導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理分類，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

檔案具有原始信息記錄的作用，同時這也是檔案的特征，檔案是普遍存在而且具有深刻的意義的社會現(xiàn)象，對人類文化的、歷史的傳承有重要作用，是跟隨人類社會的產(chǎn)生而存在的，人類社會特有的現(xiàn)象，檔案的保存對后世也有很大借鑒意義，因此通過分類、歸納、整理等過程，讓檔案能夠在保管過程中不會丟失信息，而且方便查詢。

1 檔案管理歸檔整理分類現(xiàn)狀

1.1 檔案整理理念有待于進一步提高。針對當前機關(guān)檔案整理仍然基于傳統(tǒng)模式，缺乏一定現(xiàn)代化管理思想作為指導，缺乏一定分類歸檔的思想，尤其處于現(xiàn)代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運用分類思想，才能發(fā)揮出覺得的檔案功能，目前機關(guān)檔案整理工作人員缺乏現(xiàn)代化整理思想，因此傳統(tǒng)機關(guān)檔案整理模式缺乏一定歸檔的規(guī)范性，要求檔案整理的準確性而非規(guī)范性，因此，傳統(tǒng)檔案整理具有一定弊端，需要轉(zhuǎn)變觀念，樹立新思想。

1.2 檔案整理缺乏專業(yè)化。據(jù)調(diào)查表現(xiàn)，當前機關(guān)檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關(guān)專業(yè)，基本上是由機關(guān)內(nèi)部調(diào)整或者其他工作人員崗位調(diào)整而組成的，這樣直接影響其機關(guān)檔案整理工作的整體專業(yè)性，專業(yè)化檔案整理是發(fā)揮其檔案強大功能的前提和基礎(chǔ)，因此筆者認為當前機關(guān)檔案整理缺乏專業(yè)化具體表現(xiàn)為：一是機關(guān)檔案管理缺乏專業(yè)化整理人員；二是缺乏專業(yè)化整理方法；三是機關(guān)內(nèi)部缺乏專業(yè)化整理程序與規(guī)范，四是檔案整理人員不穩(wěn)定，檔案整理人員比較靈活，直接導致整體檔案整理的專業(yè)化下降，以上是筆者認為當前機關(guān)檔案管理存在的普遍問題。

1.3 檔案整理缺乏信息化。信息化是當前機關(guān)檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國機關(guān)檔案整理缺乏一定信息化技術(shù)，信息化檔案整理能夠節(jié)省傳統(tǒng)檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現(xiàn)為以下幾個方面：一是機關(guān)檔案管理缺乏信息化技術(shù)設(shè)備，如檔案整理數(shù)據(jù)庫等；二是缺乏信息化儲存與保管的思想；三是機關(guān)內(nèi)部檔案整理缺乏信息化技術(shù)人員。

1.4 歸檔裝訂上的錯誤

一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應具備保護檔案、操作方便、價格便宜等三個要求，目前使用的縫紉機線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙?zhí)追绞揭咨⑹w檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴重違背《規(guī)則》的簡化原則。三是沒對不符合要求的文件材料進行處理。裝訂前應對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側(cè)有文字等情況的重要文件采取相應的補缺、托裱、接邊等措施；對字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴散或褪變的重要文件進行復制；對大于A4幅面的紙張進行折疊；對所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會嚴重影響檔案的保管。四是對“件”的處理擴大或縮小?！兑?guī)則》對“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規(guī)定，不能隨意擴大與縮小。實際工作中，有的單位將件的范圍擴大，認為同一問題的歸檔文件都應成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復文”，性質(zhì)的歸檔文件。擴大件的范圍，實際上又回到傳統(tǒng)立卷的老路上去。

2 檔案管理歸納整理分類技巧

2.1 檔案管理技巧

在檔案管理過程中我們有幾個非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經(jīng)濟文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進行細致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復的話，會導致巨大的物質(zhì)財富和精神財富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國家的軟實力；其次還要注意到維護檔案安全，一方面的安全是指作為實物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實物能夠真實的映射出當時的統(tǒng)治階級、政治思想、社會經(jīng)濟、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導致泄密情況的發(fā)生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團結(jié)和發(fā)展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質(zhì)或老化的機器，由于脆弱性和不可恢復性的特點，在檔案管理工作中要注意采取恰當?shù)拇胧┭娱L檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要刪除的，科學取舍進行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進行細致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質(zhì)量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統(tǒng)一的規(guī)則標準，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標準，我們在進行檔案歸納管理時要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯誤的話要注意及時進行更正，同時一些細致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細認真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯誤后再進行更正的話，就會浪費許多時間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3 檔案分類技巧

在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內(nèi)容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進行科學分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時針對分類文件要有明確的標識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進行。

結(jié)束語

檔案在我們社會和生產(chǎn)、生活中扮演了重要的作用，針對檔案現(xiàn)狀中存在的問題，導致的檔案工作困難，促使我們對檔案管理、歸檔、整理、分類等環(huán)節(jié)的技巧進行總結(jié)，使檔案工作能夠順利進行。

參考文獻

篇2

[關(guān)鍵詞]合同檔案；風電企業(yè)；管理分類

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.107

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02

合同檔案詳細記錄了風電企業(yè)的各項經(jīng)濟活動，在企業(yè)制定年度預算、評估和審計等工作中發(fā)揮了重要的參考價值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現(xiàn)合同檔案的科學分類和優(yōu)化管理，為各項工作的開展提供指導，維護企業(yè)的合法權(quán)益。

1 企業(yè)合同檔案的基本特征

對風電企業(yè)來說，企業(yè)運營中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。

1.1 法律性

法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟活動和維護企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應有的作用。

1.2 憑證性

近年來，風電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風電企業(yè)在推動自身經(jīng)濟發(fā)展的同時，也加劇了行業(yè)內(nèi)競爭的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會采用不正當?shù)母偁幨侄?，從而帶來許多經(jīng)濟糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的真實記錄，對企業(yè)應盡的義務和擁有的權(quán)利進行了明確說明，在解決經(jīng)濟糾紛、維護自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。

1.3 規(guī)范性

規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應當包括具有法律效力的內(nèi)容、當事人的H筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴格按照相關(guān)的規(guī)定進行管理，保證合同檔案的完整性。

1.4 繁雜性

企業(yè)每年都會產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標等；合同簽訂后的招標書、評標報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應用價值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。

2 企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施

2.1 強化企業(yè)合同檔案管理機制

建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應當包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風電企業(yè)經(jīng)營業(yè)務的發(fā)展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場競爭風險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風電企業(yè)實現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。

