時(shí)間:2023-05-31 15:08:55
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隨著信息化浪潮涌現(xiàn),信息化從理論方式技術(shù)手段,都深刻地影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程,不斷賦予檔案管理現(xiàn)代化以全新的內(nèi)涵。我們要正視這種發(fā)展與變化,準(zhǔn)確地反握新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的新趨勢(shì)、新要求,以檔案資源信息化推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化。
近年來,雖然檔案工作得到較快的發(fā)展,檔案管理現(xiàn)代化水平有一定的提高,但在檔案管理方法和手段方面與世界先進(jìn)水平相比,還有一定的差距,不能更好地滿足新形勢(shì)對(duì)檔案工作提出的要求。因此,就采取各種措施,加快檔案工作現(xiàn)代化的步伐。
1檔案工作現(xiàn)代化的必要性
實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)檔案工作的要求。在建設(shè)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的過程中,要從總體上提高現(xiàn)代化水平,必須摸清國際國內(nèi)的動(dòng)態(tài),了解過去和現(xiàn)狀,以及今后的發(fā)展趨勢(shì),才能確定今后努力的目標(biāo)和方向。而要做到這一點(diǎn),就要求檔案部門能迅速、準(zhǔn)確地提供現(xiàn)代化所需的檔案材料。面?zhèn)鹘y(tǒng)的管理方法則無法滿足這種需要,春有采用現(xiàn)代化手段,才能在較短時(shí)間內(nèi),迅速查閱到利用者所需要的檔案材料,及時(shí)提供利用。所以,實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化,是適應(yīng)我國實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化,趕超世界先進(jìn)水平的必然要求。
實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展,檔案的種類和數(shù)量急劇增長(zhǎng),給保管和利用帶來一系列問題。同時(shí),利用者也對(duì)檔案工作提出了更高的要求,他們希望檔案部門能及時(shí)地?zé)o遺漏地向其提供所需要的檔案材料,并迅速傳遞到每一個(gè)需要利用的地方。手工管理的落后狀態(tài),無法解決檔案工作面臨的種種難題,不可避免地會(huì)影響檔案事業(yè)的發(fā)展。因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務(wù)。面科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,特別是電子計(jì)算機(jī)及通訊技術(shù)的廣泛應(yīng)用,能為實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化提供可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)。
2檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容
新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)相對(duì)的、運(yùn)態(tài)的、發(fā)展的概念范疇,在不同時(shí)期都被賦予不同的核心內(nèi)容。新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化是在信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實(shí)踐,以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化理論和工作體系正逐漸形成和發(fā)展。
2.1檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化
它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)裝備起來,實(shí)現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及廣泛運(yùn)用電訊設(shè)備、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)。比如:廣泛使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統(tǒng)計(jì)工作,并把電子計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化的縮微技術(shù)、通訊技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來,將會(huì)有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化。
2.2檔案工作組織與管理現(xiàn)代化
檔案事業(yè)的建設(shè)和檔案工作的組織與管理,經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學(xué)理論為指導(dǎo),運(yùn)用管理科學(xué)的原理,遵循檔案工作的客觀規(guī)律,研究和處理工作的各種問題,可以做到管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化,管理工作現(xiàn)代化,檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化,使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段,即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進(jìn)的技術(shù)手段、技術(shù)成果,管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn),是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法,形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論,這些理論與檔案工作實(shí)際相結(jié)合,不斷地指導(dǎo)檔案管理實(shí)踐,在實(shí)踐中加以總結(jié)和發(fā)展,最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用。要不斷地將當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中,實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動(dòng)化。
2.3檔案干部知識(shí)化
由于設(shè)備的現(xiàn)代化和管理的科學(xué)化,需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的檔案專業(yè)干部隊(duì)伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進(jìn)取的精神,還應(yīng)懂得電子計(jì)算機(jī)的基本理論和基本技能,能夠進(jìn)行技術(shù)操作和管理,在檔案專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識(shí),這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。
2.4檔案資源信息化
在信息時(shí)代,信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的與主導(dǎo),以信息化推動(dòng)現(xiàn)代化是今后國民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐,是將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程,通過信息和系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和傳輸,實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開開利用,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐,是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容,其主要包括:一是檔案信息資源建設(shè),即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段,建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫;二是檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè),包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用,建立檔案作息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái),實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化,可以預(yù)見,在未來20年,檔案資源信息建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容,將不斷推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。
2.5檔案保護(hù)現(xiàn)代化
傳統(tǒng)意義上檔案保護(hù)現(xiàn)代化主要是指檔案庫房、檔案設(shè)施設(shè)備等現(xiàn)代化以及檔案載體保管保護(hù)水平的現(xiàn)代化。隨著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用,出現(xiàn)許多新型載體的檔案,如機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等,這此檔案信息的記錄和存儲(chǔ)載體有磁性的、光學(xué)性的和磁光性的,有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲(chǔ)方式等各個(gè)方面都有不同的特點(diǎn)和要求,因此,以新型檔案載體為對(duì)象的檔案分配制度現(xiàn)代化將成為今后研究的重點(diǎn)內(nèi)容,而且,它不僅研究有效保護(hù)和保管檔案載體的方式、方法,還要深入研究如何保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性、真實(shí)性與完整性。
2.6檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化也是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ),檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的,檔案標(biāo)準(zhǔn)化通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù),保證了檔案各項(xiàng)工作能夠有機(jī)地聯(lián)系起來,并且在檔案的管理中得最佳的效益。在信息時(shí)代,信息的共享與網(wǎng)絡(luò)和溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等等,都需要通過建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來實(shí)現(xiàn),必須通過制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn),形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系,來確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)。
3檔案工作現(xiàn)代化的作用
利用計(jì)算機(jī)檢索檔案,將極大地提高檔案的查找速度,有效提高查全率,節(jié)約利用者查閱檔案的時(shí)間,提高服務(wù)質(zhì)量。
利用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊設(shè)備,將使檔案信息的處理傳遞的時(shí)間大大縮短,檔案館將從保管史料的基地,發(fā)展為名副其實(shí)的科學(xué)研究和各方面利用檔案信息的中心。
1、信息系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)的覆蓋率逐步提高
自上個(gè)世紀(jì)90年代后,互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的普及和信息經(jīng)濟(jì)的興起,帶動(dòng)了電子政務(wù)、電子商務(wù)和社會(huì)信息化的全面發(fā)展。
