導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理的分類方法，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

中圖分類號：F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）04-00-01

一、知識經(jīng)濟(jì)的主要特征

一是知識已成為企業(yè)生產(chǎn)力和生產(chǎn)關(guān)系的最大要素；二是知識的來源已經(jīng)全球化、信息化、多樣化。過去知識的來源并不豐富和直接，而隨著因特網(wǎng)的普及，世界的知識已經(jīng)融匯在網(wǎng)絡(luò)中，隨時隨地可以取得和應(yīng)用。過去知識主要以書報(bào)、文稿為主，而現(xiàn)在有文字、圖像、語音、圖形多種表現(xiàn)形式，又以紙質(zhì)、電子、光碟等多種媒體表現(xiàn)；三是知識處理與傳播已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化。過去靠面對面培訓(xùn)，靠電視、廣播。而現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺已經(jīng)深入到企業(yè)和家庭，知識已經(jīng)緊緊地圍繞在我們身邊；四是知識的產(chǎn)權(quán)化。雖然大量知識已共享，但作為企業(yè)競爭的核心知識正在產(chǎn)權(quán)化，以保護(hù)創(chuàng)新知識的企業(yè)。企業(yè)也正以自己的創(chuàng)新知識獲取企業(yè)的最大利潤；五是知識管理成為主要的手段，也成為企業(yè)的核心管理。知識經(jīng)濟(jì)時代的管理重點(diǎn)已經(jīng)轉(zhuǎn)移到知識管理上，因?yàn)槠髽I(yè)的利潤增長來源主要是企業(yè)掌握了別人不具備的知識，而掌握和擁有知識的過程就是知識管理過程。

二、企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理中存在的問題

傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)在收集、保存資料，記載“歷史”。傳統(tǒng)檔案管理多以實(shí)物存檔為管理對象，管理手段主要就是用媒體（主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)）記錄下來，并分類存放在檔案室中。這個階段由于技術(shù)手段的限制，管理的重點(diǎn)就在“收集”、“管理”、“編目編冊”、“保存”、“借閱”等工作上。同時，非常強(qiáng)調(diào)資料的完整性、安全性，所以過去只有少數(shù)的人員能借閱。事實(shí)上，傳統(tǒng)的檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人在需要的時候以歷史資料為依據(jù)，檔案才產(chǎn)生作用。由于歷史的局限，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理主要存在以下問題：一是工作量大，耗費(fèi)時間長。二是保存占據(jù)空間較大。三是查找困難。四是傳統(tǒng)檔案的安全性沒有可靠的保障。

（二）信息時代企業(yè)檔案管理中存在的問題

一是收集整理檔案用人多，耗費(fèi)時間長。與傳統(tǒng)檔案管理一樣，檔案得不到及時地、實(shí)時地應(yīng)用。等整理編號完畢，已經(jīng)成為“歷史”。有更嚴(yán)重的問題是，部分信息管理人員、檔案管理人員不具備整理的能力，致使檔案規(guī)范化難以實(shí)現(xiàn)。

二是網(wǎng)絡(luò)化沒有給企業(yè)檔案管理帶采革命性的變化。信息時代的網(wǎng)絡(luò)化把全球聯(lián)成了地球村，檔案管理不再是孤立地由檔案管理者處理的事情。因?yàn)椋谛畔⒏偁?、知識競爭的激烈狀態(tài)下，人們已經(jīng)沒有時間等待檔案員那漫長的整理過程。只有對檔案進(jìn)行及時、快捷地處理，才能適應(yīng)現(xiàn)實(shí)社會對檔案的需求。目前就我國各級檔案館來看，檔案管理的革命性變化還沒有真正到來。

三是檔案的分類方法多沿襲舊制。按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進(jìn)一些信息管理的規(guī)則，脫離了實(shí)際工作規(guī)律或習(xí)慣，因?yàn)榻^大多數(shù)檔案利用者并不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類方法，查找起來就顯得非常麻煩。事實(shí)上，這也是眾多檔案管理實(shí)施信息化以后出現(xiàn)的問題，檔案信息系統(tǒng)依然是檔案管理者自己的系統(tǒng)。

三、企業(yè)檔案管理與知識管理的關(guān)系

企業(yè)知識管理就是通過一定手段，把知識的產(chǎn)生、沉淀、規(guī)范、傳遞、應(yīng)用等過程管理起來，使企業(yè)員工快速掌握知識，具備更強(qiáng)的工作能力，極大地提高企業(yè)工作質(zhì)量和效率水平，進(jìn)而取得利潤。

1.知識資源管理正逐步成為企業(yè)管理的核心之一。企業(yè)知識大體上分為顯性和隱性兩大類。顯性知識就是已經(jīng)記載下來、能看、能聽或能讀的知識；隱性知識是存在于大腦中、行為中、數(shù)據(jù)中，未被記載下來的知識。所謂知識資源狹義上的定義就是顯性知識。知識資源管理，也就是顯性知識的管理。當(dāng)然，顯性知識也是從隱性知識轉(zhuǎn)變而來的。知識資源管理是知識管理的重要組成部分之一，它當(dāng)然是企業(yè)管理的核心之一。并且可以說，知識資源對于企業(yè)、組織來講，現(xiàn)實(shí)感到是最需要管理的，因?yàn)樗鼈円呀?jīng)是、或大部份已經(jīng)是企業(yè)的經(jīng)營成果，它們代表了企業(yè)現(xiàn)實(shí)的知識資產(chǎn)，所以說，知識資源的管理其實(shí)質(zhì)是對企業(yè)核心知識資產(chǎn)的管理。

2.檔案知識管理必然上升到知識資源管理。檔案知識是典型的顯性知識，并且是經(jīng)過一定規(guī)范化處理（格式化編目、編號）得知識資源。當(dāng)我們認(rèn)識到檔案知識是知識資源，那么它的管理就要從知識資源管理的角度去認(rèn)識、去推動。

（1）企業(yè)檔案知識管理上升到知識資源管理是完全可能的。因?yàn)闄n案知識是知識資源，且是規(guī)范化處理后的知識資源。按照知識資源的管理過程，它還將應(yīng)用到工作中，并創(chuàng)新知識、創(chuàng)新工作，這才符合檔案知識管理的規(guī)律，才能生存下去，否則檔案知識管理就會走到盡頭。

篇2

由于傳統(tǒng)檔案管理不能適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的速度，設(shè)備現(xiàn)代化，檔案種類的多樣化，都對檔案管理人員的專業(yè)水平要求提出了新標(biāo)準(zhǔn)，必須通過各種形式，加強(qiáng)他們對新檔案法的學(xué)習(xí)和認(rèn)識，使其具有法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺性、責(zé)任心，必須加強(qiáng)檔案管理人員教育，盡快培養(yǎng)一批掌握新技術(shù)，又熟悉檔案知識的專業(yè)人才，才能完成這項(xiàng)艱巨而重大的任務(wù)。

2辦公室文書檔案的管理

文書檔案的特點(diǎn)，其內(nèi)容有針對性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長。對于“件”數(shù)太多。辦公室歸結(jié)出的檔案一般比較具有時效性和法律性，數(shù)量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。對于整理過程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進(jìn)行系統(tǒng)的整理，且多數(shù)為法律文件、規(guī)劃部署、計(jì)劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。對于管理易發(fā)生的錯誤。辦公室文件最大的特點(diǎn)是其有機(jī)聯(lián)系性強(qiáng)，從名目即可窺看內(nèi)容方向。即便發(fā)生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。

