導(dǎo)言：作為寫(xiě)作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇檔案資料論文，它們將為您的寫(xiě)作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

所謂導(dǎo)查就是檔案館工作人員利用其本身職業(yè)的熟知度、對(duì)檔案館館藏內(nèi)容的了解,引導(dǎo)利用者查閱到所需的檔案信息。眾所周知,當(dāng)一個(gè)人第一次來(lái)到一個(gè)極不熟悉的環(huán)境,自己置身于很陌生的領(lǐng)域中時(shí),如有人為其引導(dǎo),那當(dāng)然是利用者求之不得的好事情。需要導(dǎo)查的對(duì)象常常是以下幾種類型:1、是從來(lái)沒(méi)有到檔案館查過(guò)檔案的利用者;2、是對(duì)其查檔線索掌握不夠全面的利用者;3、是所查的內(nèi)容需要跨越多個(gè)全宗才能查找到的利用者;4、是按檔案館通常查閱方法,即查閱了全引目錄后,沒(méi)有查到所需檔案的利用者;5、是在檔案館查閱了相關(guān)的檔案全引目錄和資料目錄后,都無(wú)法找到所需檔案的利用者。

接待室導(dǎo)查的方法通常是:1、主動(dòng)詢問(wèn)式,即主動(dòng)詢問(wèn)利用者的查檔目的、已掌握所查檔案內(nèi)容的線索,如所查檔案內(nèi)容的時(shí)間、人物、單位、事件等等。2、主動(dòng)介紹式,主要包括本館現(xiàn)有查檔檢索工具介紹,其次是本館以往至當(dāng)前利用檔案編研資料的種類、內(nèi)容、查找使用方法、查檔應(yīng)注意事項(xiàng)等的介紹。3、主動(dòng)告知式,即主動(dòng)告知利用者所查檔案所在的全宗名稱、目錄號(hào)和檢索工具存放位置、查閱注意事項(xiàng)等。4、主動(dòng)引導(dǎo)式,也就是當(dāng)利用者自己不能順利地查找所需檔案內(nèi)容時(shí),作為接待人員,就應(yīng)主動(dòng)為利用者提供查找所需檔案資料的途徑和線索。如本館相關(guān)檔案的全宗名稱及目錄的情況或別的檢索工具,還有可能保存該檔案資料的別的檔案館等。

二、做好排查工作

在檔案館查檔接待室,當(dāng)一個(gè)利用者自己不能順利地找到所需檔案時(shí),作為檔案館接待工作者,不能簡(jiǎn)單地宣判該檔案資料查不到或沒(méi)有,而是要認(rèn)真分析檔案可能存在的位置,從而為利用者提供查找該檔案資料的途徑、線索和方法。這一過(guò)程就是排查。首先,分析利用者所查檔案文件之間的有機(jī)聯(lián)系,包括文件之間的流轉(zhuǎn)關(guān)系,如請(qǐng)示與批復(fù)、收文與發(fā)文的關(guān)系等;各文件之間的包含關(guān)系,如工作總結(jié)、會(huì)議講話稿、年報(bào)等包括全年很多的單個(gè)信息內(nèi)容;文件之間的辦理程序關(guān)系,如會(huì)議記錄與發(fā)文,一般是先研究后發(fā)文的程序;信息不同載體之間的互補(bǔ)關(guān)系,如檔案、資料、報(bào)紙、文件匯集、館藏錄像帶、錄音帶等不同載體材料之間的重疊與互補(bǔ)等。其次,梳理利用者所需檔案所在機(jī)構(gòu)的歷史沿革情況,如過(guò)去與現(xiàn)在隸屬關(guān)系的變更,內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置、分立、改組、合并、撤消等。第三,掌握各級(jí)各類檔案館(室)的保管內(nèi)容、范圍、功能與區(qū)別。這就要求檔案館的查檔接待人員:一要自己熟知館藏信息和檔案業(yè)務(wù);二要有為利用者著想的工作激情、熱心與高度的工作責(zé)任感;三是在檔案館閱覽室的接待工作者,對(duì)待每一位查檔利用者應(yīng)一視同仁,要有足夠的耐心與細(xì)心,盡職盡責(zé)的做好本職工作。

三、做好代查工作

代查是指檔案館工作人員代利用者查找檔案信息或線索的一種業(yè)務(wù)。代查是在新的形勢(shì)下為滿足利用者不同類型、不同層面需求的一種市場(chǎng)行為,是一種有償服務(wù)方式。代查可分為三種,1、現(xiàn)場(chǎng)代查,這又分為兩種,一種是被動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)代查,即利用者因?yàn)椴殚啓n案業(yè)務(wù)上的障礙,而要求檔案館工作人員予以代查。另一種是主動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)代查,指利用者因?yàn)椴闄n行為上的障礙,需檔案館工作人員主動(dòng)代查,這主要是指那些卻需社會(huì)給予關(guān)愛(ài)的特殊群體,如老人、文盲、殘疾人等,對(duì)這部分特殊群體不僅要我們主動(dòng)給予熱情關(guān)愛(ài),而且要盡可能給予無(wú)償服務(wù),給他們以人文上的關(guān)懷。2、委托代查。委托代查又分為口頭委托式、電話委托式、信函委托式、網(wǎng)絡(luò)委托式等形式,只要檔案館承諾有代為查找檔案資料工作的業(yè)務(wù),利用者和檔案館雙方就建立了一種簡(jiǎn)單的勞務(wù)合同關(guān)系。3、協(xié)議代查。機(jī)關(guān)、企業(yè)、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、村等單位為編史修志、著書(shū)、研究、考證歷史等,需要查找大量的檔案資料,為降低成本,提高效率,與檔案館簽訂代查協(xié)議,檔案館根據(jù)其所列清單,代為查找所需的檔案資料,利用者付出一定的查檔費(fèi)、復(fù)印費(fèi)、代查勞務(wù)費(fèi),這叫協(xié)議代查。代查程序?yàn)?接收受理、告知利用事項(xiàng)(包括保密要求、收費(fèi)項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間期限等)、收取費(fèi)用、送達(dá)所查資料。

四、做好協(xié)查工作

篇2

城建檔案館大多在上世紀(jì)80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點(diǎn)開(kāi)始了探索建立檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開(kāi)始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開(kāi)始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫(kù)也由最初單機(jī)版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展。現(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國(guó)城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實(shí)現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)的要求也相距甚遠(yuǎn)。這集中表現(xiàn)在：

1.城建檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性

各基層城建檔案館、室使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)、系統(tǒng)軟件各異，開(kāi)發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進(jìn)程。

2.建設(shè)部至今還沒(méi)有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄

各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒(méi)有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。

3.城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高

檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)工作流程，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。

4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高

城建檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。

5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識(shí)的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

6.各地城建檔案部門(mén)應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實(shí)的需求

各地城建檔案部門(mén)各自為政地開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開(kāi)發(fā)導(dǎo)致浪費(fèi)了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實(shí)的需求。

7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏

數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級(jí)政府部門(mén)撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。

二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)

現(xiàn)代辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化的發(fā)展趨勢(shì)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤(pán)為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：超級(jí)秘書(shū)網(wǎng)

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。

2.健全和開(kāi)展城建檔案電子化接收和管理。

3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國(guó)地方各自悠久歷史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。

5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會(huì)提供網(wǎng)上查詢利用。

三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用

篇3

Abstract: the article on strengthening the library files and documents material management, the importance of working content and management, use are discussed in this paper.

Keywords: the library; File; File material; Management; use

中圖分類號(hào)：G250文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

一、前言

檔案及文件資料的特殊之處在于其法律上和行政上的效能，它們因自身具有憑證價(jià)值而被保存，在實(shí)際利用中，作為辨別事非的原始證據(jù)，它們不可或缺。而圖書(shū)館工作離不開(kāi)有關(guān)圖書(shū)館檔案及文件資料的咨詢參謀作用。在制定和完善規(guī)章制度、決策某方面重大問(wèn)題、搞好總結(jié)等工作中，常需要查找參閱有關(guān)圖書(shū)館的檔案及文件資料，而有時(shí)由于這方面工作管理不規(guī)范，致使急需的材料找不全，嚴(yán)重影響了工作的順利進(jìn)行，因此加強(qiáng)圖書(shū)館檔案及文件資料管理的研究，不斷提高其管理水平，充分發(fā)揮其作用，適應(yīng)當(dāng)前圖書(shū)館創(chuàng)新發(fā)展，優(yōu)化圖書(shū)館工作效果，就顯得非常重要。文章對(duì)加強(qiáng)圖書(shū)館檔案及文件資料管理的重要意義，工作內(nèi)容及管理方法進(jìn)行了論述。

二、加強(qiáng)圖書(shū)館檔案及文件資料管理的重要意義

圖書(shū)館檔案及文件資料管理工作相對(duì)還不是很被大家重視，目前圖書(shū)館檔案及文件資料管理實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)相對(duì)較少。圖書(shū)館工作要不斷改革，提出有效的創(chuàng)新發(fā)展措施，以提高工作質(zhì)量和工作規(guī)范化水平。要實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)，就不可能離開(kāi)檔案及文件資料的使用和管理工作。此方面的管理水平直接反映整個(gè)圖書(shū)館工作管理水平的高低。因?yàn)樵谥贫▓D書(shū)館工作計(jì)劃，圖書(shū)、期刊采購(gòu)征訂計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理、電子圖書(shū)期刊借閱制度、館員隊(duì)伍建設(shè)以及搞好某方面工作的總結(jié)等等，需要經(jīng)常參照同行的有關(guān)做法等資料，為圖書(shū)館評(píng)估、決策某項(xiàng)事情和工作做重要的參考依據(jù)。筆者認(rèn)為，圖書(shū)館本身每年積累的重要工作資料更十分珍貴，圖書(shū)館工作可以通過(guò)這些資料看到以往工作的成績(jī)和所存在的問(wèn)題，結(jié)合當(dāng)前新形勢(shì)發(fā)展和任務(wù)提出改進(jìn)措施，制定新的工作方案和有關(guān)規(guī)章制度，切實(shí)可行地搞好圖書(shū)館工作。因此，對(duì)圖書(shū)館檔案及文件資料的科學(xué)有序管理，充分發(fā)揮它的重要性及作用，對(duì)提高整個(gè)圖書(shū)館工作的管理水平和效果有著重要的實(shí)際作用。

