時(shí)間:2023-03-23 15:23:15
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城建檔案數(shù)字化不只是將城建檔案信息從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字化載體那么簡單。數(shù)字化后形成的城建檔案信息與傳統(tǒng)載體的城建檔案信息內(nèi)容雖然相同,但畢竟載體形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。數(shù)字化后的城建檔案信息在計(jì)算機(jī)環(huán)境下,通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代化數(shù)字信息管理手段進(jìn)行管理,能夠給城建檔案信息資源帶來更高的管理效率和更大的利用價(jià)值。如果對城建檔案數(shù)字化建設(shè)認(rèn)識不全面,對計(jì)算機(jī)信息管理相關(guān)功能缺乏清楚的認(rèn)識;不能按照計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)建設(shè)的要求進(jìn)行規(guī)劃,就會造成建設(shè)初期因缺乏規(guī)劃,無法充分發(fā)揮作用。事后還要進(jìn)行再次建設(shè),從而使投入資源嚴(yán)重浪費(fèi)。
(二)基礎(chǔ)條件限制,對城建檔案數(shù)字化水平和質(zhì)量產(chǎn)生根本的影響
城建檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要一定的基礎(chǔ)條件作為保證,如人員、技術(shù)、設(shè)備和經(jīng)費(fèi)等。由于受到單位幵展城建檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)條件的限制,城建檔案數(shù)字化工作的水平必然會受到一定的影響。
(三)城建檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范有待細(xì)化
在城建檔案工作中,建立城建檔案行業(yè)的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一直是城建檔案管理的重要工作之一。有關(guān)檔案數(shù)字化的國家標(biāo)準(zhǔn)目前只有由國家檔案局于2005年4月的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和2009年11日的《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》是直接針對檔案數(shù)字化工作的。這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)都屬于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),對檔案數(shù)字化工作提出了原則性規(guī)定,具有一定的指導(dǎo)意義。但是,在實(shí)際工作中,僅僅依靠這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)是不夠的。還需要制定符合實(shí)際情況的具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。比如有關(guān)城建檔案數(shù)字化工作實(shí)施的細(xì)則、有關(guān)城建檔案數(shù)字化的流程及工作要點(diǎn)和質(zhì)量管理辦法等。以便強(qiáng)化數(shù)字化工作中的技術(shù)要求和安全保障,這樣才有助于城建檔案數(shù)字化工作質(zhì)量的控制。
(四)城建檔案數(shù)字化人員素質(zhì)有待提高
在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中需要各類專業(yè)人員的參與,人員素質(zhì)的高低直接影響著城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量。其中主要的是城建檔案管理人員和城建檔案數(shù)字化加工人員的素質(zhì)對城建檔案數(shù)字化工作的影響最大。
(五)安全問題直接影響
城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量城建檔案數(shù)字化工作中存在著安全問題主要來源于兩個(gè)方面,其一是加工過程中對實(shí)體城建檔案的安全問題,其二是計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全對城建檔案信息資源安全的影響。在城建檔案數(shù)字化加工過程中,很多環(huán)節(jié)都需要直接接觸城建檔案原件。安全工作不僅在于城建檔案原件的物理安全,也包括城建檔案信息內(nèi)容的安全,也就是不能泄密。城建檔案數(shù)字化加工成果是存儲在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中的,成果的管理和利用需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行,這就涉及到計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全問題。包括:系統(tǒng)的安全、病毒的防范、非法入侵的預(yù)防等。
二、城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制中問題的對策
(一)采取措施保障
城建檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)條件城建檔案數(shù)字化離不幵相關(guān)基礎(chǔ)條件的保障。沒有良好基礎(chǔ)條件作保障,城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量難以提高?;A(chǔ)條件提高的主要方法是通過城建檔案部門依據(jù)國家制定的相關(guān)法律法規(guī),積極幵展城建檔案工作,加強(qiáng)城建檔案工作宣傳,獲得社會用戶和各級領(lǐng)導(dǎo)部門支持。目前國家對城建檔案工作十分重視,制定了大量有關(guān)城建檔案工作的法律法規(guī)。例如《重大建設(shè)項(xiàng)目城建檔案驗(yàn)收辦法》中規(guī)定,“項(xiàng)目城建檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分,未經(jīng)城建檔案驗(yàn)收或城建檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目,不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目竣工驗(yàn)收”。《中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)技術(shù)研究課題城建檔案管理規(guī)范》規(guī)定“科技管理部門在下達(dá)科研計(jì)劃時(shí),同時(shí)向課題組下達(dá)建檔任務(wù)。城建檔案部門負(fù)責(zé)對建檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)”。這些要求使得各級領(lǐng)導(dǎo)對城建檔案工作的重視程度加大。
(二)做好城建檔案數(shù)字化建設(shè)前期調(diào)研與組織規(guī)劃
1.開展館藏城建檔案情況調(diào)研
館藏城建檔案信息調(diào)查是開展城建檔案數(shù)字化的前期工作之一。主要是對實(shí)體館藏城建檔案的管理情況進(jìn)行洋細(xì)調(diào)研。進(jìn)行城建檔案數(shù)字化的一個(gè)重要目的就是為用戶提供更加方面快捷、高質(zhì)量的城建檔案信息服務(wù)。
2.正確選擇數(shù)字化軟件選擇
城建檔案數(shù)字化管理軟件是城建檔案數(shù)字化工作的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)。也是城建檔案數(shù)字化建設(shè)之后,城建檔案部門開展城建檔案管理和服務(wù)的基礎(chǔ)。因此,應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位或部門對城建檔案數(shù)字化所需要達(dá)到的目標(biāo),結(jié)合各個(gè)城建檔案管理軟件開發(fā)部門開發(fā)的城建檔案管理軟件的技術(shù)特性正確選擇。一般應(yīng)選擇市場上較為成熟的管理軟件。因?yàn)檫@些管理軟件代表了城建檔案數(shù)字化管理的最新技術(shù)。適合于今后對城建檔案數(shù)據(jù)資源的遷移和通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換。另外,還應(yīng)考慮到城建檔案管理部門的規(guī)模。在選擇城建檔案管理系統(tǒng)時(shí)就應(yīng)當(dāng)選擇功能各自獨(dú)立,操作時(shí)只顯示相關(guān)功能界面的軟件。這樣也符合在城建檔案管理和利用時(shí)加強(qiáng)城建檔案信息的安全保密的要求。
3.正確確定城建檔案數(shù)字化加工范圍
城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作量大,投入資金多。必須按照一定的原則劃定城建檔案數(shù)字化加工的范圍?!吨腥A人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》對城建檔案數(shù)字化對象的確定原則是“應(yīng)當(dāng)對所要進(jìn)行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn),只有符合一定要求的紙質(zhì)城建檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化?!逼渲械脑瓌t包括:符合國家法律法規(guī)的原則、價(jià)值性原則。價(jià)值原則主要指“應(yīng)永久或長期保存的、社會利用價(jià)值高的城建檔案可列入數(shù)字化加工的范圍制定合理的城建檔案數(shù)字化加工方案城建檔案數(shù)字化加工工作開展之前應(yīng)該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個(gè)加工工作有哪些階段;明確每一階段要完成的任務(wù)、完成每一項(xiàng)任務(wù)所需要的設(shè)備和質(zhì)量要求;以及達(dá)到要求應(yīng)采取的措施。加工流程的制定應(yīng)當(dāng)根據(jù)前期調(diào)研所了解的館藏城建檔案情況、城建檔案數(shù)字化加工的方式、設(shè)備和人員等情況制定。
4.依據(jù)國家制定的標(biāo)準(zhǔn)
結(jié)合實(shí)際設(shè)定相應(yīng)加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)依據(jù)國家制定的標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合實(shí)際設(shè)定符合本單位實(shí)際需要的標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)參數(shù),建立規(guī)章制度是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的又一關(guān)鍵。目前,國家制定的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)有《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。在實(shí)際工作中應(yīng)以國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),制定符合本單位實(shí)際的城建檔案數(shù)字化具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范以及相應(yīng)參數(shù)。標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)的設(shè)定應(yīng)充分考慮到本單位工作情況、數(shù)字化管理軟件的功能等。但是,現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)有了巨大發(fā)展,計(jì)算機(jī)存儲容量發(fā)展到T時(shí)代;用戶對數(shù)字化后的城建檔案原件的利用要求也會有所提高。如果仍然按最低標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)的設(shè)置進(jìn)行掃描,有可能不利于今后的管理和利用。應(yīng)當(dāng)根據(jù)城建檔案部門城建檔案數(shù)字化基礎(chǔ)條件,用戶需求的情況,對具體城建檔案掃描參數(shù)做適當(dāng)調(diào)整。以滿足管理和利用需求為基礎(chǔ)。
5.加強(qiáng)城建檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)
提高業(yè)務(wù)素質(zhì)城建檔案數(shù)字化工作中人員素質(zhì)的高低直接影響數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。為保證數(shù)字化工作能高質(zhì)量完成。必須在開展工作之前對從業(yè)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)。參與城建檔案數(shù)字化工作的人員一般包括兩部分。一是城建檔案管理人員,二是城建檔案加工人員。針對不同人員應(yīng)采取不同的培訓(xùn)內(nèi)容。對從事城建檔案管理工作多年,特別是對于傳統(tǒng)載體城建檔案的管理,具有一定的管理基礎(chǔ)的城建檔案管理人員的培訓(xùn),主要是加強(qiáng)應(yīng)用新技術(shù)設(shè)備和城建檔案管理軟件的能力。同時(shí),注重加強(qiáng)城建檔案管理人員的職業(yè)道德和責(zé)任心的教育。城建檔案數(shù)字化加工人員一般都具有一定的計(jì)算機(jī)操作和數(shù)據(jù)庫應(yīng)用能力。針對他們的培訓(xùn)內(nèi)容主要是有關(guān)城建檔案管理的基本知識,以及數(shù)字化加工過程中相關(guān)參數(shù)和要求控制方法等。使他們能夠依據(jù)制定好的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)開展工作,減少著錄、分類、掃描等方面的錯誤。同時(shí),加強(qiáng)城建檔案工作安全意識方面的教育。
