導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇檔案工作精細(xì)化管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

精細(xì)化管理是一種理念，一種文化。它是社會(huì)分工精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求?，F(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)化管理有三個(gè)層次：第一個(gè)層次是規(guī)范化，第二層次是精細(xì)化，第三個(gè)層次是個(gè)性化。這個(gè)概念最早被應(yīng)用在企業(yè)管理上，對(duì)傳統(tǒng)粗放型管理理念，進(jìn)行集約化和規(guī)范化的管理。隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，在高校檔案管理工作中，精細(xì)化管理內(nèi)容也得到了有效應(yīng)用，為高校事業(yè)的改革與發(fā)展起到了巨大的推動(dòng)作用。信息化時(shí)代的到來，也使得檔案管理工作變得愈加重要，如何在當(dāng)前這個(gè)大環(huán)境中，對(duì)高校檔案中的相關(guān)信息內(nèi)容進(jìn)行精細(xì)化的管理，也是高校領(lǐng)導(dǎo)需要重視的內(nèi)容。

1高校檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理方法落后

在實(shí)際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，盡管高校檔案管理工作推行信息化已經(jīng)許久，但是在部分高校中，由于對(duì)檔案管理工作缺乏重視，所以采用的仍舊是傳統(tǒng)型的檔案管理方法，沒能引入相應(yīng)的檔案管理人才對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行信息化的改進(jìn)。信息技術(shù)的缺乏，導(dǎo)致檔案內(nèi)容的時(shí)效性的特點(diǎn)未能進(jìn)行及時(shí)的應(yīng)用，一些重要的檔案在查找過程中極為不便既降低了工作效率，同時(shí)也難以在各個(gè)部門之間形成有效的溝通，甚至是這些檔案還存在著一定的丟失風(fēng)險(xiǎn)。

1.2管理體制不夠完善

在當(dāng)前的高校管理工作中，由于校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作缺乏重視，所以容易對(duì)檔案管理工作存在著忽視的情緒，導(dǎo)致部分高校未能根據(jù)實(shí)際的情況，制定出一套較為完善化的檔案管理體制來，在實(shí)際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有一些學(xué)校甚至并未設(shè)置相應(yīng)的檔案管理人員，檔案室也是和其他辦公區(qū)域合用，導(dǎo)致檔案管理工作存在著較大的管理風(fēng)險(xiǎn)。檔案整理不及時(shí)，存檔缺乏規(guī)范，檔案信息出現(xiàn)遺漏問題，還有一些檔案并未及時(shí)歸還等問題也是層出不窮。

1.3管理設(shè)施建設(shè)滯后

檔案管理的成敗也和檔案管理設(shè)施的建設(shè)情況有關(guān)。但是由于高校對(duì)于檔案管理工作存在著誤解，導(dǎo)致檔案管理工作的資金嚴(yán)重不足，檔案管理的硬件建設(shè)方面存在著較大的滯后性。在實(shí)際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，一些檔案在存儲(chǔ)的環(huán)節(jié)上，檔案室的設(shè)施破舊，存儲(chǔ)的環(huán)境過于惡劣，給一些重要的檔案文件造成了嚴(yán)重的破壞，甚至出現(xiàn)了無法挽回的損失。還有一些檔案管理人員缺乏必要的安全意識(shí)，將重要的檔案資料和危險(xiǎn)品放置在一起，對(duì)檔案資料的管理造成了較大的威脅。

2精細(xì)化管理理念的應(yīng)用內(nèi)涵

精細(xì)化管理理念本質(zhì)上也是一種管理文化。在實(shí)施管理工作的時(shí)候，要堅(jiān)持“精”、“準(zhǔn)”、“嚴(yán)”和“細(xì)”等方面的原則內(nèi)容。“精”，主要就是對(duì)檔案管理工作要做到最優(yōu)化的管理；“準(zhǔn)”，是確保檔案管理工程中，不出現(xiàn)一些錯(cuò)誤的交接問題；“嚴(yán)”，主要指的是對(duì)于檔案管理的相關(guān)制度、工作流程進(jìn)行嚴(yán)格化的執(zhí)行，加強(qiáng)管控措施；而“細(xì)”，主要值得是把檔案管理工作做細(xì)，流程管細(xì)。在高校的檔案管理工作匯總，精細(xì)化的管理措施要求在每一個(gè)細(xì)節(jié)上做到精益求精，爭(zhēng)取營(yíng)造出一個(gè)最佳的檔案管理環(huán)境，對(duì)檔案管理的環(huán)境、細(xì)節(jié)、成績(jī)進(jìn)行有效的營(yíng)造和提升。精細(xì)化管理理念是一種對(duì)管理態(tài)度、意識(shí)和理念的結(jié)合，強(qiáng)調(diào)在管理過程中做到盡善盡美，將管理思想落實(shí)到管理的各個(gè)細(xì)節(jié)之中，在檔案管理細(xì)節(jié)上，做到嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真；精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)規(guī)則意識(shí)，任何一項(xiàng)操作都應(yīng)該做到有規(guī)可循、違章必究，按照循環(huán)管理的思想，將檔案管理制度系統(tǒng)化，人員管理責(zé)任明確化，對(duì)高校檔案管理工作中的責(zé)任推諉、隨意無序的工作狀態(tài)進(jìn)行改觀，使得整個(gè)管理系統(tǒng)朝著更為協(xié)調(diào)化的方向發(fā)展。

3精細(xì)化管理內(nèi)容在高校檔案管理工作中的具體應(yīng)用

3.1在高校學(xué)生檔案管理中的應(yīng)用

針對(duì)高校學(xué)生的檔案進(jìn)行精細(xì)化管理的時(shí)候，主要可以從以下這幾個(gè)方面來進(jìn)行：第一，在新生入學(xué)的時(shí)候，對(duì)于從各個(gè)省市招辦郵寄過來的檔案，要做好入檔前的準(zhǔn)備工作，避免出現(xiàn)疏漏。接收檔案的時(shí)候做好相應(yīng)的登記工作，并且根據(jù)新生名冊(cè)情況，在其檔案袋上標(biāo)明院系、專業(yè)信息、學(xué)號(hào)，然后再按照學(xué)生所報(bào)考的院系進(jìn)行整理存放；在進(jìn)行裝檔工作的時(shí)候，要用黑色簽字筆，將學(xué)生的相關(guān)信息內(nèi)容，用正楷書寫上去，避免不統(tǒng)一的情況出現(xiàn)。專業(yè)的簡(jiǎn)稱要按照正式的規(guī)范格式進(jìn)行書寫，不能隨意進(jìn)行縮寫；要通知院系的相關(guān)檔案管理人員，并以書面的形式進(jìn)行告知，約定歸檔的時(shí)間，注意歸檔中可能會(huì)涉及的問題。第二，在新生入學(xué)之后，各個(gè)院系要對(duì)學(xué)生自帶的檔案內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)收取，并裝入預(yù)先準(zhǔn)備的檔案袋中，按照院系、專業(yè)，學(xué)生的學(xué)號(hào)，來對(duì)檔案進(jìn)行分類存放；之后，還應(yīng)該進(jìn)行二次檢查，看看檔案中是否有錯(cuò)裝、未報(bào)到者、夾帶的問題，如果發(fā)現(xiàn)檔案不全，要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)齊。第三，學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)期間，可能會(huì)有一些新的資料需要?dú)w檔，像入黨資料、出國資料、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)資料、學(xué)籍變動(dòng)情況以及相關(guān)的獎(jiǎng)懲資料，這些內(nèi)容也要及時(shí)進(jìn)行歸檔，避免出現(xiàn)遺失的情況；在檔案管理過程中，發(fā)現(xiàn)學(xué)生缺乏檔案材料，那么要以書面的形式，令學(xué)生補(bǔ)齊檔案。第四，在學(xué)生畢業(yè)離校之前，學(xué)校的檔案管理部門應(yīng)該和教務(wù)部門、就業(yè)管理部門加強(qiáng)聯(lián)系，對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生的相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行對(duì)照，確保畢業(yè)生的檔案信息無誤。對(duì)于那些休學(xué)、出國、退學(xué)的學(xué)籍異動(dòng)情況，要將其檔案單獨(dú)抽出，進(jìn)行微調(diào)化的處理；在學(xué)生畢業(yè)離校之后，則應(yīng)該講學(xué)生的檔案進(jìn)行歸檔、封存，檔案管理部門應(yīng)該下發(fā)檔案裝檔通知說明，幫助學(xué)生對(duì)畢業(yè)材料的有關(guān)注意事項(xiàng)進(jìn)行了解。

3.2在高校實(shí)物檔案管理中的應(yīng)用

在對(duì)學(xué)校的實(shí)物檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，主要可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，建立其一套適合本單位的實(shí)物檔案管理制度，將實(shí)物檔案管理的工作內(nèi)容，列入到單位和檔案管理的部門職責(zé)中來。同時(shí)，根據(jù)相關(guān)的職校實(shí)物檔案管理制度，對(duì)各院系的檔案管理情況進(jìn)行點(diǎn)評(píng)，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的院系和個(gè)人，要進(jìn)行必要的獎(jiǎng)勵(lì)。其次，要對(duì)專職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)進(jìn)行提升，幫助他們?cè)诰?xì)化管理的內(nèi)容之上，了解更多的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)在檔案管理室中，要解決檔案管理人員兼職過多的問題，并爭(zhēng)取創(chuàng)造更多的條件來，為學(xué)校檔案管理人員的職稱評(píng)定、薪酬待遇、福利水平進(jìn)行有效的提升，為檔案管理人員提供更多的保障。最后，學(xué)校實(shí)物檔案管理要做到有規(guī)可循，對(duì)實(shí)物檔案的管理方法進(jìn)行細(xì)化處理，以件為立檔單位，統(tǒng)一編號(hào)，一件一號(hào)，進(jìn)行裝盒、上柜的集中管理操作；對(duì)于那些不能裝盒的實(shí)物檔案，可以存放在檔案柜之中；對(duì)各類的實(shí)物要進(jìn)行拍照保管，同時(shí)將其相關(guān)的材料內(nèi)容整理起來，完善整個(gè)檔案材料，確保它們之間能夠具備有機(jī)聯(lián)系。保管檔案材料的庫房必須要具備整潔、干燥的環(huán)境條件，定期進(jìn)行除塵，對(duì)溫度、濕度等內(nèi)容進(jìn)行控制，避免環(huán)境對(duì)實(shí)物檔案造成影響。一些貴重的實(shí)物檔案不能輕易對(duì)外展示，盡可能以照片的形式進(jìn)行提供。

