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)籌指導(dǎo)下，大力開展檔案信息的資源體系、安全體系、利用體系及信息技術(shù)建設(shè)，首先在區(qū)域內(nèi)具有隸屬關(guān)系的包括檔案系統(tǒng)在內(nèi)的各行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)開展共建共享，實(shí)現(xiàn)縱向的各檔案保管機(jī)構(gòu)在不同層級(jí)之間檔案信息資源共建共享，在此基礎(chǔ)之上逐步實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)橫向的跨行業(yè)系統(tǒng)檔案信息資源以及區(qū)域內(nèi)相對(duì)獨(dú)立的社會(huì)組織、檔案寄存中心、檔案事務(wù)所和公民個(gè)人的檔案資源的共建共享，整體提高地區(qū)檔案資源綜合服務(wù)能力，為地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供有力的檔案信息支撐，并為將來(lái)更大范圍內(nèi)的跨地區(qū)的國(guó)家范圍內(nèi)檔案信息資源共建共享工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

這一模式也可概括為：地區(qū)檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)籌指導(dǎo)，在集中型基礎(chǔ)之上的分層級(jí)推進(jìn)，各行業(yè)系統(tǒng)分別實(shí)施，先系統(tǒng)內(nèi)共建共享，后跨行業(yè)系統(tǒng)共建共享，最終實(shí)現(xiàn)全國(guó)檔案信息資源共建共享。

4 智慧城市背景下區(qū)域檔案信息資源共建共享模式創(chuàng)新

4.1 主題內(nèi)容協(xié)作的共建共享模式。主題內(nèi)容協(xié)作的共建共享模式的目標(biāo)在于建設(shè)基于共享的專題檔案信息資源，這種模式能夠?qū)ｎ}檔案信息集中在一起，方便用戶從專題角度共享利用檔案信息資源[4]。在智慧城市建設(shè)中，為解決社會(huì)公眾關(guān)心的核心問題，提升重點(diǎn)領(lǐng)域服務(wù)水平，城市管理部門往往開展部分專題智慧應(yīng)用體系建設(shè)，如智慧社會(huì)管理體系、智慧健康體系、智慧文化服務(wù)體系、智慧安全應(yīng)急體系，等等。這些智慧應(yīng)用體系建設(shè)過(guò)程中，檔案信息具有重要作用，檔案部門應(yīng)和政府相關(guān)職能部門加強(qiáng)協(xié)作，共同建設(shè)和共享專題檔案信息資源，而在實(shí)際工作中，部分地區(qū)檔案部門已開展和相關(guān)部門協(xié)作建設(shè)共享工作的探索。如浙江省提出建設(shè)“民生檔案”、“平安檔案”、“活力檔案”等專題檔案的思路，在工作過(guò)程中，浙江麗水市建成了包括資產(chǎn)檔案應(yīng)用模式和百姓檔案智能模式等在內(nèi)的四個(gè)智慧應(yīng)用模式[5]，浙江紹興市2013年創(chuàng)建“區(qū)域涉民檔案集成管理與服務(wù)平臺(tái)”，以公民個(gè)人身份證號(hào)碼為關(guān)聯(lián)，通過(guò)公民個(gè)人身份識(shí)別對(duì)各類檔案信息的有機(jī)聯(lián)系，打破了現(xiàn)有各數(shù)據(jù)庫(kù)之間的孤立關(guān)系，實(shí)現(xiàn)了人與人、人與物、人與證、人與業(yè)的智慧整合[6]。