三、圖書(shū)館檔案及文件資料管理的內(nèi)容

圖書(shū)館檔案及文件資料管理的內(nèi)容十分豐富，面較廣泛，而且性質(zhì)、類別、層次較為復(fù)雜，但彼此又是相互聯(lián)系、互為補(bǔ)充的統(tǒng)一體，都在為完成圖書(shū)館工作任務(wù)發(fā)揮重要的咨詢作用。應(yīng)該根據(jù)圖書(shū)館工作的內(nèi)容要求以及所要達(dá)到的目標(biāo)確定圖書(shū)館文件及檔案資料管理的具體內(nèi)容。筆者認(rèn)為有以下幾點(diǎn)：

（1）上級(jí)有關(guān)部門(mén)下發(fā)的方針政策方面的文件和有關(guān)圖書(shū)管理工作的文件材料。如：關(guān)于專業(yè)技術(shù)職評(píng)聘的有關(guān)規(guī)定及圖書(shū)館工作暫行規(guī)定，圖書(shū)館評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。

（2）上級(jí)或兄弟單位發(fā)的各種來(lái)函文件、有關(guān)各學(xué)會(huì)學(xué)術(shù)研討、交流的會(huì)議通知及交流的有關(guān)資料。包括省內(nèi)外各圖書(shū)館建設(shè)發(fā)展的前景、群體工作總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)匯編、圖書(shū)館學(xué)術(shù)論文報(bào)告會(huì)的論文等。這些對(duì)于溝通兄弟圖書(shū)館工作信息，取長(zhǎng)補(bǔ)短，互相學(xué)習(xí)，完善改進(jìn)提高本單位的工作，起著十分重要的作用，也是我們文件及檔案資料管理的重要內(nèi)容。

（3）圖書(shū)館本身制定的一系列的計(jì)劃、規(guī)劃、規(guī)章制度是圖書(shū)館檔案及文件資料最基本的內(nèi)容。它應(yīng)包括：首先是圖書(shū)館的總體規(guī)劃和近期計(jì)劃，檢查評(píng)估要求，以及館員業(yè)務(wù)進(jìn)修和研討活動(dòng)等有關(guān)規(guī)定；其次是圖書(shū)館管理人員的有關(guān)規(guī)定，例如：職務(wù)晉升考評(píng)要求，崗位責(zé)任制的規(guī)定等等；再次就是圖書(shū)情報(bào)、期刊及設(shè)備器材征訂預(yù)購(gòu)函件的歸檔，也是不容忽視的，它對(duì)溝通信息、掌握學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)、圖書(shū)動(dòng)態(tài)及設(shè)備器材的發(fā)展趨勢(shì)，銷(xiāo)售行情，避免時(shí)間和經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)有著重要的作用。

（4）本單位制發(fā)的有關(guān)圖書(shū)管理工作的文件材料；本單位圖書(shū)館發(fā)展概況、館藏圖書(shū)目錄；圖書(shū)經(jīng)費(fèi)的使用情況及每年度購(gòu)進(jìn)的圖書(shū)目錄；高校圖書(shū)管理工作的年度工作計(jì)劃及總結(jié)和在圖書(shū)管理工作中形成的重要實(shí)物資料（包括各種獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)及獎(jiǎng)牌等）。

（5）本部門(mén)自己制訂和下發(fā)的通知要求及有關(guān)信息資料等。

上述幾點(diǎn)是圖書(shū)館檔案及文件資料管理中不容忽視的內(nèi)容，對(duì)完善改進(jìn)提高圖書(shū)館的工作，有積極影響和促進(jìn)作用。

四、加強(qiáng)圖書(shū)館檔案及文件資料的管理措施

（1）要及時(shí)制定有關(guān)圖書(shū)館文件檔案資料的具體管理規(guī)定和措施。圖書(shū)館檔案及文件資料的管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，圖書(shū)館應(yīng)建立健全文件材料歸檔制度，將各工作環(huán)節(jié)中所形成、積累的各種文件材料收集齊全。為了便于檔案及文件資料的管理，必須制訂了一系列有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度和責(zé)任制，建立了全引目錄、分類目錄、總目錄、移交清單、借閱登記等制度。工作人員按照檔案及文件資料管理的要求，認(rèn)真做了檔案及文件資料防火、防光、防潮、防霉、防盜、防高溫、防有害氣體侵蝕和防止機(jī)械磨損的八防工作,以最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，更好地為圖書(shū)館工作和國(guó)家文化建設(shè)服務(wù)。

（2）健全圖書(shū)館檔案及文件資料管理人員的崗位責(zé)任制，并安排有事業(yè)心強(qiáng)、熟悉檔案資料管理業(yè)務(wù)及有一定工作經(jīng)驗(yàn)的人員來(lái)做此項(xiàng)工作。隨著管理者檔案及文件資料管理意識(shí)的增強(qiáng)，全館人員都會(huì)進(jìn)一步重視檔案及文件資料管理工作，關(guān)注檔案及文件資料的收集和利用，檔案作用亦因此而得以發(fā)揮。反之，檔案及文件資料管理意識(shí)薄弱，不了解檔案及文件資料的用處，即使有檔案及文件資料也不知道使用，勢(shì)必影響檔案及文件資料作用的發(fā)揮。

（3）管理人員要優(yōu)選本圖書(shū)館文件及資料的存檔內(nèi)容。筆者認(rèn)為應(yīng)該遵循下述原則：首先選擇中央、省市下發(fā)的有關(guān)文件，因?yàn)閷哟纬呶募鄬?duì)越少，而且是越重要；其次是選擇和我們圖書(shū)館工作管理最為密切的文件資料；再次是要選擇近期的內(nèi)容；最后就是根據(jù)文件資料的歷史價(jià)值、發(fā)揮作用的時(shí)間，不斷更新、取舍或按要求向有關(guān)部門(mén)進(jìn)行移交部分檔案及文件資料。

（4）要按文檔資料發(fā)放單位的層次、按圖書(shū)館各項(xiàng)工作的任務(wù)和性質(zhì)分類、編號(hào)、立卷、歸檔。如：中央、省、市的文件層次不同，要分開(kāi)。有關(guān)圖書(shū)館工作、群體管理工作、業(yè)務(wù)研究工作、職稱評(píng)定的文件及評(píng)估材料都要有條理地分類、歸檔。

（5）要?jiǎng)?chuàng)造必要的文檔管理?xiàng)l件，也就是要有文檔管理室及堅(jiān)固可靠的文檔管理卷柜，特別對(duì)保密文件同、材料要重要妥善保管。

（6）要有嚴(yán)格的文檔資料管理借閱制度，這一點(diǎn)是最為重要的，要發(fā)揮文檔管理人員的職權(quán)作用，在聽(tīng)取群體人員意見(jiàn)的基礎(chǔ)上制定文檔管理借閱制度。決不能因?yàn)槌鼋枋掷m(xù)不健全或借閱者不負(fù)責(zé)任而造成某些檔案及文件資料特別是重要資料的遺失及損壞。此外增強(qiáng)圖書(shū)館工作人員對(duì)檔案及文件資料管理的意識(shí)，處理好與圖書(shū)館本身工作的關(guān)系，圖書(shū)館管理工作繁多，容易忽視對(duì)文件檔案資料的收集和積累，時(shí)間一長(zhǎng)，對(duì)立卷工作帶來(lái)困難。尤其當(dāng)前圖書(shū)館工作不斷向現(xiàn)代化、科學(xué)化、社會(huì)化發(fā)展。信息的交流、辦公自動(dòng)化的提高及資源共享的實(shí)現(xiàn)，更離不開(kāi)各種檔案資料及文件的支撐。實(shí)踐證明，只有重視圖書(shū)館文件檔案資料的收集和保存，處理好圖書(shū)館正常工作與檔案管理的矛盾，及時(shí)積累素材，節(jié)約時(shí)間，存檔有序，才能使圖書(shū)館管理工作產(chǎn)生更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。同時(shí)還要注意到應(yīng)該遵循的宗旨就是充分發(fā)揮文檔資料的作用，能使這些死的文件及檔案資料變成活的財(cái)富，充分發(fā)揮它的參謀咨詢作用。方便大家查閱及使用，要提高文件及檔案資料的使用效率，為搞好圖書(shū)館全面工作服務(wù)。

五、圖書(shū)館檔案及文件資料的利用

加強(qiáng)圖書(shū)館檔案及文件資料管理的最終目的在于利用，只有積極主動(dòng)地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為圖書(shū)館和其他各項(xiàng)工作服務(wù)，圖書(shū)館檔案才富有生命力。筆者認(rèn)為，圖書(shū)館檔案的利用工作可從以下三個(gè)方面開(kāi)展：第一，配合領(lǐng)導(dǎo)決策，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息，迅速為領(lǐng)導(dǎo)提供必要的服務(wù)。這樣，領(lǐng)導(dǎo)決策和制訂計(jì)劃及總結(jié)工作時(shí)就有了可靠的參考和依據(jù)。圖書(shū)館工作活動(dòng)的不斷開(kāi)展，一方面使其檔案的內(nèi)容不斷得到豐富和完善；另一方面，在滿足領(lǐng)導(dǎo)利用檔案需求方面,也有取之不盡的信息資源，這無(wú)疑會(huì)大大促進(jìn)圖書(shū)館工作的有序運(yùn)轉(zhuǎn)和正常運(yùn)行。第二，配合館內(nèi)各項(xiàng)工作，積極提供檔案資料，要做到檢索便捷、傳輸快捷，為圖書(shū)館工作打開(kāi)新局面起到積極的推動(dòng)作用。第三，完整的圖書(shū)館檔案資料,也為圖書(shū)館爭(zhēng)創(chuàng)榮譽(yù)提供了必要的參考依據(jù)。

六、結(jié)束語(yǔ)