3辦公室業(yè)務(wù)檔案的管理

業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)是零散、量大，其特點(diǎn)的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計(jì)細(xì)節(jié)，方便找出其中關(guān)聯(lián)檔案，立卷整理的優(yōu)勢就立刻顯現(xiàn)出來。分類概括。業(yè)務(wù)檔案多以涉及民生問題的個人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問題檔案籠統(tǒng)、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據(jù)其所在地、所在科室、所在管轄進(jìn)行分類，且民生問題涉及安全性文件量低，主要以個人或全體檔案調(diào)用為主。立卷簡易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細(xì)致，在立卷名上馬虎不得。而業(yè)務(wù)檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來來看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區(qū)域名稱即可，并不存在因?yàn)槿藛T不同而產(chǎn)生的立名不同。即使是案卷標(biāo)題也可擬寫，幾個字就行，如勞動合同鑒證冊、招工表、大學(xué)生報(bào)到卷、某某科室員工信息等，不存在爭議問題。

4加強(qiáng)信息化管理

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給人類帶來了極大的便利，電子技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，實(shí)施信息化管理，將把檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，現(xiàn)代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來更加方便。

5人力資源和社會保障管理

檔案管理的其他思索對于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國家應(yīng)及時出臺一些相應(yīng)的檔案收集管理的輔助措施，出臺相應(yīng)規(guī)范細(xì)則，加強(qiáng)檔案管理的執(zhí)行力度。人才培養(yǎng)方面，培養(yǎng)相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)人員，規(guī)定具體細(xì)則，使其有規(guī)范性和統(tǒng)一性。做好檔案監(jiān)控工作，成立專門部門，派遣相應(yīng)專業(yè)，在檔案收集、整理、利用、保存等各個環(huán)節(jié)確保檔案整理工作的有序性、科學(xué)性、安全性，使立案和監(jiān)管互相制約、監(jiān)督。

篇3

1 企業(yè)合同檔案的概念及特征

企業(yè)的合同檔案是企業(yè)活動中的重要分支，是重要的憑證，詳細(xì)記載了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動內(nèi)容，也是企業(yè)履行合同的權(quán)利和義務(wù)的全部資料，是企業(yè)預(yù)算、評估和審計(jì)不可或缺的內(nèi)容。合同檔案與企業(yè)的市場經(jīng)濟(jì)活動密切相關(guān)，可以分為不同的種類，如：

企業(yè)經(jīng)營合同、企業(yè)技術(shù)合同、企業(yè)勞動合同、企業(yè)銷售合同、企業(yè)工程合同等，在企業(yè)的合同檔案分類中，可以呈現(xiàn)出更為直觀和簡單的特征，這些合同檔案都具有其共性和個性，有一般檔案共同的價(jià)值和職能，而合同檔案還有其個性，這主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

①法律性特征。企業(yè)的合同檔案不同于一般的檔案，它的內(nèi)容載體為合同，而合同是具有法律效應(yīng)的資料，在《合同法》的背景之下，具有相應(yīng)的法律效力，合同檔案自然也具有法律效應(yīng)，這與合同檔案的合同簽訂、合同變更、合同終止相適應(yīng)，體現(xiàn)出企業(yè)的合同檔案的法律性特征。

②憑證性特征。企業(yè)的合同檔案是市場經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，在激烈的市場競爭之中，必然會產(chǎn)生較多的經(jīng)濟(jì)糾紛，而合同是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和實(shí)施權(quán)利的憑證，也是處理經(jīng)濟(jì)糾紛的處理憑證，因而，合同檔案顯現(xiàn)出較為明顯的憑證性特征。

③規(guī)范性特征。企業(yè)的合同簽訂、變更和終結(jié)是在《合同法》的范圍之內(nèi)有效，可以這樣認(rèn)為，企業(yè)合同檔案不僅具有法律性的特征，而且還有合同檔案所特有的規(guī)范性的特征，在法律范疇之內(nèi)，企業(yè)合同檔案必須包括當(dāng)事人的姓名、合同數(shù)量、價(jià)款，并且還有規(guī)定的格式，如果沒有依照合同的格式條款，則難以展現(xiàn)出合同全部的法律效力，會使企業(yè)合同不完善或不規(guī)范，這樣，就在無形中使當(dāng)事人的合法權(quán)益受到威脅。

2 企業(yè)合同檔案管理的分類優(yōu)化措施

企業(yè)的合同檔案管理要克服分散、無序的缺點(diǎn)和問題，要正視合同檔案管理的混淆、分散化的狀態(tài)，實(shí)施優(yōu)化的分類管理措施，減少合同檔案分類管理的難度，有效地查找、利用、統(tǒng)計(jì)和管理合同檔案。

2.1 強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制

在企業(yè)的合同檔案管理制度之中，積極健全和完善合同檔案機(jī)制，要對合同檔案的相關(guān)工作如：收集、整理、編目、上架等，進(jìn)行制度化的完善和優(yōu)化，這樣，在制度完善的前提下，才能充分發(fā)揮出企業(yè)的合同檔案管理效能，從安全的角度上來看，強(qiáng)化企業(yè)的合同檔案管理機(jī)制，還可以確保企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，減少企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)，從而促進(jìn)企業(yè)健康、有效的可持續(xù)發(fā)展。

2.2 要加強(qiáng)合同之間的聯(lián)系，做好合同檔案的分類整理

在企業(yè)的合同檔案管理中，要增強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系，要使合同檔案的分類整理工作更為順暢，并且在對企業(yè)合同檔案收集整理工作中，注重合同文件之間的聯(lián)系，單立類目、分類組卷，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的保管和管理。同時，企業(yè)要指定獨(dú)立的部門負(fù)責(zé)合同檔案的管理事宜，避免合同檔案管理中的分散化和無序化狀態(tài)。

2.3 實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號，利用分類管理

在對企業(yè)的合同檔案分類管理中，要將不同的合同文件進(jìn)行統(tǒng)一的編號，這個工作要依照一定的規(guī)則實(shí)施，具體如：將年度內(nèi)的合同文件分為不同的類別如：物資類、工程類等，再加以不同的符號加以區(qū)分，確定好不同的類別號，然后再依照時間的順序或者科目的不同編制小的編號，這樣，就可以較好地實(shí)現(xiàn)對企業(yè)合同檔案的保管、統(tǒng)計(jì)和利用。

2.4 注重附屬材料的收集和整理，確保合同檔案的完好 與齊全

在對企業(yè)的合同檔案管理進(jìn)行分類優(yōu)化的過程中，主管單位要負(fù)責(zé)合同的齊全和完整，要注重對合同檔案的附屬關(guān)聯(lián)材料的收集和整理，并且對于這些相關(guān)文件資料要加以不定期的督促和檢查，從而確保合同檔案在移交之前的齊全和完整性。

2.5 注重企業(yè)合同檔案管理材料的變化情況

在企業(yè)的合同檔案管理分類優(yōu)化過程中，規(guī)定在每年的一定時間要進(jìn)行合同檔案的移交，主管部門要移交上一年度的所有合同文件資料，這個工作相當(dāng)繁瑣和細(xì)致，還存在一些合同檔案的變化情況，諸如：合同簽訂后還會有合同的變更、合同解除、合同作廢等問題，這些相關(guān)的合同文件變化情況都要進(jìn)行及時的把握，由于這些合同文件資料的不確定性，不能一次性地終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這樣就會使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。

3 優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法

3.1 集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理

企業(yè)的合同檔案分類管理要重點(diǎn)對科技檔案和文書檔案進(jìn)行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項(xiàng)目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。對于文書檔案的分類整理，包括企業(yè)的行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，以此為核心，進(jìn)行合同檔案分類管理，要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進(jìn)行重新擬定和分類，從而增強(qiáng)對合同檔案分類管理的有效性。

