導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案存檔管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：

檔案是歷史文件的積累物，現(xiàn)行文件的立卷整理歸檔，一般屬于文書部門和有關部門的任務，但是由于歷史檔案的收集及其他某些特殊原因，檔案室需要對積存檔案或零散文件進行整理，或協(xié)助指導有關部門整理積存檔案或零散文件，此項工作比較復雜，是一項較為艱巨的任務，怎樣才能系統(tǒng)的整理這些文件讓它們的價值得到充分發(fā)揮呢？本文主要針對云南省水文水資源局的積存檔案和零散文件的組織整理情況進行了闡述。

1 現(xiàn)階段云南省檔案管理工作的實際情況

到目前為止全省各個水文觀測站點當中保管的相關水文資料以及各類檔案材料一共有12萬多卷冊，在這當中1928-2007年期間的水文原始檔案大約有10萬余卷冊，1937-2005年期間的整編成果大約達到了2萬余卷冊，1887-2006年期間刊印成果將近3千多冊，除此之外還包括文書、實物、財務、地圖、聲像、基建、專題、設備、民國、照片、科技圖書等各種門類、載體檔案若干卷冊，這些檔案仍然以每年3800多卷的數(shù)量快速增加；整個水文資料檔案排架的長度達到了7400米，一共擁有1500多個檔案柜，3棟檔案庫房，庫房的總占地面積接近3000平方米。此外，全省水文數(shù)據(jù)庫存儲的水文數(shù)據(jù)達到了400多兆，并且以每年200多萬組數(shù)據(jù)的速度在增加。但是，在檔案整理的過程中積存檔案以及零散文件的整理工作還存在很多問題，沒有統(tǒng)一的標準，由于積存時間過長或者過于零散等原因很容易被人們忽視，導致水文檔案資料不夠全面，水文工作得不到可靠的保障。

2 做好積存檔案以及零散文件的整理準備工作

2.1制定高效可行的整理工作方案

為了使積存檔案和零散文件的整理工作能夠順利地進行，在整理以前，應先了解檔案的情況，訂出一個整理工作方案。此工作方案包括以下內(nèi)容：立檔單位的歷史沿革和檔案狀況，整理的要求和具體方法，工作程序勞動組織，以及各次工作完成時間。根據(jù)所要整理的檔案狀況、數(shù)量以及參加整理的人數(shù)的不同，整理工作方案可詳可簡。整理工作方案一般以全宗為單位編訂。整理互有聯(lián)系的或同類型的若干全宗時，也可以合編一個整理工作方案。

2.2立檔單位的歷史沿革

積存檔案和零散文件的整理，一般是從研究立檔單位的歷史沿革和檔案狀況開始的。只有熟悉了立檔單位及其檔案的歷史和現(xiàn)狀，才能深刻地了解和掌握被整理檔案的各種特點，才能正確地解決整理工作中一系列的實際問題。對立檔單位歷史沿革和檔案狀況研究的結果，應寫成書面材料，通常稱為“立檔單位和全宗歷史考證”，作為整理工作方案的一部分，或作為單行材料。立檔單位和全宗歷史考證，對檔案的整理和日常管理有多方面的作用。它是制訂可行性整理工作方案和科學地組織檔案整理工作的依據(jù)，如對該全宗及其各個部分檔案的整理要求如何確定，采取何種方法等等，均應在研究全宗材料實際情況的基礎上確定。較為詳細的歷史考證，不僅是檔案整理的整個過程中一種必要的參考材料，它對判定文件所屬全宗，考證文件日期和所屬組織機構等等，都有輔助作用，而且對日后進行檔案價值的鑒定工作、編制檢索工具和利用檔案，也有一定的參考作用。質(zhì)量較高的歷史考證，實際上是一種頗有實用價值的工具書。

2.3 立檔單位的檔案狀況

立檔單位和全宗歷史考證，一般由立檔單位沿革和全宗狀況兩部分構成。立檔單位的主要內(nèi)容如下：（1）立檔單位成立的時間和原因，機關名稱的變化，撤銷的時間和原因，機關的名稱；（2）立檔單位的性質(zhì)、任務和職權范圍，它在社會中的地位，它與其他相關組織的關系；（3）立檔單位活動的情況，如活動地點、范圍等；（4）立檔單位內(nèi)部組織機構的設置及其職能，機構的變化，立檔單位及其各組織機構負責人姓名；（5）立檔單位文書工作制度及其變化情況，文件處理中使用的各種印章戳記及其作用。另外，全宗狀況，即檔案情況部分，一般包括以下內(nèi)容：（1）全宗檔案內(nèi)容與成分的概況；（2）全宗的歷史：檔案入館（室）前的保管處所和保管情況，檔案館（室）接收檔案的時間等，入館（室）后檔案管理的情況（如是否經(jīng)過整理，是否受過損失和經(jīng)過銷毀，及其它情況）；（3）檔案現(xiàn)狀，如整理、鑒定的質(zhì)量等；（4）檔案被利用的情況?？傊n單位和全宗歷史考證，通常在開始整理全宗之前寫出初稿，在檔案整理過程中邊使用邊補充修改，全宗整理結束時最后修訂定稿，存入“全宗卷”內(nèi)。

3 積存檔案以及零散文件的整理程序

整理積存檔案特別是零散文件，在研究立檔單位及其檔案情況的基礎上制訂整理工作方案時，必須科學地安排整理工作程序，它對于提高工效和整理質(zhì)量具有直接意義。整理積存檔案和零散文件的工作程序大致如下：（1）區(qū)分全宗；（2）全宗內(nèi)檔案的分類（分類中補充區(qū)分全宗）；（3）初步立卷（立卷中補充分類），擬寫標題草稿；（4）案卷的初步排列；（5）調(diào)整案卷，修改標題，系列排列案卷內(nèi)的文件，確定案卷的起止日期；（6）案卷的加工整理：案卷內(nèi)文件編號，填寫卷內(nèi)文件目錄和卷末備考表，卷內(nèi)文件技術修整，填寫案卷封面，案卷裝封等；（7）確定各類內(nèi)案卷的排列順序和案卷編號；（8）編制案卷目錄。以上這些序列步驟，只是全面系統(tǒng)地整理零散文件的一般程序。在實際工作中，應根據(jù)不同情況，因檔案的狀況和整理的具體要求而采取相應的程序安排。從上述步驟的全過程可以看出如下特點：零散文件整理程序，是在檔案整理工作基本程序的基礎上，有規(guī)律地交錯結合而組成的；零散文件的整理程序及其實際運用較為復雜，但如運籌得當，卻又可能擺脫材料由文書部門經(jīng)檔案室到檔案館這種常規(guī)流程所造成的限制，而把整理工作程序組織得更為科學。

4 積存檔案以及零散文件的整理措施

最近幾年以來，我省水文水資源局在檔案管理的過程中存在很多問題，尤其是積存文件和零散文件的管理，給檔案的管理和搜查造成了極大的困難。在檔案管理過程中，常常會由于檔案管理方法以及管理措施過于落后導致管理效率水平低下，造成管理不規(guī)范。這就要求我們必須不斷的更新改進檔案管理方法和措施，提高檔案管理的效率。所以，目前在水文水資源局的檔案整理過程中需要通過采用現(xiàn)代化信息技術來提高檔案整理的效率，確保檔案管理工作的順利進行。

