導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇檔案管理學(xué)論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

2載體管理

我國高校學(xué)籍檔案一般包括紙質(zhì)材料、電子文檔及其他各類特殊載體材料，按照規(guī)定應(yīng)保持各類材料質(zhì)地優(yōu)良、無破損、聲像清晰和干凈整潔。在現(xiàn)實(shí)中，往往由于入學(xué)教育的缺失、學(xué)籍管理手段的落后以及學(xué)籍管理決策功能不足等原因，導(dǎo)致高校學(xué)籍檔案管理中存在不少問題，如輕視學(xué)籍管理、隨意更改學(xué)籍信息等，在一定程度上影響了學(xué)生管理和學(xué)校的教學(xué)秩序。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案目前仍在大規(guī)模應(yīng)用，如錄取表、學(xué)籍卡、成績表、畢業(yè)生審批登記表等，這些檔案資料在經(jīng)多次查閱、復(fù)印后會(huì)出現(xiàn)不同程度的磨損，甚至損壞。電子文件是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新質(zhì)文件，通過編碼和解碼進(jìn)行數(shù)字形式的信息呈現(xiàn)，其生成、存儲(chǔ)、讀取的載體是計(jì)算機(jī)和各種硬盤、光盤、磁盤，并能通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行異地傳輸，具有高度共享性，不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制。只要保存技術(shù)到位，不易產(chǎn)生損毀，并能無限復(fù)制?？梢?，雖然紙質(zhì)檔案目前仍有存在的必要性，但電子檔案是今后檔案管理的主要發(fā)展方向。在制作電子檔案管理時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下問題：（1）將紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)換成電子文件時(shí)，必須與紙質(zhì)等文件之間建立起準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系；（2）采取嚴(yán)格的加密認(rèn)證等措施，切實(shí)保證電子文件不被非正常使用和改動(dòng)；（3）做好備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留；（4）收集用文字處理技術(shù)形成的電子文件時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性；（5）收集圖形、視頻電子文件時(shí)，應(yīng)注意其壓縮算法和相關(guān)軟件。此外，還要注意電子檔案保存的有效性：（1）每年對(duì)電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記；（2）按時(shí)進(jìn)行抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)；（3）進(jìn)行設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性；（4）每隔四年，對(duì)磁性載體上的電子檔案進(jìn)行一次轉(zhuǎn)存。

3使用管理

在信息化社會(huì)中，信息服務(wù)越來越普遍，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式應(yīng)不斷改革和發(fā)展。高校檔案管理人員應(yīng)將過去那種檔案查詢的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的開發(fā)利用模式。學(xué)籍檔案的應(yīng)用者可以按照系統(tǒng)用戶分為學(xué)籍檔案申請(qǐng)者和學(xué)籍檔案使用者，其中申請(qǐng)者主要是指學(xué)生本人，使用者指的是接受申請(qǐng)的單位。通過現(xiàn)代信息使用管理技術(shù)，可以分別進(jìn)行使用，既方便申請(qǐng)者查閱和申請(qǐng)調(diào)取某些檔案信息，也能方便校方進(jìn)行查閱、統(tǒng)計(jì)和管理。檔案管理者的工作重心應(yīng)轉(zhuǎn)移到引導(dǎo)用戶檢索上來。首先，將檔案信息設(shè)置索引編號(hào)，進(jìn)行重新歸檔。其次，對(duì)用戶進(jìn)行檢索培訓(xùn)和引導(dǎo)。值得一提的是，目前二維碼的應(yīng)用是非常廣泛的，在學(xué)籍管理系統(tǒng)中也可以進(jìn)行開發(fā)利用，雖然在高校系統(tǒng)中二維碼還屬于一個(gè)新領(lǐng)域，但相信不久的將來將會(huì)有廣泛應(yīng)用。例如畢業(yè)生的身份識(shí)別模塊，它是特別針對(duì)需要獲取學(xué)籍檔案的畢業(yè)生而設(shè)計(jì)的。由于學(xué)號(hào)是一一對(duì)應(yīng)的，是學(xué)生的唯一標(biāo)識(shí)，因此管理系統(tǒng)可以將學(xué)號(hào)作為索引檢索學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，學(xué)生所輸入的提示信息如果與數(shù)據(jù)庫中的信息完全一致，則能生成一個(gè)屬于該學(xué)生的唯一二維碼，這個(gè)二維碼保存了該畢業(yè)生的所有個(gè)人信息，還能連接到該生的入學(xué)名冊(cè)、成績單、畢業(yè)證、學(xué)位證等的驗(yàn)證界面上。要進(jìn)一步推廣二維碼的使用范圍，首先需要提高檔案管理者和利用者對(duì)二維碼的認(rèn)可度，還要加強(qiáng)檔案門戶網(wǎng)站的建設(shè)?；谀壳暗膶W(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，以學(xué)生申請(qǐng)網(wǎng)上下載成績單為例，學(xué)生調(diào)取成績單的程序如下：（1）學(xué)生本人登陸學(xué)校網(wǎng)站，通過驗(yàn)證個(gè)人信息（用戶名和密碼），進(jìn)入學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，填寫下載成績單的申請(qǐng)表；（2）驗(yàn)證通過后，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器向元數(shù)據(jù)庫服務(wù)器申請(qǐng)?jiān)L問令牌（包括檔案地址和時(shí)間有效期等信息）；（3）元數(shù)據(jù)服務(wù)器將訪問令牌傳遞給網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器；（4）網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器按照申請(qǐng)者填寫的信息將內(nèi)容訪問令牌分發(fā)給檔案使用者；（5）檔案使用者向資源服務(wù)器索取成績單；（6）資源服務(wù)器將成績單返回給檔案使用者。同樣道理，校方管理者如需調(diào)取檔案信息也按照類似步驟進(jìn)行，既方便又科學(xué)，尤其是現(xiàn)在新的教學(xué)模式和課外實(shí)踐課程的增多給學(xué)籍管理帶來了很大難度，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理則能化難為簡。