3.2 集分式分類表

我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了九種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這九種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范而科學(xué)的集分式分類表，并且要在集分式分類表中，對合同檔案進(jìn)行分類歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一的編號和整理。

3.3 分類表的使用方法

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(一)推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，是實(shí)現(xiàn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理由粗放型向集約技術(shù)型轉(zhuǎn)變的必然要求。對我們來說，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理是一個新事物，經(jīng)過幾年的初步探索，對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的類型、內(nèi)容構(gòu)成、分類方法、管理要求、提供利用等方面已經(jīng)有了一定認(rèn)識，也形成了一定的管理模式，但還缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性，仍然處在各自為政，粗放型管理狀態(tài)，不利于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

(二)推進(jìn)杜區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，是加強(qiáng)國家檔案資源建設(shè)的必然要求。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)活動的真實(shí)記錄和憑證，是一種相對獨(dú)立的檔案門類，也是國家重要的檔案資源之一。如果不推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，不提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的規(guī)范化水平，國家檔案資源建設(shè)將會受到十分不利的影響。

(三)推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，是實(shí)現(xiàn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理自動化的必然要求。隨著辦公自動化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的自動化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)提到了重要議事日程，如果不推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的規(guī)范化，使其管理內(nèi)容、管理方式、方法不加以規(guī)范，要實(shí)現(xiàn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的自動化和網(wǎng)絡(luò)化是根本不可能的。

(四)推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，是充分發(fā)揮社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)職能的必然要求。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)具有醫(yī)療、預(yù)防、保健、康復(fù)、健康教育、計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)等六位一體職能，是社區(qū)建設(shè)的重要組成部分。隨著社區(qū)建設(shè)的發(fā)展，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)作為政府實(shí)行的具有一定福利性質(zhì)的社會公益事業(yè)，正日益成為社區(qū)居民離不開的重要事業(yè)。如果不推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，不提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的規(guī)范化水平，就很難提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)的水平和效率，影響社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)作用的充分發(fā)揮。

二、推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的主要任務(wù)和內(nèi)容

明確社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的任務(wù)和內(nèi)容，是推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的關(guān)鍵。從目前情況看，推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的主要任務(wù)和內(nèi)容有如下三個方面：

(一)必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的構(gòu)成

從目前情況看，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案主要應(yīng)包括綜合管理、家庭健康檔案、健康教育、藥品管理、設(shè)備管理、基本建設(shè)、會計(jì)檔案等。

1．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)綜合管理類檔案主要應(yīng)包括對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)、人員、資格等方面進(jìn)行管理的過程中產(chǎn)生的相關(guān)文件材料和社區(qū)綜合健康狀況材料。社區(qū)綜合健康狀況材料，主要應(yīng)包括四個方面情況：①社區(qū)人口學(xué)資料；②社區(qū)患病資料；③社區(qū)死亡資料；④社區(qū)危險(xiǎn)因素調(diào)查及評估等。

2．家庭健康檔案是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的核心，主要應(yīng)包括五個方面：①家庭基本資料；②家族患病史；③家庭健康狀況；④家庭以往患病記錄；⑤家庭成員健康資料(居民個人健康檔案)等。

家庭成員健康資料主要應(yīng)包括兩個方面，一是以問題為導(dǎo)向的健康問題記錄，二是以預(yù)防為導(dǎo)向的記錄。個人健康問題記錄包括：①居民基本資料；②以往病史；③所患疾病狀況描述及治療進(jìn)展情況記錄；④特殊疾患隨訪記錄表；⑤化驗(yàn)及輔助檢查記錄；⑥轉(zhuǎn)診、會診記錄等。預(yù)防為導(dǎo)向的記錄包括：①周期性健康檢查記錄；②預(yù)防接種記錄；③兒童生長與發(fā)育評價(jià)記錄；④病人教育記錄；⑤危險(xiǎn)因素篩查及評價(jià)記錄等。

3．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)健康教育類檔案主要應(yīng)包括健康教育系統(tǒng)、健康教育組織、健康教育計(jì)劃、健康教育活動內(nèi)容、健康促進(jìn)記錄等。

4．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)藥品管理類檔案主要應(yīng)包括社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)藥品目錄、藥品服用說明書、藥品進(jìn)出庫清單、藥品采購清單等。

5．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)設(shè)備類檔案主要應(yīng)包括社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)購置診斷設(shè)備、治療設(shè)備、醫(yī)療輔助設(shè)備、電教設(shè)備的隨機(jī)文件材料和在使用維護(hù)過程中形成的文件材料。儀器、設(shè)備要建立總賬、分戶賬、檔案卡；各種儀器設(shè)備的說明書、線路圖等資料要分類存檔。

6．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)基本建設(shè)類檔案主要應(yīng)包括社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)辦公、活動場所等基本建設(shè)項(xiàng)目的文件材料，如基本建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖、施工圖、竣工圖、工程概算、決算等。

7．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)財(cái)務(wù)檔案主要包括財(cái)務(wù)決算報(bào)表、賬簿、憑證等。

(二)必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的分類方法

可將整個社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案分成綜合管理、家庭健康檔案、健康教育、藥品管理、設(shè)備管理、基本建設(shè)、會計(jì)檔案等七大類。

1．綜合管理類檔案宜按年度――問題分類法進(jìn)行分類。就是先將綜合管理類檔案材料按年度分開，然后在每個年度內(nèi)按問題進(jìn)行分類。

2．家庭健康檔案類宜采用家庭――姓氏分類法進(jìn)行分類。先將健康檔案按社區(qū)內(nèi)的各個家庭分類，然后在每個家庭內(nèi)按家庭成員的姓氏進(jìn)行分類。

3．健康教育類宜采用年度――問題分類法進(jìn)行分類。先將健康教育類檔案按年度分開，然后在每個年度內(nèi)按問題進(jìn)行分類。

4．藥品管理類宜采用門類――品種分類法進(jìn)行分類。先將藥品管理類檔案按藥品門類分開，然后在門類內(nèi)按品種進(jìn)行分類。

5．設(shè)備管理類宜采用類別――設(shè)備分類法進(jìn)行分類。先將設(shè)備類檔案按設(shè)備類別分開，然后在每個類別內(nèi)按具體設(shè)備進(jìn)行分類。

6．基本建設(shè)類宜采用項(xiàng)目分類法進(jìn)行分類。將基本建設(shè)類檔案按各個具體的基本建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行分類。

7．會計(jì)檔案類宜采用年度――類型分類法進(jìn)行分類。先將會計(jì)檔案按年度分開，然后在每個年度內(nèi)按會計(jì)檔案材料的類型進(jìn)行分類。

(三)必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的幾個重要環(huán)節(jié)

1．必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的收集工作。堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的原則，進(jìn)一步明確社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)文件材料的歸檔范圍，將社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)文件材料收集齊全，確保其完整。

2．必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的整理工作。按照上述分類方法，及時將收集來的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)文件材料進(jìn)行系統(tǒng)化的分類整理編號，編制案卷總目錄和分類目錄，為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的保管和檢索利用提供基礎(chǔ)條件。

3．必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的日常管理工作。建立健全檔案查借閱、保護(hù)、保密、統(tǒng)計(jì)等日常管理制度，強(qiáng)化各種保管和管理措施，加強(qiáng)對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的管理，確保檔案安全，延長檔案壽命。

4．必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的提供利用工作。加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案編研和檢索工作，編制各類必要的檢索工具，優(yōu)質(zhì)高效地提供檔案查借閱服務(wù)，積極主動地開展檔案提供利用工作，滿足開展社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作的實(shí)際需要。

