導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案分類與管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

隨著我國市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，其檔案管理水平有了一定的提高，這些檔案對社會的進步、經(jīng)濟的發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。而檔案分類指的是按照形式、內(nèi)容、來源以及時間的不同將全歸檔文件進行實體分類，分成若干類別和層次，從而形成有機的體系。在我國檔案管理發(fā)展過程中，檔案的分類管理與創(chuàng)新一直是重頭戲。相較于過去，各種歸檔的材料在檔案內(nèi)容性質(zhì)、形式、載體以及數(shù)量等方面都有一定的變化，在這種情況下固定案卷位置依然采用案卷號、案卷目錄號、全宗號等編號方法顯然存在諸多的不足，不利于對檔案信息資源的開發(fā)和利用，因此，對檔案分類管理進行改革和創(chuàng)新就顯得尤為必要了。

一、檔案工作存在的主要問題

1.檔案管理人員不能滿足新時期檔案管理的要求

首先，人員配置缺乏專業(yè)性。檔案管理工作人員存在兼職多、專職少的現(xiàn)象，甚至身兼數(shù)職的情況也時有發(fā)生。此外，檔案管理人員工作變動頻繁，且不能及時的進行全面的移交工作，這就增加了確定檔案管理責任歸屬的難度系數(shù)。這些都不利于提高檔案管理人員的職業(yè)技能，對改進檔案工作質(zhì)量產(chǎn)生不利的影響。

其次，檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)欠佳。其具體表現(xiàn)主要為：一是從事檔案管理工作的專業(yè)人才比較少，從事該崗位人員很少有專業(yè)技術(shù)職稱。二是檔案人員缺乏創(chuàng)新意識，由于缺乏專業(yè)的知識和技能，只能滿足于根據(jù)要求做好檔案管理工作，不能充分掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，從而導致現(xiàn)階段大多數(shù)檔案管理人員創(chuàng)新意識不足。三是缺乏提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓機制，從而影響了人員的綜合素質(zhì)。

2.相關(guān)的規(guī)章制度不夠完善

現(xiàn)階段部分檔案管理的規(guī)章制度沒有明確細節(jié)的要求，其歸檔的效果只是籠統(tǒng)的說明。在歸檔的實際過程中，大多數(shù)只會歸檔紙質(zhì)文件而已。尤其是在電子檔案管理等方面，缺乏相關(guān)制度的規(guī)范指導，電子歸檔會出現(xiàn)一些混亂。如果只是將手工記錄通過掃描存入系統(tǒng)，這實際上并不是真正的電子歸檔。此外，在檔案管理制度沒有建立健全，在檔案管理人員職責沒有明確規(guī)定的情況下，電子檔案的修改變得更加容易。因此，難以真正的避免人為破壞情況的出現(xiàn)。

3.檔案管理條件比較簡陋

檔案室簡陋已經(jīng)嚴重影響檔案工作的正常進行，甚至個別單位還存在沒有建立檔案室的情況。部分單位盡管有檔案室，但是陰濕狹窄，缺乏與之相配套的設(shè)備，檔案材料霉變或蟲蛀的情況時有發(fā)生，嚴重影響了檔案的外觀和整潔。

二、檔案分類管理的創(chuàng)新改革思路

檔案歸檔整理工作的關(guān)鍵就是建立檔案分類表，做到清晰、簡化合規(guī)、層級分明，這是提高檔案管理水平的重要保障。因此，在開展檔案分類管理工作中，應該注重以下幾個方面：

1.檔案分類的采標

就檔案分類而言，有諸多的標準可以指導其分類，不同的分類標準，其邏輯架構(gòu)也不盡相同，所以檔案分類管理中起步工作就是做好采標工作。假設(shè)某個單位或者部門在檔案分類的過程中，要遵守檔案行業(yè)的分類標準，亦或者是所屬行業(yè)的檔案分類標準，或者兼顧兩種檔案分類的標準，這需要慎重的考慮和決定。選擇任何一種標準都要以實際情況出發(fā)，杜絕盲目照搬照抄的可能性。有的時候個別部門或單位往往沒有充分分析和調(diào)研其所選擇的檔案分類標準，這樣即便檔案分類表已經(jīng)做好，實際上也無法滿足現(xiàn)實工作的需求。

2.檔案分類的完善

在采標慎重選擇之后，基本上初步形成了檔案分類的框架，需要根據(jù)單位屬性、部門屬性進行適當?shù)耐晟坪驼{(diào)整。在檔案分類表調(diào)整之前，要對各個部門、各個機構(gòu)的職責有一定的了解和掌握，各部門建立的文件收發(fā)登記制度要事實監(jiān)督，文件收發(fā)登記表要以充分的職責分析、業(yè)務(wù)調(diào)研為基礎(chǔ)，進而對其所產(chǎn)生的文檔類型做到心中有數(shù)，這是檔案分類管理的基礎(chǔ)工作。實際上需要花費較多的經(jīng)歷和時間來醞釀、熟悉、了解檔案分類表的調(diào)整工作，這樣才能夠確保系統(tǒng)的、準確的、完整的檔案分類管理。

3.檔案分類的簡化

在檔案分類進行調(diào)整和完善的過程中，應該秉持歸檔管理工作簡化的原則，對內(nèi)容分類的過分追求反而使得檔案分類管理本末倒置。自“DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則”的頒布和執(zhí)行，在一定程度上對文書立卷的歸檔方法進行了變革，按件整理的方法實際上將很多復雜的分類工作都省去了。再加上現(xiàn)階段，較高的檔案管理現(xiàn)代化水平，使得檔案信息網(wǎng)上查詢和計算機檢索成為了可能，文書檔案的分類工作應該財務(wù)文書文檔按件管理的方法來起到簡化的作用。此外，檔案分類管理的工作人員，應該重視文檔管理的核心理論，即來源原則，強調(diào)在檔案分類整理工作簡化的過程中，在整理館藏檔案的過程中，要以文件的形成機關(guān)來源為基礎(chǔ)。

4.依法科學管理

提高檔案工作總體水平的關(guān)鍵就是提高依法科學的管理水平。管理方式要不斷地完善和改進，在全國檔案信息通用數(shù)據(jù)庫的建立健全當中充分運用創(chuàng)新的管理手段。隨著我國檔案制度不斷深入的改革步伐，人員逐漸實現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，從單位人過渡到社會人，日漸頻繁的人員流動在一定程度上證明了檔案信息庫建立健全的重要性，尤其是確保檔案資料的可靠性、適用性、先進性和標準性，為后期實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息資源、自動化的管理流程、多樣化的信息載體以及整體化的信息共享等奠定良好的基礎(chǔ)。但是由于不同的單位具備不同的特點，在開展檔案資源信息化工作的過程中要充分考慮到其自身的特點，盡可能的避免軟件不兼容、單位自行設(shè)計、硬件配置不統(tǒng)一等做法。

5.建設(shè)高質(zhì)量的檔案工作隊伍

檔案分類管理工作具有較強的科學性，這就對檔案分類管理工作人員有較高的要求，具備系統(tǒng)的檔案管理學知識只是其中最基礎(chǔ)的部分，此外要具備良好的思維能力，這樣才能夠有條理性、科學性的開展檔案的分類管理工作，增強檔案框架管理的清晰度，為后期的保管、查找以及開發(fā)利用提供便利的條件，從而實現(xiàn)系統(tǒng)化、標準化、規(guī)范化的檔案管理。因此，就現(xiàn)階段而言，著重培養(yǎng)年輕的檔案干部成為了亟待解決的問題，使這些人的能力不斷的提高直至其具備擔任檔案事業(yè)主力軍的能力和素質(zhì)；對專職、兼職的檔案工作人員，要加強對其知識體系的更新工作，在上崗之前確保崗前培訓工作落實到位，尤其是在計算機應用方面，是培訓的重點內(nèi)容，這是現(xiàn)代社會的必然要求。同時，要積極的創(chuàng)造良好的內(nèi)外部環(huán)境，吸收、引進、聘用高級人才。

三、檔案分類管理的意義

首先，無論是社會、城市、企業(yè)、個人的生存和發(fā)展，檔案都起到了至關(guān)重要的作用，尤其是檔案可以記錄人、物過去的狀態(tài)和具體的情況，為后續(xù)的調(diào)查和利用奠定了良好的基礎(chǔ)，而檔案分類管理正是對這些信息進行篩選，并對有效信息進行充分利用，這才是信息化時代對檔案的要求。

其次，時代的發(fā)展和社會的進步，社會公眾對檔案的意識逐漸培養(yǎng)起來，原先人們對檔案莫不關(guān)系、毫不在意的時代已經(jīng)過去了，現(xiàn)如今人們開始重視檔案的作用，并盡可能的利用檔案帶來的積極效果，而檔案分類正是幫助人們高效的、快速的篩選出對自己有用的信息，這是社會現(xiàn)代化的具體表現(xiàn)。

最后，我國是一個人口眾多的國家，因此，就業(yè)問題一直是值得考慮的民生問題，而檔案分類管理這種檔案細化的分支，有助于該專業(yè)的學生向更深層次的方向?qū)W習和研究，有助于培養(yǎng)該方面的專業(yè)性人才，以此來滿足社會對檔案分類管理人才的需求，在緩解現(xiàn)階段就業(yè)壓力中有一定的貢獻。

四、結(jié)語

檔案管理工作并不是一蹴而就就可以實現(xiàn)的，這是一個復雜性的、系統(tǒng)性的問題，在開展檔案分類管理工作的過程中，既要保持其內(nèi)在的聯(lián)系，同時也要遵守客觀規(guī)律和自然形成規(guī)律。只有不斷地擴充自己的知識領(lǐng)域，在調(diào)查研究的時候做到深入細致，就一定可以實現(xiàn)科學化的檔案分類管理，盡可能的加快其轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力的速度，從而促進我國社會經(jīng)濟的發(fā)展。

參考文獻：

[1]陳慧.試論煤化工項目檔案分類與檔號編制[J].化工管理，2013，（24）：31-31.

