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篇1

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）02-0064-01

王麗（1982-），吉林德惠人，德惠市人力資源和社會保障局初級助理管員。

一、檔案數(shù)字化管理的必然性

首先，檔案數(shù)字化是時(shí)展的必然。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)的發(fā)展，使分散于不同載體、不同地點(diǎn)的信息得以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲。通過網(wǎng)絡(luò)互通，實(shí)現(xiàn)共享利用，方便快捷，因此形成了大量的數(shù)字化檔案。同時(shí)，數(shù)字化檔案也有很多傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所不能代替的優(yōu)勢，如數(shù)字化檔案節(jié)省占地空間，查閱方便，節(jié)約了保管費(fèi)用，避免了人力浪費(fèi)。數(shù)字化檔案傳遞快速，利用及時(shí)，大大提高了工作效率。因此，檔案數(shù)字化將是未來時(shí)展的必然趨勢。隨著數(shù)字化檔案的興起，檔案管理數(shù)字化必然應(yīng)運(yùn)而生。檔案管理數(shù)字化是發(fā)展的必然要求，也是因?yàn)槠溆胁豢商娲淖饔谩Ｊ紫?，?shù)字化管理更有利于保護(hù)檔案。因?yàn)樵趯鹘y(tǒng)檔案資源數(shù)字化的過程中，必將能夠發(fā)現(xiàn)檔案中不完整和欠缺部分，便于及時(shí)補(bǔ)齊，同時(shí)檔案的數(shù)字化存儲還可以彌補(bǔ)紙張字跡模糊、污損的問題。檔案數(shù)字化后成為原紙質(zhì)檔案的副本，相當(dāng)于一個(gè)備份，極大限度地保護(hù)了原件資料的完整性。其次，檔案管理數(shù)字化也有利于改進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量，提高歸檔、立卷、查詢效率。

二、檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容

數(shù)字化管理主要內(nèi)容包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)以及安全保障體系建設(shè)等內(nèi)容。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是指是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源各方面制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過程，對于確保數(shù)字化檔案管理的安全、暢通具有十分重大的意義。

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)指網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備的建設(shè)，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要包括檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，關(guān)系到檔案數(shù)字化管理的速度與質(zhì)量。檔案信息化資源建設(shè)包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要指數(shù)據(jù)庫建設(shè)。人才建設(shè)指專業(yè)人才，特別是既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，是當(dāng)前數(shù)字化檔案管理工作所需要的。

最后是檔案數(shù)字化管理所需的安全保障體系建設(shè)，檔案數(shù)字化管理過程需要有強(qiáng)大的安全保障體系支撐，這是一項(xiàng)復(fù)雜而龐大的系統(tǒng)工程，主要應(yīng)該由以下五個(gè)要素組成：法制標(biāo)準(zhǔn)保障、基礎(chǔ)設(shè)施保障、組織管理保障、安全技術(shù)保障和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制。積極促進(jìn)檔案整體信息化應(yīng)用水平的全面提高，為信息化建設(shè)保駕護(hù)航。

三、檔案管理數(shù)字化要把握的環(huán)節(jié)

我國的檔案管理數(shù)字化建設(shè)剛剛發(fā)展，其中有需要改善的環(huán)節(jié)，也有需要注意避免的問題。

（一）避免資源的浪費(fèi)

電子文件與紙質(zhì)文件的雙重保管容易造成資源的浪費(fèi)，有些檔案已經(jīng)形成了廣泛傳播的電子文件，就沒有必要轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文檔再保存一次。因此，除了對已有珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化再傳播和保存外，后續(xù)檔案的管理就要注意避免資源浪費(fèi)的問題。

（二）提高數(shù)字化檔案利用率

數(shù)字化檔案具有非常方便快捷的優(yōu)勢，這是紙質(zhì)檔案無法比擬的。其傳播快捷、查閱快捷、使用快捷，因此，完全有理由提高數(shù)字化檔案的利用率，使之充分發(fā)揮作用。但現(xiàn)實(shí)往往不盡如人意，人們對于浩瀚的網(wǎng)絡(luò)資源往往只利用了其20%的功能。因此，要提高數(shù)字化檔案的利用率，首先應(yīng)該建立起檔案電子化的系統(tǒng)工程，做好系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)，配套設(shè)備選型，檔案管理軟件的開發(fā)和采用，檔案整理和錄入，備份和安全措施也要做好。面對大量的查詢和共享，檔案管理系統(tǒng)的設(shè)備首先要選用雙服務(wù)器的設(shè)備，并進(jìn)行雙備份，同時(shí)設(shè)置查詢系統(tǒng)，為資源共享提供方便。

（三）提高檔案管理人員隊(duì)伍水平

檔案管理要轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，檔案管理工作也由原來的勞動密集型工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹R技能型工作。這就要求檔案管理人員的知識技能水平也要有相應(yīng)的提高，這一方面包括檔案整理者的宏觀分析能力，準(zhǔn)確識別有效檔案進(jìn)行歸檔；另一方面，根據(jù)眾多使用者的要求提供準(zhǔn)確的檔案。這都要求檔案管理者具有一定的知識技能水平，需要高素質(zhì)技能的信息化人才。因此，管理部門要加強(qiáng)檔案管理人員這方面的培訓(xùn)，提高電子文件管理意識，加快工作轉(zhuǎn)型，提高檔案管理水平。

四、檔案管理數(shù)字化中對電子檔案的管理

（一）電子檔案的鑒定

在歸檔管理前，首先要對檔案進(jìn)行鑒定。鑒別檔案的價(jià)值以確定管理期限，對無保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行刪除和銷毀。對電子檔案的有效鑒別是保證檔案管理工作準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的前提。

（二）電子檔案的著錄歸檔

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醫(yī)院檔案醫(yī)院的一筆寶貴財(cái)富，對于醫(yī)院各項(xiàng)管理經(jīng)營、科研創(chuàng)新、文化建設(shè)都有著舉足輕重的意義。檔案是醫(yī)院開展日常經(jīng)營活動的重要基礎(chǔ)。譬如，病歷檔案是醫(yī)院開展醫(yī)療服務(wù)的有效憑據(jù)，具有法律效力，當(dāng)發(fā)生醫(yī)療糾紛時(shí)，舉證倒置原則下，醫(yī)院可以依據(jù)患者的病歷檔案進(jìn)行維權(quán)，保護(hù)醫(yī)院和患者的正當(dāng)權(quán)益。而人事檔案記錄了醫(yī)院所有人員的各項(xiàng)資料，是現(xiàn)代醫(yī)院隊(duì)伍建設(shè)、人力資源優(yōu)化、崗位結(jié)構(gòu)調(diào)整等的重要依據(jù)。數(shù)字化檔案管理是醫(yī)院信息化建設(shè)的內(nèi)容之一，也是當(dāng)前我國醫(yī)療行業(yè)轉(zhuǎn)型的必然要求。

1 檔案數(shù)字化管理中存在的問題

1.1 人才制約

專業(yè)人才的缺乏是當(dāng)前檔案數(shù)字化管理的最大障礙。由于缺乏專業(yè)人才，醫(yī)院在開展檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)不能有效地開展整體規(guī)劃和具體細(xì)節(jié)的制定。即使數(shù)字平臺搭建好后，也會由于檔案工作缺乏必須的網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)，而導(dǎo)致平臺的利用名不副實(shí)。此外，部分醫(yī)院甚至是由其他員工兼職檔案管理，其工作能力不但有待考量，甚至其工作熱情和日常工作量都難以保證。

1.2 制度有待完善

醫(yī)院檔案是醫(yī)院人在長期社會實(shí)踐活動中留存下來的歷史真跡[1]。它記錄了醫(yī)院在不同發(fā)展階段包括前身、建設(shè)規(guī)劃、基礎(chǔ)建設(shè)、財(cái)務(wù)活動、設(shè)備科研、黨建工作等在內(nèi)等的各項(xiàng)事務(wù)，保存好醫(yī)院檔案能夠使我們?nèi)娴卣J(rèn)識醫(yī)院的發(fā)展軌跡以及歷史沿襲。不同性質(zhì)的檔案管理有著不同的要求。但目前醫(yī)院的檔案工作由于多種限制而存在粗放式管理，制度籠統(tǒng)松懈，針對性不強(qiáng)。因此造成了檔案出現(xiàn)遺漏遺失、損壞甚至是偷盜篡改。這樣不僅不利于檔案的長期有序管理，而且還可能使醫(yī)院的內(nèi)部信息、保密成果受到破壞與泄露。

1.3 檔案管理意識落后

開始醫(yī)療改革后，醫(yī)院公益性質(zhì)和事業(yè)單位性質(zhì)逐漸削弱，醫(yī)療服務(wù)和經(jīng)濟(jì)利益成為了其發(fā)展的主要方向，像檔案管理這類后勤保障類的工作逐漸受到冷落。致使在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層以及檔案人員都逐漸放松了對檔案工作的管理。這樣下來，致使檔案工作的物理環(huán)境、經(jīng)費(fèi)投入、人員制度保障等都難以滿足檔案管理的正常需求，更談不上檔案的數(shù)字化管理。