6.加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化安全管理制度和方法的制定
工作城建檔案數(shù)字化加工過程中應(yīng)重視安全問題。加強(qiáng)安全管理,防止城建檔案信息在加工過程中受到損害和泄密是做好城建檔案數(shù)字化加工工作的重要環(huán)節(jié)。應(yīng)從管理和技術(shù)兩方面采取措施。首先,加強(qiáng)規(guī)章制度的建設(shè)。其次,采取措施從技術(shù)手段上保證城建檔案的安全保密工作。例如使城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)服務(wù)器和客戶端計(jì)算機(jī)與外網(wǎng)實(shí)現(xiàn)物理隔絕。防止網(wǎng)絡(luò)入侵和黑客攻擊;加強(qiáng)計(jì)算機(jī)病毒的檢查;對城建檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期備份。另外,嚴(yán)格選拔數(shù)字化加工人員。要求參與城建檔案數(shù)字化工作的人員具有責(zé)任心和較強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)。對數(shù)字化城建檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認(rèn)識。
(三)做好城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前期整理工作
城建檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的首要工作是對傳統(tǒng)載體城建檔案的整理,這是順利開展城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前提條件。主要工作包括:城建檔案鑒定、城建檔案修復(fù)和城建檔案規(guī)范化。城建檔案鑒定主要是依據(jù)以確定的城建檔案數(shù)字化加工范圍,對具體城建檔案進(jìn)行鑒定。將具有較高價(jià)值、有特色或利用率高、需求大的城建檔案挑選出來,作為數(shù)字化加工的對象。
(四)加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的登記制度
城建檔案數(shù)字化工作環(huán)節(jié)較多,每一環(huán)節(jié)的質(zhì)量都對下一環(huán)節(jié)和整個(gè)加工成果具有重要影響,為保證每一環(huán)節(jié)工作質(zhì)量。在加丁.的各環(huán)節(jié)都應(yīng)該建立登記制度。例如在城建檔案整理過程結(jié)束后填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化加工過程交接登記表》,詳細(xì)記錄城建檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。在城建檔案掃描工作結(jié)束后應(yīng)填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表》,登記掃描的頁數(shù),使實(shí)際掃描頁數(shù)與城建檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)一致。
(五)加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評估
城建檔案數(shù)字化工作幵展過程中,需要對工作流程中各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評估。這是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié),也是保證城建檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的關(guān)鍵手段。通過檢查和監(jiān)督可以保證城建檔案數(shù)字化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)能夠按照預(yù)先設(shè)定的技術(shù)要求正常進(jìn)行,對出現(xiàn)的問題能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并通過調(diào)整各項(xiàng)參數(shù)等方式加以解決。驗(yàn)收包括各環(huán)節(jié)的驗(yàn)收和總體驗(yàn)收。各環(huán)節(jié)的驗(yàn)收保證了交往下一環(huán)節(jié)的工作能正常開展。總體驗(yàn)收是保證加工成果能滿足城建檔案管理和利用的要求。評估工作是對整個(gè)數(shù)字化過程中,城建檔案的掃描質(zhì)量、城建檔案信息的真實(shí)完整性、城建檔案數(shù)字化成果等通過制定評價(jià)指標(biāo)、評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行綜合測試和評價(jià)。
(六)注重城建檔案信息的深層次加工
城建檔案從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字載體的過程中,應(yīng)注意城建檔案信息的深層次加工問題。不能將城建檔案數(shù)字化工作簡單化、形式化。城建檔案數(shù)字化的目的是為了更好的管理城建檔案,并為用戶提供更方便的利用條件。在城建檔案數(shù)字化加工過程中完善城建檔案著錄信息,是對城建檔案深層次加工的一個(gè)重要手段。通常情況下城建檔案著錄主要內(nèi)容包括:文件名稱、責(zé)任者、文號、頁號等。城建檔案數(shù)字化中如果僅是將這些信息轉(zhuǎn)化到數(shù)據(jù)庫中,就很難滿足用戶的需求。也不能完全體現(xiàn)出數(shù)字化后著錄信息對城建檔案工作帶來的更多優(yōu)勢。城建檔案數(shù)字化應(yīng)充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)數(shù)字庫管理系統(tǒng)對信息管理所帶來的優(yōu)勢。城建檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)通過元數(shù)據(jù)對城建檔案信息進(jìn)行描述??梢员憩F(xiàn)城建檔案文件的來源機(jī)構(gòu)的層次關(guān)系,也可以通過主題標(biāo)引實(shí)現(xiàn)城建檔案文件事由方面的集中。因此,在城建檔案數(shù)字化加工中應(yīng)該加強(qiáng)對城建檔案著錄信息的關(guān)注度。通過著錄來描述城建檔案文件之間的深層次的聯(lián)系。提高城建檔案信息的利用價(jià)值。特別是對主題標(biāo)引信息描述,因?yàn)橥ㄟ^主題標(biāo)引可以增加對城建檔案信息背景的描述,對用戶的檢索具有特別的意義。
一、檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容
檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄信息的數(shù)字化,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫,以多種類型的檢索關(guān)鍵字為基礎(chǔ)以便于快速檢索;載體檔案的數(shù)字化,是檔案信息數(shù)字化的主體對象,如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描與信息處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等新技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化,最后以數(shù)字化的形式存儲、與網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié),利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個(gè)具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,及時(shí)利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。
二、檔案信息數(shù)字化存在的安全隱患
(一)制度建設(shè)層面缺失。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定,要求在開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)時(shí),必須制定相應(yīng)健全的管理制度,以確保檔案信息數(shù)字化工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)有據(jù)可依。但是在實(shí)際工作中,一些單位對制度建設(shè)不重視,使得在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中,沒有建立相應(yīng)的管理制度用于規(guī)范工作行為,使其在檔案數(shù)據(jù)采集與加工、檔案數(shù)據(jù)存儲及管理、檔案數(shù)據(jù)查詢利用過程中責(zé)任主體不明,無章可循。(二)技術(shù)上的不安全因素。1.使用國外技術(shù)和產(chǎn)品帶來的安全隱患。目前我國大多數(shù)的檔案信息系統(tǒng)所需要硬件、軟件均沒有實(shí)現(xiàn)國產(chǎn)化。我國數(shù)字化信息管理還處在較低的水平,這些國外的產(chǎn)品和技術(shù)特別是操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)都存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患。2.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性,以計(jì)算機(jī)為終端,采用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)并用的方式是一個(gè)很好的解決方案。不同應(yīng)用系統(tǒng)(管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng))之間的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于相對隔離的狀態(tài),而且設(shè)有必要的防護(hù)措施,但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對安全,檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時(shí)刻存在。3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說:“道高一尺,魔高一丈”,計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊是一個(gè)世界范圍內(nèi)的信息安全難題,雖然近年來我國計(jì)算機(jī)安全技術(shù)領(lǐng)域有了長足進(jìn)步,但它們或多或少在技術(shù)上還存在不完善的地方,在維護(hù)檔案信息安全上還存在著一些漏洞。(三)管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用,實(shí)施這個(gè)過程的主體都是人,而人為的因素有很大的不確定性,這會影響到檔案數(shù)據(jù)的安全。例如,人為的操作失誤,導(dǎo)致數(shù)字化檔案誤刪、泄密;少部分人員職業(yè)操守欠缺,為私利對數(shù)據(jù)有意地篡改,將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露;管理人員責(zé)任心不強(qiáng)造成備份數(shù)據(jù)丟失、損毀等,這些都對檔案信息安全構(gòu)成威脅。
三、檔案信息數(shù)字化安全的具體措施
(一)制度建設(shè)層面完善。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定,制定切實(shí)可行的信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲、信息與利用等方面的安全管理規(guī)章制度和操作規(guī)程。在制度中,要根據(jù)工作人員不同的專業(yè)特長,進(jìn)行合理的工作安排,要有明確分工、明確責(zé)任主體、權(quán)限分明,做到在檔案信息數(shù)字化過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都有人負(fù)責(zé)。發(fā)生泄密或其他事故時(shí)要有相應(yīng)的倒查機(jī)制。明確電子文件的歸檔范圍,明確電子文件的管理人員;明確數(shù)字檔案信息記錄備份要求,對備份時(shí)間、格式、份數(shù)有明確記錄,備份要有專人管理;明確定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查的內(nèi)容和時(shí)間標(biāo)準(zhǔn),指定檢查的人員。(二)提高技術(shù)層面安全防護(hù)能力。檔案信息數(shù)字化安全防護(hù)能力在技術(shù)層面上的提高是包括硬件設(shè)施、軟件設(shè)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)、通信安全的一個(gè)綜合性課題。(1)應(yīng)提高我國具有自主知識產(chǎn)權(quán)硬件及軟件的使用率,在核心設(shè)備上可以用國產(chǎn)替代的,要堅(jiān)決使用國產(chǎn)設(shè)備。(2)應(yīng)保障存儲設(shè)備的安全,建立符合標(biāo)準(zhǔn)的電子設(shè)備信息機(jī)房。(3)對內(nèi)部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)要進(jìn)行物理隔離,防止外部網(wǎng)絡(luò)對內(nèi)網(wǎng)的非法訪問。(4)應(yīng)長期跟蹤軟件的使用效果,發(fā)現(xiàn)并及時(shí)修補(bǔ)軟件的安全漏洞,并按要求配備經(jīng)國家有關(guān)部門認(rèn)證的防火墻和殺毒軟件。(5)按照制定的備份機(jī)制與規(guī)范,及時(shí)做好數(shù)據(jù)的備份。(6)建立嚴(yán)格的數(shù)字化檔案信息的安全防范機(jī)制,包括信息登錄訪問控制、用戶權(quán)限控制、信息分類與安全控制。(7)在檔案信息傳輸使用進(jìn)程中建立數(shù)字化檔案傳輸安全控制,包括網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、信息加密控制等。(三)注重管理人員培養(yǎng)。無論是制度建設(shè)還是技術(shù)手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養(yǎng)方面應(yīng)注意:(1)做好檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn),提高其業(yè)務(wù)能力。(2)加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)和相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí),使相應(yīng)的人員具備較高的職業(yè)操守和較強(qiáng)的法紀(jì)意識。(3)結(jié)合檔案數(shù)字化管理自身的特點(diǎn),通過定期的培訓(xùn)提高從業(yè)人員的信息化水平。數(shù)字化檔案信息的安全管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,在檔案信息數(shù)字化實(shí)施過程及后期的管理、應(yīng)用中,需要從制度、技術(shù)、人員三方面入手,以制度的建立健全為綱,以人員管理為主線,以軟硬件設(shè)施的不斷完善為基礎(chǔ),確保檔案信息數(shù)字化應(yīng)用的安全。