僅從政府角度看,我國電子政務(wù)經(jīng)過十多年的發(fā)展,形成了一定規(guī)模的信息化基礎(chǔ)設(shè)施,建設(shè)了大量的電子政務(wù)應(yīng)用系統(tǒng),正在經(jīng)歷由傳統(tǒng)運(yùn)行方式向以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化運(yùn)行方式轉(zhuǎn)移的過程。以北京市為例,“十五”期間,全市1186種政府業(yè)務(wù),運(yùn)用信息化實(shí)現(xiàn)的有591種,建成726個(gè)業(yè)務(wù)支撐系統(tǒng),50%的政府業(yè)務(wù)通過信息化手段實(shí)現(xiàn);各級(jí)政府和業(yè)務(wù)部門高度重視業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用,約90%的市、區(qū)政府部門建設(shè)了局域網(wǎng),超過90%的政府部門達(dá)到了人均1臺(tái)計(jì)算機(jī),有90%的政務(wù)部門已建成或正在建辦公自動(dòng)化系統(tǒng),其中無紙化程度達(dá)到50%以上的部門占80%。①
2、基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)化的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同
互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和應(yīng)用的快速發(fā)展,無論是政府還是企業(yè)的信息化,都受到戰(zhàn)略管理和服務(wù)客戶的強(qiáng)烈驅(qū)動(dòng),在不斷地?cái)U(kuò)展信息化的應(yīng)用領(lǐng)域和內(nèi)容,朝著基于統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái),跨部門信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同的方向發(fā)展。
政府各機(jī)構(gòu)在履行經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、市場(chǎng)監(jiān)管、社會(huì)管理和公共服務(wù)四項(xiàng)基本職能過程時(shí),正越來越廣泛地采用信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。由于應(yīng)用目標(biāo)的整體性,要求政府業(yè)務(wù)系統(tǒng)、政府信息具有集成性和共享性。例如,北京市業(yè)已建立了連接各級(jí)政府機(jī)構(gòu)政務(wù)系統(tǒng)的政務(wù)內(nèi)網(wǎng)平臺(tái),通過信息交換平臺(tái)和政務(wù)門戶網(wǎng)站,各級(jí)各類政府機(jī)構(gòu)可以實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公和信息共享。又如,北京市東城區(qū)首創(chuàng)的網(wǎng)格化城市管理模式,通過綜合的信息化手段,實(shí)現(xiàn)了對(duì)城市各類基礎(chǔ)部件的綜合管理。再如,“首都之窗”網(wǎng)站群作為政府門戶,正把更加全面的政府公共服務(wù)納入到信息化應(yīng)用范圍。②
企業(yè)信息化應(yīng)用模式早已脫離了個(gè)別業(yè)務(wù)系統(tǒng)孤立應(yīng)用的階段,步入了企業(yè)戰(zhàn)略協(xié)同系統(tǒng)應(yīng)用階段,其中ERP(EnterpriseResourcePlanning,即企業(yè)資源計(jì)劃)最具代表性。ERP是20世紀(jì)90年代提出來的,目前已發(fā)展為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中最為流行的一種形式,幾乎是企業(yè)信息化的代名詞。ERP系統(tǒng)以經(jīng)營資源最佳化為出發(fā)點(diǎn),全面整合企業(yè)的供銷存、財(cái)務(wù)、計(jì)劃、質(zhì)量、制造等核心業(yè)務(wù),并最大限度提升企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營資源的應(yīng)用效率。
實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理,進(jìn)行系統(tǒng)協(xié)同整合,核心的內(nèi)容就是要進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)集成,建立可以共享的統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)。建立一致的數(shù)據(jù)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)和建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理、應(yīng)用規(guī)則,是實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成的主要途徑。如何建設(shè)與上述信息化環(huán)境配套的電子檔案的統(tǒng)一管理、共享利用的機(jī)制、模式,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案館如何構(gòu)建和運(yùn)作,都是需要深入探討的問題。
3、信息資源戰(zhàn)略成為信息化核心內(nèi)容
2004年12月國家頒布了《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》,標(biāo)志著我國的信息化步入了以開發(fā)利用信息資源為重心的發(fā)展階段,這既是信息化向其本源的回歸,也是我國信息化發(fā)展到一定程度的結(jié)果。
從國家層面來看,信息資源開發(fā)利用,就是借助于信息化手段,為提高政府公共服務(wù)能力、增強(qiáng)政府能力建設(shè)、推動(dòng)和諧社會(huì)發(fā)展為目的,形成政府信息資源、社會(huì)信息資源綜合開發(fā)利用的局面,同時(shí)推動(dòng)信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展,促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展。政務(wù)信息資源的開發(fā)利用緊緊圍繞政務(wù)公開、重大基礎(chǔ)信息庫和重點(diǎn)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行。社會(huì)信息資源開發(fā)利用重點(diǎn)是強(qiáng)化農(nóng)業(yè)、科技、教育、衛(wèi)生、社會(huì)保障、檔案等領(lǐng)域的公益性開發(fā)和利用。同時(shí),國家將研究制定鼓勵(lì)信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策;健全信息資源市場(chǎng)監(jiān)管制度,完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的著作權(quán)保護(hù),提高審批效率,擴(kuò)大登記備案和事后監(jiān)督的范圍;研究制定政務(wù)信息資源社會(huì)化增值開發(fā)利用的財(cái)政政策和信息資產(chǎn)管理辦法;制定信息資源開發(fā)利用標(biāo)準(zhǔn)體系表,優(yōu)先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎(chǔ)編碼等國家標(biāo)準(zhǔn);推進(jìn)公共文獻(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè),積極開展社會(huì)化服務(wù)。③
從機(jī)構(gòu)層面,信息資源開發(fā)利用是信息資源服務(wù)于戰(zhàn)略決策、滿足客戶信息需求和提高業(yè)務(wù)管理信息提供水平的客觀發(fā)展需要。從信息化發(fā)展的進(jìn)程上來講,信息系統(tǒng)總是由滿足業(yè)務(wù)處理、運(yùn)行需要開始,信息資源的開發(fā)利用遵循著數(shù)據(jù)—信息—知識(shí)的過程。機(jī)構(gòu)層面的信息資源開發(fā)利用總是從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成開始,在整合的數(shù)據(jù)倉庫基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的挖掘和滿足不同需要的數(shù)據(jù)應(yīng)用。這實(shí)際上類似于我們傳統(tǒng)的檔案管理利用流程,應(yīng)當(dāng)把它納入到信息化條件下的檔案管理內(nèi)容范疇。
二、信息化條件下檔案管理的若干問題
信息化系統(tǒng)正在演化成為各類組織業(yè)務(wù)運(yùn)行的基本方式,網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)正逐漸成為政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)信息運(yùn)動(dòng)的支撐平臺(tái)。對(duì)檔案管理活動(dòng)而言,各類組織運(yùn)行平臺(tái)的變化,給我們提出了很多基于數(shù)字化概念的新問題,這些問題需要我們?nèi)ド钊胨伎?,探索符合信息化特點(diǎn)的新思路和新方法。
1、電子文件長(zhǎng)久保存和長(zhǎng)期可用問題
人們把以數(shù)字化方式記錄的文件,統(tǒng)稱為電子文件。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件的不同,無疑是檔案界最先感受到和最先關(guān)注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的記錄方式,主要的問題有三個(gè):一是電子文件的長(zhǎng)久保存問題,數(shù)字化信息復(fù)雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料,都給電子文件的長(zhǎng)久保存帶來困難。二是電子文件的證據(jù)力和法律效力問題,這包含了對(duì)數(shù)字方式所記錄信息的真實(shí)性以及獲得、保持信息真實(shí)性方式方法的可行性、可信性問題。三是數(shù)字化信息與載體的依附關(guān)系問題,數(shù)字化信息的組織是通過編碼形式完成的,人們處理、傳輸、存儲(chǔ)和顯現(xiàn)數(shù)字化信息,要借助能處理這些編碼的信息技術(shù)設(shè)備間接完成,因此,數(shù)字化信息依賴于元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)格式、軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)才能夠被處理、存儲(chǔ)和顯現(xiàn)。綜上所述,電子文件的復(fù)雜性、變化性、多樣性是過去紙張載體所沒有的。
歸納起來講,目前解決電子文件真實(shí)性、長(zhǎng)久保存、長(zhǎng)期可用的途徑主要有如下幾類方法:一是通過法規(guī)約束電子文件格式種類,如我國的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式,方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式,通過降低電子文件格式種類繁復(fù)性,增加電子文件長(zhǎng)期保存的可靠性、可控性。二是通過對(duì)電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計(jì)和過程控制,以保證電子文件的真實(shí)性和可靠性,包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。三是提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚怼⒋鎯?chǔ)、傳遞和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進(jìn)行備份的方式。四是分離數(shù)字信息的語義表示與格式表示,形成不依賴于特定的通用信息存在形式,不會(huì)出現(xiàn)因?yàn)閿?shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況,如以XML作為標(biāo)識(shí)規(guī)范的方法,等等。