三、推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的主要措施

推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化是一件十分繁重和緊迫的重要任務(wù)，必須采取綜合有效的措施，從整體上加以推進(jìn)。

(一)必須加強(qiáng)對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的宏觀研究，在管理理論上實(shí)現(xiàn)突破。將社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案規(guī)范化管理的研究列入有關(guān)計(jì)劃，盡快拿出研究成果，以指導(dǎo)實(shí)踐。

(二)必須把社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理列為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)業(yè)務(wù)建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，使其同步發(fā)展。將社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理納入社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃當(dāng)中，與其同步規(guī)劃，同步建設(shè)，使社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作隨著社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)的發(fā)展而同步發(fā)展。

(三)必須加強(qiáng)對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檢查和指導(dǎo)。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)建檔工作起步較晚，管理人員的檔案意識還很薄弱，管理水平較低，如果不加強(qiáng)對其業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檢查和指導(dǎo)，就跟不上檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展進(jìn)程。只有及時培訓(xùn)、常指導(dǎo)、勤檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決管理工作中存在的各種實(shí)際問題，才能保證社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作的健康有序開展。各級檔案行政管理部門應(yīng)高度重視社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作，切實(shí)加強(qiáng)對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

篇5

不少企業(yè)或者組織對于人事檔案管理是不重視的，認(rèn)為整理人事檔案無非是將所有人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)進(jìn)行簡單的登記保存而已，對于企業(yè)或者組織的發(fā)展毫無意義，同時還要分配人事檔案管理人員，對于組織來說無非是又一項(xiàng)支出。加強(qiáng)人事檔案管理的第一步，也是首要環(huán)節(jié)就是要加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理意識。

首先，在醫(yī)院的管理者之間應(yīng)該達(dá)成一致意見：對人事檔案管理樹立重視意識。這有利于人事檔案管理的有效貫徹實(shí)施，自上而下地推進(jìn)人事檔案管理工作的開展。對于人事檔案管理給予更多的資源，包括人力資源，招聘專門的檔案管理人才；物力資源，提供人事檔案管理資料室，配備基本的辦公用品；財(cái)力資源，提供更多款項(xiàng)，為人事檔案管理工作的順利進(jìn)行提供有效的物質(zhì)保障。其次，提高全員的檔案意識，通過公布文件、通知、公告等，來讓醫(yī)院全員了解認(rèn)識檔案管理的重要性，增強(qiáng)各崗位人員的工作積極性與責(zé)任感，提高全員的工作效率。最后，人事檔案管理人員應(yīng)該增強(qiáng)責(zé)任意識，確保人員充分履行工作職責(zé)；人事檔案管理人員也應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，解放思想，創(chuàng)新觀念，開拓思路，尋找一種高效、創(chuàng)新且具有“人性化”的人事檔案管理方法。

二、建立健全人事檔案管理機(jī)制

人事檔案管理機(jī)制是人事檔案管理的重要保障，也是人事檔案管理得以順利進(jìn)行所需要遵循的依據(jù)。人事檔案管理機(jī)制需要建立健全人事檔案管理制度，將人事檔案的管理過程規(guī)范化、程序化、專門化。通過科學(xué)的方法以及利用現(xiàn)代化信息技術(shù)管理手段，規(guī)定檔案更新周期、更新時間、托管人員、可以翻閱人員、可使用人員等，明確職權(quán)與分工。對人事檔案進(jìn)行科學(xué)性、系統(tǒng)性、全面性地管理。人事檔案管理的主要分為“收集信息―整理信息―分類歸檔”三個主要步驟。建立健全人事檔案管理機(jī)制需要從人事檔案管理的三個主要步驟入手，逐步進(jìn)行規(guī)范，并且對每個步驟的著重點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)強(qiáng)調(diào)。

首先，收集信息。這是人事檔案管理的基礎(chǔ)。收集信息能否有效進(jìn)行關(guān)系到人事檔案的信息是否全面。收集信息作為人事檔案管理的重要環(huán)節(jié)必須強(qiáng)調(diào)細(xì)致性和全面性。收集信息需要將檔案管理人員按科室進(jìn)行分工，明確責(zé)權(quán)，從收集信息的第一步開始到分類歸檔的最后一步截止，負(fù)責(zé)該科室檔案的人員不能更替，若有特殊情況，一定要做好交接工作，明確檔案管理人員的責(zé)任意識與保密意識；其次，整理信息。這是人事檔案管理的關(guān)鍵步驟。對人事檔案信息的整理強(qiáng)調(diào)檔案管理人員的協(xié)作分工，醫(yī)院各個科室的人事檔案最好由專門的人員進(jìn)行整理，即在檔案管理之前所分配的人員。最后，分類歸檔。人事檔案的管理，不僅僅是強(qiáng)調(diào)對檔案的收集、整理與保管，更重要的是能夠有效利用科學(xué)的人事檔案管理，來促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部的人才考察與人才選拔。所以分類歸檔時，應(yīng)該注意檔案類別的系統(tǒng)性與檔案使用時的便捷性。

篇6

為了適應(yīng)社會的發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理方式也在不斷的改變，現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理變得越來越有層次感，從不同的角度，不同的方向把醫(yī)院檔案分類存放，根據(jù)研究目標(biāo)的不同和醫(yī)療方向的分類，漸漸的把各種類的資料和信息分門別類的儲藏，可以更快捷，更方便的為醫(yī)生和患者服務(wù)?，F(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理更加具有專業(yè)性，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理大多是由非專業(yè)人士管理，對醫(yī)學(xué)的具體分類不夠明確，現(xiàn)階段的醫(yī)學(xué)種類繁多，各領(lǐng)域相互影響相互交錯讓傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理者不能及時的有效的把檔案及時存放，因此現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理要有專業(yè)性人才的加入，做好各個醫(yī)學(xué)科目的細(xì)化工作，保障醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，更好的為患者服務(wù)。同時在現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中最重要的就是檔案的連續(xù)性，醫(yī)學(xué)的研究過程和研究成果是一個相對緩慢的進(jìn)程，其周期性較長，醫(yī)院檔案管理工作者要做到保證其在研究的同時保存好每個階段向?qū)?yīng)的成果和結(jié)論，做好醫(yī)學(xué)研究的配合工作，讓醫(yī)院檔案可以更好的服務(wù)醫(yī)學(xué)研究。發(fā)揮醫(yī)院檔案管理現(xiàn)階段應(yīng)有的作用。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)階段所存在的問題

2.1、醫(yī)院檔案管理的分類問題

醫(yī)院檔案的豐富程度很大程度上決定著醫(yī)院的等級、經(jīng)驗(yàn)、優(yōu)良等，它是醫(yī)院精神財(cái)富的具體體現(xiàn)，而確保各個檔案整齊有序的排放的關(guān)鍵就是醫(yī)院檔案的分類排放等問題。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案的原始積累來源于醫(yī)院的各個部門的資料歸納，并沒有積極主動的去收集資料、文件等，其被動、來源渠道單一的特點(diǎn)較為明顯，而檔案的分類又是檔案管理的基本方法，是對檔案進(jìn)行系統(tǒng)的、規(guī)范的管理分類的有效手段。但是在現(xiàn)階段醫(yī)院的發(fā)展過程中，大多的醫(yī)院不在意和注重檔案的分類管理，沒有科學(xué)的、規(guī)范的方式去分類管理檔案，而且多數(shù)原因在于醫(yī)院用房緊張，檔案無處存放，各種基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，甚至導(dǎo)致醫(yī)院檔案的發(fā)霉、老化等問題，給資料的查找?guī)砗艽蟮睦щy。

