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篇1

中圖分類號(hào)：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-4117（2012）03-0116-01

會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案信息資源的重要組成部分，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有非常重要的作用。微觀上，它是制定一個(gè)單位財(cái)務(wù)計(jì)劃的數(shù)據(jù)源，又是進(jìn)行科學(xué)經(jīng)濟(jì)決策的信息源；宏觀上，它是研究社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律的文獻(xiàn)源，是有利于歷史研究的記憶庫(kù)，又是儲(chǔ)備會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)、智慧和技術(shù)的知識(shí)庫(kù)。會(huì)計(jì)檔案如此重要，但由于種種原因，我國(guó)會(huì)計(jì)檔案的管理現(xiàn)狀卻不容樂觀，存在著管理制度不健全、收集不完整，歸檔不及時(shí)、整理不規(guī)范、利用不充分等一系列問題，這些問題的存在嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案作用的發(fā)揮。借鑒全面質(zhì)量管理理論，分析會(huì)計(jì)檔案管理的基本流程，研究基于過程的質(zhì)量控制方法，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行全過程質(zhì)量管理，是當(dāng)前加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案建設(shè)，提高會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量和效率的最值得嘗試的一種途徑，具有很強(qiáng)的理論價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。

一、會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量管理的基本依據(jù)

（一）理論依據(jù)

檔案管理學(xué)的管理對(duì)象包括文書檔案、專門檔案和科技檔案。會(huì)計(jì)檔案是專門檔案的一個(gè)重要門類，檔案學(xué)的基本原理應(yīng)當(dāng)是會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量管理的重要理論依據(jù)之一，會(huì)計(jì)檔案管理必須始終堅(jiān)持檔案管理的基本原理。會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量管理必須遵循全面質(zhì)量管理理論的要求，強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)檔案管理的全過程控制、全員參與與全方位質(zhì)量管理。會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制方法的研究應(yīng)當(dāng)建立在對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理流程分析，質(zhì)量要素分析及崗位職責(zé)分析的基礎(chǔ)之上。

（二）法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)

遵循法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定和要求，是保證會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量的根本途徑。會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)主要包括1996年7月頒布的《中華人民共和國(guó)檔案法》、2000年頒布的《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、財(cái)政部、國(guó)家檔案局于1999年1月1日頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》以及1978年頒布的《會(huì)計(jì)人員職權(quán)條例》。

（三）實(shí)踐依據(jù)

在充分依據(jù)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和全面質(zhì)量管理理論的基礎(chǔ)之上，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量管理還必須具體分析會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)實(shí)踐活動(dòng)的基本特點(diǎn)，把握會(huì)計(jì)檔案的形成發(fā)展規(guī)律，緊密結(jié)合會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)踐，制定行之有效、具備較強(qiáng)實(shí)踐操作性的質(zhì)量控制方案。

二、基于過程的會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制方法

根據(jù)全面質(zhì)量管理理論的要求和過程方法的基本理念，應(yīng)從全過程管理的角度對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理各個(gè)階段的質(zhì)量控制方法進(jìn)行具體研究。

（一）會(huì)計(jì)檔案收集階段的質(zhì)量控制

第一，嚴(yán)格依據(jù)歸檔范圍，確保檔案齊全完整。各立檔單位應(yīng)結(jié)合本單位會(huì)計(jì)檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，明確本單位會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍。第二，嚴(yán)格歸檔時(shí)間，確保檔案按時(shí)歸檔。會(huì)計(jì)檔案收集工作應(yīng)嚴(yán)格遵照會(huì)計(jì)部門保管一年期滿應(yīng)移交歸檔的規(guī)定，保證會(huì)計(jì)文件材料按時(shí)歸檔。第三，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔要求，確保檔案歸檔質(zhì)量。各立檔單位根據(jù)會(huì)計(jì)檔案歸檔的宏觀規(guī)定以及本單位具體情況，制定明確而嚴(yán)格的具體要求，保會(huì)計(jì)檔案的歸檔質(zhì)量。

（二）會(huì)計(jì)檔案鑒定階段的質(zhì)量控制

第一，嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，準(zhǔn)確判定保管期限。各立檔單位鑒定人員要嚴(yán)格遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行準(zhǔn)確判定。第二，全面掌握利用信息，合理處置到期檔案。繼續(xù)保存仍然具有利用價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，集中銷毀不再具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。第三，確保檔案安全保密，嚴(yán)格遵守銷毀流程。各立檔單位應(yīng)指定專人銷毀檔案，檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守銷毀工作流程。

（三）會(huì)計(jì)檔案整理階段的質(zhì)量控制

在會(huì)計(jì)檔案整理階段，第一，嚴(yán)格遵循分類方案，準(zhǔn)確定位檔案屬性，各立檔單位要根據(jù)會(huì)計(jì)檔案整理階段的質(zhì)量要求，合理確定分類方案；第二，準(zhǔn)確揭示文件內(nèi)容，完整填寫卷內(nèi)文件目錄；第三，準(zhǔn)確擬制案卷題名，規(guī)范案卷編號(hào)。依據(jù)分類方案，排列案卷，全面反映案卷內(nèi)容，完整填寫案卷目錄。

（四）會(huì)計(jì)檔案利用階段的質(zhì)量控制

第一，制度上，建立健全會(huì)計(jì)檔案的借閱制度、嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案借閱手續(xù)。各立檔單位應(yīng)對(duì)檔案的利用范圍、利用方式、批準(zhǔn)手續(xù)以及歸還案卷的檢查作出明確規(guī)定；第二，手段上，編制多種檢索工具、提高利用需求的反應(yīng)速度。第三，功能上，拓展會(huì)計(jì)檔案的服務(wù)利用模式、滿足不同層次的利用需求。要探索會(huì)計(jì)檔案服務(wù)利用的多種途徑，根據(jù)利用者的不同需求，既可以提供會(huì)計(jì)檔案副本或復(fù)制品，也可以提供會(huì)計(jì)檔案原件，還可以通過電子網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或者提供會(huì)計(jì)檔案信息加工品，滿足利用者的不同利用需求。

作者單位：61786部隊(duì)

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篇2

中圖分類號(hào)：TP393

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2017）10-0064-02

1.概述

文書是目前辦公室中一個(gè)非常重要的工作崗位，在機(jī)關(guān)單位的業(yè)務(wù)辦公過程中起到了非常重要的作用。隨著機(jī)關(guān)單位工作的開展，文書工作的職責(zé)也隨之變大，對(duì)于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書檔案管理工作也成為文書工作的一部分。尤其是近些年，政府機(jī)關(guān)的各種文書類型越來(lái)越多，版本的文書數(shù)量也越來(lái)越大，傳統(tǒng)的文書工作手工作業(yè)以及紙質(zhì)檔案的辦公管理很難適應(yīng)新時(shí)代的需求，很難滿足當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展下人們對(duì)各種文書檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學(xué)的、方便的、自動(dòng)的文書檔案管理辦法來(lái)推動(dòng)并加快文書工作。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)行業(yè)中廣泛應(yīng)用，通過計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)加快文書工作與文書檔案管理工作的信息化進(jìn)程，設(shè)計(jì)并開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)來(lái)加快各個(gè)企事業(yè)單位的辦公質(zhì)量與效率，最終實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的辦公的文書檔案管理自動(dòng)化，這對(duì)于推動(dòng)我國(guó)企事業(yè)單位辦公效率來(lái)說(shuō)具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2.文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的作用

就目前我國(guó)辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，開展科學(xué)系統(tǒng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。

第一，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現(xiàn)檔案歸檔不及時(shí)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)低下等情況，這些現(xiàn)象的發(fā)生會(huì)導(dǎo)致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會(huì)造成各部門對(duì)事故發(fā)生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無(wú)章。通過開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，可以很好地通過技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來(lái)一步步實(shí)現(xiàn)文書檔案的管理，突破傳統(tǒng)人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。

第二，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業(yè)單位是將文書與檔案進(jìn)行了分離，雖然實(shí)施了一部分的管理辦法來(lái)提升文書檔案的正確性、科學(xué)性與實(shí)效性，但是由于對(duì)文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個(gè)人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導(dǎo)致了當(dāng)前文書檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發(fā)揮其應(yīng)用的作用。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)將系統(tǒng)角色與文書檔案緊密聯(lián)系在一起，只有真正的文書角色，才能對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，實(shí)現(xiàn)了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當(dāng)造成的工作差距，真正體現(xiàn)了文書對(duì)檔案管理的作用。

第三，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)通過科學(xué)的管理辦法彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書檔案管理中缺乏專業(yè)管理人才的缺陷。由于傳統(tǒng)的文書工作中，對(duì)檔案管理缺乏專業(yè)意識(shí)，所以并沒有設(shè)定專門的管理崗位來(lái)實(shí)施對(duì)文書檔案的管理，對(duì)于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)以嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，專業(yè)的數(shù)據(jù)算法為基礎(chǔ)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案專業(yè)的管理辦法，從而彌補(bǔ)了普通系統(tǒng)用戶在文書檔案管理工作中專業(yè)技術(shù)上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質(zhì)量，保障文書檔案管理工作的順利開展。

3.文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設(shè)計(jì)

文書工作與文書檔案管理工作內(nèi)容主要是圍繞著辦公檔案來(lái)開展，而實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)則是要充分了解文書檔案管理工作內(nèi)容，而后分析其在信息化轉(zhuǎn)變過程中需要實(shí)現(xiàn)的功能點(diǎn)，進(jìn)而開發(fā)出對(duì)應(yīng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的文書檔案管理工作。

首先，文書檔案管理工作的核心是針對(duì)檔案的管理，在企事業(yè)單位的辦公室中，會(huì)與其他很多部門進(jìn)行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應(yīng)的文件之后，將其進(jìn)行歸檔，而后進(jìn)行文件著錄、案卷著錄進(jìn)行統(tǒng)一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對(duì)文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)中，首先要實(shí)現(xiàn)的是文書檔案的電子化轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的工作模式中，常見的檔案大都以紙質(zhì)的形式進(jìn)行下發(fā)與傳輸，所以要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔的電子化轉(zhuǎn)變，通過添加掃描錄入接口來(lái)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行操作。當(dāng)然，為了改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的工作模式，在實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)中添加登記入口，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的等級(jí)工作。同時(shí)，在系統(tǒng)中需要添加針對(duì)檔案的內(nèi)容修正變更功能，來(lái)允許文書人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行修改和更正。

其次，文書檔案管理工作會(huì)將歸檔的檔案借閱給其他人員，會(huì)是要對(duì)檔案進(jìn)行歸還，所以在實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系y要實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作。