篇2

【中圖分類號】 G272.5 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1007-4244（2013）11-241-1

分類是人們對事物的認識和管理的一種基本方法，也是在進行檔案管理時的基本方法。檔案的分類和其他文獻的分類相比，具有獨特的“二元主義現(xiàn)象”。在對一般的文獻進行分類時，僅使用一種分類標準，形成一種分類體系，同時滿足文獻的實體有序化和信息有序化的雙重需要。而在整個檔案管理過程中，需要進行兩次分類，這兩次分類在分類對象、思路和目的等方面有著明顯的差異，形成了檔案信息分類和檔案實體分類這兩種分類體系。這兩種分類體系在檔案管理中同時存在，在不同的管理需要中發(fā)揮著各自不同的作用。

一、檔案信息分類與檔案實體分類的比較

（一）檔案信息與檔案實體。檔案信息分類和檔案實體分類的主要區(qū)別就是兩者的分類對象不同。檔案信息是利用變化載體的方法從原始檔案文件中提取出來的，自身屬于抽象的事物，需要附屬在一個新的載體來存在，實現(xiàn)其價值。檔案實體是檔案的原始文件，主要是對檔案進行原始記錄。檔案實體只是一種管理方式，主要根據(jù)檔案在來源上的歷史聯(lián)系進行分類，檔案信息分類則是采用形式邏輯的方式。檔案管理的使用價值就是滿足人們對檔案的各種使用需求，人們在使用檔案時，主要是利用檔案信息資料。所以要基于檔案實體對相關(guān)檔案信息推行信息管理，分類相關(guān)信息能夠使信息有序化，更加方便我們迅速查詢和使用檔案信息，實現(xiàn)檔案管理的使用價值。

（二）歷史主義和邏輯主義。從檔案信息分類和檔案實體分類的思路上來看，主要分為邏輯主義和歷史主義兩種派別。在進行檔案管理時，檔案實體分類主要是通過歷史主義的原則，按照檔案實際情況和內(nèi)容界限直接認定，按照檔案在其來源上的歷史聯(lián)系進行分類，檔案館中的所有檔案被劃分成若干個全宗，每個全宗又按照日期和形成檔案的機構(gòu)進行細微的分類，形成一個完整的實體分類體系。檔案信息分類主要采用形式邏輯主義的原則，突破檔案來源上的歷史聯(lián)系，按照社會組織的職能分工并結(jié)合檔案信息內(nèi)容的屬性對檔案信息進行分類，人們可以按照職能活動或事物的屬性來查找檔案。

（三）信息分類號與實體分類號。從信息分類和實體分類的目的及結(jié)果來說，檔案實體分類的目的是顯示檔案來源的歷史聯(lián)系，比較完整的展現(xiàn)出一個組織或個人在社會活動中的發(fā)展過程。新標準中檔號的組成包括全宗號、時間、保管時限和件號。而信息分類的目的體現(xiàn)在檔案內(nèi)容的邏輯聯(lián)系，使分散保存的不同宗卷中內(nèi)容屬于同一專業(yè)或職能活動的檔案劃分到同一類目下，給所有檔案進行分類號，展現(xiàn)每個信息在整體信息分類體系中所在的具置，編號是由漢語拼音和數(shù)字混合在一起構(gòu)成，使人們能夠利用檔案的特點進行查找。

（四）試題管理與信息開發(fā)。檔案的管理工作，在理論上可以劃分為檔案內(nèi)容信息開發(fā)和檔案實體管理。檔案的實體分類是保管、鑒定和統(tǒng)計的基礎(chǔ)，在檔案實體管理工作中進行。檔案信息分類屬于一種檢索語言，實體管理完畢后，在信息的開發(fā)工作中進行。

二、檔案信息分類與檔案實體分類并存原因

形成檔案信息分類和檔案實體分類在檔案管理中并存的原因：檔案和其他資料都是同屬于文獻的范疇，是內(nèi)容較為完整、歷史價值較高的信息記錄，目的都是幫助人們通過信息形成某種認識，所以文獻的分類需要適應人們對文獻的需求特點。一般情況下，人們是根據(jù)信息內(nèi)容和特點進行文獻的查找和使用。檔案信息分類，就是按照文獻的內(nèi)容和特征進行邏輯分類而形成的體系。檔案信息分類是人們查找需求的基本途徑，也是檔案的必然要求。在檔案管理機構(gòu)中，長期利用檔案信息分類，雖然為人們提供了很多便捷的條件，但是使同一出處的檔案全部打亂，檔案所記錄的全部機關(guān)的歷史活動內(nèi)容被損壞、分解和混合，是檔案失去了原有的實際價值，變成繁雜的資料。這種信息分類不能展現(xiàn)出檔案所具有的實際價值和獨特屬性，不利于檔案實體的實際管理，所以還需要編輯一些工具類書籍來輔助檔案的實體管理。另一方面，分類需要尊重和維護事物的本性。檔案是歷史社會活動的記錄，能夠反映出縱向上時間的連續(xù)性和歷史性。在進行檔案管理時，信息分類是對檔案內(nèi)容進行橫向分類，不能顯示人類社會或者歷史的縱向演變、發(fā)展過程。所以對檔案進行分類管理時，除了要進行檔案信息分類之外，還需要實體分類對檔案進行歷史性記錄。從檔案來源的歷史聯(lián)系出發(fā)，有效地維護某一組織或者個人職能活動的整個發(fā)展過程，反映人類社會的歷史。

三、結(jié)束語

由于檔案的根本屬性不同于其它文獻，使檔案的分類也和其它文獻有很大的不同。檔案信息分類和檔案實體分類二者之間，雖然不統(tǒng)一，卻在檔案管理中同時存在，各盡其職，互補互依。其產(chǎn)生的原因是檔案的歷史記錄性，在檔案管理實踐中不斷地證明，也會在日后的檔案管理中，以其獨特性對檔案管理工作起到更加重要的作用。

參考文獻：

[1]鄧紹興，陳智為.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2000.

篇3

檔案分類問題一直是我國檔案學研究的一個非常重要的實踐和理論問題。在該問題的研究實踐中，人們不僅關(guān)注檔案實體分類問題的研究，而且關(guān)注檔案內(nèi)容（信息）分類問題的探討。另外，我國檔案學基礎(chǔ)理論研究中針對檔案種類劃分、全宗劃分等問題的研究，也屬于廣義的檔案分類問題研究范疇?？梢?，它既是檔案學應用理論研究的重要課題，又是檔案學基礎(chǔ)理論研究的重要問題。在現(xiàn)代檔案學理論知識體系中占有非常重要的位置。

本文結(jié)合國內(nèi)外相關(guān)理論研究成果和我國檔案分類實踐面臨的問題，談?wù)剬n案分類的實質(zhì)與作用、規(guī)則、標準等問題的新認識，希望對我國的檔案分類理論研究和實踐發(fā)展有所貢獻。

一、檔案分類的實質(zhì)

檔案分類的實質(zhì)是通過再現(xiàn)文檔之間的“歷史邏輯關(guān)聯(lián)”和文檔內(nèi)容之間的“主題邏輯關(guān)聯(lián)”，建立“檔案有機體”、構(gòu)建“檔案信息體系”，提高檔案資源的品質(zhì)和可用性。

一種信息資源的品質(zhì)和可用性程度不同，會對這種信息資源的價值實現(xiàn)和存在產(chǎn)生決定性的影響。因為，沒有一個國家或組織會愿意不計成本地長期保存某種低質(zhì)的、可用性差的信息資源。檔案作為一種重要的社會資源，不論是對政府機關(guān)還是企業(yè)事業(yè)單位及各種其他社團組織來說，都具有非常重要的證據(jù)意義和信息價值，同時也是人類社會歷史記憶、集體記憶的重要組成部分。檔案管理的重要社會使命之一就是要通過有效、科學的管理，為人類社會的存續(xù)和健康發(fā)展提供高品質(zhì)的、可用性強的檔案資源。誠然，分類作為一項檔案業(yè)務(wù)管理活動，并不是唯一可以提升檔案資源品質(zhì)的業(yè)務(wù)管理活動，除此之外，其他檔案管理工作也對提升和保障檔案資源的品質(zhì)和效用具有重要影響作用。然而，從檔案資源的組織化、條理化、有序化的管理要求來說，如果沒有合理、科學的檔案分類，那么其他檔案業(yè)務(wù)管理工作的成效也無法得到很好體現(xiàn)。

檔案分類的主要工作內(nèi)容包括：檔案實體分類和檔案內(nèi)容（信息）分類兩個層面的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容。其中，檔案實體分類，又稱“全宗內(nèi)檔案分類”，是“按檔案在來源、時間、內(nèi)容和形式上的異同，分門別類，構(gòu)成有機體系。是檔案整理中介于區(qū)分全宗與立卷之間的一個環(huán)節(jié)”。這種解釋的最主要思想成就，就是說明了檔案實體分類的根本性目的——構(gòu)建檔案有機體。從目前的檔案管理基本對象來說，檔案實體主要包括兩種基本存在形態(tài)，一種是通過模擬方式記錄的物理形態(tài)的檔案實體，另一種是通過電子方式記錄的數(shù)字形態(tài)的檔案實體。