為了解決上述問題,國內(nèi)外都作了相當(dāng)多的探討和嘗試。首先,各國都傾注力量,制定系統(tǒng)成套的和普遍適用于各類信息系統(tǒng)的電子文件管理需求規(guī)范和檔案系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn),力求把問題解決在電子文件的形成階段,達(dá)到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國家“數(shù)字化保管動(dòng)議”,通過建立文件管理國家標(biāo)準(zhǔn)、文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范、文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)施程序等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,保障電子文件的長(zhǎng)久保存。其次,從數(shù)字檔案的永久性入手,研究具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的數(shù)字檔案的系統(tǒng)化保存、保管方式,如美國國家檔案與文件署(NARA)于1998年開始,耗時(shí)6年時(shí)間對(duì)永久保存電子文件的可能性、保存技術(shù)、保存系統(tǒng)的功能需求進(jìn)行了全面的論證和試驗(yàn)⑤。第三,研究數(shù)字化適用載體在各種狀況下的長(zhǎng)久保存問題,如荷蘭2000年啟動(dòng)了“數(shù)字保存試驗(yàn)”項(xiàng)目,針對(duì)政府常用的電子文件類型,進(jìn)行了遷移、采用XML格式和仿真三種數(shù)字保護(hù)方法的試驗(yàn),評(píng)價(jià)各種方法的效果、局限性、費(fèi)用及應(yīng)用的可能性。第四,在我國,通常采用的方式是,檔案部門站在長(zhǎng)久保存的立場(chǎng),通過歸檔要求的約束,保障電子文件的可靠性,如《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678.1-2-1999)、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)等,省市地方和行業(yè)主管機(jī)構(gòu)也制定了相關(guān)規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn),如建設(shè)部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。
2、多種類型數(shù)字化信息的檔案化問題
在電子文件數(shù)量快速增長(zhǎng)的同時(shí),其種類也日益豐富,包括文本文件、電子報(bào)表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網(wǎng)頁文件、數(shù)據(jù)庫文件等。數(shù)字化信息的復(fù)雜多樣,具有傳統(tǒng)紙質(zhì)文件所不具有的性質(zhì),因此,這些數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機(jī)狀態(tài),有些數(shù)據(jù)累計(jì)存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中,有些被定期銷毀,有些則被遷移到臨時(shí)載體上。如果不能建立系統(tǒng)型的管理規(guī)則,很可能造成不可挽回的損失。
導(dǎo)致數(shù)字化信息檔案化問題的原因歸納起來有以下幾種情況:
(1)與傳統(tǒng)文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程無關(guān)。長(zhǎng)久以來,人們已經(jīng)形成了紙質(zhì)文件檔案化的系統(tǒng)化的方法體系,主要是依靠業(yè)務(wù)流程的自然發(fā)展進(jìn)程,在業(yè)務(wù)流程終結(jié)時(shí),把文件歸檔轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng),以備今后工作查考?;蛘邔?duì)文件的價(jià)值進(jìn)行鑒定,判別文件對(duì)形成者的意義大小以及對(duì)社會(huì)的意義大小,在規(guī)定的時(shí)間階段,把分布在各個(gè)機(jī)構(gòu)的文件匯集到檔案館集中保存,以長(zhǎng)久留存社會(huì)記憶,保障社會(huì)發(fā)展的延續(xù)性。久而久之,文件的檔案化形成了對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程及其規(guī)則的依賴性,當(dāng)數(shù)字化信息因不能納入一般的業(yè)務(wù)流程,或業(yè)務(wù)流程因信息化而發(fā)生變化時(shí),將會(huì)導(dǎo)致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。比如,電子郵件系統(tǒng)已經(jīng)成為絕大多數(shù)政府或企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的必備子系統(tǒng),電子郵件也早已成為人們?cè)谶M(jìn)行工作交往時(shí)的基本工具,很多國家或組織也都制定了電子郵件的管理制度,但電子郵件的檔案化問題依然處于隨機(jī)管理狀態(tài),主要原因就是電子郵件聯(lián)系方式的公私性質(zhì)不容易界定,不容易納入到正常的業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程之中。
(2)非文本型數(shù)據(jù)。在紙質(zhì)檔案管理時(shí)期,由于非文本型數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)單元不能完整地表達(dá)一個(gè)事項(xiàng),數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、信息組織方式與文本方式不同,并且很多結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)經(jīng)常處在變動(dòng)之中,無法納入到文本文件的管理體系,往往不進(jìn)行檔案化處理。信息化的發(fā)展,使得電子文件的數(shù)量與日俱增,但檔案機(jī)構(gòu)往往比較注重對(duì)文本型電子文件的歸檔和收集,對(duì)非文本型數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)的歸檔重視不夠,也沒有切實(shí)可行的檔案化措施。而且,檔案界還存在著一個(gè)概念誤區(qū),認(rèn)為數(shù)據(jù)庫文件本來就有自身的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),并且處在存儲(chǔ)狀態(tài),沒有必要再轉(zhuǎn)化為所謂的檔案文件。目前,大部分關(guān)系型數(shù)據(jù)庫,都是作為支持業(yè)務(wù)流程的存儲(chǔ)機(jī)制來建設(shè)的,從性質(zhì)上來講,可以認(rèn)為是“暫存數(shù)據(jù)”,而且,這些數(shù)據(jù)往往是隨著業(yè)務(wù)過程的變化而不斷更新變化的,在結(jié)構(gòu)上又是連續(xù)性的,往往不能按事項(xiàng)分塊,不能按傳統(tǒng)檔案管理方式管理。但是,這些數(shù)據(jù)往往是一個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的核心資源,
支撐著一個(gè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)運(yùn)行,絕大多數(shù)具備檔案價(jià)值,如果不盡快建立有效的檔案管理制度,可能會(huì)造成比較嚴(yán)重的損失。目前,有注意到非文本型數(shù)據(jù)歸檔的機(jī)構(gòu),往往采用簡(jiǎn)單拷貝、累加存儲(chǔ)的方式,或者以備災(zāi)數(shù)據(jù)庫的方式同構(gòu)備份數(shù)據(jù)。這些方式可能不能真正解決數(shù)量巨大的非文本數(shù)據(jù)檔案化問題。
(3)網(wǎng)頁類型文件?;ヂ?lián)網(wǎng)的普及,使數(shù)量巨大的Web文件存在于流動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)信息海洋之中。我國的各類機(jī)構(gòu)為了與外部環(huán)境的聯(lián)系與溝通,建設(shè)屬于機(jī)構(gòu)自己的網(wǎng)站的比率很高。據(jù)國務(wù)院信息化工作辦公室的資料顯示,到2005年底,我國政府域名()注冊(cè)量達(dá)到23752個(gè),政府網(wǎng)站達(dá)到11995個(gè),縣級(jí)以上門戶網(wǎng)站擁有率達(dá)到81.1%,其中部委、省級(jí)、地級(jí)和縣級(jí)政府網(wǎng)站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網(wǎng)頁文件的內(nèi)容重復(fù)率高,數(shù)量巨大,各類機(jī)構(gòu)往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞,也是值得深入研究的。
3、雙軌制與雙套制問題
隨著信息化的深入發(fā)展,各類機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)覆蓋率不斷提高,意味著文件的處理、運(yùn)行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制,這是一個(gè)必然的趨勢(shì)。但是,在人們的檔案思維中,依然存在著對(duì)紙質(zhì)檔案的心理依賴,充滿了對(duì)電子文件的不確信感。這種情形也體現(xiàn)在國家及行業(yè)已經(jīng)頒布的電子文件管理的相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中,規(guī)定對(duì)于具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的文件,要電子、紙質(zhì)形式雙套保存。
造成雙套制比較普遍的原因,從根本上講是檔案思維還停留在紙質(zhì)文件時(shí)代,對(duì)電子文件及其存在的技術(shù)環(huán)境還不熟悉、不確信,對(duì)電子文件是否能夠長(zhǎng)久保存及長(zhǎng)期可用缺乏認(rèn)知。其次,是國家的檔案行政機(jī)構(gòu)缺乏檔案無紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計(jì)和系統(tǒng)規(guī)范,使得對(duì)紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。包括我國在內(nèi)的很多國家,都相繼頒布了《電子簽名法》或相關(guān)法律,力求通過法律的形式,確認(rèn)數(shù)字化信息在社會(huì)交往和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的法律地位及其具有憑證性的條件?!峨娮雍灻ā返囊饬x在于通過法律確定了電子數(shù)據(jù)可以作為法律憑證,使電子文件具有了與紙質(zhì)文件同等的證據(jù)作用。一般來講,《電子簽名法》主要是規(guī)范電子文件的技術(shù)條件和應(yīng)用背景,以保證電子文件在交互過程中的真實(shí)性是可確認(rèn)的,是可以作為證據(jù)使用的,但并沒有解決電子文件的長(zhǎng)久保存問題。而這方面的規(guī)范有賴于檔案管理機(jī)構(gòu)來解決。
雙套制的另一種情形,是國內(nèi)的各級(jí)各類檔案館大量地將紙質(zhì)檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊(yùn)藏的豐富檔案信息資源能夠提供網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用,根據(jù)檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務(wù)以及部分檔案的原件服務(wù)是必要的。如果盲目地?zé)o限度地進(jìn)行檔案的電子化,以此作為數(shù)字檔案館建設(shè)的成就標(biāo)志,只能造成巨大的資源浪費(fèi)。
可以想像,不解決雙套制的問題,是無法推動(dòng)信息化發(fā)展的。信息化發(fā)達(dá)國家在信息化進(jìn)程中都強(qiáng)調(diào)“無紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)來積極推動(dòng),可見它對(duì)信息化發(fā)展的重要意義。
雙套制或無紙化的解決方案,一定不是單純的技術(shù)解決方案,而應(yīng)該是制度化方案。這個(gè)制度化的解決方案,依賴于我國信息化的發(fā)展程度,取決于信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)覆蓋率,特別是網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的覆蓋率。在此基礎(chǔ)上要形成無紙化的全面管理制度,可能包括兩個(gè)層面:檔案館層面的和機(jī)構(gòu)層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術(shù)條件(載體的可靠性、信息對(duì)格式的非依賴性)、文件真實(shí)性的制度和管理系統(tǒng)保障規(guī)范、電子文件應(yīng)用的規(guī)范。對(duì)機(jī)構(gòu)層面,檔案及檔案管理系統(tǒng)提供憑證性、證據(jù)性文件的系統(tǒng)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)的建設(shè)等。
4、電子文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律與檔案管理模式選擇