基于上述考慮，在設(shè)計(jì)文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要完成企事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時(shí)要本著提升管理效率的原則來(lái)實(shí)現(xiàn)各種功能優(yōu)化傳統(tǒng)的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設(shè)計(jì)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)框架圖。

如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等四個(gè)最為基本的功能。

3.1文書檔案管理模塊

文書檔案管理模塊是實(shí)現(xiàn)最基本的文書檔案管理功能，通過設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)以下功能點(diǎn)來(lái)實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作。

1）檔案登記：系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案電子化、信息化、數(shù)字化的關(guān)鍵，在對(duì)發(fā)文登記、收文登記和登記進(jìn)行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續(xù)的其他檔案管理的業(yè)務(wù)提供最為基本的數(shù)據(jù)。

2）檔案掃描錄人：該功能主要是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行快速電子化轉(zhuǎn)變的功能，通過高速掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)文檔掃描成固定格式的數(shù)字化文件，而后通過第三方穩(wěn)定軟件將其轉(zhuǎn)化成可編輯、修改的文件進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，方便后期的業(yè)務(wù)的使用與處理。

3）文件著錄主要是最初的檔案文件進(jìn)行著錄處理，制作成相應(yīng)的目錄、報(bào)表等方便后期文書檔案工作的開展。

4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創(chuàng)建案卷來(lái)將文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類，而后將相應(yīng)的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統(tǒng)一管理。

5）文件歸檔：主要實(shí)現(xiàn)是文書檔案的文件級(jí)著錄檔案創(chuàng)建，從而實(shí)現(xiàn)錄入的檔案的歸檔操作。

6）檔案變更：主要是對(duì)文書檔案內(nèi)容或案卷內(nèi)容的修改與更正，根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)需要將其進(jìn)行變更操作，從而更加滿足企事業(yè)單位的文書工作需求。

7）年鑒銷毀：針對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案銷毀進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的功能，針對(duì)檔期的紙質(zhì)檔案按照業(yè)務(wù)規(guī)定要進(jìn)行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進(jìn)行備份，并添加上已銷毀的標(biāo)記，以備不時(shí)之需。

3.2文書檔案借閱與歸還

文書檔案借閱與歸還功能主要是實(shí)現(xiàn)其他人員對(duì)文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱、歸還的管理操作。

1）網(wǎng)上查詢：為了實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，在文書檔案進(jìn)行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對(duì)當(dāng)前所有的文書檔案進(jìn)行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來(lái)將自己需要的文書檔案查詢出來(lái)，根據(jù)其狀態(tài)進(jìn)行預(yù)訂或延遲操作。

2）網(wǎng)上預(yù)訂：主要是對(duì)文書檔案預(yù)訂操作，當(dāng)查詢到對(duì)應(yīng)的檔案未被預(yù)訂或借出，就可以在網(wǎng)上進(jìn)行預(yù)訂。

3）檔案借閱與歸還：主要是對(duì)文書檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行操作，文書人員可以根據(jù)實(shí)際的工作內(nèi)容將文書檔案的狀態(tài)進(jìn)行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標(biāo)記其借閱狀態(tài)。

在此，對(duì)文書檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行設(shè)計(jì)，主要分為未預(yù)訂、已預(yù)訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態(tài)的變更來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱與歸還的操作。

3.3綜合查詢

綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對(duì)其進(jìn)行查詢，如檔案的狀態(tài)匯總查詢，根據(jù)相應(yīng)條件對(duì)文書、案卷、各種借閱與歸還信息進(jìn)行統(tǒng)一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時(shí)增加了各種檔案統(tǒng)計(jì)表格，以圖表的形式形象化地展示其當(dāng)前的基本狀態(tài)，極大地方便文書檔案管理工作的開展。

3.4系統(tǒng)設(shè)定

篇3

2、現(xiàn)階段電子檔案管理技術(shù)分析

電子檔案管理系統(tǒng)功能需求的實(shí)現(xiàn)主要通過混合的方式，其中檔案管理的功能、收集與整編功能、系統(tǒng)維護(hù)功能、文件管理功能、編研開發(fā)功能、光盤制作功能以及數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能等都是通過交互性的處理來(lái)實(shí)現(xiàn)，B/S模式通過"WEB/中間件/服務(wù)器"的J2EE技術(shù)架構(gòu)實(shí)現(xiàn)。主要包含以下子系統(tǒng)：一是信息采集部分，主要是對(duì)數(shù)據(jù)采集的完成。采用數(shù)據(jù)一體化的接口，按照信息采集的相應(yīng)流程和要求，把每個(gè)信息系統(tǒng)中等待歸檔的信息進(jìn)行采集，淺談新時(shí)期電子檔案管理問題文/邢軍岐本文從探討新時(shí)期電子檔案管理的重要意義出發(fā)，詳細(xì)闡述了電子檔案管理的重要性和重要地位。接著筆者又深入分析了現(xiàn)階段我國(guó)的電子檔案管理技術(shù)。最后，結(jié)合自身多年工作研究經(jīng)驗(yàn)，筆者進(jìn)行了關(guān)于電子檔案管理的完善性策略分析。摘要再通過收集整編就可以實(shí)現(xiàn)分散式或集中式的檔案整理，通過導(dǎo)入數(shù)據(jù)功能，就可達(dá)到離線數(shù)據(jù)收集或歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。在進(jìn)行電子檔案信息收集的過程中，會(huì)有實(shí)體檔案的收集、整理、移交以及接收伴隨，在進(jìn)行電子檔案業(yè)務(wù)流程的處理時(shí)，也會(huì)有與實(shí)體檔案相關(guān)的工作同時(shí)進(jìn)行處理。二是檔案管理的部分，主要是對(duì)日常檔案管理工作的完成。在管理檔案數(shù)據(jù)時(shí)，主要是對(duì)檔案信息日常管理工作的完成，管理過程要與實(shí)體檔案管理過程相統(tǒng)一，并遵從檔案管理的基本流程和基本規(guī)則，再結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)加以優(yōu)化。檔案統(tǒng)計(jì)是完成檔案管理工作中各種統(tǒng)計(jì)的工作，也是管理的一部分。三是開發(fā)利用部分，主要是對(duì)檔案研發(fā)工作的完成，同時(shí)還有各種方式的檔案提供利用。不但利用與實(shí)體相關(guān)的檔案信息，還要通過網(wǎng)絡(luò)把各種檔案的檢索與利用提供出來(lái)，主要有信息的、全文檢索以及分類檢索等多種方式。專業(yè)檢索主要是有針對(duì)性的對(duì)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案信息進(jìn)行專門的開發(fā)，并能提供系統(tǒng)的調(diào)用，給業(yè)務(wù)系統(tǒng)帶來(lái)專用的信息服務(wù)，提供很大的便利。四是系統(tǒng)維護(hù)的部分，主要是對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的相關(guān)數(shù)據(jù)維護(hù)工作的完成。主要有各種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的設(shè)置與維護(hù)，權(quán)限的管理，系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置與維護(hù)等。系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)給整個(gè)檔案管理提供了非常大的支持，也給檔案管理系統(tǒng)提供了基礎(chǔ)性的平臺(tái)。不但滿足了用戶檔案資源的管理需求，同時(shí)，還使系統(tǒng)的擴(kuò)展需求得到了滿足，使歸檔的流程變得更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。除此之外，還對(duì)日常數(shù)據(jù)的維護(hù)提供了便利，對(duì)于系統(tǒng)管理員來(lái)講是個(gè)非常強(qiáng)大的工具包。

3、新時(shí)期電子檔案管理完善性策略分析

第一，建立規(guī)范的管理機(jī)制。第二，創(chuàng)新檔案管理制度。檔案管理部門應(yīng)制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。第三，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立；如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。第四是建設(shè)復(fù)合型管理隊(duì)伍。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，其成功的根本就是檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，這對(duì)于檔案信息化的發(fā)展質(zhì)量與速度起著決定性的作用。無(wú)論是信息時(shí)代文件的登記與輔助立卷，還是歸檔與檢索，都是通過計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，這也就對(duì)檔案管理人員提出更高的要求，不但要對(duì)電子文件的特征與電子檔案的全程規(guī)范非常熟悉，并且，還要對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)知識(shí)進(jìn)行掌握，才能保證檔案信息的安全性、完整性。另外，檔案管理人員不但要把本職工作做好，還要對(duì)自我學(xué)習(xí)的意識(shí)不斷強(qiáng)化，積極參加信息化教育的培訓(xùn)，對(duì)專業(yè)知識(shí)不斷更新，才能使自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)與工作水平與信息化管理相適應(yīng)，才能順利實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，培訓(xùn)的主要內(nèi)容有計(jì)算機(jī)、信息工程、網(wǎng)絡(luò)等方面的基礎(chǔ)知識(shí)。除此之外，檔案管理部門還要讓檔案管理人員對(duì)檔案發(fā)展的趨勢(shì)進(jìn)行及時(shí)了解，對(duì)現(xiàn)代科學(xué)在檔案工作中的應(yīng)用及時(shí)地了解，才能使他們的工作技能得到真正的提高。

篇4

2文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的作用

就目前我國(guó)辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，開展科學(xué)系統(tǒng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現(xiàn)檔案歸檔不及時(shí)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)低下等情況，這些現(xiàn)象的發(fā)生會(huì)導(dǎo)致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會(huì)造成各部門對(duì)事故發(fā)生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無(wú)章。通過開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，可以很好地通過技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來(lái)一步步實(shí)現(xiàn)文書檔案的管理，突破傳統(tǒng)人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。第二，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業(yè)單位是將文書與檔案進(jìn)行了分離，雖然實(shí)施了一部分的管理辦法來(lái)提升文書檔案的正確性、科學(xué)性與實(shí)效性，但是由于對(duì)文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個(gè)人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導(dǎo)致了當(dāng)前文書檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發(fā)揮其應(yīng)用的作用。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)將系統(tǒng)角色與文書檔案緊密聯(lián)系在一起，只有真正的文書角色，才能對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，實(shí)現(xiàn)了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當(dāng)造成的工作差距，真正體現(xiàn)了文書對(duì)檔案管理的作用。第三，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)通過科學(xué)的管理辦法彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書檔案管理中缺乏專業(yè)管理人才的缺陷。由于傳統(tǒng)的文書工作中，對(duì)檔案管理缺乏專業(yè)意識(shí)，所以并沒有設(shè)定專門的管理崗位來(lái)實(shí)施對(duì)文書檔案的管理，對(duì)于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)以嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，專業(yè)的數(shù)據(jù)算法為基礎(chǔ)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案專業(yè)的管理辦法，從而彌補(bǔ)了普通系統(tǒng)用戶在文書檔案管理工作中專業(yè)技術(shù)上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質(zhì)量，保障文書檔案管理工作的順利開展。