2.2、醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低

在大多數(shù)的醫(yī)院中，醫(yī)院對于醫(yī)院檔案管理的工作并不是很重視，醫(yī)院檔案管理者的薪資水平還相對較低，各種基礎(chǔ)設(shè)施陳舊，更新?lián)Q代的水平跟不上醫(yī)學(xué)發(fā)展的步伐，導(dǎo)致現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理的水平嚴(yán)重的影響著醫(yī)院的發(fā)展節(jié)奏。而醫(yī)院檔案管理工作者也沒有能夠正確的認(rèn)識現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理對于醫(yī)院發(fā)展的重要性，嚴(yán)重的缺乏與管理相關(guān)的專業(yè)知識和法律意識，想當(dāng)然的以為醫(yī)院檔案管理工作就是簡單的文書整理，這種不負(fù)責(zé)任的想法充斥著大多數(shù)醫(yī)院檔案管理者的思維中，受到其專業(yè)素質(zhì)和文化水平的限制，導(dǎo)致現(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理工作大多都處在一個相對混亂、分類不均、亂裝錯裝的階段，使得醫(yī)院正常的工作運(yùn)轉(zhuǎn)受到了很大程度的阻礙，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了現(xiàn)階段醫(yī)院發(fā)展的需求。

2.3、現(xiàn)存的醫(yī)院檔案管理制度不夠規(guī)范

醫(yī)院從開始出現(xiàn)以來，經(jīng)過不斷的發(fā)展變遷和自我完善，都形成了一套適應(yīng)自己的醫(yī)療管理體制，各個部門之間、各個個體之間都有一定的行為規(guī)范和行事準(zhǔn)則，而醫(yī)院在檔案管理方面卻缺少相應(yīng)的制度規(guī)范，使得醫(yī)院的檔案管理工作沒有明確的形式準(zhǔn)則，檔案管理部門之間沒有相對應(yīng)的科學(xué)規(guī)范的流程，缺少對檔案的監(jiān)督和審查，不成形的醫(yī)院檔案管理使得人員松懈、工作散漫、效率極低，及其不利于醫(yī)院的正常管理。

三、規(guī)范現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理

篇7

1　確立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化意識

現(xiàn)代檔案管理，應(yīng)確立以現(xiàn)代化為主要發(fā)展方向的中心思想，應(yīng)確立以標(biāo)準(zhǔn)化為主要前提的意識：檔案管理以現(xiàn)代化為主要發(fā)展方向，就是要建立現(xiàn)代檔案信息網(wǎng)絡(luò)，這是以現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效準(zhǔn)確。要達(dá)到檔案管理的高效準(zhǔn)確，就必須確立各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)，應(yīng)著力避免內(nèi)容混亂，系統(tǒng)不協(xié)調(diào)、設(shè)備不配套的混亂狀況的出現(xiàn)，這也是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的先決條件。只有實(shí)施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化措施，才能使服務(wù)工作的質(zhì)量滿足相關(guān)要求，減少相關(guān)資源的投入，以達(dá)到最佳效益。因此，確立檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化意識，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的必要條件。具體來說，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

(1)對于不同專業(yè)不同內(nèi)容的檔案，應(yīng)先按大類進(jìn)行分別存檔，在這些不同門類的檔案中，還應(yīng)按照科學(xué)的分類辦法以及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存檔，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的檔案管理；(2)對于不同形式的的文字以及音像材料，應(yīng)實(shí)行按形式、時間來具體分類，針對不同的保管期限進(jìn)行立卷歸檔；(3)應(yīng)根據(jù)自身參與管理的實(shí)際工作內(nèi)容，制定符合實(shí)際檔案管理工作特點(diǎn)，便于利用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行操作的標(biāo)準(zhǔn)。

2　培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化人才

科技以人為本，時代的振興和社會的進(jìn)步，包括各行業(yè)的發(fā)展，人才的作用是十分重要的，但是現(xiàn)階段中，我國的檔案管理工作的相關(guān)人員培養(yǎng)仍處于比較薄弱的環(huán)節(jié)。大多數(shù)檔案工作人員缺乏必要的計(jì)算機(jī)管理知識，僅能利用現(xiàn)有軟件程序進(jìn)行簡單的重復(fù)操作，一旦遇到系統(tǒng)調(diào)整，需求變化管理體系或?qū)ο到y(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)就束手無策。因此，如何做好新時期檔案管理工作人才，各級檔案管理單位必須面對的緊迫而現(xiàn)實(shí)的問題。隨著現(xiàn)代科技技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用的不斷加深，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化的必要條件，也就要求具有現(xiàn)代檔案管理工作人員必須具有相當(dāng)?shù)膶I(yè)知識，能根據(jù)檔案管理工作的自身需要，對相應(yīng)的軟件程序能作出改有效的完善。這就要求從事檔案管理工作的人員加強(qiáng)相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識培訓(xùn)。要培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化人才，要做到以下幾點(diǎn)：(1)應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展需要，對相關(guān)的管理人員進(jìn)行有針對性、實(shí)用性的專業(yè)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)使檔案管理人員充分理解相關(guān)軟件的作用；(2)應(yīng)根據(jù)自身檔案管理工作的實(shí)際特點(diǎn)，要采用合理的用人制度，選擇有工作能力，有實(shí)干精神的人員從事檔案管理工作；(3)要培養(yǎng)新時期檔案管理工作人才，不僅要確保他們具有相關(guān)政治理論水平、業(yè)務(wù)水平，還培養(yǎng)其開拓進(jìn)取的意識，掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)理論知識水平和操作技能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。

3　強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化意識

總的來說，實(shí)現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容，相關(guān)的檔案管理的工作人員應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：(1)盡快學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作，學(xué)習(xí)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)檔案管理工作的內(nèi)容；(2)敢于大膽實(shí)踐，利用現(xiàn)有條件，探索出符合實(shí)際要求的檔案信息現(xiàn)代化管理的途徑；(3)應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，完善自身現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)體系，提高業(yè)務(wù)的科學(xué)管理水平；(4)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，不斷強(qiáng)化檔案信息現(xiàn)代化管理意識，改變只提供上門查閱的被動服務(wù)方式；(5)及時總結(jié)探索檔案管理工作的特點(diǎn)和規(guī)律，找出快捷有效地為各項(xiàng)檔案管理工作和為社會服務(wù)的新途徑。

4　制定檔案管理一體化體系

篇8

科技檔案管理在一定程度上可以提高科技管理的能力，由于當(dāng)前世界正處于檔案管理的應(yīng)用階段，所以對其管理的技術(shù)有更多的需求，并提出了更高的要求。在使用信息化管理方式的基礎(chǔ)上，有利于提高檔案資源的優(yōu)化配置效率，節(jié)約管理的成本和費(fèi)用，滿足社會發(fā)展的需求等。

1 科技檔案管理的現(xiàn)狀分析

由于當(dāng)前正處于社會變革新時期，要求建立知識型經(jīng)濟(jì)新社會，科技檔案體系的建立健全和完善是時展的必然趨勢，而且相關(guān)管理部門也對此引起了高度的關(guān)注。但是，在很多方面仍需要再進(jìn)行改進(jìn)。但深入分析研究，一些組織的科技檔案管理水平還較為落后，很多檔案管理部門仍然沒有突破傳統(tǒng)管理體系的束縛限制，受到社會快速發(fā)展變遷的影響，很多方式和制度難以適應(yīng)現(xiàn)代化社會，致使其無法正常的投入使用，這就不利于提高檔案管理的效率，使檔案管理工作y以正常進(jìn)行，而且降低了信息傳播的速度，逐漸的跟人們的需求背道而馳，不符合社會實(shí)際發(fā)展需要。