二、數(shù)字化進(jìn)程中高校檔案信息安全現(xiàn)狀
檔案數(shù)字化給高校檔案工作帶來了新的生機(jī),數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸和查詢在為社會提供廣泛信息服務(wù)的同時(shí),也給高校檔案的信息安全帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。例如:在數(shù)字化加工過程中,有的高校利用勤工助學(xué)學(xué)生或通過外包實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化,存在對學(xué)生培訓(xùn)不夠和對數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)、加工場地、加工人員和加工成果等方面監(jiān)管不到位,管理不規(guī)范的問題;有的高校檔案管理人員沒有經(jīng)過正規(guī)的機(jī)要保密培訓(xùn),在工作實(shí)踐中,對已觸“紅線”的檔案信息資料繼續(xù)以常規(guī)方法掛網(wǎng);有的政府信息安全部門對進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的單位指導(dǎo)不到位等等。
1.高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中沒有完整的法律法規(guī)制度保護(hù)信息安全。
目前,各高校全文數(shù)字化工作主要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規(guī)。法規(guī)制度分散零亂,缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì),對于高校檔案信息安全保障法規(guī)不成體系,缺少專門的法規(guī)。
2.高校檔案數(shù)字化沒有統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。
目前,沒有一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范,來保證高校檔案數(shù)字化工作能夠安全、科學(xué)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。
3.高校檔案數(shù)字化評估、防范少,檔案信息安全缺乏預(yù)警能力。
高校檔案信息安全保障體系的各部分建設(shè)仍處于相對獨(dú)立的狀態(tài),常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護(hù)混為一談。人員崗位職責(zé)不明確,業(yè)務(wù)操作不規(guī)范,有越崗代崗現(xiàn)象,有的操作人員在相關(guān)計(jì)算機(jī)上使用與檔案數(shù)字化無關(guān)的軟件,難免帶來病毒侵襲等隱患,造成數(shù)字化系統(tǒng)癱瘓,使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護(hù)的水平上,不能主動防御和動態(tài)保護(hù)檔案信息安全。
4.高校檔案專業(yè)人才短缺,檔案信息安全保障缺乏發(fā)展能力。
在檔案信息開發(fā)和利用過程中,人始終參與其中,是檔案信息安全的制造者,也是檔案信息安全的護(hù)衛(wèi)者。隨著檔案信息化的推進(jìn)和檔案事業(yè)的發(fā)展,對檔案工作者的要求也越來越高。在檔案信息安全保障體系建設(shè)中,專業(yè)的信息安全人才是不可或缺的部分。
三、數(shù)字化進(jìn)程中高校檔案信息安全策略
1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎(chǔ)。
法律制度是高校檔案數(shù)字化工作生成、管理、存儲、利用各環(huán)節(jié)的參與人員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則的統(tǒng)稱,包括政策、法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部規(guī)定等多種形式。連續(xù)、有效、健全的制度是科學(xué)應(yīng)對檔案數(shù)字化進(jìn)程安全風(fēng)險(xiǎn)的保障。通過科學(xué)的制度建設(shè),約束威脅數(shù)字檔案安全的人為因素,調(diào)動各方面人員應(yīng)對安全風(fēng)險(xiǎn)的積極性才是根本。在數(shù)字化進(jìn)程中,要保證高校檔案信息安全,必須加強(qiáng)法制管理,充分運(yùn)用法律手段,規(guī)范檔案管理人員對數(shù)字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項(xiàng)工作納入法制化、規(guī)范化的軌道,進(jìn)而提高檔案管理部門對檔案信息安全工作的管理水平。目前,高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中應(yīng)遵循的相關(guān)法律法規(guī)包括:《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關(guān)部門一方面要依據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī),加大執(zhí)法力度,嚴(yán)格執(zhí)法,切實(shí)起到保障高校數(shù)字化檔案信息安全的作用,另一方面針對高校檔案信息安全面臨的復(fù)雜問題,上級有關(guān)部門要進(jìn)一步完善高校檔案信息安全的法律法規(guī),盡早出臺有效的專門的法律依據(jù)。同時(shí),高校也要根據(jù)自身的實(shí)際情況,修訂數(shù)字化檔案信息安全管理辦法。
2.制定檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)是高校檔案信息安全的前提。
檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)是一種多學(xué)科、綜合性、規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn),其目的在于保證檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行,保證利用者和設(shè)備操作者的人身安全。面對數(shù)字化檔案事業(yè)的不斷發(fā)展,制定數(shù)字化檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)對保證高校數(shù)字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況,在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上,制定一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn),保證高校檔案數(shù)字化工作科學(xué)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容:一是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn),主要涉及基礎(chǔ)通信工程建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通技術(shù)等方面;二是應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn),基于部分高校檔案數(shù)字化信息也會面向公眾,為社會提供必要的服務(wù),所以要制定字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)等;三是應(yīng)用支撐標(biāo)準(zhǔn),主要涉及信息交換平臺、電子記錄管理和數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn),能給高校檔案數(shù)字化提供各種支撐和服務(wù);四是信息安全標(biāo)準(zhǔn),主要涉及安全級別管理、身份認(rèn)證、訪問控制、加密算法和數(shù)字簽名方面的標(biāo)準(zhǔn);五是管理標(biāo)準(zhǔn),主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內(nèi)容。
3.安全技術(shù)保障是高校數(shù)字化檔案信息安全的核心。
數(shù)字化檔案信息是高科技產(chǎn)物,因此也需要高科技技術(shù)來保障檔案數(shù)字化信息服務(wù)、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中面臨的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)多種多樣,歸納起來主要有:軟硬件配置不當(dāng)、數(shù)字化技術(shù)不成熟等等,這些都會對信息安全構(gòu)成隱患,但只要有防范意識,絕大部分風(fēng)險(xiǎn)都可以規(guī)避。目前,高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中涉及到的信息安全技術(shù)主要有以下幾種:一是防火墻技術(shù)。它是設(shè)置在被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間的一道屏障,在外部網(wǎng)與內(nèi)部網(wǎng)之間建立起一個(gè)安全網(wǎng)關(guān),從而防止發(fā)生不可預(yù)測的、潛在破壞性的侵入。它可以通過監(jiān)測、限制、更改跨越防火墻的數(shù)據(jù)流,盡可能地對外部屏敝網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的信息、結(jié)構(gòu)和運(yùn)行狀況,以此來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全保護(hù)。二是數(shù)據(jù)加密技術(shù)。數(shù)據(jù)加密技術(shù)一般與防火墻技術(shù)配合使用,它是為提高信息系統(tǒng)及數(shù)字檔案信息的安全性和保密性,防止機(jī)密信息被外部破析所采用的主要技術(shù)手段之一。三是反病毒技術(shù)。反病毒技術(shù)包括預(yù)防病毒、檢測病毒和消除病毒三種技術(shù)。四是訪問控制技術(shù)。在操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中規(guī)定了訪問控制的權(quán)限,如規(guī)定文件建立者具有可讀、寫、修改或執(zhí)行的權(quán)限。強(qiáng)制性訪問控制引入了安全管理員的機(jī)制,增加了安全保護(hù),可防止用戶無意或有意地使用自主訪問的權(quán)利。五是安全審計(jì)技術(shù)。通過對網(wǎng)絡(luò)內(nèi)發(fā)生的各種訪問情況記錄日志,并對日志進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,進(jìn)而對資源使用情況進(jìn)行事后分析,它也是發(fā)現(xiàn)和追蹤事件的常用措施。
4.有效的安全管理是高校數(shù)字化檔案信息安全的關(guān)鍵。
數(shù)字檔案信息安全管理是以數(shù)字檔案信息及其載體為對象的安全管理,它的任務(wù)是保證高校數(shù)字檔案信息的使用安全和信息載體的運(yùn)行安全。數(shù)字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統(tǒng)全面科學(xué)的安全風(fēng)險(xiǎn)評估為基礎(chǔ)的、體現(xiàn)“防患于未然”為核心的、動態(tài)的數(shù)字檔案信息安全管理。數(shù)字檔案信息安全管理活動包括建立機(jī)構(gòu)、制定計(jì)劃、開展培訓(xùn)、落實(shí)措施、檢查效果和實(shí)施改進(jìn)等過程。學(xué)校檔案部門必須成立一個(gè)安全管理工作組,負(fù)責(zé)實(shí)施和監(jiān)控整個(gè)檔案數(shù)字化信息安全管理活動,對檔案數(shù)字化信息及信息處理設(shè)施的威脅、影響、脆弱性及三者發(fā)生的可能性進(jìn)行評估;不定期對人員進(jìn)行安全策略及安全技術(shù)的培訓(xùn),有效地遏制來自外部和內(nèi)部的攻擊,增強(qiáng)安全防護(hù)能力和隱患發(fā)現(xiàn)能力,確保高校數(shù)字檔案信息資源內(nèi)容和信息載體的安全。
5.高素質(zhì)的人才是高校數(shù)字化檔案信息安全的保證。人員管理是高校數(shù)字化檔案信息安全工作中最關(guān)鍵的部分,也是最難的部分。應(yīng)對各個(gè)時(shí)期的安全風(fēng)險(xiǎn),有效管理參與人員應(yīng)建立在以下兩個(gè)假設(shè)之上:一是人人都可能帶來不確定的安全風(fēng)險(xiǎn)因素,人人都肩負(fù)著保證信息安全的職責(zé)。在對外部非授權(quán)用戶制定防護(hù)措施時(shí),也要加強(qiáng)對內(nèi)部人員的管理、培訓(xùn)、監(jiān)督和審計(jì)工作。二是參與人員分工不同,每類人員參與檔案信息安全的工作分工也不同。在保證檔案信息安全工作計(jì)劃中,應(yīng)明確主管領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、管理人員、數(shù)字檔案形成者和利用者的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)。