2.2 加強合同檔案之間的聯(lián)系

企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進行合同檔案的整理過程中，相關(guān)工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負責合同檔案管理的相關(guān)事宜。

2.3 實施合同檔案的統(tǒng)一編號

篇3

當家庭之舟開始在生活的海洋中遠航之時，真實記錄和反映家庭生活歷史與家庭文化的家庭檔案也就相伴而生。本文就家庭檔案管理具有重要的意義和整理保管談談粗淺看法。

一、家庭檔案管理的作用和意義

1、家庭檔案是社會檔案財富的組成部份

作為社會“細胞”的家庭，它所形成的檔案，不僅較全地記載了一個家庭的社會實踐和家庭事務活動情況，而且也較真實地反映了整個社會局部地區(qū)的歷史面貌。這種微觀檔案，是研究本地區(qū)的歷史狀況，制定本地區(qū)的社會經(jīng)濟發(fā)展規(guī)劃、編寫地方史志等難得的素材。鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)家、私營企業(yè)主以及廣大社會個體的家庭檔案，可以作為研究、對比城鄉(xiāng)經(jīng)濟發(fā)展狀況、社會風貌的典型資料。

2、家庭檔案是處理糾紛的重要依據(jù)

俗話說“清官難斷家務事”。原因之一就是因為在家庭糾紛中，當事者多為“口說空話”，拿不出白紙黑字的真憑實據(jù)來。譬如，在現(xiàn)實生活中，兄弟分家多年后又為家庭財產(chǎn)分配問題發(fā)生糾紛，有的口角不止，有的引訟。假如我們重視了家庭檔案的建設(shè)，兄弟分別把分家時的財產(chǎn)分配清單保存下來，那就不致于會發(fā)生上述糾紛了，即使發(fā)生了糾紛，也不會使“清官”再為難了。

3、家庭檔案是家庭日常生活的助手

隨著社會生產(chǎn)和科學技術(shù)的飛速發(fā)展，人們的生活水平不斷提高，各種電器已經(jīng)普及各個家庭，成為大家生活的伴侶。為了日后正確使用和維護這些家電，就需要把有關(guān)的圖紙、使用說明書、保修單等歸檔保存起來，否則，一旦出現(xiàn)什么故障會給家庭生活帶來許多不便，以致造成一定的損失。

4、休閑文化的一個重要組成部份

利用家史、自傳、回憶錄和家庭過去與現(xiàn)在的變化情況，可以對家庭成員，尤其是對子女進行教育。節(jié)假日或其他空余時間，瀏覽一下家庭中的日記、作品、影集，也能陶冶情操，得到一種精神上的放松與休閑。家庭檔案真實地記錄了長輩們在家庭事務和社會實踐活動中的一些經(jīng)歷，即使他們與世長辭了，晚輩們還可以看到他們的照片和手跡，聽到他們的聲音，真可謂“音容宛在”。

二、家庭檔案的分類整理與保管

（一）家庭檔案的收集

1、財產(chǎn)檔案――理財、投資的好助手。包括家庭收入、支出賬目，存單、股票等各類投資交易證卡，有價證券、工資條、水電費支出記錄、保險憑據(jù)、借條、合同契約、貴重物品清單和發(fā)票等。

2、證件檔案――一旦遺失麻煩多。包括房產(chǎn)證、土地證、出生證、學生證、畢業(yè)證、學位證、工作證、結(jié)婚證、身份證、戶口簿、借書證、職稱資格證書、聘書、獨生子女證和技術(shù)資格等級證書等。

3、說明書檔案――使用、維修不用愁。包括各種家用電器、車輛、防盜門、家具的說明書、保修卡、維修單、電路圖和維修地點、聯(lián)系電話等。

4、音像檔案――逝去的點滴成為永久的記憶。包括家庭成員各個時期的照片，結(jié)婚、壽慶、旅游觀光、聚會娛樂等活動形成的錄音（錄像）帶、光盤、軟盤等。

5、保健檔案――創(chuàng)造幸福生活的基礎(chǔ)。包括嬰兒出生、保健材料：家庭成員病歷、診斷書、醫(yī)療保健卡、B超、x光、cT等檢查結(jié)果及片子，心腦電圖、化驗單、體檢表、血型報告、住院記錄、疫苗接種和藥物過敏記錄、家庭成員意外傷害記錄及醫(yī)院處方、飲食禁忌等。

6、交友聯(lián)誼檔案――親情友誼連結(jié)的紐帶。包括親朋好友的住址、電話號碼，老師、同事、同學名錄、來往書信、賀卡、明信片等。

7、個人履歷檔案――記錄下人生道路的堅實步伐。包括家庭成員的生日、結(jié)婚紀念日及入學、入團、入黨、應聘、升職、喬遷的日期，自傳、簡歷、日記，獎狀、獎牌、獎章，各種考試的成績單。

8、榮譽檔案――熠熠如生、催人奮進。包括各種榮譽證書、獲獎證明、獎狀、獎牌、獎章、獎杯等。

9、珍藏品檔案――陶冶情操、修身養(yǎng)性的載體。包括家庭成員個人愛好、收藏，如：書法、書畫作品、學術(shù)論文、專著、在各類報刊發(fā)表的文章及作品，名人好友題字題詞；古玩、家譜、票證等物品；郵票及封片等郵品，各類藝術(shù)品收藏，書報刊物收藏等等。

10、旅游檔案――開闊視野、愉悅身心。旅游景點門票、導游圖、旅行線路圖、賓館介紹、登程返程車票機票、游覽日記等。

三、家庭檔案的整理與保管

1、家庭檔案的整理

篇4

隨著我國市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，其檔案管理水平有了一定的提高，這些檔案對社會的進步、經(jīng)濟的發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。而檔案分類指的是按照形式、內(nèi)容、來源以及時間的不同將全歸檔文件進行實體分類，分成若干類別和層次，從而形成有機的體系。在我國檔案管理發(fā)展過程中，檔案的分類管理與創(chuàng)新一直是重頭戲。相較于過去，各種歸檔的材料在檔案內(nèi)容性質(zhì)、形式、載體以及數(shù)量等方面都有一定的變化，在這種情況下固定案卷位置依然采用案卷號、案卷目錄號、全宗號等編號方法顯然存在諸多的不足，不利于對檔案信息資源的開發(fā)和利用，因此，對檔案分類管理進行改革和創(chuàng)新就顯得尤為必要了。