對于科技類檔案的在整理及管理上，需要注意下列幾方面問題：首先，在現(xiàn)代化的檔案管理是不斷進(jìn)步，相關(guān)軟件、硬件都運(yùn)用在了檔案管理上，在這個知識更迭交替迅速的年代，科技檔案相關(guān)的歸檔及分類管理的工作量極具增加，原有的傳統(tǒng)模式，過于落后守舊，在時代進(jìn)步中，應(yīng)摒棄原來陳舊的科技檔案管理形式方法。其次，目前由于科技管理針對科研工作的內(nèi)容較多且繁雜，眾多的科研工作的任務(wù)時間周期較長并分為不同的階段，在不同的環(huán)節(jié)中又涉及到項(xiàng)目的遞交申請、開展實(shí)踐、驗(yàn)收查看等多個階段。原有的傳統(tǒng)模式已經(jīng)不適應(yīng)目前的科技檔案管理工作任務(wù)，因此要求必須采用完備的科技檔案管理方式方法，避免檔案管理的混亂及效率低下的問題。另外，由于一套完備的科技檔案內(nèi)容記錄了科學(xué)研究的整個科研流程順序內(nèi)容，在科研中又運(yùn)用了信息化方式來參與研究，其中包括大量的設(shè)計(jì)圖紙、工程圖片、數(shù)據(jù)記載及視頻錄像等等，這些新的模式都給科技檔案管理提出了新的要求，目前的檔案管理工作與此還存在很大的差距，在檔案管理中缺乏管理人才、缺少設(shè)備配置、缺少相關(guān)信息數(shù)據(jù)資源、缺少資金投入等等問題，要求必須要提高科技檔案管理的專業(yè)化水平。

2 信息化時代背景下的我國科技檔案管理建議

（一）采用現(xiàn)代化的形式來進(jìn)行科技檔案的目錄，編排，立卷等任務(wù)

在科技檔案管理中需要具備目錄的自動編排及檢索功能，這是現(xiàn)代信息化管理檔案的手段之一，自動編排目錄是將檔案管理的內(nèi)容全部收集整理后，信息運(yùn)行自動編成檔案的目錄，并在不同的檢索要求下來編制相應(yīng)的條款目錄，其中有整個卷宗目錄、分類建立案卷目錄、小節(jié)目錄等等，在對作者及題目編制過程能迅速的發(fā)揮出現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)處理信息數(shù)據(jù)的優(yōu)勢。自動檢索功能可實(shí)現(xiàn)通過檔案的關(guān)鍵詞及標(biāo)題、檔案號等詞語快速的反應(yīng)并及時找到查詢目標(biāo)，得出查詢結(jié)果，這種方法相對于人工檢索更加的快速、便捷、高效、有利于提高其準(zhǔn)確率與精細(xì)程度。能最大限度地滿足利用者實(shí)際需求。通過電腦自動生成立卷，是電腦利用科技信息管理，把具有相關(guān)數(shù)據(jù)的內(nèi)容文件進(jìn)行分類整理，綜合分析并重新整理成卷宗，并對每本的卷宗進(jìn)行統(tǒng)一的編排并分類，有效的提高立卷的高效與速度。

（二）采用現(xiàn)代化的形式來自動進(jìn)行科技檔案實(shí)現(xiàn)借閱、統(tǒng)計(jì)等任務(wù)

科技檔案中的查驗(yàn)及分析、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)及歸納任務(wù)十分的瑣碎，通過采用現(xiàn)代化的信息方式來可以實(shí)現(xiàn)自動借閱過程及分析相關(guān)數(shù)據(jù)信息的任務(wù)，在科技檔案的工作中，能夠進(jìn)行自動管理的包括登記、挑選、得出結(jié)果、歸檔、數(shù)據(jù)分析總結(jié)、查驗(yàn)等等，采用現(xiàn)代化的管理借閱手段可以提高工作的效能。在實(shí)現(xiàn)科技和借閱管理的方面主要涉及以下內(nèi)容：是否可借、借閱人的資格權(quán)屬、借閱的登記內(nèi)容、借閱的退還等等處理。采用此信息技術(shù)還可以對檔案的相關(guān)資料自動整理編輯，在實(shí)現(xiàn)提供檔案內(nèi)容的檢索外還可以對檔案之中內(nèi)容進(jìn)行編輯及進(jìn)行排版的任務(wù)。此外，還要在檔案管理中注重檔案環(huán)境的自動控制，例如可利用電腦程序?qū)n案柜及架子進(jìn)行自動的管理與應(yīng)用，運(yùn)用檔案登記的相關(guān)信息數(shù)據(jù)編制檔案柜內(nèi)的具體派位管理，根據(jù)數(shù)據(jù)的具體內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案架及柜子的自動管理工作，可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理的分配資料位置并提升資料的管理利用率，自動的預(yù)警檔案管理環(huán)境中的濕度、溫度、防火及防盜等功能。

（三）加強(qiáng)培育科技檔案管理的信息化人才

在科技檔案的信息化管理中必須注重檔案管理的高效能人才，因此，科技檔案管理工作中必須不斷的提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

擁有信息化的人才，才能有效的采用信息化手段來管理科技檔案管理工作，逐步的推進(jìn)科技化管理的方向。因此，在科技檔案信息化管理的不斷發(fā)展中必須重視信息化的人才建設(shè)。以現(xiàn)代化的管理人才為載體，逐步的提升科技檔案管理價(jià)值與效率。因此，我們必須的加強(qiáng)信息管理人才的培訓(xùn)教育，實(shí)現(xiàn)科技檔案管理工作持續(xù)有效的展開。另外，檔案管理上級部門要注重提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，鼓勵參加培訓(xùn)與自我提升學(xué)習(xí)的方式方法，使得檔案管理人才進(jìn)一步的提高個人素質(zhì)并完善專業(yè)檔案知識。

3 結(jié)束語

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，在科技檔案管理領(lǐng)域，基于信息化的應(yīng)用將越來越廣泛，因此科技檔案管理部門需要采取有效措施，加大投入，確保科技檔案信息資源的完整、安全和有效開發(fā)利用，有效推進(jìn)的建立科技檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

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篇9

石油勘探開發(fā)的檔案管理是石油行業(yè)檔案管理中的一個重要分支，并且它具有一定的專業(yè)性。其主要是對油田勘探開發(fā)過程中，形成的附屬圖表、勘探開發(fā)的一系列文件和資料進(jìn)行有效整合，形成一種信息化資源。在進(jìn)行石油勘探開發(fā)檔案管理的過程中，相關(guān)檔案管理人員需要將石油勘探開發(fā)的檔案進(jìn)行合理的歸檔，以使石油勘探開發(fā)的檔案管理工作更加規(guī)范化、明確化以及合理化。本文將對油田勘探開發(fā)檔案管理的主要內(nèi)容以及管理的各項(xiàng)措施進(jìn)行研究。

1我國油田勘探開發(fā)檔案管理現(xiàn)狀

1.1缺乏對油田勘探開發(fā)檔案管理的重視

油田勘探開發(fā)檔案管理是油田勘探開發(fā)過程中的重要內(nèi)容，同時也是勘探開發(fā)的基本材料的信息依據(jù)。然而，有些工作人員甚至一些領(lǐng)導(dǎo)，對檔案管理不能夠進(jìn)行充分的認(rèn)識，在這些人眼里，油田勘探開發(fā)的檔案管理只是對平時勘探開發(fā)所形成的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行簡單記錄，并且只需對這些記錄進(jìn)行保管，一般涉及不使用。還有一些工作人員認(rèn)為，油田勘探開發(fā)最多也只不過是輔助工作而已，絕非主要工作，因此，只要把主要工作做好就可以。由此可見，這些工作人員以及相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，對油田勘探開發(fā)檔案的管理工作還缺乏相應(yīng)的認(rèn)識，而由于檔案管理工作被忽視，所以檔案管理的效率非常低，無法滿足目前油田企業(yè)對檔案管理的要求。