2 提升醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的對策建議

2.1 樹立醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化觀念

數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的基本發(fā)展思路。醫(yī)院開展檔案數(shù)字化工作，必須首先轉(zhuǎn)變觀念，摒棄傳統(tǒng)的人工操作。醫(yī)院管理層應(yīng)積極樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念，深刻認(rèn)識檔案數(shù)字化發(fā)展對于提升檔案管理成效，構(gòu)建醫(yī)院信息化體系的重要意義。檔案部門應(yīng)當(dāng)深刻到當(dāng)前形勢下檔案工作肩負(fù)著提升醫(yī)療水平，創(chuàng)新工作局面的承前啟后職能。檔案人員應(yīng)當(dāng)盡早樹立數(shù)字化意識，同時(shí)積極開展學(xué)習(xí)。只有首先樹立了現(xiàn)代檔案管理意識，才能確保數(shù)字化工作的有序開展。

2.2 推進(jìn)檔案數(shù)字平臺建設(shè)

數(shù)字化檔案管理應(yīng)當(dāng)充分依托醫(yī)院的信息化平臺。一是積極在醫(yī)院局域網(wǎng)內(nèi)積極構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，重點(diǎn)建立檔案的電子資源庫。從而逐步實(shí)現(xiàn)手工作業(yè)向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)型。二是重點(diǎn)開發(fā)檔案網(wǎng)絡(luò)與醫(yī)院信息化平臺的有效對接和信息共享。實(shí)現(xiàn)平臺對接和信息共享后，檔案的采集與篩選工作就可以直接通過信息平成，而不必再經(jīng)過紙質(zhì)資料這一過程。三是開展重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案管理。對于醫(yī)院的科研立項(xiàng)、管理試點(diǎn)等重大項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)建立獨(dú)立檔案，并與其所屬檔案分類項(xiàng)目的管理并行。同時(shí)積極協(xié)助課題組完成項(xiàng)目立項(xiàng)、資料整理、建檔歸檔及組卷等工作。此外還應(yīng)當(dāng)適當(dāng)開放醫(yī)院檔案，為醫(yī)院的醫(yī)療科研、經(jīng)營管理、文化建設(shè)等工作提供資料與參考。

2.3 加快傳統(tǒng)作業(yè)與數(shù)字化融合

從目前來看，醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化仍然處于降低水平。僅僅是人工的手寫記錄操作轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮有问?，而遠(yuǎn)沒有實(shí)現(xiàn)依托計(jì)算機(jī)技術(shù)的信息處理平臺。筆者認(rèn)為，今后醫(yī)院開展數(shù)字化檔案管理工作應(yīng)當(dāng)著重將檔案管理從傳統(tǒng)人工向數(shù)字自動轉(zhuǎn)變。實(shí)際上，傳統(tǒng)檔案管理是其數(shù)字化的前提和基礎(chǔ)，也是其過渡階段的重要輔助工具。這兩者之間既有形式上的區(qū)別，又有著內(nèi)在聯(lián)系。因此醫(yī)院在推進(jìn)數(shù)字化檔案工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分依托傳統(tǒng)檔案管理，積極開展數(shù)字化的檔案業(yè)務(wù)再造，分階段分步驟地開展數(shù)字化改造。

2.4 開展軟件硬件建設(shè)

在醫(yī)院科技檔案數(shù)字化建設(shè)過程，要以計(jì)算機(jī)分布和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施為基礎(chǔ)的硬件建設(shè)[2]。數(shù)字檔案管理的建設(shè)不可一蹴而就，需要全院上下全員參與。它涉及廣泛，包括了網(wǎng)絡(luò)工程、軟件系統(tǒng)、硬件支撐、信息的采集處理及存儲規(guī)則、網(wǎng)絡(luò)安全等諸多技術(shù)問題。筆者認(rèn)為醫(yī)院當(dāng)前的檔案數(shù)字化工作應(yīng)當(dāng)從以下方面入手：一是積極開展軟硬件建設(shè)[3]。硬件建設(shè)，包括基礎(chǔ)的機(jī)房、計(jì)算機(jī)、辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)通信等。醫(yī)院前期應(yīng)積極投入資金，加強(qiáng)硬件環(huán)境建設(shè)，開發(fā)引進(jìn)軟件平臺。在構(gòu)建信息平臺的過程中，重視平臺的移植性和實(shí)用性。二是積極統(tǒng)籌檔案資源。由于醫(yī)院檔案管理工作覆蓋面廣，包括了醫(yī)院建設(shè)沿襲、人事檔案、病例資料、科研成果等等。這些檔案由于長期采用封閉式的人工管理，其中本身就存在著一些歸檔錯誤、填寫不規(guī)范、資料破損遺失等問題。因此在開展檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)有檔案工作進(jìn)行全面的梳理與校驗(yàn)。同時(shí)醫(yī)院內(nèi)部深入調(diào)研檔案資料采集、篩選、審核以及保管過程存在的問題，也為今后的數(shù)字化發(fā)展提供參考。

2.5 加強(qiáng)數(shù)字化檔案隊(duì)伍建設(shè)

數(shù)字化檔案管理工作除了在軟硬件環(huán)境上需要醫(yī)院積極投入資金，購買基礎(chǔ)設(shè)備，引進(jìn)信息平臺。現(xiàn)代檔案工作應(yīng)盡早從傳統(tǒng)的手工作業(yè)步入自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理階段[4]。醫(yī)院應(yīng)將人員培訓(xùn)納入數(shù)字化檔案管理的實(shí)施路徑中。檔案人員應(yīng)當(dāng)盡快轉(zhuǎn)變心態(tài)，樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念。盡早圍繞數(shù)字化工作成立專業(yè)小組，積極開展檔案調(diào)研，引進(jìn)其他醫(yī)院成功的數(shù)字化檔案建設(shè)模式與經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)聯(lián)合醫(yī)院信息中心積極制定數(shù)字化檔案工作的實(shí)施路徑、步驟等問題，邀請專業(yè)數(shù)字化檔案人員來院開展工作指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。從而加速數(shù)字檔案工作的進(jìn)程，并提高人員數(shù)字化業(yè)務(wù)操作水平。

3 結(jié)語

隨著社會現(xiàn)代化進(jìn)程的持續(xù)推進(jìn)，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為了趨勢。然而數(shù)字化并非可一蹴而就的。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極樹立檔案管理的數(shù)字化觀念，推進(jìn)檔案數(shù)字平臺建設(shè)，加快傳統(tǒng)作業(yè)與數(shù)字化融合，同時(shí)開展軟件硬件建設(shè)以及加強(qiáng)數(shù)字化檔案隊(duì)伍建設(shè)。只有始終圍繞檔案數(shù)字化管理，多管齊下，結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際采取多種舉措，才能有效提升醫(yī)院的檔案管理成效，建設(shè)一條特色數(shù)字化檔案管理路子。

參考文獻(xiàn)

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[2] 胡均蘭，吳舟，張玲. 對醫(yī)院檔案管理工作的思考[J]. 中國科技信息，2005，01（08）：2058-2059.

篇3

根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學(xué)校重要的教育歷史，具有很重要的價(jià)值，因此必須加大對檔案管理的重視。根據(jù)目前的情況來看，主要對其總結(jié)了以下這幾個(gè)方面特點(diǎn):第一，學(xué)校每年都會“迎來送往”，送走很多畢業(yè)生。同時(shí)會招來很多新生，這對高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對新入學(xué)學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，也要對畢業(yè)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行遷出或改動，此時(shí)檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量巨大、變動較為頻繁等一系列特點(diǎn)，再加上要對學(xué)生其他檔案的維護(hù)和保存，都需要耗費(fèi)大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，各個(gè)高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在各種差異性，導(dǎo)致各高校之間對于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來了障礙。第三，檔案數(shù)字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點(diǎn)，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續(xù)就以上特點(diǎn)結(jié)合電子化檔案管理進(jìn)行應(yīng)用分析。

二、檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)

過去傳統(tǒng)的檔案管理模式是在每個(gè)部門分出一個(gè)檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過去的高校檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用，但是就目前社會的管理模式來看，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然是無法滿足現(xiàn)狀的，因此必須在過去傳統(tǒng)的管理模式中，創(chuàng)建一種新的管理模式，那就是應(yīng)運(yùn)而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開放性的管理體系，是對傳統(tǒng)檔案管理的一種補(bǔ)充及升華，使得檔案管理的質(zhì)量和效率得到進(jìn)一步的提高。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為高校檔案管理的一種發(fā)展趨勢，各種新型產(chǎn)品正不斷被研發(fā)出來并得到廣泛性地應(yīng)用，也使得檔案管理在模式上發(fā)生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數(shù)字化在高校中的管理功能也變得越來越強(qiáng)大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計(jì)算機(jī)緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機(jī)讀的形式，就這一點(diǎn)來說是和傳統(tǒng)的檔案管理存在很大的區(qū)別的。在信息的使用中，需要將有價(jià)值的信息在檔案信息這一系統(tǒng)中檢索出來，對此就必然要求檔案管理系統(tǒng)的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實(shí)性以及價(jià)值性。

三、電子檔案使用的途徑

電子檔案所具備的很多特點(diǎn)都是傳統(tǒng)檔案所不具備的，像查準(zhǔn)率以及查全率等等，這些都是傳統(tǒng)檔案對于現(xiàn)代化的電子檔案管理所不能比擬的，對此為了提高工作效率，應(yīng)充分利用電子檔案的優(yōu)勢，使其優(yōu)越性得到展現(xiàn)。當(dāng)前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點(diǎn)：

（一）提供拷貝

在對電子檔案進(jìn)行使用的過程中，主要的一個(gè)途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個(gè)檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉(zhuǎn)換為一種通用的格式，然后再讓使用者對檔案進(jìn)行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設(shè)施條件，對此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來。