4.2 非政府社會(huì)組織主導(dǎo)的共建共享模式。非政府社會(huì)組織共建共享模式是指由非政府社會(huì)組織主導(dǎo)實(shí)施的區(qū)域內(nèi)檔案信息共建共享模式，在我國(guó)現(xiàn)有的工作體制機(jī)制下，區(qū)域內(nèi)信息資源共建共享主要由政府部門負(fù)責(zé)開展實(shí)施，但近年來(lái)在國(guó)際范圍內(nèi)興起由非政府社會(huì)組織主導(dǎo)開展的區(qū)域內(nèi)或跨區(qū)域的信息資源建設(shè)與共享工作，我國(guó)近年來(lái)在部分領(lǐng)域也開始探索這一新模式，在該模式下，非政府社會(huì)組織根據(jù)地區(qū)發(fā)展規(guī)劃，研究本專業(yè)領(lǐng)域信息共享平臺(tái)建設(shè)、具體數(shù)據(jù)集成共享和業(yè)務(wù)協(xié)同、研究共建共享工作中信息安全和隱私的法規(guī)政策、信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)負(fù)責(zé)召開學(xué)術(shù)交流會(huì)、技能培訓(xùn)、新技術(shù)和項(xiàng)目推廣應(yīng)用等。2013年3月，中國(guó)衛(wèi)生信息學(xué)會(huì)健康檔案與區(qū)域衛(wèi)生信息化專業(yè)委員會(huì)成立，其建設(shè)的核心內(nèi)容區(qū)域衛(wèi)生檔案信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)基于電子健康檔案、電子病歷索引庫(kù)及人口信息數(shù)據(jù)庫(kù)的綜合管理和數(shù)據(jù)利用，實(shí)現(xiàn)公共衛(wèi)生、醫(yī)療服務(wù)、醫(yī)療保障、藥品供應(yīng)保障、計(jì)劃生育和衛(wèi)生綜合管理六大業(yè)務(wù)應(yīng)用互聯(lián)互通、信息共享、業(yè)務(wù)協(xié)同，實(shí)現(xiàn)智慧城市建設(shè)中的智慧醫(yī)療，目前該組織已協(xié)助國(guó)家衛(wèi)生計(jì)生委在上海閘北區(qū)、重慶、浙江舟山、四川德陽(yáng)等地區(qū)開展智慧衛(wèi)生檔案信息平臺(tái)的建設(shè)工作[7]。

4.3 市場(chǎng)機(jī)制調(diào)節(jié)的共建共享模式。市場(chǎng)機(jī)制共建共享模式是指在檔案部門參與區(qū)域內(nèi)檔案信息建設(shè)和共享工作中引入市場(chǎng)機(jī)制，通過(guò)市場(chǎng)調(diào)節(jié)協(xié)作雙方的權(quán)利和義務(wù)，保障共建共享的可持續(xù)發(fā)展。作為社會(huì)公益性信息組織，傳統(tǒng)檔案管理體制和運(yùn)行機(jī)制基礎(chǔ)上的檔案信息資源共享強(qiáng)調(diào)檔案部門的投入和付出，檔案部門在積極向社會(huì)提供各類公共信息的同時(shí)，自身資金投入、效益和人員等因素較少得到重視，致使建設(shè)成本過(guò)高而使檔案部門難以承受。在智慧城市建設(shè)中，檔案信息資源共建共享工作應(yīng)運(yùn)用市場(chǎng)機(jī)制調(diào)動(dòng)各方積極性，用市場(chǎng)機(jī)制來(lái)建設(shè)和共享檔案資源，實(shí)現(xiàn)資源和成本管理的合理化，真正體現(xiàn)合作共建、社會(huì)共享的目標(biāo)。

