導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇企業(yè)銷售合同管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

2010年8月正式注冊(cè)的TX公司，注冊(cè)資本額是1.8億元人民幣，根據(jù)業(yè)內(nèi)的世界通行最高標(biāo)準(zhǔn)T4建造，是我國目前唯一一間獲得T4認(rèn)證的信息服務(wù)商。TX公司的經(jīng)營業(yè)務(wù)非常多樣化，具體包括銷售電腦硬件以及軟件、提供專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)服務(wù)、提供系統(tǒng)集成與對(duì)接服務(wù)等。TX公司的結(jié)構(gòu)設(shè)置非常簡(jiǎn)單，具體有：營銷部、資源部、客戶部以及財(cái)務(wù)部，各個(gè)部門的主要職能分別為：銷售公司的產(chǎn)品以及服務(wù)、管理系統(tǒng)集成以及軟件對(duì)接服務(wù)、處理客戶的咨詢與投訴等客戶服務(wù)、真實(shí)記錄會(huì)計(jì)信息與數(shù)據(jù)。TX公司具體的銷售業(yè)務(wù)整個(gè)過程為：營銷部負(fù)責(zé)與客戶接洽，并和客戶磋商合同細(xì)節(jié)，最終敲定產(chǎn)品的銷售價(jià)格，然后簽訂銷售合同，并將客戶的資料單獨(dú)建立檔案，上傳到管理系統(tǒng)之中；客戶部按照營銷部上傳的銷售合同向資源部發(fā)送訂單，并要求其根據(jù)訂單要求配置相應(yīng)的產(chǎn)品；資源部按照訂單信息完成相應(yīng)的資源配置；與此同時(shí)，財(cái)務(wù)部按照具體的合同信息開具發(fā)票并催繳銷售款。經(jīng)過筆者的實(shí)地調(diào)研，發(fā)現(xiàn)TX公司當(dāng)前對(duì)銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)控管理完全滿足內(nèi)控機(jī)制的要求，只不過對(duì)于應(yīng)收賬款以及銷售合同的管理方面還存在一定的疏漏。下面，就以銷售合同的管理疏漏為出發(fā)點(diǎn)，探究應(yīng)該如何做好內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)的管理，進(jìn)而提升內(nèi)控機(jī)制的有效性。

二、 TX公司銷售合同管理現(xiàn)狀

合同是交易雙方關(guān)于產(chǎn)品交易所有約定的法律表現(xiàn)形式，是規(guī)范企業(yè)交易行為的重要保證，而且一旦交易雙方發(fā)生了糾紛，那么合同就是解決糾紛的最佳法律依據(jù)。若企業(yè)沒能管理好銷售合同，那么不但會(huì)造成企業(yè)內(nèi)部管理的低效盲目，經(jīng)營活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的提高；還會(huì)令企業(yè)的應(yīng)有權(quán)益得不到相應(yīng)的保證。當(dāng)前，TX公司在銷售部業(yè)務(wù)人員和客戶經(jīng)過平等協(xié)商之后，會(huì)仔細(xì)列明合同的交易條款，并簽訂正式的銷售合同，公司有統(tǒng)一的合同格式，一式六份，雙方各執(zhí)三份；其中，財(cái)務(wù)部保存一份、銷售部保存一份、客戶部保存一份。合同正式生效之后，交易雙方會(huì)根據(jù)具體的條款開展合同管理工作。下面是筆者對(duì)TX公司銷售合同管理情況進(jìn)行的隨機(jī)調(diào)查結(jié)果：

（一）銷售合同管理現(xiàn)狀 有一個(gè)這樣的真實(shí)案例：TX公司將一處空置的機(jī)房出租給Y公司，雙方經(jīng)過磋商之后簽訂了租賃合同，合同約定：Y公司第1年承租TX公司空置機(jī)房的40%；第2年承租TX公司空置機(jī)房的80%；第3年承租TX公司空置機(jī)房的100%。合同約定的執(zhí)行日期是2011年6月1日?？墒?，實(shí)際上Y公司比合同約定的時(shí)間早了兩個(gè)月進(jìn)駐，2011年4月1日就已經(jīng)將服務(wù)器挪到了TX公司的空置機(jī)房中。于是，TX公司要求Y公司進(jìn)行合同條款修改，把合同時(shí)間改為2011年4月1日開始，之后兩年的順延時(shí)點(diǎn)都是4月1日。之后的合同修改工作，TX公司覺得既然Y公司已經(jīng)承認(rèn)了提早入駐的事實(shí)，那么在修改的合同上蓋章是遲早的事，就沒有繼續(xù)跟蹤之后兩年的順延時(shí)點(diǎn)變化的修訂。于是，在結(jié)算租賃費(fèi)用的時(shí)候，交易雙方就2012年以及2013年的順延時(shí)點(diǎn)存在分歧。但是因?yàn)門X公司并沒有Y公司蓋章的修改條款補(bǔ)充件，所以無法追討應(yīng)有的權(quán)益，只能按照初始的合同，損失了兩個(gè)月的租金收入。

（二）導(dǎo)致銷售合同管理問題的原因分析 筆者在梳理TX公司整個(gè)銷售合同管理流程之后，發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致管理問題的原因主要有：

（1）TX公司剛剛成立不久，因此還處在起步初期，為了擴(kuò)大業(yè)務(wù)規(guī)模與占領(lǐng)市場(chǎng)份額，公司關(guān)注的是市場(chǎng)與銷售行為，公司上上下下都無形中秉承著“所有工作都是為了實(shí)現(xiàn)更好的銷售目標(biāo)”這一經(jīng)營理念，相比起靜態(tài)的合同管理，公司更加重視的是銷售額的增長(zhǎng)速度與幅度。

（2）公司將重要資源都集中投放到了營銷部，令其在公司中屬于很“大”的部門，全權(quán)負(fù)責(zé)銷售合同的全過程，因?yàn)樾枰⒁馀c管理的環(huán)節(jié)太多，而且整個(gè)合同的簽訂過程有時(shí)需要很長(zhǎng)時(shí)間，所以管理中難免存在疏漏。另外，營銷部具體進(jìn)行銷售合同的管理時(shí)，不但是合同的簽訂人，還是合同的審核人，因此監(jiān)督機(jī)制完全處于空白狀態(tài)，導(dǎo)致了管理中的盲區(qū)。

（3）TX公司暫時(shí)還沒有完善的信息管理系統(tǒng)。當(dāng)前，TX資源部是基于OSS系統(tǒng)配置各項(xiàng)產(chǎn)品與服務(wù)資源的；財(cái)務(wù)部則基于用友財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)做賬；營銷部則基于CIM系統(tǒng)進(jìn)行客戶以及合同的管理。很明顯，各個(gè)部門的系統(tǒng)之間缺乏有效的銜接機(jī)制，導(dǎo)致數(shù)據(jù)在部門之間的傳輸非常低效，從而缺乏相應(yīng)的監(jiān)督管理輔助。

三、TX公司銷售合同管理改善建議

（一）理順銷售合同管理流程 通過筆者的調(diào)查分析，認(rèn)為銷售合同并不是靜態(tài)的管理對(duì)象，應(yīng)該將合同管理貫穿于產(chǎn)品銷售的全過程，具體流程如下：

（1）準(zhǔn)備環(huán)節(jié)。具體可以拆解為：初步洽談交易事項(xiàng)達(dá)成銷售意向針對(duì)具體的交易價(jià)格、交貨方式、回款方式等磋商按照公司的統(tǒng)一合同模板，填充合同的詳細(xì)內(nèi)容合同進(jìn)入審核階段。

（2）簽訂環(huán)節(jié)。按照上環(huán)節(jié)的磋商結(jié)果，交易雙方簽訂正式的銷售合同。

（3）履行環(huán)節(jié)。雙方蓋章合同即生效，生效以后交易雙方就需要按照合同的約定履行自己的義務(wù)。另外，公司還應(yīng)該做好合同執(zhí)行的管理工作，并對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行科學(xué)的評(píng)估。

（二）明確銷售合同管理過程中的風(fēng)險(xiǎn) 具體有：

（1）文本風(fēng)險(xiǎn)。如果公司設(shè)定的合同模板中有重要約定事項(xiàng)的疏漏或者措詞方面存在歧義，就很容易導(dǎo)致TX公司的正當(dāng)權(quán)益受到損害；另外，如果TX公司未與交易對(duì)象簽訂銷售合同，同樣也有可能造成公司資產(chǎn)的損失；如果合同約定的事項(xiàng)違背了國家的法律，那么不但會(huì)導(dǎo)致TX公司受到主管部門的嚴(yán)厲處罰，造成經(jīng)濟(jì)損失，還會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)的聲譽(yù)，進(jìn)而打擊企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

（2）審批風(fēng)險(xiǎn)。如果TX公司審批合同的過程不規(guī)范，存在越權(quán)審批的情況；或者公司未嚴(yán)格管理好合同印章，導(dǎo)致那些不符合公司管理要求的合同也同樣蓋上了印章；或者合同簽訂之后，隨意改動(dòng)其中的條款；或者合同保管不善，導(dǎo)致信息外泄或者合同遺失等。

（3）執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。合同的執(zhí)行過程中，同樣也有可能產(chǎn)生各種風(fēng)險(xiǎn)。不論是合同的履行還是合同的變更以及終止，都有可能導(dǎo)致 公司蒙受一定的經(jīng)濟(jì)損失，因此，一旦發(fā)生上述的情況， 公司必須積極采取應(yīng)對(duì)措施，力爭(zhēng)將自身的損失降至最低。

（三）設(shè)計(jì)合理的銷售合同內(nèi)控機(jī)制 具體如下：

（1）TX公司應(yīng)該在管理理念中加入“誠”“信”二字，具體怎樣做到，當(dāng)前最需要做的就是設(shè)定合理的管理目標(biāo)。企業(yè)的治理結(jié)構(gòu)中，最高級(jí)別的就是董事會(huì)，董事會(huì)掌控著企業(yè)整體的發(fā)展方向與戰(zhàn)略，因此，關(guān)注的是長(zhǎng)期發(fā)展，自然設(shè)定的管理目標(biāo)也應(yīng)該系統(tǒng)化、合理化、務(wù)實(shí)化，不能只看重眼前利益，聚焦于短期的經(jīng)營數(shù)據(jù)。 公司的管理層受到董事會(huì)的直接領(lǐng)導(dǎo)，并向董事會(huì)匯報(bào)管理工作，管理層具體的工作職責(zé)就是將董事會(huì)制定的公司發(fā)展目標(biāo)分解為更加細(xì)致、更加具有針對(duì)性的分目標(biāo)，讓這些目標(biāo)不但能夠推動(dòng)公司經(jīng)營業(yè)務(wù)的發(fā)展，還能把信用風(fēng)險(xiǎn)穩(wěn)定在可控水平之內(nèi)。另外，管理層需要謹(jǐn)慎做出承諾，一旦做出了承諾就必須盡量遵守，從而讓客戶對(duì)公司產(chǎn)生信任感；在公司內(nèi)部也要積極培養(yǎng)誠信為本的人文氛圍，借助常規(guī)的管理工作，向員工灌輸誠信經(jīng)營的企業(yè)經(jīng)營理念，并將風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)牢牢植根于員工的腦海中。

（2）基于TX公司當(dāng)前內(nèi)控體系，可以在管理銷售合同的過程中，重點(diǎn)關(guān)注以下方面：首先，TX公司提供的產(chǎn)品和服務(wù)與普通企業(yè)有很大區(qū)別，而且客戶群都是企業(yè)個(gè)體，銷售過程中必須明確約定服務(wù)的起始時(shí)點(diǎn)與時(shí)長(zhǎng)，以及所需提供的相應(yīng)資源，銷售合同必須雙方蓋章。合同簽訂好了之后，TX公司會(huì)按照合同的約定向客戶提供相應(yīng)的服務(wù)，而且已經(jīng)提供的服務(wù)客戶必須簽字確認(rèn)收到，并蓋上合同章，以表示TX公司已經(jīng)完成了合同約定的部分事項(xiàng)。其次，完善合同印章的管理。TX公司應(yīng)該安排專門的部門負(fù)責(zé)管理印章，并將已經(jīng)得到審批蓋章的合同，歸檔分類管理；如果是金額巨大或者對(duì)公司發(fā)展影響深遠(yuǎn)的合同，必須請(qǐng)交易對(duì)方的授權(quán)人到場(chǎng)當(dāng)面簽訂蓋章，若是需要TX公司先蓋好章之后寄給交易的另一方，那么除了在合同指定的蓋章位置蓋章之外，還必須在合同的每頁之間蓋上騎縫章，以免出現(xiàn)對(duì)方私自修改條款的情況；如果雙方在談判之后，書面合同未能及時(shí)準(zhǔn)備好，無法立刻簽訂的，必須在合同準(zhǔn)備好的第一時(shí)間進(jìn)行補(bǔ)簽；合同簽訂以后，公司應(yīng)該安排客戶部管理好交易對(duì)方的資質(zhì)以及合同副本；財(cái)務(wù)部留存一份進(jìn)行收款備案，合同的正本則交由營銷部存檔；TX公司需要對(duì)合同高度保密，嚴(yán)禁公司人員泄露任何合同中的信息，違者將追究其責(zé)任，必要時(shí)還應(yīng)采取法律手段。再次，必須保證銷售合同文本的嚴(yán)謹(jǐn)性。TX公司應(yīng)該安排專業(yè)人員進(jìn)行合同文本的審閱，確認(rèn)其中的價(jià)格、數(shù)量等信息不存在歧義，而且意思表述清楚。當(dāng)前，TX公司暫時(shí)還沒有專門的法律人員，因此，需要聘請(qǐng)專業(yè)的律師到公司進(jìn)行合同中約定的權(quán)利以及義務(wù)的確認(rèn)；財(cái)務(wù)部則負(fù)責(zé)審閱付款相關(guān)的合同約定事項(xiàng)；客戶部則審閱售后服務(wù)條款。第四，明確不同級(jí)別管理人員的審批權(quán)限。因?yàn)門X公司的銷售行為都是發(fā)生在簽訂合同以后，所以其會(huì)按照客戶具體的訂單信息進(jìn)行資源與服務(wù)的配置，因此在明確不同級(jí)別管理人員的審批權(quán)限時(shí)很難按照金額給定權(quán)限。這時(shí)候，筆者建議其可以把審批權(quán)限劃分為兩部分：即授信金額以及銷售實(shí)價(jià)。具體說明的話，如果合同約定的銷售實(shí)價(jià)低于公司報(bào)價(jià)的60%，或者授信金額高于50萬元人民幣，那么就需要營銷總監(jiān)親自進(jìn)行審批；如果合同約定的銷售實(shí)價(jià)高于公司報(bào)價(jià)的60%，但低于公司報(bào)價(jià)的80%，或者授信金額在10萬元至50萬元人民幣之間，那么營銷經(jīng)理有權(quán)進(jìn)行審批；如果合同約定的銷售實(shí)價(jià)高于公司報(bào)價(jià)的80%，或者授信金額低于10萬元人民幣，那么營銷人員有權(quán)進(jìn)行審批。不過，這里需要注意的是，上面探討的審批權(quán)限完全是針對(duì)營銷部?jī)?nèi)部來說的，合同必須還要經(jīng)過其它部門以及公司總經(jīng)理的最終審批。如果公司因?yàn)榻?jīng)營的需要，要改變合同模板，那么一定要聘請(qǐng)專業(yè)法律人士進(jìn)行審閱，確定沒有法律漏洞的情況下才可以正式使用。合同的審批過程涉及的部門很多，而且每個(gè)部門的審批都需要一段時(shí)間，因此，若是每個(gè)部門都拖拉一點(diǎn)的話，那么合同的履行肯定會(huì)受到嚴(yán)重的影響。筆者建議TX公司設(shè)定合同的審批責(zé)任時(shí)間，針對(duì)當(dāng)前的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，合同在每個(gè)部門的審批時(shí)間不可以超過3天，一旦超出了時(shí)間上限，營銷部可以進(jìn)行提示，如果該部門仍然繼續(xù)拖延，那么就需要直接進(jìn)入下面的審批環(huán)節(jié)，當(dāng)然，未會(huì)簽部門在合同中的責(zé)任不會(huì)獲得豁免，公司默認(rèn)其審批通過了合同的各項(xiàng)條款，若是將來合同的履行過程中出現(xiàn)了問題，那么未會(huì)簽部門同樣需要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。第五，分離銷售合同管理中不同權(quán)限人員的崗位。為了提升銷售合同的管理效率，TX公司應(yīng)該將審批、執(zhí)行、監(jiān)督的崗位分離開來，絕對(duì)不可以一人兼多職，這樣可以有效避免權(quán)力交叉而產(chǎn)生的瀆職以及舞弊行為，降低公司銷售合同管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)。第六，完善合同違約處理機(jī)制。合同在履行的過程中，由于受到很多因素的綜合影響，因此，未必都能順利執(zhí)行到最后，出現(xiàn)變更或者違約的情況，有時(shí)也是正常現(xiàn)象。針對(duì)這種情況，筆者認(rèn)為，TX公司需要做好與當(dāng)事人的協(xié)商工作，盡量爭(zhēng)取達(dá)成一致，從而將損失降至最低。至于具體的合同糾紛處理，則需要根據(jù)糾紛情況，進(jìn)行相應(yīng)的處理；如果雙方在履行合同的過程中有糾紛，那么可以按照合同的約定進(jìn)行調(diào)節(jié)處理，若雙方能夠達(dá)成一致意見，則需要簽署糾紛調(diào)節(jié)備忘錄；若雙方?jīng)]能達(dá)成一致意見，則需要提交仲裁機(jī)構(gòu)仲裁或者提出訴訟。

