導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理建議，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

聲像檔案是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。

隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在機關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就蘭山區(qū)161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。

一、聲像檔案管理存在的問題

（一）聲像設(shè)備存在著“一硬一軟”的現(xiàn)象

“一硬”是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會的發(fā)展及工作需要，機關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個單位中，僅有3個單位沒有聲像設(shè)備，僅占2％，98％的單位都有1臺以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達971臺（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較“硬”?！耙卉洝笔侵嘎曄裨O(shè)備管理之亂。有27個單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，占17％，致使有的設(shè)備閑置，沒人會用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了“硬件硬、軟件軟”的現(xiàn)狀，而且“軟”的方面直接影響了“硬”的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。

（二）攝錄人員中存在著“一強一弱”的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)

攝錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著“一強一弱”的現(xiàn)狀?！皬姟北憩F(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是“強”的一面；“弱”表現(xiàn)在443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓(xùn)（攝錄專業(yè)）的66人，專科畢業(yè)2人，有84％的人都屬“自”。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是“弱”的一面。

事實證明，攝錄人員“弱”的一面影響了“強”的一面發(fā)揮作用，加上認(rèn)識上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)和歸檔不把好關(guān)，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是“亡羊補牢”了。

（三）聲像檔案管理混亂，問題復(fù)雜

1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理

調(diào)查中有75個單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，占47％，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。

2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔

聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔(dān)憂，相當(dāng)一部分單位都是“一盤帶子反復(fù)用”，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當(dāng)檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

3、管理狀況“喜”“憂”懸殊，發(fā)展不平衡

調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個單位，占6.8％；而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。

4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存

聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！

5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏

區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏?；鶎訂挝恢杏薪姆种坏恼掌瑱n案散存在個人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的尷尬局面。

6、區(qū)域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴(yán)重

眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負責(zé)一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。

二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議

（一）加強宣傳、提高意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實

要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門配合出臺《房山區(qū)聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

（三）加強監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)

針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進行分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管

從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我們認(rèn)為結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道

篇2

檔案在國內(nèi)外有上百種不同的定義，但它大致的功能就是持續(xù)地記載客觀信息并反映客觀事物特征，持續(xù)的信息功能決定了它能反映事物的持續(xù)的發(fā)展的歷史過程，從不同側(cè)面和角度全面客觀地反映事物，因此檔案是十分重要的信息載體。而醫(yī)院檔案也是和重要的記錄醫(yī)院信息的載體，例如行政文書檔案、工資檔案和人事檔案等，是醫(yī)院管理正常運轉(zhuǎn)的重要保障。而其中黨員檔案管理工作關(guān)系到醫(yī)院人事管理的核心工作，有著重要的作用，然而隨著信息化時代的到來，傳統(tǒng)醫(yī)院黨員檔案管理方式以及逐漸不能適應(yīng)信息化需求，存在諸多管理問題，亟需改革。

1 醫(yī)院黨員檔案管理的重要性

檔案管理一般指的是事業(yè)單位收集整理檔案，并予以保管鑒定，最后統(tǒng)計編排成庫，以便隨時提供數(shù)據(jù)檢索查詢的管理工作。一般包括信息收集、規(guī)范整理、價值鑒定、嚴(yán)格保管、統(tǒng)一編目和檢索、統(tǒng)計、編輯和研究（又稱文獻編纂）、信息利用等八個階段。而醫(yī)院的黨員檔案管理就是醫(yī)院的黨員的信息被收集整理、保管鑒定最后統(tǒng)計編排成庫，以便隨時進行人事信息查詢的檔案管理工作。醫(yī)院的黨員檔案管理一般主要涉及黨員的工作、生活和學(xué)習(xí)的發(fā)展過程的記錄，是基層黨員組織建設(shè)的重要載體，更是醫(yī)院黨員建設(shè)工作的重要工具。強化醫(yī)院的黨員檔案管理工作有利于加強黨在對醫(yī)療事業(yè)的思想和人事方面的指導(dǎo)，強化醫(yī)護人員的為人民服務(wù)的工作意識，堅持正確的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展方向。加強醫(yī)院黨員檔案管理工作從政治、醫(yī)療事業(yè)和檔案管理工作三方面都具有十分重大的意義。

2 醫(yī)院黨員檔案管理面臨的現(xiàn)狀

2.1 缺乏對黨員檔案管理工作的足夠重視

黨員檔案管理工作除了作為管理工作的特性以外，還具有黨的思想政治工作方面的特性。不能僅僅把黨員管理工作當(dāng)作普通的工作對待，它還具有一定的思想政治功能。黨員檔案管理工作的水平高低直接反映了醫(yī)院黨員組織建設(shè)工作的水平高低，因此無論是大到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)還是小到檔案管理人員都要深化對黨員檔案管理工作的重要意義和必要性的認(rèn)識，應(yīng)該隨時具備政治意識，樹立大局觀。而基層的檔案管理工作人員更要堅持把黨員檔案管理工作往高水平、現(xiàn)代化方向做，拋棄懈怠懶惰的思想，認(rèn)真做好黨員檔案管理工作的每一個細節(jié)，以高度的責(zé)任感和使命感要求自己的管理工作職責(zé)，努力提升黨員檔案管理水平。

2.2 缺乏健全的黨員檔案管理制度

黨員檔案管理的工作質(zhì)量的提升還取決于是否有統(tǒng)一的合理科學(xué)的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。一般醫(yī)院往往會有統(tǒng)一規(guī)范的工作管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，然而涉及到檔案管理制度方面的卻少之又少，檔案管理甚至沒有具體的檔案內(nèi)容界定標(biāo)準(zhǔn)，也沒有被納入正規(guī)的醫(yī)院業(yè)績考核體系。黨員檔案管理的第一階段就是要進行檔案收集，然后進行規(guī)范整理，如果缺乏統(tǒng)一的對收集的內(nèi)容信息的劃分標(biāo)準(zhǔn)，僅憑檔案管理工作人員的個人的實踐經(jīng)驗進行主觀劃分，往往會導(dǎo)致檔案收集和劃分出現(xiàn)重復(fù)和混亂的狀態(tài)，浪費人力資源和時間精力，不利于高效的檔案管理工作的實行。而缺乏管理考核的檔案管理則從外部沒有壓力，內(nèi)部也沒有動力，管理水平提高也就缺乏發(fā)展動力。

2.3 缺乏專業(yè)的黨員檔案管理隊伍

第一，黨員檔案管理隊伍非專業(yè)化。檔案管理工作人員大部分是由于各種客觀原因而從事檔案管理工作的，很多不是檔案管理專業(yè)出身，因此管理隊伍本身的敬業(yè)意識、專業(yè)素養(yǎng)、技能水平普遍偏低。第二，黨員檔案管理隊伍發(fā)展乏力。由于很多醫(yī)院并不重視檔案管理工作，檔案管理人員基本沒有機會得到繼續(xù)教育和培訓(xùn)的機會借以提高技能水平，因此管理隊伍本身專業(yè)水平長期停滯不前。

2.4 醫(yī)院工作中被邊緣化的地位

雖然醫(yī)院黨員檔案管理也是醫(yī)院工作的有機組成部分，然而檔案管理工作卻處于日益被邊緣化的地位。具體表現(xiàn)為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作的事實，甚至連部分檔案管理工作人員也不認(rèn)同自己從事的檔案管理工作，而醫(yī)院無論是在設(shè)備更新、人才培養(yǎng)、制度建設(shè)等各個方面都忽略了檔案管理工作的發(fā)展，甚至?xí)奚鼨n案管理資源補充醫(yī)療事業(yè)的建設(shè)。

3 推薦黨員檔案管理工作的有效建議

3.1 全面重視黨員檔案管理工作

第一，思想意識上認(rèn)同黨員檔案管理工作。要加強醫(yī)院全體人員對檔案管理工作的深刻認(rèn)識，尊重并重視檔案管理工作；提高檔案管理工作人員的物質(zhì)待遇與精神獎勵，讓管理人員從內(nèi)心認(rèn)同檔案管理工作這份職業(yè)。第二，資金投入上要兼顧檔案管理建設(shè)。積極進行檔案管理的硬件設(shè)備的更新?lián)Q代，引進電子計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，加強檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)；加強對管理工作人員的繼續(xù)教育的投入，通過成人教育，網(wǎng)絡(luò)授課，小班培訓(xùn)等形式提升管理人員的檔案管理技能水平，提升檔案管理的專業(yè)化水平。

3.2 加強檔案管理的專業(yè)化建設(shè)