3文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設(shè)計(jì)

文書工作與文書檔案管理工作內(nèi)容主要是圍繞著辦公檔案來(lái)開展，而實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)則是要充分了解文書檔案管理工作內(nèi)容，而后分析其在信息化轉(zhuǎn)變過程中需要實(shí)現(xiàn)的功能點(diǎn)，進(jìn)而開發(fā)出對(duì)應(yīng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的文書檔案管理工作。首先，文書檔案管理工作的核心是針對(duì)檔案的管理，在企事業(yè)單位的辦公室中，會(huì)與其他很多部門進(jìn)行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應(yīng)的文件之后，將其進(jìn)行歸檔，而后進(jìn)行文件著錄、案卷著錄進(jìn)行統(tǒng)一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對(duì)文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)中，首先要實(shí)現(xiàn)的是文書檔案的電子化轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的工作模式中，常見的檔案大都以紙質(zhì)的形式進(jìn)行下發(fā)與傳輸，所以要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔的電子化轉(zhuǎn)變，通過添加掃描錄入接口來(lái)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行操作。當(dāng)然，為了改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的工作模式，在實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)中添加登記入口，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的等級(jí)工作。同時(shí)，在系統(tǒng)中需要添加針對(duì)檔案的內(nèi)容修正變更功能，來(lái)允許文書人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行修改和更正。其次，文書檔案管理工作會(huì)將歸檔的檔案借閱給其他人員，會(huì)是要對(duì)檔案進(jìn)行歸還，所以在實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作?；谏鲜隹紤]，在設(shè)計(jì)文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要完成企事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時(shí)要本著提升管理效率的原則來(lái)實(shí)現(xiàn)各種功能優(yōu)化傳統(tǒng)的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設(shè)計(jì)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)框架圖。檔案管理檔案借閱與歸還系統(tǒng)設(shè)定綜合查詢文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)檔案登記掃描錄入文件著錄文件歸檔案卷著錄檔案變更網(wǎng)上預(yù)訂網(wǎng)上查詢檔案借閱檔案歸還借閱人管理綜合檢索檔案統(tǒng)計(jì)檔案狀態(tài)設(shè)定年鑒銷毀圖1文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)框架結(jié)構(gòu)圖如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等四個(gè)最為基本的功能。

3.1文書檔案管理模塊

文書檔案管理模塊是實(shí)現(xiàn)最基本的文書檔案管理功能，通過設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)以下功能點(diǎn)來(lái)實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作。1）檔案登記：系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案電子化、信息化、數(shù)字化的關(guān)鍵，在對(duì)發(fā)文登記、收文登記和登記進(jìn)行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續(xù)的其他檔案管理的業(yè)務(wù)提供最為基本的數(shù)據(jù)。2）檔案掃描錄入：該功能主要是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行快速電子化轉(zhuǎn)變的功能，通過高速掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)文檔掃描成固定格式的數(shù)字化文件，而后通過第三方穩(wěn)定軟件將其轉(zhuǎn)化成可編輯、修改的文件進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，方便后期的業(yè)務(wù)的使用與處理。3）文件著錄主要是最初的檔案文件進(jìn)行著錄處理，制作成相應(yīng)的目錄、報(bào)表等方便后期文書檔案工作的開展。4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創(chuàng)建案卷來(lái)將文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類，而后將相應(yīng)的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統(tǒng)一管理。5）文件歸檔：主要實(shí)現(xiàn)是文書檔案的文件級(jí)著錄檔案創(chuàng)建，從而實(shí)現(xiàn)錄入的檔案的歸檔操作。6）檔案變更：主要是對(duì)文書檔案內(nèi)容或案卷內(nèi)容的修改與更正，根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)需要將其進(jìn)行變更操作，從而更加滿足企事業(yè)單位的文書工作需求。7）年鑒銷毀：針對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案銷毀進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的功能，針對(duì)檔期的紙質(zhì)檔案按照業(yè)務(wù)規(guī)定要進(jìn)行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進(jìn)行備份，并添加上已銷毀的標(biāo)記，以備不時(shí)之需。

3.2文書檔案借閱與歸還

文書檔案借閱與歸還功能主要是實(shí)現(xiàn)其他人員對(duì)文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱、歸還的管理操作。1）網(wǎng)上查詢：為了實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，在文書檔案進(jìn)行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對(duì)當(dāng)前所有的文書檔案進(jìn)行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來(lái)將自己需要的文書檔案查詢出來(lái)，根據(jù)其狀態(tài)進(jìn)行預(yù)訂或延遲操作。2）網(wǎng)上預(yù)訂：主要是對(duì)文書檔案預(yù)訂操作，當(dāng)查詢到對(duì)應(yīng)的檔案未被預(yù)訂或借出，就可以在網(wǎng)上進(jìn)行預(yù)訂。3）檔案借閱與歸還：主要是對(duì)文書檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行操作，文書人員可以根據(jù)實(shí)際的工作內(nèi)容將文書檔案的狀態(tài)進(jìn)行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標(biāo)記其借閱狀態(tài)。在此，對(duì)文書檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行設(shè)計(jì)，主要分為未預(yù)訂、已預(yù)訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態(tài)的變更來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱與歸還的操作。

3.3綜合查詢

綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對(duì)其進(jìn)行查詢，如檔案的狀態(tài)匯總查詢，根據(jù)相應(yīng)條件對(duì)文書、案卷、各種借閱與歸還信息進(jìn)行統(tǒng)一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時(shí)增加了各種檔案統(tǒng)計(jì)表格，以圖表的形式形象化地展示其當(dāng)前的基本狀態(tài)，極大地方便文書檔案管理工作的開展。3.4系統(tǒng)設(shè)定系統(tǒng)設(shè)定主要是對(duì)借閱人的管理以及文書檔案基本狀態(tài)的設(shè)定。

4總結(jié)

文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，主要是以實(shí)際的文書檔案管理工作內(nèi)容為需求，本著優(yōu)化文書檔案管理工作流程和提升效率的原則，設(shè)計(jì)了檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等基本功能，從而滿足文書人員的基本工作需求，提升文書檔案管理的工作效率與質(zhì)量。

作者:王琦 單位:南通市人民政府外事僑務(wù)辦公室

參考文獻(xiàn)：

[1]王芳.關(guān)于檔案管理前端控制與文書工作的思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2016(4):34-35.

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[3]李超.檔案管理系統(tǒng)在文書檔案工作中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代國(guó)企研究,2015(12):90-91.

篇5

1“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)

1.1便捷化查找檔案

在“互聯(lián)網(wǎng)+”體系下建立檔案管理工作流程，主要是借助計(jì)算機(jī)科學(xué)信息技術(shù)，將零散的信息進(jìn)行整合處理，形成電子檔案文件，其中涉及醫(yī)務(wù)信息、護(hù)理信息、網(wǎng)絡(luò)信息以及人事信息等[1]。借助數(shù)字化檔案能在醫(yī)院各個(gè)科室之間建立資源數(shù)據(jù)共享的管理體系，有效整合并建構(gòu)搜索引擎，維護(hù)檔案資料的應(yīng)用效率。

1.2全面收集檔案

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，醫(yī)院檔案管理要對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)、行政工作中的文件、影像等資料信息進(jìn)行集中收集。在醫(yī)院檔案管理工作中，信息收集工作和管控流程十分關(guān)鍵，是提升檔案使用價(jià)值的根本，能在節(jié)約存儲(chǔ)空間的基礎(chǔ)上，確保信息處理和甄別工作更加有效。需要注意的是，在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，醫(yī)院利用計(jì)算機(jī)科學(xué)信息技術(shù)就能對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理，維護(hù)其全面性、流動(dòng)性以及機(jī)密性，也為及時(shí)優(yōu)化信息記錄和信息管控效率奠定基礎(chǔ)。也就是說(shuō)，借助電子化信息處理工作能夠在節(jié)約人力資源成本的同時(shí)，確保信息的全面性。

1.3管理服務(wù)的多元化

借助“互聯(lián)網(wǎng)+”模式能有效建立全過程化信息收集機(jī)制，在查找檔案信息的同時(shí)，確保能提高檔案工作的服務(wù)職能和應(yīng)用綜合價(jià)值[2]。應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)管理體系構(gòu)建信息處理平臺(tái)，確保信息收集、信息歸納以及分類工作的完整性，也為資料存儲(chǔ)和檔案管控提供保障，有效借助信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)線上線下資源共享管理，為充分提高檔案資源價(jià)值性奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理存在的問題

盡管醫(yī)院已經(jīng)認(rèn)識(shí)到“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理工作的重要性，但是在具體執(zhí)行體系建立的過程中依舊存在一些亟待解決的問題，需要引起相關(guān)部門的高度關(guān)注[3]。第一，檔案管理理念的滯后性。信息技術(shù)在不斷發(fā)展，但是，由于醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作人員依舊存在觀念落后的問題，所以還存在利用傳統(tǒng)方式和理念進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)象，管理工作沒有得到改善，就算是將檔案信息收錄在電腦中，也僅僅只是更換了數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)位置，沒有對(duì)其進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理和電子信息庫(kù)的應(yīng)用，數(shù)據(jù)依舊無(wú)法發(fā)揮其實(shí)際價(jià)值，也不能對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的全面優(yōu)化提供保障。第二，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)用完整度缺失，在醫(yī)院內(nèi)應(yīng)用電子化產(chǎn)品對(duì)于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備資源有著較高的要求，但是，因?yàn)槎鄶?shù)醫(yī)院更加關(guān)注醫(yī)療業(yè)務(wù)，往往對(duì)檔案管理工作較為忽視，就會(huì)造成自身管理模式不能完全順應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的問題出現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配置不足、存儲(chǔ)功能欠缺、分析合理性不足、醫(yī)院信息檔案提取滯后等現(xiàn)象較為明顯，使得醫(yī)院人員管理和檔案管控工作效率難以得到有效提升，都會(huì)對(duì)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展造成制約。第三，管理人員綜合素質(zhì)較低。在醫(yī)院檔案管理部門，多數(shù)工作人員的年齡較高，對(duì)于新技術(shù)和信息處理操作流程的認(rèn)知度不足，加之自身專業(yè)能力和理論水平受到限制，就會(huì)出現(xiàn)實(shí)踐操作較差的問題?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”視域下醫(yī)院檔案管理專業(yè)化人才數(shù)量不足，技術(shù)水平和操作體系不能滿足實(shí)際需求，就會(huì)導(dǎo)致發(fā)展模式落實(shí)不到位。另外，因?yàn)闄n案管理工作人員的綜合素質(zhì)較低，創(chuàng)新意識(shí)不足，就造成患者檔案管理和醫(yī)生檔案管控體系不能發(fā)揮其時(shí)效性，間接造成了“看病難”“看病貴”等醫(yī)療問題[4]。

