導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

1、檔案、資料歸檔中存有風(fēng)險(xiǎn)。大多數(shù)檔案管理者為兼職人員，整理檔案工作存在間斷、持續(xù)時間長、人員變動大等特點(diǎn)，檔案、資料歸檔時容易造成遺漏，該接收的檔案資料不齊全，使賬、物不符，影響檔案存管的真實(shí)性。

2、檔案、資料傳遞中存有隱患。大多數(shù)地區(qū)的新農(nóng)保檔案資料均由村級協(xié)管員負(fù)責(zé)管理，由于協(xié)管員對其重要性的思想認(rèn)識不到位，存在著“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象，在接收、傳送及移交過程中，可能導(dǎo)致檔案資料數(shù)量有誤或丟失，給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。

3、檔案借閱使用制度不健全。由于沒有完善的新農(nóng)保檔案借閱管理辦法，經(jīng)辦人員在借閱使用時沒有固定的標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行不力，容易造成檔案借閱后到期未歸還、存放位置不準(zhǔn)確等情況，使得檔案損壞、遺失現(xiàn)象嚴(yán)重。

4、存管場所隱患依然存在。檔案安全保護(hù)教育不普遍，一些檔案工作者沒有經(jīng)過必需的安全業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，缺乏安全常識；對存管檔案的庫房內(nèi)各種設(shè)備、設(shè)施缺乏定期檢查，一些設(shè)施出現(xiàn)故障、不能正常運(yùn)作，也未能及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)，從而引起災(zāi)害事故。另外，隨著人們參保意識的不斷增強(qiáng)，參保人數(shù)急劇膨脹，原有的檔案室規(guī)模無法滿足檔案日益增多、存管年限較長的特點(diǎn)，空間不足給檔案規(guī)范化帶來困擾。

5、電子檔案安全技術(shù)管理措施的跟進(jìn)應(yīng)變不及時。電子檔案是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與人交互而形成的，在輸入、輸出、存貯、傳輸過程中不可避免地會產(chǎn)生誤操作、信息丟失等失誤，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。另外，計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，病毒危害、黑客攻擊等各種攻擊以及破壞手段層出不窮，給檔案的安全保管帶來威脅。

6、檔案管理者素質(zhì)良莠不齊。檔案管理者綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案工作的成效和質(zhì)量。目前，大多新農(nóng)保檔案管理人員系兼職，缺乏對專業(yè)知識的理解與滲透，安全意識淡薄，檔案管理工作的平淡性使管理人員容易產(chǎn)生“管理即存放、工作即保管”的想法，滿足于應(yīng)付眼前事務(wù)，思想倦怠，不愿花費(fèi)時間和精力來整合提高新的技能，這就直接導(dǎo)致管理理念與時展脫節(jié)，從而忽視新農(nóng)保檔案在養(yǎng)老及服務(wù)民生方面所起的支持、依據(jù)作用。

二、新農(nóng)保檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)防控措施

新農(nóng)保檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)直接影響檔案的安全及利用水平，風(fēng)險(xiǎn)無處不在，而控制好風(fēng)險(xiǎn)才能規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的不利一面。

1、強(qiáng)化檔案管理者的風(fēng)險(xiǎn)意識。提高檔案工作者的風(fēng)險(xiǎn)意識，把安全意識及安全管理的理念植入管理者的心中，是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵。通過風(fēng)險(xiǎn)意識、安全知識培訓(xùn)，檔案法律、法規(guī)學(xué)習(xí)，相關(guān)案例分析與警示教育，進(jìn)行消防演習(xí)等不同形式的學(xué)習(xí)方式，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范意識，并自覺成為一種習(xí)慣。

2、制定檔案傳遞管理辦法，嚴(yán)把檔案交接關(guān)。無規(guī)矩不成方圓。制定切實(shí)可行的檔案傳遞管理辦法，確保新農(nóng)保檔案的完整無誤，既是對參保百姓利益的維護(hù)，也為明確傳送檔案人員的責(zé)任提供了依據(jù)。檔案傳遞管理辦法要嚴(yán)密、簡明且便于執(zhí)行；運(yùn)送檔案人員要檢查好運(yùn)送工具，遇陰雨天氣，要提前做好風(fēng)險(xiǎn)防范；收發(fā)雙方必須嚴(yán)格履行移交程序，認(rèn)真填寫交接清單，逐一核實(shí)并簽字；撤銷檔案要經(jīng)檔案管理小組多人進(jìn)行審核，確認(rèn)無用經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行銷毀。

3、嚴(yán)格檔案借閱管理。落實(shí)檔案借閱審批手續(xù)，借閱必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，并認(rèn)真填寫《檔案借閱記錄表》，詳細(xì)記錄借閱單位、借閱人、借閱原由、借閱內(nèi)容及借閱時間等。借閱檔案必須與管理人員當(dāng)面點(diǎn)清、雙方共同簽字。檔案借閱非極特殊情況不得拿出檔案借閱室。在檔案借閱過程中，檔案管理者要做好監(jiān)督工作，防止隨意摘抄或變動，防止撕掉、涂改、圈畫檔案。

4、采取針對性技術(shù)措施確保電子檔案的安全性。為了確保電子檔案在存儲或傳輸過程中“完好如初”，可以采用消息認(rèn)證技術(shù)及訪問控制技術(shù)等。比較常用的方法有利用密碼進(jìn)行認(rèn)證，如果不知道密碼就無法對檔案進(jìn)行訪問，確保檔案的安全性。在硬件方面，配備UPS電源、使用單獨(dú)的服務(wù)器等，防止因突然停電造成數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。同時還可以采用防火墻訪問控制、網(wǎng)絡(luò)權(quán)限控制、屬性安全控制等方式和只讀型防改寫措施，防止電子檔案遭到非法訪問和惡意改寫。

5、實(shí)施重要檔案異地備份保存制度。在危害檔案安全的突發(fā)社會事件和自然災(zāi)害頻發(fā)的今天，進(jìn)一步強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范意識，實(shí)施重要檔案異地備份制度，才能不斷提高災(zāi)害應(yīng)對能力。采取重要文件異質(zhì)異地備份保存制度，逐步將紙質(zhì)檔案掃描為電子檔案，再將這些電子文件轉(zhuǎn)換成其他載體如膠片、光盤等異質(zhì)保存。這樣既能保持微縮影像技術(shù)在檔案存儲方面的優(yōu)點(diǎn)，又能發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案開發(fā)、利用中的優(yōu)勢，是新農(nóng)保檔案管理工作理想且謹(jǐn)慎的選擇。