隨著我國(guó)各地區(qū)智慧城市推進(jìn)工作的開展，社會(huì)部門對(duì)檔案信息的需求較以往更為迫切，檔案部門應(yīng)改變以往單向檔案信息輸出的模式，積極引入市場(chǎng)機(jī)制調(diào)節(jié)的共建共享模式。如，檔案部門可爭(zhēng)取檔案資源建設(shè)與共享專門經(jīng)費(fèi)用于基礎(chǔ)檔案信息的市場(chǎng)外包數(shù)字化、智慧檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和管理、智慧檔案建設(shè)和共享中的云計(jì)算及物聯(lián)網(wǎng)等核心技術(shù)的開發(fā)，等等;考慮如何將檔案信息資源共建共享工作融入到智慧城市建設(shè)體系之中，列入政府主導(dǎo)的智慧城市建設(shè)規(guī)劃內(nèi)，將其市場(chǎng)項(xiàng)目化，從智慧城市的財(cái)政專項(xiàng)中獲得資金支持，引導(dǎo)智慧城市各項(xiàng)專項(xiàng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)向檔案領(lǐng)域的流入;此外，在部分商業(yè)目的智慧項(xiàng)目中以市場(chǎng)購(gòu)買的方式獲取檔案信息數(shù)據(jù)，等等。

4.4 全面融入的共建共享模式。檔案工作應(yīng)全面融入智慧城市建設(shè)的全過(guò)程，這就要求在包括智慧城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、核心技術(shù)、運(yùn)營(yíng)管理、信息安全等各領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)檔案領(lǐng)域的同步建設(shè)，當(dāng)前檔案部門應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)以下幾方面工作：（1）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案工作應(yīng)主動(dòng)融入各地智慧城市的建設(shè)，加快“下一代互聯(lián)網(wǎng)”、“新一代廣播電視網(wǎng)” 、“第四代無(wú)線通信”以及物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等關(guān)鍵技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，同步構(gòu)建與智慧城市協(xié)同統(tǒng)一的泛在網(wǎng)絡(luò)，在信息基礎(chǔ)條件較好的檔案部門開展“三網(wǎng)融合”和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施共建共享試點(diǎn)建設(shè)，積極探索適應(yīng)三網(wǎng)融合的檔案工作模式。（2）推動(dòng)檔案云計(jì)算中心建設(shè)。根據(jù)檔案部門實(shí)際智慧應(yīng)用需求，整合檔案工作網(wǎng)絡(luò)、軟硬件和信息資源，建立檔案云計(jì)算中心，構(gòu)建檔案云計(jì)算服務(wù)平臺(tái)，形成契合檔案工作特點(diǎn)和需求的檔案云計(jì)算關(guān)鍵技術(shù)服務(wù)和整體解決方案，用于現(xiàn)代海量檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、傳輸、存儲(chǔ)、備份和開展利用等，向社會(huì)提供技術(shù)先進(jìn)、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、安全穩(wěn)定的檔案云服務(wù)。（3）檔案信息安全基礎(chǔ)建設(shè)。應(yīng)加強(qiáng)完善檔案信息安全保障體系、檔案信息安全測(cè)評(píng)認(rèn)證體系、網(wǎng)絡(luò)信任體系、檔案信息安全監(jiān)控體系建設(shè)，建立檔案信息安全等級(jí)保護(hù)和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估制度，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)和信息安全監(jiān)控預(yù)警機(jī)制，按照《國(guó)家網(wǎng)絡(luò)與信息安全事件應(yīng)急預(yù)案》的規(guī)定，建立重點(diǎn)檔案信息系統(tǒng)突發(fā)事件的應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，提高檔案信息安全事件應(yīng)急處置能力。

*本文系國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目“智慧城市背景下區(qū)域檔案信息資源共建共享理論及其實(shí)現(xiàn)機(jī)制研究”（2014-X-48）、江蘇省教育廳哲社項(xiàng)目“面向社會(huì)突發(fā)事件的檔案工作機(jī)制創(chuàng)新研究”（2013SJD870003）、江蘇省高校檔案研究會(huì)項(xiàng)目“檔案信息資源共建共享理論與實(shí)踐研究”（jsgdz2013-09）研究成果。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬費(fèi)成，裴雷.我國(guó)信息資源共享實(shí)踐及理論研究進(jìn)展[J].情報(bào)學(xué)報(bào).2005（6）：277～285.

[2][6]陳慧瑛.智慧檔案 數(shù)字先行[J].浙江檔案.2013（12）：14～15.