一、檔案工作存在的主要問題

1.檔案管理人員不能滿足新時期檔案管理的要求

首先，人員配置缺乏專業(yè)性。檔案管理工作人員存在兼職多、專職少的現(xiàn)象，甚至身兼數(shù)職的情況也時有發(fā)生。此外，檔案管理人員工作變動頻繁，且不能及時的進行全面的移交工作，這就增加了確定檔案管理責任歸屬的難度系數(shù)。這些都不利于提高檔案管理人員的職業(yè)技能，對改進檔案工作質(zhì)量產(chǎn)生不利的影響。

其次，檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)欠佳。其具體表現(xiàn)主要為：一是從事檔案管理工作的專業(yè)人才比較少，從事該崗位人員很少有專業(yè)技術(shù)職稱。二是檔案人員缺乏創(chuàng)新意識，由于缺乏專業(yè)的知識和技能，只能滿足于根據(jù)要求做好檔案管理工作，不能充分掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，從而導致現(xiàn)階段大多數(shù)檔案管理人員創(chuàng)新意識不足。三是缺乏提高檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)的培訓機制，從而影響了人員的綜合素質(zhì)。

2.相關(guān)的規(guī)章制度不夠完善

現(xiàn)階段部分檔案管理的規(guī)章制度沒有明確細節(jié)的要求，其歸檔的效果只是籠統(tǒng)的說明。在歸檔的實際過程中，大多數(shù)只會歸檔紙質(zhì)文件而已。尤其是在電子檔案管理等方面，缺乏相關(guān)制度的規(guī)范指導，電子歸檔會出現(xiàn)一些混亂。如果只是將手工記錄通過掃描存入系統(tǒng)，這實際上并不是真正的電子歸檔。此外，在檔案管理制度沒有建立健全，在檔案管理人員職責沒有明確規(guī)定的情況下，電子檔案的修改變得更加容易。因此，難以真正的避免人為破壞情況的出現(xiàn)。

3.檔案管理條件比較簡陋

檔案室簡陋已經(jīng)嚴重影響檔案工作的正常進行，甚至個別單位還存在沒有建立檔案室的情況。部分單位盡管有檔案室，但是陰濕狹窄，缺乏與之相配套的設(shè)備，檔案材料霉變或蟲蛀的情況時有發(fā)生，嚴重影響了檔案的外觀和整潔。

二、檔案分類管理的創(chuàng)新改革思路

檔案歸檔整理工作的關(guān)鍵就是建立檔案分類表，做到清晰、簡化合規(guī)、層級分明，這是提高檔案管理水平的重要保障。因此，在開展檔案分類管理工作中，應該注重以下幾個方面：

1.檔案分類的采標

就檔案分類而言，有諸多的標準可以指導其分類，不同的分類標準，其邏輯架構(gòu)也不盡相同，所以檔案分類管理中起步工作就是做好采標工作。假設(shè)某個單位或者部門在檔案分類的過程中，要遵守檔案行業(yè)的分類標準，亦或者是所屬行業(yè)的檔案分類標準，或者兼顧兩種檔案分類的標準，這需要慎重的考慮和決定。選擇任何一種標準都要以實際情況出發(fā)，杜絕盲目照搬照抄的可能性。有的時候個別部門或單位往往沒有充分分析和調(diào)研其所選擇的檔案分類標準，這樣即便檔案分類表已經(jīng)做好，實際上也無法滿足現(xiàn)實工作的需求。

2.檔案分類的完善

在采標慎重選擇之后，基本上初步形成了檔案分類的框架，需要根據(jù)單位屬性、部門屬性進行適當?shù)耐晟坪驼{(diào)整。在檔案分類表調(diào)整之前，要對各個部門、各個機構(gòu)的職責有一定的了解和掌握，各部門建立的文件收發(fā)登記制度要事實監(jiān)督，文件收發(fā)登記表要以充分的職責分析、業(yè)務調(diào)研為基礎(chǔ)，進而對其所產(chǎn)生的文檔類型做到心中有數(shù)，這是檔案分類管理的基礎(chǔ)工作。實際上需要花費較多的經(jīng)歷和時間來醞釀、熟悉、了解檔案分類表的調(diào)整工作，這樣才能夠確保系統(tǒng)的、準確的、完整的檔案分類管理。

3.檔案分類的簡化

在檔案分類進行調(diào)整和完善的過程中，應該秉持歸檔管理工作簡化的原則，對內(nèi)容分類的過分追求反而使得檔案分類管理本末倒置。自“DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則”的頒布和執(zhí)行，在一定程度上對文書立卷的歸檔方法進行了變革，按件整理的方法實際上將很多復雜的分類工作都省去了。再加上現(xiàn)階段，較高的檔案管理現(xiàn)代化水平，使得檔案信息網(wǎng)上查詢和計算機檢索成為了可能，文書檔案的分類工作應該財務文書文檔按件管理的方法來起到簡化的作用。此外，檔案分類管理的工作人員，應該重視文檔管理的核心理論，即來源原則，強調(diào)在檔案分類整理工作簡化的過程中，在整理館藏檔案的過程中，要以文件的形成機關(guān)來源為基礎(chǔ)。

4.依法科學管理

提高檔案工作總體水平的關(guān)鍵就是提高依法科學的管理水平。管理方式要不斷地完善和改進，在全國檔案信息通用數(shù)據(jù)庫的建立健全當中充分運用創(chuàng)新的管理手段。隨著我國檔案制度不斷深入的改革步伐，人員逐漸實現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，從單位人過渡到社會人，日漸頻繁的人員流動在一定程度上證明了檔案信息庫建立健全的重要性，尤其是確保檔案資料的可靠性、適用性、先進性和標準性，為后期實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡化的信息資源、自動化的管理流程、多樣化的信息載體以及整體化的信息共享等奠定良好的基礎(chǔ)。但是由于不同的單位具備不同的特點，在開展檔案資源信息化工作的過程中要充分考慮到其自身的特點，盡可能的避免軟件不兼容、單位自行設(shè)計、硬件配置不統(tǒng)一等做法。