篇2

目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失，而計(jì)算機(jī)辦公自動化正逐漸被很多企業(yè)推廣運(yùn)用。辦公自動化最明顯的標(biāo)志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業(yè)來說更加方便和快捷，避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是由于計(jì)算機(jī)自身也存在著一些缺陷，導(dǎo)致企業(yè)在使用電子信息檔案這一手段時也面臨著風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)在運(yùn)用此技術(shù)時一定要做好風(fēng)險(xiǎn)的防范措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)降到最低。基于此，本文主要對電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法進(jìn)行了探討。

企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已非常普遍，其具有多種多樣的功能，為企業(yè)管理帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)點(diǎn)，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用電子信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施

提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒有出現(xiàn)的時候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實(shí)施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：

1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2.制定管理制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

3.及時消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動采取應(yīng)對措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來說，為了應(yīng)對潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。

4.及時進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解？目前，許多企業(yè)開始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進(jìn)行及時的處理，這才是最為關(guān)鍵的。

三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購買保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行簡化，再對原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

四、評估風(fēng)險(xiǎn)的措施

當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來的后果。需要實(shí)施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個已被識別的弱點(diǎn)通過承認(rèn)得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯誤地認(rèn)為電子信息檔案無危險(xiǎn)性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。

簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對風(fēng)險(xiǎn)的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮惠玲，論電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理[J].檔案學(xué)通訊.2005（3）

篇3

目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施

提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒有出現(xiàn)的時候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實(shí)施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法如下：

1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

3.及時消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動采取應(yīng)對措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來說，為了應(yīng)對潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。

4.及時進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解?目前，許多企業(yè)開始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進(jìn)行及時的處理，這才是最為關(guān)鍵的。

三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購買保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行簡化，再對原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

四、評估風(fēng)險(xiǎn)的措施

當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來的后果。需要實(shí)施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個已被識別的弱點(diǎn)通過承認(rèn)得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯誤地認(rèn)為電子信息檔案無危險(xiǎn)性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。

簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對風(fēng)險(xiǎn)的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]馮惠玲.論電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理[J].檔案學(xué)通訊.2005(3)：8～11

[2]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1)：36～37

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避免風(fēng)險(xiǎn)的措施

提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒有出現(xiàn)的時候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實(shí)施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：

1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。

計(jì)算機(jī)在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2.制定一些制度。

為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

3.及時消除風(fēng)險(xiǎn)。

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檔案信息化作為我國檔案事業(yè)發(fā)展的新階段,具有高效便捷等優(yōu)勢,已在我國很多檔案館或部門得到嘗試,并取得了初步成效。但是由于檔案信息化的特性,使得它在實(shí)踐中很容易受到惡意攻擊,造成檔案被篡改或者缺失。所以,在檔案信息化建設(shè)中,分析以及研究信息化建設(shè)中存在的風(fēng)險(xiǎn)就顯得至關(guān)重要。

一、檔案信息化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)

檔案與老百姓的切身利益息息相關(guān),它的安全性以及管理效率都在很大程度上影響著我國發(fā)展建設(shè)腳步。目前,實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢,但是它在發(fā)展演變過程中也會存在一定的風(fēng)險(xiǎn),具體如下:

1、網(wǎng)絡(luò)病毒威脅

在檔案信息化建設(shè)中,由于網(wǎng)絡(luò)病毒引起的網(wǎng)絡(luò)通信阻塞、文件信息損壞等問題,不僅會極大阻礙檔案系統(tǒng)提供正常服務(wù),同時還會導(dǎo)致常年積累的檔案信息丟失,造成的損失是災(zāi)難性且不可修復(fù)的。

2、網(wǎng)絡(luò)攻擊風(fēng)險(xiǎn)

在檔案信息化建設(shè)中,為了確保檔案傳輸存儲安全,需要適當(dāng)?shù)膶?nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行隔離,防止因信息泄露而引發(fā)的嚴(yán)重后果。但是現(xiàn)實(shí)是,很多不法分子為了借助檔案信息牟取暴利,會對檔案內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行惡意攻擊,一方面可能造成檔案資料被竊取或惡意篡改,另一方面還會導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓,影響它的功能。

3、外部環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)

在檔案信息化建設(shè)過程中,由于它自身的系統(tǒng)屬于弱電工程,耐壓值較低,它在運(yùn)行過程中,很容易受到外部環(huán)境因素影響,比如地震、水災(zāi)以及火災(zāi)等自然災(zāi)害;技術(shù)人員的操作失誤或錯誤;設(shè)備被惡意破壞或被盜;電磁干擾;等等。

4、管理安全風(fēng)險(xiǎn)

在檔案信息化管理中,由于管理職責(zé)不明確以及相關(guān)的管理制度不健全等,都會或多或少的影響到檔案管理的效率以及質(zhì)量。與此同時,管理人員缺乏安全管理意識以及專業(yè)水平較低等,也是導(dǎo)致檔案信息化管理存在紙漏的主要因素之一。

5、系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)

在信息化時代,檔案信息化管理的應(yīng)用系統(tǒng)也要在使用過程中,不斷地修復(fù)漏洞或者更新?lián)Q代,只有確保應(yīng)用系統(tǒng)本身的安全可靠,才能降低其被網(wǎng)絡(luò)攻擊或病毒感染的幾率。

二、檔案信息化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)的防控措施

1、提高檔案信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)

想要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理,就要讓相關(guān)的檔案管理人員從過去的雜業(yè)型轉(zhuǎn)變?yōu)閷I(yè)型。檔案信息化管理的安全、有序、高效,離不開高素質(zhì)管理人員的支持。目前,很多檔案管理部門或檔案館在信息化建設(shè)中,遇到的最大障礙就是缺少既懂軟件開發(fā)又精通檔案管理相關(guān)知識的人才。基于此,相關(guān)部門或機(jī)構(gòu)就要盡一切努力來為檔案管理人員提供培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會,并建立競爭機(jī)制,讓每一位管理人員都能在克服惰性的基礎(chǔ)上,充分發(fā)揮他們的主觀能動性;另外建立激勵機(jī)制,并實(shí)現(xiàn)人員的優(yōu)化配置,從而在保證工作效率的同時,提高員工的工作責(zé)任感以及積極性。

2、提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理意識

有些單位或機(jī)構(gòu)過分強(qiáng)調(diào)本單位的特殊性,而沒有實(shí)現(xiàn)對檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。這種拒絕標(biāo)準(zhǔn)化管理的方式也在一定程度上阻礙了該單位的可持續(xù)發(fā)展。甚至于有些單位的檔案管理工作理念在很長一段時間內(nèi)都沒有改變,盡管能獲得一些成效,但是整體檔案管理工作卻不具備通用性,檔案的利用率也大大降低。因此,淘汰這種陳舊的管理觀念是很有必要的,這也是目前檔案信息化建設(shè)能否順利展開的重要前提。