[3]吳加琪.面向社會(huì)突發(fā)事件的檔案工作應(yīng)急聯(lián)動(dòng)機(jī)制研究[J].檔案與建設(shè).2013（10）：7～10.

[4]李安.國(guó)外幾種信息資源共建共享模式及其對(duì)我國(guó)的啟示[J].情報(bào)理論與實(shí)踐.2004（1）：100～102.

篇9

智慧檔案是一個(gè)具有層次管理模式的檔案管理系統(tǒng)，從層次分析中可以清楚地了解到每一個(gè)管理層面所負(fù)責(zé)的內(nèi)容，這樣就能夠使得檔案管理人員根據(jù)各自職位級(jí)別進(jìn)行相應(yīng)的管理，以保證各層級(jí)管理質(zhì)量，做到環(huán)環(huán)相扣，相互監(jiān)督。結(jié)合智慧檔案管理系統(tǒng)的資源掌握更全面的管理內(nèi)容，明確管理方向，并不斷優(yōu)化現(xiàn)代檔案管理功能，實(shí)現(xiàn)智能化、科學(xué)化的管理模式，智慧檔案管理系統(tǒng)中各項(xiàng)功能對(duì)管理水平提升有著良好的促進(jìn)作用，值得進(jìn)一步研究與推廣。

1智慧檔案管理系統(tǒng)的層次

1.1機(jī)構(gòu)檔案信息管理層。機(jī)構(gòu)檔案信息管理層主要是針對(duì)本單位的生產(chǎn)、銷售等活動(dòng)資料進(jìn)行集中、處理、使用以及保存等工作，屬于檔案工作中的基礎(chǔ)工作，而這一道工作的質(zhì)量直接影響后續(xù)工作的真實(shí)性、有效性以及意義價(jià)值。1.2機(jī)構(gòu)檔案信息傳播管理層。是以基礎(chǔ)管理層為鋪墊，對(duì)檔案信息實(shí)施傳播的工作，將知識(shí)信息以及有使用價(jià)值的信息通過(guò)傳播渠道轉(zhuǎn)換成具有生產(chǎn)力的可利用信息，進(jìn)而發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，提高檔案工作的重要性，這一層次管理對(duì)捕捉信息、審核信息以及信息歸檔具有及時(shí)性的特點(diǎn)，并對(duì)機(jī)構(gòu)以及相關(guān)部門中應(yīng)用檔案信息給予最大化的支持。1.3機(jī)構(gòu)檔案信息能力管理層。這一層次的檔案管理主要是針對(duì)信息資源全面分析，如：信息收集的需求、信息應(yīng)用價(jià)值、信息管理方法、相關(guān)信息、競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展等多方面的分析，通過(guò)這個(gè)層級(jí)的管理能夠讓檔案信息充分的深入到現(xiàn)實(shí)生活、生產(chǎn)中，體現(xiàn)價(jià)值，為實(shí)現(xiàn)某一目標(biāo)而做出相應(yīng)的信息決策、信息指導(dǎo)以及參考建議等。同時(shí)檔案信息能力管理層級(jí)還需要負(fù)責(zé)解決實(shí)際問題，如現(xiàn)實(shí)生活生產(chǎn)中對(duì)信息種類的需要，各類信息之間蘊(yùn)藏的關(guān)聯(lián)與影響，存在信息不能滿足需要信息的原因，各機(jī)構(gòu)信息對(duì)照以及信息應(yīng)用價(jià)值判斷等多方面的分析，將信息正確的投入到使用中，發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值與作用。檔案信息管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)實(shí)際上可以根據(jù)各機(jī)構(gòu)的應(yīng)用需求而合理設(shè)計(jì)，以保證檔案信息在機(jī)構(gòu)中能夠以有利用價(jià)值的地位出現(xiàn)，進(jìn)而提高檔案管理人員對(duì)自身工作崗位重要性的意識(shí)，承擔(dān)結(jié)構(gòu)有保存價(jià)值的信息收集、歸檔、使用等工作，并有效的將檔案信息傳播與開發(fā)，充分的提高檔案管理工作的有效性與作用意義。