近年來,關(guān)于“文件生命周期理論”和“文件連續(xù)體理論”的爭(zhēng)論十分引人關(guān)注。信息化徹底改變了各類社會(huì)活動(dòng)的時(shí)空關(guān)系和運(yùn)行模式,人們需要基于新的社會(huì)運(yùn)行方式,建立新的信息思維,尋找信息運(yùn)動(dòng)新規(guī)律,以求在準(zhǔn)確揭示信息運(yùn)動(dòng)規(guī)律的基礎(chǔ)上,更好地進(jìn)行管理。這是這場(chǎng)爭(zhēng)論的意義所在。
“文件生命周期理論”與“文件連續(xù)體理論”的實(shí)質(zhì),是如何看待文件運(yùn)動(dòng)的統(tǒng)一性和管理一致性問題?!拔募芷诶碚摗睆?qiáng)調(diào)在文件的不同運(yùn)動(dòng)階段有著不同的運(yùn)動(dòng)特性,強(qiáng)調(diào)在不同的階段實(shí)施不同的管理措施。而“文件連續(xù)體理論”認(rèn)為文件運(yùn)動(dòng)是一個(gè)整體,文件運(yùn)動(dòng)有著不同的功能軸,文件運(yùn)動(dòng)每一個(gè)時(shí)點(diǎn),都可能包含一個(gè)或多個(gè)功能價(jià)值取向,因此,管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克厄普沃德對(duì)文件連續(xù)體模式的四項(xiàng)基本原則看:第一,文件價(jià)值的持續(xù)性與文件檔案化。主要強(qiáng)調(diào)的是文件、檔案的整體觀,這與我國普遍認(rèn)知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦,是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。第二,文件聯(lián)系以邏輯聯(lián)系為主。這是傳統(tǒng)檔案學(xué)的基本原則,檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法,即使是網(wǎng)絡(luò)化條件下,文件分處不同的物理位置,也應(yīng)堅(jiān)持這種方法。第三,文件管理制度納入業(yè)務(wù)活動(dòng)目標(biāo)與過程。它強(qiáng)調(diào)的是要把文件管理職能制度化地納入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中,應(yīng)該說“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四,檔案學(xué)是隨著組織知識(shí)的背景條件變化而變化⑧。這是關(guān)于檔案學(xué)理論隨著社會(huì)發(fā)展環(huán)境變化的思想,是任何理論都應(yīng)該具有的素質(zhì)。歸納起來講,文件連續(xù)體理論強(qiáng)調(diào)的是文件與檔案是一個(gè)整體,不必區(qū)別管理,而且從形成階段就應(yīng)予以制度化的干預(yù)。顯然,這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)的,其首要目的和價(jià)值是業(yè)務(wù)的有效運(yùn)轉(zhuǎn),如果按照文件的歷史價(jià)值進(jìn)行文件系統(tǒng)設(shè)計(jì),其結(jié)果不僅會(huì)削弱文件的真實(shí)性、客觀性,而且可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)效率的極大降低。信息化發(fā)展的進(jìn)程已經(jīng)證實(shí),無論是政府或是企業(yè)的系統(tǒng),隨著時(shí)間的推移都面臨著系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案化的問題,在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中建設(shè)數(shù)據(jù)檔案庫,或者是不經(jīng)檔案價(jià)值鑒定,簡(jiǎn)單地直接地遷移業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)到檔案庫,其信息質(zhì)量根本無法保證。況且,由機(jī)構(gòu)檔案室到檔案館的過程,也絕不能是簡(jiǎn)單的遷移過程。
作為我國的檔案工作者,在學(xué)習(xí)國外的理論經(jīng)驗(yàn)時(shí),不能采取簡(jiǎn)單的“取代”或“覆蓋”等方法,而應(yīng)該是在考察各種理論的基本背景的前提下,積極汲取各種觀點(diǎn)中的有益成分,構(gòu)建適合我國的檔案管理可行模式。
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展極大地促進(jìn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性,如果不在制度上和文件管理要素上對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出要求,比如提出元數(shù)據(jù)要求,就可能使業(yè)務(wù)系統(tǒng)自然生成的電子文件無法長(zhǎng)久保存。所以,文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想,就是對(duì)這種理論的合理詮釋。但是,檔案有檔案的價(jià)值取向,對(duì)電子文件的管理要素的控制,不能取代對(duì)檔案價(jià)值的判斷和對(duì)文件的取舍。特別是在信息膨脹的時(shí)代,這一點(diǎn)尤為重要。目前,我國很多地方正在積極建設(shè)網(wǎng)絡(luò)文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點(diǎn)是,對(duì)分布在各個(gè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動(dòng)中的電子文件進(jìn)行集中管理,有的采取集中存儲(chǔ)、集中利用的模式,有的采用備份中心的模式,有的采用存儲(chǔ)目錄、邏輯歸檔的模式。網(wǎng)絡(luò)建立的廣泛聯(lián)系,為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中,還是邏輯集中,電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則,隨著時(shí)間的推移,就會(huì)出現(xiàn)電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導(dǎo),在電子文件運(yùn)動(dòng)整體環(huán)節(jié)中都不能取消“檔案化”的環(huán)節(jié)。在信息爆炸的時(shí)代,這一點(diǎn)尤為重要。
注釋:
①北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室:《北京市“十一五”電子政務(wù)規(guī)劃研究報(bào)告》。
②北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室:《北京市“十一五”國民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)信息化發(fā)展規(guī)劃》。
③⑥《2006年中國信息化發(fā)展報(bào)告》。
即使是用數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù),保證文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性,但是在電子技術(shù)日益發(fā)展的今天,還有什么不能解密的,所以,這也是我們基層檔案工作者所面對(duì)的困惑。但是,傳統(tǒng)檔案管理就可以避免這類事情的發(fā)生,一是必須手寫的初稿、修改稿、正式的文稿及領(lǐng)導(dǎo)批閱同意打印的簽名;二是歸檔必須是手寫的原稿、批文連同正式形成的文件兩份,進(jìn)入檔案,正式歸檔。
二、現(xiàn)代檔案和傳統(tǒng)檔案管理各有優(yōu)缺點(diǎn)
現(xiàn)代檔案如發(fā)生電腦零部件老化、系統(tǒng)升級(jí)換代、配置更新等各種形式就容易丟失部分資料。但是現(xiàn)代化檔案管理不占用空間,節(jié)省人力、物力、成本等,這個(gè)是傳統(tǒng)檔案所不能比擬的。傳統(tǒng)檔案所占用的空間、人力、財(cái)力等,都很大。但是有一點(diǎn),是代替不了的,就是手稿。新都區(qū)檔案館里,今天還保存著1959年田家英同志在當(dāng)時(shí)的新繁縣大豐公社搞試點(diǎn)時(shí)主持起草的18份文件的原件。1959年4月,田家英率領(lǐng)一個(gè)工作組從北京來到了大豐公社。田家英和縣、社、隊(duì)干部反復(fù)研究,充分聽取群眾意見,根據(jù)中央第二次鄭州會(huì)議精神,制訂了一系列制度、條例、規(guī)定。
例如:《大豐的管理體制(草案)》、《關(guān)于新繁縣崇義鄉(xiāng)大豐財(cái)務(wù)制度的十條規(guī)定(草案)》、《公社干部必須遵守的十條守則》、《關(guān)于改進(jìn)供給制的八條規(guī)定》、《關(guān)于分級(jí)管理的體制的初步意見》、《關(guān)于財(cái)權(quán)下放的分級(jí)管理的初步意見》。這些發(fā)黃的紙上,有對(duì)體制問題的意見,對(duì)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定,干部守則,各種條例、報(bào)告、會(huì)議記錄……這是歷史的見證。到今天為止,這些發(fā)黃了的資料還靜靜地躺在新都區(qū)檔案館里很好地保存著。
三、基層檔案管理人員新舊交替的問題對(duì)傳統(tǒng)與現(xiàn)代的影響
逐漸老去的一批檔案管理人員,他們?cè)诮邮墁F(xiàn)代化檔案管理方面,自己很想學(xué)好新知識(shí)、新技術(shù),但是因?yàn)槟挲g等各方面的原因,確實(shí)也有些力不從心。但他們工作幾十年,兢兢業(yè)業(yè),對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé),能做到幾十年對(duì)每一份文件了如指掌,并在同時(shí)努力接受新的知識(shí),跟上時(shí)代的步伐。唯一不足之處就是對(duì)計(jì)算的操作的熟練程度及新的系統(tǒng)的升級(jí)接受度要慢一些。
新的檔案管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)操作接受度高,掌握新的知識(shí)也比老同志快,從網(wǎng)上傳來的文件他們能很快的放進(jìn)去,但是要讓他們踏踏實(shí)實(shí)地坐下來像老同志一樣的工作,要讓他們?nèi)ヒ环菀环莸氖占?,就有點(diǎn)困難了。大學(xué)的檔案管理專業(yè)畢業(yè)生基本上都是到政府機(jī)關(guān)和國有單位,起碼來說現(xiàn)階段不會(huì)到基層的小單位。所以從這個(gè)方面來說,我覺得是一個(gè)應(yīng)該比較現(xiàn)實(shí)的問題,就是如何讓基層單位的檔案能夠跟上現(xiàn)代化檔案管理的步伐。
中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1009-914X(2016)10-0331-01
雖然檔案管理工作現(xiàn)階段取得了許多新突破,建立完善了檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,初步建立了檔案目錄計(jì)算機(jī)檢索功能,提高了工作效率,但仍存在許多問題:
一、開放意識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)
檔案部門仍然存在著“為保管而保管,重保管輕利用”的思想,存在著“等、靠、要”、“安于現(xiàn)狀”、“不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益”等舊觀念。
二、許多基層單位重“藏”輕“用”
一些部門在工作中,忽視了檔案的作用,檔案信息資源開發(fā)不足,造成大量信息資源閑置。
三、檔案收集工作缺乏力度
收集歸檔工作制度不健全,執(zhí)行不嚴(yán)格,收集歸檔工作處于被動(dòng)地位,一般是移交什么就接收什么,應(yīng)該歸檔的材料散失在個(gè)人手中,檔案缺失嚴(yán)重。
四、檔案管理與服務(wù)存在脫節(jié)現(xiàn)象
由于公司檔案資源不夠豐富。只注重產(chǎn)品、基建、設(shè)備、人事、文書等檔案的收集,而忽視聲像、實(shí)物檔案以及與業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集整理,影響了公司檔案的系統(tǒng)性和完整性;檔案資源個(gè)別流失。由于歷史的或保管不善等原因,個(gè)別檔案存在斷代或者缺失現(xiàn)象。
五、檔案管理人員少,專業(yè)素質(zhì)不高、工作積極性不高
檔案專業(yè)人員所占比例小,多數(shù)為傳統(tǒng)檔案工作“傳、幫、帶”的“繼任者”或長(zhǎng)期沿襲下來的工作經(jīng)驗(yàn)。許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)上,思想觀念和管理水平跟不上時(shí)展,缺乏創(chuàng)新和活力。
