導(dǎo)言：作為寫(xiě)作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇檔案的相關(guān)知識(shí)，它們將為您的寫(xiě)作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

[分類(lèi)號(hào)]G275.9　F270.7

隨著知識(shí)成為重要的生產(chǎn)要素和機(jī)構(gòu)的核心戰(zhàn)略資源，對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移的探討研究也在不斷深入。而作為知識(shí)轉(zhuǎn)移重要第三方的咨詢(xún)公司，其知識(shí)轉(zhuǎn)移的內(nèi)涵和要求有何不同，其基石是什么，知識(shí)轉(zhuǎn)移與咨詢(xún)公司檔案信息管理的關(guān)系如何，有何共通之處，又該如何把握和結(jié)合，都有必要認(rèn)真探討研究。

1　知識(shí)轉(zhuǎn)移與咨詢(xún)公司檔案信息管理

1.1　知識(shí)轉(zhuǎn)移的內(nèi)涵及其特征

從1977年Teeee提出知識(shí)轉(zhuǎn)移的概念起，國(guó)內(nèi)外對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移內(nèi)涵的探討一直不斷深入。與知識(shí)管理興起于工商管理一樣，最初理解知識(shí)轉(zhuǎn)移是基于其對(duì)企業(yè)管理的功能和意義，由此產(chǎn)生了“功能說(shuō)”，如Kogut等認(rèn)為企業(yè)轉(zhuǎn)移知識(shí)的能力是企業(yè)存在的重要理由，知識(shí)轉(zhuǎn)移的目的是吸收新知識(shí)和有效利用新知識(shí)，通過(guò)知識(shí)轉(zhuǎn)移，將那些使組織獲益的知識(shí)加速應(yīng)用，從而使組織獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

隨后產(chǎn)生了“過(guò)程說(shuō)”，如斯德哥爾摩經(jīng)濟(jì)學(xué)院的Hendrik等人提出知識(shí)轉(zhuǎn)移是一種知識(shí)傳遞者與知識(shí)接受者之間的溝通過(guò)程；Hansen也認(rèn)為知識(shí)轉(zhuǎn)移是機(jī)構(gòu)成員間的知識(shí)遷移和吸收；許強(qiáng)等認(rèn)為知識(shí)轉(zhuǎn)移是知識(shí)從轉(zhuǎn)移方向知識(shí)接受方傳遞，并讓接受方理解和接受的過(guò)程；Davenport等提出“知識(shí)轉(zhuǎn)移=知識(shí)傳達(dá)+知識(shí)接收”，接收知識(shí)意味著對(duì)信息的充分理解并能夠據(jù)此采取行動(dòng)；Krogh等認(rèn)為知識(shí)轉(zhuǎn)移的過(guò)程分為初始化、轉(zhuǎn)移和整合三個(gè)階段；詹青龍等指出知識(shí)轉(zhuǎn)移是指知識(shí)勢(shì)能高的主體向知識(shí)勢(shì)能低的主體轉(zhuǎn)移知識(shí)的過(guò)程。

隨著研究的深入，對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移的認(rèn)識(shí)逐漸上升到本質(zhì)和宏觀層面，如陸俠等認(rèn)為知識(shí)轉(zhuǎn)移是指建立起技能傳授、學(xué)習(xí)和知識(shí)管理的體系，將戰(zhàn)略設(shè)計(jì)、組織和績(jī)效設(shè)計(jì)、管理流程設(shè)計(jì)、系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)各方面知識(shí)在員工中進(jìn)行貫徹，讓大家對(duì)相關(guān)知識(shí)消化吸收，保證系統(tǒng)的運(yùn)行；施琴芬等認(rèn)為知識(shí)的轉(zhuǎn)移是通過(guò)組織的地域維度、業(yè)務(wù)維度及職能維度來(lái)降低組織風(fēng)險(xiǎn)的不確定性，破除一些節(jié)點(diǎn)問(wèn)題和壁壘枷鎖；而譚大鵬、霍國(guó)慶等撰文對(duì)此進(jìn)行概括比較，他們認(rèn)為知識(shí)轉(zhuǎn)移是一個(gè)特殊的知識(shí)傳播過(guò)程，是在受控環(huán)境中進(jìn)行的，其根本作用是縮小人類(lèi)個(gè)體或組織之間的知識(shí)差距并促進(jìn)人類(lèi)的共同發(fā)展。

根據(jù)以上學(xué)者的概念界定，可以看出知識(shí)轉(zhuǎn)移具有以下主要特征：

首先，知識(shí)轉(zhuǎn)移具有較強(qiáng)的目的性和主動(dòng)性。與知識(shí)傳播和擴(kuò)散不同，知識(shí)轉(zhuǎn)移是在組織機(jī)構(gòu)有意識(shí)的主導(dǎo)下開(kāi)展的，旨在促進(jìn)個(gè)體和組織的共同可持續(xù)發(fā)展，因而更為主動(dòng)和積極，更強(qiáng)調(diào)方法和策略的計(jì)劃性、針對(duì)性。如當(dāng)企業(yè)自身不具備某類(lèi)知識(shí)轉(zhuǎn)移條件時(shí)，就會(huì)選擇向咨詢(xún)公司等第三方尋求獲得知識(shí)源的策略。

其次，知識(shí)轉(zhuǎn)移活動(dòng)是受控的和可控的。所謂“受控的”包含兩層含義：一方面指的是并非所有的知識(shí)都能順利地實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)移，只有可編碼的知識(shí)才能更好地為接收方所理解和接納；另一方面是指知識(shí)轉(zhuǎn)移往往需要在受控環(huán)境中進(jìn)行，這樣能保證知識(shí)轉(zhuǎn)移的效果和效率，還能更有效避免被動(dòng)的知識(shí)外溢。由此機(jī)構(gòu)需要設(shè)計(jì)可控的平臺(tái)系統(tǒng)，以保證對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移的過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行控制。

再次，知識(shí)轉(zhuǎn)移的過(guò)程具有增值性和創(chuàng)新性。知識(shí)轉(zhuǎn)移不只是一個(gè)被動(dòng)的接受和繼承的過(guò)程，而是一個(gè)創(chuàng)造性的同化和內(nèi)化的過(guò)程。知識(shí)通過(guò)轉(zhuǎn)移產(chǎn)生增值、裂變、聚合后，進(jìn)而就會(huì)形成新的知識(shí)。因而，知識(shí)轉(zhuǎn)移過(guò)程伴隨著知識(shí)使用價(jià)值的相應(yīng)回報(bào)，轉(zhuǎn)移完成后往往能達(dá)到知識(shí)供需雙方彼此雙贏，乃至多方共贏。

此外，知識(shí)轉(zhuǎn)移的對(duì)象更為廣泛和深刻。與傳統(tǒng)信息利用和傳播只關(guān)注顯性知識(shí)不同，知識(shí)轉(zhuǎn)移關(guān)注隱性知識(shí)的共享和擴(kuò)散。劉麗萍指出，知識(shí)具有“波粒二相性”。知識(shí)“?！笔侵缸鳛閷?shí)體的知識(shí)(即顯性知識(shí))，知識(shí)的“波”是指作為過(guò)程的知識(shí)(即隱性知識(shí))。因知識(shí)轉(zhuǎn)移產(chǎn)生的作用有知識(shí)結(jié)果的轉(zhuǎn)移和知識(shí)過(guò)程的轉(zhuǎn)移，而后者的影響將會(huì)更持久、更深遠(yuǎn)。

1.2　檔案信息管理為咨詢(xún)公司知識(shí)轉(zhuǎn)移提供保障和支持

咨詢(xún)公司開(kāi)展知識(shí)轉(zhuǎn)移活動(dòng)的前提是：擁有足量的、可靠的信息和知識(shí)儲(chǔ)備。因而對(duì)于咨詢(xún)公司來(lái)說(shuō)，廣義的檔案信息管理不僅包括人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、文書(shū)檔案等，還包括根據(jù)其業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)導(dǎo)向建立的各類(lèi)知識(shí)庫(kù)(即知識(shí)檔案)。在這個(gè)知識(shí)庫(kù)中不僅要有事實(shí)性的知識(shí)(Know-What)、原理性的知識(shí)(Know―Why)和技術(shù)性的知識(shí)(Know-How)，還要建立專(zhuān)家檔案。因?yàn)殡S著客戶(hù)需求專(zhuān)業(yè)化和精細(xì)化程度的提高，任何公司都難以獨(dú)立完成咨詢(xún)課題和任務(wù)，只有掌握了“誰(shuí)擁有知識(shí)(Know-Who)”，才能更好地實(shí)現(xiàn)知識(shí)轉(zhuǎn)移方與接受方的匹配。這對(duì)于中小型咨詢(xún)公司而言更是立命之本，楊文等在對(duì)福建36家管理咨詢(xún)公司進(jìn)行調(diào)研時(shí)發(fā)現(xiàn)，絕大多數(shù)管理咨詢(xún)公司都無(wú)力聘請(qǐng)全職的管理咨詢(xún)師，只好聘請(qǐng)兼職顧問(wèn)，在整個(gè)咨詢(xún)項(xiàng)目運(yùn)作過(guò)程中，管理咨詢(xún)公司負(fù)責(zé)接單，再“下單”給管理咨詢(xún)師“生產(chǎn)”，而后公司負(fù)責(zé)“交貨”及“客服”。

1.3　知識(shí)轉(zhuǎn)移有利于咨詢(xún)公司檔案管理的發(fā)展和價(jià)值實(shí)現(xiàn)

檔案信息管理是基礎(chǔ)性工作，事關(guān)咨詢(xún)公司的生存和可持續(xù)發(fā)展，而檔案管理本身也是一個(gè)承上啟下的過(guò)程，需要建立素質(zhì)優(yōu)良、繼往開(kāi)來(lái)的檔案工作團(tuán)隊(duì)，在筆者塒中山卓力、佳信等幾家咨詢(xún)公司的調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，由于員工流動(dòng)性較大，經(jīng)常導(dǎo)致公司業(yè)務(wù)開(kāi)展存有難處和困境：一方面新上崗的檔案人員，對(duì)于原有檔案存放規(guī)律和技術(shù)不甚了解，相關(guān)信息無(wú)法及時(shí)查找；另一方面，大量的咨詢(xún)信息和客戶(hù)信息及時(shí)歸檔，存入知識(shí)庫(kù)，一旦業(yè)務(wù)員辭職或離職，這些重要信息也隨之而去，對(duì)公司損失頗大。而知識(shí)轉(zhuǎn)移的提出，對(duì)咨詢(xún)公司及其檔案管理工作的發(fā)展都是極為有益和有利的。

2　面向知識(shí)轉(zhuǎn)移的咨詢(xún)公司檔案信息管理維度分析

所謂管理維度，是在對(duì)管理活動(dòng)要素類(lèi)型進(jìn)行剖析的基礎(chǔ)上，對(duì)管理活動(dòng)空間范圍和視角方位的具備程度、判斷條件和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的表示，即對(duì)管理活動(dòng)賴(lài)以存在的內(nèi)外條件予以判定、描述和評(píng)價(jià)的概念集合。管理維度的分析與構(gòu)架，一般要從兩個(gè)以上具有互斥性的視角進(jìn)行，這無(wú)論對(duì)于管理理論研究，還是管理活動(dòng)實(shí)踐的歸納和指導(dǎo)，都具有積極意義：一方面，有助于引導(dǎo)管理學(xué)研究的視角創(chuàng)新，一個(gè)新的管理維度的描繪，是建立在對(duì)管理活動(dòng)的要素、環(huán)節(jié)和生存空間的重新認(rèn)識(shí)和挖掘基礎(chǔ)之上的，必然帶來(lái)研究視角的重新發(fā)現(xiàn)和研究定位的修正，能拓展管理學(xué)的研究視野，推動(dòng)管理學(xué)研究理念的創(chuàng)新；另一方面，能直接提供新的分析方法和理論框架。對(duì)管理維度的描述實(shí)質(zhì)上是

對(duì)各類(lèi)管理活動(dòng)的內(nèi)核分析，為分解和區(qū)別管理要素類(lèi)型提供了思路和方法，并確定各類(lèi)要素在管理中所司職責(zé)，管理維度的重新審視和劃分，正是管理模式重新構(gòu)建的前提和基礎(chǔ)，為其提供可資利用的方法和框架。

中國(guó)人民大學(xué)的胡鴻杰教授通過(guò)對(duì)管理活動(dòng)機(jī)理層面的考察，提出任何管理活動(dòng)都包括資源、方式和內(nèi)容三個(gè)主要維度：

所謂管理內(nèi)容，即指管理活動(dòng)的對(duì)象及其所要實(shí)現(xiàn)的職能和任務(wù)，對(duì)于某一特定的管理活動(dòng)和行為，其管理內(nèi)容既可以是具體的對(duì)象標(biāo)的，也可以是抽象的過(guò)程，還可以是具有更深內(nèi)涵的職能，特別是在許多宏觀的管理活動(dòng)中，對(duì)程序和職能的管理更是其日常工作的主要內(nèi)容。如檔案管理活動(dòng)中，檔案工作者和檔案信息自然都是管理內(nèi)容，而對(duì)文件案卷的收集、整理等過(guò)程也是管理內(nèi)容，此外檔案管理機(jī)構(gòu)的職能同樣還是管理內(nèi)容，只是考察的層面和范圍不同而已。