3“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理的路徑

3.1優(yōu)化管理意識(shí)

在醫(yī)院檔案管理工作中，檔案管理觀念滯后是較為關(guān)鍵的問題，需要引起醫(yī)院管理層的高度關(guān)注，管理層要在集中優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)體系的基礎(chǔ)上，對(duì)醫(yī)院自身檔案管理工作給予一定的重視，確保能推動(dòng)醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新水平[5]。第一，領(lǐng)導(dǎo)部門要認(rèn)識(shí)到“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理體系對(duì)于醫(yī)院全面化管理的重要性，從而建立常態(tài)化管理監(jiān)督機(jī)制，確保檔案管理工作能被納入到日常工作體系中，一定程度上制定檔案管理的常態(tài)化運(yùn)維機(jī)制。第二，相關(guān)人員要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況和發(fā)展目標(biāo)制定檔案管理規(guī)章制度，并且定期開展相應(yīng)的督查工作，有效在檢查中發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，提高檔案管理工作的常態(tài)化水平。針對(duì)整改流程要進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督和管理，保證監(jiān)管流程更加貼合醫(yī)院的發(fā)展需求。第三，醫(yī)院要組織內(nèi)部檔案管理人員參與常規(guī)化培訓(xùn)，不僅要提升其檔案管理專業(yè)知識(shí)，也要優(yōu)化其崗位意識(shí)，合理性明確檔案管理部門中各個(gè)管理人員、科室部門的職責(zé)和任務(wù)。最重要的是，要確保管理人員能對(duì)相關(guān)檔案法律知識(shí)予以了解，利用定期考核和獎(jiǎng)懲機(jī)制提高其工作積極性，形成良好的管理氛圍。第四，在信息化管理工作體系建立的過程中，檔案管理體系要將人員培訓(xùn)項(xiàng)目、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備購(gòu)置項(xiàng)目和信息安全防護(hù)項(xiàng)目等進(jìn)行聯(lián)合管理，建構(gòu)一體化監(jiān)督管理體系，維護(hù)管控流程的完整性[6]。與此同時(shí)，醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也要將其納入到醫(yī)院基礎(chǔ)性預(yù)算體系內(nèi)，確保能從根本上提升管理工作的節(jié)本水平和工作效率，維護(hù)管理流程的合理性。

3.2完善網(wǎng)絡(luò)設(shè)施

為了順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下的管理趨勢(shì)，醫(yī)院要整合網(wǎng)絡(luò)設(shè)施管控工作流程，積極建立健全統(tǒng)籌性較好的監(jiān)督機(jī)制，確保能依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開展具體的工作，從而有效了解工作的進(jìn)度和實(shí)踐要求[7]。一方面，醫(yī)院要加大管理力度和資金投入力度，確保能建立醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的專項(xiàng)部門，及時(shí)進(jìn)行設(shè)備設(shè)施的引進(jìn)和改善，對(duì)一些陳舊的設(shè)備予以及時(shí)更換，以保證檔案數(shù)字化管理工作的完整程度貼合實(shí)際需求。另一方面，臨時(shí)領(lǐng)導(dǎo)部門要強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的重視程度，確保能結(jié)合醫(yī)院實(shí)際需求進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)設(shè)施架構(gòu)體系的處理，落實(shí)具體的實(shí)施方案，維護(hù)設(shè)計(jì)檔案信息管理工作的流程。并且，要聘請(qǐng)或者是培養(yǎng)專業(yè)工作人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)軟件、硬件設(shè)施等進(jìn)行應(yīng)用性管理和創(chuàng)新性升級(jí)改革，從而順應(yīng)時(shí)展要求，提高醫(yī)院檔案管理工作的基本水平[8]。

3.3優(yōu)化管理水平

篇6

重慶機(jī)場(chǎng)作為國(guó)內(nèi)十大機(jī)場(chǎng)之一，伴隨近十年的穩(wěn)定、高速發(fā)展，電子政務(wù)產(chǎn)生大量的電子文件，以及頻繁的庫(kù)存檔案實(shí)體利用需求，迫切需要建立一個(gè)能覆蓋全公司、互聯(lián)互通，能滿足各級(jí)單位檔案現(xiàn)代化管理、開放的、易于擴(kuò)展的檔案管理平臺(tái)。為此，重慶機(jī)場(chǎng)集團(tuán)有限公司辦公室檔案室經(jīng)過多方面調(diào)研、學(xué)習(xí)，在上級(jí)主管部門及職能部門的支持和配合下，開始量身打造符合我公司實(shí)際情況的檔案管理系統(tǒng)。

1 前期準(zhǔn)備階段

1、確定軟件供應(yīng)商，自2013年年初開始，我公司與有關(guān)軟件供應(yīng)商進(jìn)行了解、溝通，通過對(duì)功能設(shè)計(jì)、開發(fā)費(fèi)用、售后服務(wù)、后續(xù)優(yōu)化等方面的比對(duì)，確定紫光檔案管理軟件作為我公司的檔案管理系統(tǒng)。

2、購(gòu)置相應(yīng)的硬件設(shè)施，在確定檔案管理軟件后，與軟件供應(yīng)商進(jìn)一步溝通，針對(duì)我公司現(xiàn)有庫(kù)存的檔案實(shí)體數(shù)量，以及今后預(yù)計(jì)的檔案增長(zhǎng)量，擬定與該系統(tǒng)相匹配的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器購(gòu)置計(jì)劃。

3、確定數(shù)字化加工單位，按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，面向社會(huì)公開招標(biāo)，經(jīng)過與四家有專業(yè)資質(zhì)條件的數(shù)字化加工單位進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)性談判，確定檔案數(shù)字化加工單位，保證了檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范與安全。

2 項(xiàng)目實(shí)施階段

2.1 檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

首先，對(duì)項(xiàng)目需求初步調(diào)研，主要對(duì)象為各個(gè)主要模塊的負(fù)責(zé)部門，主要內(nèi)容為各模塊主流程的確認(rèn)，各個(gè)部門角色的劃分。調(diào)研的主要方式通過現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施顧問對(duì)系統(tǒng)主流程進(jìn)行講解，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門將現(xiàn)有的系統(tǒng)流程與自己的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行對(duì)比，找出其差異性，以便進(jìn)行修正。另外各業(yè)務(wù)部門需流程的各個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的角色定位進(jìn)行確定，以便進(jìn)行人員的權(quán)限分配。

其次，紫光軟件公司通過單位全宗、檔案類型、檔案報(bào)表、人員和組織機(jī)構(gòu)情況、權(quán)限分配、審批流程等方面的功能需求，初步形成我公司所需的系統(tǒng)原型，在該系統(tǒng)中對(duì)全宗、檔案目錄樹、檔案類型、系統(tǒng)編號(hào)規(guī)則、檔案分類方案、各類檔案報(bào)表、權(quán)限角色進(jìn)行定義、設(shè)計(jì)，構(gòu)建一個(gè)全面、有序的檔案管理系統(tǒng)。

基本功能：J2EE架構(gòu)，符合SOA和OAIS設(shè)計(jì)要求，文件管理、收集整編、檔案管理、開發(fā)利用和系統(tǒng)維護(hù)等模塊，在設(shè)計(jì)上考慮了信息資源管理的發(fā)展趨勢(shì)，系統(tǒng)支持多模式歸檔文件整理，多全宗管理模式，跨庫(kù)檢索查詢等功能，

特色功能：

電子文件歸檔：與我公司現(xiàn)有的OA系統(tǒng)對(duì)接，該檔案系統(tǒng)為每個(gè)需要同步的文檔類型提供一個(gè)中間庫(kù)，當(dāng)OA公文流轉(zhuǎn)結(jié)束后，會(huì)將原文和元數(shù)據(jù)寫入指定的中間庫(kù)，檔案系統(tǒng)定時(shí)和手動(dòng)進(jìn)行同步接受，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。

模糊檢索：紫光全文搜索系統(tǒng)，用于數(shù)字化檔案的全文檢索；紫光在線OCR系統(tǒng)，對(duì)電子文件進(jìn)行OCR文字識(shí)別，提取的文件內(nèi)容可形成條目字段信息。支持JPG、BMP、Tiff、PDF、DWG等格式；通過以上兩項(xiàng)紫光自主研發(fā)產(chǎn)品，可對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)所有內(nèi)容，包括掃描圖片中可識(shí)別字體進(jìn)行全方位的搜索，擴(kuò)大對(duì)檔案信息的檢索范圍，提高檔案資源的利用率。

推送服務(wù)：在完善檔案管理系統(tǒng)的基本功能外，還深化服務(wù)功能，研發(fā)了檔案利用的推送服務(wù)模塊，即，檔案查閱人如不熟悉該系統(tǒng)，急需查閱某一檔案信息，檔案專、兼職人員可以在數(shù)據(jù)庫(kù)查找相關(guān)的檔案信息，放入“推送信息庫(kù)”，接著選擇人員名單發(fā)送，然后檔案查閱人登陸該系統(tǒng)中，可在“推送信息”一欄內(nèi)看到自己需要查找的檔案信息，充分發(fā)揮了數(shù)據(jù)共享、快速利用的作用。

2.2 檔案數(shù)字化加工

在檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)、安裝完成后，下一步工作就是對(duì)庫(kù)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，我公司現(xiàn)有基建檔案5700多卷、文書檔案957卷、8800多件，數(shù)字化工作量巨大。

為保證檔案實(shí)體的安全，我公司與數(shù)字化加工單位簽定安全保密協(xié)議，明確規(guī)定所有加工人員均嚴(yán)格按照重慶市保密局相關(guān)要求進(jìn)行保密知識(shí)培訓(xùn)，加工電腦禁止連接互聯(lián)網(wǎng)，設(shè)置開機(jī)和屏幕保護(hù)密碼，并對(duì)所有的USB接口屏蔽，貼上封條；所有加工人員禁止使用手機(jī)數(shù)據(jù)線、MP3、優(yōu)盤等移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，禁止復(fù)印、打印、拷貝檔案資料；項(xiàng)目完工數(shù)據(jù)移交后所有電腦全部格式化；加工現(xiàn)場(chǎng)安裝監(jiān)控設(shè)備，通過一系列安全措施保證了檔案實(shí)體的安全，避免加工數(shù)據(jù)的泄露。