篇2

【關(guān)鍵詞】

銷售企業(yè)；合同管理；適應(yīng)市場(chǎng)

廣東、福建等省經(jīng)濟(jì)活躍、經(jīng)濟(jì)形式復(fù)雜多變，做為設(shè)立在該地區(qū)的銷售企業(yè)，隨近十幾年來國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展，快速發(fā)展。為適應(yīng)市場(chǎng)變化，企業(yè)需要積極開展多種方式的改革。本文以某企業(yè)廣東區(qū)公司在華南地區(qū)的分支機(jī)構(gòu)變化為例加以闡述。從2000年以來，該企業(yè)在華南地區(qū)跨省多次分立、整合。2004-2009年以華南區(qū)公司為主，管理本地區(qū)（廣東、福建、海南）業(yè)務(wù)，人員合并辦公。2010年后華南區(qū)公司各項(xiàng)工作重新分立為各省區(qū)公司管理。組織機(jī)構(gòu)先后經(jīng)歷了省市級(jí)管理方式―省級(jí)公司直接管理模式（組織扁平化、垂直管理）―省地市級(jí)管理方式三個(gè)階段模式。所轄地區(qū)也分別經(jīng)歷了各省獨(dú)立―廣東、福建、海南三省合并―廣東、海南兩合并加福建省獨(dú)立―各省獨(dú)立。公司內(nèi)部管理方式、管理地域范圍不斷變化、所處的經(jīng)濟(jì)環(huán)境復(fù)雜，需要從多方面不斷完善合同管理工作。

1 公司合同管理制度制定

在華南區(qū)管理時(shí)期，最早結(jié)合總公司制度制定華南區(qū)合同管理制度，廣東區(qū)合同管理制度是結(jié)合本區(qū)當(dāng)前的實(shí)際情況，在原華南區(qū)制度基礎(chǔ)上修訂制定。并同時(shí)制定《合同管理權(quán)限及合同審查審批程序》?，F(xiàn)行制度建立統(tǒng)一授權(quán)、歸口把關(guān)、各負(fù)其責(zé)、相對(duì)集中的合同管理體制。公司所屬各地市公司、公司本部各部門應(yīng)嚴(yán)格按照各自的職責(zé)權(quán)限進(jìn)行合同的論證、審查、簽訂、履行、監(jiān)管等工作。

1.1建立統(tǒng)一管理、各負(fù)其責(zé)、相對(duì)集中的管理體制

改變?cè)瓉淼亩嗖块T管理，按相對(duì)集中歸口把關(guān)、相對(duì)集中的方式管理。原來的由各主要業(yè)務(wù)部門各自承辦合同、審核合同、簽訂合同、履行合同的即做運(yùn)動(dòng)員、又做裁判員的模式，變?yōu)橄鄬?duì)集中統(tǒng)一管理后，成為現(xiàn)在的由公司所屬各地市公司、機(jī)關(guān)各處室應(yīng)嚴(yán)格按照各自的職責(zé)權(quán)限進(jìn)行合同的論證、審查、簽訂、履行、監(jiān)管等工作，形成職責(zé)清晰，工作明確、有效監(jiān)督、規(guī)范控制的合同管理體制。

制度明確規(guī)定訂立書面合同的標(biāo)準(zhǔn)要求。從基本環(huán)節(jié)控制風(fēng)險(xiǎn)。

1.2“各負(fù)其責(zé)”，嚴(yán)格“三項(xiàng)審查”制度

按照“事前預(yù)防、統(tǒng)一授權(quán)、相對(duì)集中管理、分專業(yè)審查把關(guān)、各負(fù)其責(zé)、全過程監(jiān)督”的原則，公司所有合同在簽訂之前，必須由各業(yè)務(wù)主管部門分別對(duì)合同項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)合理性、可行性、合法性、嚴(yán)密性、規(guī)范性、立項(xiàng)依據(jù)、資金渠道、技術(shù)質(zhì)量要求等方面進(jìn)行審查；公司法律部門及合同管理人員對(duì)合同的簽訂、履行、變更和終止等進(jìn)行統(tǒng)一管理和監(jiān)督。

公司簽訂合同實(shí)行分專業(yè)歸口審查、各負(fù)其責(zé)的管理體制，包括法律審查、專業(yè)技術(shù)審查、經(jīng)濟(jì)商務(wù)審查。對(duì)未履行三項(xiàng)審查及審批手續(xù)的全同，一律不得簽訂。

1.3公司合同審核以公司本部、地市分公司兩級(jí)為審核主體

針對(duì)銷售公司最基層單位人員工作性質(zhì)側(cè)重具體銷售業(yè)務(wù)，法律專業(yè)人員極少，工作管理中心不同于省、市級(jí)管理性公司的特點(diǎn)。將合同審核的管理性工作上移至省市級(jí)分公司，即減少基層工作負(fù)擔(dān)，又縮短合同審批流程、提高合同審批效率，符合各級(jí)工作側(cè)重點(diǎn)。

1.4加強(qiáng)新業(yè)務(wù)、高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目的法律審查

對(duì)于招投標(biāo)類合同、投資類高風(fēng)險(xiǎn)合同，公司制度明確規(guī)定：“立項(xiàng)、選商、談判、會(huì)審、簽訂的程序進(jìn)行?！薄皩?duì)合同項(xiàng)目進(jìn)行必要的考察、論證、落實(shí)資金渠道、項(xiàng)目計(jì)劃等保證合同全面履行的條件。”“對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資信情況進(jìn)行審查?！薄斑M(jìn)行合同談判、組織招標(biāo)、投標(biāo)”。

1.5公司合同管理與招投標(biāo)工作緊密結(jié)合

廣東區(qū)公司招投標(biāo)管理制度規(guī)定：“招標(biāo)人應(yīng)與中標(biāo)人簽訂書面合同”。

廣東區(qū)公司充分發(fā)揮合同管理信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，在合同管理信息系統(tǒng)設(shè)置伊始，即將所有列入招標(biāo)類別的合同審查流程設(shè)置招投標(biāo)審核。所有相關(guān)合同，必須首先在合同管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行招投標(biāo)審核，達(dá)到招投標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)而未通過招投標(biāo)審核的合同將被退回，從而避免產(chǎn)生規(guī)避招標(biāo)、虛假招標(biāo)的情況發(fā)生。

2 合同管理信息化推廣

以制度做保障，積極、快速推動(dòng)合同信息化管理。

把合同管理進(jìn)行網(wǎng)上審查審批等內(nèi)容明確寫入現(xiàn)行制度中。三省合并管理時(shí)期，合同數(shù)量大，公司合同管理工作也處于起步階段。但按上級(jí)公司的總體安排，借助于當(dāng)時(shí)的垂直管理、專業(yè)線分工的集中、統(tǒng)一特點(diǎn)，大力推動(dòng)合同管理全面網(wǎng)絡(luò)化、信息化的工作，積極組織多種形式的人員培訓(xùn)，強(qiáng)化合同信息系統(tǒng)的終端用戶使用。加強(qiáng)與當(dāng)時(shí)三省各專業(yè)線、各區(qū)域和各相關(guān)處室的溝通協(xié)調(diào)，各專業(yè)線從初期的不適應(yīng)信息管理方式至形成習(xí)慣、到支持認(rèn)可合同管理信息系統(tǒng)，認(rèn)識(shí)到管理三省各級(jí)合同，合同管理信息系統(tǒng)有著無法比擬的時(shí)間、空間優(yōu)勢(shì)，即節(jié)約人力物力成本，又提高工作效率。使公司成為當(dāng)時(shí)最早一批合同全面上線的企業(yè)之一，系統(tǒng)使用覆蓋廣東、福建、海南三省分公司，用戶數(shù)量超過550個(gè)，合同系統(tǒng)運(yùn)行合同管理范圍下至零售網(wǎng)點(diǎn)合同上至省級(jí)公司投資項(xiàng)目，合同運(yùn)行數(shù)量達(dá)30057份。

3 合同管理細(xì)致與效率平衡

作為一個(gè)大型企業(yè)，合同管理的細(xì)致性和對(duì)控制風(fēng)險(xiǎn)的高要求往往與合同簽訂效率相互制約。需要企業(yè)對(duì)合同管理審批環(huán)節(jié)的流程優(yōu)化常抓不懈。公司的流程優(yōu)化是從“娃娃”抓起的，基礎(chǔ)好，也更易治理。從合同流程設(shè)置伊始，便充分考慮到實(shí)際工作需要、工作效率要求，以滿足于瞬息萬變的市場(chǎng)變化要求為目的。除重大合同外，合同審核流程簡(jiǎn)潔、無重復(fù)的專業(yè)技術(shù)性審核。公司重視做好平時(shí)的預(yù)防工作，避免頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳，日常治理的效果顯著。

合同管理信息系統(tǒng)初始化的早期，流程即是一級(jí)審核即可完成三項(xiàng)重要審查，效率高為特點(diǎn)。公司的現(xiàn)行管理制度同時(shí)也明確“歸口審查、各負(fù)其責(zé)”，在現(xiàn)在行制度的同時(shí)，也有明確的《合同審查權(quán)限及審查審批流程》，即避免了審查審批流程的事后確定的隨意性，也免于造成流程不定的相互推委。

區(qū)分不同類別、不同性質(zhì)、不同情況的合同，本著實(shí)際情況，按工作需要進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。關(guān)聯(lián)交易合同、有標(biāo)準(zhǔn)文本的合同 、對(duì)時(shí)限性要求高的合同，符合三項(xiàng)審查及審批要求為上限要求。一般只通過一級(jí)審核，少用二級(jí)審核，避免相同專業(yè)性、技術(shù)性重復(fù)審查。

使用標(biāo)準(zhǔn)文本、金額較小、對(duì)時(shí)限性要求高、法律關(guān)系簡(jiǎn)單的合同，如：公司主要產(chǎn)品銷售、主要產(chǎn)品采購、零售網(wǎng)點(diǎn)銷售、零售網(wǎng)點(diǎn)維修、零售網(wǎng)點(diǎn)房屋租賃等合同，實(shí)行一級(jí)審查審批，只在二級(jí)分公司完成三項(xiàng)審查和審批即可簽訂，通常不同性質(zhì)的審核節(jié)點(diǎn)4個(gè)，在承辦人及時(shí)督辦的情況下，能夠在短時(shí)間內(nèi)完成所有審查審批環(huán)節(jié)并簽訂。對(duì)于其它法律關(guān)系簡(jiǎn)單的買賣、租賃、技術(shù)服務(wù)等合同審查審批合同審核節(jié)點(diǎn)總數(shù)一般為5個(gè)，金額小的4個(gè)。只有投資建設(shè)類的合同，法律關(guān)系復(fù)雜、金額大、無固定的標(biāo)準(zhǔn)文本，而實(shí)行二級(jí)審核，以嚴(yán)控各種風(fēng)險(xiǎn)。

日?？刂屏鞒萄娱L(zhǎng)，由于部分工作部門的內(nèi)部工作分工需要，時(shí)常有相關(guān)部門要求增加流程審核要求。日久天長(zhǎng)，流程便會(huì)逐漸加長(zhǎng)。為控制這一情況發(fā)生。公司流程變化、調(diào)整實(shí)行審核制，流程調(diào)整由主要負(fù)責(zé)人審批，方可增加。同時(shí)，不定時(shí)安排合同審核流程檢查瘦身。達(dá)到日?？刂企w重，效果好于超重后服藥減肥。

4 應(yīng)急合同審核控制

銷售企業(yè)面向市場(chǎng)，工作難免需要應(yīng)對(duì)“突發(fā)事件”，對(duì)時(shí)間及價(jià)格波動(dòng)異常敏感的合同也需要應(yīng)對(duì)這類“突發(fā)事件”。這客觀上造成了個(gè)別合同事前審核不充分，事后補(bǔ)辦。隨著公司規(guī)模擴(kuò)大，各類人員的加入，這類情況也隨之復(fù)雜。為控制這一情況，公司將其納入二級(jí)單位主要負(fù)責(zé)人的人事業(yè)績(jī)指標(biāo)考核范圍。自上而下，重視合同提前充分審批簽訂的必要性和重要性，最大限度減少這一情況發(fā)生幾率。

5 合同管理薄弱環(huán)節(jié)強(qiáng)化

履行控制，尋找最薄弱環(huán)節(jié)，明確職責(zé)。

篇3

1.由銷售管理缺失導(dǎo)致的公司現(xiàn)狀

1.1 銷量無起色

營銷員長(zhǎng)期在外，如何有效管理成為營銷部門最頭疼的事，防營銷員甚于防賊，怕他們不出工，實(shí)行座機(jī)報(bào)到。怕他們出工不出力，建立市場(chǎng)日志。但即使這樣，銷量增長(zhǎng)還是不盡如人意。

1.2 市場(chǎng)占有率下降

X醫(yī)藥商業(yè)公司市場(chǎng)覆蓋面涉及A市2 市 6 縣6區(qū)和6個(gè)開發(fā)區(qū)，公司將A市分為五個(gè)大區(qū)，分別由五位區(qū)域經(jīng)理負(fù)責(zé)，每個(gè)大區(qū)內(nèi)由一到兩名營銷員負(fù)責(zé)。由于本年度A市有多家競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手進(jìn)入，競(jìng)爭(zhēng)加劇，且公司內(nèi)部銷售管理出現(xiàn)系列問題，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，公司今年較上一年度市場(chǎng)占有率縮水近5%，個(gè)別區(qū)域市場(chǎng)占有率縮水近20%。

1.3 銷售人員缺乏積極性，責(zé)任心不強(qiáng)，工作效率不高

由于x公司實(shí)行的是“塊塊化”的營銷模式，并沒有根據(jù)營銷人員的各有所長(zhǎng)進(jìn)行“條條化”分工，同時(shí)各地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況不一，地區(qū)任務(wù)一把抓，導(dǎo)致地區(qū)間業(yè)績(jī)差距較大，銷售人員所獲報(bào)酬與所付努力不成比例；同時(shí)區(qū)域經(jīng)理未發(fā)揮其應(yīng)有的作用，更有甚者，個(gè)別大區(qū)經(jīng)理帶領(lǐng)本區(qū)域及其他區(qū)域銷售員一起鉆公司制度漏洞，謀取私利，加上銷售管理監(jiān)管措施不完善，賞罰力度不到位等，影響了一批工作有熱情、有責(zé)任心的銷售員，從而出現(xiàn)員工不思進(jìn)取，得過且過現(xiàn)象；再有促銷政策過于陳舊，不隨機(jī)應(yīng)變，市場(chǎng)功能缺失等等，導(dǎo)致公司銷售人員缺乏凝聚力、工作缺乏積極性、責(zé)任心不強(qiáng)，工作效率低等現(xiàn)象出現(xiàn)。

2. 建立一套完善的銷售管理體系

2.1 建立健全的營銷管理制度

案例中，X醫(yī)藥商業(yè)公司沒有系統(tǒng)配套的銷售管理制度和與各項(xiàng)銷售管理制度相匹配的銷售管理政策，而一個(gè)企業(yè)的銷售工作要想不出大的問題，其先決條件是，在企業(yè)的銷售管理制度上要沒有明顯的缺陷和遺漏，銷售管理制度系統(tǒng)配套、互相制衡，并有相應(yīng)的銷售管理政策與之相匹配。