至于管理資源，一般認(rèn)為無(wú)非就是“人力、物力、財(cái)力”資源，再加上近年來(lái)比較吸引眼球的“信息資源”，這些理解和認(rèn)知比較通俗易懂，但也略顯粗淺和表象，對(duì)管理資源缺乏深層次的思考，只注意到了直觀的顯性資源，忽略了管理中的隱性資源，胡鴻杰教授則撰文指出，管理資源還可分為基礎(chǔ)性資源和“特有資源”兩個(gè)層次，前者有如人力資源、物力資源、財(cái)力資源和信息資源等，為管理活動(dòng)提供外在保障，后者諸如規(guī)則、權(quán)力、人脈和文化等，為管理提供內(nèi)在保障，管理活動(dòng)中兩類(lèi)資源都是不可或缺的。

管理方式是指依據(jù)管理內(nèi)容的特點(diǎn)和要求，對(duì)管理資源進(jìn)行整合、配置的方法與途徑，依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)管理方式有不同劃分，如根據(jù)是否產(chǎn)生口語(yǔ)或書(shū)面語(yǔ)行為，可以分為言語(yǔ)型與非言語(yǔ)型管理方式；根據(jù)發(fā)生的場(chǎng)合，可分為直接型管理方式與媒介型管理方式；根據(jù)對(duì)資源處理的程度可分為一次管理和二次管理兩個(gè)不同層次的方式等。文件(檔案)方式是其中的言語(yǔ)型、媒介管理方式，是社會(huì)與機(jī)構(gòu)管理方式中最重要、最通用、最經(jīng)濟(jì)的一種，具有確定性、規(guī)范性、可控性等比較優(yōu)勢(shì)。

從這三個(gè)維度對(duì)檔案信息活動(dòng)進(jìn)行考察，不僅能引發(fā)對(duì)檔案管理活動(dòng)的重新認(rèn)識(shí)和把握，既有助于理解和深度挖掘檔案信息資源，又能凸顯其在管理中的保障作用，有利于減少或避免管理資源重復(fù)建設(shè)，一定程度上改變對(duì)管理資源的浪費(fèi)或漠視現(xiàn)象，從本源上促進(jìn)管理資源的最優(yōu)配置，還有助于管理方式的規(guī)范與創(chuàng)新，為解決當(dāng)前諸多社會(huì)管理問(wèn)題提供新的思路和方法，具有實(shí)踐意義和現(xiàn)實(shí)價(jià)值。三維度分析如圖1所示：

咨詢(xún)公司的檔案信息管理也同樣不能置身于這三維度空間之外，下面即依此分維度對(duì)其中的知識(shí)轉(zhuǎn)移相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行分析和探討。

2.1　內(nèi)容維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移

一般認(rèn)為，檔案信息管理的主要是文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案等傳統(tǒng)內(nèi)容，這就有必要首先了解和明確檔案信息的特點(diǎn)。和寶榮教授指出檔案信息具有聯(lián)系性和積累性的特點(diǎn)，李國(guó)慶指出檔案信息作為信息資源的一個(gè)重要組成部分，除了具有信息的一般特點(diǎn)外，最大優(yōu)勢(shì)在于其真實(shí)性、可靠性、權(quán)威性和憑證性。在傳統(tǒng)環(huán)境下，這些特點(diǎn)通過(guò)固化在特定載體(如紙張)上予以保證，而數(shù)字環(huán)境下，則有賴(lài)于元數(shù)據(jù)信息了。當(dāng)然圖書(shū)與情報(bào)類(lèi)信息也需要元數(shù)據(jù)，但不同的是，這一類(lèi)的元數(shù)據(jù)信息主要用于知識(shí)的組織和檢索，主要關(guān)注知識(shí)載體形式和內(nèi)容分類(lèi)關(guān)聯(lián)，而歸檔信息的元數(shù)據(jù)更側(cè)重于知識(shí)的來(lái)源信息及知識(shí)產(chǎn)生者的背景結(jié)構(gòu)，借此來(lái)保證知識(shí)源的可靠性。

szulanski認(rèn)為，在知識(shí)轉(zhuǎn)移的初始階段，知識(shí)源的可靠性、轉(zhuǎn)移的預(yù)期困難是影響知識(shí)轉(zhuǎn)移效率的重要因素。當(dāng)知識(shí)源的可靠性沒(méi)有得到確證，即當(dāng)知識(shí)源并不被認(rèn)為是可信賴(lài)的、講信用的或有見(jiàn)識(shí)的時(shí)候，知識(shí)源的知識(shí)轉(zhuǎn)移將非常困難，它的建議和示范將被質(zhì)疑并受到抵制，這也叫“知識(shí)作用的未實(shí)證性(unpmvenness)”。因而咨詢(xún)公司根據(jù)其業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)導(dǎo)向所建立的各類(lèi)知識(shí)庫(kù)，為了確保其真實(shí)可靠，必須依據(jù)檔案管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，自然也就是檔案信息管理內(nèi)容的重要組成。

這一維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移主要在咨詢(xún)公司和客戶(hù)之間進(jìn)行，除了滿足用戶(hù)需求提供可靠的編碼化知識(shí)源之外，相應(yīng)背景信息共享與遷移也是十分必要的。

2.2　資源維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移

任何一種管理都是耗資源的，如前所述，既需要人力、物力、財(cái)力和信息等基礎(chǔ)性資源提供的外在保障，也需要權(quán)力、規(guī)則和文化等管理的“特有資源”提供內(nèi)在保障，管理活動(dòng)中這兩類(lèi)資源都是具有支撐性的，缺一不可。咨詢(xún)公司檔案信息管理也離不開(kāi)人、財(cái)、物等資源的保障，如設(shè)備和裝具的配備、人員的培訓(xùn)、信息的加工和服務(wù)等，同樣檔案管理水平的提升還需要權(quán)力、文化層面的支撐，如公司高層的重視和強(qiáng)調(diào)(特別是像北大縱橫等大型咨詢(xún)公司)，一則有利于各個(gè)部門(mén)的檔案信息整合；二則利用權(quán)力資源可以督促實(shí)現(xiàn)將存儲(chǔ)在員工個(gè)人電腦(乃至人腦)中的知識(shí)信息予以全面及時(shí)的轉(zhuǎn)移和歸檔，以豐富公司的財(cái)富和資本。

這一維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移主要在咨詢(xún)公司內(nèi)部進(jìn)行，不僅要在檔案信息管理人員中予以傳播與接納，如一方面要熟悉檔案工作需要哪些資源；另一方面也要掌握這些資源能在何處獲得，又該如何獲取。這類(lèi)知識(shí)轉(zhuǎn)移更要推廣到公司業(yè)務(wù)部門(mén)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，使他們形成概念、習(xí)得程序，最終養(yǎng)成大力支持檔案信息管理的習(xí)慣和氛圍。

2.3　方式維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移

咨詢(xún)公司檔案信息門(mén)類(lèi)較多，其機(jī)密性高低不一，因而信息組織的方式和使用權(quán)限的控制存在較大的差異性。這就需要重視對(duì)檔案信息管理方式的知識(shí)轉(zhuǎn)移，以促進(jìn)機(jī)構(gòu)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。方式維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移重點(diǎn)和難點(diǎn)在于管理技能和經(jīng)驗(yàn)等隱性知識(shí)，檔案信息管理從原理上講是比較直觀和簡(jiǎn)單的，但是具體的操作需要長(zhǎng)期的經(jīng)驗(yàn)積累和技能熟悉，也絕非一朝一夕能做好的。

這一維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移還存在于咨詢(xún)公司和客戶(hù)之間，不過(guò)這主要是指開(kāi)展檔案管理咨詢(xún)業(yè)務(wù)和有檔案管理專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)的公司。如浙江省首家公司制檔案中介機(jī)構(gòu)――杭州偉邦檔案管理咨詢(xún)有限公司，就針對(duì)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位提供檔案咨詢(xún)與指導(dǎo)、檔案培訓(xùn)、檔案技術(shù)推廣、檔案人才租賃等相關(guān)的專(zhuān)業(yè)服務(wù)，而方式維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移即是此類(lèi)公司的核心優(yōu)勢(shì)之一。

3　面向知識(shí)轉(zhuǎn)移的咨詢(xún)公司檔案信息管理實(shí)現(xiàn)策略

如上文分析可見(jiàn)，不僅檔案信息管理在咨詢(xún)公司知識(shí)轉(zhuǎn)移中起著基礎(chǔ)性和關(guān)鍵性的作用，關(guān)注知識(shí)轉(zhuǎn)移對(duì)于檔案信息管理也大有裨益，兩者互為依托、相互促進(jìn)。而實(shí)現(xiàn)面向知識(shí)轉(zhuǎn)移的咨詢(xún)公司檔案信息管理需要在以下幾方面予以強(qiáng)調(diào)和努力：

3.1　主動(dòng)調(diào)研掌握公司檔案管理中知識(shí)轉(zhuǎn)移內(nèi)容

首先是咨詢(xún)公司領(lǐng)導(dǎo)層要從宏觀上對(duì)檔案信息管理中的知識(shí)轉(zhuǎn)移有充分的認(rèn)識(shí)和把握，深入調(diào)研公司管理中知識(shí)轉(zhuǎn)移的層次和范圍，明確哪些顯性知識(shí)必須按照檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)和要求予以存儲(chǔ)、傳播和控制，哪些個(gè)體隱性知識(shí)應(yīng)該顯性化為組織知識(shí)并予以

及時(shí)存檔，把握檔案信息管理各個(gè)維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移內(nèi)涵和要求；具體操作執(zhí)行的檔案管理信息工作者更要積極主動(dòng)，對(duì)具有潛在價(jià)值、有必要作為檔案信息保存的知識(shí)，與業(yè)務(wù)人員共同商討，擬定歸檔范圍并明確共享權(quán)限，業(yè)務(wù)人員也要認(rèn)真配合，提出建設(shè)性意見(jiàn)和需求，以框定知識(shí)轉(zhuǎn)移的目標(biāo)和范圍。

3.2　優(yōu)化檔案信息管理中知識(shí)轉(zhuǎn)移的資源保障

所謂資源保障就是為知識(shí)轉(zhuǎn)移創(chuàng)造必要的軟硬件環(huán)境。一方面要在人、財(cái)、物等基礎(chǔ)性資源上對(duì)檔案信息管理予以必要配備和支持，在檔案信息管理人員梯隊(duì)建設(shè)上要引起足夠重視，盡早做好準(zhǔn)備，有計(jì)劃、有步驟引導(dǎo)檔案專(zhuān)業(yè)人員間的業(yè)務(wù)交流和知識(shí)轉(zhuǎn)移，讓新生力量在日常的檔案信息工作中充分習(xí)得管理技術(shù)和技能，避免突然的工作移交帶來(lái)的措手不及；另一方面要利用權(quán)力和公司文化等特殊資源，大力宣傳、積極引導(dǎo)和推動(dòng)各類(lèi)檔案信息知識(shí)轉(zhuǎn)移，不僅在信息管理人員中，更要在業(yè)務(wù)部門(mén)里，形成健康的知識(shí)存檔和歸檔意識(shí)，培育良好的知識(shí)轉(zhuǎn)移的習(xí)慣和氛圍。

3.3　量身打造面向知識(shí)轉(zhuǎn)移的檔案信息管理系統(tǒng)

咨詢(xún)公司要著力開(kāi)發(fā)和建設(shè)面向知識(shí)轉(zhuǎn)移的檔案信息管理系統(tǒng)，一方面要依據(jù)和符合本公司的客觀實(shí)際，另一方面也要保證系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和通用性。如在設(shè)計(jì)知識(shí)采集功能模塊時(shí)，要對(duì)本公司業(yè)務(wù)流程予以梳理和考察，在各關(guān)鍵環(huán)節(jié)中嵌入背景信息捕獲器，保證歸檔知識(shí)的可靠性和可用性；而在知識(shí)傳播功能模塊中，要實(shí)現(xiàn)目錄信息開(kāi)放的同時(shí)，對(duì)知識(shí)內(nèi)容進(jìn)行有效控制，這一方面是指利用技術(shù)手段嚴(yán)格控制資源使用權(quán)限；另一方面是指實(shí)現(xiàn)知識(shí)轉(zhuǎn)移環(huán)境的控制，以提高資源利用率和知識(shí)轉(zhuǎn)移效能。

3.4　有力控制、有序開(kāi)發(fā)咨詢(xún)公司知識(shí)資產(chǎn)

在拓展和豐富檔案信息資源的類(lèi)型、數(shù)量的同時(shí)，檔案管理人員要建立和完善公司資產(chǎn)檔案，特別是對(duì)無(wú)形資產(chǎn)的歸檔和建檔，不僅要及時(shí)接收和控制公司核心知識(shí)，保證其安全性和可用性，還要與業(yè)務(wù)人員積極配合，有條件地對(duì)之進(jìn)行開(kāi)發(fā)和傳授，使之不斷增值和升值，增加知識(shí)轉(zhuǎn)移的吸引力和動(dòng)力。