（二）通信傳輸

通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過計(jì)算機(jī)將所使用的檔案進(jìn)行相互傳輸，這是當(dāng)前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過程中沒有地域限制的特點(diǎn)，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節(jié)省了大量的人力以及財(cái)力。

（三）直接利用

所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計(jì)算機(jī)對電子檔案進(jìn)行查詢，這樣一來可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統(tǒng)一時(shí)間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關(guān)的技術(shù)支持。

四、檔案數(shù)字化管理的重要作用

檔案數(shù)字化管理是一種現(xiàn)代化的信息管理模式，該模式是將原來紙質(zhì)記載的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息進(jìn)行保存，這樣方便存儲和查閱，而且電子智能化的記載儲存有利于管理。數(shù)字智能化的管理模式能把相關(guān)的檔案按照不同的類別進(jìn)行數(shù)字化儲存，還可以儲存音頻資料，對于及時(shí)的信息反饋還能做出詳細(xì)的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數(shù)字化的管理模式可以方便管理，在工作的過程當(dāng)中可以進(jìn)行電子傳遞閱覽，可以節(jié)約時(shí)間，提高工作效率。利用數(shù)字化的管理模式搜集的數(shù)據(jù)，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開展。其次，在電子化的智能管理中，把相關(guān)的資料儲存在文檔的資料庫當(dāng)中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點(diǎn)就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準(zhǔn)確性，不容易產(chǎn)生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率，這便是現(xiàn)代數(shù)字智能化管理模式的優(yōu)點(diǎn)。再次，數(shù)字智能化的管理模式可以隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，保證資料的時(shí)效性，能方便員工的查閱和使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載信息需要大量的人工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和整理，現(xiàn)在的數(shù)字智能化的管理可以利用高科技的電子產(chǎn)品快速地完成工作，只要輕輕地點(diǎn)擊鼠標(biāo)就能夠完成整個(gè)的統(tǒng)計(jì)整理到儲存的過程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數(shù)字化的管理模式可以使整個(gè)的辦公流程順暢無阻，節(jié)省了很多的人力和時(shí)間，使材料的管理更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化。所以，在社會快速發(fā)展的今天，高校檔案管理采用數(shù)字化的管理模式是符合時(shí)代需求的。然而目前，我國在運(yùn)用數(shù)字化的管理過程當(dāng)中，還存在很多的困難沒有克服，還沒有熟練地掌握數(shù)字化的管理模式，需要進(jìn)一步的學(xué)習(xí)與實(shí)踐。數(shù)字化的管理模式分為以下幾個(gè)工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現(xiàn)在的數(shù)字化管理模式當(dāng)中，利用科技化的電子產(chǎn)品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進(jìn)行數(shù)字化的管理過程當(dāng)中，對相關(guān)的信息進(jìn)行數(shù)字化的編碼，使相關(guān)的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個(gè)資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當(dāng)中進(jìn)行相關(guān)的檢查，去掉一些沒有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對于資料文件的管理至關(guān)重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認(rèn)真對待。4、管理資料。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保管有很多嚴(yán)格的要求，要保證紙質(zhì)資料環(huán)境的干燥、清潔等，要防止火災(zāi)的發(fā)生，防止被水淹沒，而數(shù)字化管理則不用擔(dān)心這些問題。現(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案管理相對過去簡單多了，在對資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，主要依靠高科技產(chǎn)品進(jìn)行自動化的統(tǒng)計(jì)，可以節(jié)約時(shí)間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數(shù)字化的管理模式可以使數(shù)字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節(jié)省很多的時(shí)間、精力；在編排資料中，利用計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時(shí)還可以進(jìn)行資料共享，促進(jìn)高校之間的合作。然而在數(shù)字化的管理中，為保證資料不流失，就要對每一道操作程序進(jìn)行加密處理，防止相關(guān)的資料泄露，造成不必要的損失。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)比較復(fù)雜，在相關(guān)的操作過程當(dāng)中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸?shù)倪^程當(dāng)中，要進(jìn)行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進(jìn)行正當(dāng)?shù)牟僮?，這樣才能保證信息的安全。

五、如何規(guī)范檔案數(shù)字化管理

在檔案數(shù)字化管理模式當(dāng)中存在著很多的問題，涉及到電子科技產(chǎn)品的使用，電子科技產(chǎn)品是一個(gè)很復(fù)雜的產(chǎn)物，如果操作不當(dāng)就會對學(xué)?；蛘邔W(xué)生造成很大的損失，所以在進(jìn)行數(shù)字化的信息管理的時(shí)候，要嚴(yán)格規(guī)范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，保障資料的安全

要想安全地管理學(xué)校內(nèi)部資料，就必須完善相關(guān)的管理體系，加強(qiáng)高校檔案的內(nèi)部管理，對學(xué)校內(nèi)部工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高內(nèi)部人員的操作能力。在進(jìn)行數(shù)字化的儲存模式當(dāng)中存在著很多的問題，在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)世界，安全隨時(shí)受到威脅，如果操作不當(dāng)或者沒有做好保密防范工作，隨時(shí)都有可能為學(xué)校帶來相當(dāng)大的損失。所以要定期對電腦系統(tǒng)進(jìn)行升級管理，請專業(yè)的維修人員進(jìn)行專業(yè)的維修工作，對于電腦要進(jìn)行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數(shù)字化的管理順利地進(jìn)行。

（二）規(guī)范操作，減少損失

以往在信息的管理過程當(dāng)中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會帶來相應(yīng)的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應(yīng)該對于信息進(jìn)行嚴(yán)格的加密處理，不要把密碼告訴無關(guān)的人，應(yīng)該避免密碼被更多的人知道，所以應(yīng)該建立一個(gè)完整的管理體系，每個(gè)人都要認(rèn)真地對待工作，對于信息要加強(qiáng)管理，對于資料的管理更加的嚴(yán)謹(jǐn)，在使用資料的過程當(dāng)中，要時(shí)刻注意網(wǎng)絡(luò)的安全，加強(qiáng)防范意識。

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一、檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容

檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以多種類型的檢索關(guān)鍵字為基礎(chǔ)以便于快速檢索；載體檔案的數(shù)字化，是檔案信息數(shù)字化的主體對象，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描與信息處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等新技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化，最后以數(shù)字化的形式存儲、與網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、檔案信息數(shù)字化存在的安全隱患

（一）制度建設(shè)層面缺失。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，要求在開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)時(shí)，必須制定相應(yīng)健全的管理制度，以確保檔案信息數(shù)字化工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)有據(jù)可依。但是在實(shí)際工作中，一些單位對制度建設(shè)不重視，使得在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中，沒有建立相應(yīng)的管理制度用于規(guī)范工作行為，使其在檔案數(shù)據(jù)采集與加工、檔案數(shù)據(jù)存儲及管理、檔案數(shù)據(jù)查詢利用過程中責(zé)任主體不明，無章可循。（二）技術(shù)上的不安全因素。1.使用國外技術(shù)和產(chǎn)品帶來的安全隱患。目前我國大多數(shù)的檔案信息系統(tǒng)所需要硬件、軟件均沒有實(shí)現(xiàn)國產(chǎn)化。我國數(shù)字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產(chǎn)品和技術(shù)特別是操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)都存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患。2.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計(jì)算機(jī)為終端，采用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)并用的方式是一個(gè)很好的解決方案。不同應(yīng)用系統(tǒng)（管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng)）之間的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于相對隔離的狀態(tài)，而且設(shè)有必要的防護(hù)措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時(shí)刻存在。3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊是一個(gè)世界范圍內(nèi)的信息安全難題，雖然近年來我國計(jì)算機(jī)安全技術(shù)領(lǐng)域有了長足進(jìn)步，但它們或多或少在技術(shù)上還存在不完善的地方，在維護(hù)檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用，實(shí)施這個(gè)過程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會影響到檔案數(shù)據(jù)的安全。例如，人為的操作失誤，導(dǎo)致數(shù)字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業(yè)操守欠缺，為私利對數(shù)據(jù)有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責(zé)任心不強(qiáng)造成備份數(shù)據(jù)丟失、損毀等，這些都對檔案信息安全構(gòu)成威脅。

