導(dǎo)言：作為寫(xiě)作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇檔案分類(lèi)與管理，它們將為您的寫(xiě)作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，其檔案管理水平有了一定的提高，這些檔案對(duì)社會(huì)的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。而檔案分類(lèi)指的是按照形式、內(nèi)容、來(lái)源以及時(shí)間的不同將全歸檔文件進(jìn)行實(shí)體分類(lèi)，分成若干類(lèi)別和層次，從而形成有機(jī)的體系。在我國(guó)檔案管理發(fā)展過(guò)程中，檔案的分類(lèi)管理與創(chuàng)新一直是重頭戲。相較于過(guò)去，各種歸檔的材料在檔案內(nèi)容性質(zhì)、形式、載體以及數(shù)量等方面都有一定的變化，在這種情況下固定案卷位置依然采用案卷號(hào)、案卷目錄號(hào)、全宗號(hào)等編號(hào)方法顯然存在諸多的不足，不利于對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，因此，對(duì)檔案分類(lèi)管理進(jìn)行改革和創(chuàng)新就顯得尤為必要了。

一、檔案工作存在的主要問(wèn)題

1.檔案管理人員不能滿(mǎn)足新時(shí)期檔案管理的要求

首先，人員配置缺乏專(zhuān)業(yè)性。檔案管理工作人員存在兼職多、專(zhuān)職少的現(xiàn)象，甚至身兼數(shù)職的情況也時(shí)有發(fā)生。此外，檔案管理人員工作變動(dòng)頻繁，且不能及時(shí)的進(jìn)行全面的移交工作，這就增加了確定檔案管理責(zé)任歸屬的難度系數(shù)。這些都不利于提高檔案管理人員的職業(yè)技能，對(duì)改進(jìn)檔案工作質(zhì)量產(chǎn)生不利的影響。

其次，檔案人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)欠佳。其具體表現(xiàn)主要為：一是從事檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)人才比較少，從事該崗位人員很少有專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)。二是檔案人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，由于缺乏專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和技能，只能滿(mǎn)足于根據(jù)要求做好檔案管理工作，不能充分掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，從而導(dǎo)致現(xiàn)階段大多數(shù)檔案管理人員創(chuàng)新意識(shí)不足。三是缺乏提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)機(jī)制，從而影響了人員的綜合素質(zhì)。

2.相關(guān)的規(guī)章制度不夠完善

現(xiàn)階段部分檔案管理的規(guī)章制度沒(méi)有明確細(xì)節(jié)的要求，其歸檔的效果只是籠統(tǒng)的說(shuō)明。在歸檔的實(shí)際過(guò)程中，大多數(shù)只會(huì)歸檔紙質(zhì)文件而已。尤其是在電子檔案管理等方面，缺乏相關(guān)制度的規(guī)范指導(dǎo)，電子歸檔會(huì)出現(xiàn)一些混亂。如果只是將手工記錄通過(guò)掃描存入系統(tǒng)，這實(shí)際上并不是真正的電子歸檔。此外，在檔案管理制度沒(méi)有建立健全，在檔案管理人員職責(zé)沒(méi)有明確規(guī)定的情況下，電子檔案的修改變得更加容易。因此，難以真正的避免人為破壞情況的出現(xiàn)。

3.檔案管理?xiàng)l件比較簡(jiǎn)陋

檔案室簡(jiǎn)陋已經(jīng)嚴(yán)重影響檔案工作的正常進(jìn)行，甚至個(gè)別單位還存在沒(méi)有建立檔案室的情況。部分單位盡管有檔案室，但是陰濕狹窄，缺乏與之相配套的設(shè)備，檔案材料霉變或蟲(chóng)蛀的情況時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案的外觀和整潔。

二、檔案分類(lèi)管理的創(chuàng)新改革思路

檔案歸檔整理工作的關(guān)鍵就是建立檔案分類(lèi)表，做到清晰、簡(jiǎn)化合規(guī)、層級(jí)分明，這是提高檔案管理水平的重要保障。因此，在開(kāi)展檔案分類(lèi)管理工作中，應(yīng)該注重以下幾個(gè)方面：

1.檔案分類(lèi)的采標(biāo)

就檔案分類(lèi)而言，有諸多的標(biāo)準(zhǔn)可以指導(dǎo)其分類(lèi)，不同的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，其邏輯架構(gòu)也不盡相同，所以檔案分類(lèi)管理中起步工作就是做好采標(biāo)工作。假設(shè)某個(gè)單位或者部門(mén)在檔案分類(lèi)的過(guò)程中，要遵守檔案行業(yè)的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，亦或者是所屬行業(yè)的檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，或者兼顧兩種檔案分類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn)，這需要慎重的考慮和決定。選擇任何一種標(biāo)準(zhǔn)都要以實(shí)際情況出發(fā)，杜絕盲目照搬照抄的可能性。有的時(shí)候個(gè)別部門(mén)或單位往往沒(méi)有充分分析和調(diào)研其所選擇的檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，這樣即便檔案分類(lèi)表已經(jīng)做好，實(shí)際上也無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)實(shí)工作的需求。

2.檔案分類(lèi)的完善

在采標(biāo)慎重選擇之后，基本上初步形成了檔案分類(lèi)的框架，需要根據(jù)單位屬性、部門(mén)屬性進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐晟坪驼{(diào)整。在檔案分類(lèi)表調(diào)整之前，要對(duì)各個(gè)部門(mén)、各個(gè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)有一定的了解和掌握，各部門(mén)建立的文件收發(fā)登記制度要事實(shí)監(jiān)督，文件收發(fā)登記表要以充分的職責(zé)分析、業(yè)務(wù)調(diào)研為基礎(chǔ)，進(jìn)而對(duì)其所產(chǎn)生的文檔類(lèi)型做到心中有數(shù)，這是檔案分類(lèi)管理的基礎(chǔ)工作。實(shí)際上需要花費(fèi)較多的經(jīng)歷和時(shí)間來(lái)醞釀、熟悉、了解檔案分類(lèi)表的調(diào)整工作，這樣才能夠確保系統(tǒng)的、準(zhǔn)確的、完整的檔案分類(lèi)管理。

3.檔案分類(lèi)的簡(jiǎn)化

在檔案分類(lèi)進(jìn)行調(diào)整和完善的過(guò)程中，應(yīng)該秉持歸檔管理工作簡(jiǎn)化的原則，對(duì)內(nèi)容分類(lèi)的過(guò)分追求反而使得檔案分類(lèi)管理本末倒置。自“DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則”的頒布和執(zhí)行，在一定程度上對(duì)文書(shū)立卷的歸檔方法進(jìn)行了變革，按件整理的方法實(shí)際上將很多復(fù)雜的分類(lèi)工作都省去了。再加上現(xiàn)階段，較高的檔案管理現(xiàn)代化水平，使得檔案信息網(wǎng)上查詢(xún)和計(jì)算機(jī)檢索成為了可能，文書(shū)檔案的分類(lèi)工作應(yīng)該財(cái)務(wù)文書(shū)文檔按件管理的方法來(lái)起到簡(jiǎn)化的作用。此外，檔案分類(lèi)管理的工作人員，應(yīng)該重視文檔管理的核心理論，即來(lái)源原則，強(qiáng)調(diào)在檔案分類(lèi)整理工作簡(jiǎn)化的過(guò)程中，在整理館藏檔案的過(guò)程中，要以文件的形成機(jī)關(guān)來(lái)源為基礎(chǔ)。

4.依法科學(xué)管理

提高檔案工作總體水平的關(guān)鍵就是提高依法科學(xué)的管理水平。管理方式要不斷地完善和改進(jìn)，在全國(guó)檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)的建立健全當(dāng)中充分運(yùn)用創(chuàng)新的管理手段。隨著我國(guó)檔案制度不斷深入的改革步伐，人員逐漸實(shí)現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，從單位人過(guò)渡到社會(huì)人，日漸頻繁的人員流動(dòng)在一定程度上證明了檔案信息庫(kù)建立健全的重要性，尤其是確保檔案資料的可靠性、適用性、先進(jìn)性和標(biāo)準(zhǔn)性，為后期實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息資源、自動(dòng)化的管理流程、多樣化的信息載體以及整體化的信息共享等奠定良好的基礎(chǔ)。但是由于不同的單位具備不同的特點(diǎn)，在開(kāi)展檔案資源信息化工作的過(guò)程中要充分考慮到其自身的特點(diǎn)，盡可能的避免軟件不兼容、單位自行設(shè)計(jì)、硬件配置不統(tǒng)一等做法。

5.建設(shè)高質(zhì)量的檔案工作隊(duì)伍

檔案分類(lèi)管理工作具有較強(qiáng)的科學(xué)性，這就對(duì)檔案分類(lèi)管理工作人員有較高的要求，具備系統(tǒng)的檔案管理學(xué)知識(shí)只是其中最基礎(chǔ)的部分，此外要具備良好的思維能力，這樣才能夠有條理性、科學(xué)性的開(kāi)展檔案的分類(lèi)管理工作，增強(qiáng)檔案框架管理的清晰度，為后期的保管、查找以及開(kāi)發(fā)利用提供便利的條件，從而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理。因此，就現(xiàn)階段而言，著重培養(yǎng)年輕的檔案干部成為了亟待解決的問(wèn)題，使這些人的能力不斷的提高直至其具備擔(dān)任檔案事業(yè)主力軍的能力和素質(zhì)；對(duì)專(zhuān)職、兼職的檔案工作人員，要加強(qiáng)對(duì)其知識(shí)體系的更新工作，在上崗之前確保崗前培訓(xùn)工作落實(shí)到位，尤其是在計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面，是培訓(xùn)的重點(diǎn)內(nèi)容，這是現(xiàn)代社會(huì)的必然要求。同時(shí)，要積極的創(chuàng)造良好的內(nèi)外部環(huán)境，吸收、引進(jìn)、聘用高級(jí)人才。

三、檔案分類(lèi)管理的意義

首先，無(wú)論是社會(huì)、城市、企業(yè)、個(gè)人的生存和發(fā)展，檔案都起到了至關(guān)重要的作用，尤其是檔案可以記錄人、物過(guò)去的狀態(tài)和具體的情況，為后續(xù)的調(diào)查和利用奠定了良好的基礎(chǔ)，而檔案分類(lèi)管理正是對(duì)這些信息進(jìn)行篩選，并對(duì)有效信息進(jìn)行充分利用，這才是信息化時(shí)代對(duì)檔案的要求。

其次，時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，社會(huì)公眾對(duì)檔案的意識(shí)逐漸培養(yǎng)起來(lái)，原先人們對(duì)檔案莫不關(guān)系、毫不在意的時(shí)代已經(jīng)過(guò)去了，現(xiàn)如今人們開(kāi)始重視檔案的作用，并盡可能的利用檔案帶來(lái)的積極效果，而檔案分類(lèi)正是幫助人們高效的、快速的篩選出對(duì)自己有用的信息，這是社會(huì)現(xiàn)代化的具體表現(xiàn)。

最后，我國(guó)是一個(gè)人口眾多的國(guó)家，因此，就業(yè)問(wèn)題一直是值得考慮的民生問(wèn)題，而檔案分類(lèi)管理這種檔案細(xì)化的分支，有助于該專(zhuān)業(yè)的學(xué)生向更深層次的方向?qū)W習(xí)和研究，有助于培養(yǎng)該方面的專(zhuān)業(yè)性人才，以此來(lái)滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)檔案分類(lèi)管理人才的需求，在緩解現(xiàn)階段就業(yè)壓力中有一定的貢獻(xiàn)。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作并不是一蹴而就就可以實(shí)現(xiàn)的，這是一個(gè)復(fù)雜性的、系統(tǒng)性的問(wèn)題，在開(kāi)展檔案分類(lèi)管理工作的過(guò)程中，既要保持其內(nèi)在的聯(lián)系，同時(shí)也要遵守客觀規(guī)律和自然形成規(guī)律。只有不斷地?cái)U(kuò)充自己的知識(shí)領(lǐng)域，在調(diào)查研究的時(shí)候做到深入細(xì)致，就一定可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的檔案分類(lèi)管理，盡可能的加快其轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力的速度，從而促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳慧.試論煤化工項(xiàng)目檔案分類(lèi)與檔號(hào)編制[J].化工管理，2013，（24）：31-31.