總之，隨著科學(xué)的發(fā)展及進(jìn)程，圖書(shū)館文件及檔案資料的管理顯得越來(lái)越重要和突出，在圖書(shū)館管理工作中，我們應(yīng)按照國(guó)家檔案法的規(guī)定和要求，把更多的新內(nèi)容充實(shí)歸檔，確保檔案質(zhì)量和齊全；在新的實(shí)踐中不斷加以研究和探索，積累經(jīng)驗(yàn)，充分發(fā)揮其文件和檔案資料的效益，為圖書(shū)館的管理工作再上新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)：

篇4

檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富,是一種重要的信息資源,是歷史的真實(shí)記錄,具有重要的憑證作用和情報(bào)價(jià)值,必須永久或長(zhǎng)期的加以保存。字跡材料是記錄和反映檔案內(nèi)容的重要物質(zhì)材料,其耐久性直接關(guān)系到檔案內(nèi)容的保存壽命。為了最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命,在形成檔案時(shí)就應(yīng)該使用耐久性較好的字跡材料,如:碳素墨水、墨汁、藍(lán)黑墨水等,杜絕使用圓珠筆或復(fù)寫(xiě)紙等不耐久的字跡材料。

一、各種字跡材料耐久性的分析

字跡材料的耐久性主要是取決于色素成分的耐久性及轉(zhuǎn)移的固定方式,即與紙張結(jié)合的方式。耐久的字跡材料,其色素成分是為碳黑或顏料,轉(zhuǎn)移的固定方式是結(jié)膜或吸收;不耐久的字跡材料,其色素是染料,轉(zhuǎn)移的固定方式是濡附。

二、造成字跡材料耐久性差的原因

1.碳素墨水一般是采用碳黑、蟲(chóng)膠、硼砂、甘油、酒精、氨水和水等配置而成,屬于溶液狀態(tài)使用的字跡材料。其色素是最為穩(wěn)定的無(wú)機(jī)顏料中的單質(zhì)顏料碳黑,而少量的甘油則作為液態(tài)墨水的穩(wěn)定劑和字跡的干燥速度調(diào)節(jié)劑。書(shū)寫(xiě)的時(shí)候,碳黑顆粒隨著液體對(duì)紙張的侵潤(rùn)被攜帶到紙張纖維表面,但絕大部分無(wú)法進(jìn)行纖維內(nèi)部,原因主要是碳黑的大顆粒徑限制了它的被攜帶能力。伴隨著液體的揮發(fā),蟲(chóng)膠等大分子有機(jī)物質(zhì)就在字跡表面逐漸凝結(jié)形成皮膜?？梢?jiàn)碳素墨水字跡的形成過(guò)程是表層吸附和結(jié)膜兩種方式的運(yùn)用。這樣的字跡極不易因環(huán)境的影響而蛻變而又不易擴(kuò)散,雖然偶有磨損的現(xiàn)象,但實(shí)踐證明不失為耐久性很好的字跡。

2.藍(lán)黑墨水形成的檔案量是相當(dāng)大的。其中起色素作用的原始成分是硫酸和沒(méi)食子酸亞鐵,它們?cè)谀写嬖跁r(shí)是無(wú)色的,寫(xiě)在紙上的時(shí)候就被空氣中的氧氧化成耐水、低黑度的鞣酸鐵和耐光、高黑度的沒(méi)食子酸鐵,它們都是有機(jī)顏料,兩者互為補(bǔ)充則使字跡的黑度、耐水性、耐光度取得最佳效果,可以說(shuō)是較耐久的字跡色素。藍(lán)黑墨水字跡的轉(zhuǎn)移固定方式是深層吸收,與紙張結(jié)合較為牢固,其原因是比較明顯的;藍(lán)黑墨水同樣是以溶液狀態(tài)使用的字跡材料,起色素作用的原始成分都具有一定的極限和較小的粒徑,容易被液體攜帶深入紙張纖維內(nèi)部;而添加的適量甘油成分除了潤(rùn)濕筆尖調(diào)節(jié)字跡干燥程度等積極作用外并不足以攜帶色素顆粒進(jìn)行遷移,所以正常條件喜愛(ài)不會(huì)出現(xiàn)長(zhǎng)久保管擴(kuò)散問(wèn)題。但是我們發(fā)現(xiàn)這種字跡在長(zhǎng)期潮濕環(huán)境下仍會(huì)擴(kuò)散,其原因是為使墨水顯色而加入的少量著色劑是一種不穩(wěn)定的有機(jī)染料,遇水會(huì)溶解擴(kuò)散;它的另一不足在于過(guò)多的酸性物質(zhì)易造成紙張纖維素水解。但此種字跡褪色后可采用化學(xué)方法恢復(fù)的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)大大彌補(bǔ)了這些不足,使之成為較合格的檔案字跡材料。

3.激光打印字跡。信息社會(huì)的發(fā)展,迫使檔案人員越來(lái)越頻繁地面對(duì)它,所以必須認(rèn)真思考所帶來(lái)的問(wèn)題,激光打印所用的字跡材料是墨粉,而檔案字跡一般都采用黑色墨粉,其主要成分有色素碳黑、起黏結(jié)和成膜作用的熱塑性樹(shù)脂、樹(shù)脂增塑劑石蠟以及電荷控制劑等。這種字跡的色素穩(wěn)定性是毋庸置疑的,那么色素與打印紙的結(jié)合是否牢固呢?現(xiàn)通過(guò)激光打印和字跡形成過(guò)程進(jìn)行分析:首先由計(jì)算機(jī)輸出文字或圖像信號(hào)來(lái)控制激光光束閃爍并經(jīng)過(guò)三棱鏡折射到光鼓上形成靜電潛影,然后用帶有異種電荷的墨粉顯影,此時(shí)再以黏附的方式將墨粉影像從感光鼓上轉(zhuǎn)移到打印紙上,最后用熱加熱,此時(shí)墨粉中的熱塑性樹(shù)脂融化并冷卻成膜將墨粉字跡牢牢地固結(jié)在紙張上,此即所謂的定影。如果檔案保管不慎產(chǎn)生局部高溫、高濕或高壓就可能接近它的軟化點(diǎn),長(zhǎng)時(shí)間作用就會(huì)導(dǎo)致表皮膜變軟出現(xiàn)黏性;另外如果與其他含有增塑劑的物品密切接觸,這些增塑劑就會(huì)向字跡的樹(shù)脂皮膜遷移進(jìn)一步降低它的軟化點(diǎn)從而使其甚至在正常的保管條件下就會(huì)軟化黏連或黏脫。而這除了提醒我們對(duì)其保管條件還很欠缺外并不能說(shuō)明別的問(wèn)題。

三、從根本上解決檔案字跡材料的耐久性

各種各樣的書(shū)寫(xiě)字跡材料,其耐久性千差萬(wàn)別,選用不好就會(huì)給檔案壽命帶來(lái)隱患,面對(duì)這種狀況,有關(guān)部門(mén)應(yīng)該采取下列措施:

1.積極宣傳《檔案法》,宣傳檔案工作的重要性。工程建設(shè)是“百年大計(jì),質(zhì)量第一”,檔案工作更是如此。編制好建設(shè)工程竣工檔案是“功在當(dāng)代,利在千秋”的大問(wèn)題。所以書(shū)寫(xiě)檔案的字跡材料,應(yīng)該使用耐久性的字跡材料。

2.開(kāi)發(fā)新的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件,直接運(yùn)用計(jì)算機(jī)書(shū)寫(xiě)技術(shù)材料,逐步使竣工檔案工作由手工操作方式向計(jì)算機(jī)操作方式轉(zhuǎn)變,這樣做就從源頭上解決了檔案字跡材料的耐久性問(wèn)題。

3.針對(duì)施工攀位存在的普遍使用普通圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)施工文件材料的問(wèn)題,上級(jí)主管部門(mén)應(yīng)該采取適當(dāng)?shù)拇胧?逐步改變這一狀況,并進(jìn)一步強(qiáng)調(diào),必須使用耐久性的字跡材料書(shū)寫(xiě)檔案材料,從根本上解決工程檔案保護(hù)工作中的這一難點(diǎn)問(wèn)題。

綜上所述,各有關(guān)單位要高度重視,大力宣傳檔案保護(hù)工作的基本知識(shí),宣傳字跡材料對(duì)于檔案保護(hù)工作的重要性。當(dāng)然要從根本上解決字跡材料的耐久性問(wèn)題,還有待于科學(xué)技術(shù)的不斷提高。因?yàn)樽舟E材料品種繁多,配方多變,原料穩(wěn)定性懸殊,質(zhì)量不易保證,所以檔案字跡材料的耐久性是一個(gè)較為復(fù)雜的問(wèn)題。影響字跡材料耐久性的因素很多,如何保證檔案字跡不褪不變、長(zhǎng)期耐久,是我們檔案工作者在保護(hù)技術(shù)工作方面的一項(xiàng)極其艱巨的任務(wù)。

參考文獻(xiàn):

[1]崔秀琴.淺談檔案復(fù)印字跡的耐久性[J].浙江檔案,2003,(10).