4.1 通過制定統(tǒng)一的分類標準，采用現(xiàn)代化技術進行分類整理

在人工立卷的過程中，工作人員都是按照自己對文件的理解進行分類，雖然分類標準都能夠統(tǒng)一，但是每一個人對文件的理解和判斷都不盡相同，在分類的過程中也存在一定的不一致現(xiàn)象，難免會發(fā)生分類不準確的問題，這就直接影響到了檔案的整理質(zhì)量，在日后對檔案進行搜索和利用時會產(chǎn)生很多不便。另外傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理工作過于繁瑣，需要大量的勞動力，耗費過長的勞動時間。因此通過使用現(xiàn)代化計算機技術進行積存檔案和零散文件的整理，能夠獲得更佳的效果，不需要再對案卷的標題進行擬定，可以有效的降低勞動強度，縮短勞動時間，并且在利用計算機進行檢索時更加方便快捷，極大程度的減少了檔案整理過程中由于人為因素而造成的不良影響，充分發(fā)揮計算機檔案整理的優(yōu)勢，有效提高積存檔案和零散文件組織整理工作的效率。

4.2 提高積存檔案和零散文件管理人員的素質(zhì)水平

檔案整理組織工作的質(zhì)量會直接受到檔案管理人員業(yè)務水平高低的影響，為了提高檔案管理人員的業(yè)務水平，讓其能夠更好的適應檔案組織整理工作的需要，應該盡可能的調(diào)動工作人員的工作積極性，增強他們的工作責任心。由于積存檔案特別是零散文件不管是從種類上還是從載體上來說，都具有多樣化的特點，所以還需要及時更新管理方法，這就對檔案管理人員提出了更多的要求。而過去所采用的方法已經(jīng)無法再繼續(xù)適應現(xiàn)階段的發(fā)展形式，因此還需要盡快做好檔案管理人員的教育培訓工作，幫助其盡快掌握管理新技術。

5 結語

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一、檔案管理的重要性

檔案是人類從出生到發(fā)展成為社會上有用之才的主要記錄本，它是文明發(fā)展的產(chǎn)物。在不同世紀中充當著人類記憶的存檔器。中國五千多年的文化史是借助檔案傳承下來的，所以說做好檔案的管理工作對于人類發(fā)展的文明史來說是至關重要的。檔案在各個不同的年代起到一個承上啟下的作用。我們可以通過對檔案的查詢知道很久以前發(fā)生的史實，了解中國博大精深的文化發(fā)展過程，中華民族創(chuàng)造的偉大歷史。另外從小的方面來說，我們也可以從檔案的記錄中知道一個人的成長經(jīng)歷，或者說主要的學歷、工作經(jīng)驗等。從某一方面來說，檔案存在的本身就是一部簡史，記錄時代變遷的過程。在一定意義上檔案是當前來說最為寶貴的無形資產(chǎn)。作為無形資產(chǎn)存在的另一種形式，它也在為資產(chǎn)的增值、保值、維護起到重要的法律憑證作用。

檔案管理的工作性質(zhì)主要是機密性、政策性、專業(yè)性等。對于各級的檔案管理部門來說，檔案的管理不僅要合理還要有意識到檔案安全的重要性。檔案存在的性質(zhì)是其他物資所不能替代的。檔案的特殊性主要是在人們的社會活動中貢獻的力量是無窮大的。它主要起到法律憑證、參考的作用。憑證的作用是指在現(xiàn)實社會活動中的檔案是歷史存在的依據(jù)，，并且是有法律性質(zhì)的存在體。在這一層面上不同于其他學術性的文獻。參考作用體現(xiàn)在檔案作為一種歷史的依據(jù)是最重要的基本存在證明。每一時期的檔案都記錄時代的人物、實踐活動、風俗人情等，從不同的層度記錄了實踐活動的深度。向人們呈現(xiàn)一個真實的認識自然、改變自然的經(jīng)驗和事件。

二、檔案管理工作中存在的困境

當前檔案管理工作中存在的主要問題主要有以下幾個方面：

第一、檔案管理意識不強、水平和方式不成熟。大部分企業(yè)或者說人力資源市場檔案管理部的人才多是沒有經(jīng)過專業(yè)技能的培訓而直接上崗的。所以說工作人員對檔案的管理意識不夠強、收集檔案的概念薄弱。對檔案的及時收集、歸檔、整理、裝訂等基本業(yè)務流程不太清楚。這就造成檔案的安全管理工作得不到基本的重視。甚至有些檔案管理人員并不是專業(yè)的管理人員，對待檔案的管理就是將拿到的材料放入到檔案盒中，并沒有對檔案及時的整理和歸檔，影響了檔案的管理安全性。

第二、部分地區(qū)和企業(yè)對檔案的管理重視度不夠高。長久以來，部分地區(qū)對檔案的管理意識不夠強，企業(yè)對檔案部門的管理工作也不夠重視。很多工作人員認為檔案的管理只是簡單的記錄、保管、抄寫等工序就完成了檔案的歸檔工作。不重視檔案的意識也造成很多人認為的只要做好檔案的存放工作就能應付對外的查檔、外調(diào)行動了。

第三、檔案管理的外部條件不完善。當前對檔案的管理工作并沒有進入到真正的重視，基本的管理設備并沒有配備齊全。有些單位甚至沒有專門存放檔案的科室，還有些單位存放檔案的地方環(huán)境條件惡劣、空間狹小、潮濕、基本配備不齊全。

三、檔案管理中解決問題的方法

1、把檔案管理人員的素質(zhì)提高。首先要對干部的檔案建設工作進行隊伍建設，并選擇安全可靠、作風嚴謹、有責任心的工作人員來從事有關的檔案管理工作，最好是黨員身份的人員參與檔案的管理工作。定期對管理人員進行專業(yè)培訓，再就是對他們從政治上、行為上進行教育和培養(yǎng)。在實際的生活和工作中關心員工，從另一方面鼓勵他們的工作積極性。檔案管理的妥當與否與他們的工作態(tài)度有很大的關系。作為工作中有建設性意義的管理行為，檔案的管理人員要注重對自身專業(yè)性質(zhì)進行考量。通過不同的方式在增強自己的學習主動性。最后從自學、參與培訓等方式加強自身的管理素質(zhì)，對檔案管理中的各個環(huán)節(jié)能做到安全妥放的要求。積極探索新型的檔案管理模式，使得工作效率不斷的提高和改善。

2、不斷探索新的檔案功能。為了使得檔案的作用更加明顯我們從不同的角度對檔案的功能做了全新的定位。一是要對檔案原有的功能進行分析、保留、升華，使其記錄的內(nèi)容夠全面、真實、可靠。二是對檔案的定義要更加的廣泛化。把更新?lián)Q代的檔案信息功能不斷的增加到新的服務要求中去，為把單位的服務功能完善好而努力。

3、建立健全的檔案管理制度。當前的檔案管理制度尚且不夠完善，必須建立一個健全的檔案管理制度才能全方位的解決檔案中存在的問題。首先有關部門要對制度的制定體現(xiàn)出合理的需求性、科學可見性。企業(yè)內(nèi)部對檔案的管理規(guī)定，必須按照實際的情況來規(guī)范，以適應企業(yè)的管理要求。再次制度必須是具有可操作性，要體現(xiàn)出制度對檔案管理簡約、得當、可操作。然后是堅持制度的雙向標準約束，建立的檔案管理制度必須是既能約束員工，又能讓領導受到制度的管理。

4、采用現(xiàn)代化的手段管理檔案。時代的發(fā)展是現(xiàn)代化的，隨著信息化時代的趨勢迅猛而來，我們在對檔案的管理中建立了新的要求，就在管理中運用新的科技手段對檔案進行管理，從而提高工作效率和服務水平。在當代是信息社會發(fā)展的時代，我們要快速實現(xiàn)檔案的信息化管理，才能跟上時展的腳步。計算機輔助管理檔案的手段已經(jīng)越來越盛行，所以說當代人管理的制度主要是計算機使用輔助管理檔案。