篇2

【中圖分類(lèi)號(hào)】 G272.5 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A 【文章編號(hào)】 1007-4244（2013）11-241-1

分類(lèi)是人們對(duì)事物的認(rèn)識(shí)和管理的一種基本方法，也是在進(jìn)行檔案管理時(shí)的基本方法。檔案的分類(lèi)和其他文獻(xiàn)的分類(lèi)相比，具有獨(dú)特的“二元主義現(xiàn)象”。在對(duì)一般的文獻(xiàn)進(jìn)行分類(lèi)時(shí)，僅使用一種分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，形成一種分類(lèi)體系，同時(shí)滿(mǎn)足文獻(xiàn)的實(shí)體有序化和信息有序化的雙重需要。而在整個(gè)檔案管理過(guò)程中，需要進(jìn)行兩次分類(lèi)，這兩次分類(lèi)在分類(lèi)對(duì)象、思路和目的等方面有著明顯的差異，形成了檔案信息分類(lèi)和檔案實(shí)體分類(lèi)這兩種分類(lèi)體系。這兩種分類(lèi)體系在檔案管理中同時(shí)存在，在不同的管理需要中發(fā)揮著各自不同的作用。

一、檔案信息分類(lèi)與檔案實(shí)體分類(lèi)的比較

（一）檔案信息與檔案實(shí)體。檔案信息分類(lèi)和檔案實(shí)體分類(lèi)的主要區(qū)別就是兩者的分類(lèi)對(duì)象不同。檔案信息是利用變化載體的方法從原始檔案文件中提取出來(lái)的，自身屬于抽象的事物，需要附屬在一個(gè)新的載體來(lái)存在，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。檔案實(shí)體是檔案的原始文件，主要是對(duì)檔案進(jìn)行原始記錄。檔案實(shí)體只是一種管理方式，主要根據(jù)檔案在來(lái)源上的歷史聯(lián)系進(jìn)行分類(lèi)，檔案信息分類(lèi)則是采用形式邏輯的方式。檔案管理的使用價(jià)值就是滿(mǎn)足人們對(duì)檔案的各種使用需求，人們?cè)谑褂脵n案時(shí)，主要是利用檔案信息資料。所以要基于檔案實(shí)體對(duì)相關(guān)檔案信息推行信息管理，分類(lèi)相關(guān)信息能夠使信息有序化，更加方便我們迅速查詢(xún)和使用檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案管理的使用價(jià)值。

（二）歷史主義和邏輯主義。從檔案信息分類(lèi)和檔案實(shí)體分類(lèi)的思路上來(lái)看，主要分為邏輯主義和歷史主義兩種派別。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，檔案實(shí)體分類(lèi)主要是通過(guò)歷史主義的原則，按照檔案實(shí)際情況和內(nèi)容界限直接認(rèn)定，按照檔案在其來(lái)源上的歷史聯(lián)系進(jìn)行分類(lèi)，檔案館中的所有檔案被劃分成若干個(gè)全宗，每個(gè)全宗又按照日期和形成檔案的機(jī)構(gòu)進(jìn)行細(xì)微的分類(lèi)，形成一個(gè)完整的實(shí)體分類(lèi)體系。檔案信息分類(lèi)主要采用形式邏輯主義的原則，突破檔案來(lái)源上的歷史聯(lián)系，按照社會(huì)組織的職能分工并結(jié)合檔案信息內(nèi)容的屬性對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)，人們可以按照職能活動(dòng)或事物的屬性來(lái)查找檔案。

（三）信息分類(lèi)號(hào)與實(shí)體分類(lèi)號(hào)。從信息分類(lèi)和實(shí)體分類(lèi)的目的及結(jié)果來(lái)說(shuō)，檔案實(shí)體分類(lèi)的目的是顯示檔案來(lái)源的歷史聯(lián)系，比較完整的展現(xiàn)出一個(gè)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中的發(fā)展過(guò)程。新標(biāo)準(zhǔn)中檔號(hào)的組成包括全宗號(hào)、時(shí)間、保管時(shí)限和件號(hào)。而信息分類(lèi)的目的體現(xiàn)在檔案內(nèi)容的邏輯聯(lián)系，使分散保存的不同宗卷中內(nèi)容屬于同一專(zhuān)業(yè)或職能活動(dòng)的檔案劃分到同一類(lèi)目下，給所有檔案進(jìn)行分類(lèi)號(hào)，展現(xiàn)每個(gè)信息在整體信息分類(lèi)體系中所在的具置，編號(hào)是由漢語(yǔ)拼音和數(shù)字混合在一起構(gòu)成，使人們能夠利用檔案的特點(diǎn)進(jìn)行查找。

（四）試題管理與信息開(kāi)發(fā)。檔案的管理工作，在理論上可以劃分為檔案內(nèi)容信息開(kāi)發(fā)和檔案實(shí)體管理。檔案的實(shí)體分類(lèi)是保管、鑒定和統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)，在檔案實(shí)體管理工作中進(jìn)行。檔案信息分類(lèi)屬于一種檢索語(yǔ)言，實(shí)體管理完畢后，在信息的開(kāi)發(fā)工作中進(jìn)行。

二、檔案信息分類(lèi)與檔案實(shí)體分類(lèi)并存原因

形成檔案信息分類(lèi)和檔案實(shí)體分類(lèi)在檔案管理中并存的原因：檔案和其他資料都是同屬于文獻(xiàn)的范疇，是內(nèi)容較為完整、歷史價(jià)值較高的信息記錄，目的都是幫助人們通過(guò)信息形成某種認(rèn)識(shí)，所以文獻(xiàn)的分類(lèi)需要適應(yīng)人們對(duì)文獻(xiàn)的需求特點(diǎn)。一般情況下，人們是根據(jù)信息內(nèi)容和特點(diǎn)進(jìn)行文獻(xiàn)的查找和使用。檔案信息分類(lèi)，就是按照文獻(xiàn)的內(nèi)容和特征進(jìn)行邏輯分類(lèi)而形成的體系。檔案信息分類(lèi)是人們查找需求的基本途徑，也是檔案的必然要求。在檔案管理機(jī)構(gòu)中，長(zhǎng)期利用檔案信息分類(lèi)，雖然為人們提供了很多便捷的條件，但是使同一出處的檔案全部打亂，檔案所記錄的全部機(jī)關(guān)的歷史活動(dòng)內(nèi)容被損壞、分解和混合，是檔案失去了原有的實(shí)際價(jià)值，變成繁雜的資料。這種信息分類(lèi)不能展現(xiàn)出檔案所具有的實(shí)際價(jià)值和獨(dú)特屬性，不利于檔案實(shí)體的實(shí)際管理，所以還需要編輯一些工具類(lèi)書(shū)籍來(lái)輔助檔案的實(shí)體管理。另一方面，分類(lèi)需要尊重和維護(hù)事物的本性。檔案是歷史社會(huì)活動(dòng)的記錄，能夠反映出縱向上時(shí)間的連續(xù)性和歷史性。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，信息分類(lèi)是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行橫向分類(lèi)，不能顯示人類(lèi)社會(huì)或者歷史的縱向演變、發(fā)展過(guò)程。所以對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理時(shí)，除了要進(jìn)行檔案信息分類(lèi)之外，還需要實(shí)體分類(lèi)對(duì)檔案進(jìn)行歷史性記錄。從檔案來(lái)源的歷史聯(lián)系出發(fā)，有效地維護(hù)某一組織或者個(gè)人職能活動(dòng)的整個(gè)發(fā)展過(guò)程，反映人類(lèi)社會(huì)的歷史。

三、結(jié)束語(yǔ)

由于檔案的根本屬性不同于其它文獻(xiàn)，使檔案的分類(lèi)也和其它文獻(xiàn)有很大的不同。檔案信息分類(lèi)和檔案實(shí)體分類(lèi)二者之間，雖然不統(tǒng)一，卻在檔案管理中同時(shí)存在，各盡其職，互補(bǔ)互依。其產(chǎn)生的原因是檔案的歷史記錄性，在檔案管理實(shí)踐中不斷地證明，也會(huì)在日后的檔案管理中，以其獨(dú)特性對(duì)檔案管理工作起到更加重要的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄧紹興，陳智為.檔案管理學(xué)[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2000.

篇3

檔案分類(lèi)問(wèn)題一直是我國(guó)檔案學(xué)研究的一個(gè)非常重要的實(shí)踐和理論問(wèn)題。在該問(wèn)題的研究實(shí)踐中，人們不僅關(guān)注檔案實(shí)體分類(lèi)問(wèn)題的研究，而且關(guān)注檔案內(nèi)容（信息）分類(lèi)問(wèn)題的探討。另外，我國(guó)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究中針對(duì)檔案種類(lèi)劃分、全宗劃分等問(wèn)題的研究，也屬于廣義的檔案分類(lèi)問(wèn)題研究范疇。可見(jiàn)，它既是檔案學(xué)應(yīng)用理論研究的重要課題，又是檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究的重要問(wèn)題。在現(xiàn)代檔案學(xué)理論知識(shí)體系中占有非常重要的位置。

本文結(jié)合國(guó)內(nèi)外相關(guān)理論研究成果和我國(guó)檔案分類(lèi)實(shí)踐面臨的問(wèn)題，談?wù)剬?duì)檔案分類(lèi)的實(shí)質(zhì)與作用、規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)等問(wèn)題的新認(rèn)識(shí)，希望對(duì)我國(guó)的檔案分類(lèi)理論研究和實(shí)踐發(fā)展有所貢獻(xiàn)。

一、檔案分類(lèi)的實(shí)質(zhì)

檔案分類(lèi)的實(shí)質(zhì)是通過(guò)再現(xiàn)文檔之間的“歷史邏輯關(guān)聯(lián)”和文檔內(nèi)容之間的“主題邏輯關(guān)聯(lián)”，建立“檔案有機(jī)體”、構(gòu)建“檔案信息體系”，提高檔案資源的品質(zhì)和可用性。

一種信息資源的品質(zhì)和可用性程度不同，會(huì)對(duì)這種信息資源的價(jià)值實(shí)現(xiàn)和存在產(chǎn)生決定性的影響。因?yàn)?，沒(méi)有一個(gè)國(guó)家或組織會(huì)愿意不計(jì)成本地長(zhǎng)期保存某種低質(zhì)的、可用性差的信息資源。檔案作為一種重要的社會(huì)資源，不論是對(duì)政府機(jī)關(guān)還是企業(yè)事業(yè)單位及各種其他社團(tuán)組織來(lái)說(shuō)，都具有非常重要的證據(jù)意義和信息價(jià)值，同時(shí)也是人類(lèi)社會(huì)歷史記憶、集體記憶的重要組成部分。檔案管理的重要社會(huì)使命之一就是要通過(guò)有效、科學(xué)的管理，為人類(lèi)社會(huì)的存續(xù)和健康發(fā)展提供高品質(zhì)的、可用性強(qiáng)的檔案資源。誠(chéng)然，分類(lèi)作為一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)管理活動(dòng)，并不是唯一可以提升檔案資源品質(zhì)的業(yè)務(wù)管理活動(dòng)，除此之外，其他檔案管理工作也對(duì)提升和保障檔案資源的品質(zhì)和效用具有重要影響作用。然而，從檔案資源的組織化、條理化、有序化的管理要求來(lái)說(shuō)，如果沒(méi)有合理、科學(xué)的檔案分類(lèi)，那么其他檔案業(yè)務(wù)管理工作的成效也無(wú)法得到很好體現(xiàn)。

檔案分類(lèi)的主要工作內(nèi)容包括：檔案實(shí)體分類(lèi)和檔案內(nèi)容（信息）分類(lèi)兩個(gè)層面的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容。其中，檔案實(shí)體分類(lèi)，又稱(chēng)“全宗內(nèi)檔案分類(lèi)”，是“按檔案在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的異同，分門(mén)別類(lèi)，構(gòu)成有機(jī)體系。是檔案整理中介于區(qū)分全宗與立卷之間的一個(gè)環(huán)節(jié)”。這種解釋的最主要思想成就，就是說(shuō)明了檔案實(shí)體分類(lèi)的根本性目的——構(gòu)建檔案有機(jī)體。從目前的檔案管理基本對(duì)象來(lái)說(shuō)，檔案實(shí)體主要包括兩種基本存在形態(tài)，一種是通過(guò)模擬方式記錄的物理形態(tài)的檔案實(shí)體，另一種是通過(guò)電子方式記錄的數(shù)字形態(tài)的檔案實(shí)體。