通觀檔案工作中諸多問題,不難發(fā)現(xiàn),要想檔案管理工作走上系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化的道路,必須從以下幾方面入手:
(一)要有效地推進(jìn)檔案的系統(tǒng)化管理
需要建立新的檔案工作機(jī)制,進(jìn)行部門整合,設(shè)立檔案中心,加強(qiáng)檔案行政管理部門在公司行政管理職能的組織地位。檔案中心應(yīng)在傳統(tǒng)的產(chǎn)品、會(huì)計(jì)、人事等檔案管理職能中增設(shè)底圖保管職能和曬圖職能,這樣集中統(tǒng)一管理,藍(lán)底不分家,檔案中心直接掌握曬制底圖的部門、數(shù)量、流向,全程監(jiān)控公司技術(shù)檔案資料完整與安全,防止失密和泄密,檔案中心具有檔案實(shí)體保管和業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)雙重職能。
(二)完善檔案管理制度
要想企業(yè)走的更遠(yuǎn)、更穩(wěn),必須有完善的制度做支撐,要從領(lǐng)導(dǎo)、部門、員工三方面進(jìn)行努力:
1、要有效地推進(jìn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,最關(guān)鍵的是領(lǐng)導(dǎo)要有重視檔案的意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)或主管和分管檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)參與上級(jí)部門組織召開的檔案方面的宣傳會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì),從而增加對(duì)檔案的了解,檔案意識(shí)就會(huì)進(jìn)一步提高。才能帶頭去遵守檔案管理制度,為員工樹立標(biāo)桿,這才是推進(jìn)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的重中之重。
2、要有效地推進(jìn)檔案的規(guī)范化管理,必須要建立健全檔案中心管理制度和與各相關(guān)部門之間的工作制度。做到有章可循,有法可依。具體有以下兩方面:
(1)內(nèi)部管理。建立健全納入檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制度、目標(biāo)管理制度、綜合計(jì)劃制度,使檔案管理的各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)都按一定的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行。如制定案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),使分類組卷達(dá)到最佳水平;制定檔案接收標(biāo)準(zhǔn),以確保進(jìn)室質(zhì)量;制定整理、鑒定、檢索、利用等標(biāo)準(zhǔn),使各項(xiàng)管理工作規(guī)范化、統(tǒng)一化。建立健全檔案管理工作流程管理制度。通過抓好各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制,對(duì)檔案工作管理質(zhì)量的提高具有重要意義。
(2)外部協(xié)調(diào)。督促和領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門制定檔案工作制度,明確目標(biāo),督促相關(guān)業(yè)務(wù)人員對(duì)檔案工作人員進(jìn)行文件的解讀和培訓(xùn)。督促和領(lǐng)導(dǎo)本單位收文、行文機(jī)構(gòu)向檔案室歸檔工作,賦予檔案工作人員指導(dǎo)行為和歸檔的權(quán)利,保證檔案工作的順利進(jìn)行。同時(shí),建立與相關(guān)部門的資源共享制度。每個(gè)人的人事檔案是動(dòng)態(tài)的不斷變化的,人事部門隨時(shí)會(huì)產(chǎn)生任免、調(diào)資等歸檔材料需要及時(shí)放入個(gè)人檔案袋中,面對(duì)檔案工作人員少,工作量大的情況,對(duì)這些材料進(jìn)行整理、編號(hào)的過程是一個(gè)重復(fù)費(fèi)力的環(huán)節(jié)。如果人事部門信息庫增加“人事檔案號(hào)”項(xiàng)目,使打印出來的人事檔案材料直接帶上檔案號(hào),可以大大提高工作效率
3、要有效地推進(jìn)檔案的正規(guī)化管理,必須要加強(qiáng)檔案工作人員的管理和培訓(xùn):
(1)檔案工作人員必須要有較高的政治素質(zhì),要有埋頭苦干、無私奉獻(xiàn)的高尚的道德情操,必須忠誠可靠,意志堅(jiān)定,嚴(yán)守公司秘密,這是由檔案工作的性質(zhì)和特點(diǎn)決定的。檔案工作人員也要履行《檔案法》賦予的權(quán)利,對(duì)檔案的前期控制工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查。
(2)適時(shí)舉辦檔案基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),培養(yǎng)適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展要求的人才。采取“請(qǐng)進(jìn)來、走出去”的辦法,一方面請(qǐng)業(yè)務(wù)專家上門指導(dǎo),另一方面,組織檔案管理人員到先進(jìn)單位學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和操作技能,以促進(jìn)檔案工作健康、平衡發(fā)展。
綜上所述,要想有效的推進(jìn)檔案工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化管理,需要領(lǐng)導(dǎo)、員工、職能部門三方面的努力,缺一不可。
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隨著社會(huì)日新月異的發(fā)展,各級(jí)政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及群眾個(gè)體在撰寫史志、社會(huì)宣傳、招商引資、多媒體制作、電子郵件等方面的工作需求日益增加。為了適應(yīng)與滿足倍增的需要,勢(shì)必要運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù),如信息技術(shù)、掃描技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等,與傳統(tǒng)的檔案收集、歸類、整理、保管、查閱、利用等一系列方法相結(jié)合,建立起電子照片檔案系統(tǒng),這就形成了照片檔案的數(shù)字化管理。數(shù)字化是一個(gè)系統(tǒng)工程,主要包括了檔案資源數(shù)字化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享化、信息利用社會(huì)化等內(nèi)容。照片檔案的數(shù)字化管理具有其必然性和重要性。
首先,數(shù)字化管理使得照片檔案的收集方式更具靈活性。由于這些傳統(tǒng)照片具有稀缺性與寶貴的歷史記憶價(jià)值,通常有些照片檔案的所有者并不具有將照片交給檔案部門管理的意愿,并且無法提供可以進(jìn)行復(fù)制的底片,因此,檔案館只能夠通過翻拍的方式來收集所需的照片檔案。倘若照片檔案的所有者對(duì)照片保管不妥善,極有可能導(dǎo)致一些珍貴、重要照片檔案永久性丟失,給以后的檔案收集工作帶來麻煩。照片檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理之后,不僅可以實(shí)現(xiàn)照片檔案在相紙、磁盤、光盤等不同載體上的轉(zhuǎn)移,而且各歸檔單位通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就可以直接將照片傳送到檔案部門。
其次,電子化管理的完善讓照片檔案的保存更加安全方便。傳統(tǒng)的照片檔案是以感光材料作為載體,對(duì)保存環(huán)境有較高的要求,耐久性不佳。無論是黑白照片,還是彩色照片,均會(huì)隨著時(shí)間的推移出現(xiàn)影像褪色、滲化和消失等現(xiàn)象,使得照片效果大打折扣,甚至到了失真的地步。因此,即使照片能夠保存下來,其所發(fā)揮的作用也會(huì)受到影響。照片檔案的電子化管理,使得照片檔案的載體變成磁盤、光盤、移動(dòng)硬盤等,這些載體不僅具有容量大、占用空間小、存放方便等特點(diǎn),而且保存與復(fù)制過程中不會(huì)存在變質(zhì)、褪色等問題。同時(shí),在照片修復(fù)上,可以先將老化、破損的照片掃描到電腦,再利用Photoshop等軟件進(jìn)行修復(fù)處理,使得圖片達(dá)到較好的效果。
第三,電子化管理實(shí)行后,照片檔案的利用會(huì)變得更加靈活便捷。人們?cè)诓殚喓褪褂谜掌瑱n案時(shí),并不一定按內(nèi)容一對(duì)一地調(diào)用照片,而是根據(jù)所需有所選擇,這給手工操作帶來許多麻煩。同時(shí),照片檔案的使用具有排他性,同一張照片不可能讓多人同時(shí)使用。照片檔案電子化管理,使得用戶對(duì)照片檔案的利用可通過計(jì)算機(jī)隨時(shí)隨地檢索,使得檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度大大降低,節(jié)省了大量的查閱時(shí)間,工作效率得到提升。而且查詢速度快、支持多人同時(shí)使用、調(diào)看同一張照片而不必動(dòng)用原件,還可通過通訊網(wǎng)絡(luò)以電子郵件等方式進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸,充分實(shí)現(xiàn)檔案資源共享,照片的利用率得到大幅度提高。
2 照片檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析
近幾年,隨著國家社會(huì)的發(fā)展和各地經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng),照片檔案管理工作也進(jìn)入到一個(gè)新的歷史發(fā)展階段。由于傳統(tǒng)的照片檔案有相應(yīng)的《照片檔案管理規(guī)范》,所以在管理實(shí)施的過程中會(huì)有章可循,相對(duì)規(guī)范,但對(duì)于數(shù)碼照片檔案的管理相對(duì)而言就不是那么規(guī)范了。
2.1 管理制度不完善
國內(nèi)雖然早已出臺(tái)了《照片檔案管理規(guī)范》,但這個(gè)規(guī)范只適用于傳統(tǒng)照片檔案的管理,具有一定的限制性,對(duì)于新興的數(shù)碼照片檔案在較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)一直沒有制定出一套相對(duì)完整的的管理規(guī)范,這給照片檔案的數(shù)字化管理帶來了嚴(yán)重的影響。直至2014年,國家出臺(tái)了《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T50-2014),使得數(shù)碼照片檔案的管理終于有章可循。雖然各級(jí)單位在照片檔案電子化管理工作中,開始執(zhí)行國家的相關(guān)規(guī)范,但由于長(zhǎng)時(shí)間缺乏一套完整的規(guī)范,很多的檔案館(室)現(xiàn)行的管理制度仍不夠完善健全,并且存在檔案管理人員對(duì)照片檔案的電子化管理意識(shí)還較為薄弱的現(xiàn)象,在管理過程中出現(xiàn)執(zhí)行不嚴(yán)格,缺乏力度的情況。另外,一些檔案館(室)的上級(jí)管理部門仍未結(jié)合實(shí)際的具體情況,制定出相適應(yīng)的電子化管理實(shí)施細(xì)則,如對(duì)數(shù)碼照片檔案歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔要求、保管條件以及數(shù)碼照片檔案的利用等未做出具體的規(guī)定。因此,實(shí)際上,很多單位對(duì)于數(shù)碼照片檔案管理工作仍然處在一種無章可循、無序的工作狀態(tài),這對(duì)照片檔案電子化管理工作產(chǎn)生了直接影響。
2.2 收集、整理難度大
與傳統(tǒng)照片的管理對(duì)比而言,數(shù)碼照片檔案的收集難度更大。數(shù)碼照片具有無底片、不用沖洗的特點(diǎn),無需產(chǎn)生購買膠卷和沖洗的費(fèi)用,使得照片數(shù)量比以往大幅增加。在這些大批量的數(shù)碼照片中,質(zhì)量參差不齊,也不全都具有收集價(jià)值,而且缺乏相應(yīng)的收集細(xì)則,這為檔案管理人員的收集工作增加了許多隱性困難。其次,現(xiàn)今數(shù)碼相機(jī)的普及率很高,甚至智能手機(jī)也具有優(yōu)質(zhì)的攝像功能,不僅照片數(shù)量增多,收集對(duì)象更是難以把握,這使得檔案人員很難將所有照片進(jìn)行收集歸檔。
與收集工作密切相關(guān)的整理工作難度也加大。上述數(shù)碼照片的收集已難以做到及時(shí),更遑論做到及時(shí)的整理了。數(shù)碼照片檔案的數(shù)量相比傳統(tǒng)照片?n案的數(shù)量更加巨大,在整理數(shù)碼照片時(shí)既要鑒定篩選,又要進(jìn)行重命名、刻錄光盤、編寫文字說明等一系列繁瑣的工作,數(shù)碼相片的質(zhì)量參差不齊,檔案管理人員需要對(duì)這些照片進(jìn)行整理、選擇,所以數(shù)碼照片的整理很難做到及時(shí)、準(zhǔn)確。