在檔案數(shù)字化的過程中，我公司與數(shù)字化加工單位對(duì)出、入庫(kù)檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，做好交接的臺(tái)帳記錄，數(shù)字化加工單位按照專業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝流程，科學(xué)合理的對(duì)加工質(zhì)量進(jìn)行把控，每個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)上一個(gè)工序進(jìn)行監(jiān)督及質(zhì)量檢查，保證檔案、數(shù)據(jù)在每個(gè)工序順利流暢，確保檔案、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。

在檔案數(shù)字化加工每完成一批次，我們都對(duì)掃描后的檔案數(shù)據(jù)逐一審查、核對(duì)，通過檢查發(fā)現(xiàn)了加工過程中產(chǎn)生的少量問題，均進(jìn)行了整改；同時(shí)對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行檢查，包括檔案卷內(nèi)紙張是否完整、檔案還原情況等，并做好相應(yīng)的臺(tái)帳記錄。

2.3 數(shù)據(jù)掛接及備份

在完成了所有檔案的數(shù)字化工作后，紫光軟件公司協(xié)助數(shù)字化加工單位把大批量的檔案數(shù)據(jù)全部倒入系統(tǒng)，使系統(tǒng)可以提供豐富、準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，同時(shí)，將所有數(shù)據(jù)進(jìn)行兩套移動(dòng)硬盤備份，從而搭建了統(tǒng)一管理、隨時(shí)利用、安全存儲(chǔ)的集團(tuán)化檔案管理平臺(tái)。

3 后續(xù)完善階段

3.1 系統(tǒng)操作培訓(xùn)

為保證檔案管理系統(tǒng)各項(xiàng)功能的正常使用，提高檔案數(shù)據(jù)利用率，規(guī)范我公司檔案管理工作，在系統(tǒng)上線試運(yùn)行一周后，對(duì)各級(jí)部門開展了一次該系統(tǒng)的專項(xiàng)培訓(xùn)，包括檔案系統(tǒng)登陸方法、錄入方法、查詢方法、下載審批及其他功能操作，經(jīng)過培訓(xùn)，各部門檔案系統(tǒng)使用人員能夠熟練的進(jìn)行各種操作，基本滿足日常使用。

3.2 制度完善

在檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建完成后，出臺(tái)《檔案管理系統(tǒng)管理辦法》（試行），對(duì)各部門職責(zé)、檔案種類、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)利用、使用權(quán)限等方面進(jìn)行公示，并下發(fā)《數(shù)據(jù)化定點(diǎn)加工的通知》，對(duì)今后的入庫(kù)檔案提出數(shù)字化要求，保證了該系統(tǒng)中各類數(shù)據(jù)的順利掛接和規(guī)范化，為該系統(tǒng)充分發(fā)揮利用效果打好基礎(chǔ)。

篇7

二、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理改革的必要性

數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)讓很多數(shù)據(jù)的應(yīng)用和儲(chǔ)存變得更加方便，是新時(shí)代的信息發(fā)展方向，應(yīng)用新的技術(shù)改革事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理方式，也可以提高檔案管理工作的效率，提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量。事業(yè)單位的檔案管理改革是建立在信息技術(shù)的基礎(chǔ)之上的，通過對(duì)檔案的數(shù)字化和信息化處理，能夠充分發(fā)揮檔案的管理職能，事業(yè)單位的檔案管理工作信息化與效率是息息相關(guān)的。

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代下，各項(xiàng)信息處理的技術(shù)也在不斷地完善，比如云計(jì)算技術(shù)，這種高效率的信息管理方式在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用也逐漸廣泛，同樣身為信息管理的事業(yè)單位檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)將新的技術(shù)運(yùn)用到工作中，適應(yīng)社會(huì)的科技發(fā)展。不但事業(yè)單位檔案管理工作處于改革的期間，事業(yè)單位的體制也處于改革時(shí)期，改革需要運(yùn)用新的信息化技術(shù)，建立信息化發(fā)展的平臺(tái)，因此加強(qiáng)對(duì)檔案管理的改革也是推進(jìn)單位體制改革的有效方式。另外傳統(tǒng)的檔案保存方法具有易丟失、易損壞、查找不便的缺點(diǎn)，新的檔案管理方式能夠加強(qiáng)對(duì)檔案的保存力度。因此新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理改革是非常有必要的。

三、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位

受傳統(tǒng)檔案管理工作觀念的影響，一些事業(yè)單位的管理者沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作改革的必要性，把單位的發(fā)展重心都放在了如何提供社會(huì)服務(wù)上，沒有意識(shí)到檔案管理的重要性。很多事業(yè)單位的管理人員和工作人員，包括檔案管理的工作人員認(rèn)為檔案管理工作不能給單位的發(fā)展帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，這種整體的不正確意識(shí)導(dǎo)致在事業(yè)單位的發(fā)展過程中疏忽了對(duì)檔案的管理工作，造成對(duì)檔案管理工作的人力物力資源投入不合理，影響了檔案管理工作的效率。[1]

（二）檔案管理方式不科學(xué)

現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，信息的處理、儲(chǔ)存、傳播的方式也在逐漸現(xiàn)代化，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)變得更加先進(jìn)快捷，創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)來(lái)幫助管理者進(jìn)行檔案管理工作。在實(shí)際的檔案管理過程中，盡管大多數(shù)事業(yè)單位都采用了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)制定管理體系，但一些時(shí)候并沒有對(duì)檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，檔案管理者也是缺乏檔案管理的意識(shí)和專業(yè)素質(zhì)，使得電子信息技術(shù)沒有很好地應(yīng)用在檔案管理中，造成檔案管理方式不科學(xué)。

（三）檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不高

檔案管理工作是一項(xiàng)有較強(qiáng)操作體系的工作，對(duì)從事的管理人員專業(yè)程度要求也是非常高的，工作人員要具備檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)，掌握專業(yè)的管理方式和技巧，檔案管理的工作具有一定的枯燥性和單調(diào)性，需要管理者在工作時(shí)適應(yīng)這樣的工作環(huán)境，培養(yǎng)仔細(xì)程度和耐心。由于檔案管理工作不受事業(yè)單位的重視，對(duì)檔案管理的工作人員審核沒有那么嚴(yán)格，導(dǎo)致了很多工作人?T的專業(yè)素質(zhì)都達(dá)不到良好管理檔案的要求，對(duì)檔案分類和整理缺乏專業(yè)性的認(rèn)知，導(dǎo)致檔案的歸納、整理、保管等操作方式不規(guī)范，降低了檔案管理工作的效率。[2]

四、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革措施

（一）完善檔案管理的業(yè)務(wù)流程

完善檔案管理的業(yè)務(wù)流程指要對(duì)檔案管理的流程進(jìn)行重構(gòu)，分析在檔案管理流程中每個(gè)環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)和工作效率，發(fā)現(xiàn)整個(gè)體系中存在的問題，并針對(duì)問題進(jìn)行對(duì)該項(xiàng)環(huán)節(jié)的優(yōu)化，通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理也無(wú)流程的升級(jí)和改造革。新形勢(shì)下對(duì)信息管理提出的要求是從本質(zhì)上改革，因此事業(yè)單位的檔案業(yè)務(wù)流程改革也要從本質(zhì)上進(jìn)行。

第一要優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，完善檔案管理內(nèi)部部門之間的業(yè)務(wù)銜接工作流程，梳理好檔案管理部門與其他事業(yè)單位部門之間的業(yè)務(wù)流程關(guān)系，動(dòng)員全體員工投入到完善檔案管理業(yè)務(wù)流程的工作中來(lái)。對(duì)各項(xiàng)的檔案管理工作流程進(jìn)行審核，如檔案的錄入、編排、維護(hù)、更新、查找、監(jiān)管工作，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行合理的規(guī)劃。第二，規(guī)范業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)化在檔案管理工作流程制定中是非常有必要的，通過標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)定將檔案管理流程的體系固定下來(lái)，根據(jù)檔案管理的發(fā)展需求和實(shí)際情況，來(lái)分配職責(zé)和管理資源，明確每一位管理員工的職責(zé)和所在崗位所負(fù)責(zé)的范圍，將長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的理念應(yīng)用到對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化流程的制定中。[3]

（二）擴(kuò)展檔案管理服務(wù)能力

首先要對(duì)服務(wù)的功能進(jìn)行擴(kuò)展，原有的檔案服務(wù)功能大多數(shù)只是對(duì)信息的檢索和查看，在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代中，檔案的服務(wù)功能要借助信息技術(shù)進(jìn)行擴(kuò)展，可以開發(fā)數(shù)據(jù)的整理功能，讓檔案數(shù)據(jù)能夠執(zhí)自行的按類別規(guī)整、自動(dòng)篩選、與其他信息建立一個(gè)清晰的對(duì)比模型，為需求者提供更多的服務(wù)。在檔案的服務(wù)過程中可以增加其他的服務(wù)功能，比如說(shuō)根據(jù)所查找數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的檔案信息，在檢索中設(shè)置高級(jí)檢索，讓使用者能夠根據(jù)數(shù)據(jù)發(fā)生的年份或者是方向查找到一類的檔案信息，做到更加迅速地找到需要的具體信息，對(duì)檔案的檢索功能更好地運(yùn)用。其次要擴(kuò)展服務(wù)的內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)都是等需求者有需要時(shí)自己使用，檔案管理提供的只是一個(gè)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，在新的服務(wù)模式中應(yīng)當(dāng)改善被動(dòng)服務(wù)的局限性，逐漸朝著主動(dòng)提供服務(wù)的方向發(fā)展。

（三）構(gòu)建檔案管理平臺(tái)

構(gòu)建檔案管理平臺(tái)分為兩個(gè)方面，第一個(gè)方面是加強(qiáng)硬件上的建設(shè)，檔案管理的平臺(tái)可以以事業(yè)單位發(fā)展的平臺(tái)為依托，建立屬于自己的發(fā)展平臺(tái)，結(jié)合檔案管理的職責(zé)設(shè)計(jì)具有針對(duì)性的功能平臺(tái)，建立更加科學(xué)更加快捷的檔案管理平臺(tái)，同時(shí)考慮事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的實(shí)際需求，制定符合檔案管理發(fā)展目標(biāo)的平臺(tái)。第二方面是實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的整合，資源的整合可以通過各類的整理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，檔案管理工作的改革也是要利用好這些整理辦公軟件來(lái)進(jìn)行的，將檔案的管理工作融入整個(gè)的檔案平臺(tái)中來(lái)，借助管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的整合，使檔案管理工作發(fā)揮最大的效益。

