導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇檔案管理的難點(diǎn)，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

一、引言

所謂城建聲像檔案，其全稱就是城市建設(shè)工程聲像檔案，就是在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的過程中產(chǎn)生的，存在著一定的保存意義的照片、底片、影片、錄像帶、光盤及磁性載體等等，以聲像為主，并且輔以文字說明的歷史記錄。城建聲像檔案能夠通過圖形、聲音、文字并茂的方式展示出城市的建設(shè)過程，對(duì)于城市建設(shè)發(fā)揮著舉足輕重的作用，尤其是在新城建設(shè)、舊城改造的過程中，城建聲像檔案能夠?qū)τ诔鞘械膫鹘y(tǒng)特色進(jìn)行傳承和發(fā)展，有利于實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)品味的大幅度提升。接下來，本文將首先從不同的角度來深入地探索城建聲像檔案管理的難點(diǎn)，主要包括：檔案的保存處置存在著較大的隨意性、不具備健全的管理制度和管理措施、城建聲像檔案拍攝工作不到位等等；在此基礎(chǔ)上，本文將提出解決城建聲像檔案管理的難點(diǎn)的對(duì)策。

二、城建聲像檔案管理的難點(diǎn)

1.檔案的保存處置存在著較大的隨意性

在當(dāng)前形勢(shì)下，盡管許多城建聲像檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，然而，還是面臨著檔案的保存處置存在著較大的隨意性的問題，導(dǎo)致城建聲像檔案的損毀或丟失，這就導(dǎo)致城建聲像檔案的收集面臨著一定的困難。

2.不具備健全的管理制度和管理措施

在城建聲像檔案管理的過程中，不具備健全的管理制度和管理措施。具體來說，在城建項(xiàng)目的建設(shè)過程中，一般都是將城建聲像檔案分散在不同的作業(yè)部門，缺乏一個(gè)統(tǒng)一的部門來對(duì)于城建聲像檔案開展集中管理。與此同時(shí)，沒有根據(jù)城建聲像檔案的種類、時(shí)間等各個(gè)方面的特性來加以分類管理，這就導(dǎo)致城建聲像檔案的價(jià)值不能夠得到科學(xué)有效地發(fā)揮。

3.城建聲像檔案拍攝工作不到位

城建聲像檔案收集工作具備非常強(qiáng)的專業(yè)性，這就要求城建聲像檔案拍攝工作者具備較強(qiáng)的工作技能。但是，在現(xiàn)階段，城建聲像檔案拍攝工作者工作技能低下的問題比較嚴(yán)重，這就導(dǎo)致城建聲像檔案的收集工作存在困難。具體來說，部分城建聲像檔案拍攝工作者是業(yè)余兼職人員，這就導(dǎo)致城建聲像檔案的拍攝時(shí)間很難得到保證，也很難確保城建聲像檔案的內(nèi)容的有效性。

三、解決城建聲像檔案管理的難點(diǎn)的對(duì)策

1.進(jìn)一步改善城建聲像檔案保存條件

城建聲像檔案的載體存在著特殊性，所以，在保存城建聲像檔案的過程中，必須遵守其特殊要求。例如，城建聲像檔案一定要利用聲像柜來進(jìn)行單獨(dú)地保存，并且也一定要遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等介質(zhì)。進(jìn)一步改善城建聲像檔案保存條件，從而實(shí)現(xiàn)城建聲像檔案的使用壽命的增長，有利于實(shí)現(xiàn)城建聲像檔案的集中管理。

2.進(jìn)一步建立健全城建聲像檔案集中管理制度

一方面，必須切實(shí)提升廣大的公眾對(duì)于城建聲像檔案集中管理的重要意義的認(rèn)識(shí)程度。應(yīng)該大力宣傳城建聲像檔案集中管理的重要意義，通過廣播、電視、散發(fā)宣傳小冊(cè)子等等各種各樣的途徑來切實(shí)保證廣大的公眾都真正意識(shí)到城建聲像檔案集中管理的重要意義。

另一方面，必須進(jìn)一步建立健全檔案管理的法制建設(shè)，同時(shí)通過相關(guān)的制度來嚴(yán)格落實(shí)。對(duì)于分散在不同的業(yè)務(wù)部門的城建聲像檔案，必須通過制度的方式來增強(qiáng)城建聲像檔案管理部門的執(zhí)法權(quán)力，保證檔案部門能夠依法跨部門收集聲像檔案，從而能夠在很短的時(shí)間之內(nèi)有效地集中城建聲像檔案。另外，針對(duì)現(xiàn)階段城建聲像檔案保存分散的問題，必須督促各個(gè)保存單位統(tǒng)一建立相應(yīng)的科學(xué)管理制度，實(shí)現(xiàn)城建聲像檔案資料的拍攝、收集和保存流程的完整性。在進(jìn)一步建立健全城建聲像檔案集中管理制度的過程中，也必須采取科學(xué)有效的獎(jiǎng)懲方法來進(jìn)行保障，通過這種方式，保證城建檔案聲像資料的歸檔和科學(xué)管理有序進(jìn)行。

3.搞好城建聲像檔案集中管理的各個(gè)方面的保障工作

一方面，必須切實(shí)保障城建聲像檔案管理的資金需求。城建聲像檔案的采集、移交和管理，離不開大量的人員和專業(yè)設(shè)備，更是離不開足夠的資金保障。這就要求政府必須保證城建聲像檔案的資金投入，并且借助于向社會(huì)進(jìn)行融資等一系列的方式來保障城建聲像檔案管理的資金需求。

另一方面，必須進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)于城建聲像檔案管理工作者的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)以及監(jiān)督指導(dǎo)工作，通過這種方式，最大限度地提升城建聲像檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)。在現(xiàn)階段，城建聲像檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理依然面臨著很多困難，必須通過循序漸進(jìn)的方式來進(jìn)行管理，先在各工作項(xiàng)目部門形成該項(xiàng)目的完整聲像檔案的集中管理。由此看來，有必要對(duì)于各個(gè)項(xiàng)目部門設(shè)立專業(yè)人員、專門制度和專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，切實(shí)保障項(xiàng)目部門聲像檔案集中采集和管理工作的正常開展。

四、結(jié)束語

綜上所述，必須根據(jù)城建聲像檔案管理的難點(diǎn)，采取切實(shí)可行的對(duì)策來進(jìn)行應(yīng)對(duì)，以便促使城建聲像檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展。在今后的城建聲像檔案管理工作的過程中，一定要想方設(shè)法來科學(xué)有效地應(yīng)對(duì)城建聲像檔案管理的難點(diǎn)，切實(shí)搞好城建聲像檔案工作，為將來城市建設(shè)工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

篇2

在建筑工程建造的全部過程中，檔案管理起著特別的作用，它不僅僅能夠客觀地記錄工程建造的全部信息、資料，還能為以后工程的維修等等工作起到一定的參考作用?，F(xiàn)階段很多的建筑工程都沒有意識(shí)到檔案管理的優(yōu)點(diǎn)，很多時(shí)候都忽略了檔案管理的工作。本文作者根據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)以及理解提出了以下一些看法與建議。

一、現(xiàn)階段建筑工程檔案管理中存在的難點(diǎn)

雖然已經(jīng)有很多的建筑工程開始重視了檔案管理的工作，也開始逐步的實(shí)施了這項(xiàng)工作，可是在現(xiàn)實(shí)的建筑工程檔案管理工作中的難點(diǎn)有很多，作者將其主要分為了以下幾個(gè)方面，具體表現(xiàn)如下所示：

1.1檔案的收集過程復(fù)雜[1]。建筑工程檔案管理工作中最基礎(chǔ)的工作就是檔案的收集，一旦檔案的收集出了問題，那么之后的檔案管理也就會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的問題了。許多的建筑工程在工程建造的過程中，由于工程量大、工程建設(shè)時(shí)間久等問題而忽略了檔案的收集，或者說在工程建造的過程中丟失了部分資料，這都會(huì)造成檔案收集的困難。

1.2很難實(shí)現(xiàn)對(duì)于建設(shè)工程的各個(gè)部門的監(jiān)督管理。建筑工程的檔案管理是復(fù)雜而系統(tǒng)的，要想做好建筑工程的檔案管理就必須對(duì)于工程建設(shè)的各個(gè)部門進(jìn)行監(jiān)督管理。一般來說，建筑工程的施工是由多個(gè)部門共同實(shí)施的，在這種情況下很難實(shí)現(xiàn)對(duì)于所有部門進(jìn)行管理，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)于所有部門的監(jiān)督就會(huì)導(dǎo)致檔案收集的不全面，這對(duì)于檔案管理來說是非常不利的。

