導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理主要內(nèi)容，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

科技館在自身的發(fā)展中形成了檔案，它是歷史和工作活動的真實記錄，是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是工作查考的憑證和制定政策的參考，是彌足珍貴的無形資產(chǎn)。結(jié)合在市科技館工作的實踐，我發(fā)現(xiàn)科技館檔案管理工作是基礎(chǔ)性工作，完整收集、科學管理、充分利用是科技館檔案工作最主要的內(nèi)容，在具體實踐中又是一個鏈條的各個環(huán)節(jié)，這就要求辦公室及各業(yè)務(wù)部門負責人務(wù)必相互配合，提高整體檔案意識?？萍拣^管理人員更須經(jīng)常主動向領(lǐng)導匯報工作，配合中心工作，充分利用檔案，發(fā)揮檔案的特殊功能和作用。

一、 科技館檔案管理與利用工作最主要的內(nèi)容

在實踐中，目前檔案管理最主要的內(nèi)容有：

完整收集：檔案工作人員要經(jīng)常地、主動地向各部門、各承辦人了解各項工作的資料情況，做到心中有數(shù)，并進行跟蹤、把關(guān)、收集，以確保檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性。

科學管理：合理組卷、立卷，將來在利用、查找時才方便、快捷，為利用服務(wù)。要制定管理制度并貫徹執(zhí)行，形成規(guī)范化管理。

充分利用：以查考、匯編、統(tǒng)計、研究、復印等形式，為領(lǐng)導制定政策提供參考，為全館及各部門總結(jié)工作積累數(shù)據(jù)，為對外宣傳、舉辦專題展覽提供素材，在與外部出現(xiàn)糾紛時提供訴諸法律的憑證，與各館交流時提供管理制度，辦法經(jīng)驗等。

1、收集、存放――做到底數(shù)清、收集齊、分類明。文件在整理立卷前，還不是檔案，平時由辦公室專人負責收集。因為辦公室是文件的樞紐部門，各部室向館級、館級對部室，向館上級請示、上級批復、館對外文件都要經(jīng)過辦公室，應(yīng)收集原始件，館發(fā)文件至少要一式三份暫存（為入卷、匯編用）。各部室都要注意積累，有條件的單位各部室配計算機，行文一律要求用計算機打印則更便于統(tǒng)一格式、紙型，如建有局域網(wǎng)實現(xiàn)網(wǎng)上傳送更方便。若是手寫稿，一定要用鋼筆，不可用圓珠筆、鉛筆。如上級領(lǐng)導批示有用圓珠筆的則復印一份存檔。其別要注意的是：有關(guān)公安消防、勞動法規(guī)、工程合同、承展合約等文件，主辦人為工作方便，常常自己保管，但檔案管理人員一定要底數(shù)清，先復印一份備查，原件一經(jīng)用完，馬上保存原件，給主辦人復印件，不能含糊。當年正在運行中的文件平時應(yīng)分類存放，如上級黨政機關(guān)來文，本單位報字、辦字文、黨字文、簡報、會議紀要、年度工作計劃總結(jié)、勞資人事、各部門請示和報告、接待記錄、重大活動安排、經(jīng)濟合同、工程合同、宣傳廣告協(xié)議、學術(shù)交流、展覽協(xié)議等，可以按發(fā)文部門、文件種類、承辦責任人幾種類別分放，在整理立卷時就容易多了。要特別注意收集那些上級領(lǐng)導、機關(guān)部門對我館請示和報告的批復，我館申報、參評各種獎項、榮譽稱號，上級批準頒發(fā)獲獎的文件、決定，要從上級發(fā)文中提取出來，將原件收入館檔案相應(yīng)案卷，與我館相應(yīng)報出的文件放在一起。

2、立卷――每年第一季度對上一年文件進行整理立卷。按照檔案專業(yè)要求，應(yīng)是誰發(fā)生，誰使用，誰立卷，這在大型企業(yè)、黨政機關(guān)是行之有效的辦法。在科技館，如果以辦公室為文件的集散地、總樞紐，最好是辦公室整理立卷，與部室結(jié)合，在最后錄卷、訂卷之前，請有關(guān)部門負責人過目，檢查有無遺漏，分卷是否合理，以方便使用。

3、利用――為領(lǐng)導、內(nèi)外提供服務(wù)也可使用條碼技術(shù)，迎接流通管理質(zhì)的飛躍?？萍拣^檔案管理實踐中經(jīng)?？吹?，檔案在借出、使用、歸還過程中，涉及一系列問題，如：需要提供多少卷檔案、被提供的檔案是否準確、有無相關(guān)文號、檔案經(jīng)誰手調(diào)出、由誰借走、取走的時間、何時何人歸還、經(jīng)誰的手歸還等。借出時要一一登記，歸還時要一一注銷，看錯寫錯屢見不鮮，有時要查一卷歸還時注銷不了的檔案，我們要將各單位十幾個借案登記本一本一本一頁一頁去查找，花費了幾個小時，甚至有時一兩天才有可能找到這條記錄。解決這些問題，用識別器及計算機處理系統(tǒng)通過核實，存儲檔案案卷、利用人、借出、歸還經(jīng)手人各自的條碼內(nèi)容即可完成檔案借出和歸還的交接手續(xù)，交接內(nèi)容可以像銀行存取款和超市購物一樣自動打印出有日期小條，簽名認可后存查。這樣完成的檔案借由出到歸還的管理和統(tǒng)計， 方便、快捷、準確，極大提供效率和管理水平。

二、新時期做好科技館檔案管理與利用工作的若干思考和建議

1、不斷改善科技館檔案資料結(jié)構(gòu)

科技館檔案管理與利用工作要結(jié)合新時期經(jīng)濟社會發(fā)展的特點，注重對檔案資源中豐富的經(jīng)濟、科技等檔案信息資源的整合與利用，為領(lǐng)導決策、地方經(jīng)濟發(fā)展和知識創(chuàng)新提供參考；不斷整合與利用文化、教育等方面的檔案信息資源，更好地促進先進文化建設(shè)；充分開發(fā)檔案信息資源中與人民群眾息息相關(guān)的檔案信息資源，維護廣大人民群眾根本利益。同時，不斷開闊視野，拓展科技館檔案工作領(lǐng)域，加強對新建領(lǐng)域建檔工作的監(jiān)管力度。此外，科技館檔案資源建設(shè)的重心要放在圍繞中心服務(wù)大局的需要上。比如：政府職能正在轉(zhuǎn)向經(jīng)濟轉(zhuǎn)型升級、市場監(jiān)管、社會管理和公共事務(wù)上?？萍拣^檔案管理就要以此為中心做好相應(yīng)館、室、藏檔案存量檔案資源建設(shè)，而且要加強正在形成中的重大社會活動檔案、重點建設(shè)工程檔案、重要科研項目檔案、單位信用檔案、共建單位檔案等增量檔案資源的建設(shè)。唯有如此，科技館檔案資源結(jié)構(gòu)才會得到不斷改善，才會充分體現(xiàn)地方特色和時代特征。

2、建立健全科技館檔案管理制度

建立健全科技館檔案管理制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合科技館的特點和檔案管理實際，以適應(yīng)科技館檔案管理與利用的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既要能約束領(lǐng)導又要能約束職工。領(lǐng)導的形象和行為直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。在規(guī)章制度執(zhí)行過程中，要做到有功必賞，有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

3、切實加強科技館檔案信息化建設(shè)

篇2

城市棚戶區(qū)改造不僅關(guān)系到民生問題，還和城鎮(zhèn)化建設(shè)有著非常密切的聯(lián)系，所以受到社會各界的高度重視。在城市棚戶區(qū)改造工作過程中，需要將一些重要的信息和資料以檔案的形式真實地記錄并保存下來，所以檔案管理在城市棚戶區(qū)改造工作中非常重要。

一、城市棚戶區(qū)改造工作中檔案管理的主要內(nèi)容

政府和社會民眾都對城市棚戶區(qū)改造工作非常重視，在城市棚戶區(qū)改造工作的各個階段，都需要將相關(guān)的信息、資料真實準確地記錄下來，并以檔案的形式保管好。由于城市棚戶區(qū)改造工作至關(guān)重要，所以對城市棚戶區(qū)改造工作中的檔案管理也提出了更高的要求?？傮w而言，檔案管理部門需要加強城市棚戶區(qū)改造工作中的檔案管理，確保檔案信息的真實性和完整性，最大限度地提高城市棚戶區(qū)改造工作中檔案管理工作的規(guī)范性和科學性，并充分發(fā)揮檔案的價值，在檔案不受損害的前提下提供利用服務(wù)。

在城市棚戶區(qū)改造工程的整個階段，檔案管理工作的主要內(nèi)容包括收集棚戶區(qū)改造前的照片、音像等文件、棚戶區(qū)改造工程的招投標文件、工程立項審批、設(shè)計圖紙等副本文件以及棚戶區(qū)工程施工前準備工作至竣工時形成的一系列文字、圖表、電子形式的文件等，涉及到很多方面，檔案管理工作難度較大。檔案管理部門必須充分認識到檔案管理在城市棚戶區(qū)改造工作中的重要作用，采取有效措施，提高檔案管理的規(guī)范性和科學性，為棚戶區(qū)改造工作的實施奠定堅實的基礎(chǔ)。

二、檔案管理在城市棚戶區(qū)改造工作中的重要作用

（一）有助于檢驗棚戶區(qū)改造工程質(zhì)量。一方面，國務(wù)院在2000年頒布的《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》中，明確規(guī)定檔案管理是建設(shè)工程質(zhì)量管理最重要的組成部分之一，以法律條文的形式確定了檔案管理在工程質(zhì)量管理中的重要作用和重要地位。棚戶區(qū)改造工程質(zhì)量管理最重要的就是嚴格落實質(zhì)量終身責任制，而檔案管理就是負責全面、準確地記錄改造工程的施工情況以及質(zhì)量責任落實情況，確保質(zhì)量終身責任制嚴格落實，也就是說，棚戶區(qū)改造工程檔案管理的過程，也是對棚戶區(qū)改造工程質(zhì)量進行檢測和監(jiān)督的過程，是工程質(zhì)量管理的重要環(huán)節(jié)。

