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篇1

本標準適用于xxxxxx會計檔案的管理。2引用標準

下列標準所包含的條文通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。

財政部會第4號《企業(yè)財務通則》。

財政部會第5號《企業(yè)會計準則》。

財政部財工字(92)574號《工業(yè)企業(yè)財務制度》。

華中電力集團電力工業(yè)企業(yè)成本管理辦法(試行)

3管理職責

會計檔案管理工作由局長工作部負責，會計(文書)檔案管理人員負責日常具體管理。

4管理內容與要求

4.1基本任務

4.1.1負責接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統(tǒng)計本局形成的會計檔案，做到保管妥善、存放有序、查閱方便。

4.1.2做好會計檔案的查閱、復制利用工作，為全局經(jīng)營管理工作服務。

4.1.3負責對本局形成的財務檔案的歸檔工作進行業(yè)務指導。

4.1.4負責對已超過保管期限的或無保存價值的會計檔案提出存毀意見，并監(jiān)銷經(jīng)批準銷毀的會計檔案。

4.2歸檔范圍

4.2.1會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映本局經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，具體包括:

1)會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

2)會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡，輔助帳簿，其他會計帳簿。

3)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

4)其他類：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。

4.2.2局財務部采用電子計算機進行核算的會計材料，除應當歸檔打印出的紙質會計檔案外，還應將磁盤、光盤等磁性介質移交局檔案館保管。

4.2.3會計檔案具體歸檔范圍詳見本局標準：《文件材料歸檔管理規(guī)定》。

4.3歸檔要求和時間

4.3.1本局每年形成的會計檔案，應由局財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊(做到卷內無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會計檔案保管清冊。

4.3.2當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，暫由局財務部保管一年，期滿之后，第二年由局財務部編制移交清冊，向局檔案館移交。

4.3.3編制會計檔案移清冊時，應列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度等內容。

4.3.4會計檔案人員接收會計檔案時，須按照移交清冊所列容逐項交接，交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

4.3.5已歸檔的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案人員應會同局財務部經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。

4.4會計檔案的管理

4.4.1會計檔案管理人員對已歸檔的會計檔案，按照《供電企業(yè)檔案分類表》(試行)、《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行編號、劃分保管期限。

4.4.2根據(jù)計算機檔案管理程序的要求，對已歸檔的會計檔案，按會計名稱、案卷號的順序，逐卷、逐個字段地輸入微機。

4.4.3使用標準檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項目的內容后，按“年度——會計名稱——案卷號”的順序排架。

4.5會計檔案的鑒定與銷毀

4.5.1會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、25年4類。

4.5.2全局職工工資表、年度財務報告(決算)(包括文字分析)、會計檔案保管清冊、銷毀清冊等，定為永久保管。

4.5.3現(xiàn)金和銀行存款日記帳、固定資產(chǎn)卡片，其保管期限定為25年。

4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細帳、日記帳、輔助帳、會計檔案移交清冊等，其保管期限為15年。

4.5.5銀行余額調節(jié)表、銀行對帳單、固定資產(chǎn)報廢清理后的卡片、月、度會計報表其保管期限定為5年。

4.5.6主要財務指標快報(包括文字分析)，其保管期限定為3年。

4.5.7本規(guī)定確保的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

4.5.8保管期滿的會計檔案，由局檔案館會同局財務部提出段意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

4.5.9局分管領導須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

4.5.10銷毀會計檔案時，會計檔案人員和局財務部派員共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，須在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況向局分管領導報告。

4.5.11保管期滿后但未結清債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，須單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止；單獨抽出立卷的會計檔案，需在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

4.6會計檔案的利用

4.6.1編制會計檔案案卷目錄(含會計憑證目錄、會計帳簿目錄、會計報表目錄等)檢索工具，積極主動地提供檔案，為全局經(jīng)濟工作服務。

4.6.2歸檔保存在會計檔案只供本局財務人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經(jīng)局分管領導批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續(xù)。

4.6.3查閱或復制會計檔案的人員，不準在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

4.6.4本局的會計檔案任何人不得攜帶出境。

4.7會計檔案的保管

4.7.1會計檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間，濕度控制在45%～65%之間。

4.7.2庫房內每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕。

篇2

關鍵詞 ：高等學校；會計檔案；管理；現(xiàn)狀；對策

隨著高校參與社會活動日益頻繁，財務部門業(yè)務量逐年加大，各種財務檔案快速增加，會計檔案工作的新情況、新問題不斷出現(xiàn)。如何通過現(xiàn)代化高科技管理手段科學、規(guī)范的管理財務檔案，將是當前高校檔案工作人員面臨的新課題。

一、高等學校會計檔案管理現(xiàn)狀

（一）對會計檔案管理的認識不足

長期以來，“重核算、輕管理”意識普遍存在。一方面，忽視手工操作的紙質會計檔案的管理，認為財務部門只要資金管好，報賬準確，及時報送資料就行，而會計檔案只是會計核算的后續(xù)工作、內務管理，沒有必要設置專人專崗進行管理。另一方面，檔案歸檔移交一般重點關注的往往是傳統(tǒng)手工檔案，忽視對電子檔案的清理和同步歸檔。電子文檔，在保存與維護方面較為復雜，操作人員在思想上容易產(chǎn)生畏難情緒，一些單位對電子檔案更是缺乏足夠認識，在歸檔過程中不作任何篩選和分類處理，會計檔案常常出現(xiàn)遺漏和重復歸檔的現(xiàn)象。若歸檔基礎工作不嚴謹、管理隨意，檔案利用人常常無法正常進行歷史數(shù)據(jù)的查詢、檢索其所需信息，這樣勢必影響高校檔案工作的整體質量和服務水平。

（二）會計檔案管理制度不健全

高校的財務部門對資金預算、收入、支出等日常業(yè)務都制定相應的管理辦法，嚴格的管理制度，但大多缺乏會計檔案管理制度。特別是已實施會計電算化后產(chǎn)生的大量電子文件、磁盤、光盤、硬盤、微縮制品等新的會計檔案信息載體，沒有形成一整套業(yè)務標準和技術規(guī)范，在管理方法和制度上仍處于混亂和無序狀態(tài)，致使許多應該歸檔的電子文件整理不規(guī)范，資料收集不完整。尤其是一些重要物件沒有集中統(tǒng)一歸檔保存，正確維護，使之安全、可靠的處于一種可隨時被利用狀態(tài)。沒有相應的檔案管理制度和標準化的歸檔程序，勢必導致檔案歸檔驗收、查閱、借閱、登記、審批等管理都有很大隨意性，這樣不僅影響檔案歸檔的完整性，也影響整個高校財務檔案的信息資源整合與數(shù)據(jù)共享。

（三）會計檔案管理信息化程度不高

目前，高校財務檔案管理還未全部實現(xiàn)利用計算機進行處理和存儲，傳統(tǒng)的儲存及歸檔方式很難適應現(xiàn)代化檔案管理要求。因此，加強電子文檔的歸檔和管理顯得尤為重要。為了便于用戶查詢、下載、傳輸檔案信息。檔案歸檔前，需工作人員將原有的紙質的檔案通過信息化、數(shù)字化的轉換，錄入到數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)庫，依托數(shù)字化校園平臺，經(jīng)過各個系統(tǒng)間的相互鏈接，用戶就可以直接檢索到所需資料并得以利用。實際工作中，由于受各種條件因素的影響，在數(shù)字檔案的歸檔、管理和服務及領用過程中都存在各種問題。具體表現(xiàn)：管理人員思想觀念保守、設備陳舊落后、實際操作和管理存在疏漏，不注重基礎數(shù)據(jù)的挖掘、整理、加工，缺乏對檔案界最新動態(tài)的關注等。

（四）缺乏專職的會計檔案管理人員

目前高等學校的會計檔案管理工作大多由會計人員兼職。學校對檔案管理工作存在不同程度的忽視，致使學校對檔案管理人才的吸納力度不夠，從而導致檔案管理人員的素質整體不高。