1.3檔案的編制與組卷的工作比較困難[2]。在一項(xiàng)建筑工程的建設(shè)完成之后，檔案管理的工作人員需要進(jìn)行整理資料，將檔案進(jìn)行編制與裝訂成冊(cè)，這兩項(xiàng)工作的要求是非常高的，因?yàn)樗枰ぷ魅藛T擁有較高的專業(yè)素質(zhì)?？墒乾F(xiàn)階段檔案管理工作人員普遍面臨著專業(yè)素質(zhì)不夠高的問題。

二、如何做好建筑工程的檔案管理工作

如何才能科學(xué)、有效地解決以上提到的建筑工程檔案管理中的難點(diǎn)，如何才能做好檔案管理的工作是目前建筑工程需要迫切解決的問題之一。本文作者根據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)以及理解，將解決的措施分為了以下幾點(diǎn)：

2.1完善建筑工程的檔案管理系統(tǒng)[3]。良好有效地檔案管理系統(tǒng)是進(jìn)行有效地檔案管理工作的前提條件。建筑企業(yè)必須為檔案管理提供良好的環(huán)境，比如說將建設(shè)單位的各個(gè)部門結(jié)合起來，建立檔案管理系統(tǒng)，來避免收集資料困難的問題。除此之外，還應(yīng)該全面的實(shí)行責(zé)任制度。這種責(zé)任制度是指將責(zé)任具體的劃分到檔案管理的每一位工作人員的身上，實(shí)現(xiàn)工作內(nèi)容與責(zé)任相結(jié)合的制度，這樣的話哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題可以直接找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人。這樣既可以快速的收集資料信息，還可以減少檔案管理中的失誤情況。所以建立完善的建筑工程檔案管理系統(tǒng)是非常有必要的。

2.2頒布相關(guān)的檔案管理的法律法規(guī)[4]，使得檔案管理工作“有法可依”。目前關(guān)于建筑工程檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)相對(duì)來說還比較少，政府應(yīng)該積極的頒布相關(guān)的法律來規(guī)范檔案管理的各項(xiàng)工作。比如說，在建筑工程檔案管理的過程中，應(yīng)該嚴(yán)格按照《建筑工程資料管理規(guī)程》來進(jìn)行一系列的工作，這樣的檔案管理才能更加的合理、有效。同時(shí)，頒布的相關(guān)檔案管理法律還應(yīng)該嚴(yán)格的規(guī)定檔案管理的相關(guān)工作流程，讓這些法律起到真實(shí)的指導(dǎo)、管理作用。

2.3強(qiáng)化對(duì)于檔案管理工作人員的培訓(xùn)，在培訓(xùn)的基礎(chǔ)上對(duì)于工作人員進(jìn)行認(rèn)真的考核。建筑企業(yè)應(yīng)該積極的對(duì)于檔案管理的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)來提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，可以開展檔案管理專業(yè)的課程，來教授檔案收集的方法、管理的方法等等內(nèi)容，使其在將檔案進(jìn)行編制等等的工作完成的更加出色。在對(duì)于工作人員進(jìn)行培訓(xùn)之后，還應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的考核，實(shí)施嚴(yán)格地考核制度。對(duì)于優(yōu)秀的工作人員進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，增加工作人員的信心與熱情；而對(duì)于工作表現(xiàn)不太好，能力不突出的檔案管理工作人員則要給與一定的懲罰，這種懲罰的目的并不是單純的懲罰，而是起到警醒的作用，是讓工作人員在以后的檔案管理工作中更加細(xì)心的目的。檔案管理的工作人員還應(yīng)該積極地對(duì)于工作進(jìn)行總結(jié)思考，努力將檔案管理工作做到最好。

2.4加強(qiáng)對(duì)于建筑工程的各項(xiàng)監(jiān)督工作[5]，使得檔案管理工作人員能夠輕松的收集資料。面對(duì)檔案管理資料收集困難的問題，建筑工程只有對(duì)于建設(shè)過程的各方面進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，對(duì)于各個(gè)參與建設(shè)的單位檔案進(jìn)行監(jiān)督才能切實(shí)的收集到相關(guān)資料。比如說，對(duì)于參與建設(shè)單位的實(shí)際情況進(jìn)行監(jiān)督；對(duì)于原材料的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督等等。但是在資料收集的過程中會(huì)出現(xiàn)不容易收集的部分，這種時(shí)候檔案管理工作人員應(yīng)該特別注意，比如各類原材料的檢驗(yàn)證書等等，這些尤其要注意收集管理，這樣才能為將來的工作提高保障。

2.5做好建筑工程檔案交底的各項(xiàng)工作。檔案交底的工作是非常重要的，它能夠進(jìn)一步的對(duì)于建筑工程的檔案進(jìn)行管理。尤其是在某些較大的施工建筑中，這項(xiàng)工作更是十分重要，一般來說都是由工程負(fù)責(zé)人、檔案管理負(fù)責(zé)人。技術(shù)人員等等一起舉辦交底的會(huì)議。很多情況下，交底主要是探討了以下幾個(gè)問題，具體如下：

2.5.1明確每個(gè)部門的責(zé)任，提出相應(yīng)的檔案管理的工作方法。這一點(diǎn)主要是工程建設(shè)單位對(duì)于檔案管理的詳細(xì)情形進(jìn)行交底，使得檔案管理順利進(jìn)行。

2.5.2工程建設(shè)單位為其他部門或者是單位就工程的基本問題進(jìn)行介紹。這里介紹的內(nèi)容包括了工程的建設(shè)方案、預(yù)算工期等等。通過這一類介紹，檔案管理的工作人員可以迅速的了解需要收集的資料種類，也便于檔案管理者做好最終的檔案編制工作。

2.5.3監(jiān)督部門就檔案的監(jiān)督管理工作進(jìn)行了明確的交底[6]。包括了檔案的歸類、整理等等部分。

三、結(jié)語

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，建筑工程在施工方法、管理方法等等方面都會(huì)進(jìn)行改革，隨之建筑工程的檔案管理工作也會(huì)變得越來越困難，也需要進(jìn)行一定的改革。本文作者認(rèn)為，只有首先認(rèn)識(shí)到了檔案管理中的難點(diǎn)才有可能克服這些難點(diǎn)，其次需要建筑部門、檔案管理人員等等各方面的努力，最后切實(shí)的做到了以上提出的幾點(diǎn)措施，建筑工程的檔案管理工作才能真正的有效地完成，最終建筑工程的發(fā)展才會(huì)更好。

參考文獻(xiàn)

[1] 林燕萍，朱志勇. 關(guān)于建筑工程檔案有效管理措施的探討[J]. 經(jīng)營管理者. 2013（20）

[2] 張雪云. 工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀問題及解決措施[J]. 中國新技術(shù)新產(chǎn)品. 2011（15）

[3] 張亞紅. 淺談建筑工程檔案管理工作的重要性及管理工作[J]. 科技信息. 2009（21）

篇3

隨著社會(huì)的發(fā)展，城市建設(shè)也在日新月異，但是在城建檔案的管理上卻存在一系列的問題其主要的原因有以下幾點(diǎn)：（1）城建檔案管理的法律意識(shí)不夠，并且對(duì)城建檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠。（2）檔案質(zhì)量不夠高。（3）有些建設(shè)工程決算文件難以收集。（4）有很多施工建設(shè)后再“補(bǔ)，做”檔案的現(xiàn)象。（5）國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)不完備。

1、城建檔案管理的法律意識(shí)不夠，并且對(duì)城建檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠。

很多的建設(shè)單位和施工單位的管理人員對(duì)城建檔案管理的工作認(rèn)識(shí)不夠清楚，往往都是重視建設(shè)工程的進(jìn)度、質(zhì)量輕視工程資料檔案。建設(shè)工程檔案必須包含完整，真實(shí)，原始等一些基本條件。但是在實(shí)際的工作中很多建設(shè)工程也沒有提交完整的檔案或者是提交的檔案存在著種種缺陷，這都是我們?cè)跈n案管理中經(jīng)常會(huì)遇到的一些問題。

2、檔案質(zhì)量不夠高。

由于一些施工建設(shè)單位不重視檔案日常的收集工作，就算是他們建立了檔案，其檔案的質(zhì)量也往往不高。有些建設(shè)工程單位有時(shí)會(huì)將一些完全不符合規(guī)范的檔案移交給城建檔案管理部門，主要表現(xiàn)在工程檔案的資料不全、書寫不夠規(guī)范，竣工圖折疊不規(guī)范， 使用了一些不符合要求的材料，紙張嚴(yán)重破損，字跡潦草，這些情況都給檔案的管理帶來很大的影響。