3.3在高校教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用

高校教學(xué)檔案的管理區(qū)別于其它類型的檔案管理內(nèi)容，其具有較強(qiáng)的專業(yè)化和多樣化特點(diǎn)，產(chǎn)生于教學(xué)管理活動(dòng)中的多項(xiàng)環(huán)節(jié)內(nèi)容之中。在對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，首先需要按照業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容，對(duì)其展開工序化的流程操作，并且進(jìn)行必要的優(yōu)化和改進(jìn)策略。像流程內(nèi)容的設(shè)定，就可以采用線性流程、責(zé)任矩陣流程、時(shí)間矩陣流程和空間矩陣流程的內(nèi)容來記性。在實(shí)際的操作管理過程中，教學(xué)檔案上的管理人員，可以通過職校的網(wǎng)絡(luò)化管理內(nèi)容，制定出教學(xué)檔案管理流程，并按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容來進(jìn)行考核和檢查工作的進(jìn)行。教學(xué)檔案的管理也要順應(yīng)信息化時(shí)代的要求，以信息資源為核心，建立起電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，將教學(xué)中的相關(guān)數(shù)據(jù)、文件以及所需要的師生檔案整理為一個(gè)資源庫，這樣更方便廣大師生對(duì)教學(xué)檔案資源進(jìn)行查閱。在教學(xué)檔案的管理制度建設(shè)上，應(yīng)該由學(xué)校里面一位分管這方面工作的校領(lǐng)導(dǎo)來帶頭，由高校檔案室牽頭草擬相關(guān)的制度，這樣才能體現(xiàn)出專業(yè)性和科學(xué)性的特點(diǎn)來。

4結(jié)束語

精細(xì)管理的本質(zhì)，就是其能夠讓高校的檔案管理工作，可以進(jìn)行有效發(fā)揮和貫徹，并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行切實(shí)的提升。在實(shí)際的應(yīng)用過程中，高校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要按照“精細(xì)化”的管理發(fā)展思路，對(duì)檔案管理中存在的關(guān)鍵問題、薄弱環(huán)節(jié)，分階段進(jìn)行查找和解決，每階段性完成一個(gè)體系，便實(shí)施運(yùn)轉(zhuǎn)、完善一個(gè)體系，并牽動(dòng)修改相關(guān)體系，只有這樣才能將精細(xì)化管理的功能、效果、作用，進(jìn)行全方位的發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)：

[1]張學(xué).基于精細(xì)化管理模式下的職校檔案管理探究[J].檔案天地，2014(7):52-53.

篇2

(一)檔案管理格局混亂、機(jī)構(gòu)不健全各級(jí)防疫機(jī)構(gòu)管理機(jī)制不健全,由于檔案特點(diǎn)平時(shí)不起眼,有些機(jī)構(gòu)沒有把檔案統(tǒng)一的習(xí)慣,各科室對(duì)工作中形成的檔案單獨(dú)進(jìn)行管理,由于沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)誰,檔案分散在各科室或者個(gè)人手中,各科室根據(jù)自已主觀的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理。由于檔案的經(jīng)濟(jì)效益往往不能直接在社會(huì)上反映出來,使得許多應(yīng)納入管理范圍的材料沒有存檔,造成平時(shí)我們防疫工作中形成的大量珍貴的資料丟失。另外,一旦單位內(nèi)人動(dòng)或部門重組、解散,這些珍貴的信息材料就有可能丟失或毀壞,造成嚴(yán)重的信息資源浪費(fèi),對(duì)今后查看歷史檔案帶來諸多不便。

(二)檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案利用率低一套完整的檔案資料,不僅對(duì)歷史防疫經(jīng)驗(yàn)的借鑒和未來防疫工作的研究有很大的參考作用,而且對(duì)整個(gè)疾控工作學(xué)術(shù)科研和涉及到疾控執(zhí)法標(biāo)誰都是重要的參考依據(jù)。而在當(dāng)前的疾控工作中,缺乏相關(guān)的法律法規(guī)和標(biāo)誰支持,檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn),大多存在著重經(jīng)營(yíng)、輕檔案的意識(shí),也由于這種思想的影響,沒有認(rèn)識(shí)到日常工作中檔案管理的必要性和重要性,對(duì)各類檔案分界不清,認(rèn)為存檔只是例行公事,可有可無,對(duì)形成的檔案是否符合今后需求都不做考慮,檔案工作者普遍存在知識(shí)面窄、知識(shí)老化等,尤其是部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng),導(dǎo)致檔案研究、利用率較低。

(三)檔案管理工作硬件建設(shè)不完善根本談不上專業(yè)的檔案庫房,也正是由于這種分開管理,對(duì)檔案的存檔和保護(hù)工作帶來了很大的困難。近年來,科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行各業(yè)中得到廣泛應(yīng)用,而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理疾控檔案的卻較少,大部分的疾控檔案工作仍依靠人工收集、檢索,儲(chǔ)存信息量小,不利于檔案的利用和開發(fā)。

二.信息化環(huán)境下的疾控檔案管理工作研究

由于全球信息化高速發(fā)展,我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到,檔案信息化將成為未來趨勢(shì)。疾控檔案作為重要的信息資源,檔案管理人員必須加強(qiáng)重視對(duì)檔案的收集、整理以及研究,為疾控工作提供快速、精誰的檔案信息,要充分發(fā)揮檔案這一重要?dú)v史資料的參考、憑證與宣傳作用,以確定檔案在疾控日常工作中的重要地位。對(duì)于在信息環(huán)境下如何做好疾控檔案管理,筆者提以下幾點(diǎn)意見供其他疾控檔案管理人員參考:

(一)建立健全檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)機(jī)制

疾控站檔案管理,也是一項(xiàng)科學(xué)管理,在疾控系統(tǒng)還是新的技術(shù)工程,亞需建立和完善管理長(zhǎng)效機(jī)制。俗話說得好,“沒有規(guī)矩,不成方圓”。要提倡全員參與,先收集、整理各科室建議與意見,在檔案管理總要求的指引下,設(shè)計(jì)出檔案管理的規(guī)劃,具體制定檔案管理的各項(xiàng)制度,讓疾控檔案管理發(fā)生根本性的改變。由于疾控檔案的特殊性,針對(duì)業(yè)務(wù)過程中形成的檔案材料無須進(jìn)行繁瑣的紙質(zhì)登記整理,甚至無須進(jìn)入庫區(qū),可通過網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)時(shí)上傳至網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中。應(yīng)用各種方法進(jìn)行科學(xué)管理,使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)緊密相聯(lián),形成一個(gè)系統(tǒng)化的整體。檔案格式即可以保存純文字性信息,還可以以多媒體的影音形式于一體存檔,即可供日常查閱管理,也可供其他地區(qū)或國家借鑒,不但檔案的完整性得到有效保證,而且因信息共享,可以查詢檔案室以外地區(qū)或國家的檔案信息,打破傳統(tǒng)檔案管理的地域限制,對(duì)一些病因的學(xué)術(shù)研究和突破都有很好的推進(jìn)作用。檔案讓我們了解以往的情況,研究疾控工作的發(fā)展過程及其規(guī)律性,批判地繼承前人的研究成果,總結(jié)與吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),繼續(xù)新的研究創(chuàng)造所必須參考的寶貴材料。各項(xiàng)疾控檔案利用規(guī)章制度的條文即要應(yīng)非常嚴(yán)謹(jǐn),同時(shí)更要便于執(zhí)行,要不斷在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié),不斷充實(shí)和完善。

(二)提高檔案標(biāo)誰化、規(guī)范化水平

目前雖然有些機(jī)構(gòu)也試圖通過信息化系統(tǒng)來管理疾控檔案,但由于缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)誰和規(guī)范,各種資料存檔雜亂無序,沒有統(tǒng)一平臺(tái),甚至很多只是基于辦公文檔工具處理,達(dá)不到真正意義上的信息化水平,這些都嚴(yán)重影響檔案保存的質(zhì)量。要明確獎(jiǎng)罰條例,對(duì)“失誤”、“失職”責(zé)任人建立追究制度。由于疾控檔案管理范圍廣,首先要對(duì)其管理內(nèi)容進(jìn)行分類,例如:環(huán)境衛(wèi)生包括公共場(chǎng)所、水、大氣等,免疫規(guī)劃包括生物制品、呼吸道病、消化道病等疾病,食品衛(wèi)生包括飲食、加工、副食等。而目前最主要的原因不是硬件設(shè)施的缺乏,而是沒有制定統(tǒng)一的檔案保存標(biāo)誰和規(guī)范,因此系統(tǒng)沒有發(fā)揮出應(yīng)有的水平,要做好疾控檔案管理工作,在硬件條件滿足的前提下,必須要真正建立健全統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)誰,并真正實(shí)施才能達(dá)成。搞好疾控檔案的管理對(duì)保障疾控工作正常運(yùn)行,對(duì)保障疾控事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展極為重要。在建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)誰后,可適當(dāng)組織疾控工作人員進(jìn)行培訓(xùn),加強(qiáng)全員對(duì)檔案管理的重視程度,要讓每一位檔案管理人員都清楚他們肩上擔(dān)負(fù)著重任,防疫檔案隨時(shí)發(fā)揮著不可估量的社會(huì)效益,逐步使檔案管理走上制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的道路。