盡管這兩種“實(shí)體”有所區(qū)別，即與“載體”或“存儲(chǔ)介質(zhì)”之間的關(guān)聯(lián)度不同（前者是“終生定居式”的，后者是“臨時(shí)寄居式”的），但這兩種形態(tài)“檔案”的分類(lèi)目標(biāo)是基本一致的，即都是通過(guò)主要采用歷史的方法，再現(xiàn)文檔之間的歷史聯(lián)系，在分門(mén)別類(lèi)的基礎(chǔ)上，使檔案資源成為一種“有機(jī)體系”。由于數(shù)字形態(tài)的檔案同特定的存儲(chǔ)介質(zhì)之間存在可分離性，所以電子文檔之間的歷史關(guān)聯(lián)可以通過(guò)相互鏈接的方式，以多種歷史的邏輯關(guān)聯(lián)形式呈現(xiàn)出來(lái)，更能反映文檔之間的多種歷史的有機(jī)聯(lián)系性。所以，從根本意義上說(shuō)，傳統(tǒng)形態(tài)的檔案有機(jī)體系的建設(shè)，因受“載體與其記錄內(nèi)容不可分離性”的影響，只能采用“線(xiàn)性方式”將文檔之間的歷史聯(lián)系中比較主要的“關(guān)聯(lián)性”再現(xiàn)出來(lái)；而數(shù)字形態(tài)的電子檔案，由于其“記錄內(nèi)容”可以不依賴(lài)特定的載體（或介質(zhì)）而存在，并且相同的文檔可以同時(shí)存儲(chǔ)于不同的介質(zhì)中而不影響其“真實(shí)性和完整性”，所以有條件根據(jù)不同的業(yè)務(wù)需要和管理需要，呈現(xiàn)文檔之間的多種歷史有機(jī)聯(lián)系。

西方國(guó)家通常把“文件與檔案分類(lèi)（classification）”界定為“在文件和檔案環(huán)境下，按照分類(lèi)系統(tǒng)中邏輯結(jié)構(gòu)的慣例、方法和程序規(guī)則，對(duì)文件進(jìn)行鑒別和排列的過(guò)程”。其實(shí)，他們所說(shuō)的“分類(lèi)系統(tǒng)中邏輯結(jié)構(gòu)”的確立前提，也是指對(duì)文檔之間的歷史的邏輯關(guān)聯(lián)性的呈現(xiàn)，并且通過(guò)“慣例”總結(jié)、方法確立和業(yè)務(wù)“程序規(guī)則”的建立等方式，將文檔之間的歷史的邏輯聯(lián)系再現(xiàn)出來(lái)。值得注意的是：西方檔案學(xué)理論中對(duì)檔案本質(zhì)的認(rèn)識(shí)比較重視“文件有機(jī)體”：而我們國(guó)家的檔案學(xué)理論對(duì)檔案本質(zhì)的認(rèn)識(shí)強(qiáng)調(diào)抽象意義上的“原始記錄”。由此也使中、西檔案分類(lèi)理論的研究呈現(xiàn)出互有側(cè)重思想成果。我國(guó)的檔案分類(lèi)理論整體框架比較完整，對(duì)檔案分類(lèi)理論的宏觀性研究較多；西方的檔案分類(lèi)理論比較注重方法、規(guī)則和程序、慣例層面的研究，注重可以指導(dǎo)文件和檔案分類(lèi)實(shí)踐的“分類(lèi)系統(tǒng)”、“分類(lèi)體系”和“分類(lèi)方法”的實(shí)用性研究?？梢哉f(shuō)各有優(yōu)勢(shì)，只有相互借鑒，取長(zhǎng)補(bǔ)短，才是完善和發(fā)展我國(guó)檔案分類(lèi)理論之道。

檔案內(nèi)容（信息）分類(lèi)，應(yīng)屬于信息內(nèi)容組織與管理范疇，其實(shí)質(zhì)是依據(jù)用戶(hù)的需要，快捷、準(zhǔn)確滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)檔案信息的業(yè)務(wù)需求和信息需求的目標(biāo)價(jià)值取向，將檔案內(nèi)容依照一定的邏輯規(guī)則和方法加以分門(mén)別類(lèi)，形成具有嚴(yán)密邏輯結(jié)構(gòu)的檔案內(nèi)容主題關(guān)聯(lián)體。由于用戶(hù)需求的多樣性、動(dòng)態(tài)性影響，所以基于此種需求導(dǎo)向的檔案內(nèi)容分類(lèi)所構(gòu)建的檔案信息分類(lèi)體系也同樣具有類(lèi)似的特征。

盡管兩種意義上的檔案分類(lèi)存在著較大的區(qū)別，但是有一點(diǎn)必須加以強(qiáng)調(diào)：檔案實(shí)體分類(lèi)所再現(xiàn)和確立的、反映文檔之間有機(jī)的、歷史邏輯聯(lián)系的文件體系，在任何情況下，都是檔案內(nèi)容（信息）分類(lèi)所要達(dá)成目的或?qū)崿F(xiàn)目標(biāo)的前提與基礎(chǔ)。換言之，通過(guò)檔案實(shí)體分類(lèi)所“固化”和“確定”的文檔之間的有機(jī)的歷史邏輯關(guān)聯(lián)，是我們正確理解、判斷和全面認(rèn)識(shí)有關(guān)文檔“整體價(jià)值”的必要前提；失去了這種“歷史關(guān)聯(lián)”，我們將無(wú)法真正認(rèn)識(shí)和把握檔案文件的利用價(jià)值?；诖朔N認(rèn)識(shí)，我們才得出了上述結(jié)論，同時(shí)我們也反對(duì)將兩種“分類(lèi)”對(duì)立起來(lái)的看法和觀點(diǎn)。誠(chéng)然，我們也反對(duì)將兩者完全混同的思想認(rèn)識(shí)。

能夠有效再現(xiàn)文檔之間歷史的有機(jī)關(guān)聯(lián)性，并能夠通過(guò)一定的邏輯形式予以呈現(xiàn)的檔案實(shí)體分類(lèi)，是我們確立檔案實(shí)體有機(jī)體，建立科學(xué)的檔案分類(lèi)系統(tǒng)的重要保證?；谟脩?hù)需求導(dǎo)向的檔案內(nèi)容（信息）分類(lèi)，必須嚴(yán)格遵守邏輯分類(lèi)要求，發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容之間的“主題關(guān)聯(lián)”，構(gòu)建反映檔案內(nèi)容（信息）之間主題聯(lián)系的邏輯分類(lèi)體系。檔案實(shí)體的歷史邏輯關(guān)聯(lián)是理解和判斷檔案利用價(jià)值、整體使用價(jià)值的重要前提。檔案實(shí)體分類(lèi)的目的就是通過(guò)有效維護(hù)和再現(xiàn)這種歷史邏輯關(guān)聯(lián)，提升檔案資源的品質(zhì)和可用性；而檔案內(nèi)容（信息）的分類(lèi)，則可以通過(guò)體現(xiàn)用戶(hù)多樣性、動(dòng)態(tài)性需求的文檔內(nèi)容之間“主題邏輯關(guān)聯(lián)”的信息分類(lèi)體系，來(lái)滿(mǎn)足用戶(hù)的需求。

檔案分類(lèi)有兩個(gè)層次，即認(rèn)識(shí)性分類(lèi)和管理性分類(lèi)。檔案的認(rèn)識(shí)性分類(lèi)即檔案種類(lèi)的劃分；檔案的管理性分類(lèi)即檔案機(jī)構(gòu)及其工作人員在檔案管理實(shí)踐中，對(duì)檔案實(shí)體和檔案的內(nèi)容信息所進(jìn)行的分類(lèi)。檔案的實(shí)體分類(lèi)和檔案內(nèi)容信息的分類(lèi)，不僅含義與所指不同，其作用特點(diǎn)和要求也明顯不同。檔案實(shí)體分類(lèi)是指針對(duì)檔案本身即實(shí)存或理化意義上的檔案所進(jìn)行的分類(lèi)，其作用與目的是建立檔案存放保管時(shí)的秩序與體系。檔案內(nèi)容信息的分類(lèi)是對(duì)檔案所記述的內(nèi)容信息所進(jìn)行的分類(lèi)，其作用和目的主要是對(duì)檔案內(nèi)容信息進(jìn)行條理化的加工、處理，為人們對(duì)檔案內(nèi)容信息的利用提供盡可能多的途徑、角度，為充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容信息的價(jià)值與作用創(chuàng)造條件。

二、檔案實(shí)體分類(lèi)規(guī)則

檔案實(shí)體分類(lèi)規(guī)則的確立，不能片面強(qiáng)調(diào)形式邏輯規(guī)范的要求，也應(yīng)充分考慮到檔案有機(jī)體的歷史生長(zhǎng)特點(diǎn)，辯證地開(kāi)展檔案實(shí)體分類(lèi)實(shí)踐，維護(hù)每個(gè)全宗檔案有機(jī)體的歷史真實(shí)面貌。

根據(jù)我國(guó)的檔案實(shí)體分類(lèi)理論的要求，“分類(lèi)作為一種基本的認(rèn)識(shí)方法和管理方法，必須具有邏輯性，符合基本的邏輯規(guī)則”。這些形式邏輯規(guī)則包括：嚴(yán)整性規(guī)則（子類(lèi)的外延之和等于母類(lèi)的外延）、同一性規(guī)則（每一次具體的劃分只能使用一個(gè)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)）、排他性規(guī)則（同位類(lèi)之間不能相互交叉、重疊）。這些形式邏輯規(guī)則的遵守，對(duì)保證檔案實(shí)體分類(lèi)體系的整體邏輯聯(lián)系，確實(shí)非常重要。但是，我們應(yīng)當(dāng)清楚地認(rèn)識(shí)到，檔案實(shí)體作為一個(gè)社會(huì)組織社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物，是一種歷史的、有機(jī)的文件體系。每個(gè)全宗的檔案都不是一種按照嚴(yán)格的“純邏輯規(guī)則”形成的文件體系，其中不免有這樣或那樣的非邏輯的“產(chǎn)物”，這也是“歷史的東西”所具有的一種特征。如果人為強(qiáng)制地加以“拆分”，則會(huì)“損傷”全宗內(nèi)文件有機(jī)體的“整體完整性”。所以，不能像對(duì)待檔案內(nèi)容（信息）分類(lèi)那樣，要求檔案實(shí)體分類(lèi)一定要嚴(yán)格遵守“邏輯性”或“形式邏輯規(guī)則”的要求，而應(yīng)予以客觀地對(duì)待，并采取相對(duì)靈活的分類(lèi)方法來(lái)區(qū)分檔案文件所屬的類(lèi)別。

例如，某企業(yè)的檔案實(shí)體分類(lèi)方案中，依據(jù)企業(yè)的職能活動(dòng)特征，在“產(chǎn)品管理”類(lèi)目下設(shè)立了“項(xiàng)目開(kāi)發(fā)”和“項(xiàng)目建設(shè)”兩個(gè)二級(jí)類(lèi)目，可以說(shuō)是符合“形式邏輯規(guī)則”嚴(yán)整性要求的，但在“項(xiàng)目建設(shè)”的類(lèi)目下僅設(shè)置了“設(shè)計(jì)管理、材料設(shè)備管理、施工管理、統(tǒng)計(jì)管理和項(xiàng)目工程驗(yàn)收”等5個(gè)三級(jí)類(lèi)目，如果從邏輯上分析，明顯確立一個(gè)三級(jí)類(lèi)目，即“供應(yīng)商評(píng)估”。但是，這并沒(méi)有影響該企業(yè)檔案實(shí)體分類(lèi)的質(zhì)量，原因其實(shí)很簡(jiǎn)單，就是該企業(yè)并沒(méi)有在職能活動(dòng)中形成記錄和反映“供應(yīng)商評(píng)估”方面的文件。再如，有的組織在編制檔案分類(lèi)方案的過(guò)程中，設(shè)置了“特種載體檔案”類(lèi)，這與其他一級(jí)類(lèi)目的劃分標(biāo)準(zhǔn)（職能分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)）是不一致的，似乎也違背了“形式邏輯規(guī)則”中的“同一性規(guī)則”。但是，檔案實(shí)體分類(lèi)的目的之一就是“方便檔案實(shí)體的安全保管”，而不同載體檔案的保管條件要求是不同的，所以按載體的特殊保管要求，在分類(lèi)方案中增加“特種載體類(lèi)”是沒(méi)有問(wèn)題的。此外，在類(lèi)目名稱(chēng)的選擇方面，有時(shí)我們所使用的類(lèi)目名稱(chēng)，如果從“概念的外延”角度來(lái)考察會(huì)存在“交叉”問(wèn)題，但又沒(méi)有辦法找到更合適的類(lèi)目名稱(chēng)表達(dá)“詞匯”。每當(dāng)這種情況出現(xiàn)時(shí)，比較好的處置方法就是通過(guò)“類(lèi)目注釋”的方式來(lái)分別予以說(shuō)明。所以，形式邏輯規(guī)則所要求的“排他性”，在具體實(shí)踐中，決不可機(jī)械地運(yùn)用，而應(yīng)充分考慮實(shí)際情形，做好相應(yīng)的變通處理。歷史與邏輯即有統(tǒng)一性，同時(shí)也不能在兩者之間劃等號(hào)，因?yàn)檫壿嫷臇|西往往已經(jīng)抽調(diào)了歷史的東西中那些“枝節(jié)和末梢”了！