3、有些建設(shè)工程決算文件難以收集。

有很多的建設(shè)施工單位對(duì)于檔案的忽視，總是遲遲不提交工程決算文件，這些單位對(duì)于檔案的管理有著錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致建設(shè)工程檔案的不及時(shí)報(bào)送甚至是不去報(bào)送。據(jù)了解很多的建設(shè)、施工單位都沒有專門的檔案室和資料員，很多重要的建設(shè)工程文件材料在使用后也不及時(shí)歸檔，對(duì)于人員的變動(dòng)也沒有做好檔案的交接工作，正是因?yàn)檫@些原因?qū)е铝藱n案資料的缺失，給檔案資料管理產(chǎn)生了很大的難度。

4、有很多施工建設(shè)單位有先建工程后再“補(bǔ)、做”檔案的現(xiàn)象。

在城市的建設(shè)方面，往往都是強(qiáng)調(diào)加快建設(shè)工程的進(jìn)度、質(zhì)量，忽略了檔案管理問題。有些建設(shè)單位對(duì)城建檔案不重視，很多施工單位對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，在進(jìn)行建設(shè)的過程中對(duì)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范執(zhí)行力度不夠，方案任意改變，檔案經(jīng)常發(fā)生臨時(shí)拼湊的問題，建設(shè)工程檔案的完整收集很困難。有相當(dāng)大的一部分檔案都是事后為了辦理竣工驗(yàn)收手續(xù)而請(qǐng)人進(jìn)行“補(bǔ)做”的資料，這種情況下做的檔案缺乏其真實(shí)性和準(zhǔn)確性，也會(huì)造成大量的工程檔案資料丟失，造成的損失也很難進(jìn)行彌補(bǔ)。

5、國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)不完備。

隨著國家的發(fā)展，我國也陸續(xù)的頒布了一些關(guān)于檔案管理方面的法律、法規(guī)，但是這些法律、法規(guī)還不夠完備，從整體上來看，在我國城市建設(shè)檔案管理上還沒有形成完整的“城建檔案系統(tǒng)”，這都會(huì)影響到城建檔案的管理工作。在我看來，國家應(yīng)該將城建檔案管理制成一套完整的系統(tǒng)，這樣才能更好的去完成這個(gè)工作，每一項(xiàng)工作都有一個(gè)度的參考。

2 如何加強(qiáng)城建檔案管理

既然我們已經(jīng)清楚的明白了城建檔案管理的重要性，那么我們就要對(duì)癥下藥，找到解決方法。要加強(qiáng)城建檔案管理的工作需要的是以下幾點(diǎn)：（1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任。（2）加強(qiáng)城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（3）加強(qiáng)與相關(guān)單位的聯(lián)系和協(xié)調(diào)。（4）加大宣傳力度，提高對(duì)于社會(huì)檔案的意識(shí)。（5）完善城建檔案管理管理制度。（6）加強(qiáng)檔案的執(zhí)法，對(duì)檔案的驗(yàn)收把好關(guān)。

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任。

領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是做好城建檔案管理的重中之重。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在建設(shè)工作會(huì)議和相關(guān)的工程建設(shè)檢查上，著重強(qiáng)調(diào)城建檔案管理的“及時(shí)性、完整性、真實(shí)性、”的重要性，同時(shí)還應(yīng)該要求建設(shè)單位在工程項(xiàng)目建設(shè)之前就將檔案管理人員，制度確定下來，將檔案管理的工作責(zé)任切實(shí)落實(shí)到工程管理的每個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中。

2、加強(qiáng)城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該協(xié)助建設(shè)、施工單位做好檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)管理工作，切實(shí)認(rèn)真履行好自己的職責(zé)義務(wù)，幫助他們建立健全檔案管理制度，明確工程檔案收集的范圍及規(guī)范要求，幫助其解決一些工作上的問題。與此同時(shí)還可以舉辦關(guān)于檔案收集.管理.整檔的培訓(xùn)，讓建設(shè)單位和施工單位更加清楚的了解關(guān)于檔案管理的流程。

3、加強(qiáng)與相關(guān)單位的聯(lián)系和協(xié)調(diào)。

城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該加強(qiáng)和其他相關(guān)單位的協(xié)調(diào)和聯(lián)系，盡最大的努力來促使城建檔案管理向更深層次發(fā)展。加強(qiáng)與這些部門的聯(lián)系，同時(shí)與他們進(jìn)行溝通，讓他們?cè)谛枰峤桓鞣N材料的時(shí)候及時(shí)提交，這樣才能保證城建檔案管理的系統(tǒng)性和完整性。

4、加大宣傳力度，提高社會(huì)對(duì)于城建檔案的意識(shí)。

城建檔案的管理對(duì)城市建設(shè)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著重要的推動(dòng)作用，我們應(yīng)該重視城建檔案管理工作，努力去宣傳這個(gè)工作的重要性，讓社會(huì)上更多的人明白檔案收集管理的重要性，增強(qiáng)檔案意識(shí)，擴(kuò)大城建檔案的知曉度。

5、完善城建檔案管理制度。

要轉(zhuǎn)變當(dāng)前城建檔案管理的被動(dòng)局面，必須要建立健全法律制度，然后依法進(jìn)行管理。對(duì)于完善城建的檔案管理主要體現(xiàn)三個(gè)方面：（1）程序的規(guī)范。應(yīng)該完善建設(shè)單位在工程 “簽訂報(bào)送責(zé)任書”之前，應(yīng)該對(duì)其責(zé)任主體就工程檔案收集.整理等方面提出的相應(yīng)要求。（2）建立檔案臨檢制度。建立檔案臨檢制度也就是在對(duì)建設(shè)單位在施工過程中檔案應(yīng)該進(jìn)行臨檢，及時(shí)指出在他們施工過程中檔案收集出現(xiàn)的一些問題。（3）建立檔案聯(lián)絡(luò)員的制度。應(yīng)該在施工和建設(shè)單位增加檔案管理員，這樣可以定期與城建檔案館聯(lián)系，推進(jìn)工作的進(jìn)行。

6、加強(qiáng)檔案的執(zhí)法，對(duì)檔案的驗(yàn)收把好關(guān)。

沒有法律的制約這個(gè)社會(huì)是一盤散沙，對(duì)于城建檔案管理也是一樣的道理，城建檔案管理也同樣需要法律法規(guī)的制約，據(jù)我們調(diào)查很多建設(shè)、施工單位的檔案管理人員的工作流程并沒有按照國家規(guī)定的來做，最后導(dǎo)致檔案的損毀，這些都會(huì)對(duì)檔案資料造成巨大的損失，對(duì)以后的城市建設(shè)發(fā)展也會(huì)產(chǎn)生很多不利的影響?？上攵⒔∪墙n案管理的法律法規(guī)的重要性，我國應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)這一方面的規(guī)范，建立完善的制度，這樣管理人員可以做好各項(xiàng)工作，全面將法律法規(guī)貫徹落實(shí)的實(shí)際的工作當(dāng)中。

3 城建檔案管理工作對(duì)城市建設(shè)和發(fā)展的意義

篇4

當(dāng)前城建檔案管理已經(jīng)延伸、滲透到城市社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，其收集、整理、編研、保管、利用以及執(zhí)法等都已經(jīng)逐漸完善，但隨著近些年城建行業(yè)的迅速崛起，城建檔案管理也面臨著諸多的問題亟待解決。

一、城建檔案管理存在的難點(diǎn)問題

（一）檔案收錄存在問題

檔案的收集存在著偏差，首先，從整體的收集資源上看，在進(jìn)行城建檔案資料的收集過程中，地上部分收集的多，而地下部分收集較少。在實(shí)際的城建檔案收集過程中，實(shí)際上城建檔案管理部門很難將城市建設(shè)項(xiàng)目檔案收集齊全存在遺漏現(xiàn)象，有些收集上來的資料存在圖紙缺失，或?qū)徟掷m(xù)缺失等問題，而且有些甚至收集上來的資料不是最終稿。其次，就管理權(quán)限方面來看，建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)部門，內(nèi)部資料收集的多，而外部收集的較為欠缺。

（二）城建檔案管理工作人員觀念落后

現(xiàn)階段我國很大一部分城市檔案管理工作人員其觀念依然比較陳舊，仍停留在傳統(tǒng)的管理時(shí)代，并沒有及時(shí)更新管理觀念，無法跟上時(shí)代的步伐，欠缺主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，然而城建檔案管理工作無法順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，沒有主動(dòng)的進(jìn)行自我革新，無法為社會(huì)提供有效可靠的重要信息服務(wù)，城建檔案管理工作落后于高速發(fā)展的信息社會(huì)，似乎與外界的發(fā)展相隔離。從而無法體現(xiàn)城建檔案應(yīng)有的價(jià)值，檔案管理工作人員也無法得到自身價(jià)值的體現(xiàn)。