2智慧檔案管理系統(tǒng)的資源

2.1原存紙質(zhì)檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質(zhì)檔案，其數(shù)字智慧檔案管理系統(tǒng)的層次與功能設(shè)計(jì)分析化策略包括以下兩種辦法：可以通過(guò)掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)換成PDF格式或jpg形式的圖片進(jìn)行入庫(kù)，并進(jìn)行標(biāo)引?？梢酝ㄟ^(guò)鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數(shù)字水印技術(shù)進(jìn)行入庫(kù)。2.2原存數(shù)字檔案。數(shù)字檔案已經(jīng)是各個(gè)檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統(tǒng)比較早的企業(yè)，數(shù)字檔案所占比例較大。數(shù)字檔案的入庫(kù)相對(duì)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單一些，主要是要保證數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)移或轉(zhuǎn)換過(guò)程中，保持?jǐn)?shù)字檔案的原始記錄性，比如一些入庫(kù)的日期、原始格式、頁(yè)碼、操作員等非文檔內(nèi)容標(biāo)示的保存。2.3新歸檔檔案。隨著機(jī)構(gòu)的發(fā)展，新產(chǎn)生的檔案將會(huì)成為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的重點(diǎn)，這就要求在新數(shù)據(jù)上傳過(guò)程中，嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)格式、工作流程、數(shù)據(jù)大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設(shè)計(jì)過(guò)程中進(jìn)行格式統(tǒng)一，每種文檔采用什么格式進(jìn)行歸檔，要進(jìn)行統(tǒng)一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)保存，這就要求上傳的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致。

3智慧檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)分析

3.1安全認(rèn)證。檔案的私密性決定了安全認(rèn)證的首要地位，檔案涉及機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)活動(dòng)中的一些機(jī)密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統(tǒng)的硬件安全，如服務(wù)器、路由設(shè)備、防火墻的安全設(shè)置；另一方面要考慮系統(tǒng)的軟件安全，軟件安全主要體現(xiàn)在系統(tǒng)文件的加密，管理員、用戶的加密設(shè)置上。包含管理員的權(quán)限設(shè)置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權(quán)限設(shè)置，并且每一次文件或系統(tǒng)的修改都應(yīng)該記錄下操作員工號(hào)。3.2檔案信息的存儲(chǔ)。應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、制度來(lái)保證及時(shí)有效地存儲(chǔ)檔案信息資源。建設(shè)一個(gè)快捷方便的上傳接口，可以連續(xù)上傳、批量上傳，并且支持從其他系統(tǒng)導(dǎo)入資源和元數(shù)據(jù)的功能，非數(shù)字作品的數(shù)字化、轉(zhuǎn)換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權(quán)屬管理的功能。3.3檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫(kù)中的檔案進(jìn)行序化，形成系統(tǒng)性、科學(xué)性的知識(shí)體系，可以更好地為用戶服務(wù)。智慧檔案信息系統(tǒng)在組織信息資源過(guò)程中應(yīng)該加入機(jī)構(gòu)部門、主題、領(lǐng)域、責(zé)任者等方式，并能根據(jù)分類提取相關(guān)的關(guān)聯(lián)詞組，并描述出它們的上下位類和語(yǔ)義聯(lián)系，以方便相同類型的檔案進(jìn)行聚類組織。3.4檔案信息的檢索與傳播。多種系統(tǒng)檢索中關(guān)鍵詞檢索最為常見，其次是分類檢索。檢索后，針對(duì)有關(guān)檔案資源信息，選擇關(guān)聯(lián)度相對(duì)較高的檔案提共給用戶，使得檔案內(nèi)容中與用戶所需更為接近化。系統(tǒng)中針對(duì)具有保密性的文章應(yīng)設(shè)置專用的權(quán)限字段，利用針對(duì)性的開放模式，實(shí)施對(duì)某機(jī)構(gòu)在某時(shí)間段進(jìn)行保密信息開放，實(shí)現(xiàn)既能針對(duì)性與能共享性的信息開放效果。3.5用戶評(píng)介與互操作服務(wù)。在智慧檔案管理系統(tǒng)中，用戶評(píng)介、互操作功能的設(shè)計(jì)主要是為給用戶、系統(tǒng)之間提供交互平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)用戶與系統(tǒng)或者系統(tǒng)于系統(tǒng)之間的交互過(guò)程，從交互功能中，用戶可以以一個(gè)幫助系統(tǒng)者的身份出現(xiàn)，對(duì)系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題進(jìn)行有效解答，同時(shí)也可以對(duì)系統(tǒng)提出問題，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將問題和答案收納于幫助系統(tǒng)中，用戶便可以通過(guò)檢索的形式得到幫助系統(tǒng)的幫助。