三、檔案實(shí)體分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)

檔案實(shí)體分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的選擇應(yīng)注意強(qiáng)調(diào)其選擇和確立的客觀性及其對(duì)檔案實(shí)體形成規(guī)律與特點(diǎn)的有效表達(dá)性，不能因圖一時(shí)方便而錯(cuò)誤地將不具有客觀性和穩(wěn)定性的屬性、特征作為檔案實(shí)體的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)選擇和確定檔案實(shí)體的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，必須遵從檔案有機(jī)體的歷史形成規(guī)律和主要特點(diǎn)，不可主觀地、人為地簡(jiǎn)單從事，更不能將錯(cuò)誤的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)選擇思想制度化、規(guī)范化。

從我國(guó)檔案實(shí)體分類(lèi)實(shí)踐的具體歷史情況來(lái)說(shuō)，主要存在兩種錯(cuò)誤的傾向必須堅(jiān)決予以糾正。其一是不考慮各個(gè)立檔單位檔案有機(jī)體的特殊歷史形成性，片面地強(qiáng)調(diào)構(gòu)建統(tǒng)一的“檔案實(shí)體分類(lèi)體系”；其二是將“價(jià)值判斷結(jié)果一一保管期限”作為組織全宗中“文書(shū)檔案”實(shí)體分類(lèi)的主要標(biāo)準(zhǔn)來(lái)使用和推廣。這兩種做法均違背了檔案實(shí)體分類(lèi)的規(guī)律性要求和國(guó)際上通行的檔案實(shí)體分類(lèi)慣例。分析其癥結(jié)，主要體現(xiàn)在：

第一，錯(cuò)誤地將各個(gè)立檔單位的檔案認(rèn)定為完全符合邏輯的產(chǎn)物，忽視了各個(gè)立檔單位檔案有機(jī)體形成的多樣性和特殊性。檔案人，尤其是檔案管理規(guī)范的制訂者，務(wù)必要清醒地認(rèn)識(shí)到：各個(gè)立檔單位的檔案全宗都是歷史的、“自然生長(zhǎng)”的文件有機(jī)體系，具有各種樣態(tài)，整理和劃分全宗及全宗內(nèi)的檔案實(shí)體必須堅(jiān)持尊重歷史的態(tài)度和原則，不可想當(dāng)然地進(jìn)行。

第二，錯(cuò)誤地將僅適用于檔案內(nèi)容（信息）分類(lèi)的規(guī)則和思想，運(yùn)用到檔案實(shí)體分類(lèi)實(shí)踐中。如前所述，檔案內(nèi)容分類(lèi)是為了體現(xiàn)檔案信息之間的“主題關(guān)聯(lián)”性，所以可以打破全宗界限，按照形式邏輯規(guī)則來(lái)組織檔案資源的信息分類(lèi)，構(gòu)建便于用戶(hù)使用的檔案信息邏輯體系；而檔案實(shí)體分類(lèi)的目的是為了重現(xiàn)檔案文件的歷史有機(jī)聯(lián)系性，建立檔案有機(jī)體。如果在實(shí)踐中忽略這兩者的區(qū)別，則會(huì)“張冠李戴”，人為地制造檔案實(shí)體管理的混亂。

第三，錯(cuò)誤地把保管期限當(dāng)成檔案實(shí)體的“客觀屬性和特征”，并把它應(yīng)用于指導(dǎo)各立檔單位文書(shū)檔案實(shí)體分類(lèi)。其實(shí)，凡具有基本檔案學(xué)常識(shí)的人都知道，作為檔案實(shí)體分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)使用的“檔案屬性和特征”必須符合兩個(gè)基本條件要求：一是客觀性要求，二是穩(wěn)定性要求。“檔案保管期限”就是人們對(duì)檔案保存價(jià)值分析、判斷結(jié)果的標(biāo)記，它帶有明顯的“主觀色彩”，具有“不穩(wěn)定性”的特點(diǎn)。每個(gè)時(shí)代的鑒定檔案保存價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)都具有很大的人為性特征，所以檔案的“保管期限特征”并不是一種“客觀的、穩(wěn)定的”特征，它會(huì)隨著人們的認(rèn)識(shí)能力、鑒定業(yè)務(wù)水平和社會(huì)環(huán)境的不同而發(fā)生變化。

基于上述認(rèn)識(shí)，如果有關(guān)部門(mén)能夠及時(shí)調(diào)整不當(dāng)?shù)淖龇?，則會(huì)及時(shí)糾正失誤，使檔案分類(lèi)重新回到正確的軌道上來(lái)，相反，如果繼續(xù)把失當(dāng)?shù)淖龇ê鸵?guī)范要求當(dāng)成所謂的“制度創(chuàng)新成果”，諱疾忌醫(yī)，則會(huì)給中國(guó)檔案分類(lèi)實(shí)踐造成更大的損失。一種錯(cuò)誤的思想理論如果尚停留在認(rèn)識(shí)層面，其對(duì)現(xiàn)實(shí)檔案實(shí)體管理活動(dòng)還不會(huì)產(chǎn)生太大的負(fù)面影響：但如果將其“制度化、標(biāo)準(zhǔn)化”甚至以一定的“強(qiáng)制力”予以在檔案實(shí)體分類(lèi)實(shí)踐中推廣，則無(wú)疑會(huì)給檔案資源的科學(xué)管理和檔案資源體系的建設(shè)造成嚴(yán)重負(fù)面影響。改革的結(jié)果不一定都是好的、合理的，檔案行政管理部門(mén)應(yīng)對(duì)各種“改革的產(chǎn)物”進(jìn)行科學(xué)論證，并按照“七分研究三分制定”的要求，審慎地注意改革成果的實(shí)踐應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬林青.基于職能的文件分類(lèi)研究述評(píng)[J].檔案學(xué)通訊，2011（1）.

篇4

一、教學(xué)檔案研究的現(xiàn)狀

目前，不少高職院校的教學(xué)檔案管理尚未按教育信息化要求形成完整的機(jī)制，如沒(méi)有配備專(zhuān)職的檔案管理人員、兼職人員一般都未受過(guò)專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)、檔案管理制度也不健全、管理流程與教育信息化要求不匹配等。檔案管理存在的主要問(wèn)題表現(xiàn)在：一是對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠。教學(xué)檔案數(shù)量大、內(nèi)容多，其作用不受重視，檔案管理投入也少，對(duì)檔案管理工作持得過(guò)且過(guò)態(tài)度，更談不上創(chuàng)新；部分工作人員認(rèn)為教學(xué)檔案管理工作輕松簡(jiǎn)單，不需要專(zhuān)業(yè)知識(shí)，致使教學(xué)檔案管理質(zhì)量和效率難以突破。二是檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范。需要?dú)w檔的材料沒(méi)有及時(shí)歸檔，造成了在評(píng)估和重點(diǎn)項(xiàng)目申報(bào)中材料的缺失；收集的材料類(lèi)別混雜，沒(méi)有及時(shí)裝盒整理；相當(dāng)一部分檔案材料散存?zhèn)€人手中，造成檔案收集不全，歸檔材料質(zhì)量不高等。三是檔案管理制度不健全，需要文件的時(shí)候亂翻亂抽，借閱、轉(zhuǎn)閱不登記，借走后不妥善保管，用后不歸還，造成重要文件的流失。四是在檔案管理方面應(yīng)用信息化技術(shù)少，與信息發(fā)展形勢(shì)不匹配，檔案管理效率差。

二、教學(xué)檔案管理研究的方法

本課題主要采用三種研究方法：一是調(diào)查法。通過(guò)同類(lèi)高職院校中檔案管理的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和做法，收集到更多有關(guān)教學(xué)檔案管理工作辦法，尋找本課題實(shí)施的理論依據(jù)以及可以借鑒的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)；二是比較研究法。將現(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比較，找出兩者的優(yōu)缺點(diǎn)，將兩者優(yōu)點(diǎn)相互結(jié)合。三是個(gè)案研究法。以湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“我院”）教務(wù)處檔案為實(shí)例進(jìn)行試點(diǎn)。

三、教學(xué)檔案管理系統(tǒng)研究的結(jié)論與對(duì)策

（1）建立了教學(xué)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)：DA/T22——2000規(guī)則同樣適應(yīng)于高職院校教學(xué)檔案的管理，并能在配套制度環(huán)境中發(fā)揮作用，能夠?yàn)榻虒W(xué)檔案管理提供有效規(guī)范?？梢越⑴cDA/T22——2000規(guī)則相適應(yīng)的教學(xué)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)建立的教學(xué)檔案實(shí)體分類(lèi)目錄，按照《歸檔文件整理規(guī)則規(guī)范》建立相適應(yīng)的編號(hào)，以教務(wù)處的檔案為案例，以“件”的實(shí)體分類(lèi)，即將歸檔文件按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類(lèi)別，構(gòu)成有機(jī)體的過(guò)程。對(duì)歸檔文件進(jìn)行合理的分類(lèi)，要體現(xiàn)出文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使教學(xué)類(lèi)檔案成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)的提供利用，而且對(duì)排列、編目后續(xù)工作的開(kāi)展，以及文件柜、文件架的管理有著重要意義。結(jié)合我院實(shí)際工作以及機(jī)構(gòu)設(shè)置的特點(diǎn)，參照《歸檔文件整理規(guī)則》中關(guān)于歸檔文件分類(lèi)的要求，制定我院歸檔文件分類(lèi)方案。采用年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限三種分類(lèi)法，并可以組合成許多種復(fù)式分類(lèi)法。一級(jí)類(lèi)目的標(biāo)識(shí)，采用類(lèi)目名稱(chēng)主詞和漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母，如“JX”即“jiaoxue”（教學(xué)）的簡(jiǎn)稱(chēng)。檔號(hào)模式規(guī)定為“年度號(hào)+分類(lèi)號(hào)+案卷號(hào)”。如2014年教學(xué)綜合性第1號(hào)卷的檔案為2016-JX11-001，分類(lèi)號(hào)（類(lèi)目）的設(shè)置學(xué)院文件數(shù)量的多少可分為一級(jí)、二級(jí)或三級(jí)類(lèi)目。2016-JX01-1～N（保管期限為“永久”時(shí)從“1”～“N”件排列流水件號(hào)）（2）建立教學(xué)檔案管理制度：通過(guò)建立檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范教學(xué)檔案管理，必須有配套的制度，需依據(jù)檔案相關(guān)法律法規(guī)，研制學(xué)院的檔案管理工作規(guī)范框架。在調(diào)查的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，大家對(duì)檔案不夠重視，很多的檔案規(guī)章都不是很熟悉，檔案意識(shí)的加強(qiáng)，需要全院的各個(gè)部門(mén)都引起重視，我們根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、國(guó)家教育委員會(huì)《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)，并結(jié)合學(xué)院檔案工作實(shí)際，形成《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案工作規(guī)范體系》，為加強(qiáng)學(xué)院的檔案工作，充分發(fā)揮各類(lèi)檔案的作用，更好地為學(xué)院教學(xué)、科研及其他各項(xiàng)工作服務(wù)。對(duì)于檔案管理的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和編研提供利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有以下相應(yīng)的制度《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理實(shí)施辦法》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案實(shí)體分類(lèi)方案》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院各類(lèi)檔案工作規(guī)范》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室工作職責(zé)》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案材料保管期限規(guī)定》等制度，組成檔案工作規(guī)范體系。通過(guò)學(xué)習(xí)檔案規(guī)章和學(xué)院檔案工作規(guī)范，對(duì)加強(qiáng)全院職工檔案歸檔意識(shí)，促進(jìn)檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化起到重要作用，進(jìn)而提高學(xué)院檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案資源的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益。（3）提出教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方案：采集.NET技術(shù)與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)研究檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合DA/T22——2000規(guī)則，通過(guò)建立的檔案實(shí)體分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行信息交換和通信，以實(shí)現(xiàn)智能化識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，可以有效地提高檔案管理質(zhì)量和效率，能極大地提升學(xué)院檔案管理信息化水平。檔案管理系統(tǒng)的功能需求：檔案管理系統(tǒng)是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，把分散在不同載體、不同位置的信息資源，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)、借閱、歸還、催還，對(duì)檔案查詢(xún)和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，使檔案管理人員對(duì)檔案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系統(tǒng)的管理員能夠?qū)︿浫氲男畔⒁鬁?zhǔn)確、完全；對(duì)錄入的數(shù)據(jù)隨時(shí)作更新修改，管理員能夠得到最新的信息；為系統(tǒng)管理員和一般用戶(hù)設(shè)置建立完善的權(quán)限和身份級(jí)別，一般用戶(hù)不能對(duì)信息進(jìn)行添加、刪除。加快檢索速度，促進(jìn)檔案的規(guī)范化和正規(guī)化，對(duì)做好學(xué)院檔案信息化工作，對(duì)檔案的整理、鑒定、保管、編目、檢索、編輯、研究、統(tǒng)計(jì)與利用有著積極的推動(dòng)作用?？偠灾?，隨著高職院校的發(fā)展，根據(jù)人才培養(yǎng)質(zhì)量的需要，發(fā)現(xiàn)原來(lái)確定的歸檔范圍和保管期限已不能適應(yīng)當(dāng)前教學(xué)改革發(fā)展，給當(dāng)前的檔案建設(shè)工作造成了困擾。因此，本課題主要研究的是大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校的教學(xué)檔案與DA/T22——2000規(guī)則相適應(yīng)的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)研究，為教學(xué)檔案的規(guī)范管理和教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的分類(lèi)提供了依據(jù)，適應(yīng)當(dāng)前人才培養(yǎng)的需求，對(duì)教學(xué)檔案分類(lèi)進(jìn)行研究，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的需要。