俗語云：無規(guī)矩不成方圓。建立健全營銷制度，比如績(jī)效制度、出差制度、匯報(bào)制度、晉升制度、考勤制度、促銷制度、合同制度、費(fèi)用管理制度、票據(jù)管理制度等等，營銷總監(jiān)等營銷管理者要制定出適合營銷員管理和企業(yè)發(fā)展的營銷管理制度，以身作則帶頭執(zhí)行，在制度執(zhí)行中要對(duì)制度不斷完善和調(diào)整，始終保持制度的適應(yīng)性和實(shí)用性。

2.2銷售計(jì)劃管理

該企業(yè)在銷售計(jì)劃的管理上存在一些問題。如無目標(biāo)明確的年度、季度、月度的市場(chǎng)開發(fā)計(jì)劃；銷售目標(biāo)不是建立在準(zhǔn)確把握市場(chǎng)機(jī)會(huì)、有效組織企業(yè)資源的基礎(chǔ)上確定的，而是拍腦袋拍出來的；銷售計(jì)劃沒有按照地區(qū)、客戶、產(chǎn)品、營銷員等進(jìn)行分解，從而使計(jì)劃無法具體落實(shí)；各區(qū)縣的銷售計(jì)劃是銷售員與公司領(lǐng)導(dǎo)討價(jià)還價(jià)的結(jié)果；公司管理層只是向營銷員下達(dá)目標(biāo)數(shù)字，卻不指導(dǎo)營銷員制訂實(shí)施方案；由于沒有明確的市場(chǎng)開發(fā)計(jì)劃，結(jié)果，企業(yè)的銷售工作失去了目標(biāo)，各種銷售策略、方案、措施不配套、預(yù)算不確定、人員不落實(shí)、銷售活動(dòng)無空間和時(shí)間概念，也無銷售過程監(jiān)控和效果檢驗(yàn)措施。這樣，在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)上，企業(yè)的銷售工作就像無頭蒼蠅一樣，東沖西撞，毫無進(jìn)展。

制訂銷售計(jì)劃和按計(jì)劃銷售是銷售工作的基本法則。銷售計(jì)劃管理既包括如何制定一個(gè)切實(shí)可行的銷售目標(biāo)，也包括實(shí)施這一目標(biāo)的方法。具體內(nèi)容有：在分析當(dāng)前市場(chǎng)形勢(shì)和企業(yè)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，制定明確的銷售目標(biāo)、回款目標(biāo)、定性、定量指標(biāo)；根據(jù)目標(biāo)編制預(yù)算和預(yù)算分配方案；落實(shí)具體執(zhí)行人員、職責(zé)和時(shí)間。

2.3全面營銷員管理

營銷員是企業(yè)的先遣部隊(duì)，也是企業(yè)的財(cái)富起點(diǎn)，在企業(yè)里的地位舉足輕重。該企業(yè)對(duì)營銷員的行動(dòng)管理非常粗放：“只要結(jié)果，不管過程”，而不對(duì)營銷員的銷售行動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督和控制，這也是個(gè)別業(yè)務(wù)謀取私利存在的原因；而同時(shí)區(qū)域經(jīng)理起不到應(yīng)有的作用，以致營銷員行動(dòng)無計(jì)劃，無考核；無法控制營銷員的行動(dòng)，從而使銷售計(jì)劃無實(shí)現(xiàn)保證；營銷員的銷售活動(dòng)過程不透明，企業(yè)經(jīng)營的風(fēng)險(xiǎn)增大；營銷員工作效率低下，銷售費(fèi)用高；營銷員的銷售水平不提高，營銷員隊(duì)伍建設(shè)不力等。因此，對(duì)營銷員管理的好與壞，直接關(guān)系到企業(yè)的前途和命運(yùn)，因此如何管好營銷員，就成為所有營銷總監(jiān)的頭等大事。

2.3.1 營銷管理者要練好硬功，有良好的職業(yè)道德、素質(zhì)、能力，認(rèn)清企業(yè)現(xiàn)狀，理解老板的期望與要求，了解行業(yè)狀況及發(fā)展趨勢(shì)，有一套合適的營銷管理規(guī)劃；重視區(qū)域經(jīng)理的管理，同時(shí)，提倡人性化管理、無限溝通、贏得人心、統(tǒng)一思想、公平公正的管理、描繪未來、為每個(gè)營銷員量身制定合理的職業(yè)規(guī)劃，如職業(yè)晉升制度、學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度、與職業(yè)相匹配的薪酬制度等，使?fàn)I銷員切實(shí)感受到自己在企業(yè)的未來發(fā)展前景，也感受到營銷管理者對(duì)自己的悉心栽培和無比重視，使其能夠快樂賺錢，開心工作，效率更高。

2.3.2對(duì)營銷員的業(yè)務(wù)管理。也是營銷總監(jiān)等營銷管理者的核心之一，大致包括以下幾個(gè)方面：量才適用、適度授權(quán)、制定目標(biāo)、分配工作、監(jiān)控工作、正負(fù)激勵(lì)且及時(shí)兌現(xiàn)、評(píng)價(jià)考核、培訓(xùn)學(xué)習(xí)及團(tuán)隊(duì)精神、優(yōu)勝劣汰。

2.3.3 營銷員行動(dòng)過程管理。其核心內(nèi)容是圍繞銷售工作的主要工作，管理和監(jiān)控營銷員的行動(dòng)，使?fàn)I銷員的工作集中在有價(jià)值項(xiàng)目上。包括制定：月銷售計(jì)劃、月行動(dòng)計(jì)劃和周行動(dòng)計(jì)劃、每日銷售報(bào)告、月工作總結(jié)和下月工作要點(diǎn)、流動(dòng)銷售預(yù)測(cè)、競(jìng)爭(zhēng)產(chǎn)品分析、市場(chǎng)巡視工作報(bào)告、周定點(diǎn)拜訪路線、市場(chǎng)登記處報(bào)告等。

2.3.4 營銷員行動(dòng)結(jié)果管理包括兩個(gè)方面。一是業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)，一是市場(chǎng)信息研究。業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)包括：銷售量和回款情況、銷售報(bào)告系統(tǒng)執(zhí)行情況、銷售費(fèi)用控制情況、服從管理情況、市場(chǎng)策劃情況、進(jìn)步情況。信息研究包括：本公司表現(xiàn)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息等。

2.4 客戶關(guān)系管理

企業(yè)對(duì)客戶管理有方，客戶就會(huì)有熱情，會(huì)積極配合公司的政策，努力選購產(chǎn)品；管理不善，就會(huì)導(dǎo)致銷售風(fēng)險(xiǎn)。然而，該企業(yè)對(duì)客戶沒有進(jìn)行有效的管理，結(jié)果，企業(yè)既無法調(diào)動(dòng)客戶的銷售熱情，也無法有效地控制銷售風(fēng)險(xiǎn)。市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)管理的關(guān)鍵是客戶的信用、能力和市場(chǎng)價(jià)格控制。管理手段和方法有：客戶資料卡、客戶策略卡、客戶月評(píng)卡等。 而如客戶對(duì)企業(yè)不忠誠、竄貨現(xiàn)象嚴(yán)重、應(yīng)收賬款成堆等，均為銷售過程中客戶關(guān)系管理不到位普遍存在的問題。

2.5 建立信息反饋制度

信息是企業(yè)決策的生命。營銷員身處市場(chǎng)一線，最了解市場(chǎng)動(dòng)向，消費(fèi)者的需求特點(diǎn)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的變化、經(jīng)銷商的要求，這些信息及時(shí)地反饋給企業(yè)，對(duì)決策有著重要的意義，另一方面，銷售活動(dòng)中存在的問題，也要迅速向上級(jí)報(bào)告，以便管理層及時(shí)做出對(duì)策。然而，該企業(yè)沒有建立起一套系統(tǒng)的業(yè)務(wù)報(bào)告體系，未能及時(shí)地收集和反饋信息，基于此項(xiàng)對(duì)營銷員的考核僅限于定性考核中占微小的比重，沒有給予更重要的地位。對(duì)企業(yè)的發(fā)展而言，市場(chǎng)信息非常重要，它決定著企業(yè)明天的銷售業(yè)績(jī)、明天的市場(chǎng)！

2.6 業(yè)績(jī)考核成體系

該企業(yè)沒有對(duì)營銷員的銷售業(yè)績(jī)定期進(jìn)行考核。企業(yè)對(duì)銷售人員定期進(jìn)行定量和定性考核，包括考核營銷員銷售結(jié)果，如銷售額、回款額、利潤額和客戶數(shù)；考核營銷員的銷售行動(dòng)，如推銷員每天平均拜訪次數(shù)、每次訪問所用時(shí)間、每天銷售訪問的平均收入、每次訪問的平均費(fèi)用、每百次訪問平均得到的訂單數(shù)、一定時(shí)間內(nèi)開發(fā)的新客戶數(shù)、一定時(shí)間內(nèi)失去的老客戶數(shù)、推銷員的費(fèi)用在總銷售額所占的比重等；對(duì)營銷員進(jìn)行定性考核，如考核營銷員的合作精神、工作熱情、對(duì)企業(yè)的忠誠責(zé)任感等。對(duì)營銷員進(jìn)行考核，一方面是決定銷售人員報(bào)酬、獎(jiǎng)懲、淘汰與升遷的重要依據(jù)，從而調(diào)動(dòng)營銷員的積極性；另一方面對(duì)營銷員的業(yè)績(jī)進(jìn)行檢討和分析，可以幫助營銷員進(jìn)步。銷售管理的一個(gè)重要內(nèi)容就是培養(yǎng)營銷員的銷售能力，營銷員不進(jìn)步，就不會(huì)提高銷售業(yè)績(jī)。

參考文獻(xiàn):

篇4

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是契約經(jīng)濟(jì)。企業(yè)的種種經(jīng)濟(jì)往來，多數(shù)是通過合同形式進(jìn)行的，包括與客戶簽訂的銷售合同，與供應(yīng)商簽訂的采購合同，與金融機(jī)構(gòu)簽訂的借款合同等。合同是企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。不斷行使合同權(quán)利與履行合同義務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)目標(biāo)，這是企業(yè)運(yùn)行的主線。

對(duì)于企業(yè)來說，銷售是其重要的收入來源，是企業(yè)利潤的源頭。相應(yīng)地，銷售合同是財(cái)務(wù)部門核算收入、編制財(cái)務(wù)報(bào)表的基本依據(jù)，合同管理亦是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要組成部分。因此，財(cái)務(wù)部門作為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)警察，應(yīng)當(dāng)積極、主動(dòng)的參與到銷售合同管理的全過程中，發(fā)揮財(cái)務(wù)監(jiān)管的職能。但是在實(shí)踐中，不少企業(yè)的財(cái)務(wù)人員僅停留在會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)上，不能主動(dòng)參與到銷售合同的管理中，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)不了解、對(duì)銷售合同的執(zhí)行情況不掌握，使財(cái)務(wù)核算滯后，披露的財(cái)務(wù)信息與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的進(jìn)度脫節(jié)。同時(shí)由于整個(gè)銷售合同的評(píng)審、簽訂、執(zhí)行、結(jié)算的過程沒有財(cái)務(wù)部門的參與，可能會(huì)給企業(yè)帶來巨大的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

一、銷售合同管理中財(cái)務(wù)監(jiān)管缺失可能引起的風(fēng)險(xiǎn)

1.財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)未在合同評(píng)審時(shí)予以提示

目前不少企業(yè)簽訂銷售合同的流程為由業(yè)務(wù)專家、律師等組成評(píng)審小組，銷售合同經(jīng)評(píng)審后，由營銷部簽訂。整個(gè)過程沒有財(cái)務(wù)部門參與，導(dǎo)致許多涉及財(cái)務(wù)核算的風(fēng)險(xiǎn)及問題并未在合同訂立前予以提示。例如，項(xiàng)目利潤是否能夠保證，用戶費(fèi)用能否支付、相關(guān)處理方式是否符合財(cái)稅相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。

2.財(cái)務(wù)核算失真

部門未能主動(dòng)參與到銷售合同的管理中，極有可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員僅是被動(dòng)地接受營銷部傳來的結(jié)算單據(jù)，依據(jù)自己對(duì)結(jié)算單據(jù)的理解進(jìn)行核算，例如與中間商的協(xié)議明確規(guī)定了回款的數(shù)量及質(zhì)量要求，但財(cái)務(wù)部根本未取得中間商協(xié)議，也就無法依據(jù)協(xié)議規(guī)定對(duì)中間商轉(zhuǎn)簽合同所形成的應(yīng)收款項(xiàng)分類管理。銷售合同中財(cái)務(wù)監(jiān)管的缺失，致使財(cái)務(wù)人員對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)不了解、對(duì)銷售合同的執(zhí)行情況不掌握，使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)失真，財(cái)務(wù)核算脫離合同規(guī)范。

3.銷售合同履行過程中，財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督作用無法發(fā)揮

銷售合同訂立后，存在的風(fēng)險(xiǎn)主要有：合同雙方當(dāng)事人沒有恰當(dāng)?shù)芈男屑s定義務(wù)；未按合同約定金額、期限支付款項(xiàng)；由于疏忽，未按時(shí)催收到期合同款項(xiàng)；合同虧損。財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)督促和配合相關(guān)業(yè)務(wù)部門做好合同的執(zhí)行工作，建立管控措施，保證合同順利執(zhí)行，保障資金安全以及合同利潤。若財(cái)務(wù)部門未參與銷售合同的管理，則對(duì)合同內(nèi)容和相關(guān)條款不了解，監(jiān)督作用也就無從發(fā)揮。

二、財(cái)務(wù)監(jiān)督在銷售合同管理中發(fā)揮作用的若干關(guān)鍵點(diǎn)

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，加強(qiáng)銷售合同管理和風(fēng)險(xiǎn)控制措施變得尤為重要。財(cái)務(wù)人員如何更全面地參與到銷售合同的管理當(dāng)中來，如何加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門在銷售合同管理中的職能都是財(cái)務(wù)人員必須考慮的問題。

首先，需要管理層充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)管理是公司內(nèi)部管理的重要組成部分，在公司銷售合同評(píng)審、簽訂、結(jié)算等關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)置財(cái)務(wù)監(jiān)督，決策過程中應(yīng)更多地進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析，在企業(yè)管理中應(yīng)以財(cái)務(wù)管理為核心。

其次，財(cái)務(wù)部門應(yīng)該配備高素質(zhì)人才，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力改變財(cái)務(wù)工作環(huán)境，設(shè)置專門的銷售合同管理職能，從事前、事中、事后對(duì)銷售合同加強(qiáng)管理監(jiān)督。具體做到以下幾點(diǎn)：

1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)產(chǎn)品銷售價(jià)格的控制與監(jiān)督

產(chǎn)品售價(jià)是銷售合同中的核心內(nèi)容。財(cái)務(wù)部門應(yīng)以產(chǎn)品成本核算為基礎(chǔ)，會(huì)同市場(chǎng)、營銷部門根據(jù)市場(chǎng)需求與競(jìng)爭(zhēng)情況，結(jié)合企業(yè)產(chǎn)品營銷策略等因素制定銷售定價(jià)政策，包括產(chǎn)品價(jià)目表（應(yīng)包括浮動(dòng)范圍、執(zhí)行期間等信息），收款政策等。銷售定價(jià)政策作為企業(yè)核心決策方案應(yīng)經(jīng)管理層審批，經(jīng)審批確定的政策文件送業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門備案，并根據(jù)市場(chǎng)變化定期對(duì)現(xiàn)行定價(jià)進(jìn)行評(píng)估、修正與重新審批，價(jià)格政策一經(jīng)確定后就要求業(yè)務(wù)部門嚴(yán)格執(zhí)行，財(cái)務(wù)定期或不定期檢查。

2.財(cái)務(wù)部門作為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)警察，應(yīng)參與銷售合同評(píng)審