篇8

1 我國(guó)社保檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 參保人數(shù)激增。以2010年末為例，全國(guó)參加城鎮(zhèn)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的人數(shù)為25707萬(wàn)人，比2009年末增加了2157萬(wàn)人。其中，農(nóng)民工參保人數(shù)為3284萬(wàn)人，比上年末增加了637萬(wàn)人。參保人數(shù)的迅速增長(zhǎng)，必然導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案的迅速增長(zhǎng)，這也就對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案高效科學(xué)規(guī)范的管理提出了更高的要求。

1.2 社會(huì)保險(xiǎn)改革不斷深化。近年來(lái)，為適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)制度頻繁改革。如2010年，流動(dòng)就業(yè)人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)實(shí)現(xiàn)跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)，2011年，企業(yè)繳納險(xiǎn)種在養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，新增了工傷和生育險(xiǎn)。這些政策改革為社會(huì)保障事業(yè)的發(fā)展?fàn)I造了更為廣闊的空間，提供了難得的機(jī)遇。

1.3 社保檔案管理機(jī)構(gòu)分散。具體而言：養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等基本保障檔案由社保中心負(fù)責(zé)管理；社會(huì)救助、社會(huì)福利、社會(huì)優(yōu)撫、低保等由民政局負(fù)責(zé)管理；個(gè)人商業(yè)保險(xiǎn)由商業(yè)保險(xiǎn)公司負(fù)責(zé)管理。管理機(jī)構(gòu)的分散，既造成了政出多門、資源浪費(fèi)的局面，又為社保檔案的管理使用造成了諸多不便，同時(shí)還使得整個(gè)社保體系出現(xiàn)了許多漏洞。于是，就有人開始利用這些漏洞來(lái)謀求個(gè)人私利，“社?！比怂劳龆ｋU(xiǎn)金照領(lǐng)等現(xiàn)象的頻繁發(fā)生也就不足為奇了。

1.4 社保檔案管理工作的考核指標(biāo)不健全。社保檔案數(shù)量巨大，管理工作繁瑣，而目前我國(guó)既無(wú)統(tǒng)一的管理辦法和操作流程又無(wú)硬性的考核指標(biāo)，使得負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員無(wú)所適從，也使得許多工作人員放松了要求，工作標(biāo)準(zhǔn)低，管理不規(guī)范。同時(shí)，負(fù)責(zé)社保檔案管理的各個(gè)部門各行其是，各自分別構(gòu)建管理系統(tǒng)，各管理系統(tǒng)采用的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu)不統(tǒng)一，使得社?；拘畔o(wú)法共用，只能采用共享或交換的形式。這也為社保檔案的統(tǒng)一管理使用設(shè)置了人為障礙。

1.5 社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦效率不高。當(dāng)今社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)普及，人們已經(jīng)習(xí)慣于足不出戶在網(wǎng)上辦理業(yè)務(wù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理體系手續(xù)復(fù)雜冗繁、辦理效率低下，人們對(duì)簡(jiǎn)化申報(bào)手續(xù)、提供便捷高效的網(wǎng)上申報(bào)社保業(yè)務(wù)的呼聲越來(lái)越高。因此，在確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確完全的基礎(chǔ)上，簡(jiǎn)化申報(bào)手續(xù)，豐富申報(bào)途徑，提升經(jīng)辦效率，已刻不容緩。

2 我國(guó)社保檔案管理系統(tǒng)存在的問題

2.1 管理體制不規(guī)范。目前，我國(guó)社保檔案管理工作還沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，管理機(jī)構(gòu)不健全，專職人員配額少，歸檔范圍不明確，管理標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范等諸多問題，已經(jīng)嚴(yán)重影響了我國(guó)社保檔案的管理質(zhì)量。

2.2 存檔場(chǎng)所隱患多。受辦公場(chǎng)地和經(jīng)費(fèi)等問題的限制，許多地區(qū)的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)沒有固定的檔案存放場(chǎng)所或存放場(chǎng)所條件簡(jiǎn)陋，社保檔案存在諸多潛在的不安全因素。

2.3 管理標(biāo)準(zhǔn)不科學(xué)。當(dāng)前執(zhí)行的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》是1992年制定的，其諸多規(guī)定如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要。在新的統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)尚未制訂的情況下，各地只能各行其是制訂地方標(biāo)準(zhǔn)，以致社保檔案的管理方法在各地截然不同，不同專業(yè)類別的管理規(guī)范也是千差萬(wàn)別。

3 社保檔案管理工作的發(fā)展方向

3.1 全面推行數(shù)字化檔案管理體系。在傳統(tǒng)的社保申報(bào)辦理過程中會(huì)出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，既不便保存，又浪費(fèi)空間，查詢起來(lái)也繁瑣。如果將這些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案，既節(jié)約資源、利于保存、方便查詢，又能極大的提高經(jīng)辦效率。

3.2 對(duì)社保檔案進(jìn)行分類管理。根據(jù)不同門類的社保檔案，遵循文件的形成規(guī)律，按照各自的形成類型、存檔價(jià)值等，分別確定各自的歸檔管理方法，實(shí)行分類管理，既方便儲(chǔ)存、利于查詢，又可有效防止檔案的丟失與缺漏。

3.3 統(tǒng)一社保管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。建立全國(guó)統(tǒng)一的社保檔案管理體系，規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化社保檔案的監(jiān)控和管理，提高社保信息的安全性，建立全國(guó)統(tǒng)一的社保信息網(wǎng)絡(luò)查詢接口，既可方便公民查詢個(gè)人社保信息，又可提高社保及檔案管理工作的透明度，這對(duì)于推進(jìn)社保事業(yè)的持續(xù)發(fā)展和完善是大有裨益的。

3.4 規(guī)范社保檔案管理機(jī)構(gòu)。如設(shè)立全國(guó)社保檔案管理中心，擬訂社保檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度、操作流程、改革規(guī)劃等，統(tǒng)一社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)束社保檔案管理在各地各行其是、管理混亂的局面。同時(shí)，在各地設(shè)置分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)公民社保檔案內(nèi)容的增加和更新，并定期送交全國(guó)社保檔案管理中心統(tǒng)一保管。

參考文獻(xiàn)：

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中圖分類號(hào)：C93文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

引言

檔案管理分為廣義和狹義兩種，廣義主要是指對(duì)建立的檔案進(jìn)行保管；狹義主要是指對(duì)已經(jīng)入庫(kù)的檔案進(jìn)行日常養(yǎng)護(hù)工作。而在我們?nèi)粘５臋n案管理中，除了妥善放置檔案和對(duì)檔案進(jìn)行維護(hù)外，還有就是對(duì)于檔案內(nèi)容信息進(jìn)行管理。對(duì)于檔案內(nèi)容的管理，其實(shí)是一種對(duì)于檔案內(nèi)部具有使用價(jià)值的知識(shí)管理。

知識(shí)管理起源于商業(yè)管理，是誰(shuí)具體提出知識(shí)管理這個(gè)概念重說(shuō)紛紜，知識(shí)管理主要是管理團(tuán)隊(duì)通過科學(xué)合理的管理方式，對(duì)于知識(shí)資源進(jìn)行重組和分配，保證其得到有效利用。我國(guó)對(duì)于知識(shí)管理的主流解釋是，將組織的智力和記錄型信息轉(zhuǎn)化為更大的生產(chǎn)力。從上述定義可以看出，我們將知識(shí)管理定義為利用對(duì)于知識(shí)的有效管理和利用，提升企業(yè)的效益。

一、檔案管理和知識(shí)管理

（一）檔案管理和知識(shí)管理的相異點(diǎn)

從檔案管理的定義上可以看出，檔案管理僅僅是對(duì)于檔案的管理，遵循嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫?，采取先進(jìn)的管理技術(shù)，保證檔案的真實(shí)性和價(jià)值。在管理中，管理人員沒有自主地參與，完全遵從現(xiàn)有制度進(jìn)行管理，一切符合檔案管理的程序。

知識(shí)管理不僅僅是對(duì)于檔案的管理，還包括對(duì)于檔案中的內(nèi)容進(jìn)行學(xué)習(xí)，然后通過管理人員的智慧，將從檔案中得到信息進(jìn)行重組，找到具有價(jià)值的信息并加以利用，來(lái)創(chuàng)造出更大財(cái)富或找到提高生產(chǎn)力的方式方法。對(duì)于知識(shí)管理來(lái)說(shuō)，更加強(qiáng)調(diào)管理人員的參與性，管理人員的主觀能動(dòng)性的參與部分非常多。

（二）檔案管理和知識(shí)管理的相同點(diǎn)

檔案管理和知識(shí)管理都是進(jìn)行檔案或知識(shí)管理，并且通過良好的管理實(shí)現(xiàn)檔案或知識(shí)其本身的價(jià)值。但從二者的具體管理方式上分析，主要有以下幾個(gè)相同點(diǎn)：

（1）管理對(duì)象。不論是檔案管理還是知識(shí)管理，其管理的對(duì)象都具有知識(shí)的屬性。檔案管理的對(duì)象主要是由文字、圖標(biāo)記錄的信息型知識(shí)，可以讀取或運(yùn)用并找到最終利用價(jià)值；知識(shí)管理的對(duì)象是記錄型知識(shí)的顯性價(jià)值和隱形價(jià)值，通過管理人員的分析利用找到最終的利用價(jià)值。

（2）管理目的。我國(guó)《檔案法》中對(duì)于檔案的管理目的進(jìn)行了明確規(guī)定，對(duì)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，保證檔案的完整性和真實(shí)性，從而提供詳實(shí)信息便于查閱。保證檔案提供信息的真實(shí)性，是滿足社會(huì)或個(gè)人對(duì)于檔案信息的要求，也是檔案管理的目的。知識(shí)管理的目的則是通過群體的智慧找出信息的顯性價(jià)值和隱形價(jià)值，充分發(fā)揮出知識(shí)的自身價(jià)值來(lái)服務(wù)于社會(huì)。因此，不論是檔案管理還是知識(shí)管理，其最終的目的都是服務(wù)社會(huì)。