篇2

1.1數(shù)量龐大。首先，成教從某種意義上說是對(duì)普通全日制教育的一種完善和補(bǔ)充，在于擴(kuò)大教育機(jī)會(huì)，提高國民素質(zhì)，實(shí)施終身教育。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，對(duì)人的素質(zhì)的要求提高了，很多學(xué)員在完成正規(guī)的、普通教育之后，仍需要繼續(xù)接受教育以提高素質(zhì)及能力，直至終生；其次，有部分學(xué)員為了文憑學(xué)歷、晉升職務(wù)、評(píng)定職稱等；再次，成人高校擴(kuò)招政策的陸續(xù)出臺(tái)，辦學(xué)方式的多元化、辦學(xué)模式的市場(chǎng)化，也是成教學(xué)生增長一個(gè)重要原因。

1.2來源分散。不同普通教育，成教為社會(huì)組織、全民參加。成教學(xué)歷有四種主要形式，分別是成人高考（學(xué)習(xí)形式有脫產(chǎn)、函授、夜大）、高等教育自學(xué)考試（自考）、廣播電視大學(xué)（電大現(xiàn)代遠(yuǎn)程開放教育）和遠(yuǎn)程教育（網(wǎng)絡(luò)教育）。成人高校多辦學(xué)點(diǎn)并存的辦學(xué)模式，使得學(xué)生來源和分布分散，使學(xué)生學(xué)籍檔案形成的時(shí)間規(guī)律性不強(qiáng)，來源不一，導(dǎo)致學(xué)籍資料的產(chǎn)生和形成比較分散。

1.3異動(dòng)頻繁。成教招生對(duì)象主要是已經(jīng)走上工作、生產(chǎn)崗位人員，對(duì)他們所不具備的履行崗位職責(zé)所必需的文化知識(shí)、專業(yè)技術(shù)和實(shí)際能力的教育。成教學(xué)生大多數(shù)容易受家庭、工作、社會(huì)等因素的影響，容易出現(xiàn)轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)點(diǎn)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、退學(xué)等異動(dòng)情況，具有極強(qiáng)的不穩(wěn)定性，故學(xué)籍流動(dòng)性特別大，學(xué)籍異動(dòng)頻繁等特點(diǎn)，更加凸顯學(xué)籍檔案管理工作的重要性和復(fù)雜性。

2成教學(xué)生檔案管理存在的問題

成人高校聯(lián)合辦學(xué)點(diǎn)多，學(xué)生數(shù)量大且來源分散，特別是異動(dòng)頻繁待特點(diǎn)，給管理工作帶來一系列的問題，目前管理人員素質(zhì)跟不上時(shí)展的要求，對(duì)教學(xué)點(diǎn)管理不夠規(guī)范，管理手段基于過去，管理效益、效率低，主要表現(xiàn)在：

2.1檔案管理人員素質(zhì)不高。目前成教檔案管理人員結(jié)構(gòu)失調(diào)，具備高學(xué)歷的少，具備檔案專業(yè)背景的少，掌握全面的檔案理論的少。檔案管理中普遍存在因循守舊、滿于現(xiàn)狀，管理水平低下，缺乏創(chuàng)新意識(shí)等通病。缺少既掌握現(xiàn)代管理思想，具備堅(jiān)實(shí)檔案專業(yè)理論基礎(chǔ)和高超專業(yè)技能，又掌握計(jì)算機(jī)基本知識(shí)，并能將二者有機(jī)結(jié)合起來的復(fù)合型人才。

2.2管理不夠規(guī)范。成人高校因校外多教學(xué)點(diǎn)并存，往往存在管理不夠規(guī)范的現(xiàn)象。管理思想難以統(tǒng)一，成一種無形的隔閡，工作難以形成默契。雖然高校建立健全檔案管理制度，例如：《成教檔案管理辦法》、《文件材料的收集與歸檔辦法》、《檔案保管制度》等，但管理制度能夠在每個(gè)教學(xué)點(diǎn)真正執(zhí)行的不多。一些檔案管理工作流程在教學(xué)點(diǎn)能真正全面運(yùn)用的不多。

2.3管理手段滯后。存在許多成人高校檔案管理依然停留在起步階段，使用傳統(tǒng)的人工管理，管理方式落后，或采用單機(jī)版進(jìn)行計(jì)算機(jī)輔助管理，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，數(shù)據(jù)的完整性和一致性差，數(shù)字化程度低，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，工作效率低?；蚴遣捎没趩我坏腃/S（客戶端/服務(wù)器）模式，應(yīng)用較小的局域網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，與其它用戶交互能力差、可擴(kuò)展性差，不容易進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)，維護(hù)困難等。

篇3

2血站檔案規(guī)范化管理的措施

2.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視

不論哪一部門，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于工作的重視是員工的最好的榜樣，而對(duì)于血站來說也是這個(gè)道理。首先要加強(qiáng)血站領(lǐng)導(dǎo)對(duì)血站檔案工作的重視，要將《檔案法》中的相關(guān)法律規(guī)定通篇熟知，做到有理可依有法可循。爭(zhēng)取每年把檔案管理工作列入發(fā)展計(jì)劃范圍內(nèi)。要嚴(yán)格把關(guān)檔案科室人員的選拔，必須要有相關(guān)專業(yè)的證明，熱愛檔案管理工作，能夠做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。檔案科室的主任不僅需要過硬的專業(yè)知識(shí)，還要有領(lǐng)導(dǎo)能力和協(xié)調(diào)下屬之間關(guān)系的能力，能夠讓科室人員形成凝聚力，盡職盡責(zé)的做好自己份內(nèi)的事。血站需要成立垂直式的管理網(wǎng)絡(luò)，建立分級(jí)式的管理政策，要完全落實(shí)管理責(zé)任制度，并且擬定相關(guān)的獎(jiǎng)懲條例、年度考核，嚴(yán)格遵照管理規(guī)定實(shí)施。