參考文獻(xiàn)：

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[中圖分類(lèi)號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2013）09-0047-01

一、分類(lèi)原則與分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)

（一）全宗內(nèi)檔案分類(lèi)原則

全宗內(nèi)檔案分類(lèi)總的原則是要科學(xué)、客觀、符合邏輯，能反映檔案在其管理過(guò)程中所形成的特點(diǎn)和規(guī)律。通過(guò)實(shí)踐證明，在檔案管理過(guò)程中具體的分類(lèi)原則可表現(xiàn)出以下幾點(diǎn)：

1.根據(jù)檔案管理過(guò)程中全宗的性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行分析研究，可以選擇適當(dāng)?shù)姆诸?lèi)原則和分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分。能夠恰如其分地提示檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，使整個(gè)分類(lèi)系統(tǒng)具有客觀性，組成一個(gè)有機(jī)的整體，系統(tǒng)反映出立檔單位的活動(dòng)面貌。

2.根據(jù)檔案管理中分類(lèi)體系的構(gòu)成和應(yīng)用的邏輯性分析，遵守邏輯劃分的相關(guān)規(guī)則。一次檔案分類(lèi)只能使用一個(gè)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，子類(lèi)外延之和正好等于母語(yǔ)外延，子類(lèi)之間必須界線(xiàn)清晰，不能互相交叉，類(lèi)目概念應(yīng)明確。

3.分類(lèi)層次簡(jiǎn)明，類(lèi)目不宜過(guò)細(xì)、過(guò)多。一般來(lái)說(shuō)，類(lèi)目劃分到二級(jí)至三級(jí)，使之能包容一定數(shù)量的案卷。另外，劃分類(lèi)別時(shí)應(yīng)留有伸縮余地，以便隨實(shí)際需要增加或減少類(lèi)別。

4.類(lèi)目名稱(chēng)應(yīng)含義明確，具有系統(tǒng)性，有合理的排列順序。必要時(shí)，對(duì)類(lèi)目所指范圍和歸類(lèi)方法應(yīng)有說(shuō)明，以保證分類(lèi)的一致性。

（二）全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)

全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)主要有文件的時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、形式四種，每一標(biāo)準(zhǔn)下又有不同的分類(lèi)方法。

1.按文件產(chǎn)生的時(shí)間分類(lèi)。一是年度分類(lèi)法：根據(jù)形成和處理檔案所屬年度分類(lèi)。二是時(shí)期分類(lèi)法：按立檔單位在發(fā)展過(guò)程中形成的不同時(shí)期（或不同階段）分類(lèi)。如前、后、時(shí)期等。三是工作階段分類(lèi)法：如工程檔案按設(shè)計(jì)、施工、竣工等不同階段進(jìn)行分類(lèi)。

2.按文件的來(lái)源分類(lèi)。一是組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法：按立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)。二是作者分類(lèi)法：按文件的作者分類(lèi)。三是通信者分類(lèi)法：按與立檔單位有較穩(wěn)定的來(lái)往通信關(guān)系的機(jī)關(guān)或個(gè)人分類(lèi)。

3.按文件的內(nèi)容分類(lèi)。一是問(wèn)題分類(lèi)法：按文件內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題（事由）分類(lèi)。二是實(shí)物分類(lèi)法：按文件內(nèi)容所涉及有實(shí)物分類(lèi)，如石油、糧食、煤炭、棉等。三是地域分類(lèi)法：按文件內(nèi)容所涉及的地理區(qū)域分類(lèi)，如湖北、湖南等。四是專(zhuān)業(yè)分類(lèi)法：按檔案內(nèi)容所反映的專(zhuān)業(yè)性質(zhì)分類(lèi)。

二、檔案管理過(guò)程中組織全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)研究

根據(jù)檔案管理的現(xiàn)狀及過(guò)程研究來(lái)看，組織全宗內(nèi)檔案管理常用的分類(lèi)方法可以有三種情況：即檔案管理年度分類(lèi)法、檔案管理組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法和檔案管理問(wèn)題分類(lèi)法。

（一）年度分類(lèi)法

所謂年度分類(lèi)法是指在檔案管理中運(yùn)用的最廣泛的檔案實(shí)體分類(lèi)法進(jìn)行管理，這是因?yàn)橐粋€(gè)立檔單位在一個(gè)年度內(nèi)所形成的檔案與其他情況不同，表現(xiàn)出存在著最緊密的聯(lián)系。立檔單位的工作如果以年度為單位進(jìn)行制訂計(jì)劃和進(jìn)行總結(jié)的研究，對(duì)其檔案可以按年度進(jìn)行分類(lèi)，所以能夠看出這個(gè)單位逐年發(fā)展的具體情況，可以較好地維護(hù)和再現(xiàn)立檔單位活動(dòng)和檔案形成的歷史過(guò)程。另外，這種分類(lèi)方法同現(xiàn)行的文書(shū)處理工作制度吻合，文書(shū)部門(mén)按年度進(jìn)行立卷和移交案卷，自然而然地把檔案分成不同類(lèi)別。

1.文件上沒(méi)有標(biāo)注具體時(shí)間的，要想辦法考證分析出時(shí)間?？甲C方法有很多，可以根據(jù)文件的內(nèi)容、文件的制成材料、格式和文件上的各種標(biāo)記來(lái)判定檔案的準(zhǔn)確日期或大致日期。

2.專(zhuān)業(yè)部門(mén)的工作除了使用通用年度以外，還使用專(zhuān)門(mén)年度，如學(xué)年度、會(huì)計(jì)年度等。這些專(zhuān)業(yè)部門(mén)的檔案應(yīng)分別按通用年度和專(zhuān)門(mén)年度分類(lèi)，其主要業(yè)務(wù)工作的檔案分類(lèi)按專(zhuān)門(mén)年度進(jìn)行，而其他工作形成的檔案仍按通用年度進(jìn)行分類(lèi)。同時(shí)，采取交叉設(shè)類(lèi)的方法，如2007年度與2007-2008學(xué)年，2008年度與2008-200年，依次類(lèi)推進(jìn)行交叉設(shè)類(lèi)，類(lèi)內(nèi)統(tǒng)一進(jìn)行整理。

（二）組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法

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中圖分類(lèi)號(hào)：TP314 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416(2012)07-0215-01

1、引言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟，其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識(shí)，它已進(jìn)入人類(lèi)社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分，使用計(jì)算機(jī)對(duì)員工檔案信息進(jìn)行管理，具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)。

2、系統(tǒng)功能分析

本系統(tǒng)主要任務(wù)是對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)和分柜管理，還可進(jìn)行檔案借用和檔案歸還管理。另外還提供友好的用戶(hù)操作界面，并且具有密碼和權(quán)限管理功能。其功能主要有如下幾項(xiàng)：

(1)密碼和權(quán)限管理功能，不同權(quán)限的用戶(hù)具有不同的操作權(quán)利。

(2)應(yīng)用程序與數(shù)據(jù)卡服務(wù)器連接配置功能，用于在應(yīng)用程序中配置SQL Server 2000數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器名和檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)名。

(3)檔案分類(lèi)資料錄入，包括分類(lèi)序號(hào)、檔案分類(lèi)名、檔案分類(lèi)所屬部門(mén)、備注、建檔人員、建檔日期、修改人員、修改日期。

(4)檔案柜資料錄入，檔案柜號(hào)、檔案柜名稱(chēng)、備注。

(5)檔案記錄錄入，包括檔案編號(hào)、檔案名稱(chēng)、檔案柜號(hào)、檔案人姓名、檔案人工號(hào)、修改人、修改日期、建檔人、建檔日期、正文頁(yè)數(shù)、附件件數(shù)、附圖張數(shù)。

(6)檔案借用記錄錄入，包括檔案編號(hào)、檔案名稱(chēng)、借用人員、借用日期、備注。

(7)檔案歸還記錄錄入，包括檔案編號(hào)、檔案名稱(chēng)、歸還人員、歸還日期、備注。

(8)檔案分類(lèi)資料和檔案柜資料記錄的修改和刪除功能。

(9)檔案記錄的修改、刪除和組合查詢(xún)功能。

(10)檔案借用和歸還記錄的修改、刪除和查詢(xún)功能。

3、系統(tǒng)主要窗體詳細(xì)設(shè)計(jì)

3.1 檔案管理窗體設(shè)計(jì)

檔案管理窗體是檔案管理系統(tǒng)的核心，在這里可以增加、修改、刪除和查詢(xún)記錄。在“檔案管理”窗體中，檔案分類(lèi)信息表的檔案分類(lèi)名稱(chēng)字段記錄會(huì)顯示在樹(shù)狀檢視元件TreeView對(duì)象的檔案分類(lèi)節(jié)點(diǎn)下。雙擊檔案分類(lèi)名，程序自動(dòng)從檔案記錄信息表中提取雙擊檔案分類(lèi)名的所有檔案記錄，顯示在右邊的DBGrid對(duì)象里。單擊“增加”按鈕可以在選擇的檔案分類(lèi)名下增加一條檔案記錄，其中建檔人員、建檔日期、修改人員和修改日期字段自動(dòng)填寫(xiě)為檔案分類(lèi)記錄中的對(duì)應(yīng)字段值。與創(chuàng)建檔案分類(lèi)管理窗體一樣，將窗體命名為“F_Manage”，對(duì)應(yīng)“Archives_Manage.pas”單元文件保存。檔案管理窗體如圖1所示。

3.2 數(shù)據(jù)記錄組合查詢(xún)窗體設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)具有通用性組合查詢(xún)窗體。在檔案管理窗體中單擊“查找”按鈕打開(kāi)“數(shù)據(jù)記錄查詢(xún)”窗體。選擇了查找字段和查找條件，再輸入或選擇查找值，單擊“增加”按鈕可以增加一條參數(shù)查找條件記錄。參數(shù)查找條件記錄顯示在列表檢視元件ListView中，在列表檢視元件ListView第一列上選中一條參數(shù)查找條件記錄，單擊“刪除”按鈕可以從ListView對(duì)象中刪除該記錄。添加好參數(shù)查找條件后單擊“查找”按鈕，執(zhí)行查詢(xún)操作。也可以單擊“全部數(shù)據(jù)”按鈕來(lái)提取得到所有檔案記錄。查找字段下拉列表框使用了ComboBoxEx控件對(duì)象，與ImageList搭配使用，在每一個(gè)列表項(xiàng)前可以顯示圖標(biāo)。查找條件列表使用了ListView控件對(duì)象，它可以實(shí)現(xiàn)資源管理器右半邊的四種顯示方式。

3.3 檔案借用和歸還窗體設(shè)計(jì)