篇5

2工程檔案管理的信息化是發(fā)展方向

高速公路工程檔案的管理必須與工程管理相協(xié)調(diào)，而隨著工程管理方式的不斷優(yōu)化，傳統(tǒng)粗放式由人工對(duì)工程檔案的管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化工程管理的要求。隨著高速公路建設(shè)更加復(fù)雜化、施工要求更加嚴(yán)格化，工程檔案的管理面臨著越來(lái)越多的問(wèn)題，如果這些問(wèn)題得不到有效的解決，不僅會(huì)制約正在建設(shè)的高速公路的進(jìn)程和質(zhì)量，更會(huì)對(duì)未來(lái)高速公路的發(fā)展產(chǎn)生不利的影響。所以，不僅高速公路的建設(shè)和管理需要信息化的技術(shù)手段，而且提升高速公路工程檔案的管理水平更需要信息化的管理方式來(lái)解決。工程檔案管理的信息化指的是利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等高科技的技術(shù)手段來(lái)解決工程資料的收集、整理、歸檔、利用等問(wèn)題。而隨著信息化在高速公路工程檔案管理的發(fā)展，很多人工不能解決的技術(shù)難題在信息化過(guò)程中將得以解決?，F(xiàn)代工程管理以及工程檔案的管理的信息化，必將使未來(lái)高速公路發(fā)展更加的科學(xué)化、人性化。高速公路工程資料過(guò)程控制、工程檔案管理的信息化要達(dá)到如下所要求的目標(biāo):

(1)實(shí)現(xiàn)高速公路工程資料整理以及歸檔的規(guī)范化。

高速公路管理的規(guī)范化與工程資料的過(guò)程控制表格(abs)和工程檔案管理流程(eamp)相結(jié)合，簡(jiǎn)化資料的過(guò)程控制步驟與檔案管理的操作流程，提高現(xiàn)場(chǎng)資料以及檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。

(2)形成一套高效的工程檔案的管理體系。

動(dòng)態(tài)的工程檔案管理體系，使得現(xiàn)場(chǎng)不同建設(shè)階段的工程資料同工程進(jìn)度與變更相結(jié)合，分別對(duì)建設(shè)前的工程設(shè)計(jì)、建設(shè)中的工序控制、建設(shè)后的工程養(yǎng)護(hù)維護(hù)進(jìn)行管理，形成三位一體或者多位一體的管理體系。通過(guò)施行這種管理方式，將會(huì)使工程資料的過(guò)程控制以及工程檔案的管理更加的便捷和靈活。

(3)建立一套完善的針對(duì)工程資料、工程檔案管理的信息化軟件系統(tǒng)。

通過(guò)這種信息化系統(tǒng)，工程資料可自動(dòng)的整理和上傳到信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，而數(shù)據(jù)庫(kù)根據(jù)規(guī)范和系統(tǒng)的固定程序?qū)Σ煌ㄔO(shè)階段的工程資料進(jìn)行匯總，自動(dòng)匯編成工程檔案。這套系統(tǒng)避免人工整理的繁瑣性，只需要在工程資料上傳之前對(duì)相關(guān)參數(shù)進(jìn)行設(shè)定即可完成整套的工程檔案管理流程。

3高速公路工程資料、檔案管理的信息化系統(tǒng)發(fā)展方向探討

高速公路工程資料、檔案管理的信息化系統(tǒng)主要包括以下兩個(gè)方面，一個(gè)是對(duì)正在建設(shè)工程的設(shè)計(jì)、施工、后期維護(hù)養(yǎng)護(hù)相關(guān)階段資料的錄入、整理、收集，一個(gè)是對(duì)已完工工程檔案材料的管理。以上兩方面則完全可用信息化系統(tǒng)的對(duì)接模式來(lái)完成工程檔案管理工作，一是采用CSI模式開(kāi)發(fā)，將系統(tǒng)的收集層(C)，整理層(S)和導(dǎo)入層(I)有效分割，可使系統(tǒng)內(nèi)部的資源配置更加合理以及布局更加規(guī)范;二是采用工作流引擎技術(shù)，即采用國(guó)際上通用的wfmc標(biāo)準(zhǔn)，用戶可根據(jù)自身的工程特點(diǎn)對(duì)工序流程化定義;三是采用靈活的通用報(bào)表，通用報(bào)表系統(tǒng)包括報(bào)表模式自定義組、數(shù)據(jù)處理自定義組、報(bào)表模塊引擎，即MDYMA、ADP、RME三大集成組。系統(tǒng)采用智能化動(dòng)態(tài)調(diào)整報(bào)表結(jié)構(gòu)，對(duì)工程材料進(jìn)行系統(tǒng)化定義和分類，通過(guò)引擎加載項(xiàng)對(duì)系統(tǒng)模塊進(jìn)行高效分解和整合，進(jìn)而滿足使用者需求;四是信息化軟件系統(tǒng)的可拓展性，開(kāi)放式的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，使系統(tǒng)在外界環(huán)境改變的條件下仍能與其他系統(tǒng)互聯(lián)，同時(shí)系統(tǒng)建立對(duì)外開(kāi)放的數(shù)據(jù)接口，支持其他軟件在信息化系統(tǒng)中的運(yùn)行。

篇6

在鐵路工程竣工資料編制工作開(kāi)始之前，首先要做的是對(duì)資料編制人員的確定。因?yàn)榭⒐べY料的收集、整理、編制，是一項(xiàng)長(zhǎng)久、復(fù)雜的工作，需要相關(guān)工作人員有充足的精力和時(shí)間來(lái)完成這一項(xiàng)工作。在編制人員上崗前，還需要對(duì)編制人員進(jìn)行培訓(xùn)，以確保竣工資料編制的質(zhì)量。在鐵路工程的資料編制中，還需要提前按照編制要求，制定資料填寫(xiě)規(guī)范，所有資料按照統(tǒng)一的格式完成，確?？⒐べY料的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。在編制竣工資料表格時(shí)，要注意表格包含內(nèi)容的全面性，能夠?qū)⒖⒐べY料所有需要填寫(xiě)的內(nèi)容概括進(jìn)去。在竣工資料的編制過(guò)程中，要對(duì)資料編制人員進(jìn)行持續(xù)的培訓(xùn)，以解決資料編制人員在竣工資料編制過(guò)程中出現(xiàn)的新問(wèn)題。

1.2竣工資料編制過(guò)程中存在的問(wèn)題

在鐵路工程竣工資料的編制中，因?yàn)槿藛T責(zé)任缺失和培訓(xùn)欠缺，編制竣工資料的過(guò)程中，往往存在著這樣那樣的問(wèn)題。資料編制中，存在對(duì)工程資料的收集不夠全面，導(dǎo)致資料欠缺的現(xiàn)象?？⒐べY料的收集整理，包括了工程項(xiàng)目從設(shè)計(jì)、實(shí)施、質(zhì)檢的所有內(nèi)容，如果沒(méi)有在工程開(kāi)始就介入到工程資料的整理編制，很容易出現(xiàn)工程竣工資料編制不全面的問(wèn)題。如果沒(méi)有相關(guān)規(guī)范，資料編制往往會(huì)隨著編制人員單獨(dú)的個(gè)人意志進(jìn)行，沒(méi)有規(guī)范性，導(dǎo)致竣工資料難以閱讀。其次，在竣工資料的編寫(xiě)中，相關(guān)資料編制單位，沒(méi)有固定專人對(duì)工程資料進(jìn)行編制，不僅僅使竣工資料的編制時(shí)間拖長(zhǎng)，效率低下，還加大了竣工資料出現(xiàn)問(wèn)題的幾率。

1.3鐵路竣工資料的編制

鐵路竣工資料的編制，在做好相關(guān)準(zhǔn)備工作之后，著手對(duì)鐵路工程的竣工資料進(jìn)行編制。在編制的過(guò)程中，首先對(duì)竣工資料進(jìn)行編制整理。竣工資料包括鐵路工程的開(kāi)工申請(qǐng)、施工設(shè)計(jì)方案、施工工藝、合同等，對(duì)涉及到本項(xiàng)目的內(nèi)容，都需要進(jìn)行編制整理?？⒐べY料還包括最主要的工程建設(shè)中的施工過(guò)程記錄、所使用原材料的報(bào)驗(yàn)報(bào)告和合格證、試驗(yàn)報(bào)告及試驗(yàn)記錄等，施工過(guò)程中所有事件的相關(guān)材料。在工程通過(guò)驗(yàn)收之后，還需要將工程的驗(yàn)收材料和竣工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，全部整理編制進(jìn)入竣工資料。在收集整理完竣工資料編制所需的原始材料之后，開(kāi)始對(duì)竣工資料進(jìn)行編制整理。將收集到的竣工資料，按照鐵路工程的施工專業(yè)進(jìn)行劃分，再將劃分好的資料，根據(jù)施工單位的不同，進(jìn)行分別保管。對(duì)已經(jīng)收集整理好的施工文件，編排好文件次序，裝訂成冊(cè)。施工日志的編制整理，要檢查其內(nèi)容的完整性和正確性，如果施工日志存在空白頁(yè)或者內(nèi)容錯(cuò)誤的情況，尋找相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行更正補(bǔ)充，完成更正補(bǔ)充之后，裝訂成冊(cè)，做好竣工資料的編制。對(duì)已經(jīng)收集整理好的文件，按照相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)資料文件做好排序整理。

2竣工資料編制及檔案管理

竣工資料編制及管理，在工程建設(shè)初期，一般采用及時(shí)跟進(jìn)的方式進(jìn)行管理。在管理中，按照檔案管理時(shí)間，對(duì)檔案采取三種劃分，分別為前期檔案、中期施工過(guò)程檔案和后期檔案。前期檔案一般包括工程建設(shè)前期調(diào)查、建設(shè)方案、開(kāi)工報(bào)告等初期資料，中期檔案一般在工程建設(shè)中產(chǎn)生，包括工程建設(shè)的施工記錄、設(shè)計(jì)圖紙、計(jì)量資料、過(guò)程檢查記錄等，而后期臨時(shí)檔案則以所有收尾資料為主要內(nèi)容。對(duì)于鐵路工程建設(shè)的檔案管理，還包括合同檔案的管理，對(duì)建設(shè)工程所涉及的有關(guān)協(xié)議、合同等內(nèi)容資料，要在施工過(guò)程中逐步整理，分類管理，在最后入檔的時(shí)候，做好篩選工作，將真正有價(jià)值的資料，完整地保存。鐵路施工過(guò)程中，涉及的財(cái)務(wù)內(nèi)容，也要完整記錄并做好原始憑證的保存，做到每筆帳均有出處。在鐵路建設(shè)過(guò)程中，對(duì)于涉及的月度財(cái)務(wù)報(bào)告、款項(xiàng)清查報(bào)告等，及時(shí)歸檔整理，加強(qiáng)日常工作的成效，做好財(cái)務(wù)檔案的整理。將所有的檔案整理完結(jié)之后，把臨時(shí)檔案、合同檔案和財(cái)務(wù)檔案，按照檔案整理規(guī)則，整理成為可進(jìn)行永久保存的鐵路工程檔案，統(tǒng)一管理。