三、檔案信息數(shù)字化安全的具體措施

（一）制度建設(shè)層面完善。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，制定切實(shí)可行的信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲、信息與利用等方面的安全管理規(guī)章制度和操作規(guī)程。在制度中，要根據(jù)工作人員不同的專業(yè)特長，進(jìn)行合理的工作安排，要有明確分工、明確責(zé)任主體、權(quán)限分明，做到在檔案信息數(shù)字化過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都有人負(fù)責(zé)。發(fā)生泄密或其他事故時(shí)要有相應(yīng)的倒查機(jī)制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數(shù)字檔案信息記錄備份要求，對備份時(shí)間、格式、份數(shù)有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查的內(nèi)容和時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)，指定檢查的人員。（二）提高技術(shù)層面安全防護(hù)能力。檔案信息數(shù)字化安全防護(hù)能力在技術(shù)層面上的提高是包括硬件設(shè)施、軟件設(shè)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)、通信安全的一個(gè)綜合性課題。（1）應(yīng)提高我國具有自主知識產(chǎn)權(quán)硬件及軟件的使用率，在核心設(shè)備上可以用國產(chǎn)替代的，要堅(jiān)決使用國產(chǎn)設(shè)備。（2）應(yīng)保障存儲設(shè)備的安全，建立符合標(biāo)準(zhǔn)的電子設(shè)備信息機(jī)房。（3）對內(nèi)部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)要進(jìn)行物理隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)對內(nèi)網(wǎng)的非法訪問。（4）應(yīng)長期跟蹤軟件的使用效果，發(fā)現(xiàn)并及時(shí)修補(bǔ)軟件的安全漏洞，并按要求配備經(jīng)國家有關(guān)部門認(rèn)證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機(jī)制與規(guī)范，及時(shí)做好數(shù)據(jù)的備份。（6）建立嚴(yán)格的數(shù)字化檔案信息的安全防范機(jī)制，包括信息登錄訪問控制、用戶權(quán)限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進(jìn)程中建立數(shù)字化檔案傳輸安全控制，包括網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養(yǎng)。無論是制度建設(shè)還是技術(shù)手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養(yǎng)方面應(yīng)注意：（1）做好檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力。（2）加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)和相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使相應(yīng)的人員具備較高的職業(yè)操守和較強(qiáng)的法紀(jì)意識。（3）結(jié)合檔案數(shù)字化管理自身的特點(diǎn)，通過定期的培訓(xùn)提高從業(yè)人員的信息化水平。數(shù)字化檔案信息的安全管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在檔案信息數(shù)字化實(shí)施過程及后期的管理、應(yīng)用中，需要從制度、技術(shù)、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設(shè)施的不斷完善為基礎(chǔ)，確保檔案信息數(shù)字化應(yīng)用的安全。

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0引言

房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表及照片等文件材料。隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，近些年，房地產(chǎn)行業(yè)崛起，房地產(chǎn)增量的同時(shí)也帶來了房地產(chǎn)檔案管理難度的增加。而數(shù)字化技術(shù)的到來為管理部門提供了解決難題的方案，不僅將檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行了革新，與手工處理相比較，數(shù)字化技術(shù)大大提高了處理效率。另外，智能化是數(shù)字化技術(shù)的顯著特征，大量的數(shù)據(jù)文檔通過數(shù)字化技術(shù)的處理，效率有明顯的提高，并且在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的基礎(chǔ)上還能夠使數(shù)據(jù)資源進(jìn)行分享和交流，管理效果十分明顯。因此，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理是社會發(fā)展的必然趨勢，也是房地產(chǎn)發(fā)展的必然需求。

1房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵及數(shù)字化運(yùn)用的注意事項(xiàng)

目前，房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化主要通過大量地運(yùn)用現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及現(xiàn)代化的攝影掃描技術(shù)完成，在此過程中將大量的紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，通過電子計(jì)算機(jī)的形式加以保存，建立相應(yīng)的電子信息庫，進(jìn)一步方便相關(guān)數(shù)據(jù)的整理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的管理，提升相關(guān)檔案的使用效率，增強(qiáng)在檔案管理方面的安全性能。在當(dāng)下的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理中，檔案一般被劃分為三類，通常以檔案原件、掃描件和數(shù)據(jù)檔案的形式表現(xiàn)出來，數(shù)據(jù)檔案是檔案數(shù)字化的最終結(jié)果。在數(shù)據(jù)化檔案的管理當(dāng)中，必須按照一定的原則對相關(guān)數(shù)據(jù)檔案開展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給人們帶來了便捷，但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中倘若沒有較好的保護(hù)措施，相關(guān)信息的安全性很難得到保障。為了保證相關(guān)信息的安全性，房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好充分的準(zhǔn)備，從細(xì)節(jié)入手認(rèn)真仔細(xì)地做好每個(gè)環(huán)節(jié)的安全工作，安裝相應(yīng)的防木馬軟件，聘請專業(yè)的技術(shù)人才充當(dāng)顧問，使檔案的安全性得到充分的保障。

2房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)

2.1專業(yè)性和項(xiàng)目性

專業(yè)性和項(xiàng)目性是房地產(chǎn)檔案管理最為突出的特點(diǎn)。所謂專業(yè)性，意思是房地產(chǎn)檔案的專業(yè)性比較強(qiáng)，這是由房地產(chǎn)檔案的產(chǎn)生基礎(chǔ)而決定的，其檔案資料一般是管理活動中的真實(shí)資料。項(xiàng)目性指的是房地產(chǎn)建設(shè)與管理過程分為許多項(xiàng)目，根據(jù)不同項(xiàng)目建立檔案資料，管理也就相應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目而區(qū)分。

2.2分散性和集中性

房地產(chǎn)檔案管理的另一個(gè)特點(diǎn)是分散性和集中性。鑒于房地產(chǎn)項(xiàng)目的開發(fā)過程中，不同項(xiàng)目有著不同的工作內(nèi)容和流程，所以項(xiàng)目資料的整理就比較分散，檔案也就需要采取分散的管理方式。從另外一個(gè)角度看，即使項(xiàng)目不同區(qū)分不同，但是從整體項(xiàng)目角度出發(fā)，是需要集中管理才能實(shí)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目的管理目標(biāo)的。因此，房地產(chǎn)檔案管理要把分散管理與集中管理結(jié)合起來，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的最終目的和效果。

3數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

3.1在檔案檢索和查詢中的應(yīng)用

數(shù)字化技術(shù)對房地產(chǎn)檔案管理的貢獻(xiàn)很大，比較突出的一點(diǎn)是能夠?qū)崿F(xiàn)快速的檔案檢索和查詢。傳統(tǒng)的手工檢索和查詢需要確定位置和順序后再進(jìn)行查詢，而在數(shù)字化技術(shù)基礎(chǔ)上的檢索和查詢，只需要輸入檢索內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫就可以省略傳統(tǒng)方式的繁瑣步驟，快速獲得結(jié)果，檢索十分快捷方便。除此之外，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)時(shí)，檢索和查詢不會受時(shí)間和空間的影響，能夠隨時(shí)進(jìn)行，充分利用了檔案的價(jià)值。

3.2在系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置方面的應(yīng)用

在房地產(chǎn)檔案的管理中，要確保數(shù)據(jù)信息的真實(shí)和完整，就在安全方面設(shè)置權(quán)限。檔案管理中，通過應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，將各環(huán)節(jié)劃分開，并進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，這樣一來，房地產(chǎn)檔案管理不僅清晰了許多，安全程度也增強(qiáng)了不少，檔案安全管理效果也非常顯著。

3.3在檔案統(tǒng)計(jì)工作中的應(yīng)用

隨著房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，信息量越來越大，需要以更先進(jìn)的技術(shù)和形式來滿足工作需要。因此，要應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的科學(xué)分類和合理編制，這對于檔案的統(tǒng)計(jì)效率和管理效果有著重要的意義，有效消除了人工處理的弊端。另外，紙質(zhì)形式的檔案保存受到條件限制，一旦保存不當(dāng)就會造成檔案資料的破壞，例如發(fā)生火災(zāi)的情況，會使檔案統(tǒng)計(jì)工作無法進(jìn)行下去，而數(shù)字化技術(shù)則避免了這些問題的困擾，通過將資料數(shù)字化存檔，能夠確保信息更加完整，統(tǒng)計(jì)效率和質(zhì)量更加高效?？傊瑱n案統(tǒng)計(jì)工作，離不來數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用。

3.4在檔案分析中的應(yīng)用

所謂檔案分析，是指通過對檔案的整理和分析形成有價(jià)值的信息，提供給人們所用，使其進(jìn)行必要的活動。以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)的分析，過程迅速，結(jié)果準(zhǔn)確，與傳統(tǒng)分析手法相比，分析所用的時(shí)間較短，而且分析得出的結(jié)果精確且符合需求，使檔案的價(jià)值得到了積極的發(fā)揮。因此，在房地產(chǎn)檔案管理中，采取信息技術(shù)手段不斷進(jìn)行檔案分析，通過組合運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)，不僅能夠提高檔案利用效率，在一定程度上對于其他工作的開展也能夠起到積極的輔助作用。

4加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略和方法

首先，在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的趨勢下，僅僅做好數(shù)據(jù)信息的管理是不夠的，還要在整體制度的管理上下手，尋找更適合的策略和方法。相關(guān)部門應(yīng)借助數(shù)字化的信息手段，對管理制度進(jìn)行深化。在人才建設(shè)方面，需要引進(jìn)更多的專業(yè)性強(qiáng)的信息化人才，以滿足時(shí)展的要求。在具體的檔案管理工作中，根據(jù)實(shí)際情況和具體應(yīng)用情況進(jìn)行合理的劃分，制訂科學(xué)的檔案管理方案，從一定程度上確保檔案的安全系數(shù)，降低檔案信息被破壞的風(fēng)險(xiǎn)，面對不安全的信息管理環(huán)境，建立應(yīng)急預(yù)案，當(dāng)管理系統(tǒng)遭到損壞時(shí)，能夠及時(shí)有效地進(jìn)行應(yīng)急處理，最大程度降低房地產(chǎn)檔案的損失。其次，在數(shù)字化的檔案管理方面，要從多方面完善具體規(guī)章制度，尤其在數(shù)字化系統(tǒng)的具體應(yīng)用中，通過高效的管理制度，創(chuàng)造一個(gè)房地產(chǎn)檔案管理的良好基礎(chǔ)。檔案管理運(yùn)行環(huán)境包括人員操作的制約，也包括外界條件的影響。這些方面的忽略都有可能給數(shù)據(jù)化檔案管理工作帶來障礙?？傊\(yùn)行環(huán)境的管控是一個(gè)復(fù)雜而系統(tǒng)的過程，只有通過對操作進(jìn)行規(guī)范、對應(yīng)用系統(tǒng)的軟硬件進(jìn)行合理配置、明確相關(guān)監(jiān)督和責(zé)任主體，才能確保數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用效果，體現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的真正價(jià)值。最后，雖然數(shù)字化技術(shù)下的房地產(chǎn)檔案管理工作有諸多方面的優(yōu)勢和突出效果，但由于信息原件是數(shù)據(jù)化檔案管理的前提和基礎(chǔ)，所以，對檔案資料原件的管理和保護(hù)也不能懈怠。可以建立設(shè)備設(shè)施完善的檔案室，指派專人進(jìn)行保護(hù)。在房地產(chǎn)檔案資料的運(yùn)用中，嚴(yán)禁隨意篡改，從而確保原始檔案的真實(shí)性。實(shí)施原件保護(hù)措施，不僅能夠在前期預(yù)防數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用過程中房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)信息出錯，還能夠在后期針對已出現(xiàn)的錯誤及時(shí)追蹤到原件進(jìn)行查詢和修改。