首先我們充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性
1、檔案數(shù)字化,可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化,才能沖破檔案利用的種種局限,使檔案管理部門從封閉走向開放,從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理,為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、形勢發(fā)展的需求
21世紀(jì)是信息化的時(shí)代,臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置,無疑是十分及時(shí)和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分,其一,檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料,數(shù)百萬件檔案文件,是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫,這樣一大批浩如煙海,珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用,充分實(shí)現(xiàn)信息共享,數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以,要建設(shè)數(shù)字臨海,首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二,檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì),發(fā)展了幾千年,記錄下了中華文明和世界文明史。近年來,檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替,電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題,那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段,而解決這個(gè)問題的途徑只有一個(gè),那就是檔案館的數(shù)字化。目前,檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng),仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上,使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用,甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強(qiáng)烈需求
當(dāng)今,人們的時(shí)間意識越來越強(qiáng),領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確;各職能部門工作查考要求快速及時(shí);社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加,如婚姻檔案,有一些農(nóng)村,尤其是僻遠(yuǎn)山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便,來回要好幾天,他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者,他們想了解臨海的整體情況,才敢于投資,那么要了解臨海的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場所,特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后,對各界人士及外商投資查閱信息更為方便,這都迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段,以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施,使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1、推進(jìn)檔案數(shù)字化,必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
目前,檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂,這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對這一問題取得共識是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍,它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié),其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范,檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程,要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè),必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng),組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平,并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通,這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢,提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙,都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然,要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的,不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進(jìn)單位提高水平,在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn),以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn),對整個(gè)系統(tǒng)是有利的,但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平,只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
目前,我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段,完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ),是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù),要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有:領(lǐng)導(dǎo)重視,統(tǒng)一認(rèn)識,堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合;面向應(yīng)用,建立“活庫”,以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”;突出重點(diǎn),由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫建立起來,通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群,將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步,輸入文件級目錄。從1997年開始,我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月,已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條,我們準(zhǔn)備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中,可邊輸入邊打印,一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄,另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性,從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步,采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備,實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁,尤其知青檔案已十分破爛,只有實(shí)行數(shù)字化,才能確保原件的永久保存。從實(shí)踐看,檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明,我館由于實(shí)行了數(shù)字化管理,雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案,利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案,則需5個(gè)工作日。利用者對我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。
2、建立了檔案局(館)網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱,政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽,展示本地兩個(gè)文明建設(shè)的成果;建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢,逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開,營造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來源。以前,進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄,現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制,一般將電子文件拷貝兩套,異地保存,并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程,又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺的組合。由于種種原因,各進(jìn)館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同,這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此,我們要高度重視,采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式,對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定,規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式,確保數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和有效性。
截止2005年5月,臨海市市鎮(zhèn)兩級機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后,我們準(zhǔn)備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度,對新達(dá)標(biāo)升級的單位要求全部安裝,對已達(dá)到各類標(biāo)準(zhǔn)的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng),做到文檔一體化,及時(shí)遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充,在不同系統(tǒng)之間交接電子文件,及時(shí)對歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作,確保電子文件的有效性。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期而又復(fù)雜的任務(wù),不可能一步到位。工作中我們力求分步實(shí)施,突出重點(diǎn),講求實(shí)效,持續(xù)發(fā)展。
參考資料
一、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢
(一)提高經(jīng)濟(jì)效益,減少資源浪費(fèi),過去一直使用增加辦公人員和辦公經(jīng)費(fèi)的方法,致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使以往傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,不僅節(jié)省了人力物力等保管費(fèi)用,更節(jié)省了占地空間,而且查閱起來更方便快捷,從而避免了反復(fù)復(fù)印資料而造成的紙張和人員以及時(shí)間的浪費(fèi)。(二)提高辦公效率,信息及時(shí)準(zhǔn)確,數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔,并盡快提供利用。以人事部門為例,干部的任用提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息資料,然而檔案數(shù)字化管理便可提供詳細(xì)、即時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時(shí),數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單,真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。(三)具有較強(qiáng)的時(shí)效性,周期短,效率高。檔案的整理、管理是一項(xiàng)較為浩大的工程,按照以往傳統(tǒng)的方法,不僅機(jī)需要很長的時(shí)間,而且需要大量的人力、物力、財(cái)力。而數(shù)字化檔案采用新的手段和方法,應(yīng)用新技術(shù)手段,通過網(wǎng)絡(luò)采集等手段減少中間環(huán)節(jié),大大降低了勞動強(qiáng)度,縮短了檔案整理周期,提高了工作效率。(四)增強(qiáng)檔案原件的保護(hù),減少不必要的損壞,紙質(zhì)資料反復(fù)利用將會造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后,檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料,數(shù)字化處理后無疑是更好的保護(hù)了它的完整性。另外,通過檔案的數(shù)字化處理后,防止了部分紙質(zhì)檔案篡改的行為。(五)檔案數(shù)字化更加方便部門之間的溝通聯(lián)系。檔案數(shù)字化在資源整合過程中有特定的標(biāo)準(zhǔn),依托互聯(lián)網(wǎng)平臺,不同部門的檔案有時(shí)候可以共享,便于及時(shí)、大量收集資料,使檔案資料更加完整,有效避免遺漏現(xiàn)象。檔案利用過程還可以不經(jīng)過現(xiàn)場通過有關(guān)網(wǎng)絡(luò)就能進(jìn)行直接的查詢借閱。在檔案數(shù)字化模式下,部門之間可以十分便利的溝通。