3、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急處置職能

相關(guān)部門或機(jī)構(gòu)想要實(shí)現(xiàn)對風(fēng)險(xiǎn)的有效防控,應(yīng)該針對檔案信息化建設(shè)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)制定一套應(yīng)急處理方案,其中包含事前控制措施以及事后處理措施,從而在遇到風(fēng)險(xiǎn)的第一時間就能立即做出反應(yīng),以此來將損失降到最低。與此同時,可以制定一個完善的風(fēng)險(xiǎn)評估方法,對風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的位置、幾率、后果以及損失等有一個全面分析評估,從而為管理人員及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)并預(yù)警提供保障。

4、加大對信息技術(shù)研發(fā)以及引進(jìn)的投人力度

可以通過研發(fā)或者引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)的方式,來保證檔案信息管理的安全可靠。在信息技術(shù)不斷革新或者修復(fù)的同時,系統(tǒng)受網(wǎng)絡(luò)攻擊或者病毒感染的幾率也會大幅度下降,這就能強(qiáng)化檔案管理人員對檔案信息平臺的操作監(jiān)控,以此來向公眾提供安全便捷的服務(wù)。

三、結(jié)語

在我國信息技術(shù)不斷發(fā)展的同時,想要進(jìn)一步提升檔案管理的效率以及安全性,進(jìn)行信息化建設(shè)就勢在必行。目前,我國在檔案信息化建設(shè)中還會受到各種威脅以及風(fēng)險(xiǎn),影響到檔案管理的有序高效。因此,相關(guān)部門或機(jī)構(gòu)應(yīng)該改變檔案管理人員的管理理念,加強(qiáng)對他們的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn),從而在不斷學(xué)習(xí)探索過程中,為檔案信息化建設(shè)添磚加瓦。

作者:吳寧寧 單位:無棣縣人力資源社會保障信息中心

參考文獻(xiàn):

[1]李曉琳,王艷華.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理,2016,(5):58.

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食品安全監(jiān)管是指國家食品相關(guān)部門對食品生產(chǎn)、上市行使監(jiān)督、檢測的職能。一般情況下是負(fù)責(zé)生產(chǎn)食品、加工食品、食品流通等的日常監(jiān)管，進(jìn)而由相關(guān)部門許可實(shí)施、檢驗(yàn)、生產(chǎn)等食品質(zhì)量過關(guān)，然后準(zhǔn)入市場的制度，除此之外，還需要對不過關(guān)的食品進(jìn)行查處、檢測、等質(zhì)量不關(guān)的違法行為。而食品安全監(jiān)測檔案的管理就是指之前和現(xiàn)在的食品相關(guān)部門進(jìn)行食品安全的生產(chǎn)、監(jiān)督、檢測等對社會有評估價(jià)值的文字、表格、質(zhì)量等記錄。而之所以相關(guān)食品部門建立食品安全監(jiān)管檔案，一來是為了加強(qiáng)對食品安全的檢測進(jìn)而防控食品安全風(fēng)險(xiǎn)[1]；二來因?yàn)椤懊褚允碁樘臁?，所以食品安全一直以來都是老百姓心中永遠(yuǎn)都關(guān)心的話題，從來都沒有變過。所以，建立規(guī)范的食品安全監(jiān)管檔案，對食物安全進(jìn)行規(guī)范管理，進(jìn)而防控食品風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生，提高廣大消費(fèi)者對食品安全的信任度，對我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展有重大意義，并且對一些企業(yè)食品安全的規(guī)范生產(chǎn)也有重要的作用。

2 食品安全監(jiān)管檔案的管理過程

（一）建立檔案

我國各大城市正在建立食品安全監(jiān)管的檔案，其中包含食品生產(chǎn)過程中的安全監(jiān)管、食品檢測中的安全監(jiān)管、食品上市過程中的監(jiān)督執(zhí)法等等總體的檔案分類。后續(xù)連續(xù)建立起關(guān)于藥品、餐飲、食品原料的種植、食品原料的養(yǎng)殖甚至其食品生產(chǎn)所在的環(huán)境都建立了相關(guān)的食品安全監(jiān)管檔案，并且將檔案歸類整理，相關(guān)食品部門也建立了相應(yīng)的備案，以此規(guī)范食品安全的管理[2]。

（二）管理檔案

我國關(guān)于食品安全的監(jiān)管部門的建立，完善了食品安全檔案管理的系統(tǒng)。之后就是檔案的管理，首先是查驗(yàn)記錄，所謂查驗(yàn)記錄就是將每次購買的食品名稱、數(shù)量、保質(zhì)期、送貨日期等等內(nèi)容進(jìn)行記錄，可以采取賬簿登記、計(jì)算機(jī)建檔等方式進(jìn)行記錄，并且將食品保質(zhì)期做出醒目標(biāo)記，定期管理過期、腐敗等不合格的食品進(jìn)行處理；其次進(jìn)行庫房管理，在建立食品安全檔案的時候，將食品與非食品分開管理，定期通過檔案管理清理不符的食品，另外管理檔案的人員應(yīng)當(dāng)穿著整齊衛(wèi)生才行[3]；最后將紙質(zhì)的記錄檔案通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行錄入保存，從而實(shí)現(xiàn)食品安全檔案的安全化、信息化的管理，通過遠(yuǎn)程監(jiān)控進(jìn)行管理，提升檔案管理的精準(zhǔn)度和水平。

（三）使用檔案

我國食品安全檔案通過數(shù)字化管理，將死檔案靈活化，國家各市的工商部門在前幾年就已經(jīng)有一半的食品企業(yè)將自己的紙質(zhì)食品檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，使食品企業(yè)計(jì)算機(jī)查詢系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)施，食品工作負(fù)責(zé)人可以方便隨時查詢食品的安全性，這樣一來，不僅能提高老百姓的信任度，而且也增加了食品企業(yè)的工作效率和質(zhì)量。另外，通過檔案數(shù)字化管理，使用食品安全檔案，對于工商部門辦案、監(jiān)管、查處等都有著重要的作用，不僅提高了工商局查案的效率，而且也提升了工商局對食品的監(jiān)管，減少食品安全案件的發(fā)生。

3 規(guī)范食品安全監(jiān)管檔案防控食品安全風(fēng)險(xiǎn)