2.2加強(qiáng)人員教育培訓(xùn)

在開展檔案管理工作之前，要先提高檔案管理人員的積極性，以及對(duì)血站檔案價(jià)值的充分認(rèn)識(shí)。因此，首當(dāng)其沖的是要做好血站內(nèi)部的宣傳教育工作。要領(lǐng)會(huì)貫通《檔案法》的各項(xiàng)條例，自己學(xué)習(xí)的效果固然沒有大家在一起討論要好，所以針對(duì)血站檔案管理工作的基層人員應(yīng)該開展必要的培訓(xùn)班、研討會(huì)、專題講座等，大家在學(xué)習(xí)檔案法的同時(shí)能夠做到集思廣益，互相交流心得，填補(bǔ)每一個(gè)檔案管理工作中可能存在的漏洞。這種定期的講座或者培訓(xùn)，不僅能夠加強(qiáng)檔案管理人員的檔案法律意識(shí)，而且促進(jìn)了檔案工作者們之間的交流，為今后檔案管理工作的協(xié)同合作奠定基礎(chǔ)。另外，要加大力度對(duì)維護(hù)、開發(fā)、使用電子簽名的檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)法律知識(shí)的培訓(xùn)，讓其充分了解和意識(shí)到由于電子簽名失誤所造成的法律后果及所需承擔(dān)的責(zé)任。維護(hù)電子設(shè)備的人員專業(yè)知識(shí)要過硬，對(duì)于電子檔案的維護(hù)、傳輸、保存等能夠做到熟練掌握。

2.3建立健全的檔案管理規(guī)定

檔案管理者需要認(rèn)真落實(shí)檔案法的相關(guān)規(guī)定這是毋庸置疑的。但是針對(duì)每一個(gè)不同地域、不同團(tuán)體組織、不同發(fā)展程度的血站來說需要制定一套符合自身情況的檔案管理制度。該制度中需要明確劃分各科室的工作內(nèi)容，歸檔的具體流程，根據(jù)血站人員數(shù)量的多少制定歸檔周期。歸檔人員需要檢查檔案相關(guān)訊息是否錯(cuò)填或者遺漏，銷毀檔案和檔案移交是否留有記錄，環(huán)環(huán)相扣真正做到每一步驟都能有檔可查。進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的血站管理制度。

2.4實(shí)施兩套檔案方式管理

新興的便捷、快速、空間小、效率高的電子管理軟件已然被各個(gè)管理部門所認(rèn)可并且廣泛應(yīng)用。而以往的紙質(zhì)檔案，其占地空間較大，查找檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力，保存方法較為困難，保存環(huán)境較為苛刻等眾多弊病已經(jīng)漸漸淡出全國大部分檔案管理科室。然而，電子文件這種管理模式并非都是優(yōu)點(diǎn)。網(wǎng)絡(luò)條件的不穩(wěn)定性，網(wǎng)絡(luò)黑客的侵襲等都會(huì)造成電子檔案一定的損失。因此，最佳的管理模式是紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，這樣既實(shí)現(xiàn)了查找檔案的快速、方便等優(yōu)勢(shì)，又保留了檔案的原始真實(shí)性，雙管齊下，互補(bǔ)不足。

篇4

考慮到現(xiàn)代醫(yī)學(xué)學(xué)科門類繁多、交叉領(lǐng)域廣泛，因此醫(yī)學(xué)科研的課題也是按照各專業(yè)門類來進(jìn)行分配的。如在臨床醫(yī)學(xué)研究中，可以細(xì)分為內(nèi)科、外科、婦科、兒科等不同的科目；而在基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)研究中，又可以根據(jù)研究對(duì)象的不同分為生化、病理、藥理等專業(yè)。而醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)都是在相應(yīng)的專業(yè)科目內(nèi)進(jìn)行的，很多時(shí)候這種科目分類還可能進(jìn)一步細(xì)化。這就造成醫(yī)學(xué)科研內(nèi)容的專業(yè)性很強(qiáng)，相應(yīng)的醫(yī)學(xué)科技檔案的專業(yè)性也較強(qiáng)。

（二）醫(yī)學(xué)科技檔案專題突出，系列化強(qiáng)

醫(yī)學(xué)研究方式不同于其他學(xué)科，其一般都是突出地以一個(gè)特定的專題作為研究對(duì)象。而且在對(duì)該專題進(jìn)行研究時(shí)，著重從不同側(cè)面、不同層次展開系列化、完整性的研究。這就使得相應(yīng)的醫(yī)學(xué)科技檔案具有專題性強(qiáng)、重點(diǎn)突出的特點(diǎn)。同時(shí)，對(duì)研究對(duì)象的多層次完整化研究，需要形成一套完整的、成套化的科技文件資料。這些檔案資料層次分明但又聯(lián)系緊密，可以作為一個(gè)系列進(jìn)行利用。

（三）醫(yī)學(xué)科技檔案的學(xué)科綜合性強(qiáng)且項(xiàng)目協(xié)作多

醫(yī)學(xué)科學(xué)研究范圍非常廣泛，其跨學(xué)科、跨專業(yè)現(xiàn)象非常普遍。作為一門綜合性很強(qiáng)的學(xué)科，醫(yī)學(xué)研究本身就包含了眾多的專業(yè)門類。同時(shí)在新形勢(shì)下，大量的新興科學(xué)技術(shù)和專業(yè)不斷涌現(xiàn)，各學(xué)科的研究前沿領(lǐng)域正在不斷發(fā)生交叉融合，醫(yī)學(xué)研究也不例外。現(xiàn)代醫(yī)學(xué)為了進(jìn)一步發(fā)展，需要更多地利用別的學(xué)科領(lǐng)域的有利條件，加強(qiáng)彼此的協(xié)同合作。特別是現(xiàn)在許多醫(yī)學(xué)科研課題的綜合性非常強(qiáng)，需要匯集多個(gè)學(xué)科的知識(shí)進(jìn)行研究攻關(guān)。這些反映到醫(yī)學(xué)科技檔案，也使其具有學(xué)科綜合性強(qiáng)且項(xiàng)目協(xié)作多的特點(diǎn)。