二、加強高等學校會計檔案管理的對策

（一）提高對會計檔案管理的認識

高校財務檔案是高校檔案管理的重要組成部分，更是國家財金、稅務檢查的重要證據(jù)。只有觀念轉變了，重視了，檔案管理工作才能邁上一個新臺階。財務會計檔案工作是一項細致嚴謹?shù)墓ぷ?，工作中不能有丁點閃失，半點馬虎。要實現(xiàn)高校會計檔案科學管理，真正做到妥善保管、存放有序、查閱方便，必須按照《關于財務檔案管理工作的規(guī)定》的辦法實行財務檔案專人負責檔案的收集、整理、歸檔、查閱等的日常財務檔案工作。對會計電算化核算形成的電子檔案，要配置適當規(guī)模的庫房和檔案專柜等專用設施，實行專人負責，做好紙質檔案與電子檔案按時同步歸檔，并不斷充實和完善檔案內容，保證歸檔材料的齊全、完整，逐步實現(xiàn)高校檔案保管的標準化和現(xiàn)代化。

（二）建立健全會計檔案管理制度

在大數(shù)據(jù)時代，電子文檔蘊藏著更豐富的信息資源，做好各類財務檔案的收集、整理、保護和利用顯得越加重要。高校財務電子檔案的產(chǎn)生、移交、歸檔、管理、利用，各應用系統(tǒng)的互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)信息共享，都是基于網(wǎng)絡傳輸信息而實現(xiàn)。要想系統(tǒng)得以安全運行，技術是保障，管理有方法。首先，要加強網(wǎng)絡信息安全管理教育，樹立高度的檔案信息安全防范意識，強化高校會計電算化檔案工作人員的風險識別、防范能力，完善保密措施，對涉密性較高的信息進行分級管理和保護。在財務軟件方面，應注重系統(tǒng)自身功能建設，保證數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的真實性和完整性。面對客觀的數(shù)據(jù)相關人員不能隨意操作,篡改數(shù)據(jù)。建立制定痕跡管理制度，定期安全查詢制度，檔案權限調用制度，做到其行為可管理、控制、可追溯，減少一切不安全因素帶來的各種財務隱患。

（三）提高對會計檔案管理的信息化程度

傳統(tǒng)檔案大多以紙質為載體，財務檔案管理、財務查賬和財務審計煩瑣且費時費力，與會計信息化的迅速發(fā)展相比，高校檔案信息化發(fā)展則相對滯后。信息化條件下，要實現(xiàn)高校檔案現(xiàn)代化管理，必須依托現(xiàn)有檔案，逐步建立完善財務檔案數(shù)據(jù)庫，將財務檔案資料無縫對接，通過轉換進入高校檔案管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)公共目錄查詢、遠程檢索服務和對數(shù)據(jù)匯總分析、財務檔案信息網(wǎng)絡交流、查找滿足指定條件的會計記錄等。海量的財務信息，通過運用計算機技術處理，在很大程度上減輕了檔案使用人對檔案翻閱的工作量，實現(xiàn)檔案信息資源在傳輸、分析上的便捷和資源的共享。

（四）設置會計檔案管理專職崗位

高校檔案管理工作除了硬件設備和軟件設施齊頭并進外，還要堅持以人為本，以科學發(fā)展觀為指導思想，建立一支與時俱進、素質高、相對穩(wěn)定的檔案管理專業(yè)化隊伍，有效解決檔案管理中存在的矛盾和問題。在信息技術和知識不斷更新的時代，定期對檔案工作人員進行檔案知識、財務知識和相關技能的學習培訓或外出交流，幫助他們了解、掌握財務檔案工作的新變化、最新動向，開拓眼界，挖掘財務檔案的潛在用途和利用價值，使得高校財務檔案管理科學化、規(guī)范化。

總之，高校財務檔案是學校檔案的重要組成部分，也是提高高校財務管理工作水平的一項重要方面。加快高校檔案建設工作自身的創(chuàng)新發(fā)展，合理規(guī)避管理風險，采取科學有序的管理的策略，行之有效的管理辦法，使高校檔案管理工作得到進一步完善和發(fā)展。

參考文獻：

篇3

高校應建立以分管領導為核心的會計檔案領導小組，將會計檔案管理納入學校管理流程、納入各部門的日常工作；結合高校體制改革和事業(yè)崗位重新劃分工作，制作崗位說明書，將會計檔案管理工作納入各部門和相關人員的職責范圍；依據(jù)《檔案法》的要求，建立健全適合本校實際的規(guī)章制度，如立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、查閱利用制度等。單以銷毀制度為例，會計檔案除人員工資表、年度決算報表、會計檔案保管和銷毀清冊等需要永久性保存外，未結清的債權、債務的原始憑證和未完工的工程檔案在債務結清和工程完工之前也要永久保存，其他會計檔案則要按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定的保管期限進行銷毀。在銷毀前必須由會計檔案管理機構和會計機構共同提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，需要保留的要抽出單獨裝訂存放，并作相應記錄。然后將銷毀清冊報分管校領導批準，分管領導及檔案部門、財務部門相關人員都要在銷毀清冊上簽字。銷毀前應按清冊所列內容認真核對和清點，防止出現(xiàn)誤銷。在銷毀時除檔案部門、財務部門外，還要有審計部門人員參加監(jiān)督，保證會計檔案銷毀制度的嚴肅性。

二、完善歸檔流程

高校檔案機構應根據(jù)本校實際，結合財務工作特點，制定會計檔案歸檔流程和規(guī)范，在會計檔案的形成、整理、保存、歸檔流程中建立質量保證體系，并將會計檔案的完整、準確和系統(tǒng)作為工作的重點。對會計檔案歸檔過程實施經(jīng)?；瘷z查。有一定規(guī)模的高校（可以設置檔案館的）財務部門應設立會計檔案人員協(xié)同財務總監(jiān)（財務負責人）監(jiān)督校、院二級管理的財務活動運轉狀況，嚴格規(guī)范會計檔案歸檔程序。會計檔案在歸檔前，應改變目前直接歸檔的模式，先由高校審計部門審計合格后才可移交給檔案部門。高校財務部門應配專人進行及時地整理歸檔。首先，記賬憑證的整理。審查核對、排序，確保不遺失、不缺號、不漏號，按月整理齊全后，裝訂、粘貼封面，并把封面上要求填寫的內容填寫完整，加蓋印章。其次，會計賬簿歸檔時要在首頁內填齊《賬簿啟用表》的內容，按不同類別裝訂成冊；會計報表則按年報、季報、月報分別整理立卷；工資發(fā)放花名冊要在工資發(fā)放完畢后及時整理，按月裝訂成冊；銀行對賬單收集齊全后按年裝訂成冊。高校財務部門、審計部門、檔案部門應認真清點移交的會計檔案。

三、建立會計檔案信息公開機制

學校檔案部門應會同財務、審計部門定期出具財務檔案質量報告，就會計檔案的準確性、完整性、系統(tǒng)性出具相關意見；對學校重大基建項目、科技專項等出具會計檔案專項驗收意見并在一定范圍公布；對會計檔案利用者的異議，檔案部門應高度重視，逐件落實，通過相關的利用監(jiān)督機制，確保會計檔案信息不泄露。

四、加大監(jiān)管力度

檔案部門和財務部門應聯(lián)手，共同加大對會計檔案的監(jiān)管，將會計檔案規(guī)范化管理要求具體化，檔案部門、財務部門要與審計部門加強合作，在審計和專項檢查中進行突擊檢查，同時發(fā)揮審計事務所等社會中介機構的作用，依法加強高校財務檢查和審計監(jiān)督，對弄虛作假、偽造、變造、篡改會計檔案資料的違法行為要嚴肅處理，構成犯罪的應及時移交紀檢、公檢法等機關查處并依法追究刑事責任。

五、加強電算化會計檔案管理

篇4

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理辦法》、《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》的要求和《廣電集團梅州供電分公司檔案管理辦法》，特制定我局檔案管理辦法。