篇3

隨著時(shí)代的發(fā)展與現(xiàn)代化的建設(shè)，信息化已經(jīng)成為主要的發(fā)展趨勢(shì)之一，加強(qiáng)信息化的建設(shè)已經(jīng)涵蓋在了我國的各個(gè)行業(yè)中，文書檔案的管理工作也不例外，在新時(shí)期的發(fā)展環(huán)境下，文書檔案的管理工作應(yīng)該朝著信息化的方向發(fā)展，這樣才能實(shí)現(xiàn)資源共享的效果。因此本文主要從信息時(shí)代下的文書檔案管理問題展開了論述，探究其是如何實(shí)現(xiàn)的，并且提出了開展信息化的文書檔案管理所具有的優(yōu)勢(shì)及其存在的問題，并且提出了有效的解決方法，希望在今后的發(fā)展過程中，文書檔案的管理水平可以得到進(jìn)一步的提升，更好的為發(fā)展我國的現(xiàn)代化建設(shè)做出積極的貢獻(xiàn)。

1 信息化背景下文書檔案管理的現(xiàn)實(shí)要求

在信息時(shí)展的過程中，計(jì)算機(jī)已經(jīng)深入應(yīng)用到方方面面中，文書檔案管理也不例外，所以文書檔案管理的要求變得更加嚴(yán)格了，只有信息化的管理理念與之相互匹配，才能滿足現(xiàn)代化的發(fā)展要求，在這種情形下，就需要進(jìn)一步將文書檔案管理與信息化有機(jī)結(jié)合在一起，這樣才可以促進(jìn)文書檔案管理朝著更加先進(jìn)的水平發(fā)展。與此同時(shí)，文書檔案管理還要在工作流程上加以進(jìn)一步的優(yōu)化，不斷提高人員素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)人機(jī)交互機(jī)制，這對(duì)工作水平的提高是很有幫助的，這是現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求，也是實(shí)現(xiàn)文書檔案管理水平提高的必然途徑，加強(qiáng)信息化的發(fā)展是十分重要的。

信息化條件下的文書檔案管理還需要在管理隊(duì)伍方面多下功夫，文書檔案管理是政府機(jī)關(guān)以及事業(yè)單位等工作的重要內(nèi)容之一，所以加強(qiáng)文書檔案管理過程中的管理人員素質(zhì)是很有必要的，必須要進(jìn)一步建立起一支高素質(zhì)化的管理隊(duì)伍，這樣才能與信息化的文書檔案管理相互匹配。在當(dāng)前的文書檔案管理過程中，正面臨著工作效率低、缺少時(shí)效性等問題，所以管理文書檔案的部門應(yīng)該進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)，并且實(shí)現(xiàn)電子化的管理，這對(duì)促進(jìn)管理水平的進(jìn)一步提升有著重要的意義。高素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)的建立應(yīng)該是由內(nèi)至外的，并且是從上而下的，這是現(xiàn)代化管理的必然要求。

文書檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化進(jìn)程，需要充足的資金保障，以及相應(yīng)的信息化設(shè)備和技術(shù)軟件的支持。既要考慮人員配備和繼續(xù)教育培訓(xùn)等開支，又要考慮館藏基礎(chǔ)設(shè)備的完善和館藏空間的擴(kuò)建等資金的花費(fèi)。這就需要有專門的檔案信息管理軟件，每一個(gè)文書檔案管理人員都應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，確保文書檔案轉(zhuǎn)化成信息檔案的準(zhǔn)確分類、編目和檢索。

2 信息化背景下文書檔案管理的幾點(diǎn)思考

在信息化的時(shí)代背景下，加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理，首先就應(yīng)該進(jìn)一步提高管理理念，因?yàn)榛顒?dòng)的開展需要正確的理念作為指導(dǎo)，文書檔案要想實(shí)現(xiàn)信息化的管理就必須要符合現(xiàn)代化的管理理念，這樣才能滿足計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)下的需要，為實(shí)際的工作帶來一定的便利，這是相關(guān)檔案管理單位領(lǐng)導(dǎo)必須要意識(shí)到的，只有在思想上具備了深刻的認(rèn)識(shí)，才能進(jìn)一步的指導(dǎo)實(shí)際工作，創(chuàng)新意識(shí)是令工作得以進(jìn)一步發(fā)展的首要前提，傳統(tǒng)的管理觀念顯然已經(jīng)不能滿足當(dāng)前工作的要求了，所以就必須要開展創(chuàng)新管理，意識(shí)上的創(chuàng)新可以指導(dǎo)行為上的創(chuàng)新，文書檔案管理應(yīng)該有計(jì)劃的、循序漸進(jìn)的開展，相關(guān)部門應(yīng)該在人力、物力以及基礎(chǔ)設(shè)施方面加大投入力度，采用機(jī)械化的方式逐漸取代人力操作，在收集資料、編目以及歸檔的規(guī)程中加以進(jìn)一步的簡(jiǎn)化，使數(shù)字化逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理方式，這樣才能真正的實(shí)現(xiàn)信息化的管理。

其次，還應(yīng)該繼續(xù)搭建一個(gè)有關(guān)文書檔案管理的平臺(tái)，這一平臺(tái)的建立主要是為了滿足文書檔案的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，主要是以紙質(zhì)檔案為主的，并且需要大量的人力才能完成復(fù)雜的工作內(nèi)容，在信息化的發(fā)展下，這一管理方式的弊端逐漸凸顯了出來，所以采用計(jì)算機(jī)等手段可以進(jìn)一步降低工作難度，提高管理工作的效率與水平，在搭建這一平臺(tái)的同時(shí)，也是文書檔案管理改革的一個(gè)過程，在搭建這一平臺(tái)的過程中，主要包含以下幾方面的子系統(tǒng)。一是文書檔案的加工系統(tǒng)，這一系統(tǒng)是對(duì)文書檔案進(jìn)行初步加工的系統(tǒng)，可以降低管理時(shí)間，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的發(fā)展。二是文書檔案的存儲(chǔ)系統(tǒng)，在這一系統(tǒng)中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)的方式可以將初步加工之后的檔案進(jìn)行更加規(guī)范的管理，這樣做可以便于今后的查找，還能實(shí)現(xiàn)資源共享的效果。三是文書檔案的保密以及查詢系統(tǒng)，這一系統(tǒng)的重要性在于可以實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的保密工作，不同類型的軟件可以實(shí)現(xiàn)不同方式的保密，在個(gè)人對(duì)檔案進(jìn)行查詢的過程中，需要具備一定的訪問權(quán)限，這樣才能實(shí)現(xiàn)文書檔案保密性的實(shí)現(xiàn)，更好的開展資源共享工作。

再次，需要建立起一支高素質(zhì)的文書檔案管理人才隊(duì)伍，這是衡量文書檔案管理水平的重要標(biāo)志之一，只有管理伍的水平得到了提升，那么文書檔案的管理工作才能更加有序的進(jìn)行，對(duì)于管理人才而言，應(yīng)該具備專業(yè)化的知識(shí)，采用科學(xué)化的手段對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，能夠熟練的使用計(jì)算機(jī)的相關(guān)技能，并且具備較高的信息化意識(shí)，這樣才可以滿足現(xiàn)代化的管理需要。具體來說，主要有以下兩方面的內(nèi)容。一是要對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行科學(xué)化的規(guī)劃，在隊(duì)伍中不但需要具備管理方面的專業(yè)人才，還需要具備信息方面的專業(yè)人才，因此復(fù)合型人才就顯得十分重要了，這樣才可以滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需要。二是應(yīng)該重視起對(duì)檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)工作，只有不斷掌握新的知識(shí)，新的技能，才可以隨時(shí)滿足現(xiàn)代化的管理需要，建設(shè)起一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，在今后的工作中，每一名檔案管理者都應(yīng)該朝著這一目標(biāo)而努力。

結(jié)束語

綜上所述，文書檔案管理是具有一定優(yōu)勢(shì)的，不但可以促進(jìn)檔案的查閱速度，還能滿足工作效率提升的要求，所以在現(xiàn)代化的發(fā)展過程中，應(yīng)該更進(jìn)一步的提高這方面的管理工作，這樣才可以滿足文書檔案管理工作的要求，為企業(yè)、事業(yè)單位以及其他部門開展工作帶來一定的便利，希望在本文的論述下，能夠引起相關(guān)人士的重視，并且進(jìn)一步完善管理工作，以實(shí)現(xiàn)我國檔案管理事業(yè)信息化的發(fā)展。

篇4

[文章編號(hào)]：1002-2139（2016）-21--01

檔案管理是對(duì)檔案的實(shí)體和檔案信息進(jìn)行收集、整理、保管等提供利用服務(wù)活動(dòng)的總稱，是國家檔案在事業(yè)單位最直接的表現(xiàn)形式。目前，工作是事業(yè)單位現(xiàn)代化管理中的重要組成部分，并對(duì)事業(yè)單位工作效率產(chǎn)生重要影響。但在實(shí)際上，受多種因素影響，事業(yè)單位在開展單位檔案管理時(shí)存在管理不到位、管理方式落后等問題，影響了事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展。本文將以此為背景，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.信息化水平較低