第一，黨員檔案管理有專業(yè)管理制度、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。和其他專業(yè)一樣，檔案管理必須有自己的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在內(nèi)容類目劃分上要有明確具體的標(biāo)準(zhǔn)，不可通過主觀經(jīng)驗劃分，才能讓黨員管理的收集整理高效而準(zhǔn)確。第二，黨員檔案管理有專業(yè)的辦公資源。第一，有專業(yè)的管理空間。例如專門的保管室、專門的保管柜箱、有專門的保管盒子、有專門的保管手續(xù)和專門的人員管理，做到從檔案管理的器物到過程都專業(yè)化，讓黨員檔案管理有速度、有保障、有依據(jù)、有效率。

3.3 加強黨員檔案管理工作的分工建設(shè)

針對在黨員檔案管理工作低效散漫的問題，應(yīng)該通過科學(xué)合理的細化分工來解決。黨員檔案管理細化分工，首先要細分工作職責(zé)，其次要分配工作任務(wù)，最后合理制定分工環(huán)節(jié)，按照檔案管理一般程序，從檔案的收集整理到規(guī)范統(tǒng)計和最后的信息利用流水線管理模式，各司其責(zé)。高效而合理的分工可有效提升黨員檔案管理工作的工作效率。

3.4 發(fā)揮黨員檔案管理的政治功能

為了提升黨員檔案管理工作的實際作用，應(yīng)該把黨員檔案建設(shè)同黨員組織建設(shè)有機結(jié)合起來，黨員的關(guān)系的轉(zhuǎn)接和變化都應(yīng)該通過黨員檔案管理相關(guān)工作環(huán)節(jié)。另外，黨員檔案管理工作室可以創(chuàng)造性地建設(shè)動態(tài)的黨員檔案管理，依據(jù)黨員的檔案信息，科學(xué)合理地對黨員進行評估其思想狀況，發(fā)揮關(guān)愛黨員的作用。

4 結(jié)語

醫(yī)院黨員檔案管理工作室醫(yī)院管理工作的有機組成部分，對醫(yī)院工作的運轉(zhuǎn)和黨員組織建設(shè)起著重要作用。醫(yī)院黨員檔案管理工作面臨被邊緣化的現(xiàn)狀，工作被認(rèn)同度不夠，也缺乏資金投入、技術(shù)發(fā)展、管理理論的支持，針對這種現(xiàn)狀，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要重視黨員檔案管理工作，積極推動傳統(tǒng)的黨員檔案管理工作的更新?lián)Q代，努力促進黨員檔案管理工作現(xiàn)代化和信息化水平的提高，重新發(fā)揮黨員檔案管理工作的政治和管理作用。

參考文獻

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[2] 趙磊，楊東曉，李四中. 淺談當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問題及對策[J]. 中醫(yī)藥管理雜志. 2007（02）

篇3

隨著我國城市化進程的加快，城建檔案工作越來越受到關(guān)注。其作為城市建設(shè)與發(fā)展的真實記錄，客觀的反映著城建過程中的進步與問題，對于城市未來規(guī)劃建設(shè)提供了重要的參考依據(jù)。隨著城建檔案的日已收到廣發(fā)關(guān)注，以及檔案信息的形式越來越多，加強對于城建檔案的管理十分必要。

一、城建檔案在城市建設(shè)中的作用分析

1.城建檔案在城市規(guī)劃、城市建設(shè)以及城市管理中的作用

在城市規(guī)劃的制定中，必須以記載著城市在建設(shè)中所形成的檔案資料為基礎(chǔ)進行規(guī)劃的制定。以城市建設(shè)中所進行的舊城區(qū)改造為例，如果缺乏有效的城建檔案作為資料借鑒，那么就會增加舊城區(qū)改造工作的難度。同樣的，具有系統(tǒng)與可靠的城建檔案資料對城市建設(shè)以及城市管理也有著重要的作用。以地下管線工程為例，如果在城市建設(shè)中不注意地下管線檔案的管理，就會加大地下管線管網(wǎng)普查的工作難度，甚至?xí)o地下管網(wǎng)管理帶來不必要的麻煩。

2、城建檔案在人們生活與工作秩序方面的作用

城建檔案不止對城市規(guī)劃以及城市建設(shè)等政府管理產(chǎn)生影響，同樣的也對人們的日常生活與工作產(chǎn)生不可低估的影響。對于人們來說，人們的日常生活工作離不開水、電、通信、住房以及交通等等基礎(chǔ)設(shè)施，確保這些基礎(chǔ)設(shè)施檔案的完整性與系統(tǒng)性，對保證人們?nèi)粘９ぷ魃畹恼＿\行有著不可取代的作用。

3、城建檔案在防災(zāi)抗災(zāi)方面的作用

對于城市管理來說，不可避免的會出現(xiàn)地震之類的自然災(zāi)害。在汶川地震中，四川災(zāi)區(qū)的城建檔案管理部門就極好的發(fā)揮了城建檔案在救災(zāi)方面的作用。除此以外，城建檔案在防災(zāi)方面所具有的作用也是不可取代的。

這是由城建檔案本身作為城市規(guī)劃與城市基礎(chǔ)建設(shè)的歷史記錄資料的本質(zhì)所決定的。除此以外，城建檔案本身也是重要的科研資料，城建檔案不僅僅能為城市建設(shè)、城市管理以及城市規(guī)劃等等提供必要的科研資料，更為城市科學(xué)的理論研究與實踐應(yīng)用提供重要的基礎(chǔ)性資料。

二、目前城建檔案管理存在的一些難點問題

1、缺乏檔案意識，無法及時準(zhǔn)確建檔

在城市建設(shè)如此快速發(fā)展的今天，我們的城建檔案管理部門，嚴(yán)重缺乏城建檔案的管理意識，對城建檔案管理不夠重視，在加上缺乏專業(yè)檔案管理人員，建檔不及時、資料收集不全面、編排維護不到位，甚至根本就不建檔，工作往往就是走走形式而已，應(yīng)付差事罷了，嚴(yán)重的影響了城建檔案管理工作的順利進行，結(jié)果會給城市的發(fā)展帶來不可估量的危害。

2、管理方式、技術(shù)陳舊落后，缺乏系統(tǒng)性

現(xiàn)在許多城市的城建檔案管理部門，還都是一些陳舊的管理模式，都是舊體制留下的一些制度，管理技術(shù)基本還停留在紙質(zhì)實體進檔，雖然也開始使用計算機管理，但管理的模式依然還是傳統(tǒng)的，對知識的占有、信息的轉(zhuǎn)化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎(chǔ)上，不適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展及社會對其新的需求。本來就沒有系統(tǒng)的管理模式，再加上技術(shù)的落后，導(dǎo)致在城建檔案管理十分混亂。

3、檔案管理人員缺乏專業(yè)管理技能、自身素質(zhì)低

目前的城建檔案管理人員，大都是以前從一些其它崗位上，由于一些原因，而進到這個部門工作的，本身專業(yè)素質(zhì)低、技能差，對檔案管理知識知之甚少，責(zé)任心不強等，在這管理已經(jīng)走向電子信息管理時代的今天，他們是根本無法適應(yīng)如此快速發(fā)展的需要，大大阻礙了城建檔案工作的順利發(fā)展。

4、管理人員斷檔、缺失嚴(yán)重

城建檔案管理工作本身固有的特點，是現(xiàn)如今年輕人都無法喜歡和選擇的。首先，工作重復(fù)性勞動極高，勞動強度過大;其次收集資料、建檔整理這樣的性質(zhì)工作特別枯燥、、忙心、繁瑣;再有就是這事職業(yè)病高發(fā)的工作，其工作特點極易引發(fā)腰椎、頸椎疾病。這樣的工作基本沒有人愿意干，老的員工退休的退休、轉(zhuǎn)行的轉(zhuǎn)行，留下了的很少，而且沒有工作熱情。大學(xué)生都覺得這樣工作沒有激情、沒有創(chuàng)造、沒有發(fā)展都不愿意選擇這工作，人員缺失、斷檔也就成為這工作一個普遍的現(xiàn)象。

5、城建檔案管理相應(yīng)的法律法規(guī)不夠完善

國家近些年相繼頒布了一些城建檔案管理方面的法律法規(guī)，也對其管理發(fā)展起到了積極的推動作用，但是這還遠遠不夠。從大局統(tǒng)一的角度看，我們還沒有真正的形成完整的管理體系，中央與地方法規(guī)不一致;城建檔案法規(guī)與建設(shè)行業(yè)以及文書檔案相關(guān)法規(guī)的銜接與配套方面存在一定的沖突及矛盾;城建檔案工作現(xiàn)已經(jīng)成為全國規(guī)模的事業(yè)體系，但是其在立法方面卻非常緩慢，無法跟上工作發(fā)展的需要。