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【中圖分類號(hào)】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-7526（2012）12-0434-02

教學(xué)檔案是在教學(xué)管理、教學(xué)研究、教師教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像、電子文本等不同形式的文件材料或信息載體，它是教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中的真實(shí)記錄。狹義上，教學(xué)檔案包括教學(xué)文件、課件、教案、試卷、試題、論文、輔助教材、圖書(shū)等；廣義而論，除上述資料以外，還包括“教師”、“學(xué)生”、“專題性網(wǎng)絡(luò)課程”、“專題輔導(dǎo)”、“問(wèn)答”、“作品”等資源。教學(xué)檔案管理不只是為了收集、整理、借、存、管理教學(xué)過(guò)程形成的有價(jià)值的文件材料，更主要的是給教學(xué)決策、教學(xué)管理、教學(xué)科研提供良好的服務(wù)。在臨床教學(xué)中，教學(xué)檔案對(duì)臨床醫(yī)學(xué)教學(xué)工作的影響不可估量，值得臨床醫(yī)學(xué)教學(xué)工作者高度重視。

1 教學(xué)檔案在臨床教學(xué)中的作用

1.1 提高臨床教學(xué)質(zhì)量與水平：教學(xué)質(zhì)量好壞的評(píng)價(jià)形式主要以學(xué)生、同行及專家的評(píng)價(jià)為依據(jù)，是在教師教學(xué)質(zhì)量檔案（如教案、課件、問(wèn)卷表格等）的某礎(chǔ)之上，加上同行評(píng)教、學(xué)生抽樣調(diào)查、考核等手段實(shí)施的。教學(xué)水平的提高也要依據(jù)教學(xué)檔案，尤其是對(duì)既往教學(xué)成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)進(jìn)行分析總結(jié)。因此，教學(xué)檔案的質(zhì)量，并可反映臨床教學(xué)質(zhì)量.并可為教學(xué)水平的提高提供重要參考依據(jù)。

1.2 為改革教學(xué)手段和方法提供素材：教學(xué)手段與方法的優(yōu)劣，直接影響教師的教學(xué)質(zhì)量與學(xué)生學(xué)習(xí)積極性?，F(xiàn)代電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用使我們積累豐富的電子教學(xué)檔案成為可能，包括紙質(zhì)、電子、實(shí)物等形式在內(nèi)的完整的教學(xué)檔案，可以為教學(xué)手段與方法的多樣性、形象性、生動(dòng)性改革提供豐富、便捷的素材；豐富的電子教學(xué)檔案可以通過(guò)電子網(wǎng)絡(luò)成為共享資源。教學(xué)檔案為教學(xué)改革、教學(xué)活動(dòng)提供了必要的依據(jù)和豐富的經(jīng)驗(yàn)。因?yàn)闄n案記載了歷年教學(xué)工作積累下來(lái)的寶貴經(jīng)驗(yàn)，更是進(jìn)行現(xiàn)代化教學(xué)、規(guī)范化管理的重要根據(jù)。充分利用教學(xué)檔案，是促進(jìn)提高教學(xué)管理水平的重要手段之一。

1.3 為教學(xué)管理與評(píng)估提供依據(jù)：教學(xué)檔案對(duì)教學(xué)管理的作用是眾所周知的；評(píng)估是管理的重要方式，在教學(xué)評(píng)估中，評(píng)估的大部分材料來(lái)源于教學(xué)檔案，教學(xué)檔案資料的充足與完善與否對(duì)評(píng)估的結(jié)論有很大的影響。根據(jù)教學(xué)計(jì)劃書(shū)、教學(xué)大綱、學(xué)生人數(shù)來(lái)制定教學(xué)工作計(jì)劃和教學(xué)計(jì)劃，合理地安排教學(xué)內(nèi)容與師資力量，抽出合適的臨床醫(yī)師進(jìn)行脫產(chǎn)帶教是教研室教學(xué)管理的主要任務(wù)，而這一切都離不開(kāi)教學(xué)檔案。教學(xué)檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件。科學(xué)就是對(duì)某一現(xiàn)象的學(xué)科領(lǐng)域所特有的某一矛盾的研究，一切科學(xué)都是研究事物發(fā)展客觀規(guī)律現(xiàn)象。無(wú)論是研究哪一領(lǐng)域，首先者必須只有材料，這是不可缺少的重要條件。那么，檔案是原始記錄，它就是為進(jìn)行醫(yī)學(xué)教育研究，繼承教學(xué)研究的成果，吸收有益的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供原始資料，以便管理工作人員從檔案資料中熟悉和掌握各項(xiàng)工作的關(guān)系和來(lái)龍去脈，為我們更進(jìn)一步研討教學(xué)工作中的規(guī)律，使教學(xué)管理工作逐步向科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的推進(jìn)提供有效依據(jù)。

1.4 為編寫(xiě)教材、撰寫(xiě)論文和教育名人事跡提：供原始材料教學(xué)檔案真實(shí)的記載了教學(xué)和科研發(fā)生、發(fā)展的全過(guò)程，為撰寫(xiě)論文提供真實(shí)而很有價(jià)值的參考文獻(xiàn)資料。教學(xué)圖片、照片、錄像、課件、圖書(shū)等資料不但為教師備課、制作教學(xué)課件提供了豐富的素材，而且可為編寫(xiě)教材、撰寫(xiě)論文提供重要的參考資料。教學(xué)檔案也是編寫(xiě)教育名人先進(jìn)事跡的第一手史料，它詳細(xì)記載著“名師”的教學(xué)理念、教學(xué)方法、學(xué)術(shù)成果、先進(jìn)事跡等。

2 臨床教學(xué)醫(yī)院在教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題

盡管教學(xué)檔案在教學(xué)工作的各方面起著很大的作用，但在實(shí)際教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中，教學(xué)檔案的作用仍沒(méi)有得到充分的發(fā)揮。臨床教學(xué)醫(yī)院教學(xué)檔案管理存在下列問(wèn)題。

2.1 教學(xué)檔案管理設(shè)備陳舊：現(xiàn)代化的教學(xué)手段要求現(xiàn)代化的工具收集和管理教學(xué)檔案，以往將教學(xué)檔案資料用手工進(jìn)行處理、以紙質(zhì)形式保存不符合現(xiàn)代化教學(xué)的要求。臨床教學(xué)檔案資料絕大部分來(lái)源于臨床教學(xué)過(guò)程，許多授課教師同時(shí)又是臨床一線的醫(yī)師，雖平時(shí)在臨床工作中他們遇到許許多多典型的教學(xué)病例或可用于教學(xué)的標(biāo)本素材，但要收集這些教學(xué)素材，往往苦于找不到相應(yīng)的工具（如數(shù)碼相機(jī)或攝像機(jī)）而流失。

2.2 教學(xué)檔案資料收集不及時(shí)，影響教學(xué)檔案的完整性、連續(xù)性：臨床教學(xué)檔案絕大部分來(lái)源于從事臨床教學(xué)工作的教師和在院學(xué)生。一方面，由于擔(dān)任臨床教學(xué)的教師還肩負(fù)著繁重的醫(yī)療、科研任務(wù)，醫(yī)學(xué)學(xué)生由于醫(yī)學(xué)課程設(shè)置量大，同時(shí)兼有基礎(chǔ)課程學(xué)習(xí)和臨床生產(chǎn)實(shí)習(xí)任務(wù)，常常導(dǎo)致教師和學(xué)生本人撰寫(xiě)的文件材料只有單份，在沒(méi)有收集之前，長(zhǎng)期保存在教師和學(xué)生個(gè)人手中極易丟失。同時(shí)，擔(dān)任臨床教學(xué)的教師大多是從臨床醫(yī)療一線臨時(shí)脫產(chǎn)進(jìn)行教學(xué)，生產(chǎn)實(shí)習(xí)的在院學(xué)生也是輪科實(shí)習(xí)，導(dǎo)致了他們流動(dòng)的頻繁性，如不及時(shí)收集，將容易引起流失和各學(xué)年教學(xué)檔案的不連貫。

3 加強(qiáng)臨床教學(xué)醫(yī)院教學(xué)檔案管理的建議

3.1 強(qiáng)化教學(xué)檔案管理意識(shí)，健全教學(xué)管理制度：加大檔案管理的宣傳，對(duì)教學(xué)工作人員強(qiáng)化檔案信息的保密、傳播和更新轉(zhuǎn)換意識(shí)，使教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)或教學(xué)工作人員對(duì)重要的文件資料及時(shí)歸檔。在人員調(diào)離崗位時(shí)，應(yīng)進(jìn)行交接手續(xù)，使這些寶貴教學(xué)檔案資料不遺失或被隨意處理。

3.2 做到定期收集和隨時(shí)收集相結(jié)合，確保相關(guān)材料的齊全完整：對(duì)教學(xué)指導(dǎo)性的文件、各種教學(xué)規(guī)章制度性文件、教學(xué)通知、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)總結(jié)、教學(xué)周歷、教案、講稿、課件、試卷、試題庫(kù)、試題分析、教學(xué)活動(dòng)記錄、作業(yè)、成績(jī)表、病歷書(shū)寫(xiě)記錄、教學(xué)素材等資料做到隨時(shí)收集，對(duì)教學(xué)課題申報(bào)原始記錄、論文、教材、圖書(shū)、師資管理、學(xué)生管理等材料定時(shí)收集。對(duì)一些重要教學(xué)工作和重大教學(xué)活動(dòng)及時(shí)保存完整材料并整理相關(guān)記錄。

3.3 檢查遺缺，及時(shí)補(bǔ)漏：定期檢查檔案材料，如發(fā)現(xiàn)應(yīng)有而缺少的教學(xué)檔案資料，應(yīng)及時(shí)通過(guò)各種形式收集補(bǔ)齊，使之齊全完整。