（一）成立專門機(jī)構(gòu)，保障建檔質(zhì)量

我國食品種類包含很多種類，有農(nóng)產(chǎn)品的糧食、蔬菜、水果等，有養(yǎng)殖類的豬、羊、牛等的肉類、甚至還有一些進(jìn)口的食品等等。因?yàn)榉N類繁多，所以在建立食品安全檔案的時候會非常的繁??，因此建檔的質(zhì)量無法得到保障[4]。對于這一點(diǎn)，可以建立專門負(fù)責(zé)記錄登記的部門機(jī)構(gòu)，通過分類管理進(jìn)行食品安全檔案的建立，比如肉類的管理，可以將其分為羊肉類、豬肉類、牛肉類、魚肉類等一次類推下去，然后再按照生產(chǎn)基地進(jìn)行分類，最后將綜合質(zhì)量進(jìn)行管理；另外人員工作的配置也是一樣，成立的專門機(jī)構(gòu)可以將人員分為分類、檢測、記錄等，還可以將檢測人員分為重量檢測、產(chǎn)地環(huán)境監(jiān)測以及營養(yǎng)檢測等等，然后每個人都有自己專屬負(fù)責(zé)的地方。所以成立專門負(fù)責(zé)的機(jī)構(gòu)，以此確定食品安全檔案管理的質(zhì)量。

（二）多方面監(jiān)管，檔案部門參與監(jiān)督

我國對于食品安全采取多方面的監(jiān)管措施，也就是說，不只上文提到的工商局，還包括了衛(wèi)生局、出入境檢驗(yàn)檢疫局、食品藥品監(jiān)督局等等，但是不同的機(jī)構(gòu)運(yùn)行的法制也是不一樣的，所以對于食品安全的建檔要求也是各管各的，導(dǎo)致食品安全的建檔標(biāo)準(zhǔn)不同；另外檔案部門只有執(zhí)行權(quán)卻沒有參與權(quán)，他們在制定食品安全檔案的時候，有的檔案管理有自己的想法卻沒法提出來，導(dǎo)致建立的檔案沒法完全統(tǒng)一[5]。所以，對于這一點(diǎn)，需要各個食品部門之間進(jìn)行協(xié)調(diào)、發(fā)揮自身特色、融合他人技巧，進(jìn)而建立更完全的食品安全檔案，比方說，工商局沒有考慮到分類管理，但是衛(wèi)生局卻考慮到這點(diǎn)了，那么可以雙方進(jìn)行協(xié)調(diào)商討，確定更完美的食品安全檔案，促進(jìn)食品安全檔案管理的工作逐漸步入規(guī)范化、完善的發(fā)展軌道。

（三）發(fā)揮檔案作用，防控食品安全風(fēng)險(xiǎn)

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受貿(mào)易環(huán)境等因素影響，港口物流企業(yè)在經(jīng)營及發(fā)展中面臨多重挑戰(zhàn)，此背景下，進(jìn)一步做好港口物流企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控為港口物流企業(yè)的經(jīng)營及發(fā)展創(chuàng)造有利條件成為當(dāng)務(wù)之急。本文將對港口物流企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控策略展開探究。

1港口物流企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)含義

港口物流企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，是指港口物流企業(yè)在開展稅務(wù)相關(guān)工作時沒有做到“依法納稅，合法避稅”，最終可能導(dǎo)致港口物流企業(yè)出現(xiàn)損失。港口物流企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)主要包括兩方面:一是未依法納稅，簡單來講是港口物流公司在理解或執(zhí)行稅收政策時出現(xiàn)錯誤，沒有嚴(yán)格按照稅收政策規(guī)定進(jìn)行納稅，此時港口物流企業(yè)可能會面臨高額罰款;二是未合理進(jìn)行稅收籌劃，就是企業(yè)對稅收政策理解不夠透徹，稅收籌劃工作質(zhì)量與效率偏低，導(dǎo)致港口物流企業(yè)錯失本可享受的稅收優(yōu)惠政策。

2港口物流企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的特點(diǎn)分析

港口物流企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)有四個特點(diǎn):特點(diǎn)一，損益性。是指稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生會導(dǎo)致港口物流企業(yè)出現(xiàn)利益損失，比如未合理進(jìn)行稅收籌劃致港口物流企業(yè)多繳納稅款、未依法納稅導(dǎo)致港口物流企業(yè)面臨高額罰款等，都是稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)具備損益性的常見表現(xiàn)。特點(diǎn)二，客觀性。是指港口物流企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的，無論企業(yè)采取何種措施該風(fēng)險(xiǎn)也不會消失。特點(diǎn)三，普遍性。是指稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)普遍存在于港口物流企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展過程中。特點(diǎn)四，不確定性。盡管港口物流企業(yè)可通過采取管理措施對稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防控，但依舊難以準(zhǔn)確預(yù)料到稅收風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的時間、地點(diǎn)與后果。

3港口物流企業(yè)在進(jìn)行稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控時主要存在的問題

3.1涉稅事項(xiàng)工作流程缺乏完整性

導(dǎo)致涉稅事項(xiàng)工作流程缺乏完整性的原因在于部分港口物流企業(yè)多沿用舊制進(jìn)行管理，會計(jì)人員只負(fù)責(zé)納稅申報(bào)、會計(jì)核算與記賬等流程，未對港口物流企業(yè)的會計(jì)信息進(jìn)行進(jìn)一步梳理與審查，導(dǎo)致整體工作質(zhì)量較低，最終增加了港口物流企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，對企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展較為不利。

3.2稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制不能有效識別稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制不能有效識別稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的原因有兩個:一是部分港口物流企業(yè)的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制不夠完善;二是稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)本身具備不確定性。稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制不能幫助港口企業(yè)有效識別稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，會增加稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控工作難度，港口物流企業(yè)不能提前對稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行較為準(zhǔn)確的預(yù)測，無法提前制訂出有效的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對方案，可能令稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致的損失進(jìn)一步擴(kuò)大。

3.3稅務(wù)政策未能得到有效執(zhí)行

部分港口物流企業(yè)可能存在稅務(wù)政策未能得到有效執(zhí)行的情況，令稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控工作難度增加。比如，港口物流企業(yè)對當(dāng)?shù)氐亩愂諆?yōu)惠政策未充分了解，在進(jìn)行稅收籌劃時忽略了某些優(yōu)惠政策的執(zhí)行，最終繳納了本不必繳納的稅收，在一定程度上損害了港口物流企業(yè)的自身利益。

3.4忽視稅務(wù)資料管理

部分港口物流企業(yè)忽視了稅務(wù)資料管理，未對稅務(wù)資料進(jìn)行整理與保存，可能會導(dǎo)致企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)增大，比如，某些港口物流企業(yè)在開展稅務(wù)相關(guān)工作時未保留納稅申報(bào)表等稅務(wù)憑證，后續(xù)在開展內(nèi)部審計(jì)、核查工作時，因缺乏稅務(wù)憑證，會降低內(nèi)部審計(jì)、核查等效率與質(zhì)量。