5、有檔案的管理意識。檔案的管理工作實際上是服務性的工作，在管理中有必要對工作人員的檔案意識和管理意識的提高，同時要強調(diào)服務態(tài)度的重要性。要培訓檔案管理人員的服務意識，心中要有工作就是服務的態(tài)度。積極的增強在實際中的主動服務意識，禮貌微笑服務等細節(jié)。

結語

總而言之，在新時代的發(fā)展趨勢下，檔案建設的工作勢在必行，我們要時刻關注時代的變化，在觀念上更新措施，積極采取管理的新模式，把檔案的作用發(fā)揮到該有的作用。

參考文獻

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XXX鄉(xiāng)位于XXX西部，距XXX政府所在地XX公里，是XXX的一個“少、邊、窮”鄉(xiāng)。全鄉(xiāng)轄XX個行政村，XX個村民組，XX人。在鄉(xiāng)黨委、政府的領導下，在X

XX檔案局的指導下，積極開展村級檔案工作，取得了良好的效果，推動了全鄉(xiāng)檔案工作躍上了一個新的臺階。

不斷探索積極進取

XXX年“撤、建、并”時，成立了XXXX鄉(xiāng)，因地質(zhì)結構脆弱，頻繁發(fā)生泥石流自然災害，政府辦公地居無定所，被戲稱為“流亡政府”，由于對檔案工作的重視不夠，鄉(xiāng)級檔案工作無人問津，現(xiàn)存檔案零亂不堪。到XXXX年，鄉(xiāng)政府辦公樓遷址后，各項工作逐漸步入正軌，得到領導重視，開始了鄉(xiāng)村兩級檔案工作。歷時XX年，鄉(xiāng)級檔案整理結束，而村級檔案工作卻舉步唯艱，很多反映農(nóng)村基層發(fā)展變化的檔案信息資源，對推動農(nóng)業(yè)和農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展的作用不明顯。主要原因是村干部報酬偏低，每月工資在XX元左右，村支“兩委”班子不穩(wěn)定，干部調(diào)整頻繁，集體經(jīng)濟薄弱，檔案保管條件差，村級檔案曾一度淪為村干部的私有產(chǎn)物，雖明確了村兼職檔案員，但工作力不從心，不僅影響了村級檔案的完整與安全，而且從一定程度上妨礙了群眾利益，影響了農(nóng)村發(fā)展和穩(wěn)定。

XXXX鄉(xiāng)村級檔案工作始于XXX年。為探索發(fā)展路子，改變行政管理體制，抓住了退耕還林機遇，全鄉(xiāng)大面積實施退耕還林，共實施XXXXX余畝。退耕后農(nóng)戶享受錢糧補助，補助糧食歸農(nóng)戶所有，補助資金由政府統(tǒng)籌，年補助資金XX萬，每年以XXX萬作為村干部報酬，調(diào)動了村干部工作積極性，全面實行“村為主”管理，為村級檔案工作創(chuàng)造了條件。從種意義上說，XXXX年的村級檔案工作，只是一個新的起點，就是收集零散材料。

隨著退耕還林的實施，各類矛盾由此而生，群眾對檔案的利用需求也越來越強烈，特別是相續(xù)退耕還林后，大量基礎設施建設，涉及群眾利益的問題不斷增多，村級檔案工作提升到了一個重要的位置。為解決這些問題，鄉(xiāng)政府投入了資金建鄉(xiāng)檔案室，配備了檔案裝具，改善了檔案工作條件，提高了承載能力和服務功能。

提升素質(zhì)強化業(yè)務培訓

XXXX年，市人民政府出臺了《六盤水市村級檔案管理暫行辦法》，為村級檔案工作指明了航向，XXXX檔案局針對村級檔案制定了詳細的實施辦法，納入目標管理體系并作為一項考核內(nèi)容推進。

為進一步搞好我鄉(xiāng)村級檔案工作，鄉(xiāng)成立了村級檔案工作領導小組。黨政領導負總責，把村級檔案工作擺上了重要議事日程。建立了村級檔案管理網(wǎng)絡，明確了村文書兼任村檔案管理員，切實擔負起村級檔案工作的重任。鄉(xiāng)黨委、政府把村級檔案工作列為“村為主”考核的一項內(nèi)容，與其他工作一起安排、一起考核。

要搞好村級檔案工作，提高村級檔案管理員業(yè)務水平尤為重要。為此，由鄉(xiāng)政府出資金，為村級購置必須的檔案裝具，積極開展村級檔案管理員業(yè)務培訓，邀請XXXX檔案局的業(yè)務人員到現(xiàn)場指導。通過培訓，使村級檔案員的業(yè)務水平得到了進一步提高。

抓好試點穩(wěn)步推進

為使村級檔案工作做細、做好，我們采取了先搞試點，總結經(jīng)驗，逐步鋪開的方法。在全區(qū)農(nóng)村基層組織現(xiàn)場會在我鄉(xiāng)壩子村召開之前，利用兩個月時間，選派業(yè)務能力強的工作組到壩子村指導、協(xié)助他們建村級檔案，對村級檔案進行集中整理，分類、立卷、歸檔、裝訂、編目。經(jīng)過努力，壩子村檔案試點工作達到了預期目的，受到參加現(xiàn)場會的領導和業(yè)務部門的一致好評。試點完成后，我們及時總結經(jīng)驗，組織各村支書、主任、駐村干部、村檔案管理員到試點村參觀，學習經(jīng)驗，積極推動此項工作。

試點工作結束，分派力量到村協(xié)助、指導工作，明確時限，整體推進。全鄉(xiāng)X個行政村，自XXX年XX月開始，歷時XX個月，將村級檔案全部整理結束，共建村級檔案279卷。

建章立制完善管理

為進一步提高村級檔案工作水平，保證村級檔案工作逐步進入規(guī)范化、制度化管軌道，把村級檔案工作作為一項長期性的工作抓好抓實、抓出成效，精心組織，周密部署，認真實施，切實做到“一個加強、兩個強化、三個把關、四個到位”。

“一個加強”，就是加強領導。鄉(xiāng)成立領導小組，各村相應成立領導小組，將村級檔案工作納入鄉(xiāng)、村兩級領導議事日程，列入工作計劃和“村為主”目標管理，隨時幫助解決工作中遇到的困難和問題。

“兩個強化”，即一是強化崗位職責，將檔案工作落實到人，做到定人員、定任務、定時間、定質(zhì)量；加強指導，嚴格監(jiān)督，確保各項任務落到實處。二是強化協(xié)調(diào)，形成緊密配合、協(xié)調(diào)作戰(zhàn)、齊抓共管的工作格局。

“三個把關”，即一是把好文件材料齊全完整關。二是把好案

卷質(zhì)量關。按照“分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的標準，每個案卷要求做到“全、細、準、美”（“全”指檔案材料的收集上要全，“細”指在鑒定上要細，“準”指在分類上要準，美指在裝訂上力求美觀）。三是把好制度健全關。要求各村普遍建立符合實際的檔案保管、檔案立卷歸檔、檔案保密、檔案利用、檔案借閱、檔案防火安全等