三、加強城建檔案管理的對策與建議

1、以思想為根本，高度重視城建檔案管理

想要加強城建檔案管理，就需要在思想上高度重視城建檔案管理工作。城建檔案管理需要從長期謀略和監(jiān)督檢查兩方面做好。對于長期謀略，首先需要在高度重視的基礎(chǔ)，將檔案管理與城市建設(shè)相融合，共同謀略、共同發(fā)展，讓城市建設(shè)工作做到日益完善的同時檔案管理工作也能夠盡量完善化。做好這方面的工作城建檔案管理部門需要制定相應(yīng)的工作計劃，以此確保在城建檔案管理工作中能夠得到有效地保障。對于監(jiān)督檢查，它是工作落實的前提，監(jiān)督檢查應(yīng)該歸納于整體部門的考核體系，以科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度考核工作人員的績效，對優(yōu)秀的員工進行物質(zhì)上和精神上的獎勵與鼓舞，讓他們能夠充分地激發(fā)出工作的積極性與創(chuàng)新性。

2、加快新技術(shù)應(yīng)用、創(chuàng)新管理

社會的發(fā)展已近進入高科技信息化時代，各行各業(yè)都在加大高科技的投入和應(yīng)用，不但提高了工作效率，也提高經(jīng)濟效益。我們已經(jīng)落后的城建檔案管理工作如今更要就快我們的步伐，對傳統(tǒng)的管理模式進行優(yōu)化制定大膽、創(chuàng)新管理模式，果斷的加大各方面的投入，從人員的配備、設(shè)備的更新、網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)等不斷的完善，堅持‘用戶為中心’的原則，應(yīng)用先進的檔案管理技術(shù)，從內(nèi)容、形式上實現(xiàn)完全不同與以往的主動服務(wù)。

3、加強隊伍建設(shè)、提高專業(yè)技能

領(lǐng)導(dǎo)的重視、創(chuàng)新的管理，還需要過硬的隊伍。城建檔案管理工作從內(nèi)容、方式方法直到技術(shù)都在改變，這樣不斷的變化對管理人員的各項要求就在不斷的提高，要想打造一支過得硬的管理隊伍，我們要做好以下幾點:

(1)制定完善的培訓(xùn)制度，‘走出去、請進來’相結(jié)合，快速的提高我們管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能;(2)強化服務(wù)意識，注重職業(yè)道德培養(yǎng);(3)提高管理人員各項待遇，留住管理人才;(4)積極招入專業(yè)的技術(shù)人才，管理人員合理配置，明確分工、各盡其責(zé)。

4、加強橫向聯(lián)合、適時維護更新、充分開發(fā)利用

城建檔案對城市發(fā)展的作用是至關(guān)重要的，想關(guān)單位都要積極的行動起來，主動配合，提供準(zhǔn)確、全面、真實的資料，這樣才會使城建檔案資料才能夠更好的得到利用;再有相關(guān)單位之間相互聯(lián)手，統(tǒng)一合作、真正實現(xiàn)資源共享，為城建檔案資料的交流提供可靠便捷的平臺。

5、加快完善和健全城建檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)

從中央到地方，各級城建檔案管理部門，都要以中央出臺的對城建檔案管理的政策為主導(dǎo)，加快完善和健全其相關(guān)的法律法規(guī)。積極做好各項工作的規(guī)劃，組織相關(guān)各級人員認(rèn)真學(xué)習(xí)，在實際工作中全面落實，逐步的把城建檔案管理納入法制的軌道上。

6、做好城建檔案管理工作的監(jiān)督

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我國技工教育承擔(dān)著培養(yǎng)和造就一支專業(yè)技能強、技術(shù)過硬的工人隊伍的光榮使命，它在我國國民經(jīng)濟發(fā)展中具有十分重要的作用。由于技工學(xué)校的教育不同于大學(xué)、中專的教育，更不同于普通中學(xué)的教育，技工學(xué)校的學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)過程中，既要學(xué)會一定的技術(shù)理論知識，又要掌握一定的實際操作技術(shù)，這是技工學(xué)校區(qū)別于其他類型學(xué)校的一個重要標(biāo)志。它有著自身的規(guī)律和特點，因此，我們要不斷總結(jié)經(jīng)驗，從工作實踐中探索適合技工學(xué)校的檔案管理模式，科學(xué)有效地管理學(xué)校檔案資料，為日后查考、借鑒和充分利用檔案做好基礎(chǔ)工作。學(xué)校檔案工作是指學(xué)校檔案室從事的一項檔案專業(yè)的業(yè)務(wù)管理工作，即用檔案管理的原則和科學(xué)方法管理學(xué)校日常工作中產(chǎn)生的檔案，為黨和國家及學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展提供借鑒和參考作用的專業(yè)性工作。檔案工作的基本內(nèi)容主要包括：對檔案的收集、整理、鑒定、編目與檢索、保管、統(tǒng)計、編研和利用工作。檔案工作是由相對穩(wěn)定的各個環(huán)節(jié)工作組成的有機整體，各個環(huán)節(jié)工作之間互相制約，互相促進，應(yīng)該嚴(yán)格遵循各個環(huán)節(jié)之間相互關(guān)系的規(guī)律性，科學(xué)規(guī)范地開展檔案管理工作，不能以人的主觀意識隨意破壞或改變各個環(huán)節(jié)的程序。從其工作特點說：檔案管理與其他文獻及圖書管理有相同和近似的特點，都具有對信息的儲蓄、加工、輸入、輸出的傳輸信息的控制系統(tǒng)。但是檔案工作又有獨有的特點：

（1）檔案資源形成和積累過程的緩慢性。

（2）檔案管理活動過程的階段性。

（3）檔案管理對檔案形成部門的依附性。

（4）檔案的保密性、對社會的相對封閉性。

2.檔案的定義及技工學(xué)校檔案的內(nèi)容

檔案是機關(guān)、組織和個人社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件。技工學(xué)校檔案是學(xué)校在教育、教學(xué)和科研實踐活動中的原始記錄。它客觀地反映著學(xué)校教育教學(xué)工作的歷史發(fā)展過程，又是學(xué)校廣大教師在教育教學(xué)實踐活動中的智慧結(jié)晶，它的主要內(nèi)容包括學(xué)校的文件資料管理、校園文化教育建設(shè)、教學(xué)科研成果、技能實訓(xùn)考核、招生入學(xué)和學(xué)籍管理、畢業(yè)就業(yè)管理、財務(wù)賬目管理、國資財產(chǎn)管理、教學(xué)設(shè)備管理及職業(yè)技能培訓(xùn)、技能等級鑒定、特種作業(yè)安全培訓(xùn)和測評考務(wù)管理等方面的實踐過程中、形成的大量檔案資料。

二、學(xué)校檔案以教學(xué)、教務(wù)檔案為重點管理

1.學(xué)校教學(xué)檔案的重要性

主要表現(xiàn)在學(xué)校教學(xué)檔案管理是學(xué)校教學(xué)管理的重要組成部分，它反映著學(xué)校工作的歷史發(fā)展過程，同時又是教學(xué)工作的信息庫。做好這項工作，便于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)了解學(xué)校面貌，了解各屆、各班的教學(xué)質(zhì)量，掌握學(xué)校歷史發(fā)展進程中各種重大措施及其落實情況，掌握教師和學(xué)生學(xué)習(xí)情況的各種數(shù)據(jù)。這些原始檔案材料是學(xué)校做出決策，制定規(guī)劃，科學(xué)管理教學(xué)的重要依據(jù)；也是學(xué)校總結(jié)經(jīng)驗、吸取教訓(xùn)、進行教學(xué)研究、提高學(xué)校管理水平的重要基礎(chǔ)材料。

2.教學(xué)檔案的基本內(nèi)容

包括國家及上級主管部門的條例、法令、文件，各項教學(xué)計劃，各種教學(xué)大綱，以及本校歷年的教學(xué)進程計劃、總課表、學(xué)期授課計劃、教師進修計劃、教學(xué)質(zhì)量提高計劃、課外活動計劃、各種教務(wù)行政統(tǒng)計資料、教學(xué)工作總結(jié)、各班成績統(tǒng)計匯編、試卷分析報告、試題匯編、學(xué)?？记诓牧?、升級、留級、試讀情況記載、教師逐年工作量匯總表等。