用戶評(píng)介與互操作服務(wù)功能還能夠使得檔案信息平臺(tái)及時(shí)收到用戶的反饋信息，進(jìn)而對(duì)檔案信息使用情況加以了解，不僅如此，此項(xiàng)功能還有另一個(gè)優(yōu)勢(shì)，就是在檢索信息時(shí)，不一定輸入全部信息，只需要提供相關(guān)題目以及獲取方式即可，這一程序的實(shí)現(xiàn)需要系統(tǒng)互聯(lián)支持。

作者:王冬梅

篇10

當(dāng)前，在我國(guó)高等學(xué)校中，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化技術(shù)、通信技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，各種信息化應(yīng)用在教學(xué)、科研、管理、后勤服務(wù)領(lǐng)域發(fā)揮著越來(lái)越大的作用，基本上解決了學(xué)校業(yè)務(wù)部門的管理工作，取得了令人矚目的成果。然而，各地高校在信息化建設(shè)中取得巨大成功的同時(shí)，仍然存在一些普遍、共性的問題，其中最突出的有：網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的接入手段比較單一，安全保障體系不夠完善，信息之間缺乏必要的關(guān)聯(lián)，容易形成信息孤島，數(shù)字資源建設(shè)投入較少，各信息系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的信息編碼標(biāo)準(zhǔn)，信息化安全及保障機(jī)制不夠健全，尤其是不同部門之間缺乏信息的共享與交流，自動(dòng)化程度相當(dāng)?shù)?。諸多問題，迫切要求基于先進(jìn)技術(shù)的智慧校園管理系統(tǒng)的出現(xiàn)，智慧校園管理系統(tǒng)是建設(shè)智慧校園的前提和保障條件。

浙江大學(xué)從2010年開始動(dòng)工，將正在建設(shè)中的紫金港校區(qū)西區(qū)作為建設(shè)智慧校園的試驗(yàn)田，計(jì)劃在2015年前把該校區(qū)西區(qū)建設(shè)成為智慧校園。智慧校園的“智”是指學(xué)校的智商，強(qiáng)調(diào)智能化與自動(dòng)化，“慧”是指人的情商，強(qiáng)調(diào)人的靈性與創(chuàng)造力。智慧校園的理念，就是充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化技術(shù)、通信技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提高高等學(xué)校的管理水平、科研效率和能力，改善師生員工的教學(xué)科研條件，優(yōu)化學(xué)習(xí)、生活條件，創(chuàng)造優(yōu)美、和諧的校園環(huán)境，充分發(fā)揮高等學(xué)校在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新中的重要作用。智慧校園的建設(shè)目標(biāo)，就是充分利用當(dāng)今先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)上述智慧校園的理念，創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)、高效的教學(xué)、科研、管理、育人環(huán)境，綠色、生態(tài)、和諧的校園。