盡管這兩種“實體”有所區(qū)別，即與“載體”或“存儲介質(zhì)”之間的關(guān)聯(lián)度不同（前者是“終生定居式”的，后者是“臨時寄居式”的），但這兩種形態(tài)“檔案”的分類目標是基本一致的，即都是通過主要采用歷史的方法，再現(xiàn)文檔之間的歷史聯(lián)系，在分門別類的基礎(chǔ)上，使檔案資源成為一種“有機體系”。由于數(shù)字形態(tài)的檔案同特定的存儲介質(zhì)之間存在可分離性，所以電子文檔之間的歷史關(guān)聯(lián)可以通過相互鏈接的方式，以多種歷史的邏輯關(guān)聯(lián)形式呈現(xiàn)出來，更能反映文檔之間的多種歷史的有機聯(lián)系性。所以，從根本意義上說，傳統(tǒng)形態(tài)的檔案有機體系的建設(shè)，因受“載體與其記錄內(nèi)容不可分離性”的影響，只能采用“線性方式”將文檔之間的歷史聯(lián)系中比較主要的“關(guān)聯(lián)性”再現(xiàn)出來；而數(shù)字形態(tài)的電子檔案，由于其“記錄內(nèi)容”可以不依賴特定的載體（或介質(zhì)）而存在，并且相同的文檔可以同時存儲于不同的介質(zhì)中而不影響其“真實性和完整性”，所以有條件根據(jù)不同的業(yè)務(wù)需要和管理需要，呈現(xiàn)文檔之間的多種歷史有機聯(lián)系。

西方國家通常把“文件與檔案分類（classification）”界定為“在文件和檔案環(huán)境下，按照分類系統(tǒng)中邏輯結(jié)構(gòu)的慣例、方法和程序規(guī)則，對文件進行鑒別和排列的過程”。其實，他們所說的“分類系統(tǒng)中邏輯結(jié)構(gòu)”的確立前提，也是指對文檔之間的歷史的邏輯關(guān)聯(lián)性的呈現(xiàn)，并且通過“慣例”總結(jié)、方法確立和業(yè)務(wù)“程序規(guī)則”的建立等方式，將文檔之間的歷史的邏輯聯(lián)系再現(xiàn)出來。值得注意的是：西方檔案學理論中對檔案本質(zhì)的認識比較重視“文件有機體”：而我們國家的檔案學理論對檔案本質(zhì)的認識強調(diào)抽象意義上的“原始記錄”。由此也使中、西檔案分類理論的研究呈現(xiàn)出互有側(cè)重思想成果。我國的檔案分類理論整體框架比較完整，對檔案分類理論的宏觀性研究較多；西方的檔案分類理論比較注重方法、規(guī)則和程序、慣例層面的研究，注重可以指導文件和檔案分類實踐的“分類系統(tǒng)”、“分類體系”和“分類方法”的實用性研究。可以說各有優(yōu)勢，只有相互借鑒，取長補短，才是完善和發(fā)展我國檔案分類理論之道。

檔案內(nèi)容（信息）分類，應屬于信息內(nèi)容組織與管理范疇，其實質(zhì)是依據(jù)用戶的需要，快捷、準確滿足用戶對檔案信息的業(yè)務(wù)需求和信息需求的目標價值取向，將檔案內(nèi)容依照一定的邏輯規(guī)則和方法加以分門別類，形成具有嚴密邏輯結(jié)構(gòu)的檔案內(nèi)容主題關(guān)聯(lián)體。由于用戶需求的多樣性、動態(tài)性影響，所以基于此種需求導向的檔案內(nèi)容分類所構(gòu)建的檔案信息分類體系也同樣具有類似的特征。

盡管兩種意義上的檔案分類存在著較大的區(qū)別，但是有一點必須加以強調(diào)：檔案實體分類所再現(xiàn)和確立的、反映文檔之間有機的、歷史邏輯聯(lián)系的文件體系，在任何情況下，都是檔案內(nèi)容（信息）分類所要達成目的或?qū)崿F(xiàn)目標的前提與基礎(chǔ)。換言之，通過檔案實體分類所“固化”和“確定”的文檔之間的有機的歷史邏輯關(guān)聯(lián)，是我們正確理解、判斷和全面認識有關(guān)文檔“整體價值”的必要前提；失去了這種“歷史關(guān)聯(lián)”，我們將無法真正認識和把握檔案文件的利用價值。基于此種認識，我們才得出了上述結(jié)論，同時我們也反對將兩種“分類”對立起來的看法和觀點。誠然，我們也反對將兩者完全混同的思想認識。

能夠有效再現(xiàn)文檔之間歷史的有機關(guān)聯(lián)性，并能夠通過一定的邏輯形式予以呈現(xiàn)的檔案實體分類，是我們確立檔案實體有機體，建立科學的檔案分類系統(tǒng)的重要保證?；谟脩粜枨髮虻臋n案內(nèi)容（信息）分類，必須嚴格遵守邏輯分類要求，發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容之間的“主題關(guān)聯(lián)”，構(gòu)建反映檔案內(nèi)容（信息）之間主題聯(lián)系的邏輯分類體系。檔案實體的歷史邏輯關(guān)聯(lián)是理解和判斷檔案利用價值、整體使用價值的重要前提。檔案實體分類的目的就是通過有效維護和再現(xiàn)這種歷史邏輯關(guān)聯(lián)，提升檔案資源的品質(zhì)和可用性；而檔案內(nèi)容（信息）的分類，則可以通過體現(xiàn)用戶多樣性、動態(tài)性需求的文檔內(nèi)容之間“主題邏輯關(guān)聯(lián)”的信息分類體系，來滿足用戶的需求。

檔案分類有兩個層次，即認識性分類和管理性分類。檔案的認識性分類即檔案種類的劃分；檔案的管理性分類即檔案機構(gòu)及其工作人員在檔案管理實踐中，對檔案實體和檔案的內(nèi)容信息所進行的分類。檔案的實體分類和檔案內(nèi)容信息的分類，不僅含義與所指不同，其作用特點和要求也明顯不同。檔案實體分類是指針對檔案本身即實存或理化意義上的檔案所進行的分類，其作用與目的是建立檔案存放保管時的秩序與體系。檔案內(nèi)容信息的分類是對檔案所記述的內(nèi)容信息所進行的分類，其作用和目的主要是對檔案內(nèi)容信息進行條理化的加工、處理，為人們對檔案內(nèi)容信息的利用提供盡可能多的途徑、角度，為充分開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)檔案內(nèi)容信息的價值與作用創(chuàng)造條件。

二、檔案實體分類規(guī)則

檔案實體分類規(guī)則的確立，不能片面強調(diào)形式邏輯規(guī)范的要求，也應充分考慮到檔案有機體的歷史生長特點，辯證地開展檔案實體分類實踐，維護每個全宗檔案有機體的歷史真實面貌。

根據(jù)我國的檔案實體分類理論的要求，“分類作為一種基本的認識方法和管理方法，必須具有邏輯性，符合基本的邏輯規(guī)則”。這些形式邏輯規(guī)則包括：嚴整性規(guī)則（子類的外延之和等于母類的外延）、同一性規(guī)則（每一次具體的劃分只能使用一個分類標準）、排他性規(guī)則（同位類之間不能相互交叉、重疊）。這些形式邏輯規(guī)則的遵守，對保證檔案實體分類體系的整體邏輯聯(lián)系，確實非常重要。但是，我們應當清楚地認識到，檔案實體作為一個社會組織社會實踐活動的產(chǎn)物，是一種歷史的、有機的文件體系。每個全宗的檔案都不是一種按照嚴格的“純邏輯規(guī)則”形成的文件體系，其中不免有這樣或那樣的非邏輯的“產(chǎn)物”，這也是“歷史的東西”所具有的一種特征。如果人為強制地加以“拆分”，則會“損傷”全宗內(nèi)文件有機體的“整體完整性”。所以，不能像對待檔案內(nèi)容（信息）分類那樣，要求檔案實體分類一定要嚴格遵守“邏輯性”或“形式邏輯規(guī)則”的要求，而應予以客觀地對待，并采取相對靈活的分類方法來區(qū)分檔案文件所屬的類別。

例如，某企業(yè)的檔案實體分類方案中，依據(jù)企業(yè)的職能活動特征，在“產(chǎn)品管理”類目下設(shè)立了“項目開發(fā)”和“項目建設(shè)”兩個二級類目，可以說是符合“形式邏輯規(guī)則”嚴整性要求的，但在“項目建設(shè)”的類目下僅設(shè)置了“設(shè)計管理、材料設(shè)備管理、施工管理、統(tǒng)計管理和項目工程驗收”等5個三級類目，如果從邏輯上分析，明顯確立一個三級類目，即“供應商評估”。但是，這并沒有影響該企業(yè)檔案實體分類的質(zhì)量，原因其實很簡單，就是該企業(yè)并沒有在職能活動中形成記錄和反映“供應商評估”方面的文件。再如，有的組織在編制檔案分類方案的過程中，設(shè)置了“特種載體檔案”類，這與其他一級類目的劃分標準（職能分類標準）是不一致的，似乎也違背了“形式邏輯規(guī)則”中的“同一性規(guī)則”。但是，檔案實體分類的目的之一就是“方便檔案實體的安全保管”，而不同載體檔案的保管條件要求是不同的，所以按載體的特殊保管要求，在分類方案中增加“特種載體類”是沒有問題的。此外，在類目名稱的選擇方面，有時我們所使用的類目名稱，如果從“概念的外延”角度來考察會存在“交叉”問題，但又沒有辦法找到更合適的類目名稱表達“詞匯”。每當這種情況出現(xiàn)時，比較好的處置方法就是通過“類目注釋”的方式來分別予以說明。所以，形式邏輯規(guī)則所要求的“排他性”，在具體實踐中，決不可機械地運用，而應充分考慮實際情形，做好相應的變通處理。歷史與邏輯即有統(tǒng)一性，同時也不能在兩者之間劃等號，因為邏輯的東西往往已經(jīng)抽調(diào)了歷史的東西中那些“枝節(jié)和末梢”了！

三、檔案實體分類標準

檔案實體分類標準的選擇應注意強調(diào)其選擇和確立的客觀性及其對檔案實體形成規(guī)律與特點的有效表達性，不能因圖一時方便而錯誤地將不具有客觀性和穩(wěn)定性的屬性、特征作為檔案實體的分類標準選擇和確定檔案實體的分類標準，必須遵從檔案有機體的歷史形成規(guī)律和主要特點，不可主觀地、人為地簡單從事，更不能將錯誤的分類標準選擇思想制度化、規(guī)范化。