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛一應(yīng)用在各項(xiàng)工作中，并有效提高了社會(huì)生產(chǎn)能力。但從事業(yè)單位檔案管理工作來看，信息化水平較低時(shí)事業(yè)單位檔案管理中普遍存在的一種問題，其突出表現(xiàn)為以下幾方面：（1）信息化技術(shù)的應(yīng)用水平有限。在檔案管理中，一大批新的技術(shù)被應(yīng)用，包括edoc文檔管理系統(tǒng)、teamdoc文檔管理軟件等，這些系統(tǒng)具有強(qiáng)大的文檔管理能力，但事業(yè)單位在系統(tǒng)應(yīng)用過程中，只是開發(fā)應(yīng)用了這些系統(tǒng)的基礎(chǔ)部分，包括檔案儲(chǔ)存信息登記、檔案查找等，系統(tǒng)中很多新的功能沒有得到應(yīng)用，在一定程度上影響了事業(yè)單位檔案管理的整體水平。（2）檔案管理人員的信息水平不高。事業(yè)單位的檔案管理人員均接受過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，但是對(duì)于檔案管理系統(tǒng)，很多檔案管理人員不能熟練的對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作；系統(tǒng)運(yùn)行過程中存在的問題也得不到及時(shí)解決，最終影響了事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。

2.檔案管理體系不完善

當(dāng)前很多事業(yè)單位不具備完整的檔案管理體系，所制定的檔案管理體系存在盲目照搬的現(xiàn)象，導(dǎo)致所制定的檔案管理體系不能滿足事業(yè)單位檔案管理要求，產(chǎn)生不良影響。在這種情況下檔案管理人員不能按照規(guī)定展開工作，對(duì)整個(gè)檔案管理工作產(chǎn)生不良影響。例如，由于檔案管理體系不完善，當(dāng)前管理人員在工作中不能按照相關(guān)規(guī)定將收集到的資料進(jìn)行歸檔、保存，在檔案整理過程中，檔案沒有按照按照擺放，導(dǎo)致檔案日常管理工作異?；靵y。

二、事業(yè)單位開展檔案管理的策略分析

1.制定科學(xué)的事業(yè)單位檔案管理體系

對(duì)事業(yè)單位而言，制定科學(xué)的事業(yè)單位檔案管理體系是保證檔案管理工作順利開展的保證，因此在檔案管理過程中需要優(yōu)先制定科學(xué)的管理制度，保證各項(xiàng)檔案管理工作順利進(jìn)行。根據(jù)上文分析的內(nèi)容，本文認(rèn)為在制定事業(yè)單位檔案管理制度時(shí)需要注意以下問題：（1）應(yīng)該充分分析本事業(yè)單位在檔案管理中存在的問題，了解本單位檔案管理的實(shí)際情況，并以此為基礎(chǔ)制定管理體系，確保管理制度的科學(xué)性。（2）在制定管理體系過程中，為了保證管理體系具有良好的實(shí)用性，需要充分聽取檔案管理人員的建議，通過分析檔案管理人員的建議，并結(jié)合本單位管理工作的相關(guān)要求制定管理體系。（3）要確保檔案管理制度能有效的約束各個(gè)員工的工作，并且能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部的行為產(chǎn)生影響，必要時(shí)要鼓勵(lì)領(lǐng)導(dǎo)干部發(fā)揮模范帶頭作用，率先遵守管理規(guī)定，進(jìn)而帶動(dòng)其他人員遵守規(guī)定。

2.重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

開展檔案管理人員的培訓(xùn)工作，這在提高其工作能力中發(fā)揮著重要作用，也可以為事業(yè)單位未來檔案管理工作產(chǎn)生重要影響。因此在工作中，需要積極開展人員再學(xué)習(xí)活動(dòng)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

在工作中，要采取自學(xué)與培訓(xùn)兩種形式，一方面，鼓勵(lì)全體檔案管理人員在閑暇之余能學(xué)習(xí)與檔案管理系統(tǒng)有關(guān)的知識(shí)，了解本單位檔案管理系統(tǒng)的功能、操作方法，進(jìn)而對(duì)整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行做到心中有數(shù)。另一方面，采取輪崗制度、外出外培訓(xùn)制度，為員工創(chuàng)造良好的外出學(xué)習(xí)環(huán)境，以進(jìn)一步提高員工的整體素質(zhì)。

3.優(yōu)化管理手段

篇5

1檔案管理的重要性

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的腳步加快，我國企業(yè)開始對(duì)自身發(fā)展方向和要求進(jìn)行了調(diào)整，同時(shí)對(duì)檔案工作的重視程度加強(qiáng)。做好檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展帶來了巨大經(jīng)濟(jì)效益，起到了重要作用。企業(yè)的平穩(wěn)運(yùn)行，離不開檔案管理這個(gè)重要組成部分的保障，檔案管理已經(jīng)滲透到企業(yè)的各項(xiàng)工作中，所以加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新具有十分重要的意義。一個(gè)企業(yè)的發(fā)展，尤其是更好更快發(fā)展，需要各項(xiàng)工作互相配合進(jìn)行，不僅需要做好工作管理，還需要綜合考慮到其他各方面的狀況，良好的檔案管理是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的催化劑和助推器，也就是說有效進(jìn)行檔案管理工作保證了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)也使企業(yè)滿足了時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。當(dāng)前，企業(yè)檔案管理工作處于創(chuàng)新、改革、轉(zhuǎn)型的重要階段，同時(shí)也充滿了挑戰(zhàn)。所以對(duì)企業(yè)而言，要有效地收集和整理檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行分析，根據(jù)時(shí)代的發(fā)展情況對(duì)企業(yè)進(jìn)行合理評(píng)估，提供企業(yè)未來發(fā)展方向，使企業(yè)與時(shí)展同步。良好的檔案管理還能提供良好的企業(yè)環(huán)境和制度保障，進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)整體水平，最終保障企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益[1]。

2企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

2.1創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)

在我國企業(yè)工作中，尤其是檔案工作中，管理人員的大局觀缺失，不能充分重視檔案管理工作，將檔案管理工作交給檔案部門后就撒手不管，這些檔案管理人員綜合素質(zhì)并不高，缺少經(jīng)濟(jì)相關(guān)知識(shí)，這顯然不能將企業(yè)與當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況相結(jié)合，與我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展脫節(jié)，不能將企業(yè)檔案合理的用于企業(yè)建設(shè)，提高企業(yè)創(chuàng)新意識(shí)。當(dāng)前很多企業(yè)都對(duì)此問題認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致相關(guān)工作在企業(yè)中的進(jìn)展緩慢。

2.2對(duì)檔案工作屬性認(rèn)識(shí)不足

檔案人員不能對(duì)當(dāng)前時(shí)期檔案部門的本質(zhì)有充分的認(rèn)識(shí)，同時(shí)錯(cuò)誤理解檔案工作的屬性，這會(huì)造成企業(yè)對(duì)信息的整理和編排出現(xiàn)錯(cuò)誤，混淆詳細(xì)信息，分類不合理，最終給企業(yè)帶來額外的損失，這類損失完全是不必要的。

2.3檔案管理機(jī)制不完善

當(dāng)前我國企業(yè)的檔案管理工作水平不高，處于相對(duì)初級(jí)的階段，有些企業(yè)僅僅是設(shè)置了相關(guān)部門，但是該部門并不能良好的發(fā)揮部門職能，缺少相應(yīng)的管理機(jī)制和獎(jiǎng)懲制度，不能滿足不斷發(fā)展的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)需要。對(duì)企業(yè)而言，檔案管理應(yīng)該做到當(dāng)前不斷發(fā)展的信息化要求，以發(fā)展的眼光完成相關(guān)工作，對(duì)檔案管理工作提供充足的政策和物質(zhì)支持，保證檔案工作良好穩(wěn)定發(fā)展，然而大多企業(yè)并不能做到以上要求，這大大地影響了企業(yè)的發(fā)展。

2.4檔案人員整體水平不高

企業(yè)的檔案人員綜合素質(zhì)不高，專業(yè)技能不足，缺少對(duì)檔案工作的創(chuàng)新，造成檔案工作的放緩甚至停滯，弱化了企業(yè)檔案管理窗口作用。有人認(rèn)為檔案管理工作內(nèi)容簡(jiǎn)單、操作簡(jiǎn)便，這樣的誤解也是檔案管理工作長(zhǎng)期以來難以得到足夠重視的一個(gè)原因。從企業(yè)層面考慮，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視情況是檔案人員能某進(jìn)行有效創(chuàng)新的影響因素之一[2]。

3檔案管理工作的創(chuàng)新辦法

3.1增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)

（1）創(chuàng)新工作不可憑空想象，不是“空中樓閣”，必須在我國上半個(gè)世紀(jì)形成的理論、方法和經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行，在原來的工作體系上進(jìn)行，這些對(duì)我們當(dāng)前的創(chuàng)新都有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義，也是進(jìn)行創(chuàng)新的根基，所以要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)、研究的基礎(chǔ)上，結(jié)合社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)，尋求突破。

（2）創(chuàng)新的根本來源是學(xué)習(xí)，同時(shí)通過借鑒經(jīng)驗(yàn)和方法為創(chuàng)新提供階梯，學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的動(dòng)力和目的學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的基礎(chǔ)，借鑒是創(chuàng)新的階梯，創(chuàng)新是學(xué)習(xí)的動(dòng)力，也是學(xué)習(xí)的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)本行業(yè)專業(yè)知識(shí)，借鑒本行業(yè)成功的經(jīng)驗(yàn)和方法，又要學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)、其他行業(yè)知識(shí)，借鑒其他行業(yè)和專業(yè)創(chuàng)新方法和成功經(jīng)驗(yàn)。創(chuàng)新要堅(jiān)持“推陳出新”原則，運(yùn)用否定之否定認(rèn)識(shí)規(guī)律和批判、繼承觀念，在學(xué)習(xí)、借鑒中創(chuàng)新。