（3）管理流程。對(duì)于檔案管理的流程，基本分為以下六個(gè)步驟：①資料接收，②整理，③鑒定，④保管，⑤統(tǒng)計(jì)，⑥利用。而知識(shí)管理的流程主要分為以下七個(gè)步驟：①知識(shí)產(chǎn)生，②收集，③存儲(chǔ)，④加工，⑤整理，⑥評(píng)價(jià)，⑦利用。不論是檔案管理還是知識(shí)管理，其流程都是線性而有序的。因此，二者的管理流程十分相似。

（4）管理技術(shù)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)福音。通過計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的存儲(chǔ)能力和快速地查找能力，不論是檔案管理還是知識(shí)管理，都是以計(jì)算機(jī)為主要的管理技術(shù)進(jìn)行管理。從而保證提供給客戶詳細(xì)、準(zhǔn)確的信息。因此，二者的管理技術(shù)基本相同。

二、檔案管理與知識(shí)管理相近相通

（一）管理對(duì)象重疊

如今，在檔案管理中，對(duì)檔案的分類十分的細(xì)致，主要是按照文件或檔案的內(nèi)容進(jìn)行不同程度的劃分，而且并對(duì)不同年限的的檔案進(jìn)行明細(xì)的標(biāo)記，并且排列好順序，以方便讀者在進(jìn)行閱讀時(shí)，可以詳細(xì)的對(duì)檔案進(jìn)行了解。而知識(shí)管理則與文檔管理有很大不同，它主要是對(duì)知識(shí)進(jìn)行不同的分析、解釋和研究，也是文件最基礎(chǔ)的組成部分。組織的知識(shí)的知識(shí)為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。顯性知識(shí)是通過組織自身工作和活動(dòng)中逐步形成的非文件和收買其他各個(gè)組織信息以及通過其他外部因素得到的文件和檔案；主要由收集、購(gòu)買、交換等方式從外部獲取的圖書、報(bào)紙、期刊、數(shù)據(jù)庫(kù)等。目前在進(jìn)行檔案管理的過程中，我們主要很大一部分是進(jìn)行知識(shí)管理。換句話說(shuō)其實(shí)知識(shí)管理其實(shí)包含著檔案管理，而且在進(jìn)行檔案管理和知識(shí)管理時(shí)，我們所面對(duì)的對(duì)象其實(shí)都是文件和檔案。雖然從表面上這兩個(gè)管理方式是有著不同的管理模式，但是隨著科技的發(fā)展，這兩個(gè)不同的方式，都以及相互聯(lián)系和相互包含。

（二）管理目的相近

檔案是以知識(shí)形態(tài)為世界做出服務(wù)的一種方式，是為了滿足社會(huì)各界在需要某些知識(shí)時(shí)能夠提供到相應(yīng)的檔案的一種管理模式。為組織各項(xiàng)活動(dòng)提供檔案服務(wù)，滿足用戶的檔案需求，是檔案管理工作中的根本目的和管理模式，也是檔案管理工作在應(yīng)用中的主要出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。知識(shí)管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值、提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，為此在知識(shí)管理過程中必須通過將知識(shí)模式應(yīng)用在恰當(dāng)?shù)牡胤?，更是能夠傳遞給需要這些知識(shí)的人們，以便于其在工作中能夠?qū)ζ洚a(chǎn)生良好的幫助和制定出最佳決策。

（三）管理流程類似

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)檔案界將傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)劃分為六個(gè)環(huán)節(jié)：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)。實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理、集成管理，則還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環(huán)節(jié)。知識(shí)管理的流程是知識(shí)的產(chǎn)生、收集、存儲(chǔ)、加工、整理、評(píng)價(jià)、利用等。檔案管理和知識(shí)管理的管理流程相當(dāng)類似：都是對(duì)散布在各個(gè)角落的文件或知識(shí)進(jìn)行識(shí)別，收集，集中在一起。之后再整理，歸納，辨別。最后使之大眾化，可以被所有人利用學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值；而在利用過程中又會(huì)產(chǎn)生新的文件、檔案或知識(shí)，需要對(duì)其進(jìn)行收集、存儲(chǔ)。

（四）管理技術(shù)相同

受信息技術(shù)全球化的整體趨勢(shì)影響下，科學(xué)技術(shù)越來(lái)越發(fā)達(dá)，信息傳遞越來(lái)越迅速，文件和檔案在管理中逐步的出現(xiàn)相互交流和相互的改革控制，各種信息形式的日益復(fù)雜化。對(duì)于從古代流傳下來(lái)的羊皮或絹帛或紙質(zhì)的文件和檔案，為了能在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)一體化的管理模式下適應(yīng)發(fā)展，應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理，使其所傳遞的知識(shí)能讓現(xiàn)代人所了解學(xué)習(xí)。同時(shí)也可以保證檔案管理工作和知識(shí)管理能夠進(jìn)行綜合應(yīng)用。因此，現(xiàn)代檔案管理的全部活動(dòng)——文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)。而知識(shí)管理更是信息技術(shù)飛速發(fā)展的產(chǎn)物，知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用。

三、檔案管理與知識(shí)管理相輔相成

（一）知識(shí)管理提升檔案管理

1.知識(shí)管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過分強(qiáng)調(diào)檔案與文件、檔案與圖書情報(bào)的區(qū)別，將文件、圖書情報(bào)等排除在管理職責(zé)之外，從而極大地限制了自身活動(dòng)的范圍。而在管理內(nèi)容上，現(xiàn)今的大多數(shù)企業(yè)檔案都只是記錄歷史，保留已有的文件，其實(shí)這些對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)，已經(jīng)成為過去式，并不能帶來(lái)太大的利用價(jià)值，在當(dāng)今的時(shí)代潮流下，檔案管理應(yīng)該服務(wù)于現(xiàn)實(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，積極的搜集各種有利于企業(yè)進(jìn)步發(fā)展的信息，進(jìn)而歸檔研究分析，最大的發(fā)揮檔案管理的作用，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值。

知識(shí)管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識(shí)納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識(shí)進(jìn)行整合與集成，建構(gòu)一個(gè)整體的知識(shí)資源體系。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)在企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)創(chuàng)造知識(shí)、共享知識(shí)、應(yīng)用知識(shí)，使知識(shí)直接服務(wù)于企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)。

2.知識(shí)管理可以提升檔案管理的價(jià)值

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理重保管輕利用，大部分都是將企業(yè)過往的資料保存，所提供的信息自然也都是過時(shí)的，不能滿足企業(yè)發(fā)展的信息。而知識(shí)管理可以再分析研究知識(shí)的過程中發(fā)現(xiàn)新的信息，這樣一來(lái)，知識(shí)管理體現(xiàn)了檔案管理的意義，進(jìn)而也提升了檔案管理的價(jià)值。。

（二）檔案管理促進(jìn)知識(shí)管理

1.檔案管理有助于沉淀、積累知識(shí)

檔案管理可以保留從人類文明開始的一切知識(shí)和信息，通過文件或檔案的方式流傳下來(lái)，使后來(lái)者可以學(xué)習(xí)借鑒，豐富自身的知識(shí)，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新發(fā)展，這也是世界能夠得以發(fā)展的基礎(chǔ)。

2.檔案管理有助于傳播、交流知識(shí)

信息、知識(shí)的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語(yǔ)言，二是書面。語(yǔ)言交流包括面對(duì)面的口頭交流、會(huì)議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。

在語(yǔ)言交流的過程中對(duì)檔案管理分析與應(yīng)用是最為關(guān)鍵的，但是語(yǔ)言交流也存在一些缺點(diǎn)，比如受時(shí)間空間的限制，容易失真，不能以書面的方式流傳下來(lái)等。對(duì)于書面交流來(lái)說(shuō)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力和文化限制又成為其主要的缺點(diǎn)。

3.檔案管理有助于理解、挖掘知識(shí)

檔案管理的最基本理論和最高原則是“來(lái)源原則。也就是說(shuō)文件是在何種條件下被誰(shuí)用什么方式為達(dá)到哪種目的而產(chǎn)生出來(lái)的。這些來(lái)源信息正是了解、管理和利用電子文件的關(guān)鍵所在。

四、檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)

（一）提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)

檔案記錄著本單位的各種活動(dòng)，其中蘊(yùn)藏著大量的有關(guān)本單位的經(jīng)濟(jì)、政治、文化等信息，對(duì)本單位回顧歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，有著不可或缺的作用。同時(shí)，檔案管理作為國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分，做好本單位的檔案管理工作也是十分重要的。如果檔案管理人員對(duì)檔案的接收工作做的不及時(shí)，就會(huì)使這些檔案流失，造成檔案不齊全、缺失，最終對(duì)日后的使用帶來(lái)困難。因此，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員務(wù)必要提高警惕，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，使本單位的資料檔案的管理有序。

（二）檔案管理的指導(dǎo)人員要加強(qiáng)自身的常規(guī)業(yè)務(wù)建設(shè)

管理人員要時(shí)刻注意自己的職責(zé)是指導(dǎo)與監(jiān)督而不是參與具體的工作。平時(shí)要多在如何加強(qiáng)自身的指導(dǎo)藝術(shù)上下功夫，例如：可以在網(wǎng)上搜集一些檔案管理方面的資料，或者參與網(wǎng)絡(luò)中一些專業(yè)的論壇、貼吧，與大家一起探討管理方法、管理藝術(shù)，從而提高自身的管理技巧。每年的年度立卷歸檔工作是檔案工作中的一項(xiàng)常規(guī)性、基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，搞好每年的年度立卷工作，對(duì)鞏固檔案工作成果起著重要作用，也是檔案工作規(guī)范化目標(biāo)管理的前提條件和根本保證。為了提高管理效率，檔案管理的指導(dǎo)人員可以組織對(duì)新到的人員進(jìn)行一個(gè)短期的培訓(xùn)以增強(qiáng)他們的專業(yè)技能，減少因業(yè)務(wù)不熟練而造成的錯(cuò)誤。[1]

（三）指導(dǎo)人員要對(duì)本檔案室的檔案工作情況做到心中有數(shù)

指導(dǎo)人員在加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)還要對(duì)本館室的檔案做到心中有數(shù)，不能只是提高自身而忽略對(duì)基本工作的落實(shí)。對(duì)于工作中存在的問題要根據(jù)國(guó)家和省檔案主管部門出臺(tái)的各種業(yè)務(wù)規(guī)范性文件和辦法及時(shí)提出解決方案，避免日常工作的混亂，影響檔案管理工作的正常進(jìn)行。對(duì)于因?yàn)橛捎诶斫獠煌斐傻膯栴}，例如：在文書立卷中“一事一卷”立卷方法的掌握上有些檔案人員可能會(huì)對(duì)“一事”理解掌握不準(zhǔn)，甚至出現(xiàn)“一文一卷”的做法，針對(duì)這種情況，就要求指導(dǎo)人員及時(shí)利用年度立卷檢查、案卷質(zhì)量抽查等各種機(jī)會(huì)做出具體的合理的正確的解釋，糾正工作人員的錯(cuò)誤做法。