二、數(shù)字化檔案管理的意義
(一)信息時(shí)展的必然需求。長期以來,由于種種客觀原因,計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用,檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決,造成檔案管理的信息化遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會信息化的發(fā)展。隨著信息時(shí)代的飛速發(fā)展,檔案管理的數(shù)字化已經(jīng)成為加快我國信息化步伐和發(fā)展檔案事業(yè)的需要。如果還不重視檔案數(shù)字化的建設(shè),不能在網(wǎng)絡(luò)上有效地傳遞利用檔案信息資源,就無法進(jìn)入信息時(shí)代的快車道,最終將會被高速發(fā)展的信息社會所淘汰。(二)加強(qiáng)科學(xué)研究、普及科教知識、服務(wù)社會。數(shù)字化檔案管理為利用者提供了詳時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面且具有權(quán)威性和參考價(jià)值的檔案信息,它不僅能夠滿足科學(xué)研究,大型復(fù)雜課題所需資料,一般工作需要,而且可以滿足社會大眾家庭教育等需求,在落實(shí)科教興國科學(xué)發(fā)展等方面可以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的作用。(三)改善檔案管理工作,提升檔案工作社會地位。數(shù)字化檔案管理的發(fā)展將促進(jìn)與之相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用,從而促進(jìn)檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和檔案管理水平的變革,最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享,發(fā)揮檔案信息的增值作用,提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用,從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。檔案管理的數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。切實(shí)把數(shù)字化建設(shè)作為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵,加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐,加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理,提高管理水平、提高效率,增強(qiáng)檔案服務(wù)水平。用信息技術(shù)來提升科學(xué)管理水平,為檔案管理提供高效率的全面服務(wù)。
作者:徐巍單位:吉林省通化市國土資源局
隨著國家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部、國家測繪地理信息局有關(guān)房產(chǎn)測繪規(guī)程的出臺,我市房產(chǎn)測繪事業(yè)蓬勃發(fā)展,房產(chǎn)測繪檔案保有數(shù)量越來越多、利用頻次越來越高、管理難度越來越大,傳統(tǒng)的房產(chǎn)測繪檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)社會發(fā)展的需要,房產(chǎn)測繪檔案信息資源必須從封閉走向開放,成為大數(shù)據(jù)時(shí)代社會共享的資源。因此,房產(chǎn)測繪檔案管理必須實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理才能保證檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。
(二)信息時(shí)代的需要
隨著辦公自動化和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的飛速發(fā)展,未來社會人類交流的主要工具將是數(shù)字網(wǎng)絡(luò),來自社會各方面的信息將通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)傳遞和交流。房產(chǎn)測繪檔案必須從傳統(tǒng)的手工管理方式轉(zhuǎn)化到現(xiàn)代化層面上來,只有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理,才能適應(yīng)社會信息化進(jìn)程的需要,為經(jīng)濟(jì)社會和國土房管行政管理決策提供及時(shí)、有效、準(zhǔn)確的房產(chǎn)測繪信息服務(wù)。
(三)實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)測繪檔案社會服務(wù)的需要
傳統(tǒng)的房產(chǎn)測繪檔案管理屬于專屬化和封閉式管理模式,開發(fā)企業(yè)和產(chǎn)權(quán)業(yè)主難以接觸具體的房產(chǎn)測繪檔案。加上檔案管理部門平時(shí)對房產(chǎn)測繪檔案宣傳力度不夠,致使房產(chǎn)測繪檔案社會利用率較低,不能滿足社會發(fā)展和城市建設(shè)以及業(yè)主自身權(quán)利的需要。數(shù)字系統(tǒng)的建立,不僅可以使房產(chǎn)測繪檔案的利用、查詢以及檔案信息的添加更加方便、快捷,而且可以確保檔案內(nèi)容的公開透明。房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理在實(shí)現(xiàn)為國土房管行政管理提供全方位房產(chǎn)測繪信息的同時(shí),還可實(shí)現(xiàn)將有限范圍內(nèi)的房屋信息、權(quán)籍?dāng)?shù)據(jù)等向社會和業(yè)主個(gè)人開放,不僅有利于加強(qiáng)對房產(chǎn)測繪檔案工作的監(jiān)督,對檔案材料的收集整理也能起到積極的作用。
二、實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理急需解決的問題
房產(chǎn)測繪檔案管理不同于一般意義上的檔案管理,涉及開發(fā)企業(yè)和房屋業(yè)主個(gè)人隱私及信息安全。盡管房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理是社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求,但必須注意到,在推動實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理過程中還存在許多急需解決的問題。
(一)房產(chǎn)測繪檔案信息的保密性和安全性無法保證
在電子文檔給人們生活、學(xué)習(xí)、工作、管理帶來快捷、靈活、存儲量大、易于傳輸、便于保管和修改等優(yōu)點(diǎn)的同時(shí),也帶來不利于房產(chǎn)測繪檔案信息安全保密等不利因素。如:病毒侵害、數(shù)據(jù)丟失、信息泄密、人為破壞等。
(二)房產(chǎn)測繪檔案信息系統(tǒng)缺乏通用性和科學(xué)性
國家沒有形成統(tǒng)一的房產(chǎn)測繪檔案管理信息系統(tǒng),各地甚至各部門都在研究開發(fā)適合本地區(qū)本部門的信息系統(tǒng)。由于層次、標(biāo)準(zhǔn)各不相同,使得系統(tǒng)的通用性較差,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)難以交換、難以共享,不能適應(yīng)房產(chǎn)測繪檔案信息資源共享的基本要求。
(三)房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展不平衡
由于各地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不同,房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程也各不相同。有的地區(qū)按系統(tǒng)建立了網(wǎng)站和局域網(wǎng),實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)輔助檔案管理;有的地區(qū)只是把房產(chǎn)測繪基礎(chǔ)信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī),資料檢索等仍習(xí)慣于手工操作,檔案管理基本還是紙質(zhì)化,房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理仍未起步;有的地區(qū)干脆完全采用紙質(zhì)化手工管理。
(四)房產(chǎn)測繪檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)偏低
在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中,檔案管理人員是關(guān)鍵因素,各種軟、硬件都必須通過檔案管理人員才能發(fā)揮作用。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式只是紙質(zhì)材料的收集整理和簡單的編號存放,致使長期以來從事檔案管理的人員素質(zhì)整體偏低,技能提高緩慢,既懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、又懂檔案管理的復(fù)合性人才嚴(yán)重缺乏,影響了房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理的正常開展。
三、實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理的幾點(diǎn)建議
(一)研發(fā)科學(xué)合理的房產(chǎn)測繪檔案信息管理系統(tǒng)
嚴(yán)格按照國家和我市有關(guān)房產(chǎn)測繪和檔案管理法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定,結(jié)合房產(chǎn)測繪檔案管理的實(shí)際需要和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展需求,適當(dāng)增減房產(chǎn)測繪檔案材料收集范圍,調(diào)整檔案目錄,增加房產(chǎn)測繪檔案使用價(jià)值。加大科技投入,研發(fā)適合房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理的系統(tǒng),切實(shí)做到“三統(tǒng)一”,即:實(shí)用性與科學(xué)性有機(jī)統(tǒng)一;信息安全和技術(shù)安全有機(jī)統(tǒng)一;通用性和適用性有機(jī)統(tǒng)一。只有建立科學(xué)合理的房產(chǎn)測繪檔案信息化系統(tǒng)才能提高整體工作效率,加快房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理進(jìn)程,提高房產(chǎn)測繪檔案信息資源的利用率。
(二)加強(qiáng)檔案保密工作,確保房產(chǎn)測繪檔案信息安全
一是檔案行政部門應(yīng)會同房產(chǎn)測繪部門共同制定房產(chǎn)測繪檔案信息開發(fā)、利用的相關(guān)政策,明確網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下房產(chǎn)測繪檔案信息的收集整理、開發(fā)利用以及房產(chǎn)測繪檔案信息的分類等級、查閱權(quán)限及授權(quán)條件等,為房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理提供基礎(chǔ)保障。二是房產(chǎn)測繪檔案管理人員必須增強(qiáng)保密意識和信息安全意識,客觀全面地對房產(chǎn)測繪檔案信息作出科學(xué)判斷,根據(jù)檔案的密級程度確定開放查詢范圍,嚴(yán)格審查,嚴(yán)格管理,確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全和檔案信息安全。
二、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的主要問題
(一)張紙存儲和信息儲存同時(shí)存在。在醫(yī)院的醫(yī)療活動和醫(yī)療研究中,大量的會議記錄和研究結(jié)果,都是通過電子文件的形式進(jìn)行記錄,并在各個(gè)科室和部門之間傳遞,這樣大大的提高的醫(yī)院各科室的工作效率。但是通常在電子文件閱讀完畢和工作完畢時(shí),都要進(jìn)行紙張歸類進(jìn)行保存。這樣就出現(xiàn)了電子文件和紙張文件同時(shí)保存的情況,浪費(fèi)了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì),妨礙了數(shù)字化管理在醫(yī)院中的發(fā)展。
(二)電腦網(wǎng)絡(luò)的安全問題。電腦網(wǎng)絡(luò)存儲檔案信息具有空間小、速度快、傳閱便捷等特點(diǎn),但是隨著信息時(shí)代的發(fā)展,對電腦網(wǎng)絡(luò)有威脅的因素也隨之出現(xiàn),例如數(shù)字檔案信息可以隨意修改、不穩(wěn)定性、對硬件有所要求等一些問題。網(wǎng)絡(luò)病毒的出現(xiàn)更是對醫(yī)院的數(shù)字化檔案信息造成巨大的傷害,嚴(yán)重的可能導(dǎo)致整個(gè)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓,對醫(yī)生的工作造成很大的影響。