3.學(xué)校教務(wù)檔案：

包括以下幾個方面內(nèi)容：

（1）學(xué)生名冊。其中包括學(xué)生的姓名、性別、年齡、民族、家庭出身、政治面貌、家庭地址、入學(xué)成績、畢業(yè)分配情況等內(nèi)容。必須每班一冊，每冊第一頁要有綜合性材料。

（2）學(xué)生學(xué)籍檔案。每個學(xué)生應(yīng)有戶頭，記載該生基本情況，其中包括學(xué)習(xí)情況、獎懲情況、學(xué)籍登記情況以及畢業(yè)生登記表等。

（3）教師業(yè)務(wù)檔案。包括教師基本情況、來校時間、歷年任課情況、教學(xué)效果、科研及科研成果、歷年進修計劃考核情況、技術(shù)職稱的晉升記錄，及編寫教材、教學(xué)參考資料的記錄等。

（4）教學(xué)改革方面的有關(guān)資料。包括學(xué)校各種教學(xué)改革方案、改革經(jīng)驗及教育教學(xué)科研工作總結(jié)等。

三、計算機的應(yīng)用對學(xué)校檔案工作的影響

1.加強技工學(xué)校檔案現(xiàn)代化基礎(chǔ)建設(shè)

我校近年來在信息化技術(shù)普及中，計算機應(yīng)用到各部門的日常工作中。政府加大對技工學(xué)校教育、教學(xué)基礎(chǔ)建設(shè)的投入力度，分別新建并投入使用多媒體教學(xué)、數(shù)控車床實訓(xùn)、數(shù)控機電實訓(xùn)及計算機辦公自動化等教學(xué)設(shè)備。學(xué)校財務(wù)管理、技能創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)、職業(yè)鑒定、特種作業(yè)安全培訓(xùn)等部門先后與上級業(yè)務(wù)部門建立互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，使學(xué)校的教育質(zhì)量和工作效率得到極大的提高。同時，有很多部門的文件在計算機上產(chǎn)生，在網(wǎng)絡(luò)上進行處理，因此，產(chǎn)生大量電子文件。經(jīng)過檔案人員的收集、整理、鑒定、著錄等歸檔的各環(huán)節(jié)工作，形成日后具有重要參考價值和憑證作用的電子信息檔案。

2.提高學(xué)校檔案管理工作效率

進行現(xiàn)代化管理的不斷改進和創(chuàng)新，使檔案工作的效率得到全面提高。在檔案管理工作實踐中，先進的檔案管理技術(shù)模式與傳統(tǒng)的手工管理技術(shù)模式無法比擬的優(yōu)越性被充分體現(xiàn)出來，如檢索目錄迅速、查找檔案便捷、可靠性高、存儲量大、保密性強、檔案壽命長、成本低廉等。這些優(yōu)勢能極大地提高檔案管理工作效率及檔案利用工作的水平，也是檔案專業(yè)部門科學(xué)化、正規(guī)化管理，與世界先進的檔案科學(xué)管理技術(shù)接軌的重要條件；同時，也是擺在我們新時期檔案工作者面前新的研究課題。我們要不斷充實專業(yè)知識，用積極的工作態(tài)度滿足新時期檔案管理工作的新要求。

四、做好電子文件的保管工作和加強學(xué)校檔案工作的對策及建議

電子文件作為未來社會現(xiàn)行文件的主要形式，同時也是今后檔案部門接收的主要文件類型。做好電子文件的保管工作，對其長期保存和充分利用、延續(xù)數(shù)字時代人類的記憶有著重要的作用。下面談幾點做好學(xué)校檔案工作的建議想法及對策：

1.做好電子文件歸檔的技術(shù)處理工作

認(rèn)真貫徹實施電子文件科學(xué)管理戰(zhàn)略。做好新型文件材料的歸檔工作是形勢所迫，這就要求檔案人員必須深入到現(xiàn)行文件領(lǐng)域中，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行科學(xué)指導(dǎo)，保護電子文件的原始記錄信息。同時，還要了解并記錄文件信息重新組合形式的詳細過程。采用先進的信息技術(shù)處理方法，將歸檔電子檔案管理好。

篇5

如今，大多數(shù)檔案管理機構(gòu)或部門紛紛遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的基本原則，通過集中管理模式開展一系列檔案管理工作。盡管該檔案管理模式具備強制性的推動力，可促進檔案管理人員貫徹、執(zhí)行各項指令，但管理鏈條過長，各個層級之間的溝通不暢，檔案管理面臨的工作思路滯后、制度弱化、忽視信息化建設(shè)、人員業(yè)務(wù)技能水平偏低等問題越來越突出，急需采取行之有效的措施改革檔案管理模式。

一、建立彈性工作思路，提升檔案管理效率

盡管集中式管理模式是檔案管理的主要方式，且該模式能推動檔案管理部門合理安排、部署，但管理交叉、權(quán)力過于集中、相互推諉扯皮等現(xiàn)象嚴(yán)重阻礙檔案管理效率，這與現(xiàn)行檔案管理模式陳舊、檔案管理不被重視等有莫大的關(guān)聯(lián)。為此，檔案管理機構(gòu)及人員應(yīng)勇于打破固封的管理格局，科學(xué)清理各級檔案管理部門之間的權(quán)力界限，盡早建立彈性的檔案管理工作思路，并適當(dāng)下放檔案管理的整理、接轉(zhuǎn)、保存等權(quán)力，從而使檔案管理人員充分發(fā)揮職能作用，為改革檔案管理模式、提升檔案管理效率奠定堅實基礎(chǔ)。

二、通過職能強化制度，加快管理體制改革

檔案信息資源的整合與統(tǒng)一集中管理是檔案部門履行職責(zé)的基礎(chǔ)所在，所以檔案部門應(yīng)強化職能，進一步建立健全檔案管理制度，將檔案的收集制度、移交制度、動態(tài)管理制度等均納入檔案管理環(huán)節(jié)，以便將檔案管理的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。當(dāng)前，檔案管理處于社會轉(zhuǎn)型與經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)軌的關(guān)鍵時期，以往傳統(tǒng)的職能定位、管理體制以及方式等很難與市場經(jīng)濟發(fā)展需求相適應(yīng)，這是改革檔案管理模式的障礙。為此，檔案管理體制也需嚴(yán)格遵循改革思路，基于遵守國家檔案法律法規(guī)的前提自覺、自主地落實檔案管理工作，而不能一味依賴國家行政管理機關(guān)的強制治理手段。同時，檔案行政管理機關(guān)也需加快改革步伐，主要通過法律手段宏觀監(jiān)控各級檔案管理行為，并為檔案管理工作的開展提供更多業(yè)務(wù)指導(dǎo)與標(biāo)準(zhǔn)，推動檔案管理部門改革管理模式，優(yōu)化檔案管理工作。

三、不斷加強信息建設(shè)，建立檔案管理系統(tǒng)

當(dāng)今社會，信息化是一大趨勢，它使檔案管理模式改革有了新要求，即盡可能通過當(dāng)代新的科技成果及管理手段實現(xiàn)信息化檔案管理，與此同時，在加強檔案信息化建設(shè)的同時應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)國家的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，按照自身發(fā)展特點及實際情況制定內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)體系，通過專用的網(wǎng)絡(luò)向大眾傳播檔案中豐富的信息數(shù)字資源。隨著檔案材料越來越多，整理檔案的難度越來越大，有必要建立相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，而信息技術(shù)的發(fā)展也為優(yōu)化檔案管理方式、改革檔案管理模式提供了強有力的技術(shù)支撐。在實踐中，檔案管理人員應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、管理系統(tǒng)等軟件采集信息、整合資源，集成檔案管理的流程，通過科學(xué)使用信息技術(shù)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理平臺上檔案征集、整理、歸檔、保存等工作環(huán)節(jié)的有序集成。應(yīng)用信息化技術(shù)還能永久保存重要的檔案資料，大大延長完好保管檔案的年限?；诰W(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通，檔案管理還能打破地域限制，合理共享檔案資料，并依托檔案信息化管理強大的服務(wù)平臺，減少檔案人員配備，節(jié)約人力成本。但檔案信息化建設(shè)尚處于起步階段，重視度不夠、經(jīng)費不足、人才匱乏等問題接踵而來，需要檔案管理堅持引用信息化技術(shù)，不斷完善檔案管理系統(tǒng)，以推進檔案管理模式的深化改革。