3.5稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)自查不到位

在開展稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控時，港口物流企業(yè)可建立一套自查體系，借助自查體系對港口物流企業(yè)日常經(jīng)營進(jìn)行監(jiān)管，以此預(yù)防、控制企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。然而結(jié)合實(shí)際情況來看，部分港口物流企業(yè)并未建立有效自查體系，導(dǎo)致這部分港口物流企業(yè)對稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和控制能力較差。

4關(guān)于提升港口物流企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控能力的策略研究

4.1嚴(yán)格遵守港口物流企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控原則

要提升港口物流企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控能力，港口物流企業(yè)必須遵守稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控原則。主要原則如下:原則一，遵照“內(nèi)容完整”原則。稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控范圍應(yīng)包括所有涉稅風(fēng)險(xiǎn)。原則二，遵照“重點(diǎn)控制”原則。必須對常見危害大的涉稅風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行嚴(yán)格防控。原則三，遵照“相互監(jiān)督”原則。若完成某工作內(nèi)容時容易遭遇稅收風(fēng)險(xiǎn)，則由兩人同時負(fù)責(zé)該工作內(nèi)容并互相監(jiān)督。原則四，遵循“成本效益”原則。在不侵害港口物流企業(yè)正當(dāng)利益前提下開展稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控工作。

4.2加強(qiáng)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控意識

加強(qiáng)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控意識是港口物流企業(yè)做好稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控工作的前提，加強(qiáng)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控意識，主要可從兩方面入手:一是港口物流企業(yè)管理層必須對稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控有一定了解，且清醒認(rèn)識到做好稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控對企業(yè)長期發(fā)展有利;二是將稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控意識進(jìn)一步融入港口物流企業(yè)的實(shí)際管理當(dāng)中，通過落實(shí)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控工作，進(jìn)一步增強(qiáng)相關(guān)人員稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控意識。

4.3提高稅務(wù)崗位專業(yè)能力

提高稅務(wù)崗位專業(yè)能力是港口物流企業(yè)做好稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控工作的基礎(chǔ)，在提高稅務(wù)崗位專業(yè)能力時，主要可從兩方面入手:一是在崗位人才招聘時提高招聘門檻，通過筆試、面試等方式重點(diǎn)考察應(yīng)聘人員稅務(wù)專業(yè)能力;二是港口物流企業(yè)要重視對稅務(wù)相關(guān)崗位上員工進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，比如可在稅收政策發(fā)生變動時請專業(yè)人士介入，幫助員工深度解讀新稅收政策。

4.4提高稅收籌劃活動的水平

伴隨稅收籌劃活動水平提升有助于港口物流企業(yè)“依法納稅，合法避稅”，減少稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)威脅，此時，港口物流企業(yè)可采取以下措施:一是時刻關(guān)注籌劃方案時效性，提高港口物流企業(yè)對稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)中政策風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對能力;二是在合理合法的基礎(chǔ)上進(jìn)行稅收籌劃，同時考慮多個稅種，追求港口物流企業(yè)整體利益最大化。

4.5強(qiáng)化涉稅政策執(zhí)行

通過加強(qiáng)涉稅政策執(zhí)行進(jìn)一步提高港口物流企業(yè)的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控能力具體做法如下:將港口物流企業(yè)內(nèi)部的稅務(wù)政策執(zhí)行情況與績效考核體制、獎懲體制聯(lián)系起來，通過績效考核與合理獎罰促進(jìn)涉稅政策執(zhí)行，進(jìn)而減少港口物流企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。比如，在根據(jù)當(dāng)?shù)囟愂照哌M(jìn)行稅務(wù)籌劃時，將稅收籌劃方案質(zhì)量與績效考核聯(lián)系起來，若稅收籌劃方案可合理、合法幫助港口物流企業(yè)避稅，即該籌劃方案質(zhì)量較好，則績效考核評定為優(yōu)，并將績效考核評定結(jié)果與稅務(wù)籌劃人員的獎金掛鉤。

4.6加強(qiáng)涉稅檔案管理

加強(qiáng)涉稅檔案管理是提高港口物流企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控能力的手段之一，通過保存、整理涉稅檔案，可進(jìn)一步保障會計(jì)信息的真實(shí)性與可靠性，降低港口物流企業(yè)的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。在加強(qiáng)涉稅檔案管理時，港口物流企業(yè)可采取以下措施:在港口物流企業(yè)內(nèi)部設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，并將涉稅檔案納入管理范圍進(jìn)行統(tǒng)一的、規(guī)范的流程化管理，嚴(yán)格對涉稅檔案中的信息進(jìn)行采集和核查，以保障涉稅檔案信息真實(shí)性。

4.7加強(qiáng)稅務(wù)信息傳遞與溝通

篇8

二、風(fēng)險(xiǎn)防控對策

（一）狠抓廉政教育，筑牢思想道德防線。一是適時開展公安廉政文化進(jìn)警營、進(jìn)民警家庭活動，定期召開民警家屬懇談會，通過家人規(guī)勸、期盼等溫情措施強(qiáng)化對民警8小時外監(jiān)督。二是堅(jiān)持對初任領(lǐng)導(dǎo)干部、新進(jìn)民警和重點(diǎn)崗位民警輪崗交流進(jìn)行集體或個別廉政談話制度，對重點(diǎn)崗位民警進(jìn)行常態(tài)化提醒談話，針對特殊事項(xiàng)一事一談，及時發(fā)現(xiàn)、糾正不良苗頭和問題人員。三是固化每月一次廉政專題學(xué)習(xí)、每季度一次隊(duì)伍狀況分析、每半年一次隊(duì)伍建設(shè)經(jīng)驗(yàn)交流、每年一次隊(duì)伍建設(shè)專題研討制度。四是開展廉潔從警專題培訓(xùn)，將法紀(jì)教育作為培訓(xùn)必備內(nèi)容，增強(qiáng)廣大車管民警防腐拒變的意識和能力。五是豐富廉政教育形式，采取不定期召開廉政警示教育會、在轄區(qū)或周邊監(jiān)獄建立警示教育基地、簽訂《廉政承諾書》、印制《警示錄》（全國車管系統(tǒng)及本部門車管民警違法違紀(jì)典型案例匯編）等措施，警醒民警堅(jiān)守法律底線。六是堅(jiān)持節(jié)假日向廣大車管民警發(fā)送廉政短信和向社會車駕管行業(yè)發(fā)放廉政倡議書，在各級車管部門和社會車駕管行業(yè)倡導(dǎo)廉政新風(fēng)。