一．文件材料的歸檔范圍

我局在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料應列入歸檔范圍，主要有：

一）生產(chǎn)技術管理方面

1、上級下達的技術性指示、命令、決議和決定；

2、主要技術問題的請示和批復；

3、本單位近期電力規(guī)劃；

4、有關生產(chǎn)技術和安全方面的規(guī)程制度；

5、有關生產(chǎn)技術的年度計劃、工作總結和統(tǒng)計年報；

6、有關生產(chǎn)技術管理，技術引進和技術改造等管理形成的各種文件材料；

7、有關生產(chǎn)調度、通報、自動化、安全監(jiān)察、用電管理工作形成的各種文件材料；

8、質量管理、標準計量、信息工作等管理中形成的各種文件材料。

二）計劃統(tǒng)計方面：有關各種計劃統(tǒng)計年報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動形成的各種文件材料。

三）勞動工資方面：有關定額、定員和勞動調配以及勞動工資、勞動保護、保險、獎罰等工作中形成的各種文件材料及名冊、年報表。

四）財務管理方面：有關財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。

五）教育培訓方面：有關干部、職工教育和技能培訓的文件等。

六）黨、政、工、團工作方面：有關黨務工作以及組織，紀檢監(jiān)察、宣傳、人事、保衛(wèi)工作所形成的各種文件材料、行政管理、共青團和工會工作中所形成的各種文件材料等。

七）基本建設（工程）方面：是指工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。

八）設備、儀器方面：有關設備供貨合同、設備廠試驗報告、合格證、說明書等出廠文件材料。

九）局各部門單位與其他法人或組織之間簽訂的各類經(jīng)濟合同、技術合同、購電合同、并網(wǎng)協(xié)議等合同、協(xié)議。

十）歸檔：文件材料主要包括紙張，光盤、磁帶、照片、膠片，物等各種載體形式。

二．歸檔時間

一）各項管理工作中形成的文件材料，應在第二年第一季度內，將應歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審查后，交辦公室歸檔。

二）基建項目文件在其項目鑒定，竣工驗收后三個月內歸檔，周期長的可分階段，單項歸檔。

三）會計文件材料在會計年度終了后由財務部門按歸檔要求負責收集、整理、立卷、歸檔，保管一年后由財務部門編造清冊，經(jīng)部門負責人審定后移交檔案部門保管。

四）重要會議（如電力工作會議、黨代會、團代會、職代會、工代會等）文件材料應在會議結束后十五日內交辦公室整理歸檔，重要會議記錄應在第二年的一月份交辦公室歸檔。

五）合同、協(xié)議簽訂后移交一份給辦公室歸檔。

六）重要設備、儀器開箱時，有關業(yè)務部門應在檢查驗收設備出廠技術文件材料，在開箱驗收后即時登記，安裝調試后歸檔。

七）局員工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。

八）光盤、磁帶、照片及底片膠片、實物等形成的文件材料在工作結束后及時歸檔。

九）下列文件材料應隨時歸檔

1、縣級供電企業(yè)體制改革形成的文件資料包括接管代管縣由供電企業(yè)的有關情況、文件、合同、會議紀要、議案、工作方案、實施細則等方面的文件材料。各職能部門專（兼）職資料員在文件材料形成后及時移交辦公室歸檔。

2、變更、修改、補充的文件材料。

3、內容機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料。

4、企業(yè)產(chǎn)權變動過程中的文件材料。

5、其他臨時性活動形成的文件材料。

三．文件材料的歸檔要求

一）歸檔的文件材料必須準確地反映企業(yè)在各項活動的真實內容和歷史面目。

二）生產(chǎn)建設活動中形成的科技文件材料（含宿微膠片、照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等），由項目負責人指定有關人員負責收集、整理后交辦公室歸檔保管。

三）各項管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其生產(chǎn)范圍，指定有關人員負責收集整理后交辦公室歸檔。

四）歸檔文件應為原件。因故無原件的榀為具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。

五）歸檔文件應齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應復制。

六）辦公室在接收歸檔材料時應全面檢查歸檔文件的質量。交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。

四．文件資料檔案的保密管理

一）對機要檔案、重要檔案、重要會議記錄必須由局分管領導批準，只準在檔案室查閱。

二）文書資料檔案原則上只能在檔案室閱讀使用，不得外借，如確因工作需要，須經(jīng)局辦公室領導批準。

三）非財務部人員查閱會計檔案，須經(jīng)局財務部領導批準。

篇5

一）生產(chǎn)技術管理方面

1、上級下達的技術性指示、命令、決議和決定；

2、主要技術問題的請示和批復；

3、本單位近期電力規(guī)劃；

4、有關生產(chǎn)技術和安全方面的規(guī)程制度；

5、有關生產(chǎn)技術的年度計劃、工作總結和統(tǒng)計年報；

6、有關生產(chǎn)技術管理，技術引進和技術改造等管理形成的各種文件材料；

7、有關生產(chǎn)調度、通報、自動化、安全監(jiān)察、用電管理工作形成的各種文件材料；

8、質量管理、標準計量、信息工作等管理中形成的各種文件材料。

二）計劃統(tǒng)計方面：有關各種計劃統(tǒng)計年報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動形成的各種文件材料。

三）勞動工資方面：有關定額、定員和勞動調配以及勞動工資、勞動保護、保險、獎罰等工作中形成的各種文件材料及名冊、年報表。

四）財務管理方面：有關財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。

五）教育培訓方面：有關干部、職工教育和技能培訓的文件等。

六）黨、政、工、團工作方面：有關黨務工作以及組織，紀檢監(jiān)察、宣傳、人事、保衛(wèi)工作所形成的各種文件材料、行政管理、共青團和工會工作中所形成的各種文件材料等。

七）基本建設（工程）方面：是指工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。

八）設備、儀器方面：有關設備供貨合同、設備廠試驗報告、合格證、說明書等出廠文件材料。

九）局各部門單位與其他法人或組織之間簽訂的各類經(jīng)濟合同、技術合同、購電合同、并網(wǎng)協(xié)議等合同、協(xié)議。

十）歸檔：文件材料主要包括紙張，光盤、磁帶、照片、膠片，物等各種載體形式。

二．歸檔時間

一）各項管理工作中形成的文件材料，應在第二年第一季度內，將應歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審查后，交辦公室歸檔。

二）基建項目文件在其項目鑒定，竣工驗收后三個月內歸檔，周期長的可分階段，單項歸檔。

三）會計文件材

料在會計年度終了后由財務部門按歸檔要求負責收集、整理、立卷、歸檔，保管一年后由財務部門編造清冊，經(jīng)部門負責人審定后移交檔案部門保管。

四）重要會議（如電力工作會議、黨代會、團代會、職代會、工代會等）文件材料應在會議結束后十五日內交辦公室整理歸檔，重要會議記錄應在第二年的一月份交辦公室歸檔。

五）合同、協(xié)議簽訂后移交一份給辦公室歸檔。

六）重要設備、儀器開箱時，有關業(yè)務部門應在檢查驗收設備出廠技術文件材料，在開箱驗收后即時登記，安裝調試后歸檔。

七）局員工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。

八）光盤、磁帶、照片及底片膠片、實物等形成的文件材料在工作結束后及時歸檔。

九）下列文件材料應隨時歸檔

1、縣級供電企業(yè)體制改革形成的文件資料包括接管代管縣由供電企業(yè)的有關情況、文件、合同、會議紀要、議案、工作方案、實施細則等方面的文件材料。各職能部門專（兼）職資料員在文件材料形成后及時移交辦公室歸檔。

2、變更、修改、補充的文件材料。

3、內容機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料。

4、企業(yè)產(chǎn)權變動過程中的文件材料。

5、其他臨時性活動形成的文件材料。

三．文件材料的歸檔要求

一）歸檔的文件材料必須準確地反映企業(yè)在各項活動的真實內容和歷史面目。

二）生產(chǎn)建設活動中形成的科技文件材料（含宿微膠片、照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等），由項目負責人指定有關人員負責收集、整理后交辦公室歸檔保管。

三）各項管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其生產(chǎn)范圍，指定有關人員負責收集整理后交辦公室歸檔。

四）歸檔文件應為原件。因故無原件的榀為具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。

五）歸檔文件應齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應復制。

六）辦公室在接收歸檔材料時應全面檢查歸檔文件的質量。交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。