篇2

現(xiàn)代的知識(shí)管理可以為傳統(tǒng)的檔案管理創(chuàng)新拓展提供方向與動(dòng)力，而傳統(tǒng)的檔案管理可以為現(xiàn)代的知識(shí)管理簡(jiǎn)單實(shí)現(xiàn)提供路徑與基礎(chǔ)。

一、檔案管理與知識(shí)管理相近相通

（一）兩者管理對(duì)象重疊

檔案管理的對(duì)象是文件、檔案，知識(shí)管理的對(duì)象是知識(shí)。知識(shí)分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。顯性知識(shí)可以分為外源顯性知識(shí)和內(nèi)源顯性知識(shí)。中國(guó)臺(tái)灣學(xué)者楊舜仁說(shuō)：“知識(shí)管理顧名思義：為知識(shí)者，才納入管理，而―般能夠納入信息系統(tǒng)管理的知識(shí)，不外以電子型態(tài)或書(shū)面形態(tài)存在”，因而，“知識(shí)存在的形態(tài)與文件管理之形態(tài)相同”。可見(jiàn)，文件、檔案是檔案管理和知識(shí)管理共同的管理對(duì)象。檔案管理與知識(shí)管理的密切聯(lián)系主要源于這種管理對(duì)象的重疊。

（二）兩者管理目的的相近

檔案界一直將“便于社會(huì)各方面的利用”作為檔案工作的根本目的和基本原則之一。為企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)提供檔案服務(wù)，滿足用戶(hù)的檔案需求，是企業(yè)檔案管理的根本目的，也是企業(yè)檔案管理的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，“它貫穿于企業(yè)檔案工作的各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)，支配著企業(yè)檔案管理過(guò)程的運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展。知識(shí)管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值、提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，為此知識(shí)管理必須力圖將最恰當(dāng)?shù)闹R(shí)在最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間傳遞給最恰當(dāng)?shù)娜?，以便使他們能夠做出最好的決策。

檔案管理和知識(shí)管理都將為用戶(hù)提供檔案或知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案或知識(shí)的價(jià)值，作為其最終目的，正如德?tīng)査固┧冀淌谒裕骸拔募芾淼哪繕?biāo)在許多方面都與知識(shí)管理非常相似――都是在需要的時(shí)候讓人們能夠得到所需的有關(guān)信息。這一共性意味著兩者具有合作的基礎(chǔ)。”

（三）兩者管理流程類(lèi)似

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)檔案界將傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)劃分為“六個(gè)環(huán)節(jié)”(或“八個(gè)環(huán)節(jié)”)：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、(編目與檢索、編輯與研究)、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)。實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理、集成管理，還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環(huán)節(jié)。知識(shí)管理的流程是知識(shí)的產(chǎn)生、收集、存儲(chǔ)、加工、整理、評(píng)價(jià)、利用等。檔案管理和知識(shí)管理的管理流程相當(dāng)類(lèi)似：都是對(duì)分散的管理對(duì)象(文件、檔案或知識(shí))，予以收集、存儲(chǔ)，使之集中化；然后對(duì)其進(jìn)行加工、整理，使之有序化；接著對(duì)其進(jìn)行鑒定、評(píng)價(jià)，使之優(yōu)化；最后將其提供利用，使之實(shí)現(xiàn)價(jià)值；而在利用過(guò)程中又會(huì)產(chǎn)生新的文件、檔案或知識(shí)，需要對(duì)其進(jìn)行收集、存儲(chǔ)。

（四）兩者管理技術(shù)相同

在數(shù)字化環(huán)境中，企業(yè)的文件、檔案產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)于各種各樣的信息系統(tǒng)。對(duì)于非數(shù)字化環(huán)境下產(chǎn)生的文件、檔案，為了使其適應(yīng)數(shù)字化環(huán)境的要求，也必須對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理。因此，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的全部活動(dòng)――文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴(lài)于現(xiàn)代信息技術(shù)。而知識(shí)管理更是信息技術(shù)迅速發(fā)展的產(chǎn)物，知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用。檔案管理和知識(shí)管理都需要應(yīng)用的具體技術(shù)或工具包括：元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫(kù)、文本挖掘、搜索引擎、電子郵件、門(mén)戶(hù)系統(tǒng)、信息、信息推送、信息安全技術(shù)等等?？梢?jiàn)，檔案管理與知識(shí)管理有著共同的技術(shù)支撐――現(xiàn)代信息技術(shù)。

二、檔案管理與知識(shí)管理相差相異

從管理層面來(lái)看，檔案管理主要是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)管理活動(dòng)、一系列管理技術(shù)方法；而知識(shí)管理不僅是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)管理活動(dòng)、一系列管理技術(shù)方法，還介于價(jià)值觀念、管理模式、管理理念范疇。從管理深度來(lái)看，傳統(tǒng)檔案管理主要是對(duì)文件、檔案實(shí)體(載體)的管理，而知識(shí)管理更重視對(duì)文件、檔案內(nèi)容(信息、知識(shí))的管理。從管理范圍來(lái)看，檔案管理的對(duì)象限于文件、檔案；而知識(shí)管理不僅要管理文件、檔案這種內(nèi)源顯性知識(shí)，還要管理圖書(shū)情報(bào)之類(lèi)的外源顯性知識(shí)以及員工大腦中的隱性知識(shí)。從管理側(cè)重點(diǎn)來(lái)看，檔案管理更側(cè)重于確保文件、檔案的完整性、真實(shí)性與可靠性，確保文件、檔案的憑證性?xún)r(jià)值、長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值與保存價(jià)值；知識(shí)管理則更關(guān)注文件、檔案及其他類(lèi)型知識(shí)的可用性，關(guān)注文件、檔案及其他類(lèi)型知識(shí)的情報(bào)性?xún)r(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值與利用價(jià)值。從管理特點(diǎn)來(lái)看，檔案管理更強(qiáng)調(diào)對(duì)文件、檔案進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范化、制度化、程序化管理；知識(shí)管理則鼓勵(lì)―種較為寬松、便于創(chuàng)新的管理體系。“文件管理關(guān)注自身的良好定義的政策和可審視的程序，而知識(shí)管理致力于以一個(gè)不受約束的組織的創(chuàng)造力和知識(shí)交易的方式，從而忽視組織傳統(tǒng)。

由此可見(jiàn)，檔案管理與知識(shí)管理具有鮮明的相似性，兩者既相近相通又相差相異。

三、檔案管理與知識(shí)管理的互動(dòng)性

（一）知識(shí)管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過(guò)分強(qiáng)調(diào)檔案與文件、檔案與圖書(shū)情報(bào)的區(qū)別，將文件、圖書(shū)情報(bào)等排除在管理職責(zé)之外，從而極大地限制了自身活動(dòng)的范圍。傳統(tǒng)的檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現(xiàn)有工作服務(wù)，脫離了價(jià)值創(chuàng)造過(guò)程之外，從而極大地限制了自身發(fā)揮作用的領(lǐng)域。

知識(shí)管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識(shí)納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識(shí)進(jìn)行整合與集成，建構(gòu)―個(gè)整體的知識(shí)資源體系。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)在企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)創(chuàng)造知識(shí)、共享知識(shí)、應(yīng)用知識(shí)，使知識(shí)直接服務(wù)于企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)。這樣，檔案管理就被融入一個(gè)更廣闊的活動(dòng)領(lǐng)域，而與組織的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)活動(dòng)直接相結(jié)合，成為企業(yè)日常工作必不可少的組成部分。

（二）知識(shí)管理以提升檔案管理的價(jià)值

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理重保管輕利用，通過(guò)查卷、借閱、復(fù)印等落后的階段，被動(dòng)地提供簡(jiǎn)單、淺層的檔案服務(wù)，不能充分地滿足用戶(hù)對(duì)信息、知識(shí)的需求，不能有效地為企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)服務(wù)。

知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)借助先進(jìn)的信息技術(shù)，通過(guò)現(xiàn)代化、智能化、人性化的手段，主動(dòng)地為用戶(hù)提供高級(jí)、深層的信息、知識(shí)服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，提升核心競(jìng)爭(zhēng)力。知識(shí)管理對(duì)知識(shí)服務(wù)的強(qiáng)調(diào)和價(jià)值創(chuàng)造的關(guān)注，使得知識(shí)管理專(zhuān)家能夠增強(qiáng)文件管理工作者對(duì)信息和知識(shí)利用的理解，促進(jìn)文件、檔案的開(kāi)發(fā)利用，從而提升檔案管理的價(jià)值，提升檔案管理機(jī)構(gòu)與人員在企業(yè)組織體系中的地位。

（三）檔案管理對(duì)知識(shí)管理的促進(jìn)作用

隱性知識(shí)占知識(shí)資源的大部分，而且具有相當(dāng)重要的價(jià)值。但是隱性知識(shí)存儲(chǔ)于員工個(gè)人的大腦之中，難于管理。對(duì)于隱性知識(shí)的管理有兩種途徑：一是從隱性知識(shí)到隱性知識(shí)的“社會(huì)化”；二是從隱性知識(shí)到顯性知識(shí)的”外部化”。但是，隱性知識(shí)“社會(huì)化”之后還是隱性知識(shí)，仍處于難于管理的狀況，而且當(dāng)員工流動(dòng)率較大時(shí)，組織的隱性知識(shí)資源就易于流失。因此，―些學(xué)者質(zhì)疑“社會(huì)化”的其次有效性和普遍適用性。檔案管理強(qiáng)調(diào)企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生必要的文件，客觀地記錄企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的全部過(guò)程和結(jié)果，防止組織記憶的丟失。員工在工作中會(huì)自然地運(yùn)用其隱性知識(shí)來(lái)認(rèn)識(shí)問(wèn)題、解決問(wèn)題，對(duì)員工工作過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行客觀的記錄，形成文件，就可以將其隱性知識(shí)部分“物化”于文件之中。這些文件被歸檔保存下來(lái)，就實(shí)現(xiàn)了組織知識(shí)的沉淀。

篇3

學(xué)者覃兆劌從“雙元價(jià)值”的角度分析，認(rèn)為檔案價(jià)值分工具價(jià)值和信息價(jià)值兩部分。前者作為一種行為方式，人類(lèi)的初衷在于它的結(jié)構(gòu)形式所賦予的功能被稱(chēng)為工具價(jià)值;后者作為記錄或者文獻(xiàn)歸屬的實(shí)體，其內(nèi)容的價(jià)值被稱(chēng)為信息價(jià)值。工具價(jià)值是一種普遍意義的價(jià)值，而信息價(jià)值是一種個(gè)性?xún)r(jià)值;工具價(jià)值是檔案的社會(huì)屬性，信息價(jià)值是檔案的自然屬性。1969年，美國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家加爾布雷斯（Galbraith，1969）提出知識(shí)資本（intellectual capital）的概念，到了20世紀(jì)90年代，管理學(xué)界出現(xiàn)了知識(shí)管理的提法，在知識(shí)管理時(shí)代里，檔案的工具價(jià)值由于技術(shù)和理論的發(fā)展更加彰顯，檔案的信息價(jià)值也得以更加重視。對(duì)檔案界一個(gè)最意味深長(zhǎng)的意義在于：檔案知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)性加劇，知識(shí)共享成為時(shí)代追求。

1.1 知識(shí)管理下技術(shù)和理論的發(fā)展更加突出了檔案的工具價(jià)值。第一，技術(shù)發(fā)展拓展了檔案的處理空間。檔案電子化之前，對(duì)檔案的處理主要是對(duì)實(shí)物檔案的存儲(chǔ)，由于實(shí)物檔案本身重量大，搬運(yùn)、移挪都很不方便，因此，一些重要的檔案都是重保存輕利用。而且即使被利用，開(kāi)發(fā)程度也很低，僅限于復(fù)印和翻印。技術(shù)的發(fā)展帶來(lái)了知識(shí)存儲(chǔ)翻天覆地的變化，信息處理設(shè)備的普及極大地釋放了檔案管理的空間，檔案的生命周期得到大幅度延伸。電子化的存儲(chǔ)方式重新賦予了檔案管理新的職能，正如在第十五屆國(guó)際檔案大會(huì)上達(dá)成的共識(shí)一樣：檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該在管理和知識(shí)中定位，在觀念更新和技術(shù)革新中起到有意義的帶頭作用。第二，知識(shí)管理理念有助于實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的共享。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)學(xué)習(xí)、共享和組織文化，是通過(guò)吸納組織有效信息和對(duì)信息的再開(kāi)發(fā)來(lái)實(shí)現(xiàn)組織的知識(shí)塑造，以達(dá)成組織運(yùn)轉(zhuǎn)更有效的目的。檔案是知識(shí)的重要組成部分，檔案自有的公共性決定了檔案知識(shí)的共享性，特別是檔案電子化的普及為知識(shí)積累和知識(shí)共享提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐，加速了檔案知識(shí)共享的進(jìn)程。

