導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理方式，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

1.1 管理意識不足

現(xiàn)階段的檔案管理工作至關(guān)重要，因此需要重視檔案管理意識的提升，尤其是相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該注重提升檔案管理的技巧，從而強調(diào)相關(guān)的重要性。但是在實際的檔案管理工作中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并未足夠重視檔案管理工作的重要性，缺乏檔案管理意識，還有部分工作人員盲目的追求經(jīng)濟利益，忽視檔案管理工作的本質(zhì)，加劇了檔案管理工作的困難。

1.2 隊伍建設(shè)不完善

檔案管理人員的素質(zhì)低下將會直接影響到實際的工作質(zhì)量，目前，很多檔案管理人員存在著此類問題，主要原因是大部分檔案管理人員職責不明確，很多都不具備專業(yè)技能，在沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的情況下，盲目的開展檔案管理工作，使檔案管理工作面臨重重困境。此外，部分基層工作人員不注重提升自身的綜合素質(zhì)，導(dǎo)致自身的待遇相較于其他部門人員差很多。

1.3 基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

檔案管理工作應(yīng)該具備專門的基礎(chǔ)設(shè)施，同時還需要專項經(jīng)費做保障才能更加可靠。但是現(xiàn)階段很多政府和單位對檔案管理工作重視不足，因此經(jīng)費的投入力度不夠，導(dǎo)致檔案管理工作的硬件建設(shè)滯后，很多固定的檔案缺乏合理的存放場所，加之檔案柜的整理不及時，很多檔案資料亂擺亂放，管理過程混亂無序。還有些檔案管理的硬件設(shè)備不齊全，同時又缺乏更新?lián)Q代的理念，導(dǎo)致在現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展進程中，無法適應(yīng)時代的變遷與發(fā)展，技術(shù)設(shè)備的傳統(tǒng)落后影響了檔案管理工作的順利開展。

1.4 管理手段不到位

在檔案管理工作開展的過程中，應(yīng)該重視管理手段的更新，但是現(xiàn)階段，檔案管理手段較為落后，特別是在新時展的背景下，新生事物層出不窮，傳統(tǒng)的管理模式和管理手段顯然無法滿足現(xiàn)實的需要。多數(shù)檔案管理部門尤其是基層單位，存在著設(shè)備滯后、缺乏專業(yè)型人才的管理，還有些檔案管理部門始終沿用著傳統(tǒng)的管理模式，沒有順應(yīng)時代的發(fā)展和變遷及時轉(zhuǎn)變管理方式，同時缺乏科學(xué)的現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用技巧，加之檔案管理部門忽視了檔案管理工作的大力宣傳，誤解了檔案管理工作的重心，造成檔案管理工作不被群眾熟知和了解。

2 互聯(lián)網(wǎng)+時代的檔案管理方式分析

2.1 注重人才培養(yǎng)

人才的培養(yǎng)將直接影響到管理工作的質(zhì)量，更是現(xiàn)代社會發(fā)展需要的推動力，要求相關(guān)的檔案管理部門重視人才的培養(yǎng)，以一種系統(tǒng)化的方式，為人才提供可觀的培養(yǎng)環(huán)境，通過具有權(quán)威性的理論體系普及，提升管理人員自身的知識結(jié)構(gòu)體系，從而完善自己的知識儲備。另外，還需要檔案管理人員在參加知識培訓(xùn)的同時，切實推動檔案管理工作的順利發(fā)展。

2.2 促進檔案信息素質(zhì)教育

檔案信息素質(zhì)教育至關(guān)重要，其關(guān)系到檔案資料的完整性和規(guī)范化，同時也有助于維護檔案管理工作流程的順利進行。檔案管理人員的信息素質(zhì)能夠直接影響到檔案管理工作的細節(jié)，因此需要工作人員加強自身的信息素質(zhì)并提升修養(yǎng)，同時還應(yīng)該積極加強相關(guān)人員的主體性意識，讓他們在實際工作的過程中，更好的獲取環(huán)節(jié)的意識性教育，從而強化自身的保密處理意識，通過提升自己的能力，實現(xiàn)對信息資料集中的強化處理，也需要進一步提高員工參與積極性，讓他們在檔案傳播的過程中，具備最基礎(chǔ)的嚴謹態(tài)度，尤其是在檔案信息素質(zhì)建設(shè)的進程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)強化檔案管理人員的高度重視。

2.3 科學(xué)合理的標準

篇2

一是宏觀把握檔案事業(yè)中“基礎(chǔ)”與“主體”關(guān)系，由“偏重基礎(chǔ)”向“突出主體”轉(zhuǎn)變。其標志性事件是從1999年年初開始的全省國家檔案館和省直機關(guān)檔案工作目標管理“三年攻堅”工作，扭轉(zhuǎn)了從20世紀90年代中期后開始，省檔案局比較偏重于對機關(guān)、企業(yè)事業(yè)等檔案事業(yè)“基礎(chǔ)”單位檔案工作達標（目標管理）的督促與檢查，而對綜合檔案館這一檔案事業(yè)“主體”單位的檢查督促不夠有力的這一偏差，促進了全省檔案事業(yè)的健康發(fā)展。二是正確把握“業(yè)務(wù)”與“體制”的關(guān)系，從專注“檔案業(yè)務(wù)”向重視“管理體制”轉(zhuǎn)變。其標志性事件有二：其一是及時總結(jié)與報道順德市“三檔合一”管理新體制，探索區(qū)域性檔案資源科學(xué)整合之路。其二是首倡鎮(zhèn)級建館全新模式。2006年12月，省檔案局在大朗鎮(zhèn)召開全省小城鎮(zhèn)檔案工作座談會，會議提出了鎮(zhèn)設(shè)立檔案館同時掛市（縣）檔案館分館的模式。會后，經(jīng)東莞市政府批準，大朗鎮(zhèn)成立鎮(zhèn)檔案館并加掛東莞市檔案館大朗分館牌子，省檔案局提出的鎮(zhèn)級檔案工作“一館兩牌”模式成為現(xiàn)實。三是正確處理“現(xiàn)實”與“未來”的關(guān)系，從“立足現(xiàn)實”向“著眼未來”轉(zhuǎn)變。2003年3月，省檔案局在惠州召開全省檔案工作暨館庫建設(shè)會議。這是廣東省檔案事業(yè)發(fā)展史上第一次專門召開的檔案館庫建設(shè)工作會議，標志著省檔案局對全省檔案館事業(yè)已從立足“三年攻堅”時的“現(xiàn)實”，向著眼于“做大做強”檔案事業(yè)的“未來”轉(zhuǎn)變。

2.管理手段由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主轉(zhuǎn)變

從1998年起，省檔案局陸續(xù)開展了達標復(fù)查、執(zhí)法檢查、年度評估等活動，將業(yè)務(wù)指導(dǎo)與行政監(jiān)督有機結(jié)合，并逐步實現(xiàn)由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主的轉(zhuǎn)變。一是開展檔案達標復(fù)查，強化對檔案工作行政管理。達標復(fù)查為防止已達標單位檔案工作滑坡起了重要作用，也對檔案工作出現(xiàn)明顯滑坡單位產(chǎn)生強烈震動，并促使其工作得到及時整改。二是開展檔案執(zhí)法檢查，從行政執(zhí)法檢查到人大執(zhí)法檢查，檢查力度不斷加大。從1999年開始，省檔案局組織檢查組對省直單位檔案工作進行行政執(zhí)法檢查，事后向有關(guān)單位發(fā)出了監(jiān)督檢查通知書，引起有關(guān)單位高度重視。對有些檔案工作“老大難”單位，則請省人大有關(guān)部門帶隊執(zhí)法檢查，效果顯著。三是開展檔案工作年度評估，實現(xiàn)檔案行政管理“五個結(jié)合”，將行政監(jiān)督常態(tài)化。2004年和2006年，省檔案局先后制定和文件，開展對綜合檔案館和省直單位檔案工作的年度評估。年度評估實現(xiàn)了目標管理和年度評估、現(xiàn)場監(jiān)管和非現(xiàn)場監(jiān)管、微觀管理與宏觀管理、行業(yè)主管和專家評估以及檔案部門與地方政府（或各單位）的“五個有機結(jié)合”，收到很好效果。由于年度評估是一種定期檢查，從而實現(xiàn)了檔案行政監(jiān)督的常態(tài)化。