從我國檔案實體分類實踐的具體歷史情況來說，主要存在兩種錯誤的傾向必須堅決予以糾正。其一是不考慮各個立檔單位檔案有機體的特殊歷史形成性，片面地強調(diào)構(gòu)建統(tǒng)一的“檔案實體分類體系”；其二是將“價值判斷結(jié)果一一保管期限”作為組織全宗中“文書檔案”實體分類的主要標準來使用和推廣。這兩種做法均違背了檔案實體分類的規(guī)律性要求和國際上通行的檔案實體分類慣例。分析其癥結(jié)，主要體現(xiàn)在：

第一，錯誤地將各個立檔單位的檔案認定為完全符合邏輯的產(chǎn)物，忽視了各個立檔單位檔案有機體形成的多樣性和特殊性。檔案人，尤其是檔案管理規(guī)范的制訂者，務(wù)必要清醒地認識到：各個立檔單位的檔案全宗都是歷史的、“自然生長”的文件有機體系，具有各種樣態(tài)，整理和劃分全宗及全宗內(nèi)的檔案實體必須堅持尊重歷史的態(tài)度和原則，不可想當然地進行。

第二，錯誤地將僅適用于檔案內(nèi)容（信息）分類的規(guī)則和思想，運用到檔案實體分類實踐中。如前所述，檔案內(nèi)容分類是為了體現(xiàn)檔案信息之間的“主題關(guān)聯(lián)”性，所以可以打破全宗界限，按照形式邏輯規(guī)則來組織檔案資源的信息分類，構(gòu)建便于用戶使用的檔案信息邏輯體系；而檔案實體分類的目的是為了重現(xiàn)檔案文件的歷史有機聯(lián)系性，建立檔案有機體。如果在實踐中忽略這兩者的區(qū)別，則會“張冠李戴”，人為地制造檔案實體管理的混亂。

第三，錯誤地把保管期限當成檔案實體的“客觀屬性和特征”，并把它應用于指導各立檔單位文書檔案實體分類。其實，凡具有基本檔案學常識的人都知道，作為檔案實體分類標準使用的“檔案屬性和特征”必須符合兩個基本條件要求：一是客觀性要求，二是穩(wěn)定性要求?！皺n案保管期限”就是人們對檔案保存價值分析、判斷結(jié)果的標記，它帶有明顯的“主觀色彩”，具有“不穩(wěn)定性”的特點。每個時代的鑒定檔案保存價值的標準都具有很大的人為性特征，所以檔案的“保管期限特征”并不是一種“客觀的、穩(wěn)定的”特征，它會隨著人們的認識能力、鑒定業(yè)務(wù)水平和社會環(huán)境的不同而發(fā)生變化。

基于上述認識，如果有關(guān)部門能夠及時調(diào)整不當?shù)淖龇ǎ瑒t會及時糾正失誤，使檔案分類重新回到正確的軌道上來，相反，如果繼續(xù)把失當?shù)淖龇ê鸵?guī)范要求當成所謂的“制度創(chuàng)新成果”，諱疾忌醫(yī)，則會給中國檔案分類實踐造成更大的損失。一種錯誤的思想理論如果尚停留在認識層面，其對現(xiàn)實檔案實體管理活動還不會產(chǎn)生太大的負面影響：但如果將其“制度化、標準化”甚至以一定的“強制力”予以在檔案實體分類實踐中推廣，則無疑會給檔案資源的科學管理和檔案資源體系的建設(shè)造成嚴重負面影響。改革的結(jié)果不一定都是好的、合理的，檔案行政管理部門應對各種“改革的產(chǎn)物”進行科學論證，并按照“七分研究三分制定”的要求，審慎地注意改革成果的實踐應用。

參考文獻：

[1]馬林青.基于職能的文件分類研究述評[J].檔案學通訊，2011（1）.

篇4

一、教學檔案研究的現(xiàn)狀

目前，不少高職院校的教學檔案管理尚未按教育信息化要求形成完整的機制，如沒有配備專職的檔案管理人員、兼職人員一般都未受過專業(yè)知識與技能培訓、檔案管理制度也不健全、管理流程與教育信息化要求不匹配等。檔案管理存在的主要問題表現(xiàn)在：一是對檔案管理工作的重要性認識不夠。教學檔案數(shù)量大、內(nèi)容多，其作用不受重視，檔案管理投入也少，對檔案管理工作持得過且過態(tài)度，更談不上創(chuàng)新；部分工作人員認為教學檔案管理工作輕松簡單，不需要專業(yè)知識，致使教學檔案管理質(zhì)量和效率難以突破。二是檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范。需要歸檔的材料沒有及時歸檔，造成了在評估和重點項目申報中材料的缺失；收集的材料類別混雜，沒有及時裝盒整理；相當一部分檔案材料散存?zhèn)€人手中，造成檔案收集不全，歸檔材料質(zhì)量不高等。三是檔案管理制度不健全，需要文件的時候亂翻亂抽，借閱、轉(zhuǎn)閱不登記，借走后不妥善保管，用后不歸還，造成重要文件的流失。四是在檔案管理方面應用信息化技術(shù)少，與信息發(fā)展形勢不匹配，檔案管理效率差。

二、教學檔案管理研究的方法

本課題主要采用三種研究方法：一是調(diào)查法。通過同類高職院校中檔案管理的相關(guān)經(jīng)驗和做法，收集到更多有關(guān)教學檔案管理工作辦法，尋找本課題實施的理論依據(jù)以及可以借鑒的優(yōu)秀經(jīng)驗；二是比較研究法。將現(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比較，找出兩者的優(yōu)缺點，將兩者優(yōu)點相互結(jié)合。三是個案研究法。以湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學院（以下簡稱“我院”）教務(wù)處檔案為實例進行試點。

三、教學檔案管理系統(tǒng)研究的結(jié)論與對策

（1）建立了教學檔案分類標準：DA/T22——2000規(guī)則同樣適應于高職院校教學檔案的管理，并能在配套制度環(huán)境中發(fā)揮作用，能夠為教學檔案管理提供有效規(guī)范?？梢越⑴cDA/T22——2000規(guī)則相適應的教學檔案分類標準。通過建立的教學檔案實體分類目錄，按照《歸檔文件整理規(guī)則規(guī)范》建立相適應的編號，以教務(wù)處的檔案為案例，以“件”的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機體的過程。對歸檔文件進行合理的分類，要體現(xiàn)出文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使教學類檔案成為一個有機整體，便于系統(tǒng)的提供利用，而且對排列、編目后續(xù)工作的開展，以及文件柜、文件架的管理有著重要意義。結(jié)合我院實際工作以及機構(gòu)設(shè)置的特點，參照《歸檔文件整理規(guī)則》中關(guān)于歸檔文件分類的要求，制定我院歸檔文件分類方案。采用年度—機構(gòu)（問題）—保管期限三種分類法，并可以組合成許多種復式分類法。一級類目的標識，采用類目名稱主詞和漢語拼音的第一個字母，如“JX”即“jiaoxue”（教學）的簡稱。檔號模式規(guī)定為“年度號+分類號+案卷號”。如2014年教學綜合性第1號卷的檔案為2016-JX11-001，分類號（類目）的設(shè)置學院文件數(shù)量的多少可分為一級、二級或三級類目。2016-JX01-1～N（保管期限為“永久”時從“1”～“N”件排列流水件號）（2）建立教學檔案管理制度：通過建立檔案分類標準來規(guī)范教學檔案管理，必須有配套的制度，需依據(jù)檔案相關(guān)法律法規(guī)，研制學院的檔案管理工作規(guī)范框架。在調(diào)查的過程中發(fā)現(xiàn)，大家對檔案不夠重視，很多的檔案規(guī)章都不是很熟悉，檔案意識的加強，需要全院的各個部門都引起重視，我們根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家教育委員會《高等學校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)，并結(jié)合學院檔案工作實際，形成《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學院檔案工作規(guī)范體系》，為加強學院的檔案工作，充分發(fā)揮各類檔案的作用，更好地為學院教學、科研及其他各項工作服務(wù)。對于檔案管理的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計和編研提供利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有以下相應的制度《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學院檔案管理實施辦法》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學院檔案實體分類方案》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學院各類檔案工作規(guī)范》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學院綜合檔案室工作職責》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學院檔案材料保管期限規(guī)定》等制度，組成檔案工作規(guī)范體系。通過學習檔案規(guī)章和學院檔案工作規(guī)范，對加強全院職工檔案歸檔意識，促進檔案建設(shè)的標準化、規(guī)范化起到重要作用，進而提高學院檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案資源的社會、經(jīng)濟效益。（3）提出教學檔案信息化管理系統(tǒng)開發(fā)方案：采集.NET技術(shù)與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)研究檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合DA/T22——2000規(guī)則，通過建立的檔案實體分類標準，進行信息交換和通信，以實現(xiàn)智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，可以有效地提高檔案管理質(zhì)量和效率，能極大地提升學院檔案管理信息化水平。檔案管理系統(tǒng)的功能需求：檔案管理系統(tǒng)是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應用基礎(chǔ)上，把分散在不同載體、不同位置的信息資源，以數(shù)字化的形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)查詢、借閱、歸還、催還，對檔案查詢和利用情況進行統(tǒng)計分析，使檔案管理人員對檔案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系統(tǒng)的管理員能夠?qū)︿浫氲男畔⒁鬁蚀_、完全；對錄入的數(shù)據(jù)隨時作更新修改，管理員能夠得到最新的信息；為系統(tǒng)管理員和一般用戶設(shè)置建立完善的權(quán)限和身份級別，一般用戶不能對信息進行添加、刪除。加快檢索速度，促進檔案的規(guī)范化和正規(guī)化，對做好學院檔案信息化工作，對檔案的整理、鑒定、保管、編目、檢索、編輯、研究、統(tǒng)計與利用有著積極的推動作用?？偠灾?，隨著高職院校的發(fā)展，根據(jù)人才培養(yǎng)質(zhì)量的需要，發(fā)現(xiàn)原來確定的歸檔范圍和保管期限已不能適應當前教學改革發(fā)展，給當前的檔案建設(shè)工作造成了困擾。因此，本課題主要研究的是大數(shù)據(jù)時代高職院校的教學檔案與DA/T22——2000規(guī)則相適應的教學檔案管理系統(tǒng)研究，為教學檔案的規(guī)范管理和教學檔案管理系統(tǒng)的分類提供了依據(jù)，適應當前人才培養(yǎng)的需求，對教學檔案分類進行研究，以適應檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的需要。