四．文件資料檔案的保密管理

一）對機要檔案、重要檔案、重要會議記錄必須由局分管領導批準，只準在檔案室查閱。

二）文書資料檔案原則上只能在檔案室閱讀使用，不得外借，如確因工作需要，須經(jīng)局辦公室領導批準。

三）非財務部人員查閱會計檔案，須經(jīng)局財務部領導批準。

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中圖分類號：G273；F233文獻標志碼：A文章編號：1673-291X(2009)08-0172－03

會計檔案是指機關、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織的財會部門或會計人員在經(jīng)濟活動中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來備查考的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。會計檔案是重要的經(jīng)濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會計工作和經(jīng)濟管理工作中具有多方面的重要的利用價值，《會計法》和《會計基礎工作規(guī)范》以及《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理做出了規(guī)定。會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，是會計的基礎工作。規(guī)范會計檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發(fā)生。因此，會計檔案管理是會計工作的一項重要內容，必須充分重視和加強會計檔案的管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發(fā)揮會計檔案在各項事業(yè)中的重要作用。

1會計檔案的特點及作用

1.1 會計檔案的特點

會計檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內容及業(yè)務性質不同，又決定了它具有自己獨有的特點，會計檔案的特點主要表現(xiàn)如下：

（1）來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經(jīng)濟核算、財務收支的單位都會形成會計檔案。

（2）內容的專業(yè)性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經(jīng)濟活動和財務收支緊密相關的，其內容是直接反映機關、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項經(jīng)濟業(yè)務收支情況，表現(xiàn)出會計檔案的專業(yè)性。

（3）形成過程的嚴密性。會計核算是利用設置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產(chǎn)清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。

1.2會計檔案的作用

會計檔案作為一種經(jīng)濟檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對外披露真實準確的財務信息，其合法經(jīng)營的全部經(jīng)濟活動和經(jīng)營成果都儲存在會計檔案中。其次，企事業(yè)單位對外融、投資，都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關會計數(shù)據(jù)，而會計數(shù)據(jù)也都來源于會計檔案。第三，司法部門查處違法亂紀、貪污受賄問題更需要財務方面的確鑿證據(jù)。第四，國家統(tǒng)計部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)中也有相當一部分來源于財務數(shù)據(jù)。不僅這些離不開會計檔案，而且隨著經(jīng)濟、社會的發(fā)展，經(jīng)濟活動更加多樣化和復雜化，會計檔案則保留了全部經(jīng)濟活動的痕跡，為日后分析經(jīng)濟情況、總結經(jīng)驗教訓提供依據(jù)。只有加強會計檔案的科學管理，才能充分發(fā)揮會計檔案的重要作用，保證為國家、社會、各種機構和企事業(yè)單位及時、準確、全面地提供高質量的會計信息。

2會計檔案科學管理工作中存在的問題

2.1 對會計檔案管理工作的重要性認識不夠

有的單位領導和財務人員對財務檔案工作缺乏充分的認識，只注重內部財務項目的實施，認為只要出具了財務報告，提出了財務意見，作出了財務決定，該財務項目就結束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認為財務工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，根本不把財務資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會計人員對會計業(yè)務非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化贅理標準知之甚少。也沒有參加過會計檔案管理知識的培訓與學習。不少單位重會計業(yè)務，輕會計檔案管理，存在會計業(yè)務與會計檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。會計檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會計檔案。有的單位甚至由出納會計兼管會計檔案，這是不符合規(guī)定的。

2.2 會計檔案管理制度不夠健全

有些單位的財務部門，領導對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。當今社會，企業(yè)經(jīng)營機制不斷轉換，經(jīng)營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會計檔案管理在內的機制并未有效建立和健全，缺乏相應的監(jiān)管機制和監(jiān)管辦法。目前，我國在企業(yè)會計檔案管理方面的相關法律、法規(guī)主要有《會計法》、《檔案法》中的少數(shù)內容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實際不相吻合，沒有專門的適應現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會計檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟為基本特征的市場經(jīng)濟體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿足推進體制改革和實現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

2.3 會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范

會計檔案不規(guī)范主要有以下四個方面：第一，有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里；第二，裝訂會計憑證不是按照規(guī)范的要求進行裝訂而是用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來；第三，活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規(guī)定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個檔案盒里；第五，會計檔案銷毀難，會計檔案越堆越多。

2.4會計檔案管理人員綜合素質有待進一步提高

就目前一些部門和單位的實際情況看，存在一些財會檔案人員不堅持原則，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設法偷稅。這不僅給國家稅收征管設置人為障礙，而且造成會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。

3完善會計檔案管理工作的對策

3.1 統(tǒng)一思想，加強領導，提高認識

各單位要加強對會計檔案管理工作的領導，要提高對加強會計檔案管理的重要性的認識，設立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案同等重視，規(guī)范管理，不能厚此薄彼。不具備設立檔案管理部門的，應在會計機構中指定專人負責會計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會計檔案的保管工作?！稌嫏n案管理辦法》第3條規(guī)定，國家機關，社會團體，企業(yè)、事業(yè)單位，按規(guī)定應建賬的個體工商戶和其他組織。應當依照本辦法管理會計檔案。第4條規(guī)定：“各單位必須加強會計檔案管理工作的領導……”有關法律法規(guī)明確規(guī)定，各單位都必須加強會計檔案的管理，如果不加強這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。

3.2 制定規(guī)范，健全會計檔案管理各項規(guī)章制度

要做好財務檔案管理工作，必須根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》并結合實際，建立和健全一整套相關的制度。首先，建立財務檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚獎勵，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權債務、經(jīng)濟積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。

3.3 規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作

規(guī)范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業(yè)單位報本單位領導批準后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領導審查，報經(jīng)上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務時為止。

3.4 加強會計檔案人員知識培訓，提高管理人員的綜合素質

會計檔案管理人員的綜合素質既包括思想素質、業(yè)務素質。又包括職業(yè)道德。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權力；其次，會計檔案資料內容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴密性的特點。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應按照專門檔案進行專業(yè)化管理。會計檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學知識，還應具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續(xù)教育。主要是通過每年的輪訓學習更新知識，一方面，提高會計檔案法制意識和依法歸檔觀念；另一方面，提高業(yè)務水平，使企業(yè)會計檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學、更加適應建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

4結語

在財務檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財務檔案相關信息在質量上得到較大提高，進而對企事業(yè)增強活力、競爭力，適應社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展起到至關重要的作用。

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Problem in the accountant file science management work and its resolving counterplan

LIN Ceng

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醫(yī)院會計檔案是醫(yī)院日常業(yè)務活動的真實記錄，反映醫(yī)院經(jīng)營過程中的各種經(jīng)濟活動，從會計報表到財務分析，從預算資料到?jīng)Q算資料，從會計憑證到記賬憑證，從成本核算到工資發(fā)放，一系列的財務管理過程最終形成會計檔案。營改增后，電子發(fā)票數(shù)量逐日增加，用戶可以通過掃碼或郵箱獲取電子發(fā)票，一些建立網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的企業(yè)，已不需要粘貼紙質發(fā)票，實現(xiàn)了無紙化報銷。中國電信廣東分公司2012年開始會計檔案電子化試點，每年節(jié)約成本1000萬元，每年節(jié)省庫房約400平方米，不需異地調卷，立卷環(huán)節(jié)減少，工作效率提高。在物聯(lián)網(wǎng)、云存儲、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新技術不斷推陳出新、飛速發(fā)展的背景下，醫(yī)院完善會計檔案管理信息化已迫在眉睫。