四、檔案管理人員注重練就高水平業(yè)務(wù)技能

經(jīng)濟與社會的快速發(fā)展給檔案管理人員提出了新的、更高的要求，且檔案管理質(zhì)量的優(yōu)劣與檔案工作人員素質(zhì)水平的高低有直接關(guān)聯(lián)。因此，新時期的檔案管理人員務(wù)必要堅持與時俱進，努力解放思想、提高自身素質(zhì)水平，訓(xùn)練自身形成良好的職業(yè)道德、較強的思想政治素質(zhì)、強烈的責(zé)任感等，以更好地適應(yīng)檔案事業(yè)在新時期的新要求。當(dāng)然，檔案管理不僅是一項管理服務(wù)性工作，還是一項業(yè)務(wù)性工作，要求檔案人員不僅業(yè)務(wù)功底要扎實，還需具備較強的服務(wù)意識與管理能力。如檔案人員應(yīng)充分掌握計算機知識，以有效管理和控制檔案信息的數(shù)字化、電子化；迅速地、有效地收集信息，并完整保護信息，及時為使用者提供準(zhǔn)確的檔案信息，幫助他們用最短的時間找尋自己需要的信息，從而提高檔案信息使用率。因此，新時期的每一名檔案管理人員都應(yīng)堅持完善服務(wù)手段，在學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識的同時學(xué)習(xí)先進的新技術(shù)，注重編制檢索工具，完善檔案信息檢索系統(tǒng)，提高檔案的利用率，致力于在業(yè)務(wù)創(chuàng)新方面取得更大的突破，為深化檔案管理模式改革提供可靠的人才保障。

五、結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，經(jīng)濟全球化步伐不斷加快，改革檔案管理模式在成為時代使命的同時也獲得了有利的條件，檔案管理工作者不能因問題或困難就停滯不前，而應(yīng)在實踐中不斷改革工作思路、創(chuàng)造工作動力、謀求發(fā)展空間，為檔案管理模式改革提供強大的支撐與助力，促進檔案事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。

【參考文獻】

[1]白亞欣.檔案管理模式改革順應(yīng)時展要求[J].黑龍江史志，2014（09）：127.

篇6

在開展交通部門檔案管理過程中，其工作水平的高低直接影響到交通事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。為此，檔案人員需要不斷加強交通檔案管理力度，提升檔案管理的工作效率，確保交通管理工作正常、有序開展，以及時緩解交通行業(yè)檔案管理中存在的不足，提高交通行業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益。下面結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗，著重就交通檔案管理中常見問題及解決措施進行了研究。

1、交通檔案管理的必要性

目前，隨著我國交通行業(yè)的不斷發(fā)展，從而給檔案管理工作帶來了一些改革與創(chuàng)新。交通檔案管理是社會生活中不可缺少的部分，對確保交通管理工作的正常開展和維護社會的穩(wěn)定進行起到關(guān)鍵性的作用。在交通檔案管理當(dāng)中，我們要遵循國家“統(tǒng)一管理、分級負責(zé)的”統(tǒng)一管理原則，在國家檔案行政管理部門的組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)下，我們不僅要執(zhí)行交通行業(yè)檔案管理的制度，又要接受當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門的監(jiān)督與管理。交通行業(yè)開展檔案管理工作具有以下幾個方面的意義：（1）確保交通檔案管理的順利開展，對交通部門的相關(guān)工作起到協(xié)調(diào)的作用。交通檔案管理工作順利完成后，能夠在相一時間內(nèi)完成更多的工作量，這樣可以大幅度地提高管理工作效率，提高交通行業(yè)的經(jīng)濟效益。（2）交通檔案管理的有序開展，能夠提高人們的就業(yè)率，促進交通行業(yè)的持續(xù)發(fā)展。總之，伴隨著交通檔案管理工作的不斷發(fā)展和進步，企業(yè)對專業(yè)人員提出了更高的要求，這樣有利于促進檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，以滿足時展的需求，以培養(yǎng)出更多專業(yè)檔案管理人才，促進社會更好、更快發(fā)展。

2、交通檔案管理中常見問題分析

隨著人們的生活質(zhì)量的提高，人們對于車輛的需求量不斷增加。車輛的增加和缺乏經(jīng)驗的駕駛?cè)藛T數(shù)量的遞增，引起了許多交通堵塞問題，進而產(chǎn)生了較多的交通檔案，這大大增加了交通檔案管理的力度。因此，為了解決以上問題，我們應(yīng)采用科學(xué)合理的管理措施。目前來說，在我國交通檔案管理過程中，仍然存在著以下幾個方面的問題：

2.1人員信息銜接性不足，紙質(zhì)檔案工作量大。

隨著交通事業(yè)的迅速發(fā)展，交通部門的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備仍然較為落后，從而造成大量陳舊紙質(zhì)檔案的出現(xiàn)，由于存放的時間過長，檔案記錄的信息大部分已經(jīng)變得模糊了，且由于過去沒有詳細地記錄好檔案空間的有限記錄，且都是通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)錄到電腦中方式進行電子文檔的儲存，這樣的工作將會消耗大量人力和時間，從而給電子檔案的完善與發(fā)展帶來了較大的阻礙。

2.2檔案管理人員的整體素質(zhì)較差。

在交通檔案管理工作中，有些檔案管理人員沒有認(rèn)識到自身工作的重要性，總是認(rèn)為自己是一個小小的資料保管員而已，不重視檔案管理工作，這種錯誤的觀念導(dǎo)致他們在實際的工作當(dāng)中缺乏一定的嚴(yán)謹(jǐn)性，進而造成一些檔案信息丟失事件的出現(xiàn)。

2.3檔案管理不夠規(guī)范，實際檢索效果差。

目前來說，在大部分交通檔案管理工作中，仍然存在管理不規(guī)范的現(xiàn)象，同時檔案管理部門沒有建立完善的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致檔案管理人員沒有按照相關(guān)的規(guī)范要求進行檔案的保存和記錄，加上一些檢索工具缺乏一定的精度，檢索效果達不到要求。例如，在檔案中明明顯示了個人的檔案信息，但是利用檢索工具進行檢索時即顯示不出來，這樣不方便人們對檔案的使用，同時，還存在搜索方式設(shè)計不合理問題，需要到檔案存放的地方才能查找到檔案值，這樣將會浪費了大量的人力和時間，大大地降低了檔案管理工作的質(zhì)量，難以滿足公眾的需求。

2.4電子檔案存放系統(tǒng)設(shè)備差，更新緩慢。

近年來，隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速發(fā)展與進步，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)出現(xiàn)了更新?lián)Q代的局面，在交通行業(yè)檔案管理工作中，經(jīng)濟出現(xiàn)管理系統(tǒng)使用幾年后就難以滿足新的發(fā)展要求。如交通檔案管理系統(tǒng)經(jīng)過幾年的使用后，存在著軟件和硬件配套設(shè)施差，打印、掃描效率低，系統(tǒng)軟件不能及時得到升級等漏洞，從而造成檔案在使用的過程中不難直接錄入和上網(wǎng)，大大降低了檔案管理工作的效率。

3、做好交通檔案管理工作的建議

根據(jù)以上交通檔案管理中常見問題分析，這些問題將大大降低了檔案管理工作效率，因此，我們有必要采取一些針對性的解決措施，以提升檔案管理的工作效率，以滿足人們的使用需求。具體的措施如下：

3.1建立完善、規(guī)范的檔案管理體系。

古人說：“無規(guī)矩不成方圓”，任何一種管理活動都不能隨意開展，一般是在完善的計劃方案的指導(dǎo)下進行的，交通檔案的管理也不例外。在交通檔案管理的過程中，我們需要建立完善、規(guī)范的管理體系。在檔案管理工作中，要建立一個統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，對交通各層部門進行自上而下的監(jiān)管，如對交通部門的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員進行管理，使他們充分認(rèn)識到檔案的管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，掌握好系統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容和管理行為的規(guī)范性

3.2要不斷提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。

在交通檔案管理時，我們應(yīng)加強對檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，同時引進一些先進的管理技術(shù)，提高管理人員的水平。同時通過專業(yè)技能考核方法，提高檔案管理人員的工作積極性，使他們長期保持一種積極工作的狀態(tài)。

3.3加強交通檔案的信息化管理。

在檔案管理過程中，交通部門應(yīng)引進先進的計算機技術(shù)，將檔案信息全部錄入到計算機系統(tǒng)當(dāng)中，通過計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實施檔案管理，使得檢索設(shè)備及時、迅速地檢測出檔案信息，實現(xiàn)檔案管理由查詢業(yè)務(wù)向信息化管理的轉(zhuǎn)變。促進人機的完美結(jié)合，實現(xiàn)交通檔案自動化管理目標(biāo)，提高檔案管理工作的效率，促進交通事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