（二）狠抓業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面提升綜合素質(zhì)。一是開展查驗(yàn)員、輔助查驗(yàn)員、考試員、輔助考試員的車駕管業(yè)務(wù)、網(wǎng)絡(luò)安全和服務(wù)禮儀等專業(yè)培訓(xùn)，強(qiáng)化部令規(guī)定規(guī)范和業(yè)務(wù)辦理知識培訓(xùn)，提升車管民警和工作人員車駕管業(yè)務(wù)專業(yè)技能和服務(wù)群眾能力。二是完善車駕管業(yè)務(wù)網(wǎng)上學(xué)習(xí)考試系統(tǒng)，每季度對全市車管民警網(wǎng)上學(xué)習(xí)進(jìn)行抽考，每年組織一次集中考試。三是建立內(nèi)網(wǎng)溝通平臺，互動交流；在車管所主頁建立“基層答疑”欄目，及時解決基層疑問；開辟學(xué)習(xí)專欄，車駕管業(yè)務(wù)法律法規(guī)和規(guī)章制度。四是修訂完善車管所各業(yè)務(wù)崗位操作手冊，固化崗位工作辦理程序，明示可能產(chǎn)生腐敗問題的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，把對權(quán)力運(yùn)行的監(jiān)督滲透到業(yè)務(wù)流程的各環(huán)節(jié)之中。

（三）狠抓制度建設(shè)，完善監(jiān)督制約機(jī)制。一是充實(shí)配齊科所領(lǐng)導(dǎo)和系統(tǒng)管理、監(jiān)督指導(dǎo)、紀(jì)檢監(jiān)察等崗位民警，制訂《車管所科級領(lǐng)導(dǎo)干部輪崗交流和民警交流暫行規(guī)定》，分期分批輪換科室、主城分所、遠(yuǎn)近郊分所領(lǐng)導(dǎo)干部和民警，堅(jiān)持考試崗民警每季度、查驗(yàn)崗每半年、普通崗每年輪崗一次，提前預(yù)防和化解因長期處于同一崗位可能導(dǎo)致權(quán)力失控的潛在風(fēng)險(xiǎn)。二是進(jìn)一步建立健全重點(diǎn)崗位廉政風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，建立業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)月分析研判制度、機(jī)動車駕駛?cè)丝荚囌`判管理規(guī)定、汽車類科目三人工評判考試規(guī)程及紀(jì)律規(guī)定、上門服務(wù)規(guī)定、機(jī)動車查驗(yàn)規(guī)范、業(yè)務(wù)受理規(guī)范和檔案管理規(guī)范等，切實(shí)從制度上預(yù)防、遏制違法違紀(jì)問題。三是進(jìn)一步簡政放權(quán)，放開考試名額限制，全面推行網(wǎng)上自主預(yù)約考試；試點(diǎn)下放進(jìn)口車、?；愤\(yùn)輸車等登記業(yè)務(wù)，將汽車駕駛?cè)丝颇恳?、二、三考試業(yè)務(wù)分級下放到區(qū)縣等級車管所。四是建立網(wǎng)絡(luò)輿情、投訴分析研判機(jī)制，采取短信、電話、評價(jià)器、調(diào)查問卷等方式進(jìn)行回訪，建立市所、分所、區(qū)縣所各有側(cè)重的分析研判機(jī)制。五是在駕校、考場、檢測站等單位入口、業(yè)務(wù)大廳、檢測工位、教練車上等醒目位置公布行業(yè)主管部門監(jiān)督舉報(bào)電話；通過968888電話服務(wù)平臺、網(wǎng)上車管所、車管微信微博等公布辦事程序、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；在社行單位、服務(wù)對象、普通群眾中布建兼職紀(jì)檢員，對各級車管部門和車管民警依法履職情況進(jìn)行監(jiān)督。六是建立廉政問責(zé)追究機(jī)制，對不認(rèn)真履行廉政風(fēng)險(xiǎn)管理責(zé)任和防控責(zé)任落實(shí)不力的，嚴(yán)格追究發(fā)生違法違紀(jì)行為的單位和個人；同時，建立重特大道路交通事故責(zé)任倒查問責(zé)機(jī)制，全面倒查三年以內(nèi)駕齡發(fā)生道路交通死亡事故負(fù)主要責(zé)任以上的駕駛?cè)嗽诎l(fā)證、考試環(huán)節(jié)和考試質(zhì)量等方面是否存在違法違紀(jì)問題。

篇9

檔案信息的信息化技術(shù)中的安全保障

幾乎所有的檔案管理都會經(jīng)歷手工管理、信息化管理、知識化管理這三個階段，這是檔案信息在網(wǎng)絡(luò)時代體現(xiàn)利用價(jià)值的內(nèi)在需求。從手工管理過渡到信息化管理和知識化管理，使檔案信息價(jià)值得到了全方位的體現(xiàn)，但是同時針對檔案信息安全所帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)也會越來越多，所以要確保檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)行安全，加強(qiáng)對提供利用載體的管理，加強(qiáng)對檔案信息的拷貝與利用管理，對不同層級的信息使用者有所區(qū)別，通過技術(shù)手段防止拷貝資料再復(fù)制，措施如下：第一，利用企業(yè)自主開發(fā)或引進(jìn)的加密軟件對檔案信息進(jìn)行加密，只有在企業(yè)辦公環(huán)境及企業(yè)配備的電腦上才能正常打開使用，一旦脫離企業(yè)環(huán)境，對檔案信息的操作要提前進(jìn)行申請，申請通過后，方可由技術(shù)人員解密；第二，所有對企業(yè)外部提供的檔案信息都必須是經(jīng)過轉(zhuǎn)化的PDF或者TIFF格式的文件，原始的DWG文件不能直接提供，以保證檔案信息的不可更改性。提供給內(nèi)部設(shè)計(jì)參考的檔案信息可以是DWG的，但是必須加密，統(tǒng)一在企業(yè)環(huán)境中使用，防止外泄。

人員管理中多級別權(quán)限和密碼管理的安全保障

為了保證檔案信息系統(tǒng)的安全，有必要加強(qiáng)對系統(tǒng)使用者的管理，加強(qiáng)對系統(tǒng)使用者使用權(quán)限的審核，并采用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對其網(wǎng)絡(luò)操作進(jìn)行跟蹤與記錄。加強(qiáng)對使用過程中各種保密措施的管理，采用多級別權(quán)限和密碼管理，防止黑客或他人對檔案信息管理系統(tǒng)帶來的安全隱患：第一，支持檔案信息系統(tǒng)的電子文件在線閱覽功能，但是閱覽范圍和下載權(quán)限受限，要經(jīng)過文件產(chǎn)生部門和檔案管理部門的審批才能解限；第二，對企業(yè)高尖端技術(shù)類別的檔案信息，必須要經(jīng)過企業(yè)專門的保密委員會進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，審批同意后方可利用，并實(shí)行責(zé)任人負(fù)責(zé)制；第三，實(shí)行用戶登錄驗(yàn)證制度，登錄檔案管理系統(tǒng)時，員工需要輸入自己的密碼進(jìn)行驗(yàn)證，驗(yàn)證通過后才能進(jìn)行事先設(shè)定好的權(quán)限范圍內(nèi)的相關(guān)操作；第四，控制臺超時注銷，控制臺訪問用戶超過一段時間沒有對系統(tǒng)進(jìn)行交互操作，設(shè)備將自動注銷本次操作臺配置任務(wù)，并切斷連接；第五，離職、退休人員離開工作崗位時，要進(jìn)行檔案資料和使用設(shè)備交接手續(xù)，相關(guān)部門和責(zé)任人確認(rèn)檔案資料交接完成、使用設(shè)備上交后，方可同意該人員離開；第六，所有淘汰電腦，必須經(jīng)過格式化，確保電腦內(nèi)資料不可復(fù)原后，才可回收利用。