2.3 安全隱患嚴(yán)重
數(shù)碼照片的存儲(chǔ)依賴于電子設(shè)備和計(jì)算機(jī),這給數(shù)碼照片檔案的安全帶來了嚴(yán)重的隱患。當(dāng)存儲(chǔ)設(shè)備發(fā)生故障時(shí),數(shù)碼照片有可能就會(huì)丟失。數(shù)碼相片是數(shù)碼文件,其具有數(shù)碼文件的易損性、易改性,計(jì)算機(jī)和操作系統(tǒng)有被病毒感染的危險(xiǎn)性,這會(huì)造成大量數(shù)碼照片被破壞,甚至丟失。
3 加強(qiáng)照片檔案數(shù)字化管理的對(duì)策
3.1 進(jìn)一步完善數(shù)碼照片收集歸檔制度
數(shù)碼照片與紙質(zhì)照片具有一定的區(qū)別,就形成模式和保存載體而言,數(shù)碼照片與紙質(zhì)照片完全不同,數(shù)碼照片是電子靜態(tài)圖像文件,需要依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行閱讀、處理。因此,制定適合本地區(qū)本單位的切實(shí)可行的歸檔制度是首要之舉。各檔案館(室)應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前工作的實(shí)際內(nèi)容以及自身部門的需要來制定一套與當(dāng)前部門現(xiàn)狀相符合的關(guān)于數(shù)碼照片檔案管理的規(guī)章制度。上級(jí)管理部門應(yīng)當(dāng)明確提出數(shù)碼照片歸檔的各項(xiàng)指標(biāo)要求,即對(duì)數(shù)碼照片的格式、分辨率等作出細(xì)致具體的規(guī)定。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)專門制作歸檔照片著錄卡片,對(duì)每張照片進(jìn)行逐張編號(hào)并按照編號(hào)逐張進(jìn)行錄入說明,包括時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、主要人物和攝影者。嚴(yán)禁對(duì)拍攝影像進(jìn)行加工修改,以保證歸檔數(shù)碼照片的真實(shí)性、完整性和有效性。只有責(zé)任到人,工作要求明確,形成常規(guī)才可能有效解決照片由于存放散亂而未存或丟失的問題,形成數(shù)碼照片檔案收集的工作網(wǎng)。
3.2 建立有效的照片歸檔審核機(jī)制
歸檔的數(shù)碼照片要求是真實(shí)且完整的原始文件,因此,檔案管理人員在收集照片檔案時(shí),首先要打開數(shù)碼照片文件仔細(xì)檢查,通過讀取照片EXIF 信息,判別圖像是否經(jīng)過編輯,如添加、合成、修改、挖補(bǔ)等后期編輯制作處理,不允許照片有調(diào)整、刪改、壓縮的處理,以確保歸檔數(shù)碼照片的有效性和真實(shí)性。此外,對(duì)于數(shù)量巨大的數(shù)碼照片必須嚴(yán)格審核,篩選條件主要包括照片的主題是否鮮明、有沒有代表性、畫面質(zhì)量清晰度高不高等,以此確定其保存的價(jià)值,才能決定能否轉(zhuǎn)化為照片檔案。對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片應(yīng)去粗取精,將反映事件全貌的或典型細(xì)節(jié)的圖像文件歸檔,選擇清晰度高的、對(duì)活動(dòng)又具有表現(xiàn)力的、有重要價(jià)值的照片歸檔。使得每張歸檔照片都是有效的、可利用的,提高歸檔效率和質(zhì)量。
3.3 加強(qiáng)安全保護(hù)
各檔案館(室)對(duì)歸檔的數(shù)碼照片要嚴(yán)格按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》進(jìn)行管理,要加強(qiáng)對(duì)照片檔案電子化管理工作的執(zhí)行力度。在電子計(jì)算機(jī)中建立分類整理完畢的數(shù)碼照片電子版,保存方式分別建立三種備份形式,一是只讀式光盤一式兩份,進(jìn)行脫機(jī)保存,遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng),數(shù)字光盤的儲(chǔ)存和利用方便,通用性較強(qiáng),容量較大;二是移動(dòng)硬盤,選用存儲(chǔ)容量為500-1000 GB容量的,要注意移動(dòng)硬盤的存放環(huán)境,避免磁化、強(qiáng)光照射和磕碰;三是傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片,應(yīng)選取一定數(shù)量比較常用的且具有代表性和有價(jià)值性的數(shù)碼照片資料在入檔案時(shí)就特殊記錄,輸出一套高質(zhì)量的紙質(zhì)照片進(jìn)行整理存檔,方便臨時(shí)使用時(shí)閱覽參考。實(shí)行一套紙質(zhì),兩套電子,三備份制度。
(二)傳統(tǒng)檔案管理不能適應(yīng)信息化發(fā)展需要,隨著信息技術(shù)在企業(yè)經(jīng)營管理中的廣泛應(yīng)用,傳統(tǒng)的檔案管理方式與所采用的技術(shù)手段已經(jīng)不能很好的適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需要。尤其是在辦公自動(dòng)化應(yīng)用趨勢(shì)的加快,企業(yè)所產(chǎn)生的數(shù)字檔案資料正義驚人的速度增長(zhǎng)。很多大型企業(yè)內(nèi)部已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)使用電子郵件在企業(yè)內(nèi)部傳遞的聯(lián)系方式?;诖耍髽I(yè)檔案信息化建設(shè)工作成為了檔案管理工作的主要環(huán)節(jié)。
二、企業(yè)檔案管理潛在的信息化要求
(一)現(xiàn)代企業(yè)市場(chǎng)開發(fā)信息需求現(xiàn)代企業(yè)市場(chǎng)開發(fā)工作中對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的控制不僅僅在于對(duì)企業(yè)整體質(zhì)量的控制方面,而且還體現(xiàn)在提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力的有效性方面。所以,強(qiáng)化企業(yè)對(duì)技術(shù)競(jìng)爭(zhēng)的優(yōu)勢(shì)作用,提高企業(yè)進(jìn)入、占領(lǐng)市場(chǎng)的速度,同時(shí)獲得市場(chǎng)信息調(diào)控權(quán)利,為企業(yè)市場(chǎng)開拓提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)支撐。
(二)企業(yè)發(fā)展政策信息需求企業(yè)發(fā)展過程中,不但需要結(jié)合國家發(fā)展的基本國情以及國家整體發(fā)展趨勢(shì),同時(shí)還要重視國家政策以及國家資金調(diào)控對(duì)企業(yè)在整體技術(shù)創(chuàng)新方面的約束,把握好企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的各個(gè)環(huán)節(jié)。而只有企業(yè)具備與發(fā)展政策信息化同步時(shí),才能實(shí)時(shí)掌握企業(yè)政策信息,為企業(yè)的發(fā)展提供內(nèi)部動(dòng)力。
(三)企業(yè)檔案管理的技術(shù)信息在企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)過程中,為了防止信息閉塞對(duì)企業(yè)整體發(fā)展造成的不利影響,同時(shí)調(diào)整企業(yè)檔案管理工作中的一些重復(fù)性建設(shè)工作,并避免在檔案管理技術(shù)創(chuàng)新過程中出現(xiàn)的失敗,必須為上述工作提供信息化支持。只有在相關(guān)人員掌握了信息化技術(shù)之后,才能對(duì)企業(yè)的前景控制起到一定的提高,這樣才能從本質(zhì)上提高企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新質(zhì)量。
(四)潛在的人才信息現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)濟(jì)和技術(shù)方面的競(jìng)爭(zhēng)從根本上講是人才的競(jìng)爭(zhēng),是能夠在企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理過程中發(fā)揮作用的人才的數(shù)量和質(zhì)量。在檔案管理信息化建設(shè)工作中,不但要強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)性人才培養(yǎng),而且還要對(duì)各類人才的信息檔案進(jìn)行基本控制。所以,在現(xiàn)代企業(yè)信息化人才建設(shè)過程中,人才檔案的信息化管理成為了企業(yè)人才資源建設(shè)的基礎(chǔ)性工作。綜上所述,在企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)工作中,企業(yè)的檔案管理工作不但需要對(duì)企業(yè)整體的技術(shù)性設(shè)施進(jìn)行信息化管理,而且還要針對(duì)檔案管理工作中的信息資源開發(fā)、傳播進(jìn)行合理控制。這樣才能在資源建設(shè)過程中最大程度的給企業(yè)的發(fā)展提供精確、超前的信息資料。通過調(diào)控的方式提升企業(yè)檔案管理的信息化水平。
三、企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)策略
(一)符合企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展的基本方向企業(yè)不同階段所產(chǎn)生的檔案資料都有可能成為信息檢索者所關(guān)心的資料內(nèi)容,因此在檔案管理工作中必須對(duì)所有這些不同階段、不同形式的檔案資料進(jìn)行整理,同時(shí)價(jià)值更高的綜合檔案信息為了確保檔案信息具有一定的政治性和系統(tǒng)性,必須對(duì)檔案信息進(jìn)行精選,只有這樣才能為用戶提供更加完善的服務(wù)。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,現(xiàn)代企業(yè)的檔案的生成方式發(fā)生了對(duì)應(yīng)的變化,例如,可以在計(jì)算機(jī)、通訊過程中進(jìn)行文件起草、簽發(fā)、管理以及歸檔等工作。因此,對(duì)應(yīng)的檔案管理機(jī)制也必須與之相對(duì)應(yīng)。在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作中建立起滿足多種機(jī)讀形式的檔案管理體系。
(二)創(chuàng)新企業(yè)檔案管理手段現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作必須要朝著新技術(shù)的應(yīng)用以及多手段的檔案管理方向發(fā)展,而且這還是提高檔案管理工作水平及檔案管理效率的有效方式。在管理過程中,檔案管理部門必須堅(jiān)持檔案的信息化發(fā)展方向,通過利用多種信息技術(shù)及手段,逐步拓展信息化發(fā)展建設(shè)的寬度和廣度,積極探索出信息化條件下檔案管理的新方法。例如,在檔案管理過程中不僅僅只是通過將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的方式,而且還必須將電子信息交流過程中產(chǎn)生的信息檔案化,增強(qiáng)檔案管理的深度。
(三)整合信息檔案網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)資源共享企業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理工作中因?yàn)槿狈侠碛行У男畔贤?,這主要是因?yàn)椴块T之間的割裂導(dǎo)致的。因此,在檔案信息化建設(shè)工作中,首先要建立起具有統(tǒng)一著錄格式與編排方式的當(dāng)那管理體系,在各個(gè)檔案部門之間通過規(guī)章制度的方式建立其統(tǒng)一的檔案管理方式。同時(shí),還要實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源的共享,讓更多的信息利用者能夠獲得數(shù)量更多、范圍更廣的檔案信息,使得其可以更加高效、充分的利用企業(yè)檔案信息,在服務(wù)企業(yè)成員的同時(shí),間接的推動(dòng)了企業(yè)的發(fā)展。
中圖分類號(hào):F407.474 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
引言
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的迅猛進(jìn)步,我們社會(huì)已經(jīng)金熱了信息化的時(shí)代。在此時(shí)代背景下,加強(qiáng)信息化建設(shè)以成為各行各業(yè)的必然要求。船舶檔案能夠較為準(zhǔn)確的反映航道及水運(yùn)的發(fā)展軌跡。因此,加強(qiáng)船舶檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)航道的維護(hù)、建設(shè)等具有更加重要的作用。