（四）醫(yī)學(xué)科技檔案載體形式多樣且數(shù)量龐大

醫(yī)學(xué)研究由于其獨(dú)特的研究方法和研究對(duì)象，造成研究結(jié)果的記錄和保存方式多種多樣。例如，醫(yī)學(xué)研究可以通過保存對(duì)象的標(biāo)本或其組織切片來直接記錄研究結(jié)果。同時(shí)，又可以利用各種音視頻資料、化驗(yàn)單及儀器檢測(cè)結(jié)果來間接保存。因此，醫(yī)學(xué)科技檔案資料的形式多樣，記錄醫(yī)學(xué)科研成果的載體也非常豐富。

（五）醫(yī)學(xué)科技檔案具有保密性

醫(yī)學(xué)檔案資料與醫(yī)學(xué)科研成果密切相關(guān)。作為醫(yī)學(xué)檔案記錄的主要對(duì)象，醫(yī)學(xué)科研成果往往包含了研究人員的心血和付出。這些成果具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)，在一定時(shí)間和范圍內(nèi)必然要受到法律的保護(hù)。因此，對(duì)于記錄了具有特殊價(jià)值的醫(yī)學(xué)報(bào)告、臨床資料及相關(guān)的文獻(xiàn)等檔案資料，需要根據(jù)國家保密法為其設(shè)置相應(yīng)的保密等級(jí)，確保這些醫(yī)學(xué)科技檔案在充分發(fā)揮其使用價(jià)值的前提下，具有一定的保密及限制保護(hù)措施。醫(yī)學(xué)科研檔案管理的主要工作是對(duì)有關(guān)醫(yī)學(xué)研究的資料、成果等進(jìn)行收集、系統(tǒng)分類和編研，其基本原則一方面是要確保醫(yī)學(xué)科技檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性，另一方面要最大程度地開發(fā)好、利用好醫(yī)學(xué)檔案的價(jià)值，為醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步以及人類的健康提供幫助。

二、以用戶需求為最終目的的醫(yī)學(xué)科技檔案管理方式的建立

為此，依據(jù)本部門的工作狀況，并結(jié)合筆者多年的科技檔案工作經(jīng)驗(yàn)，理解相關(guān)文獻(xiàn)，對(duì)以用戶為最終目的的醫(yī)學(xué)科技檔案管理方式的建議和探索提出了幾點(diǎn)建議。

（一）提高檔案意識(shí)

有意識(shí)才會(huì)有自覺的行為，才會(huì)有目的的行動(dòng)。首先，我們需要提高相關(guān)工作人員的檔案意識(shí)，不僅需要重視檔案的保存和管理，更需要對(duì)醫(yī)學(xué)科技檔案的利用價(jià)值有明確的認(rèn)識(shí)。檔案管理部門要更新服務(wù)模式，努力開發(fā)醫(yī)學(xué)科技檔案資源，并建立相應(yīng)的平臺(tái)（如數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站等），為檔案利用者提供更好的服務(wù)。此外，檔案室還應(yīng)積極主動(dòng)地向外界宣傳館藏信息，讓更多的人了解可利用的檔案資源，以廣泛吸引潛在的檔案利用者，使檔案的利用價(jià)值發(fā)揮到最大化。

（二）完善管理體制

所有的行為必須要有規(guī)范，而管理體制就是這些規(guī)范的保證。要提高醫(yī)學(xué)科技檔案的利用效率，就必須要提高檔案管理水平。健全的管理體制，是醫(yī)學(xué)科技檔案管理水平和利用效率的有力保證。立足于檔案利用者的實(shí)際需求，建立健全檔案服務(wù)機(jī)制，豐富檔案利用服務(wù)手段和方法，為各類人群提供多樣和個(gè)性化的服務(wù)。我國各檔案室為人們提供的服務(wù)主要有檔案信息查詢、借閱以及信息加工等，相對(duì)比較單一，也不夠簡便。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案利用服務(wù)中，可以使得檔案信息的查詢和利用更加方便，也更符合當(dāng)代人們獲取信息的習(xí)慣，可以有效地吸引更多的科研人員、醫(yī)務(wù)工作人員等用戶人群，提高檔案的利用效率和服務(wù)質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)

無論是保存、管理還是利用，基礎(chǔ)建設(shè)都很關(guān)鍵。加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)也是提高醫(yī)學(xué)科技檔案利用效率的有力措施。各檔案管理部門應(yīng)采用多種手段強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)，為檔案利用者提供更便利的條件。本文認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)。

1．優(yōu)化檔案室環(huán)境

安靜、整潔的環(huán)境可以讓醫(yī)學(xué)檔案利用者更專注地研究檔案中的資料和信息，而寬敞明亮的場(chǎng)所也使檔案室可以同時(shí)為更多的用戶提供服務(wù)。在合適的地方為用戶們提供打印、復(fù)印等服務(wù)也可以為有需要的檔案利用者提供便利。

2．增加館藏資源儲(chǔ)量

隨著醫(yī)學(xué)科技的不斷發(fā)展，一些醫(yī)療實(shí)踐中產(chǎn)生的醫(yī)學(xué)科技檔案資源已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足一些科研人員的需求。各檔案室應(yīng)注重資源共享，引進(jìn)代表國內(nèi)先進(jìn)水平的重要檔案資料供研究者使用。