參考文獻：

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[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）09-0047-01

一、分類原則與分類標準

（一）全宗內(nèi)檔案分類原則

全宗內(nèi)檔案分類總的原則是要科學、客觀、符合邏輯，能反映檔案在其管理過程中所形成的特點和規(guī)律。通過實踐證明，在檔案管理過程中具體的分類原則可表現(xiàn)出以下幾點：

1.根據(jù)檔案管理過程中全宗的性質(zhì)和特點進行分析研究，可以選擇適當?shù)姆诸愒瓌t和分類標準進行劃分。能夠恰如其分地提示檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，使整個分類系統(tǒng)具有客觀性，組成一個有機的整體，系統(tǒng)反映出立檔單位的活動面貌。

2.根據(jù)檔案管理中分類體系的構(gòu)成和應用的邏輯性分析，遵守邏輯劃分的相關(guān)規(guī)則。一次檔案分類只能使用一個分類標準，子類外延之和正好等于母語外延，子類之間必須界線清晰，不能互相交叉，類目概念應明確。

3.分類層次簡明，類目不宜過細、過多。一般來說，類目劃分到二級至三級，使之能包容一定數(shù)量的案卷。另外，劃分類別時應留有伸縮余地，以便隨實際需要增加或減少類別。

4.類目名稱應含義明確，具有系統(tǒng)性，有合理的排列順序。必要時，對類目所指范圍和歸類方法應有說明，以保證分類的一致性。

（二）全宗內(nèi)檔案的分類標準

全宗內(nèi)檔案的分類標準主要有文件的時間、來源、內(nèi)容、形式四種，每一標準下又有不同的分類方法。

1.按文件產(chǎn)生的時間分類。一是年度分類法：根據(jù)形成和處理檔案所屬年度分類。二是時期分類法：按立檔單位在發(fā)展過程中形成的不同時期（或不同階段）分類。如前、后、時期等。三是工作階段分類法：如工程檔案按設(shè)計、施工、竣工等不同階段進行分類。

2.按文件的來源分類。一是組織機構(gòu)分類法：按立檔單位的內(nèi)部組織機構(gòu)分類。二是作者分類法：按文件的作者分類。三是通信者分類法：按與立檔單位有較穩(wěn)定的來往通信關(guān)系的機關(guān)或個人分類。

3.按文件的內(nèi)容分類。一是問題分類法：按文件內(nèi)容所說明的問題（事由）分類。二是實物分類法：按文件內(nèi)容所涉及有實物分類，如石油、糧食、煤炭、棉等。三是地域分類法：按文件內(nèi)容所涉及的地理區(qū)域分類，如湖北、湖南等。四是專業(yè)分類法：按檔案內(nèi)容所反映的專業(yè)性質(zhì)分類。

二、檔案管理過程中組織全宗內(nèi)檔案的分類研究

根據(jù)檔案管理的現(xiàn)狀及過程研究來看，組織全宗內(nèi)檔案管理常用的分類方法可以有三種情況：即檔案管理年度分類法、檔案管理組織機構(gòu)分類法和檔案管理問題分類法。

（一）年度分類法

所謂年度分類法是指在檔案管理中運用的最廣泛的檔案實體分類法進行管理，這是因為一個立檔單位在一個年度內(nèi)所形成的檔案與其他情況不同，表現(xiàn)出存在著最緊密的聯(lián)系。立檔單位的工作如果以年度為單位進行制訂計劃和進行總結(jié)的研究，對其檔案可以按年度進行分類，所以能夠看出這個單位逐年發(fā)展的具體情況，可以較好地維護和再現(xiàn)立檔單位活動和檔案形成的歷史過程。另外，這種分類方法同現(xiàn)行的文書處理工作制度吻合，文書部門按年度進行立卷和移交案卷，自然而然地把檔案分成不同類別。

1.文件上沒有標注具體時間的，要想辦法考證分析出時間?？甲C方法有很多，可以根據(jù)文件的內(nèi)容、文件的制成材料、格式和文件上的各種標記來判定檔案的準確日期或大致日期。

2.專業(yè)部門的工作除了使用通用年度以外，還使用專門年度，如學年度、會計年度等。這些專業(yè)部門的檔案應分別按通用年度和專門年度分類，其主要業(yè)務(wù)工作的檔案分類按專門年度進行，而其他工作形成的檔案仍按通用年度進行分類。同時，采取交叉設(shè)類的方法，如2007年度與2007-2008學年，2008年度與2008-200年，依次類推進行交叉設(shè)類，類內(nèi)統(tǒng)一進行整理。

（二）組織機構(gòu)分類法

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中圖分類號：TP314 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416(2012)07-0215-01

1、引言

隨著科學技術(shù)的不斷提高，計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，它已進入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分，使用計算機對員工檔案信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。

2、系統(tǒng)功能分析

本系統(tǒng)主要任務(wù)是對檔案進行分類和分柜管理，還可進行檔案借用和檔案歸還管理。另外還提供友好的用戶操作界面，并且具有密碼和權(quán)限管理功能。其功能主要有如下幾項：

(1)密碼和權(quán)限管理功能，不同權(quán)限的用戶具有不同的操作權(quán)利。

(2)應用程序與數(shù)據(jù)卡服務(wù)器連接配置功能，用于在應用程序中配置SQL Server 2000數(shù)據(jù)庫服務(wù)器名和檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫名。

(3)檔案分類資料錄入，包括分類序號、檔案分類名、檔案分類所屬部門、備注、建檔人員、建檔日期、修改人員、修改日期。

(4)檔案柜資料錄入，檔案柜號、檔案柜名稱、備注。

(5)檔案記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、檔案柜號、檔案人姓名、檔案人工號、修改人、修改日期、建檔人、建檔日期、正文頁數(shù)、附件件數(shù)、附圖張數(shù)。

(6)檔案借用記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、借用人員、借用日期、備注。

(7)檔案歸還記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、歸還人員、歸還日期、備注。

(8)檔案分類資料和檔案柜資料記錄的修改和刪除功能。

(9)檔案記錄的修改、刪除和組合查詢功能。

(10)檔案借用和歸還記錄的修改、刪除和查詢功能。

3、系統(tǒng)主要窗體詳細設(shè)計

3.1 檔案管理窗體設(shè)計

檔案管理窗體是檔案管理系統(tǒng)的核心，在這里可以增加、修改、刪除和查詢記錄。在“檔案管理”窗體中，檔案分類信息表的檔案分類名稱字段記錄會顯示在樹狀檢視元件TreeView對象的檔案分類節(jié)點下。雙擊檔案分類名，程序自動從檔案記錄信息表中提取雙擊檔案分類名的所有檔案記錄，顯示在右邊的DBGrid對象里。單擊“增加”按鈕可以在選擇的檔案分類名下增加一條檔案記錄，其中建檔人員、建檔日期、修改人員和修改日期字段自動填寫為檔案分類記錄中的對應字段值。與創(chuàng)建檔案分類管理窗體一樣，將窗體命名為“F_Manage”，對應“Archives_Manage.pas”單元文件保存。檔案管理窗體如圖1所示。

3.2 數(shù)據(jù)記錄組合查詢窗體設(shè)計

本系統(tǒng)具有通用性組合查詢窗體。在檔案管理窗體中單擊“查找”按鈕打開“數(shù)據(jù)記錄查詢”窗體。選擇了查找字段和查找條件，再輸入或選擇查找值，單擊“增加”按鈕可以增加一條參數(shù)查找條件記錄。參數(shù)查找條件記錄顯示在列表檢視元件ListView中，在列表檢視元件ListView第一列上選中一條參數(shù)查找條件記錄，單擊“刪除”按鈕可以從ListView對象中刪除該記錄。添加好參數(shù)查找條件后單擊“查找”按鈕，執(zhí)行查詢操作。也可以單擊“全部數(shù)據(jù)”按鈕來提取得到所有檔案記錄。查找字段下拉列表框使用了ComboBoxEx控件對象，與ImageList搭配使用，在每一個列表項前可以顯示圖標。查找條件列表使用了ListView控件對象，它可以實現(xiàn)資源管理器右半邊的四種顯示方式。

3.3 檔案借用和歸還窗體設(shè)計

當“檔案借用和歸還管理”窗體開始時，檔案編號文本框處于不可編輯狀態(tài)，單擊“增加”按鈕，檔案編號文本框處于可編輯狀態(tài)。在檔案編號文本框中輸入想借用的檔案編號，并且自動啟動過濾功能，如果檔案在檔案記錄信息表存在，則會自動填寫檔案名稱字段值。此時才可以單擊“保存”按鈕來增加一條檔案借用記錄，如果輸入的檔案編號在檔案信息表中不存在，當然也就沒有借用檔案之說了。單擊“檔案歸還管理”屬性頁，可以方便地切換到檔案歸還管理操作界面，其操作過程于檔案借用管理差不多。檔案借用和歸還管理窗體如圖2所示。

4、結(jié)語

該檔案管理系統(tǒng)給預拌混凝土企業(yè)的管理工作帶來了極大的方便，為企業(yè)檔案管理提供了有效的管理工具，提高整個部門的工作效率、技術(shù)水平和管理服務(wù)水平。

