導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理四性原則，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

[作者簡介] 徐禮祥，中國電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中圖分類號] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1007-7723（2012）12-0017-0003

固定資產(chǎn)項(xiàng)目投資對于促進(jìn)我國國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)，確保生產(chǎn)能力，提高生產(chǎn)技術(shù)具有重要作用。近年來我國加大了對固定資產(chǎn)項(xiàng)目的投資，伴隨著固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的建設(shè)，產(chǎn)生了大量的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案（下稱項(xiàng)目檔案），項(xiàng)目檔案具有數(shù)量大、種類繁、載體多、內(nèi)容復(fù)雜等特點(diǎn)。由于項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)的原始記錄和真實(shí)反映，具有重要的查考利用和憑證作用，國家對項(xiàng)目檔案管理要求越來越嚴(yán)格，要求在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，沒有經(jīng)過項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收或者項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收不合格不能進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，給項(xiàng)目檔案管理帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

項(xiàng)目檔案管理既是檔案管理工作的重要組成部分，也是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理的重要組成部分，所以項(xiàng)目檔案管理既涉及到項(xiàng)目建設(shè)人員也涉及到檔案工作人員。目前項(xiàng)目檔案管理分工中項(xiàng)目建設(shè)人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的形成，而檔案工作人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的接收、歸檔和提供利用工作。檔案管理人員只注重項(xiàng)目文件歸檔后的檔案管理，不參與和干涉項(xiàng)目檔案形成前項(xiàng)目文件的控制，同時由于項(xiàng)目建設(shè)人員缺乏檔案管理工作的專業(yè)素質(zhì)和對項(xiàng)目檔案管理不夠重視，很難保證項(xiàng)目檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。在項(xiàng)目檔案管理中運(yùn)用全程管理原則，把檔案管理思想融入到整個項(xiàng)目管理的生命周期，對于提高項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量具有重要作用。

一、實(shí)施項(xiàng)目檔案全程管理原則的意義

項(xiàng)目檔案全程管理原則要求在項(xiàng)目檔案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、驗(yàn)收把關(guān)”把檔案管理要求納入項(xiàng)目計(jì)劃中，對項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)全程有效控制。項(xiàng)目建設(shè)初期檔案工作人員積極參與項(xiàng)目管理，提出檔案管理要求；項(xiàng)目建設(shè)過程中全程跟蹤，檢查指導(dǎo)項(xiàng)目文件資料管理工作；項(xiàng)目竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，進(jìn)行檔案初檢，為項(xiàng)目檔案驗(yàn)收嚴(yán)格把關(guān)；對歸檔后的項(xiàng)目檔案實(shí)行科學(xué)管理和利用。

（一）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量

項(xiàng)目建設(shè)人員往往只注重項(xiàng)目建設(shè)本身，對項(xiàng)目建設(shè)過程中附帶產(chǎn)生的文件資料沒有足夠重視。同時，由于項(xiàng)目建設(shè)人員文件資料和檔案保管意識薄弱，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，對形成項(xiàng)目文件資料的格式、版本、載體沒有嚴(yán)格的要求，導(dǎo)致歸檔項(xiàng)目文件質(zhì)量較低。如大量歸檔項(xiàng)目文件為復(fù)印件，項(xiàng)目文件內(nèi)容由鉛筆書寫，歸檔項(xiàng)目文件不是最終版本，等等。全程管理原則要求檔案工作人員在項(xiàng)目文件形成前，對項(xiàng)目文件的版本、載體、格式提出要求，而不是在項(xiàng)目文件歸檔時發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目檔案存在的問題，實(shí)行事后補(bǔ)救措施。所以，項(xiàng)目檔案實(shí)行全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量。

（二）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔完整性

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、勘察設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工投產(chǎn)等階段，在每個階段中產(chǎn)生的重要項(xiàng)目文件都需歸檔；且包括文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式與載體的文件材料。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)周期一般較長，短則2～3年，長則5～6年。這些特點(diǎn)對項(xiàng)目檔案完整性要求提出了重要挑戰(zhàn)，如果僅僅通過被動地接收歸檔項(xiàng)目文件，而不實(shí)行全程管理原則，融入整個項(xiàng)目管理過程中，很難做到項(xiàng)目檔案管理完整和齊套。通過全程管理原則，檔案工作人員明確每個階段需歸檔的項(xiàng)目文件材料，并向項(xiàng)目管理人員提出要求，注重平時積累，有計(jì)劃地收集項(xiàng)目文件，避免在項(xiàng)目竣工檔案驗(yàn)收時臨時收集各階段需歸檔的項(xiàng)目文件。

（三）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案管理規(guī)范性

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)過程中涉及到項(xiàng)目建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位，每個單位對項(xiàng)目文件管理和項(xiàng)目檔案管理的要求和規(guī)范存在不一致，這就導(dǎo)致同一個項(xiàng)目中形成的項(xiàng)目檔案形態(tài)存在很大差異，沒有統(tǒng)一的模板和標(biāo)準(zhǔn)。解決項(xiàng)目檔案規(guī)范性問題只有通過項(xiàng)目建設(shè)單位檔案部門全程參與項(xiàng)目管理，與設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位溝通協(xié)調(diào)，制定本項(xiàng)目統(tǒng)一的項(xiàng)目文件和項(xiàng)目檔案管理規(guī)范。并在項(xiàng)目建設(shè)工程中全程的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)各單位對規(guī)范的執(zhí)行，嚴(yán)格按照規(guī)范實(shí)行項(xiàng)目文件管理和項(xiàng)目檔案管理，提高項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范性。

（四）全程管理原則有利于促進(jìn)項(xiàng)目檔案的開發(fā)利用

項(xiàng)目檔案管理實(shí)行全程管理原則，檔案工作人員從項(xiàng)目立項(xiàng)開始參加項(xiàng)目管理，并通過檔案管理制度的宣傳、貫徹、監(jiān)督、執(zhí)行，不僅僅有利于提高檔案歸檔質(zhì)量和完整性，更有利于提高整個項(xiàng)目組的檔案意識。項(xiàng)目組檔案意識的提高，對項(xiàng)目檔案價值有了充分的了解，有利于項(xiàng)目建設(shè)中和項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目組查詢利用項(xiàng)目檔案，發(fā)揮項(xiàng)目檔案應(yīng)有的價值。檔案工作人員缺乏固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)的專業(yè)知識，制約了項(xiàng)目檔案的提供利用和檔案信息開發(fā)，檔案人員全程參與項(xiàng)目建設(shè)，熟悉項(xiàng)目管理專業(yè)意識，有利于檔案工作人員主動提供檔案查詢服務(wù)，有利于檔案工作人員對項(xiàng)目檔案進(jìn)行二次開發(fā)。

二、全程管理原則在項(xiàng)目檔案管理中的應(yīng)用

全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案管理水平，但全程管理是一項(xiàng)原則，在項(xiàng)目檔案管理中的具體應(yīng)用還需依靠基本手段和基本方法。筆者認(rèn)為，可以通過前端控制、合同管理、制度建設(shè)和人才培養(yǎng)來貫徹執(zhí)行全程管理原則。

（一）通過前端控制貫徹全程管理原則

檔案工作人員一般不參與項(xiàng)目的調(diào)研、立項(xiàng)、評估、可行性研究和上報審批等前期工作，在項(xiàng)目實(shí)施的各個環(huán)節(jié)，檔案管理人員也沒有介入。檔案部門往往是半途介入甚至有的是事后介入，這樣導(dǎo)致有些項(xiàng)目檔案沒有及時得到檔案部門指導(dǎo)，難以達(dá)到規(guī)范要求。全程管理原則要求項(xiàng)目檔案管理前移，突破以往慣性思維。要確保項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性，必須加強(qiáng)前端控制，從項(xiàng)目文件材料形成的源頭進(jìn)行控制。檔案工作人員從項(xiàng)目立項(xiàng)開始就參與其中，制定項(xiàng)目檔案管理制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。在項(xiàng)目開工之前，組織相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增加項(xiàng)目建設(shè)人員檔案管理意識和檔案管理業(yè)務(wù)能力。

（二）通過合同管理貫徹全程管理原則

通過合同約束參建單位項(xiàng)目檔案管理工作是一種有效的手段，也是今后的一種發(fā)展趨勢?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定：“在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任?！睂㈨?xiàng)目檔案納入合同中進(jìn)行管理，與項(xiàng)目參建單位簽訂合同時，在合同中明確檔案歸檔范圍、歸檔質(zhì)量和歸檔時間，明確各方責(zé)任，必要時建立檔案質(zhì)押金制度。建設(shè)單位要充分發(fā)揮合同的作用，用合同約束參建單位，保證建設(shè)單位的項(xiàng)目檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。

（三）通過檔案管理制度建設(shè)貫徹全程管理原則

項(xiàng)目檔案管理制度對于貫徹全程管理原則具有重要作用，通過項(xiàng)目檔案管理制度的貫徹執(zhí)行，把項(xiàng)目檔案管理意識融入到項(xiàng)目建設(shè)的每個階段和每個項(xiàng)目建設(shè)人員的思想中，在項(xiàng)目建設(shè)活動中，就會主動按照要求進(jìn)行檔案管理工作。

有的單位沒有項(xiàng)目檔案管理制度，或者只有項(xiàng)目檔案管理制度，而沒有落實(shí)到具體的項(xiàng)目檔案管理活動中。相關(guān)單位需要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)章制度建立本單位的項(xiàng)目檔案管理制度。同時，針對不同的項(xiàng)目，根據(jù)每個項(xiàng)目的特點(diǎn)，制定符合本項(xiàng)目檔案管理實(shí)際情況的項(xiàng)目檔案管理辦法，明確本項(xiàng)目文件材料的歸檔范圍、歸檔計(jì)劃和歸檔質(zhì)量，約束項(xiàng)目參建單位和項(xiàng)目建設(shè)人員。項(xiàng)目檔案管理制度的建設(shè)，不僅僅在于管理制度的制定，更在于項(xiàng)目檔案管理制度的執(zhí)行，檔案工作人員在項(xiàng)目檔案管理制度執(zhí)行中，具有模范帶頭作用，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理制度的宣傳落實(shí)工作，并監(jiān)督制度的貫徹執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目檔案全程管理原則。