1.2 知識(shí)管理背景下檔案信息價(jià)值被更加充分認(rèn)可。第一，檔案知識(shí)屬性發(fā)生改變：由文獻(xiàn)走向答案。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代以前，檔案學(xué)界普遍認(rèn)為檔案是“知識(shí)存貯的一種載體”，并且也已認(rèn)識(shí)到“貯存和傳播知識(shí)的檔案財(cái)富，無(wú)愧為人類(lèi)社會(huì)進(jìn)行精神再生產(chǎn)和物質(zhì)再生產(chǎn)的一種智力資源”。步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)已成為重要的戰(zhàn)略資源，甚至被認(rèn)為是“唯一有意義的資源”。檔案知識(shí)管理不但要為用戶(hù)提供相關(guān)的文獻(xiàn)資料，更重要的是要為用戶(hù)千方百計(jì)地提供解決問(wèn)題的答案（知識(shí)）。正如麗貝卡?巴克利所說(shuō)：“我們不需要更多的文獻(xiàn)，我們需要的是更多的答案。 毫無(wú)疑問(wèn)，關(guān)注知識(shí)服務(wù)，是檔案管理理論與實(shí)踐應(yīng)該探討的問(wèn)題，它將是檔案專(zhuān)業(yè)職能定位的新起點(diǎn)。”第二，電子文檔的普及擴(kuò)大了檔案的內(nèi)涵。電子文檔的出現(xiàn)使文件與檔案之間的區(qū)別極大縮小，客觀上使得檔案的內(nèi)涵得到極大擴(kuò)大，由此也促發(fā)了檔案界和社會(huì)對(duì)檔案知識(shí)屬性和知識(shí)價(jià)值的新思考。英國(guó)知識(shí)管理大師安妮?布魯金在《企業(yè)記憶――知識(shí)管理戰(zhàn)略》一書(shū)中指出，檔案資源在知識(shí)管理中的核心地位以及知識(shí)管理為檔案管理實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展提供了前所未有的空間，能否從檔案中獲取有用的信息和資源已經(jīng)成為是否具備較高學(xué)習(xí)能力和信息處理能力的標(biāo)志，檔案不再是堆積在一起的泛黃的故紙，而是閃耀著智慧的資源庫(kù)。

可以說(shuō)，在知識(shí)管理背景下，檔案的使用日益便利和充分，技術(shù)發(fā)展拓寬了檔案的使用空間，而知識(shí)管理理論的不斷推進(jìn)使檔案知識(shí)共享深入人心。正是由于充分認(rèn)識(shí)到檔案價(jià)值，更多人想從檔案中找到想要的問(wèn)題答案，檔案管理者才需要不斷供給更加優(yōu)質(zhì)的檔案知識(shí)資源。一旦這種供給跟不上社會(huì)的需求，將會(huì)陷入一種競(jìng)爭(zhēng)性索取的狀態(tài)，這種狀態(tài)又將放大檔案知識(shí)的價(jià)值，引發(fā)更加嚴(yán)重的索取。

2 競(jìng)爭(zhēng)的本質(zhì)

從檔案“雙元價(jià)值”的角度分析知識(shí)管理時(shí)代下的檔案價(jià)值，檔案的工具價(jià)值也即檔案的社會(huì)屬性屬于檔案利用的向度，反映了人們對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用的程度;而檔案的自然屬性卻反映了知識(shí)的本初價(jià)值。檔案在起源上來(lái)說(shuō)是人類(lèi)對(duì)憑證信息的合目的的控制，這里的“控制”，強(qiáng)調(diào)了檔案從根本上是一種功能，人們可以借以維護(hù)憑證信息的證據(jù)力，其表現(xiàn)為有利于顯示其憑證價(jià)值的資源組織、價(jià)值鑒定、保管和利用;“合目的”強(qiáng)調(diào)了人類(lèi)借助檔案功能的心理需求以及管理技術(shù)上的主觀能動(dòng)性，其表現(xiàn)為鮮明的時(shí)代特征;“憑證信息”則是對(duì)通常定義中“原始記錄”或“原生性”的拓展。

所以，檔案的工具價(jià)值是檔案屬性的根本，而在知識(shí)管理時(shí)代下，我們需要更加放大檔案的工具價(jià)值，更加充分地開(kāi)發(fā)檔案使用價(jià)值，這樣才會(huì)符合檔案的時(shí)代定位，才能在基于知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)的語(yǔ)境下獲得更多的知識(shí)。而依據(jù)對(duì)目前存在的檔案競(jìng)爭(zhēng)性問(wèn)題的分析，顯然，我們對(duì)檔案知識(shí)的開(kāi)發(fā)還未到位，檔案知識(shí)供給并不能滿足人們對(duì)知識(shí)的渴望。故此，我們可以說(shuō)，對(duì)檔案知識(shí)的競(jìng)爭(zhēng)性索取，其實(shí)質(zhì)是：檔案部門(mén)對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)并沒(méi)有跟得上社會(huì)需求，檔案知識(shí)供給短缺，導(dǎo)致無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享。

3 緩解競(jìng)爭(zhēng)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享的建議

供給和需求是資源的必然邏輯，尤其是當(dāng)知識(shí)成為資本后，對(duì)知識(shí)的追逐更加強(qiáng)勁。在知識(shí)管理背景下，檔案使用者或大眾需要更多的檔案知識(shí)，同時(shí)日新月異的信息處理技術(shù)也便利了檔案管理者對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)，可以說(shuō)，擴(kuò)大檔案知識(shí)供給順應(yīng)時(shí)勢(shì)，而我們要做到的就是順勢(shì)而為。

對(duì)于檔案知識(shí)開(kāi)發(fā)而言，在知識(shí)管理時(shí)代下，檔案管理者們更需要提高自身管理水平，緊跟時(shí)代要求，掌握更多的信息技術(shù)開(kāi)發(fā)本領(lǐng)，拓寬視野，最大限度開(kāi)發(fā)檔案價(jià)值，更充足供給檔案信息價(jià)值，以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的共享。

篇4

作為人事制度改革中的重要內(nèi)容，人事檔案管理質(zhì)量的高低會(huì)嚴(yán)重影響到人事制度改革的順利實(shí)施，所以，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，充分認(rèn)識(shí)到人事制度改革的現(xiàn)實(shí)意義，根據(jù)社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)，合理進(jìn)行人事檔案管理工作，不斷提高人事檔案管理工作的效果，為人事制度改革的順利推進(jìn)打下良好的基礎(chǔ)，逐漸受到事業(yè)單位的關(guān)注。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理的熱點(diǎn)

1.與員工的切身利益息息相關(guān)

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，為了滿足人力資源的管理需求，很多事業(yè)單位建制定了專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理制度，并且根據(jù)員工身份、職責(zé)的差異，建立起基層檔案和領(lǐng)導(dǎo)檔案。但是，沒(méi)有正式工作的農(nóng)村居民和城鎮(zhèn)待業(yè)人員，一生也不會(huì)擁有人事檔案。所以，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人事檔案不僅僅能夠決定我國(guó)公民的身份和職責(zé)，而且管理著個(gè)人晉升、調(diào)動(dòng)、社會(huì)保險(xiǎn)和事業(yè)單位福利以及退休等方面，甚至?xí)绊懙絾T工子女的工作。因而，人事檔案可以說(shuō)是員工身份和職責(zé)的象征，與員工的自身利益密切相關(guān)。

2.能夠控制員工的行為

雖然人事檔案記錄了員工的工作經(jīng)歷，但是，卻不是由員工個(gè)人管理和保存，只有用人單位才能夠調(diào)動(dòng)人事檔案，員工本人以及其他的事業(yè)單位沒(méi)有權(quán)利去調(diào)用人事檔案。而且，在進(jìn)行人事檔案制度改革之前，我國(guó)主要是采用員工與人事檔案互不分離的管理制度，所以人事檔案會(huì)隨著員工變動(dòng)的情況進(jìn)行改變，反之，如果人事檔案沒(méi)有遷移，那么員工將無(wú)法進(jìn)行工作調(diào)動(dòng)。人事檔案是員工的社會(huì)象征，對(duì)于員工有著非常重大的意義，所以，員工必須服從事業(yè)單位的安排，不得擅自離開(kāi)自己的工作崗位，從而限制了員工的流動(dòng)。

二、新時(shí)期人事檔案管理的特點(diǎn)

1.國(guó)企員工可以“無(wú)檔入職”

在人事管理制度改革和發(fā)展的情況下，以前的終身聘任制度已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，人事檔案的存在價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，員工也不再一味的依附于企業(yè)生存，有無(wú)人事檔案已經(jīng)不再會(huì)影響到下崗工人的再就業(yè)。

2.個(gè)人“無(wú)檔就業(yè)”的意愿得以實(shí)現(xiàn)

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的形勢(shì)下，社會(huì)對(duì)于各類(lèi)人才的需求也不斷提高，人事檔案管理制度也隨之興起，在聘用工作人員時(shí)，事業(yè)單位更加側(cè)重于員工的綜合素質(zhì)。而員工會(huì)與事業(yè)單位簽訂勞動(dòng)合同，不再受到傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理制度的約束，有一定的選擇權(quán)利，可以促進(jìn)人才的流動(dòng)。

三、人事制度改革對(duì)人事檔案管理造成的影響

1.打破人事檔案對(duì)于員工的束縛

目前，事業(yè)單位通常會(huì)采用合同契約制度進(jìn)行人事檔案管理，打破了傳統(tǒng)的人事檔案對(duì)于人才的限制，使得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制下人才的配置更加地合理，因?yàn)楹贤跫s制度不僅打破了傳統(tǒng)的社會(huì)身份階級(jí)的觀念，避免了傳統(tǒng)的終身聘任制用人機(jī)制的弊端，而且能夠充分發(fā)揮人才的優(yōu)勢(shì)，讓員工能夠有足夠的時(shí)間和大量的空間去選擇、研究自己真正擅長(zhǎng)的領(lǐng)域。

2.破除了以前的身份象征

傳統(tǒng)的人事檔案會(huì)很細(xì)致、具體的規(guī)定個(gè)人身份，并且根據(jù)人員的身份給予不同的待遇，這種分類(lèi)方式，比較片面、武斷，難以充分挖掘人才的潛力。而當(dāng)前的人事檔案管理制度打破了原有機(jī)制的限制，可以充分體現(xiàn)出因人而異、因人制宜的管理方式，具有科學(xué)性和公平性，能夠最大限度的發(fā)揮人才的積極作用。

3.積極完善檔案資料中的個(gè)人信息

在社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)下，人事檔案信息的公開(kāi)程度不斷提高，所以，在管理過(guò)程中，根據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，事業(yè)單位需要及時(shí)收集和整理個(gè)人信息，避免信息內(nèi)容的失真、重復(fù)，在記錄過(guò)程中，精細(xì)、真實(shí)、準(zhǔn)確的記錄個(gè)人信息，全面反映出個(gè)人的真實(shí)情況，以便于檔案資料的使用。

4.建立專(zhuān)門(mén)的人事管理機(jī)構(gòu)

近年來(lái)，隨著時(shí)代的發(fā)展變化，社會(huì)人員的流動(dòng)越來(lái)越快，而原有的人事檔案管理已經(jīng)難以滿足檔案的管理需求，所以，需要認(rèn)真考慮成立專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，讓專(zhuān)業(yè)的工作人員進(jìn)行管理，并且需要加強(qiáng)監(jiān)督力度，確保管理人員人員能夠及時(shí)收檔、入檔、歸檔，不斷提高管理人員的工作效率，從而有效解決檔案管理中出現(xiàn)的一系列問(wèn)題?？傊耸轮贫雀母锸且豁?xiàng)復(fù)雜而長(zhǎng)期的改革工程，會(huì)涉及到事業(yè)單位的眾多部門(mén)，所以，需要樹(shù)立科學(xué)的管理意識(shí)，慎重對(duì)待檔案管理工作，不斷提高人事制度管理工作的質(zhì)量，為人事制度的改革打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從而推動(dòng)人事制度改革工作的順利實(shí)施。

參考文獻(xiàn)

[1]李巧美.人事制度改革對(duì)人事檔案管理的影響探討[J].人才資源開(kāi)發(fā),2016(6):161-162

篇5

【摘要】社會(huì)管理失范是常見(jiàn)的社會(huì)問(wèn)題，對(duì)檔案價(jià)值管理產(chǎn)生了較大的影響。本文通過(guò)對(duì)社會(huì)管理失范進(jìn)行論述，并分析了社會(huì)管理失范對(duì)檔案價(jià)值管理產(chǎn)生的影響，從而提出了提升檔案價(jià)值的方法，具體闡述如下。

關(guān)鍵詞 社會(huì)管理；檔案價(jià)值；影響

社會(huì)失范主要指不規(guī)范的社會(huì)行為，而人們對(duì)行為規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)有著不同的理解，社會(huì)失范管理狀況對(duì)檔案價(jià)值影響頗深。檔案是企業(yè)運(yùn)行軌跡的真實(shí)反映，也是了解信息資源的有效途徑。因此，為了最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值，必須加強(qiáng)對(duì)社會(huì)失范行為的管理工作。