1.2油田勘探開發(fā)檔案管理的深度和廣度不夠

當(dāng)前油田企業(yè)對油田勘探開發(fā)的檔案記錄，僅僅停留在對油田勘探開發(fā)過程中，產(chǎn)生的資料、數(shù)據(jù)文件以及圖表進(jìn)行整理和管理，而針對一些與油田勘探開發(fā)存在密切聯(lián)系的資料卻收集的不夠，最終導(dǎo)致檔案管理在深度上達(dá)不到具體的要求。在油田勘探開發(fā)檔案管理的過程中，油田企業(yè)缺乏檔案管理專用的工具和硬件設(shè)施，致使增加了檔案的科學(xué)化管理難度?？梢?，油田勘探開發(fā)的檔案管理從廣度上也存在缺陷。

1.3油田勘探開發(fā)檔案管理的水平和方法不足

油田勘探開發(fā)的檔案管理工作離不開相應(yīng)的管理人才和管理方法。而從目前的狀況來看，我國的油田勘探開發(fā)檔案管理人員仍不夠?qū)I(yè)，很多檔案管理工作者并沒有相關(guān)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，并且未經(jīng)過相關(guān)專業(yè)部門的嚴(yán)格培訓(xùn)就直接進(jìn)入崗位工作。這導(dǎo)致一部分工作人員對檔案資料的收集、整理、歸類、分檔以及保管等業(yè)務(wù)不熟悉，對檔案管理工作的意識非常淡薄，檔案管理的水平不高，導(dǎo)致檔案管理工作不能有效進(jìn)行。由于檔案管理工作人員的水平較低，沒有掌握檔案管理工作的方法，從而引發(fā)了一連串的問題。

1.4檔案管理的信息化程度不高

雖然有些單位已將電子檔案管理手段投入使用，但仍有一些單位停留在檔案的紙質(zhì)化管理上。紙質(zhì)化檔案在保存的過程中，如果保存的方法不夠得當(dāng)，會造成紙質(zhì)檔案的嚴(yán)重?fù)p毀，且目前正處于科技信息時代的新時期，紙質(zhì)化檔案管理的方式注定要被電子檔案所取代。

2油田勘探開發(fā)檔案管理的主要內(nèi)容

2.1檔案資料的收集

在油田勘探開發(fā)的過程中，必定會產(chǎn)生大量的石油勘探信息資料、各種圖表附件以及重要的文件，且這些重要信息資料需要專業(yè)人員對其進(jìn)行全面收集，使油田勘探開發(fā)的檔案資料得以全面保存。除此之外，檔案管理人員還應(yīng)該收集和油田勘探開發(fā)相關(guān)的一些資料，使檔案資料向深層次發(fā)展。

2.2檔案資料的整理

將所有的檔案進(jìn)行收集后，檔案管理人員還需要對所有的資料進(jìn)行整理，在整理的過程中要堅(jiān)持“去粗取精、去偽存真”的原則進(jìn)行整理，將一些粗略的、無用的、冗余的以及無科學(xué)依據(jù)的資料進(jìn)行剔除，以保證油田勘探開發(fā)檔案資料的準(zhǔn)確性和精煉性，為下一步分類歸檔做準(zhǔn)備。

2.3檔案資料的分類歸檔

一般來講，油田勘探開發(fā)檔案的歸檔主要分為綜合類、地球物理類、單井類以及地球化學(xué)勘探類等。在分類歸檔的過程中，檔案管理人員必須要根據(jù)實(shí)際的工作情況，以及各部門工作的具體流程，制定相應(yīng)的歸檔范圍，并且還需要建立歸檔范圍的備案制和確認(rèn)制。同時，檔案管理人員還應(yīng)該使各類檔案在分類過程中明細(xì)化、清晰化，若檔案內(nèi)容存在兩類檔案或者兩類檔案以上重復(fù)的情況，其應(yīng)將重復(fù)的內(nèi)容做好標(biāo)注，且歸檔的方向也要進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)注，以便于以后查找。

2.4檔案資料的保管工作

檔案資料的保管工作是檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容，也是最為關(guān)鍵的一項(xiàng)工作內(nèi)容。在對檔案資料進(jìn)行保管的過程中，檔案管理人員應(yīng)做好檔案資料的備份，在對紙質(zhì)檔案管理的過程中，應(yīng)該注意保持檔案資料的平整性和完整性，還需要對其進(jìn)行防蟲、防潮、防霉變、防污以及防火等，并且還需要增強(qiáng)其保密性。對于電子檔案的管理，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)配備較好的設(shè)備和硬件，并對電子檔案備份至移動設(shè)備。除此之外，相關(guān)檔案管理人員還需要對電子檔案進(jìn)行加密處理，防止各種檔案資料泄漏。

3加強(qiáng)油田勘探開發(fā)的檔案管理的措施

3.1規(guī)范油田勘探開發(fā)檔案管理工作的流程

目前，根據(jù)國家對檔案管理方面的具體要求，油田勘探開發(fā)的檔案管理流程應(yīng)該規(guī)范化，油田企業(yè)必須使勘探開發(fā)檔案的內(nèi)容包含，從石油勘探開發(fā)的形成到收集的整體過程，對檔案的移交和接收工作必須形成規(guī)范的流程，并建立相應(yīng)的機(jī)制。在整個油田勘探開發(fā)檔案管理工作的流程中，油田企業(yè)需要對兩個重點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行合理把握。其一，在對油田勘探開發(fā)相關(guān)資料進(jìn)行著錄的過程中，相關(guān)人員需要保證著錄的準(zhǔn)確性、完整性，并且要對此環(huán)節(jié)進(jìn)行高度重視，使其能夠發(fā)揮正常的作用，這也是后期進(jìn)行油田勘探開發(fā)的重要基礎(chǔ)。其二，相關(guān)人員需要對實(shí)體檔案（紙質(zhì)檔案）的整個移交流程進(jìn)行規(guī)范化管理，且必須要謹(jǐn)慎地進(jìn)行，使其能夠準(zhǔn)確、完整地移交到接收者的手中。與此同時，檔案管理的相關(guān)部門一定要對檔案源頭進(jìn)行科學(xué)、合理的管理，使檔案的準(zhǔn)確性得到保證。

3.2對檔案歸檔的具體范圍進(jìn)行確定

前文已經(jīng)提到過，油田勘探開發(fā)檔案的歸檔主要分為綜合類、地球物理類、單井類以及地球化學(xué)勘探類等。而在這些分類中還包含其他的一些子分類，具體分類見表1。由于油田勘探開發(fā)檔案分類較為復(fù)雜，所以在進(jìn)行歸檔的過程中，相關(guān)人員必須對歸檔的范圍進(jìn)行確認(rèn)，使每一種檔案都能各歸其檔。在對檔案歸檔的具體范圍進(jìn)行確定的過程中，相關(guān)人員必須要根據(jù)油田勘探開發(fā)單位的實(shí)際工作狀況，以及相關(guān)部門的詳細(xì)工作流程，對歸檔范圍進(jìn)行確定，從而使歸檔范圍具備實(shí)際性和真實(shí)性，確保相關(guān)工作能夠順利進(jìn)行。