3.管理載體由形式單一向形式多樣轉(zhuǎn)變

廣東省運用于檔案行政管理的載體形式很多，其中運用最多、影響最大、管理效果最好的是：檔案達標升級（目標管理）。從1987年起，二十多年來一直沒有間斷。當然，為了適應(yīng)新形勢要求，省檔案局對升級或目標管理考核的內(nèi)容和指標不斷進行修訂和補充。示范檔案館（單位）創(chuàng)建。2004年在全省開展創(chuàng)建示范檔案館活動，目前已有5個檔案館被省檔案局授予“廣東省示范檔案館”稱號。2009年又在省直單位開展檔案工作示范單位創(chuàng)建活動。目前已有6個單位被省檔案局授予“廣東省省直檔案工作示范單位”稱號。檔案工作年度評估。多年實踐說明，年度評估使檔案行政管理力度進一步加大，有效促進了全省檔案館和省直單位檔案工作水平的提高。項目檔案金冊獎創(chuàng)建。自2006年該獎項創(chuàng)立以來，已有17個項目獲獎，許多在建項目和新開工項目都以爭創(chuàng)“金冊獎”作為項目檔案工作目標，有效促進了全省重大建設(shè)項目檔案管理水平的提高。

視野更寬廣，工作更主動，管理更到位，管理方式轉(zhuǎn)變對廣東檔案行政管理影響巨大

1.管理思路由注重微觀向關(guān)注宏觀轉(zhuǎn)變后，視野更寬廣

同樣的手段和方法，管理思路由注重微觀向關(guān)注宏觀轉(zhuǎn)變后，帶來的結(jié)果就不一樣。例如“三年攻堅”工作，從目的和要求都有別于以往達標升級或目標管理活動。這是一次針對之前一段時間全省檔案館的主體地位不突出，各地檔案館工作發(fā)展極不平衡的現(xiàn)狀，為了促進全省檔案館事業(yè)全面協(xié)調(diào)發(fā)展而開展的專項活動，是一項著眼于全省檔案事業(yè)的宏觀決策，是檔案管理達標升級活動開展以來省檔案局從“注重個體”到“關(guān)注整體”的轉(zhuǎn)變。事實證明，這一決策實施效果明顯，實現(xiàn)了全省綜合檔案館全部達標升級，縮小了全省館際之間、珠三角地區(qū)與山區(qū)檔案館之間差距，為全省檔案事業(yè)全面發(fā)展起到極大促進作用。可以說，自從管理思路由注重微觀向關(guān)注宏觀轉(zhuǎn)變后，廣東檔案行政管理的視野也變得更寬廣更全面。

2.管理手段由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主轉(zhuǎn)變后，工作更主動

實踐表明，管理手段由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主轉(zhuǎn)變后，由于提高了檔案行政管理部門工作的主動性，進而增強了檔案行政管理工作的計劃性和時效性。首先，由于監(jiān)督工作是由監(jiān)督者主動實施的，什么時候進行、對誰實施監(jiān)督都是由監(jiān)督者安排，大大提高了工作主動性；其次，由于檔案行政管理部門工作主動性提高，可以有更多時間思考對全省檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃，增強了檔案行政管理工作的計劃性；第三，由于工作的主動性和計劃性提高，檔案行政管理部門可以根據(jù)黨委和政府不同時期工作重點，有針對性地組織開展一些服務(wù)性工作，使檔案工作能夠緊貼中心，服務(wù)中心，避免檔案工作游離于中心工作之外，從而增強了檔案行政管理工作的時效性。實踐同時表明，管理手段由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主轉(zhuǎn)變后，檔案行政管理效果更加明顯。實際工作中，檔案行政管理工作顯得軟弱無力的根本原因是檔案部門手段“太軟”，一旦動“真格”，效果還是很明顯的。

3.管理載體由形式單一向形式多樣轉(zhuǎn)變后，管理更到位

近十多年廣東省檔案局之所以不斷創(chuàng)新檔案行政管理載體，使管理載體逐漸由形式單一向形式多樣轉(zhuǎn)變，目的就是根據(jù)檔案工作管理需要，使不同工作有不同管理載體，從而使檔案行政管理更加具有針對性，管理工作更加到位。以2004年開始的綜合檔案館年度評估為例。這是對實行多年的“達標升級和目標管理”手段的重要補充，由于年度評估將“全省所有縣級以上國家綜合檔案館，一律納入年度評估范圍”，改變了達標升級（目標管理）活動中“鞭打快?！钡默F(xiàn)象。同時，“把年度評估結(jié)果分別抄送給各館所在地黨委和政府，并建議以年度評估結(jié)果為依據(jù)對有關(guān)的館進行獎罰”的做法，也使檔案行政管理力度進一步加大，有效促進了全省檔案館工作水平的提高。再以項目檔案“金冊獎”的設(shè)立為例。由于切合了當前國家和省對項目檔案管理的需要，而且，“金冊獎”的設(shè)立宗旨、產(chǎn)生方法和激勵機制都與其他獎項不同，具有明顯特色，因此，在獎項無數(shù)的當今，這個純屬“榮譽”的獎項依然引起許多單位領(lǐng)導(dǎo)的重視與關(guān)注。

與時俱進，科學(xué)發(fā)展，發(fā)揮人的作用，廣東檔案行政管理方式轉(zhuǎn)變的啟發(fā)

1.檔案行政管理方式必須隨環(huán)境改變而改變，與時俱進

例如，隨著“依法治國”方略的提出，省檔案局逐漸加大執(zhí)法檢查力度，強化了行政監(jiān)督職能，并逐步實現(xiàn)由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主的轉(zhuǎn)變。早在1989年國家檔案局和國務(wù)院法制局就提出“依法治檔”概念，但由于當時整個社會“法治”氛圍還不濃厚，“依法治檔”基本停留在口號上。1997年9月，十五大提出“依法治國”基本方略后，“依法行政”成為各級政府部門工作的基本要求。從1998年起，廣東省陸續(xù)開展的檔案達標復(fù)查、執(zhí)法檢查和年度評估等活動，就是省檔案局適應(yīng)“依法治國”大環(huán)境要求，進行“依法治檔”的具體舉措。又如，適應(yīng)“簡政放權(quán)”改革要求，省檔案局按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”原則，通過委托或授權(quán)將一部分管理權(quán)限（如機關(guān)檔案綜合管理省特級評審、檔案綜合管理達標單位復(fù)查、省重點建設(shè)項目檔案驗收組織等）下放給各市檔案局，并逐步實現(xiàn)由注重微觀向關(guān)注宏觀轉(zhuǎn)變。隨著改革開放的繼續(xù)深入，黨和政府將會有更多新的治國方略出臺，政治、經(jīng)濟、文化以及社會環(huán)境都將會發(fā)生新變化，檔案行政管理方式也必須隨著環(huán)境改變而改變，不斷與時俱進。

2.檔案行政管理應(yīng)以“三個體系”建設(shè)為目標，堅持科學(xué)發(fā)展

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【關(guān)鍵詞】信息化管理；國土檔案管理；應(yīng)用；方式

【Keywords】 information management； land archive management； application； mode

【中圖分類號】G270.7 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）06-0189-02

1 引言

國土檔案是我國重要的國家資源，其對于我國領(lǐng)土的合理利用具有重大影響，同時也關(guān)系到我國經(jīng)濟計劃的制定。傳統(tǒng)的檔案管理模式，需要耗費大量的時間，對檔案進行處理，并且出現(xiàn)錯誤的概率較高，加大了我國國土檔案的管理難度。而利用信息化管理，能夠通過計算機對檔案進行記錄、分類、歸檔，加強了國土檔案的保密性，提高了國土檔案的管理效率。