(三)對數(shù)字化檔案管理認(rèn)識不深。我國大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)推崇檔案信息數(shù)字化管理多時(shí),但是醫(yī)院的醫(yī)療工作者都還是習(xí)慣傳統(tǒng)的紙張式辦公,把檔案信息數(shù)字化管理當(dāng)成軟任務(wù),沒有得到很好的重視,借閱文檔信息和傳遞文檔都還是采用人力的方式,這樣就極大的浪費(fèi)了數(shù)字化帶來的便捷服務(wù),還加大了人力的勞動程度,造成了數(shù)字化管理不合理的現(xiàn)象。
三、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理需要注意的細(xì)節(jié)
對于醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理中存在的各項(xiàng)問題,應(yīng)該認(rèn)真對待,組織管理團(tuán)隊(duì)解決問題。在醫(yī)院開展檔案信息數(shù)字化管理時(shí),應(yīng)該做好以下幾個(gè)細(xì)節(jié):
(一)建設(shè)信息系統(tǒng)工程,實(shí)現(xiàn)信息共享。檔案信息數(shù)字化管理,是由一套系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)工程實(shí)現(xiàn)的,是一套硬件和軟件共同完成的系統(tǒng),由整體設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理和網(wǎng)絡(luò)安全等一些軟硬件組成。因?yàn)獒t(yī)院每天都要產(chǎn)生大量的文字,所以在錄取和存儲文字方面應(yīng)該采取多服務(wù)器、磁盤排列儲存、高速掃描儀集中掃描、硬盤和云儲存雙備份的解決方案。同時(shí),為了改變提取數(shù)據(jù)率低的情況,應(yīng)該在提取數(shù)據(jù)的設(shè)備上采取觸摸提取方式,通過觸摸的查詢方式能夠及時(shí)和準(zhǔn)確的查看醫(yī)院的檔案信息數(shù)據(jù),這樣還達(dá)到了數(shù)據(jù)共享的目的。
(二)數(shù)字管理的橫向性和安全性。醫(yī)院數(shù)字化的檔案信息管理系統(tǒng)成立后,不應(yīng)該是單方面的接受和信息,而應(yīng)該在這個(gè)基礎(chǔ)上建立橫向的系統(tǒng),同時(shí)還應(yīng)該研究出一套安全的數(shù)字化管理方案。數(shù)字化的信息管理系統(tǒng)以電子形式存在,為了保證醫(yī)院學(xué)術(shù)不被壞人利用,其中有一些檔案信息的電子文件就要進(jìn)行加密處理,并且在一定時(shí)間之后要對密碼進(jìn)行修改。在醫(yī)院數(shù)字化管理的軟件方面,對于醫(yī)院的機(jī)密文件進(jìn)行多層密碼加密、建立防火墻,避免黑客的非法訪問和竊取。
首先我們充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性
1、檔案數(shù)字化,可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化,才能沖破檔案利用的種種局限,使檔案管理部門從封閉走向開放,從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理,為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、形勢發(fā)展的需求
21世紀(jì)是信息化的時(shí)代,臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置,無疑是十分及時(shí)和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分,其一,檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料,數(shù)百萬件檔案文件,是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫,這樣一大批浩如煙海,珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用,充分實(shí)現(xiàn)信息共享,數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以,要建設(shè)數(shù)字臨海,首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二,檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì),發(fā)展了幾千年,記錄下了中華文明和世界文明史。近年來,檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替,電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題,那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段,而解決這個(gè)問題的途徑只有一個(gè),那就是檔案館的數(shù)字化。目前,檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng),仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上,使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用,甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強(qiáng)烈需求
當(dāng)今,人們的時(shí)間意識越來越強(qiáng),領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確;各職能部門工作查考要求快速及時(shí);社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加,如婚姻檔案,有一些農(nóng)村,尤其是僻遠(yuǎn)山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便,來回要好幾天,他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者,他們想了解臨海的整體情況,才敢于投資,那么要了解臨海的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場所,特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后,對各界人士及外商投資查閱信息更為方便,這都迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段,以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施,使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者
二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1、推進(jìn)檔案數(shù)字化,必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
目前,檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂,這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對這一問題取得共識是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍,它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié),其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范,檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程,要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè),必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng),組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平,并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通,這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢,提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙,都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然,要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的,不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進(jìn)單位提高水平,在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn),以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn),對整個(gè)系統(tǒng)是有利的,但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平,只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
目前,我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段,完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ),是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù),要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有:領(lǐng)導(dǎo)重視,統(tǒng)一認(rèn)識,堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合;面向應(yīng)用,建立“活庫”,以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”;突出重點(diǎn),由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫建立起來,通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群,將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步,輸入文件級目錄。從1997年開始,我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月,已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條,我們準(zhǔn)備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中,可邊輸入邊打印,一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄,另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性,從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步,采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備,實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁,尤其知青檔案已十分破爛,只有實(shí)行數(shù)字化,才能確保原件的永久保存。從實(shí)踐看,檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明,我館由于實(shí)行了數(shù)字化管理,雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案,利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案,則需5個(gè)工作日。利用者對我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。
2、建立了檔案局(館)網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱,政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽,展示本地兩個(gè)文明建設(shè)的成果;建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢,逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開,營造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來源。以前,進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄,現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制,一般將電子文件拷貝兩套,異地保存,并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程,又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺的組合。由于種種原因,各進(jìn)館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同,這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此,我們要高度重視,采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式,對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定,規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式,確保數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和有效性。