3.3對歸檔范圍進(jìn)行確認(rèn)和備案

在進(jìn)行檔案管理的過程中，相關(guān)檔案管理人員首先要對檔案資料進(jìn)行收集，還要保證檔案資料的全面性、完整性，只有這樣，才能使檔案資料的作用得到最大限度的發(fā)揮。所以，油田企業(yè)要了解歸檔范圍的具體內(nèi)容，并對這些內(nèi)容進(jìn)行備案，從而保障檔案資料的嚴(yán)密性以及完整性。

3.4推動檔案的信息化管理

進(jìn)行檔案管理工作是為了檔案得到更好的利用，在當(dāng)今信息化高速發(fā)展的年代，油田企業(yè)一方面需要通過科技信息技術(shù)，提高檔案管理工作的效率；另一方面要使檔案管理發(fā)揮其信息作用，以達(dá)到利用的目的。與此同時，油田企業(yè)還需要改變檔案管理的形式，使電子檔案得到充分運(yùn)用，并加大對硬件設(shè)施的投入，為檔案管理工作提供有利的條件。

4結(jié)語

油田勘探開發(fā)的檔案管理工作，在油田勘探開發(fā)的過程中發(fā)揮著重要的作用。它是石油勘探開發(fā)的導(dǎo)向，也是人們進(jìn)行勘察探索的“眼睛”，因此，油田企業(yè)需要對此項(xiàng)工作加以重視，并提供條件來完善檔案管理工作，還要通過采取相關(guān)的措施，對現(xiàn)實(shí)檔案管理存在的問題進(jìn)行解決，只有這樣，才能促進(jìn)油田開發(fā)事業(yè)快速發(fā)展。

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篇10

在當(dāng)前醫(yī)療改革不斷深入的形勢下，對于醫(yī)院檔案管理有了很大改進(jìn)，然而在實(shí)際工作中，仍舊存在諸多問題，檔案管理效率受到極大影響。因此積極采取相關(guān)策略，對醫(yī)院各項(xiàng)以不同形式記錄及保存的信息編制檔案，進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，推動醫(yī)院整體管理的科學(xué)化、規(guī)范化、程序化勢在必行。

一、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案集中統(tǒng)一管理的重要性

（一）實(shí)施與落實(shí)國家相關(guān)法律法規(guī)。依法行事，將各種政策與規(guī)定付諸實(shí)施并且落實(shí)到位，強(qiáng)化檔案管理的力度，是我國相關(guān)法律法規(guī)賦予各個機(jī)關(guān)單位的重要職責(zé)。屬于醫(yī)療性單位的醫(yī)院，檔案所涉及的內(nèi)容多、范圍廣，實(shí)現(xiàn)檔案管理的集中統(tǒng)一，可以使管理內(nèi)容單一、管理分散等問題得到解決，對于檔案管理事業(yè)的發(fā)展非常有利，同時也是實(shí)施落實(shí)國家法律法規(guī)的重要表現(xiàn)。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。任何單位在發(fā)展運(yùn)營過程中都會產(chǎn)生文件材料、圖紙、圖表以及照片等多種形式的檔案信息資料，將這些信息資料進(jìn)行分類整理、歸檔，然后實(shí)施統(tǒng)一管理作用重大。不僅改善了單一的檔案載體狀況，而且還集中基建、科研、財(cái)會等信息資料進(jìn)行規(guī)范化管理，收藏內(nèi)容極為豐富。

（三）國家財(cái)產(chǎn)的管理保護(hù)。檔案管理相關(guān)資料和保存形式呈現(xiàn)多樣化，管理分散，檔案利用的有效性產(chǎn)生嚴(yán)重影響。因?yàn)闄n案管理的資料不集中、管理形式比較分散，保存的方式各式各樣，檔案毀壞丟失現(xiàn)象嚴(yán)重。需要保管的信息資料都是具有重要價(jià)值的社會財(cái)富。實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理醫(yī)院檔案，妥善保管和利用相關(guān)資料，是對國家財(cái)富的管理保護(hù)。

二、醫(yī)院檔案管理工作中的不足之處

（一）思想觀念落后，對于檔案管理工作不夠重視。一些醫(yī)療機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，認(rèn)為檔案管理可有可無，隨便任用其他部門的工作人員才從事檔案管理工作；投入到檔案管理的資金和精力較少。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的這種落后的思想觀念和消極的工作態(tài)度，對醫(yī)院檔案管理工作人員帶來較大的負(fù)面影響，進(jìn)而影響到檔案管理工作的順利開展，成為醫(yī)院全面管理工作發(fā)展的障礙。

（二）缺乏完善的檔案管理制度。管理制度不完善，管理機(jī)制不健全等現(xiàn)象在多數(shù)醫(yī)院檔案管理工作中普遍存在，以至于檔案管理工作出現(xiàn)管理不嚴(yán)，監(jiān)督無力、無約束無考核等現(xiàn)象，醫(yī)院檔案按管理處于混亂狀態(tài)。檔案管理工作中實(shí)際存在的問題得不到領(lǐng)導(dǎo)重視，相關(guān)工作得不到改善。

（三）歸檔難度大，檔案得不到合理利用。檔案歸檔制度執(zhí)行不到位，造成資料信息散失或者不夠重視，應(yīng)當(dāng)及時歸檔的資料得不到及時收集和整理，造成信息資料的歸檔不全；在檔案利用時，工作人員不能主動、及時提供服務(wù)，使檔案不能廣泛利用，對檔案很少做總結(jié)和研究，檔案的利用率不高；管理形方式單一，多是文書檔案管理，對檔案的及時更新和查閱造成不便；檔案門類不斷增多，不同形式的檔案其管理方法也不盡相同。

三、促進(jìn)醫(yī)院檔案集中統(tǒng)一管理發(fā)展的有效策略

（一）增強(qiáng)思想觀念，提高重視檔案管理的意識。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)更新思想觀念，增強(qiáng)檔案管理工作的重視程度，加大檔案管理方面的資金和精力的投入力度。做好檔案管理重要性的宣傳工作，帶動相關(guān)工作人員的工作熱情和積極性。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明確自己的責(zé)任，不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高工作能力，為做好檔案管理工作提供有力保障。

（二）完善管理制度，建立先進(jìn)的管理體系。不斷完善醫(yī)院檔案管理制度，建立先進(jìn)的管理體系，醫(yī)院檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度，建立科學(xué)有效的檔案管理體系，使檔案信息職能部門的主體作用得以充分發(fā)揮；強(qiáng)化各科室之間的合作與交流，各負(fù)其責(zé)，各盡其能，認(rèn)真做好信息資料的搜集、整理、匯總、移交工作；認(rèn)真做好檔案的分類工作，并且對檔案歸類的方案、范圍以及保管期限等作出明確規(guī)定，對各個科室提出具有針對性的工作要求。

（三）強(qiáng)化技術(shù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案管理的職能部門應(yīng)當(dāng)致力于檔案管理人員業(yè)務(wù)工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，嚴(yán)格按照既定的檔案分類范圍、分類方法以及管理期限等規(guī)章制度，對文件資料的整理、立卷等做調(diào)查，結(jié)合醫(yī)院管理的實(shí)際進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和修改，確保資料信息的完整與規(guī)范，切實(shí)做到檔案管理的集中統(tǒng)一。

四、結(jié)束語

種種跡象表明，醫(yī)院檔案管理工作直接反映醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和管理水平，搞好檔案管理工作的重要意義顯而易見。醫(yī)療改革的新形勢下，實(shí)現(xiàn)檔案管理的集中統(tǒng)一，對檔案進(jìn)行妥善保管，提高檔案的利用效率，充分發(fā)揮檔案資料的積極作用，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的健康發(fā)展作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】