根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制具體規(guī)范（征求意見稿），合同審核應(yīng)當(dāng)建立不同部門會(huì)同審核制度，財(cái)務(wù)部門、內(nèi)部審計(jì)部門和合同歸口管理部門應(yīng)對(duì)合同出具審核意見。就銷售合同而言，營銷部在取得訂單后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)參與合同的評(píng)審及簽訂，審核合同是否符合國家財(cái)經(jīng)法紀(jì)、稅法及企業(yè)內(nèi)部管理要求，對(duì)于虛構(gòu)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的行為應(yīng)事前予以抵制，將風(fēng)險(xiǎn)控制在源頭。

3.銷售合同實(shí)行財(cái)務(wù)部門與市場(chǎng)部門的歸口管理，市場(chǎng)部及財(cái)務(wù)部應(yīng)把關(guān)合同的真實(shí)性、合法性

作為企業(yè)銷售業(yè)務(wù)的載體，銷售合同的信息量極大。同時(shí)，銷售合同為財(cái)務(wù)的結(jié)算執(zhí)行提供了依據(jù)。因此，銷售合同的備案不能僅在市場(chǎng)部，財(cái)務(wù)部門也應(yīng)備案。一旦合同發(fā)生變更或達(dá)成解除協(xié)議的，應(yīng)重新走流程審批并及時(shí)報(bào)市場(chǎng)部及財(cái)務(wù)部門備案。合同正本由營銷部負(fù)責(zé)履行、保管，合同履行完畢應(yīng)按有關(guān)要求及時(shí)歸檔。

由于不同銷售合同反映的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)各不相同，因此，財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)合同進(jìn)行分類，細(xì)化合同的管理，例如，銷售合同包括普通銷售合同、商協(xié)議、中間商協(xié)議等，普通銷售合同又可分為自訂貨合同、轉(zhuǎn)簽合同、負(fù)責(zé)的合同、中間商負(fù)責(zé)的合同等。細(xì)化分類，有利于具體業(yè)務(wù)的管理。作為合同的監(jiān)督部門，財(cái)務(wù)部門與市場(chǎng)部門應(yīng)通力合作，從市場(chǎng)的角度與財(cái)務(wù)的角度把好關(guān)，對(duì)虛假銷售合同業(yè)務(wù)堅(jiān)決予以抵制。

4.財(cái)務(wù)應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督銷售合同的履行

銷售合同的履行對(duì)于財(cái)務(wù)而言就是合同的跟蹤及考核。

（1）跟蹤合同的履行情況。財(cái)務(wù)部門對(duì)送存?zhèn)浒傅匿N售合同應(yīng)嚴(yán)密關(guān)注具體履行情況，針對(duì)不同合同建立不同的收益成本核算體系，對(duì)于按現(xiàn)有口徑核算出的薄利或者利潤虧損項(xiàng)目，應(yīng)牽頭組織人員分析虧損原因。

（2）根據(jù)合同約定，考核應(yīng)收款項(xiàng)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)增加對(duì)應(yīng)收款的考核職能，對(duì)于符合合同約定收款條件的項(xiàng)目，應(yīng)通知營銷部及時(shí)催收，并制定應(yīng)收款項(xiàng)回款的考核、獎(jiǎng)懲制度，以增強(qiáng)營銷人員的回款責(zé)任心。

5.財(cái)務(wù)部門參與建立客戶信用管理政策

銷售合同的主體是本企業(yè)與客戶。客戶信用評(píng)估和授信既是信用管理工作的開始，也是信用管理者運(yùn)用專業(yè)能力最多、投入精力最大的工作，是企業(yè)客戶信用風(fēng)險(xiǎn)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)應(yīng)定期組織（或至少每年）相關(guān)部門對(duì)客戶資信情況進(jìn)行評(píng)估，就不同的客戶明確信用額度、回款期限、折扣標(biāo)準(zhǔn)、失信情況應(yīng)采取的應(yīng)對(duì)措施等做出規(guī)范。評(píng)估過程應(yīng)有財(cái)務(wù)部門的參與。對(duì)評(píng)估確定的賒銷客戶的名稱、批準(zhǔn)賒銷額度等信息應(yīng)送財(cái)務(wù)部門備案。

6.財(cái)務(wù)部門對(duì)合同項(xiàng)目做好事后分析與總結(jié)

財(cái)務(wù)部門對(duì)合同做好分析，能快速而有效發(fā)現(xiàn)銷售合同簽訂、執(zhí)行、結(jié)算過程中存在的問題，通過對(duì)問題的總結(jié)分析，有利于以后類似銷售合同存在風(fēng)險(xiǎn)的事前防范，合同執(zhí)行過程中的費(fèi)用控制，合同執(zhí)行完后的結(jié)算考核與回款管理。

三、結(jié)論

綜上所述，一方面，企業(yè)簽訂的銷售合同內(nèi)容是財(cái)務(wù)部門進(jìn)行收入核算、編制報(bào)表的重要依據(jù)，財(cái)務(wù)部門對(duì)銷售合同的有效管理，有利于增強(qiáng)財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性與財(cái)務(wù)報(bào)表的可靠性；另一方面，合同管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理與財(cái)務(wù)監(jiān)督的重要組成部分。因此，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)要主動(dòng)參與到銷售合同的談判、簽訂、履行以及收尾工作中，將銷售合同管理納入日常財(cái)務(wù)監(jiān)督工作中，維護(hù)財(cái)務(wù)在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行過程中的知情權(quán)，發(fā)揮財(cái)務(wù)管理在企業(yè)管理中的核心作用，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。

參考文獻(xiàn)：

[1]財(cái)政部會(huì)計(jì)司.《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號(hào)―合同管理》解讀.財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)，2011（5）

[2]洪芳華.淺談企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理中的問題與對(duì)策.經(jīng)濟(jì)生活文摘，2011（9）

篇5

二、應(yīng)收賬款管理存在問題的原因

（一）應(yīng)收賬款管理目標(biāo)設(shè)立不科學(xué)。應(yīng)收賬款管理的目標(biāo)應(yīng)與企業(yè)經(jīng)營管理目標(biāo)保持一致，不能只是一味地關(guān)注提高收入，而不重視應(yīng)收賬款余額的控制和現(xiàn)金流的激勵(lì)作用，甚至不重視激勵(lì)員工催收賬款，最終導(dǎo)致企業(yè)利潤的減少。企業(yè)盲目追求銷售額，不斷增加的應(yīng)收賬款也會(huì)增加企業(yè)持有成本，若應(yīng)收賬款過多就會(huì)使企業(yè)陷入資金周轉(zhuǎn)難的困境。有些企業(yè)由于沒有建立應(yīng)收賬款催收的考核機(jī)制，銷售員只重視銷售額而不關(guān)心應(yīng)收賬款的催收，導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)應(yīng)收賬款即使到期也不能收回的狀況。

（二）信用管理責(zé)任不明確。企業(yè)的銷售部門和財(cái)務(wù)部門等與應(yīng)收賬款管理緊密相關(guān)，但有些企業(yè)這些部門間的職責(zé)要領(lǐng)和分工不明晰，從而造成企業(yè)無法對(duì)產(chǎn)品從客戶訂貨到銷售、貨款的回收、銷售獲利等情況的有效監(jiān)督控制；甚至有些企業(yè)的財(cái)務(wù)部門與銷售部門針對(duì)客戶的管理都沒有明確的分工流程。在對(duì)客戶的管理上沒有明確的分工流程。如，針對(duì)企業(yè)欠款時(shí)間長(zhǎng)且金額數(shù)量巨大的客戶，制定催款計(jì)劃、跟蹤目標(biāo)客戶、定期反饋結(jié)果等相應(yīng)工作由哪個(gè)部門來完成；企業(yè)財(cái)務(wù)人員收到應(yīng)收賬款后，有哪個(gè)部門與客戶溝通并提供銷賬明細(xì)；企業(yè)出現(xiàn)賬款余額相符時(shí)，有哪個(gè)部門負(fù)責(zé)對(duì)賬等。出現(xiàn)以上情況，若企業(yè)財(cái)務(wù)部門和銷售部門責(zé)任分工不明晰就會(huì)出現(xiàn)相互推諉，應(yīng)收賬款管理不能得到有效落實(shí)。

（三）信用管理部門缺失。信用銷售是企業(yè)壞賬產(chǎn)生的主要原因，但目前很多企業(yè)沒有審理專門的信用管理部門，不能有效針對(duì)客戶信用等級(jí)和信用程度進(jìn)行評(píng)價(jià)，造成企業(yè)往往在不了解客戶的實(shí)力和誠信的情況下進(jìn)行了銷售；同時(shí)企業(yè)財(cái)務(wù)部門尚未制定信用期和信用額度的有關(guān)規(guī)定，不能很好的給業(yè)務(wù)部門明確指導(dǎo)方向。由于信用管理部門的缺失使企業(yè)內(nèi)部控制不理想、存在很多潛在風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)應(yīng)設(shè)立信用管理部門，不斷建立健全客戶信用管理數(shù)據(jù)庫，切實(shí)加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督，完善相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制來解決應(yīng)收賬款壞賬風(fēng)險(xiǎn)大的問題。

（四）催收制度不健全。主要表現(xiàn)：一是催收人員安排不合理。很多企業(yè)的催收人員多數(shù)為銷售人員，而銷售人員為了拿提成往往把銷售業(yè)績(jī)放在第一位而不重視賬款的催收工作，從而造成應(yīng)收賬款數(shù)量和金額較大，甚至一些應(yīng)收賬款變成了壞賬和呆賬；二是很多企業(yè)對(duì)應(yīng)收賬款管理不重視，缺乏自我保護(hù)意識(shí)，甚至一些企業(yè)為了保留住客戶資源而不采用法律手段進(jìn)行催收。

（五）合同管理制度不完善。有些企業(yè)合同管理方面不完

善，主要表現(xiàn)：一是在賒銷企業(yè)產(chǎn)品時(shí)沒有規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的合同格式，多數(shù)企業(yè)都是借鑒別的企業(yè)合同樣式，沒能結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)合同，往往缺少保護(hù)自身利益的條款，甚至個(gè)別企業(yè)銷售部門在擬定合同條款中針對(duì)貨款的付款形式、還款期限、優(yōu)惠條件、違約責(zé)任等核心要素都界定模糊；二是企業(yè)銷售部門簽署的合同沒有按照企業(yè)規(guī)定在有關(guān)部門進(jìn)行備案，出現(xiàn)了企業(yè)不能很好地對(duì)銷售合同監(jiān)督和預(yù)警，更談不上對(duì)銷售合同執(zhí)行情況的跟蹤；三是有些企業(yè)隨意變更合同內(nèi)容且仍然使用舊合同的情況，導(dǎo)致雙方利益得不到保障。

三、完善應(yīng)收賬款管理的對(duì)策建議

（一）確立正確的應(yīng)收賬款管理目標(biāo)。企業(yè)針對(duì)應(yīng)收賬款具體情況來設(shè)計(jì)管理目標(biāo)，一是要針對(duì)不同信用等級(jí)的客戶實(shí)施不同的信用政策，合理確定應(yīng)收賬款管理目標(biāo)；二是企業(yè)要定期與客戶溝通，動(dòng)態(tài)把握客戶經(jīng)營整體情況，靈活地根據(jù)不同企業(yè)情況設(shè)計(jì)應(yīng)收賬款回收目標(biāo)，確保賬款及時(shí)回收；三是針對(duì)延期支付賬款的客戶，要認(rèn)真開展調(diào)查研究，掌握拖欠賬款原因，科學(xué)研判進(jìn)行設(shè)定應(yīng)收賬款管理的目標(biāo)。

（二）明確相關(guān)部門管理職責(zé)。應(yīng)收賬款管理應(yīng)明確相關(guān)部門的管理職責(zé)，特別是財(cái)務(wù)部門、銷售部門以及審計(jì)部門的職責(zé)。對(duì)于財(cái)務(wù)管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)企業(yè)資金流向、回轉(zhuǎn)情況統(tǒng)計(jì)、制作財(cái)務(wù)報(bào)表、應(yīng)收賬款賬齡和應(yīng)收賬款余額等具體工作，還應(yīng)建立銷售合同臺(tái)賬，詳細(xì)記錄付款時(shí)間、付款方式等主要內(nèi)容，同時(shí)還要負(fù)責(zé)對(duì)賬工作等；針對(duì)銷售部門，主要要明確銷售人員的責(zé)任，其主要責(zé)任一是要對(duì)客戶信用狀況進(jìn)行調(diào)查研究同時(shí)將客戶有關(guān)信息提供給相關(guān)部門，二是銷售人員簽訂銷售合同前一定要對(duì)客戶信用等級(jí)和信用額度詳細(xì)把握，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后方可簽訂銷售合同，同時(shí)要將合同送達(dá)財(cái)務(wù)部門登記備案，形成合同臺(tái)賬并進(jìn)行保管；針對(duì)審計(jì)部門應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)銷售合同中的具體條款審查，避免重大遺漏事項(xiàng)和有悖于企業(yè)規(guī)定的事項(xiàng)，同時(shí)開展對(duì)財(cái)務(wù)部門和銷售部門的監(jiān)督和指導(dǎo)，評(píng)價(jià)各部門履職情況，協(xié)助開展收集客戶資料、客戶信用等級(jí)評(píng)價(jià)以及處理逾期應(yīng)收賬款案件等工作。

（三）成立獨(dú)立的信用管理部門。信用管理部門要對(duì)公司銷售部門與財(cái)務(wù)部門提供的賬款信息進(jìn)行核對(duì)。在確認(rèn)公司提供賬款信息無誤的前提下，對(duì)出現(xiàn)賬目問題的企業(yè)、客戶相關(guān)信用等級(jí)和信用程度進(jìn)行查看。特別是面對(duì)賒銷客戶，對(duì)客戶商業(yè)行為與信譽(yù)進(jìn)行評(píng)估。對(duì)應(yīng)收賬款的分析、預(yù)測(cè)。同時(shí)要處理好與財(cái)務(wù)部門和銷售部門之間的關(guān)系。

篇6

關(guān)鍵詞 ：合同；合同管理；財(cái)務(wù)管理

一、加強(qiáng)合同財(cái)務(wù)管理的意義

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，企業(yè)間的交易越來越頻繁，也越來越規(guī)范，更多地采用訂立合同的方式來進(jìn)行。在這種大背景下，企業(yè)合同管理的重要性也越來越明顯。通常意義下的合同管理指的是企業(yè)對(duì)于與交易對(duì)手的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。

加強(qiáng)企業(yè)合同的財(cái)務(wù)管理具有非常重要的意義。首先，企業(yè)合同本身蘊(yùn)含了大量的財(cái)務(wù)信息。常見的企業(yè)合同包括銷售合同、采購合同、轉(zhuǎn)讓合同、租賃合同等，構(gòu)成了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算與財(cái)務(wù)報(bào)表編制的原始憑證，加強(qiáng)合同的財(cái)務(wù)管理有助于保證信息的準(zhǔn)確。其次，由于企業(yè)與外部單位和個(gè)人的交易通常是通過合同來進(jìn)行，所以加強(qiáng)合同的財(cái)務(wù)管理可以在一定程度上降低企業(yè)交易的風(fēng)險(xiǎn)，有利于維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。第三，加強(qiáng)合同的財(cái)務(wù)管理，可以增強(qiáng)合同在財(cái)務(wù)上的合規(guī)性，更準(zhǔn)確地滿足企業(yè)自身財(cái)務(wù)制度以及外部監(jiān)管部門的要求，維護(hù)企業(yè)形象，避免聲譽(yù)受損。

財(cái)務(wù)部門參與合同管理應(yīng)該是全流程的，從合同簽訂前的起草與談判，到合同的簽訂，再到合同執(zhí)行階段變更事項(xiàng)管理，最后到合同的后評(píng)價(jià)等各個(gè)環(huán)節(jié)都需要積極參與。財(cái)務(wù)部門需要做的工作包括但不限于參與合同管理辦法的制定、合同簽訂時(shí)的財(cái)務(wù)合規(guī)性審核，合同檔案的整理、合同變更事項(xiàng)的財(cái)務(wù)管理等。