2 信息化與國土檔案管理

國土檔案對我國經(jīng)濟的發(fā)展至關(guān)重要，利用信息化技術(shù)對其進行管理，能夠提高管理效率。社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進步，信息化時代的到恚使得計算機成為人們?nèi)粘９ぷ魃畹闹饕ぞ?。信息化主要是操控電子設(shè)備，利用信息技術(shù)，來進行社會的各項活動，從而去滿足需求。將信息化管理，應(yīng)用到國土檔案管理當中，能夠提高工作效率，節(jié)省工作時間，降低錯誤的發(fā)生率，有利于我國對國土資源的合理分配與利用。從20世紀開始，信息化開始發(fā)展，并且逐漸被應(yīng)用到各個領(lǐng)域，帶動了經(jīng)濟的發(fā)展[1]。而國土檔案信息化管理，也越來越受到國家的重視。信息化國土檔案管理，主要是對檔案進行保管、整理、分類、利用以及開發(fā)。信息化管理，在國土檔案管理中的使用，降低了管理成本，節(jié)省人力財力，有利于國土資源的開發(fā)。傳統(tǒng)的國土檔案管理方式，需要大量的人力資源，管理成本較高，并且在分類統(tǒng)計的環(huán)節(jié)容易發(fā)生錯誤，檔案資料查找起來比較困難。采用信息化管理方式，能夠幫助解決以上問題，符合信息網(wǎng)絡(luò)化時代的發(fā)展需求。

3 國土檔案信息化管理的內(nèi)容與管理機制

3.1 國土檔案信息化管理的內(nèi)容

國土檔案信息化管理，主要是對網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用軟件、檔案資源、工作流程進行管理。信息化管理在國土檔案管理中的應(yīng)用，主要是利用計算機技術(shù)，對檔案資料進行整理、分類、存儲等，并通過對應(yīng)的程序進行快速的查找。其能夠體現(xiàn)出，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)強大的資源整合能力，快速地實現(xiàn)智能分類處理。信息化管理在國土資源中的應(yīng)用，利用了計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，將現(xiàn)代化社會先進的科學(xué)技術(shù)，進行整合使用，從而去提高國土資源管理的效率。信息化管理是現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)計算機技術(shù)的體現(xiàn)，隨著電子技術(shù)的發(fā)展，信息化技術(shù)會不斷地進行完善升級，使用效率也會不斷提高。計算機網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，為國土資源檔案管理提供較大便利，降低之前國土檔案管理的難度。國土檔案的信息化管理，通過計算機能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的共享，以及快速準確的進行查找。注重信息化管理應(yīng)用軟件的開發(fā)，能夠減輕工作人員的工作壓力，幫助解決檔案管理中更多的難題。配套應(yīng)用軟件的使用，提高了計算的準確率，有利于檔案信息的整合。

3.2 國土檔案信息化管理的機制

對于信息化管理在國土檔案管理中的應(yīng)用，應(yīng)該重視工作人員工作機制的改革。樹立檔案管理人員新的思想觀念，從被動的機械化操作，轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極的正面競爭，從而去改變員工的工作態(tài)度，提高檔案管理工作的效率。國土檔案信息化管理機制，主要是建立合理的獎懲制度，對員工進行合理的激勵，從而去調(diào)動員工的積極性，提高整體的執(zhí)行能力，確保國土檔案管理工作的有效性。競爭機制是新的管理模式，對國土檔案管理具有較大的影響，其與責任制相關(guān)聯(lián)，從而加強對工作人員的制約。競爭機制，能夠激發(fā)員工的潛力，引進優(yōu)秀的人才。國土檔案管理部門，需要建立綜合素質(zhì)較高的團隊，具有專業(yè)的國土資源管理知識，以及豐富的實際操作經(jīng)驗，能夠進行高度的分析，精準的概括，具有創(chuàng)新性精神的多功能人才。與傳統(tǒng)管理方式的工作人員相比，高素質(zhì)的檔案管理團隊，具有新時代的思想，懂得計算機信息技術(shù)的使用，具有創(chuàng)新開拓性思維，能夠充分利用信息化技術(shù)解決問題[2]。國土檔案管理工作，人力資源并不缺乏，而是缺乏積極性的信息化人才。國土檔案信息化管理的機制調(diào)整，能夠促進員工之間公平的競爭，提高人員的綜合素質(zhì)，滿足新時代下國土檔案信息化管理的要求。 4 信息化管理方式在國土檔案管理中的應(yīng)用

4.1 檔案的收集整理歸類

我國是領(lǐng)土大國，國土檔案資源信息量較大，檔案的收集整理歸類需要更加的嚴謹。信息化管理在國土檔案管理中的應(yīng)用，對于檔案的收集、分類、整理，是其最基本的工作內(nèi)容。對于國土檔案的管理，工作人員需要注意最新資料的收集，并且及時進行電腦記錄，通過計算機技術(shù)進行處理，初步進行合理分析。國土資源檔案的收集，一定會存在無效的信息，需要反復(fù)的進行篩選核對，將無效的信息進行清理。需要注意的是，對信息的遺漏，及時的進行檢查，對于漏記的信息進行補充，從而確保國土檔案的完整性，再進行分類存儲。信息化管理，能夠簡化檔案收集整理分類的流程，利用計算機代替人工進行操作，從而去提高工作效率。

4.2 掃描美化處理

利用信息化技術(shù)，對檔案進行掃描美化處理，主要是對檔案資料進行分揀、歸類、拆分、裝封、校驗等，再M行解封、裝訂、編目，美化修整等操作。檔案的分揀，需要將其進行掃描錄入案卷；對封裝案卷進行拆封，對其進行檢查，填寫對應(yīng)的單據(jù)，將檔案資料分頁裝入塑料封袋中，在將其移到掃描流水線；利用高速掃描儀對檔案資料進行整體的掃描錄入，并通過計算機對其圖像進行控制；觀察核對檔案資料與填寫的表單是否對應(yīng)，檢查資料的圖像是否完整；將檔案資料從塑料封袋中取出，再進行裝封，并將資料中的表單遞交給檔案管理員；管理員進行檔案的計算機錄入，建立對應(yīng)的編目，以及數(shù)據(jù)庫；依據(jù)檔案管理標準，對檔案的圖像進行去污、結(jié)構(gòu)調(diào)整等操作，利用信息技術(shù)，提高檔案管理的質(zhì)量。

4.3 數(shù)字簽名加密

信息化管理在國土檔案管理中的應(yīng)用，主要體現(xiàn)在數(shù)字的簽名加密。對于國土檔案資料的信息化處理，需要按照相關(guān)準則進行加密，滿足國土資源部“金土工程”對檔案的要求。信息化管理，能夠使得國土檔案管理具有標準性與規(guī)范性。國土檔案的數(shù)字簽名加密，主要是在國土檔案電子文檔中加入數(shù)字簽名認證，從而去對國土檔案進行保密，防止其被竊取查看，保證國土檔案的安全。數(shù)字簽名加密，可以采用上百種加密算法，安全系數(shù)較高，工作人員需要對檔案進行最高級別的數(shù)字加密，從而去保證其不被其它技術(shù)破譯，使得資源被盜。我國對于國土檔案的加密，主要是進行兩個層次加密。一層是檔案文件只能在專門的應(yīng)用軟件中打開，并且需要權(quán)限才能進行復(fù)制下載。另一層是檔案的原始文件，只能在固定的服務(wù)器上打開，若是其它服務(wù)器，即使采用專門的軟件，也無法打開檔案。通過信息化管理，實現(xiàn)對國土檔案的數(shù)字簽名加密，為檔案的安全性提供保障，捍衛(wèi)了我國的主權(quán)。

5 結(jié)語

綜上所述，利用信息化管理方式，對國土檔案進行管理，主要是利用計算機技術(shù)，對檔案進行收集、整理、歸類等。信息化技術(shù)的應(yīng)用，代替人工進行操作，降低了工作的錯誤概率，提高國土檔案管理的有效性。信息化管理方式在國土檔案管理中的應(yīng)用，主要包括對檔案進行數(shù)字簽名加密，掃描美化處理，以及檔案的收集整理歸類。

篇4

1住房公積金檔案管理的機制還不夠健全

目前我國住房公積金檔案的保管期限、歸檔范圍以及保存的方式等都沒有統(tǒng)一的要求，所以各個地區(qū)在進行住房公積金檔案只能是根據(jù)經(jīng)驗制定一些比較簡要的管理規(guī)定，這種管理規(guī)定缺乏約束力，也不夠完善。這樣各個地區(qū)住房公積金的管理規(guī)定在制定過程中也存在著一定的偏差，這在后期會給信息的管理和網(wǎng)絡(luò)化信息化帶來一定的負面影響。