（三）信息化建設(shè)滯后

檔案的信息化管理要求的是資源共享與快速的流轉(zhuǎn)，但當(dāng)前的城建檔案管理一些硬件設(shè)施的配置及網(wǎng)絡(luò)的組建依然比較落后。當(dāng)前各大院校的檔案管理基本已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化網(wǎng)絡(luò)化，軟件以及信息的開發(fā)應(yīng)用已經(jīng)趨近成熟，然而城建檔案管理其硬件配置以及網(wǎng)絡(luò)的組建結(jié)構(gòu)仍然 比較滯后，單純地靠現(xiàn)有的人力進(jìn)行檔案的收集、整理、保管以及利用顯然已經(jīng)跟不上信息化的步伐

二、解決城建檔案管理問題的對(duì)策

（一）加大管理力度

城建檔案是整個(gè)城市建設(shè)工程完整的歷史資料，是城市建筑文化重要的組成部分。因此各級(jí)建設(shè)行業(yè)的管理部門應(yīng)加大對(duì)建筑檔案管理的重視，加大對(duì)城建檔案管理的扶持力度。積極爭取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)財(cái)政部門的支持，從而加大管理經(jīng)費(fèi)的投入力度，加強(qiáng)建筑檔案管理相關(guān)體制及相關(guān)編制的構(gòu)建。隨著城市建設(shè)項(xiàng)目的增加、檔案管理工作量的加大，需要相應(yīng)的從事檔案管理工作人員數(shù)量也會(huì)隨之增加，因此需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，進(jìn)而提供全力支撐。同時(shí)相關(guān)管理部門及領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)將檔案管理工作列入相關(guān)考核內(nèi)容，升級(jí)管理部門應(yīng)進(jìn)一步完善《城建檔案館目標(biāo)管理認(rèn)定辦法》。通過進(jìn)行靈活有效的管理機(jī)制的制定，激勵(lì)管理人員、加強(qiáng)內(nèi)部管理、充分調(diào)動(dòng)起相關(guān)管理人員工作的積極性，從而推動(dòng)城建檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）強(qiáng)化管理意R

城建檔案管理工作是整個(gè)城市的大事，做好這項(xiàng)工作的關(guān)鍵就是要強(qiáng)化城建檔案的管理意識(shí)，尤其要提升城建檔案領(lǐng)導(dǎo)的管理意識(shí)，這是做好城建檔案管理工作的關(guān)鍵。各部門應(yīng)加大管理力度，同時(shí)爭取新聞媒體的關(guān)注支持、加大宣傳的力度，提高市民的關(guān)注度，同時(shí)想方設(shè)法讓各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門意識(shí)到城建檔案管理工作的重要性，創(chuàng)造出良好的管理氛圍。同時(shí)管理人員應(yīng)革新思想，轉(zhuǎn)變陳舊的管理觀念，每年根據(jù)社會(huì)需求及社會(huì)的發(fā)展現(xiàn)狀以及當(dāng)前的管理情況制定相應(yīng)的管理辦法及管理目標(biāo)，同時(shí)完善相應(yīng)的檢查監(jiān)督管理體系。

（三）加大城市檔案管理信息化建設(shè)力度

首先，根據(jù)當(dāng)前的信息化需求，充分運(yùn)用現(xiàn)有的現(xiàn)代化辦公設(shè)施，進(jìn)行檔案資源流轉(zhuǎn)以及利用平臺(tái)的建立。從而提升檔案歸檔工作的效率，進(jìn)一步提升城建檔案信息收集的準(zhǔn)確性以及利用率。第二、積極地進(jìn)行軟件管理系統(tǒng)的開發(fā)，合理地進(jìn)行開發(fā)設(shè)計(jì)，對(duì)橫向及縱向檔案信息管理實(shí)施分步開發(fā)的策略，首先滿足當(dāng)前小區(qū)既有檔案資源信息化的需求，同時(shí)兼顧到大區(qū)域信息化開發(fā)的過度，同時(shí)合理地進(jìn)行大區(qū)域城建檔案管理信息化規(guī)劃，為整體城建檔案管理信息化提供強(qiáng)有力的支撐。第三、加大城建檔案管理信息化的宣傳力度，同時(shí)注重管理人才的培養(yǎng)，對(duì)管理人員采取予以培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、觀摩或參與研發(fā)等方式，提升管理人員的素質(zhì)，從而切實(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，促進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程。

三、結(jié)語

城建檔案管理工作是城市發(fā)展過程中不可或缺的一項(xiàng)重要工作，其記錄著每一個(gè)城市的發(fā)展歷程，甚至每一個(gè)角落的變化，每一個(gè)瞬間的轉(zhuǎn)變都有著詳盡的記載。但在城建檔案管理工作的發(fā)展過程中，難免存在一些難點(diǎn)問題。因此應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，提升管理意識(shí)，把握好正確的方向，突破難點(diǎn)，完善城建檔案管理工作，使其更好地為城市、為社會(huì)服務(wù)。

（作者單位為山東省威海市文登區(qū)建筑工程管理處）

參考文獻(xiàn)

篇5

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

（一）有利于促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部，檔案管理工作已經(jīng)成為重要的工作，它不僅是單位員工信息資料的記錄，而且是事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)。規(guī)范化的檔案管理是衡量事業(yè)單位管理能力的標(biāo)準(zhǔn)之一。事業(yè)單位檔案管理工作的水平高低，直接決定著事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)能否清楚了解本單位的具體運(yùn)行狀況，能否做出正確的決策。因此，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，提升檔案管理的規(guī)范化程度尤為重要。同時(shí)，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理，提升檔案管理理念，探索新形勢(shì)下有效的檔案管理途徑，如實(shí)高效地將本單位的發(fā)展?fàn)顩r反映出來，不僅能促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的健全發(fā)展，而且對(duì)于提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的市場(chǎng)競(jìng)爭力，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位健康發(fā)展有重要的作用。

（二）可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的后期管理提供參考依據(jù)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料不僅包含員工的各項(xiàng)信息，而且包含了單位發(fā)展中所取得的成果和總結(jié)，以及單位發(fā)展的全過程，是對(duì)單位集中管理的體現(xiàn)。通過對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息的查詢和應(yīng)用，能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位后期的管理工作提供參考依據(jù)。同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料是單位發(fā)展和自身建設(shè)的重要記錄資料，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息材料的總體匯總，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位健康持續(xù)發(fā)展有重要的促進(jìn)作用，因此，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作尤為重要。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點(diǎn)

（一）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒有配備合格的工作人員來專門從事檔案管理工作，因而只能讓其他工作人員身兼數(shù)職，或是通過招聘臨時(shí)整檔人員來應(yīng)對(duì)檔案管理的工作需要。專業(yè)人員不足的現(xiàn)狀，導(dǎo)致這些人員在繁雜而專業(yè)的檔案工作面前力不從心，錯(cuò)誤百出，檔案管理工作較為混亂。同時(shí)，即便是在配備有足夠?qū)Ｂ毴藛T的情況，檔案管理工作人員的工作態(tài)度也直接影響到檔案管理工作的實(shí)效。部分檔案管理工作人員工作中抱著消極應(yīng)付的態(tài)度，缺乏責(zé)任心和崗位自豪感，導(dǎo)致檔案無法整齊歸類，或是及時(shí)更新。又或是，在檔案管理人員變動(dòng)的時(shí)候，沒有做好交接工作。以上這些都不利于檔案的充分利用。

（二）機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部缺乏科學(xué)規(guī)范的檔案管理和利用制度

規(guī)章制度和工作流程是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作順利開展的依據(jù)。然而，目前部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理還只是停留在依靠各個(gè)部門自己來進(jìn)行管理的階段，導(dǎo)致檔案分散在各科室，缺乏統(tǒng)一高效利用的制度。此外，在檔案管理方式還停留在傳統(tǒng)的“信袋式”管理的階段，不能做到科學(xué)的專業(yè)管理，導(dǎo)致對(duì)信息的提取和利用較為困難。并且原有的紙質(zhì)檔案管理方式和設(shè)備還存有不足。

（三）機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化管理程度不高

隨著互聯(lián)網(wǎng)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用日益普遍，社會(huì)的日常辦公以及檔案管理工作的面貌也為之一變。電子檔案較紙質(zhì)檔案更能夠?qū)崿F(xiàn)便利高效的管理，且保存量大，方便利用。部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理，但是在檔案的保密制度建設(shè)上還有待加強(qiáng)。

3 加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)策

（一）健全檔案管理制度，明確檔案管理職責(zé)