（四）通過檔案人才建設(shè)貫徹全程管理原則

項(xiàng)目檔案管理過程中，檔案管理人員希望管理好項(xiàng)目檔案，但由于缺乏土建、設(shè)備、工藝、監(jiān)理等相關(guān)專業(yè)知識，往往只能被動接收項(xiàng)目檔案，對所接收的項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性、有效性很難把握，歸檔后又很難實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性的整理。而項(xiàng)目建設(shè)人員缺乏檔案管理意識和檔案管理的專業(yè)知識，不能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件資料歸檔的完整性和準(zhǔn)確性。通過在項(xiàng)目建設(shè)人員中任命兼職檔案員，對兼職檔案員進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理意識和檔案業(yè)務(wù)能力，有助于項(xiàng)目檔案歸檔前管理，確保了項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性，同時兼職檔案員可以彌補(bǔ)專職檔案工作人員對項(xiàng)目專業(yè)知識的缺乏。兼職檔案員偏重于項(xiàng)目文件歸檔前的管理工作，專職檔案員偏重于項(xiàng)目檔案歸檔后的管理工作，通過專職檔案工作人員與兼職檔案員分工和協(xié)作，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目檔案全程管理原則，提高檔案的準(zhǔn)確性、有效性和系統(tǒng)性。

三、結(jié) 語

檔案管理是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，是建設(shè)項(xiàng)目的重要內(nèi)容。一個項(xiàng)目建成后留下兩個有形的東西，一個是工程實(shí)體，另一個就是工程檔案，這兩部分共同組成了一個有機(jī)整體。通過全程管理原則，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，有利于提高項(xiàng)目檔案完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，有利于固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，有利于項(xiàng)目檔案的開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的真正價值。

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篇2

隨著信息技術(shù)的普及，電算化的會計(jì)檔案逐漸在各個單位和部門當(dāng)中得以應(yīng)用，并取得了良好的效果。在高校的財(cái)務(wù)管理過程中，會計(jì)檔案起到了不可替代的作用，是各項(xiàng)會計(jì)工作得以展開的基礎(chǔ)。高校的會計(jì)檔案記錄著高校中的財(cái)務(wù)信息和經(jīng)濟(jì)活動，因此高校必須重視對財(cái)務(wù)檔案的管理。

（一）會計(jì)檔案是會計(jì)信息的重要來源和載體

會計(jì)檔案對于提高高校的會計(jì)工作水平具有極大的意義。會計(jì)檔案能夠促進(jìn)會計(jì)工作的制度化管理及操作的規(guī)范性。會計(jì)檔案管理起到了會計(jì)核算的基礎(chǔ)性作用，在管理過程中必須按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)由專業(yè)的人員負(fù)責(zé)。會計(jì)數(shù)據(jù)中包含著賬目信息、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報表等重要的數(shù)據(jù)信息。會計(jì)電算化的實(shí)行使得賬簿、報表等內(nèi)容的管理更加的便捷、系統(tǒng)，也使得數(shù)據(jù)的處理和存儲更加的方便。

（二）會計(jì)檔案的收集工作

隨著會計(jì)電算化的應(yīng)用，系統(tǒng)中所包含的會計(jì)檔案和信息將會不斷增加，高校必須對這些信息進(jìn)行定期的收集、分類和檢查，從而確保這些信息的安全。此外，高校還應(yīng)當(dāng)對相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行定期的檢查，防止系統(tǒng)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失。在數(shù)據(jù)存入前要先對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止意外情況的發(fā)生。對于存儲有重要信息的會計(jì)電算化設(shè)備，在日常工作的過程中要做好安全保護(hù)，做到防火、防潮、防塵工作。與此同時，還要定期對會計(jì)檔案進(jìn)行調(diào)閱，確認(rèn)文件的保存限期，對于一些沒有價值的信息應(yīng)當(dāng)及時的刪除或更新，防止系統(tǒng)的過載。

二、高校會計(jì)檔案管理中存在的問題

（一）管理人員不夠重視，檔案管理意識滯后

會計(jì)檔案的管理需要應(yīng)用到現(xiàn)代化的管理理念和技術(shù)，并且要充分利用現(xiàn)有的會計(jì)信息資源，將其有效地應(yīng)用到日常的會計(jì)信息管理過程中。然而，我國高校的會計(jì)管理現(xiàn)狀是管理人員普遍缺乏會計(jì)檔案管理的意識和概念，對會計(jì)檔案的重要性沒有明確的認(rèn)識，認(rèn)為會計(jì)檔案的內(nèi)容單一、管理簡單，尤其是對于會計(jì)檔案的電算化管理沒有引起關(guān)注，管理意識十分的落后。在管理部門和人員的組織上也沒有投入應(yīng)有的力度，管理人員的專業(yè)能力普遍偏低。甚至還有一部分高校的檔案室隨意對外界人員開發(fā)，讓財(cái)務(wù)部門的人員進(jìn)行自行查閱，不僅工作效率低下，而且容易導(dǎo)致會計(jì)信息的丟失和篡改。

（二）會計(jì)檔案資料收集不齊全，忽視對會計(jì)電算化會計(jì)檔案的管理

會計(jì)檔案中包含著重要的會計(jì)信息，如會計(jì)賬簿、會計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報表等。在進(jìn)行這些資料的管理時應(yīng)當(dāng)首先根據(jù)信息的類型進(jìn)行分類，將存根、銀行賬單、上級文件等進(jìn)行分類管理。在會計(jì)電算化的過程中，對數(shù)據(jù)的分類尤為重要，只有這樣才能確保信息的有序性，從而提高信息分析和處理的效率。

（三）會計(jì)檔案管理缺乏科學(xué)性和規(guī)范性

高校對會計(jì)檔案的管理普遍缺乏科學(xué)合理的方法。首先在操作上就沒有根據(jù)《會計(jì)檔案管理制度》中的相關(guān)要求來執(zhí)行。此外，大多數(shù)高校都沒有建立起適合高校自身工作特點(diǎn)的會計(jì)檔案管理體系，導(dǎo)致會計(jì)檔案的管理過程混亂無序，各部門之間沒有配合。高校會計(jì)檔案的管理人員素質(zhì)也普遍偏低，無法滿足現(xiàn)代化管理的要求。部分學(xué)校在會計(jì)檔案管理上投入的經(jīng)費(fèi)明顯不足，導(dǎo)致會計(jì)檔案管理場所狹小、混亂，極易導(dǎo)致信息的丟失。

在會計(jì)管理觀念上，許多會計(jì)檔案管理人員仍然遵循著傳統(tǒng)的管理理念，在管理方法上缺乏科學(xué)性和有效性，導(dǎo)致會計(jì)檔案的整理十分混亂。在會計(jì)檔案的移交和銷毀方面也缺乏完善的制度，一些已經(jīng)過期的賬單、憑證等沒有進(jìn)行及時的處理，造成了人力資源和管理經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。

（四）輕視會計(jì)檔案對高校發(fā)展的作用

由于受到傳統(tǒng)會計(jì)管理觀念的影響，高校的管理人員仍沒有對會計(jì)檔案的重要性引起重視，認(rèn)為會計(jì)檔案的管理只是簡單的收集資料、整理數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致高校在會計(jì)檔案管理方面投入的人力物力嚴(yán)重不足，影響了會計(jì)檔案功能與作用的發(fā)揮。

三、加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的對策

（一）加強(qiáng)普及宣傳教育，增強(qiáng)檔案意識

會計(jì)檔案管理是高校在發(fā)展過程中不可忽視的重要工作內(nèi)容，是考察高校經(jīng)濟(jì)狀況、發(fā)展?jié)摿Φ闹匾罁?jù)。為此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)極大對會計(jì)檔案重要性的宣傳工作，普及《會計(jì)法》、《檔案法》中的相關(guān)內(nèi)容，增強(qiáng)高校管理人員對會計(jì)檔案的認(rèn)識，將會計(jì)檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作內(nèi)容在進(jìn)行。

（二）健全高校會計(jì)檔案管理制度，推動會計(jì)檔案事業(yè)發(fā)展

會計(jì)檔案中包含著豐富的內(nèi)容，這使得會計(jì)檔案的管理工作量十分龐大。為了確保會計(jì)檔案管理的質(zhì)量，在管理的過程中應(yīng)當(dāng)制定完善的計(jì)劃和方案，最終形成一個完善的高校會計(jì)檔案管理制度。高校的會計(jì)管理部門應(yīng)當(dāng)與其他部門建立良好的溝通與合作渠道，根據(jù)高校的發(fā)展實(shí)際，建立切實(shí)可行的管理體系，使得會計(jì)檔案的管理工作有良好有效的依據(jù)。與此同時，高校應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的會計(jì)檔案監(jiān)管機(jī)制，提高會計(jì)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。高?？梢詮臋n案分類、借閱制度、檔案移交等方面進(jìn)行制度的完善。

（三）遵循會計(jì)檔案管理原則

《會計(jì)檔案管理辦法》是會計(jì)檔案管理的主要依據(jù)，在實(shí)際的工作與管理過程中，高校的會計(jì)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，并且與其他部門共同做好會計(jì)信息的核實(shí)與監(jiān)督工作。在會計(jì)檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)遵循一定的原則，如完整性原則、簡易性原則、安全性原則和保密性原則等。

（四）積極運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理會計(jì)檔案

在會計(jì)檔案管理發(fā)展和完善的過程中，應(yīng)當(dāng)積極地與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)結(jié)合起來。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠極大的提高會計(jì)檔案管理的質(zhì)量和效率。高校在進(jìn)行會計(jì)檔案管理時，可以選用一套適合自身管理體制的軟件，并建立相應(yīng)的會計(jì)檔案管理系統(tǒng)，將相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類存儲和管理。管理人員只需要將會計(jì)信息輸入到系統(tǒng)中，就可以由計(jì)算機(jī)進(jìn)行自動的分類、整理、檢索等過程。相關(guān)財(cái)務(wù)和會計(jì)人員只需要登錄系統(tǒng)就可以對需要的信息進(jìn)行及時的調(diào)用。這樣不僅節(jié)省了管理的時間，還能限制系統(tǒng)的訪問權(quán)限，提高了會計(jì)信息的安全性。