二、企業(yè)合同中管理中存在的問題

1.財(cái)務(wù)人員不能充分參與企業(yè)合同管理

財(cái)務(wù)人員應(yīng)參與到企業(yè)合同管理過程中，但很多企業(yè)并沒有很好的做到這一點(diǎn)。造成這種局面的原因有兩方面：財(cái)務(wù)人員自身的原因。包括財(cái)務(wù)人員參與合同管理的意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)掌握不足，無法有效了解合同內(nèi)容等；合同歸口部門的原因。包括沒有認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)管理對(duì)企業(yè)合同管理的重要意義，擔(dān)心財(cái)務(wù)人員的介入會(huì)影響業(yè)務(wù)拓展等。種種原因的背后其實(shí)是企業(yè)文化的問題，認(rèn)為財(cái)務(wù)人員就只做會(huì)計(jì)核算工作，但事實(shí)上對(duì)于以盈利為目的的企業(yè)來說，財(cái)務(wù)管理涉及到企業(yè)管理的方方面面，當(dāng)然也包括合同管理，財(cái)務(wù)人員可以從財(cái)務(wù)的角度保證業(yè)務(wù)合規(guī)，并為企業(yè)積極爭(zhēng)取經(jīng)濟(jì)利益，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

2.缺乏有效的財(cái)務(wù)管理制度

企業(yè)合同涉及財(cái)務(wù)管理內(nèi)容一般包括企業(yè)合同管理制度、委托授權(quán)制度、合同審查制度、印章管理制度、檔案管理制度和統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度等。有效的企業(yè)合同管理應(yīng)該是制度規(guī)定明確，執(zhí)行落實(shí)到位，監(jiān)督問責(zé)機(jī)制健全。但很多企業(yè)根本就沒有制定這些制度規(guī)范，或者制定的內(nèi)容很不系統(tǒng)，導(dǎo)致實(shí)際操作中做不到有規(guī)可循、有據(jù)可依，且在實(shí)際工作中對(duì)制度的監(jiān)督和落實(shí)不到位，導(dǎo)致制度流于形式，效果大打折扣。

3.合同管理不規(guī)范

很多企業(yè)在合同管理方面做得不夠系統(tǒng)和科學(xué)，隨意性比較強(qiáng)，缺乏統(tǒng)籌安排。比如有的企業(yè)合同沒有統(tǒng)一的格式，各個(gè)部門在簽訂合同時(shí)以對(duì)方企業(yè)的文本為主，條款不全面，容易遺漏本企業(yè)關(guān)注的重要條款。有些企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)早已經(jīng)發(fā)生然后來補(bǔ)簽合同，使合同簽訂流于形式。有些企業(yè)的合同分類管理做的不好，比如所有的合同沒有按照銷售合同、采購合同、轉(zhuǎn)讓合同、租賃合同等類型進(jìn)行分類，甚至對(duì)合同都沒有登記編號(hào)，這樣就無法形成比較成體系的合同檔案，無法及時(shí)提供給使用者查閱。也有的企業(yè)對(duì)合同的保管不當(dāng)，在交易完成后遲遲不轉(zhuǎn)交合同副本給財(cái)務(wù)部門，使財(cái)務(wù)人員無法及時(shí)登記交易信息，及時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理，并向決策者傳遞相關(guān)信息，向稅務(wù)機(jī)關(guān)及時(shí)納稅。還有的企業(yè)合同財(cái)務(wù)管理的信息化水平比較低，財(cái)務(wù)人員對(duì)合同進(jìn)行登記、變更事項(xiàng)管理時(shí)全部依賴手工，這樣不僅會(huì)使得管理效率低下，出錯(cuò)的概率也會(huì)大大提高。

三、加強(qiáng)企業(yè)合同管理的措施

（一）實(shí)施有效的財(cái)務(wù)管理

1.合同審核制度

企業(yè)財(cái)務(wù)部門要參與合同的審核，包括前期的制定和后期的執(zhí)行，審核內(nèi)容包括涉及企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的財(cái)務(wù)關(guān)鍵問題以及合同是否符合國家和企業(yè)財(cái)務(wù)制度規(guī)定。其中涉及企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的財(cái)務(wù)關(guān)鍵問題包括：價(jià)格是否合理以及企業(yè)在稅務(wù)方面的考慮、支付方式及發(fā)票的開具與收取等。涉及財(cái)務(wù)合規(guī)性的問題包括：合同內(nèi)容是否符合國家投資要求，是否符合監(jiān)管部門的行業(yè)限制條件，是否符合企業(yè)上級(jí)部門及自身的管理要求，合同的具體細(xì)節(jié)是否滿足會(huì)計(jì)核算要求等。在合同的具體執(zhí)行過程中，財(cái)務(wù)人員也要審核承辦部門是否按照合同的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并保留好相關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算憑證。

2.合同檔案管理制度

企業(yè)合同檔案是企業(yè)非常重要的商業(yè)機(jī)密，是企業(yè)經(jīng)營管理的重要參考資料，也是企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算的重要原始憑證。企業(yè)應(yīng)該高度重視合同檔案管理，承辦部門應(yīng)該在合同簽署后的第一時(shí)間將合同副本送交財(cái)務(wù)部門；如果公司規(guī)定由財(cái)務(wù)部門歸檔的，財(cái)務(wù)部門則應(yīng)該做好合同的登記、編號(hào)、建檔工作，歸檔時(shí)要注意分類的原則，具體分類標(biāo)準(zhǔn)可按照合同承辦部門、簽署合同主體、合同業(yè)務(wù)類型、合同簽署時(shí)間、合同生效時(shí)間、合同履行進(jìn)度等。企業(yè)還應(yīng)該對(duì)合同檔案的查詢、借閱、復(fù)印等工作做出明確規(guī)定，并做好查詢登記工作。

3.合同變更事項(xiàng)管理制度

很多時(shí)候，企業(yè)合同會(huì)由于各種原因?qū)е略贤瑹o法繼續(xù)履行，需要進(jìn)行合同變更或者終止。如果出現(xiàn)這種情況，財(cái)務(wù)人員需要快速反應(yīng)、迅速行動(dòng)，詳細(xì)了解合同變更事由，判斷變更的性質(zhì)及其對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的影響。如無正當(dāng)理由，不得隨意變更合同；如理由恰當(dāng)，審批手續(xù)完備，則要及時(shí)更新合同檔案，并做好登記工作，涉及會(huì)計(jì)處理變更的要及時(shí)恰當(dāng)處理。

（二）強(qiáng)化合同執(zhí)行中的財(cái)務(wù)管理

1.銷售合同的管理

企業(yè)的銷售合同一般有現(xiàn)貨交易、賒銷、分期收款等多種結(jié)算方式。其中最需要關(guān)注的就是賒銷合同。因?yàn)橘d銷合同中雖然與貨物相關(guān)的經(jīng)濟(jì)利益和風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)轉(zhuǎn)移，但是企業(yè)并沒有收到實(shí)際的現(xiàn)金，有一定的壞賬風(fēng)險(xiǎn)。在銷售合同的管理中，財(cái)務(wù)部門要做好以下工作：一是提醒業(yè)務(wù)部門催收貨款，把企業(yè)的經(jīng)營成果落袋為安；二是認(rèn)真審核相關(guān)合同憑證是否與真實(shí)的交易背景相符，并及時(shí)恰當(dāng)?shù)剡M(jìn)行賬務(wù)處理；三是根據(jù)企業(yè)財(cái)務(wù)制度的規(guī)范和客戶的要求準(zhǔn)確開好發(fā)票。

2.采購合同的管理

企業(yè)的采購合同一般有現(xiàn)貨交易、預(yù)付貨款、分期付款等多種結(jié)算方式。其中最需要關(guān)注的就是預(yù)付貨款合同。因?yàn)轭A(yù)付貨款合同中企業(yè)并沒有收到實(shí)際的貨物，有一定的違約風(fēng)險(xiǎn)。在采購合同的管理中，財(cái)務(wù)部門要做好以下工作：一是提醒業(yè)務(wù)部門催收貨物，確保企業(yè)采購的物資在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)運(yùn)輸?shù)轿?；二是認(rèn)真審核相關(guān)合同憑證是否與真實(shí)的交易背景相符，并及時(shí)恰當(dāng)?shù)倪M(jìn)行賬務(wù)處理；三是催促交易對(duì)手開好發(fā)票，并審核發(fā)票真?zhèn)巍⒔痤~、科目、抬頭等關(guān)鍵要素的準(zhǔn)確性。

3.轉(zhuǎn)讓合同的管理

企業(yè)的轉(zhuǎn)讓合同需要關(guān)注兩種，一種是預(yù)付交易款但沒有收到對(duì)價(jià)資產(chǎn)的合同，這一點(diǎn)與采購合同中的預(yù)付貨款合同類似，財(cái)務(wù)人員要做好提醒業(yè)務(wù)部門催收對(duì)價(jià)資產(chǎn)、認(rèn)真審核相關(guān)合同憑證并及時(shí)恰當(dāng)進(jìn)行賬務(wù)處理、催促并審核發(fā)票等工作。另一種是發(fā)出對(duì)價(jià)資產(chǎn)但沒有收到交易款項(xiàng)的合同，這一點(diǎn)與銷售合同中的賒銷合同類似。財(cái)務(wù)人員要做好提醒業(yè)務(wù)部門催收貨款、審核合同憑證并進(jìn)行賬務(wù)處理、及時(shí)準(zhǔn)確開好發(fā)票等工作。

（三）提高合同管理水平

企業(yè)要努力提高合同管理的系統(tǒng)性和科學(xué)性，要盡量統(tǒng)一合同格式，規(guī)范簽署流程，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的分類管理，并做好合同檔案的整理和保管。企業(yè)要努力提高合同管理的信息化、自動(dòng)化水平，建立起合同管理的數(shù)據(jù)庫。企業(yè)的合同管理應(yīng)該達(dá)到這樣一種水平，就是財(cái)務(wù)人員能隨時(shí)根據(jù)相關(guān)要求，按照合同承辦部門、簽署合同主體、合同業(yè)務(wù)類型、合同簽署時(shí)間、合同生效時(shí)間、合同履行進(jìn)度等維度統(tǒng)計(jì)并查詢到每一個(gè)合同，形成電子化的合同檔案，并可對(duì)每一個(gè)合同進(jìn)行實(shí)時(shí)執(zhí)行追蹤和后評(píng)價(jià)。合同到期時(shí)，能自動(dòng)提醒續(xù)簽，避免企業(yè)重大業(yè)務(wù)因?yàn)闆]有簽訂合同而導(dǎo)致的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)部門可定期對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行橫向或縱向?qū)Ρ确治觯瑸槠髽I(yè)決策層提供智力支持。

四、結(jié)束語

企業(yè)要切實(shí)加強(qiáng)合同的管理，一是財(cái)務(wù)人員積極參與企業(yè)的合同管理，發(fā)揮出應(yīng)有的專業(yè)作用；二是制定嚴(yán)格規(guī)范的合同管理相關(guān)制度，并且加強(qiáng)監(jiān)督落實(shí)，保證實(shí)際執(zhí)行到位；三是企業(yè)要提高合同財(cái)務(wù)管理的系統(tǒng)性和科學(xué)性，以及合同財(cái)務(wù)管理的信息化、自動(dòng)化水平。從根本上講，就是要形成企業(yè)財(cái)務(wù)部門積極參與合同管理并發(fā)揮充分作用的企業(yè)文化。企業(yè)財(cái)務(wù)人員不僅僅要做好合同的會(huì)計(jì)核算工作，還要審核合同的經(jīng)濟(jì)效益和合規(guī)性，并監(jiān)督合同的進(jìn)度執(zhí)行，還要能夠通過研究分析合同相關(guān)數(shù)據(jù)，為管理層提供決策支持。

參考文獻(xiàn)：

[1]賈夢(mèng)靈.現(xiàn)代企業(yè)合同管理.科技資訊，2007 年第10 期.

[2]郝秀鳳.試論企業(yè)合同管理.中國民營科技與經(jīng)濟(jì)，2007年第1 期.

篇7

債權(quán)檔案的范圍有廣義和狹義之分。廣義上講，凡反映企業(yè)應(yīng)從他方獲得某種權(quán)利（貨幣、一種行為、一種物或者智力成果）的依據(jù)性文件材料（合同、票據(jù)、證書等）都是債權(quán)檔案。狹義上講債權(quán)檔案主要是指企業(yè)產(chǎn)品銷售過程中形成的應(yīng)收帳款債權(quán)依據(jù)。債權(quán)檔案能夠在產(chǎn)生所有者權(quán)益糾紛時(shí)作為法定證據(jù)，證明債權(quán)方應(yīng)獲得的金錢或非金錢的權(quán)利。本文側(cè)重于探討藥品生產(chǎn)、經(jīng)營企業(yè)因簽訂產(chǎn)品銷售合同，產(chǎn)生應(yīng)收帳款所形成的狹義債權(quán)檔案。主要包括：銷售客戶目錄及信用信息資料、產(chǎn)品銷售合同、送貨簽收單據(jù)、應(yīng)收帳款對(duì)帳單、銷售管理臺(tái)帳、送貨管理臺(tái)帳，產(chǎn)品銷售財(cái)務(wù)總帳、應(yīng)收帳款明細(xì)帳及附件票據(jù)等與債權(quán)直接相關(guān)的文件材料。

1 藥品生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)債權(quán)檔案的特點(diǎn)

1.1 應(yīng)收帳款債權(quán)檔案是公司債權(quán)檔案構(gòu)成的主體

以藥品生產(chǎn)、銷售為主的工業(yè)企業(yè)，其產(chǎn)品的直銷對(duì)象主要是各級(jí)醫(yī)院，醫(yī)藥商品經(jīng)營企業(yè)（各級(jí)醫(yī)藥批發(fā)公司）、連鎖藥房經(jīng)營公司。其銷售模式以信用限額銷售為主，現(xiàn)款銷售所占份額較少。應(yīng)收帳款債權(quán)占上年銷售總額15%-30%，成為公司債權(quán)構(gòu)成的主要部分。因此，應(yīng)收帳款債權(quán)檔案是公司債權(quán)檔案的主體，顯得尤其重要。

1.2 債權(quán)檔案數(shù)量很大，分布范圍廣

藥品生產(chǎn)企業(yè)往往品種、品規(guī)較多；營銷對(duì)象多，且分布在全國各地；物流配送是在信用限額內(nèi)按需配送，形成一種累計(jì)式債權(quán)。而不是簽定1份產(chǎn)品銷售合同對(duì)應(yīng)一次性完成配送。因此產(chǎn)生的銷售合同、銷售發(fā)票、送貨單據(jù)等債權(quán)資料數(shù)量很大，分布范圍廣。如管理不科學(xué)、責(zé)任落實(shí)不到位，在傳遞過程中極易造成遺失。

2 藥品生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)債權(quán)檔案的存在問題

2.1 債權(quán)檔案在形成部門分散排列歸檔，需要提供利用時(shí)查全率達(dá)不到100%

1.會(huì)計(jì)檔案中債權(quán)檔案不齊全且未集中排列。在實(shí)際操作中，會(huì)計(jì)做帳時(shí)，應(yīng)收帳款憑證附件只有送貨單、發(fā)票財(cái)務(wù)聯(lián)，隨帳務(wù)生成時(shí)間，分散裝訂成冊(cè)，不是按某個(gè)經(jīng)銷商某年度全部交易憑證集中排列，其中還缺少銷售合同及其他相關(guān)債權(quán)依據(jù)材料。因此，在企業(yè)清理債權(quán)時(shí)從會(huì)計(jì)檔案中查找某個(gè)經(jīng)銷商某個(gè)時(shí)間段的債權(quán)檔案費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，查找不齊全。

2.應(yīng)收帳款會(huì)計(jì)憑證附件之外的債權(quán)檔案由形成部門分散收集保管、排列整理不科學(xué)也存在查找不齊問題。

產(chǎn)品銷售合同，銷售管理臺(tái)帳、產(chǎn)品出庫管理臺(tái)帳、物流送貨單等形成于不同部門，在排列整理上缺少科學(xué)、規(guī)范，不利于查找，也造成債權(quán)清理時(shí)利用困難。

2.2 債權(quán)檔案生效要件不完善，準(zhǔn)確率達(dá)不到100%

1.銷售合同在簽訂環(huán)節(jié)存在簽字、蓋章等生效要件不全或與預(yù)留印件不相符的現(xiàn)象；

2.送貨單據(jù)簽章生效要件不全主要表現(xiàn)為：

（1）送貨單填寫不詳，如送貨匯總單填寫送貨件數(shù)、合計(jì)金額，無品種、規(guī)格、單價(jià)、金額及合計(jì)等明細(xì)簽章單?；蛘邊R總單與明細(xì)單之間未建立生效關(guān)聯(lián)信息，造成送貨單無效。