首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要依據(jù)自身發(fā)展的狀況建立一套完善詳細(xì)的檔案管理制度，合理劃分各個(gè)崗位人員的職責(zé)，嚴(yán)格依據(jù)檔案管理的制度進(jìn)行檔案管理工作，嚴(yán)禁杜絕違法違紀(jì)行為。

其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員要遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，

遵守領(lǐng)導(dǎo)的安排，對(duì)檔案信息進(jìn)行分級(jí)管理，依據(jù)制度要求進(jìn)行分類管理，保證檔案管理的規(guī)范化。同時(shí)要將檔案管理工作列入重要日常工作中，在單位內(nèi)部建立專門的檔案規(guī)范化管理小組，制定健全詳細(xì)的工作計(jì)劃，明確依據(jù)工作計(jì)劃開展工作，保證檔案規(guī)范化管理的有序進(jìn)行。

（二）提升檔案管理工作者素質(zhì)

由于檔案管理工作自身具有綜合性特征、專業(yè)性特征以及復(fù)雜性特征，檔案管理工作的這些特征要求工作者必須要具備很高的能力和素質(zhì)，檔案管理人員不僅要具備專業(yè)技能和知識(shí)，還要有很高的責(zé)任心和政治素養(yǎng)，可以說，檔案管理工作者自身素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量和水平。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須要注重提升檔案管理工作者的素質(zhì)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要盡可能避免檔案管理工作者頻繁變動(dòng)，使檔案管理隊(duì)伍具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。此外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理工作者的培訓(xùn)和教育，促使工作者具備良好的綜合素質(zhì)。由于檔案管理工作需要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)工作者進(jìn)行培訓(xùn)和考核，促使工作者對(duì)原有知識(shí)進(jìn)行不斷總結(jié)和更新，注重提升工作者的職業(yè)道德，提升工作者的職業(yè)道德觀念以及榮譽(yù)感，這些均能夠從本質(zhì)上提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

（三）加大檔案管理資金投入

想要提升檔案管理工作的水平和質(zhì)量，不僅要在思想上和觀念上高度重視檔案管理工作，還要在物質(zhì)上對(duì)檔案管理工作進(jìn)行支持。因此，事業(yè)單位必須要加大資金投入，促使檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施得以逐步完善，更加有序、安全以及科學(xué)的存放檔案資料。

首先，要求事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要高度重視檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作的作用、重要性以及地位進(jìn)行高度重視，為檔案管理部門撥放充足的資金，逐漸完善檔案室基礎(chǔ)設(shè)施。促使檔案管理部門建設(shè)檔案庫房，做到防火防潮，還要購買檔案柜。這樣可以對(duì)檔案進(jìn)行妥善的保存，杜絕發(fā)生檔案材料損壞等情況。其次，要求檔案管理工作者必須要對(duì)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行及時(shí)的檢查，包括檔案柜、空調(diào)、滅火設(shè)施等，一旦設(shè)施出現(xiàn)損壞，必須要及時(shí)上報(bào)，申請(qǐng)維修。

（四）充分運(yùn)用現(xiàn)代化的設(shè)備，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)逐漸普及，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，不僅能夠提高檔案管理的效率，而且可以促進(jìn)檔案分類，為單位發(fā)展提供更加全面的資料信息。機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以建立檔案共享平臺(tái)，通過檔案共享平臺(tái)進(jìn)行檔案的查詢和登記工作，可以方便對(duì)檔案資料的利用。還可以通過計(jì)算機(jī)加強(qiáng)檔案信息的搜集力度，記錄更加全面清晰的檔案信息，爭取讓檔案信息涵蓋圖像、影音和文字等信息，提升檔案信息的全面性。另外，要加強(qiáng)對(duì)單位檔案管理人員的現(xiàn)代化知識(shí)培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的積極性和效率，讓檔案管理人員通過現(xiàn)代化的設(shè)備進(jìn)行檔案信息的完善，提升工作的效率和質(zhì)量。

（五）開展檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)，提升檔案管理的服務(wù)意識(shí)

檔案管理人員要摒棄傳統(tǒng)的管理理念和服務(wù)理念，積極開展新形勢(shì)下的創(chuàng)新理念，提高服務(wù)意識(shí)?？梢砸罁?jù)目前網(wǎng)絡(luò)方便、快捷的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行檔案信息的自主查詢功能、分類查詢功能的開展，對(duì)檔案信息進(jìn)行及時(shí)的更新和補(bǔ)充，充分發(fā)揮檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。也可以改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，采用與單位發(fā)展相符的檔案管理模式，將單位發(fā)展的實(shí)際狀況融合進(jìn)檔案管理制度的制定中，提升檔案管理的效率。檔案管理人員只有創(chuàng)新管理理念，轉(zhuǎn)變保守思想，開拓新的檔案管理方式，創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，才能提高檔案管理的效率和質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作更上一層樓。

4 結(jié)語

綜上，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要依據(jù)本單位具體的發(fā)展?fàn)顩r建立全面的檔案管理體系，并針對(duì)目前檔案管理工作中存在的問題找出相對(duì)應(yīng)的解決辦法，同時(shí)要提升檔案管理人員的素質(zhì)和積極性，積極推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化進(jìn)程，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位高效發(fā)展提供保障。

篇6

一、城市建設(shè)聲像檔案集中管理的難點(diǎn)及存在問題

1、拍攝難

一方面，表在對(duì)城市建設(shè)原貌拍攝上難以控制。據(jù)了解，不少城建開發(fā)公司沒有將開工前原貌拍攝記錄下來。另一方面，表在對(duì)正在建設(shè)中的工程項(xiàng)目拍攝不完全。大多數(shù)單位沒有從工程的前期、中期和后期等各環(huán)節(jié)進(jìn)行拍攝。導(dǎo)致拍攝內(nèi)容不齊全完整的原因：一是工作人員兼職較多，沒精力去做；二是領(lǐng)導(dǎo)沒有把拍攝工作納入整體計(jì)劃，沒辦法去做；三是對(duì)城市原貌的拍攝范圍把握不準(zhǔn)，什么位置的、多大規(guī)模設(shè)施的需要拍攝保存，搞不清楚；四是拍攝人員或是由于技術(shù)水平不高，責(zé)任心不強(qiáng)，或是因?yàn)橛?jì)劃性不周，對(duì)整個(gè)情況不了解，失掉了許多拍攝機(jī)會(huì)；五是由于經(jīng)費(fèi)有限，沒資金拍攝。一些單位面對(duì)老化的設(shè)備，或因資金困難，無力更換，或因控辦限制，無法購買，使得形態(tài)各異的高大建筑物和與之襯托的環(huán)境背景無法用陳舊的設(shè)備反映出來，直接影響了此項(xiàng)工作的開展。

2、收集難

主要是多門拍攝，收集上難以控制。拍攝多為業(yè)務(wù)部門，隨機(jī)性強(qiáng)。檔案部門對(duì)拍攝時(shí)間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點(diǎn)點(diǎn)，很不完整。在收集上，檔案人員常常叫苦連天，工作往往處于被動(dòng)。個(gè)別人曾在調(diào)離工作時(shí)，連同自己拍攝的工作照片也一同卷走，還說這屬于個(gè)人知識(shí)產(chǎn)權(quán)。另外，目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且，屬于“賬外”檔案，不易控制。許多城建聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，而往往從個(gè)人實(shí)際工作需要出發(fā)，對(duì)聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，將其中一些珍貴資料內(nèi)容丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案正受到不同程度的損壞。

3、管理難

篇7

高校檔案館是對(duì)高校檔案進(jìn)行收集以及管理的地方。高校檔案管理工作是高校管理工作中的一個(gè)重要組成部分。高校檔案管理工作做得好，就能夠?yàn)楦咝Ｒ院蟮慕虒W(xué)活動(dòng)、科研活動(dòng)提供較好的理論基礎(chǔ)，能夠真實(shí)地展現(xiàn)高校的歷史面貌。當(dāng)前，隨著我國政府對(duì)教育事業(yè)的重視與發(fā)展，我國高等學(xué)校的教學(xué)規(guī)模越來越大，教學(xué)條件越來越好，學(xué)校的科研活動(dòng)以及對(duì)外交流活動(dòng)日益增多，因此，高校的檔案日益增多。高校檔案管理工作是高校建設(shè)中一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，必須要重視高校檔案的管理工作。當(dāng)前，我國高校檔案管理工作中存在一些難點(diǎn)，不利于高校檔案管理工作的開展，高校檔案管理工作有待進(jìn)一步完善。本文將從高校檔案管理工作中的常見難點(diǎn)以及高校管理工作中的應(yīng)對(duì)對(duì)策兩方面進(jìn)行詳細(xì)闡述，以期促進(jìn)高校檔案的管理工作。