參考文獻

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檔案是指國家機構(gòu)，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄[1]。隨著我國城市化建設(shè)進程的不斷加快，城市規(guī)模的不斷擴大，城市管理過程中形成的各類檔案增長迅速，已經(jīng)成為了城管工作中的一項重要工作內(nèi)容。城管檔案是指在城市管理活動中直接形成的具有保存價值的各類形式的城市管理活動歷史記錄。城管檔案在城市管理與發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，是城市各項管理工作重要的參考與依據(jù)，也是反映城市管理水平的重要指標之一。

1 城管檔案的重要性

城管檔案是對過去城市管理工作和歷史情況的記錄，完整翔實的城管檔案可以為機關(guān)工作提供備查依據(jù)，對城管檔案進行調(diào)研，則可以深入挖掘城市管理工作內(nèi)在的規(guī)律，為城市管理工作的發(fā)展提供最基礎(chǔ)的參考資料。隨著我國城市化進程的不斷加快，城市人口、規(guī)模不斷增擴，城市管理工作的難度也不斷增加，問題不斷增多。城管檔案在此種發(fā)展形勢下，其重要性越發(fā)突顯，成為我國解決城市矛盾問題、提升城市管理水平、指引城市發(fā)展方向的最重要的數(shù)據(jù)信息來源與依據(jù)。

2 城管檔案歸檔整理工作中存在的問題

目前，我國城管檔案收集、歸檔整理工作主要是由城管局來負責進行。城管局是城市管理中負責綜合行政執(zhí)法的部門，是由原事業(yè)單位“城管辦”、“聯(lián)合執(zhí)法大隊”演變而來。工作內(nèi)容繁雜、檔案管理意識不強等諸多因素使得城管檔案工作一直是城管工作中一項次要性的工作。對城管檔案管理工作重要性的認識不足使得城管檔案工作在相當長的一段時間內(nèi)處于被動的局面，在檔案收集、歸檔整理、保管、編研利用等方面存在不足之處，尤其是在城管檔案的歸檔整理方面。

歸檔整理是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的基礎(chǔ)與起點。檔案歸檔整理工作，就是按照一定的原則和方法，將處于零散和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列與編目，組成有序體系的過程[2]。目前，在城管檔案歸檔整理過程中，存在著諸多問題，包括了檔案的裝訂、分類以及排列等方面，其中，檔案分類是問題較為突出的環(huán)節(jié)。

在檔案分類上，沒有根據(jù)工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，而既使用“機構(gòu)”又使用“問題” 標準來進行分類是較為常見的問題，這種分類標準的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構(gòu)、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發(fā)文分類法、文號分類法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類方法不是全國統(tǒng)一的分類標準，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內(nèi)容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。

對于歸檔文件的排列問題，《歸檔文件整理規(guī)則》中有著明確的規(guī)定：歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間排列。但在實際的工作中，按文號排列、按問題排列或是全部文件都按時間順序排列的現(xiàn)象十分普遍，給歸檔文件的存取以及整理造成困難。

3 歸檔整理問題的成因分析

任何問題的存在都有其產(chǎn)生的深層原因，城管檔案的歸檔整理問題也不例外，只有對問題的成因進行深入分析，才能有效的解決問題。就城管檔案管理中的歸檔整理問題而言，其成因主要是檔案工作人員的專業(yè)水平與素質(zhì)因素，當然，更深層的原因也與管理者對檔案工作的重視程度有關(guān)。

檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，而檔案整理環(huán)節(jié)，尤其是檔案的分類，是最能體現(xiàn)其專業(yè)性的地方。目前，城管系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理工作大多是粗放型的管理狀態(tài)，遠未達到專業(yè)化管理的水平。檔案工作人員大多是兼職，設(shè)有專職檔案員的部門較少，而即便在設(shè)有專職檔案員的部門，具備檔案專業(yè)高等教育水平的人才也是少之又少。檔案專業(yè)人才的缺乏，導致了城管檔案管理工作一直滯后于城管部門的整體發(fā)展。長時間停留在表面意義上的管理，未能達到專業(yè)化的管理水平，對城管檔案管理工作向更高層次發(fā)展造成了重要影響。

城管檔案管理專業(yè)人員的缺乏，也使得城管檔案管理各項制度的建立與完善缺少了專業(yè)指導。如專業(yè)人員的缺乏使得檔案分類方案的制訂無法從單位實際出發(fā)來有效規(guī)范檔案的歸檔整理工作，導致了分類方法不具體、檔案保管期限設(shè)置不合理等問題的發(fā)生。

4 提高城管檔案歸檔整理工作成效的方法

4.1 加強檔案管理專職專業(yè)人員的設(shè)置與引進

專職與專業(yè)人員的設(shè)置與引進既是兩個方面的事情，同時也是合二為一的。目前，多數(shù)城管部門的檔案員是兼職，但隨著城管檔案管理事務(wù)的增多，兼職檔案員已經(jīng)無法勝任與滿足城管部門檔案管理工作的需求，只有設(shè)立專職的檔案管理工作人員，才能更好的完成檔案管理工作的要求，同時，專職的崗位設(shè)立也體現(xiàn)了對檔案管理工作的重視程度，也是吸引檔案管理專業(yè)人才的基本條件。而對于專業(yè)檔案管理人才的引進，要從多渠道、多方面來進行，要從城管部門人力資源戰(zhàn)略層面出發(fā)來進行。單位應投入更多的資金支持，應提供更多的人才吸引條件，加強人才培訓與平臺的提升建設(shè)，為人才的發(fā)展提供上升的空間，只有如此，才能吸引到高素質(zhì)、高水平的檔案管理專業(yè)人才投身到城管事業(yè)，才能為城管檔案管理的長遠發(fā)展打下堅實的人力資源基礎(chǔ)。

4.2 加強現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)技能培訓

加強對現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)技能的培訓無疑是快速提升檔案歸檔整理工作成效的有效方法。檔案管理人員應對《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》進行學習領(lǐng)會，對實施細則要加強理解。培訓內(nèi)容應以日常工作的常用技能與常見問題進行重點加強，要少理論性多實用性，注重實效。培訓應定期舉行，可以派員進行外部培訓，也可以在單位內(nèi)部組織，聘請省市檔案館的專業(yè)人士進行指導講座。

4.3 制定科學合理的檔案分類方案

檔案分類是檔案歸檔整理最重要的也是核心的內(nèi)容，因此，制訂科學合理的檔案分類方案對于檔案歸檔整理工作來說是至關(guān)重要的。檔案分類方案要根據(jù)國家檔案局2006年公布的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求以及《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》來制定。檔案分類方案要使用正確的分類方法，要正確界定城管局文件材料的歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使保存的檔案反映本局職能活動情況，維護其歷史面貌。

科學合理的檔案分類方案，需要專業(yè)的檔案管理人員來完成，而且還要熟悉掌握本單位的工作職能、主要工作內(nèi)容。鑒于城管局檔案管理的專業(yè)水平，可以在檔案分類方案的制定時請上級檔案管理部門進行協(xié)助指導，方案一旦確定，文件的歸檔整理便可以按照整理規(guī)則順理成章的進行。

5 結(jié)束語

檔案整理工作的基本任務(wù)是建立檔案實體的管理秩序，使檔案實體有序化、條理化，其意義與價值在于為整個管理工作提供一個嚴格有序的工作基礎(chǔ)。城管檔案歸檔整理工作中存在的問題，除缺乏專業(yè)的檔案管理人員外，對于檔案管理工作的重視程度不夠也是重要因素。因此，加強檔案管理工作重要性的宣傳，強化檔案管理意識，也是提高城管檔案管理工作成效的重要內(nèi)容。

篇8

檔案分類就是依據(jù)一定的標準，按照檔案來源、時間、內(nèi)容和形式特征的異同點，對檔案進行有層次的區(qū)分，并形成相應的體系。檔案鑒定是判定檔案真?zhèn)魏蛢r值的過程。檔案價值是客觀存在著的，而人們對檔案價值的認知卻是主觀的。檔案鑒定由于缺少較為符合當前需要和客觀具體的原則、方法和標準，這項工作便存在著許多的主觀性和很大程度的S意性。檔案鑒定越發(fā)加重對經(jīng)驗的依賴。而用一些狹隘的片面的甚至是過時的經(jīng)驗指導廣泛的、日漸深人的市場經(jīng)濟條件下的檔案鑒定實踐，必然產(chǎn)生許多的不適應性，甚至對實踐產(chǎn)生誤導，引出消極的結(jié)果。

一、困惑的提出

（一）檔案分類工作以“雜亂”形容是基本上恰當?shù)?。若干種檔案分類方式中，有以年代、類別、文種、地域、機構(gòu)、問題、保管期限單一分類的；也有以年代結(jié)合機構(gòu)、年代結(jié)合問題、年代結(jié)合期限、類別結(jié)合機構(gòu)分類的；最為常見的是年代結(jié)合機構(gòu)參考問題分類，或年代結(jié)合問題參考機構(gòu)分類這兩種方式。檔案工作隨意性造成的問題等等狀況，更加劇了檔案分類工作的紛亂。

（二）以單份文件為最終歸檔單位的分類方式是一種積極的、創(chuàng)新意義的改革，但是這種分類方式存在著三個方面的缺陷。一是這種全新的文件分類方式，失去了案卷分類的基礎(chǔ)，或使得案卷類的特征不復存在，或使傳統(tǒng)的案卷概念發(fā)生嬗變，與過去的分類方式無法吻合而割斷了歷史的延續(xù)。二是這種文件級分類方式僅僅實現(xiàn)了文書檔案分類的改革，其它門類檔案由于繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的分類方式，便使得原本有機聯(lián)系著的檔案板塊發(fā)生了異步變化，必將引發(fā)檔案管理基礎(chǔ)上的紊亂。三是實行這種文件級分類，對于手工檢索存在由于取消了案卷分類號、案卷標題等案卷級檢索標志和檢索途徑，無法實現(xiàn)案卷級檢索，而按歸檔文件目錄查找文件則變得繁瑣起來。