（2）收貨人簽字與預(yù)留收貨人簽字不符。

3 加強(qiáng)債權(quán)檔案收集、歸檔管理的實(shí)踐探索

鑒于藥品生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)債權(quán)檔案的特點(diǎn)及存在問題，企業(yè)有必要加強(qiáng)債權(quán)檔案的管理，提高債權(quán)檔案形成環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確率、收集環(huán)節(jié)的完整率、保管環(huán)節(jié)的齊全率和查全率。使企業(yè)在債權(quán)風(fēng)控管理中避免因債權(quán)證據(jù)缺失而處于被動(dòng)地位，造成經(jīng)濟(jì)損失。

3.1 制定債權(quán)檔案專項(xiàng)管理制度，建立債權(quán)檔案形成、收集、歸檔管理網(wǎng)絡(luò)，明確債權(quán)檔案形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)的收集、移交歸檔職責(zé)

1.債權(quán)監(jiān)控中心為債權(quán)管理的主管部門，負(fù)責(zé)信用客戶、信用限額及債權(quán)檔案管理制度的制定、培訓(xùn)，并監(jiān)督、檢查、考核執(zhí)行情況。

（1）集團(tuán)公司債權(quán)監(jiān)控中心為銷售客戶及信用限額管理的主管部門，負(fù)責(zé)制定債權(quán)及債權(quán)檔案管理制度，并監(jiān)督、檢查執(zhí)行情況。下屬公司債權(quán)監(jiān)控分中心為本公司客戶及信用限額的具體管理單位（部門），負(fù)責(zé)執(zhí)行客戶信用限額管理制度和債權(quán)檔案的檢查、審核及歸檔管理。

（2）債權(quán)監(jiān)控分中心必須建立客戶電子信息檔案庫并進(jìn)行動(dòng)態(tài)維護(hù)。銷售客戶是公司的重要資源，不允許任何個(gè)人或團(tuán)體私自占用公司客戶資源。發(fā)生業(yè)務(wù)往來的客戶，統(tǒng)一實(shí)行申報(bào)審批制，經(jīng)公司正式審批后的客戶必須統(tǒng)一編制《銷售客戶目錄》以正式文件下發(fā)，未上目錄的客戶不得銷售。信用客戶必須提供齊全的信用資料，客戶信息系統(tǒng)根據(jù)客戶情況的變化（新增、名稱、地址、開票資料等信息變更）及時(shí)更新，動(dòng)態(tài)管理?？蛻糇N必須結(jié)清貨款后才能予以注銷?？蛻綦娮有畔ⅰ⒓堎|(zhì)客戶目錄及信用資料一同視為債權(quán)檔案歸檔保管。

2.各公司銷售財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)應(yīng)收帳款的對(duì)帳管理，強(qiáng)化對(duì)帳管理的及時(shí)性，確保債權(quán)的準(zhǔn)確性。

（1）企業(yè)授信額度實(shí)行時(shí)間授信和總額授信的雙控原則。銷售財(cái)務(wù)監(jiān)控授信債權(quán)總額及其存在時(shí)間，將授信總額控制在上年銷售額的15%-30%以內(nèi)。

（2）嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)對(duì)帳制度，每年對(duì)帳率要求達(dá)到100%。余額不平，找出不平的原因并加以說明和處理。形成的對(duì)帳余額調(diào)節(jié)表及情況說明要求加蓋財(cái)務(wù)專用章作為債權(quán)依據(jù)，移交債權(quán)中心與合同、送貨單一同歸檔。

3.銷售合同管理部負(fù)責(zé)銷售合同設(shè)計(jì)、用印、發(fā)出、回收審核。

（1）規(guī)范產(chǎn)品銷售合同文本的設(shè)計(jì)。

銷售合同文本統(tǒng)一規(guī)范設(shè)計(jì)，并詳細(xì)說明填寫要求，填寫示范樣本。對(duì)簽訂合同的業(yè)務(wù)代表、發(fā)貨人等相關(guān)人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)。

（2）規(guī)范合同填寫、簽字、蓋章等法律生效要件。

首先，要求信用客戶提品銷售合同簽訂人、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等合法字模、印模及授權(quán)委托書作為預(yù)留信用依據(jù)。

其次，簽訂產(chǎn)品銷售合同時(shí)，要求簽字蓋章手續(xù)必須齊全，并與預(yù)留字模、印模相符。

當(dāng)合同變更時(shí)，在“其它約定事項(xiàng)欄”注明變更情況并由雙方簽字確認(rèn)。合同作廢時(shí)，商務(wù)代表到經(jīng)銷商單位收回原合同并注明“作廢”或“無效”等字樣返還合同管理部。通過規(guī)范設(shè)計(jì)、填寫、審核、糾錯(cuò)等辦法，強(qiáng)化簽定合同的準(zhǔn)確性。

4.物流配送管理環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)送貨單制發(fā)、回收、審核，并移交一份給合同管理部門與相應(yīng)的合同附在一起歸檔。

（1）物流部門必須嚴(yán)格執(zhí)行發(fā)貨制度，收集配送對(duì)象的預(yù)留字模、印模。貨品送達(dá)后必須要求收貨人簽字蓋章，并與預(yù)留字模、印模一致。

（2）每次送貨、退貨單證齊全，送貨單上標(biāo)注銷售合同和送貨明細(xì)單、發(fā)票編號(hào)，幾種債權(quán)依據(jù)相互映證，以確保債權(quán)檔案的準(zhǔn)確性。

實(shí)踐操作中常會(huì)出現(xiàn)：授信客戶收貨印模、字模、托運(yùn)公司授權(quán)依據(jù)收集不全；送貨單無簽章；多品種送貨時(shí)，只有匯總送貨單簽章，未標(biāo)注送貨明細(xì)單編號(hào)，建立生效關(guān)聯(lián)信息。因此，送貨單據(jù)生效回收時(shí)應(yīng)按以上要求嚴(yán)格復(fù)核，確保送貨單簽發(fā)的準(zhǔn)備性。

3.2 銷售合同及送貨單的制發(fā)、回收、移交等嚴(yán)格執(zhí)行登記管理制度，保證債權(quán)檔案收集完整、齊全

所謂完整就是要求已簽訂生效的合同和相應(yīng)的送貨單據(jù)收齊、配套；齊全就是要求與某客戶簽訂的全部合同、送貨單、對(duì)帳單收齊配套。只有通過嚴(yán)格登記、追蹤管理制度來實(shí)現(xiàn)債權(quán)檔案的收集完整、齊全。

（1）銷售合同發(fā)出和執(zhí)行登記臺(tái)帳，按分銷公司及所銷產(chǎn)品登記。每月清理已履行和未能履行的合同，進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)溝通處理。

（2）嚴(yán)格執(zhí)行送貨登記管理臺(tái)帳。送貨臺(tái)帳要有送貨單發(fā)出、回收情況記錄。將簽收手續(xù)完備的送貨單財(cái)務(wù)聯(lián)移交銷售財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)記帳，第一聯(lián)移交合同部作為債權(quán)檔案附在相應(yīng)的銷售合同后，第三聯(lián)自存作為送貨臺(tái)帳記帳依據(jù)。

（3）銷售合同及送貨單簽發(fā)后，必須限期返回，丟失一份要登報(bào)公示并從重處罰責(zé)任人。

通過對(duì)債權(quán)檔案?jìng)鬟f過程的跟蹤，確保債權(quán)檔案收集、及時(shí)、完整、齊全。

3.3 科學(xué)排列，規(guī)范整理債權(quán)檔案

1.科學(xué)排列，提高查準(zhǔn)率。

排列整理：銷售合同按產(chǎn)品、銷售區(qū)域（?。?、經(jīng)銷商（購貨單位）、時(shí)間等要素進(jìn)行排列。年度內(nèi)將同一經(jīng)銷商的每一份銷售合同附上送貨單、按時(shí)間先后排列，再附上年度對(duì)帳余額調(diào)節(jié)表。

規(guī)范裝訂：合同、送貨單等應(yīng)歸檔債權(quán)憑據(jù)排列順序確定后，制作卷內(nèi)目錄及備考表，裝訂成冊(cè)。

3.4 歸口管理，提高債權(quán)檔案利用查全率

所有債權(quán)檔案由形成部門分片區(qū)、經(jīng)銷商排列，裝訂成冊(cè)后，編制移交清冊(cè)，每年移交債權(quán)中心審核，歸口集中保管、利用。確無債權(quán)糾紛后再移交檔案部門保存10年。當(dāng)債權(quán)法律糾紛產(chǎn)生時(shí)能快速提供債權(quán)依據(jù)，確保企業(yè)債權(quán)萬無一失。

參考文獻(xiàn)

篇8

合同生效后，履約行為通常由經(jīng)辦部門來執(zhí)行。銀貨兩訖型的合同，履約行為較簡(jiǎn)單；而分段執(zhí)行的合同甚或是跨年執(zhí)行的合同，履約行為就相對(duì)復(fù)雜一些。合同的實(shí)際履約狀況一般由經(jīng)辦部門掌握，如果部門規(guī)模大、專業(yè)分類細(xì)、經(jīng)辦合同多、涉及人員多，經(jīng)辦部門的領(lǐng)導(dǎo)也未必能掌握合同的實(shí)際履約狀況，必須找到具體經(jīng)辦人才能真正了解相關(guān)信息。如此，企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督部門對(duì)于合同實(shí)際履約狀況的監(jiān)督也是比較繁瑣的，往往要到經(jīng)辦部門實(shí)地了解，還要到財(cái)務(wù)部門去核實(shí)資金記錄，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

1.2合同信息查詢分析不便

合同管理工作中還經(jīng)常需要追溯相關(guān)信息或進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，例如：在接受外審的過程中，外審人員經(jīng)常會(huì)根據(jù)財(cái)務(wù)付款記錄調(diào)閱關(guān)聯(lián)的合同，核查付款是否符合合同約定。若合同管理的基礎(chǔ)工作較扎實(shí)，合同編號(hào)有明確規(guī)定、具有唯一性，財(cái)務(wù)付款憑證上標(biāo)有合同編號(hào)，合同管理部門也設(shè)有標(biāo)注合同編號(hào)的管理臺(tái)賬。當(dāng)外審人員報(bào)出某個(gè)合同編號(hào)時(shí)，合同管理人員能夠利用合同編號(hào)的唯一性，追溯查詢到相關(guān)信息。再如：企業(yè)需統(tǒng)計(jì)年度合同的總體發(fā)生情，若要快速統(tǒng)計(jì)，必須在平時(shí)建立數(shù)據(jù)較翔實(shí)的基礎(chǔ)臺(tái)賬。企業(yè)若是合同管理基礎(chǔ)薄弱的，上述兩例幾乎無實(shí)現(xiàn)的可能，即使合同管理基礎(chǔ)較好，實(shí)現(xiàn)上述兩例也屬不易。

2合同管理信息化的實(shí)踐

目前，很多企業(yè)的基礎(chǔ)管理都在大量地運(yùn)用信息化手段，大力推行并運(yùn)用企業(yè)資源管理信息系統(tǒng)（ERP）。通過ERP的推行和運(yùn)用，企業(yè)很多生產(chǎn)經(jīng)營管理流程已實(shí)現(xiàn)信息化，一些與合同相關(guān)的信息和數(shù)據(jù)在ERP內(nèi)也留有記錄并積累。筆者長(zhǎng)期從事企業(yè)的合同管理工作，近年來，在企業(yè)ERP構(gòu)建較為成熟的基礎(chǔ)之上，運(yùn)用信息化手段，將合同管理作為ERP中的一個(gè)子模塊，納入了整個(gè)ERP的運(yùn)行，利用ERP中企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營信息數(shù)據(jù)的聯(lián)通和共享，對(duì)進(jìn)一步提升合同管理水平做了一些嘗試。

2.1做好合同管理ERP模塊開發(fā)的前期調(diào)研

在前期調(diào)研中，首先對(duì)企業(yè)發(fā)生的合同進(jìn)行梳理，如以資金流向來分類，可分為資金流入型和資金流出型；以業(yè)務(wù)方式來分類，可分為物資采購類、工程采購類、服務(wù)采購類和銷售類等；其次，確定以資金流向和數(shù)量作為重點(diǎn)關(guān)注對(duì)象來開發(fā)合同管理ERP模塊。由合同管理部門牽頭，會(huì)同信息化開發(fā)人員分別到采購、銷售和設(shè)備等合同發(fā)生頻次較高的部門進(jìn)行調(diào)研，針對(duì)現(xiàn)行流程實(shí)現(xiàn)信息化所可能會(huì)遇到的問題進(jìn)行了多次研討，合同管理部門主要關(guān)注合法合規(guī)性，業(yè)務(wù)部門主要關(guān)注實(shí)際可操作性，信息化開發(fā)人員主要關(guān)注術(shù)上的可實(shí)現(xiàn)性。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，合同管理信息化實(shí)現(xiàn)的前提是較為完善和有效的合同管理基礎(chǔ)工作，大致包括：合同管理工作中有串聯(lián)所有相關(guān)信息的有效索引，即合同編號(hào)，合同編號(hào)有明確規(guī)則，具有唯一性和可追溯性。合同編號(hào)由合同管理部門統(tǒng)一確定；合同生效前，需經(jīng)流轉(zhuǎn)審核，由財(cái)務(wù)和法務(wù)等部門參與；合同履約由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)，實(shí)際收付款時(shí)在財(cái)務(wù)憑證上標(biāo)注合同編號(hào)；內(nèi)部監(jiān)督部門著重從資金角度監(jiān)督合同的實(shí)際履約狀況；合同管理部門建立合同管理基礎(chǔ)臺(tái)賬，以滿足企業(yè)對(duì)于查詢、統(tǒng)計(jì)和分析方面的需求。

2.2做好合同管理ERP模塊首期上線后的調(diào)試

ERP模塊的開發(fā)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，經(jīng)過充分的前期調(diào)研，將合同管理ERP模塊首期上線的目標(biāo)定為：將現(xiàn)有合同管理流程全部推上信息化，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。首期上線后，以企業(yè)合同信息化審核流程舉例，大致流程為：由合同具體經(jīng)辦人在合同管理ERP模塊中發(fā)起審核——流轉(zhuǎn)至部門領(lǐng)導(dǎo)審核——流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門審核——流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門審核——經(jīng)辦部門在完成審核后辦理簽字蓋章手續(xù)。在各審核環(huán)節(jié)均可以打回至原始經(jīng)辦人。

2.3滿足相關(guān)部門的個(gè)性化差異管理

合同管理ERP模塊首期上線之后，在實(shí)際運(yùn)行中，還根據(jù)銷售部門的工作特性，實(shí)行差異化管理。通過差異化管理，既加強(qiáng)了對(duì)銷售合同的管控力度，又滿足銷售部門對(duì)合同管理的個(gè)性化需求。

2.4做好系統(tǒng)首期上線之后的持續(xù)優(yōu)化

系統(tǒng)首期上線運(yùn)行一段時(shí)間后，業(yè)務(wù)部門對(duì)于操作界面和一些細(xì)節(jié)提出不少優(yōu)化建議，將這些建議匯總，進(jìn)行甄別和梳理，既考慮業(yè)務(wù)部門需求，又兼顧合法合規(guī)性，持續(xù)開展優(yōu)化工作。

2.4.1　實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)和信息的共享

信息化管理系統(tǒng)的一大令人矚目的特點(diǎn)，就是實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)和信息的共享。如果不能實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，將是對(duì)信息化管理系統(tǒng)資源的極大浪費(fèi)。因此，合同管理ERP模塊作為企業(yè)ERP的組成部分之一，如何與企業(yè)ERP中已有的功能模塊實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的有效共享，是持續(xù)優(yōu)化的關(guān)鍵。

2.4.2　合理減少重復(fù)勞動(dòng)的工作量

為實(shí)現(xiàn)合同管理的某些要求，合同管理ERP模塊在開發(fā)初期可能會(huì)要求操作人就某一內(nèi)容在企業(yè)ERP的多個(gè)模塊中進(jìn)行錄入，有重復(fù)操作之嫌。信息化本應(yīng)是提高效率的一種手段，如果是為信息化而信息化，實(shí)質(zhì)上增加了重復(fù)勞動(dòng)的工作量，這就有違信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)初衷。因此，如何利用好企業(yè)ERP中現(xiàn)有模塊的數(shù)據(jù)和信息，提高效率，也是持續(xù)優(yōu)化的目標(biāo)之一。