3.4完善交通行業(yè)配套設(shè)施。

隨著我國交通事業(yè)也隨之得到了迅速發(fā)展，檔案數(shù)量不斷增多，人們對檔案管理提出了更高的要求。然而，我國交通行業(yè)在配套設(shè)施方面仍存在許多問題。

4、結(jié)語

總之，隨著我國交通事業(yè)的持續(xù)發(fā)展，給交通部門的工作帶來一些機遇和挑戰(zhàn)，同時對檔案管理的工作人員的要求越來越高。因此，我們有必要做好交通檔案管理工作，善于總結(jié)和研究檔案管理工作中存在的難題，不斷完善檔案的管理工作，促進交通行業(yè)的長久發(fā)展。

篇7

1.檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理現(xiàn)代化的意識不強

當(dāng)前，我們正走向檔案管理現(xiàn)代化的進程中。但是，由于社會上對“檔案”的作用和概念，熟知者甚少，對檔案管理的意識相當(dāng)薄弱，甚至某些領(lǐng)導(dǎo)對為何與如何加強檔案工作的現(xiàn)代化認(rèn)識不足，導(dǎo)致了許多單位的檔案工作仍舊沿用傳統(tǒng)的工作方法。由此可見，這嚴(yán)重的影響檔案管理的現(xiàn)代化進程，降低了工作效率。

1.2現(xiàn)代化的人才不足

要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，跟上時代的步伐，前提是人才現(xiàn)代化。但是縱觀當(dāng)前人員現(xiàn)狀，在許多企業(yè)、事業(yè)單位、機關(guān)的檔案管理人員、文書人員，大多數(shù)還只是停留在收發(fā)與查找的階段，缺乏現(xiàn)代化管理的基本知識，也沒有具備現(xiàn)代化設(shè)備操作的技能。

1.3基礎(chǔ)工作太差

檔案管理要走上現(xiàn)代化的道路的前提是檔案工作基礎(chǔ)必須要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。目前事業(yè)單位、企業(yè)、機關(guān)的檔案工作管理仍舊存在著很多的問題：許多部門未能按國家檔案局制定的標(biāo)準(zhǔn)進行規(guī)范的操作。大量的案卷質(zhì)量含量不高 ，有的企業(yè)甚至缺乏完整的檢索工具。

1.4網(wǎng)絡(luò)安全隱患

現(xiàn)在許多的檔案都會在網(wǎng)絡(luò)上傳輸，這樣做方便、快捷，而且省去了在途中丟失和傳輸時間長的麻煩。但是，這同時也引發(fā)了一個重要的問題，那就是網(wǎng)絡(luò)存在著許多的黑客、病毒等等會竊取檔案資料。造成檔案資料的泄漏，檔案的丟失，或者是檔案被人任意篡改的危險。

1.5電子檔案管理過程中的問題

檔案信息安全性主要涉及到傳輸安全性和檔案信息載體安全性。載體安全性主要指存儲介質(zhì)對信息安全的影響。電子檔案通常以光盤、U盤為載體,這類載體成分復(fù)雜，性能不穩(wěn)定，常常會出現(xiàn)檔案失真的問題。而且它們對溫度防機械損傷、環(huán)境、濕度、防磁等條件要求比較高，一不小心就會損壞和變質(zhì)，保存年限也低于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。傳輸安全性指的是網(wǎng)絡(luò)的安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案能實現(xiàn)更大范圍內(nèi)的資源共享，但有利必有弊，不勝防的計算機病毒無和孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客也給電子檔案管理帶來了極大的安全隱患。

2.檔案管理問題的建議

2.1堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路

法制化是做好檔案管理工作的一項重要的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作必須以依法治檔作為根本，落實好檔案管理制度化。要走到檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化的時代，需要的是檔案種類和載體的多樣化，這決定了檔案管理方式要不斷的革新，只有堅持與時俱進，符合時代要求，才能夠適應(yīng)好新形勢，開創(chuàng)企事業(yè)檔案管理工作的一個全新的局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路

2.2實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進一步的發(fā)展，對如何做好檔案管理工作新的挑戰(zhàn)逐漸的被提出了，只有正視并切實的接受這個挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代管理技術(shù)有機的結(jié)合起來，檔案管理工作才能走上有前景的發(fā)展軌道上。檔案管理是一門專業(yè)性比較強的工作，要求檔案管理人員具備檔案管理者應(yīng)具備服務(wù)意識，同時也要求掌握現(xiàn)代化的管理技能。檔案匯集了大量的指示性資料，也記載了許多豐富的信息，成為一種及其豐富的信息總匯和信息資源。但檔案的整理工作有繁瑣的東西，勞動強度大，重復(fù)勞動多。而且如果使用計算機等現(xiàn)代化方式去整理復(fù)雜的檔案信息，就可以收到了事半功倍的效果，提高工作效率。在高科技情況下，檔案管理又可按照文件形成先后的順序進行排列打印，既可以降低因為人為因素導(dǎo)致文件歸檔工作中的影響，又可以發(fā)揮計算機的管理的優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。

2.3提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員是檔案工作的直接負責(zé)人員，所以，檔案管理人員對不僅對整個的檔案工作管理甚至是企事業(yè)單位的發(fā)展都起著舉足輕重的作用。要注意加強好干部檔案工作隊伍的建設(shè)，選擇作風(fēng)正派、責(zé)任心強的、政治上可靠的員工從事檔案工作的管理工作，更要時刻的注意對他們思想教育的培養(yǎng)，定時的關(guān)心他們工作和生活，充分的發(fā)揮好他們工作的積極性、創(chuàng)造性。檔案管理的做的成功與否，在很大的程度上取決于負責(zé)的檔案工作人員。作為一個合格的檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平修養(yǎng)的提高，通過自學(xué)或者是參加培訓(xùn)等方式，熟悉與掌握各個檔案工作的各個環(huán)節(jié)，與工作的最基本要求，努力的掌握科學(xué)管理的方法和原則，提高管理的工作效率，提高檔案的質(zhì)量。積極的探索新的、有效的現(xiàn)代管理模式，使檔案工作能夠更實用、更科學(xué)，為不斷發(fā)展進步的社會提供更有利的資源。

2.4加強電子檔案的保管與數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作

電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，存儲介質(zhì)易受溫度、濕度、細菌、磁場等因素的影響，電子文件本身還很容易受到電腦黑客、計算機病毒的破壞，所以，檔案管理必須要建造一個檔案柜、專用庫房來存放電子檔案，配備專業(yè)的電子檔案機房與安全性較強的電腦設(shè)備。盡量使用一次性的寫入光盤，因為一次性的光盤比硬盤、磁帶、磁盤等具有更好的穩(wěn)定性，而且又只有只讀性，可以避免修改。保持良好的濕度和溫度,并能同時滿足防塵、防蟲、避光、甚至是強烈震動和防機械磨損等條件。要幾十的進行文檔耳朵備份，備份技術(shù)也是是一種安全技術(shù)，是確保電子檔案信息不丟失的一個非常重要的技術(shù)方法。備份對象主要為照片音頻、視頻、文書等電子檔案與傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化后等文件，最還是實行雙備份制，一份提供借閱，一份封存。針對網(wǎng)絡(luò)的不安全性，要建立恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份和，確保關(guān)鍵的信息能夠在計算機與網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以恢復(fù)。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時展要求，要從觀念上更新采取有效措施，時刻的留意研究和總結(jié)出檔案工作中存在的問題與漏洞，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會主義和諧社會建設(shè)。

參考文獻：

[1]劉濤《談?wù)剻n案工作的“有為”與“有位”》[J]，《科技咨詢導(dǎo)報》，2011年第14期。

[2]宋北星，《讓檔案工作插上翅膀》[J]，《航天工業(yè)管理》，2010年第12期。

[3]李多;市場經(jīng)濟下的信用檔案及其管理和利用[D];安徽大學(xué);2009年。

篇8

二、我省城鄉(xiāng)社區(qū)居民健康檔案管理現(xiàn)狀與水平

根據(jù) 2011 年全國第六次人口普查顯示，遼寧省總?cè)丝?4375萬人，其中，城鎮(zhèn)人口占 62.10%；鄉(xiāng)村人口占 37.90%[3]。調(diào)研的 4個城市中，共有社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站 228 個，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院 320 個，分別占全省 53.8％和 32.9％。