當(dāng)“檔案借用和歸還管理”窗體開(kāi)始時(shí)，檔案編號(hào)文本框處于不可編輯狀態(tài)，單擊“增加”按鈕，檔案編號(hào)文本框處于可編輯狀態(tài)。在檔案編號(hào)文本框中輸入想借用的檔案編號(hào)，并且自動(dòng)啟動(dòng)過(guò)濾功能，如果檔案在檔案記錄信息表存在，則會(huì)自動(dòng)填寫(xiě)檔案名稱(chēng)字段值。此時(shí)才可以單擊“保存”按鈕來(lái)增加一條檔案借用記錄，如果輸入的檔案編號(hào)在檔案信息表中不存在，當(dāng)然也就沒(méi)有借用檔案之說(shuō)了。單擊“檔案歸還管理”屬性頁(yè)，可以方便地切換到檔案歸還管理操作界面，其操作過(guò)程于檔案借用管理差不多。檔案借用和歸還管理窗體如圖2所示。

4、結(jié)語(yǔ)

該檔案管理系統(tǒng)給預(yù)拌混凝土企業(yè)的管理工作帶來(lái)了極大的方便，為企業(yè)檔案管理提供了有效的管理工具，提高整個(gè)部門(mén)的工作效率、技術(shù)水平和管理服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)

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檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄[1]。隨著我國(guó)城市化建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，城市規(guī)模的不斷擴(kuò)大，城市管理過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案增長(zhǎng)迅速，已經(jīng)成為了城管工作中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。城管檔案是指在城市管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各類(lèi)形式的城市管理活動(dòng)歷史記錄。城管檔案在城市管理與發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，是城市各項(xiàng)管理工作重要的參考與依據(jù)，也是反映城市管理水平的重要指標(biāo)之一。

1 城管檔案的重要性

城管檔案是對(duì)過(guò)去城市管理工作和歷史情況的記錄，完整翔實(shí)的城管檔案可以為機(jī)關(guān)工作提供備查依據(jù)，對(duì)城管檔案進(jìn)行調(diào)研，則可以深入挖掘城市管理工作內(nèi)在的規(guī)律，為城市管理工作的發(fā)展提供最基礎(chǔ)的參考資料。隨著我國(guó)城市化進(jìn)程的不斷加快，城市人口、規(guī)模不斷增擴(kuò)，城市管理工作的難度也不斷增加，問(wèn)題不斷增多。城管檔案在此種發(fā)展形勢(shì)下，其重要性越發(fā)突顯，成為我國(guó)解決城市矛盾問(wèn)題、提升城市管理水平、指引城市發(fā)展方向的最重要的數(shù)據(jù)信息來(lái)源與依據(jù)。

2 城管檔案歸檔整理工作中存在的問(wèn)題

目前，我國(guó)城管檔案收集、歸檔整理工作主要是由城管局來(lái)負(fù)責(zé)進(jìn)行。城管局是城市管理中負(fù)責(zé)綜合行政執(zhí)法的部門(mén)，是由原事業(yè)單位“城管辦”、“聯(lián)合執(zhí)法大隊(duì)”演變而來(lái)。工作內(nèi)容繁雜、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)等諸多因素使得城管檔案工作一直是城管工作中一項(xiàng)次要性的工作。對(duì)城管檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不足使得城管檔案工作在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)處于被動(dòng)的局面，在檔案收集、歸檔整理、保管、編研利用等方面存在不足之處，尤其是在城管檔案的歸檔整理方面。

歸檔整理是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的基礎(chǔ)與起點(diǎn)。檔案歸檔整理工作，就是按照一定的原則和方法，將處于零散和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類(lèi)、組合、排列與編目，組成有序體系的過(guò)程[2]。目前，在城管檔案歸檔整理過(guò)程中，存在著諸多問(wèn)題，包括了檔案的裝訂、分類(lèi)以及排列等方面，其中，檔案分類(lèi)是問(wèn)題較為突出的環(huán)節(jié)。

在檔案分類(lèi)上，沒(méi)有根據(jù)工作實(shí)際情況制訂合理的分類(lèi)方案是比較突出的問(wèn)題，而既使用“機(jī)構(gòu)”又使用“問(wèn)題” 標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行分類(lèi)是較為常見(jiàn)的問(wèn)題，這種分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對(duì)文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類(lèi)方法有三種，分別為保管期限-年度-機(jī)構(gòu)、保管期限-年度-問(wèn)題以及保管期限-年度，但在實(shí)際的歸檔文件分類(lèi)中，采用級(jí)次分類(lèi)法、收文發(fā)文分類(lèi)法、文號(hào)分類(lèi)法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類(lèi)方法不是全國(guó)統(tǒng)一的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內(nèi)容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。

對(duì)于歸檔文件的排列問(wèn)題，《歸檔文件整理規(guī)則》中有著明確的規(guī)定：歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間排列。但在實(shí)際的工作中，按文號(hào)排列、按問(wèn)題排列或是全部文件都按時(shí)間順序排列的現(xiàn)象十分普遍，給歸檔文件的存取以及整理造成困難。

3 歸檔整理問(wèn)題的成因分析

任何問(wèn)題的存在都有其產(chǎn)生的深層原因，城管檔案的歸檔整理問(wèn)題也不例外，只有對(duì)問(wèn)題的成因進(jìn)行深入分析，才能有效的解決問(wèn)題。就城管檔案管理中的歸檔整理問(wèn)題而言，其成因主要是檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)水平與素質(zhì)因素，當(dāng)然，更深層的原因也與管理者對(duì)檔案工作的重視程度有關(guān)。

檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，而檔案整理環(huán)節(jié)，尤其是檔案的分類(lèi)，是最能體現(xiàn)其專(zhuān)業(yè)性的地方。目前，城管系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理工作大多是粗放型的管理狀態(tài)，遠(yuǎn)未達(dá)到專(zhuān)業(yè)化管理的水平。檔案工作人員大多是兼職，設(shè)有專(zhuān)職檔案員的部門(mén)較少，而即便在設(shè)有專(zhuān)職檔案員的部門(mén)，具備檔案專(zhuān)業(yè)高等教育水平的人才也是少之又少。檔案專(zhuān)業(yè)人才的缺乏，導(dǎo)致了城管檔案管理工作一直滯后于城管部門(mén)的整體發(fā)展。長(zhǎng)時(shí)間停留在表面意義上的管理，未能達(dá)到專(zhuān)業(yè)化的管理水平，對(duì)城管檔案管理工作向更高層次發(fā)展造成了重要影響。

城管檔案管理專(zhuān)業(yè)人員的缺乏，也使得城管檔案管理各項(xiàng)制度的建立與完善缺少了專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)。如專(zhuān)業(yè)人員的缺乏使得檔案分類(lèi)方案的制訂無(wú)法從單位實(shí)際出發(fā)來(lái)有效規(guī)范檔案的歸檔整理工作，導(dǎo)致了分類(lèi)方法不具體、檔案保管期限設(shè)置不合理等問(wèn)題的發(fā)生。

4 提高城管檔案歸檔整理工作成效的方法

4.1 加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)職專(zhuān)業(yè)人員的設(shè)置與引進(jìn)

專(zhuān)職與專(zhuān)業(yè)人員的設(shè)置與引進(jìn)既是兩個(gè)方面的事情，同時(shí)也是合二為一的。目前，多數(shù)城管部門(mén)的檔案員是兼職，但隨著城管檔案管理事務(wù)的增多，兼職檔案員已經(jīng)無(wú)法勝任與滿(mǎn)足城管部門(mén)檔案管理工作的需求，只有設(shè)立專(zhuān)職的檔案管理工作人員，才能更好的完成檔案管理工作的要求，同時(shí)，專(zhuān)職的崗位設(shè)立也體現(xiàn)了對(duì)檔案管理工作的重視程度，也是吸引檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的基本條件。而對(duì)于專(zhuān)業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)，要從多渠道、多方面來(lái)進(jìn)行，要從城管部門(mén)人力資源戰(zhàn)略層面出發(fā)來(lái)進(jìn)行。單位應(yīng)投入更多的資金支持，應(yīng)提供更多的人才吸引條件，加強(qiáng)人才培訓(xùn)與平臺(tái)的提升建設(shè)，為人才的發(fā)展提供上升的空間，只有如此，才能吸引到高素質(zhì)、高水平的檔案管理專(zhuān)業(yè)人才投身到城管事業(yè)，才能為城管檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的人力資源基礎(chǔ)。

4.2 加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)

加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)無(wú)疑是快速提升檔案歸檔整理工作成效的有效方法。檔案管理人員應(yīng)對(duì)《文書(shū)檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)，對(duì)實(shí)施細(xì)則要加強(qiáng)理解。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)以日常工作的常用技能與常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行重點(diǎn)加強(qiáng)，要少理論性多實(shí)用性，注重實(shí)效。培訓(xùn)應(yīng)定期舉行，可以派員進(jìn)行外部培訓(xùn)，也可以在單位內(nèi)部組織，聘請(qǐng)省市檔案館的專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)行指導(dǎo)講座。

4.3 制定科學(xué)合理的檔案分類(lèi)方案

檔案分類(lèi)是檔案歸檔整理最重要的也是核心的內(nèi)容，因此，制訂科學(xué)合理的檔案分類(lèi)方案對(duì)于檔案歸檔整理工作來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。檔案分類(lèi)方案要根據(jù)國(guó)家檔案局2006年公布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》的要求以及《文書(shū)檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》來(lái)制定。檔案分類(lèi)方案要使用正確的分類(lèi)方法，要正確界定城管局文件材料的歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使保存的檔案反映本局職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌。

科學(xué)合理的檔案分類(lèi)方案，需要專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員來(lái)完成，而且還要熟悉掌握本單位的工作職能、主要工作內(nèi)容。鑒于城管局檔案管理的專(zhuān)業(yè)水平，可以在檔案分類(lèi)方案的制定時(shí)請(qǐng)上級(jí)檔案管理部門(mén)進(jìn)行協(xié)助指導(dǎo)，方案一旦確定，文件的歸檔整理便可以按照整理規(guī)則順理成章的進(jìn)行。

5 結(jié)束語(yǔ)

檔案整理工作的基本任務(wù)是建立檔案實(shí)體的管理秩序，使檔案實(shí)體有序化、條理化，其意義與價(jià)值在于為整個(gè)管理工作提供一個(gè)嚴(yán)格有序的工作基礎(chǔ)。城管檔案歸檔整理工作中存在的問(wèn)題，除缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員外，對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠也是重要因素。因此，加強(qiáng)檔案管理工作重要性的宣傳，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，也是提高城管檔案管理工作成效的重要內(nèi)容。

篇8

檔案分類(lèi)就是依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分，并形成相應(yīng)的體系。檔案鑒定是判定檔案真?zhèn)魏蛢r(jià)值的過(guò)程。檔案價(jià)值是客觀存在著的，而人們對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)知卻是主觀的。檔案鑒定由于缺少較為符合當(dāng)前需要和客觀具體的原則、方法和標(biāo)準(zhǔn)，這項(xiàng)工作便存在著許多的主觀性和很大程度的S意性。檔案鑒定越發(fā)加重對(duì)經(jīng)驗(yàn)的依賴(lài)。而用一些狹隘的片面的甚至是過(guò)時(shí)的經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)廣泛的、日漸深人的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的檔案鑒定實(shí)踐，必然產(chǎn)生許多的不適應(yīng)性，甚至對(duì)實(shí)踐產(chǎn)生誤導(dǎo)，引出消極的結(jié)果。

一、困惑的提出

（一）檔案分類(lèi)工作以“雜亂”形容是基本上恰當(dāng)?shù)?。若干種檔案分類(lèi)方式中，有以年代、類(lèi)別、文種、地域、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題、保管期限單一分類(lèi)的；也有以年代結(jié)合機(jī)構(gòu)、年代結(jié)合問(wèn)題、年代結(jié)合期限、類(lèi)別結(jié)合機(jī)構(gòu)分類(lèi)的；最為常見(jiàn)的是年代結(jié)合機(jī)構(gòu)參考問(wèn)題分類(lèi)，或年代結(jié)合問(wèn)題參考機(jī)構(gòu)分類(lèi)這兩種方式。檔案工作隨意性造成的問(wèn)題等等狀況，更加劇了檔案分類(lèi)工作的紛亂。