一、醫(yī)院會計檔案信息化的現(xiàn)狀分析

1.醫(yī)院會計檔案管理面臨的問題。（1）檔案數(shù)量愈見增多。按照新《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，會計檔案中數(shù)量最多的會計憑證保管期限由15年增至30年，很多年難以銷毀，銷毀檔案所騰挪的空間又不足以存放新產(chǎn)生的會計檔案，為庫房存儲空間帶來極大壓力。（2）紙質會計檔案查檔不便。會計檔案經(jīng)移交檔案室后，財務人員及其他職工如需查閱會計檔案必須到檔案室，一旦財務人員與檔案工作人員某一方無法到場，就無法進行檔案查閱。（3）電子發(fā)票報銷未開展。自2016年開始，電子發(fā)票已被各行各業(yè)使用，而在很多醫(yī)院，仍停留在紙質載體的管理層級，甚至在電子發(fā)票日益增多的情況下，財務報銷仍需將電子發(fā)票驗證打印，電子發(fā)票的便利與現(xiàn)行紙質發(fā)票的管理制度已然無法對接，甚至某種程度上反而增加了職工報銷的難度。2.醫(yī)院會計檔案信息化的法律保障。信息技術得到廣泛應用，電子檔案及其法律效力逐漸得到認同。2015年，國家稅務總局《關于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關問題的公告》（國家稅務總局公告2015年第84號），于2015年12月1日起，在全國范圍推行增值稅電子普通發(fā)票。2015年12月，財政部和國家檔案局聯(lián)合了新修訂的《會計檔案管理辦法》中，認可了電子會計檔案的地位和效力。2019年4月26日公布的《國務院關于在線政務服務的若干規(guī)定》第十二條提到：符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力。2019年12月26日公布的《最高人民法院關于修改<關于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定>》中提到：“電子數(shù)據(jù)包括下列信息和電子文件：……文檔、圖片、音頻、視頻、數(shù)字證書、計算機程序等電子文件；其他以數(shù)字化形式存儲、處理、傳輸?shù)哪軌蜃C明案件事實的信息?！?020年新修訂的《檔案法》中明確提出：“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！边@些法律法規(guī)的出臺與修改為電子會計檔案提供了法律保障。3.醫(yī)院現(xiàn)行管理系統(tǒng)的現(xiàn)實依據(jù)。醫(yī)院現(xiàn)有OA系統(tǒng)、HRP系統(tǒng)、電子病歷系統(tǒng)、醫(yī)學設備管理系統(tǒng)、LIS系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等，分屬各部門管理與運行，互不關聯(lián)，輸出與存儲格式不同，與檔案管理系統(tǒng)互不兼容。這些業(yè)務系統(tǒng)是醫(yī)院在信息化建設方面的進展與體現(xiàn)，同時是信息化未能同步規(guī)劃、同步建設所帶來的負面結果，但也為醫(yī)院信息化整體構建奠定了一定的基礎。各自業(yè)務系統(tǒng)的運行或多或少都在產(chǎn)生電子文件，如財務工作中，工作核算、績效考核、各項明細賬目等都通過財務管理系統(tǒng)進行分析與生成；人事工作中，職工花名冊、職務職稱任免等都在人事系統(tǒng)中管理。目前，醫(yī)院會計檔案信息化需要解決的是各業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)銜接、及電子文件歸檔問題。

二、頂層設計：跨系統(tǒng)的信息共享平臺

1.統(tǒng)籌協(xié)調，系統(tǒng)數(shù)據(jù)兼容對接。大數(shù)據(jù)、云存儲時代，數(shù)據(jù)集中、共建共享是發(fā)展趨勢，高度系統(tǒng)集成是會計檔案信息化的關鍵，分散式檔案管理已不適應發(fā)展需求。新修訂的《檔案法》第三十六條提到，推進電子檔案管理信息系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)相互銜接。第四十一條，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。構建醫(yī)院信息資源服務平臺，集成辦公系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等各業(yè)務工作系統(tǒng)，分系統(tǒng)內各自部門運行，并最終都與檔案管理系統(tǒng)關聯(lián)。對各業(yè)務系統(tǒng)中應歸檔的原始數(shù)據(jù)統(tǒng)一采集，所有系統(tǒng)內形成的電子檔案都可直接歸檔至檔案管理系統(tǒng)，并通過檔案管理系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)。2.統(tǒng)一標準，技術規(guī)范設計科學。在醫(yī)院層級實行統(tǒng)一管理流程、統(tǒng)一元數(shù)據(jù)管理、統(tǒng)一歸檔標準。財務管理系統(tǒng)作為重要部分，既包含前段財務業(yè)務流程，也應符合電子檔案的歸檔格式與標準要求。首先，梳理財務業(yè)務工作，確保會計憑證、賬簿、報表輸出電子格式，明確電子會計檔案的歸檔范圍及歸檔流程，確定“單套制”與“雙套制”的適用范圍。其次，制定數(shù)據(jù)接入技術規(guī)范，包括文件格式、接入頻率、背景結構、校驗規(guī)則等標準，實現(xiàn)數(shù)據(jù)在線歸檔。3.利用優(yōu)化，歸檔與查檔流程簡化。紙質會計檔案的歸檔流程可細分為打印、組卷、編目、裝訂、裝盒、上架。實現(xiàn)跨系統(tǒng)的信息共享后，對于實行“單套制”保管的會計檔案，可以省略打印、手動組卷、裝訂、裝盒、上架等過程，將組卷、編目、移交等流程轉至系統(tǒng)間進行。財務人員在財務管理系統(tǒng)中對待移交檔案定期移交，編制目錄并根據(jù)統(tǒng)一設定的檔號規(guī)則生成檔號，打印移交清單，經(jīng)領導審批后提交歸檔，編目信息、電子會計檔案元數(shù)據(jù)等信息一并移交。檔案管理系統(tǒng)接收移交數(shù)據(jù)后，對歸檔信息各項要求進行審核，確認無誤后歸檔流程完成。查檔利用流程進一步優(yōu)化，電子會計檔案移交后，擁有權限的財務人員可自行查閱系統(tǒng)內生成的電子會計檔案，也可通過檔案查詢功能申請查閱存量會計檔案的原文“數(shù)字化”版本；普通職工查檔經(jīng)由財務人員審批并提交申請（如圖1）。

三、電子會計檔案：數(shù)字化走向“單套制”

1.存量會計檔案數(shù)字化。選取重要程度高、用戶利用率高、紙張損壞率高的存量會計檔案進行數(shù)字化掃描。存量會計檔案的數(shù)字化可以解決異地利用的困難，方便財務人員的查檔需求，提高工作效率，同時，在會計檔案保管期限到期銷毀后，可延長電子會計檔案保存期限，以備可能性的查考。存量會計檔案“數(shù)字化”的范圍應進行明確限定。會計檔案的利用主要集中在形成時間的近十年，形成時間越久的會計檔案，其利用率會相對越低，隨時間推移，基本呈逐步下降的趨勢。同時，醫(yī)院會計檔案的利用范圍相對集中于藥品采購、大型設備購置、“三公”經(jīng)費、科研課題經(jīng)費、固定資產(chǎn)等方面。因此，可以將數(shù)字化范圍限定在以下三個方面，建立專題數(shù)據(jù)庫，方便利用。（1）會計憑證。利用率高的原始憑證和記賬憑證進行原文掃描，甚至是保存為OCR識別后可以全文檢索的雙層PDF/OFD格式；（2）非計算機生成、手工填寫的總賬、明細賬、日記賬；（3）非計算機生成、手工填寫、永久保存的年度財務報告、部門決算。2.電子會計檔案“單套制”。電子檔案“單套制”已勢在必行，雖然目前實行全部電子會計檔案“單套制”在短期時間內難以實現(xiàn)，但部分會計檔案“單套制”具有現(xiàn)實可操作性。財務部門推進電算化后，核算、內控等業(yè)務工作都在計算機端生成、查閱，打印出的明細賬、工資冊除了保存?zhèn)淇纪夂苌俦回攧杖藛T查閱，極大地浪費紙張與庫房空間。實行電子會計檔案“單套制”，記賬憑證、工資發(fā)放清冊、總賬、明細賬、會計報表、固定資產(chǎn)卡片等經(jīng)由財務管理系統(tǒng)生成，在財務管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接的基礎上，都可直接歸檔至檔案管理系統(tǒng)，可以不打印紙質版本（如表1）。逐步擴大“單套制”適用范圍，提高電子會計檔案占比，通過條碼條、影像系統(tǒng)掃描等方式關聯(lián)原始憑證與記賬憑證；通過與其他業(yè)務系統(tǒng)信息共享，對單位內部形成的原始憑證進行數(shù)據(jù)交換，減少原始憑證打印步驟，分階段、分批次逐步推進電子會計檔案的開展。從實踐來看，“單套制”“雙套制”將會長期并存，但信息技術的應用和依賴會越來越強，因此，推進電子會計檔案“單套制”，甚至向“單軌制”管理探索勢在必行。