5.建設(shè)高質(zhì)量的檔案工作隊伍

檔案分類管理工作具有較強的科學性，這就對檔案分類管理工作人員有較高的要求，具備系統(tǒng)的檔案管理學知識只是其中最基礎(chǔ)的部分，此外要具備良好的思維能力，這樣才能夠有條理性、科學性的開展檔案的分類管理工作，增強檔案框架管理的清晰度，為后期的保管、查找以及開發(fā)利用提供便利的條件，從而實現(xiàn)系統(tǒng)化、標準化、規(guī)范化的檔案管理。因此，就現(xiàn)階段而言，著重培養(yǎng)年輕的檔案干部成為了亟待解決的問題，使這些人的能力不斷的提高直至其具備擔任檔案事業(yè)主力軍的能力和素質(zhì)；對專職、兼職的檔案工作人員，要加強對其知識體系的更新工作，在上崗之前確保崗前培訓工作落實到位，尤其是在計算機應用方面，是培訓的重點內(nèi)容，這是現(xiàn)代社會的必然要求。同時，要積極的創(chuàng)造良好的內(nèi)外部環(huán)境，吸收、引進、聘用高級人才。

三、檔案分類管理的意義

首先，無論是社會、城市、企業(yè)、個人的生存和發(fā)展，檔案都起到了至關(guān)重要的作用，尤其是檔案可以記錄人、物過去的狀態(tài)和具體的情況，為后續(xù)的調(diào)查和利用奠定了良好的基礎(chǔ)，而檔案分類管理正是對這些信息進行篩選，并對有效信息進行充分利用，這才是信息化時代對檔案的要求。

其次，時代的發(fā)展和社會的進步，社會公眾對檔案的意識逐漸培養(yǎng)起來，原先人們對檔案莫不關(guān)系、毫不在意的時代已經(jīng)過去了，現(xiàn)如今人們開始重視檔案的作用，并盡可能的利用檔案帶來的積極效果，而檔案分類正是幫助人們高效的、快速的篩選出對自己有用的信息，這是社會現(xiàn)代化的具體表現(xiàn)。

最后，我國是一個人口眾多的國家，因此，就業(yè)問題一直是值得考慮的民生問題，而檔案分類管理這種檔案細化的分支，有助于該專業(yè)的學生向更深層次的方向?qū)W習和研究，有助于培養(yǎng)該方面的專業(yè)性人才，以此來滿足社會對檔案分類管理人才的需求，在緩解現(xiàn)階段就業(yè)壓力中有一定的貢獻。

四、結(jié)語

檔案管理工作并不是一蹴而就就可以實現(xiàn)的，這是一個復雜性的、系統(tǒng)性的問題，在開展檔案分類管理工作的過程中，既要保持其內(nèi)在的聯(lián)系，同時也要遵守客觀規(guī)律和自然形成規(guī)律。只有不斷地擴充自己的知識領(lǐng)域，在調(diào)查研究的時候做到深入細致，就一定可以實現(xiàn)科學化的檔案分類管理，盡可能的加快其轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力的速度，從而促進我國社會經(jīng)濟的發(fā)展。

參考文獻：

[1]陳慧.試論煤化工項目檔案分類與檔號編制[J].化工管理，2013，（24）：31-31.

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近幾年結(jié)合“兩基”工作驗收督查，就云南省部分地區(qū)中小學檔案管理工作進行了調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)的一些問題，綜合起來主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1、教師檔案意識不強，領(lǐng)導重視程度不夠

長期以來，在中小學教育過程中還是認識不到檔案管理在學校建設(shè)中的重要性和必要性，使得學校檔案管理嚴重滯后于其它各項工作，學校領(lǐng)導大多對學生檔案不夠重視，總認為學生檔案在學校工作中無足輕重，學生只要學習上出類拔萃，分數(shù)令人滿意就行。所以必然就會出現(xiàn)學生檔案工作沒安排、沒要求的紕漏。而廣大教師檔案意識也較為淡薄，誤認為資料收集、歸檔是檔案管理人員的事，往往把它排斥在個人工作之外，忽視學生檔案管理對學校工作的促進作用，對學生的學籍管理和基本情況，也只僅限于自己任教期間，一旦自己換崗或離開，就統(tǒng)統(tǒng)丟棄，有時學校想找點班級資料都成問題，查找不到也詢問不到，而領(lǐng)導對此做法也只是睜只眼閉只眼。

2、檔案人員業(yè)務水平不高，檔案管理分工不明

一般中小學的檔案管理人員是教師兼職或臨時配備的，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案材料的分類、歸檔、整理、保管、利用等業(yè)務不了解，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是被動的將材料放入檔案盒，有的資料干脆就隨便堆放在一邊，沒有及時整理歸檔，臨到用時才慌慌忙忙胡亂翻找，而且把學校行政內(nèi)務、上級下發(fā)文件文案、教師集體或個人檔案、學生類別檔案統(tǒng)統(tǒng)歸于一處，毫無頭緒，根本就談不上什么檔案的規(guī)范化管理。

3、檔案資料收集不完整，利用率較低

由于受多種因素制約，大多數(shù)學校只重視學生的考分和社會效應，對檔案管理方面的認識不足，學校領(lǐng)導班子大多也只是注重抓眼前教學工作而忽略了對學校長遠發(fā)展有利的檔案管理工作，造成學校檔案信息資源開發(fā)不足，檔案利用率不高的局面。中小學校在檔案資料收集管理上普遍存在的主要問題有：一是檔案資料收集不全，學生檔案資料雜亂無章，尤其對優(yōu)秀課堂教學、課題研究成果等有保存價值的材料沒有歸檔；磁盤、光盤、照片、實物貧乏。二是檔案室只負責把自認為有用的材料加以整理保存而忽略其他，從而造成找資料、調(diào)信息難度較大。有時想找點學生的成長記錄或獲獎資料，還得到處打電話、捎口信讓學生從家里帶來（而有的學生已經(jīng)畢業(yè)）。三是缺少必要的監(jiān)管機制，造成資料收集不及時、隨意歸檔、缺失散失等現(xiàn)象，甚至有些學校因工作人員工作調(diào)動，使之原本殘缺不全的材料更不知去向，真正的“人走茶涼”。這些問題直接影響了學校檔案管理的系統(tǒng)性、完整性、連續(xù)性和規(guī)范性，使得檔案的價值大打折扣，根本就談不上有效利用。

二、增強時代感，改進中小學校檔案管理工作的思考

1、加強領(lǐng)導，增強檔案意識

領(lǐng)導重視是做好檔案管理工作的重要保證，學校領(lǐng)導要把檔案管理納入學校發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓。學校檔案管理工作是教育部門的一項長期任務。中小學校要將其作為一項重要工作列入議事日程，不但要建立完善的管理制度，定期督查，使這項工作成為全體教職工的自覺行動，而且還要大力宣傳學校檔案管理的意義，加強檔案法律法規(guī)學習，使之成為中小學校常規(guī)管理與建設(shè)的一項重要任務。