2 智慧校園建設(shè)的保障條件

2.1 人力投入。為保證智慧校園建設(shè)各項(xiàng)工作的順利開展和實(shí)施，首先必須保證各類技術(shù)和管理人員的投入，把科學(xué)配置建設(shè)智慧校園的人力資源作為第一要?jiǎng)?wù)來(lái)抓，建立一支智慧校園建設(shè)的專業(yè)隊(duì)伍，這支隊(duì)伍中必須包含有各方面的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員。

2.2 規(guī)章制度建設(shè)和長(zhǎng)期規(guī)劃?？茖W(xué)合理的校園規(guī)劃，可以最大限度地保證校園節(jié)地、節(jié)水、節(jié)能，使人財(cái)物得到最優(yōu)組合。對(duì)屬于投資大、周期長(zhǎng)、難度大、影響面廣的復(fù)雜型系統(tǒng)工程的智慧校園的建設(shè)，更應(yīng)有一個(gè)科學(xué)完善、周全的長(zhǎng)期規(guī)劃。

2.3 校園網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。校園網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是智慧校園建設(shè)的重中之重的內(nèi)容。浙江大學(xué)在智慧校園的建設(shè)規(guī)劃中，將校園網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)分成以下三大部分。即網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、云計(jì)算平臺(tái)和物聯(lián)感知系統(tǒng)。

3 智慧校園建設(shè)中的電子文檔管理模式

3.1 部門產(chǎn)生文檔在線編輯和公開。對(duì)各部門產(chǎn)生形成的電子文件進(jìn)行在線編輯是電子文檔管理工作的第一步。文檔在線編輯管理，是近幾年才出現(xiàn)的電子文檔流轉(zhuǎn)新技術(shù)，該新技術(shù)集網(wǎng)絡(luò)共享、文檔實(shí)時(shí)編輯和糾錯(cuò)、集成數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的高效檢索等功能為一體，它允許用戶遠(yuǎn)程操作文檔，能夠?qū)崿F(xiàn)文檔從創(chuàng)建、修改、審批、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)發(fā)、查詢到重復(fù)使用的處理過(guò)程，從而使辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)真正意義上的網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化和無(wú)紙化。文檔在線編輯管理系統(tǒng)的主要實(shí)現(xiàn)技術(shù)，包括基于WAMP/LAMP框架的系統(tǒng)訪問模型和基于AJAX技術(shù)的文檔對(duì)象模型，及其基于Office在線編輯技術(shù)，等等。經(jīng)過(guò)在線編輯的電子文檔，在符合相關(guān)規(guī)定的前提下就可以公開。

3.2 電子公文管理部門的在線歸檔。對(duì)經(jīng)過(guò)在線編輯的電子文件進(jìn)行在線歸檔是電子文檔管理工作的第二步。智慧校園產(chǎn)生的電子文件根據(jù)其來(lái)源可分成兩類，一類是OA系統(tǒng)內(nèi)形成的電子文件，另一類是OA系統(tǒng)外形成的電子文件。對(duì)于OA系統(tǒng)內(nèi)形成的電子文件，利用OA系統(tǒng)電子公文歸檔接口與網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)無(wú)縫鏈接和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)歸檔，無(wú)縫鏈接的實(shí)現(xiàn)主要是通過(guò)在線檔案服務(wù)器中設(shè)定電子公文預(yù)處理臨時(shí)庫(kù)，將系統(tǒng)內(nèi)的元數(shù)據(jù)按一定格式導(dǎo)入后，自動(dòng)轉(zhuǎn)換到檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，然后將電子原文與目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)掛接；對(duì)于OA系統(tǒng)外形成的電子文件，通過(guò)電子公文管理部門的專職或兼職檔案員預(yù)先建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后將電子全文與目錄進(jìn)行關(guān)聯(lián)掛接，并且對(duì)電子目錄與電子全文進(jìn)行捆綁來(lái)實(shí)現(xiàn)在線歸檔。