四、技術支撐：區(qū)塊鏈技術保障“四性”

電子會計檔案管理的風險因素主要是如何保障真實性、完整性、可用性和安全性。運用區(qū)塊鏈技術可以對“四性”進行信息檢測與安全保障。區(qū)塊鏈技術將各個區(qū)塊通過指針形成不可逆的鏈式結構，每個區(qū)塊都含有非對稱公鑰與私鑰、數(shù)字簽名、時間戳等信息，且每個區(qū)塊都含有上一個區(qū)塊的哈希值，以此來驗證信息的有效性，并允許下一區(qū)塊的生成。區(qū)塊數(shù)據(jù)存儲于節(jié)點上，節(jié)點之間再通過網(wǎng)絡形成共享平臺。如檔案管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)可以看作區(qū)塊鏈中兩個節(jié)點，各自系統(tǒng)中的每一條包含加密信息的元數(shù)據(jù)就是區(qū)塊。財務管理系統(tǒng)依照統(tǒng)一標準，對數(shù)據(jù)進行捕獲，由財務部門對元數(shù)據(jù)信息加密，提出移交存儲請求，通過區(qū)塊鏈共識機制將信息封裝成新的區(qū)塊，存儲于區(qū)塊鏈中，檔案管理系統(tǒng)通過區(qū)域鏈獲取此信息。由于區(qū)塊鏈技術的去中心化特點，一旦遭受網(wǎng)絡攻擊，必須掌握全部數(shù)據(jù)節(jié)點的51%，才可以操控修改網(wǎng)絡數(shù)據(jù)，篡改難度大，幾乎不可修改，從而保證檔案信息的真實性。區(qū)塊鏈智能合約機制可以按照預設的規(guī)范流程自動執(zhí)行，通過時間戳等技術記錄信息狀態(tài)，可追溯信息，保障可靠性。運用區(qū)塊鏈技術收集數(shù)據(jù)信息，減少人為參與，并通過共識機制檢查文件格式、數(shù)據(jù)背景等元數(shù)據(jù)信息，各節(jié)點相互配合，保障完整性。區(qū)塊鏈技術是新型的分布式數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)存儲于財務管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)兩個節(jié)點上，即使某一系統(tǒng)信息遭到篡改或丟失，只要另一系統(tǒng)正常運行，數(shù)據(jù)仍可恢復，并繼續(xù)更新記錄，從而保證可用性。區(qū)塊鏈技術并不是獨立的，而應與大數(shù)據(jù)、云計算等技術融合實踐，只要有利于會計檔案信息化的建設與發(fā)展，都應用辯證與發(fā)展的眼光看待。

五、人才保障：培養(yǎng)復合型人才

培養(yǎng)兼具檔案、財務、計算機三方面基礎知識的復合型人才，彌補精細化分工的弊端。無論是系統(tǒng)的開發(fā)運作，還是利用工作的審核批準，都無法脫離“人”的參與?，F(xiàn)代社會，分工愈加細化，工作專業(yè)化的同時也造成復合型人才的缺失。同時，系統(tǒng)互聯(lián)，數(shù)據(jù)信息高度集中，對相關管理人員的要求更高。財務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)互聯(lián)互通，在運行過程中，必然會遇到歸檔與利用的各種問題，具備財務知識與檔案知識，可以解決歸檔的具體范圍與在線利用操作細節(jié)。同時，系統(tǒng)互聯(lián)構架于信息技術之上，掌握基礎的計算機技能和互聯(lián)網(wǎng)知識，可以自行處理簡單的系統(tǒng)問題，減少因計算機人員忙碌而造成的在線查檔延遲。因此，對涉及財務歸檔及利用的部門都要指定專人負責，并定期組織培訓，包括財務、檔案、計算機知識、職業(yè)道德等方面內容，由淺入深，逐步深化拓展培訓深度與廣度，為醫(yī)院會計檔案的智慧化管理儲備人才。

在新技術飛速發(fā)展的時代，會計檔案管理信息化建設是適應技術發(fā)展的必要過程。構建電子會計檔案管理平臺，可以節(jié)約管理成本，減少資源浪費，由對會計檔案的實體管理轉向數(shù)據(jù)管理，由基礎核算工作轉向管理監(jiān)督工作，發(fā)揮檔案的決策輔助作用。開展電子會計檔案與檔案管理的共建共享，實行部分會計檔案“單套制”保管，甚至向“單軌制”管理模式探索，可以有效地提高檔案利用效率，節(jié)約財務人員頻繁到檔案室查檔的時間，節(jié)省職工報銷審核來回奔波的時間。

參考文獻：

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中圖分類號：F23 文獻標識碼：A

原標題：淺談行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題及對策

收錄日期：2013年11月6日

會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務主體經(jīng)濟活動的重要史料和證據(jù)，是國家檔案的重要組成部分，其收納范圍包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料。在實行會計電算化的情況下，除了打印輸出的證、賬、表以外，整個系統(tǒng)開發(fā)形成的全套文檔資料、存儲有會計數(shù)據(jù)的有關介質等都屬于會計檔案的范疇，也應妥善保管。

行政事業(yè)單位會計檔案作為記錄單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料證據(jù)，在加強財政財務管理、開展資金績效評估、實施責任審計、提供宏觀決策信息等方面具有不可替代的作用。在具體工作中，盡管《中華人民共和國會計法》、《會計基礎工作規(guī)范》以及財政部《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理作了明確具體的規(guī)定，但由于客觀條件的變化和主觀因素的影響，各行政事業(yè)單位的會計檔案管理還是存在許多問題，一定程度上成為了財務管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了財務管理的質量和水平。加強和規(guī)范行政事業(yè)單位會計檔案管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發(fā)揮會計檔案的重要作用，成為當前迫切需要解決的問題之一。本文擬從存在的主要問題、原因分析和對策建議三個方面探討完善行政事業(yè)單位的會計檔案管理制度。

一、存在的主要問題

（一）相關人員對會計檔案管理的重要性認識不夠。從會計檔案的責任者、管理者、使用者分析，都存在對其重要性認識不足的問題。從責任者的角度看，一方面很多財會人員明知會計檔案管理是財務管理的重要環(huán)節(jié)，但秉持“鐵路警察，各管一段”的錯誤理念，認為僅是會計檔案管理人員的事，卻不知會計檔案的管理與其形成過程是緊密相關的；另一方面，會計檔案管理人員又認為每一份會計檔案在其各個責任環(huán)節(jié)分別有經(jīng)辦人、審核人、歸檔人等責任主體，會計檔案的管理就是保管和銷毀。從管理者的角度看，單位領導甚至財務負責人對資金管理和會計核算一般都很重視，但對會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理工作往往忽視。從使用者的角度看，在需要的時候會很重視會計檔案管理，但對會計檔案使用的相關手續(xù)辦理卻不很理解，甚至覺得繁瑣，對檔案管理人員不尊重。

（二）會計檔案管理制度不完善或執(zhí)行不嚴格。絕大多數(shù)行政事業(yè)單位沒有根據(jù)國家規(guī)定結合自身實際制定本單位會計檔案管理制度，或僅作為財務會計制度的一個部分。有些單位雖然有制度，但也沒有嚴格執(zhí)行。兩者共同的結果，往往是單位會計檔案管理職責不清、程序不嚴、要求不明、手續(xù)不全，久而久之，單位會計檔案管理就會錯漏叢生，問題不斷。

（三）會計檔案管理投入不足。一是硬件投入不足，表現(xiàn)在檔案存放場所過于簡陋、防盜防潮防火防蟲防光防溫防塵等設施不齊全、檔案陳列架、盒等存放設施不符合要求等，同時很多單位沒有電子檔案和圖片檔案管理設施；二是軟件方面，沒有配備必要的管理軟件、也沒有制定和嚴格執(zhí)行相應的制度措施；三是部分單位沒有配備專（兼）職會計檔案保管人員，已配備的單位，往往也存在業(yè)務素質不高的問題。