截止2005年5月,臨海市市鎮(zhèn)兩級機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后,我們準(zhǔn)備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度,對新達(dá)標(biāo)升級的單位要求全部安裝,對已達(dá)到各類標(biāo)準(zhǔn)的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng),做到文檔一體化,及時(shí)遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充,在不同系統(tǒng)之間交接電子文件,及時(shí)對歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作,確保電子文件的有效性。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期而又復(fù)雜的任務(wù),不可能一步到位。工作中我們力求分步實(shí)施,突出重點(diǎn),講求實(shí)效,持續(xù)發(fā)展。
參考資料
二、教學(xué)檔案數(shù)字化管理的主要內(nèi)涵
學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)字化的內(nèi)涵主要在于加強(qiáng)綜合檔案館(室)軟件和硬件的建設(shè)。首先,要充分利用校園網(wǎng)絡(luò),構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化和分層級的檔案信息管理平臺,提高管理效率和檔案的利用率。建立和完善網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng),通過校園網(wǎng)內(nèi)運(yùn)行,方便快捷,設(shè)置校內(nèi)外訪問控制列表,確保系統(tǒng)運(yùn)行安全。其次,為了達(dá)到教學(xué)檔案存儲的安全性,要建立多級存儲系統(tǒng)。教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)存儲可采用磁盤、磁盤列陣、磁帶庫等多級存儲方式,通過數(shù)據(jù)多級存儲,確保數(shù)據(jù)安全。最后,為提高檔案查詢的準(zhǔn)確度和效率,實(shí)現(xiàn)檢索工具的多樣化,采用案卷檢索、目錄檢索和全文檢索。要設(shè)置分類目錄、專題目錄、案卷目錄、全宗文件目錄。對檔案中的一些關(guān)鍵詞、檔案號等進(jìn)行編排,提高檢索和查詢速度,提高檔案的利用率和實(shí)現(xiàn)快速查閱功能。教學(xué)檔案在收集歸檔時(shí),對紙質(zhì)和實(shí)物檔案的歸檔要進(jìn)行處理,完成教學(xué)檔案的電子化。鑒于電子文檔可以修改,其載體呈現(xiàn)不穩(wěn)定的狀態(tài)。因此,紙質(zhì)和實(shí)物載體的保存顯得尤為重要。在歸檔時(shí)做好紙質(zhì)、實(shí)物檔案與電子文檔的相互印證和標(biāo)注,同時(shí)做好歸檔工作。教學(xué)檔案數(shù)字化管理,要對檔案實(shí)體進(jìn)行掃描,然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時(shí)對圖像進(jìn)行糾偏、去污等處理。要核對電子信息,對檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核,確認(rèn)無誤后,對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔,為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的整個(gè)過程中,各部門、各操作環(huán)節(jié)相互配合,協(xié)同操作,以流水線方式完成教學(xué)檔案信息的采集、審核和入庫工作。教學(xué)檔案的查閱實(shí)行分級審核方式,按管理和使用權(quán)限查閱,確保信息安全。教學(xué)檔案數(shù)字化查閱,以校園網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ),在校內(nèi)外實(shí)現(xiàn)查檔、閱檔功能。學(xué)校綜合檔案館(室)在系統(tǒng)安全管理方面進(jìn)行多方考慮:可按日期、按時(shí)間或長期有效等多種方式,完成閱檔授權(quán)。按閱檔權(quán)限審批,對教學(xué)檔案閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的記錄。教學(xué)檔案信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式,使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性。首先,提高了管理的效能。過去一直使用粗放型模式,即以增加辦公人員和費(fèi)用為唯一手段,致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理教學(xué)檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,不僅節(jié)省了保管費(fèi)用和空間,而且查閱起來極為迅速快捷,從而避免了紙張和人員的浪費(fèi)。其次,提高了教學(xué)檔案管理的效率。數(shù)字化檔案管理使教學(xué)資料能及時(shí)歸檔,并盡快提供利用,使教學(xué)檔案的查閱變得更加簡單、快捷。由于信息的超時(shí)空流動,數(shù)字化檔案加速了信息化校園的建設(shè),教學(xué)檔案也從文件實(shí)體的保管變成了提供利用方便的信息存儲和控制中心。最后,增強(qiáng)了教學(xué)檔案原件的保護(hù)。將紙質(zhì)的教學(xué)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字電子檔案以后,檔案的使用更加安全。許多學(xué)校都有悠久的辦學(xué)歷史,尤其對歷史久遠(yuǎn)的教學(xué)檔案材料,數(shù)字化處理后無疑是對其更好地保護(hù)。通過教學(xué)檔案的數(shù)字化處理后,防止了部分檔案篡改、損害和銷毀的行為。因此,教學(xué)檔案的數(shù)字化管理具有豐富的內(nèi)涵和利用價(jià)值。
三、教學(xué)檔案數(shù)字化管理存在的問題
教學(xué)檔案是一所學(xué)校在教學(xué)實(shí)施過程中形成的最原始的材料。由于學(xué)校都是按照各個(gè)學(xué)科教研室進(jìn)行教學(xué)管理,由各科室完成教學(xué)檔案,在教學(xué)檔案的管理中還存在著許多問題,具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:第一,教學(xué)檔案管理理念滯后。一些學(xué)校管理理念滯后,不注重教學(xué)檔案信息資源的價(jià)值,沒有及時(shí)開發(fā)和利用教學(xué)檔案信息資源。由于長期采取封閉式的管理模式,教學(xué)檔案沒有開發(fā)利用。管理人員服務(wù)意識不強(qiáng),服務(wù)技術(shù)水平低下,經(jīng)費(fèi)投入不足,設(shè)備陳舊,影響了教學(xué)檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程。第二,教學(xué)檔案信息化程度低。由于長期受傳統(tǒng)觀念和傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理模式等因素的影響,目前一些學(xué)校在教學(xué)檔案收集、管理中還是采取最原始的方法,管理信息化還處在原始階段,沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),管理效能低下。大多數(shù)教學(xué)檔案以紙質(zhì)載體為主,在檔案的收集、整理和保管過程中都是采取手工操作為主的方法。由于學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)量較多,電子檔案的管理沒有建立系統(tǒng)化,沒有在校園網(wǎng)管理系統(tǒng)下運(yùn)行,不利于教學(xué)檔案的利用和快速查閱,造成校園網(wǎng)資源浪費(fèi)。第三,教學(xué)檔案目錄查詢系統(tǒng)不完善。學(xué)校教學(xué)檔案的管理,一般采取按目錄整理保存的方式,沒有建立電子檔案查詢系統(tǒng),教學(xué)檔案查詢時(shí)效低下,無法適應(yīng)和滿足教學(xué)的需要。電子檔案在查詢利用過程中,沒有建立完善的安全保障措施,系統(tǒng)管理在受到“黑客”攻擊時(shí),致使系統(tǒng)不能正常運(yùn)行。第四,教學(xué)檔案信息缺乏系統(tǒng)管理。由于學(xué)校教學(xué)檔案都是由各科室、教研室獨(dú)立完成后歸檔,電子檔案保存比較分散,缺乏系統(tǒng)的管理,沒有依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成,教學(xué)檔案資源不能共享,以至出現(xiàn)重復(fù)建檔、利用手段單一的現(xiàn)象。由于一些學(xué)校教學(xué)檔案管理的信息化程度比較低,沒有充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高管理的效率。
四、教學(xué)檔案數(shù)字化管理的措施
一是提高檔案管理者信息素養(yǎng)。檔案管理信息化建設(shè)是為教學(xué)服務(wù)的,在教學(xué)檔案數(shù)字化管理進(jìn)程中,不僅僅是計(jì)算機(jī)軟硬件的建設(shè),更要體現(xiàn)的是人與管理技術(shù)之間的集合。所以,學(xué)校檔案管理人員要掌握現(xiàn)代信息基本技能,掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),熟悉計(jì)算機(jī)管理軟件,熟練掌握各種現(xiàn)代信息技術(shù),運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)工具,為學(xué)校教學(xué)檔案信息開發(fā)打下良好的基礎(chǔ)。學(xué)校檔案管理人員要養(yǎng)成良好的信息收集能力,熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源,引導(dǎo)查閱者獲得更多信息資源。要逐步提高對學(xué)校教學(xué)檔案信息的加工、提煉能力。學(xué)校要加強(qiáng)檔案管理人員的信息化培訓(xùn),熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù),不斷提高自身的專業(yè)能力和信息素養(yǎng)。
二是推進(jìn)教學(xué)檔案管理信息化進(jìn)程。教學(xué)檔案數(shù)字化能夠推動學(xué)校信息化建設(shè),它具有紙質(zhì)檔案和實(shí)物檔案不可比擬的優(yōu)點(diǎn),使信息檢索更方便,傳遞速度更快,不受時(shí)間限制,可以提高工作效率和檔案的利用率。學(xué)校信息化進(jìn)程是信息收集、傳播和運(yùn)用能力的發(fā)展,將充分顯示其對教育的變革作用。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動化和文檔一體化管理。學(xué)校要把計(jì)算機(jī)、通訊、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于教學(xué)檔案管理之中。在教育信息化發(fā)展的大背景下,我們必須發(fā)揮學(xué)校教學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)信息化的獨(dú)特優(yōu)勢,將教學(xué)檔案保管和利用的單一功能向信息采集、管理和服務(wù)等多項(xiàng)職能轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源合理配置,為學(xué)校發(fā)展提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)??焖?、優(yōu)質(zhì)的教學(xué)信息支持學(xué)校的教育管理決策。學(xué)校要把教學(xué)檔案信息化納入學(xué)校數(shù)字校園建設(shè)規(guī)劃中,實(shí)施數(shù)字化校園發(fā)展戰(zhàn)略。要不斷加大教學(xué)檔案管理的軟、硬件投入,在信息化建設(shè)中,要加大計(jì)算機(jī)設(shè)備的投入,要配備數(shù)字化設(shè)備,如掃描儀、數(shù)碼攝像、攝影設(shè)備等。要充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢,更好地為學(xué)校的教育發(fā)展服務(wù)。
三是創(chuàng)新教學(xué)檔案管理工作機(jī)制。推進(jìn)學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè),創(chuàng)新教學(xué)檔案管理機(jī)制,加快學(xué)校教學(xué)檔案管理信息化進(jìn)程。教學(xué)檔案數(shù)字化是檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作,學(xué)校要對庫存的傳統(tǒng)載體檔案加工成數(shù)字檔案,通過計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案,提高教學(xué)管理水平和效率。要加強(qiáng)教學(xué)檔案一體化建設(shè),通過檔案數(shù)字化建設(shè)完成電子數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)建設(shè)。首先,將教學(xué)檔案的紙質(zhì)載體與數(shù)字檔案相結(jié)合,逐步推進(jìn)檔案的信息化管理程度。對紙質(zhì)文件做好收集、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等工作,同時(shí)要對紙質(zhì)文件建立機(jī)讀目錄、掃描、刻錄、脫機(jī)備份,實(shí)現(xiàn)信息化管理。其次,建立學(xué)校教學(xué)檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫,讓學(xué)校檔案數(shù)據(jù)之間可以互相轉(zhuǎn)換,實(shí)現(xiàn)資源共享。