3.2普及檔案工作創(chuàng)新的本質(zhì)屬性認(rèn)識(shí)

做到這一點(diǎn)最根本的方法是增強(qiáng)檔案人員的對(duì)檔案工作創(chuàng)新的本質(zhì)屬性認(rèn)識(shí)，提高其對(duì)檔案管理的創(chuàng)新技能。在相對(duì)枯燥的工作中，選拔有責(zé)任心和歸屬感強(qiáng)的檔案人員，普及檔案工作創(chuàng)新的相關(guān)知識(shí)，使其一方面熟悉相關(guān)工作，另一方面展示工作基礎(chǔ)。

3.3建立新的管理機(jī)制

檔案管理工作必須在科學(xué)的環(huán)境，尤其是管理環(huán)境中進(jìn)行，企業(yè)管理人員需要制定一套合理的監(jiān)督和管理機(jī)制，使檔案人員在一個(gè)完整的體系中發(fā)揮工作熱情，開拓創(chuàng)新，提高檔案管理的效率，適應(yīng)不斷發(fā)展的形勢(shì)。可以建立“電子檔案數(shù)據(jù)中心”并與企業(yè)負(fù)責(zé)信息管理部門加強(qiáng)配合，該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館，是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。主要負(fù)責(zé)集中管理整理收集各單位所歸檔的電子文件，同時(shí)可以提供查詢、篩選等服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息共享，加大其覆蓋面和利用率。

3.4強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高自身素質(zhì)

檔案工作折射了企業(yè)的整體發(fā)展水平和管理情況，因此對(duì)于企業(yè)來說進(jìn)行高效的檔案管理十分非常必要的，具有重要意義。相關(guān)檔案人員要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，增強(qiáng)專業(yè)技能，可定期開展培訓(xùn)或小型比賽增強(qiáng)其熟練度，同時(shí)還需要擺脫保守的思想，提高其社會(huì)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。隨著科學(xué)技術(shù)和社會(huì)的發(fā)展，人們進(jìn)行的科學(xué)研究和相應(yīng)的生產(chǎn)以及行政管理活動(dòng)逐漸變得復(fù)雜，檔案人員要滿足其需要，為企業(yè)和社會(huì)做好服務(wù)。

創(chuàng)新是科學(xué)進(jìn)步的助推器，在任何行業(yè)和領(lǐng)域，創(chuàng)新都具有重要意義，要想使檔案事業(yè)不斷發(fā)展，同樣要進(jìn)行創(chuàng)新。因此創(chuàng)新是檔案事業(yè)更好服務(wù)社會(huì)的必要條件。檔案人員要隨時(shí)緊跟時(shí)代腳步，與時(shí)俱進(jìn)，建立正確的心態(tài)與工作方法，積極主動(dòng)學(xué)習(xí)新的理論知識(shí)和先進(jìn)思想，更好地促進(jìn)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展與進(jìn)步，最終提升企業(yè)整體水平。

參考文獻(xiàn)

篇6

1.1 有效節(jié)省資源

就傳統(tǒng)的衛(wèi)生檔案管理而言，往往采用的是保存紙質(zhì)材料的方式，而在具體的管理過程當(dāng)中需要把這些紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行歸類、裝訂、裝盒等，這些復(fù)雜的工序不僅僅會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間以及人力，而且在一段時(shí)間之后檔案資料就會(huì)積累到較大的數(shù)量，在存儲(chǔ)過程當(dāng)中更是需要極大的空間，后期管理特別是信息的調(diào)用需要大量的人力支持。而在信息化背景下，衛(wèi)生檔案管理工作可以通過信息技術(shù)的應(yīng)用而實(shí)現(xiàn)信息化從紙質(zhì)管理變成電子管理，無論是錄入還是管理保存都有著極大的優(yōu)越性，節(jié)約存儲(chǔ)空間的同時(shí)，極大節(jié)省了資源，讓檔案調(diào)用更加方便[1]。

1.2 提高工作效率

衛(wèi)生檔案管理工作以往會(huì)選用手動(dòng)歸檔的方法，而在這其中需要耗費(fèi)大量的人力物力，同時(shí)也需要在其中投入較多的管理資金，特別是在手動(dòng)歸檔當(dāng)中出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性較大，工作效率明顯較低。如今，隨著人們健康意識(shí)的增強(qiáng)，衛(wèi)生檔案的信息數(shù)據(jù)逐步增多，如果仍然選用手動(dòng)歸零和管理的方法難度會(huì)越來越大，而且在這其中如果出現(xiàn)錯(cuò)誤的話，會(huì)出現(xiàn)難以，會(huì)出現(xiàn)難以。在信息化的衛(wèi)生檔案管理當(dāng)中，則能夠確保工作效率，而且出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性會(huì)極大降低，也減輕管理人員的負(fù)擔(dān)。

1.3 優(yōu)化醫(yī)療資源

在面對(duì)突發(fā)性醫(yī)療事件發(fā)生的過程當(dāng)中，衛(wèi)生檔案管理的信息化顯得更加的關(guān)鍵。這些危害深遠(yuǎn)的醫(yī)療事件有著突發(fā)性的特點(diǎn)，而且一旦發(fā)生會(huì)以迅猛的速度迅速擴(kuò)展，如果是傳統(tǒng)的檔案管理模式的話，數(shù)據(jù)的處理以及準(zhǔn)確性都不能夠得到保障，很容易錯(cuò)過最佳處理時(shí)機(jī)。在衛(wèi)生檔案的信息化管理實(shí)現(xiàn)之后，可以讓相關(guān)部門及時(shí)迅速的掌握第一手資料，相關(guān)研究機(jī)構(gòu)也可以抓住有利時(shí)機(jī)來總結(jié)疾病規(guī)律，并且提出控制和解決辦法，使得醫(yī)療資源得以優(yōu)化和有效利用。

1.4 促進(jìn)整合共享

社會(huì)在向前推進(jìn)，科技而是以人類難以想象的速度向前發(fā)展，那么信息量也在逐步擴(kuò)大，無論是哪一個(gè)部門都無法把全部信息進(jìn)行有效收集管理和應(yīng)用，那么打破傳統(tǒng)管理模式，有效構(gòu)建信息化的衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)，成為當(dāng)前的工作重點(diǎn)以及必經(jīng)之路，只有這樣才能夠使得檔案資源可以進(jìn)行有效的整合和共享，進(jìn)一步凸顯出信息管理的整體性優(yōu)勢(shì)。除此以外，衛(wèi)生檔案的信息化管理是讓我國能夠迅速與國際接軌的一個(gè)有力舉措，有效推進(jìn)全球公共衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展[2]。

2 信息化背景下衛(wèi)生檔案管理工作實(shí)施策略

2.1 加強(qiáng)衛(wèi)生檔案信息化管理隊(duì)伍建設(shè)

信息化背景下的衛(wèi)生檔案管理工作需要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，而在先進(jìn)技術(shù)的推廣實(shí)施當(dāng)中不單單要求檔案管理人員具有豐富的檔案管理知識(shí)，更為主要的是要掌握先進(jìn)的信息管理技術(shù)，并且能夠把檔案管理和信息技術(shù)管理進(jìn)行有效的整合，這樣才能夠讓信息化的檔案管理得以實(shí)現(xiàn)，檔案管理的質(zhì)量才可以得到切實(shí)保障。在這樣的情況下，衛(wèi)生檔案的管理工作隊(duì)伍必須要進(jìn)行有效的培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)檔案管理者除了要掌握先進(jìn)以及完善衛(wèi)生檔案的管理專業(yè)知識(shí)之外，還需要對(duì)信息技術(shù)等相關(guān)技術(shù)進(jìn)行熟練應(yīng)用。由此可見，人才建設(shè)是衛(wèi)生檔案信息化管理的重點(diǎn)以及關(guān)鍵資源。因此，要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行全方位的教育培訓(xùn)，使得他們的專業(yè)技能和信息技術(shù)得到綜合發(fā)展。與此同時(shí)，還需要注重外部人才的引進(jìn)，使得他們能夠逐步充實(shí)到信息化的檔案管理隊(duì)伍當(dāng)中，為衛(wèi)生檔案的信息化管理注入活力。

2.2 加大檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施投入

如果說人才建設(shè)是衛(wèi)生檔案信息化管理工作實(shí)施的軟件的話，那么與之相配套的基礎(chǔ)設(shè)施則是不可或缺的硬件條件，所以需要加大對(duì)信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入，有效完善衛(wèi)生檔案管理的硬件系統(tǒng)，更好的是用信息化的背景?；A(chǔ)設(shè)施是衛(wèi)生檔案信息化的保障以及基礎(chǔ)，但是當(dāng)前檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后和不完善的問題是十分突出的，特別是基層機(jī)構(gòu)設(shè)施更是缺乏，與檔案信息化管理工作還存在著很大的差距。對(duì)此，衛(wèi)生單位必須要對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提起較高的重視程度，并且結(jié)合單位檔案管理的實(shí)際需求和切實(shí)能力來配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，如果單位條件允許的話，可以結(jié)合衛(wèi)生檔案的信息化管理需求來開發(fā)研究專門的管理軟件，優(yōu)化信息化檔案管理的技術(shù)，使得衛(wèi)生檔案信息化管理可以逐步走向正軌[3]。

2.3 構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案信息化管理系統(tǒng)