（三）檔案工作者的經(jīng)驗和分類方法沒有得到認真總結(jié)和及時推廣。檔案分類理論研究一直沒有在實踐中找到合適的切入點，一直沒有以基層的檔案分類實踐為依托，建立在為指導檔案分類實踐服務(wù)的基礎(chǔ)之上。

二、走出困惑

首先檔案分類是檔案管理工作重要的一環(huán)，應當遵循“維護歷史真實面貌、利用原有管理基礎(chǔ)、便于管理利用”的原則，全面、慎重地加以考慮。尊重整體性原則有利于維護檔案真實面貌，而不能由于分類規(guī)則的不一致將檔案面貌搞得支離破碎；還要考慮到如何與原管理基礎(chǔ)加以協(xié)調(diào)，搞好新舊兩種分類方法的過渡，這是實現(xiàn)檔案工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的必要措施；最后要考慮到這種分類是否便于檔案管理利用；尤其是是否便于手工檢索。

其次，檔案作為一個有機整體，即使僅僅改變某一門類檔案的分類方式，也是牽一發(fā)動全身，易引起全局性的不協(xié)調(diào)問題。單一門類的檔案分類方式改革，往往受到其它門類檔案原有分類方式的制約而使其積極作用黯然失色。檔案分類規(guī)則改革，應當是全局性的、同步的、相互兼顧并考慮到計算機網(wǎng)絡(luò)管理的這么一種模式，才是積極有效的、科學系統(tǒng)的檔案分類規(guī)則，才可以具備普遍實行的意義。

再者要實現(xiàn)檔案分類方法改革，除了遵循檔案管理三原則，進行統(tǒng)一規(guī)劃、整體推進之外，還需要理論上的整合與實踐上的踏步。在這個基本理論觀念指導下，檔案分類實踐應當是有目的的、整體推進和分階段實施的這么一種實踐活動。因而大多數(shù)企業(yè)的檔案分類實踐不再是盲目的、自發(fā)的或不自覺的狀態(tài)，而是按照統(tǒng)一部署、先進行某一方面的實踐，再進行另一方面的實踐，分步實施，相互協(xié)調(diào)，總結(jié)經(jīng)驗，提出方案。這就是檔案分類實踐的踏步。理論整合與實踐踏步的最終目的，是建立一個完整的、系統(tǒng)的、可以適應全國檔案分類需要并適應于計算機檔案管理的一個分類規(guī)則。

最后，制訂出一個檔案分類規(guī)則，體現(xiàn)出檔案分類的原則性、統(tǒng)一性、權(quán)威性，把大的管住管好，又允許檔案分類保留一定的差異性。貫徹這個分類規(guī)則，應當分步實施，分階段完成，允許企業(yè)根據(jù)自己的情況逐步實現(xiàn)分類工作標準化。總之，沒有這樣一個分類規(guī)則，全國的檔案分類標準化規(guī)范化就無從談起；沒有這樣一個分類規(guī)則，國家檔案部門對全國檔案工作有效的宏觀管理就無法實現(xiàn)；沒有這么一個分類規(guī)則，全國的檔案信息科學分類體系及高效率網(wǎng)絡(luò)化管理亦無從規(guī)劃。

三、結(jié)語

在檔案管理工作中，由于不同單位、部門的性質(zhì)及檔案不一樣，每個人的工作方法和經(jīng)驗都不一樣，在現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展的今天，利用計算機進行檔案管理可以大大增加檢索的難度，因此手工管理的辦法遲早都要朝著信息技術(shù)的方向發(fā)展。因此本文提出的一些方法僅供借鑒，希望可以給其他檔案管理者帶來啟發(fā)和幫助。

【參考文獻】

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[3]史瑤. 宏觀鑒定法在檔案工作中的應用和思考[J]. 檔案學研究，2016（02）：52-55.

篇9

關(guān)鍵詞：

檔案數(shù)據(jù)庫；全宗原則；指導作用

1檔案分類理論對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的導向作用

從某種意義上而言，任何一項管理工作都要按照相應地順序以及管理活動進行有目的性的管理與創(chuàng)新。檔案管理也不例外，實施有效的管理規(guī)范是為了更好地將檔案信息進行整合，分類并加以充分利用，使其檔案有序化。這種有序化的管理方式不僅僅體現(xiàn)在檔案實體的管理上，更加注重其檔案實體的信息化建設(shè)與管理。將檔案信息從繁雜的諸多類別中加以區(qū)分，具體到每一種檔案信息的大小及種類上，依據(jù)不同的大小、層次實施分類管理。檔案分類理論作為檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的影響因素之一，對整個檔案的發(fā)展也有著不可估量的重要作用。在實際檔案理論分類中邏輯主義分類方式和歷史主義分類方式是比較常見的兩種理論形式。具體來講，邏輯主義就是將檔案通過一般的分類標準進行嚴格地分類，如按照歷史管理年限或是檔案密集管理程度等。而歷史主義的分類形式多以現(xiàn)實存在發(fā)生的某種事物狀態(tài)進行界定來對檔案進行有效的分類。這種分類形式相對比較客觀，完全接近于檔案發(fā)展的現(xiàn)狀，能夠真實地反映出檔案的發(fā)展狀態(tài)。具體以全宗原則的方式對檔案實體進行管理，可以將檔案進行全方位的全宗分類。兩種分類方式各有其特點：邏輯主義分類思想主要是借助于某一事物形態(tài)的具體特征進行分類，相比較而言，靈活性比較大。而歷史主義分類方式完全強調(diào)的是檔案最原始的屬性特征，將其進行數(shù)據(jù)庫的整合分類，這種方式的分類方法有助于對檔案的理解與認識。事實上，從檔案自身發(fā)展需要而言，這兩種分類方式在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中都被相互使用，彼此互補，其目的就是為了更好地推動檔案建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。

2檔案數(shù)據(jù)庫在檔案管理中的應用現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟建設(shè)的不斷創(chuàng)新與發(fā)展，檔案事業(yè)在建設(shè)發(fā)展中的地位越來越突出，傳統(tǒng)的檔案發(fā)展模式已經(jīng)很難適應時代社會發(fā)展的需要，所以必須加以創(chuàng)新，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案進行管理與維護?，F(xiàn)階段而言，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是比較常用的一種管理方式，它能將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為存數(shù)字化信息的管理模式，即將檔案實現(xiàn)虛擬化，從而使檔案信息與實體相分離，從這個層義上來講就是將檔案信息更好地實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，便于使用者進行復制、收集、整理以及使用，一定程度上促進了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。但與此同時，還要注重檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升以及管理水平能力的有效發(fā)揮?，F(xiàn)階段檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)相對老化，缺少對信息技術(shù)的了解與掌握，不能將檔案信息進行很好地錄用以及管理，一些操作人員在檔案登記過程中往往因為對計算機的不熟悉而導致輸入錯誤、或是缺失，數(shù)據(jù)庫的建立不能很好地發(fā)揮效用，當檔案信息頻繁增加時，傳統(tǒng)的分類管理方式難以適應其發(fā)展，所以，檔案管理者必須加強對數(shù)據(jù)庫建設(shè)的使用與掌握，能夠?qū)⒍喾N檔案信息進行合理的分類，規(guī)劃。

3全宗原則及其理論發(fā)展對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的指導作用

第一，全宗原則作為檔案分類的主要方法之一，對整個檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)有著極其重要的影響和作用，是人們通常長時間的經(jīng)驗總結(jié)得出來的一種切實有效的分類原則。它能為檔案數(shù)據(jù)庫的建立提供一個良好的信息記錄，確保其檔案數(shù)據(jù)的真實。第二，全宗原則在檔案數(shù)據(jù)庫建立中有著不可替代的重要作用，它能最大限度地保障檔案數(shù)據(jù)的真實性。從全宗的定義我們可以了解到，它不僅僅可以作為一個單獨的個體存在于檔案管理中，還能作為檔案信息的整體對其檔案進行管理規(guī)劃，突出的主要特點就是最大限度地保護了檔案信息的真實性。這也是它不同于其他圖書、資料、情報等文獻的根本原因。檔案數(shù)據(jù)庫的建立是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，也是檔案信息進行管理的有效手段，所以必須引起足夠的重視。檔案數(shù)據(jù)庫的建立可以充分體現(xiàn)全宗原則的宗旨，實現(xiàn)管理層次上的分級管理與維護。第三，通常情況下，檔案數(shù)據(jù)庫的建立不僅僅涉及到建設(shè)者、管理者、擁有著與維護者之間的利益，更要與整體檔案管理目標保持一致。全宗原則的理論原則更是這種目標的集中體現(xiàn)，它有助于協(xié)調(diào)檔案數(shù)據(jù)庫各方面之間的關(guān)系，更能為其提供強有力的理論支持，使其資金、作用得到良好的發(fā)揮。