2.4.3　加強(qiáng)對(duì)合同的實(shí)際管控力度

在合同管理ERP模塊首期上線之后，逐步將過程監(jiān)督的要求融入其中，加強(qiáng)對(duì)合同的實(shí)際管控力度。前文已述及，該模塊首期目標(biāo)主要是原合同管理流程的無紙化，在這個(gè)階段性目標(biāo)完成之后，需要逐步過渡到合同管理的理想目標(biāo)。因此，以加強(qiáng)合同管控力度為目標(biāo)，結(jié)合該模塊的實(shí)際運(yùn)行狀況，適時(shí)地增加一些補(bǔ)丁。舉兩個(gè)這方面持續(xù)優(yōu)化工作的實(shí)例。第一，通過優(yōu)化，將銷售合同與生產(chǎn)定單建立關(guān)聯(lián)，要求業(yè)務(wù)員在開具生產(chǎn)定單時(shí)必須輸入合同編號(hào)，以合同編號(hào)為索引，可以調(diào)取企業(yè)ERP其他模塊中的數(shù)據(jù)和信息，如生產(chǎn)管理模塊中關(guān)于生產(chǎn)定單運(yùn)行的相關(guān)數(shù)據(jù)。這樣做既沒有太多地增加業(yè)務(wù)員的工作量，也為加強(qiáng)過程監(jiān)管提供了便利。第二，通過優(yōu)化，增加了合同履約信息的錄入功能。主要是針對(duì)資采購合同，在合同正式生效后，由合同經(jīng)辦人根據(jù)合同履約的實(shí)際情況，在該模塊中錄入資金支付的信息，以反映合同的實(shí)際履約狀況，且與財(cái)務(wù)部門的實(shí)際資金結(jié)算節(jié)奏保持一致，在通過財(cái)務(wù)部門的審核之后生效。如果該合同的資金支付記錄在企業(yè)ERP其他模塊中已存在，則直接調(diào)取。這樣做能夠使合同的實(shí)際履約狀況通過資金支付這一關(guān)鍵信息在該模塊中予以體現(xiàn)，便于過程監(jiān)管。通過上述四方面工作，合同管理ERP模塊基本實(shí)現(xiàn)了三個(gè)目標(biāo)：合同審核無紙化、合同履約信息化、數(shù)據(jù)使用快捷化。

3合同管理信息化的意義

在合同管理信息化的實(shí)踐中取得了一些成果，在這個(gè)過程中，我們認(rèn)為合同管理信息化的意義主要有三點(diǎn)。

3.1提高流轉(zhuǎn)審核效率

合同管理信息化可以打破時(shí)間和地域的限制，減輕經(jīng)辦人的工作強(qiáng)度，縮短相關(guān)材料流轉(zhuǎn)以及相關(guān)人員的審核和簽字的等待時(shí)間，經(jīng)辦人還能夠隨時(shí)查詢合同審核進(jìn)度，縮減審核周期、提高審核效率。

3.2加強(qiáng)過程管控能力

合同管理信息化可以將資金流向、數(shù)量和時(shí)間為具體內(nèi)容反映合同的實(shí)際履約狀況，為企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督部門開展過程監(jiān)管、同步監(jiān)管提供了有利條件。

篇9

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，企業(yè)為了自我生存和發(fā)展，千方百計(jì)地開展促銷活動(dòng)，擴(kuò)大自己產(chǎn)品的銷售規(guī)模和市場(chǎng)的占有份額，銷售手段花樣百出。其中，賒銷作為企業(yè)促銷產(chǎn)品的重要手段之一，已越來越被眾多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)們所采用，對(duì)企業(yè)產(chǎn)品的銷售工作起到一定的促進(jìn)作用。但是，賒銷也使企業(yè)的應(yīng)收賬款金額迅速增大，加上企業(yè)間相互拖欠貨款的現(xiàn)象日益嚴(yán)重，使企業(yè)應(yīng)收賬款金額增長(zhǎng)更快，壞帳損失也日益增多，給企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)造成嚴(yán)重影響，嚴(yán)重制約了企業(yè)的正常生產(chǎn)和發(fā)展。因此，對(duì)單位應(yīng)收賬款必須加強(qiáng)日常管理，采取有力的措施進(jìn)行保障和控制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決。如何有效地控制應(yīng)收賬款的增長(zhǎng)，已成為企業(yè)管理和企業(yè)生死存亡的重要議題。下面我從應(yīng)收賬款形成前、形成中和形成后三個(gè)階段談?wù)剳?yīng)收賬款的管理：

一、 應(yīng)收賬款形成前的管理

1、搞好新客戶資信調(diào)查，從源頭控制不良應(yīng)收賬款的發(fā)生。凡與公司發(fā)生業(yè)務(wù)往來的客戶，特別是非現(xiàn)款交易的客戶，在發(fā)生業(yè)務(wù)之前，公司都要專門派業(yè)務(wù)員對(duì)客戶的資信狀況進(jìn)行全面了解，從源頭控制不良應(yīng)收賬款的發(fā)生。為防止業(yè)務(wù)員壟斷客戶源，凡與公司發(fā)生業(yè)務(wù)的客戶資源實(shí)行集中統(tǒng)一管理，應(yīng)由銷售部門設(shè)立專人建立客戶檔案。

2、堅(jiān)持對(duì)老客戶進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理進(jìn)行調(diào)查、評(píng)審。每隔半年公司都要對(duì)老客戶重新進(jìn)行一次資信狀況評(píng)審，及時(shí)掌握老客戶的發(fā)展變化，分析老客戶的資信和未來的發(fā)展情況。通過對(duì)老客戶嚴(yán)格的資信調(diào)查，科學(xué)地信用評(píng)估，重新確立客戶的信用等級(jí)，與信譽(yù)好的客戶繼續(xù)開展業(yè)務(wù)往來。對(duì)資信狀況有所下降的客戶及時(shí)采取減少發(fā)貨，實(shí)行擔(dān)保和加強(qiáng)貨款催收措施，對(duì)資信狀況差和長(zhǎng)期拖欠款的用戶則停止發(fā)貨。

二、應(yīng)收賬款形成中的管理

1、謹(jǐn)慎選擇結(jié)算方式。公司在與客戶發(fā)生業(yè)務(wù)往來時(shí)，根據(jù)客戶的信用等級(jí)不同，采用不同的結(jié)算方式。對(duì)于一些盈利能力較強(qiáng)，資信度較好的客戶，適當(dāng)放寬信用，采取定期收款和銀行承兌匯票等結(jié)算方式；而對(duì)于那些盈利能力一般或者盈利能力較弱、資信度較差的客戶，則選擇支票或銀行匯票等現(xiàn)金結(jié)算方式，決不能單純?yōu)樘岣咪N售額而遷就客戶提出的不合理要求，以增加應(yīng)收賬款帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

2、加強(qiáng)銷售合同管理。為加強(qiáng)防范經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)的能力，確保合同的順利進(jìn)行和發(fā)生糾紛時(shí)提供可靠的證據(jù)，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)授權(quán)銷售部門及業(yè)務(wù)人員與客戶簽訂銷售合同。簽定合同應(yīng)符合《中華人民共和國合同法》的規(guī)定。金額巨大的銷售合同的訂立應(yīng)當(dāng)征詢法律顧問或?qū)＜业囊庖?。公司?yīng)當(dāng)建立健全銷售合同審批制度。審批人員應(yīng)對(duì)銷售價(jià)格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等嚴(yán)格把關(guān)。

公司所有的產(chǎn)品供銷合同和合同履行過程中形成的中間資料（合同變更協(xié)議書、附件、傳真件等）由合同管理部門統(tǒng)一收集管理存檔。凡涉及非現(xiàn)款交易的業(yè)務(wù)，公司都要與客戶簽訂符合國家標(biāo)準(zhǔn)的商業(yè)供銷合同。首先，在正式簽訂合同前，由業(yè)務(wù)員、銷售負(fù)責(zé)人根據(jù)客戶的資信等級(jí)商量確定客戶的最高賒銷款額，報(bào)合同管理部門備案；然后按ISO9002標(biāo)準(zhǔn)合同評(píng)審程序進(jìn)行嚴(yán)格的合同評(píng)審，經(jīng)審查無異議后，合同管理部門做好合同臺(tái)賬登記并在合同副本上加蓋“已存檔”印章，接下來交由銷售部門、財(cái)務(wù)部門嚴(yán)格監(jiān)督合同執(zhí)行。

3、嚴(yán)格發(fā)貨通知單和開票管理。在與客戶發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系時(shí)，銷售部門填制完善的“發(fā)貨通知單”，發(fā)貨通知單必須登記各種不同的客戶內(nèi)容，如所訂貨物的貨號(hào)、數(shù)量、價(jià)格等以完整和規(guī)范化的格式反映出來。銷售過程中所需的各種授權(quán)和審批在發(fā)貨通知單上必須簽署齊全。發(fā)貨通知單必須在事先進(jìn)行連續(xù)編號(hào)，并制成能反映出各銷售環(huán)節(jié)控制作用的統(tǒng)一格式。發(fā)貨通知單在執(zhí)行后應(yīng)歸檔管理，并由專門的職員對(duì)其進(jìn)行定期檢查。

銷售部門在按照銷售合同上訂明的貨物發(fā)出后，填制“開票通知單”，并在“制單人”欄簽名（不能蓋章），經(jīng)銷售負(fù)責(zé)人在簽名（不能蓋章）后，向稅務(wù)會(huì)計(jì)出具“開票通知單”和與本項(xiàng)業(yè)務(wù)一致且已加蓋“已存檔”印章的有效合同副本，稅務(wù)會(huì)計(jì)根據(jù)客戶檔案中最高欠款限額確立是否開票，如果開票通知單計(jì)入應(yīng)收貨款扣除已收貨款后累計(jì)不超出最高欠款限額，稅務(wù)會(huì)計(jì)開出發(fā)票；否則，稅務(wù)會(huì)計(jì)拒開發(fā)票。

4、限制賒銷額，避免盲目賒銷。公司對(duì)于新客戶，一般都不采用賒銷形式，對(duì)于個(gè)別類型的客戶（如私有企業(yè)或是經(jīng)營規(guī)模較小的企業(yè)），堅(jiān)持先付款后發(fā)貨的原則，如果第一次業(yè)務(wù)順利完成，則該客戶以后再與企業(yè)發(fā)生業(yè)務(wù)時(shí)，可享受上次業(yè)務(wù)的賒銷額度。對(duì)長(zhǎng)期發(fā)生賒銷業(yè)務(wù)的客戶，公司每隔一個(gè)季度對(duì)其進(jìn)行一次經(jīng)營狀況調(diào)查，如該公司經(jīng)營狀況正常，且信用度較好，則賒銷額自動(dòng)增長(zhǎng)一個(gè)百分比（公司可自定），以體現(xiàn)對(duì)誠信客戶的優(yōu)厚待遇。

三、應(yīng)收賬款形成后的管理

1、加強(qiáng)應(yīng)收賬款的監(jiān)控，減少壞賬損失。企業(yè)的財(cái)務(wù)部門應(yīng)按賒銷客戶區(qū)域建立核算應(yīng)收賬款明細(xì)賬，對(duì)賒銷業(yè)務(wù)及時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，月末，編制“應(yīng)收賬款賬齡分析表”，并對(duì)超期未付款者列表注明名稱、金額，并查明原因，及時(shí)反饋給企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)和銷售部門，為評(píng)估、調(diào)整賒銷客戶的信用等級(jí)提供可靠依據(jù)。企業(yè)財(cái)會(huì)部門應(yīng)定期向賒銷客戶寄送對(duì)賬單和催交欠款通知書。對(duì)未超過期限的賒銷客戶，主要是獲得經(jīng)雙方供銷、財(cái)會(huì)經(jīng)辦人確認(rèn)無誤并簽章的對(duì)賬單，作為雙方對(duì)賬的原始依據(jù)；對(duì)超過期限的賒銷客戶，在發(fā)出對(duì)賬單的同時(shí)，還需發(fā)催交欠款通知書，及時(shí)催收欠款。企業(yè)銷售部門及有關(guān)經(jīng)辦人員應(yīng)積極配合財(cái)會(huì)部門做好此項(xiàng)工作，減少壞賬損失。

2、加大清欠力度，加快貨款回收。隨著應(yīng)收賬款賬齡的增大，呆壞賬的數(shù)額也隨之增大，為加強(qiáng)企業(yè)資金管理，把呆壞賬損失控制到最低限額，公司應(yīng)專門成立清欠辦公室，由公司總經(jīng)理主要負(fù)責(zé)。對(duì)于債務(wù)人破產(chǎn)、死亡、因債務(wù)人逾期未能履行償債義務(wù)超過三年仍然不能收回的應(yīng)收賬款，或者需要通過法律途徑解決的應(yīng)收賬款應(yīng)轉(zhuǎn)交清欠辦公室責(zé)成專人負(fù)責(zé)清收。

清欠人員清收時(shí)，企業(yè)有關(guān)銷售、財(cái)會(huì)、合同管理部門應(yīng)及時(shí)提供賒銷客戶的詳細(xì)原始資料，如銷售合同、銷售發(fā)票、對(duì)賬單、欠款金額及發(fā)生時(shí)間等，為催收工作提供方向和依據(jù)；企業(yè)銷售部門應(yīng)組織人員，積極與對(duì)方進(jìn)行聯(lián)系，及時(shí)收回欠款。對(duì)近期暫不能還款的賒銷客戶，應(yīng)要求對(duì)方制訂還款計(jì)劃并提供擔(dān)保，使其能逐步還清欠款。對(duì)那些既不按時(shí)請(qǐng)付貨款，又制訂不出確實(shí)的還款計(jì)劃或提供擔(dān)保的、缺乏清償能力的，應(yīng)及時(shí)通過法律途徑給予解決。

收回的呆壞賬，可根據(jù)應(yīng)收賬款賬齡的長(zhǎng)短按比例提取清欠費(fèi)用，清欠費(fèi)用應(yīng)由原經(jīng)辦人承擔(dān)相應(yīng)的呆壞賬金額的較大比例。通過加大清欠力度，加快貨款回收，公司的流動(dòng)資金才有可能步入正常循環(huán)狀態(tài)。

3、辦理交接，明確責(zé)任，降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)。業(yè)務(wù)人員崗位調(diào)換、離職，必須對(duì)經(jīng)手的應(yīng)收賬款進(jìn)行交接，凡業(yè)務(wù)人員調(diào)崗，必須先辦理包括應(yīng)收賬款在內(nèi)的工作交接，交接未完的，不得離崗，交接不清的，責(zé)任由移交者負(fù)責(zé)，交接清楚后，責(zé)任由接替者負(fù)責(zé)；凡離職的，應(yīng)在30日內(nèi)向公司提出申請(qǐng)，批準(zhǔn)后辦理交接手續(xù)，未辦理交接手續(xù)而自行離開者其薪資和離職補(bǔ)貼不予發(fā)放，由此給公司造成損失的，將依法追究法律責(zé)任。離職交接依最后在交接單上批示的生效日期為準(zhǔn)，在生效日期前要交接完成，若交接不清又離職時(shí)，仍將依照法律程序追究當(dāng)事人的責(zé)任；應(yīng)收賬款交接后一個(gè)月內(nèi)應(yīng)全部逐一核對(duì)，無異議的賬款由接交人負(fù)責(zé)接手清收，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)掌握客戶的通訊方式、注冊(cè)地址的變化或?qū)嵉貙?duì)帳，以確定業(yè)務(wù)人員手中賬單的真實(shí)性。交接前應(yīng)核對(duì)全部賬目報(bào)表，有關(guān)交接項(xiàng)目一概以交接清單為準(zhǔn)，交接清單經(jīng)交、接、監(jiān)三方簽署蓋章即視為完成交接，日后若發(fā)現(xiàn)賬目不符時(shí)由接交人負(fù)責(zé)。

4、發(fā)生壞賬，及時(shí)報(bào)告。

業(yè)務(wù)員發(fā)現(xiàn)發(fā)生壞帳的可能性時(shí)應(yīng)爭(zhēng)取時(shí)效速報(bào)業(yè)務(wù)主管，及時(shí)采取補(bǔ)救措施，如客戶有其他財(cái)產(chǎn)可供作抵償時(shí)，征得客戶同意立即協(xié)商抵償物價(jià)值，妥善處理避免更大損失發(fā)生。但不得在沒有擔(dān)保的情況下，再次向該客戶發(fā)貨。否則相關(guān)損失由業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)全額賠償。