另一方面，棚戶區(qū)質(zhì)量改造工程的最終產(chǎn)物，除了具體的建筑物，就是工程檔案。一旦棚戶區(qū)改造工程出現(xiàn)重大事故，需要開展調(diào)查工作。首先要做的就是了解棚戶區(qū)改造工程施工全部的情況。而檔案資料負責真實、全面地記錄工程信息，真實反映工程的質(zhì)量，具有唯一性、依據(jù)性、原始性等特點，可以全面、綜合、客觀地反映棚戶區(qū)改造工程施工的全部情況，具有質(zhì)量責任檢驗監(jiān)督的效果。所以城市棚戶區(qū)改造工作中實施檔案管理有助于檢驗、監(jiān)督棚戶區(qū)改造工程的質(zhì)量，進一步促進棚戶區(qū)改造工程質(zhì)量的提高。

（二）有助于查處事件。在工程建設(shè)領(lǐng)域，導致工程質(zhì)量事故頻發(fā)的主要原因之一就是，而檔案則是分析、審查行為的重要信息。良好的檔案管理可以及時提供檔案利用，真實的檔案信息是對工程招投標、回遷安置、資金使用等活動最原始、最直接的記錄，所以只需要查找檔案信息，通過對該工程土地出讓、施工技術(shù)檔案、預算和決算等檔案的分析，就很容易找出其中存在的問題，充分發(fā)揮檔案的憑證和依據(jù)作用，嚴厲打擊犯罪分子，扼制棚戶區(qū)改造工程領(lǐng)域中各種現(xiàn)象的滋生，確保棚戶區(qū)改造工程中物盡其用、財盡其用，保障棚戶區(qū)改造工程的順利實施。

三、結(jié)語

綜上所述，城市棚戶區(qū)改造工作在促進城鎮(zhèn)化發(fā)展、改善民生中具有非常重要的作用，而在城市棚戶區(qū)改造工作中，嚴格規(guī)范檔案管理，提高檔案管理的規(guī)范性和科學性，確保檔案收集的客觀性和全面性，充分發(fā)揮檔案的憑證、依據(jù)作用，有助于提高城市棚戶區(qū)改造工程施工質(zhì)量。同時可以為事件的查處提供依據(jù)，有力打擊不法分子的犯罪行為，為城市棚戶區(qū)改造工程的實施保駕護航。

【參考文獻】

篇3

在現(xiàn)階段的高校管理過程中，由于部分基層單位自身的檔案管理意識不強，因此使得在日常的檔案管理運行過程中暴露出來諸多問題與缺陷，給高校管理工作帶來一定的負面影響。因此這就要求我們在現(xiàn)階段的教學管理過程中一定要做好檔案自身的收集以及整理工作。同時也要充分有效地發(fā)揮教務(wù)檔案在現(xiàn)階段教學管理以及教學研究中的有效作用。本文就結(jié)合高校教務(wù)檔案，對檔案管理存在的問題與現(xiàn)狀進行詳細的分析與研究。

一、檔案管理過程中存在的問題

1.教務(wù)檔案管理意識相對比較薄弱

在現(xiàn)階段的檔案管理過程中，由于相應(yīng)的管理人員認為對于自身的檔案工作認識不到位，以至于部分檔案管理人員認為當前高校教務(wù)部門的最主要工作就是做好教務(wù)管理工作，檔案管理應(yīng)由其他一些專門的機構(gòu)去做，還有些人認為雖然歸檔作業(yè)過程中所需要的一些材料比較重要，但由于其在工作過程中經(jīng)常會使用到，再加上歸檔會給其他的日常工作帶來一些不方便，因此可能會對歸檔工作產(chǎn)生一些消極對待。另外還有一些人認為當前的教務(wù)檔案是可有可無的，因此根本沒有歸檔的必要，因而使得相關(guān)的檔案管理人員在進行檔案管理過程匯總時缺乏一定的責任心，不僅使得檔案管理工作效率比較低下，同時也拖慢了整個檔案工作的開展速度。

2.檔案管理知識相對比較匱乏

當前部分高校從事檔案管理的一些工作人員由于自身缺乏一些專業(yè)的培訓和教育，使得他們對檔案管理的一些專業(yè)知識掌握得很少，甚至在這些檔案管理人員中，有很多人員只是兼職，因此根本沒有多余的時間去學習以及掌握相應(yīng)的檔案管理知識。他們自認為掌握的知識，其實只是那些基礎(chǔ)的存檔，根本沒有一定的理論作為支持。

3.檔案管理相對比較混亂

在現(xiàn)階段的教務(wù)檔案管理過程中，依據(jù)其相應(yīng)的載體以及檔案內(nèi)容，可以將檔案管理工作具體劃分為四類：學籍檔案管理、教學管理檔案、聲像檔案以及相應(yīng)的教師業(yè)務(wù)檔案。而其相應(yīng)的主要內(nèi)容一般都包括教學計劃、教學大綱、執(zhí)行細則、教學進度表、教學日歷、相應(yīng)的聽課記錄、工作量統(tǒng)計、教材的使用情況、相應(yīng)的試題庫、測試、考試安排、試卷分析以及相應(yīng)的實驗實習材料，等等。而學籍的檔案管理則主要包含入學登記表、每次測試學生的成績單、學生的學籍變動、學生獎懲材料等。相反，當前的教師業(yè)務(wù)檔案其主要內(nèi)容包含教師自身簡介、實際的教學情況、具體的科研成果以及進修成果，等等。而聲像檔案的主要內(nèi)容則包括磁盤、光盤、碟片等諸多形式。在當前這個階段，檔案管理主要從檔案的實際整理、收集、保管等方面呈現(xiàn)出來。但由于受種種原因的影響，導致檔案管理又存在著以下一些問題：

（1）收集材料不夠及時。應(yīng)該說，教學檔案是在整個高校教學活動中以及相應(yīng)的教學管理過程中逐漸演變而來的，而其教學活動中以及檔案管理過程中所使用到的各種文件以及材料都是從傳統(tǒng)的資料收集中不斷轉(zhuǎn)變而來的。由于它自身不同于一般性的文獻材料，所以這就要求我們在第一時間就要做好相應(yīng)的資料整理工作；同時對收集而來的資料予以安全的保存以及保管。

（2）資料不系統(tǒng)、不完整?，F(xiàn)階段的教學檔案因其自身的信息數(shù)據(jù)相對比較復雜，是當前高校管理過程中的真實軌跡，因此對于其他類型的一些信息來源說，具有相當高的可靠性以及權(quán)威性。但是在一些基層部門的工作規(guī)劃以及制定的制度當中鮮有涉及檔案管理以及收集性的政策，因此使得檔案收集以及整理相對比較困難。此外在一些方面由于檔案資料相對比較單薄，也缺乏對陳述材料的有利支撐，因而使得一些資料雖然從表面來看，比較齊全，但從其內(nèi)容來看卻比較陳舊。

（3）對分類的標準不夠統(tǒng)一。當前的檔案管理過程中，對于教務(wù)檔案根本沒有制定統(tǒng)一、合理的分類標準，而且對于檔案的存放都是按照自己的習慣來存放，以至于在檔案管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)一些重復檔案或者是檔案死角。

（4）載體相對比較單一，而且落后。我國現(xiàn)階段高校的一些教務(wù)檔案仍然使用一些紙質(zhì)的檔案載體，但由于紙張的規(guī)格不統(tǒng)一，再加上注冊標準相對比較零散，因此使得檔案載體標準難以統(tǒng)一化。雖然經(jīng)過一段時間的發(fā)展，一些高校已經(jīng)開始使用一些先進的現(xiàn)代化手段，但由于其自身內(nèi)容不夠完整，以及技術(shù)標準相對較低，既不方便對電子檔案進行全方位的維護保存，同時也無法對其進行及時有效的更新。

4.檔案管理體制自身存在著較大的弊端

事實上，我國在教務(wù)檔案這一塊，使用率是相當高的。經(jīng)常能夠見到高校畢業(yè)生來索取自己的成績以及公證處來核實學生學歷。另外在教學過程中的教學評估以及相應(yīng)的學位和管理工作的評估等都需要使用專業(yè)教務(wù)檔案中的一些教學計劃以及專業(yè)設(shè)置的數(shù)據(jù)。因此如果單從其自身的管理體制上來說，如果將教務(wù)檔案全部移交到現(xiàn)階段的高校檔案管理部門，這勢必會帶來諸多不便。此外，在檔案管理過程中，檔案中一些數(shù)據(jù)也經(jīng)常發(fā)生不相符合的情況。

5.信息化程度相對較低

篇4

Abstract: this paper expounds the characteristics and functions of the archives of highways, and introduces the archives management of highways, the major content of how well the archives management of highways is put forward their own views.