3．充分利用現(xiàn)有科技，提高檔案利用效率

檔案資源數(shù)字化、信息化是未來醫(yī)學(xué)科技檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以顯著縮短檔案利用者查詢相關(guān)信息的時(shí)間，獲取資源也變得更為簡便。通過建立專門的檔案資源網(wǎng)，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檢索和利用檔案室內(nèi)的資源，而不用到檔案室，省去了不少麻煩。檔案利用效率得到了提高。

4．對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類

科學(xué)分類可以使用戶的檢索更加準(zhǔn)確快速。檔案室應(yīng)充分了解各個(gè)檔案的內(nèi)容，并從多角度對(duì)其進(jìn)行分類。對(duì)于醫(yī)學(xué)科技檔案，應(yīng)根據(jù)專業(yè)、學(xué)科的差別對(duì)其進(jìn)行詳盡的分類，并以此為基礎(chǔ)，建立功能全面的檢索系統(tǒng)。通過這種方式，檔案利用者可以對(duì)各類檔案有初步了解，并根據(jù)自身需求，準(zhǔn)確定位需要查詢的檔案資源，避免了無謂的時(shí)間浪費(fèi)。

（四）調(diào)整檔案編研體系

提高醫(yī)學(xué)科技檔案的利用效率還需要重視檔案的編研工作。信息時(shí)代的快節(jié)奏對(duì)于醫(yī)學(xué)科技檔案的編研提出了新要求。檔案管理者需要充分發(fā)掘醫(yī)學(xué)檔案的潛在利用價(jià)值，并根據(jù)當(dāng)時(shí)的醫(yī)學(xué)研究發(fā)展情況，適時(shí)提出相關(guān)編研課題。在此基礎(chǔ)上，通過挖掘各類檔案信息資源，編研出一系列具有高利用價(jià)值的成果。這些編研成果應(yīng)具備高度的實(shí)用性，可以對(duì)醫(yī)學(xué)科研和醫(yī)療實(shí)踐進(jìn)行指導(dǎo)。

（五）重視人才培養(yǎng)

信息時(shí)代的到來帶來了知識(shí)大爆炸，現(xiàn)代科技的發(fā)展深刻影響到人類社會(huì)的方方面面，知識(shí)型管理人才是強(qiáng)化醫(yī)學(xué)科技檔案管理水平，提高檔案利用效率的重要基礎(chǔ)。隨著檔案信息化的進(jìn)程不斷加快，新形勢(shì)下的檔案管理人員需要及時(shí)了解和掌握新技術(shù)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，不斷擴(kuò)充自己的知識(shí)面，全面提升自身素質(zhì)，才能應(yīng)對(duì)快速變化的檔案管理局面，提高醫(yī)學(xué)科技檔案的管理水平。醫(yī)學(xué)科技檔案包含的信息量豐富，只有熟練掌握了信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能更好地建立和利用醫(yī)學(xué)科技檔案數(shù)據(jù)庫和檢索系統(tǒng)，幫助科研人員迅速準(zhǔn)確地搜索到其需要的信息，提高檔案利用效率。

篇5

目前階段，我國很多學(xué)校的檔案管理依然采取舊有的紙質(zhì)檔案管理方式，并沒有形成計(jì)算機(jī)電子檔案管理。這在檔案管理方式上就落后很多。另外，檔案管理對(duì)檔案材料的帥選、歸類、整理等方面的工作也很隨意，更不用說對(duì)檔案材料的有效利用。檔案管理方式和管理水平限制了我國檔案管理體系的改善和提高。

2.管理硬件設(shè)施不齊全

目前我國很多學(xué)校的檔案管理室通常都是一些廢棄材料的堆放室。檔案本身的紙質(zhì)、放置地方都缺乏通風(fēng)、干燥、防潮防霉等基礎(chǔ)存放條件，同時(shí)對(duì)檔案室的防火、防盜意識(shí)淡薄。這些基礎(chǔ)的硬件設(shè)施落后也給檔案管理工作造成了一定的影響。

3.管理人員的工作責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)

因?yàn)閷?duì)檔案管理工作的不夠了解和不夠重視，目前我國一些中學(xué)學(xué)校并沒有設(shè)定專門的檔案管理崗位或相關(guān)職位，甚至一些檔案人員完全是學(xué)校臨時(shí)從教師隊(duì)伍中任意選取的。學(xué)校檔案管理隨意而為，有時(shí)只是為了應(yīng)付上級(jí)機(jī)關(guān)的檢查而臨時(shí)拼湊出一些檔案資料。同時(shí)，一些檔案管理人員自身缺乏檔案管理知識(shí)，缺乏專業(yè)的檔案管理能力，經(jīng)常造成檔案資料的不齊全、丟失、毀損等情況。

二、中學(xué)檔案管理工作的改善方法

1.改善管理方式，提高管理水平

要改善中學(xué)檔案管理工作，首先要從改變檔案管理方式，提高檔案管理水平上來想對(duì)策。隨著我國計(jì)算機(jī)的普及和大眾化，學(xué)校檔案管理應(yīng)該根據(jù)時(shí)展的要求，改變以往單一的管理方式，結(jié)合計(jì)算機(jī)自動(dòng)辦公的方便快捷，創(chuàng)立計(jì)算機(jī)檔案管理體系，從而提高檔案管理的水平。

2.及時(shí)更新管理硬件設(shè)施，完善檔案管理體系

學(xué)校對(duì)檔案管理工作的硬件設(shè)施缺乏資金投入。在認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性后，學(xué)校在檔案管理中硬件設(shè)施的購買，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。首先，檔案管理必須有專門的檔案管理室。作為檔案管理室必須具備一定的條件。首先，室內(nèi)必須保持通風(fēng)、干燥、防潮防霉的基礎(chǔ)條件。其次，檔案室必須有齊全的防火防盜功能，能應(yīng)對(duì)一些突發(fā)狀況。最后，檔案室必須能夠進(jìn)行定期的清掃整理，為資料的堆放保持最好的外在條件。最后，檔案管理室的基本設(shè)備例如，資料架等必須定期維護(hù)更新，避免設(shè)備的損害對(duì)資料造成損害。