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0 引言

隨著現(xiàn)代科學技術的應用，檔案信息的存儲方式也不斷地發(fā)生變化，存儲形式多種多樣。但按其記錄性質(zhì)及其采用的技術和設備，總體可以劃歸于以文字記錄為特征的紙質(zhì)檔案和以數(shù)字代碼序列記錄的電子檔案。隨著電子計算機在檔案管理各個環(huán)節(jié)的滲透和應用，時刻沖擊著以傳統(tǒng)記錄方式為特征的紙質(zhì)檔案，使整個檔案管理工作發(fā)生著深刻的變化。根據(jù)目前我國檔案管理工作的現(xiàn)狀，紙質(zhì)檔案與電子檔案的不同屬性和特點，兩者互相依存，相互兼容，協(xié)調(diào)發(fā)展的狀況將會在檔案管理工作中持續(xù)相當長的一段時期。在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時期，如何科學有效地管理好檔案工作，完成手工檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理的過渡，是檔案工作者深入思考的課題。

1 電子檔案與紙質(zhì)檔案的各自特點分析

1.1 電子檔案的特點

電子檔案是指利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案。它是電子計算機在檔案管理工作中應用的產(chǎn)物，也是檔案現(xiàn)代化的顯著標志。電子檔案以其現(xiàn)代化手段，在檔案信息存儲、輸出、處理等方面，具有紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)越性，主要表現(xiàn)在如下幾方面。

（1）檔案信息存儲豐富性

電子檔案信息的存儲介質(zhì)主要有磁盤、磁帶、光盤，尤其是光盤，由于信息存儲的高密度性，使檔案信息存儲量極為豐富，具有“海量存儲”之稱，大大高于紙質(zhì)載體所存儲的信息，這樣既節(jié)省了大量保存紙質(zhì)檔案所占用的空間，又簡化了各種檔案管理環(huán)節(jié)。

（2） 檔案信息生動形象性

隨著網(wǎng)絡技術的成熟，電子檔案與多媒體信息相結合，通過用視頻、音頻或用數(shù)字代碼形式存儲事物信息的原來形態(tài)，形象生動地再現(xiàn)歷史活動狀況，從而改變了紙質(zhì)檔案記錄信息的單一性，使反映出的信息圖、文、聲、像并茂，對人類社會活動的概貌進行全息化

再現(xiàn)。

（3） 信息存儲與利用的迅速準確性

電子計算機具有高效率的信息處理功能，它通過數(shù)字或代碼，對信息的數(shù)字編碼進行存儲、傳遞、編輯加工處理，由計算機轉(zhuǎn)換成可視、可聽的信息，從而提高檔案信息開發(fā)工作中檔案信息存貯、處理、輸出的能力。

1.2 紙質(zhì)檔案的特點

紙質(zhì)檔案就是以紙張為信息記錄載體的檔案。自從公元105年東漢蔡倫發(fā)明造紙以來，這種傳統(tǒng)的檔案介質(zhì)一直作為主要的信息載體被使用，它具有以下特征。

（1） 信息與載體的依附性

由于載體與信息的統(tǒng)一，構成了紙質(zhì)檔案所特有的屬性——原始記錄性。這種原始記錄性不僅體現(xiàn)在檔案信息的原始真實性方面，也體現(xiàn)在其存儲介質(zhì)的原始依附性上。在傳統(tǒng)介質(zhì)上，信息與載體是密不可分的，一旦信息與載體結合，就很難將其分離。同時，只有通過依附在紙張等載體上的文字、圖形等，才可以了解其所承載的信息。

（2） 檔案信息的原始憑證性

從其形成過程來看，紙質(zhì)檔案是從當時使用的文件直接轉(zhuǎn)化而來。它客觀地記錄了以往的歷史情況，具有令人信服的憑證功能。與檔案信息相依托的載體，是由特定的責任人在特定的條件下制作完成的實體材料。

2 并存時期檔案管理工作的發(fā)展策略

2.1 更新觀念，提高職業(yè)素質(zhì)。長期以來，檔案人員一直從事著以紙質(zhì)為存儲介質(zhì)的檔案

管理工作，習慣于傳統(tǒng)的管理方法和管理模式，面對現(xiàn)代化技術而形成的新型載體檔案，應有充分的思想準備，更新傳統(tǒng)的管理觀念，樹立檔案現(xiàn)代化的管理意識，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分，進行科學的管理。同時，面對現(xiàn)代科學技術對檔案工作的滲透與沖擊，提高職業(yè)素質(zhì)，調(diào)整專業(yè)知識結構也是檔案工作者需要正視的一個重要課題?，F(xiàn)代化信息技術的應用，新型檔案載體隨之產(chǎn)生，這必然引起傳統(tǒng)的檔案管理模式，工作重心，服務手段等方面的變化，對檔案專業(yè)人員的素質(zhì)提出了更高的要求，除了具有較高的政治素質(zhì)外，同時對他們的專業(yè)素質(zhì)和知識素質(zhì)提出了相應的要求，在以往的檔案專業(yè)人員要具有廣博扎實的基礎知識和文史知識外，還要具有計算機知識和外語知識。對于計算機知識已不局限于計算機基礎知識的掌握，更應該了解計算機信息管理和開發(fā)利用知識，并要熟悉掌握計算機在檔案各業(yè)務環(huán)節(jié)的應用。

2.2 改進、創(chuàng)立檔案管理標準與制度

新型檔案載體的應用與計算機的智能化管理，必然要求其所處理的信息規(guī)范、標準。檔案信息系統(tǒng)的質(zhì)量取決于數(shù)據(jù)的質(zhì)量，要求設立數(shù)據(jù)格式標準，如已頒布的《檔案著錄規(guī)則》（ GB379215- 85） 、《文獻主題標引規(guī)則》（ GB3260- 83） 等，新型載體檔案廣泛應用后，建立改善管理業(yè)務方面的標準已是刻不容緩，如統(tǒng)計標準，著錄標準，標引規(guī)則標準等； 計算機數(shù)據(jù)庫設置標準，新型檔案信息載體存貯格式與轉(zhuǎn)換標準、計算機硬件設備、多媒體設備標準等，都有待進一步改進與完善。創(chuàng)立適合于新型載體檔案的管理制度、法規(guī)已提到議事日程，如制定新型載體檔案的管理制度，包括電子文件的歸檔、整理、鑒定、保管、利用等各個環(huán)節(jié)； 由于電子檔案自身的某些缺陷，電子檔案的真實性和其法律地位，也需要建立相應的法規(guī)來維護與

確定。

2.3 創(chuàng)新檔案管理體系

吸收與創(chuàng)新，探索和建立電子檔案管理體系。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，其管理方法與模式，是經(jīng)過長期實踐證明了切實可行的。電子檔案的形成與發(fā)展，給檔案管理工作帶來深刻的影響，在管理內(nèi)容與方式上都會發(fā)生重大變化。

（1） 在管理方式上，許多管理環(huán)節(jié)可以借助計算機管理信息可在計算機上進行，如電子文件的歸檔，可以通過計算機進行機對機的拷貝來完成，不必對文件載體進行轉(zhuǎn)移，檔案的整理、鑒定、提供利用等工作也可以通過計算機來實現(xiàn)。其次，在管理內(nèi)容上，電子檔案收集要根據(jù)其形成規(guī)律，應全面進行階段的、系統(tǒng)的、權威的電子文件組合，保證電子檔案的完整性。