Keywords: road file management features and function main content management

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：

引文：

公路路政檔案是路政管理機構(gòu)在行政執(zhí)法過程中形成的．具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。內(nèi)容主要包括：路產(chǎn)、處罰、復議、超限運輸、違章建筑、事故處理、機構(gòu)管理文書等等，它是反映路政管理部門歷史真實面貌的重要依據(jù)。路政檔案是路政決策和制訂政策的基礎(chǔ)．也是衡量路政管理科學化和現(xiàn)代化的重要尺度。路政檔案管理是路政管理工作的集中體現(xiàn)。

一?路政檔案的特點與作用

1.路政檔案的特點

1.1公路專業(yè)性強。

路政檔案是路政執(zhí)法活動的真實記錄，它在檔案的內(nèi)容、形成過程及適用法律法規(guī)上明顯反映出一定的公路專業(yè)特點。例如處罰檔案中的一般事案、簡易事案等，它們活動的范圍空間、對象目標等都有明顯不同，表現(xiàn)出較強的公路專業(yè)性。

1.2獨立性強。

路政案件是獨立的路政執(zhí)法活動，如查到某貨車嚴重漏油污染路面一案，從立案到作出處罰決定會形成一套完整的檔案，主要包括立案、調(diào)查取證、送達處理意見書、作出處罰決定書、行政復議等全過程，是一個不可分割的整體，也不可與其他案件的檔案混淆。

1.3保存性強。

路政執(zhí)法檔案是路政執(zhí)法活動的結(jié)果，記載了路政執(zhí)法活動全過程的真實情況，如案件發(fā)生地、當事人口述內(nèi)容、違法事實、處罰決定等等，存在著大量的相對人違法事實和適用的法律法規(guī)依據(jù)，在引起爭議和處理類似執(zhí)法案件時都可借鑒和利用，具有保存價值。

1.4規(guī)范性強。

目前，各省路政執(zhí)法文書已高度統(tǒng)一、規(guī)范，處罰檔案、強制措施檔案等各類路政檔案，完全符合《行政處罰法》、《公路法》、《路政管理規(guī)定》的規(guī)定，其規(guī)范性全面提高了路政工作的質(zhì)量和效率。

2．路政檔案的作用

2.1路政檔案是路政執(zhí)法活動的依據(jù)和憑證。

在路政執(zhí)法活動中，路政執(zhí)法檔案的依據(jù)性同路政執(zhí)法自身的復雜程度及記述的各起案例的復雜程度成正比，所記載的內(nèi)容越復雜，依據(jù)性越強。

2.2路政執(zhí)法檔案是積累經(jīng)驗、提高執(zhí)法水平的手段。

它記載著執(zhí)法人員對案件的發(fā)現(xiàn)、調(diào)查取證方法和辦案水平，作為辦案思路、方法、結(jié)果的載體，具有積累辦案經(jīng)驗和

提高執(zhí)法水平的作用。

二?路政檔案管理工作的主要內(nèi)容

1.路政信息收集。路政信息是掌握高速公路及其附屬設(shè)施真實情況的源泉，是領(lǐng)導決策及制定相應(yīng)管理措施的重要依據(jù)之一，加強路政信息收集工作也是加強高速公路路政檔案管理的一個重要方面。

2.整理。把收集來的執(zhí)法檔案，按規(guī)定程序，分門別類、系統(tǒng)排列和科學編目，以便于安全保管，滿足對執(zhí)法檔案利用的方便和需要。

3.鑒定。鑒別路政檔案的價值，挑選需要定期或永久保存的檔案，并銷毀無需保存的部分。

4.保管。采取必要措施，確保路政檔案的完整與安全，防止并克服各種不利因素對路政執(zhí)法檔案的損壞作用，不斷延長執(zhí)法檔案的保管壽命。

5.編目與檢查。路政執(zhí)法檔案分類應(yīng)從實際出發(fā)，根據(jù)需要健全路政檔案、處理檔案、處罰檔案等各種檔案材料，為路政管理工作保存第一手資料，方便有關(guān)人員的查找和利用。

6.利用。以編制查考工具、匯編參考資料等方式，介紹和提供路政檔案，為執(zhí)法工作提供服務(wù)。

三、路政檔案管理工作存在的問題

路政檔案足路政管理工作的重要組成部分，是路政決策和制訂政策的基礎(chǔ)，也是衡量路政管理科學化和現(xiàn)代化的重要尺度。路政管理工作的成敗在很大程度上依賴于路政檔案管理水平，但在實際工作中，由于領(lǐng)導重視不夠，檔案管理人員素質(zhì)不高，認識水平低等原因，使路政檔案管理工作始終處于低水平運轉(zhuǎn)，從而嚴重制約了路政管理工作的有效開展。

1.路政檔案人員專業(yè)水平有待加強

路政檔案工作既是一項繁瑣的、細致的工作，又是一項嚴肅的、認真的工作，沒有較強的事業(yè)心和責任感、沒有吃苦耐勞的精神的人是小能很好地承擔起這項工作的。同時，從事路政檔案工作主要足文字、綜合、管理工作，這就要求內(nèi)業(yè)人員應(yīng)具備較高的寫作技能、文字表達能力和管理水平。檔案人員是路政管理機構(gòu)的內(nèi)當家、是領(lǐng)導的助手與參謀，檔案人員素質(zhì)的好壞，直接關(guān)系到路政內(nèi)業(yè)工作的好壞，影響整個路政管理工作水平。但實際上，從事路政檔案工作的人員中存在一種片面的認識，認為路政檔案工作枯燥乏味，整天忙忙碌碌，具體瑣碎，不被他人理解，比搞外業(yè)吃虧，因而工作積極性不高，而從事外業(yè)工作的人員又認為檔案工作是內(nèi)業(yè)人員的事，與已無關(guān)，對檔案工作不關(guān)心、不支持、不配合，甚至本應(yīng)由外業(yè)干的事也推給內(nèi)業(yè)入員，造成互相扯皮、工作不協(xié)調(diào)，影響檔案工作的正常開展。

2.路政檔案歸檔管理不規(guī)范

路政檔案管理工作存在著歸檔不健全、管理不集中、收集不完整、整理不規(guī)范等問題。在路政外業(yè)工作中，未能及時將工作處置情況錄入路政應(yīng)用系統(tǒng)軟件，對路政資料的積累和歸檔存在認識小足、職責不清等問題，從而造成歸檔資料不齊全完整；同時，由于部分路政內(nèi)業(yè)人員缺乏一定的檔案管理知識，雖然日常路政工作資料能及時收集，但是卻未能按照檔案管理有關(guān)標準與要求進行規(guī)范整理，尤其是對路政案件的立卷歸檔、保管利用等方面缺乏經(jīng)驗，造成了利用率不高、帳物不符等現(xiàn)象。

3.管理服務(wù)手段落后

當前辦公自動化已經(jīng)在我省交通系統(tǒng)全面實施，各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件也正在逐步推廣，技術(shù)手段、產(chǎn)品形式和服務(wù)方式等都在發(fā)生深刻的變化，但是從總體情況來看，路政檔案管理工作卻相對落后，仍然處于傳統(tǒng)、落后的純手工管理階段，基礎(chǔ)設(shè)施投入不足，同時，由于辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和業(yè)務(wù)軟件未能很好符合實際工作，與路政日常實際工作有了一定的脫節(jié)，從而，造成了目前路政檔案管理服務(wù)手段比較落后。

四、如何做好路政檔案管理工作

路政檔案管理是路政工作的主要內(nèi)容之一，要以《中華人民共和國檔案法》和相關(guān)法律、法規(guī)為依據(jù)，切實做好檔案管理工作。

1.加強領(lǐng)導，建立健全檔案管理運作機制

搞好路政檔案的管理，應(yīng)加強對檔案管理工作的領(lǐng)導，將檔案管理工作納入工作日程，真正做到認識到位、組織到位、措施到位。因此，需建立檔案管理工作領(lǐng)導小組，將路政檔案工作作為行政管理的一項重要內(nèi)容納入年度目標，與路政工作同部署、同組織、同考核，使之更加規(guī)范化、標準化，走上依法建檔的軌道。

2.完善制度，明確職責

路政檔案涉及面廣、文件材料種類繁多、周期長短不一，這些特點給文件材料的收集和積累的準確性、完整性帶來一定困難，因此，做好路政檔案管理工作，必須始終堅持貫徹落實《中華人民共和國檔案法》，健全完善檔案材料立卷歸檔、檔案查借閱、檔案鑒定銷毀等制度，明確檔案管理人員職責，做到以制度管人，科學建檔，科學管理，確保路政檔案管理工作有章可循。

3.提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

高速公路路政檔案管理是一項既繁瑣、細致又嚴肅、認真的工作，需要管理人員具備較強的事業(yè)心和責任感，同時路政檔案管理主要是文字、綜合、管理工作，還需具備較高的寫作技能、文字表達能力和管理水平。因此提高路政檔案管理人員的綜合素質(zhì)迫在眉睫。路政檔案管理人員應(yīng)不斷加強自身學習，既要掌握公路法律法規(guī)和檔案知識，又要學會建立檔案的實際操作技能，積極掌握計算機的應(yīng)用技術(shù)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，快速適應(yīng)檔案發(fā)展的需要，實現(xiàn)路政檔案工作的信息化和現(xiàn)代化。

4.整合資源，強化路政檔案管理開發(fā)利用

社會的發(fā)展和科技的進步，對檔案工作提出了更高的要求。在保守國家秘密的前提下，檔案管理人員應(yīng)做好路政檔案的提供利用工作，充分利用路政檔案編研一些有實用價值的檔案資料，為領(lǐng)導決策和各工作部門提供內(nèi)容翔實的信息資料，以充分發(fā)揮檔案憑證和參考作用，實現(xiàn)由被動到主動的轉(zhuǎn)變，更好服務(wù)于路政工作，為振興公路事業(yè)做出貢獻。

結(jié)語：

綜上所述，可見路政檔案管理業(yè)務(wù)工作是艱巨、繁多的，由此也更應(yīng)不斷探索思考如何科學組合、優(yōu)化效能地做好路政管理的各項業(yè)務(wù)工作。路政檔案作為一門保障路產(chǎn)及人身生命安全的專門檔案，在公路管理中起著非常重要的作用，它不光是記載著整個路段、乃至整個交通系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的真實記錄，也是路政執(zhí)法管理人員在一線辛勤付出的見證，應(yīng)不斷研究與探索，總結(jié)與提升，讓路政檔案更好地為我國公路的營運與發(fā)展，社會的和諧與進步發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