篇3

二、做好干部人事檔案管理工作所應(yīng)遵循的原則

（一）安全性原則

安全性原則是干部人事檔案管理的基本原則，要想做好這項(xiàng)工作，就必須要對干部資料進(jìn)行有效的保存和保護(hù)，特別是企業(yè)檔案室的庫存管理，必須要完全嚴(yán)格按照規(guī)定的硬件標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行建設(shè)，在檔案管理工作中的“六防”原則，要完全執(zhí)行，所謂的“六防”即防火、防蟲、防潮、防盜、防腐和防強(qiáng)光照射。防盜門窗、鐵質(zhì)檔案柜設(shè)施堅(jiān)固，空調(diào)、溫濕度計(jì)、加濕器、復(fù)印機(jī)、切紙打孔機(jī)、滅火器、防腐防蟲物品齊備，庫房面積和人事檔案卷數(shù)匹配，檔案庫房、閱覽室、辦公室“三室”分開，管理人員具有高度的政治責(zé)任感和責(zé)任心，自始至終把安全放在首位，把好進(jìn)出人事檔案室安全關(guān)。

（二）規(guī)范化原則

我國干部人事檔案工作應(yīng)該充分依照現(xiàn)行的《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案工作目標(biāo)管理暫行辦法》及上級檔案目標(biāo)管理規(guī)定，建立健全各項(xiàng)管理制度，特別是要從保密、安全、歸檔、立卷和查閱等方面，來建立起相當(dāng)完善的規(guī)章制度，對人事檔案管理工作的每一個細(xì)小環(huán)節(jié)都要進(jìn)行嚴(yán)密的規(guī)范化管理。在干部人事檔案管理工作中，最主要的工作就是搜集信息、鑒別信息、歸檔資料和進(jìn)行業(yè)務(wù)建設(shè)，這是充分提高我國人事檔案管理質(zhì)量的前提和基礎(chǔ)。在干部人事檔案管理環(huán)節(jié)中，放在第一位的必定是信息的搜集，因此為了進(jìn)行規(guī)范化管理，就必須要建立起一個網(wǎng)絡(luò)狀的收集體系，各個工作位置上，必須要明確自身的工作責(zé)任，收集自己需要的內(nèi)容。在各司其職的前提下，管理工作必須要進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新，在堅(jiān)持網(wǎng)絡(luò)狀收集的基礎(chǔ)上，同時還應(yīng)該進(jìn)行經(jīng)常性收集和針對性收集，普通收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合的收集方式；另外，檔案人員具有較強(qiáng)責(zé)任心，積極主動收集缺少材料；四是嚴(yán)把材料“入口關(guān)”，加大送交材料鑒別力度。如涂改造假、材料手續(xù)不全、錯裝錯收等不符合要求的材料，要及時與材料形成部門聯(lián)系，整改完善。

（三）保密性原則

干部人事檔案管理工作中，工作人員必須要謹(jǐn)記保密性的原則，嚴(yán)格地遵守個性保密規(guī)定，以制度為準(zhǔn)繩，以程序?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)，摒棄私情，嚴(yán)格保證檔案內(nèi)容不被泄露，時刻保證嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度及狀態(tài)，以嚴(yán)格地紀(jì)律性和嚴(yán)肅性規(guī)范自己的工作。堅(jiān)持每半年對人事檔案案卷進(jìn)行一次檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

（四）服務(wù)原則

提供利用是檔案價值的重要體現(xiàn)。開發(fā)干部檔案信息資源，為干部人事工作服務(wù)，是干部檔案工作的最終目的。強(qiáng)化服務(wù)意識，增強(qiáng)服務(wù)功能，創(chuàng)新利用手段，以“全、準(zhǔn)、新”的信息量，為組織、領(lǐng)導(dǎo)決策和職工的排疑解惑服務(wù)。二是正確處理好檔案利用與保密的關(guān)系。檔案利用有利于保密，保密是為了保證檔案能在一定的范圍內(nèi)得到更好利用，積極為干部選拔任用、政審、技術(shù)職稱評定、辦理離退休、住房分配、薪酬待遇等工作提供服務(wù)支持。三是積極探索和研究干部檔案利用的特點(diǎn)和規(guī)律，加強(qiáng)信息資源處理與管理。

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中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）03-00-01

一、關(guān)于檔案管理安全性問題的概述

1.檔案管理的安全性的含義

關(guān)于檔案管理的安全性的問題一直是檔案管理部門高度重視的問題。對于檔案管理的安全性的認(rèn)識，從不同的角度分析，往往認(rèn)識也不一樣。但通常認(rèn)為，所謂檔案管理的安全性，是指為保證檔案的齊全完整，使檔案的載體和信息免受外界不利因素的影響的存在狀態(tài)和保障條件。檔案管理的安全性包括檔案管理的狀態(tài)性安全(即檔案載體的安全性和檔案信息的安全性)和保障檔案條件的安全性兩部分構(gòu)成。影響檔案安全的條件因素眾多，主要包括自然因素(各種自然災(zāi)害)、環(huán)境因素(檔案管理的外部環(huán)境和檔案管理部門的環(huán)境)和人員因素(包括檔案管理人員和檔案使用利用人員)。

2.檔案管理安全性基本要素

所謂檔案管理的安全要素，通常認(rèn)為是指在一定條件下狀態(tài)下，能獨(dú)立地成為實(shí)現(xiàn)案安全的充分條件。主要包括：人員、設(shè)備、環(huán)境和全系統(tǒng)四要素。

3.檔案安全的特征

檔案具有的唯一性的和原始性和特點(diǎn)，覺得了其是一種文化財(cái)富和重要的信息資源，如一旦損毀，將會造成不可彌補(bǔ)的損失。檔案安全的特性主要表現(xiàn)為以下幾個方面:

(1)標(biāo)準(zhǔn)的相對性。由于人類認(rèn)識水平所限和對科技發(fā)展的漸進(jìn)性所限，對檔案安全的認(rèn)識也隨著認(rèn)識水平和科技技術(shù)的進(jìn)步而進(jìn)步，揭示檔案安全的運(yùn)動規(guī)律是逐步的，對安全本質(zhì)的認(rèn)識逐步深入的。而且關(guān)于檔案安全的標(biāo)準(zhǔn)也受到科技水平、政治制度、文化水平、倫理道德以及安全觀念、法制觀念的制約。檔案安全的標(biāo)準(zhǔn)是一種相對的有條件的安全，并逐步提高的有條件，是相對的，并隨著社會的不斷發(fā)展而不斷提高；(2)經(jīng)濟(jì)性的特征。檔案的安全性，不僅收到經(jīng)濟(jì)投入的限制，還要注意為保障檔案安全付出和回報的比例問題；(3)復(fù)雜性的特征。檔案安全會涉及到檔案本身、人、環(huán)境、系統(tǒng)四個要素。其安全性還取決于檔、人、環(huán)境及其相互關(guān)系的協(xié)調(diào)，具有極大的復(fù)雜性。另外，檔案還具有唯一性的特性，一旦損毀，無法再現(xiàn)；(4)潛隱性的特征。其是指控制多因素、多媒介、多空、交混綜合效應(yīng)而產(chǎn)生的潛隱性安全程度。

二、影響檔案安全的主要因素

影響檔案安全的因素眾多，主要有以下幾種：(1)自然因素。即各種自然災(zāi)害；(2)環(huán)境因素。包括外部環(huán)境因素和內(nèi)部環(huán)境因素。外部環(huán)境因素主要包括經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、技術(shù)水平、立法和執(zhí)法水平、社會監(jiān)督體制等。內(nèi)部環(huán)境因素，主要是指檔案管理的部門的內(nèi)部環(huán)境，如檔案館庫建設(shè)情況、檔案管理制度與水平、載體因素的形式、信息材料本身的因素等；(3)檔案人員的管理水平。主要是指檔案管理者的素質(zhì)水平、安全意識、保密意識直接影響檔案安全。目前，檔案人員對檔案安全的影響主要體現(xiàn)為蓄意破壞和管理疏忽；(4)消防安全和建筑安全。消防安全要注意防火，目前檔案消防工作中存在的問題主要有如火災(zāi)報警與滅火系統(tǒng)設(shè)計(jì)不合理，存在較高的火警誤報率；有的檔案館庫房選址不合理，消防安全存在先天性的不足；用火用電管理不規(guī)范，消防安全存在隱患；檔案館消防規(guī)章制度不健全，責(zé)任不明等，這些都在很大程度上影響檔案館消防安全工作。因此，應(yīng)提高防火滅火意識，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。加大消防投入，加強(qiáng)設(shè)備和技術(shù)更新。加大對檔案庫房消防安全建設(shè)的投入。加強(qiáng)檔案庫房配套設(shè)施的消防安全工作等。建筑安全主要講述檔案庫房建筑的安全性問題。其不安全因素主要表現(xiàn)在：庫房選址、設(shè)計(jì)不合理和檔案裝具、檔案安全防護(hù)基礎(chǔ)設(shè)施不完善；(5)檔案信息安全。檔案安全包括檔案載體安全和檔案信息安全。保證檔案信息安全，要保證檔案的物理安全(即存儲環(huán)境、設(shè)備和載體安全)、網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全和系統(tǒng)的安全。

三、檔案管理安全性標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建的構(gòu)建原則和方法

(一)檔案管理安全性標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建的構(gòu)建原則

檔案安全體系的建設(shè)需要綜合系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和規(guī)劃，要遵循以下原則：(1)系統(tǒng)性原則，即系統(tǒng)性原則是指構(gòu)建檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系時，要運(yùn)用系統(tǒng)理論對檔案安全管理的各環(huán)節(jié)、各要素進(jìn)行系統(tǒng)分析，以達(dá)到優(yōu)化檔案安全管理的目的。(2)實(shí)用性和通用性原則。實(shí)用性要求檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)要從檔案部門的實(shí)際情況出發(fā)，適時制定有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。建立檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系要具有通用性的特點(diǎn)。(3)權(quán)威性原則。目前的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不具有強(qiáng)制性，因此要求檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)頒布的任何一部標(biāo)準(zhǔn)，都具有指導(dǎo)性或強(qiáng)制性。