以管理為重點(diǎn)，建立檔案信息安全保障體系，加強(qiáng)法律風(fēng)險(xiǎn)的防控

在企業(yè)的管理上，檔案信息安全保障體系建立的重要意義是對法律風(fēng)險(xiǎn)隱患的“防”與法律風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后的及時“控”。

1.建立法律風(fēng)險(xiǎn)防控體系，從部門設(shè)置上確保檔案信息安全保障體系的牢固企業(yè)必須建立法律風(fēng)險(xiǎn)防控體系，即：成立專門的法律風(fēng)險(xiǎn)防控歸口管理部門，引進(jìn)專門的法律專業(yè)人才，負(fù)責(zé)法律事務(wù)的評審和咨詢服務(wù)，定期提供企業(yè)范圍內(nèi)的法律知識培訓(xùn)和專題講座。聘請法律界資深律師作為專門的法律顧問，隨時參與和控制突發(fā)的重大法律問題；各部門配備兼職法律風(fēng)險(xiǎn)管理員，負(fù)責(zé)代表部門向法律歸口部門進(jìn)行法律事務(wù)傳送。

2.突出管理重點(diǎn)，加強(qiáng)對合同法律風(fēng)險(xiǎn)的防控針對合同法律風(fēng)險(xiǎn)，在建立檔案信息安全保障體系時，以管理為重點(diǎn)，應(yīng)采取以下措施：第一，收繳散落在各部門的合同印章，由法律歸口管理部門統(tǒng)一管理，法律歸口管理部門配備專門的人員負(fù)責(zé)合同印章的使用和安全；第二，建立規(guī)范的合同印章使用流程，企業(yè)上下必須嚴(yán)格按照此流程申請使用合同印章；第三，建立合同印章使用臺賬，每一個流程結(jié)束、合同印章使用完成后，當(dāng)事合同必須完整歸檔一份合同原件，合同原件最終由法律歸口管理部門向檔案部門統(tǒng)一移交；第四，法律歸口管理部門以年度為單位，各種類合同的標(biāo)準(zhǔn)格式，并在企業(yè)范圍內(nèi)統(tǒng)一使用，因特殊情況不能使用格式合同的，法律部門要對非標(biāo)準(zhǔn)格式合同進(jìn)行評審；第五，不同類型的合同，確定由不同的評審部門參與評審，實(shí)行責(zé)任人責(zé)任制。

3.管理手段與時俱進(jìn)，注重前端控制和過程管理檔案信息系統(tǒng)、企業(yè)協(xié)同辦公（OA）及門戶系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等信息化知識管理方式的引進(jìn)，使企業(yè)的文件形態(tài)不斷從紙質(zhì)向電子轉(zhuǎn)化，文件數(shù)量與日俱增、文件保存形式呈現(xiàn)立體多樣化的發(fā)展趨勢。在此背景下，檔案前端控制管理理論和實(shí)踐操作應(yīng)運(yùn)而生。前端控制管理提出將檔案的控制環(huán)節(jié)提前到文件生命周期的最初階段形成階段，并貫穿于文件生命周期的整個過程，這十分有利于減少企業(yè)合同電子文件信息和載體的安全隱患，對企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)起到很好的防止和控制功能。

4.以人為本，加強(qiáng)員工的安全意識、法律意識、安全技能的培訓(xùn)對員工的安全意識、法律意識、安全技能的培訓(xùn)十分關(guān)鍵。人員的安全意識是與其所掌握的安全技能有關(guān)，而安全技能又與其所接受安全技能培訓(xùn)有關(guān)。因此，人員的安全意識是通過培訓(xùn)，以及技能的積累才能逐步提高。第一，定期開展企業(yè)信息安全、保密管理的相關(guān)培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員的安全保密意識；第二，適時進(jìn)行法律知識的宣傳和普及工作，例如：針對日益興起的海外合同，舉行《海外合同簽訂的注意事項(xiàng)和合同文本資料的保存》講座，促使員工形成良好的法律意識和收集保管資料的良好工作習(xí)慣；第三，進(jìn)行相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識培訓(xùn)，定期預(yù)報(bào)病毒信息和預(yù)防措施，定期企業(yè)IT運(yùn)營周報(bào)，分析存在的問題和解決方法。

以法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)為依托，建立檔案信息安全保障體系，加強(qiáng)法律風(fēng)險(xiǎn)的防控

首先，根據(jù)《GB/T22240-2008信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)定級指南》和《GB/T22239-2008信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)基本要求》，結(jié)合檔案信息系統(tǒng)的重要程度，確定檔案信息系統(tǒng)安全等級和安全需求，采取相應(yīng)的安全技術(shù)和安全管理措施；同時依據(jù)《GB/T20984-2007信息安全風(fēng)險(xiǎn)評估規(guī)范》在檔案信息系統(tǒng)生命周期的不同階段進(jìn)行過程風(fēng)險(xiǎn)評估，全面實(shí)現(xiàn)動態(tài)防御。其次，建立完善的檔案管理制度。從企業(yè)級制度和標(biāo)準(zhǔn)、QHSE管理體系、項(xiàng)目管理體系、部門內(nèi)部詳細(xì)作業(yè)指導(dǎo)這5個方面建立起檔案管理制度保障體系。再次，從法律角度上，必須建立完善合同管理體制，從制度上對企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防控。制定相關(guān)的《合同印章管理規(guī)定》、《合同評審管理辦法》、《合同管理規(guī)定》等。