篇6

學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級(jí)學(xué)生花名冊(cè)；（3）學(xué)生在籍注冊(cè)表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動(dòng)情況登記表；（6）對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理?xiàng)l例的各種文件；（8）實(shí)結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報(bào)審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報(bào)到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號(hào)及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。

學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，甚至歸錯(cuò)檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯(cuò)投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機(jī)要郵寄部門--地市級(jí)教育局（人事局）--縣級(jí)教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等。

二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議

1．增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案工作的檔案意識(shí)，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見和錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

2．建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時(shí)做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對(duì)、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

3．加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語知識(shí)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會(huì)給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專職檔案員的職業(yè)道德。

4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動(dòng)提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊(cè)表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號(hào)、學(xué)位證書編號(hào)及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。

總之，學(xué)籍檔案與個(gè)人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級(jí)、考評(píng)、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。

【參考文獻(xiàn)】

篇7

想要采用科學(xué)化的管理手段，就需要改變傳統(tǒng)的管理思想，充分的認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)管理的不足，了解科學(xué)化管理的重要性，從而樹立起科學(xué)化檔案管理的觀念。只有管理理念轉(zhuǎn)變，才能從根本上進(jìn)行科學(xué)的檔案管理。采用科學(xué)化的管理，首先需要進(jìn)行一定的資金投入，進(jìn)行檔案室和管理設(shè)備的重建，并且開發(fā)使用軟件設(shè)備管理。加大檔案管理使用的設(shè)備和軟件投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，從而保證檔案管理的高效性。積極的開發(fā)檔案管理的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理，從而節(jié)約檔案管理的時(shí)間。

（二）轉(zhuǎn)變管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理屬于館藏式管理，在管理中僅僅發(fā)揮了保存的作用，檔案的保密性非常好，只有在人動(dòng)時(shí)才會(huì)進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)移，這種管理方式不使用于現(xiàn)代化的方案管理。在開展科學(xué)化的檔案管理時(shí)，需要加大對(duì)檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提供用戶的查詢服務(wù)。檔案的管理不單單要進(jìn)行數(shù)量的管理，還要在質(zhì)量上有所見效，從而提升科學(xué)化檔案管理的水平。政府要加大力度支持科學(xué)化管理模式的運(yùn)用，在企業(yè)單位中加強(qiáng)計(jì)算機(jī)建設(shè)，發(fā)揮科學(xué)化管理的作用，充分的發(fā)揮檔案的存儲(chǔ)空間。

（三）提升管理人員素質(zhì)

提升科學(xué)化檔案管理水平的重要任務(wù)之一，就是提升管理人員的素質(zhì)。管理人員的素質(zhì)直接決定了管理的效果?，F(xiàn)代化的檔案管理任務(wù)重，管理程序復(fù)雜，需要檔案管理的人員具有優(yōu)秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科學(xué)化管理的技術(shù)等，比如利用計(jì)算機(jī)來整理檔案，對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的分類和歸檔等。對(duì)于計(jì)算機(jī)的使用，管理人員也要熟練的掌握，比如軟件的終端使用、數(shù)據(jù)庫的錄入、數(shù)據(jù)庫的管理等，在進(jìn)行檔案管理時(shí)需要對(duì)管理人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)，提升其管理能力，從而促進(jìn)檔案科學(xué)化管理的發(fā)展。

（四）健全科學(xué)化檔案管理制度

每個(gè)單位的內(nèi)部都要建立適合本單位的管理制度，不斷的總結(jié)和完善制度，使得檔案管理制度健全。采用責(zé)任化制度，符合科學(xué)化檔案管理的基本要求。在管理中要明確管理人員的管理責(zé)任和任務(wù)，并且實(shí)行互相監(jiān)督，多方面的進(jìn)行檔案管理。在建立制度時(shí)需要以國家法律、政府要求作為基本的規(guī)范指導(dǎo)，嚴(yán)格的執(zhí)行管理制度，使得科學(xué)化的檔案管理順利發(fā)展。

篇8

學(xué)生的檔案具有一定的實(shí)用性和方便性，能在需要的時(shí)候第一時(shí)間了解學(xué)生的信息，也能反映學(xué)生在學(xué)校期間的成長過程和情況。以前，我們收集到學(xué)生的基本信息就是靜態(tài)的信息，根本不能反映學(xué)生受教育后的素質(zhì)水平發(fā)生怎樣的變化，實(shí)用性不高。如果能從實(shí)用性角度收集學(xué)生檔案的信息，就會(huì)創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理方式，使學(xué)生檔案里的內(nèi)容更豐富。

2.學(xué)生信息檔案信息應(yīng)該表現(xiàn)出多樣性和豐富性

所謂具有多樣性，就是使用多種數(shù)據(jù)真實(shí)反映出學(xué)生的成長基本情況。目前，我國已經(jīng)有比較完備的管理系統(tǒng)可以有效記載學(xué)生相關(guān)的靜態(tài)信息和數(shù)據(jù)，同時(shí)能拓展記載學(xué)生成長信息基本情況，更加方便。我們必須使用影像記錄等有效手段，將學(xué)生多方面成長信息同時(shí)記載和記錄，這樣不但有利于樹立學(xué)生的自信心，而且能夠?qū)崿F(xiàn)自身價(jià)值，對(duì)于建設(shè)學(xué)校教學(xué)資源和展現(xiàn)教學(xué)水平都起著促進(jìn)作用。

3.學(xué)生檔案信息服務(wù)應(yīng)該具有靈活性

所謂靈活性，就是需要使用現(xiàn)代檔案管理方式，重新進(jìn)行審理檔案管理規(guī)定內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案管理方式的不斷創(chuàng)新。既要有利于學(xué)生發(fā)展，又要在不損害學(xué)生權(quán)益信息提取的同時(shí)，做到靈活利用，真正達(dá)到服務(wù)學(xué)生和服務(wù)社會(huì)的目的。