一、高校檔案管理工作中的常見難點(diǎn)

1.高校檔案管理手段極其落后

當(dāng)前，大部分高校在進(jìn)行高校檔案管理工作時(shí)，都是采取人工方式。所謂人工方式，就是指高校檔案管理人員將所要記錄的高校信息以手工的方式將其錄入高校檔案，并對(duì)該高校檔案以手工的方式進(jìn)行匯總整編，這種檔案錄入以及匯整方式，不僅使檔案管理人員的工作量大大增加，工作難度加大，延長了檔案管理人員的工作時(shí)間，而且還會(huì)使檔案管理人員無法分出精力來進(jìn)行編研以及科學(xué)開發(fā)。同時(shí)，這種手工的檔案管理方式也給檔案查找者帶來不便。一方面檔案查找者在查找自己所需的高校檔案時(shí)也相應(yīng)地必須要采取手工方式，這種查找方式一方面會(huì)增大檔案檢索者的檢索時(shí)間，增大檢索能力，降低檢索效率；另一方面，由于檔案檢索者是手工查閱，因此，會(huì)在一定程度上造成高校檔案的磨損。隨著信息化的發(fā)展以及辦學(xué)條件的改善，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校中得到廣泛利用。其中，很多高校將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入了高校檔案管理工作。很多高校都為本校的檔案館配置了相應(yīng)地計(jì)算機(jī)設(shè)備并購入了檔案管理軟件，在很大程度上促進(jìn)了高校檔案管理工作的發(fā)展，但是從其管理效果的實(shí)現(xiàn)來看，有待進(jìn)一步完善。

2.高校檔案管理工作的重視程度不夠

由于受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，高校領(lǐng)導(dǎo)者往往不能正確認(rèn)識(shí)高校檔案管理工作的重要性，因而，在高校檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)存在一些問題。高校領(lǐng)導(dǎo)普遍認(rèn)為高效的主要任務(wù)就是辦好學(xué)、搞好科研、培育優(yōu)秀人才，高校檔案管理工作只是個(gè)形式問題，因此，在實(shí)際工作中，忽視高校檔案管理工作。高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為高校檔案管理工作只是個(gè)形式問題，因此，只是在形式上設(shè)置檔案館管理人員這個(gè)職位，并且通常職位數(shù)很少，造成高校檔案管理工作人手緊缺。部分學(xué)校部門認(rèn)為錄入檔案是高校檔案管理人員的職責(zé)，與自身無關(guān)，因此，在檔案材料的提交方面通常會(huì)存在滯后現(xiàn)象，導(dǎo)致高校檔案管理人員不能夠及時(shí)將檔案資料錄入檔案，從而造成歸檔延誤。高校檔案管理人員的待遇比較低、升遷機(jī)會(huì)不大，由此，高校檔案管理人員的工作積極性不高，不能夠認(rèn)識(shí)到本工作的重要性。

3.高校檔案的利用率比較低

高校檔案館是對(duì)高校檔案進(jìn)行收集以及管理的地方。高校檔案管理工作是高校管理工作中的一個(gè)重要組成部分。高校檔案存在的意義在于，它能夠?yàn)楦咝Ｒ院蟮慕虒W(xué)活動(dòng)、科研活動(dòng)提供較好的理論基礎(chǔ)，能夠真實(shí)地展現(xiàn)高校的歷史面貌。但是在現(xiàn)實(shí)中，高校檔案的利用率卻比較低，不能夠充分發(fā)揮它的作用。高校檔案管理人員的管理意識(shí)以及管理觀念不能夠與時(shí)俱進(jìn)，仍固守傳統(tǒng)的檔案管理思想，不能夠正確處理好高校檔案管理的開放性與保密性之間的關(guān)系。高校檔案管理人員的管理手段不能夠與時(shí)俱進(jìn)，仍然固守以前傳統(tǒng)的手工錄入?yún)R編方式，一方面會(huì)給檔案查找者帶來不便，檔案查找者在查找自己所需的高校檔案時(shí)也相應(yīng)地必須要采取手工方式，這種查找方式會(huì)增大檔案檢索者的檢索時(shí)間，增大檢索能力，降低檢索效率。檔案檢索的復(fù)雜性使一些檔案利用者不愿意進(jìn)行檔案檢索，從而極大地降低了高校檔案管理的利用效率，不能夠充分發(fā)揮高校檔案管理的作用。

4.高校檔案管理人員素質(zhì)不高

高校檔案管理人員素質(zhì)不高是當(dāng)前高效檔案管理工作中一個(gè)普遍存在的問題。高校檔案管理人員素質(zhì)不高主要表現(xiàn)在以下幾方面：

第一，高校檔案管理人員沒有受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，專業(yè)能力比較差，專業(yè)素質(zhì)比較低；

第二，高校檔案管理人員不能熟練的操作計(jì)算機(jī)設(shè)備以及檔案管理系統(tǒng)，大部分高校檔案管理人員只能采取手工的方式進(jìn)行檔案的錄入以及匯編。

二、高校檔案管理工作中的應(yīng)對(duì)對(duì)策

1.加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

第一，要注重培養(yǎng)高校檔案管理人員的社會(huì)責(zé)任感以及政治意識(shí)。高校檔案管理工作要求從事檔案管理的工作人員嚴(yán)守高校檔案的秘密，不得隨便告訴于人。為了保證高校檔案管理人員能夠更好地履行自己的職責(zé)，各高校必須要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)管理人員的政治意識(shí)以及社會(huì)責(zé)任感的培養(yǎng)。

第二，要注重提高高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。當(dāng)前，高校檔案管理人員沒有受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，專業(yè)能力比較差，專業(yè)素質(zhì)比較低，不能很好地勝任目前的管理工作，因此，各高校要定期對(duì)其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，組織相關(guān)管理人員積極學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識(shí)。

第三，要注重提高高校檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力。當(dāng)前高校檔案管理人員不能熟練的操作計(jì)算機(jī)設(shè)備以及檔案管理系統(tǒng)，大部分高校檔案管理人員只能采取手工的方式進(jìn)行檔案的錄入以及匯編。高校領(lǐng)導(dǎo)必須組織高校管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，以提高高校檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力。

2.加強(qiáng)宣傳，重視高校檔案管理工作

由于受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，高校領(lǐng)導(dǎo)者往往不能正確認(rèn)識(shí)高校檔案管理工作的重要性，因而，在高校檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)存在一些問題。高校普遍認(rèn)為高校的主要任務(wù)就是辦好學(xué)、搞好科研、培育優(yōu)秀人才，高校檔案管理工作只是個(gè)形式問題，因此，在實(shí)際工作中，忽視高校檔案管理工作。必須要加強(qiáng)宣傳，重視高校檔案管理工作。一方面，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，高校檔案管理工作是高校建設(shè)中一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，必須要重視高校檔案的管理工作。另一方面，要增強(qiáng)師生的檔案形成意識(shí)。部分學(xué)校部門認(rèn)為錄入檔案是高校檔案管理人員的職責(zé)，與自身無關(guān)，因此，在檔案材料的提交方面通常會(huì)存在滯后現(xiàn)象，導(dǎo)致高校檔案管理人員不能夠及時(shí)將檔案資料錄入檔案，從而造成歸檔延誤。在現(xiàn)實(shí)中，要通過報(bào)紙、廣播等形式傳播檔案形成的重要性，增強(qiáng)師生的檔案形成意識(shí)。

結(jié) 語

高校檔案管理工作是高校管理工作中的一個(gè)重要組成部分。高校檔案管理工作做得好，就能夠?yàn)楦咝Ｒ院蟮慕虒W(xué)活動(dòng)、科研活動(dòng)提供較好的理論基礎(chǔ)，能夠真實(shí)地展現(xiàn)高校的歷史面貌。高校檔案管理工作是高校建設(shè)中一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，必須要重視高校檔案的管理工作。

篇8

在信息化、數(shù)字化浪潮洶涌而來的今天，我們供電企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營等各類活動(dòng)中，使用數(shù)碼錄音和數(shù)碼照相機(jī)、攝像機(jī)，形成了大量的音頻、視頻文件和存儲(chǔ)載體…一光盤、錄音帶、等。 以及收集企業(yè)在生產(chǎn)、科研與經(jīng)營活動(dòng)中形成的照片、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗、證書、錄音、錄像帶與光盤資料等，很大程度的真實(shí)的反映了企業(yè)的成長歷程，從而對(duì)聲像檔案也有了進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)。