5結(jié)語

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于房地產(chǎn)檔案管理中，無論是對于檔案管理還是房地產(chǎn)建設(shè)管理都起到了積極的作用，提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。未來，數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用將會更加普遍，但同時(shí)也充滿挑戰(zhàn)。因此，相關(guān)管理部門應(yīng)積極積累和探索應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，將更加科學(xué)合理的應(yīng)用成果充分引進(jìn)到房地產(chǎn)檔案管理中來，采取有效的管控措施，強(qiáng)化數(shù)據(jù)化檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制，最大程度地預(yù)防和處理安全事故，確保房地產(chǎn)檔案的安全性，促進(jìn)房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

［1］謝靖.淺議房管檔案的信息化建設(shè)［J］.上海房地,2016(11).

篇6

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.094

[中圖分類號]R197.3；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-02

醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院最關(guān)鍵的信息源，其具備記錄、收集、分類、貯存以及管理等功能。而醫(yī)學(xué)檔案信息的價(jià)值以及其在醫(yī)學(xué)研究等方面的應(yīng)用，得到了越來越多人的關(guān)注。對于新時(shí)期的醫(yī)學(xué)檔案管理工作，醫(yī)院必須要積極應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，構(gòu)建醫(yī)學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案的開發(fā)、利用與服務(wù)的信息化，這對促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展來說具有重要意義。

1 現(xiàn)代醫(yī)學(xué)檔案的特點(diǎn)分析

第一，數(shù)量和類型逐漸增多?，F(xiàn)代人的生活條件和醫(yī)療條件得到了改善，致使醫(yī)學(xué)檔案不管是數(shù)量亦或是類型上都有很大程度的增加。這給醫(yī)學(xué)檔案管理人員帶來了大量的工作量，并對其工作效率產(chǎn)生了很大影響，工作內(nèi)容變得更加復(fù)雜，工作范圍也逐漸擴(kuò)大。

第二，醫(yī)學(xué)檔案的來源和內(nèi)容越來越廣。隨著時(shí)代的發(fā)展，人們的健康理念也在逐漸加強(qiáng)，醫(yī)學(xué)服務(wù)體系的日益完善，使醫(yī)學(xué)檔案的來源方式也呈現(xiàn)出了更加多元化的局面，其內(nèi)容也更為豐富。醫(yī)學(xué)檔案自身的跨越性長、時(shí)間跨度大、綜合性較強(qiáng)，其與其他諸多專業(yè)學(xué)科之間有著較為緊密的聯(lián)系。

第三，載體形式日益多元化。醫(yī)學(xué)檔案管理從過去的紙質(zhì)管理發(fā)展到如今，即便是電子化信息化技術(shù)已經(jīng)得以較多的應(yīng)用，但因?yàn)獒t(yī)學(xué)檔案自身存在的特殊性，紙質(zhì)檔案依舊在醫(yī)學(xué)檔案中占據(jù)了較多的比重。另外，以縮微醫(yī)學(xué)檔案、聲像醫(yī)學(xué)檔案等其他不同類型的醫(yī)學(xué)檔案也越來越多，醫(yī)學(xué)檔案載體多元化的形式為檔案的查找、保存和傳遞提供了更多的便利。

第四，社會需求逐漸增多。在現(xiàn)代社會中，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展，現(xiàn)代人的信息需求量也越來越大。對醫(yī)學(xué)檔案信息來說，其與現(xiàn)代人的實(shí)際生活聯(lián)系緊密，社會需求量也持續(xù)增多。另外，生活水平的提升與生活節(jié)奏的加快讓社會對醫(yī)學(xué)檔案的需求也越來越高。醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)中的各項(xiàng)工作幾乎都在很大程度上涉及醫(yī)學(xué)檔案，其種類多、強(qiáng)度大、需求廣，需要進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的變革。

2 數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中應(yīng)用的必要性

2.1 順應(yīng)時(shí)代的需要

過去的醫(yī)學(xué)檔案管理往往是手工作業(yè)的方式，以紙質(zhì)檔案為主要載體。近年來，隨著數(shù)字化信息技術(shù)的飛速發(fā)展，其在人們的生活與工作中得到了更加廣泛的應(yīng)用，醫(yī)學(xué)檔案管理工作也開始朝著信息化的方向發(fā)展。即便是計(jì)算機(jī)在醫(yī)學(xué)檔案管理中已經(jīng)有了非常普遍的應(yīng)用，但其具體功能依舊集中于存儲目錄信息、檔案檢索等方面，沒有真正實(shí)現(xiàn)用戶自行使用計(jì)算機(jī)對檔案信息進(jìn)行檢索或者提供其他相關(guān)服務(wù)的能力。所以為了順應(yīng)時(shí)展的要求，醫(yī)學(xué)檔案管理工作也要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，大力推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。

2.2 提高工作的質(zhì)量

把醫(yī)學(xué)檔案從過去紙質(zhì)的管理模式逐漸轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代的數(shù)字化管理模式，可以在很大程度上促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作質(zhì)量的提升。過去的醫(yī)學(xué)檔案管理一般是在檔案管理人員根據(jù)相應(yīng)的管理規(guī)范所進(jìn)行的，這樣的管理模式可能會由于工作人員自身業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)能力的差異，而造成醫(yī)學(xué)檔案管理工作的效率和質(zhì)量存在差異。而借助于數(shù)字化技術(shù)，應(yīng)用現(xiàn)代的信息管理模式，其最主要的工作內(nèi)容可以說是計(jì)算機(jī)代勞，計(jì)算機(jī)根據(jù)已經(jīng)編制好的程序完成相關(guān)工作，能有效避免人工作業(yè)時(shí)可能出現(xiàn)的失誤。

2.3 提高檔案利用率

應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)開展醫(yī)學(xué)檔案管理工作，和過去的管理模式相比，最大的優(yōu)勢在于促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作效率的提升，進(jìn)一步完善醫(yī)學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)，提升醫(yī)學(xué)檔案的利用率。選擇現(xiàn)代化的管理模式，讓用戶在查找所需檔案材料的過程中更為便捷，對一部分保密文件也能夠借助設(shè)置密碼的辦法來設(shè)置權(quán)限，進(jìn)一步簡化了授權(quán)與查找的流程，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案信息Y源的共享。

3 數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中的應(yīng)用

3.1 融傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化于一體

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理工作中，可以說是傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新與改革，過去的醫(yī)學(xué)檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理的前提和基礎(chǔ)。數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案管理能夠極大地促進(jìn)檔案管理工作效率的提升，降低人力、物力的消耗。數(shù)字化管理模式和過去人工管理模式既有區(qū)別，也有聯(lián)系，隨著檔案管理工作的改革，醫(yī)院要意識到數(shù)字化技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理手段的融合是醫(yī)學(xué)檔案管理工作未來的主要發(fā)展趨勢，把互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境和各種高效的數(shù)字化技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，讓醫(yī)學(xué)檔案管理能夠煥發(fā)出新的活力，在醫(yī)院管理系統(tǒng)甚至于其他相關(guān)領(lǐng)域中發(fā)揮作用，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的重組建設(shè)。

3.2 加強(qiáng)硬件設(shè)施的投入

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理工作，必須要擁有較為全面的硬件設(shè)施作為工作開展的前提與基礎(chǔ)，醫(yī)院方面要加強(qiáng)對硬件設(shè)施的資金投入，確保硬件設(shè)施的建設(shè)和完善具備一定的科學(xué)性與預(yù)見性，在醫(yī)院發(fā)展的過程中要“一步一個(gè)腳印”的構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，為數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用提供更大的發(fā)展空間。同時(shí)，還應(yīng)對醫(yī)學(xué)檔案信息材料予以有效保存，對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)置與選擇方面，必須要充分考慮其可維護(hù)性和先進(jìn)性。在現(xiàn)代醫(yī)院中已經(jīng)建立了局域網(wǎng)，可在某一范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享，在這種形勢下，數(shù)字化技術(shù)必然能夠在醫(yī)學(xué)檔案管理中得以更加全面的應(yīng)用。