（四）會計檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作不規(guī)范。在立卷和歸檔上，有些單位沒有建立預設案卷制度，導致分類、立卷和歸檔混亂。在保管上，沒有建立會計檔案定期歸檔、入庫驗收等制度，導致部分會計檔案得不到及時歸檔整理，同時一些裝訂不規(guī)范、簽章不齊全的會計檔案“蒙混過關”進入了保管庫房。在查閱和銷毀上，主要是手續(xù)不齊全、交接不清楚、程序不規(guī)范，造成查閱困難、銷毀不及時、積案過多、毀損嚴重等。

二、主要原因分析

（一）單位沒有建立會計檔案人員長效培訓機制。會計檔案的整理歸檔一般都由會計人員完成，會計檔案案卷質量的高低則取決于會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟練程度。但是，幾乎所有單位都沒有組織相關人員進行會計檔案管理知識培訓，財政部門和檔案管理機構也很少進行相關業(yè)務指導，絕大多數(shù)的會計檔案歸檔和技術處理主要靠本單位老會計人員的言傳身教。這樣的后果：一是造成相關會計檔案管理人員和責任對象沒有規(guī)范的檔案法制意識；二是沒有規(guī)范的檔案管理技術可供借鑒和參考，容易和檔案事業(yè)發(fā)展的技術脫節(jié)；三是對會計檔案管理的重要性缺乏認識，在工作中容易忽視管理細節(jié)，責任心不強。

（二）檔案管理制度不完善、甚至缺失。由于行政事業(yè)單位類別較多，情況龐雜，很多行政事業(yè)單位對業(yè)務工作檔案很重視，管理制度很規(guī)范、措施也得力，但對會計檔案管理，往往認為僅是財務人員的事，沒有必要制定單獨的管理制度。特別是規(guī)模小、人員少的單位，由于財務工作業(yè)務量不大，單位會計有可能是外聘人員承擔，由于外聘人員流動性大，加之單位領導不熟悉財政財務管理工作，“費力不討好”的會計檔案管理很容易成為邊緣工作而無人過問，更別提制定和完善相應的會計檔案管理制度了。

（三）經(jīng)費不足，工作條件有限。一方面會計檔案管理作為單位內部管理的一部分，檔案主管部門和財政部門都沒有經(jīng)費投入的明確規(guī)定，其管理人員、管理場所、設施設備等經(jīng)費投入，一般是由單位領導臨時安排，沒有例行的經(jīng)費預算提供保障；另一方面很多單位領導和財會人員對會計檔案管理的重要性、專業(yè)性認識不足，難以保證會計檔案存放在時間、空間、設施、環(huán)境等方面得到足夠的重視，認為會計檔案只要不丟失就可以了，舍不得投入。

（四）會計檔案管理監(jiān)管力度不夠。在單位接受的各項會計業(yè)務檢查和審計工作中，很少有將會計檔案規(guī)范化管理作為檢要事項的情況。在單位內部，也很少有單位將會計檔案管理真正融入到財政財務管理工作的全過程，作為單位財政財務管理的固有環(huán)節(jié)來對待，很少建立各環(huán)節(jié)相互制約、相互促進的會計檔案監(jiān)管機制，影響了會計檔案的質量和管理的成效，最終影響會計檔案的有效利用。

三、對策建議

（一）加強會計人員檔案知識培訓，提高會計檔案管理意識和水平。首先，財政部門和各行政事業(yè)單位應高度重視會計檔案管理業(yè)務培訓，將會計檔案管理及操作技能培訓納入會計人員崗前培訓和繼續(xù)教育培訓的重要內容，努力使會計人員熟練掌握會計檔案整理的基本知識、基礎業(yè)務與操作技能，從源頭上做好會計檔案管理的基礎工作；其次，檔案主管機關要從規(guī)范管理的角度，對行政事業(yè)單位開展會計檔案管理的業(yè)務指導，進一步提高會計檔案管理的水平；最后，單位財務機構內部財務人員之間要做好“傳、幫、帶”工作，將好的意識、好的技術、好的經(jīng)驗認真?zhèn)鞒小?/p>

（二）全面梳理檔案管理流程，完善檔案管理制度。要根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》、《會計基礎工作規(guī)范》以及財政部《會計檔案管理辦法》等法規(guī)的規(guī)定，認真全面地梳理本單位會計檔案管理流程，結合自身實際，從“定崗位、定職責、定目標、定措施”等方面著手，制定契合本單位要求的檔案管理制度，落實檔案管理人員的崗位責任制。

（三）加大經(jīng)費投入，理順會計檔案管理體制。一方面要在硬件上加大投入，確保會計檔案管理場所和相關設施符合要求；另一方面要理順會計檔案管理體制，嚴格按照有關規(guī)定，明確會計檔案保管的責任機構，由財務部門將相關經(jīng)費列入本單位年度預算，保障檔案管理經(jīng)費有穩(wěn)定可靠的來源。此外，規(guī)模再小的單位，也要高度重視會計檔案管理問題，配備必要的場所，在人員更替時注重會計檔案的完整交接和保管，配備必要的保管設施并嚴格執(zhí)行相關制度。

（四）規(guī)范會計檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作

1、規(guī)范會計檔案立卷、歸檔。要結合本單位會計業(yè)務的內容、會計檔案的數(shù)量等實際，制定科學合理的立卷、歸檔方案，準備好預設案卷；二是及時規(guī)范整理會計檔案。日常產(chǎn)生的會計憑證要及時整理裝訂，規(guī)范封粘、簽章。在檢查確認憑證封面所列事項記載完整后進行裝訂，憑證厚薄要適中。裝訂完畢確保沒有散頁后按月份先后順序放入檔案盒中，并逐項填寫檔案盒上的內容；三是年度終了，若在手工記賬環(huán)境下，必須將活頁賬簿中的空白頁取出，并按賬頁編號順序填寫目錄，認真填寫賬簿啟用表，活頁賬簿、目錄及賬簿啟用表一并裝訂完成后封粘，裝訂人員在封粘處簽章；若在電算化會計情況下，年終要將打印輸出的各類會計賬頁分類整理，按科目及時間順序用號碼機打印序號后編制目錄，按科目填寫賬簿啟用表，分類分科目裝訂后封粘，裝訂人員在封粘處簽章。將會計報表分月逐頁編制序號，并按序號編制目錄，最后按時間先后順序裝訂，裝訂人員在封粘處簽章。其他會計資料的裝訂同會計報表的裝訂。

2、規(guī)范會計檔案的保管。已建立綜合檔案室的單位，會計檔案可由財會部門暫管一年后（便于財會部門查閱近期資料）按照相關規(guī)定交由綜合檔案室保管。沒有建立綜合檔案室的單位，財會部門要明確專（兼）職人員負責妥善保管會計檔案，會計人員交接時，要認真辦理交接手續(xù)。

3、建立嚴格執(zhí)行會計檔案的查閱、銷毀制度。一要嚴格會計檔案查閱利用手續(xù)，做到借出、送還、移交、銷毀各個環(huán)節(jié)都有規(guī)范的記錄，做到責任明確、內容完整、時間清楚；二要嚴格執(zhí)行會計檔案查閱審批制度，未經(jīng)有權限人員批準，任何人不得查閱會計檔案；三要嚴格執(zhí)行會計檔案銷毀規(guī)定。要特別突出檔案銷毀的法律意識，依法依規(guī)進行檔案銷毀。要嚴格按照會計檔案管理相關法規(guī)，對已到保管期限需要銷毀的會計檔案編制銷毀清冊，列明名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，并由單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，按規(guī)定不得銷毀，應當單獨抽出立卷并在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明，保管到未了事項完結時為止。銷毀會計檔案時，應嚴格執(zhí)行由相關部門監(jiān)銷制度。

（五）加大會計檔案管理的監(jiān)管力度。財政、審計、稅務等部門在進行各項業(yè)務檢查時，應將會計檔案的規(guī)范化管理作為檢查的重要內容，促使單位規(guī)范會計檔案管理，進一步提高會計檔案管理水平，充分發(fā)揮會計檔案的重要利用價值。單位內部應將會計檔案監(jiān)管作為內部控制的重要內容，融入單位財政財務管理的相關制度之中，在日常管理中嚴格遵循，形成長效機制。