(二)檔案管理安全性標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建的構(gòu)建方法

(1)要處理好不同標(biāo)準(zhǔn)之間的關(guān)系，即如何協(xié)調(diào)國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)(地方)標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系。不能一味強(qiáng)調(diào)不同標(biāo)準(zhǔn)的差異性和優(yōu)缺點(diǎn)，應(yīng)優(yōu)先采用使用范圍較廣的標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到一步到位。如果國際標(biāo)準(zhǔn)適用于檔案安全管理，可以直接采用國際標(biāo)準(zhǔn)；對政策性和特色性要求較強(qiáng)的，可以采用國家標(biāo)準(zhǔn)；同時結(jié)合檔案工作實(shí)際，借鑒、參考其他行業(yè)如圖書館、博物館的標(biāo)準(zhǔn)，適當(dāng)加以補(bǔ)充和完善，形成符合檔案行業(yè)實(shí)際情況的標(biāo)準(zhǔn)；(2)要處理好與相關(guān)領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)間的關(guān)系。檔案與圖書、文物、遺產(chǎn)等領(lǐng)域在保護(hù)對象、保護(hù)措施和管理方法上都存在交叉和相似之處；(3)要處理好標(biāo)準(zhǔn)管理與制度管理的關(guān)系。構(gòu)建檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系可以以標(biāo)準(zhǔn)管理為主，以制度管理為輔，配合相關(guān)的法規(guī)制度來保障標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行中的不足。我國檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)要從實(shí)際出發(fā)，以綜合、宏觀的角度來設(shè)計(jì)、規(guī)范。對那些重要或是急需的檔案安全標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)作為標(biāo)準(zhǔn)工作的重點(diǎn)，及時；對那些已被實(shí)際工作證明適用于檔案安全工作的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，檔案部門要積極采用，促使檔案安全工作統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

綜上所述，檔案管理的安全性問題是檔案管理工作的重要內(nèi)容，需要在思想上，制度上、基礎(chǔ)設(shè)施上和管理上做好工作，需要加強(qiáng)建設(shè)、提高認(rèn)識，加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)的建設(shè)，完善技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使其有章可循，實(shí)現(xiàn)管理的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)：

[1]方昀,劉守恒.檔案安全風(fēng)險評估活動實(shí)踐與思考[J].中國檔案,2012(01).

[2]方昀,劉守恒.檔案館檔案安全風(fēng)險評估內(nèi)容分析和評估指標(biāo)研究[J].檔案學(xué)研究,2011(06)

篇5

1.醫(yī)院人事檔案管理制度無法滿足現(xiàn)代化需求。在傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理中，醫(yī)院人事檔案的管理工作過于依賴相應(yīng)單位人事部門的管理，并且由于醫(yī)院的經(jīng)營管理性質(zhì)，醫(yī)院人事檔案管理人員思想往往比較保守，管理理念相對較為傳統(tǒng)，通常忽視人事檔案管理的時效性和時代性，過于強(qiáng)調(diào)以檔管人的管理核心，忽略了時代要求下的以人為本的人力資源開發(fā)管理理念。同時，傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理實(shí)行人事檔案的終身制管理，醫(yī)護(hù)人員的工作積極性大打折扣，醫(yī)護(hù)人員的工作創(chuàng)新意識得不到開發(fā)，醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程發(fā)展緩慢。

2.醫(yī)院人事檔案資料缺乏一定的時效性和綜合性。在傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理中，由于管理人員缺乏現(xiàn)代化的管理創(chuàng)新意識，收集整理人事檔案資料大多是醫(yī)護(hù)人員工作業(yè)績的歷史記錄，而醫(yī)護(hù)人員日常工作經(jīng)歷、近期動態(tài)等文檔資料往往得不到及時的立卷歸檔，致使保存的人事檔案資料過于陳舊，缺乏一定的時效性。同時，人事檔案的立卷歸檔范圍片面關(guān)注醫(yī)護(hù)人員的個人經(jīng)歷、政治面貌、職位等級、獎懲事項(xiàng)等方面的情況，很難體現(xiàn)建檔人的整體情況，人事檔案資料缺乏一定的綜合性。

（二）基于人力資源開發(fā)的醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新意義

在醫(yī)院人事檔案管理中，依據(jù)科學(xué)性的管理方式進(jìn)行人力資源的開發(fā)，優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理工作人才資源的配置，可以在穩(wěn)住醫(yī)院現(xiàn)有精英人才的同時，吸收引進(jìn)其他社會精英，人才效益得以全面發(fā)揮。同時，在醫(yī)院人事檔案的管理中，利用先進(jìn)的現(xiàn)代信息計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行人力資源的開發(fā)，可以有效避免人事檔案資料的錯誤歸檔，保證人事檔案資料數(shù)據(jù)的全面性和時效性。此外，科學(xué)完整的醫(yī)院人事檔案資料可以為醫(yī)護(hù)人員的薪酬獎勵提供指導(dǎo)依據(jù)，保證醫(yī)院人事檔案管理和薪酬差異的公平公正性。在醫(yī)院人事檔案的管理中，全面完善的醫(yī)院人事檔案可以為醫(yī)護(hù)人員的個人成長和業(yè)績考核提供參考依據(jù)，避免出現(xiàn)學(xué)歷造假、職稱作虛等影響作風(fēng)的不良現(xiàn)象，可以為醫(yī)院樹立良好的社會形象提供紙質(zhì)文件依據(jù)，有利于醫(yī)院綜合效益的提升。

二、基于人力資源開發(fā)的醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新原則

在醫(yī)院人事檔案管理中，針對傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理的弊端，為確保基于人力資源開發(fā)的醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新意義的發(fā)揮，醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新需要依據(jù)人事檔案管理的整序開發(fā)、充分利用和全面效益三個方面的原則，進(jìn)行基于人力資源開發(fā)的醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新。首先，在醫(yī)院人事檔案管理中，整序開發(fā)原則即要求人事檔案管理人員切實(shí)做到建檔人整體人事情況的立卷歸檔，為醫(yī)護(hù)人員的開發(fā)提供整體詳實(shí)的人事檔案依據(jù)。其次，在醫(yī)院人事檔案管理中，充分利用原則要求人事檔案的資料信息根據(jù)客觀實(shí)際情況，利用各種途徑可以充分運(yùn)用于人事資源的開發(fā)中，優(yōu)化人力資源的配置。最后，在醫(yī)院人事檔案的管理中，全面效益原則要求醫(yī)院人事檔案的管理人員注重醫(yī)院品牌效益的樹立和社會效益的提升，確保醫(yī)院品牌效益和經(jīng)濟(jì)效益的統(tǒng)一。同時，全面效益原則要求醫(yī)院人事管理人員注重眼前效益和長遠(yuǎn)效益的一致性，保證醫(yī)護(hù)人員個人效益和醫(yī)院整體效益的雙重體現(xiàn)，為醫(yī)院人力資源的開發(fā)提供更加全面的數(shù)據(jù)信息指導(dǎo)依據(jù)。

三、基于人力資源開發(fā)的醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新探索

在醫(yī)院人事檔案管理中，為順利開展基于人力資源開發(fā)的醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新，根據(jù)醫(yī)院人事檔案管理整序開發(fā)、充分利用和全面效益三方面的原則要求，需要進(jìn)行醫(yī)院人事檔案強(qiáng)化管理、現(xiàn)代化管理和培訓(xùn)化管理，才能保證醫(yī)院人事檔案管理效益的全面發(fā)揮，提高醫(yī)院的綜合效益。

篇6

2、與國外檔案管理的差距要求檔案管理轉(zhuǎn)型與歐美檔案工作相比較，歐美的檔案管理現(xiàn)代化程度已經(jīng)發(fā)展的比較高，并且明顯的表現(xiàn)為“三化”，即管理手段上簡易化，管理方式上社會化，管理原則上的法制化。因此，我國檔案管理需要向著現(xiàn)代化的程度、社會化的方向、法制化的進(jìn)程向前邁進(jìn)。歐美現(xiàn)代社會在論述檔案原則和實(shí)踐時提出應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)從“國家模式”向“社會模式”的三個轉(zhuǎn)變。轉(zhuǎn)變之一，隨著檔案概念基礎(chǔ)的變化，檔案工作重點(diǎn)也發(fā)生了戲劇性的變化，由保管記錄活動的證據(jù)變?yōu)榇_保這種證據(jù)的確實(shí)產(chǎn)生，進(jìn)而確保上述活動本身有可信證據(jù)作為證明。轉(zhuǎn)變之二，社會應(yīng)確定其自身的價值，檔案文件必須如實(shí)地反映這些價值。轉(zhuǎn)變之三，檔案進(jìn)一步開放與信息的自動檢索。[2]由此可見，歐美國家的檔案管理已經(jīng)走向擴(kuò)大和社會化，而我國的檔案管理正在尋求向社會化轉(zhuǎn)型的路徑。比如英國的檔案管理已經(jīng)步入社會化，實(shí)現(xiàn)了資源整合和依法治檔以及檔案擴(kuò)大與服務(wù)公眾。在這個問題上存在著范式轉(zhuǎn)化的問題。首先，在管用的關(guān)系上，應(yīng)該是管用并重，而不是現(xiàn)在存在的重管輕用。其次，我們需要國家推動和社會需求相結(jié)合，既要在國家力量下，也要在社會價值的取向下，推動檔案管理發(fā)展。最后，檔案保管與開放利用并重，它能夠體現(xiàn)檔案二維度下檔案學(xué)的豐富與改變。