3.3 整合醫(yī)學(xué)檔案數(shù)字化的原始資源

數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中的有效應(yīng)用的基本前提是數(shù)字化資源，缺乏資源的醫(yī)學(xué)檔案信息化建設(shè)管理工作就如同無根之水，不能真正發(fā)揮出有效的作用。醫(yī)學(xué)檔案數(shù)字化管理工作必須要從兩個(gè)方面出發(fā)：一是對醫(yī)院醫(yī)學(xué)檔案資源的數(shù)字化管理，二是對社會化資源的開發(fā)管理。醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)學(xué)檔案資源的信息化建設(shè)，是按照醫(yī)療機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況和發(fā)展方向所構(gòu)建的全面數(shù)據(jù)資料庫，并提供醫(yī)學(xué)檔案的檢索查詢功能，另外，對相應(yīng)的病例和學(xué)術(shù)論文進(jìn)行信息化處理。在這樣的前提下，才能對所掌控的檔案信息實(shí)施全面立體化的索引，進(jìn)而提供更具有針對性的查閱與下載功能。社會化資源的開發(fā)管理，是對部分擁有較高學(xué)術(shù)價(jià)值的醫(yī)學(xué)檔案進(jìn)行收集整理，盡可能地對醫(yī)療信息予以過濾、整合，確保醫(yī)學(xué)檔案資源更加高效的應(yīng)用。

3.4 創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理的組織模式

現(xiàn)代社會的飛速發(fā)展和社會主義建設(shè)的逐漸推進(jìn)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)、醫(yī)學(xué)檔案作為與現(xiàn)代人實(shí)際生活密切相關(guān)的一個(gè)重要因素也得到了發(fā)展，不管是從行政管理、學(xué)術(shù)研究亦或是確保普通百姓的合法權(quán)益等方面來說，醫(yī)學(xué)檔案管理工作都是至關(guān)重要的。要構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理的組織模式，建立一個(gè)和現(xiàn)代社會發(fā)展相符合的醫(yī)學(xué)檔案管理新模式，必須要努力開展好下面幾方面的工作：一是從數(shù)字資源、網(wǎng)絡(luò)化存取和分布的角度進(jìn)行創(chuàng)新；二是從檔案需求者與使用者的查詢、處理、檢索系統(tǒng)等基礎(chǔ)系統(tǒng)實(shí)施創(chuàng)新；三是站在社會組織機(jī)構(gòu)的角度實(shí)施創(chuàng)新。唯有循序漸進(jìn)的開拓發(fā)展，才能確保數(shù)字化技術(shù)更為有效地應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理工作中。

3.5 加強(qiáng)檔案數(shù)字化的安全保障措施

近年來，數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中得到了更加廣泛的應(yīng)用，但與此同時(shí)，醫(yī)院也必須要注重其安全防范。醫(yī)院信息技術(shù)工作人員和檔案管理人員必須要主動樹立安全防范意識，通過有針對性的信息安全技術(shù)確保數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案在開發(fā)利用過程中的安全性，對醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)給予充分的保護(hù)，如設(shè)置防火墻、數(shù)據(jù)加密或者設(shè)置登陸動態(tài)口令等方法有效避免醫(yī)學(xué)檔案信息資源的泄露。醫(yī)學(xué)檔案如果被泄露必然會引起非常嚴(yán)重的后果，因此，檔案工作人員必須要主動學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)，掌握一定的安全防范技術(shù)措施，確保醫(yī)學(xué)檔案的高效利用。

4 結(jié) 語

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用已成為醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展趨勢。但數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，并非是短期內(nèi)能夠得以全面推廣的，它還需要一個(gè)發(fā)展與延伸的過程，醫(yī)院檔案管理人員必須要主動樹立信息化、數(shù)字化的管理理念，把數(shù)字化資源更加科學(xué)地應(yīng)用到各項(xiàng)工作中去。唯有逐漸推進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，才能真正提升醫(yī)學(xué)檔案管理工作的實(shí)效性，并開辟出一條具有自身特色的數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案管理之路。

主要參考文獻(xiàn)

篇7

（一）病歷檔案信息資料的數(shù)字化是數(shù)字化病歷檔案存在的基礎(chǔ)

病歷檔案信息資料的收集是病歷檔案工作者的最基礎(chǔ)工作。將病歷檔案信息資料數(shù)字化是數(shù)字化病歷檔案室存在的基礎(chǔ)。數(shù)字化病歷檔案是傳統(tǒng)病歷檔案管理通過“應(yīng)用數(shù)字技術(shù)處理和存儲病歷檔案”的方式來管理病歷檔案信息資料。它們的區(qū)別不只是處理和存儲病歷檔案的方式上，同時(shí)也是在病歷檔案室發(fā)展階段的不同上的區(qū)別。在電子病歷后時(shí)代，數(shù)字化病歷檔案室是傳統(tǒng)病歷檔案室發(fā)展的一個(gè)全新階段。病歷檔案信息資料的數(shù)字化來源包括：

1.病歷檔案數(shù)字化影像處理系統(tǒng):主要是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)病歷檔案進(jìn)行影像化處理，然后以文檔和數(shù)據(jù)庫的方式存儲并配以加工、管理、應(yīng)用的體系。目前我國紙質(zhì)病歷檔案數(shù)字化技術(shù)主要有三種：翻拍、掃描、縮微掃描結(jié)合三種方案。數(shù)字化影像處理系統(tǒng)將紙質(zhì)病歷檔案數(shù)字化后，存儲成JPEG或PDF文件格式。PDF通常占用空間比較小，易于傳輸與儲存，也易于閱讀和展現(xiàn)。一般醫(yī)院都采用PDF格式存儲。

2．電子病歷系統(tǒng)：這是未來數(shù)字化病歷檔案室數(shù)據(jù)來源的主要形式。電子病歷是指醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動過程中，使用醫(yī)療機(jī)構(gòu)信息系統(tǒng)生成的文字、符號、圖表、圖形、數(shù)據(jù)、影像等數(shù)字化信息，并能實(shí)現(xiàn)存儲、管理、傳輸和重現(xiàn)的醫(yī)療記錄，是病歷的一種記錄形式。電子病歷系統(tǒng)則是采集、存儲、傳輸、處理、使用電子病歷的一整套工具和應(yīng)用程序。在電子病歷系統(tǒng)中，電子病歷存儲的格式通常有兩種:一種是XML(Extensi-bleMarkupLanguage)，是當(dāng)前處理結(jié)構(gòu)化文檔信息的常用工具。另一種格式是PDF，電子病歷可以采用虛擬打印的方式生成PDF文件。PDF文件支持電子簽名、支持帶水印的顯示輸出，有助于保證數(shù)字化病歷檔案的安全性和合法性。一般醫(yī)院都采用PDF來實(shí)現(xiàn)數(shù)字化病歷檔案的歸檔和存儲。PDF是數(shù)字化病歷檔案的較理想存儲格式。

3.病歷檔案數(shù)字化影像處理系統(tǒng)與電子病歷系統(tǒng)相結(jié)合形成一份完整的電子化病歷。根據(jù)衛(wèi)生部電子病歷基本規(guī)范：對目前還不能電子化的植入材料條形碼、知情同意書等醫(yī)療信息資料，可以采取措施使之信息數(shù)字化后納入電子病歷并留存原件。因此，即便在電子病歷時(shí)代，電子病歷所無法包含的知情同意書等也必須通過數(shù)字影像化處理后，才能形成一份完整的電子化病歷。故完整的數(shù)字化病歷檔案管理系統(tǒng)包括了數(shù)字化影像處理系統(tǒng)與電子病歷這兩種存儲方式。

（二）數(shù)字化病歷檔案的管理與服務(wù)參照傳統(tǒng)病歷檔案管理及三級醫(yī)院評審要求，數(shù)字化病歷檔案室的病歷檔案管理與服務(wù)的應(yīng)用應(yīng)包括如下幾系統(tǒng)：

1.病歷檔案管理系統(tǒng)：對病歷檔案資料、病歷檔案服務(wù)及對象進(jìn)行管理。有病歷檔案信息管理模塊；病歷檔案查詢與檢索模塊；病歷檔案報(bào)表管理；病歷檔案科研檢索模塊等。

2．病歷檔案資料提供與服務(wù)系統(tǒng)：提供病歷檔案復(fù)印、復(fù)制及打印功能。還包括用戶登記、身份證明資料存儲、復(fù)印的病歷檔案資料項(xiàng)目登記及服務(wù)收費(fèi)登記等。

3.智能數(shù)據(jù)平臺。這是數(shù)字化病歷檔案室的終極目標(biāo)。它是一個(gè)使用方便、界面友好的通用數(shù)字化病歷檔案智能信息服務(wù)平臺。是基于電子化病歷檔案信息系統(tǒng)、電子醫(yī)學(xué)圖書館、電子醫(yī)學(xué)期刊及相關(guān)醫(yī)療信息及醫(yī)療法律法規(guī)等有關(guān)電子病歷檔案系列知識的一個(gè)綜合性平臺。主要是對病歷檔案信息進(jìn)行二次開發(fā)，包括針對科學(xué)研究及統(tǒng)計(jì)分析建立的智能專題病歷檔案信息數(shù)據(jù)庫。其功能包括：數(shù)據(jù)檢索權(quán)限管理、智能數(shù)據(jù)應(yīng)用導(dǎo)航、專題病歷檔案數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)、自定義數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)及智能知識庫檢索系統(tǒng)等。當(dāng)然，在醫(yī)院數(shù)字化病歷檔案室的基礎(chǔ)上，未來，還可建立區(qū)域數(shù)字化病歷檔案室。