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一深入學習

八十年代末以來，我們?yōu)榱烁蠙n案工作標準化的步伐，學習了一些有關(guān)分類標引和主題標引的著作和分類法。經(jīng)常反復學習的有1986年出版的孫鋼編著的《檔案著錄與標引手冊》，1988年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法的理論與使用》，1998年出版的鄧紹興編著的《檔案分類法》，1999年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法使用手冊》。我們深感，只有在反復學習中使用，又在使用中反復學習才能做好分類標引工作。

二全面返工

前面提到，我院著錄標引工作起步較早，當時只能按《中檔法》第一版做粗標引。待《中檔法》第二版出來時，絕大部分庫存檔案已著錄標引完畢，并輸入了計算機。粗標引的結(jié)果是成百上千個案卷標的是同一個分類號，很難達到分類檢索的要求。《中檔法》第二版的類目比第一版增加了二十倍，很多類別有了細目，原來的粗標引必須返工作細標引。再者，《中檔法》第二版對第一版的結(jié)構(gòu)、類別也有所調(diào)整、修改，如二版把一版的“一主表二附表”改為了“一法四表”，取消了工業(yè)復分表，增加了科技檔案復分表，取消了R基建類中的綜合類，等等，就是具體類目的含意也有些變動。這意味著，按第一版標引的不少類號必須報廢，重新按修改后的類目號標引。

我院的檔案內(nèi)容涉及到《中檔法》A至U19個基本大類（其中工業(yè)基本大類N又分21個類）的所有類別。返工量之大，可想而知。我們的作法是用微機打出全部目錄，逐類逐條對照《中檔法》第二版修改，然后再在微機上改一遍。

三處理難題

大家知道，一個單位確定做分類標引后，對著錄的所有檔案都必須一條不落地標上分類號，否則建立的分類目錄或數(shù)據(jù)庫將是殘缺不全的，進行分類檢索時，未被標引的檔案就會漏檢。

孫鋼同志在《檔案著錄與標引手冊》中說分類法編制應做到：“有檔應有類，要保證所有檔案都能分到適宜的類目中?！蔽覀冊趯嶋H標引工作中深感《中檔法》二版的“中華人民共和國檔案分類表”遠遠沒有達到“有檔應有類”的水平，很多檔案找不到適宜的類目做標引。也就是說，分類表還欠缺不少類目。這是標引人員最為難的一個問題。標引操作上還有一大難題是不必要的重復類目太多。一個事物或問題設(shè)了多個不同的類目，使標引人員弄不準用哪個類目號標引才對。

下面就談一下我們解決這兩個問題的作法和看法。

（一）對分類表欠缺類目號的解決方法

1采用上位類號標引。例如：關(guān)于人才開發(fā)問題的文件找不到相應的類號，可標BC4人事。又如：寶鋼燒結(jié)廠煙囪設(shè)計，從NG冶金類R和建筑類中都找不到煙囪類目，只有標NG6133燒結(jié)廠燃燒系統(tǒng)。

2采用靠類標引。例如：關(guān)于法人代表的確定和變更的文件找不到相應的類號，可標與其接近的概念類號BC43干部任免。又如：太原東山水泥廠車庫設(shè)計，在NW62水泥廠基建類中和R4建筑工程設(shè)計中均無“車庫”類目號，可靠標NW6243水泥廠運輸基建。

3采用“其他”類號標引。在上位標引和靠類標引都不宜表達時，無奈才采用這種方法。例如：一般供暖鍋爐房在R類中卻無類目，若用上位標引，住宅小區(qū)的鍋爐房建筑只能標R4121作居住建筑的附屬工程，而商業(yè)區(qū)的供暖鍋爐房只能標R41421作商業(yè)建筑的附屬工程。這樣就把同樣性質(zhì)的建筑標成了不同的號，顯然不合理，影響檢索的查全率。相類似的鍋爐房都用R4192“其他”建筑設(shè)計類號標引，就能達到同樣事物用同一類號標引的要求。

（二）重復類目的選用

在《中檔法》的“中華人民共和國檔案分類表”中有大量相重類目。其中有少量是必要的。這是因為檔案分類是按職能分工設(shè)類，在不同職能類中不能共用一個相同的類目號標引。例如：干部任免”在A黨務、BC行政、D軍事三個類目中都設(shè)了類目，就是必要的重復類目。但是，分類表中實際上還存在大量不必要的重復類目。之所以說它們是不必要的重復類目，筆者認為是編表時未嚴格按“共性集中”的原則設(shè)類目，把同樣的事物在各大類中作了不必要的重復設(shè)類。例如：“檔案館”基建檔案在分類表中按說有一個就行了，但實際卻在5個大類中設(shè)了5個類目。又如：居住建筑檔案在不同大類中設(shè)了11個類目（有的還分若干細目）。R類本來就是建設(shè)檔案類，其中檔案館、居住建筑都設(shè)有類目，它們的共性都很強，用R類標引這種檔案完全可以解決問題，分布在其他各大類的相同類目顯然是多余的了。如果隨便選用各大類中相同類做標引，就不可能達到標引的一致性。為此，我們采取了以下做法：

1在主題專業(yè)大類中有具體相對類目的檔案一律用主題類中的類目標引。例如，R類是“城鄉(xiāng)建設(shè)、建筑業(yè)”類，就是基建檔案的主題類、通用類，其他大類中的基建類只設(shè)各該專業(yè)的特殊、專用基建工程檔案類目。居住建筑屬通用民用建筑，任何專業(yè)系統(tǒng)的住房都沒有什么特殊性。因此，全國的住房都用R4121類（下面還有住宅、宿舍等細目）標引才好。然而，分類表中在出版、教育、衛(wèi)生、體育、科研、商業(yè)各大類下都設(shè)有居住建筑類目，這些系統(tǒng)用各自的居住類號標引他們的基建檔案也不為錯，但設(shè)計、施工部門為上列各系統(tǒng)做的居住設(shè)計、施工檔案就可能都用R類標引，這就出現(xiàn)了不一致問題。

2主題專業(yè)類目中雖有相應類目號，但若太粗，也可不用，而用相關(guān)大類中的具體類號標引。例如：R4124為“教育及科研建設(shè)”，但下邊并無科研建筑細目，而HA62“科研用房”下又分科研大樓、實驗室等，實驗室建筑就可用HA622標引?？蒲杏梅坎欢嗟膯挝灰部捎肦4124做粗標引。這也要出現(xiàn)同一事物用不同類號標引問題。