1. 企業(yè)聲像檔案管理工作的重要性

聲像檔案能將鮮活的現(xiàn)實(shí)場(chǎng)景原貌地保存下來，傳諸后世，再現(xiàn)于后人的視、聽覺感官，因此，較之其他載體材料的檔案，就顯現(xiàn)出自己優(yōu)勢(shì)。

2. 企業(yè)聲像檔案管理工作存在的難點(diǎn)

2.1聲像檔案意識(shí)談薄。

在如何看待聲像檔案上，普遍存在著這樣兩種思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)：一種是部分人根本就不清楚聲像也是檔案。他們一直誤以為只有紙質(zhì)的文件、資料、報(bào)告、總結(jié)、履歷等等才是檔案，而企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營或其他活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等，一旦拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要?dú)w檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，用完就算完了，怎么處理這些聲像資料屬于個(gè)人行為，還有個(gè)別人以個(gè)人版權(quán)為借口不交照片等等。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識(shí)不強(qiáng)，僅考慮個(gè)人或本部門工作方便，致使部分聲像資料長期在個(gè)人或業(yè)務(wù)部門內(nèi)部保存，不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的大量流失，導(dǎo)致企業(yè)檔案不齊全不完整，嚴(yán)重影響了企業(yè)聲像檔案的完整歸檔、長久保護(hù)和開發(fā)利用。

2.2收集整理歸檔不及時(shí)。

（1）管理分散，聲像檔案材料大多數(shù)保存在形成部門和個(gè)人手中，誰制作誰保管，只拍、錄，事后不按檔案的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)去進(jìn)行整理，更不向檔案部門移交。致使大多數(shù)有價(jià)值的生產(chǎn)實(shí)踐工、科學(xué)實(shí)踐或有紀(jì)念意義的社會(huì)活動(dòng)，往往不能留下完整、系統(tǒng)的聲像檔案資料。

（2）損失嚴(yán)重，有的單位對(duì)部分因時(shí)間較長、利用率相對(duì)較低的磁帶或錄像帶，私自沖洗掉改錄其他內(nèi)容的現(xiàn)象較多。如事后發(fā)現(xiàn)又需用這些聲像檔案時(shí)而再進(jìn)行補(bǔ)拍、補(bǔ)錄，這種離奇“制造”的資料，說它是贗品未免有些過分，但總會(huì)給人一種摻假的感覺，因此它已經(jīng)失去了原汁原味的真實(shí)美和凝重的歷史感。此外，在保管條件上，有部分單位或部門因不具備保護(hù)聲像檔案的特殊條件，而嚴(yán)重影響了聲像檔案的壽命。

（3）遺留問題多，其一有的雖有聲像資料，但也只是集體合影、會(huì)議場(chǎng)景、人物發(fā)言一套程式化的、新聞導(dǎo)語式的內(nèi)容，缺少有意義的特寫鏡頭，人物專訪和事件細(xì)節(jié)，沒有內(nèi)涵和深度。其二有的聲像資料攝錄后，沒有及時(shí)輔以必要的文字說明（包括內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、任務(wù)和制作者等），相隔時(shí)間一長，時(shí)過境遷，人事更動(dòng)，在就無法記憶和認(rèn)知了。這種聲像資料的作用和價(jià)值必然受損，大打折扣。

現(xiàn)在，企業(yè)受檔案產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益不大的局限，不可能花大量資金投入到檔案的現(xiàn)代化建設(shè)中，結(jié)果就是沒有專門的保管庫房保存聲像檔案，即使有也不能享受和人事、科技檔案同樣的待遇。由于溫濕度無法保證控制在規(guī)定范圍內(nèi)，致使聲像檔案難以長久保存。

3. 進(jìn)一步加強(qiáng)本單位聲像檔案集中管理的對(duì)策

3.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化聲像檔案意識(shí)。

要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，將聲像檔案工作納入各單位工作計(jì)劃、規(guī)劃，列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，加大經(jīng)費(fèi)投入，確保足夠的人力、物力、資源的配備。通過媒體或舉辦聲像檔案展覽，向社會(huì)大力宣傳檔案工作的重要性，以提高全民的檔案意識(shí)，還要認(rèn)真貫徹落實(shí)好《檔案法》，按照法律和政策規(guī)定，以對(duì)黨負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)，對(duì)人民負(fù)責(zé)的高度歷史責(zé)任感，切實(shí)做好這項(xiàng)工作。

3.2建立健全聲像檔案管理的各項(xiàng)制度。

3.2.1首先要制定一個(gè)管理辦法來規(guī)范聲像檔案歸檔工作。完善制度建設(shè)，確保聲像檔案的齊全、完整、系統(tǒng)。 完善聲像檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，檔案人員要直接參與聲像檔案內(nèi)容的拍攝和制作，將這項(xiàng)工作也要納入檔案工作人員職責(zé)范圍，使聲像檔案管理工作更加制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3.2.2檔案部門要運(yùn)用行政手段和經(jīng)濟(jì)手段，對(duì)聲像資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一整套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。

3.2.3主要渠道有：

（1）通過正常移交接收。業(yè)務(wù)部門移交檔案館。

（2）重點(diǎn)單位、重點(diǎn)部門重點(diǎn)收集。對(duì)本地重點(diǎn)單位、立檔單位重點(diǎn)科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點(diǎn)地強(qiáng)化收集，經(jīng)常溝通，及時(shí)掌握情況。

（3）重點(diǎn)人物（攝錄人員）直接征集。有一部分?jǐn)z錄人員除承擔(dān)本單位的攝錄任務(wù)外，還被指派（或聘請(qǐng)）攝錄本地區(qū)的重大活動(dòng)、重要會(huì)議等。對(duì)保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。

（4）廣泛的社會(huì)征集。對(duì)散存在個(gè)人手中的聲像檔案，運(yùn)用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實(shí)地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻(xiàn)、建立名人全宗、個(gè)人代存等多種方式廣泛征集。

（5）檔案部門直接征集。檔案人員參與各類重大活動(dòng)的拍攝針對(duì)公司重大活動(dòng)（重要會(huì)議）聲像檔案收集，由主辦單位通知檔室派專人攝影錄像并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保公司重大活動(dòng)產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時(shí)、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面開發(fā)利用。

3.2.4此外，對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)，確保有關(guān)規(guī)章制度落到實(shí)處；必須制定有效的配套措施，明確與聲像檔案有關(guān)部門和人員的責(zé)任，做到有章可循、有法必依。還要加大宣傳力度，利用廣播、電視、報(bào)刊等多種形式宣傳聲像檔案的重要作用，增強(qiáng)企業(yè)員工的檔案意識(shí)，使之逐步變成自覺的行動(dòng)，以確保聲像檔案的歸檔質(zhì)量和時(shí)效。

3.3結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管。

（1）企業(yè)聲像檔案保存條件普遍達(dá)不到要求，短時(shí)間內(nèi)都設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。按照《照片管理規(guī)范》的要求，底片控制在13～15℃，相對(duì)濕度在35～45%；照片控制在14～ 24℃.相對(duì)濕度在40～60%的環(huán)境中。磁帶一般要求其環(huán)境的溫度在25℃以下，濕度以50%左右為宜。保存的母帶，溫度在8一l2c|C，45～50%的濕度中保存。保存期間溫度的波動(dòng)應(yīng)該小于正負(fù)5℃，濕度波動(dòng)小于正負(fù)l0%。光盤理想的貯藏條件是有溫度濕度控制的計(jì)算機(jī)房，環(huán)境溫度為20℃，濕度45%。

（2）從長久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。 首先，聲像檔案要使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等；再次，增加空調(diào)控制好溫濕度，錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長聲像檔案的壽命。2004年一次性投入資金30余萬元，為徹底改善各類檔案的保管條件，安裝密集架130組、底圖柜10個(gè)、電子文檔2柜個(gè)、購買了檔案管理專用電腦、快速掃描儀、復(fù)印機(jī)等先進(jìn)儀器設(shè)備。設(shè)置了獨(dú)立的綜合檔案室和檔案人員辦公室，安裝了鐵門、防盜窗、窗簾、配備了滅火器、溫濕器使檔案室達(dá)到了防盜、防光、防火、防潮、防高 、防塵、防鼠、防蟲的“八防”要求，做到警種長鳴，寧可千日無事故，不可一日不防范，確保萬無一失。為我公司在今后各類檔案的管理走向一個(gè)科學(xué)化、規(guī)范化的管理軌道打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，讓館藏檔案更好地發(fā)揮作用。

篇9

在工程設(shè)計(jì)過程中，一個(gè)工程項(xiàng)目需多個(gè)設(shè)計(jì)部門精誠合作才能完成。個(gè)別人員將職責(zé)范圍內(nèi)的設(shè)計(jì)成果當(dāng)作自己的私有財(cái)產(chǎn)，不及時(shí)向檔案部門移交，造成檔案不完整。