1　社會(huì)管理失范概述

從字面意義上講，社會(huì)失范就是沒(méi)有或缺少社會(huì)規(guī)范。從社會(huì)學(xué)方面講，就是由于社會(huì)生產(chǎn)力與生產(chǎn)關(guān)系不平衡引起的社會(huì)現(xiàn)象，即人們的物質(zhì)生活水平發(fā)展速度較快，而精神文化程度有待進(jìn)一步提升?？傊?，社會(huì)失范是對(duì)人們價(jià)值觀的反映，社會(huì)失范是任何社會(huì)時(shí)期都會(huì)存在的一種現(xiàn)象。當(dāng)社會(huì)分工發(fā)展水平和道德發(fā)展程度不相匹配，某些方面受到不到有效控制，從而產(chǎn)生了失范現(xiàn)象。在被動(dòng)遵守行為向主動(dòng)擁護(hù)轉(zhuǎn)化的過(guò)程中，人們處于一個(gè)全新的生活環(huán)境中，他們賴(lài)于生存的準(zhǔn)則與規(guī)范失去了意義，人們的生活環(huán)境和價(jià)值結(jié)構(gòu)發(fā)生了根本性的改變，同時(shí)現(xiàn)行文化和道德中沒(méi)有明確規(guī)定達(dá)成目標(biāo)所應(yīng)采取的方法和形式。當(dāng)人們不能用符合規(guī)定的手段去實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)時(shí)，就會(huì)通過(guò)虛構(gòu)、機(jī)械服從、形式主義、逃避以及反抗等方式來(lái)達(dá)到目的，社會(huì)失范因此產(chǎn)生。

2　社會(huì)管理失范對(duì)檔案價(jià)值管理產(chǎn)生的影響

2.1　檔案記錄形式呆板，缺少創(chuàng)新性

管理形式雷同性強(qiáng)是社會(huì)失范的突出癥結(jié)之一，也稱(chēng)作“形式主義”。社會(huì)管理失范促生了呆板的檔案管理形式，嚴(yán)重降低了檔案的內(nèi)在價(jià)值?，F(xiàn)階段，信息互動(dòng)頻率逐漸增加，單位之間的信息互補(bǔ)性進(jìn)一步加強(qiáng)，因此，檔案管理方案和管理模式范本就會(huì)流行于各個(gè)單位之間。會(huì)議和文件是管理的主要方式，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)的言論，還是文件的內(nèi)容都要求具有真實(shí)樸質(zhì)的特點(diǎn)，嚴(yán)禁出現(xiàn)“套話”和“管腔”等形式主義的語(yǔ)言模式，然而受社會(huì)中形式主義的影響，領(lǐng)導(dǎo)演講和文件中大多出現(xiàn)了缺乏實(shí)用性、創(chuàng)造性的觀點(diǎn)，從而導(dǎo)致檔案中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。比如在不同級(jí)別的文件中屢次出現(xiàn)“科學(xué)發(fā)展”、“人本主義精神”和“和諧團(tuán)隊(duì)”等方面的內(nèi)容，極大地降低了檔案的保存價(jià)值。檔案管理方式也是提升檔案價(jià)值的關(guān)鍵因素之一，然而單位檔案管理模式多是沿用社會(huì)上通用的管理模式進(jìn)行管理，對(duì)增強(qiáng)單位競(jìng)爭(zhēng)力無(wú)益，不利于企業(yè)的個(gè)性化發(fā)展。

2.2　檔案信息失真，可靠性降低

真實(shí)性體現(xiàn)了檔案的基本價(jià)值，但由于受各種社會(huì)失范形式的影響，檔案管理中出現(xiàn)明顯的信息失真和浮夸現(xiàn)象。比如，在現(xiàn)代社會(huì)中，某些單位為了逃避稅收，篡改經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)；有些行政領(lǐng)導(dǎo)為了減少自身責(zé)任，少報(bào)或者隱報(bào)管轄內(nèi)的安全責(zé)任事故或者自然災(zāi)害造成的損失，從而致使檔案記錄缺乏真實(shí)性，不利于國(guó)家及時(shí)做出指導(dǎo)政策。為了局部利益而背離客觀事實(shí)的做法較為常見(jiàn)，是形成管理失范現(xiàn)象的根源之一，客觀的社會(huì)實(shí)踐記錄才是確保檔案生命力的源泉。檔案失真包括兩個(gè)方面，即記錄內(nèi)容失真和管理過(guò)程失真，后者是前者的保障。內(nèi)容失真主要是指檔案記錄沒(méi)有真實(shí)反映社會(huì)實(shí)踐過(guò)程和實(shí)踐情況，以造假和虛構(gòu)出的文字或者數(shù)字記錄活動(dòng)情形，無(wú)實(shí)質(zhì)性的檔案價(jià)值。管理過(guò)程失真，是為達(dá)到某種不正當(dāng)?shù)哪康模鴮⒄鎸?shí)的記錄進(jìn)行銷(xiāo)毀或者更改，弱化檔案的原有屬性，不能真實(shí)地反映不規(guī)范的實(shí)踐過(guò)程。

2.3　檔案內(nèi)容缺失，完整性差

在現(xiàn)實(shí)的社會(huì)活動(dòng)中，管理理性程度較弱，嚴(yán)重影響了檔案管理內(nèi)容的完整性。社會(huì)失范易導(dǎo)致人們做出一系列的不規(guī)范行為，比如，在會(huì)議上，某些單位領(lǐng)導(dǎo)為了推脫自身責(zé)任，而使用模棱兩可的語(yǔ)言作為處理意見(jiàn)，或者談話時(shí)避重就輕，甚至要求相關(guān)記錄人員對(duì)自己的發(fā)言不予記錄。在這種情況下，檔案內(nèi)容缺失較大，一些重大事項(xiàng)的處理決策和方案沒(méi)有得到及時(shí)、完整的記錄，或者方式較為含糊，不能為日后提供的參考依據(jù)。在社會(huì)管理缺失的環(huán)境下，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度普遍降低，因此，不利于日后成績(jī)的發(fā)展。

受管理缺失的影響，由于各種背景因素的影響，檔案記錄長(zhǎng)期處于一種片面的記錄狀態(tài)，若不加以制止，不但降低了檔案價(jià)值，而且容易造成檔案管理短板，人們對(duì)檔案完整性的追求也會(huì)逐漸消退，對(duì)社會(huì)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展及其不利。

3　提升檔案價(jià)值的方法

3.1　優(yōu)化管理內(nèi)容，改變虛假的記錄習(xí)慣

在不同的社會(huì)中，檔案始終發(fā)揮著重要作用，傳統(tǒng)的檔案是密閉的、獨(dú)有的，檔案中的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)可以成為企業(yè)對(duì)外競(jìng)爭(zhēng)的優(yōu)勢(shì)，也容易導(dǎo)致企業(yè)陷入孤獨(dú)的境況。在現(xiàn)代社會(huì)中，隨著信息公開(kāi)程度逐漸加深，檔案內(nèi)容日益透明化，單位之間的信息互動(dòng)越來(lái)越多，并在相互借鑒中取得共同進(jìn)步。如何使公共的檔案管理經(jīng)驗(yàn)成為單位特有的競(jìng)爭(zhēng)性力，必須結(jié)合單位實(shí)際情況，對(duì)檔案管理辦法進(jìn)行革新。比如，對(duì)于單位內(nèi)外部的技術(shù)文件、重大過(guò)失的處理方法進(jìn)行收錄，并進(jìn)行長(zhǎng)期保存，然而，檔案的保存期限并不是越長(zhǎng)越好，對(duì)于價(jià)值較為一般的檔案通過(guò)鑒定文獻(xiàn)類(lèi)型，設(shè)定保存期限，同時(shí)按照國(guó)家相關(guān)檔案保存管理?xiàng)l例，定期評(píng)定檔案的價(jià)值，及時(shí)更新和消除“過(guò)期”文件。

3.2　建立檔案管理體制，靈活創(chuàng)建管理機(jī)構(gòu)

開(kāi)展檔案工作，必須要有相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)保障，專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)也是提高檔案價(jià)值的重要途徑。一般情況下，檔案管理組織形式分為以下兩種，即集中式和分散式，檔案管理形式必須與企業(yè)的發(fā)展情況相對(duì)應(yīng)。目前，管理體制均有了很大的轉(zhuǎn)變，從單位的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，一方面，單位內(nèi)部各部門(mén)之間的聯(lián)系日益緊密，朝著團(tuán)隊(duì)化組織方向發(fā)展，企業(yè)檔案的管理權(quán)逐漸公開(kāi)化，單位領(lǐng)導(dǎo)需要進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)定設(shè)置專(zhuān)業(yè)的管轄部門(mén)，強(qiáng)調(diào)檔案管理的獨(dú)立性。另一方面，越來(lái)越多的單位采取單位總部檔案管理和項(xiàng)目管理檔案管理相結(jié)合的方式，即單位內(nèi)部設(shè)立自上而下的檔案管理機(jī)構(gòu)體系，任命總部的管理人員為檔案部門(mén)主管，各項(xiàng)目的檔案管理員為部門(mén)成員，進(jìn)行綜合管理。

3.3　創(chuàng)新檔案管理方法，吸收時(shí)代元素

檔案管理方法關(guān)系到信息的有效收集量和保存價(jià)值的大小，單位應(yīng)不斷更新檔案管理觀念，及時(shí)吸納優(yōu)秀的管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)成形若干個(gè)范式，并在相應(yīng)的時(shí)期促進(jìn)了單位的發(fā)展。但是隨著社會(huì)的不斷前進(jìn)，信息化逐漸成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢(shì)，又創(chuàng)造出更多的檔案實(shí)體形式，為了更好地開(kāi)展實(shí)體檔案和電子檔案工作，人們進(jìn)行了多次嘗試，但管理效果仍然沒(méi)有發(fā)生根本性的改變。要向同時(shí)做好不同類(lèi)型的檔案管理工作，管理人員應(yīng)根據(jù)不同的檔案種類(lèi)，確定相應(yīng)的檔案管理方法。比如，對(duì)于數(shù)量較大的、使用頻率高的檔案，使用膠片或者磁盤(pán)的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，對(duì)于數(shù)據(jù)原始檔案，通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行存儲(chǔ)，對(duì)于機(jī)密性較強(qiáng)的檔案則可利用以上兩種方法進(jìn)行儲(chǔ)存。

4　結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，文中主要通過(guò)“檔案記錄形式呆板，缺少創(chuàng)新性”、“檔案信息失真，可靠性降低”、“檔案內(nèi)容缺失，完整性差”三個(gè)方面論述了社會(huì)管理失范對(duì)檔案價(jià)值的影響，并提出相應(yīng)的方法，以提高檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

［1］艾旭．論中國(guó)社會(huì)轉(zhuǎn)型時(shí)期的社會(huì)失范[D].湘潭大學(xué)，2011．

［2］李潔怡．淺析管理檔案價(jià)值中社會(huì)管理失范的影響與對(duì)策探討[J]．文史月刊,2012,(S3):76-77C．

篇6

二、人事制度改革對(duì)人事檔案管理的影響

在以前很長(zhǎng)的一段時(shí)間以來(lái)，人事制度還沒(méi)有進(jìn)行改革，還是沿用以前的傳統(tǒng)管理方式的情況下，一般都是個(gè)人走到哪里，自身的人事檔案就要跟著帶到哪里。然而隨著近年來(lái)我國(guó)人事制度的不斷改革和創(chuàng)新，人事檔案管理也開(kāi)始逐漸放寬了對(duì)人事制度的依賴(lài)，顯得越來(lái)越靈活。

（一）人事制度改革，導(dǎo)致人事檔案的作用日益弱化

隨著我國(guó)政府各部門(mén)以及企事業(yè)單位內(nèi)部人事制度的不斷變革，導(dǎo)致人事檔案的地位日益受到動(dòng)搖，人事檔案的作用日益弱化。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是國(guó)有企業(yè)實(shí)施改革以后，打破了傳統(tǒng)意義上“鐵飯碗”的概念，下崗職工可以沒(méi)有檔案，也可以不再依附單位對(duì)職工的人事檔案的管理。在沒(méi)有人事檔案的情況下，下崗職工依然可以自由選擇自己喜歡和適合自己的工作，對(duì)自身的生存依然不會(huì)有任何實(shí)質(zhì)性的影響?，F(xiàn)在社會(huì)上的很多正規(guī)公司的正式工作，對(duì)員工個(gè)人的人事檔案都沒(méi)有進(jìn)行強(qiáng)制性的要求。不管員工是否可以提供自己在之前企業(yè)的工作過(guò)程中形成的人事檔案，公司都可以予以辦理員工的正式入職，因此極大地削弱了原有人事檔案對(duì)各人的束縛和影響。

（二）人事制度改革，導(dǎo)致人事檔案的管理形式更加靈活

隨著非國(guó)有企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下如雨后春筍般的快速蓬勃發(fā)展，無(wú)形當(dāng)中給社會(huì)提供了很多不同的就業(yè)機(jī)會(huì)。由于企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人事的招聘也要能夠適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，因此給企業(yè)創(chuàng)造了全新的用人機(jī)制，致使企業(yè)在實(shí)際的招聘過(guò)程中，不再像以往一樣去關(guān)注以前其人事檔案上記錄的信息，包括員工身份、地位、學(xué)歷、家庭背景、任職企業(yè)的名稱(chēng)等外在的形式化的東西，轉(zhuǎn)而重視更加實(shí)在的員工本身的個(gè)人能力。而且對(duì)于員工的人事檔案的建立可以從員工入職的時(shí)候重新管理，雙方簽訂用人協(xié)議和合同等，員工只要能履行合同或者協(xié)議上的相應(yīng)條款，認(rèn)真努力地開(kāi)展工作，那么自身的人事檔案甚至可以有沒(méi)有都沒(méi)有關(guān)系，員工的合法權(quán)益同樣是會(huì)受到相應(yīng)的保護(hù)。因此，人事制度的改革，在一定程度上促進(jìn)了人事檔案管理形式上的創(chuàng)新和靈活。