（二）以單份文件為最終歸檔單位的分類(lèi)方式是一種積極的、創(chuàng)新意義的改革，但是這種分類(lèi)方式存在著三個(gè)方面的缺陷。一是這種全新的文件分類(lèi)方式，失去了案卷分類(lèi)的基礎(chǔ)，或使得案卷類(lèi)的特征不復(fù)存在，或使傳統(tǒng)的案卷概念發(fā)生嬗變，與過(guò)去的分類(lèi)方式無(wú)法吻合而割斷了歷史的延續(xù)。二是這種文件級(jí)分類(lèi)方式僅僅實(shí)現(xiàn)了文書(shū)檔案分類(lèi)的改革，其它門(mén)類(lèi)檔案由于繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的分類(lèi)方式，便使得原本有機(jī)聯(lián)系著的檔案板塊發(fā)生了異步變化，必將引發(fā)檔案管理基礎(chǔ)上的紊亂。三是實(shí)行這種文件級(jí)分類(lèi)，對(duì)于手工檢索存在由于取消了案卷分類(lèi)號(hào)、案卷標(biāo)題等案卷級(jí)檢索標(biāo)志和檢索途徑，無(wú)法實(shí)現(xiàn)案卷級(jí)檢索，而按歸檔文件目錄查找文件則變得繁瑣起來(lái)。

（三）檔案工作者的經(jīng)驗(yàn)和分類(lèi)方法沒(méi)有得到認(rèn)真總結(jié)和及時(shí)推廣。檔案分類(lèi)理論研究一直沒(méi)有在實(shí)踐中找到合適的切入點(diǎn)，一直沒(méi)有以基層的檔案分類(lèi)實(shí)踐為依托，建立在為指導(dǎo)檔案分類(lèi)實(shí)踐服務(wù)的基礎(chǔ)之上。

二、走出困惑

首先檔案分類(lèi)是檔案管理工作重要的一環(huán)，應(yīng)當(dāng)遵循“維護(hù)歷史真實(shí)面貌、利用原有管理基礎(chǔ)、便于管理利用”的原則，全面、慎重地加以考慮。尊重整體性原則有利于維護(hù)檔案真實(shí)面貌，而不能由于分類(lèi)規(guī)則的不一致將檔案面貌搞得支離破碎；還要考慮到如何與原管理基礎(chǔ)加以協(xié)調(diào)，搞好新舊兩種分類(lèi)方法的過(guò)渡，這是實(shí)現(xiàn)檔案工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的必要措施；最后要考慮到這種分類(lèi)是否便于檔案管理利用；尤其是是否便于手工檢索。

其次，檔案作為一個(gè)有機(jī)整體，即使僅僅改變某一門(mén)類(lèi)檔案的分類(lèi)方式，也是牽一發(fā)動(dòng)全身，易引起全局性的不協(xié)調(diào)問(wèn)題。單一門(mén)類(lèi)的檔案分類(lèi)方式改革，往往受到其它門(mén)類(lèi)檔案原有分類(lèi)方式的制約而使其積極作用黯然失色。檔案分類(lèi)規(guī)則改革，應(yīng)當(dāng)是全局性的、同步的、相互兼顧并考慮到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的這么一種模式，才是積極有效的、科學(xué)系統(tǒng)的檔案分類(lèi)規(guī)則，才可以具備普遍實(shí)行的意義。

再者要實(shí)現(xiàn)檔案分類(lèi)方法改革，除了遵循檔案管理三原則，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、整體推進(jìn)之外，還需要理論上的整合與實(shí)踐上的踏步。在這個(gè)基本理論觀念指導(dǎo)下，檔案分類(lèi)實(shí)踐應(yīng)當(dāng)是有目的的、整體推進(jìn)和分階段實(shí)施的這么一種實(shí)踐活動(dòng)。因而大多數(shù)企業(yè)的檔案分類(lèi)實(shí)踐不再是盲目的、自發(fā)的或不自覺(jué)的狀態(tài)，而是按照統(tǒng)一部署、先進(jìn)行某一方面的實(shí)踐，再進(jìn)行另一方面的實(shí)踐，分步實(shí)施，相互協(xié)調(diào)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提出方案。這就是檔案分類(lèi)實(shí)踐的踏步。理論整合與實(shí)踐踏步的最終目的，是建立一個(gè)完整的、系統(tǒng)的、可以適應(yīng)全國(guó)檔案分類(lèi)需要并適應(yīng)于計(jì)算機(jī)檔案管理的一個(gè)分類(lèi)規(guī)則。

最后，制訂出一個(gè)檔案分類(lèi)規(guī)則，體現(xiàn)出檔案分類(lèi)的原則性、統(tǒng)一性、權(quán)威性，把大的管住管好，又允許檔案分類(lèi)保留一定的差異性。貫徹這個(gè)分類(lèi)規(guī)則，應(yīng)當(dāng)分步實(shí)施，分階段完成，允許企業(yè)根據(jù)自己的情況逐步實(shí)現(xiàn)分類(lèi)工作標(biāo)準(zhǔn)化?？傊瑳](méi)有這樣一個(gè)分類(lèi)規(guī)則，全國(guó)的檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化就無(wú)從談起；沒(méi)有這樣一個(gè)分類(lèi)規(guī)則，國(guó)家檔案部門(mén)對(duì)全國(guó)檔案工作有效的宏觀管理就無(wú)法實(shí)現(xiàn)；沒(méi)有這么一個(gè)分類(lèi)規(guī)則，全國(guó)的檔案信息科學(xué)分類(lèi)體系及高效率網(wǎng)絡(luò)化管理亦無(wú)從規(guī)劃。

三、結(jié)語(yǔ)

在檔案管理工作中，由于不同單位、部門(mén)的性質(zhì)及檔案不一樣，每個(gè)人的工作方法和經(jīng)驗(yàn)都不一樣，在現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展的今天，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理可以大大增加檢索的難度，因此手工管理的辦法遲早都要朝著信息技術(shù)的方向發(fā)展。因此本文提出的一些方法僅供借鑒，希望可以給其他檔案管理者帶來(lái)啟發(fā)和幫助。

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篇9

關(guān)鍵詞：

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；全宗原則；指導(dǎo)作用

1檔案分類(lèi)理論對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的導(dǎo)向作用

從某種意義上而言，任何一項(xiàng)管理工作都要按照相應(yīng)地順序以及管理活動(dòng)進(jìn)行有目的性的管理與創(chuàng)新。檔案管理也不例外，實(shí)施有效的管理規(guī)范是為了更好地將檔案信息進(jìn)行整合，分類(lèi)并加以充分利用，使其檔案有序化。這種有序化的管理方式不僅僅體現(xiàn)在檔案實(shí)體的管理上，更加注重其檔案實(shí)體的信息化建設(shè)與管理。將檔案信息從繁雜的諸多類(lèi)別中加以區(qū)分，具體到每一種檔案信息的大小及種類(lèi)上，依據(jù)不同的大小、層次實(shí)施分類(lèi)管理。檔案分類(lèi)理論作為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的影響因素之一，對(duì)整個(gè)檔案的發(fā)展也有著不可估量的重要作用。在實(shí)際檔案理論分類(lèi)中邏輯主義分類(lèi)方式和歷史主義分類(lèi)方式是比較常見(jiàn)的兩種理論形式。具體來(lái)講，邏輯主義就是將檔案通過(guò)一般的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格地分類(lèi)，如按照歷史管理年限或是檔案密集管理程度等。而歷史主義的分類(lèi)形式多以現(xiàn)實(shí)存在發(fā)生的某種事物狀態(tài)進(jìn)行界定來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行有效的分類(lèi)。這種分類(lèi)形式相對(duì)比較客觀，完全接近于檔案發(fā)展的現(xiàn)狀，能夠真實(shí)地反映出檔案的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。具體以全宗原則的方式對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行管理，可以將檔案進(jìn)行全方位的全宗分類(lèi)。兩種分類(lèi)方式各有其特點(diǎn)：邏輯主義分類(lèi)思想主要是借助于某一事物形態(tài)的具體特征進(jìn)行分類(lèi)，相比較而言，靈活性比較大。而歷史主義分類(lèi)方式完全強(qiáng)調(diào)的是檔案最原始的屬性特征，將其進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的整合分類(lèi)，這種方式的分類(lèi)方法有助于對(duì)檔案的理解與認(rèn)識(shí)。事實(shí)上，從檔案自身發(fā)展需要而言，這兩種分類(lèi)方式在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中都被相互使用，彼此互補(bǔ)，其目的就是為了更好地推動(dòng)檔案建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。

2檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷創(chuàng)新與發(fā)展，檔案事業(yè)在建設(shè)發(fā)展中的地位越來(lái)越突出，傳統(tǒng)的檔案發(fā)展模式已經(jīng)很難適應(yīng)時(shí)代社會(huì)發(fā)展的需要，所以必須加以創(chuàng)新，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理與維護(hù)?，F(xiàn)階段而言，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是比較常用的一種管理方式，它能將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為存數(shù)字化信息的管理模式，即將檔案實(shí)現(xiàn)虛擬化，從而使檔案信息與實(shí)體相分離，從這個(gè)層義上來(lái)講就是將檔案信息更好地實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，便于使用者進(jìn)行復(fù)制、收集、整理以及使用，一定程度上促進(jìn)了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。但與此同時(shí)，還要注重檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升以及管理水平能力的有效發(fā)揮?，F(xiàn)階段檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)相對(duì)老化，缺少對(duì)信息技術(shù)的了解與掌握，不能將檔案信息進(jìn)行很好地錄用以及管理，一些操作人員在檔案登記過(guò)程中往往因?yàn)閷?duì)計(jì)算機(jī)的不熟悉而導(dǎo)致輸入錯(cuò)誤、或是缺失，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不能很好地發(fā)揮效用，當(dāng)檔案信息頻繁增加時(shí)，傳統(tǒng)的分類(lèi)管理方式難以適應(yīng)其發(fā)展，所以，檔案管理者必須加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的使用與掌握，能夠?qū)⒍喾N檔案信息進(jìn)行合理的分類(lèi)，規(guī)劃。

3全宗原則及其理論發(fā)展對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的指導(dǎo)作用

第一，全宗原則作為檔案分類(lèi)的主要方法之一，對(duì)整個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)有著極其重要的影響和作用，是人們通常長(zhǎng)時(shí)間的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)得出來(lái)的一種切實(shí)有效的分類(lèi)原則。它能為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立提供一個(gè)良好的信息記錄，確保其檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)。第二，全宗原則在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立中有著不可替代的重要作用，它能最大限度地保障檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性。從全宗的定義我們可以了解到，它不僅僅可以作為一個(gè)單獨(dú)的個(gè)體存在于檔案管理中，還能作為檔案信息的整體對(duì)其檔案進(jìn)行管理規(guī)劃，突出的主要特點(diǎn)就是最大限度地保護(hù)了檔案信息的真實(shí)性。這也是它不同于其他圖書(shū)、資料、情報(bào)等文獻(xiàn)的根本原因。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案信息進(jìn)行管理的有效手段，所以必須引起足夠的重視。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立可以充分體現(xiàn)全宗原則的宗旨，實(shí)現(xiàn)管理層次上的分級(jí)管理與維護(hù)。第三，通常情況下，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不僅僅涉及到建設(shè)者、管理者、擁有著與維護(hù)者之間的利益，更要與整體檔案管理目標(biāo)保持一致。全宗原則的理論原則更是這種目標(biāo)的集中體現(xiàn)，它有助于協(xié)調(diào)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)各方面之間的關(guān)系，更能為其提供強(qiáng)有力的理論支持，使其資金、作用得到良好的發(fā)揮。

4電子文件管理理論為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的未來(lái)發(fā)展提供技術(shù)支持