2住房公積金檔案利用不夠充分

現(xiàn)階段對于住房公積金的利用形式還過于單一，主要是借閱、復(fù)制，服務(wù)的手段也較為落后。另一方面，住房公積金檔案主要是限制于本單位內(nèi)部進行使用，這使得住房公積的服務(wù)范圍十分狹窄，也造成了住房公積金檔案缺乏一定的互動性。

3住房公積金檔案管理管理的專業(yè)化水平有待提升

一般住房公積金檔案主要還是采取紙質(zhì)化管理的方式，多媒體網(wǎng)絡(luò)以及檔案數(shù)字化發(fā)展的程度相對較低。這已經(jīng)難以適應(yīng)社會發(fā)展的客觀要求，同時也不利于住房公積金檔案的共享傳播，使得檔案資源難以進行有效利用。同時紙質(zhì)檔案大量堆積，不僅僅是造成存放困難，也有可能在借閱的過程中發(fā)生損毀，這將會造成不可挽回的損失。

做好住房公積金檔案管理的策略研究

在新的階段做好公積金檔案的管理工作，最大限度的發(fā)揮檔案的價值，必須要做好以下幾個方面的重要工作。

1完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大投入力度

住房公積金的檔案管理工作起步較晚，但卻承擔著十分重要的檔案管理職責，現(xiàn)實中很多地方的住房公積金檔案的辦公設(shè)施比較落后，辦公場地不足，這嚴重的影響了住房公積金檔案工作的順利開展。特別是住房公積金檔案管理的設(shè)備落后將會大大影響到檔案的安全性和全面性，不利于住房公積金的后期的利用。因此，各級政府都一昂當完善住房公積的基礎(chǔ)設(shè)置建設(shè)，加大投入的力度，確保檔案能夠安全、及時的進行歸檔存儲。

2建立有效的檔案管理機制，加強檔案管理工作的制度建設(shè)

住房公積金的檔案管理工作和千家萬戶都有著十分密切的關(guān)系，因此我國建設(shè)部門應(yīng)當制定統(tǒng)一的、細化的、規(guī)范的制度管理體系對住房公積金的檔案管理工作進行約束，同時建立一定的考慮辦法，從而督促公積金的檔案管理工作能夠走上科學(xué)化、系統(tǒng)化的發(fā)展道路。

2加強數(shù)字化建設(shè)，著力提升服務(wù)水平

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二、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理規(guī)范化對策

上文對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理問題進行了相關(guān)分析。為了解決這些問題，可以從以下幾個方面著手。首先，重視檔案管理工作的宣傳力度，加強社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心醫(yī)務(wù)人員的檔案意識。如社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的領(lǐng)導(dǎo)可以組織相關(guān)的培訓(xùn)，采取多種方式對檔案管理知識進行普及。并且對相關(guān)醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療信息填寫進行定期或者不定期的抽查，根據(jù)抽查結(jié)果設(shè)置一定的獎懲制度。第二，根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，以社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的工作實踐為指導(dǎo)，完善檔案管理工作中的各個環(huán)節(jié)，如檔案的收集、檔案的歸檔、檔案的保管等等，進而健全檔案管理制度，使其更加規(guī)范化。第三，創(chuàng)新檔案管理念，認識到檔案管理的工作為了今后檔案的開發(fā)利用而服務(wù)。樹立以利用、服務(wù)為中心的指導(dǎo)思想。第四，鼓勵社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心加大對檔案管理工作的資金投入，在硬件方面，配備專門的檔案管理房，并在檔案管理房內(nèi)安防防盜、防火、防潮等設(shè)備。此外，鼓勵一些有條件的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心實現(xiàn)檔案室、閱覽室以及辦公室“三分開”。

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關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案管理；變革

科學(xué)技術(shù)的進步給人們的的生活帶來了便利，同時這種科技上的變革也給社會的進一步發(fā)展帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)，特別是計算機行業(yè)的興起和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展加速了信息化時代的到來，使數(shù)據(jù)信息急速膨脹，現(xiàn)代社會的發(fā)展離不開電子產(chǎn)品，電子產(chǎn)品是存儲資料的最佳設(shè)備，使數(shù)據(jù)時代有了爆炸式增長。檔案管理要緊跟時代步伐，與數(shù)據(jù)相結(jié)合，這樣方便快捷省時省力的方式需要推崇并要不斷完善，尤其是現(xiàn)在檔案管理工作正在急速增多。那么管理方式的變革迫在眉睫。

1 大數(shù)據(jù)時代的到來對檔案管理有何要求

現(xiàn)在的檔案管理盡管已經(jīng)步入了信息化，但是還是無法跟上時代的步伐，大數(shù)據(jù)的到來給檔案管理工作帶來的了新的發(fā)展機遇，現(xiàn)在很多商家都在掛板住著這一新興的科技，因此現(xiàn)在檔案管理工作盡管很落后但也在不啾涓鎩

1.1 改變檔案管理的觀念

現(xiàn)在我國的檔案管理還比較傳統(tǒng)，而大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理有兩個特點，一個是把檔案信息的范圍擴大了，不只是單純的個人檔案，有一些需要保存的文件、資料和數(shù)據(jù)等都算到了檔案中，也就是說把這些文件都數(shù)據(jù)化與網(wǎng)絡(luò)信息相聯(lián)系，形成電子檔案的模式，這樣檔案的整體范圍就擴大了，另一種是服務(wù)的觀念在改變，要以人為本，牢牢地把握好大眾的服務(wù)需求，讓前來辦理檔案的人們滿意舒心是現(xiàn)在檔案管理服務(wù)的宗旨。

1.2 提高檔案管理的技術(shù)水平

大數(shù)據(jù)的檔案管理是以技術(shù)為依托的，只有技術(shù)得以提高，檔案管理才能跟得上時代的發(fā)展步伐。傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)檔案的存儲為主，檔案管理人員不需要懂任何的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但大數(shù)據(jù)下的管理就不同了，這樣的檔案管理是在云計算的基礎(chǔ)上進行的，將數(shù)據(jù)技術(shù)與信息相結(jié)合，建立完整的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。大數(shù)據(jù)的管理對技術(shù)手段有以下幾種要求：

1.2.1 數(shù)據(jù)的存儲量

現(xiàn)代社會是信息化社會對數(shù)據(jù)的存儲容量有著一定的要求，因為存儲的容量是有限的，信息的數(shù)量卻是無限的，這樣就給存儲技術(shù)帶來了極大的挑戰(zhàn)。同時，現(xiàn)在的數(shù)據(jù)形式是多種多樣的，有很多的形式還在等待著人們的挖掘，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的多樣性帶來了便利的同時，也給存儲技術(shù)帶來了新的挑戰(zhàn)，它加大了存儲的難度，給存儲材質(zhì)的選擇分類帶了極大的難題。

1.2.2 存儲的數(shù)據(jù)要確保安全

科技的進步給人們帶來了便利的同時也帶來了很多的難題，加大了存儲的容量，卻也增加了信息資源的丟失率，經(jīng)常有信息泄露的情況發(fā)生，讓人們產(chǎn)生了極大的困擾。還有就是計算機也不是萬能的，它也會死機，出現(xiàn)一系列的故障，這時，計算機中存儲的數(shù)據(jù)就可能存在著丟失的風(fēng)險，這樣的情況在生活中是經(jīng)常能夠見到的。設(shè)備上有些丟失的資源還能進行彌補，可以進行備份，而資料在存儲的過程中需要整理與查閱，這一過程也極有可能發(fā)生泄露，即使再小心也是不能避免的，這些細節(jié)都可能被人利用。

1.2.3 數(shù)據(jù)的查閱

數(shù)據(jù)資源的查閱需要在計算機上進行，要求計算機的檢索功能集全，本身的配置要好，信息的處理能力要強，還有及時的更新，是查閱的人能及時的獲得他們想要的信息，現(xiàn)在的電腦反應(yīng)能力還達不到這個要求，存在等待時間過長的問題，效率低下，搜索引擎的完善是必然的。