（三）人事制度改革，促進(jìn)人事檔案管理的科學(xué)性和合理性

以往的公職部門(mén)和用人單位，都過(guò)分關(guān)注人事檔案里面記錄的信息，而忽略了對(duì)員工自身能力的重視，導(dǎo)致人才選拔過(guò)程中的有失公平的現(xiàn)象的發(fā)生。例如很多人事檔案都可以通過(guò)一定人為的手段來(lái)弄虛作假，更可能導(dǎo)致假的學(xué)歷證明、錯(cuò)的年齡、一些作假的優(yōu)秀材料、一些對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行褒獎(jiǎng)的空洞溢美之詞等，由于具有一定的虛假性，因此在實(shí)際的人才選拔過(guò)程中常常無(wú)法提供真實(shí)有效的信息。而人事制度的改革，不再看重人事檔案信息，而是給每個(gè)人平等、公平的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)，即便是以前沒(méi)有人事檔案的無(wú)業(yè)游民或者農(nóng)民，只要能滿足人才選拔的要求，順利通過(guò)國(guó)家統(tǒng)一的考試都可以順利上崗。這一巨大的改變也從側(cè)面反映了我國(guó)公共管理制度的完善，促進(jìn)了人事檔案管理的科學(xué)性和合理性。

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關(guān)鍵詞 人事制度改革；人事檔案管理；影響

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的改革，我國(guó)的人才需求量急劇增加，用人單位進(jìn)行了大量的人員招聘活動(dòng)，相比而言，以往的人事管理制度已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)有的需求，人事制度改革的步伐也逐步加強(qiáng)，人事制度的改革使得人事檔案管理產(chǎn)生了一些與之相關(guān)的問(wèn)題。

一、人事制度改革前人事檔案管理的主要特點(diǎn)

（一）人事檔案是員工身份的象征。人事檔案是通過(guò)各種人事活動(dòng)記錄個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的過(guò)程，這些檔案是以個(gè)人為單位的備考查的文件資料，它記錄了從人員的選拔、使用過(guò)程中的一系列過(guò)程——個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀態(tài)及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。在現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)制度下，根據(jù)身份的不同人事檔案可分為工人檔案和干部檔案，部分城鎮(zhèn)居民因?yàn)闆](méi)有工作或工作不穩(wěn)定等問(wèn)題，往往是沒(méi)有人事檔案的。在過(guò)去，人事檔案決定個(gè)人的社會(huì)身份，人事檔案所記錄的內(nèi)容決定個(gè)人的晉升、調(diào)動(dòng)工作、招工、公費(fèi)醫(yī)療、加薪、福利待遇及退休等情況。人事檔案也間接關(guān)系到員工子女工作等問(wèn)題，人事檔案不僅是個(gè)人身份的象征，還極大程度的與個(gè)人切身利益相關(guān)。

（二）人事檔案是控制員工的重要工具。人事檔案不是由個(gè)人進(jìn)行保管的，它由用人單位進(jìn)行管理，一般來(lái)說(shuō)，能調(diào)動(dòng)人事檔案的只有用人單位，檔案本人是無(wú)權(quán)調(diào)用的。我國(guó)的檔案管理制度是“人檔合一，人走檔隨”，檔案是根據(jù)個(gè)人的生活、學(xué)習(xí)、工作地點(diǎn)而改變的，如果人事檔案不能遷移的話，個(gè)人所呆的地理位置就很難改變，這是極其不利于個(gè)人發(fā)展的。人事檔案如此重要，卻由用人單位進(jìn)行管理，個(gè)人的去留也不得不服從于單位，這限制了人員的流動(dòng)，使得用人單位和人員的關(guān)系比較僵化，不利于企業(yè)人事管理，企業(yè)的發(fā)展都是以人為本的，人員與企業(yè)管理存在矛盾會(huì)阻礙企業(yè)的正常平穩(wěn)發(fā)展。

二、人事檔案管理制度隨社會(huì)發(fā)展出現(xiàn)的新特征

（一） 國(guó)有企業(yè)員工可以“無(wú)檔生存”。隨著人事管理制度的改革和發(fā)展，過(guò)去那種終身聘任制度已經(jīng)不再適宜，員工對(duì)企業(yè)的依附感也逐步降低，那些下崗工有無(wú)人事檔案已經(jīng)不再完全影響他們另謀出路，人事檔案存在的價(jià)值已經(jīng)不如計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代那么強(qiáng)烈。

（二）個(gè)人可根據(jù)實(shí)際情況選擇“無(wú)檔擇業(yè)”。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在逐步發(fā)展，對(duì)人才的量和人才的質(zhì)有了巨大的變化，新的用人機(jī)制也由此產(chǎn)生，企業(yè)的用人需求也變成注重員工的能力和素養(yǎng)，合同的形式建立起了契約關(guān)系，為員工與用人單位所采用，過(guò)去那樣綁死在人事檔案上的情況開(kāi)始變少，這不僅促進(jìn)了社會(huì)人才的流動(dòng)，也使得人員的工作更加自由民主。

三、 人事檔案管理的相關(guān)問(wèn)題

（一）人事檔案信息反映問(wèn)題。原有的人事檔案中非常注重個(gè)人的政治行為，個(gè)人的政治歷史、組織鑒定、社會(huì)關(guān)系等內(nèi)容的收集非常具體詳盡，而個(gè)人的現(xiàn)實(shí)情況，個(gè)人具體專(zhuān)業(yè)能力、特長(zhǎng)特點(diǎn)、業(yè)務(wù)業(yè)績(jī)等卻缺少足夠的整理歸納，描述一個(gè)人的全貌在人事檔案中無(wú)法體現(xiàn)，有效的信息無(wú)法從部分使用者或有針對(duì)性的使用者中體現(xiàn)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度下對(duì)相關(guān)人才的需求無(wú)法滿足，人事檔案的使用效率無(wú)法體現(xiàn)。

（二）人事制度與法律相互影響。人事檔案制度規(guī)定有些違背了公民的知情權(quán)，比如：任何人不得查閱或是借閱自己或直系親屬的檔案，這與憲法中公民享有知情權(quán)的權(quán)利不相符合。封閉式的人事檔案管理沒(méi)有具體的處理辦法，健全建立相關(guān)制度是現(xiàn)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和發(fā)展模式下必須加強(qiáng)的任務(wù)之一。

（三）服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，缺乏進(jìn)取精神。人事檔案工作要涉及的內(nèi)容非常多，現(xiàn)在各級(jí)檔案管理水平不足，檔案管理?xiàng)l件差異較大，防盜、防火、防潮等措施在檔案管理中不夠完善，存放保管人事檔案的環(huán)境有較大隱患。同時(shí)，落后的人事檔案管理制度也是非常影響人事檔案管理發(fā)展的。雖然現(xiàn)代化信息技術(shù)迅猛發(fā)展，解決了非常多的人事管理工作，給生活帶來(lái)了便利，但由于人事檔案沒(méi)有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化信息管理，信息并不能得到全面的交流和共享，加之人事檔案管理人員的要求無(wú)法有具體規(guī)定，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能水平不到位，人事檔案管理工作量大、整理繁瑣不便，使得工作人員缺乏足夠的熱情，檔案信息的利用效果取決于檔案服務(wù)人員的態(tài)度，工作人員態(tài)度消極怠慢，缺乏開(kāi)拓進(jìn)取的精神使得人事檔案管理工作效率低下，工作進(jìn)程緩慢。

（四）傳統(tǒng)人事檔案管理制度的弊端。國(guó)企事業(yè)單位中聚集了大量的高素質(zhì)、高水平人才，這是人力資源中最寶貴的財(cái)富和資源。一些人因?qū)W習(xí)、生活或工作興趣等緣故需要進(jìn)行工作調(diào)動(dòng)時(shí)，用人單位常常通過(guò)強(qiáng)壓個(gè)人人事檔案來(lái)阻礙人員流動(dòng)，這種現(xiàn)象非常不可取，不僅限制了人才的發(fā)展，而且企業(yè)的聲譽(yù)和地位會(huì)受到一些不良影響。同時(shí)，這也制約了社會(huì)人才的合理流動(dòng)和優(yōu)化配置。用人單位在對(duì)人才進(jìn)行評(píng)定時(shí)，缺乏科學(xué)合理的評(píng)價(jià)體系，大部分是依據(jù)人事檔案中記錄的內(nèi)容，這是非常片面的舉措，員工的專(zhuān)業(yè)技能、貢獻(xiàn)情況、業(yè)績(jī)水平并沒(méi)有得到具體體現(xiàn)，從而使得員工在待遇和晉升方面產(chǎn)生了極大的不公平，這種不客觀的評(píng)定打擊了員工的工作積極性，阻礙了員工工作能力的正常發(fā)揮。

（五）社會(huì)轉(zhuǎn)型期造成人員管理制度混亂?，F(xiàn)在社會(huì)對(duì)人才的重視程度越來(lái)越高，很多用人單位通過(guò)大量的手段和優(yōu)惠政策來(lái)吸引人才的參與加盟。許多單位不愿放走那些高層次的人才，限制人員的流動(dòng)是通過(guò)截留人事檔案的方式進(jìn)行的。企業(yè)采取三不要政策（遷移戶(hù)口、人事檔案、調(diào)離手續(xù)）的辦法來(lái)吸引人才，太過(guò)急于求成，造成了很多優(yōu)質(zhì)人才出現(xiàn)“棄檔”現(xiàn)象，人才市場(chǎng)管理的隱患由此產(chǎn)生。在一定程度上，這些現(xiàn)象，造成了人才市場(chǎng)的混亂，產(chǎn)生了部分欺詐行為，許多人員不與原單位解除勞動(dòng)合同就另謀其他職位，分內(nèi)工作并沒(méi)有交接到位，給原單位經(jīng)濟(jì)效益和工作的正常開(kāi)展造成了不良后果。而有部分人，為了獲得更好的就業(yè)機(jī)會(huì)，不惜出賣(mài)原單位的商業(yè)機(jī)密，這些可恥行為就是因?yàn)槿耸聶n案管理制度不規(guī)范不健全造成的。

四、人事檔案管理的改革措施

現(xiàn)在，社會(huì)各方都在尋求好的辦法來(lái)解決傳統(tǒng)人事檔案管理制度中的弊端。比較好的理念有兩種，一種是建立公開(kāi)的人事檔案社會(huì)化管理制度，就是進(jìn)行社會(huì)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，將人事檔案、戶(hù)籍檔案、人事制度協(xié)調(diào)進(jìn)行，這種方法比較靈活方便。另一種方法是從社會(huì)外部解決，提出科學(xué)合理的人事制度改革，在兩種理念的結(jié)合下，開(kāi)展良好和諧的人事管理制度。

（一） 減低人事檔案對(duì)人的制約限制?，F(xiàn)行的人事制度中比較普遍的實(shí)施措施是合同契約制度，傳統(tǒng)的人事檔案對(duì)人才的束縛已經(jīng)逐漸消退，市場(chǎng)作用下對(duì)人才的優(yōu)化配置非常重要，這不僅可以打破傳統(tǒng)的社會(huì)身份階級(jí)觀念，減少過(guò)去用人機(jī)制的終身聘任制，讓員工有充分的時(shí)間和空間選擇自己真正擅長(zhǎng)的領(lǐng)域進(jìn)行研究，最大限度發(fā)揮人才的優(yōu)勢(shì)。

（二）身份象征由此破除。傳統(tǒng)的人事檔案對(duì)個(gè)人身份劃定太過(guò)具體，人員的身份享受不同的待遇。這是非常不公平、不科學(xué)的分類(lèi)，現(xiàn)在制度下強(qiáng)制打破原有機(jī)制非常有利于現(xiàn)有人事檔案的管理，因人制宜、因崗制宜是現(xiàn)在人事制度最明確的體現(xiàn)。

（三）人事檔案信息的完善。人事檔案的信息公開(kāi)程度在社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)下越發(fā)強(qiáng)烈，在此情況下，人事檔案管理應(yīng)該順勢(shì)發(fā)展，及時(shí)收集個(gè)人有效人事檔案信息，避免信息重復(fù)或陳舊，在記錄過(guò)程中做到真實(shí)、準(zhǔn)確、精細(xì)，反映個(gè)人全貌需要全面具體真實(shí)，不造假。

（四）人事檔案管理機(jī)構(gòu)需要建立。社會(huì)人員流動(dòng)在當(dāng)代社會(huì)發(fā)展中越來(lái)越快，原有的人事檔案管理無(wú)法保證正常的人員檔案管理。可以考慮新成立專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，由專(zhuān)業(yè)的人員進(jìn)行負(fù)責(zé)管理，加強(qiáng)檔案的監(jiān)督體制，有利于提高檔案管理的工作效率，從而解決檔案管理中不公平不科學(xué)的一系列問(wèn)題。