檔案信息安全保障體系建設(shè)存在的問題

雖然我國企業(yè)的檔案信息安全保障體系建設(shè)在技術(shù)、管理、和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)上已經(jīng)取得明顯的成效，但還存在以下問題：1.檔案信息安全保障體系建設(shè)意識沒有得到全面重視。一方面，檔案信息安全保障體系建設(shè)比較明顯的體現(xiàn)在現(xiàn)代企業(yè)總部，對企業(yè)下屬的分子公司等控制力度不夠。2.目前檔案信息安全保障體系構(gòu)建主要依賴于信息安全技術(shù)，且缺乏有效的安全管理和安全監(jiān)督機(jī)制，檔案信息系統(tǒng)隨時存在安全風(fēng)險(xiǎn)，只有通過科學(xué)、有效的管理和規(guī)范才能構(gòu)建真正的檔案信息安全保障體系。

篇10

說到電子文件檔案，其發(fā)展勢頭是十分迅猛的，隨著自動化的發(fā)展，電子技術(shù)應(yīng)用在檔案的管理過程中，這使得檔案管理的效率得到了顯著的提升，檔案的發(fā)展不僅體現(xiàn)在載體的變化上，如紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)移，同時也體現(xiàn)在相應(yīng)技術(shù)手段的創(chuàng)新上，并且與檔案相關(guān)的軟件也隨之出現(xiàn)，為這項(xiàng)工作的進(jìn)一步發(fā)展起到了積極的意義。但是電子檔案的發(fā)展并不是十全十美的，其中也存在一定的不足之處，尤其是相應(yīng)的劣勢更應(yīng)該引起人們的關(guān)注，讓檔案朝著更好的方向發(fā)展。

1.電子檔案相較于紙質(zhì)檔案具有的優(yōu)越性

相比較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案是具有一定優(yōu)越性的，其集中體現(xiàn)在以下幾個方面。首先是減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，讓工作效率得到進(jìn)一步的提升，在當(dāng)前的科學(xué)發(fā)展環(huán)境下，科技手段的創(chuàng)新進(jìn)一步簡化了檔案的管理程序，并且在存檔以及保存等環(huán)節(jié)上也降低了難度，對于檔案文件，可以實(shí)現(xiàn)更長時間的保存。

其次是對檔案進(jìn)行整理以及檢閱的過程中，可以讓檔案中的文字更加準(zhǔn)確，語句也相對流暢，實(shí)現(xiàn)對檔案的進(jìn)一步完善，在修訂好檔案文件以后，不需要重新訂做，而是運(yùn)用計(jì)算機(jī)的相關(guān)技術(shù)對問題查缺補(bǔ)漏，起到了高效便捷的效果，同時也可以避免檔案出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象。

第三是在保密性方面更勝一籌。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，經(jīng)常會容易讓他人窺見其中的秘密，而在現(xiàn)代化的電子檔案中，主要是采用了加密保管的方式，只有查閱人員可以審閱電子檔案，每個檔案都是單獨(dú)存放的，并不會出現(xiàn)檔案外泄的現(xiàn)象，這樣也就進(jìn)一步提高了檔案文件的保密性。

最后，采用電子檔案的方式可以讓人們更加方便的進(jìn)行閱讀以及查閱。在進(jìn)行傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理過程中，主要是采用人工的方式對檔案進(jìn)行編輯以及進(jìn)一步整理的，而在立卷的過程中，通常都是建立起個人的意志基礎(chǔ)上，所以主觀意愿比較強(qiáng)烈，在這種情況下，如果讀者想要查閱相關(guān)的檔案信息，就會具有一定的難度，因?yàn)椴煌娜嗽谥饔^意識方面是不同的，他們對于事物的理解也會存在很大的差異性，但是將其編譯成電子檔案的形式就有所不同了，一方面可以減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，另外一方面，也可以將更多的精力放在對檔案進(jìn)行二次開發(fā)的工作上，進(jìn)一步提高了檔案管理的工作效率以及相應(yīng)的利用率，將檔案自身所具有的價(jià)值真正的發(fā)揮出來。

2.電子檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)

雖然電子檔案為人們的查閱以及管理等工作帶來了極大的便利，但是在實(shí)際的工作中，還是存在一定風(fēng)險(xiǎn)的。這些不安全的因素嚴(yán)重威脅了電子檔案的進(jìn)一步發(fā)展，造成電子檔案存在不真實(shí)的隱患，無法確保電子檔案的可靠性。在這種情況下，就需要進(jìn)一步對電子檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患進(jìn)行研究，并且加以有效的預(yù)防。

2.1 計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面存在著不安全因素

由于網(wǎng)絡(luò)是開放的，任何人都能通過計(jì)算機(jī)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，電子檔案的內(nèi)容和形式很容易被非法改動、刪除、復(fù)制等，并且改后往往不留有任何痕跡。

2.2 制度管理方面的不安全因素

電子檔案的編寫、搜集、整合、存檔、修改、檢索、維護(hù)、更新等都需要通過檔案管理人員的日常操作完成。參與的人數(shù)眾多。加之網(wǎng)絡(luò)的開放性，普通大眾也多能參與到各種電子檔案的編寫和修改當(dāng)中，人員的專業(yè)素養(yǎng)值得考究，業(yè)務(wù)水準(zhǔn)參差不齊，因此經(jīng)常會有一些管理上的漏洞，導(dǎo)致電子檔案信息被盜、泄密或者丟失。

2.3 電子檔案的保存上不穩(wěn)定

電子檔案存儲的磁性材料從保存時限上說最長也就100年，而且其性質(zhì)極不穩(wěn)定，遇熱、濕、強(qiáng)磁場或技術(shù)升級等問題極容易丟失或破壞。再次，電子檔案在某種意義上說是“電”檔案，它依賴于電能。一旦遭遇斷電，電子檔案是無法服務(wù)的，甚至可以說，一旦失去了電力供應(yīng)，那么電子檔案將不復(fù)存在。

3.風(fēng)險(xiǎn)防控措施

3.1 應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理

首先，要進(jìn)行使用權(quán)限的審核，根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定。其次，要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全。做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復(fù)制。第三，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內(nèi)容根據(jù)密級層次進(jìn)行有效管理，系統(tǒng)要對利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依，從而保證電子文檔的原始性和真實(shí)性。

3.2 要建立統(tǒng)一的電子文件管理體制

首先，應(yīng)實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性，真實(shí)性進(jìn)行鑒定。

3.3 應(yīng)優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時代的檔案管理人員隊(duì)伍

檔案部門應(yīng)重視和加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高，思想好，責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書、檔案工作。另一方面要對現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。檔案管理部門應(yīng)盡快改變保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)，結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊(duì)伍。

4.結(jié)束語

電子文件檔案的形成得益于高速發(fā)展的電子科技，它有著傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔所無法比擬的優(yōu)越性，但也有著其自身固有的風(fēng)險(xiǎn)性，我們不僅要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強(qiáng)各個環(huán)節(jié)的溝通管理。只有這樣，才能順應(yīng)時代的發(fā)展，使電子檔案更好地為社會大眾服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：