參考文獻：

[1]鐘曉玲 公路路政檔案管理的法學思考 長安大學政治與行政學院法學系

篇5

我國現(xiàn)代化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益發(fā)展，在一定程度上推動了檔案信息化的腳步。在具體檔案管理工作中，工作形式也在發(fā)生了質(zhì)的改變。除此之外，我國經(jīng)濟水平以及科學技術(shù)的飛速發(fā)展下促使了檔案管理模式的不斷完善帶來了益處。從管理理念的角度出發(fā)，將以往檔案管理目模式打破，從而推動新型模式的不斷發(fā)展，從而使企業(yè)可以實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目的。

1 檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

檔案信息化從其內(nèi)容上看比較豐富，但是，具體來說主要可以分成廣義和狹義兩種。廣義上講，檔案信息化主要是以實現(xiàn)各領(lǐng)域信息融合檳康模其中包括經(jīng)濟、政治、社會等方面的信息。將這些信息進行收集和整理，就可以實現(xiàn)信息的共享和信息的融合。狹義上看，檔案信息的信息化只是檔案內(nèi)部資料的信息化，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案資料的全面性和豐富性更加突出。實現(xiàn)檔案的信息化，可以為信息利用者提供更加真實的信息。另外，將先進的技術(shù)應(yīng)用到其中，可以實現(xiàn)信息的共享，滿足大眾對信息的需求，檔案信息化進程和社會的發(fā)展渾然一體。這樣，檔案信息的價值得到了高效地提升，同時為信息利用者提供更大的獲得信息的平臺?？梢?，信息化建設(shè)的主要內(nèi)容就是從廣義和狹義兩個方面來進行，只有這種才能檔案信息建設(shè)的全面性。

2 改進檔案管理的建議和措施

在實際的檔案信息管理工作中，為了建立健全管理模式，需要以先進的管理技術(shù)和管理經(jīng)驗為指導，進而提升檔案現(xiàn)代化建設(shè)的高效發(fā)展。科技的進步和檔案管理水平的提升之間存在著密切的關(guān)系。另外，為了推進檔案管理工作的高效性，就需要提升檔案內(nèi)容的價值，檔案部門管理工作人員需要貢獻自身的力量。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)無法適應(yīng)社會發(fā)展的需要，因此，改進檔案管理工作的方式，勢在必行。

2.1 提升管理人員的服務(wù)意識

在開展檔案工作的管理過程中，相關(guān)人員的主要工作內(nèi)容是為了社會的發(fā)展而提供高品質(zhì)的服務(wù)，簡單的說是檔案管理工作的性質(zhì)從服務(wù)角度來說能夠和服務(wù)行業(yè)相媲美。相關(guān)人員需要正確的意識到檔案工作的主要內(nèi)容，從而具備大眾服務(wù)的精神。然而，相關(guān)人員在更改工作理念的時候依然會存在一些苦難，由于以往檔案管理工作的工作內(nèi)容都是收集、整理一系列工作，沒有對檔案的使用引起重視，作為單相的檔案管理。從目前的發(fā)展形勢上看，檔案管理工作應(yīng)當打破以往的管理模式，不斷的完善檔案管理范圍，從而正確的意識到服務(wù)性質(zhì)。因此，相關(guān)人員需要依據(jù)此類問題加以明確，從理念上加以轉(zhuǎn)變。

現(xiàn)如今，我國的檔案管理工作對于檔案管理人才的需求量不斷提升，但是，對于工作人員來說，其專業(yè)知識和技能是一方面，更重要的是管理人員的工作意識。提升檔案管理的服務(wù)意識，才能夠從根本上促進社會發(fā)展的進程。

2.2 提高檔案信息管理水平

隨著我國國民經(jīng)濟水平的不斷提高，現(xiàn)代化技術(shù)手段已經(jīng)慢慢融入到檔案中，電子檔案也是一種普遍的方式。而計算機管理對于現(xiàn)代化管理工作帶來了重要的作用，不但將信息管理工作的質(zhì)量加以提高，而且也促進了檔案信息化的腳步。

就檔案文件所起到的作用就可以得知，是一種價值較高的信息資源，與此同時也作為社會進步的必不可少的一部分。而檔案管理工作即使無法直接帶來經(jīng)濟效益，但是它的存在卻能夠帶來一些社會效益。因此，將管理質(zhì)量加以提高的主要目的是提高檔案管理質(zhì)量的內(nèi)容，同樣也是無法避免的主要問題。

由于檔案管理軟件主要的服務(wù)對象就是電氣文件，而恰當?shù)倪x擇管理軟件，并采取針對性的方式加以研制和應(yīng)用，對建設(shè)信息化檔案有著重要的意義。檔案管理軟件的實現(xiàn)智能、便捷的特點，通過利用軟件的開發(fā)使用，從而可以得到相應(yīng)的有益積累以及發(fā)揮出電子文件的作用，最終可以使電子文件實現(xiàn)科學、規(guī)范的管理效果。

科學的選擇新型的管理軟件對于檔案管理工作的開展是必要的途徑，但是充分的調(diào)動員工的積極性以及凝聚力，將管理質(zhì)量加以提高，是疏通信息化管理的重要方式，與此同時也進一步將工作水平加以提高的必要舉措，在某種程度上可以關(guān)系到檔案信息化的成敗。

2.3 加強工程檔案信息管理

工程建設(shè)的過程是工程檔案的形成過程，決定著檔案的建立和形成。從相關(guān)工作的立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施，從客觀上增加了檔案建立和管理的難度，而信息化管理無疑提高了檔案管理效率與效益。

相關(guān)檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案實體管理向檔案現(xiàn)代化信息管理轉(zhuǎn)變。建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高這些檔案崗位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。

檔案工作人員應(yīng)當充分的了解信息管理知識，并積極的參與到相應(yīng)的研制工作中，選擇恰當?shù)墓芾碥浖?，制定出切實可行的管理方案，將不滿足當前發(fā)展的條理進行完善，打破地域和部門之間的分割情況，將信息共享質(zhì)量加以提高，研制出可以為更多單位和部門使用檔案信息所帶來的益處。

合理的使用現(xiàn)代化設(shè)備，將檔案管理水平加以替身?，F(xiàn)代化設(shè)備的使用以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展下，同時也為檔案管理工作帶來了更多的益處，使用現(xiàn)代化色和被以及網(wǎng)絡(luò)所構(gòu)件的平臺，不但可以使檔案實現(xiàn)動態(tài)管理的目的，而且還在某種程度上減少了過多的人力物力。確保檔案信息化的建設(shè)以及社會信息化的一起發(fā)展，從而為推動國名經(jīng)濟的不斷發(fā)展，提供更加優(yōu)秀的檔案信息服務(wù)。

結(jié)束語

總而言之，隨著檔案信息化的建設(shè)，能夠推動檔案管理質(zhì)量的日益進步，采取新型的管理手段，能夠?qū)n案的收集以及整理水平加以提升，從而使檔案信息可以達到真實的目的。利用檔案信息化的管理形式，將檔案信息潛在的價值加以提升，為更多的人員帶來方便。而相關(guān)的工作人員需要熟練掌握檔案管理的整個流程，進而可以促進檔案信息化的不斷進步。

參考文獻

[1]陳志文，方鳳英.淺談檔案信息化管理面臨的問題及對策[J].經(jīng)營管理者，2014（12）.

[2]蔡杜娟.現(xiàn)階段檔案管理條件及實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（13）.

篇6

中圖分類號:G271

文獻標識碼:B

文章編號:1008-0422(2010)08-0174-02

1建設(shè)工程檔案編制質(zhì)量的重要性

建設(shè)工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體,是建設(shè)項目全過程的原始、真實記錄,是寶貴的信息資源,是一座豐富的知識寶庫,是城市建設(shè)的一種潛在的生產(chǎn)力,在城市建設(shè)各項活動中起著非常重要的作用。建設(shè)工程檔案編制質(zhì)量的重要性主要體現(xiàn)在:

1.1 建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程的有機構(gòu)成。

建設(shè)工程檔案貫穿于建設(shè)工程全過程。始于建設(shè)工程立項、貫穿于審批,招標、投標、勘測、設(shè)計、施工、運營、決算等全過程。是建設(shè)工程不可分離的有機構(gòu)成。

1.2 建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映。

建設(shè)工程質(zhì)量不僅僅直接反映在工程實體,還直接反映在建設(shè)工程檔案上。建設(shè)工程檔案是對建設(shè)工程對其質(zhì)量全面評價的來源和依據(jù)。對于基礎(chǔ)工程等隱蔽工程,工程檔案甚至是唯一的、不可替代的評價依據(jù)。建設(shè)工程檔案的質(zhì)量是建設(shè)工程質(zhì)量的直接體現(xiàn)。

1.3 建設(shè)工程檔案管理是建設(shè)工程質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)。

建設(shè)工程項目管理中的質(zhì)量控制主要表現(xiàn)為施工組織和施工現(xiàn)場的質(zhì)量控制,控制的內(nèi)容包括工藝質(zhì)量控制和產(chǎn)品質(zhì)量控制。2000年頒布的國務(wù)院第279號令《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》,首次從國家法規(guī)的層面把建設(shè)工程檔案管理納入建設(shè)工程質(zhì)量控制體系。