2 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理方式的變革建議

2.1 要有明確的目標和標準

檔案管理在運用大數(shù)據(jù)時必須要弄清楚到底想從大數(shù)據(jù)中得到什么，否則就要花費大量的時間來分析數(shù)據(jù)。檔案資源太豐富，如果沒有明確的目標，就算沒有走入迷途至少也會覺得非常迷茫。因此，首先要定義使用大數(shù)據(jù)的目標和標準，之后再使用能夠解決特定問題的大數(shù)據(jù)工具。

2.2 規(guī)范檔案的管理制度

每一個國家的建設(shè)都離不開制度的約束，有科學(xué)合理的制度才能使這個社會穩(wěn)健運行，同樣的檔案管理也離不開制度的約束，因此變革的第一要務(wù)就是要建立適合大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的制度，規(guī)范管理中的操作行為，讓工作中的每個環(huán)節(jié)都能有條不紊的進行，從數(shù)據(jù)的采集、整理、上傳到計算機中每個環(huán)節(jié)都要嚴格的按制度進行，做到有章可循有法可依，讓社會的檔案管理更加的科學(xué)化合理化。

2.3 檔案管理要多方聯(lián)合發(fā)展

在大數(shù)據(jù)時代下，信息資源復(fù)雜，分類困難，檔案之間的流通存在困難，環(huán)節(jié)過多無法快速地進行資源-的傳輸，中間的環(huán)過于繁瑣，還可能使資源缺失，因此要采用計算機把檔案進行整合，這樣檔案信息在電腦上就可以完整的進行，只要進行搜索就可以得到我們想要的信息，形成一個完整的信息庫，這樣可以減少流程，節(jié)約了時間成本，讓各個機構(gòu)的配合更加的默契，形成一種習(xí)慣，這樣就可以達到資源共享，促進我國檔案事業(yè)的整體發(fā)展。

2.4 提高檔案管理人員的技術(shù)水平和服務(wù)意識

文中提到大數(shù)據(jù)時代對科技有很高的要求，因為檔案的管理已經(jīng)智能化信息化，因此管理人員及開發(fā)人員的技術(shù)水平都要有所提升，不斷的學(xué)習(xí)，相關(guān)部門要時常組織進修，提升工作人員的整體素質(zhì)，只有不斷學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代先進的信息技術(shù)和數(shù)據(jù)分析技術(shù)提升專業(yè)素養(yǎng)，在為客戶服務(wù)時才能更好的為客戶解答疑問，讓客戶因為我們的服務(wù)心情愉悅，達到客戶滿意是我們的追求，有了這樣的信念，才能更好的滿足客戶需求，為檔案事業(yè)的發(fā)展貢獻自己的一份力量。

3 結(jié)論

大數(shù)據(jù)時代的來臨，對檔案管理工作來說既是機遇也是挑戰(zhàn)，檔案行業(yè)需要努力抓住這個機遇，同時也要嚴肅對待挑戰(zhàn)，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展和完善，大數(shù)據(jù)必有廣闊的應(yīng)用前景，檔案管理在大數(shù)據(jù)時代將獲得巨大的突破，檔案信息資源中蘊藏著的巨大知識寶藏將會真正得以開發(fā)和利用。并且隨著信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，社會組織的海量信息衍生了巨量的數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)時代的到來，給檔案管理工作中檔案資源的收集、存儲、挖掘、編輯、檢索等環(huán)節(jié)帶來了巨大的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。在此背景下，加深對大數(shù)據(jù)的認識和分析，加強對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，是提升當下乃至未來檔案管理的重要應(yīng)對策略。

參考文獻

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1.企業(yè)要從戰(zhàn)略發(fā)展的高度考慮檔案信息化向題

從歷史經(jīng)驗來看，檔案絕不單單是企業(yè)運行情況相關(guān)資料的‘儲藏室”、“保管箱”，檔案替理也不應(yīng)是流水帳式的簡單管理，對于檔案的管理理應(yīng)成為企業(yè)運行管理中很重要的一個環(huán)節(jié)。大多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)充分認識到，開發(fā)利用檔案信息資源是進行科學(xué)決策和管理的根本需要，但各企業(yè)實際情況不同，如何建設(shè)并利用好這樣一個管理咨詢信息系統(tǒng)，不同企業(yè)應(yīng)靈活處理;全面提高檔案利用效率，最大限度地滿足企業(yè)各部門對檔案利用需求，不但需要企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的高度重視并積極協(xié)調(diào)，更需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)具備戰(zhàn)略的眼光和務(wù)實的作風(fēng)，將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化總體規(guī)劃之中，將檔案建設(shè)納人企業(yè)內(nèi)部各部門的崗位職責范圍之內(nèi)，有計劃、有組織、有安排，做到層層落實，項目清晰，并應(yīng)當投人甲定資金予以支持。

2.企業(yè)檔案信息化管理的主要內(nèi)容

企業(yè)檔案的信息化管理是在信息時代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時期檔案管理信息化理論和工作體系逐漸形成和發(fā)展并指導(dǎo)著具體工作。其主要內(nèi)容包括:

(1)檔案資源技術(shù)信息化。檔案資源信息化是檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸保存，將原有不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、進行信息化有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案資源的社會共享。其主要內(nèi)容包括:一是檔案信息資源建設(shè)，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫;二是檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。

(2)檔案管理方法科學(xué)化。檔案借巡匡作方法科學(xué)化，就是根據(jù)信息社會的特點和檔案工作的客勸珠見律進行合理的組織計劃和控制。白然科學(xué)和社會科學(xué)的最新研究成果運用到檔案管理中，如在系統(tǒng)論、控制論等的指導(dǎo)下作出正確的決策。此外，管理方法的科學(xué)化還包括正確恰當?shù)剡\用經(jīng)濟手段和行政手段按照管理對象的實際和它自身固有的規(guī)律來決定采用叨隆手段，以及使用這些手段乃至最終用法律形式來保證。管理方法的科學(xué)化是旁彬勢下管理現(xiàn)代化的核心。

(3)管理人員素質(zhì)酬弋化。信息時代檔案種類和載體的多樣化、檔案管理方法的不斷改革，對檔案管理人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)技術(shù)知識及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。檔案管理人員除了應(yīng)具備廣博的知識外，還要有一個結(jié)構(gòu)合理的人才群體。檔案管理人員要有一個合理的比例，有較好的知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、素質(zhì)結(jié)構(gòu)等。

(4)檔案月賂的社會化。隨著社會檔案意識的增強及檔案效益的顯現(xiàn)，檔案利用從用戶對象上正在發(fā)生著明顯的變化，非官方組織與社會公眾對檔案的利用不斷增長，經(jīng)濟活動利用明顯上升。隨著檔案進一步開放、電子文檔的實行，檔案利用將出現(xiàn)跨地域、跨行業(yè)的局面，突破時空界限，真正實現(xiàn)資源共享。

3．抓住機遇，全面推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)正面臨著難得的發(fā)展機遇，而且現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展也提供了十分優(yōu)越的客觀條件，因此，必須統(tǒng)籌謀劃，精心實施，在秉承傳統(tǒng)工作的基礎(chǔ)上，做好以下幾點:

(1)建立健全制度，規(guī)范檔案管理。企業(yè)檔案部門要把握信息化帶來的企業(yè)管理的新思維、新模式，樹立創(chuàng)新意識，運用先進的技術(shù)手段，實現(xiàn)企業(yè)檔案制度創(chuàng)新。建立健全適應(yīng)企業(yè)信息化環(huán)境下的檔案管理制度，保證企業(yè)檔案工作在企業(yè)信息化環(huán)境下扎實有序發(fā)展，完善企業(yè)檔案的收集范圍，及時調(diào)整和擴展企業(yè)檔案信息的接收范圍，尤其提男腸些對企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有潛在價值的文字材料;建立電子文件的歸檔辦法，完善企業(yè)文件材料的歸檔制度;建立數(shù)字化檔案信息管理和利用制度，保障電子檔案信息的數(shù)據(jù)儲存及利用的安全。 轉(zhuǎn)貼于