（三）數(shù)據(jù)化病歷檔案室的實(shí)踐

我院電子病歷于2007年6月4日開始實(shí)施，至今其電子病歷檔案管理擁有的信息集成及應(yīng)用系統(tǒng)有：

1.電子病歷檔案管理系統(tǒng)集成了如下幾子系統(tǒng)：電子病歷系統(tǒng)、醫(yī)囑子系統(tǒng)、手術(shù)麻醉子系統(tǒng)、檢驗(yàn)系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、護(hù)理系統(tǒng)、臨床路徑、日間手術(shù)等，基本涵蓋了所有的病歷資料。圖片導(dǎo)入功能：對不能電子化的紙質(zhì)病歷檔案案如知情同意書等進(jìn)行掃描或拍攝導(dǎo)入電子病歷系統(tǒng)，以保證病歷檔案的完整性。

2.電子病歷檔案管理工作站：含這幾個(gè)模塊：電子病歷檔案編碼、審核模塊；病歷檔案回退管理；病歷檔案歸檔管理；電子病歷檔案借閱管理：電子病歷檔案復(fù)印管理；電子病歷檔案封存管理；

3.數(shù)據(jù)化病歷檔案應(yīng)用系統(tǒng)目前只有病歷檔案首頁管理模塊及綜合查詢模塊。

（四）體會

數(shù)字化病歷檔案室提高了病歷檔案的服務(wù)能力，它是數(shù)字化醫(yī)院的重要組成部分，是提升病歷檔案管理與信息利用水平的必由之路。

1.年輕化、專業(yè)化的人力資源隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化病歷檔案室的基礎(chǔ)。我院是一所新發(fā)展起來的?？啤叭住眿D幼保健醫(yī)院，其病歷檔案室成員的專業(yè)化與年輕化是它的主要特點(diǎn)；和其它醫(yī)院相比，它少了老醫(yī)院病歷檔案室的種種冗余，多了觀念的創(chuàng)新及病歷檔案信息新技術(shù)和主動服務(wù)技巧；同時(shí)，科室文化倡導(dǎo)積極主動的學(xué)習(xí)與參與意識，積極參與醫(yī)院的各種有關(guān)病歷檔案建設(shè)；同時(shí)，努力按照PDCA管理模式精細(xì)化管理病歷檔案，力爭打造一個(gè)服務(wù)型、學(xué)術(shù)型病歷檔案管理隊(duì)伍。

篇8

數(shù)字化檔案管理是檔案館建設(shè)在信息時(shí)代的必然要求，是檔案信息化建設(shè)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，是信息化建設(shè)綜合實(shí)力的體現(xiàn)。在具體實(shí)施過程中，對具有高度價(jià)值的圖像、文本、語音、影像、影視、軟件和科學(xué)數(shù)據(jù)等多媒體信息進(jìn)行收集、加工、整理和保管。隨著數(shù)字技術(shù)處理和內(nèi)容管理技術(shù)的飛速發(fā)展，新的檔案管理必然以數(shù)字化檔案管理的方式存在。

二、數(shù)字化檔案管理的重要性

當(dāng)前，計(jì)算機(jī)的廣泛使用，形成了大量的數(shù)字檔案信息。檔案信息數(shù)字化隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展，產(chǎn)生的一種新型的檔案信息形態(tài)。采用數(shù)字化檔案管理，把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

（一）數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢。數(shù)字化檔案管理把傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)化為機(jī)讀檔案，從而節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，查閱起來方便迅速，避免了反復(fù)印制資料所造成的紙張和人員的浪費(fèi)。數(shù)字化檔案管理查詢資料非常簡單，能使資料及時(shí)歸檔，盡快提供利用，提高辦公效率。

（二）數(shù)字化檔案管理的作用。在數(shù)字化檔案管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域廣泛使用，促進(jìn)了檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和方法的變革，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮了檔案信息的增值作用，進(jìn)一步發(fā)揮和提升了檔案工作在信息化社會中的地位和作用。

（三）數(shù)字化檔案管理的效率。在工作中，檔案因經(jīng)常外借翻閱而產(chǎn)生破損甚至丟失，給檔案的永久保管造成不便。檔案資料經(jīng)過數(shù)字化加工，各職能部門都能通過檔案管理系統(tǒng)查詢或利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限制，有效地保護(hù)檔案實(shí)體的安全，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本，實(shí)現(xiàn)資源共享。

三、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的新思路

（一）進(jìn)一步提高檔案管理人員的素質(zhì)。隨著檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案信息分析也成為一項(xiàng)非常重要的工作，這就要求檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)也隨之提高。有針對性地對廣大檔案工作者進(jìn)行檔案知識的培訓(xùn)、教育，堅(jiān)持用新思路、新體制、新機(jī)制、新方式，堅(jiān)持以人為本，全面提高素質(zhì)教育。加快檔案數(shù)字化建設(shè)，在短時(shí)間內(nèi)培養(yǎng)一批高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人才，要使檔案工作者掌握傳統(tǒng)檔案管理知識，掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能，熟練運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段來管理檔案，不斷推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息共享，早日實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案室。

篇9

數(shù)字化檔案管理不僅通過采用先進(jìn)的數(shù)字化儲存技術(shù)對檔案進(jìn)行了有效保管，而且通過檔案館與館之間的互借以及網(wǎng)絡(luò)相互聯(lián)通的方式構(gòu)建了一個(gè)高速、及時(shí)，準(zhǔn)確系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。并提高了檔案信息資源管理的有效性和共享性。

一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

信息資源的有效利用和共享是信息化建設(shè)的關(guān)鍵，檔案資源因其標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的操作越來越受到人們的青睞。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)基于大規(guī)模的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對以下幾種檔案的數(shù)字化管理。如：科技、實(shí)物、文書、聲像、照片、財(cái)務(wù)和人事檔案等。數(shù)字化檔案管理對價(jià)值較高的檔案數(shù)據(jù)資料等多媒體信息進(jìn)行電子存取。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可看成是存儲數(shù)字信息的倉庫。是計(jì)算機(jī)有序組織的、可處理的信息集合，它使用數(shù)字技術(shù)對檔案進(jìn)行信息資源的管理與組織，并能夠存儲大量信息，使用者可以借助于網(wǎng)絡(luò)資源來方便高效地檢索查詢和獲取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和時(shí)間限制的對檔案管理進(jìn)行儲存和訪問。檔案作為一種重要的信息資源，在科技高速發(fā)展的今天將迎接信息技術(shù)時(shí)代的重大挑戰(zhàn)。為適應(yīng)社會信息化發(fā)展的步伐，充分利用高科技技術(shù)對檔案信息進(jìn)行管理，將信息數(shù)字化功能最大限度的發(fā)揮出來。檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然走向。

二、數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)

（1）經(jīng)濟(jì)效益高。社會和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使龐大的信息量和落后的辦公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企業(yè)成本大量增加。即以增加辦公費(fèi)用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機(jī)讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地面積，節(jié)省了保管費(fèi)用。而且方便查閱，因此也避免了重復(fù)印刷而造成的紙張浪費(fèi)和不必要的增加人員的費(fèi)用。（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強(qiáng)的流動性，如工人進(jìn)廠，退休，流動性等，要想準(zhǔn)確了解統(tǒng)計(jì)這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進(jìn)行查詢。數(shù)字文件通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理，能夠準(zhǔn)確地反映當(dāng)前情況。數(shù)據(jù)查詢通過數(shù)字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shù)字文件實(shí)際上已經(jīng)成為一個(gè)沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實(shí)體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準(zhǔn)確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡(luò)的實(shí)現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時(shí)間的限制，更加便利快捷。

三、提高檔案數(shù)字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識。單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應(yīng)該進(jìn)一步落實(shí)加強(qiáng)。單位在人力、物力、財(cái)力上給予檔案數(shù)字化管理工作強(qiáng)有力支持。同時(shí)還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息社會條件下，檔案管理者應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和新形勢，檔案管理工作者應(yīng)該要加強(qiáng)自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創(chuàng)新意識及服務(wù)意識。（2）加強(qiáng)檔案管理人員數(shù)字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應(yīng)該提高職業(yè)技能，進(jìn)一步加強(qiáng)對數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，應(yīng)當(dāng)鼓勵檔案管理者積極參加以計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)為核心的技能學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并給予必要的支持。檔案管理者還應(yīng)熟練掌握檔案專業(yè)知識。與此同時(shí)，單位還要積極向社會各界引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字技術(shù)精通的專業(yè)人才，并對在職員工定期培訓(xùn)，使之成為檔案數(shù)字化管理的堅(jiān)強(qiáng)后盾?；诖耍粌H可以提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)現(xiàn)代化技能，而且為檔案管理數(shù)字化的實(shí)施創(chuàng)造了良好的條件。（3）推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)。檔案管理數(shù)字化的真正實(shí)現(xiàn)要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個(gè)檔案館所能獨(dú)立完成的，檔案信息數(shù)字化管理的真正實(shí)現(xiàn)，不僅要確保信息資源的共享，而且各級檔案管理主管部門要及時(shí)制定和更新檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，積極促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的有效實(shí)施，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立，實(shí)現(xiàn)檔案管理與時(shí)代和信息科技的同步發(fā)展。

檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案相比，其最大特點(diǎn)就是能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速查詢，其流動性也更快。檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)有利于檔案管理信息資源的開發(fā)。隨著數(shù)字化檔案管理的不斷深入研究、創(chuàng)新發(fā)展，數(shù)字化檔案管理將徹底代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案給管理方式。

參考文獻(xiàn)

[1]姜亮，張宇陽.淺談數(shù)字化檔案管理[J].云南檔案.2008（1）

篇10

Abstract: the archives information essence is the digital and network is the use of the computer technology, the amount of files with the digital information to express, storage, again through the network to transmission communication, realize high share files resources of the era. The file information network construction of archives work is the only way of in the network era, deepening the archives of socialization service request inevitably.