1.4 建設(shè)工程檔案管理是提高建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段。

1.5 建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程維護、運營和改擴建的重要依據(jù)。

一個工程項目建成,猶如萬里,才走完第一步。她必須經(jīng)歷數(shù)十年的使用、維護、運營和改造。她的每一步都離不開她的檔案。

2建設(shè)工程檔案編制存在的主要問題

2.1 對建設(shè)工程檔案認識不足。

檔案意識不強,是影響建設(shè)工程檔案編制質(zhì)量的最主要問題,是檔案工作多年來老生常談的問題。她無時無刻不制約檔案工作的向前發(fā)展。工程檔案資料管理制度不健全,職責沒有落實到位。這主要是因為某些建設(shè)、施工單位領(lǐng)導檔案意識不強,對檔案工作認識不足引起的,日常工程建設(shè)管理中只注重抓工程施工建設(shè),抓“形象工程”,只注意安全生產(chǎn)、工程質(zhì)量,而忽視了屬于內(nèi)勤服務(wù)范疇的檔案資料管理工作,某些檔案工作人員,因沒有工作壓力,往往處于一種應(yīng)付狀態(tài)。由于城建檔案的社會價值和經(jīng)濟價值兌現(xiàn)時間比較長, 需要十幾年甚至幾十年的時間, 因此,人們對城建檔案的地位作用了解甚少,城建檔案法律意識還比較薄弱,認為城建檔案沒有什么大的作用,可有可無,以致違法行為頻繁發(fā)生。

2.2 檔案經(jīng)費投入不足,是制約建設(shè)工程檔案工作裹足不前的重要因素。

檔案經(jīng)費投入不足,設(shè)施設(shè)備落后導致建設(shè)工程檔案從業(yè)人員工作積極性不高,工作負擔重,崗位流失率高,沒有工作成就感,責任心不強,甚至有些人心渙散。

2.3 工程建設(shè)的臨時性問題,是工程檔案工作的心腹大患。

工程建設(shè)是永久性的,工程施工卻是臨時性的。很多作為建設(shè)單位建設(shè)指揮部、工程部,以及施工項目部、監(jiān)理項目部,都是隨工程建設(shè)而組建,隨工程竣工而撤銷。近年來,一批批歷史遺留問題工程檔案的出現(xiàn),是建設(shè)工程檔案的臨時性問題的最突出表現(xiàn)。人員流動性強,工程管理層,工程檔案管理人員,工程檔案員變動頻繁,給建設(shè)工程檔案帶來巨大隱患!

2.4 檔案從業(yè)人員參差不齊是建設(shè)工程檔案質(zhì)量建設(shè)的軟肋。

檔案工作要發(fā)展,人才是關(guān)鍵,檔案工作需要是一支高素質(zhì)人才隊伍。為城建檔案館,為建設(shè)、施工、監(jiān)理行業(yè)培養(yǎng)一大批合格的高素質(zhì)人才隊伍是建設(shè)工程檔案的可持續(xù)發(fā)展的保證。

3提高建設(shè)工程檔案編制質(zhì)量的方法和途徑

3.1 要完善法規(guī),依法治檔。

《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市規(guī)劃法》、《建設(shè)工程檔案管理條例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等法規(guī)的實施,是政府對城建檔案工作的極大重視和支持,對新時期的城建檔案工作做了明確的規(guī)范和要求,為城建檔案工作的發(fā)展指明了方向。在工程檔案管理中要認真學習、貫徹落實,提高思想素質(zhì)和理論水平,做到有法必依,執(zhí)法必嚴,違法必究,加大執(zhí)法力度,實現(xiàn)工程檔案在新時期的依法治檔。

3.2 詳盡、詳實的業(yè)務(wù)規(guī)范是從事工程檔案管理工作的行動指南。

諺云:綱舉目張:又云:沒有規(guī)矩不成方圓,僅僅有國家有關(guān)法律法規(guī)是遠遠不夠的,各級各類法律法規(guī)為建設(shè)工程檔案工作奠定法律基礎(chǔ),提供法律依據(jù),指明發(fā)展方向。詳盡、詳實的業(yè)務(wù)規(guī)范才能指導檔案工作實踐。因此,各地城建檔案館根據(jù)自身需要,制定了許多詳盡的規(guī)章規(guī)范,使各檔案管理和編制單位有法可依,有章可循。使檔案編制進一步規(guī)范。編制質(zhì)量得到大幅度的飛躍。我館近年來,在國家有關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上,結(jié)合湖南省和長沙的具體實際情況,分門別類地制定了一系列規(guī)范,具體體現(xiàn)在以下幾個方面:

(1)建筑工程:了《建筑工程竣工檔案主要內(nèi)容及排列順序》《鋼結(jié)構(gòu)工程竣工檔案內(nèi)容及排列順序》《幕墻工程竣工檔案內(nèi)容及排列順序》《建筑裝飾裝修工程竣工檔案內(nèi)容及排列順序》《智能工程竣工檔案內(nèi)容及排列順序》《消防工程竣工檔案內(nèi)容及排列順序》《商品混凝土資料歸檔要求》

(2)市政工程:了《市政工程竣工檔案主要內(nèi)容及排列順序》《綠化工程竣工檔案主要內(nèi)容及排列順序》《地下管線竣工檔案內(nèi)容及排列順序》《給水地下管線工程竣工檔案主要內(nèi)容及排列順序》《通信地下管線工程竣工檔案主要內(nèi)容及排列順序》,并聯(lián)合長沙市路燈管理所了《長沙市道路照明工程竣工檔案內(nèi)容及排列順序》,聯(lián)合長沙市電纜管理所了《長沙市電纜通道土建工程竣工檔案內(nèi)容及排列順序》。

(3)聲像檔案:了《市政工程聲像檔案歸檔內(nèi)容及排列順序》《管線工程聲像檔案歸檔內(nèi)容及排列順序表》《建筑工程聲像檔案歸檔內(nèi)容及排列順序表》

(4)農(nóng)民安置房工程,了《農(nóng)民安置房工程竣工檔案主要內(nèi)容及排列順序》

這些規(guī)范和指引,為檔案管理提供了依據(jù),為各建設(shè)、施工、監(jiān)理單位提供了極大的方便。受到各單位一致好評與推崇。

3.3 程序化管理是工程檔案質(zhì)量的保證。

將檔案管理納入建設(shè)行政管理程序,是建設(shè)工程檔案質(zhì)量控制與管理的基本保證。如果失去建設(shè)、規(guī)劃等政府部門的支持與配合,則建設(shè)工程檔案管理工作無存保證。

3.4 教育培訓是提高建設(shè)工程檔案質(zhì)量的核心。

培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊伍。是提高建設(shè)工程檔案質(zhì)量的重要手段。現(xiàn)代化的城市建設(shè)離不開現(xiàn)代化的人才,高水平的工程檔案管理也離不開具有綜合素質(zhì)的管理人員。這就要求對內(nèi),工程檔案管理人員要定期參加專業(yè)理論學習,懂技術(shù)、會管理、業(yè)務(wù)精,并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗;對外定期舉辦工程檔案工作的集中業(yè)務(wù)培訓,及時做好各種文件、標準的講解、培訓工作。實踐證明,集中業(yè)務(wù)培訓是做好工程檔案管理工作的重要途徑和有效措施,它時間短、見效快、針對性強、覆蓋面廣,能大大提高建設(shè)單位和施工技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和對工程檔案的管理能力,對建設(shè)工程檔案的標準化、規(guī)范化起到了積極的促進作用。

3.5 深入現(xiàn)場,做好“一對一”,“點對點” 的檢查指導工作。

多年來,我館主動做好對重點工程業(yè)務(wù)指導、現(xiàn)場跟蹤服務(wù),特別是對一些影響大、意義深遠的工程,深入現(xiàn)場進行業(yè)務(wù)指導,組織建設(shè)、施工、監(jiān)理各方,召開建設(shè)工程檔案交底會,對工程檔案編制過程容易出現(xiàn)的有關(guān)問題,就工程的有關(guān)特殊情況的檔案編制方案進行指導,及時解決編制過程中出現(xiàn)的疑難問題,并做好該工程的跟蹤服務(wù)和回訪反饋工作。

3.6 實施電子歸檔,加強動態(tài)管理與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

電子檔案這一新型載體的產(chǎn)生,給傳統(tǒng)管理帶來了的極大促進與推動。使檔案管理工作產(chǎn)生了質(zhì)的飛躍!電子檔案數(shù)據(jù)交換與電子檢查,能夠大幅檔案檢查的工作效率。進而大幅提高檔案編制質(zhì)量。電子檔案歸檔后,使檔案館檔案查閱、利用,編研工作上一個新的臺階。改變了由檔案館來進行檔案數(shù)字化的被動局面。我館了《關(guān)于加強建設(shè)工程電子文件歸檔管理的通知》,明確規(guī)定從2010年5月1日起,我市建設(shè)工程實施電子檔案歸檔制度。并《建筑工程電子檔案歸檔范圍》、《市政工程電子檔案歸檔范圍》以及建筑工程和市政工程電子檔案軟件。

根據(jù)信息化發(fā)展趨勢,逐步建立檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和動態(tài)管理。建立檔案網(wǎng)站:充分利用網(wǎng)絡(luò)傳播的優(yōu)勢,建立一個為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的,具備宣傳城建館形象、檔案查詢、信息、網(wǎng)上業(yè)務(wù)指導與交流等功能的高度互動的平臺。

3.7 強化聲像檔案編制。

聲像檔案是建設(shè)活動中形成的,以攝錄為手段,以感光膠片、磁性材料和電子介質(zhì)為載體的檔案。聲像檔案具有客觀、真實、形象、生動等特點,它在記錄和反映各項工作和活動時,具有以文字為記錄手段、以紙張為載體的檔案所不能替代的獨特作用。我館把聲像檔案作為建設(shè)工程檔案的重要組成,擺在紙質(zhì)檔案同樣重要的地位,要求在建設(shè)工程過程中同步編制,同步審查,同步移交,確保了聲像檔案的編制質(zhì)量。極大地豐富的建設(shè)工程聲像檔案資源。

3.8 嚴格建設(shè)工程檔案初驗與驗收質(zhì)量關(guān)。

建設(shè)工程檔案初驗與驗收,是建設(shè)工程檔案質(zhì)量控制的兩道重要環(huán)節(jié)。初驗時,必須按照建筑工程檔案編制規(guī)范、范圍和要求,對工程建設(shè)中形成的全部文件進行全面的檢查、審核,發(fā)現(xiàn)問題及時解決,補缺補漏,務(wù)必使得竣工材料做到真實、完備、及時,歸檔范圍符合要求,認真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關(guān)條文,提出工程檔案整改意見。