3.4 充分利用現(xiàn)代檔案收集管理器材，確保檔案收集的完整：文獻(xiàn)檢索主要依據(jù)書(shū)目、索引、文摘、傳記資料和專題綜述及工具書(shū)、復(fù)印稿件、網(wǎng)絡(luò)資源等工具來(lái)完成。檢索的文獻(xiàn)通過(guò)拷貝、復(fù)印、專題索引等方法來(lái)整理、分析，并不斷的加以積累進(jìn)行歸檔處理。臨床教學(xué)活動(dòng)中有如集體備課、授課預(yù)講、專家示范性教學(xué)、課外輔導(dǎo)、臨床見(jiàn)習(xí)帶教的示范演示及生產(chǎn)實(shí)習(xí)臨床基本技能操作示范操作，除有教學(xué)活動(dòng)記錄外，還應(yīng)對(duì)教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中教師的教學(xué)行為、學(xué)生參與教學(xué)的狀態(tài)及師生互動(dòng)的狀況進(jìn)行攝影、錄音、錄像，制成圖片、影像、錄音帶作為教學(xué)歷史檔案資料保存。醫(yī)學(xué)院校的教師隨時(shí)將平時(shí)適合于臨床教學(xué)的文獻(xiàn)資料、圖片、影像等進(jìn)行及時(shí)整理并不斷的積累保存，為日后的教學(xué)備課、編寫(xiě)教材、撰寫(xiě)論文提供素材。

3.5 嚴(yán)格把關(guān)，確保教學(xué)檔案質(zhì)量：教學(xué)檔案文件應(yīng)定時(shí)檢查質(zhì)量，對(duì)所有規(guī)范的文件統(tǒng)一格式，如時(shí)間、文章標(biāo)頭、文尾的落款等。并對(duì)檢查出來(lái)的質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)解決。

3.6 合理歸檔，系統(tǒng)排列：教學(xué)檔案應(yīng)按學(xué)年度與年度進(jìn)行分別歸檔，以利于檔案的立卷和卷寫(xiě)目錄。對(duì)紙質(zhì)的教學(xué)檔案（照片、書(shū)籍等）應(yīng)防蟲(chóng)防潮保管，非紙質(zhì)的（光盤(pán)、軟盤(pán)錄像帶）應(yīng)妥善防磁防濕保存。

3.7 高校教學(xué)檔案收集四法則

3.7.1 常規(guī)收集法：是通過(guò)教學(xué)管理部門(mén)和教學(xué)業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，將教學(xué)工作活動(dòng)中產(chǎn)生和處理完畢的檔案材料，由產(chǎn)生與形成的單位或個(gè)人，按照學(xué)校檔案部門(mén)的歸檔要求，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向檔案館（室）移交。完成這種方法，要具備以下具體的完整的配套實(shí)施方法：指定各類檔案材料的歸檔范圍和要求；規(guī)定歸檔的工作程序和手續(xù)；建立教學(xué)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，明確直接向檔案館（室）歸檔的單位或部門(mén)負(fù)責(zé)人名單和職責(zé)范圍；規(guī)定立卷（件）的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與要求；規(guī)定歸檔的時(shí)間。這種方法是教學(xué)檔案收集中的主渠道。

3.7.2 零星收集法：是對(duì)教學(xué)工作網(wǎng)絡(luò)中規(guī)定的單位與部門(mén)不能按時(shí)完成或遺漏的檔案材料的收集。這是對(duì)屬于歸檔的教學(xué)檔案材料的一種隨機(jī)收集方法。一般適用情形有：教學(xué)管理部門(mén)組織的臨時(shí)性大型的、重要的中心工作及重要活動(dòng)；撤銷(xiāo)的機(jī)構(gòu)，職能沒(méi)有機(jī)構(gòu)代替，其工作活動(dòng)中產(chǎn)生和形成的教學(xué)檔案材料的收集；高校教學(xué)活動(dòng)中典型事件和重大教學(xué)事故。

3.7.3 積極主動(dòng)收集法：即教學(xué)檔案工作機(jī)構(gòu)（館、室）認(rèn)真履行職責(zé)，積極主動(dòng)開(kāi)展收集活動(dòng)和機(jī)關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作，并以優(yōu)質(zhì)、高效的工作信譽(yù)，贏得全校教職員工的信賴和支持，增強(qiáng)他們的檔案意識(shí)，力爭(zhēng)獲得收集工作的最佳效果。通常做法是：利用一切機(jī)會(huì)，采用多種形式和方法，宣傳《檔案法》和檔案工作在高校教學(xué)活動(dòng)中的意義和作用，宣傳教學(xué)檔案工作的基本知識(shí)；在校內(nèi)定期舉辦檔案工作講座或培訓(xùn)班，培訓(xùn)學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)中具體負(fù)責(zé)積累、收集、立卷歸檔的專職或兼職檔案工作人員，不斷提高他們的檔案工作理論水平和操作技能；定期召開(kāi)工作會(huì)議，交流經(jīng)驗(yàn)，提出解決工作中存在的一些問(wèn)題，表彰檔案工作中有突出成績(jī)者；高校檔案館（室）要主動(dòng)開(kāi)展服務(wù)，積極為教學(xué)科研等各項(xiàng)工作提供利用，以完整、系統(tǒng)、全面的館（室）藏為他們排憂解難，幫助利用者解決問(wèn)題，使他們認(rèn)識(shí)到在工作中離不開(kāi)教學(xué)檔案，做好檔案資料歸檔工作是他們的需要。

3.7.4 激勵(lì)協(xié)作收集法：通常采用一些做法是通過(guò)成立教學(xué)檔案管理委員會(huì)，把學(xué)校的一些主要教學(xué)管理職能部門(mén)和教學(xué)人員吸收過(guò)來(lái)，明確他們的責(zé)任和義務(wù)，使其主動(dòng)地配合校檔案機(jī)構(gòu)做好教學(xué)檔案工作，并將各部門(mén)教學(xué)檔案收集列入歸檔計(jì)劃，年終做通報(bào)，把平時(shí)立卷與歸檔工作作為高校教學(xué)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員年終考核依據(jù)，以此激發(fā)他們的工作積極性、協(xié)作性，更好地服務(wù)于教學(xué)檔案工作。

總之，教學(xué)檔案來(lái)源于教學(xué)過(guò)程不斷積累，并能反饋到教學(xué)過(guò)程，使廣大師生受益。因此，我們要不斷加強(qiáng)教學(xué)檔案的收集與管理，使之充分的為教學(xué)發(fā)揮應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)

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2 史志編纂工作中檔案資料查找的原則 

首先，要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則。搜集檔案資料必須真實(shí)、客觀地抄錄有用資料，做到真實(shí)存史。其次，要堅(jiān)持全面查找的原則。全面查找與題目有關(guān)的檔案全宗與類別，在搜集查找過(guò)程中，廣征博采，巨細(xì)皆收，做到“寧多勿漏”“橫不缺項(xiàng)”“縱不斷線”，避免“依據(jù)孤證作出結(jié)論，武斷歷史”。按照這一要求則應(yīng)對(duì)檔案資料進(jìn)行全面搜集，為下一步選材、編纂工作提供一個(gè)比較完整、系統(tǒng)的資料基礎(chǔ)。如果搜集檔案資料時(shí)漏一份與題目有關(guān)的材料往往要輾轉(zhuǎn)復(fù)查。特別是在史志編纂工作中所涉及的資料浩繁，有時(shí)竟難以復(fù)得。因此要做到查找宜寬，選材宜嚴(yán)。最后，要堅(jiān)持為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的原則。搜集檔案資料時(shí)，本著為歷史負(fù)責(zé)，既要搜集反映成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)的資料，也要有反映失誤和教訓(xùn)的資料，以借鑒歷史、開(kāi)拓未來(lái)、服務(wù)社會(huì)。 

3 史志編纂工作中檔案資料查找的方式 

3.1 分清先后緩急，循序漸進(jìn)。分藏在若干全宗的反映同一題目的檔案資料，在各個(gè)全宗中保存的數(shù)量有多寡之分，與題目的關(guān)系有直接和間接之別。因此，在查找檔案資料時(shí)，應(yīng)首先查找與題目有直接關(guān)系的藏量較豐富的全宗，然后再推及與題目有間接關(guān)系的藏量較少的全宗。這種“循序漸進(jìn)”的查找方法，是可以避免重復(fù)勞動(dòng)節(jié)省查找時(shí)間的。因?yàn)?ldquo;直接”的全宗，常常保存的是與題目有關(guān)的檔案的正本或原稿，具有一定的“權(quán)威性”。而“間接”的全宗則往往藏有同一檔案的抄件。先查到正本原稿檔案材料，抄本則可不收。如果按相反的次序查找，則事倍功半，影響編纂工作的質(zhì)量和進(jìn)度，做一些不必要的重復(fù)勞動(dòng)。 

3.2 注意把握檔案資料的線索，跟蹤追跡。在史志編纂工作中，所涉及的題目或者人物的活動(dòng)，總有一定的時(shí)間期限。從大的范圍講，編纂一個(gè)歷史時(shí)期某一方面的題目，就可以從保存這一時(shí)期的若干檔案全宗中去查找；就小的范圍講，一個(gè)題目屬于某一年或者某一事件，就應(yīng)該從當(dāng)年或與這一事件有關(guān)的檔案中去搜尋。具體的題目中闡明的事件或人物的活動(dòng)，又總有一定的地區(qū)或單位的范圍，按地區(qū)或者單位的線索查找檔案資料也是常用的方法。此外，還要注意從各級(jí)檔案館的新、舊檔案文獻(xiàn)匯編中發(fā)現(xiàn)新的材料線索。編纂人員在利用檔案匯編時(shí)，要注意這些材料中引文的出處，以發(fā)現(xiàn)新的資料線索。這對(duì)史志編纂工作中查找檔案資料趨于全面深入，是大有益處的。 