一、創(chuàng)新檔案管理理念,實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理信息化的積極作用
(一)提高船舶檔案管理的辦公效率
在傳統(tǒng)的手工式檔案管理中檔案的收集、整理、保管、分類等各個(gè)環(huán)節(jié)都需要人工的參與,而眾所周知人工參與的過程中出現(xiàn)失誤的幾率較大,對(duì)檔案管理造成了極壞的影響。而實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理信息化則可在一定程度上有效保證信息錄入的準(zhǔn)確性,進(jìn)而達(dá)到節(jié)省時(shí)間的目的,使檔案管理工作的辦公效率得到明顯提高。
(二)信息化管理有利于船舶信息資源間的共享
傳統(tǒng)手工式的檔案大多僅有一份,復(fù)制或抄寫較為困難,對(duì)需求信息的查找也較為困難,因此在管理上難以實(shí)現(xiàn)船舶信息資源的共享。而實(shí)現(xiàn)了船舶管理的信息化后,對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、大型數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的應(yīng)用就使船舶檔案的管理顯得更加便利,資源之間的共享就更加方便。
(三)信息化管理有利于船舶檔案的穩(wěn)定性保存
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存方面的穩(wěn)定性不夠高,尤其是紙質(zhì)的信息特別容易受到外界環(huán)境如火災(zāi)、水災(zāi)、腐蝕、蟲鼠嚙咬等嚴(yán)重影響。即使不受外界環(huán)境的影響,經(jīng)過較長(zhǎng)時(shí)間后紙質(zhì)檔案必然會(huì)出現(xiàn)各種自然損耗現(xiàn)象。但是,檔案的信息化管理則可以使檔案信息與檔案載體之間實(shí)現(xiàn)異質(zhì)分離,以便于信息化檔案的長(zhǎng)久保存和及實(shí)的查詢利用。
(四)信息化管理有助于提高船舶信息傳遞的速度及安全性
在日常的檔案管理工作中,文件之間的相互傳遞通常采用傳統(tǒng)的郵政系統(tǒng)手段,一方面?zhèn)魉蜁r(shí)間會(huì)受到距離長(zhǎng)短的限制,另一方面還常常會(huì)發(fā)生工作人員將某些文件在傳遞過程中丟失或延誤的情況,給檔案管理人員的歸檔工作及其他人員的檢索利用帶來很大的不便。而利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理,則可以直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞,有效地提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。
二、創(chuàng)新檔案管理理念,實(shí)現(xiàn)船舶管理信息化的有效措施
(一)深化對(duì)船舶檔案管理的認(rèn)識(shí),加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)
要想創(chuàng)新檔案管理理念,實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理信息化,首先應(yīng)當(dāng)深化相關(guān)工作人員對(duì)船舶檔案管理的認(rèn)識(shí)。這就要求各局、分局及船間的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)尤其是主管領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)檔案管理的責(zé)任意識(shí),充分認(rèn)識(shí)到船舶檔案管理在航道事業(yè)發(fā)展過程中的重要意義。其次,應(yīng)加大船舶檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)的資金投入,為檔案室配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。
(二)建立健全船舶檔案的三級(jí)管理機(jī)制
除深化對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)外,建立健全船舶檔案的三級(jí)管理機(jī)制也是創(chuàng)新檔案管理理念、實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理信息化的關(guān)鍵所在。這就要求船舶信息化管理工作必須明確各級(jí)管理人員的職責(zé),實(shí)現(xiàn)管理的制度化、規(guī)范化。其一,明確檔案管理督導(dǎo)員職責(zé),即制訂相關(guān)管理規(guī)定及規(guī)章制度,負(fù)責(zé)各種資料、報(bào)告、文件的收集整理和歸檔管理;制訂船舶維修、保養(yǎng)方案、計(jì)劃,督促員工按操作規(guī)程行駛船艇和按規(guī)定對(duì)船舶進(jìn)行保養(yǎng)、維修;制訂各種應(yīng)急方案,掌握天氣變化情況,正確指揮船艇機(jī)動(dòng),保證船舶在緊急狀態(tài)下按正確方法操縱,確保船艇安全等。其二明確船舶管理員的職責(zé),即定期對(duì)船舶狀況進(jìn)行排查,并將檢查的結(jié)果及時(shí)歸檔;加強(qiáng)對(duì)船舶動(dòng)態(tài)監(jiān)控,及時(shí)對(duì)駛?cè)敕沁\(yùn)營水域附近的船舶、違反安全管理規(guī)定的船舶發(fā)出警告并及時(shí)采取有效措施;發(fā)生水上交通事故立即向船務(wù)部主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告并接受海事部門的調(diào)查處理等。其三明確船舶崗位人員職責(zé),即協(xié)助檔案管理員將各個(gè)傳播的信息落實(shí)到位,確保信息的準(zhǔn)確度;對(duì)于存在安全隱患或重大不安全因素,及時(shí)匯報(bào)并進(jìn)行整改或停止作業(yè),并及時(shí)記錄相關(guān)信息;協(xié)助健全各種管理制度等。
(三)進(jìn)一步推進(jìn)船舶檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步,進(jìn)一步推進(jìn)船舶檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程則顯得十分重要。這就要求船舶檔案管理必須進(jìn)一步引進(jìn)科學(xué)的管理思想,并不斷創(chuàng)新管理方式。尤其是面對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的沖擊,盡快使船舶檔案管理脫離傳統(tǒng)的手工管理逐步變成計(jì)算機(jī)管理,運(yùn)用計(jì)算機(jī)加強(qiáng)船舶技術(shù)檔案管理的收集、傳遞、開發(fā)和利用,充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的積極作用。如利用計(jì)算機(jī)條碼技術(shù)將各個(gè)船只的機(jī)械設(shè)備進(jìn)行編碼,然后統(tǒng)一錄入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫。這樣就可以利用數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)對(duì)各個(gè)船只的使用情況、維修保養(yǎng)情況等進(jìn)行匯總、整理和管理,以提高檔案管理的質(zhì)量及效果。
(四)加大對(duì)船舶信息的開發(fā)力度
加強(qiáng)檔案信息化管理的目的就是方便日后對(duì)信息的利用。因此,加大檔案部門對(duì)船舶技術(shù)檔案的利用率及對(duì)信息的開發(fā)力度,也可以加快檔案管理的信息化建設(shè)。這就要求船舶檔案管理人員在日常工作中堅(jiān)持服務(wù)的宗旨,針對(duì)航道生產(chǎn)及船舶運(yùn)營的特點(diǎn),不斷擴(kuò)充檔案服務(wù)的內(nèi)容及領(lǐng)域,并提高檔案服務(wù)額質(zhì)量和水平。
(五)引進(jìn)并培養(yǎng)檔案信息化管理的人才
提高船舶設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)也是實(shí)現(xiàn)船舶技術(shù)檔案管理信息化的重要方面。因此,檔案管理部門必須重視工作人員的素質(zhì)培養(yǎng),可定期組織開展一些檔案管理的學(xué)術(shù)交流活動(dòng), 邀請(qǐng)檔案管理專家來局講座、指導(dǎo),或組織檔案管理人員到先進(jìn)單位參觀學(xué)習(xí)。其次,提高檔案管理人員的政治素質(zhì),使檔案管理工作人員要有高度的政治責(zé)任心、政治敏銳性和嚴(yán)明的政治紀(jì)律, 避免失密和泄密現(xiàn)象的發(fā)生。再者,應(yīng)提高檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。尤其是深造計(jì)算機(jī)應(yīng)用及檔案管理的能力,以保證檔案管理人員隊(duì)伍的穩(wěn)定。
結(jié)語
綜上所述,創(chuàng)新檔案管理李奶奶,實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)船舶行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展具有重要意義。因此,我們必須從深化認(rèn)識(shí),引進(jìn)和培養(yǎng)信息化管理人才,建立健全三級(jí)管理制度等方面不斷探究實(shí)現(xiàn)船舶管理信息化的有效途徑。
參考文獻(xiàn)
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檔案的存放和分類是很重要的,所以說管理檔案的工作人員是需要工作責(zé)任心、細(xì)心、沉著冷靜等這些基本素質(zhì)的,當(dāng)然擁有較高工作責(zé)任心是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,還要時(shí)刻提醒自己不能玩忽職守,需要重視工作。檔案管理工作可以運(yùn)用檔案管理原則進(jìn)行指導(dǎo)和開展。以下就通過各要點(diǎn)重點(diǎn)介紹檔案管理原理:
1.1標(biāo)準(zhǔn)化
根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)原則把檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化原理分為三種:基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)。所謂的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)就是憑借在基本、具有大眾指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)下去進(jìn)行檔案管理。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)指的是通過多種先進(jìn)技術(shù)手段比如網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)等進(jìn)行檔案管理。管理標(biāo)準(zhǔn)指的是在不越界、不違法的基礎(chǔ)上,安全有效的進(jìn)行檔案管理。
1.2統(tǒng)一化
檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和最終目的都是為了保護(hù)好檔案,只有按類型、按一定的順序、按規(guī)定的安排統(tǒng)一進(jìn)行梳理和管理,才能讓檔案管理工作具有規(guī)范性和合理性。檔案管理統(tǒng)一化原理分為以下三點(diǎn):(1)實(shí)行統(tǒng)一的管理規(guī)范,使檔案管理具備規(guī)范性和合理性的特點(diǎn)。(2)不同分工的人員都應(yīng)該實(shí)行統(tǒng)一管理,不能特殊對(duì)待,要公平的進(jìn)行統(tǒng)一管理。(3)新舊交替是理所應(yīng)當(dāng)?shù)模f的東西注定要被新的事物所替代,進(jìn)行新舊更替。
1.3簡(jiǎn)潔化
瑣碎的東西多了就會(huì)讓簡(jiǎn)單的事情變得復(fù)雜,只有在不影響基本檔案管理的情況下,合理地將檔案管理的數(shù)目和類型進(jìn)行減少,這將大大減輕管理人員的工作壓力。追求更高效、更便捷的管理模式,就要在復(fù)雜、繁瑣中尋找捷徑,減少了重復(fù)、多余的環(huán)節(jié)便可將檔案管理向著簡(jiǎn)潔、明了、高效的趨勢(shì)發(fā)展。
1.4通用化
為了不讓繁瑣的系統(tǒng)制約工作人員,最好是用一種通用的技術(shù)手段去進(jìn)行檔案整理、檔案標(biāo)引、檔案保護(hù)等,從而有效的去進(jìn)行檔案管理。一切按照秩序開展,通用技術(shù)手段便可使檔案管理更加有序的進(jìn)行。
1.5最優(yōu)化