把好竣工驗收關(guān),把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容,做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。長沙的做法是,移交合格工程檔案的,向建設(shè)單位發(fā)放《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的,不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。同時,按照《湖南省建筑市場不良行為記錄公示制度》記嚴重不良行為記錄一次。這一做法在即將出臺的《長沙市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理條例》中得到采納。

3.9 建立及時催交制度,防止產(chǎn)生新的“歷史遺留問題”。

建設(shè)工程檔案“歷史遺留問題”,有著各種各樣的歷史原因,似乎不可避免,但可以盡量減少。建立及時催繳制度,是防止產(chǎn)生新的“歷史遺留問題”的最重要途徑。某些大型工程由于其自身特點,工程量巨大,建設(shè)工期長,施工隊伍繁多,建設(shè)程序繁雜,致使工程檔案長期留存在施工單位手中,后患無窮。我館因地適宜推出檔案先交、催交制度。使建設(shè)施工單位卸下檔案管理重負的最后一個包袱,徹底解放出來,既放心又省心。如國防科大佳園建設(shè),僅房屋建筑工程就有九十多棟,我館決定在該項目建設(shè)中每建設(shè)一棟,驗收一棟,就由施工單位向我館移交一棟,最后由建設(shè)單位統(tǒng)一辦理歸檔手續(xù)。建設(shè)施工單位對這樣的簡易程序交口稱贊。同時也避免了產(chǎn)生新的“歷史遺留問題”。

4工程實例及成效

長沙市橘子洲提質(zhì)改造工程,工程浩大,工期長,從工程拆遷到正式開園,已歷時數(shù)年,后續(xù)工程還將歷時數(shù)年才能完成。涉及防洪水利、風景名勝、文物古跡、道路橋梁、污水處理、綠化亮化等各個方面。涉及100多個標,50多家參建單位。我館歷經(jīng)3批對口指導人員,對每一批進場的施工企業(yè),都組織一次現(xiàn)場檔案業(yè)務(wù)交底會,對水利施工企業(yè)更是和水利質(zhì)監(jiān)站共同召開業(yè)務(wù)交底會,共同組織中間檢查指導,共同解決檔案工作中出現(xiàn)的疑難問題。保證了工程檔案的質(zhì)量,保證了工程施工、驗收的順利進行。因其風景名勝園林建設(shè)特色,園林施工企業(yè)來自全國各地,尤以上海、江浙一帶的居多,施工企業(yè)一旦完成建設(shè),都希望盡快撤離,轉(zhuǎn)移戰(zhàn)場。我館應(yīng)施工單位所急,盡快為其辦理歸檔手續(xù),只要其項目驗收完成,即可辦理移交,最后的交接手續(xù),則是若干年后的建設(shè)單位來辦理。

5結(jié)語

新時期檔案建設(shè)工程工作需要我們解放思想,轉(zhuǎn)變觀念。要跳出檔案框框看檔案。樹立為工程建設(shè)服務(wù),為城市建設(shè)服務(wù),為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)的理念,立足建設(shè)工程檔案,抓好檔案質(zhì)量。

參考文獻:

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中圖分類號：C93文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2011）30-0228-01

一、干部檔案管理工作現(xiàn)狀

1.干部檔案管理人員結(jié)構(gòu)不整。干部檔案管理工作是一項專業(yè)性非常強的工作，其勞動強度、對專業(yè)化的要求不亞于任何其他專業(yè)性工作，干部檔案的管理其實是一項技術(shù)含量比較高的工作，通常情況下需要專職的檔案工作人員需要進行干部檔案的管理工作。而我們現(xiàn)在通常情況下，對干部檔案管理的工作人員一般時候都是兼職的，思想上的不重視造就了感覺在少發(fā)一個人工資的情況下完全可以兼顧，這使得干部檔案管理水平不高。

2.干部檔案管理工作計劃性不夠。在干部檔案管理過程中，領(lǐng)導一般只認為干部檔案能有多大用處，而檔案的管理就是幾張紙塞進去就行了，這又沒什么多大技術(shù)含量。領(lǐng)導從思想上就根本不重視導致下面管理人員的不重視。現(xiàn)在的事業(yè)單位中，干部檔案一般只表現(xiàn)在工資的調(diào)整等方面，更有不少單位目前的干部檔案管理只是為方便流轉(zhuǎn),對干部檔案進行一下流轉(zhuǎn)手續(xù)，對于干部檔案中的材料收集和歸檔，不當回事。更有甚者，對進出單位的干部檔案，連封口都不開。從領(lǐng)導到下屬的管理人員從思想上都不重視，何來干部檔案的科學管理。

3.干部檔案管理工作手段落后。現(xiàn)在有的單位還在進行著手工檔案的記載，原始粗放，重復無效勞動，造成人力浪費，缺乏現(xiàn)代化管理手段。更不要談什么對干部檔案管理手段的開發(fā)服務(wù)，使得干部管理過程中信息不能及時暢通，不能滿足需要，利用價值低。

二、項目管理思想的引入

干部檔案管理過程中可以分為很多階段（子過程），每個階段可以看做是一個項目，使其項目化，結(jié)合項目管理方法進行控制。

項目管理思想是一種先進的管理方法，將項目管理融入到干部檔案管理過程中，解決干部檔案管理工作過程中的存在問題，有利于推動干部檔案管理工作的動態(tài)管理，優(yōu)化發(fā)展。

三、干部管理工作的項目化

項目化過程可以分為項目啟動、項目計劃、項目執(zhí)行、項目控制和項目結(jié)束五個階段。

1.項目啟動。確定一個項目（階段）的開始，確定項目的界限、計劃和開始階段的總評等。制造業(yè)物流根據(jù)戰(zhàn)略發(fā)展的需要，在目標需求、技術(shù)水平和文化內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，制定項目建議書。在干部檔案管理工作過程中，首先要配備完整的干部檔案管理人員組織結(jié)構(gòu)，才能有效開展后續(xù)的干部檔案管理工作。

2.項目計劃。在整個項目的完成過程中，最重要、最關(guān)鍵的就是項目計劃。項目計劃可以為進度控制提供依據(jù)、可以為項目在實施過程中對各種資源的協(xié)調(diào)配置提供根據(jù)、可以為保質(zhì)高效的完成目標提供保障。要明確制定項目計劃的指導思想：計劃不變是相對的，變時絕對的，要有預見性，要有動態(tài)管理思想。項目計劃的主要內(nèi)容有：范圍計劃、界定，活動定義、順序安排，進度安排，資源協(xié)調(diào)，成本估算，計劃研究。

3.項目執(zhí)行。項目執(zhí)行階段是完成項目目標進行的實施活動。主要內(nèi)容包括項目計劃的執(zhí)行，輔助內(nèi)容有質(zhì)量保證、培訓人員的上崗、信息管理、資源協(xié)調(diào)和輔助管理等。

4.項目控制。項目本身決定其存在艱巨性和風險性，對項目實施有效的控制是完成項目目標的關(guān)鍵性工作。在項目實施過程中，要有規(guī)律的測評，一旦發(fā)現(xiàn)其偏離項目計劃，要進行報告，重新確定實施程序。項目控制內(nèi)容包括變化控制、進度控制、成本控制、質(zhì)量控制、風險報告及控制等。

5.項目結(jié)束。項目結(jié)束是項目完成的標志。干部管理工作的有序平穩(wěn)運行，及時更新，信息化、科技化水平的提高，這表明干部管理工作這個項目取得了階段性的結(jié)束。

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 02. 064

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）02- 0126- 01

0 引 言

隨著信息化技術(shù)在現(xiàn)代辦公管理中應(yīng)用的不斷普及，在檔案管理工作中借助于信息化的手段進行管理，已經(jīng)成為當前檔案管理工作的主要技術(shù)手段。通過檔案管理信息化，不僅可以大幅度地提高高校檔案管理工作效率，同時也可以提高檔案管理工作質(zhì)量。但是現(xiàn)階段，由于部分高校檔案管理工作部門的管理理念較為落后，在檔案管理模式上還存在一些問題，導致高校檔案管理工作的整體信息化水平較低。因此，創(chuàng)新高校檔案管理工作，實現(xiàn)高校檔案管理工作的數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化以及信息化，已經(jīng)成為當前高校檔案管理工作改革的重點，這對于提升高校檔案管理整體水平也具有非常重要的意義。

1 高校檔案管理工作信息化建設(shè)的意義研究

（1） 高校檔案管理信息化有利于實現(xiàn)檔案資料的深度開發(fā)利用。檔案作為高校教學科研活動的重要記錄，具有較高的信息價值，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式在檔案整理完成后，借閱使用效率較低，因而各種有價值的資料得不到開發(fā)利用。通過信息化的檔案管理手段，實現(xiàn)了檔案資料采集、整理、歸檔保存以及查詢使用的快捷化，能夠隨時隨地地為有需求的用戶提供相應(yīng)的資料查詢服務(wù)，因而有助于提高檔案資料的利用價值，對于高校教學科研活動的順利開展也非常有益。

（2） 高校檔案管理工作信息化是高校教學改革發(fā)展的基本要求。在現(xiàn)代化的管理理念下，高校的管理工作早已經(jīng)步入了信息化、自動化與數(shù)字化管理的階段。對于檔案管理工作而言，同樣也應(yīng)該結(jié)合時展的需要，將信息化的檔案管理作為數(shù)字化校園建設(shè)的重要內(nèi)容，實現(xiàn)高校信息資源網(wǎng)絡(luò)體系的健全，并實現(xiàn)高校檔案管理工作的標準與規(guī)范。