3、從檔案管理的發(fā)展階段看要求檔案管理轉(zhuǎn)型在美國的信息資源管理學(xué)家馬爾香和克內(nèi)斯萊英（J.C.KressLein）的信息管理理論中，將信息管理分為四個發(fā)展階段，即信息的物理控制階段，信息的技術(shù)管理階段，信息資源管理階段，知識管理階段。現(xiàn)在的歐美許多國家在信息資源管理上正處在向知識管理過渡的階段，檔案工作者也是朝著管理知識服務(wù)目的去推動的。正如庫克所說的：“檔案工作者由實(shí)體保管員向知識提供者的過渡，正是檔案界為應(yīng)答電子時代的挑戰(zhàn)，由保管時代向后保管時代過渡的要求?！迸c歐美檔案管理發(fā)展相比較，我國檔案管理表現(xiàn)為以下幾個特點(diǎn)：第一，檔案信息的物理控制在我國仍占主導(dǎo)地位；第二，對檔案信息的認(rèn)識全社會還處在初步認(rèn)識階段，未達(dá)到自覺行動的地步；第三，對檔案信息的開發(fā)利用還缺乏科學(xué)方法的有效組織，不能達(dá)到知識服務(wù)的目的；第四，在微觀上各類主體對信息資源的管理（包括檔案信息管理）缺少明確可行的規(guī)劃，更未將信息資源管理與其它各類規(guī)劃進(jìn)行密切聯(lián)系。在我國，有人根據(jù)信息管理理論將檔案管理歸納為四個階段，即檔案的物理控制階段，檔案信息的技術(shù)管理階段，檔案信息資源管理階段，檔案知識管理階段。我國的檔案管理現(xiàn)正處在第一階段向第二階段的過渡階段，歐美諸國已經(jīng)進(jìn)入第四階段，可見我國檔案管理與歐美諸國在發(fā)展階段上的差距。

4、檔案概念性質(zhì)的變化要求檔案管理轉(zhuǎn)型當(dāng)前，我國正在進(jìn)行之中的檔案管理轉(zhuǎn)型，主要內(nèi)涵是從單純微觀管理到包括宏觀管理在內(nèi)的全面管理，從只關(guān)注檔案的自然屬性到同時關(guān)注自然屬性和社會屬性，其外在表現(xiàn)除了檔案概念上的變化外，實(shí)踐中主要有以下方面：其一，檔案管理領(lǐng)域拓展，私人檔案資源納入管理范圍。其二，宏觀管理模式多樣化。由此可見，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代檔案概念和性質(zhì)的變化，它需要由單一模式向二元模式轉(zhuǎn)型，才能適應(yīng)當(dāng)今國家和社會的需求。

二、檔案管理轉(zhuǎn)型的目標(biāo)

我國檔案管理的轉(zhuǎn)型使得政府的檔案行政管理開始向宏觀層面轉(zhuǎn)向，由“國家模式”向“社會模式”轉(zhuǎn)向，由單一模式向雙元模式轉(zhuǎn)向，同時又使得檔案概念標(biāo)準(zhǔn)劃分更加細(xì)分，不只是微觀管理上的有限范圍，更多的注意到社會性劃分標(biāo)準(zhǔn)。簡單來說，檔案管理轉(zhuǎn)型的影響主要有以下三個方面：第一，動力來源實(shí)現(xiàn)社會化。檔案管理的動力來源不只是過去的那種單一的國家動力，隨著社會的發(fā)展和社會的需求，社會這個大的群體也逐漸成為檔案管理的動力來源。第二，服務(wù)對象實(shí)現(xiàn)社會化。為了滿足社會的需求和人民群眾的利益，本著“以民為本”的原則，服務(wù)對象實(shí)現(xiàn)了大眾化下的社會化，有利于實(shí)現(xiàn)知識管理和服務(wù)意識目的。第三，管理主體實(shí)現(xiàn)社會化。伴隨著檔案的管理和利用，檔案管理不只是簡簡單單的行政機(jī)構(gòu)下的管理，當(dāng)今更多的趨向于人民大眾下的管理，這也是社會主義國家人民的責(zé)任，是歷史主義意識下自覺的責(zé)任。

篇7

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案管理系統(tǒng) 運(yùn)行維護(hù) 體系建設(shè)

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)在各個領(lǐng)域中的運(yùn)用更加廣泛，發(fā)展空間也隨著擴(kuò)大?，F(xiàn)階段，為了適應(yīng)社會發(fā)展的步伐，企業(yè)對其檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量提出了更高的要求，同時，企業(yè)檔案管理工作中信息化技術(shù)的優(yōu)勢越來越突出。信息化電子檔案作為新時期企業(yè)發(fā)展中必不可少一項(xiàng)工作方式以及工具，其運(yùn)行水平直接關(guān)系到企業(yè)檔案管理工作的正常運(yùn)行，尤其是在石油企業(yè)中，強(qiáng)化其檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)以及體系建設(shè)具有重要的意義。因此，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)積極分析檔案管理運(yùn)行系統(tǒng)中存在的主要問題并提出有效的措施加以解決。

一、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和體系建設(shè)要點(diǎn)

在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行管理工作中，通過有效的手段維護(hù)以及管理一個已經(jīng)建設(shè)完畢信息系統(tǒng)，保障其長期性的順利運(yùn)行并長時間發(fā)揮其運(yùn)用效益，比新系統(tǒng)的建設(shè)更具價值。

（一）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)任務(wù)

在企業(yè)檔案管理實(shí)踐工作中發(fā)現(xiàn)，信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行以及維護(hù)并非簡單的維持系統(tǒng)的順利運(yùn)行，同時，也包含多方面的工作任務(wù)，具體如：在保證系統(tǒng)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)上，對系統(tǒng)運(yùn)行功能的應(yīng)用加以推廣；不斷充實(shí)、修改、更新系統(tǒng)中的信息資源，盡可能避免以及排除檔案系統(tǒng)的運(yùn)行風(fēng)險以及系統(tǒng)錯誤；逐漸完善以及強(qiáng)化系統(tǒng)功能；實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)的實(shí)時監(jiān)控；創(chuàng)新相關(guān)新系統(tǒng)的建設(shè)；充分發(fā)揮檔案的利用率等。

（二）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)原則

在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)遵循三個基本原則：（1）預(yù)警性原則。一般來說，企業(yè)檔案管理運(yùn)維系統(tǒng)包括多種預(yù)案，爭在系統(tǒng)出現(xiàn)故障性問題或者系統(tǒng)的緊急狀態(tài)，能夠及時預(yù)警并找出相關(guān)應(yīng)急措施，這對于系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)效率的提高以及運(yùn)維成本的降低具有重要意義。（2）科學(xué)性原則。企業(yè)檔案運(yùn)行維護(hù)管理系統(tǒng)的不能處于事務(wù)性處理這一局面，同時，各級運(yùn)行維護(hù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)避免問題的重復(fù)性處理，逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)工作的科學(xué)化。（3）指導(dǎo)性原則。在實(shí)際的系統(tǒng)運(yùn)維中得出，系統(tǒng)問題的發(fā)現(xiàn)以及解Q與系統(tǒng)的完善與開發(fā)、系統(tǒng)優(yōu)化機(jī)制以及相關(guān)業(yè)務(wù)流程具有緊密的聯(lián)系，因此，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)工作具備指導(dǎo)性原則。

（三）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)功能

運(yùn)行維護(hù)技術(shù)對于檔案管理系統(tǒng)平臺功能有著至關(guān)重要的影響。一方面，系統(tǒng)平臺應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)問題的分析、處理以及問題反饋的高速運(yùn)行，保障信息系統(tǒng)的正常工作，以此逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性目標(biāo)。另一方面，系統(tǒng)平臺應(yīng)當(dāng)具備指導(dǎo)以及操作功能，企業(yè)分公司在使用管理系統(tǒng)的過程中，由于存在系統(tǒng)更新、工作人員缺乏經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)變動等問題，常常由于系統(tǒng)缺乏有效的功能指導(dǎo)，應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)功能的發(fā)揮。在系統(tǒng)工作環(huán)節(jié)，通過有效的指導(dǎo)以最大限度的降低數(shù)據(jù)故障以及系統(tǒng)故障，能夠降低系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的壓力，并逐步提高系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的準(zhǔn)確性。

另外，針對企業(yè)方案管理系統(tǒng)而言，還應(yīng)當(dāng)具備系統(tǒng)優(yōu)化功能，即在系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)過程中及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問題，并不斷積累解決問題的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而通過系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計(jì)以及系統(tǒng)功能的不斷完善，進(jìn)一步提高系統(tǒng)的運(yùn)行功能。同時，檔案管理系統(tǒng)也應(yīng)當(dāng)具備信息倉庫功能，通過信息倉庫收集系統(tǒng)故障及其解決措施，這對于系統(tǒng)信息的再利用具有重要的意義；信息倉庫也包含信息流轉(zhuǎn)、系統(tǒng)功能運(yùn)行指導(dǎo)等方面的信息，能夠?yàn)橄到y(tǒng)的推廣運(yùn)用奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）制度保障體系的必要性

在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)以及體系建設(shè)過程中，管理人員應(yīng)當(dāng)建設(shè)相關(guān)制度保障體系，比如系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理制度、考核制度以及應(yīng)急制度等，以此不斷提高系統(tǒng)運(yùn)維系統(tǒng)的有效性以及實(shí)用性。從某種程度上來說，運(yùn)維制度的完善是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行的前提，系統(tǒng)管理人員的有效維護(hù)，能夠降低系統(tǒng)運(yùn)行中的風(fēng)險，有效改善系統(tǒng)工作的質(zhì)量以及系統(tǒng)服務(wù)水平。通過科學(xué)的考核以及激勵體制，合理評價信息系統(tǒng)管理人員的行為，不僅能夠激發(fā)其工作熱情，同時也能夠有效提升工作效率，促進(jìn)系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的健康發(fā)展。

二、石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和體系建設(shè)現(xiàn)狀

石油企業(yè)是我國經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)發(fā)展中的重要組成部分，企業(yè)管理人員應(yīng)當(dāng)提高對于其檔案管理系統(tǒng)維護(hù)管理工作的重視，建設(shè)統(tǒng)一化的信息資源管理平臺?，F(xiàn)階段，石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)全面記錄著企業(yè)的發(fā)展歷史，是企業(yè)發(fā)展方向的一大依據(jù)，通過檔案資料的有效分析，不僅能夠明確其自身發(fā)展目標(biāo)、揚(yáng)長避短，促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。同時，通過檔案資料的管理方便與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及時了解其各個單位的發(fā)展情況，并以檔案作為實(shí)際出發(fā)點(diǎn)制定一系列管理方案，保障企業(yè)經(jīng)營的有效性。當(dāng)就目前而言，我國許多石油企業(yè)的檔案管理工作依然存在諸多不足，還需不斷完善和改進(jìn)。