Keywords: file management ,information, digital, network

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：

作為檔案信息化,我認(rèn)為就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃組織下,在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理、開發(fā)和提供利用服務(wù)的過程。據(jù)報(bào)道,保存大量珍貴檔案文獻(xiàn)的美國國會圖書館將館藏的“大事材料”轉(zhuǎn)換成了便于下載保存的圖像、文本等形式,通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行傳遞與交流,以滿足社會利用者的多樣化需求。而在我國,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境開展的檔案信息服務(wù)方式仍然主要以館藏介紹、目錄查詢等為主;館藏檔案的全息上網(wǎng)、檔案信息的網(wǎng)絡(luò)利用在國內(nèi)較為鮮見。同國外一些國家相比,差距顯得尤為突出,這說明我國目前檔案信息服務(wù)的可獲得性水平還有待于提高。因此,《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》明確提出將檔案信息化建設(shè)作為今后較長時(shí)間內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略重點(diǎn)之一。

一、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的必備條件

實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,必須具備一定的條件才能實(shí)現(xiàn)。其主要條件是,一要有儲存和傳輸信息把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案并傳輸上網(wǎng)的硬件設(shè)備;二要有檔案信息上網(wǎng)、利用、組織等系統(tǒng)的法律、法規(guī)和規(guī)章;三要有過硬的編輯和操作檔案信息的高技術(shù)人才?，F(xiàn)在就對這三個(gè)條件分析如下:

1. 檔案信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的配置。檔案信息上網(wǎng),一要有輸入、輸出的終端設(shè)備計(jì)算機(jī);二要有儲存、管理檔案信息的中央處理器;三要有編輯檔案信息的管理軟件;四要有將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息的掃描輸入器。這是四個(gè)基本設(shè)備。這四個(gè)設(shè)備的配置,關(guān)鍵就是領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識、重視和資金的投入。實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的普及,互聯(lián)網(wǎng)的開通,從大環(huán)境上講,這些條件容易實(shí)現(xiàn)。但對于檔案界這個(gè)小環(huán)境而言,還擺不上席位,檔案工作的資金完全來源于財(cái)政,一些黨政領(lǐng)導(dǎo)對這項(xiàng)工作還沒有足夠的重視,因此,在本來財(cái)政資金就困難的情況下,投入就更少,根本就無法購置現(xiàn)代化設(shè)備。人為的因素和資金的短缺制約了高科技在檔案管理和利用中的運(yùn)用,所以許多檔案管理還處于手檢檔案的低級階段。

2. 制定統(tǒng)一的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理規(guī)范。第一,檔案信息是一個(gè)內(nèi)容十分豐富,形式極其復(fù)雜的信息源。要保證人們輕松、快捷的在網(wǎng)上查檔,就必須在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一上網(wǎng)目錄標(biāo)準(zhǔn)。否則,形式各異的檢索目錄,就會影響利用者快速、準(zhǔn)確的查閱檔案。第二,檔案具有保密性,必須建立一個(gè)完整的管理體系,對文件的產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期應(yīng)進(jìn)行全程管理,涉及到文件的流程、管理規(guī)劃、管理方法以及質(zhì)量要求,對重要的、保密的程序和數(shù)據(jù)要加密并備份,隨時(shí)進(jìn)行病毒檢測、制定系統(tǒng)運(yùn)行安全管理和電子文件管理制度,規(guī)范重要的場所(如機(jī)房、庫房等)的出入規(guī)則,制定保護(hù)政策、管理規(guī)劃、管理方法以及質(zhì)量要求,從而建立一個(gè)涵蓋檔案信息資源、計(jì)算機(jī)全部管理活動的目標(biāo)體系、程序體系和技術(shù)方法體系。第三,檔案信息資源保管單位利益的保護(hù),也應(yīng)有一定的規(guī)則。因此檔案信息的編輯、保管、轉(zhuǎn)載等都需要大量的人力和物力的投入。由于網(wǎng)上用檔、利用者與管理者不直接接觸,該收取的一切費(fèi)用,就只好在網(wǎng)上進(jìn)行,這樣就應(yīng)該建立檔案信息利用收費(fèi)網(wǎng)站。國家制定統(tǒng)一的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和自動計(jì)費(fèi)軟件。對每次的訪問收費(fèi),都必須有一個(gè)系統(tǒng)而詳細(xì)的規(guī)定。這樣才能保證利用和管理人雙方利益均等或不受損失。

3. 建立一支會計(jì)算機(jī)編輯、會操作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高技術(shù)管理人才隊(duì)伍。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作,信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館(室)某一部門的工作,也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的,它需要所有檔案人員的積極參與與配合,檔案隊(duì)伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用,因此,檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。

二、實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的對策

隨著網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上用檔的普及,檔案部門還有許多工作要做,針對網(wǎng)上用檔的條件,我們還必須做好以下幾方面工作,為檔案實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.加強(qiáng)網(wǎng)上用檔管理理論研究。為了更好地開展網(wǎng)上工作,保證提供系統(tǒng)、完整、真實(shí)的電子文件信息給利用者,我們必須加強(qiáng)歸檔電子文件的理論研究,其探討的理論主要包括:(1)用文字處理技術(shù)形成的電子文件,歸檔時(shí)應(yīng)有文字存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料。(2)用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究。(3)檔案信息上網(wǎng)后信息如何管理、利用的理論研究。(4)檔案信息源如何系統(tǒng)編輯上網(wǎng)的理論研究等等。

2.加強(qiáng)檔案部門網(wǎng)上辦公先進(jìn)設(shè)備的配置?，F(xiàn)階段檔案部門設(shè)備十分落后,現(xiàn)代化程度不高。因此,我們要加強(qiáng)宣傳,爭取社會的支持,爭取政府加大對檔案事業(yè)的投入。再就是要把檔案事業(yè)推向市場,讓檔案體現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)價(jià)值,把檔案信息作為一種特殊商品經(jīng)營,增加社會對檔案事業(yè)的投入?？傊?要采取多種方式來解決檔案資金的不足,以便檔案界配置先進(jìn)的管理設(shè)備。

3.加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)。人才確定事業(yè)成敗,檔案事業(yè)發(fā)展與否,關(guān)鍵在人才。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,檔案管理人才必須重新更新自己的知識,爭做檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理軟件的編輯開發(fā)人才,爭做網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理人才,爭做網(wǎng)絡(luò)檔案信息源組織編研人才和其它載體形式的管理人才。

4.加強(qiáng)網(wǎng)上用檔的法律、制度的制定。必須加強(qiáng)風(fēng)上用檔工作立法和制度的建設(shè),用法律和制度來保障檔案資源的齊全完整。為此,需要從以下幾方面進(jìn)行規(guī)范:

(1)加強(qiáng)網(wǎng)上用檔的立法規(guī)定,對那些非授權(quán)訪問,冒充合法用戶破壞數(shù)據(jù)完整性、干擾系統(tǒng)正常運(yùn)行、利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒、線路竊聽等形式的犯罪分子,要以法律為武器進(jìn)行堅(jiān)決的打擊。(2)制定應(yīng)急計(jì)劃,進(jìn)行安全檢查和審計(jì),撰寫安全情況匯報(bào)的規(guī)定;(3)嚴(yán)格進(jìn)行權(quán)限管理,包括授予完成工作所需最小特權(quán)、回收特權(quán)的規(guī)定。(4)網(wǎng)上查閱檔案信息目錄的規(guī)定。(5)定期進(jìn)行安全評估,不斷改進(jìn)、優(yōu)化系統(tǒng)的規(guī)定。

三、如何保障檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)安全

作為開放的信息交流平臺,Internet的某些特殊屬性對檔案信息服務(wù)的安全性、可靠性帶來了一定威脅。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,影響檔案信息服務(wù)安全的主要因素有三個(gè)方面:操作系統(tǒng)因素、硬件設(shè)備因素以及“網(wǎng)絡(luò)黑客”因素。其中操作系統(tǒng)是計(jì)算機(jī)運(yùn)行的最基本的要求,實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上傳遞,首先要解決操作系統(tǒng)的安全問題;硬件設(shè)備對檔案信息安全的影響主要來自其核心——CPU芯片的安全性,亦應(yīng)引起我們的關(guān)注;“網(wǎng)絡(luò)黑客”則是專指非法制作與傳播計(jì)算機(jī)病毒或惡意攻擊特定網(wǎng)站的人。其行為借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息資源的安全同樣構(gòu)成危害:存儲于網(wǎng)絡(luò)的檔案信息,會因病毒的侵襲而發(fā)生嚴(yán)重?fù)p毀。因此,利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境開展檔案信息服務(wù)的安全性、可靠性問題需要我們采取必要措施,保證檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的安全與正常運(yùn)行。并根據(jù)檔案信息自身的特點(diǎn)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合利用的實(shí)際需要,健全相關(guān)的防火墻技術(shù)、VPN(虛擬專用網(wǎng))技術(shù)、加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治技術(shù)、跟蹤檢測技術(shù)以及數(shù)字檔案信息資源備災(zāi)基地建設(shè)等,以切實(shí)保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源優(yōu)化整合與開發(fā)利用的安全。