3.3 科學(xué)組織查找力量，搞好分工協(xié)作。在編纂修志工作中，一般參加查找、搜集資料的人員較多。為提高工作效率，節(jié)省時(shí)間，在查找檔案資料時(shí)應(yīng)對(duì)資料搜集人員進(jìn)行科學(xué)的分工。一般可以按檔案資料的分布特點(diǎn)組織力量，即按與篇目有關(guān)的檔案資料所藏的不同館（室）、全宗、類別組織力量分頭查找。這種分工方法，就要求各專業(yè)志的編纂人員，對(duì)該專業(yè)志的整個(gè)篇目?jī)?nèi)容和與其有關(guān)的檔案材料的分布情況進(jìn)行摸底，有一個(gè)全面的了解，以明確查找方向。另外，還可以按各專業(yè)志篇目?jī)?nèi)容的特點(diǎn)，把較大的題目劃分為幾個(gè)階段或幾個(gè)問(wèn)題，針對(duì)不同的階段或問(wèn)題對(duì)有關(guān)的檔案資料進(jìn)行分工查找。無(wú)論采用何種分工方法，在查找檔案資料的過(guò)程中，都應(yīng)該注意互通情報(bào)，緊密配合，以避免出現(xiàn)漏查和重收現(xiàn)象。 

篇9

檔案是原始性文件，它是一種無(wú)標(biāo)價(jià)的信息源。尤其是高校教職工教學(xué)的檔案資料文獻(xiàn)，是教師們長(zhǎng)期在學(xué)校的教學(xué)、科研實(shí)踐中積累的寶貴文獻(xiàn)，它在教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生，同時(shí)又服務(wù)于教學(xué)，是教學(xué)活動(dòng)的成果和產(chǎn)物，是評(píng)價(jià)教學(xué)成果，總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的依據(jù)，也是維護(hù)高校教學(xué)歷史的重要憑證之一。因此，整理好教學(xué)檔案，是高校檔案工作中非常重要的任務(wù)。

一、我校教職工教學(xué)檔案的現(xiàn)狀

目前我校的教學(xué)檔案收集管理中存在許多不足之處。不可否認(rèn)，各個(gè)學(xué)院各自做過(guò)一些這方面的工作，但是也存在著許多問(wèn)題。如：有些文獻(xiàn)資料即使收集了，但內(nèi)容填寫(xiě)有遺漏，書(shū)寫(xiě)不符合要求等。究其原因，主要是對(duì)教學(xué)檔案作用的認(rèn)識(shí)和了解不夠，意識(shí)薄弱，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于現(xiàn)代化發(fā)展的要求。為了更好地發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)中的作用，為了切實(shí)提高教學(xué)檔案的質(zhì)量，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，在高校教學(xué)檔案管理工作中應(yīng)重視以下問(wèn)題。

長(zhǎng)期以來(lái)，我校即未設(shè)立過(guò)管理教職工教學(xué)資料的專業(yè)機(jī)構(gòu)和人員(基本是各個(gè)學(xué)院各自保存)，也沒(méi)有任何機(jī)構(gòu)把它有價(jià)值的文獻(xiàn)當(dāng)作一種信息源來(lái)揭示信息內(nèi)涵的工作。以至多年來(lái)，許多優(yōu)秀的教學(xué)檔案沒(méi)有發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。例如，已故的化學(xué)專家朱景梓教授五六十年代的圓弧齒輪方面的教學(xué)資料；已故的化學(xué)專家徐文腸教授在承擔(dān)國(guó)際863重點(diǎn)科研項(xiàng)目催化劑方面的教學(xué)資料；固體力學(xué)專家楊桂通在固體力學(xué)方面的教學(xué)資料；煤化工專家謝克昌院士在煤化工方面的教學(xué)資料。現(xiàn)在有31位，2003-2010年的國(guó)家級(jí)、省級(jí)教學(xué)名師的教學(xué)資料；24門(mén)，2003-2010年的國(guó)家級(jí)、省級(jí)精品課程的教學(xué)資料；21個(gè)，2004-2010年的國(guó)家級(jí)、省級(jí)特色專業(yè)的教學(xué)資料。這些寶貴的、反映學(xué)校不同時(shí)期的、不同領(lǐng)域內(nèi)的教學(xué)資料，都沒(méi)有很好的保存、重視、宣傳。有部分原件，現(xiàn)在可能已經(jīng)很難收藏完整，所以盡快開(kāi)展整理我校教職工教學(xué)資料的工作，并且應(yīng)該引起學(xué)校和檔案館領(lǐng)導(dǎo)的重視。

二、整理我校教職工教學(xué)檔案的范圍和方法

收藏范圍：由于我校歷史悠久，人才眾多，各個(gè)歷史時(shí)期的教師教學(xué)檔案種類繁多。如果我們對(duì)所有教職工的教學(xué)檔案不分主次地兼收，那樣就太繁雜，不會(huì)顯示出收藏的最高水平。所以我們要根據(jù)建校以來(lái)各個(gè)歷史時(shí)期，針對(duì)影響較大的、反映個(gè)人教學(xué)水平高的教學(xué)檔案，去粗取精，進(jìn)行收藏。具體的收藏范圍，需要認(rèn)真研究再定。但對(duì)于教學(xué)名師、精品課程、特色專業(yè)的教學(xué)資料文獻(xiàn)要重點(diǎn)收集。收藏方法：教職工的教學(xué)檔案資料和其他的文獻(xiàn)有不同之處，它屬于非賣(mài)品，因此收集教師教學(xué)檔案資料的方法和途徑不能照搬圖書(shū)、期刊等文獻(xiàn)的方法。筆者認(rèn)為主要有以下兩種方式收集：(1)建立嚴(yán)格的校內(nèi)教師教學(xué)資料檔案保存制度，尤其是教學(xué)名師、精品課程、特色專業(yè)和高級(jí)職稱以上教師的教學(xué)檔案。以前，對(duì)于保存教師教學(xué)資料檔案保存的重要性認(rèn)識(shí)不足，因此學(xué)校沒(méi)有明確的呈交制度，現(xiàn)在，既然我們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到它的重要性，就應(yīng)由學(xué)校頒發(fā)專門(mén)文件，就校內(nèi)教師教學(xué)資料檔案的繳送數(shù)量、繳送方式、繳送期限、接收單位、獎(jiǎng)懲的內(nèi)容做出明確的規(guī)定，校內(nèi)所有教師教學(xué)資料檔案，都應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按規(guī)定的要求，在教學(xué)任務(wù)完成后的一定期限內(nèi)，向?qū)W校接收單位繳送規(guī)定的資料文獻(xiàn)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立各學(xué)院、檔案館兩級(jí)組成的管理委員會(huì)，監(jiān)檢查教師教學(xué)資料的繳送與接收等工作的進(jìn)行情況。(2)廣泛宣傳收藏本校教師教學(xué)資料檔案的重要性，積極動(dòng)員廣大教師，尤其是教學(xué)名師、精品課程、特色專業(yè)的教師，要積極、主動(dòng)、按時(shí)繳納個(gè)人的教學(xué)資料檔案。

三、建立我校教師教學(xué)資料檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

隨著信息社會(huì)的不斷進(jìn)步和各種學(xué)術(shù)成果的迅速發(fā)展，檔案館對(duì)學(xué)術(shù)文獻(xiàn)應(yīng)該改變?cè)械膫鹘y(tǒng)管理模式，可以考慮建立我校教師教學(xué)資料檔案數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)管理我校教師教學(xué)資料。圍繞教師教學(xué)資料檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，談?wù)勎覀€(gè)人的一些設(shè)想。

有關(guān)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)方面，我國(guó)截至目前已陸續(xù)建成了中國(guó)學(xué)術(shù)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)(CNKI遠(yuǎn)程)、中國(guó)優(yōu)秀碩士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫(kù)(CNKI)、中國(guó)博士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫(kù)(CNKI)、中國(guó)重要報(bào)紙全文數(shù)據(jù)庫(kù)(CNKI遠(yuǎn)程)、學(xué)術(shù)會(huì)議論文全文數(shù)據(jù)庫(kù)(萬(wàn)方)、學(xué)術(shù)會(huì)議論文全文數(shù)據(jù)庫(kù)(萬(wàn)方)、專利文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)(萬(wàn)方)、外文文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)(萬(wàn)方)、中外標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)(萬(wàn)方)、科技成果數(shù)據(jù)庫(kù)(萬(wàn)方)、法律法規(guī)數(shù)據(jù)庫(kù)(萬(wàn)方)11個(gè)不同行業(yè)類型的文獻(xiàn)庫(kù)。對(duì)于高校教師教學(xué)資料檔案建立數(shù)據(jù)庫(kù)，還不多見(jiàn)。同時(shí)，粗略統(tǒng)計(jì)我校高級(jí)職稱以上教師教學(xué)資料每年都在200篇以上，以上這些條件給檔案館開(kāi)展這項(xiàng)工作創(chuàng)造了十分有利的條件，檔案館要抓住有利時(shí)機(jī)開(kāi)展這項(xiàng)工作。

數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)首先要從質(zhì)量建設(shè)抓起，目前國(guó)際上還沒(méi)有一個(gè)公認(rèn)的統(tǒng)一質(zhì)量評(píng)價(jià)指標(biāo)體系作為檢驗(yàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)，但是它已引起人們?cè)絹?lái)越多的關(guān)注，為了少走彎路，盡量保持和世界水平相同，我們?cè)谶@方面要狠抓質(zhì)量建設(shè)。抓質(zhì)量，我認(rèn)為要從教學(xué)資料檔案的著錄特點(diǎn)、檢索特點(diǎn)這兩方面著手。(1)著錄特點(diǎn)：教學(xué)資料著錄項(xiàng)目要規(guī)范，基本字段要齊全。例如，一般文獻(xiàn)庫(kù)具有的著錄項(xiàng)目——題目、作者、文獻(xiàn)源、語(yǔ)種、教學(xué)日期、主題詞、館藏號(hào)、文獻(xiàn)順序號(hào)，這些反映文獻(xiàn)的基本類型和特征的著錄字段，教學(xué)資料檔案數(shù)據(jù)庫(kù)均應(yīng)采用；要加強(qiáng)教學(xué)資料檔案的描述，突出檢索功能。例如。增加對(duì)教學(xué)資料性質(zhì)和內(nèi)部特征——數(shù)字、圖標(biāo)、表格、新發(fā)現(xiàn)、專業(yè)的描述和著錄。(2)檢索特點(diǎn)：眾所周知，文獻(xiàn)的標(biāo)引詞匯和檢索語(yǔ)言一致；文獻(xiàn)的查全率和查準(zhǔn)率；文獻(xiàn)標(biāo)引深度與檢索難度是建文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)會(huì)遇到的三對(duì)矛盾，搞數(shù)據(jù)庫(kù)的同志要對(duì)這三對(duì)矛盾作有益的探索，較好地解決標(biāo)引的前后一致，標(biāo)準(zhǔn)詞匯和檢索語(yǔ)言的前后一致，要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，保證數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)范化和科學(xué)化。