二、中職學(xué)校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新措施

1.做好原始材料檔案管理工作

不管是企業(yè)人事管理還是學(xué)生檔案管理，都應(yīng)該遵守檔案管理?xiàng)l例，從無到有和從簡單到復(fù)雜的工作程序。從形成來說，基本都是從最初的建立和逐漸收集信息最終發(fā)展成為比較完整的檔案資料管理；從管理來說，隨著信息資料不斷豐富和管理細(xì)節(jié)增加等，整體工作量隨之增加。做好最初的材料收集和管理是非常重要的環(huán)節(jié)。

2.創(chuàng)新檔案管理模式

當(dāng)前我國就業(yè)形勢(shì)嚴(yán)峻，中職學(xué)校學(xué)生的檔案管理工作需要具有一定的超前性，檔案資料在學(xué)生就業(yè)中具有特殊作用，我們需要改變以前畢業(yè)生離開學(xué)校后再整理檔案的管理方式，從學(xué)生進(jìn)入學(xué)校后就開始著手準(zhǔn)備建檔工作，以免因臨時(shí)需要卻大費(fèi)周章尋找，造成學(xué)生信息基本情況不完備和不準(zhǔn)確等情況。在檔案流轉(zhuǎn)的整個(gè)程序中，應(yīng)該建立一套比較完善的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，保證學(xué)生檔案資料具有完整性。在檔案材料收集和整體過程中，檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)更新學(xué)生的最新情況，及時(shí)收集各部門有關(guān)學(xué)生的最新動(dòng)態(tài)，有關(guān)學(xué)生的入黨和獎(jiǎng)懲情況等重要信息，做到及時(shí)歸檔，使學(xué)生檔案具有科學(xué)性和準(zhǔn)確性，并且保證學(xué)生檔案保持最新狀態(tài)，真正加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作。

3.實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理

當(dāng)前，我國一直在追求無紙化辦公，當(dāng)然無紙化辦公應(yīng)該進(jìn)入到學(xué)生檔案管理中。各學(xué)校應(yīng)該將計(jì)算機(jī)作為輔助工具，利用檔案數(shù)字化管理學(xué)生檔案，在具體操作過程中，應(yīng)該建立相關(guān)檔案網(wǎng)站或者網(wǎng)頁，加強(qiáng)電子文件的管理和歸檔等情況，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)歸檔和檢查，保障檔案信息的唯一性和準(zhǔn)確性，防止因同名同姓等情況造成檔案信息混亂情況。與此同時(shí)，還應(yīng)該規(guī)范管理學(xué)生檔案中的最初材料的內(nèi)容、形式、格式等要求，利用當(dāng)前先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，將每屆學(xué)生的信息輸入到計(jì)算機(jī)中，建立學(xué)生檔案管理數(shù)據(jù)庫，使紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合，綜合管理學(xué)生檔案。

4.構(gòu)建檔案管理反饋系統(tǒng)

及時(shí)準(zhǔn)確地反映出畢業(yè)生的基本信息，根據(jù)已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生反映出的基本情況和了解用人單位所需的專業(yè)人才的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行研究和商討，及時(shí)調(diào)整學(xué)校招生計(jì)劃、設(shè)置專業(yè)、計(jì)劃教學(xué)、教學(xué)方式等，使學(xué)生能夠適應(yīng)人才市場(chǎng)的需求，提高學(xué)生的基本技能和綜合素質(zhì)。

篇9

學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級(jí)學(xué)生花名冊(cè)；（3）學(xué)生在籍注冊(cè)表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動(dòng)情況登記表；（6）對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理?xiàng)l例的各種文件；（8）實(shí)結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報(bào)審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報(bào)到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號(hào)及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。

學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，甚至歸錯(cuò)檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯(cuò)投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機(jī)要郵寄部門--地市級(jí)教育局（人事局）--縣級(jí)教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等

二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議

1．增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案工作的檔案意識(shí)，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見和錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

2．建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時(shí)做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對(duì)、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

3．加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語知識(shí)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會(huì)給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專職檔案員的職業(yè)道德。

4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動(dòng)提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高?？山W(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊(cè)表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號(hào)、學(xué)位證書編號(hào)及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。

總之，學(xué)籍檔案與個(gè)人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級(jí)、考評(píng)、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。

【參考文獻(xiàn)】

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二、完善大學(xué)生心理健康檔案的可行性

(一)高素質(zhì)師資隊(duì)伍為心理檔案的建立提供專業(yè)知識(shí)保障2005年教社政1號(hào)文件及時(shí)提出了對(duì)大學(xué)生進(jìn)行心理健康教育的意見和建議。文件要求各高校要建設(shè)一支高素質(zhì)的大學(xué)生心理教育和心理咨詢工作隊(duì)伍。這種要求反映了高校擴(kuò)招的實(shí)際和高校自身建設(shè)和發(fā)展的需要。如果不及時(shí)解決大學(xué)生心理健康問題，高校的質(zhì)量和聲譽(yù)將受到影響。目前絕大部分高校都建立了大學(xué)生心理咨詢室，有專業(yè)的心理咨詢老師，高素質(zhì)的專業(yè)化師資隊(duì)伍已初具規(guī)模，這為大學(xué)生心理檔案管理的完善和發(fā)展提供了可靠的專業(yè)知識(shí)保障。

(二)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展為心理檔案提供技術(shù)支持隨著科技的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)、多媒體和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)融入社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，并不斷發(fā)展壯大，這為進(jìn)一步完善心理健康檔案的管理系統(tǒng)，提高其使用效率提供了技術(shù)支持。檔案管理的現(xiàn)代化程度不斷提高，各種各樣的心理檔案管理軟件得到開發(fā)應(yīng)用。目前出現(xiàn)的心理檔案管理軟件一般分為單機(jī)型和網(wǎng)絡(luò)型兩種：單機(jī)型仍然依賴紙筆測(cè)試，將所得的團(tuán)體數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，然后通過軟件進(jìn)行分析，并將統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中；網(wǎng)絡(luò)型是通過計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)個(gè)人及團(tuán)體的心理測(cè)驗(yàn)、分析統(tǒng)計(jì)與評(píng)估工作。