（2）電子計算機的軟硬件環(huán)境，表達電子文件內(nèi)容的基本格式及有關元數(shù)據(jù)等必須列入收集范圍；電子檔案的整理不再是紙質(zhì)檔案的組卷，而是通過對電子檔案的著錄和組盤來完成電子檔案的整理； 電子檔案的鑒定工作有所側(cè)重，由于電子檔案的易更改性，使檔案的篡改、偽造變得很容易且不留痕跡，所以鑒定檔案的真?zhèn)问请娮訖n案鑒定工作的重點，并存在相當大的難度； 電子檔案保管，與紙質(zhì)檔案相同的是都以檔案信息的存儲介質(zhì)為對象進行保護管理，只不過是存儲介質(zhì)不同而已。由于兩者存儲介質(zhì)不同，檔案保護的標準、條件也不相同，所提供的保護設備、防護設施也有差別； 電子檔案的提供利用同紙質(zhì)檔案相比，具有更快捷、更方便的特點，但需要以必要的先決條件和相應的措施為前提，電子檔案的提供利用必須有相適應的電子轉(zhuǎn)換設備，所以提供利用工作的重點應進行電子檔案基礎數(shù)據(jù)的準備和識別文件的建立等工作，以保證其在利用中得以準確恢復并易懂。再次，在管理程序上，紙質(zhì)檔案的管理程序基本上構成了一個流程性的工作過程，而電子檔案的管理程序并不明顯，由于許多環(huán)節(jié)在機上操作，所以在具體環(huán)節(jié)銜接上并不緊密，有些管理程序有可能同時進行，相互交叉，這些并不影響電子檔案整體管理。

參考文獻

篇5

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

學校中的檔案管理工作，記錄著學生從入學開始，一直到其畢業(yè)之間所有學習、生活等基礎信息，不僅對學生自身而言有著重要的意義，還是其在未來走向社會就業(yè)時被用人單位參考的重要依據(jù)，是屬于學生個人的重要履歷，對于學生而言起到了不可替代的作用。但是目前我國學校檔案管理方面的各項工作還是不能夠完全令人滿意，有著不同程度的弊端。對此，就需要我們對其進行進一步的管理和改革，從而能夠做好學生檔案的管理工作。

1目前學校檔案管理中存在的問題

1.1 缺少相應硬件

對于新社會形勢下的學校檔案管理工作，國家專門頒布了新的檔案法，對檔案管理中的基礎設施進行了要求。但是在實際情況中，很多學校檔案室的基礎設施，和其相應的防盜、消防設施都有著不足的現(xiàn)象，同時一些專業(yè)的技術設備也沒有按需安放，這就將導致學校的檔案的整理規(guī)劃性不足，且沒有良好的保護環(huán)境。

1.2 相關管理不規(guī)范

很多學校雖然也能夠按照檔案法對檔案進行合理安放，但是其管理措施往往不到位，造成一些檔案長期分散各處，沒有做到應有的集中管理。有的學校則更是因為工作人員缺乏，沒有設置專門的檔案管理人員，這就更使得檔案管理工作“支離破碎”。同時，因為學校缺少相應的檔案管制度，不能以此來對工作人員規(guī)范化管理，這些問題都會嚴重影響檔案的管理成果。

1.3 工作人員素質(zhì)參差不齊

很多學校中，雖然設置了專門的檔案管理人員，但往往是非專業(yè)出身，其對檔案管理工作的技術有著不同程度的匱乏。隨著檔案進入現(xiàn)代化管理進程，對檔案整體要求逐漸增高的同時也對工作人員的自身素質(zhì)提出了更大的考驗，而目前狀態(tài)下的學校檔案人員離這個要求還很遠。

2針對存在檔案管理問題的解決對策

2.1 提高領導認識

對于任何工作來說，都需要領導對其提高認識，才能夠使后續(xù)的工作得以順利實施。對于檔案管理工作來說也是一樣，學校領導應當改變已有認識，把檔案看做是一種有著重要作用的資源信息。在領導深刻體會到檔案管理的重要性之后，才能夠使學校對其加大投入，以充足的財力與人力來滿足檔案管理工作的要求，為其提供必要的軟硬件設備。同時領導也應當以會議、談話的方式提高學校全體教職工的認識，這樣才能讓大家共同對檔案管理工作進行努力。

2.2 健全相關制度

要想切實做好學校的檔案管理工作，就必須從最基本的辦公場所做起。學校必須設置專門的檔案室，并安排專門的工作人員對其進行集中管理，以此來防止檔案遺失、分散的現(xiàn)象發(fā)生。同時，學校還應當對檔案管理的相關制度進行完善，只有通過嚴謹、科學的管理制度，才能夠為做好檔案的管理工作打下最根本的基礎。在這其中，首先要做好檔案的收集工作，由于檔案的特殊性，所以在對檔案收集的過程中一定要保持收集的全面性與準確性，切忌出現(xiàn)收集時丟三落四，收集后苦思冥想的現(xiàn)象發(fā)生。要保證檔案收集的系統(tǒng)化、真實化，對收集到的檔案要進行認真的分析鑒別，防止偽劣的檔案混入其中。對檔案進行適當?shù)恼硪彩橇硗庑枰⒅氐囊稽c，作為檔案管理人員，應當在系統(tǒng)的培訓后掌握正確的整理技術，時刻保證檔案的有序性、易查性，這樣才能夠在完整保存檔案的同時隨時能夠?qū)n案信息反饋給學校中需要使用檔案的個人及部門。最后，學校還要對其建立嚴格的考評機制，不僅對于普通管理人員進行考核，還要對分管領導以及相關責任人員進行考核，只有在良好的規(guī)范及考核制度的保障下，才能夠使檔案管理的工作做到有序進行。

2.3 提高檔案管理人員技術水平

作為直接接觸到檔案第一線的檔案管理人員，其自身素質(zhì)的高低與專業(yè)技能的好壞將直接影響到學校檔案管理的成功與否。對此學校應當建立起一支專門的管理隊伍，這個隊伍的職責就是要在保證檔案管理工作良好運行的同時確保檔案工作的完整性、優(yōu)質(zhì)性。同時還要定期為檔案管理人員進行培訓，不僅能夠使其完善自身技能的各項不足，還能夠時刻吸收最新知識，從而能夠更好地應用在實際工作中。最后還要注重隊伍的年齡層次分布，保持隊伍中各年齡段人員分布合理，這也是提高檔案管理工作的重要部分。

2.4 加強信息化建設

隨著社會全面進入信息化時代，檔案信息化也成為了未來檔案管理中的必備要求。對此學校應當對其增加投入，對檔案館的設備及基礎設施進行更新完善。同時學校還應當借助先進的網(wǎng)絡技術，推動檔案管理信息化的進程，實現(xiàn)檔案的實體物件同虛擬信息的有機結合，這將不僅使檔案的整體質(zhì)量得到了提高，還能夠?qū)n案更好地對學校中的各項工作進行服務。

3結束語

總的來說，隨著我國教育體制的優(yōu)化、社會科技水平的進步，對于檔案管理要求的提高和對檔案信息化建設的需求不僅是對學校檔案工作的基本要求，也是檔案管理工作中未來的需要。所以，作為學校而言，一定要認真思考目前檔案管理工作中所存在的各項問題，并及時為之實行相應的解決措施，從而使得學校的檔案管理質(zhì)量得到提高，進而使檔案能夠更好的為我們服務。

參考文獻

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為了指導醫(yī)院進行人事檔案管理，政府部門下發(fā)了《干部檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等文件，在條例的要求下，醫(yī)院要把人事檔案管理工作認真貫徹落實。同時，在規(guī)劃醫(yī)院的總體發(fā)展目標和醫(yī)院的業(yè)務建設過程中，也應當將人事檔案管理工作放在重要位置。