（3） 高校檔案管理工作信息化能夠推動文化科技的傳播利用。高校檔案資料作為一個高校教學以及科研活動為主體的資料集，最突出的特點是具有較高的文化科技含量，通過高校檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)⑦@些寶貴的資源與社會相聯(lián)通，因而能夠?qū)崿F(xiàn)文化科技資源的廣泛傳播與利用，這對于推動社會文化科技的進步具有重要的意義。

2 高校檔案管理工作信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

（1） 軟硬件設(shè)施的建設(shè)。高校檔案管理工作的信息化離不開軟硬件設(shè)施的支持，對于硬件設(shè)施主要是提供用于檔案管理工作所需要的計算機以及存儲設(shè)備，工作主要內(nèi)容是做好計算機以及電子文件存儲設(shè)備的安全維護與數(shù)據(jù)備份管理。對于軟件設(shè)施，則主要是選擇操作容易、維護簡便以及具有查詢功能的管理軟件。通過充分、全面的軟硬件設(shè)施，確保高校檔案管理信息化的順利開展。

（2） 高校檔案信息資料。高校檔案信息資料的收集整理主要是按照規(guī)范、標準以及統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式對各種電子文件資源進行整理，可以在檔案管理信息部門設(shè)置中心系統(tǒng)，作為收發(fā)、存儲以及整理電子文件的中轉(zhuǎn)站，提高信息的收集以及保管工作的效率。

（3） 檔案管理系統(tǒng)的安全保密。由于部分高校檔案信息資料屬于具有一定密級的資料，因此對于這些資料，既要確保檔案資料的真實、可靠、完整，同時也要確保電子檔案數(shù)據(jù)庫處于安全可靠的狀態(tài)，對這些電子檔案進行訪問使用必須經(jīng)過相應(yīng)的授權(quán)后方可執(zhí)行。

3 高校檔案管理信息化完善策略研究

（1） 實現(xiàn)高校檔案管理信息體系的標準化。提高高校檔案管理信息化建設(shè)水平，應(yīng)該注重對高校檔案管理信息化體系的建設(shè)制定相應(yīng)的標準。高校檔案管理部門可以結(jié)合國家制定的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及《CAD電子文件光盤存貯、歸檔與檔案管理要求》等規(guī)范性的文件，并結(jié)合高校管理部門的實際情況，制定標準的工作流程，指導高校檔案資料的收集整理以及歸檔保存工作。通過這種制度管理的方式實現(xiàn)高校檔案管理的標準化與規(guī)范化，促進高校檔案管理工作的順利開展。

（2） 結(jié)合高校的實際情況建立檔案數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡(luò)平臺開展檔案管理工作。高校檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)自身的檔案類型將其分為教學科研檔案、黨政管理檔案、教學設(shè)備檔案、基建檔案、人力資源管理檔案以及學籍檔案等幾種類型，分門別類地建立檔案資料數(shù)據(jù)庫。其次，應(yīng)該根據(jù)高校檔案管理的數(shù)據(jù)庫，建立檔案資源共享網(wǎng)絡(luò)平臺，通過網(wǎng)絡(luò)平臺，高校內(nèi)部或者是社會機構(gòu)可以通過相應(yīng)的權(quán)限，對高校檔案資料進行查詢，進而提高高校檔案資料的使用效率。

（3） 提高高校檔案管理部門的工作隊伍的整體水平。高校檔案管理工作人員的能力水平直接關(guān)系到高校檔案管理工作質(zhì)量，因此對于高校檔案管理工作的改進應(yīng)該提高檔案管理工作人員的能力水平。重點針對檔案管理軟件的使用、資料數(shù)據(jù)庫的維護以及檔案管理理論對工作人員進行教育培訓，以提高其工作能力，確保高校檔案管理工作水平的提高。

4 結(jié) 語

高校檔案管理工作信息化不僅可以確保高校日常教學以及科研活動的順利開展，同時也可以推動高校自身的建設(shè)發(fā)展，對于提高高校的教學科研水平也具有非常重要的作用。因此，高校檔案管理部門應(yīng)該充分認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并積極地完善信息化的檔案管理體系的建設(shè)，推動高校檔案資源的共享以及文化交流的深入開展，實現(xiàn)高校辦學水平的不斷提高。

主要參考文獻

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大多數(shù)學校是經(jīng)過了漫長的發(fā)展歷史逐漸的成長起來的，在漫長的發(fā)展中他們經(jīng)理了各個時代的文化影響，并逐漸的形成了自己的辦校理念。將流傳下來的信息進行合理的處理，對學校建設(shè)中正在不斷更新的信息進行保存，確保學校對校內(nèi)建設(shè)及發(fā)展中所產(chǎn)生的信息能夠進行合理有效的處理。所以，在學校檔案管理的建設(shè)中，了解檔案信息化的概念及主要內(nèi)容就顯得十分重要。檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)，使檔案管理模式從過去的以檔案實體保管為重點向以檔案實體這種主要形式向社會提供服務(wù)為重點的轉(zhuǎn)變過程。檔案信息化的內(nèi)容包括：第一，檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要是通過推進運用計算機管理檔案，提高各級各類檔案館、檔案室計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高學校檔案管理信息化水平；第二，數(shù)字檔案信息資源建設(shè)，包括加強數(shù)字檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和目錄中心建設(shè)、推進數(shù)字檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)、開展電子文件歸檔管理等措施；第三，檔案信息化標準、規(guī)范建設(shè)，包括管理性標準、業(yè)務(wù)性標準和技術(shù)性標準的建設(shè)；第四，檔案信息化人才隊伍建設(shè)，要加強檔案業(yè)務(wù)人員的培訓工作，著力打造一批既熟悉檔案業(yè)務(wù)，又熟悉計算機應(yīng)用基礎(chǔ)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)的綜合型人才。

二、學校檔案管理信息化建設(shè)“失范”的表現(xiàn)

在當前學校的建設(shè)中，由于學校發(fā)展的觀念停留在育人為本的環(huán)節(jié)，對學校相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作并不是十分的重視，所以，在進行學校信息化檔案管理的建設(shè)中并沒有投入適當?shù)馁Y金進行管理，學校高層對檔案管理的重視力度也不是非常的高，學校內(nèi)部的檔案管理工作人員對檔案的重要性也不能夠有效的認識等原因，最終導致了“失范”現(xiàn)象的發(fā)生。

2.1學校檔案管理工作的資金投入少地位低下

當今學校的檔案管理機構(gòu)還不夠健全，檔案管理人員權(quán)益得不到應(yīng)有的保障。檔案管理人員的歲數(shù)和專業(yè)技術(shù)都達不到檔案工作的需求，阻礙了學校檔案管理信息化的發(fā)展，體現(xiàn)不出這個工作的價值，阻礙了檔案管理信息化的建設(shè)。

2.2學校檔案管理工作的失衡

學校在管理過程中，一般不會顧及到檔案管理工作，一般只注重它的主要工作，造成學校管理整體的不完美。學校管理要想很好的發(fā)展必須認識檔案管理的重要性，注重整體的發(fā)展，檔案工作要和學校的主要工作放在同樣的位置，最好能保持一碗水端平。

2.3學校檔案管理工作的失速

檔案管理工作是學?；A(chǔ)業(yè)務(wù)的重要工作，還是教育目標實現(xiàn)的重要條件。然而目前學校的檔案工作跟不上學校的發(fā)展速度，使得學校檔案的管理職能得不到充分發(fā)揮，檔案的價值得不到提升，阻礙了學校檔案管理的發(fā)展腳步。

三、檔案管理信息化建設(shè)“失范”的解決對策

面對當前學校發(fā)展中對檔案管理存在的不足，以及在進行檔案管理信息化建設(shè)中存在的“失范”問題，為了保證學校能夠有效的發(fā)揮檔案的使用價值，提高對檔案的管理能力，在學校建立信息化檔案系統(tǒng)管理過程中有效的解決“失范”問題，以下將提出解決對策。

3.1學校檔案管理制度的健全

學校應(yīng)該明確學校檔案管理的職能，搞清楚檔案管理對學校管理的重要關(guān)系，建立獨立的檔案管理部門，成立管理學校檔案的委員會，制定適合學校檔案管理信息化的管理條例，完善學校檔案管理的制度，體現(xiàn)檔案管理的價值。

3.2增強學校檔案的保密性

對學校檔案的保護和管理，防止檔案的外泄是學校檔案管理人員的主要工作，檔案資料具有特殊的作用和價值，關(guān)系到檔案人員的隱私，所以學校檔案管理人員必須明確自己的職責，對絕密的檔案要設(shè)置保險柜，或者把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案并且加上密碼，這樣就能很好的保護檔案的安全。

3.3實現(xiàn)學校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化

檔案管理工作在學校管理中作為一項很復雜的工作，它需要整個學校人員的努力合作和密切配合。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化可以提高學校檔案管理人員的工作速度，可以減少對資源的浪費，從而提高學校的經(jīng)濟效益。把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔成為當今學校檔案管理的趨勢。

3.4利用學校文化建設(shè)推動學校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展

在學校制度的建設(shè)內(nèi)容中加入檔案管理工作，把建設(shè)學校的文化和學校的檔案工作相互結(jié)合，共同發(fā)展，這樣能很好的保障學校檔案管理人員的權(quán)力和利益，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，使得學校檔案管理的建設(shè)得到飛速的發(fā)展。

篇10

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2013）34-7936-03

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。是企業(yè)選拔、任用、考核的主要依據(jù)。隨著我國人事管理制度改革不斷深化，對企業(yè)人事檔案管理工作也提出了更高要求，深化和提升人事檔案信息化管理，是目前企業(yè)人事檔案管理工作中急需考慮的問題，如何使用信息化手段管理人事檔案是當前企業(yè)人事檔案管理的重要任務(wù)。