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管理員現(xiàn)代科技水平較低；缺乏信息處理能力；最重要的一點是管理員沒有用正確的心態(tài)看待檔案分類管理這件事，所以人們應加強管理員的人文精神教育。因為人文精神的滲透能夠促進檔案分類管理工作，加強管理員檔案分類管理素質(zhì)，讓管理者孜孜不倦的完成管理工作，節(jié)約檔案尋找的速度及準確性。

二、人文精神滲透到檔案分類管理的有效途徑

管理員為了在需要某一檔案時能夠準確迅速的找到其所在之處，可以把人文精神滲透到檔案分類管理中，加強檔案分類管理。其滲透到檔案分類管理中的有效途徑主要有以下兩方面：

1.優(yōu)化管理程序細節(jié)決定成敗。所以管理員需優(yōu)化檔案分類管理，注重其細節(jié)之處，掌握檔案具體存放的大致位置，以便于能夠準確快速找到檔案，以及保證檔案室的整潔和信息完整，并把檔案資料及時存入計算機中。

2.提升檔案分類管理質(zhì)量檔案分類管理是一種繁重無趣的工作，所以管理員不僅要克服其工作，還需轉(zhuǎn)變自己的工作情緒，用認真仔細的態(tài)度對待工作，用專業(yè)知識完成工作。而為了保證人文精神有效的滲透到檔案分類管理中，管理員需要做到幾個方面：①敬業(yè)，在檔案分類工作中，管理員需要用一絲不茍的態(tài)度來面對工作；②終身學習。活到老學到老，現(xiàn)代生活在不斷進步，人們又學不完的知識，所以管理員需要保證活到老學到老的人生態(tài)度，讓自己適應現(xiàn)代社會的發(fā)展；③實事求是。用實事求是的工作態(tài)度來分類管理檔案，保證人文精神在檔案分類管理中的滲透，提升工作效率，保證檔案能夠快速準確的找到。

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在整個人口和計生工作中，對于基層人口和計劃生育檔案管理的工作是最基礎(chǔ)的，也是最重要的，但是又偏偏是最不受重視不薄弱的一個環(huán)節(jié)。相關(guān)部門沒有意識到基層檔案管理工作的重要性，不重視檔案管理工作，因此工作的中心和工作議程都集中在了其他的工作上，忽視檔案管理工作的重要性勢必會造成檔案的損壞甚至流失，長久以往最后會影響到統(tǒng)計數(shù)據(jù)的不真實不準確，影響國家政府做出決策。具體表現(xiàn)在對于檔案管理工作的工作人員的選擇隨意性，不考慮人員的鉆也是否符合檔案管理工作；人口和計生工作的工作內(nèi)容考核并有沒檔案管理工作這一項；檔案管理部門缺乏甚至不具備規(guī)范的管理制度，這些相關(guān)部門不重視人口和計生檔案管理工作的表現(xiàn)導致檔案管理工作人員對檔案管理工作極大的隨意性，而無法將檔案管理工作處理妥當。

（二）檔案管理工作的客觀條件差

目前的檔案管理工作的條件遠遠沒有達到《檔案法》規(guī)定的要求。檔案管理人員由于缺乏專業(yè)的訓練培訓，業(yè)務素質(zhì)并沒有達到檔案管理工作的要求。隨之產(chǎn)生基層檔案管理工作雜亂無章，沒有同意的規(guī)范，管理隨意等問題。檔案管理工作人員混亂，沒有統(tǒng)一規(guī)范的編制，導致整體管理工作混亂不合理，工作內(nèi)容無法細分，工作責任無處落實。還有許多基層部門檔案管理的條件明顯欠缺，無論的必需的檔案管理設(shè)備還是檔案存放的庫房都所有缺乏或者存在明顯的安全問題和隱患。缺少統(tǒng)一嚴格的規(guī)章制度，缺乏穩(wěn)定專用的資金支持，使得檔案管理工作無法正常進行發(fā)展，導致檔案資料的損壞甚至流失。

二、完善和加強檔案管理工作的措施

（一）全面普查

數(shù)據(jù)整合為避免原有檔案管理工作的不足和失誤造成的數(shù)據(jù)缺失和不準確，在完善檔案管理工作的準備階段，需要對數(shù)據(jù)安全進行重新普查和整理。于原有的數(shù)據(jù)和案卷要取其精華去其糟粕，選取可靠的有利用價值的安全重新整合，以達到規(guī)范化的標準。對于無法確定準確性的數(shù)據(jù)和案卷有選擇行的就行數(shù)據(jù)整理，保留有價值的部分，刪除不合格的數(shù)據(jù)案卷。

（二）確定類目

統(tǒng)一分類檔案在統(tǒng)計和存放的時候要搞好類別統(tǒng)計，在籌備之初要確定分類類別，新納入數(shù)據(jù)和案卷的時候進行有效的判斷分類，有依據(jù)的進行分類存放。同時利用計算機技術(shù)，建立完善的數(shù)據(jù)庫分類功能，確保數(shù)據(jù)檢索功能的有效利用。在檔案分類的過程中，對分類有規(guī)范性的進行題名，確保檔案的分類號是唯一的有可查性的，對每一份數(shù)據(jù)和案卷有具有唯一的分類號和題名以方便查找。

（三）分級分次錄入

人口與計劃生育檔案管理工作也隨著信息化時代的要求變得科學化和數(shù)據(jù)化，在使用計算機技術(shù)進行檔案案卷錄入的過程中要注意對案卷進行分類分層次著錄。對統(tǒng)計數(shù)據(jù)中報表等信息選擇圖標著入，使得數(shù)據(jù)在使用過程中形象具體；對于音頻視頻類信息采用刻盤的方式錄入，方便保存；對于重要的文件類信息采用高級別的文件級著；而對于那些利用價值不高，問題單一的文件信息選擇案卷類著錄。針對各種檔案的具體性質(zhì)分類分次分級錄入可以從大體上統(tǒng)計分類類別，減少著錄條目，還能大略的揭示不同類別檔案的大致內(nèi)容和特征，從一定程度上有效的提高了信息的完整性和檔案管理工作的工作效率。

（四）分門別類

在對具有較好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持的案卷和具備完整目標的案卷進行錄入的時候可以直接在全引目錄上面進行標記分類。還有一些特殊形式的檔案案卷諸如案件、病例等，可以利用人名、地址、時間等索引進行有效的關(guān)聯(lián)之后再錄入。計算機會自動給出統(tǒng)一的分類號，充分利用計算機技術(shù)的檔案目錄基礎(chǔ)，分門別類，可以有效的減少不必要的繁瑣著錄環(huán)節(jié)，從而達到有效提高著錄速度的目的。