總之，在我校教師教學(xué)資料檔案數(shù)據(jù)庫(kù)研制過(guò)程中，會(huì)有許多問(wèn)題有待深入探討，希望能得到我校計(jì)算機(jī)專家和圖書(shū)館專家的大量幫助和指導(dǎo)。

參考文獻(xiàn)

篇10

 

檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化是指在檔案管理過(guò)程中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處理、管理和提供利用服務(wù)的工作。檔案資料實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化要經(jīng)過(guò)三步處理：首先是檔案資料數(shù)字化；其次是檔案信息存儲(chǔ)、傳遞和提供利用一體化；最后是檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。醫(yī)院檔案資料是醫(yī)院的信息載體，對(duì)醫(yī)院管理有重要的參考價(jià)值，也記載了醫(yī)院的發(fā)展歷史，具有重要的歷史和現(xiàn)實(shí)價(jià)值。檔案資料資源做為醫(yī)院最為寶貴的非物質(zhì)財(cái)產(chǎn)，能否對(duì)其加以妥善保存、管理以及充分利用，將直接影響到醫(yī)院的生存與發(fā)展。隨著有中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于包括醫(yī)院在內(nèi)的各個(gè)部門(mén)。包括文書(shū)檔案、人事檔案、病歷檔案、圖書(shū)館檔案、設(shè)備和后勤管理檔案等醫(yī)院檔案的傳統(tǒng)的工作模式和管理方法已不適應(yīng)新形式的需要，迫切需要現(xiàn)代化。目前各醫(yī)院已經(jīng)不同程度地將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于本部門(mén)的檔案管理。但是由于各部門(mén)使用不同的軟件進(jìn)行檔案管理，對(duì)于醫(yī)院各部門(mén)信息的整合造成一定的困難。

1.醫(yī)院檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的主要內(nèi)容

1.1 文書(shū)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化

文書(shū)工作是檔案工作的基礎(chǔ)。為適應(yīng)新形勢(shì)下的工作需求，把收到的文件用計(jì)算機(jī)登記，按照批辦的次序在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時(shí)間和批辦時(shí)間。若傳閱文件未及時(shí)返回，催辦程序會(huì)向預(yù)先設(shè)定的郵件地址及移動(dòng)通訊工具發(fā)出信息，提醒承辦人及時(shí)閱文，并對(duì)處理完畢的文件進(jìn)行自動(dòng)管理，以減少檔案人員年終的工作量。由擬稿人將稿件輸入計(jì)算機(jī)—辦公室審核—簽發(fā)人簽發(fā)—辦公室修改、繕印、蓋章、分發(fā)—信息中心歸檔這樣原來(lái)需要幾小時(shí)、幾天，現(xiàn)在幾十分鐘、幾小時(shí)就可以實(shí)現(xiàn)，大大減少了文書(shū)處理部門(mén)的工作量，減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)，縮短了決策時(shí)間，節(jié)約了成本，使得醫(yī)院決策的效率大大提高。

1.2 人事檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快、社會(huì)人員流動(dòng)性大大增加，準(zhǔn)確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要。科技論文。根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)，運(yùn)用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，從實(shí)體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，把日常工作中遇到的問(wèn)題分門(mén)別類，實(shí)現(xiàn)查閱統(tǒng)計(jì)、檔案變更、報(bào)表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的管理。不但便于管理部門(mén)管理、監(jiān)督，也便于個(gè)人對(duì)自己檔案的了解?？萍颊撐摹1]

1.3 病歷檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化

隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，各種新的治療手段不斷出現(xiàn)。將各種微創(chuàng)性手術(shù)的開(kāi)展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術(shù)的名稱進(jìn)行分類，運(yùn)用計(jì)算機(jī)綜合查詢分析功能，將各類手術(shù)及療效情況進(jìn)行分類匯總，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供給各臨床科室，便于醫(yī)院人員查詢、分析、討論，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)后編寫(xiě)相關(guān)的學(xué)術(shù)論文。病歷檔案也包括醫(yī)學(xué)影像圖片的儲(chǔ)存和查詢，使得醫(yī)護(hù)人員及患者可以方便的查詢。

1. 4醫(yī)院圖書(shū)館的信息化、網(wǎng)絡(luò)化

隨著圖書(shū)館業(yè)務(wù)的拓展，圖書(shū)館不僅是圖書(shū)資源的管理部門(mén)，也是醫(yī)學(xué)情報(bào)的提供和搜集部門(mén)。對(duì)在工作中形成的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)識(shí)以及在各個(gè)環(huán)節(jié)中自然形成和產(chǎn)生的知識(shí)、數(shù)據(jù)、資料等信息成品或半成品記錄下來(lái)，形成檔案，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞來(lái)進(jìn)行知識(shí)交流，成為共享知識(shí)，將隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息隱性知識(shí)的價(jià)值。通過(guò)對(duì)圖書(shū)業(yè)務(wù)檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價(jià)值的信息。

1.5 設(shè)備和后勤管理檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化

設(shè)備和后勤所管理的醫(yī)療及后勤設(shè)備是醫(yī)院固定資產(chǎn)的重要組成部分，對(duì)于醫(yī)院投入產(chǎn)出分析、醫(yī)院資產(chǎn)匯總管理具有重要作用。對(duì)于這些設(shè)備的采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)價(jià)格、維修情況、出借情況、報(bào)廢處理的資料形成檔案，輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)達(dá)到有權(quán)限的共享，不但便于設(shè)備和后勤科室對(duì)于醫(yī)療和后勤設(shè)備的管理，也便于各使用科室對(duì)本科室設(shè)備的管理。[2]

2.醫(yī)院檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)面臨的主要問(wèn)題

2.1基礎(chǔ)設(shè)施有待完善

大部分醫(yī)院的局域網(wǎng)建設(shè)還不夠完善，有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)尚未開(kāi)始實(shí)施，無(wú)法形成醫(yī)院檔案體系，檔案信息化管理受此制約。

2.2信息化建設(shè)人才缺乏

由于對(duì)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)重視程度不夠，醫(yī)院信息化、網(wǎng)絡(luò)化人才梯隊(duì)建設(shè)不夠完善，不能滿足當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的要求?？萍颊撐?。

2.3電子文件保密性受限制

電子文件檔案的原始性、真實(shí)性容易被破壞。保證電子文件的原始性、真實(shí)性、完整性的技術(shù)難度較大。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。紙質(zhì)文件內(nèi)容原始性很容易被確認(rèn)，電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多。計(jì)算機(jī)內(nèi)存貯的電子檔案無(wú)個(gè)人筆跡特征，無(wú)書(shū)寫(xiě)墨跡和新舊的區(qū)別，一旦被刪改，復(fù)制或纂改內(nèi)容都很難被識(shí)別。以上的種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。

3.醫(yī)院檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的對(duì)策

3.1提高領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)，加大投入

要拓寬各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的知識(shí)領(lǐng)域，在提高領(lǐng)導(dǎo)信息化水平方面多進(jìn)行一些培訓(xùn)工作，改變現(xiàn)有的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要。要舍得投入財(cái)力，配置與檔案信息化相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施。檔案主管部門(mén)，要與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)商，共同提出解決辦法，使檔案信息化建設(shè)得到更快的發(fā)展。

3.2引進(jìn)和培養(yǎng)信息化建設(shè)人才

從目前醫(yī)院檔案人員學(xué)歷上看，大專院校畢業(yè)的人員比例偏少，對(duì)檔案信息化工作的開(kāi)展十分不利。要改變這種狀況，必要的方法就是調(diào)入大專院校畢業(yè)生，改變隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)新的工作需要。培養(yǎng)懂得計(jì)算機(jī)知識(shí)與檔案管理的復(fù)合型人才，為檔案信息化建設(shè)提供必要的人才保障。

3.3加大經(jīng)濟(jì)和技術(shù)投入，確保醫(yī)院電子文件的安全

專用網(wǎng)是最徹底的解決檔案管理安全的方法。其成本較高，也帶來(lái)了很大的不便，比如離開(kāi)鋪設(shè)物理網(wǎng)絡(luò)的區(qū)域就不能查詢網(wǎng)絡(luò)檔案。保存在互聯(lián)網(wǎng)上的檔案，主要通過(guò)如下三點(diǎn)保證檔案的安全：一是安裝新一代防火墻。防火墻須具備強(qiáng)大的病毒掃除功能、適應(yīng)IP加密的需求、開(kāi)發(fā)新型安全協(xié)議、推廣單向防火墻、增強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和預(yù)警功能、完善安全管理工具,特別是可疑活動(dòng)的日志分析工具等。二是生物識(shí)別技術(shù)。指紋識(shí)別技術(shù)是行之有效的生物識(shí)別技術(shù)，具有不可復(fù)制性。三是加密及數(shù)字簽名技術(shù)。

總之，社會(huì)信息化建設(shè)步伐的不斷推進(jìn)，帶動(dòng)了醫(yī)院檔案工作的進(jìn)步。雖然醫(yī)院檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)仍存在一些問(wèn)題，但已經(jīng)產(chǎn)生了巨大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。隨著投入增加、人才引進(jìn)及安全性的增加，醫(yī)院檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)必將為醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生巨大和深遠(yuǎn)的作用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]林衛(wèi)華. 電子文件檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析[J],2010,(1).

[2]牟峰等. 淺談醫(yī)院信息化與電子檔案管理[J].中國(guó)醫(yī)療前沿,2007,(14).