參考文獻(xiàn)：

篇8

20世紀(jì)90年代，我國(guó)最早在青島開(kāi)始實(shí)施數(shù)字檔案館的規(guī)劃和建設(shè)。至今，數(shù)字檔案館的建設(shè)已經(jīng)形成了“試點(diǎn)突破，全面發(fā)展”的良好局面。在數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的十余年里，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的掃描、著錄、縮微和對(duì)電子檔案的接收，已形成了大量數(shù)字化檔案，而對(duì)這些數(shù)字化檔案進(jìn)行保存、整理、利用的數(shù)字治理就成為了現(xiàn)階段數(shù)字檔案館的常規(guī)工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)在數(shù)字檔案館中的應(yīng)用使其對(duì)數(shù)字檔案信息的保存、管理、利用發(fā)生了“質(zhì)”的變化。就目前而言，如何進(jìn)行數(shù)字治理對(duì)數(shù)字檔案館來(lái)說(shuō)是一個(gè)新的挑戰(zhàn)。

一、何為數(shù)字檔案館“數(shù)字治理”

“數(shù)字治理”這一術(shù)語(yǔ)最早出現(xiàn)在2001年10月19日倫敦舉辦的“數(shù)字治理：數(shù)字檔案、數(shù)字圖書(shū)館和科研信息化研討會(huì)”上，該研討會(huì)將“數(shù)字治理”一詞表述為數(shù)字化環(huán)境中的治理行為，其不僅包括數(shù)據(jù)收集或數(shù)據(jù)庫(kù)的保存和維持，同時(shí)還包括了一定程度上的附加價(jià)值和知識(shí)?；诖?，筆者認(rèn)為現(xiàn)階段數(shù)字檔案館數(shù)字治理是指運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行保存、管理、開(kāi)發(fā)、利用的過(guò)程。大數(shù)據(jù)時(shí)代，也正是數(shù)字檔案館對(duì)這些物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等采集、存儲(chǔ)、挖掘、傳輸?shù)燃夹g(shù)功能的應(yīng)用使其數(shù)字治理理念和能力產(chǎn)生了較大變化。

二、數(shù)字檔案館數(shù)字治理理念的轉(zhuǎn)變

（一）開(kāi)放包容。物聯(lián)網(wǎng)傳感技術(shù)在數(shù)字檔案館中的應(yīng)用主要通過(guò)對(duì)檔案、庫(kù)房、設(shè)備、建筑、檔案工作者、用戶(hù)等實(shí)體狀態(tài)和內(nèi)容信息的實(shí)時(shí)感知，獲取大量非結(jié)構(gòu)化信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案館相關(guān)實(shí)體和人員的跟蹤、監(jiān)控和管理。針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，數(shù)字檔案館不能再局限于對(duì)傳統(tǒng)數(shù)字化檔案、電子檔案等結(jié)構(gòu)化信息或圖片、聲音、視屏等半結(jié)構(gòu)化信息的存儲(chǔ)，數(shù)字檔案館應(yīng)以一種更為開(kāi)放、包容的心態(tài)采集存儲(chǔ)更多海量異構(gòu)檔案信息，為數(shù)字檔案館服務(wù)創(chuàng)造更為有利的條件。

（二）積極主動(dòng)。近年來(lái)，智能手機(jī)、平板電腦等移動(dòng)智能終端設(shè)備的盛行，改變了傳統(tǒng)檔案信息的傳播方式，滿足了用戶(hù)多樣化、個(gè)性化的信息需求。檔案館依托數(shù)字化館藏檔案信息，利用信息挖掘技術(shù)、信息推送技術(shù)、無(wú)線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)預(yù)測(cè)、推送、用戶(hù)所需信息。用戶(hù)通過(guò)手機(jī)客戶(hù)端就可以方便、靈活地查詢(xún)、瀏覽、獲取相關(guān)檔案信息。大數(shù)據(jù)時(shí)代，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用將使數(shù)字檔案館改變傳統(tǒng)就地查詢(xún)的被動(dòng)服務(wù)模式，以更為積極、主動(dòng)的方式為用戶(hù)提供更為方便、快捷的服務(wù)。

三、數(shù)字檔案館數(shù)字治理能力的提升

（一）感知互聯(lián)。物聯(lián)網(wǎng)（Internet of Things，IOT）是一個(gè)基于互聯(lián)網(wǎng)、傳統(tǒng)電信網(wǎng)等信息承載體，讓所有能夠被獨(dú)立尋址的普通物理對(duì)象實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通的網(wǎng)絡(luò)。物聯(lián)網(wǎng)在數(shù)字檔案館中的應(yīng)用主要是以無(wú)線射頻（RFID）技術(shù)為主，通過(guò)對(duì)檔案實(shí)體植入RFID標(biāo)簽來(lái)記錄檔案的檔案號(hào)、存放地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、利用狀態(tài)等相關(guān)信息，并利用紅外線傳感器、全球定位系統(tǒng)等信息傳感設(shè)備將檔案、設(shè)備、庫(kù)房等實(shí)體與物聯(lián)網(wǎng)連接，實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體狀態(tài)和內(nèi)容信息的全面感知、互聯(lián)互通。再加之移動(dòng)智能設(shè)備對(duì)感知信息的有效傳播，實(shí)現(xiàn)了檔案用戶(hù)對(duì)檔案信息的全面獲取。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在數(shù)字檔案館中的應(yīng)用，全面提升了數(shù)字檔案館在檔案信息收集、服務(wù)等數(shù)字治理行為方面的能力。

（二）智能高效。麥肯錫研究院（MGI）在其2011年5月的報(bào)告“Big data：The next frontier for innovation，competition，and productivity”中指出，大數(shù)據(jù)是指其大小超出了典型數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的采集、存儲(chǔ)、管理和分析等能力的數(shù)據(jù)集。單純從技術(shù)角度看，數(shù)字檔案館應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)其檔案資源的整合、檔案信息的挖掘、用戶(hù)特征的分析、用戶(hù)需求的預(yù)測(cè)等。就此而言，大數(shù)據(jù)技術(shù)在數(shù)字檔案館中的應(yīng)用可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)其深層開(kāi)發(fā)、知識(shí)服務(wù)等數(shù)字治理的“智能化”

云計(jì)算是一種可以隨時(shí)隨地方便而按需地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)可配置的計(jì)算資源共享池（包括網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲(chǔ)、應(yīng)用軟件和服務(wù)），這些資源可以通過(guò)最低成本的管理或與服務(wù)器供應(yīng)商交互來(lái)快速配置和提供。數(shù)字檔案館可以通過(guò)云計(jì)算服務(wù)商提供的服務(wù)器、應(yīng)用軟件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備集成檔案云平臺(tái)，有效存儲(chǔ)海量異構(gòu)檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和高效利用。對(duì)于具有保密性質(zhì)的檔案信息，可以通過(guò)建立私有云的方式，實(shí)現(xiàn)局域范圍內(nèi)的檔案信息共享和利用。就此而言，云計(jì)算技術(shù)在數(shù)字檔案館中的應(yīng)用可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)數(shù)字治理過(guò)程中檔案信息利用的“高效化”。

四、結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)在數(shù)字檔案館中應(yīng)用的不斷深入，數(shù)字檔案館要以開(kāi)放包容、積極主動(dòng)的理念使其在采集、整理、保存、利用服務(wù)等數(shù)字治理行為方面變得更加高效化、智能化。

【參考文獻(xiàn)】

[1]祝智庭，陳丹.數(shù)字治理：智慧學(xué)習(xí)新素養(yǎng)[J].電化教育研究，2014（9）：9-10.

篇9

檔案數(shù)字化的定義為通過(guò)圖像掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)等信息技術(shù)手段，對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行掃描等一系列的處理，將紙質(zhì)檔案變成計(jì)算機(jī)能夠分辨出來(lái)的數(shù)字和圖像，形成原文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等檔案資源，達(dá)到檔案館內(nèi)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化目的。在氣象紙質(zhì)檔案數(shù)字化的建設(shè)中，則是根據(jù)氣象檔案的特點(diǎn)和其需要，使用掃描和光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理和檢索的信息轉(zhuǎn)換來(lái)實(shí)現(xiàn)。對(duì)紙質(zhì)氣象檔案的數(shù)字化，不單單是指將其變成簡(jiǎn)單的文檔加以存儲(chǔ)，還指通過(guò)相關(guān)技術(shù)實(shí)現(xiàn)資料數(shù)據(jù)的信息提取，以此來(lái)達(dá)到檔案信息的管理和利用，并提高其效率，讓檔案信息資源在更大的程度上發(fā)揮自身的信息作用。

2 在數(shù)字化處理中所存在的問(wèn)題

將紙質(zhì)氣象檔案轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別出來(lái)的內(nèi)容，形成相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容，是一項(xiàng)工作量較大的任務(wù)。因?yàn)樵谄鋽?shù)字化處理的過(guò)程中，包含了多個(gè)環(huán)節(jié)，也會(huì)面臨各種各樣的問(wèn)題，這些都需要工作人員認(rèn)真仔細(xì)地去進(jìn)行解決。問(wèn)題的類(lèi)型表現(xiàn)為以下幾種：1.由于個(gè)別檔案年代較為久遠(yuǎn)，所使用的紙張會(huì)在不同程度上出現(xiàn)變脆、發(fā)黃、蟲(chóng)蛀和鼠咬等狀況，這些不可避免的情況在很大程度上增加了數(shù)字化處理過(guò)程中的難度。2.現(xiàn)存的紙質(zhì)氣象檔案種類(lèi)繁多、各自的保管期限不盡相同、使用的規(guī)格沒(méi)有得到統(tǒng)一，以上情況為檔案的數(shù)字化處理增添了一定的工作量。3.一些紙質(zhì)氣象檔案數(shù)字化處理人員缺乏氣象檔案管理的基本常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，這樣一來(lái)在數(shù)字化處理過(guò)程中會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)氣象檔案的安全性有所下降，同時(shí)也拖慢了數(shù)字化處理的效率。

3 需要采取的安全管理措施

3.1 明確數(shù)字化管理的范圍和內(nèi)容

在進(jìn)行紙質(zhì)氣象檔案數(shù)字化處理的工作時(shí)，需要綜合考慮氣象檔案的多方面的因素，如氣象檔案的保管期限、檔案所處的時(shí)代和檔案的利用情況等，結(jié)合以上內(nèi)容和特點(diǎn)明白哪些氣象檔案需要實(shí)施數(shù)字化處理，而哪些則沒(méi)有這種必要。一些年代久遠(yuǎn)、保管時(shí)間較長(zhǎng)、存在較大價(jià)值和有著較高利用率的紙質(zhì)氣象檔案資料，會(huì)存在著字跡無(wú)法辨認(rèn)、紙張容易出現(xiàn)損壞的情況，針對(duì)此類(lèi)情況，需要優(yōu)先將它們進(jìn)行處理。而對(duì)于出現(xiàn)時(shí)間較晚、有著較長(zhǎng)保存時(shí)間、無(wú)較高使用價(jià)值的檔案，可以延遲其數(shù)字化處理的時(shí)間。工作人員在處理的過(guò)程中需要認(rèn)真仔細(xì)地確定好紙質(zhì)氣象檔案數(shù)字化的先后順序，這樣可以降低對(duì)紙質(zhì)氣象檔案的使用次數(shù)，有利于其磨損程度的降低，間接地提高了它們的安全性。

3.2 在數(shù)字化過(guò)程中確定文件的存儲(chǔ)格式

各類(lèi)紙質(zhì)氣象檔案在經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后，會(huì)形成不同的格式，而在進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)候，選取的存儲(chǔ)格式則決定著存儲(chǔ)的空間和檢索的精準(zhǔn)和快慢。國(guó)家檔案局推薦的格式有TIFF、JPG、PDF等。其中，TIFF這種圖像文件格式支持多頁(yè)存儲(chǔ)，也支持多種類(lèi)的壓縮算法，但是它本身不是一種壓縮算法。它的主要特點(diǎn)便是支持多頁(yè)存儲(chǔ)和多種類(lèi)的壓縮，同時(shí)具有較強(qiáng)的拓展性。因此，在應(yīng)用氣象檔案掃描文檔的存儲(chǔ)模式中，通過(guò)OCR來(lái)識(shí)別的檔案類(lèi)型多為多頁(yè)的TIFF文件類(lèi)型。

隨著氣象檔案信息化的要求不斷地提高，相關(guān)部門(mén)開(kāi)始注重?cái)?shù)字化檔案的存儲(chǔ)格式的選擇情況，對(duì)其的存檔格式的選取，需要根據(jù)檔案保存的長(zhǎng)久性、安全性和容量方面考慮，又要合乎國(guó)家氣象檔案管理系統(tǒng)所給出的標(biāo)準(zhǔn)格式，選擇JPG、TIFF和PDF等存儲(chǔ)格式，可以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)，也能在對(duì)數(shù)字化檔案檢索的時(shí)候在更大程度上感受到檔案的紙質(zhì)版的閱覽效果。

3.3 加強(qiáng)檔案的安全保障工作

隨著各個(gè)館區(qū)的館藏?cái)?shù)量不斷上升，加上社會(huì)信息化程度的日益加快而使數(shù)字化業(yè)務(wù)的需求增加，紙質(zhì)氣象檔案數(shù)字化處理過(guò)程中需要一定數(shù)量的檔案管理人員和數(shù)字化處理人員，但是由于檔案館原有的人手?jǐn)?shù)量上的限制，使得這些檔案的數(shù)字化處理工作需要依靠外界的技術(shù)和人員的幫助，需要通過(guò)外包解決一些問(wèn)題。