以上是筆者對會計檔案管理的一些粗淺認識，若有不當之處，敬請大家提出寶貴意見，共同探索，使會計檔案管理走上規(guī)范化的軌道。

篇9

西氣東輸工程檔案管理部門在開展工作之初，就遇到因合同中未包含有關工程資料要求的條款，在要求乙方單位提交相關資料時發(fā)生扯皮現(xiàn)象的情況。檔案部門及時協(xié)調合同管理部門，向他們說明問題，提出在合同簽訂時加入檔案有關要求條款的想法，努力取得他們的支持。開始一個階段，是合同管理部門在審核合同時，代檔案部門審核是否包括檔案有關要求條款，但受專業(yè)所限，合同管理人員不了解檔案有關要求，每次都要與檔案部門溝通后才能確定檔案有關條款，于是，在合同管理部門修訂合同會審程序時，就加入了檔案部門會審環(huán)節(jié)，由檔案部門自己審核，確保了合同中都加入明確檔案有關要求的條款，相關條款主要是以下兩個方面：

1.有關項目檔案要求的條款。各部門簽訂的合同中，必須要結合合同內容，編寫具體條款，明確合同執(zhí)行完畢時合同乙方應向甲方提交的項目檔案的范圍、內容、版本、套數(shù)、時間以及對所提交的項目檔案的整理、歸檔責任。這項條款使合同乙方單位在簽署合同時，就對檔案要求有了概念，也明確了檔案的有關要求，避免了合同結束時，就合同執(zhí)行中產(chǎn)生的資料的歸檔問題發(fā)生扯皮現(xiàn)象。

2.有關檔案保證金的條款。在合同中設立有關檔案保證金的條款，預留項目檔案質量保證金。這筆預留款的多少，由制定合同的各有關部門來確定。施工合同中，檔案保證金可與工程質量保證金捆綁在一起，通常在合同價款的10％左右。這項條款加入了經(jīng)濟制約手段，把項目檔案的編制和提交作為工程實施的一項內容，不完成就無法拿到完整的工程款，強制合同乙方單位及時認真完成。

通過合同會審流程中加入檔案審核的環(huán)節(jié)，強化了各部門的檔案管理意識，在全公司范圍內建立了通過合同簽訂環(huán)節(jié)控制檔案管理的概念，避免了合同資料歸檔時的扯皮現(xiàn)象，促進了工程檔案歸檔工作。隨著公司員工檔案意識的不斷加強，經(jīng)協(xié)商，檔案部門、合同管理部門在修訂合同管理程序時，直接將檔案有關要求條款寫入公司通用合同范本的專用條款中。也就是說，按照公司合同范本，公司簽訂的每一份合同，都有關于資料要求的不可省略的專用條款，省去了檔案部門的審核過程，在簡化合同會審流程的同時，達到了通過合同簽訂環(huán)節(jié)強化檔案管理的目的。

二、強化合同執(zhí)行過程中的檔案管理

工程開展過程中，對工程資料進行及時收集、整理和編制對于保證工程檔案的真實性、準確性至關重要，西氣東輸檔案部門注重合同執(zhí)行中的過程管理，強化過程培訓、指導、檢查工作，及時了解工程資料產(chǎn)生、收集、編制情況，督促參建單位竣工資料編制工作。

1.加強項目檔案編制管理培訓工作。根據(jù)實際需要，檔案部門在工程整體開工前、分段開工前、工程進展中可組織開展靈活多樣的各類檔案培訓。培訓中明確項目檔案編制要求及各方責任，下發(fā)項目檔案編制手冊、表格模板等，指導項目檔案表格的填寫方法等。做到項目開工之初，各參建單位就清楚項目檔案的編制要求和方法。

2.不定期開展項目檔案編制現(xiàn)場指導、檢查工作。參建單位因為工期忙、人員緊張等多方原因，項目檔案管理工作容易滯后，必須要有外力推動參建單位實現(xiàn)項目檔案編制工作與工程建設同步的目標。檔案部門積極主動開展工作，將檔案指導、檢查、督促工作延伸到工程一線。在西氣東輸工程開展過程中，檔案部門開展了大量的沿線竣工資料編制檢查、指導工作，通過現(xiàn)場檢查、指導，不僅能隨時了解各單位檔案收集、編制工作的進展情況，發(fā)現(xiàn)存在問題使之得到及時糾正和整改，還可提高項目經(jīng)理對檔案管理的重視程度，配備足夠人力、物力進行項目檔案編制工作，保證項目檔案編制進度。

3.通過竣工資料監(jiān)理周報制度，強化工程檔案過程控制。西氣東輸工程橫跨新疆至上海十一個省、市、自治區(qū)，工程檔案過程監(jiān)控難度大，檔案部門充分發(fā)揮監(jiān)理職能，建立“竣工資料監(jiān)理周報制度”，要求監(jiān)理對所轄區(qū)段參建單位竣工資料工作定期檢查、巡回指導和監(jiān)督，每周匯總區(qū)段參建單位竣工資料編制情況，形成竣工資料監(jiān)理周報，上報到工程和檔案管理部門。通過監(jiān)理單位對參建單位竣工資料日常管理、時時監(jiān)督，加強參建單位對檔案、竣工資料的管理力度，從而實現(xiàn)了檔案部門對西氣東輸全線竣工資料的過程控制。

在合同執(zhí)行過程的跟蹤管理中，檔案部門會及時發(fā)現(xiàn)檔案編制工作嚴重滯后或忽視項目檔案管理的情況，通過協(xié)商工程管理部門，采取延遲支付合同進度款措施，強制項目檔案管理薄弱的參建單位重視項目檔案編制工作，確保工程資料收集及時、編制整理規(guī)范，建立了全線竣工資料編制管理工作與工程建設同步的良好局面。

三、通過財務付款程序，嚴把合同付款關

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1、立卷整理的文件、材料一般在第二年的一季度向檔案室移交。

2、基建檔案在工程竣工驗收后一個月內向檔案室移交。

3、財務專業(yè)檔案由財務人員保管一年，期滿后，由財務人員編造清冊向檔案室移交。

4、股室、單位編制的年度報表，經(jīng)上級批復后，送交一份給檔案室存檔。

5、照片(底片)錄音、錄像在辦理完畢后，及時送檔案室歸檔。

6、各類榮譽證(如獎牌、獎狀、錦旗等)要及時送檔案室保存。

三、歸檔要求：

1、必須按照立卷歸檔的范圍，將應歸檔的文件材料收集齊全、完整。

2、歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，科學分類、立卷和編目。

3、案卷標題應簡明確切，并注明保管期限。

4、歸檔的案卷必須編制移交目錄，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對并履行簽字手續(xù)。

5、重要檔案實行多套制。

四、檔案借閱、查閱：

1、局機關檔案室收藏的檔案，原則上對局屬股室、單位和本系統(tǒng)上、下級機關服務；外系統(tǒng)確因工作需要需查閱的，須持單位介紹信經(jīng)批準方可提供。

2、查閱檔案、資料必須首先填寫《檔案借閱及效果登記表》。未履行登記手續(xù)者，檔案室拒絕提供檔案、資料。查閱檔案者，要將利用效果反饋檔案室。

3、查閱涉及機密性質的檔案，必須經(jīng)分管辦公室的局領導批準，其它檔案由辦公室主任批準。

4、查閱者應愛護檔案、資料，不準將卷皮弄臟，嚴禁在文件、資料上劃線、打折作記號、折角，更不允許涂改和拆撕檔案、資料。查閱時，禁止吸煙，違者按情節(jié)輕重追究責任。

5、借閱檔案者不能隨便進入庫房，只能調卷在閱文室查看，要摘抄的或要復印的需經(jīng)辦公室主任批準。

五、檔案保管

1、定期或不定期對所有檔案的保管情況進行認真檢查，做到一周一小查，一月一大查，特殊情況或意外事故及時查。發(fā)生意外，應及時采取有效補救措施。

2、檔案庫房必須堅固，有防盜、防火、防蟲、防潮、防鼠、防塵、防高溫等安全措施，保持適當?shù)臏囟群蜐穸取?/p>