(2)更新觀念，多渠道開辟檔案信息資源。對企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要的檔案信息要格外予以重視，適當勿二大檔案收集對象和收集范圍，不僅要收集與檔案關(guān)系密切的各種資料，對枚關(guān)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策的信息資料也要注意收集。同時，企業(yè)檔案的收集要充分利用現(xiàn)代通信電子手段，從收集信息的深度和廣度兩個方面加以拓展，檔案保管重點要轉(zhuǎn)向企業(yè)自身形成的材料和與企業(yè)經(jīng)營有直接關(guān)系的文件。

要以市場為導(dǎo)向，挖掘各種適銷對路的檔案信息。如：企業(yè)為了定價，就必須知道市場狀況;為了制定促銷策略，就必須了解產(chǎn)品銷售周期性及市場競爭狀況;為了發(fā)掘新產(chǎn)品，就必須全面了解生產(chǎn)廠家，如此等等。如果檔案人員能在這些方面為企業(yè)及時提供真實、詳細的檔案資料(數(shù)據(jù)、文字、圖表等)，就會為企業(yè)的正確決策提供有力的支持，其為企業(yè)提供的服務(wù)就是高級的信息服務(wù)。

(3)加強檔案人才隊伍建設(shè)，建設(shè)好檔案管理工作軟環(huán)境。社會的發(fā)展、科技的進步一方面給檔案管理理論、管理模式、檔案工作領(lǐng)域和工作手段與工作方法帶來強烈沖擊，另一方面又對檔案管理人員的素質(zhì)提出新的更高的要求，因此，提高檔案管理人員的素質(zhì)，是加速檔案工作利技進步、推動檔案事業(yè)利學(xué)發(fā)展的關(guān)鍵。為適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需要，必須對在崗檔案工作人員不斷開展多渠道、多形式的崗位培訓(xùn)，讓管理檔案的專業(yè)人員歷經(jīng)時間積累和沉淀的能力，就會讓檔案為社會各界有效利用，并適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求。

要確立檔案信息化建設(shè)所需人才隊伍建設(shè)的標準，明確培養(yǎng)目標和方向，完善檔案信息化人才隊伍培養(yǎng)的制度與機制，加快檔案復(fù)合型人才培養(yǎng)，對不合理的崗位設(shè)置應(yīng)及時予以調(diào)整，對做出突出貢獻的檔案管理人員給予表彰獎勵;要挑選一批思想政治覺悟高，業(yè)務(wù)能力強，熱愛檔案事業(yè)，具有一定企業(yè)管理業(yè)務(wù)水平的人員充實到檔案隊伍中來。

(4)加強理論知識學(xué)習(xí)，增強責任感和使命感。檔案工作者自身要不斷提升專業(yè)素質(zhì)，開拓思路，勇于進取，超前介人企業(yè)管理流程，全方位參與企業(yè)信息化建設(shè)，將自身有機融人到信息系統(tǒng)中，使檔案工作與五處業(yè)設(shè)計、生產(chǎn)、施工、管理等工作流程想銜接，以加強對企業(yè)各種類型文件材料運行的監(jiān)控。檔案工作者還要積極參與國際質(zhì)量認證體系的貫標活動，實現(xiàn)文件、檔案的制度化、規(guī)范化管理，主動配合企業(yè)計算機人員，建立和完善企業(yè)檔案自動化系統(tǒng)。同時還必須積極主動地從各個渠道獲取及綜合處理各類信息，并編制出有一定水平的綜合性、專題性的報告，供企業(yè)決策者分析和判斷，提高服務(wù)水平。

(5)積極推進，盡快實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化。檔案管理數(shù)字化是一項艱巨而又緊迫的任務(wù)。檔案工作者不能觀望等待，要主動出擊。首先，在行文不規(guī)范的企業(yè)中，盡快完善文件制度，為各種機讀檔案目錄的建立及管理軟件的編制做準備;其次，根據(jù)企業(yè)館藏特點，結(jié)合行業(yè)通用標準，及時編制出索引工具，以實現(xiàn)檔案的自動化檢索功能。

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中圖分類號： G271文獻標識碼： A 文章編號：

一、“檔案工程”管理方式和基本內(nèi)容

“檔案工程”管理方式是我們在從事城建檔案多年實踐過程中，通過不斷總結(jié)而產(chǎn)生的一種管理方式。在城建檔案管理工作中，由于我們對檔案接收的時間不同，檔案分類管理的不同，在城建規(guī)劃、建設(shè)、管理等部門利用檔案時，為了一條街(路)，一個建設(shè)小區(qū)項目全部所需檔案的查找，往往要花費很長時問，有時還滿足不了利用者的需求，還有很多檔案、很多數(shù)據(jù)不能綜合利用，這是由于我們按每項工程為一個保管單位的管理方式所造成。而通過實現(xiàn)“檔案工程”式的管理，這種矛盾就會迎刃而解，檔案的綜合性利用效能將極大的加強，檔案管理方式更加實用，反應(yīng)的內(nèi)容更加生動。

1、“檔案工程”的概念

“檔案工程”不是人們常說的建筑工程檔案，而是在實現(xiàn)對檔案動態(tài)管理工作中若干個工程的檔案重新組成的一個集合體。它是將若干工程項目的檔案根據(jù)不同工作需要進行綜合性的組合加工，是為滿足某一個專題項目的需要而進行的立體的、動態(tài)的、項目級工程檔案的重新組合。在實際工作中，我們根據(jù)城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的需要，結(jié)合城市檔案的特點和檔案之間的必然聯(lián)系，把各個單項的工程檔案，通過設(shè)立一個專題，重新組合起來，并運用到城建檔案管理中，將這種整理的管理方式賦予了一個名稱——“檔案工程”?？梢哉f，“檔案工程”管理方式，是從城市建設(shè)管理工作需要出發(fā)，結(jié)合城建檔案的基本管理特征而創(chuàng)建的。

2、“檔案工程”的基本內(nèi)容

目前，城建檔案的管理方式是以一個單項工程為一個保管單位來進行管理的。而“檔案工程”的管理是以一條街、一個小區(qū)為一個項目進行管理，一個項目包含了諸多子項目。它是對檔案保管、利用編纂、信息開放、聲像編輯等多方面的綜合管理，它把諸多單項工程集中到一個專題的組合管理。例如，在涉及到某一個小區(qū)或某一條街(路)項目的管理時，它的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)依托已接收進館的城建檔案，技術(shù)支持依靠相應(yīng)的檔案信息，反映到全要素電子地形圖中，通過計算機進行加工、綜合，編輯處理，把這一條街(路)或小區(qū)形象化立體化地展現(xiàn)出來，形成了一套新的完善的檔案管理系統(tǒng)。

二、“檔案工程”管理與傳統(tǒng)管理方式的區(qū)別

1、綜合管理與單一管理的區(qū)別

從城市建設(shè)發(fā)展規(guī)律上看，城市是從單一管理逐漸向多元化、綜合管理轉(zhuǎn)變，城建檔案管理也應(yīng)逐步適應(yīng)這一發(fā)展規(guī)律，而“檔案工程”就是從單一管理向多元化、綜合管理轉(zhuǎn)變的具體體現(xiàn)。

目前，從城建檔案館的管理方式上看，多大應(yīng)用了檔案計算機管理系統(tǒng)。然而，計算機在檔案管理中大多數(shù)僅作為檢索工具，替代了卡片、分類帳和總賬，管理的手段仍然比較單一，還不能適應(yīng)城市建設(shè)發(fā)展的需求。例如：如果需要了解某一條街(路)、一個小區(qū)的檔案數(shù)據(jù)時，要翻閱總賬、分類帳，即便用計算機，統(tǒng)計出的數(shù)據(jù)也只是對某一類工程檔案名稱的匯總，即使組成了一套專題的信息卡，反映不了需要的全部數(shù)據(jù)，必要時還要調(diào)閱大量的檔案，這種操作既麻煩又費時間。而“檔案工程”的管理。是對一個專題的綜合性的管理，能解決這一問題。我們以幸福南大街為專題的“檔案工程”為例，經(jīng)過對這條街路的全部檔案進行綜合加工重新組合后，將該條街內(nèi)的所有建筑物、構(gòu)筑物、綠地、各種地下管線的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息都反映在電子地形圖上，標識出建筑物的屬性、功能地名、牌號、面積、層數(shù)；構(gòu)筑物的類型、功能；綠地的面積，綠地的特點；各種管線的類型、長度、管徑大小、材質(zhì)、埋設(shè)深度等，通過計算機對這部分檔案數(shù)據(jù)進行綜合處理，當需要了解這條街任何一項工程全貌時，只需打開計算機，所有數(shù)據(jù)一目了然?！皺n案工程”的管理解決了傳統(tǒng)管理方式解決不了的諸多問題，實現(xiàn)了{當案由單一項目的管理到綜合管理的轉(zhuǎn)變。