一、加強人事檔案歸檔管理工作的重要作用

醫(yī)院工作人員眾多，按照規(guī)定收集、整理、鑒別、分類和歸檔醫(yī)院的人事檔案是醫(yī)院基礎工作內(nèi)容的一部分。一般而言，醫(yī)院可據(jù)此進行業(yè)務考核和工作調(diào)動。人事檔案中，針對醫(yī)院工作人員真實的歷史工作表現(xiàn)、工作實際等有翔實的記錄。同時，醫(yī)院會根據(jù)歸檔制度，對工作人員的德、能、績、勤、廉方面動態(tài)信息進行補充（具體包括工作任務、論文、論著、成果獎勵等），以保證為考核提供參照?，F(xiàn)階段，人事檔案有紙制及電子數(shù)據(jù)兩種。不論以何種形式存檔，其必然需要按照《檔案法》的規(guī)定實施管理。

二、醫(yī)院人事檔案歸檔管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，關于醫(yī)院人事檔案的歸檔管理，遇到了一定的問題，現(xiàn)存的干部人事檔案中，關于干部綜合能力、素質(zhì)的績效考核材料非常有限。這在某種程度上不利于醫(yī)院實施考核。通常，檔案中的考核材料應該比較完善，包括個人的德、能、勤、績四項的年度考核材料。但由于考核材料的不完整性，使得考核在激勵員工方面發(fā)揮的作用非常小，與預期效果相差甚遠。此外，在醫(yī)院人事檔案中，難以完整地了解個人的績效情況。其中，僅僅存在一個人的某一階段的業(yè)績成果，而不能提供個人量化考核動態(tài)信息。在醫(yī)院人事檔案管理中，對于績效考核形成的材料并沒有得到很好的管理，其整理和歸檔都不同程度地存在問題，以至于開發(fā)和利用不能正常進行。同時，醫(yī)院的人事檔案管理在績效管理方面較為欠缺，主要是因為其缺少科學的管理方法。隨著時代的發(fā)展，人事管理對檔案工作有了更高的要求，在此情菹攏必須更新管理方法。否則，人事工作需求的變化將會打亂檔案管理的秩序。

三、加強人事檔案歸檔管理工作的具體方法

人事檔案管理在人事工作變化的前提下，應從檔案材料收集、歸檔和驗收把關上加強管理，以確保檔案的查、借、用、轉(zhuǎn)等程序更加規(guī)范。

（一）檔案材料的收集要全面翔實。目前，關于加強人事檔案的歸檔管理，應注重人員績效方面的材料收集管理。醫(yī)院的主要工作內(nèi)容是臨床工作，按照此工作性質(zhì)，業(yè)務、行政管理等部門分別擁有醫(yī)務人員的績效材料。為了收集材料的全面翔實，應按期驗收績效考核文件材料，并根據(jù)人員的教學、醫(yī)務、護理工作立卷和移交材料，確保二級管理單位上報檔案材料的全面翔實。同時，為了保證人事檔案的歸檔管理工作的全面而規(guī)范，應針對負責課題兼職檔案人員，進行技術培訓，提高責任心，認真負責地做好課題文件材料的積累、立卷與歸檔工作。

（二）檔案材料整理要各負其責，協(xié)力合作。在績效檔案歸檔工作中，具體有項目收集、鑒別、整理、登記、歸檔、保管、利用等多個環(huán)節(jié)，涉及不同部門。對于這些環(huán)節(jié)的整體運作，應該由各部門各負其責，通力合作。如在課題資料整理中，人事檔案室有自己的職責范圍，課題組也有相應的職責權限，兩個組織各司其職，將課題各階段形成的文件材料整理完善。另外，對于課題文件材料的積累，應該由醫(yī)務人員負責，人事檔案室和課題組應進行督促、指導。歸檔的績效檔案文件材料也有嚴格的要求，第一，必須是原件；第二，材料必須翔實，且沒有缺處；第三，文字不得出現(xiàn)涂改痕跡；第四，確保承辦單位準確，個人簽字清晰，形成材料的時間有效。

（三）檔案材料的歸檔要嚴格把關驗收。醫(yī)院檔案管理室應嚴格把關。以科研課題為例，課題（項目）負責人主持立卷歸檔的責任制較為適合。一旦科研項目完成或部分完成，歸檔時間應確定，一般為項目結題或鑒定后不超過20天，且由課題組負責人整理文件材料。課題形成積累的全部文件材料，應由課題兼職檔案員負責匯總，對于文件材料應進行系統(tǒng)整理、立卷，并按時移交。醫(yī)院綜合檔案室在收到科研項目文件材料后，出具“歸檔證明”給科研主管部門，并完成簽署意見、加蓋檔案室專用章等一系列工作。歸檔過程中，針對三類材料可予以退回，一類是材料不齊全；一類是材料不完整；另一類是對象不明確的。對于退回的應及時進行補辦。此外，為了提高管理水平和工作效率和質(zhì)量，對于醫(yī)院人事檔案管理，應加快推進其信息化建設進程。

四、結語

綜上所述，醫(yī)院的人事工作中，離不開人事檔案。醫(yī)院設置檔案管理室，應提供更規(guī)范的檔案管理服務。為此，醫(yī)院管理者應從服務的角度出發(fā)，加強人事檔案的歸檔管理工作。只有這樣，才能為人事管理提供第一手資料，確保領導在人才選拔和干部任用上有可靠依據(jù)。加強人事檔案的歸檔管理，對于服務工資、職稱等人事管理工作非常有利，應該得到醫(yī)院人事檔案人員的重視。

【參考文獻】

篇7

第一，健全水務工程檔案歸檔制度，制定行業(yè)標準，統(tǒng)一歸檔目錄和組卷格式。水務工程檔案包括參建三方的文件資料，每一方的檔案整理的出發(fā)點都是以“我”利用、保障為主，因此對于建設管理方而言，收集上來的施工、監(jiān)理方的工程資料肯定會出現(xiàn)重復的現(xiàn)象，如合同文件、工程監(jiān)理、施工招投標資料、施工過程中的工程質(zhì)量和事故處理記錄等。因此，應根據(jù)實際情況，制定滿足自身需求的行業(yè)標準，給施工、監(jiān)理方標準化的歸檔目錄和組卷格式，減少一定數(shù)量的水務工程檔案的入庫。

第二，根據(jù)“誰建設、誰存檔”原則，實行建設、存檔二合一責任制。筆者所在單位的檔案庫房不僅承擔著局機關水務工程檔案存放的任務，還承擔著水務系統(tǒng)局屬事業(yè)單位重大項目、專項資金項目檔案存放的任務。局系統(tǒng)一共有17個局屬事業(yè)單位，目前基本每一個局屬事業(yè)單位水務工程建設項目的工程檔案都要往局檔案室移交，它是造成檔案庫房面積不能滿足現(xiàn)實需要的主要原因。對于局屬事業(yè)單位的水務工程檔案，局機關人員查閱、利用機率很小，只需要建設單位保存參建三方的資料，在一定程度上會大大減少局機關水務工程檔案的入庫數(shù)量。

第三，大力開展水務工程檔案電子數(shù)字化建設。局屬事業(yè)單位的大多數(shù)水務工程項目屬于市重大項目，按照要求工程竣工后，建設管理方需要將參建三方的水務工程檔案原件移交市檔案館。因為原件移交進館后，在建設管理方保存的都是一些復印件，紙質(zhì)復印件和光盤打印件的法律效力是一樣的，因此對于一些需要移交市檔案館的水務工程檔案全面實行數(shù)字化，刻錄光盤保存完全可以滿足本單位的利用需求。水務工程檔案電子數(shù)字化可以大大減少檔案庫房的庫存空間，一般情況下，一個水務工程檔案都有幾百卷的紙質(zhì)檔案，將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)后，成百上千卷的工程檔案只需用一個小小的移動硬盤、光盤便可以輕松保存。