篇10

關(guān)鍵詞：GRAPPLE；XP；UMLs；軟件工程

Key words: GRAPPLE；XP；UMLs；software engineering

中圖分類號(hào)：TP315 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-4311（2010）35-0047-03

1GRAPPLE和XP簡(jiǎn)介

由于受到軟件危機(jī)的影響，軟件的開發(fā)過程對(duì)軟件開發(fā)團(tuán)隊(duì)提出了更高的要求，比如需要更多考慮用戶需求、開發(fā)速度要求更快，同時(shí)要保證軟件的質(zhì)量絕對(duì)可靠等問題。一直以來業(yè)界軟件的開發(fā)過程都是采用瀑布模型等早期的傳統(tǒng)軟件工程方法，瀑布模型的特點(diǎn)是層次很清晰，從系統(tǒng)的問題定義、可行性分析、需求定義等一路下來，每一步的開始都要以上一步的完成作為前提。隨著業(yè)界對(duì)用戶需求、軟件的擴(kuò)展性等問題考慮的越來越多的情況下，一些新的軟件開發(fā)方法和思想涌現(xiàn)了出來，其中影響比較大的是敏捷方法學(xué)，而其中更為使用的普遍的是GRAPPLE和XP極限編程方法。XP是一種軟件過程思想，旨在解決軟件生命周期中存在的問題。

極限編程主要是由十二大簡(jiǎn)單卻互相依賴的基本原則組成。這些原則結(jié)合在一起形成了1個(gè)勝于部分結(jié)合的整體。它們分別是:計(jì)劃游戲、小型、簡(jiǎn)單設(shè)計(jì)、測(cè)試驅(qū)動(dòng)開發(fā)、持續(xù)集成、重構(gòu)、結(jié)對(duì)編程、代碼共享、可持續(xù)進(jìn)度、現(xiàn)場(chǎng)客戶、隱喻及編碼標(biāo)準(zhǔn)。下面將結(jié)合個(gè)人實(shí)踐主要對(duì)（小型、代碼共享、隱喻及編碼標(biāo)準(zhǔn)）原則進(jìn)行淺析。

XP的小型：小型就是快速地將簡(jiǎn)單系統(tǒng)做成產(chǎn)品，接著在較短的周期內(nèi)新版本。小型版本是1個(gè)可交流的好辦法,用戶可以盡早針對(duì)性提出反饋，開發(fā)人員根據(jù)用戶的反饋糾正瑕疵,那么系統(tǒng)就不會(huì)偏離用戶的真正需要太遠(yuǎn)。

國外研究者進(jìn)過總結(jié)，Rational公司融合Grady Booch、James Rumbaugh、Ivar Jacobson三位軟件工程大師的理論，提出了Rational Unified Process(軟件統(tǒng)一開發(fā)過程)。但RUP有其自身的缺陷：它本身結(jié)構(gòu)復(fù)雜和知識(shí)點(diǎn)多難以把握，還有它支持多項(xiàng)目開發(fā)的能力較弱。

Grady Booch、James Rumbaugh、Ivar Jacobson三位軟件工程大師的理論又提出了GRAPPLE開發(fā)過程，它也高度支持UML，且比RUP易于操作，適用于中小型組織MIS的開發(fā)，但GRAPPLE不是固定不變的，“它是一組可自適應(yīng)的、靈活的開發(fā)思想，它為項(xiàng)目經(jīng)理留有余地，以便讓他們發(fā)揮自己的創(chuàng)造力和好的思想來適應(yīng)自己的組織，減少不必要的一些開發(fā)步驟?！?/p>

GRAPPLE由5個(gè)段組成，提出使用“段”而不是“階段”為的是說明不是通常意義上的那種一個(gè)階段完成后，下一階段才開始。每個(gè)段又由許多動(dòng)作（action）組成。每個(gè)動(dòng)作產(chǎn)生一個(gè)工作產(chǎn)品，并且每個(gè)動(dòng)作都是一個(gè)特定的執(zhí)行者（player）的職責(zé)。

GRAPPLE有下列段：①需求收集；②分析；③設(shè)計(jì)；④開發(fā)；⑤部署。其中需求收集段包括發(fā)現(xiàn)領(lǐng)域過程、領(lǐng)域分析、識(shí)別協(xié)作系統(tǒng)、發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)需求和將結(jié)果提交客戶；分析段包括理解系統(tǒng)的用法、充實(shí)用例、細(xì)化類圖、分析對(duì)象狀態(tài)變化、定義對(duì)象之間的交互、分析與協(xié)作系統(tǒng)的集成；設(shè)計(jì)段包括開發(fā)和細(xì)化對(duì)象圖、開發(fā)構(gòu)件圖、指定部署計(jì)劃、設(shè)計(jì)和開發(fā)用戶界面原型、測(cè)試設(shè)計(jì)和開始編制文檔；開發(fā)段包括編制代碼、測(cè)試代碼、構(gòu)件用戶界面和用戶界面到代碼的連接測(cè)試和完成文檔；部署段包括編制備份和恢復(fù)計(jì)劃、在硬件上安裝最終系統(tǒng)和慶祝。

總之，GRAPPLE的運(yùn)動(dòng)方式是從一般到具體――從不精確到精確。它開始于一個(gè)對(duì)領(lǐng)域的概念理解，然后是系統(tǒng)的高層功能，接著繼續(xù)深入每個(gè)用例、細(xì)化模型，最后設(shè)計(jì)、開發(fā)和部署系統(tǒng)。

UML是由著名的面向?qū)ο髮＜褿rady Booch，James Rumbaugh 和Ivar Jacobson共同設(shè)計(jì)的一種軟件建模語言，它功能強(qiáng)大，易于表達(dá)，全面支持面向?qū)ο蟮恼麄€(gè)開發(fā)過程。

統(tǒng)一建模語言UML包括13種圖形，構(gòu)建一個(gè)系統(tǒng)不是每種圖都能用上，其中重要的內(nèi)容可有由5類圖來定義：①是用例圖，用來描述系統(tǒng)邊界和主要功能，并指出各功能的操作者。②是靜態(tài)圖，包括類圖、對(duì)象圖和包圖。用來描述系統(tǒng)的靜態(tài)結(jié)構(gòu)。③是行為圖，包括狀態(tài)圖和活動(dòng)圖。用來描述對(duì)象的動(dòng)態(tài)特征。④是交互圖，包括順序圖和協(xié)作圖，主要通過對(duì)象間的交互關(guān)系來描述系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)實(shí)現(xiàn)。⑤是實(shí)現(xiàn)圖，包括構(gòu)件圖和配置圖。構(gòu)件圖描述代碼部件的物理結(jié)構(gòu)及各部件之間的依賴關(guān)系。配置圖定義系統(tǒng)中軟硬件的物理體系結(jié)構(gòu)。

簡(jiǎn)言之，UML可以從靜態(tài)結(jié)構(gòu)和動(dòng)態(tài)行為兩方面來描述系統(tǒng)。靜態(tài)結(jié)構(gòu)定義了系統(tǒng)中的對(duì)象和操作以及它們之間的聯(lián)系,動(dòng)態(tài)行為描述了對(duì)象之間的交互過程及通信機(jī)制。因此，UML的主要內(nèi)容也可以歸納為靜態(tài)建模機(jī)制和動(dòng)態(tài)建模機(jī)制兩大類。

2應(yīng)用實(shí)例――小型超市進(jìn)銷存銷售管理系統(tǒng)

2.1 需求收集段在需求收集段，主要工作是發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)過程、進(jìn)行領(lǐng)域分析、識(shí)別協(xié)作系統(tǒng)、發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)需求及提交結(jié)果等。核心就是通過與用戶的各種交流,發(fā)現(xiàn)用戶的需求并進(jìn)行初步的分析。結(jié)果可以用反應(yīng)業(yè)務(wù)流程的活動(dòng)圖、反應(yīng)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的高層的UseCase圖，初步的類圖和其他的文檔形式表達(dá)。

進(jìn)銷存管理系統(tǒng)首先應(yīng)包括三個(gè)子系統(tǒng)：銷售管理子系統(tǒng)、采購管理子系統(tǒng)、倉庫管理子系統(tǒng)。根據(jù)GRAPPLE，分析人員先與企業(yè)人員面談，了解企業(yè)的業(yè)務(wù)流程以及對(duì)企業(yè)所處的領(lǐng)域進(jìn)行分析，由此分析人員得到一組關(guān)于業(yè)務(wù)過程的活動(dòng)圖（如圖1所示）和一個(gè)高層的類圖和會(huì)談?dòng)涗?。之后，分析人員需識(shí)別企業(yè)是否還使用其他的系統(tǒng)，如財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，進(jìn)銷存系統(tǒng)不是獨(dú)立存在于企業(yè)，它必須與企業(yè)中其他的系統(tǒng)協(xié)作。

此處采用XP的小型，主要是企業(yè)人員因?yàn)槭欠菍I(yè)人員，通常不能準(zhǔn)確描述用戶的需求，所以分析人員通過和企業(yè)人員面談，先自行快速開發(fā)出一個(gè)業(yè)務(wù)模型，以及借助于這個(gè)業(yè)務(wù)模型，快速進(jìn)行軟體測(cè)試版的代碼編寫工作。

然后我們采用聯(lián)合應(yīng)用開發(fā)會(huì)議（Joint Application Development session，JAD session），來進(jìn)行需求收集。采取JAD而不是單獨(dú)會(huì)談獲取需求，一是因?yàn)橄到y(tǒng)的開發(fā)是一個(gè)很短的開發(fā)時(shí)限，而單獨(dú)會(huì)談可能耗時(shí)數(shù)周或更長(zhǎng)的時(shí)間，而且單獨(dú)會(huì)談時(shí)可能產(chǎn)生意見上的分歧，解決這些分歧又要浪費(fèi)更多的時(shí)間。由此得到的是一個(gè)表示高層領(lǐng)域的用例圖包（如圖2所示）。

最后開發(fā)人員完成需求段的動(dòng)作后，把這些動(dòng)作產(chǎn)生的結(jié)果提交給客戶，這是一個(gè)迭代的過程。

2.2 分析段在這一段里，應(yīng)深入分析需求收集段獲得結(jié)果并增進(jìn)對(duì)問題的理解。其中主要工作是進(jìn)一步理解系統(tǒng)，充實(shí)用例，細(xì)化類圖，分析對(duì)象狀態(tài)變化，定義對(duì)象之間的交互以及分析與協(xié)作系統(tǒng)的集成。事實(shí)上，分析段和需求段之間是沒有嚴(yán)格的界限的，分析段的部分工作在需求段就已經(jīng)開始。

進(jìn)銷存管理系統(tǒng)由倉庫管理、銷售管理、采購管理三部分組成。由于進(jìn)銷存管理系統(tǒng)比較復(fù)雜，限于篇幅，以下就僅以銷售子系統(tǒng)為例說明UML在分析段中的應(yīng)用。銷售管理還可以分解成以下一些用例：“銷售合同管理”、“大客戶管理”、“產(chǎn)品推銷企劃”、“銷售計(jì)劃管理”、“售后服務(wù)管理”如圖3所示。

其中銷售合同管理又可以分解為“增加新合同”、“修改合同”、“打印綜合報(bào)表”、“收款單處理”、“打印催款單”、“查詢合同”、“存入歷年庫”、“檢查合同履約”等用例，如圖4所示。

進(jìn)過以上的步驟，再進(jìn)一步細(xì)化需求階段得到的類圖、分析對(duì)象狀態(tài)的變化、定義對(duì)象之間的交互、分析與協(xié)作系統(tǒng)的集成。在需求段得到的類圖中加入關(guān)聯(lián)名稱，多重性，泛化等。針對(duì)用例，在時(shí)序圖和協(xié)作圖中描述對(duì)象間的交互，用作對(duì)類圖的方法的補(bǔ)充。

為節(jié)省篇幅，僅對(duì)銷售合同管理子系統(tǒng)中的收款單處理用例進(jìn)行描述，如圖5所示。

2.3 設(shè)計(jì)段在本段中，可以使用分析段的結(jié)果來設(shè)計(jì)系統(tǒng)的解決方案。設(shè)計(jì)和分析都可以重復(fù)迭代直到設(shè)計(jì)完成。主要工作是開發(fā)和細(xì)化對(duì)象圖、開發(fā)構(gòu)件圖、制定部署計(jì)劃、設(shè)計(jì)和開發(fā)用戶界面原型、測(cè)試設(shè)計(jì)、開始編制文檔。

在銷售管理子系統(tǒng)中，銷售管理業(yè)務(wù)包括制定產(chǎn)品銷售計(jì)劃、推銷本企業(yè)的產(chǎn)品（包括大客戶資訊管理和產(chǎn)品推銷策略計(jì)劃的制定與實(shí)施），與客戶簽訂銷售合同、產(chǎn)品銷售后及時(shí)追繳客戶的應(yīng)付貨款、檢查合同履約率、提供售后服務(wù)等。

對(duì)銷售管理用例進(jìn)行細(xì)化分析，得到細(xì)化的類圖和對(duì)象圖如圖6所示。其中，實(shí)體類有銷售人員、客戶、經(jīng)理、銷售部門、財(cái)務(wù)管理部門、合同履約、生產(chǎn)調(diào)度管理部門、大客戶、貨款、產(chǎn)品、銷售計(jì)劃、履約合同、銷售合同、付款單、催款單、庫存管理部門。

通過進(jìn)一步分析細(xì)化，將以上的實(shí)體類進(jìn)一步合并為以下10個(gè)實(shí)體類：客戶類、大客戶類、銷售人員類、公司經(jīng)理類、產(chǎn)品類、銷售計(jì)劃類、銷售合同類、履約合同類、付款單類、催款單類。

而且還需添加銷售管理的邊界類以及控制類，邊界類主要包括：銷售計(jì)劃管理窗口類、客戶（大客戶）管理窗口類、銷售合同管理窗口類、產(chǎn)品管理窗口類、履約合同管理窗口類、付款單管理類、催款單管理窗口類，控制類就是銷售管理子系統(tǒng)的主管理窗口類。

2.4 開發(fā)段這個(gè)階段，根據(jù)前期快速編寫的測(cè)試版，結(jié)合以上各個(gè)時(shí)期的軟件構(gòu)建模型，通過修改測(cè)試版的代碼，將設(shè)計(jì)結(jié)果付諸實(shí)施編制代碼，測(cè)試代碼，構(gòu)建用戶界面和用戶界面到代碼的連接測(cè)試，并進(jìn)一步完成文檔。

2.5 部署段當(dāng)開發(fā)完成后，系統(tǒng)就要被部署到適當(dāng)?shù)挠布线\(yùn)行并要與協(xié)同系統(tǒng)集成起來。主要工作是編制備份和恢復(fù)計(jì)劃，在硬件上安裝最終系統(tǒng)，測(cè)試安裝后的系統(tǒng)等。不過，在第一段時(shí)該段就可以開始。

3結(jié)束語

通過“進(jìn)銷存管理系統(tǒng)”實(shí)例分析，可以看出，整合設(shè)計(jì)的過程框架分別吸收借鑒了GRAPPLE與XP的優(yōu)秀方法與思想。通過對(duì)GRAPPLE和XP的整合分析與設(shè)計(jì)可以看出，GRAPPLE需要XP 為其提高敏捷性，提高其對(duì)變化的快速反應(yīng)能力，以適應(yīng)市場(chǎng)的不斷變化和客戶需求的不斷變化；而XP可以利用GRAPPLE深刻的理論基礎(chǔ)作為其發(fā)展的基石。總結(jié)出GRAPPLE與XP整合的過程模式是一個(gè)以用戶為中心、架構(gòu)為中心、用例驅(qū)動(dòng)、測(cè)試驅(qū)動(dòng)、風(fēng)險(xiǎn)驅(qū)動(dòng)、即時(shí)溝通與反饋、易變更的有序軟件開發(fā)過程。GRAPPLE和XP的結(jié)合能夠適應(yīng)變化，使得開發(fā)團(tuán)隊(duì)更有效率的工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]Joseph Schmuller，李虎著，趙龍剛譯.基于UML以RUP為過程指導(dǎo)的業(yè)務(wù)建模[M].人民郵電出版社.