2．內(nèi)在管理與外在管理的區(qū)別

傳統(tǒng)的城建檔案管理主要表現(xiàn)在對檔案實體的管理，而“檔案工程”管理主要體現(xiàn)在對檔案信息的管理。目前，我們對城建檔案的整理編目、保管和利用等工作，主要是對檔案實體管理。計算機在檔案管理中也只作為檢索工具，其管理的檔案信息，還亟待于去開發(fā)。而“檔案工程”則不同，它是是針對檔案信息方面的管理。它是通過對檔案信息的加工。這種管理方式既可以對平面的數(shù)據(jù)進行管理，又可以對立體的數(shù)據(jù)按項目、按專業(yè)進行管理。如果需要查看該專題的內(nèi)容，只需電擊專題文件的視窗，所需要的專題內(nèi)容以“動感“的形式展現(xiàn)在你的眼前，這種管理方式不但方便，而且更容易被人們接受。管理方式更加靈活，內(nèi)容更加豐富，適用范圍更加廣泛。

三、“檔案工程”管理方式在實際工作中的作用

“檔案工程”的管理方式在檔案管理中的作用是多方面的。如，檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檔案的保管和利用、檔案的信息開發(fā)、檔案的編纂和技術(shù)保護等方面。主要體現(xiàn)在：

1．加強了館藏檔案的全面管理，進一步提高了接受檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作

在實施“檔案工程”的管理方式中，由于對進館檔案進行了重新組合加工，對該項目的全系統(tǒng)的檔案進行了整理，掌握了該項目的檔案完整情況。由于城市建設(shè)檔案館成立后，還有很大一部分的城建檔案分散在建設(shè)單位保管，很多重要的建筑物、地下管線檔案的完整情況沒有摸清，”檔案工程”針對問題收集城建檔案，或采取有效的補充措施，來完善該項目的管理需要。同時，在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，進一步明確了系統(tǒng)性的觀念，在對各個基層單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和重點工程檔案的接受工作中，加強了對城建檔案整體管理的指導(dǎo)，進一步提高了進館檔案的質(zhì)量。

2．提高檔案整理及利用工作的水平

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檔案原件的提供：根據(jù)利用者的需求，檔案員按照院里規(guī)定將檔案材料直接借閱給利用者。檔案復(fù)印件的提供：檔案員將檔案材料的內(nèi)容進行部分復(fù)印，或?qū)⒄掌膹?fù)制品直接提供給利用者。檔案科研成果的提供利用：根據(jù)利用者的申請，依據(jù)檔案內(nèi)容出具的書面證明材料進行提供。

圖1表示：根據(jù)行政科、人事科工作的特殊需求，向檔案管理部門提出申請，并出具書面證明、身份證明，檔案管理員對材料進行審查核實，并對借閱人申請的內(nèi)容進行審查，決定檔案信息能否提供，最后再進行提供利用。這種管理方式明顯存在著局限性。

1.從利用上看，檔案材料的利用存在一定的局限性，只能給行政、人事科工作的特殊需求者提供服務(wù)。不能滿足大多數(shù)利用者的需求，影響檔案的利用率。

2.從管理上看：檔案利用者為了得到檔案材料，必須親自到檔案室查閱，從利用途徑上受到了限制。

3.從提供方式上看，檔案管理員始終處于一種被動地位，不能發(fā)現(xiàn)利用者的需求，以至于無法主動地提供服務(wù)。

4.從利用方式上看，檔案利用過程沒有評價機制，沒有意見反饋，檔案管理員與檔案利用者之間缺少溝通和互動的平臺[2]。

所以，傳統(tǒng)檔案利用管理方式是一種被動封閉的模式，導(dǎo)致檔案利用率不高，檔案的作用不能充分有效地發(fā)揮。

二、改變服務(wù)理念，促進交流合作

昌平區(qū)婦幼保健院檔案管理人員用科學(xué)發(fā)展觀武裝頭腦，積極實踐，努力工作，增強了檔案主動服務(wù)理念，定位檔案的職能作用，成為醫(yī)院檔案管理的關(guān)鍵[1]。傳統(tǒng)檔案管理方式主要是為院領(lǐng)導(dǎo)、辦公室、財務(wù)科、基建科、設(shè)備科、婦?？?、兒保科等提供查找、借閱、復(fù)印各種材料提供服務(wù)。有一些檔案僅僅作為醫(yī)務(wù)人員科技成果資料的憑證來進行倉儲和保管。這種方式不符合信息資源共享和開放應(yīng)用的要求。而網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的出現(xiàn)，使檔案室傳統(tǒng)的檔案管理方式、服務(wù)方式必然發(fā)生改變。為滿足利用者的需求，必須拓展醫(yī)院內(nèi)部交流、檔案職能和定位服務(wù)，改變服務(wù)理念，創(chuàng)新服務(wù)方式，進一步推動檔案利用管理工作上一個新臺階。

第一，在醫(yī)院內(nèi)部以院刊等方式定期向職工公布檔案資料和近期的科技成果、有獎?wù)撐囊约訌姼骺剖抑g的溝通和交流。第二，加強科技信息的分類指導(dǎo)，把科技成果轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力，為科技創(chuàng)新提供信息支持平臺，從而更加有效地向同行提供信息資源。第三，在醫(yī)療、科研、科教、人事等方面為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供可靠的參考資料，為醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展提供決策依據(jù)。第四，將科技檔案、專業(yè)檔案、文書檔案等與醫(yī)院信息資源進行整合，使醫(yī)院檔案工作納入醫(yī)院整體的辦公自動化系統(tǒng)。實現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)上共享。

另外，昌平區(qū)婦幼保健院將一些非涉密的檔案信息公布在院內(nèi)OA網(wǎng)上，在有效地整合信息資源的同時，對當前的檢索利用工作中的規(guī)章制度進行修改和完善，讓檔案信息為全體職工服務(wù)，以滿足開放式的檔案利用管理方式的需要。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的醫(yī)院檔案利用管理方式

我院的檔案利用在理念上進行了改變，放寬了服務(wù)范圍，面向廣大職工，在以往服務(wù)群體的基礎(chǔ)上增加了職工、門診科室、體檢科、醫(yī)?？?、科教科、綜合辦公室等。而檔案利用也從以前的被動服務(wù)變?yōu)橹鲃臃?wù)，并可以根據(jù)利用者的反饋意見，隨時提高檔案的服務(wù)水平。如圖2

1.根據(jù)不同需求者，把檔案利用者劃分為職工、門診科室和行政科室。這樣，就將以往檔案利用服務(wù)主要圍繞行政科室擴展到全院職工服務(wù)領(lǐng)域。

2.拓展醫(yī)院檔案利用管理方式，為加強檔案利用工作，檔案室增加了檔案推送服務(wù)和制定服務(wù)。推送服務(wù)是檔案員親自下到各科室，了解科室需求，主動提供檔案信息服務(wù)。制定服務(wù)是檔案員根據(jù)科室的特定主題，提供特定的檔案材料，經(jīng)過身份的認證，通過院里OA網(wǎng)絡(luò)傳遞給利用者。這兩種方式不僅擴大了利用者的范圍還提高了醫(yī)院檔案定向的利用率。

3.通過醫(yī)院OA網(wǎng)留言等方式把上級領(lǐng)導(dǎo)、職工、門診科室、行政科室等部門的檔案利用需求和好的建議及好的方法等反饋意見收集整理，以便檔案管理人員及時改進服務(wù)方式和服務(wù)內(nèi)容。

4.建立了嚴格的網(wǎng)絡(luò)信息保密審查機制，結(jié)合工作流程和特點，明確保密審查的責任，為醫(yī)院檔案利用管理方式有序運行創(chuàng)造了良好環(huán)境。