三、完善大學(xué)生心理健康檔案的建議

(一)加強(qiáng)相關(guān)師資隊(duì)伍建設(shè)

1．?dāng)U大師資規(guī)模一定的專職師資規(guī)模是加強(qiáng)心理健康管理的保障。在發(fā)達(dá)國家，學(xué)校心理服務(wù)人員一般都占一個(gè)較高的比例。為了解決學(xué)生心理問題，加強(qiáng)學(xué)生心理研究，日本國立大學(xué)專職心理咨詢老師與大學(xué)生的比例是1：5000—1：10000，而私立大學(xué)則為1：30O0～1：50O0。我國高校一般只有1～2名心理健康管理人員，與學(xué)生的比例約為1：15000，但是高校為數(shù)不少的思想政治輔導(dǎo)員應(yīng)當(dāng)成為心理健康管理隊(duì)伍的強(qiáng)大后備軍，根據(jù)《教育部關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校輔導(dǎo)員班主任隊(duì)伍建設(shè)的意見》中“專職輔導(dǎo)員總體上按1：200的比例配置”的要求，經(jīng)過近l0年的發(fā)展，高校輔導(dǎo)員隊(duì)伍已形成規(guī)模，而且他們直接面對(duì)學(xué)生，容易與學(xué)生建立友誼和加強(qiáng)溝通，更有利于了解學(xué)生的心理問題。

2．強(qiáng)化專業(yè)培訓(xùn)大學(xué)生心理健康管理人員需要具備專業(yè)的心理學(xué)、教育學(xué)、管理學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、檔案學(xué)等相關(guān)知識(shí)，掌握心理咨詢、統(tǒng)計(jì)歸檔、跟蹤服務(wù)的技巧和方法，因此強(qiáng)化心理健康檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能，才能保證心理健康檔案管理的準(zhǔn)確性和有效性。在美國，心理輔導(dǎo)人員必須符合美國人事指導(dǎo)協(xié)會(huì)制定的標(biāo)準(zhǔn)，一般要求學(xué)校心理輔導(dǎo)人員具有碩士或者博士學(xué)位，要在心理學(xué)和教育學(xué)兩方面都受過專業(yè)的訓(xùn)練。

(二)加快大學(xué)生心理健康檔案系統(tǒng)開發(fā)

1993年北京理工大學(xué)開發(fā)出單機(jī)版學(xué)生心理檔案管理系統(tǒng)，2000年王建中開發(fā)了心理測(cè)驗(yàn)與統(tǒng)計(jì)軟件系統(tǒng)，目前應(yīng)用比較廣泛的是2004年開發(fā)出的金海大學(xué)生心理檔案系統(tǒng)，這些都是單機(jī)版的大學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，便于檔案的統(tǒng)計(jì)與分析，但建檔和管理不方便。北京心知章文化交流有限公司1999年出版發(fā)行“心海學(xué)生心理檔案管理系統(tǒng)”和北京安人測(cè)評(píng)技術(shù)有限責(zé)任公司2003年發(fā)行的“京湘學(xué)生心理檔案系統(tǒng)(安人軟件)”都是網(wǎng)絡(luò)版，但這些系統(tǒng)重點(diǎn)在心理測(cè)試上，不便于高校心理健康工作者的歸檔、管理和操作，且在同時(shí)段測(cè)試人數(shù)過多時(shí)，容易出現(xiàn)癱瘓。2008年南昌大學(xué)碩士羅亮亮采用Application+XML緩存機(jī)制，以XML作為數(shù)據(jù)的傳輸格式，開發(fā)了一套網(wǎng)頁版的大學(xué)生心理健康檔案管理系統(tǒng)，但這套系統(tǒng)還沒有得到充分的實(shí)踐檢驗(yàn)和推廣。大學(xué)生心理健康檔案系統(tǒng)的開發(fā)仍是一件任重而道遠(yuǎn)的工作。

(三)深入挖掘大學(xué)生心理檔案的應(yīng)用價(jià)值

建立心理健康檔案的目的是為了更好地使用它，而目前許多數(shù)高校對(duì)心理檔案的利用仍停留在診斷和篩查有心理障礙的學(xué)生層面，而忽略了絕大多數(shù)正常學(xué)生的心理需要。心理學(xué)家認(rèn)為，心理疾病的形成大致經(jīng)歷心理危機(jī)、心理障礙、精神疾病、心理衰退四個(gè)階段。心理危機(jī)是心理疾病的肇始，詳盡、準(zhǔn)確的心理檔案資料，能夠幫助心理健康工作者及時(shí)了解大學(xué)生身邊發(fā)生的危機(jī)事件，有助于及早開展心理危機(jī)干預(yù)，防微杜漸。除此之外，心理健康檔案還有更多使用價(jià)值。如法國，學(xué)校心理檔案的利用更趨于綜合化，把實(shí)踐的重心放在三個(gè)方面：定向、預(yù)防、綜合。心理健康專家通過建立學(xué)生心理檔案了解和分析學(xué)生的心理狀況，以幫助教師和管理者確定未來的教學(xué)方向，給家庭提出建議，幫助學(xué)生ca我評(píng)價(jià)。德國學(xué)校心理檔案除用于特殊教育、行為矯治和學(xué)業(yè)指導(dǎo)外，還在學(xué)生的職業(yè)指導(dǎo)和定向工作中發(fā)揮巨大作用。這些國家的學(xué)校心理健康檔案管理經(jīng)過長期摸索，逐漸成熟，為我們提供了頗有價(jià)值的參考。