就目前而言，有關(guān)于衛(wèi)生檔案管理的規(guī)范和規(guī)定還有待健全，這使得衛(wèi)生檔案管理工作的難度大大增加，并且得不到完善的制度和規(guī)范作為支持與保障。另外，在檔案管理的信息化工作推進(jìn)當(dāng)中，會(huì)涉及多個(gè)環(huán)節(jié)以及部門，要想讓這些工作有條不紊地進(jìn)行，強(qiáng)化部門之間的協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，需要通過制度建設(shè)和規(guī)范性的管理體系來發(fā)揮約束作用。因此，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案信息化管理系統(tǒng)成為目前的重中之重，只有這樣才能夠明確各方的責(zé)任，使得各個(gè)部門以及工作人員可以做到各司其職，把每一個(gè)管理環(huán)節(jié)緊緊聯(lián)系起來。另外，為了滿足信息檢索交換等多個(gè)方面的需求，需要構(gòu)建有著很強(qiáng)兼容性和通用性的信息交換以及存儲(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)，并將其在制度當(dāng)中進(jìn)行體現(xiàn)，提高管理系統(tǒng)的規(guī)范性和完整。

2.4 推進(jìn)實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生檔案信息電子網(wǎng)絡(luò)化

篇7

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 21. 095

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）21- 0183- 02

目前，盡管數(shù)碼照片數(shù)量持續(xù)增加，在社會(huì)各領(lǐng)域的應(yīng)用范圍也越來越廣，但就數(shù)碼照片檔案管理的現(xiàn)狀來看，卻顯得有些不盡人意。實(shí)踐中我們能夠發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前國內(nèi)并沒有推行相對(duì)而言較為統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，從而導(dǎo)致數(shù)碼照片管理水平始終得不到提升，此類檔案信息的應(yīng)用價(jià)值也大打折扣。所以，在信息化時(shí)代，建立科學(xué)、完善的數(shù)碼照片檔案管理制度勢(shì)在必行。

1 數(shù)碼照片檔案特點(diǎn)分析

數(shù)碼照片的范圍相對(duì)來說比較廣泛，即所有利用數(shù)碼照相機(jī)和掃描儀產(chǎn)生的信息資料均可視為數(shù)碼照片。此類信息資料的存儲(chǔ)多以光盤、磁盤和磁帶為載體，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將其數(shù)據(jù)讀出來，經(jīng)處理后在通信網(wǎng)絡(luò)上形成靜態(tài)的圖像文件格式。與傳統(tǒng)檔案照片相比，數(shù)碼照片檔案無論是成像、處理、傳輸，還是編輯、查閱、歸檔，其操作方法都比較簡(jiǎn)單、方便，而且存儲(chǔ)時(shí)間較長(zhǎng)，不會(huì)出現(xiàn)褪色和變形等問題。但數(shù)碼照片與傳統(tǒng)檔案照片相比，也存在一些不足之處，比如說，對(duì)軟、硬件具有較強(qiáng)的依賴性；信息數(shù)據(jù)存在易改性以及數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)欠缺等。

2 信息化時(shí)代數(shù)碼照片檔案的管理方法

大量的數(shù)碼照片信息資料給檔案管理人員帶來的巨大的挑戰(zhàn)，想要做好此類信息資料的管理工作，掌握科學(xué)、有效的管理方法是非常必要的。對(duì)于數(shù)碼照片檔案的管理，管理人員可以從以下幾個(gè)方面入手：

2.1 數(shù)碼照片檔案分類與編號(hào)

在對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行收集的時(shí)候，為了保證材料質(zhì)量，需要遵循以下幾項(xiàng)原則：首先是剔除沒有價(jià)值的數(shù)碼照片。在諸多數(shù)碼照片中，必定有多張照片反映的是同一場(chǎng)景，對(duì)于此類照片，一般只收集最具代表性的一張；其次是確定照片保管期限，并根據(jù)照片保管期限形成季度分類和年度分類，對(duì)其進(jìn)行分別整理。最后是嚴(yán)格按照編號(hào)結(jié)構(gòu)對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行編號(hào)，即：年度+流水號(hào)。一般來說，年度和流水號(hào)均為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，如果不足4位，則在前補(bǔ)“0”。比如說：所需歸檔的數(shù)碼照片是“2015年檔案工作會(huì)議Dsc00039.jpg”的數(shù)碼照片，此照片的編號(hào)為13，那么在對(duì)其命名的時(shí)候，則應(yīng)該在13前加兩個(gè)“0”，即“20150013.jpg”。

2.2 編制照片檔案文件級(jí)目錄

文件級(jí)目錄的編制是為了便于照片檔案的查找，就目前照片檔案文件級(jí)目錄的編制來看，大致包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容，即全宗號(hào)、紙質(zhì)目錄號(hào)、案卷號(hào)、照片號(hào)、照片題名、拍攝者、拍攝時(shí)間、保管期限、盤號(hào)、數(shù)碼照片號(hào)以及備注等。上述內(nèi)容中，數(shù)碼目錄號(hào)、盤號(hào)和數(shù)碼照片號(hào)僅用于著錄數(shù)碼照片。在編制過程中，檔案管理人員需要嚴(yán)格按照目錄內(nèi)容對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行整理、歸檔。只有這樣，才能夠?yàn)槿蘸蟮牟檎夜ぷ魈峁┍憷?，確保數(shù)碼照片的價(jià)值能夠最大限度發(fā)揮出來。

2.3 光盤刻錄

光盤刻錄大多以年為單位，每一年度的數(shù)碼照片都要刻錄在一個(gè)或多個(gè)光盤中，光盤應(yīng)為只寫光盤，避免出現(xiàn)不同年度的數(shù)碼照片刻錄在同一光盤的情況，這樣會(huì)導(dǎo)致數(shù)碼照片放置混亂，不宜查找。此外需要注意，數(shù)碼照片光盤的刻錄需一式兩份，一份供查閱利用，另一份供封存保管，如果有特殊需要，也可以考慮將光盤刻錄三份。光盤的保管期限應(yīng)該根據(jù)盤內(nèi)刻錄的數(shù)碼照片保管期限來設(shè)定，確保光盤保管期限能夠滿足盤內(nèi)照片的應(yīng)用時(shí)限，避免出現(xiàn)使用數(shù)碼照片時(shí)，相應(yīng)光盤過期的情況。

2.4 儲(chǔ)存與保管

數(shù)碼照片的儲(chǔ)存與保管直接關(guān)系數(shù)碼照片信息材料的使用效率，所以，一定要對(duì)此項(xiàng)工作給予足夠重視。對(duì)于數(shù)碼照片檔案的儲(chǔ)存，應(yīng)該選用質(zhì)量好的光盤進(jìn)行刻錄，比如柯達(dá)、惠普、明基等，保證光盤刻錄的質(zhì)量和保存期限滿足要求。而對(duì)于數(shù)碼照片檔案的保管，則應(yīng)該制定一套科學(xué)、完善的管理制度，對(duì)于不使用的光盤，應(yīng)該妥善保管到包裝物中，待到使用時(shí)再取出，使用后及時(shí)放回原處，如需觸摸光盤，應(yīng)該帶無紡棉質(zhì)手套；如果光盤有污漬，應(yīng)及時(shí)用酒精或中性清潔劑清洗，應(yīng)做好《數(shù)碼照片檔案遷移登記表》的記錄，作為數(shù)碼照片檔案管理材料予以保存。

3 如何準(zhǔn)確采集數(shù)碼照片信息

當(dāng)從按下拍攝快門的一刻，每一張照片相關(guān)信息記錄已經(jīng)形成，具有不可修改的特點(diǎn)，在歸檔工作中，檔案管理員可點(diǎn)擊右鍵查詢“詳細(xì)信息”，了解相片相關(guān)信息，便于準(zhǔn)確做好信息采集記錄。

4 結(jié) 語

篇8

將信息化技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位的文書檔案管理過程中，需要以先進(jìn)的思想來指導(dǎo)文書檔案管理工作，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，以便能夠更好的實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位文書檔案管理的信息化。因此，這便需要事業(yè)單位的檔案管理者充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，積極創(chuàng)新文化檔案管理的理念，將文書檔案管理納入到事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略的組成部分。這樣文書檔案管理工作在以先進(jìn)思想的指引下，能夠更加順利有序的進(jìn)行。

2 建立完善的文書檔案信息化管理體系，保證文書檔案信息的完整性

在事業(yè)單位文書檔案的信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況建設(shè)規(guī)范化的信息檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和要求，明確數(shù)字化檔案資料建設(shè)、檔案信息安全、檔案資料管控等各方面的要求，逐步構(gòu)建起系統(tǒng)完善的文書檔案信息化管理體系，從而確保文書檔案資料管理的完整性、真實(shí)性和可讀性。同時(shí)，還應(yīng)該創(chuàng)新文書檔案管理的載體形式，制定標(biāo)準(zhǔn)的文書檔案要求，豐富文書檔案管理工作的內(nèi)涵，真正達(dá)到事業(yè)單位文書檔案管理水平提升的目的，為充分開發(fā)和利用文書檔案資料奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)，打造高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

在事業(yè)單位文書檔案的信息化管理過程中，為了最大限度提升文書檔案的管理實(shí)效性，便需要強(qiáng)化檔案管理人員積極參與培訓(xùn)，全面了解信息技術(shù)的操作方法與規(guī)程、信息檔案的管理方式與原則、信息的匯總和分析，不斷提升事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)，還應(yīng)該強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)培養(yǎng)和信息管理思維鍛煉，讓檔案管理人員全面學(xué)習(xí)檔案管理的方法、流程和實(shí)務(wù)操作，逐步提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，為事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和流程化提供重要的人才基礎(chǔ)。