第四，豐富水務工程檔案的信息檢索內(nèi)容，建立目錄中心，使其能夠滿足不同人群、不同機構對檔案資源的利用需求。健全水務工程檔案信息檢索內(nèi)容，增加工程檔案參建三方的內(nèi)容信息、工程竣工時間、檔案保管單位等，制作局屬事業(yè)單位和市檔案館內(nèi)所有水務工程檔案的目錄，不僅可以釋放局機關檔案庫房的庫存空間，還為檔案利用者提供最大的方便，發(fā)揮水務工程檔案的最大價值。

第五，培養(yǎng)和造就一支高素質(zhì)、穩(wěn)定的檔案鑒定人才隊伍。檔案管理員要加強自身專業(yè)知識學習，不斷提高檔案鑒定能力。在水務工程檔案收集階段，檔案管理員就要對檔案進行鑒定，對于不屬于工程檔案歸檔范圍的文件材料要嚴禁歸檔；在水務工程檔案管理工作過程中，對于一些已經(jīng)沒有檢索需求、保管價值或者不完整的工程檔案，檔案管理員通過鑒定后，及時將已經(jīng)失去檔案價值的水務工程檔案銷毀。如果確實不能銷毀，可以將失去檔案價值的水務工程檔案及時清理、轉(zhuǎn)移，將它們存放到保管成本相對較低的庫房，給未來的水務工程檔案預留一定的庫存空間，以滿足水務工程建設的需要。

參考文獻：

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1.1 檔案意識不強，歸檔材料質(zhì)量不高。高?；ú块T以及主管領導對基建檔案工作重要性認識不夠，一些基建管理人員嚴重存在著“重建設、輕檔案”的思想。在實際工作中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有些工程項目檔案內(nèi)容丟失，圖物不符，不少材料分散在承辦人和技術人員手中，設計變更、施工記錄等的遺失最為常見。還存在檔案資料不交接、不存檔的現(xiàn)象，將資料作為個人財產(chǎn)，人走資料失。一般情況，高校檔案僅能做到目錄級管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，沒有相應的材料和電子資料。文件材料又常常是復印件或者用鉛筆、圓珠筆書寫，不符合歸檔要求。

1.2 管理制度不嚴格，缺少制度保障。由于基建工程涉及多個部門，在檔案管理工作中缺乏統(tǒng)一的約束機制和調(diào)控手段，導致檔案工作難落實，管理人員敷衍了事，消極應付;歸檔滯后、拖拉甚至遙遙無期。另外，在人員、設備經(jīng)費保障上也不能滿足，對專（兼）職人員不能進行定期培訓，這些都是缺乏有效管理和約束機制造成的。

1.3 缺乏檔案專業(yè)人員。基建部門和檔案管理部門的人員較少，很難配備專職的檔案管理人員，既熟悉基建業(yè)務又熟悉檔案管理知識的人員更是少之又少。

2 加強高?；n案的建議及對策

2.1 加強宣傳，確保檔案資料的齊全。一是深入到各參建單位，向他們宣傳《檔案法》、《河南省檔案條例》和國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會《重大建設項目檔案驗收辦法》及《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28―2002），使這些單位認識到做好基建檔案工作的重要性，得到了各參建單位領導的支持，確保了基建檔案工作的順利完成。二是將基建項目檔案工作納入基建部門領導和有關人員崗位職責。三是將基建文件材料的歸檔工作納入合同管理，強化施工、監(jiān)理單位歸檔意識。四是檔案管理人員要注意及時跟蹤收集，以防工程建設周期長，容易遺失基建檔案材料。

2.2 堅持資料收集與工程建設同步，確保檔案資料的質(zhì)量。檔案資料的準確性尤其重要，否則檔案就失去了保存的價值。特別是一些隱蔽工程、地下管網(wǎng)工程，如失真，其損失將無法挽回。因此，基建檔案從工程建設項目的提出、調(diào)研、可研、評價、決策，到計劃的審批，基建檔案人員就應及時建立檔案。因為工程建設周期長、需收集的資料多，且涉及面廣、事后難以核實，因此，基建工程一開工就要與檔案收集工作同步進行，避免施工單位或監(jiān)理單位事后補充圖紙造成竣工圖失真，例如地下管線的布置變更，竣工圖上標的位置與實際不符等。所以，在對施工、監(jiān)理單位提供資料的要求中，同樣需保證資料的準確性作為合同的一個附加條件。做到“三查”，即在施工單位編制竣工圖過程中先自查，然后監(jiān)理單位檢查，最后建設單位抽查。

篇9

【摘要】 檔案管理工作是醫(yī)院管理的一個重要組成部分，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。本文分析了本院檔案管理中存在的諸多問題，并就如何加強醫(yī)院檔案管理工作提出對策，對醫(yī)院管理具有現(xiàn)實性指導意義。

【關鍵詞】 檔案； 管理； 對策

Statements on problems and countermeasures about hospital archives management WANG Jia-xi,WANG Ying.The Fifth People's Hospital of Chengdu, Chengdu 611130,China

【Abstract】 Archives management is an important part of the hospital management, and it is an important job to keep the truth of the history. This article analyzes the problems in the archives management in our hospital and it gives countermeasures on how to improve the job of hospital archives management, which has practical guiding significance to the hospital management.

【Key words】 Archives; Management; Countermeasures

筆者所在醫(yī)院是一所有70多年歷史的綜合性三乙醫(yī)院，有病區(qū)26個，開放床位880張，2006年被市政府確定為成都西部區(qū)域醫(yī)療中心，有2個省市重點?？?，近期將修建32 900平方米住院綜合樓，醫(yī)院正以良性態(tài)勢向前發(fā)展。在本院的發(fā)展過程中，積累了很多文字、音像、圖表等綜合檔案，它作為衛(wèi)生檔案的一部分，承載了本院厚重的歷史。2008年4月8日《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》，衛(wèi)生部和國家檔案局制定了《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》。衛(wèi)生檔案是指各級衛(wèi)生行政管理部門和各醫(yī)療、疾病預防控制、衛(wèi)生監(jiān)督、科研、血站、婦幼保健和社區(qū)衛(wèi)生服務等機構（以下簡稱各衛(wèi)生機構），在工作中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的文件材料［1］。本文所指檔案（下同）是醫(yī)院在人事、醫(yī)療、科研、教學、文秘、設備、基建、病案、財務管理以及其它各項活動中形成的文件材料，它在醫(yī)院發(fā)展過程中起著重要作用。如何科學管理這些檔案，逐步實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、信息化、為醫(yī)院發(fā)展提供更多具有價值的檔案資源信息至關重要。本文就本院檔案管理中存在的問題進行分析探討，提出相應的解決對策。

1 存在的問題

1.1 醫(yī)院領導重視不夠 很多領導認為，醫(yī)院的中心工作是抓醫(yī)療質(zhì)量，醫(yī)院管理的重點是提高醫(yī)療技術水平，為患者提供更優(yōu)質(zhì)的服務，而檔案不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，投資卻不少，覺得檔案工作有就行了，不必花什么精力［2］。究其原因主要還是認識不到位，認識不到檔案對醫(yī)院發(fā)展的潛在作用。