（四）建立完善網(wǎng)絡(luò)檔案管理

檔案工作具有點(diǎn)多、面廣、線長(zhǎng)的特點(diǎn)，目前大多數(shù)檔案館室都面臨著人手不足，經(jīng)費(fèi)短缺的困境。建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理可以在很大程度上緩解這一矛盾，同時(shí)也是“國(guó)家數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程”項(xiàng)目建設(shè)的客觀要求。所謂檔案指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)，就是建立一種以檔案管理部門為龍頭的網(wǎng)絡(luò)體系。通過檔案指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，有利于檔案工作的順利發(fā)展，還可以共享兄弟檔案室的資料，為以后借鑒經(jīng)驗(yàn)、減少走彎路、提高工作效率提供了諸多方便。在創(chuàng)建電子檔案管理時(shí)，要選拔那些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)好的工作人員，組成專門的指導(dǎo)與管理部門，以便從組織上保證這項(xiàng)技術(shù)含量高、復(fù)雜難度大的工作能夠準(zhǔn)確落實(shí)。[2]

（五）指導(dǎo)人員要注意語(yǔ)言藝術(shù)

指導(dǎo)人員主要的交往對(duì)象是檔案管理人員，因此在指導(dǎo)時(shí)要注意語(yǔ)言的藝術(shù)性，要把檔案工作方針、政策、目的、意義準(zhǔn)確傳達(dá)給對(duì)方，使對(duì)方能夠接受自己的意見和建議。在與人交流時(shí)要注意說(shuō)話要溫和，既不讓人感覺低三下四又不使人感到壓抑；在講解工作時(shí)，要有針對(duì)性，做到簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確，做到對(duì)下屬的工作要心中有數(shù)，不能空口亂說(shuō)；同時(shí)，還要注意個(gè)人的形象，堅(jiān)持服務(wù)第一，奉獻(xiàn)至上，言必行，行必果的原則。

（六）指導(dǎo)人員的管理手段要與時(shí)俱進(jìn)

社會(huì)不斷向前發(fā)展，新事物層出不窮，檔案管理事業(yè)也在不斷的發(fā)展中，這就要求檔案指導(dǎo)人員的指導(dǎo)手段要圍繞檔案工作的基本職能與時(shí)俱進(jìn)，不能在以前的管理方法上停滯不前，要不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平。例如，化以前的紙質(zhì)檔案收藏為如今的網(wǎng)絡(luò)管理，提高檔案的利用率；加強(qiáng)與其他檔案館的聯(lián)系，汲取他人長(zhǎng)處，補(bǔ)充本館的不足，從而促進(jìn)本館的發(fā)展。

五 結(jié)束語(yǔ)

以信息技術(shù)為基礎(chǔ)對(duì)檔案管理進(jìn)行分析，合理的利用知識(shí)管理的關(guān)系，為檔案管理模式的提高和變更打下了基礎(chǔ)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理中信息的共享和數(shù)據(jù)化模式的提高奠定了理論依據(jù)。檔案管理與知識(shí)管理也在互相滲入，相互補(bǔ)充，使得人類的文明得到很好的傳承與發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

篇10

疾病預(yù)防控制檔案所包含的內(nèi)容較多，既有各種規(guī)章制度，也有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告，還包括衛(wèi)生監(jiān)督相關(guān)資料，其管理的規(guī)范及利用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，特別是隨著社會(huì)公眾對(duì)政府服務(wù)信息公開期望的增強(qiáng)，這種規(guī)范化管理將為信息的公開和利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.1疾病預(yù)防控制檔案規(guī)范化管理有利于推動(dòng)各種法規(guī)制度的執(zhí)行

疾病預(yù)防控制法規(guī)制度是檔案管理的重要內(nèi)容，而規(guī)范其管理，既可以便于政府決策者、相關(guān)監(jiān)督機(jī)構(gòu)以及社會(huì)公眾查閱，而且這種系統(tǒng)性的存檔可以為執(zhí)法過程中執(zhí)法人員提供參考，從而便于制度法規(guī)得到執(zhí)行。

1.2可以為決策者提供參考

疾病預(yù)防控制檔案中包含大量的調(diào)查報(bào)告、統(tǒng)計(jì)資料以及疾病材料，這些調(diào)查報(bào)告與材料既包含對(duì)以往數(shù)據(jù)的一種統(tǒng)計(jì)，可以發(fā)現(xiàn)各種疾病預(yù)防事件的發(fā)展規(guī)律，從而便于人們從規(guī)律中得到啟示，做出有針對(duì)性的安排，盡可能的推動(dòng)疾病預(yù)防與控制，也包含當(dāng)時(shí)針對(duì)疾病預(yù)防控制采取的舉措，取得的成效，可以為類似疾病出現(xiàn)后采取有針對(duì)性的措施提供參考。

1.3有利于強(qiáng)化衛(wèi)生監(jiān)督與管理

疾病預(yù)防控制檔案還包含對(duì)學(xué)校、對(duì)國(guó)境口岸的衛(wèi)生監(jiān)督資料，截止2012年，全國(guó)被監(jiān)督學(xué)校達(dá)到22.4萬(wàn)所，78.2%的學(xué)校已建立學(xué)生健康檔案，這些檔案的管理對(duì)于預(yù)防疾病控制，推動(dòng)衛(wèi)生監(jiān)督與管理具有重要的價(jià)值。

2.疾病預(yù)防控制檔案的規(guī)范化管理與利用的基本途徑

要對(duì)疾病預(yù)防控制檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，并推動(dòng)其應(yīng)用開發(fā)，必須把握好其基本途徑，只有這樣才能提高規(guī)范化管理與利用水平。但從實(shí)踐來(lái)看，目前這種開發(fā)應(yīng)用還處于較為粗放的階段，檔案管理信息化程度不高、管理制度不夠健全，檔案服務(wù)決策、服務(wù)社會(huì)的作用尚未得到全面的發(fā)揮，這為未來(lái)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理與應(yīng)用提供了方向。

2.1疾病預(yù)防控制檔案規(guī)范化管理的基本途徑

疾病預(yù)防控制檔案包括檔案的建立、檔案的保存、檔案的查閱以及外借管理、檔案的銷毀等內(nèi)容，其規(guī)范化管理的基本途徑主要包括三條。首先，管理制度的規(guī)范化，即要針對(duì)疾病預(yù)防控制的實(shí)際情況，制定細(xì)化的、針對(duì)性的管理制度，真正做到檔案管理的任意一個(gè)環(huán)節(jié)都有制度可依，有制度可執(zhí)行。其次，管理流程的規(guī)范化，在實(shí)踐當(dāng)中，涉及檔案管理的各個(gè)流程要規(guī)范，如檔案的存檔要有責(zé)任人簽字審核后依照一定的規(guī)則分類存檔，在檔案的借閱中要有負(fù)責(zé)人的簽字才能查閱，如果要外借必須履行完善的手續(xù)。通過流程的規(guī)范化推動(dòng)管理的規(guī)范化。再次，管理服務(wù)的信息化，即要充分利用信息技術(shù)帶來(lái)的便利，利用電子檔案等方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，做到紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，以更好的保障檔案的完整性。同時(shí)這種電子化管理還可以為檔案查詢等提供便利。

2.2疾病預(yù)防控制檔案規(guī)范化利用的基本途徑

疾病預(yù)防控制檔案規(guī)范化利用包括供衛(wèi)生、疾控部門利用，還包括供研究者、統(tǒng)計(jì)單位利用，其規(guī)范化的利用途徑也包括三個(gè)方面。首先，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)利用，通過統(tǒng)計(jì)軟件或者統(tǒng)計(jì)手段，挖掘數(shù)據(jù)中隱藏的信息，通過數(shù)據(jù)挖掘找出疾病預(yù)防控制的內(nèi)部規(guī)律、發(fā)展態(tài)勢(shì)，從而為相關(guān)個(gè)體提供參考。其次，對(duì)疾病預(yù)防控制經(jīng)驗(yàn)的對(duì)比總結(jié)，通過對(duì)同類疾病不同預(yù)防控制方案的比較，對(duì)不同疾病應(yīng)對(duì)方案的比較，可以發(fā)現(xiàn)各方案的優(yōu)劣，從而便于形成一套完善的應(yīng)對(duì)方案，以提高疾病預(yù)防控制能力。再次，對(duì)疾病預(yù)防控制問題的查擺，通過對(duì)檔案的查詢，可以發(fā)現(xiàn)疾病預(yù)防控制中存在的突出問題，這就為問題的解決提供了方向。

3.促進(jìn)疾病預(yù)防控制檔案規(guī)范化管理與利用的思考

疾病預(yù)防控制不僅事關(guān)政府部門各項(xiàng)工作，而且與群眾生活密切相關(guān)，因而規(guī)范其檔案管理是一項(xiàng)影響深遠(yuǎn)的工作。實(shí)踐當(dāng)中，要以基礎(chǔ)設(shè)施的完善為前提，以檔案管理的創(chuàng)新和檔案利用的創(chuàng)新為導(dǎo)向，積極推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化。

3.1完善基礎(chǔ)設(shè)施為檔案規(guī)范化管理與利用奠定基礎(chǔ)

檔案規(guī)范化管理與利用的前提是有完善的基礎(chǔ)設(shè)施做為保障，首先，要積極構(gòu)建檔案管理場(chǎng)所，特別是基層疾病預(yù)防控制單位，要積極利用現(xiàn)有的辦公場(chǎng)地開設(shè)專門的檔案室，并購(gòu)買檔案架、檔案袋等配套設(shè)施，通過設(shè)施的完備推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化，為檔案管理和利用提供便利。其次，要積極開發(fā)各種軟件設(shè)施，疾病預(yù)防控制部門要通過與檔案管理軟件供應(yīng)商合作，開發(fā)出符合疾病預(yù)防控制部門實(shí)際的管理軟件，通過軟件實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的查詢與管理。特別是，這一過程中要積極推動(dòng)檔案的電子化管理，通過將紙質(zhì)檔案進(jìn)行編碼，并與電子檔案相對(duì)應(yīng)，做到紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理模式。

3.2創(chuàng)新渠道推動(dòng)疾病預(yù)防控制檔案管理規(guī)范化水平的提升