4電子文件管理理論為檔案數(shù)據(jù)庫的未來發(fā)展提供技術(shù)支持

電子文件檔案管理是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)發(fā)展的主要趨勢，從某種意義上而言，電子文件管理具有真實、完整、實用的意義。其生命周期從形成到保管，再到銷毀都將是一個完整的運動過程，對其檔案進行全方位監(jiān)控與管理，通過這種形式對其檔案信息進行管理可以實現(xiàn)動態(tài)查詢。在檔案數(shù)據(jù)庫中如何將電子文件管理進行有效的發(fā)揮及使用，是當前數(shù)據(jù)庫檔案管理亟待解決的重要問題。電子文件管理與傳統(tǒng)檔案管理不同，電子文件檔案管理側(cè)重于事前對其文件進行管理與規(guī)劃，依據(jù)整個電子文件管理的特點進行目標管理與維護，然后將檔案信息進行有效整合，充分發(fā)揮每個檔案信息在管理中的重要作用。這不僅僅要充分考慮到文件數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)優(yōu)化，更要考慮到對整個檔案管理活動的影響。從電子文件檔案管理的特征來看，為了保證數(shù)據(jù)的真實有效，必須做好事前數(shù)據(jù)信息的控制與管理。換句話而言，就是檔案數(shù)據(jù)庫不能像傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理那樣，自檔案信息接收開始，就要對電子文件進行管理，然后定期進行審查檢閱，將各個環(huán)節(jié)的檔案數(shù)據(jù)進行歸檔，為該文件提供一個可靠的存檔環(huán)境。美國當代著名的電子文件管理專家戴維•比爾曼指出“必須根據(jù)文件保管系統(tǒng)的功能需求、文件種類以及業(yè)務(wù)活動的證據(jù)性需求，提前界定著錄信息。在電子文件環(huán)境中，對元數(shù)據(jù)予以明確規(guī)定，有助于設(shè)計和實施在文件生成之際自動截獲元數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，確保文件在轉(zhuǎn)載、傳輸過程中相伴產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)的完整。”元數(shù)據(jù)通過描述信息資源的屬性，用于識別、評價、追蹤資源，從而實現(xiàn)對信息資源一體化的組織和有效管理。根據(jù)對電子資源管理的需要，元數(shù)據(jù)可以分為描述型、管理型、技術(shù)型和使用型、保存型。事實上，電子文件是多種不同類型信息的一個集合概念，對于不同類型的信息形式，其描述、管理、保存方式都具有不同的屬性集。元數(shù)據(jù)最基本的功能通過數(shù)據(jù)元素集定義資源對象的各類屬性，這些屬性的大量實例可以表達為關(guān)系型數(shù)據(jù)庫中的表，或者以XML等形式進行置標，從而能夠利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)或各類應用軟件進行管理?？梢?，以元數(shù)據(jù)為中間對象，可以利用數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)電子文件的有效管理。

參考文獻

[1]張輯哲.維系之道———檔案與檔案管理[M].北京：中國檔案出版社，1995.

篇10

當我國引入現(xiàn)代化管理的模式與先進理念之后，無論在企業(yè)、政府部門、事業(yè)單位通過對人力資源管理的重視與普遍運用，逐漸開始意識到了檔案管理的重要價值與功能取向。一方面，在不斷的實施檔案管理的改革；另一方面，也在進行相關(guān)的匹配措施的研究與資源配置。在這種新的檔案管理局面之下，有必要針對當前檔案管理所面對的新情況，對其配套的歸檔整理分類問題及提升效率的技巧進行具體探討。

1 檔案管理歸檔整理分類解析

1、內(nèi)涵

不同的行業(yè)檔案的類型、種類、數(shù)量、機密程度等也不相同。但是，從檔案管理的本質(zhì)來看，它的價值在于使數(shù)據(jù)、信息資源得到科學的管理，并能夠在系統(tǒng)的管理中，方便保存、查詢、提取、運用，以及按照管理程序進行的銷毀等。因此，歸檔整理分類就非常關(guān)鍵。目前企事業(yè)單位、政府行政管理部門，按照人力資源管理中的檔案管理體系，均有一定的培訓，而且，已經(jīng)將檔案管理的歸檔整理分類作為了一個專門化的職能。

2、原t

從原則方面看，歸檔整理分類要求精準性、規(guī)范性。比如，精準性中，要求分類標準的準確、標識的簡化、細則的清晰；再如，針對具體檔案中的材料、價值的差異分析、等級劃分，保管組織單位在不同種類中的對應性，目錄的編輯、順序的排列組合等。除了這些基本的原則之外，在歸檔整理分類制度、程序、裝訂，紙質(zhì)、電子檔案不同的運用形式，以及保存、轉(zhuǎn)移、銷毀等各個方面，也需要與之相匹配的精準性、嚴肅性、規(guī)范性等。

3、注意事項

根據(jù)現(xiàn)階段的檔案管理及其歸檔整理分類現(xiàn)狀、經(jīng)驗分析，應該注重在這個方面的可操作體系構(gòu)建，這樣就可以實現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理，通過方法、流程使歸檔整理分類在秩序的基礎(chǔ)上，逐漸的形成簡化、快捷、便利的主要特征與表現(xiàn)，從而推動檔案管理功能與價值體現(xiàn)的最大化；并將其轉(zhuǎn)化為一種資源利用渠道，為進一步的人力資源管理、企業(yè)治理提供牢靠的依據(jù)。

2 檔案管理歸檔整理分類技巧

1、以整理程序為準

一般而言，歸檔整理分類可以劃分為兩個層面，在整理過程中，可以按照設(shè)計文件、文字材等進行進一步的項、子項方面的劃分，這樣在劃分中形成一個制定程序的基礎(chǔ)，然后，按照我國的相關(guān)法律要求，設(shè)計出一套與現(xiàn)階段的檔案管理改革相匹配的歸檔整理分類程序。而在分類方面，則主要集中于對方法的運用，以及技能的熟練性。具體來看，整理分類程序相對簡單，重點是按照檔案的性質(zhì)、材料、種類、類型、對應部門等做好劃分。程序與整理分類本身就屬于一個密切關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)構(gòu)成要素。因此，建議從這些構(gòu)成要素出發(fā)，制訂與其相符合的程序。比如，以科學歸檔文件的整理分類為例，一是對其進行收集，如在文字材料、設(shè)計文件的大類下，進一步從子項的外部、內(nèi)部、會議，以及次子項等進行一一的對應收集、整理，再進行對應的整理、分類。再如，對于人事檔案的整理分類，就可以按照時間、職能、級別等進行劃分，然后，進一步整理、分類?？傊?，不同的檔案管理對象，應該采取與其相適應的程序，但主要的思路應該明確，并堅持簡化原則等。

2、紙質(zhì)檔案電子檔案區(qū)別對待

現(xiàn)階段的檔案管理中有紙質(zhì)、電子檔案管理兩種，所以需要區(qū)別對待。

（1）紙質(zhì)檔案

針對紙質(zhì)檔案可以按照傳統(tǒng)的流程進行一些簡化，在化繁為簡之后，先進行一系列的收集、檢查，然后，再按照原來的基本分類，進行進一步的整理、分類。這個方面沒有必要花費更多的功夫。因為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在經(jīng)過電子檔轉(zhuǎn)化的過程，已經(jīng)實現(xiàn)了一次有序的整理、分類，所以，只需要在歸檔整理分類中細化、簡化，保證其完整性、有效性、精準性即可；盡可能減少勞動要素中的資源浪費。

（2）電子檔案

針對電子檔案目前已經(jīng)有了較專業(yè)的電子檔案歸檔整理處理的軟件，所以，在這個方面，重點應該放置在對于相關(guān)軟件的專業(yè)知識與操作技能的訓練，并做好技術(shù)性的安保措施。

3、技巧與方法說明

（1）以材料流向、流量為導向提升歸檔率

技巧與方法的使用，應該與效率結(jié)合起來。無論紙質(zhì)、電子檔案，都可以按照企事業(yè)單位等機構(gòu)的文件流向、流量進行歸檔率的計算，并針對性的安排歸檔整理工作的投入比例。在這個方面，可以透過建立的數(shù)據(jù)庫、運用頻率進行數(shù)據(jù)圖表的制作，根據(jù)流向、流量趨勢圖譜進行進一步的歸檔率提升。

（2）透過職能確保范圍、期限

不同的職能，所處理的檔案歸檔、整理范圍也不相同，但可以按照項目管理的方法，劃分不同的階段，在明確數(shù)量、種類、類型、完整度、內(nèi)容等基本要素的條件下，以機構(gòu)、編制、職能設(shè)計出具體的方案，從而讓機構(gòu)的工作職能能夠有理有序的體現(xiàn)在歸檔整理的范圍、期限之內(nèi)，這樣就可以更好的實現(xiàn)針對性的整理分類，提高效率。

（3）以“主體”為旨歸的歸檔法

所謂以主體為旨歸，指的是在從機構(gòu)或組織團體本身出發(fā)。比如，以學校的檔案管理為例，其中的歸檔整理分類，就可以透過“以我為用、以我有用”的主導原則，盡可能從其功能、價值、應用方向，進行具體的歸檔整理分類?？梢岳斫鉃閺挠猛镜慕嵌冗M行劃分，有助于提升針對性，提高工作效率。

（4）行業(yè)標準先行，提高整理質(zhì)量

行業(yè)標準導向的直接指向是整理質(zhì)量問題。所以，一方面，要明確相關(guān)的國家管理規(guī)范、條例、細則；另一方面，在紙質(zhì)、電子檔案整理中，按照行業(yè)的基本標準，進行整理、立卷等。具體看，如文件材料之間的歷史性聯(lián)系、保存價值、分別立卷，還需要注意時間性、秘密性與非機密性等。

（5）歸檔范圍、分類方案密切結(jié)合

目前來看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔整理分類主要用于保存、核對；而電子檔案則傾向于利用方面；所以，需要運用好計算機文件整理，如范圍、方法的融合、代碼表的編制等。在這個方面可以推薦使用南大之星軟件，因為它在目前的檔案管理中的運用反響較好，也能夠滿足現(xiàn)階段的電子檔案歸檔整理分類的基本要求等。

3 結(jié)束語

由于現(xiàn)階段的歸檔整理分類因檔案管理整體革新還處于量變的過程，所以，可以透過對相關(guān)的技術(shù)性解析，提升歸檔整理分類水平，為檔案管理質(zhì)量與水平提供更好的促進作用。具體來看，一方面可以按照系統(tǒng)論的理論思路與框架，構(gòu)建起歸檔整理分類的可操作體系，使其與目前的檔案管理改革相適應。另一方面，可以在區(qū)分紙質(zhì)、電子檔案的形式、用途、功能及現(xiàn)階段的利用情況方面，按照上面所說的五個提高質(zhì)量與效率的方法進行進一步整理水平提升。

參考文獻

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