3.3 檔案人員在線審核和數(shù)據(jù)上傳。對(duì)已在線歸檔的電子文檔進(jìn)行在線審核鑒定，是檔案管理者的一項(xiàng)非常重要的工作，因?yàn)樗须x線歸檔的電子文件都必須通過(guò)檔案人員在線審核，經(jīng)鑒定符合相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)后，才能離線歸檔。審核鑒定的方法，是在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，便開始保管期限表制定工作，由計(jì)算機(jī)進(jìn)行自動(dòng)審核鑒定或者通過(guò)人機(jī)對(duì)話的方式進(jìn)行半自動(dòng)化審核鑒定；審核鑒定的內(nèi)容，需要完成三項(xiàng)判斷工作：一是某信息集合是否電子文件；二是該電子文件的內(nèi)容具有多長(zhǎng)時(shí)間的保存價(jià)值；三是電子文件的技術(shù)狀況能否保證其內(nèi)容價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。通過(guò)檔案人員在線審核鑒定的電子文件，才能進(jìn)行數(shù)據(jù)上傳。

3.4 電子文件離線歸檔和數(shù)據(jù)備份。離線歸檔是對(duì)在線歸檔數(shù)據(jù)的備份，以防范可能發(fā)生的數(shù)據(jù)災(zāi)難，離線歸檔的數(shù)據(jù)不常被調(diào)用，一般也遠(yuǎn)離系統(tǒng)應(yīng)用。要做好電子文件離線歸檔和數(shù)據(jù)備份的管理工作，必須認(rèn)真做好以下兩項(xiàng)工作。第一，建立電子文檔備份體系，保障備份工作順利開展。首先，應(yīng)用電子文檔安全備份系統(tǒng)，采用磁盤陣列作為備份系統(tǒng)，完成文檔原文的異地容災(zāi)備份。其次，加強(qiáng)電子檔案信息安全環(huán)境建設(shè)，對(duì)內(nèi)網(wǎng)服務(wù)器及網(wǎng)站服務(wù)器進(jìn)行擴(kuò)容升級(jí)，定期查殺網(wǎng)絡(luò)病毒，修復(fù)網(wǎng)站數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)站數(shù)據(jù)的在線和離線備份。最后，在電子文件載體選擇上，使用光纖磁帶庫(kù)、外置硬盤和光盤三種類型的存儲(chǔ)介質(zhì)，對(duì)電子文檔進(jìn)行異質(zhì)備份。第二，采用多種備份技術(shù)手段，保證電子文檔數(shù)據(jù)備份的有效性。（1）多種存儲(chǔ)載體與軟件相結(jié)合。根據(jù)數(shù)據(jù)備份的實(shí)際需求，在載體上可選擇磁盤陣列、光盤庫(kù)或磁帶庫(kù)，在軟件上可選擇Veritas Storage Replicator或Veritas Backup。（2）本地備份和異地備份相結(jié)合。在本地和異地同時(shí)對(duì)原電子文檔進(jìn)行備份，可有效地防止自然災(zāi)害或人為的破壞，也可有效地抵御網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害和攻擊。（3）完全備份和差額備份相結(jié)合。差額備份節(jié)省備份的時(shí)間及存儲(chǔ)空間，完全備份的備份時(shí)間長(zhǎng)且會(huì)占較大的存儲(chǔ)空間，當(dāng)恢復(fù)時(shí)可一次性快速恢復(fù)。（4）離線備份和在線備份相結(jié)合。在進(jìn)行離線備份時(shí)，服務(wù)器將停止用戶對(duì)電子文檔的操作，由此可以避免由于用戶操作、修改電子檔案而造成數(shù)據(jù)不一致的問題。而進(jìn)行在線備份時(shí)，服務(wù)器不停止用戶對(duì)電子檔案的操作，可實(shí)時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行備份工作，但該備份方式需要先進(jìn)的硬件和網(wǎng)絡(luò)支持，技術(shù)上也較為復(fù)雜。

3.5 電子文檔數(shù)據(jù)的異質(zhì)備份和異地備份保管