4 制定系統(tǒng)的檔案管理制度，優(yōu)化文書檔案管理

為了最大限度提升事業(yè)單位文書檔案的管理水平，便需要制定系統(tǒng)完善的檔案管理制度，增強(qiáng)文書檔案管理制度的執(zhí)行力度，盡量影響文書檔案管理的水平。通過制定科學(xué)合理的文書檔案管理制度，是開發(fā)和利用文書檔案資料的重要途徑，所以需要在以往文書檔案管理制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，保證所制定的制度與單位發(fā)展的實(shí)際情況保持統(tǒng)一和協(xié)調(diào)。同時(shí)，需要科學(xué)的分配責(zé)任，制定完整的領(lǐng)導(dǎo)體制，構(gòu)建系統(tǒng)的質(zhì)量監(jiān)督體系，以規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的文書檔案管理制度來強(qiáng)化文書檔案管理的實(shí)效性。

篇9

一、信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理的優(yōu)勢(shì)

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，人們?cè)絹碓街匾曅畔⒓夹g(shù)的運(yùn)用。信息技術(shù)的應(yīng)用給傳統(tǒng)的文書檔案管理工作帶來了很多的便利，與傳統(tǒng)的管理工作比較，信息技術(shù)的應(yīng)用顯然更具有很多優(yōu)勢(shì)。

1.完整性

信息化技術(shù)因?yàn)楸憬葜悄?，所以能夠?qū)ξ募蜋n案統(tǒng)一進(jìn)行管理。另外，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)具有很強(qiáng)的記憶性，所有檔案的修改都會(huì)存有記錄，從而保證了文書檔案管理工作的完整性。

2.提高工作效率

傳統(tǒng)事業(yè)單位文書檔案管理都是依靠人工完成的，這種人工管理方法花費(fèi)的時(shí)間比較多，并且效率也比較低，顯然不能夠適應(yīng)如今時(shí)代的變化。在如今的信息化背景下開展文書檔案管理工作，不僅減少了人工數(shù)量，因?yàn)樽詣?dòng)化的管理還減少了時(shí)間，提高了管理工作的效率。

3.方便交流和資源共享

只要檔案整理好了，就可以隨時(shí)拿來在如今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)用。傳統(tǒng)的單位文書檔案管理工作因?yàn)楣芾碛芯窒?，所以?dāng)需要檔案資料運(yùn)用時(shí)查找十分的不方便，從而不能實(shí)現(xiàn)資源共享。新時(shí)期檔案綜合管理系統(tǒng)很好地解決了這一問題，因?yàn)橄到y(tǒng)對(duì)所有檔案資料進(jìn)行了整合，在查找相關(guān)檔案時(shí)也十分方便，方便了交流和資源的共享。

二、信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題

1.對(duì)于信息化管理認(rèn)識(shí)不足

在事業(yè)單位檔案管理工作中，文書檔案管理占據(jù)了很大一部分，所以十分的重要。因此，利用信息技術(shù)來管理文書檔案，是文書檔案管理工作的重要手段。但是，目前很多事業(yè)單位對(duì)信息化的檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足。造成這個(gè)原因大多是因?yàn)楣芾碚叩墓芾砝砟钸^于陳舊，還依賴于傳統(tǒng)的人工管理，很多管理者沒有正確分析傳統(tǒng)管理工作存在的弊端。所以，依然使用傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行文書管理工作，這極大地拉低了文書管理工作的效率。由于管理者對(duì)信息化管理工作認(rèn)識(shí)不足，所以對(duì)信息化管理工作不重視，阻礙了信息化管理檔案工作的發(fā)展進(jìn)程。

2.管理人員信息素養(yǎng)比較低

雖然目前事業(yè)單位的文書檔案管理部門都配備了計(jì)算機(jī)等設(shè)備，但是因?yàn)楣芾砣藛T信息素養(yǎng)比較低的原因，造成信息化管理往往只是流于形式。因?yàn)楹芏喙芾砣藛T受到了傳統(tǒng)觀念的影響，對(duì)信息設(shè)備了解不足，導(dǎo)致在使用設(shè)備時(shí)存在許多的問題。特別是在將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換為電子文檔時(shí)，很多管理人員覺得比較困難，導(dǎo)致文書檔案管理工作的效率不高。

3.數(shù)字化文書檔案保密性低

在處理電子文書檔案的過程中，因?yàn)殡娮游谋举Y料的管理形式比較不固定，所以電子文書檔案的保密工作存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，電子檔案很容易遭受黑客的入侵，造成檔案的損失或者更換，從而不能保證檔案的安全、正確性。但是如果為了保證電子文書檔案的安全性，不將檔案共享出來，又會(huì)直接影響文書檔案的利用率。

三、信息化背景下事業(yè)單位加強(qiáng)文書檔案管理工作的策略

文書檔案管理工作對(duì)社會(huì)和國家來說都是十分重要的，它是一個(gè)社會(huì)性和服務(wù)性比較強(qiáng)的工作。文書檔案管理工作是檔案管理工作中的重要一項(xiàng)，因此，如何在信息化背景下加強(qiáng)文書檔案管理工作是當(dāng)前的重要問題。要想在信息化背景下加強(qiáng)文書檔案管理工作，需要從這幾點(diǎn)開始入手。

1.創(chuàng)新管理理念

事業(yè)單位文書檔案信息化管理工作，首先要?jiǎng)?chuàng)新管理理念。文書檔案信息化管理工作是根據(jù)時(shí)代的變化而進(jìn)行的，因此，事業(yè)單位必須跟上時(shí)代的步伐，針對(duì)信息化管理創(chuàng)新管理理念。首先，應(yīng)該對(duì)文書檔案管理進(jìn)行正確的認(rèn)識(shí)，此外，還應(yīng)該深刻認(rèn)識(shí)到信息化管理給文書管理工作帶來的變化，這樣才能意識(shí)到信息化管理對(duì)文書管理的重要性。其次，事業(yè)單位應(yīng)該加大對(duì)文書檔案信息化管理的資金投入，確保信息設(shè)備的充足，從而為文書檔案信息化管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。

2.制定科學(xué)的管理制度

因?yàn)槭聵I(yè)單位的自身性質(zhì)，導(dǎo)致文書檔案管理工作方面與企業(yè)文書檔案管理工作相比存在很大的差距。因此，針對(duì)這種情況，事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理工作必須制定科學(xué)的管理制度。只有制定了科學(xué)的管理制度，管理人員在工作中才會(huì)規(guī)范地遵守制度，提高工作效率。此外，對(duì)文書檔案管理工作的安全性問題也應(yīng)該引起重視，減少安全風(fēng)險(xiǎn)。

3.提高管理人員的綜合素質(zhì)

篇10

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）16-0320-02

檔案工作是一門科學(xué)，有著自身的規(guī)律、特點(diǎn)，這就需自覺以科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)領(lǐng)，以檔案學(xué)理論為指導(dǎo)，以科學(xué)的方式方法認(rèn)真研究、準(zhǔn)確把握，具有科學(xué)的態(tài)度、科學(xué)的精神。同時(shí)，檔案工作是一項(xiàng)事業(yè)，是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌、服務(wù)黨和國家大局、服務(wù)社會(huì)、惠及民生的崇高事業(yè)，是為建設(shè)作貢獻(xiàn)、為時(shí)歷史、為文明傳薪火的重要工作，這就需腳踏實(shí)地、科學(xué)務(wù)實(shí)、真抓實(shí)干。

一、抓好檔案管理的基礎(chǔ)工作

（一）抓好基礎(chǔ)制度規(guī)范建設(shè)，嚴(yán)格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。首先，我們要完善管理方法和工作程序。管理方法是管理主體根據(jù)管理目標(biāo)作用于管理客體以實(shí)現(xiàn)管理職能的方式、原則、工具和手段。同時(shí)，由于信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，企業(yè)管理會(huì)更注重于員工的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，甚至強(qiáng)調(diào)自學(xué)和集體學(xué)習(xí)，以確立員工的共同目標(biāo)和協(xié)調(diào)員工的整體行動(dòng)。因此，我們要根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)和服務(wù)的要求，由企業(yè)信息部門制定企業(yè)的檔案管理辦法，并召集各部門的負(fù)責(zé)人和資料管理員參加企業(yè)檔案管理制度討論會(huì)，突出工作重點(diǎn)，講究方式方法，用好責(zé)任制，并在會(huì)后與企業(yè)各事業(yè)部進(jìn)行深入交流和調(diào)研，完成管理辦法的起草和征求意見工作后便可頒布相關(guān)制度，并開始具體實(shí)施。其次，嚴(yán)格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。這對(duì)檔案管理員提出了很高的要求。檔案管理員要按照“精之又精，慎之又慎”的原則，做好文檔整理歸檔工作。實(shí)踐證明，如果重視文件資料的平時(shí)積累，及時(shí)收集日常工作中形成的、辦理完畢的文件材料，妥善管理，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理歸檔工作得十分輕松。因此，我們要把企業(yè)、部門和個(gè)人手中分散的、種類和數(shù)量繁多的文件材料，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要及相關(guān)檔案管理規(guī)定進(jìn)行收集、整理和歸檔。