1.取得的成績

（1）建檔率較高。通過調(diào)研我們了解到，到 2011 年底，上述四個城市為城鄉(xiāng)居民建立健康檔案達 60.21%，為高血壓、糖尿病等慢性病居民的建檔率為 30.03%。沈陽市 118 家社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機構(gòu)承擔(dān)“健康調(diào)查”任務(wù)，96 家社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站入戶為每位居民建立健康檔案。其中，于洪區(qū)陵西衛(wèi)生服務(wù)站，在全社區(qū) 64983 人口中開展健康檔案管理工作。他們通過義診、入戶走訪、門診、住院患者信息記錄、孕婦產(chǎn)前檢查、兒童體檢、預(yù)防接種等多種途徑，在街道、派出所、防保站等部門協(xié)助下，建立健康檔案 61146 份，建檔率達94.1%；其中，高血壓人數(shù) 11400，建檔率 31.7%；糖尿病人數(shù) 3409，建檔率 56.38%；殘疾人數(shù) 642，建檔率 98.13%。

（2）內(nèi)容豐富。居民健康檔案主要由個人基本信息表、健康體檢表、接診記錄表、居民健康檔案信息卡等組成[4]。個人基本信息除了有居民個人血壓、血糖、身高、體重等信息外，還有既往病史、遺傳病史、生活習(xí)慣(抽煙、喝酒)、家庭成員等記錄。對 18 歲以上的糖尿病、高血壓、精神病以及殘疾人、孕產(chǎn)婦、兒童等有特殊的健康檔案。還有衛(wèi)生服務(wù)站人員對糖尿病、高血壓等慢性病居民合理用藥指導(dǎo)記錄，有為孩子預(yù)防接種、孕產(chǎn)婦定期檢查提醒記錄。

（3）分類管理。健康檔案分為兒童保健、婦女保健、疾病控制和醫(yī)療服務(wù)等檔案。這些衛(wèi)生服務(wù)站將若干份健康檔案進行有機的分類，管理規(guī)范。其中，兒童保健檔案含有出生登記、新生兒疾病篩查、兒童健康體檢、體弱兒童管理等；婦女保健檔案含有婚前保健服務(wù)、婦女病普查、孕產(chǎn)期保健服務(wù)、產(chǎn)前篩查等；疾病控制檔案含有預(yù)防接種、傳染病報告、結(jié)核病防治、艾滋病綜合防治、職業(yè)病報告等；疾病管理檔案含有高血壓病、糖尿病、腫瘤、精神病等管理記錄；醫(yī)療服務(wù)檔案含有門診及住院的診斷與治療、健康體檢資料等。

（4）有數(shù)據(jù)分析。我們在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，四個不同城市的 16 家衛(wèi)生服務(wù)站都有資料分析記錄。兒童計劃免疫“四苗”接種率，2009 年至 2010 年 13 個社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站的 1—6 歲兒童脊灰疫苗、百白破疫苗、麻疹疫苗、卡介苗平均接種率達 90％以上，達到規(guī)定要求。其中，興隆臺區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站對居民健康資料分析詳細，即 2009 年至2010 年婦科病資料統(tǒng)計顯示，生殖道感染性疾病占婦科患病例數(shù)78.67％，宮頸類感染占 65.43％，外陰陰道炎占 25.65％，盆腔炎性疾病占 9.26％，婦科惡性腫瘤檢出率為 1.98／10 萬,子宮脫垂率為1.85％。疾病管理資料分析，高血壓病發(fā)病率為 27.13％,糖尿病發(fā)病率為 5.64％,惡性腫瘤發(fā)病率為 0.95％。

2.建檔質(zhì)量與水平

目前我省相當(dāng)?shù)貐^(qū)質(zhì)量差、水平低，主要表現(xiàn)在以下幾方面。

（1）質(zhì)量不高。目前，城鄉(xiāng)社區(qū)居民健康檔案的建立主要有三種形式。一是衛(wèi)生站人員上門建檔與體檢，這種形式采取的機會并不多。我們調(diào)研組隨衛(wèi)生站人員走訪了一棟居民樓。這 12 戶居民中只有 3 戶人家“放行”，另 9 戶不是家中無人應(yīng)答，就是拒之門外，有的還冷言相對。二是坐等上門形式建檔，即依托居民到衛(wèi)生服務(wù)站就診時建立健康檔案，但由于居民就醫(yī)愿意到大醫(yī)院，也造成衛(wèi)生服務(wù)站檔案覆蓋率較低。三是借助大專院校學(xué)生寒暑假上門建檔，學(xué)生未經(jīng)專門培訓(xùn)，也是影響檔案質(zhì)量的因素[4]。

（2）不能共享。在實地調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)一些居民健康檔案只是一次性輸入，成為只能反映當(dāng)時社區(qū)居民健康狀況的“死檔”，資料并不能及時更新與添加，對慢性疾病的追蹤、隨訪，甚至居民個人進行的體檢以及住院治療等所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)不能及時輸入。與公安、街道、計生、民政等部門的軟件互不兼容，服務(wù)站與居民家庭、服務(wù)站之間、服務(wù)站與大醫(yī)院之間沒有聯(lián)網(wǎng)，不能達到資源共享。

（3）利用率低。各種不同版本的居民健康檔案，特別是各自為政的電子健康檔案管理系統(tǒng)，不但維護費用高，而且利用率低。在調(diào)研中我們看到，有的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站將高血壓疾病管理軟件設(shè)計成動態(tài)管理，專門聘用人員將社區(qū)醫(yī)師追蹤、隨訪的資料添加到該軟件中，而對這項管理的社區(qū)醫(yī)生既不會使用該軟件，也不能很好地利用信息化軟件去分析病情，僅僅作為一種擺設(shè)供上級領(lǐng)導(dǎo)視察與觀摩，使管理與實際相脫離。

三、原因分析

造成城鄉(xiāng)居民健康檔案建檔質(zhì)量不高，不能共享，利用率低的原因很多，歸納起來主要有以下幾種情形。

1.不能雙向交流。居民健康檔案建立僅著眼于歷史數(shù)據(jù)和當(dāng)前數(shù)據(jù)的管理，不能與 Internet 融為一體。健康檔案的管理者和被管理者互相隔離，只能進行有限的調(diào)查和被調(diào)查，居民由于得不到有價值的健康衛(wèi)生信息和有效的基本衛(wèi)生服務(wù)而失去了主動參與的積極性和熱情。

2.信息成為孤島。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站醫(yī)務(wù)人員費盡千辛萬苦，走訪入戶進行檔案信息采集，將這龐大數(shù)據(jù)輸入和整理，才形成居民的健康檔案。而未與當(dāng)?shù)卮筢t(yī)院的醫(yī)療信息系統(tǒng)或體檢信息系統(tǒng)相嵌，居民看病或體檢信息收集不到，造成動態(tài)管理虛設(shè)的尷尬局面。沒有讓居民的健康檔案“活”起來，更沒有使健康檔案發(fā)揮保證居民安全、提高醫(yī)療質(zhì)量、改善健康護理、推進病人康復(fù)的作用。

3.經(jīng)費不到位。衛(wèi)生部明文規(guī)定，2010 年按常住人口人均不低于 15 元的標(biāo)準(zhǔn)進行專項補助，且資金必須?？顚Ｓ?，要求在每年農(nóng)村居民基本公共衛(wèi)生工作開始之前預(yù)撥當(dāng)年經(jīng)費的 70％。我們在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，有的縣區(qū)直到 2011 年 1 月才預(yù)撥了 2010 年經(jīng)費的30％。就是這 30％中也有部分變成了鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級的督導(dǎo)檢查伙食費和勞務(wù)費。

4.保密性不強。居民健康檔案信息包括遺傳病史、既往病史等個人隱私。但目前好多衛(wèi)生服務(wù)站對居民健康檔案的保密做得不夠，健康檔案不密封保存，結(jié)果查詢系統(tǒng)也不鎖定，沒有這方面的規(guī)章制度，任何工作人員都可以隨時查閱，造成居民隱私外露。

四、改進建議

要想扎扎實實地作好城鄉(xiāng)居民健康檔案管理，為居民提供健康服務(wù)，就要在以下幾方面下功夫。

1.提高全民健康檔案意識。通過宣傳使居民認(rèn)識到健康檔案對其健康的重要性和依從性，使之積極配合衛(wèi)生服務(wù)站搞好立檔工作，并及時把自身體檢資料、到醫(yī)院就醫(yī)信息反饋給衛(wèi)生站醫(yī)務(wù)人員。還要提高各級領(lǐng)導(dǎo)對居民健康檔案的意識，使各級領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到居民健康檔案潛在價值，健康檔案是制定衛(wèi)生政策的重要依據(jù)。