（一）真實(shí)性問題

一方面，現(xiàn)代社會處于信息化發(fā)展的新時代，檔案是石油企業(yè)中重要的信息資源，管理人員應(yīng)當(dāng)確保其真實(shí)性。以往的檔案管理模式難以保障檔案信息以及相關(guān)重要數(shù)據(jù)的安全，使用檔案文件時很有可能出現(xiàn)信息篡改或者數(shù)據(jù)遺失的情況，無法保障信息的安全，極大降低了企業(yè)檔案信息的真實(shí)性。另一方面，在石油企業(yè)中，石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)中多為圖表資料，檔案資料的負(fù)責(zé)人不明確，無法保障資料的權(quán)威性，或者存在檔案資料的刪改情況也難以發(fā)現(xiàn)，因此，企業(yè)檔案管理的真實(shí)性問題是應(yīng)當(dāng)逐漸引起重視。

（二）保密性問題

隨著信息化技術(shù)的進(jìn)步，以往的電子式文件檔案或者手寫檔案已經(jīng)難以適應(yīng)社會的發(fā)展，文件檔案容易出現(xiàn)遺失等問題，極大影響其安全性以及保密性。而使用計(jì)算機(jī)作為網(wǎng)絡(luò)終端，能夠極大提高信息傳遞速度，提高檔案管理的工作效率，但是不利于檔案資料的保密。

（三）長久性問題

隨著辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)化發(fā)展，許多單位逐步面向無人辦公狀態(tài)發(fā)展，信息化文件檔案的運(yùn)用范圍也不斷拓寬?，F(xiàn)階段，企I信息、數(shù)據(jù)均可以儲存在電子檔案中，工作人員只需手動操作就可以在較短時間內(nèi)得到企業(yè)所需要的信息，企業(yè)檔案管理的信息化方式簡化了辦公程序，但是一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，就會導(dǎo)致檔案信息在較短時間內(nèi)全部遺失，造成難以估量的后果，影響企業(yè)檔案管理的長久性發(fā)展。

（四）廣泛性問題

檔案管理按照原來傳統(tǒng)管理制度，利用率并不高，查閱資料難，不能準(zhǔn)確、快速的找到相關(guān)文檔，檔案不能被廣泛應(yīng)用。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)后，可以快速定位檔案位置，準(zhǔn)確找到原始檔案，并能讓存放的檔案內(nèi)容得到更好的運(yùn)用，充分發(fā)揮歷史檔案資源的作用。

三、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和體系建設(shè)措施

（一）庫房的智能化管理

隨著信息化技術(shù)的不斷推進(jìn)，其在企業(yè)各個領(lǐng)域的運(yùn)用更加深入，有關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)以計(jì)算機(jī)技術(shù)作為基礎(chǔ)，建設(shè)全新的、能夠與之適應(yīng)的檔案庫房管理系統(tǒng)，并充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢，通過其時效性特點(diǎn)逐漸實(shí)現(xiàn)庫房的實(shí)時監(jiān)控，有效控制庫房的空調(diào)設(shè)備以及溫度，在提高工作效率的同時，逐步實(shí)現(xiàn)庫房管理的現(xiàn)代化以及智能化。

（二）建設(shè)檔案管理相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)

現(xiàn)代化社會的信息數(shù)據(jù)量不斷擴(kuò)大，檔案管理部門的工作質(zhì)量已經(jīng)逐漸成為企業(yè)市場競爭中不可忽視的一個成分，因此，在這一時代中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷完善其檔案管理模式，充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的價值。建設(shè)檔案管理系統(tǒng)是改善傳統(tǒng)管理方式中問題的主要手段，信息化系統(tǒng)的建設(shè)不僅能夠促進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的推廣化運(yùn)用，同時也能滿足數(shù)據(jù)量劇增情況下人們的工作需求。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展需求，不斷創(chuàng)新更加方便的管理方式，通過計(jì)算機(jī)的硬件共享，有效建設(shè)檔案管理部分與企業(yè)其他部門的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

（三）提高工作人員綜合素質(zhì)

在石油企業(yè)中，檔案管理工作人員的素質(zhì)直接影響其工作水平，因此，管理人員應(yīng)當(dāng)提高重視，定期組織企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理與體系建設(shè)的工作人員開展培訓(xùn)工作，在提高其職業(yè)技能的同時，強(qiáng)化對于工作人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。同時，石油企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大人員培訓(xùn)投資，邀請相關(guān)專家舉辦講座培訓(xùn)活動，需要指出的是，在實(shí)際的培訓(xùn)過程中，管理人員不僅要重視理論知識的學(xué)習(xí)，也應(yīng)結(jié)合實(shí)際案例進(jìn)行實(shí)際演練，以此培養(yǎng)工作人員發(fā)現(xiàn)問題，解決問題的能力，為企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提高創(chuàng)造條件。

（四）積極引進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用

近年來，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度較快，信息技術(shù)逐漸被運(yùn)用在各個領(lǐng)域。尤其是在企業(yè)檔案管理國策過程中，信息技術(shù)的運(yùn)用從根本上轉(zhuǎn)變了以往的工作方式，在企業(yè)的經(jīng)營過程中發(fā)揮著積極作用。然而，就現(xiàn)階段來說，我國信息技術(shù)水平與發(fā)達(dá)國家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行與體系建設(shè)并不完善，因此，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)樹立正確的意識，充分意識到技術(shù)發(fā)展的中心作用，引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)管理技術(shù)，通過有效措施提高信息化系統(tǒng)在檔案管理中的可靠性。

四、結(jié)語

石油企業(yè)的發(fā)展不僅關(guān)系到人民的正常生活，同時也影響我國國民經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行水平影響著企業(yè)的正常運(yùn)營，在信息技術(shù)的支持下，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)以及體系建設(shè)水平將進(jìn)一步提高，有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)引起重視，積極分析其中存在的問題，并通過有效措施加以解決，以促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

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篇8

一、投資項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀及問題分析

投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的前提和必要條件，也是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的先行官，做好投資項(xiàng)目檔案管理工作的重要性和必要性顯而易見。(一)投資項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀投資項(xiàng)目檔案從形成、收集、歸檔到發(fā)揮作用，需要參建方包括投資主體、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等單位共同配合完成，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。盡管各參建單位都了解投資項(xiàng)目檔案的重要性，但是限于投資項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)、傳統(tǒng)管理方式以及各參建單位的主觀因素，投資項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀。1.投資項(xiàng)目數(shù)額大、周期長、參建方多、資金來源廣，導(dǎo)致檔案易遺失或散失。在較長的建設(shè)周期里，投資項(xiàng)目檔案工作一直處于動態(tài)和持續(xù)補(bǔ)充狀態(tài)，而且由于承建方眾多，使得投資項(xiàng)目檔案文件材料難以做到及時歸檔，齊全完整很難保證。2.投資項(xiàng)目建設(shè)管理人員檔案意識薄弱，往往只重視紅頭文件和結(jié)論性文件材料的管理，對項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的一些過程性與隨機(jī)性文件材料的管理存在疏漏，造成文件材料歸檔完整率、準(zhǔn)確率不高。3.文件材料收集歸檔難。投資項(xiàng)目建設(shè)周期較長，項(xiàng)目人員流動性較大，文件材料管理經(jīng)手人多，極易造成管理斷檔或斷層現(xiàn)象，增加了文件材料收集難度。4.檔案完整性、系統(tǒng)性欠缺。投資項(xiàng)目檔案的形成具有分散性和階段性特征，由于投資項(xiàng)目建設(shè)管理人員對檔案工作認(rèn)識上存在偏差，因此很難確保檔案文件材料的系統(tǒng)、齊全和完整。(二)存在問題分析1.傳統(tǒng)觀念中，檔案管理部門注重檔案整理和保存環(huán)節(jié)，而忽視檔案收集過程的管理。究其根源在于檔案人員無法對投資項(xiàng)目建設(shè)全過程進(jìn)行有效跟蹤，收集過程被孤立，不能與后續(xù)檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行無縫銜接。2.投資項(xiàng)目檔案一般在項(xiàng)目建設(shè)完成后才移交到企業(yè)檔案部門，但是在項(xiàng)目建設(shè)過程中，項(xiàng)目建設(shè)與管理部門對文件材料的收集把關(guān)不嚴(yán)，而企業(yè)檔案管理部門未參與項(xiàng)目建設(shè)過程，檔案管理環(huán)節(jié)缺失，對檔案的完整性、系統(tǒng)性無法掌控。3.傳統(tǒng)的企業(yè)檔案部門僅有對投資項(xiàng)目檔案文件材料的業(yè)務(wù)指導(dǎo)權(quán)和監(jiān)督權(quán)，沒有過程監(jiān)控權(quán)，致使項(xiàng)目檔案質(zhì)量的審核是在歸檔之后，存在監(jiān)管滯后的缺陷。針對上述問題，本文認(rèn)真研究了針對投資項(xiàng)目管理的有效應(yīng)對策略，提出建立科學(xué)、合理的檔案管控模型，跟蹤投資項(xiàng)目建設(shè)流程，以達(dá)到對項(xiàng)目文件材料進(jìn)行全程管控的目的。

二、理清投資項(xiàng)目檔案管理職責(zé)

投資項(xiàng)目檔案質(zhì)量是企業(yè)實(shí)現(xiàn)投資目的的基本保證之一，而且關(guān)系到投資項(xiàng)目完工后使用、改造、維護(hù)和責(zé)任歸屬等一系列問題。因此檔案管理過程應(yīng)參照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)則》《建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案驗(yàn)收辦法》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》執(zhí)行。

(一)投資項(xiàng)目的特點(diǎn)決定了檔案管理具有責(zé)任重、數(shù)量多、難度大、要求高、涉及廣的特點(diǎn)，投資項(xiàng)目文件材料收集歸檔周期長且較復(fù)雜，易造成遺漏，因此理清投資項(xiàng)目參建方的權(quán)屬關(guān)系是做好投資項(xiàng)目檔案管理工作的基礎(chǔ)。參建單位具體情況見表1。