電子文件檔案管理是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)發(fā)展的主要趨勢(shì)，從某種意義上而言，電子文件管理具有真實(shí)、完整、實(shí)用的意義。其生命周期從形成到保管，再到銷(xiāo)毀都將是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，對(duì)其檔案進(jìn)行全方位監(jiān)控與管理，通過(guò)這種形式對(duì)其檔案信息進(jìn)行管理可以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)查詢(xún)。在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中如何將電子文件管理進(jìn)行有效的發(fā)揮及使用，是當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)檔案管理亟待解決的重要問(wèn)題。電子文件管理與傳統(tǒng)檔案管理不同，電子文件檔案管理側(cè)重于事前對(duì)其文件進(jìn)行管理與規(guī)劃，依據(jù)整個(gè)電子文件管理的特點(diǎn)進(jìn)行目標(biāo)管理與維護(hù)，然后將檔案信息進(jìn)行有效整合，充分發(fā)揮每個(gè)檔案信息在管理中的重要作用。這不僅僅要充分考慮到文件數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)優(yōu)化，更要考慮到對(duì)整個(gè)檔案管理活動(dòng)的影響。從電子文件檔案管理的特征來(lái)看，為了保證數(shù)據(jù)的真實(shí)有效，必須做好事前數(shù)據(jù)信息的控制與管理。換句話(huà)而言，就是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)不能像傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理那樣，自檔案信息接收開(kāi)始，就要對(duì)電子文件進(jìn)行管理，然后定期進(jìn)行審查檢閱，將各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，為該文件提供一個(gè)可靠的存檔環(huán)境。美國(guó)當(dāng)代著名的電子文件管理專(zhuān)家戴維•比爾曼指出“必須根據(jù)文件保管系統(tǒng)的功能需求、文件種類(lèi)以及業(yè)務(wù)活動(dòng)的證據(jù)性需求，提前界定著錄信息。在電子文件環(huán)境中，對(duì)元數(shù)據(jù)予以明確規(guī)定，有助于設(shè)計(jì)和實(shí)施在文件生成之際自動(dòng)截獲元數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，確保文件在轉(zhuǎn)載、傳輸過(guò)程中相伴產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)的完整?！痹獢?shù)據(jù)通過(guò)描述信息資源的屬性，用于識(shí)別、評(píng)價(jià)、追蹤資源，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源一體化的組織和有效管理。根據(jù)對(duì)電子資源管理的需要，元數(shù)據(jù)可以分為描述型、管理型、技術(shù)型和使用型、保存型。事實(shí)上，電子文件是多種不同類(lèi)型信息的一個(gè)集合概念，對(duì)于不同類(lèi)型的信息形式，其描述、管理、保存方式都具有不同的屬性集。元數(shù)據(jù)最基本的功能通過(guò)數(shù)據(jù)元素集定義資源對(duì)象的各類(lèi)屬性，這些屬性的大量實(shí)例可以表達(dá)為關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)中的表，或者以XML等形式進(jìn)行置標(biāo)，從而能夠利用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)或各類(lèi)應(yīng)用軟件進(jìn)行管理?？梢?jiàn)，以元數(shù)據(jù)為中間對(duì)象，可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)電子文件的有效管理。

參考文獻(xiàn)

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篇10

當(dāng)我國(guó)引入現(xiàn)代化管理的模式與先進(jìn)理念之后，無(wú)論在企業(yè)、政府部門(mén)、事業(yè)單位通過(guò)對(duì)人力資源管理的重視與普遍運(yùn)用，逐漸開(kāi)始意識(shí)到了檔案管理的重要價(jià)值與功能取向。一方面，在不斷的實(shí)施檔案管理的改革；另一方面，也在進(jìn)行相關(guān)的匹配措施的研究與資源配置。在這種新的檔案管理局面之下，有必要針對(duì)當(dāng)前檔案管理所面對(duì)的新情況，對(duì)其配套的歸檔整理分類(lèi)問(wèn)題及提升效率的技巧進(jìn)行具體探討。

1 檔案管理歸檔整理分類(lèi)解析

1、內(nèi)涵

不同的行業(yè)檔案的類(lèi)型、種類(lèi)、數(shù)量、機(jī)密程度等也不相同。但是，從檔案管理的本質(zhì)來(lái)看，它的價(jià)值在于使數(shù)據(jù)、信息資源得到科學(xué)的管理，并能夠在系統(tǒng)的管理中，方便保存、查詢(xún)、提取、運(yùn)用，以及按照管理程序進(jìn)行的銷(xiāo)毀等。因此，歸檔整理分類(lèi)就非常關(guān)鍵。目前企事業(yè)單位、政府行政管理部門(mén)，按照人力資源管理中的檔案管理體系，均有一定的培訓(xùn)，而且，已經(jīng)將檔案管理的歸檔整理分類(lèi)作為了一個(gè)專(zhuān)門(mén)化的職能。

2、原t

從原則方面看，歸檔整理分類(lèi)要求精準(zhǔn)性、規(guī)范性。比如，精準(zhǔn)性中，要求分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確、標(biāo)識(shí)的簡(jiǎn)化、細(xì)則的清晰；再如，針對(duì)具體檔案中的材料、價(jià)值的差異分析、等級(jí)劃分，保管組織單位在不同種類(lèi)中的對(duì)應(yīng)性，目錄的編輯、順序的排列組合等。除了這些基本的原則之外，在歸檔整理分類(lèi)制度、程序、裝訂，紙質(zhì)、電子檔案不同的運(yùn)用形式，以及保存、轉(zhuǎn)移、銷(xiāo)毀等各個(gè)方面，也需要與之相匹配的精準(zhǔn)性、嚴(yán)肅性、規(guī)范性等。

3、注意事項(xiàng)

根據(jù)現(xiàn)階段的檔案管理及其歸檔整理分類(lèi)現(xiàn)狀、經(jīng)驗(yàn)分析，應(yīng)該注重在這個(gè)方面的可操作體系構(gòu)建，這樣就可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理，通過(guò)方法、流程使歸檔整理分類(lèi)在秩序的基礎(chǔ)上，逐漸的形成簡(jiǎn)化、快捷、便利的主要特征與表現(xiàn)，從而推動(dòng)檔案管理功能與價(jià)值體現(xiàn)的最大化；并將其轉(zhuǎn)化為一種資源利用渠道，為進(jìn)一步的人力資源管理、企業(yè)治理提供牢靠的依據(jù)。

2 檔案管理歸檔整理分類(lèi)技巧

1、以整理程序?yàn)闇?zhǔn)

一般而言，歸檔整理分類(lèi)可以劃分為兩個(gè)層面，在整理過(guò)程中，可以按照設(shè)計(jì)文件、文字材等進(jìn)行進(jìn)一步的項(xiàng)、子項(xiàng)方面的劃分，這樣在劃分中形成一個(gè)制定程序的基礎(chǔ)，然后，按照我國(guó)的相關(guān)法律要求，設(shè)計(jì)出一套與現(xiàn)階段的檔案管理改革相匹配的歸檔整理分類(lèi)程序。而在分類(lèi)方面，則主要集中于對(duì)方法的運(yùn)用，以及技能的熟練性。具體來(lái)看，整理分類(lèi)程序相對(duì)簡(jiǎn)單，重點(diǎn)是按照檔案的性質(zhì)、材料、種類(lèi)、類(lèi)型、對(duì)應(yīng)部門(mén)等做好劃分。程序與整理分類(lèi)本身就屬于一個(gè)密切關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)構(gòu)成要素。因此，建議從這些構(gòu)成要素出發(fā)，制訂與其相符合的程序。比如，以科學(xué)歸檔文件的整理分類(lèi)為例，一是對(duì)其進(jìn)行收集，如在文字材料、設(shè)計(jì)文件的大類(lèi)下，進(jìn)一步從子項(xiàng)的外部、內(nèi)部、會(huì)議，以及次子項(xiàng)等進(jìn)行一一的對(duì)應(yīng)收集、整理，再進(jìn)行對(duì)應(yīng)的整理、分類(lèi)。再如，對(duì)于人事檔案的整理分類(lèi)，就可以按照時(shí)間、職能、級(jí)別等進(jìn)行劃分，然后，進(jìn)一步整理、分類(lèi)?？傊?，不同的檔案管理對(duì)象，應(yīng)該采取與其相適應(yīng)的程序，但主要的思路應(yīng)該明確，并堅(jiān)持簡(jiǎn)化原則等。

2、紙質(zhì)檔案電子檔案區(qū)別對(duì)待

現(xiàn)階段的檔案管理中有紙質(zhì)、電子檔案管理兩種，所以需要區(qū)別對(duì)待。

（1）紙質(zhì)檔案

針對(duì)紙質(zhì)檔案可以按照傳統(tǒng)的流程進(jìn)行一些簡(jiǎn)化，在化繁為簡(jiǎn)之后，先進(jìn)行一系列的收集、檢查，然后，再按照原來(lái)的基本分類(lèi)，進(jìn)行進(jìn)一步的整理、分類(lèi)。這個(gè)方面沒(méi)有必要花費(fèi)更多的功夫。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在經(jīng)過(guò)電子檔轉(zhuǎn)化的過(guò)程，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了一次有序的整理、分類(lèi)，所以，只需要在歸檔整理分類(lèi)中細(xì)化、簡(jiǎn)化，保證其完整性、有效性、精準(zhǔn)性即可；盡可能減少勞動(dòng)要素中的資源浪費(fèi)。

（2）電子檔案

針對(duì)電子檔案目前已經(jīng)有了較專(zhuān)業(yè)的電子檔案歸檔整理處理的軟件，所以，在這個(gè)方面，重點(diǎn)應(yīng)該放置在對(duì)于相關(guān)軟件的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與操作技能的訓(xùn)練，并做好技術(shù)性的安保措施。

3、技巧與方法說(shuō)明

（1）以材料流向、流量為導(dǎo)向提升歸檔率

技巧與方法的使用，應(yīng)該與效率結(jié)合起來(lái)。無(wú)論紙質(zhì)、電子檔案，都可以按照企事業(yè)單位等機(jī)構(gòu)的文件流向、流量進(jìn)行歸檔率的計(jì)算，并針對(duì)性的安排歸檔整理工作的投入比例。在這個(gè)方面，可以透過(guò)建立的數(shù)據(jù)庫(kù)、運(yùn)用頻率進(jìn)行數(shù)據(jù)圖表的制作，根據(jù)流向、流量趨勢(shì)圖譜進(jìn)行進(jìn)一步的歸檔率提升。

（2）透過(guò)職能確保范圍、期限

不同的職能，所處理的檔案歸檔、整理范圍也不相同，但可以按照項(xiàng)目管理的方法，劃分不同的階段，在明確數(shù)量、種類(lèi)、類(lèi)型、完整度、內(nèi)容等基本要素的條件下，以機(jī)構(gòu)、編制、職能設(shè)計(jì)出具體的方案，從而讓機(jī)構(gòu)的工作職能能夠有理有序的體現(xiàn)在歸檔整理的范圍、期限之內(nèi)，這樣就可以更好的實(shí)現(xiàn)針對(duì)性的整理分類(lèi)，提高效率。

（3）以“主體”為旨?xì)w的歸檔法

所謂以主體為旨?xì)w，指的是在從機(jī)構(gòu)或組織團(tuán)體本身出發(fā)。比如，以學(xué)校的檔案管理為例，其中的歸檔整理分類(lèi)，就可以透過(guò)“以我為用、以我有用”的主導(dǎo)原則，盡可能從其功能、價(jià)值、應(yīng)用方向，進(jìn)行具體的歸檔整理分類(lèi)?？梢岳斫鉃閺挠猛镜慕嵌冗M(jìn)行劃分，有助于提升針對(duì)性，提高工作效率。

（4）行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)先行，提高整理質(zhì)量

行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)向的直接指向是整理質(zhì)量問(wèn)題。所以，一方面，要明確相關(guān)的國(guó)家管理規(guī)范、條例、細(xì)則；另一方面，在紙質(zhì)、電子檔案整理中，按照行業(yè)的基本標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行整理、立卷等。具體看，如文件材料之間的歷史性聯(lián)系、保存價(jià)值、分別立卷，還需要注意時(shí)間性、秘密性與非機(jī)密性等。

（5）歸檔范圍、分類(lèi)方案密切結(jié)合

目前來(lái)看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔整理分類(lèi)主要用于保存、核對(duì)；而電子檔案則傾向于利用方面；所以，需要運(yùn)用好計(jì)算機(jī)文件整理，如范圍、方法的融合、代碼表的編制等。在這個(gè)方面可以推薦使用南大之星軟件，因?yàn)樗谀壳暗臋n案管理中的運(yùn)用反響較好，也能夠滿(mǎn)足現(xiàn)階段的電子檔案歸檔整理分類(lèi)的基本要求等。

3 結(jié)束語(yǔ)

由于現(xiàn)階段的歸檔整理分類(lèi)因檔案管理整體革新還處于量變的過(guò)程，所以，可以透過(guò)對(duì)相關(guān)的技術(shù)性解析，提升歸檔整理分類(lèi)水平，為檔案管理質(zhì)量與水平提供更好的促進(jìn)作用。具體來(lái)看，一方面可以按照系統(tǒng)論的理論思路與框架，構(gòu)建起歸檔整理分類(lèi)的可操作體系，使其與目前的檔案管理改革相適應(yīng)。另一方面，可以在區(qū)分紙質(zhì)、電子檔案的形式、用途、功能及現(xiàn)階段的利用情況方面，按照上面所說(shuō)的五個(gè)提高質(zhì)量與效率的方法進(jìn)行進(jìn)一步整理水平提升。

參考文獻(xiàn)

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