將氣象檔案數(shù)字化的工作外包，可以讓工作人員將工作重點(diǎn)放在核心業(yè)務(wù)的完成和更高的任務(wù)目標(biāo)的設(shè)定上。

在進(jìn)行紙質(zhì)氣象檔案數(shù)字化處理的過(guò)程中，需要仔細(xì)選擇適合的合作對(duì)象―具有數(shù)字化經(jīng)驗(yàn)和資格的外包公司，而該類(lèi)公司需要對(duì)進(jìn)行數(shù)字化處理的人員進(jìn)行安全保密工作的訓(xùn)練，不得在進(jìn)行紙質(zhì)資料數(shù)據(jù)化的過(guò)程中使原始資料有丟失和破損的情況，不能因?yàn)樽陨淼脑驅(qū)е沦Y料受到污染和破碎等，不能擅自將該類(lèi)資料帶離工作場(chǎng)所等，讓他們懂得保護(hù)客戶(hù)資料的必要性和重要性。在進(jìn)行數(shù)字化的開(kāi)端和全部過(guò)程中，去建立并且完善合理的業(yè)務(wù)規(guī)范和科學(xué)的流程，例如制定出檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)流程、檔案數(shù)字化服務(wù)保密要求等，讓檔案數(shù)字化服務(wù)更加有條理、有依據(jù)。同時(shí)，為了進(jìn)一步做好檔案的安全保障工作，可以讓外包公司在檔案館的相關(guān)區(qū)域進(jìn)行檔案的數(shù)字化加工及其它工作，在這些地方安裝好一定數(shù)量的攝像頭，完整地錄制數(shù)字化加工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況，使外包公司的工作情況得到必要的監(jiān)督，做好監(jiān)管工作，以保證氣象資料不向外泄露。

3.4 做好紙質(zhì)氣象檔案的實(shí)體保護(hù)工作

在進(jìn)行檔案數(shù)字化的過(guò)程中，應(yīng)該將保護(hù)檔案的安全性放在第一位，做好紙質(zhì)氣象檔案的實(shí)體保護(hù)工作比提高檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量更加重要。檔案信息化建設(shè)的其中一項(xiàng)目的就是為了保護(hù)檔案原件，對(duì)一些瀕臨消失、損壞的檔案進(jìn)行必要的搶救工作。所以，在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的過(guò)程中，倘若發(fā)現(xiàn)有的紙質(zhì)氣象檔案已經(jīng)被損壞，則需要及時(shí)地對(duì)其進(jìn)行搶救，做好這類(lèi)工作后再進(jìn)行掃描和加工。值得注意的是，在?M行掃描的時(shí)候需要嚴(yán)格控制好掃描的次數(shù)，最好不超過(guò)兩次，這樣可以降低紙質(zhì)氣象檔案在掃描過(guò)程中的損毀情況。針對(duì)有些多次進(jìn)行掃描的文件資料，需要做好及時(shí)的檢查和修復(fù)工作。完成檔案數(shù)字化的任務(wù)后，需對(duì)檔案原件進(jìn)行殺菌消毒，在此之后再讓它們?nèi)霂?kù)，該流程可以避免檔案在掃描過(guò)程中形成的二次污染，更好地保護(hù)檔案的安全性。

3.5 選取專(zhuān)用場(chǎng)所

對(duì)紙質(zhì)氣象檔案進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)，由于紙質(zhì)氣象數(shù)據(jù)資料容易受到火災(zāi)、水泡的侵害，同時(shí)為了避免人為的泄露資料所形成的安全隱患，需要從根本上去杜絕以上現(xiàn)象的發(fā)生。在氣象檔案館安排的場(chǎng)所中進(jìn)行數(shù)字化工作，可提供較大的安全保障。安排的場(chǎng)所內(nèi)需要設(shè)置對(duì)應(yīng)的消防設(shè)備、防盜設(shè)備和全方位的視頻監(jiān)控設(shè)備。除此之外，氣象檔案館還需再這類(lèi)場(chǎng)所做出明確的規(guī)定和要求，不允許工作人員在該類(lèi)地方使用和工作無(wú)關(guān)的電器通訊設(shè)備，嚴(yán)禁吸煙，不許在紙質(zhì)數(shù)據(jù)資料附近飲水和飲食；杜絕和數(shù)字化處理無(wú)關(guān)的人員進(jìn)入該類(lèi)場(chǎng)所，制定出進(jìn)出工作場(chǎng)所的制度；制定在工作場(chǎng)所中出現(xiàn)各類(lèi)突況的準(zhǔn)備方案，做到全方位地保護(hù)好氣象檔案的安全工作。

3.6 制定完善工作責(zé)任制

在進(jìn)行檔案管理和紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過(guò)程中，需要制定出一系列針對(duì)數(shù)字化處理的安全保密工作制度，需要完善工作過(guò)程中各個(gè)工作崗位的責(zé)任制度，將安全保密工作的責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)工作員工的身上，令每一位檔案管理人員明確自己的工作任務(wù)和指責(zé)，嚴(yán)格按照規(guī)章流程來(lái)進(jìn)行數(shù)字化處理中的各個(gè)工作的交接過(guò)程，從紙質(zhì)氣象檔案離開(kāi)檔案庫(kù)、前期準(zhǔn)備、數(shù)字化處理，到其的數(shù)量核對(duì)、整理、重新入庫(kù)和數(shù)字化檔案文件的分類(lèi)歸檔等，各個(gè)工序之間都需要由專(zhuān)人做好把關(guān)工作，在最大程度上保證紙質(zhì)氣象檔案和數(shù)字化檔案文件的安全性。

3.7 加強(qiáng)數(shù)字化后數(shù)據(jù)的安全保障

篇10

1 高校檔案信息資源共享概述

高校檔案是高校最寶貴的財(cái)富之一，是高校科研、教學(xué)、管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，高校檔案的開(kāi)發(fā)利用對(duì)學(xué)校和社會(huì)發(fā)展具有重要的作用，最大限度的發(fā)揮高校檔案信息資源的價(jià)值是檔案高校檔案管理工作的熱點(diǎn)。通常高校檔案信息資源的主要形式包括基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)幾種，在信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)展和普及的今天，依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源共享十分必要。高校檔案信息資源共享強(qiáng)化了信息的可獲知性或獲取性，是社會(huì)組織與公眾平等的擁有對(duì)高校檔案信息資源獲取權(quán)與獲取條件，最大限度的發(fā)揮了高校檔案信息資源的社會(huì)價(jià)值。高校檔案信息資源共享需設(shè)置一定的權(quán)限，只有可向社會(huì)公開(kāi)的范圍才具有信息資源共享的權(quán)利。

2 高校檔案信息資源共享的基礎(chǔ)與現(xiàn)狀

（1）高校檔案信息資源共享的基礎(chǔ)

從高校檔案管理自身的特征屬性來(lái)看，信息化背景下的檔案信息資源共享是高校檔案信息資源共享實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，而前提又是信息資源的整合。依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立統(tǒng)一的信息交換和共享平臺(tái)，并在此基礎(chǔ)上強(qiáng)化高校檔案信息資源的動(dòng)態(tài)性、可控性，以及信息的融合集成性。實(shí)現(xiàn)資源共享的前提下，高校檔案信息資源整合需要遵循一定的原則，一是信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化原則，二是序化、全面、系統(tǒng)原則，三是系統(tǒng)功能完善、簡(jiǎn)單易用原則，四是檔案信息安全原則。

（2）高校檔案信息資源整合的實(shí)現(xiàn)

高校檔案信息資源整合的實(shí)現(xiàn)需要一定的基礎(chǔ)條件，首先從環(huán)境基礎(chǔ)條件來(lái)看，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展與普及，信息環(huán)境逐漸成熟，這為高校檔案信息資源整合提供了技術(shù)支持；其次從政策基礎(chǔ)上來(lái)看，近些年來(lái)，隨著我國(guó)對(duì)高校檔案管理工作的重視，信息法律法規(guī)不斷完善，這能夠全方位的保障信息資源共享的實(shí)現(xiàn)；再次從工作基礎(chǔ)條件來(lái)看，高校對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度不斷提高，數(shù)字檔案館、檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已經(jīng)成為高校檔案工作發(fā)展的重心和趨勢(shì)；最后從人才基礎(chǔ)條件來(lái)看，高校檔案管理高水平人才培養(yǎng)力度逐步加大，越來(lái)越多的高素質(zhì)檔案管理人才引入到管理隊(duì)伍中，使高校檔案管理實(shí)現(xiàn)了高素質(zhì)人才的合理配備。

（3）高校檔案信息資源問(wèn)題分析

在眾多檔案門(mén)類(lèi)中，高校檔案集綜合性與專(zhuān)門(mén)性于一身，具有較高的價(jià)值，而且潛在的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益較高，被社會(huì)廣泛視為優(yōu)質(zhì)特色信息資源。通常來(lái)說(shuō)，高校檔案的組成內(nèi)容多樣，但并非所有信息均可公開(kāi)化，必須設(shè)定有限的利用空間。從高校檔案管理工作的實(shí)際情況來(lái)看，當(dāng)前僅有不到20%的教學(xué)與科研檔案能夠被社會(huì)公眾所利用，而利用的途徑通常只有教學(xué)或科研人員主動(dòng)對(duì)外公開(kāi)和教師或科研人員公開(kāi)發(fā)表兩種途徑。高校檔案信息資源長(zhǎng)期以來(lái)為走向“共享”的原因主要有以下幾個(gè)方面：一是傳統(tǒng)檔案觀、價(jià)值觀對(duì)高校檔案管理主體的影響，二是檔案服務(wù)成本與管理效益之間的矛盾，三是知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)與信息安全問(wèn)題。

3 高校檔案信息資源共享的社會(huì)價(jià)值實(shí)現(xiàn)路徑

（1）檔案信息服務(wù)多元化方式的實(shí)現(xiàn)與拓展

高校檔案信息服務(wù)多元化是信息資源共享實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，應(yīng)從目前單一的檔案服務(wù)情形下拓展服務(wù)模式，解決檔案信息分享與定位不對(duì)稱(chēng)的問(wèn)題。首先，高校應(yīng)從檔案信息共享的視角創(chuàng)新檔案提供利用服務(wù)的方式，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)與作用，建立信息共享平臺(tái)或檔案網(wǎng)站，開(kāi)展豐富的網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)；其次，適當(dāng)擴(kuò)大高校檔案信息資源的覆蓋力度，并從整體層面擴(kuò)大宣傳，積極宣傳高校特色檔案資源的社會(huì)功能；再次，搭建高校與政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位、民間組織信息交流的平臺(tái)，主動(dòng)推送檔案信息服務(wù)。

（2）建立檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系與服務(wù)體系

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是以檔案工作領(lǐng)域中的重要性的事務(wù)和概念為對(duì)象而制定或修訂的各種標(biāo)準(zhǔn)的總稱(chēng)，檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建是檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的核心。在高校檔案管理中，結(jié)合高校自身特點(diǎn)，構(gòu)建檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系需遵循以下個(gè)重要原則：一是做好頂層設(shè)計(jì)，確保檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系的科學(xué)性，二是優(yōu)先制訂檔案應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，三是立足國(guó)情與國(guó)際接軌并重。

對(duì)于高校檔案管理中的信息服務(wù)體系建設(shè)，需要向用戶(hù)提供全方位、便捷快速、高效的信息服務(wù)。首先需要對(duì)檔案用戶(hù)信息需求進(jìn)行分析，結(jié)合實(shí)際需求設(shè)計(jì)有針對(duì)性的服務(wù)模式。在用戶(hù)需求調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，用戶(hù)信息需求主要呈現(xiàn)三個(gè)方面的特點(diǎn)，即用戶(hù)信息需求的層次性明顯，用戶(hù)信息需求多樣化與個(gè)性化，用戶(hù)信息需求強(qiáng)調(diào)實(shí)用性；其次對(duì)檔案信息服務(wù)方式進(jìn)行變革，拓展服務(wù)內(nèi)容，比如檔案主業(yè)服務(wù)、檔案信息數(shù)字咨詢(xún)服務(wù)、在線信息檢索服務(wù)等；最后，構(gòu)建檔案信息服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)線上功能。

（3）高校檔案聯(lián)盟機(jī)制的建立與實(shí)施

高校檔案信息資源共享及社會(huì)化服務(wù)是一個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程，需要遵循高校檔案信息化發(fā)展的客觀規(guī)律。從目前高校檔案信息資源共享的現(xiàn)狀來(lái)看，實(shí)現(xiàn)社會(huì)化資源共享而實(shí)現(xiàn)檔案信息最大價(jià)值的客觀條件相對(duì)薄弱，需要高校之間、高校與社會(huì)之間構(gòu)建聯(lián)盟機(jī)制，形成資源互補(bǔ)的動(dòng)態(tài)聯(lián)盟。橫向協(xié)作關(guān)系來(lái)看，積極構(gòu)建檔案館、博物館、圖書(shū)館的“三館合一”體系，縱向協(xié)作關(guān)系來(lái)看，地區(qū)高校進(jìn)行合理規(guī)劃，借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)形成檔案信息交流合作平臺(tái)，覆蓋社會(huì)實(shí)踐的方方面面，這樣有利于高校檔案信息資源社會(huì)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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