（五）提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

檔案管理工作工作人員是否具有良好的專業(yè)知識和技能直接影響到檔案管理工作的工作效果，提高檔案管理工作人員的思想素質(zhì)，培養(yǎng)檔案管理工作人員專業(yè)的工作技能和工作知識是做好人口與計劃工作科學管理工作的前提。通過積極組織檔案管理工作人員參加技術(shù)培訓和業(yè)務培訓，有利于提高檔案管理工作人員的知識水平，改善檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)。同時還應該增強檔案管理工作人員對于檔案信息重要性的認識。目前檔案管理工作逐漸信息化系統(tǒng)化科學化，這就要求管理工作人員需要較強的計算機應用能力和情報學知識。利用新知識新技能實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化科學化既從效率提高了檔案的管理工作又使得檔案管理工作體制逐漸得到完善。

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1.促進檔案管理的規(guī)范化。

檔案管理基礎(chǔ)工作可以使檔案管理更加的規(guī)范化，檔案管理基礎(chǔ)工作主要是對檔案資料進行分類、整理、保管等一系列操作，認真、準確的完成檔案基礎(chǔ)工作可以簡化后續(xù)工作，加快提取有效的信息的速度和質(zhì)量，提高工作效率，此外，還可以明確檔案資料的分類和編號，方便進行檔案資料查找，使檔案資料管理工作更加的規(guī)范。

2.提高檔案資料的準確性。

檔案管理基礎(chǔ)工作是后續(xù)檔案管理工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，提高檔案管理基礎(chǔ)工作的準確性會對后續(xù)工作的進行有很好的幫助。特別是隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)的普及，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然的趨勢，因此，檔案資料信息的編輯、匯總、分類等工作準確性就變的更加重要。

3.加快檔案管理的現(xiàn)代化進程。

當代社會，檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)成為必然。檔案管理基礎(chǔ)工作與可檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是相輔相成的關(guān)系，在計算機網(wǎng)絡強大的引擎和運算能力的幫助下，檔案資料的檢索和調(diào)取速度可以得到極大的提高。而檔案管理基礎(chǔ)工作的準確性和規(guī)范性，也減小了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的工作量，保障了資料錄入的準確性。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作中常見的問題

檔案資料的數(shù)量龐大，在進行整理和分類時，檔案管理工作人員的工作強度非常大，往往忽視了對檔案資料的檢查，在加上檔案管理機構(gòu)對于檔案管理基礎(chǔ)工作不重視，就使檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)一些問題。

1.檔案管理基礎(chǔ)工作不受重視。

檔案管理基礎(chǔ)工作是對檔案資料進行整理、分類、鑒定、保管、登記、注銷等工作，檔案管理的基礎(chǔ)工作往往工作強度很大，而且工作內(nèi)容單一，容易使檔案管理工作人員產(chǎn)生枯燥乏味的感覺，從而引起對工作的抵觸或者是應付了事。此外，許多檔案管理機構(gòu)對檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性認識不到位，日常工作制度也不完善，使得檔案管理工作混亂，檔案資料損壞或者是丟失問題頻發(fā)，嚴重影響了檔案管理工作的正常進行，給后續(xù)整理工作造成影響。

2.檔案的分類不合理。

檔案資料分類不合理也是檔案管理基礎(chǔ)工作中常出現(xiàn)的問題。由于檔案資料數(shù)量龐大，檔案管理機構(gòu)管理不到位，使檔案資料分類不合理，甚至是混亂。尤其是有一些檔案管理機構(gòu)沒有規(guī)范的分類標準，在進行檔案分類時往往是盲目的按時間分類，忽視了檔案資料的內(nèi)容，給檔案資料的查找?guī)砗艽蟮睦щy，增加了檔案管理人員的工作強度。

3.檔案的編號不準確。

檔案編號就像是檔案資料的身份證件一樣，每份檔案都是獨一無二的，但是在檔案管理工作中常常會出現(xiàn)一個編號多份檔案或者是一份檔案多個編號的問題，嚴重的影響了檔案資料的查找和歸檔工作。

4.缺少高素質(zhì)的檔案管理人員。

許多檔案管理機構(gòu)不重視人才的培養(yǎng)，造成高素質(zhì)檔案管理人員嚴重短缺，許多資歷深的工作人員還是按照傳統(tǒng)的檔案管理模式工作，無法理解和應用信息化的檔案管理方法，對數(shù)字化檔案管理體系不了解，在一定程度上限制了檔案管理工作的發(fā)展。

三、加強檔案管理基礎(chǔ)工作的方法

檔案管理基礎(chǔ)工作對于整個檔案管理工作是非常重要的，因此，檔案管理機構(gòu)必須采取科學有效的措施來加強檔案管理基礎(chǔ)工作，確保檔案資料的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)的準確性和規(guī)范性，保障檔案管理工作的正常進行。

1.提高工作人員對檔案管理基礎(chǔ)工作的認識。

在檔案管理工作中由于檔案管理機構(gòu)的不重視或者是檔案資料基礎(chǔ)工作工作強度太大，檔案管理工作人員往往忽視了檔案管理基礎(chǔ)工作，工作狀態(tài)散漫，檔案資料管理不規(guī)范，影響了檔案管理工作的正常進行，因此，檔案管理機構(gòu)必須要加強對工作人員的教育和培訓，要讓每一個工作人員認識到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，在工作中規(guī)范自己的行為，保證檔案資料的準確和規(guī)范。

2.加強檔案管理的標準，使其更正規(guī)化系統(tǒng)化。

檔案管理工作主要是對檔案進行分類、整理等一系列的工作過程，在對龐大的檔案資料進行整理時，往往會由于管理不到位而產(chǎn)生錯誤，影響了檔案管理的后續(xù)工作。此外，由于檔案管理機構(gòu)的管理模式和規(guī)章制度各不相同，沒有統(tǒng)一的管理標準，在進行檔案資料的傳遞和共享時，會產(chǎn)生許多的問題。因此，必須要加強檔案管理的正規(guī)化、系統(tǒng)化建設(shè)。國家和各級政府要統(tǒng)一檔案管理制度，建立行業(yè)標準，各檔案管理機構(gòu)要加強本單位的正規(guī)化建設(shè)，完善自身的管理體系，加強檔案管理工作人員的教育工作，提高檔案管理工作人員的自覺性，在工作中嚴格遵守規(guī)章制度。