1.2 管理制度不健全，資料分散，存檔效率低下 沒有建立相應歸檔管理制度，造成檔案不同程度的分散在各科室；更缺乏對檔案資料的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計，致使檔案資料不能及時有效匯總，檔案完整性達不到要求。從不同性質(zhì)、不同部門的存檔情況看，存檔率不及80%，效率低下。

1.3 檔案人員專業(yè)素質(zhì)滯后 （1）由于醫(yī)院檔案管理人員大多數(shù)都是兼職，因兼職太多，而無法將精力放在檔案管理上來，且大多數(shù)人未經(jīng)過正規(guī)的檔案專業(yè)培訓，缺少檔案管理意識，對檔案資料的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計意識不強。檔案業(yè)務知識與技能不高。（2）在工作中關于檔案管理員的培訓教育相對較少，缺少不斷提高的機會。造成檔案管理水平滯后，日復一日，檔案管理被簡單認為就是保管資料而不被重視，難以適應檔案管理工作的新要求。

1.4 檔案工作管理職責不明，缺乏監(jiān)督機制 檔案管理是一項長期的工作。醫(yī)院無相應的監(jiān)督考核制度，未將檔案管理工作納入科室管理責任書之中；作為科室第一責任人的科室主任重心大都在科室經(jīng)營、人才培訓上面，對歸檔材料的收集、整理缺乏認識，隨意性大。當崗位輪換時缺乏對檔案的交接；也無部門檢查督促，使很多重要的檔案流失。

1.5 檔案硬件、設備投入不足 由于醫(yī)療用房緊張，致使醫(yī)院檔案室用房緊張、狹小，造成檔案庫房、閱覽室、辦公室混在一起，檔案室的房屋設備陳舊，達不到防高溫、防潮、防蟲等能力，不符合檔案保管條件，導致部分檔案損毀等情況發(fā)生；科室缺乏專門存放檔案的地方，往往因陋就簡，就地長期堆放，更談不上分類整理，久而久之成為一堆廢紙，而失去利用價值。

1.6 檔案信息化建設利用不夠 隨著科學技術發(fā)展和計算機技術普遍和利用，醫(yī)院電腦管理信息系統(tǒng)的建立是一種必然的發(fā)展趨勢［3］。然而，醫(yī)院對檔案信息化建設投入不足，目前手工收集、檢索仍占很大比重，不利于檔案的利用和開發(fā)，影響了檔案管理水平的提高。

2 醫(yī)院檔案管理的對策

2.1 高度重視檔案管理工作，將醫(yī)院檔案管理工作納入工作日程。加強對檔案管理工作的領導，并把檔案工作列入全院的長遠規(guī)劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中；把檔案工作作為機關管理的一項重要內(nèi)容納入年度目標，與機關其它工作同部署、同組織、同考核；同時，形成以院長或黨委書記掛帥，辦公室主任分管，檔案室具體負責，各科室協(xié)助抓的四級檔案管理網(wǎng)絡。同時醫(yī)院要在檔案設施上加大投入，設立文書檔案室、檔案閱讀室、檔案辦公室，要撥出一定經(jīng)費，添加檔案柜、除濕機等專用設備，使檔案管理在硬件上有保障，適應醫(yī)院發(fā)展的需要。

2.2 加強醫(yī)院檔案管理制度建設，規(guī)范機關的文書檔案管理，完善《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》、《檔案管理人員職責》等，明確檔案工作職責和任務，以及歸檔范圍及整理要求，使各科室對文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依。同時，制定《檔案人員崗位職責書》和考核，獎懲制度。

要改變檔案人員“管理就是保管”、“坐等上門”、“閉室自守”的傳統(tǒng)觀念，圍繞醫(yī)院各項工作需要，及時、準確地為利用者提供檔案。

2.3 在檔案管理中，要增強法制意識，依法管理已經(jīng)成為該醫(yī)療行業(yè)的行為準則，無論從醫(yī)學方面的學術研究，還是到醫(yī)院的行政管理、法律糾紛，無不依賴于醫(yī)院的檔案管理工作。醫(yī)院檔案部門在促進檔案業(yè)務建設過程中，認真抓好《檔案法》及實施辦法以及配套的有關檔案工作的行政法規(guī)、條例的實施，并結合實際制定本單位的規(guī)章制度體系，使醫(yī)院各類檔案管理工作有法可依、有章可循；加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。長期以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關法規(guī)條例的宣傳解釋上，這些說教式宣傳，既不直觀形象，也缺少“藝術”性，很難引起大家的重視，如果以動態(tài)的圖表形式展現(xiàn)給大家，其效果更易于接受。

2.4 加大檔案管理人員培訓力度，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。專職檔案人員要把學習作為生活中的第一需要，積極參加檔案管理培訓項目，不斷“充電”拓寬視野，并把學到的知識通過醫(yī)院業(yè)務學習的平臺進行延伸，讓每個醫(yī)務人員都有檔案管理意識，了解所涉及工作領域的檔案管理現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學科新理論來指導和改進檔案工作。

2.5 加大對檔案室的硬件投入和技術更新，要努力實現(xiàn)檔案裝備技術現(xiàn)代化，積極運用網(wǎng)絡技術、數(shù)碼技術、影像技術等先進技術和手段，來提高檔案工作技術含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”，充分發(fā)揮檔案的作用，為領導決策、編史修志、工作查考、解決糾紛、達標升級、基建等方面提供了大量的依據(jù)和參考。用規(guī)范檔案保管方法準備等級醫(yī)院評審材料，使評審專家一目了然，非常清晰。醫(yī)院等級評審的意義在于“ 以評促改、以評促建、以評促管、評建結合、重在建設”。檔案工作者在今后擴大檔案收集范圍的同時，要充分利用等級評審的契機， 加強與各職能部門的聯(lián)系，反復宣傳醫(yī)院檔案建設在創(chuàng)建等級醫(yī)院中的重要作用，強化檔案材料的日常收集與整理［4］。

綜上所述，充分認識醫(yī)院檔案管理工作的重要性，科學管理檔案，進一步開發(fā)、利用，發(fā)揮檔案的最大效能，也是醫(yī)院發(fā)展的關鍵環(huán)節(jié)。

參 考 文 獻

［1］ 衛(wèi)生部和國家檔案局.衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定，2008.

［2］ 豈艾蕪.淺談醫(yī)院檔案管理中存在的問題與對策.中國醫(yī)學創(chuàng)新，2010，7（2）：150-151.

篇10

民政檔案是民政事業(yè)的重要組成部分，它真實地記錄了我國民政工作發(fā)展的歷史，記載了我們黨和國家在探索社會福利、社會保障以及基層政權建設進程中的重大事件和重大決策，反映了我國改革開放和現(xiàn)代化建設的巨大成就和豐富經(jīng)驗。民政檔案不僅是開展民政工作的重要依據(jù)，而且是國家信息資源的重要組成部分。 民政檔案主要包括社團、低保、優(yōu)撫、救助、社區(qū)、地名、婚姻、勘界等專業(yè)門類檔案，是記述和反映各個歷史時期民政工作中形成的具有利用價值的紙質(zhì)和電子文件材料。收集保管好民政檔案是檔案工作者義不容辭的職責，及時的提供利用民政檔案則是檔案工作者更重要的工作任務。 近年來，民政局不斷提高檔案管理工作，努力改善檔案工作環(huán)境，從無檔案室到現(xiàn)在有專門的檔案管理室并由專人負責管理，從民政檔案一般保管在本機關辦公室或相關科室文檔柜里到現(xiàn)在集中收集管理，民政檔案管理工作得到很大的提升。