如今隨著科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展,“優(yōu)化”這個(gè)詞逐步深入人心。實(shí)現(xiàn)檔案管理的最優(yōu)化,要在檔案管理人員個(gè)人技術(shù)過關(guān)、更新的基礎(chǔ)上,才能穩(wěn)步開展。檔案管理人員不僅要有較高的責(zé)任心和吃苦耐勞的精神,還要有敢于創(chuàng)新、不斷超越自我的良好品格,這樣才能充分為檔案管理工作發(fā)揮其優(yōu)越性。
2.檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的分析
在經(jīng)濟(jì)全球化和文化全球化的大環(huán)境下,網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)全球化的趨勢(shì)也越發(fā)明顯。網(wǎng)絡(luò)作為一種主要的交際工具,高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)讓網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在全球范圍內(nèi)迅速傳播。通過現(xiàn)代化的管理模式,不僅能讓繁瑣的人工手段變得簡(jiǎn)潔明了并具有安全性,又可以讓先進(jìn)的信息技術(shù)在其間得以發(fā)展,從而提高管理人員個(gè)人的管理素養(yǎng)和技術(shù)手段。檔案管理智能化的開展,讓枯燥的管理環(huán)境變得生動(dòng),現(xiàn)代化的管理手段可以讓檔案管理更加安全、更加便捷,讓管理任務(wù)變得輕松而又規(guī)范。
2.1系統(tǒng)管理
系統(tǒng)管理可以讓雜亂無章的東西歸總并且有序,局部的管理僅僅代表的是片面,整體的規(guī)范管理才是較系統(tǒng)的管理思路。標(biāo)準(zhǔn)化是系統(tǒng)管理的基礎(chǔ),統(tǒng)一化是系統(tǒng)管理的規(guī)范,簡(jiǎn)潔化是系統(tǒng)管理的要求,通用化是系統(tǒng)管理的目的,最優(yōu)化是系統(tǒng)管理的催化劑。每一項(xiàng)都是檔案管理不可缺少的部分,如果缺少了標(biāo)準(zhǔn)化,根基不在何以繼續(xù)開展工程;如果少了統(tǒng)一化,沒有了標(biāo)榜,就沒有了秩序;如果沒有了簡(jiǎn)潔化,繁瑣的雜事便能讓管理工作滯步不前,沒有效率可言;如果沒有通用化,管理工作就不能有序的進(jìn)行;如果沒有最優(yōu)化,(就)不能與時(shí)代接軌,便是與新理念脫節(jié),不能做到全面、高效的發(fā)展。所以說想要系統(tǒng)管理得到優(yōu)化和快速的開展,五項(xiàng)原則缺一不可,只有互補(bǔ)發(fā)展,才能使系統(tǒng)管理更加全面、安全、可靠的進(jìn)行。
2.2合理組合
任何大事物都是從每個(gè)小事物發(fā)展而來的,把每件工作分成若干件小事物,然后再把那些小事物按照合理和恰當(dāng)?shù)陌才胚M(jìn)行組合,從而能夠?qū)⒋笫挛镒龊貌⑶覂?yōu)化。當(dāng)然檔案管理也是一樣,將細(xì)小的事物按照標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、簡(jiǎn)潔化、通用化、最優(yōu)化原理進(jìn)行合理組合,便可讓檔案管理的效率和規(guī)范得到更大的提高。
2.3反饋整理
2.系統(tǒng)化管理原理
檔案管理現(xiàn)代化核心基礎(chǔ)理論為系統(tǒng)化管理,為提升現(xiàn)代化工作水平,工作人員應(yīng)全面突破小生產(chǎn)分割模式,創(chuàng)建形成系統(tǒng)化管理思想,基于整體觀念,做好系統(tǒng)項(xiàng)目管控。各區(qū)域均為總部門的組成內(nèi)容,僅有樹立系統(tǒng)化管理思想,方能全面激發(fā)系統(tǒng)之中各個(gè)分支價(jià)值,實(shí)現(xiàn)全面融合,提升實(shí)踐工作效率。各區(qū)域應(yīng)全面重視檔案管理,為現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化事業(yè)、產(chǎn)業(yè)化發(fā)展提供有價(jià)值的資料信息。通過資源全面深入開發(fā),方能有效節(jié)約人力以及物力資源,最大化創(chuàng)設(shè)經(jīng)濟(jì)效益。
3.整分合原理以及反饋原理
管理學(xué)研究專家明確,在對(duì)工作實(shí)施細(xì)化分解后,應(yīng)將其劃分為小部分,并做合理的組織安排,進(jìn)而全面提升實(shí)踐工作效率。由該視角來講,應(yīng)針對(duì)事物發(fā)展環(huán)節(jié)做細(xì)化了解及明確整體面貌并分析其中的規(guī)律,了解具體功能以及核心價(jià)值。有效組織即依照事物發(fā)展規(guī)律在確保最大化效益的基礎(chǔ)上做有效的排列組合。當(dāng)前高效管理工作的重要途徑在于有效的分工整合,也就是整分合原理。檔案管理由現(xiàn)實(shí)實(shí)踐來講可包含整理、統(tǒng)計(jì)分析、編研應(yīng)用等部分。由宏觀視角來講,則包含檔案室、科研教育以及檔案館工作等。為使各項(xiàng)職能全面發(fā)揮出來,各級(jí)部門應(yīng)依照自身權(quán)責(zé)明確年度目標(biāo),做好職責(zé)劃分,提升實(shí)踐工作效率。
檔案管理信息反饋目標(biāo)在于明確自身價(jià)值,只有令檔案信息創(chuàng)設(shè)的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益整體全面反饋出來,方能明確檔案管理重要性。輸出檔案信息后不僅要接受社會(huì)評(píng)估檢驗(yàn),還應(yīng)快速對(duì)缺陷問題進(jìn)行及時(shí)反饋,工作人員應(yīng)依照客觀要求對(duì)檔案資源做持續(xù)的改進(jìn)以及豐富處理。
4.基于檔案管理原理做好檔案管理保護(hù)
基于檔案原理發(fā)揮管理保護(hù)作用進(jìn)程中,不僅應(yīng)提升重視力度,做好各機(jī)構(gòu)權(quán)責(zé)職能劃分,還用注重其完成輸出后社會(huì)各方的反饋。為確保檔案管理面向全社會(huì)服務(wù),創(chuàng)造更大效益,應(yīng)強(qiáng)化檔案資源保存管理。做好員工專業(yè)化教育培訓(xùn)。從當(dāng)前工作人員現(xiàn)狀水平審視,他們多為非專業(yè)人員,因此欠缺一定的專業(yè)知識(shí)以及高水平技能。伴隨檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展,其展現(xiàn)形式、管理存儲(chǔ)要求漸漸轉(zhuǎn)變,如果工作人員單純應(yīng)用已有技術(shù)較難契合現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)。為此,應(yīng)吸引工作人員主動(dòng)參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng),掌握新型檔案載體管理保護(hù)技術(shù)。
檔案管理工作對(duì)于企業(yè)和單位的發(fā)展具有非常重要的意義,隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,檔案管理工作量的不斷增加,使得檔案管理人員所面臨的壓力日漸嚴(yán)峻。信息化時(shí)代的到來,人們對(duì)信息資源的需求不斷增加,對(duì)信息深度和準(zhǔn)確度的要求不斷提高,借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的高效管理,是當(dāng)前檔案管理人員所必須要正確看待的重要問題。本文就現(xiàn)代化檔案管理工作展開分析和論述,指出當(dāng)前檔案工作者所存在的主要問題,并提出合理的改善建議,希望對(duì)于檔案管理起到一定的推動(dòng)作用。
檔案管理作為一項(xiàng)具有較高機(jī)密性、專業(yè)性的管理工作,對(duì)于企業(yè)發(fā)展以及社會(huì)建設(shè)都有著非常積極的作用。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用和推廣,對(duì)各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域都起到了非常積極的影響,實(shí)現(xiàn)了生產(chǎn)力和有效創(chuàng)新,也促進(jìn)了社會(huì)的快速變革?,F(xiàn)代化的檔案管理也是基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上發(fā)展而來的管理模式,對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作起到了有效的完善和加強(qiáng),并對(duì)檔案工作者提出了更高的要求。對(duì)于檔案工作者而言,必須要正確認(rèn)識(shí)和看待現(xiàn)代化檔案管理,了解和掌握現(xiàn)代化的檔案管理手段,加強(qiáng)自我約束和自我學(xué)習(xí),使現(xiàn)代化檔案管理工作能夠發(fā)揮更大作用。
1 當(dāng)前檔案工作者所存在的問題分析
1.1 對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的認(rèn)識(shí)不足 就當(dāng)前檔案工作者來說,對(duì)于現(xiàn)代化的檔案管理還存在一定的片面認(rèn)識(shí),導(dǎo)致現(xiàn)代化檔案管理的時(shí)效性和發(fā)展受到較大約束。首先,現(xiàn)代化的檔案管理并非單純地借助計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行收集和保管,而是逐漸形成一種全新的檔案管理模式和管理思想,現(xiàn)代化的檔案管理不僅需求檔案工作者具有豐富的檔案管理專業(yè)知識(shí),還應(yīng)該掌握現(xiàn)代化管理設(shè)備的操作流程,明確檔案資料的知識(shí)載體,了解檔案資料的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)價(jià)值,才能夠真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作的有序開展。但就當(dāng)前檔案工作者來說,對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理人士存在一定的局限性,檔案管理的方法和手段上較為單一,沒有充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化檔案管理的作用,無法借助現(xiàn)代化檔案管理解決新的問題。
1.2 檔案管理知識(shí)的缺乏 作為一名檔案工作者,必須要掌握相關(guān)檔案管理知識(shí),才能夠確保良好的工作效率。目前由于對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠,導(dǎo)致檔案工作者的水平存在很大差距,許多檔案工作者不具備專業(yè)的知識(shí)能力,從而導(dǎo)致許多檔案管理問題的發(fā)生。此外,對(duì)于檔案工作者來說,不僅需要用具良好的專業(yè)知識(shí),還應(yīng)該掌握其他知識(shí)和能力,如文史類知識(shí)、統(tǒng)計(jì)學(xué)知識(shí),并且懂得如何熟練操作計(jì)算機(jī)設(shè)備,這樣才能夠真正確?,F(xiàn)代化檔案管理工作的有效開展。但目前多數(shù)檔案工作者并不具備這些技能,檔案管理工作依舊以傳統(tǒng)的檔案管理手段為主,這就使得檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展受到嚴(yán)重制約。
1.3 個(gè)人素質(zhì)問題 對(duì)于一名檔案工作人員來說,必須要正確看待個(gè)人所存在的問題和不足,并且具備優(yōu)秀的個(gè)人素質(zhì),才能夠勝任檔案管理工作。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展,對(duì)檔案工作者的要求不斷提升,檔案工作者的日常事務(wù)不再是保管檔案,而是最大化地發(fā)揮檔案資料的作用,并保證檔案資料的保密性。但由于檔案工作者個(gè)人素質(zhì)問題,使得創(chuàng)新能力不足,分析事物的能力非常欠缺,檔案管理工作的發(fā)展受到限制,現(xiàn)代化檔案管理工作無法有效開展。
2 現(xiàn)代化檔案管理下檔案工作者的發(fā)展建議
2.1 提高自我學(xué)習(xí)意識(shí) 首先,作為一名檔案工作者,必須要正確看待現(xiàn)代化檔案管理,對(duì)現(xiàn)代化檔案管理工作有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí),才能夠真正滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需求。傳統(tǒng)檔案管理工作只是對(duì)檔案資料的抄寫、收集和保管,檔案工作者的要求也相對(duì)較低,隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案資料的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值不斷凸顯,檔案工作者必須要對(duì)自身工作有著一個(gè)更為清醒的認(rèn)識(shí),重視檔案管理的保密性和專業(yè)性,加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)。