2.增加政府投入。為保證居民健康檔案工作的順利進行，應(yīng)加大資金方面的投入。一是對居民健康體檢費用的補助，可結(jié)合城鎮(zhèn)職工醫(yī)療保險和新農(nóng)合給予一定補助。二是對衛(wèi)生站健康檔案工作人員補助，調(diào)動他們的積極性。三是要在設(shè)備上加大投入，要將衛(wèi)生站信息化管理納入發(fā)展規(guī)劃中，依托大醫(yī)院 HlS系統(tǒng)，建立全面、動態(tài)、對接的居民電子健康檔案網(wǎng)絡(luò)。

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關(guān)鍵詞:人事檔案;管理;建議

Key words: personnel files;management;proposal

中圖分類號:G27 文獻標(biāo)識碼:A文章編號:1006-4311(2010)15-0120-01

隨著社會主義經(jīng)濟體制改革的深入,非公有制經(jīng)濟的迅速發(fā)展非公有制經(jīng)濟組織、外資企業(yè)、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道,而與此同時,隨著國有企事業(yè)單位人事制度和大中專畢業(yè)生就業(yè)制度的改革,國有企事業(yè)單位人員由“單位人”變成了“社會人”,大中專畢業(yè)生要面向市場自主擇業(yè),這些變化主要是通過市場機制的作用使國有企事業(yè)單位人員、大中專畢業(yè)生流向非公有制經(jīng)濟組織、外資企業(yè)、社會化中介組織等,而市場化配置人才資源又加快了人才流動的頻率。顯然,傳統(tǒng)人事檔案的利用制度不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源開發(fā)的需要。人事檔案的利用應(yīng)當(dāng)延伸到非公有制經(jīng)濟組織、社會化中介組織甚至外資企業(yè),人事檔案的利用頻率應(yīng)當(dāng)適應(yīng)人才流動的頻率,這是一個具有重大現(xiàn)實意義的問題,下面就人事檔案管理中存在的問題提幾點建議:

①提高檔案管理人員素質(zhì)。人事檔案管理的好壞,在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員,不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質(zhì),加強責(zé)任感,把人事檔案工作看作一項政治工作,在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性,能堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心,減少工作中的失誤和差錯。有了責(zé)任心,才能不厭其煩地去收集材料,才能認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)?才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊,才能將人事檔案材料當(dāng)作一種資源。注重自身專業(yè)水平的提高,通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式,熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求,尤其是對材料的鑒別、分類,更是要了如指掌。努力掌握科學(xué)管理的原則和方法,提高工作效率,提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式,使人事檔案工作更科學(xué)、更實用,為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的人事資源。

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近幾年，醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)通過開展“三好一滿意”“質(zhì)量管理提升年”等活動為契機，大力推進醫(yī)院文化內(nèi)涵建設(shè)，經(jīng)濟效益和社會效益都顯著增長。醫(yī)院檔案管理水平也有了較大程度的提高，但還存在著一些問題，尤其是聲像檔案管理，更是嚴(yán)重滯后于醫(yī)療工作的整體發(fā)展水平，普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影像了醫(yī)院檔案的完整性和聲像檔案的保管及利用。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。

1、資料與方法

1.1資料

醫(yī)院聲像檔案工作目前普遍存在著問題。

1.1.1聲響設(shè)備越來越先進，管理水平卻停滯不前。

隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，醫(yī)院的聲像設(shè)備有了很大改善，一些數(shù)量多，質(zhì)量好，性能先進的聲像設(shè)備在醫(yī)院工作中廣泛使用[1]。但是這些設(shè)備管理較亂，難以充分發(fā)揮作用。有的沒有制定相應(yīng)的聲像設(shè)備管理制度和使用要求，有的存放在科室或個人手中，還有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動，使這些先進的設(shè)備沒有固定的保管人員，得不到有效的保養(yǎng)，不能愛惜，從而損壞嚴(yán)重。

1.1.2醫(yī)院一些重大活動從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，一些聲像資料都是個人的隨意行為，從而使這些資料都在個人手中，久而久之，被刪除或丟失，也造成聲像檔案材料的流失。

1.1.3有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，也有的時間一長，根本記不起這些聲像資料的來源、出處、形成日期、對醫(yī)院工作和歷史發(fā)展的意義，造成一些寶貴檔案資料的流失。

1.2方法

加強醫(yī)院聲像檔案管理的幾點建議。

1.2.1 各級領(lǐng)導(dǎo)的重視更是做好檔案工作的重要保證。

檔案部門要善于抓住機遇，結(jié)合本院中心工作，通過現(xiàn)有檔案特別是聲像檔案生動的利用實例，發(fā)揮檔案的自身宣傳教育作用，提升醫(yī)院形象，使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到聲像檔案能形象、生動、真實的再現(xiàn)歷史原貌，是文書檔案無法替代的，從而真正的從思想上予以重視，以足夠的人力、物力保證聲像檔案工作的順利開展。同時，通過各種手段在全院職工中宣傳《檔案法》和檔案工作，提高職工檔案法規(guī)意識，增強責(zé)任感，營造出一種良好的檔案工作氛圍。

各科室領(lǐng)導(dǎo)的重視更是做好檔案工作的重要保證。如醫(yī)務(wù)科、人事科、宣傳科、設(shè)防科等這些重要的職能部門，往往掌握著許多重要的聲像資料，許多醫(yī)院的檔案都由院辦公室的專職人員管理，而從這幾年的工作經(jīng)驗看，爭取這些部門的大力支持，從而提高全院人員的檔案意識，是做好檔案工作的一項重要措施。

1.2.2 加強管理，制定聲像檔案管理制度，并狠抓落實。

要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，必須制定一個切合實際的管理辦法。醫(yī)院要建立相應(yīng)的管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲響資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一整套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱利用做出明確規(guī)定。在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)制度落到實處，必須明確責(zé)任、依法管理、獎懲分明，做到有章可循，有法必依，使之變成自覺的行動，以確保聲像檔案的歸檔質(zhì)量。

1.2.3 結(jié)合實際，創(chuàng)造條件力求妥善保管。

從長久保護利用考慮，聲像檔案要求恒溫、恒濕、防磁、防震、放光、防火等[2]。而聲像檔案普遍不符合上述要求，短時間都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我們認(rèn)為結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴(yán)格控庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶要定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。第三，在技術(shù)上，應(yīng)做好聲像檔案的錄、復(fù)制與備份，利用永久保存設(shè)備，光盤儲存設(shè)備，確保聲像檔案的安全保管。第四，為最大限度的發(fā)揮檔案的利用價值，注意收集不同時期的播放設(shè)備，特別是淘汰播放設(shè)備，便于聲像檔案的開發(fā)利用，為社會各界服務(wù)。

1.2.4 加強監(jiān)督、分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，醫(yī)院檔案管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度檢查的重要內(nèi)容[3]；針對不同科室現(xiàn)狀，采取不同方式分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高；注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

2、結(jié)果

醫(yī)院檔案室任命專職聲像檔案管理工作人員，對其加大培訓(xùn)力度。檔案室草擬聲像檔案管理規(guī)章制度，由醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)會同各相關(guān)科室，研究修改，形成終稿，試運行。在領(lǐng)導(dǎo)重視下，這就有了組織、制度和人才保證。

對照片檔案，將其保存在溫度140C-240C，相對濕度為40%-60%，并添加必要的防霉劑。

對縮微片，將其置于密封較好的金屬柜中，并用膠帶密封門縫處，對永久保存的膠片檔案，采用密封冷凍的方法延長其壽命。對磁性影像檔案，放在具有抗磁性的金屬盒中，并避免強烈的機械振動，環(huán)境溫度180C左右，溫度變化不超過+30C，相對濕度40%，不允許紫外線直接照射磁性載體。對光盤影像檔案，保存溫度為200C，相對濕度50%左右，并密閉防塵，規(guī)定5年就要檢查一次，如光盤損環(huán)或出現(xiàn)問題，應(yīng)及時拷貝。

在領(lǐng)導(dǎo)重視、聲像工作人員恪守規(guī)章并努力工作下，醫(yī)院收集整理了上千件檔案，并妥善管理，為下一步的有效利用奠定了基礎(chǔ)。

3、討論

本文對本單位的聲像檔案管理工作現(xiàn)狀進行分析，并提出了相應(yīng)的建議。該建議試運行一年，效果良好，醫(yī)院聲像檔案得到統(tǒng)一、有序、妥善地保管，為下一步的有效利用，為院領(lǐng)導(dǎo)的分析決策提供幫助。當(dāng)然在試運行期間，也出現(xiàn)了一些新問題，比如出現(xiàn)了新影像格式，一些存儲方式不易共享，采用高分辨率保存造成數(shù)據(jù)量激增等，今后將對這些問題進一步研究處理。

【參考文獻】