四是完善教學(xué)檔案規(guī)范化管理。制定實(shí)施相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度,是學(xué)校教學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵性所在。將學(xué)校檔案館藏的檔案通過掃描轉(zhuǎn)化為可供計(jì)算機(jī)識別和處理的數(shù)字化信息,收集電子文件歸檔存儲。建立電子檔案字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)。在數(shù)據(jù)利用方面,建立數(shù)據(jù)輸出標(biāo)準(zhǔn)。在引進(jìn)、開發(fā)、研制學(xué)校教學(xué)管理檔案時(shí),必須建立符合計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范,如教學(xué)檔案的收集標(biāo)準(zhǔn),分類、錄入等符合標(biāo)準(zhǔn)化管理要求。建立教學(xué)檔案的規(guī)范化管理體系,對教學(xué)電子檔案的歸檔、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化處理、數(shù)字檔案的保管與利用進(jìn)行科學(xué)管理,才能實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化管理,達(dá)到資源共享。
會計(jì)檔案數(shù)字化管理在實(shí)際使用中最為明顯的優(yōu)勢,就是可以提高其管理效率和使用效率。由于它是利用計(jì)算機(jī)設(shè)備和各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、傳送和存儲的,所以,在數(shù)據(jù)信息的更改、修正、復(fù)制和重置等一系列相關(guān)處理問題上變得十分快捷和方便。同時(shí),由于會計(jì)檔案數(shù)字化存儲磁介質(zhì)自身的特點(diǎn),使得會計(jì)數(shù)字化檔案的體積盡管很小,但其數(shù)據(jù)容量卻很大,存儲空間也變得異常巨大,可以存儲非常多的會計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息。會計(jì)數(shù)字化檔案的這些突出特點(diǎn),使得其在實(shí)際工作中的管理效率和使用效率大為提高,從而可以極大地節(jié)省管理和處理時(shí)間,從而非常明顯地提高了管理和使用效率。
2.有利于實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案信息資源的資源共享。
由于會計(jì)檔案數(shù)字化管理是建立在會計(jì)檔案的數(shù)字化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)基礎(chǔ)之上的,強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)體系使得會計(jì)檔案數(shù)字化管理很方便地就可以實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案信息資源的共享共用。會計(jì)檔案的各類、各級需求用戶只需要根據(jù)系統(tǒng)所提供的用戶權(quán)限,就可以通過網(wǎng)絡(luò)順利地直接訪問會計(jì)檔案數(shù)字化管理資源庫。用戶可以根據(jù)自己的需要進(jìn)行會計(jì)檔案信息資源的各種查詢、調(diào)檔、下載、獲取、傳送、存儲和相關(guān)利用,從而實(shí)現(xiàn)了會計(jì)檔案信息資源的共享共用。
二、會計(jì)檔案數(shù)字化管理的措施
1.實(shí)現(xiàn)內(nèi)部、外部、物流和資金流會計(jì)檔案的數(shù)字化采集與處理。
對于單位內(nèi)部會計(jì)檔案的數(shù)字化采集和處理,由于僅限于單位內(nèi)部數(shù)據(jù)的流通,因此相對比較簡單,工作流程也一目了然,一般是通過相應(yīng)的會計(jì)數(shù)字化管理軟件進(jìn)行原始單據(jù)和憑證的數(shù)字化收集與處理。對于單位外部會計(jì)檔案的數(shù)字化采集和處理,由于涉及到單位與單位之間,以及單位與相關(guān)上級管理機(jī)關(guān)之間的會計(jì)數(shù)據(jù)信息交換與傳送,因此,需要進(jìn)行嚴(yán)格的會計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)字化采集與處理,目的是為了實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的順利傳送與交換。對于物流環(huán)節(jié)的會計(jì)檔案數(shù)據(jù),在數(shù)字化采集與處理過程中,可以充分利用先進(jìn)的數(shù)字化識別技術(shù),如OCR圖像識別技術(shù)和RFID無線射頻識別技術(shù),以及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等現(xiàn)代化的技術(shù)方法,將其存儲于會計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫中。
2.建立會計(jì)檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)和原則。
通過會計(jì)檔案數(shù)字化管理信息系統(tǒng)對內(nèi)部、外部、物流和資金流會計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化采集與處理后,為保證會計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一規(guī)范,便于數(shù)字化管理,還需要制定統(tǒng)一的會計(jì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),便于數(shù)字化會計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息的自由統(tǒng)一交換與和傳遞。會計(jì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)是確保會計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、原始性和實(shí)用性。真實(shí)性是要確保會計(jì)檔案數(shù)據(jù)與內(nèi)容的真實(shí)可靠,因?yàn)閿?shù)字化檔案僅是在檔案處理方法和手段上進(jìn)行了改變,它所反映的檔案內(nèi)容是不應(yīng)有任何變化的。原始性是指有時(shí)用戶需要具有原始性特征的會計(jì)檔案,需要通過數(shù)字化手段保留下會計(jì)檔案的原貌狀況,確保會計(jì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)和信息經(jīng)得起真?zhèn)伪孀R,以及對數(shù)據(jù)和文字信息的校勘,最終確保處理和存儲的會計(jì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)信息內(nèi)容與原件相互對應(yīng)與吻合,防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息和文件的不一致或損毀情況。
3.建立會計(jì)檔案網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)。
網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)是基于互聯(lián)網(wǎng)或各類單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的實(shí)時(shí)在線報(bào)銷系統(tǒng)。這種系統(tǒng)的優(yōu)勢是將紙質(zhì)的簽字和審批形式轉(zhuǎn)換為網(wǎng)絡(luò)化的審核形式,它的最大優(yōu)勢,一則可以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。會計(jì)原始單據(jù)報(bào)銷實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理,便于利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)字化數(shù)據(jù)采集和處理,便于進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與計(jì)算。二則可以提高工作效率。它可以簡化會計(jì)報(bào)銷流程,可以極大地節(jié)省報(bào)銷人和各級相關(guān)審核領(lǐng)導(dǎo)用于報(bào)銷流程的時(shí)間和精力,從而可以大大提高工作效率。三則快速查詢。它不僅便于用戶對于自己報(bào)銷歷史記錄、借還款記錄和工資信息等內(nèi)容的快速查詢,也便于相關(guān)管理人員對于會計(jì)報(bào)銷流程、各單位資金使用情況,以及各類資金使用情況的快速查詢。四則確保了會計(jì)檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。這是由于網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)將所有已經(jīng)通過審批的會計(jì)報(bào)銷數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入到財(cái)務(wù)處理模塊,實(shí)現(xiàn)了與主流財(cái)務(wù)系統(tǒng)的無縫對接,因此,可以確保會計(jì)報(bào)銷數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
4.建立會計(jì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。
會計(jì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)是由若干子系統(tǒng)組成的,包括會計(jì)檔案管理子系統(tǒng)、智能核算信息轉(zhuǎn)換子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)光盤生成子系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)獨(dú)立查詢子系統(tǒng),他們分別具有檔案案卷管理、財(cái)務(wù)文檔管理、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、報(bào)表數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、生成數(shù)據(jù)光盤、生成存儲數(shù)據(jù)和檔案查詢等主要功能。通過核算數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和檔案管理功能,可以有效地解決在不同的歷史時(shí)期,以及采用不同的會計(jì)檔案管理方式所帶來的歷史數(shù)據(jù)整合,從而保障各種會計(jì)檔案數(shù)字化信息資源在系統(tǒng)中得以體現(xiàn)和反映。會計(jì)檔案數(shù)字化信息數(shù)據(jù)庫,可以將紙質(zhì)的會計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化為會計(jì)檔案數(shù)字化管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息,并通過采用權(quán)限設(shè)置、密碼保護(hù)和身份驗(yàn)證等保密措施加以利用。
5.實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案數(shù)字化信息資源的區(qū)別共享。
會計(jì)檔案的存在價(jià)值更多地要體現(xiàn)在利用上,這種利用不僅包括本單位用戶的利用,還應(yīng)該包括相關(guān)單位用戶,甚至更大范圍內(nèi)的共享利用,這就需要實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案數(shù)字化信息的資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代,無法實(shí)現(xiàn)資源共享的會計(jì)檔案,其存在和利用價(jià)值將會大打折扣。當(dāng)然,資源共享并非意味著可以任意地、無限制地濫用,而是在遵循相應(yīng)的會計(jì)檔案資源利用規(guī)定的前提下,合法、合理、有效地加以利用。如可以根據(jù)各單位的不同具體情況,對會計(jì)檔案數(shù)字化資源實(shí)行分級、分網(wǎng)、分權(quán)限地共享利用。可以將可資源共享的用戶劃分為會計(jì)人員、會計(jì)檔案管理人員、上級管理人員、財(cái)務(wù)部門主管、其他個(gè)人用戶,他們根據(jù)自己所擁有的相應(yīng)權(quán)限,可以利用相應(yīng)的會計(jì)檔案數(shù)字化信息資源。
三、會計(jì)檔案數(shù)字化管理的安全保障
1.重視會計(jì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)的安全管理。
在實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案數(shù)字化管理的工作過程和服務(wù)過程中,要將安全管理放在重要位置,強(qiáng)化安全意識,采取安全措施,進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)評估,建立一整套安全標(biāo)準(zhǔn)體系。隨著21世紀(jì)逐漸進(jìn)入到信息時(shí)代、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代、大數(shù)據(jù)時(shí)代、云計(jì)算時(shí)代,計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云存儲技術(shù)、大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的有機(jī)融合,都為會計(jì)檔案數(shù)字化資源的獲取、存儲、傳播和使用帶來了巨大的便利。然而,科學(xué)技術(shù)是一把雙刃劍,有一利必有一弊,在會計(jì)檔案數(shù)字化資源巨大便利性的同時(shí),隨之而來的則是檔案資源信息的安全患。因此,為了防患于未然,需要加強(qiáng)對會計(jì)檔案數(shù)字化管理過程中的安全管理。當(dāng)然,任何安全措施都具有相對性,絕對安全的防范措施是很難實(shí)現(xiàn)的,只有采取多重安全保護(hù)措施,才可以將會計(jì)檔案數(shù)字化資源的安全性盡可能地提高。