1 企業(yè)人事檔案管理信息化的基本內(nèi)容

企業(yè)人事檔案管理信息化的核心內(nèi)容是計算機技術(shù)的應(yīng)用，信息化的主要表現(xiàn)就是利用計算機來對人事檔案信息資源進行管理，因此企業(yè)人事檔案管理信息化的基本內(nèi)容可以概括為以下幾個方面：

1）實現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化

人事檔案信息的數(shù)字化是整個人事檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其它一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。人事檔案數(shù)字化管理是人事檔案的管理由傳統(tǒng)介質(zhì)檔案和紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化人事檔案管理為主轉(zhuǎn)變。企業(yè)首先要做好室藏檔案的數(shù)字化進程，把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過掃描、拍照等途徑轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，以便通過計算機直接利用。

2）實現(xiàn)檔案查借閱的網(wǎng)絡(luò)化

人事檔案服務(wù)由以往面對面服務(wù)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主。人事檔案信息化管理中，借閱者通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請，經(jīng)相關(guān)人員批準后，檔案管理人員通過網(wǎng)絡(luò)審核并借出。整個借閱過程，借閱者無須到檔案室聯(lián)系，方便借閱工作和開展，必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。

3）實現(xiàn)信息檢索的自動化

計算機檢索速度快，效率高，可實現(xiàn)多角度檢索的特點，是傳統(tǒng)檔案管理檢索工具所不具備的。尤其當檔案的數(shù)量較大時，傳統(tǒng)檢索工具的檢索效率遠遠低于計算機檢索。同時，計算機檢索還可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)。

2 人事檔案管理信息化設(shè)計

人事檔案信息化管理的實現(xiàn)，必須考慮到人事管理的實際問題。根據(jù)問題按照企業(yè)的具體情況，分析研究，找到切實可行的解決辦法。

2.1 功能設(shè)計

人事檔案管理系統(tǒng)從工作要求上要求具有人事檔案室基礎(chǔ)設(shè)施管理、人員信息管理、組織機構(gòu)管理、人事檔案目錄管理、人事檔案的轉(zhuǎn)遞管理、人事檔案的查（借）閱管理、零散材料收集管理、檔案整理記錄、缺失材料登記管理、相關(guān)統(tǒng)計查詢管理等功能。

2.1.1人事檔案室基礎(chǔ)設(shè)施管理

包括基礎(chǔ)設(shè)施名稱、數(shù)量等。以便于對照標準核對及上級檢查工作

2.1.2人員信息管理

這里指人員的基本信息。主要包括姓名、個人身份（干部、工人）、性別、出生日期、身份證號、檔案編號、人員狀態(tài)（在職、退休、死亡）等。

2.1.3組織機構(gòu)管理

組織機構(gòu)管理根據(jù)企業(yè)具體情況設(shè)定。對于較大型企業(yè)尤其是具有二級甚至多級管理的企業(yè)，需要對組織機構(gòu)進行分級別管理。對于一般的企業(yè)僅需具有部門管理即可，為了直觀和方便一般和公司人力資源管理系統(tǒng)一致。

2.1.4人事檔案目錄管理

目錄管理是人事檔案管理的主要內(nèi)容。主要包括檔案材料類號、序號，形成材料時間、份數(shù)、頁數(shù)、備注等。這些信息的維護可以自動生成檔案目錄直接打印出來。

2.1.5人事檔案的轉(zhuǎn)遞管理

轉(zhuǎn)遞管理應(yīng)包括轉(zhuǎn)遞類別（轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出）、轉(zhuǎn)遞日期、對方單位名稱、轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞編號、轉(zhuǎn)遞方式（專人、機要）、經(jīng)辦人、檔案轉(zhuǎn)遞單的自動生成打印、回執(zhí)日期、回執(zhí)人等。

2.1.6人事檔案的查（借）閱管理

查（借）閱管理是做查（借）閱記錄。包括查（借）閱方式、日期、查（借）閱天數(shù)、查（借）閱人、查（借）閱原因、經(jīng)辦人、批準人、歸還日期。系統(tǒng)還應(yīng)具有查（借）閱到期自動提醒功能。

2.1.7零散材料收集管理

零散材料收集工作是做好檔案整理前的重要工作。主要內(nèi)容可以與檔案目錄管理內(nèi)容合并記錄。零散材料轉(zhuǎn)遞應(yīng)具有專門記錄。

2.1.8檔案整理記錄及缺失材料登記管理

人事檔案應(yīng)定期整理。在整理過程中檔案目錄可能會有所變化。整理記錄應(yīng)當包括整理時間、整理人。同時應(yīng)按照員工的實際情況確定缺失的材料名稱，以便于管理人員向相關(guān)部門收集。

2.1.9相關(guān)統(tǒng)計查詢管理

查詢功能包括人員查找、內(nèi)容查找、模糊查找等各類查詢功能，統(tǒng)計功能包括檔案統(tǒng)計、人員數(shù)量和各類材料統(tǒng)計、轉(zhuǎn)遞、查（借）閱統(tǒng)計等功能。

2.1.10數(shù)據(jù)的導入導出管理

包括建立系統(tǒng)初期數(shù)據(jù)的遷移功能，日常維護的數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復。

2.2 系統(tǒng)設(shè)計要求

2.2.1界面要友好、工作效率要高。

企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)必須有良好的界面，便于使用人員操作，各類功能能夠比較直觀的反映和標示，能夠是操作使用人員很快的掌握，減少企業(yè)培訓費用。在信息維護過程中，盡量使用代碼維護，增加智能化操作，減少信息錄入條數(shù)，解決部分人事檔案管理人員信息錄入較慢的問題，提高數(shù)據(jù)維護速度。盡量在界面上以菜單和按鈕形式完成人事檔案管理事物，使得煩瑣的事務(wù)只需點一下鼠標即可完成，降低錯誤率，同時提高工作效率。增加匯表工具提高數(shù)據(jù)的匯總的速度。

2.2.2兼容性要強、資源能共享

當前大部分企業(yè)建立了企業(yè)人事管理系統(tǒng)（HR-ERP），人事檔案管理系統(tǒng)要和前期開發(fā)的企業(yè)人事管理系統(tǒng)（HR-ERP）功能兼容。企業(yè)的組織機構(gòu)和人員信息等關(guān)鍵詞段的兼容，使得“人檔匹配”、“機構(gòu)同步”成為可能，匯表工具導出的數(shù)據(jù)以Ecxel、Access等格式保存，與辦公系統(tǒng)軟件兼容。同時，人事檔案在系統(tǒng)內(nèi)部轉(zhuǎn)遞時，通過秘鑰文件，只有系統(tǒng)能夠自動解密，可以將人員信息直接加到轉(zhuǎn)入單位，避免了信息的重復錄入，達到資源的共享。同時也可以為雙方交接留下了電子依據(jù)。

2.2.3克服工作矛盾，增強工作連續(xù)性

人事檔案管理系統(tǒng)的建立，使企業(yè)人事檔案開始走向電子化管理，工作效率大大提高。但是，系統(tǒng)在實施過程中并不是一帆風順的，也存在著許多困難和矛盾，如國有企業(yè)遺留的許多問題并不是人事檔案管理系統(tǒng)在短時間內(nèi)能夠解決的，有些電子操作流程和實際操作流程還有不一致情況，但只要能夠本著人事檔案管理要求和發(fā)展趨勢，結(jié)合現(xiàn)代計算機技術(shù)，沿著人事檔案管理的電子化（Electronic）、高效化（Efficiency）和全面化的方向發(fā)展，人事檔案管理一定會在企業(yè)人力資源管理中發(fā)揮重要作用。

3 企業(yè)檔案管理信息化必須解決的幾個問題

3.1 企業(yè)領(lǐng)導的高度重視和大力推動

領(lǐng)導的重視和支持是人事檔案管理的信息化建設(shè)的根本，領(lǐng)導的意識水平直接決定了是否會進行信息化以及信息化的深度和廣度。企業(yè)的領(lǐng)導者應(yīng)該投入大量的精力關(guān)心和支持這一事業(yè)，在資金、設(shè)備、人才等方面予以適當?shù)耐度?，并把檔案信息化管理納入本企業(yè)工作計劃和考核范圍。主管檔案工作的領(lǐng)導，要經(jīng)常過問此項工作，了解檔案工作人事檔案管理現(xiàn)狀，提出人事檔案管理要求，指導人事檔案管理部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。

3.2 檔案管理人員的培訓教育

人事檔案人員素質(zhì)的提升，是檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的基礎(chǔ)。作為應(yīng)用性很強的人事檔案管理工作，我們必須加強檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識、新技能。計算機技術(shù)的應(yīng)用是人事檔案信息化管理的主要內(nèi)容和核心。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，人事檔案管理者必須學會利用計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求每一個檔案管理者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則難以勝任計算機時代的檔案管理工作

3.3 確保傳統(tǒng)的管理方式向新的管理方式的順利轉(zhuǎn)變

任何管理方是的轉(zhuǎn)變不是一蹴而就的，必然會存在一個長期的過渡階段。在此過程中必須確保日常的檔案管理活動仍然能夠正常運轉(zhuǎn)，不能出現(xiàn)因為過渡影響檔案的保存和利用的問題，在一段時間內(nèi)，可以采取信息化管理和手工管理雙軌制，即兩種管理方式在一定時間內(nèi)同時存在，直到新的方式能正常運行。

3.4 安全問題

檔案管理的安全不僅包括了檔案管理系統(tǒng)軟、硬件自身的安全，還包括人事檔案信息傳播過程中信息的安全。前一種問題主要需要通過技術(shù)手段來解決，后一種安全問題不僅要靠技術(shù)手段，還要依靠完備的規(guī)章制度。通過技術(shù)手段的提高和規(guī)章制度的建設(shè)，并把兩者結(jié)合在一起，防止不被許可的人接觸到相關(guān)檔案信息，避免機密信息的泄漏。

參考文獻：

[1] 楊公之.檔案信息化建設(shè)實務(wù)[M].北京：中國檔案出版社，2003.