(二)明確投資項(xiàng)目參建方的立卷歸檔職責(zé)是做好檔案管理工作的保障。投資項(xiàng)目檔案工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，投資主體或受其委托的項(xiàng)目公司對投資項(xiàng)目文件材料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)負(fù)責(zé)。1.投資主體檔案工作職責(zé)投資主體對項(xiàng)目檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃，負(fù)責(zé)制定檔案工作方案，對檔案工作提出總體要求，明確雙方在投資項(xiàng)目文件材料歸檔工作中的權(quán)利和義務(wù)，為投資項(xiàng)目文件材料歸檔工作提供支持和保障。2.項(xiàng)目公司檔案工作職責(zé)項(xiàng)目公司根據(jù)投資單位和檔案行政管理部門對投資項(xiàng)目文件材料歸檔工作的要求，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，設(shè)立與項(xiàng)目建設(shè)相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)、庫房，配備滿足投資項(xiàng)目檔案管理需要的檔案人員，負(fù)責(zé)所轄范圍文件材料歸檔移交工作。3.參建單位檔案工作職責(zé)參建單位包括設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位及總承包單位，應(yīng)遵照項(xiàng)目公司關(guān)于項(xiàng)目文件材料歸檔工作相關(guān)條款的約定，分別負(fù)責(zé)所承建工程或任務(wù)文件材料的收集、整理、歸檔、監(jiān)督、檢查、審核、匯總工作。

三、明確投資項(xiàng)目檔案主要內(nèi)容

投資項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目在投資立項(xiàng)、審批(核準(zhǔn)、備案)、土地征遷、招標(biāo)投標(biāo)、勘察設(shè)計(jì)、設(shè)備材料采購、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收、運(yùn)營、回購或移交等全過程中形成的具有保存利用價值，經(jīng)鑒定、整理并歸檔的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。為了確保企業(yè)投資項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范，為項(xiàng)目的執(zhí)行和運(yùn)營提供有效的信息和法律保障，降低投資風(fēng)險，根據(jù)《中央企業(yè)檔案工作規(guī)定》，投資項(xiàng)目參建方應(yīng)按照“誰形成，誰負(fù)責(zé)”的原則，對項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的項(xiàng)目檔案的形成、積累、整理和歸檔各負(fù)其責(zé)；投資主體對項(xiàng)目投資、建設(shè)、運(yùn)營、回購或移交等階段及各階段銜接產(chǎn)生的管理文件歸檔工作負(fù)責(zé)。1.投資單位收集投資籌劃、盡職調(diào)查、專項(xiàng)評估、可行性研究、審查、出資、后評價、資產(chǎn)處置及成立項(xiàng)目公司進(jìn)行建設(shè)管理產(chǎn)生的批準(zhǔn)文件或會議紀(jì)要、特許經(jīng)營協(xié)議等內(nèi)容。2.項(xiàng)目公司收集項(xiàng)目資金籌措、建設(shè)實(shí)施、交(竣)工驗(yàn)收、運(yùn)營管理、養(yǎng)護(hù)維修、債務(wù)償還、資產(chǎn)管理以及移交過程中產(chǎn)生的項(xiàng)目文件。3.設(shè)計(jì)單位收集內(nèi)容包括項(xiàng)目進(jìn)行勘察后經(jīng)綜合分析、論證編制的地質(zhì)勘察資料、初步設(shè)計(jì)、方案設(shè)計(jì)、總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等文件。4.施工單位收集內(nèi)容包括編制施工組織設(shè)計(jì)和施工計(jì)劃，在組織工程施工過程中形成的技術(shù)、材料、設(shè)備等文件。5.監(jiān)理單位收集對項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度和建設(shè)資金使用等進(jìn)行監(jiān)控形成的文件。6.總承包單位收集內(nèi)容包括項(xiàng)目總承包范圍內(nèi)管理文件及匯總整理各分包單位編制的全部項(xiàng)目文件。

四、建立投資項(xiàng)目檔案管理模型圖

投資項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施過程有其計(jì)劃性和組織性，是人工、材料、機(jī)械、施工組織方法及建設(shè)環(huán)境條件等有機(jī)結(jié)合的過程。參照系統(tǒng)工程中的霍爾三維結(jié)構(gòu)方法，根據(jù)上述參建方管理職責(zé)及收集內(nèi)容構(gòu)建投資項(xiàng)目檔案管理模型如圖1。該圖的水平面橫軸表示投資項(xiàng)目檔案管理階段，包括7個環(huán)節(jié)，縱軸表示投資項(xiàng)目參建方，空間軸表示項(xiàng)目建設(shè)階段。該圖清楚地反映了投資項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)的關(guān)系，投資項(xiàng)目檔案產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)各個階段，不同的建設(shè)階段有不同的責(zé)任主體，形成不同的投資項(xiàng)目檔案。投資項(xiàng)目參建方按照項(xiàng)目檔案管理內(nèi)容要求分別負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理階段的工作。按上述思路構(gòu)建了一個順暢、有序、可追溯的文件管控模型，生動系統(tǒng)地體現(xiàn)了投資項(xiàng)目檔案的全程管理思想，對企業(yè)投資項(xiàng)目檔案管理具有指導(dǎo)性、針對性和實(shí)用性。

五、科學(xué)制定投資項(xiàng)目檔案管控原則與方法

(一)管控原則

將檔案管理思想融入整個投資項(xiàng)目管理的生命周期，在投資項(xiàng)目檔案管控中運(yùn)用全程管理原則，即事前介入、事中控制、事后審核、驗(yàn)收歸檔，該原則要求把檔案管理納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃中，實(shí)現(xiàn)全程有效控制。檔案管理人員在投資項(xiàng)目伊始即提出檔案管理要求；建設(shè)過程中進(jìn)行有效跟蹤，檢查指導(dǎo)項(xiàng)目文件材料管理工作；竣工檔案驗(yàn)收前進(jìn)行初審，為投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收嚴(yán)格把關(guān)；實(shí)現(xiàn)投資項(xiàng)目檔案的科學(xué)管理和利用。

(二)管控方法

本文將全程管理原則貫穿于基本方法中，以期實(shí)現(xiàn)對投資項(xiàng)目檔案的管控，通過制度建設(shè)、合同控制、崗位職責(zé)、環(huán)節(jié)控制具體落實(shí)執(zhí)行全程管理原則，有利于提高投資項(xiàng)目檔案管理水平。1.通過制度進(jìn)行前端控制傳統(tǒng)管理模式下檔案管理人員一般不參與投資項(xiàng)目的調(diào)研、立項(xiàng)、評估等前期工作及實(shí)施環(huán)節(jié)。檔案部門一般是中途介入或事后介入，由此造成投資項(xiàng)目檔案管理難以規(guī)范化。全程管理原則要求檔案管理人員實(shí)施前端控制，即在投資項(xiàng)目啟動時從頂層框架上設(shè)計(jì)出一種符合投資項(xiàng)目建設(shè)的檔案管理制度，將檔案管理工作基本要求與工程管理相關(guān)要求有機(jī)結(jié)合，抓住管控源頭。檔案制度建設(shè)與貫徹落實(shí)是管控的核心，是實(shí)施投資項(xiàng)目檔案全過程控制的保證。2.通過合同進(jìn)行法律控制合同約束具有法律效力。《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定：“在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件及其整理、歸檔責(zé)任?！辈扇∶魑囊?guī)定的方式，將項(xiàng)目檔案的收集歸檔責(zé)任納入合同中實(shí)施管理，明確規(guī)定參建單位的檔案收集義務(wù)、歸檔要求、檔案工作進(jìn)度及獎懲措施等，運(yùn)用法律手段約束參建單位，最大限度地防止檔案的流失，實(shí)現(xiàn)檔案管控的主動權(quán)和法律保障。3.通過職責(zé)進(jìn)行人員控制人員控制主要是明確相關(guān)人員崗位職責(zé)中有關(guān)檔案工作的義務(wù)。項(xiàng)目伊始，明確檔案機(jī)構(gòu)對口的部門與單位，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、檔案管理員、設(shè)計(jì)施工監(jiān)理人員、開箱人員的有關(guān)檔案責(zé)任，分別負(fù)有全局督促、具體檔案業(yè)務(wù)與協(xié)調(diào)、整理項(xiàng)目文件、清點(diǎn)檢查隨機(jī)文件等職責(zé)。通過專、兼職檔案人員的分工和協(xié)作，發(fā)揮各方專業(yè)知識優(yōu)勢，提高檔案的準(zhǔn)確性、有效性和系統(tǒng)性。4.通過考評完善過程控制投資項(xiàng)目建設(shè)每個階段都有嚴(yán)格的節(jié)點(diǎn)要求，根據(jù)建設(shè)節(jié)點(diǎn)設(shè)定檔案完成移交節(jié)點(diǎn)，要求投資項(xiàng)目檔案管理人員及時、動態(tài)地掌握投資項(xiàng)目文件的流轉(zhuǎn)狀況，協(xié)調(diào)各方收集歸檔；將考評機(jī)制引入檔案工作中，結(jié)合檔案節(jié)點(diǎn)制定工作計(jì)劃，考評結(jié)果通報檔案工作完成情況，確保投資項(xiàng)目檔案文件材料的形成歸檔與項(xiàng)目建設(shè)同步，最終實(shí)現(xiàn)整個投資項(xiàng)目檔案管理的全程控制。