（二）加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)，提高檔案管理水準(zhǔn)。重點(diǎn)根據(jù)實(shí)際情況的發(fā)展變化，突出三個(gè)方面的建設(shè)。一是改善檔案保管條件。嚴(yán)格按照“八防”的要求盡量提供條件，完善檔案保管各項(xiàng)設(shè)施，并及時(shí)更新專用檔案柜，盡量拓展檔案存儲(chǔ)空間，確保檔案室建設(shè)符合國家標(biāo)準(zhǔn)。二是突出審核審批檔案管理。為解決專員辦審核審批中產(chǎn)生的檔案資料歸檔問題，應(yīng)專題議定審核審批檔案的歸檔范圍、整理人員、立卷原則、資料排列等具體要求，并動(dòng)態(tài)跟蹤新增審核審批事項(xiàng)情況，及時(shí)調(diào)整歸檔內(nèi)容。三是突出財(cái)政檢查檔案管理。重點(diǎn)是對(duì)檢查檔案的齊全性、歸檔資料的邏輯性進(jìn)行復(fù)核把關(guān)，明確具體操作要求。

（三）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理能力。按照突出重點(diǎn)、整體提高的基本思路，應(yīng)采取靈活多樣的方式方法，在組織全體干部普遍學(xué)習(xí)培訓(xùn)的同時(shí)，重點(diǎn)組織各處室檔案管理人員進(jìn)行多樣化、經(jīng)常化的專題學(xué)習(xí)培訓(xùn)。一是請(qǐng)進(jìn)來“講”。專門邀請(qǐng)檔案管理方面的專家作專題講座，介紹業(yè)務(wù)檔案整理、立卷、歸檔等方面的做法與體會(huì)，積極借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。二是召開現(xiàn)場(chǎng)會(huì)“評(píng)”。結(jié)合對(duì)檔案檢查情況，由檢查組對(duì)好的做法及時(shí)予以肯定推廣，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題予以通報(bào)提示，并有針對(duì)性議定整改措施。三是召開座談會(huì)“談”。采取每年召開一到兩次座談會(huì)的方式，明確年度檔案建設(shè)的目標(biāo)要求，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)制度，交流檔案資料收集、整理的經(jīng)驗(yàn)，提出加強(qiáng)和改進(jìn)檔案管理的建議。

二、加快檔案管理信息化建設(shè)

（一）加快檔案信息化進(jìn)程，提高工作效率。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化利用的前提條件。因此，如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為檔案管理工作的重要議題。同時(shí)，除文書檔案外，我們必須要堅(jiān)持以民為本、以需求為導(dǎo)向，開設(shè)多種專題數(shù)據(jù)庫，使檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化，并在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對(duì)部門和個(gè)人開放，建立公開、透明的檔案管理機(jī)制。實(shí)現(xiàn)館藏檔案資料信息的一體化管理，而且還拓寬服務(wù)功能。這樣做能增強(qiáng)全體職工的檔案意識(shí)，增加檔案管理工作的透明度。

（二）歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計(jì)，在較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。

（三）檔案隊(duì)伍素質(zhì)對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用。21世紀(jì)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求越來越高。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館的工作，也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。要實(shí)現(xiàn)檔案工作的基礎(chǔ)地位，就必須建設(shè)一支忠誠事業(yè)、機(jī)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)精良、相對(duì)穩(wěn)定的檔案隊(duì)伍。另外，由于信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，我們必須迎頭趕上，檔案館（室）只有克服困難，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。由此可見，檔案工作如何更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是擺在檔案管理者面前一項(xiàng)重要而艱巨的任務(wù)，加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍素質(zhì)至關(guān)重要。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化分析

（一）檔案管理科學(xué)化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。主要包括兩方面：一是政府政策層面。積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)，檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)，依法監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作。各地政府應(yīng)堅(jiān)持“多宣傳、多聯(lián)絡(luò)、多接觸、多服務(wù)”的工作方法，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)。并與相關(guān)部門加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，共同督促，積極營(yíng)造建檔氛圍，使機(jī)關(guān)單位檔案工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。二是機(jī)關(guān)單位自身層面。要構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制，只要符合國家檔案法規(guī)，做到科學(xué)利用信息化手段，并實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，就會(huì)不斷有利于檔案工作開展。檔案部門要充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大，檢索速度快等優(yōu)勢(shì)，大力開發(fā)適用于計(jì)算機(jī)完成的檔案檢索方法和存儲(chǔ)模式。檔案部門要建立嚴(yán)格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實(shí)體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全。

（二）明確定位。檔案管理工作面向黨委政府、社會(huì)大眾提供專項(xiàng)服務(wù)。上至國家、下至公司單位，檔案管理均為涉及到全局的重要任務(wù)，為中心工作提供服務(wù)。因此，應(yīng)積極主動(dòng)的將檔案管理納入中心，方能做到成績(jī)斐然。在前期應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，樹立科學(xué)發(fā)展意識(shí)，進(jìn)行明確定位，貫徹我黨方針路線，把握當(dāng)前形勢(shì)的不斷發(fā)展變化趨勢(shì)，重視研究國情、地區(qū)發(fā)展?fàn)顩r與公司企業(yè)的現(xiàn)實(shí)狀況。積極的由全局視角分析謀劃，提升政治意識(shí)，全局意識(shí)以及安全責(zé)任意識(shí)。應(yīng)明確著力點(diǎn)，在抓好常態(tài)工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)有效的把握并調(diào)節(jié)階段工作的核心重點(diǎn)，提升檔案服務(wù)管理針對(duì)性以及綜合效率。

（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，提高管理水平。對(duì)于檔案管理科學(xué)化建設(shè)的路徑之一，信息技術(shù)已成為當(dāng)前檔案管理不可缺少的技術(shù)基礎(chǔ)，在某種程度上，信息技術(shù)應(yīng)用程度的高低與檔案管理科學(xué)化水平的高低具有重要且密切的聯(lián)系。因此，提高檔案管理科學(xué)化水平，必須加強(qiáng)硬件及軟件基礎(chǔ)建設(shè)，做好硬件保障才能為有效提高檔案管理科學(xué)化水平提供技術(shù)支持；加強(qiáng)軟件管理，通過電子閱覽室、檔案網(wǎng)站、信息共享平臺(tái)等軟件系統(tǒng)的建立，方便用戶對(duì)信息的檢索，同時(shí)實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案資料的利用率。合理運(yùn)用各項(xiàng)檔案管理載體，使用現(xiàn)代化技術(shù)手段，不斷完善電子檔案信息內(nèi)容。

加快檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，加快綜合性檔案室的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)信息、資料統(tǒng)一管理，建立、健全檔案日常管理工作制度，做到專人專責(zé)；加強(qiáng)檔案的移交、審批工作的流程化管理及制度化管理，確認(rèn)審批權(quán)限及移交明細(xì)，使所有文件都能夠有據(jù)可查。做好檔案的動(dòng)態(tài)管理，特點(diǎn)是資料上發(fā)生變動(dòng)的，應(yīng)及時(shí)加以修正，定期組織管理人員對(duì)檔案信息資料進(jìn)行檢閱、規(guī)范與完善，使檔案資料與時(shí)俱進(jìn)；加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的全面性考核，不斷發(fā)現(xiàn)并糾正管理中存在的問題，提升檔案管理的科學(xué)化水平。

（四）加強(qiáng)檔案的服務(wù)建設(shè)。檔案服務(wù)工作上，應(yīng)積極的從以往封閉式形式發(fā)展轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放型模式。當(dāng)前檔案管理工作覆蓋范疇廣泛，涉及的受眾面更大，顯現(xiàn)為較強(qiáng)的全民性以及服務(wù)性。更多的公民大眾為了獲取豐富的信息資源，維護(hù)合法權(quán)益而來到圖書館，主動(dòng)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)查詢想要的資料、文獻(xiàn)。為此，創(chuàng)建方便快捷、多元化、豐富性的資源系統(tǒng)變成現(xiàn)代化檔案管理工作區(qū)別于傳統(tǒng)檔案工作的核心環(huán)節(jié)。新時(shí)期，檔案管理只有全面聯(lián)系社會(huì)實(shí)際，深入大眾，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，方能拓寬發(fā)展空間，提升科學(xué)化水平。應(yīng)積極的更改以往檔案信息利用率不高的狀況，通過信息公開，有序合理的呈現(xiàn)檔案目錄、資料卷宗，組織人性化的資料陳列展覽活動(dòng)，確保各界人員更全面的了解以及有效的應(yīng)用。服務(wù)管理措施應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化，便于大眾應(yīng)用查閱。

（五）提高事業(yè)單位檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。要建立事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)體系，使事業(yè)單位檔案管理人員全員接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，也可以將檔案管理的相關(guān)專家和學(xué)者請(qǐng)到事業(yè)單位中來，通過理論講述、實(shí)際指導(dǎo)、經(jīng)驗(yàn)傳授等方式來切實(shí)提升事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（六）加快事業(yè)單位檔案管理的更新。要對(duì)事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案加強(qiáng)更新管理，建立起及時(shí)收集和整理的方法與管理體系，這樣就可以對(duì)傳統(tǒng)類型的信息與資料進(jìn)行深入加工，滿足事業(yè)單位的職能和服務(wù)等功能需要。要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，將各種音頻、視頻、圖像資料機(jī)制加入事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫，以達(dá)到對(duì)事業(yè)單位檔案庫的及時(shí)更新和整理。

四、注重電子檔案的發(fā)展

隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，這種發(fā)展趨勢(shì)給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的機(jī)遇面前檔案管理部門必須將工作的重點(diǎn)放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉(zhuǎn)化為有用的信息上，并準(zhǔn)確、高效地提供給有關(guān)信息需求者。

（一） 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來信息社會(huì)國 民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

（二）建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問題。二是子檔案的真實(shí)性問題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：首先，檔案工作者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中在大量運(yùn)用迫使檔案工作人員支學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，上級(jí)檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。另一方面也要加強(qiáng)對(duì)原有工作人員的培訓(xùn)和知識(shí)更新，使更多的人熟悉和掌握有關(guān)現(xiàn)代化管理技術(shù)，科學(xué)地管理檔案。

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)展的要求，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。