3.強化檔案管理信息系統(tǒng)。

信息技術(shù)的快速發(fā)展使得它在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，檔案信息大多已經(jīng)變成數(shù)字信息化。但信息管理系統(tǒng)還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準確性。若想實現(xiàn)信息化的管理模式就要完善信息管理系統(tǒng)。首先在信息管理上要優(yōu)化分類，將檔案信息分類填寫細致，在設(shè)置關(guān)鍵詞時要準確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設(shè)置檢索信息時要優(yōu)先一些新的檔案信息，分清主次。同時丟失的檔案也要標明，方便查閱。強化信息管理系統(tǒng)的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統(tǒng)那就要不斷地進行更新，保持與現(xiàn)代技術(shù)的同步性，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

4.提高檔案管理的安全性。

確保檔案管理和檔案資料的安全性也是檔案管理基礎(chǔ)工作必不可少的一部分。檔案資料的數(shù)量龐大，在進行管理時會非常的困難，一些檔案管理工作人員會疏忽對檔案資料的檢查，無法及時的發(fā)現(xiàn)檔案資料損壞或者是丟失，因此，檔案管理工作人員必須重視檔案管理的安全性建設(shè)，要定期的對檔案資料進行檢查和整理，一旦發(fā)現(xiàn)檔案資料損壞和丟失要及時采取補救措施，對于有條件的管理機構(gòu)，要在檔案室安裝監(jiān)控系統(tǒng)，確保檔案資料的安全。

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現(xiàn)如今，企業(yè)在發(fā)展過程中不僅要注重獲取經(jīng)濟效益，還應高度重視開展養(yǎng)老保險檔案管理工作，在管理過程中對于隨意性的工作行為以及不認真歸檔的人員，按照規(guī)定予以嚴厲處罰，起到警示作用，使負責整理檔案的人員增強責任感，明確做好本職工作的重要性，從而認真、負責分類、備案、整理養(yǎng)老保險文件等等，有效提高檔案管理工作質(zhì)量。

一、以往企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理現(xiàn)狀

以往企業(yè)發(fā)展過于關(guān)注效益，忽視加強管理檔案工作，由于疏于監(jiān)管，沒有發(fā)現(xiàn)管理工作中未結(jié)合不同的檔案分類整理其中的內(nèi)容，致使各種檔案混亂，當需要某個檔案資料時，不能快速找到職工文件，出現(xiàn)檔案丟失的問題，進而難以依據(jù)檔案內(nèi)容進行相應的決策，有損職工的根本利益。然而，對于這一現(xiàn)狀，很多企業(yè)沒有高度重視，使檔案管理制度不完善不具體，沒有明確提出應遵守的規(guī)定，無法增強約束力，久而久之，檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)不規(guī)范的行為，針對不同的文件、檔案，不注重記錄、歸檔整理，導致一些有價值的資料不齊全，內(nèi)容不完整，不能盡快核對職工的情況，不利于企業(yè)的發(fā)展。再就是所運用的管理方式不先進，仍然依靠人力歸檔，不僅浪費時間，還不利于提高效率。對此，以下文章提出了行之有效的解決對策，必然會改變這一現(xiàn)狀，解決存在的問題。

二、企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理的有效途徑

（一）健全檔案管理制度。當前，企業(yè)在發(fā)展各個時期，對于養(yǎng)老保險檔案管理工作應提高重視程度，健全檔案管理制度，管理人員在實際的工作中應遵守規(guī)章制度，嚴格依照規(guī)定規(guī)范工作行為，認真歸類各種檔案，并根據(jù)職工養(yǎng)老保險所交的費用，詳細記錄，以便于日后查找與核對，體現(xiàn)出檔案管理人員認真負責對待本職工作的重要性。檔案管理人員只有充分意識到檔案丟失需承擔責任，才能明確管理職責，落實完善的監(jiān)管制度，時刻約束和管理自我，工作中依據(jù)檔案法和管理機制中提出的要求，結(jié)合職工繳納養(yǎng)老保險的時間以及基本信息，整理成文件，而后，統(tǒng)一歸檔、分類，當需某個檔案時，就可快速找到文件，依據(jù)資料顯示的內(nèi)容，在規(guī)定的日期發(fā)放養(yǎng)老金，促使職工的根本利益得到保護。因此，制定完善的檔案管理機制非常重要，這樣才能提高檔案的完整性，并確保檔案管理規(guī)范化、標準化進行。（二）采用信息化的管理方式。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，逐漸推出了信息技術(shù)，廣泛應用于企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理之中，創(chuàng)新了管理模式，在整理檔案時，減輕了人力負擔，管理人員無需浪費很長時間歸檔，通過運用先進的信息技術(shù)，靈活操作電腦，登錄檔案管理軟件，查找到各類檔案，依據(jù)不同的文件、資料、信息、檔案，快速分類整理在文件夾中保存的珍貴文檔。過去紙質(zhì)的檔案，長時間保存會泛黃，致使上面的字跡不清楚，有時難以快速找到所需的檔案，在短時間內(nèi)無法確定應發(fā)放多少養(yǎng)老金。想要提高檔案管理效率，管理人員應緊跟時展的步伐，積極運用信息技術(shù)，以信息化的管理方式，高效率歸類諸多的檔案。在實際的工作中，可以發(fā)揮計算機的功能，快速查詢和檢索，找到原始的檔案，了解詳細的養(yǎng)老金，根據(jù)現(xiàn)實的數(shù)據(jù)信息，發(fā)放相應的養(yǎng)老金，體現(xiàn)出采用信息技術(shù)管理檔案能有效提高檔案管理工作的效率。（三）做好檔案分類和整理工作?，F(xiàn)階段，企業(yè)在進行檔案管理工作之前，要選用工作能力較強的管理人員，確保管理過程中不出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，推動檔案管理工作規(guī)范化開展。管理時認真分類，結(jié)合不同的檔案，保存在不同的文檔之中，做到針對性地整理，使各種文件、資料分類保存起來，便于日后查找所需的檔案，從根本上避免出現(xiàn)檔案找不到的情況。因此，聘用符合崗位要求的管理人員非常重要，促使分類和整理工作按照規(guī)定進行，做到正確歸類，高效整理檔案，體現(xiàn)出檔案管理工作效率有所提高，可節(jié)省大量的時間，辦理業(yè)務、發(fā)放養(yǎng)老金等等。由此可知，檔案整理和分類工作是非常重要的一個環(huán)節(jié)，應依據(jù)檔案內(nèi)容、文件類型合理歸檔，這樣才能提高檔案的完整性。