參考文獻(xiàn)：

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高校后勤管理的原則主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是以人為本原則。高校后勤管理的關(guān)鍵就是以人為本的管理原則，其要求高校塑造管理理念和后勤文化時，創(chuàng)造理解人、關(guān)心人、尊重人、幫助人的機(jī)制和氛圍，鼓勵后勤人員自覺主動做好本職工作，高度注重人才資源的開發(fā)，做到合理使用人才、努力培養(yǎng)人才、善于發(fā)現(xiàn)人才，繼而形成強(qiáng)大的人才凝聚力。二是效益性原則。該原則指的是高校管理工作應(yīng)該以正確的目標(biāo)和思想為指導(dǎo)，對財(cái)力、物力、人力等資源進(jìn)行合理利用，最大限度發(fā)揮出有限資源的作用，實(shí)現(xiàn)培養(yǎng)目標(biāo)的高質(zhì)量與高效率。高校后勤管理中遵循效益性原則時，必須要對時間、物、財(cái)、人等資源進(jìn)行科學(xué)管理和綜合運(yùn)用，為科研與教學(xué)提供周到優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，積極調(diào)動師生工作和學(xué)習(xí)的主動性。三是目的性原則。高校的中心工作就是科研和教學(xué)，而為師生生活、科研、教學(xué)服務(wù)是后勤管理工作的宗旨，這就需要高校緊密圍繞這一宗旨進(jìn)行管理工作，樹立全心全意為科研和教學(xué)服務(wù)的思想，明確教學(xué)規(guī)律中后勤工作的目的，從而更好地開展服務(wù)工作[2]。四是全局性原則。高校實(shí)施后勤管理工作時，必須要以工作特點(diǎn)、基本任務(wù)、發(fā)展目標(biāo)為依據(jù)，科學(xué)處理局部與全局的關(guān)系。而全局性原則要求后勤管理人員從高校全局角度出發(fā)，對后勤管理對象進(jìn)行把握，根據(jù)師生生活、科研、教學(xué)等方面的需求綜合考慮問題，將其作為后勤管理工作的起始點(diǎn)，而不能局限于孤立分析管理對象各個要素。同時后勤人員必須要胸懷大局，高瞻遠(yuǎn)矚，明確高校管理與后勤管理之間的關(guān)系，保證后勤管理工作的有序開展。

2 社會化改革下的高校后勤檔案管理路徑

2.1 加強(qiáng)制度建設(shè)

在社會化改革背景下，高校實(shí)施后勤檔案管理工作時，應(yīng)該形成完整系統(tǒng)的管理制度，使各個環(huán)節(jié)有據(jù)可依、有章可循，進(jìn)而確保檔案的真實(shí)性與完整性，以免檔案交接過程中出現(xiàn)缺失和遺漏等問題。對于高校后勤隊(duì)伍而言，其流動性相對較大，在實(shí)際工作中會影響檔案的如實(shí)記錄，時常出現(xiàn)前任后勤人員離開工作崗位時沒有完成任內(nèi)檔案填寫等工作，而接任后勤人員不予填寫或隨意填寫檔案，不利于提高檔案的完整性和真實(shí)性[3]。因此高校在加強(qiáng)后勤檔案管理工作時，必須要做好相關(guān)的制度建設(shè)工作，在制度中具體落實(shí)所有工作，嚴(yán)格依照制度要求實(shí)時檔案的收集、形成、歸檔、交接等一系列工作，使檔案管理工作在相對穩(wěn)定的外部環(huán)境中順利實(shí)施。

2.2 做好培訓(xùn)工作

對于檔案管理工作而言，其不只是包括保管，也涉及完善、整理、搜集等一系列工作，這就對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。因此高校后勤管理部門必須要高度重視檔案管理人員的再培訓(xùn)，定期組織職業(yè)再培訓(xùn)活動，進(jìn)一步提高管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)。通常后勤部門是保證高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基本單位，涵蓋十分廣泛的內(nèi)容，如教學(xué)硬件設(shè)施、汽車、維修、水電、餐飲、物資配送、基建等，導(dǎo)致后勤檔案管理工作相對復(fù)雜，要求檔案管理人員擁有較高的綜合素質(zhì)。例如：檔案管理人員管理基建檔案時，由于基建檔案與物資配送、硬件設(shè)施、水?等其他工作存在緊密的聯(lián)系，因此人員應(yīng)該具備基本的建筑常識和較強(qiáng)的實(shí)踐能力，科學(xué)利用所管理的檔案來更好地支持后勤服務(wù)工作。另外，高?？梢杂薪M織性與計(jì)劃性開展相關(guān)的進(jìn)修與培訓(xùn)活動，加大在職人員的培訓(xùn)與教育力度，使其業(yè)務(wù)水平和信息處理能力有所提高，知識結(jié)構(gòu)得以更新，能夠準(zhǔn)確辨別檔案信息的有效性和無效性，增強(qiáng)主動開發(fā)利用檔案資源的意識，以此滿足社會化改革的發(fā)展要求。

2.3 加大宣傳力度

檔案真實(shí)記錄和總結(jié)了高校的發(fā)展歷程，其中涉及社會實(shí)踐、技術(shù)研發(fā)、學(xué)術(shù)研究等諸多方面的記錄，集中著社會發(fā)展的知識沉淀。但是在以往的高校檔案管理工作中，部分檔案管理人員缺乏較強(qiáng)的管理意識，不能全面了解《檔案法》，這些都在很大程度上威脅到檔案資料的安全[4]。隨著社會化改革的不斷深入，高校檔案工作變得更加完善和開放，檔案管理工作必須要向全社會和高校負(fù)責(zé)，這就需要高校檔案管理人員積極增強(qiáng)自身的認(rèn)知程度，高度重視檔案管理工作。同時高校在日常后勤管理工作中，應(yīng)該向教職工普及《檔案法》，加大檔案管理知識的宣傳教育工作，鼓勵后勤檔案管理人員做到懂法知法，更好地完善檔案管理工作。

2.4 增強(qiáng)管理意識，優(yōu)化管理方式

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中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-08-00-01

為了更好的完成檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)，我們首先應(yīng)從基礎(chǔ)工作抓起，奠定良好的工作基礎(chǔ)，才能為我國檔案管理工作的長期可持續(xù)發(fā)展奠定扎實(shí)的工作基礎(chǔ)。檔案管理人員要從檔案管理的基礎(chǔ)工作進(jìn)行深入的分析，并根據(jù)其工作中的不足予以補(bǔ)充和加強(qiáng)，借此不斷提高我國檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

現(xiàn)代檔案管理中做好檔案管理基礎(chǔ)工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎(chǔ)工作直接影響現(xiàn)代檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，因此需要進(jìn)一步完善檔案管理基礎(chǔ)工作，提高現(xiàn)代檔案管理工作水平。

（一）檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化?，F(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理水平的重要指標(biāo)，由于一些部門對檔案管理工作不夠重視，一定程度上存在一些無用的檔案，通過檔案管理工作可以將這些檔案剔除，將現(xiàn)有的、有效的檔案進(jìn)行重新組合，提高檔案管理的工作效率。檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化很大程度上取決于檔案查找的效率以及檔案的完整性，檔案基礎(chǔ)管理工作將檔案進(jìn)行標(biāo)題分類管理，對檔案的頁碼和信息進(jìn)行了歸類和管理，提高了現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化水平。

（二）檔案檢索的準(zhǔn)確性 。檔案管理基礎(chǔ)工作其中重要的一項(xiàng)內(nèi)容就是進(jìn)行檔案信息的輸人和檔案的歸類，便于今后檔案的查找和管理。做好檔案管理基礎(chǔ)工作可以方便檔案的檢索，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理也逐漸采用信息技術(shù)，將檔案信息輸人信息庫，方便檔案的檢索和使用。要想及時準(zhǔn)確地找到檔案信息這需要在檔案管理中正確將檔案分類，準(zhǔn)確輸人信息，如果其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都難以找到準(zhǔn)確找到檔案。

（三）檔案的利用率。檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提高有助于提高檔案的利用效率，在檔案管理基礎(chǔ)工作中會對檔案按照輕重緩急進(jìn)行分類，對于一些比較重要的檔案信息優(yōu)先加工，一些不重要的檔案信息可以稍后加工，這樣可以挑選出一些比較有價值的檔案，提高檔案的使用率。另外在檔案信息輸人信息庫中可以對檔案的檢索進(jìn)行完善，比如可以檢索關(guān)鍵詞或者主題詞，這樣可以提高檢索效率，更快更準(zhǔn)地找到所需檔案信息。

二、檔案管理的基礎(chǔ)工作中的問題分析

當(dāng)前我國檔案館以數(shù)量繁多、內(nèi)容龐雜的卷宗為主，這樣查閱資料耗費(fèi)時間長。一直以來檔案管理工作僅以保管不丟失為原則，各個時期檔案整理規(guī)格、要求各不相同，因此造成了檔案基礎(chǔ)較差、計(jì)算機(jī)管理適應(yīng)能力較差的現(xiàn)象。其中存在主要問題總結(jié)如下：

第一，未建立明確的檔案檔號、目錄號，經(jīng)常出現(xiàn)一卷多冊的現(xiàn)象。第二，未制定規(guī)范的案卷標(biāo)題，標(biāo)題基本要素缺乏或不能反映其主題內(nèi)容，并且很多案卷沒有標(biāo)題的現(xiàn)象也是極為普遍的。第三，由于案卷目錄，因此許多未涵蓋在案卷標(biāo)題中的內(nèi)容難以被檢索到，且無法得到有效的利用。第四，案卷中未標(biāo)示頁碼的現(xiàn)象也極為普遍，若是使用中發(fā)生掉頁和缺頁也不易被發(fā)現(xiàn)。第五，存在較為嚴(yán)重的組卷混亂的現(xiàn)象，有時按照職能部門的管轄權(quán)限組卷、有時按照時間或文種等組卷。第六，卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁紙一卷、也有幾百頁紙一卷的。綜合性檔案館的建館時間越長，檔案積累也就越豐富，類似的問題也就越發(fā)嚴(yán)重。

三、提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平的對策

（一）全面普查案卷，去糟取精。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

（二）重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

（三）統(tǒng)一分類號保證檢索查全率。計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

（四）規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項(xiàng)過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計(jì)算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時加上人名、地點(diǎn)和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。

四、案管理基礎(chǔ)工作的發(fā)展

同志曾提出：“借助檔案，我們能夠更好的了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來?！弊鳛樯a(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究、宣傳教育等的重要依據(jù)，檔案文件種類繁多、涉及我國國民經(jīng)濟(jì)的各個方面。在現(xiàn)代檔案管理中，包括檔案的統(tǒng)計(jì)、標(biāo)題制定、分類和編號、文件排序、文件保存在內(nèi)的基礎(chǔ)工作具有重要作用。檔案基礎(chǔ)工作面臨時間跨度大、檔案種類多、工作量大等問題，要在浩如煙海的檔案中理清思路，做到“數(shù)量充分、質(zhì)量優(yōu)化、成分充實(shí)、結(jié)構(gòu)合理”，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作是推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的前提。