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一、檔案管理現(xiàn)代化相比于傳統(tǒng)的方式的優(yōu)勢

（一）檔案存放的時間長

傳統(tǒng)的檔案管理主要以紙質(zhì)文檔存放在辦公桌上，一般采取堆疊的形式，在天氣惡劣的情況下，很容易造成破損，導(dǎo)致信息的丟失，還會受主觀因素的影響出現(xiàn)遺失情況。信息化技術(shù)的應(yīng)用使得很多檔案以電子文檔的形式存放在電腦中，不會受其他客觀因素的影響而造成數(shù)據(jù)的缺失，存放時間長。

（二）檔案的提取很方便

傳統(tǒng)的檔案管理方式受時間年代的影響大，很多年代久遠的文檔在提取時需要進行查找，往往會出現(xiàn)查找目錄不齊全的情況，使得檔案提取困難。電子版的檔案目錄清晰，查找快捷，可以在眾多文檔中快速的找到需要的資料，使得提檔工作快捷有效。

（三）信息資源全面有效可以進行共享

電子設(shè)備的存儲空間相對紙質(zhì)材料更大，還能進行及時的更新補充和修改，所以，信息的內(nèi)容會更加全面具體，還可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將檔案信息上傳到公共平臺上，實現(xiàn)信息的共享，讓更多的人進行參考利用。

二、檔案管理現(xiàn)代化面臨的問題

（一）現(xiàn)代化意識不高

對于檔案的概念，很多人都知之甚少，甚至有很多誤解，認為檔案是屬于私人的，具有很強的保密性，檔案管理的意識薄弱，對于現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用更是毫不重視，導(dǎo)致在進行檔案管理的信息化工作時開展困難。對于現(xiàn)代化技術(shù)的認識不足，很多事業(yè)單位的檔案管理工作還局限在傳統(tǒng)的方式中，嚴重制約了檔案管理工作的現(xiàn)代化步伐。

（二）現(xiàn)代化檔案管理人才不足

要想實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化就必須有相關(guān)的技術(shù)人員，當前，對于檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)的掌握并不全面，很多人員還只是停留在對檔案的收集整理上，應(yīng)該對新技術(shù)、新設(shè)備進行接觸了解，保證整個檔案工作的開展現(xiàn)代化程度提高，對于一般設(shè)備的日常維修、檢查也應(yīng)該掌握其技術(shù)，還應(yīng)該具備相應(yīng)的管理技能，對于檔案現(xiàn)代化管理不僅需要先進的技術(shù)人才，還應(yīng)該具有專業(yè)的管理素養(yǎng)，這正是當前檔案管理人才所缺乏的技能。

（三）現(xiàn)代化管理設(shè)備技術(shù)落后

受資金、成本的制約，很多企業(yè)對檔案管理的現(xiàn)代化投入少，沒有能力購買先進的信息化設(shè)備，使得整個檔案管理工作的開展困難重重，檔案管理的信息化程度地，使得人才的引入更加困難，相關(guān)的先進技術(shù)也難以利用。技術(shù)的引入成本高，很多領(lǐng)導(dǎo)認為沒有必要在檔案管理工作上投入這么大的比重，所以，技術(shù)與設(shè)備的匱乏是阻礙整個檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的絆腳石。

（四）檔案管理的現(xiàn)代化基礎(chǔ)薄弱

檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)是近幾年出現(xiàn)的，整個檔案管理的規(guī)范化和標準化程度在短時間內(nèi)很難達到現(xiàn)代化要求，所以，現(xiàn)代化的管理基礎(chǔ)很薄弱。加之，現(xiàn)代檔案管理工作中存在著各種各樣的問題，很多檔案的卷宗質(zhì)量低，檢索工具沒有做到現(xiàn)代化，這些都在一定程度上使得檔案管理的現(xiàn)代化基礎(chǔ)大為削弱。

（五）標準化規(guī)范化沒有達到現(xiàn)代化要求

檔案管理的現(xiàn)代化理論有待進一步提高，整個檔案管理的現(xiàn)代化工作是一個系統(tǒng)的工程，受很多因素的影響，徐要各方面的支持和協(xié)調(diào)，所以，如果一方存在問題，整個系統(tǒng)的運行就會出現(xiàn)問題，要想達到整個系統(tǒng)運行的規(guī)范標準需要進行合理的體系構(gòu)建，當前，各大企業(yè)事業(yè)對于檔案管理的標準化規(guī)范化程度不夠，造成整個檔案管理的現(xiàn)代化要求沒有落到實處。

三、檔案管理現(xiàn)代化的利用方式

（一）工作技術(shù)以及管理的現(xiàn)代化

現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，需要一定的設(shè)備為依托，要想全面提高檔案管理的現(xiàn)代化需要對相關(guān)設(shè)備及時進行更新，配備相關(guān)的計算機、掃描儀以及互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等，對現(xiàn)代化技術(shù)進行利用，運用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)，加快檔案管理的數(shù)字化處理。對于檔案工作的管理是工作重點，運用先進科學(xué)的管理理論，與實際相結(jié)合，指導(dǎo)檔案管理的實踐工作，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化應(yīng)用，為實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化和自動化，將先進的技術(shù)設(shè)備和手段引入檔案管理中，應(yīng)該遵循檔案工作的規(guī)律，使得檔案管理工作更為高效。

（二）檔案資源實現(xiàn)現(xiàn)代化

隨著信息時代的發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用于各行各業(yè)，通過信息化推動現(xiàn)代化發(fā)展是整個國民經(jīng)濟發(fā)展的方向，檔案資源的信息化是將檔案資源和檔案工作的管理過程，通過信息和技術(shù)加工計算，實現(xiàn)檔案資源的合理配置，便于有序有效開發(fā)利用，進而實現(xiàn)檔案資源的社會共享的目標。信息資源的現(xiàn)代化主要包括兩個方面，首先應(yīng)該對檔案信息資源進行合理建設(shè)，利用數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，將各種數(shù)據(jù)庫和目錄庫進行規(guī)范化標準化建設(shè)。再次是對檔案基礎(chǔ)平臺的搭建，主要工作集中在檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)的開發(fā)利用，建立檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)檔案信息的傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和信息資源的共享化，檔案資源建設(shè)在未來的發(fā)展主要在于檔案資源的信息化。

（三）檔案保護工作對現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用

檔案資源的保護是整個工作的完善環(huán)節(jié)，對檔案資源的保護是保證整個資源實現(xiàn)共享的前提，新型存儲介質(zhì)的出現(xiàn)，信息化處理技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案管理的載體不斷更新，為實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化起到了一定的促進意義，新的檔案載體在形成介質(zhì)、存儲方式的過程中有著自身獨特的特點，新型的檔案載體的運用使得檔案保護工作的安全性和真實性得到了很大的提高。

（四）處理好手工操作和現(xiàn)代化管理的關(guān)系

在進行檔案管理工作的開展時，要想實現(xiàn)現(xiàn)代化，需要循序漸進，通過一定的過程才能完成，在檔案管理現(xiàn)代化過程中是手工操作與現(xiàn)代化管理同等重要，對于不同工作內(nèi)容處理方式也有差別，檔案管理的基礎(chǔ)工作，主要還是依靠手工操作進行工作的，包括對檔案資源的收集鑒定整理以及建檔，這些工作的開展都需要手工操作來完成。

四、總結(jié)

經(jīng)濟的發(fā)展技術(shù)的進步要求檔案管理工作的現(xiàn)代化，作為風(fēng)景區(qū)的檔案管理的數(shù)量很大，需要提高其檔案管理的效率，運用現(xiàn)代化手段可以極大的促進檔案管理工作的開展，在這一過程中，不僅要有專業(yè)的現(xiàn)代化檔案管理人才，還要熟練掌握計算機技術(shù)，還應(yīng)該具備專業(yè)的政治素養(yǎng)和管理素養(yǎng)，在未來的發(fā)展趨勢里，檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)主要以檔案資源信息的建設(shè)為主，進而推動整個檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，要實現(xiàn)這一目標需要各方面的部門進行密切配合，在實踐中總結(jié)經(jīng)驗促進檔案管理工作的科學(xué)合理發(fā)展，使得整個景區(qū)工作的開展更為便捷。

參考文獻：