2、管理制度不健全

在設(shè)計(jì)檔案管理工作中，缺乏設(shè)計(jì)文件材料歸檔方面的制約措施，造成檔案資料不能及時(shí)歸檔，影響整個(gè)設(shè)計(jì)檔案工作的開展。

3、檔案重視程度不夠

個(gè)別人重設(shè)計(jì)輕歸檔，總以為檔案收集和管理是檔案人員的事，使檔案管理工作滯后于設(shè)計(jì)工作。因此，給檔案管理增加了難度，勢(shì)必影響到設(shè)計(jì)產(chǎn)品質(zhì)量。

設(shè)計(jì)產(chǎn)品是設(shè)計(jì)人員運(yùn)用基礎(chǔ)資料，先進(jìn)技術(shù)、科研成果、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行集體創(chuàng)作的綜合技術(shù)成果，表現(xiàn)形式為技術(shù)文件、技術(shù)圖紙等。工程設(shè)計(jì)檔案直接記錄了設(shè)計(jì)人員的科技思想，科技方法和科技成果，真實(shí)地反映了設(shè)計(jì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史過程，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點(diǎn)。充分認(rèn)識(shí)和掌握它的各種特點(diǎn)及其管理要求，對(duì)加強(qiáng)工程設(shè)計(jì)檔案工作并充分發(fā)揮其作用十分重要?，F(xiàn)就其工程設(shè)計(jì)檔案的主要特點(diǎn)，談一下觀點(diǎn)。

一、組成的成套性

一個(gè)單位或獨(dú)立的工程，一般都是作為一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目來安排基本建設(shè)工作的，設(shè)計(jì)單位也就以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目作為設(shè)計(jì)工作對(duì)象，把不同專業(yè)的設(shè)計(jì)人員組成隊(duì)，按照嚴(yán)格的、科學(xué)的設(shè)計(jì)程序，一個(gè)環(huán)節(jié)緊扣一個(gè)環(huán)節(jié)有規(guī)律的展開設(shè)計(jì)工作，并相應(yīng)形成具有嚴(yán)密的系統(tǒng)性和有機(jī)聯(lián)系不可分割的設(shè)計(jì)文件材料整體，從而決定了設(shè)計(jì)檔案的成套性，一項(xiàng)工程設(shè)計(jì)的全部設(shè)計(jì)技術(shù)文件材料的總和，包括設(shè)計(jì)依據(jù)材料廠、中間計(jì)成品和最終設(shè)計(jì)成品等，按照一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目把它們組成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，其中的每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程設(shè)計(jì)檔案的收集、配套整理、保管和開發(fā)利用等管理工作，都為這種成套性的特點(diǎn)所制約，并在設(shè)計(jì)管理工作中做到“三納入”、“三參加”和“四同步”，從而按照工程項(xiàng)目將設(shè)計(jì)文件材料收集齊全歸檔，有頭有尾、完整無缺；按工程項(xiàng)目進(jìn)行配套整理，如實(shí)地、系統(tǒng)地反映出一項(xiàng)工程各個(gè)設(shè)計(jì)階段、各種設(shè)計(jì)專業(yè)技術(shù)活動(dòng)的歷史過程，維護(hù)其歷史全貌；不同項(xiàng)目的圖紙文件一般不能混淆在一起，以便按項(xiàng)目完整、系統(tǒng)地排架保存，有利于按項(xiàng)目系統(tǒng)地、成套地、方便地提供利用。

二、形成的階段性

根據(jù)設(shè)計(jì)工作的基本程序，一項(xiàng)工程一般都要經(jīng)過設(shè)計(jì)準(zhǔn)備即前期）階段，初步設(shè)計(jì)階段，施工圖設(shè)計(jì)階段和配合現(xiàn)場(chǎng)施工安裝階段，每個(gè)設(shè)計(jì)階段的工作任務(wù)，工作內(nèi)容，工作程序和工作環(huán)節(jié)，應(yīng)具備的工作條件，以及必須形成的設(shè)計(jì)文件的內(nèi)容及其深度，章節(jié)的組成、格式及審批權(quán)限等，也都在設(shè)計(jì)程序中有明確具體的規(guī)定。前一階段的設(shè)計(jì)工作沒有完成，或設(shè)計(jì)文件沒有經(jīng)過有關(guān)部門審核批準(zhǔn)，不得開展下一階段的設(shè)計(jì)工作。前一階段的設(shè)計(jì)文件經(jīng)過批準(zhǔn)成為后一階段的設(shè)計(jì)依據(jù)，后一階段的設(shè)計(jì)文件又是前一階段的設(shè)計(jì)的深化和發(fā)展。前后不同階段的設(shè)計(jì)文件之間，既有密不可分的有機(jī)聯(lián)系，雙有明顯的嚴(yán)格控制的階段區(qū)分。因此，每個(gè)設(shè)計(jì)階段各個(gè)專業(yè)的設(shè)計(jì)文件分別組成部分各自互相聯(lián)系的有機(jī)整體，并決定設(shè)計(jì)文件材料形成的階段性。根據(jù)這一特點(diǎn)，在管理工作上強(qiáng)調(diào)設(shè)計(jì)成品必須按階段歸檔并隨時(shí)復(fù)制向外分發(fā)使用，以便設(shè)計(jì)工作和基建采購、施工準(zhǔn)備等緊密銜接，做到不間斷和不脫節(jié)。在整理、分類、立卷、編號(hào)時(shí)應(yīng)將不同階段形成的技術(shù)文件材料區(qū)另開來。

三、內(nèi)容的專業(yè)性

一項(xiàng)工程設(shè)計(jì)是由多種專業(yè)的設(shè)計(jì)人員按不同專業(yè)分別開展具體的設(shè)計(jì)作業(yè)，雙相互配合共同完成的，因此，一項(xiàng)工程的設(shè)計(jì)文件材料其形成過程是多學(xué)科、多專業(yè)聯(lián)合集體創(chuàng)作的過程。各專業(yè)之間必須密切協(xié)調(diào)，以相互提供的設(shè)計(jì)條件作為依據(jù)而開展工作，其形成的設(shè)計(jì)文件之間也必然有著非常緊密的聯(lián)系。但每一專業(yè)設(shè)計(jì)文件必然是該專業(yè)技術(shù)活動(dòng)的表達(dá)和存在形式，它所體現(xiàn)的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容、術(shù)語、符號(hào)和組成等都有專業(yè)特點(diǎn)，其利用多數(shù)也是有針對(duì)性地按專業(yè)來進(jìn)行。目前我國的設(shè)計(jì)部門大體上分為建筑。一個(gè)設(shè)計(jì)單位承擔(dān)的某項(xiàng)工程設(shè)計(jì)也需要多種專業(yè)共同投入。每一個(gè)專業(yè)的設(shè)計(jì)文件又是其專業(yè)技術(shù)活動(dòng)的產(chǎn)物，它反映了該專業(yè)設(shè)計(jì)實(shí)踐活動(dòng)的規(guī)律及特點(diǎn)，記載著該專業(yè)學(xué)科的科技知識(shí)、科技思想和科技成果，體現(xiàn)了該專業(yè)設(shè)計(jì)活動(dòng)的表達(dá)方式。因此工程設(shè)計(jì)檔案在分類、編號(hào)、編制檢索工具時(shí)，都要考慮到設(shè)計(jì)文件材料的專業(yè)性，以及各專業(yè)間的聯(lián)系特點(diǎn)。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、編號(hào)的結(jié)構(gòu)層次時(shí)，要考慮圖紙文件所屬關(guān)系。此外，還要求檔案人員學(xué)習(xí)本單位各專業(yè)的基本知識(shí)，了解各專業(yè)的業(yè)務(wù)范圍，能識(shí)別看懂各專業(yè)的圖紙文件，不斷提高管理水平。

四、修改和補(bǔ)充的多樣性

工程設(shè)計(jì)是從技術(shù)上和經(jīng)濟(jì)上對(duì)擬建工程的全面規(guī)劃，所以設(shè)計(jì)工作形成的圖紙文件是設(shè)計(jì)人員科學(xué)技術(shù)構(gòu)思的精神產(chǎn)品，是主觀范疇的東西，在施工安裝過程中經(jīng)常發(fā)生設(shè)計(jì)變更，需要對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行必要的修改和補(bǔ)充。如設(shè)計(jì)本身可能存在某些缺陷、疏漏或差錯(cuò)；地質(zhì)等自然條件可能出現(xiàn)了新的情況等等。這些不可預(yù)見的意外情況都要多次地修改、補(bǔ)充，有的部分圖紙甚至成套圖紙作廢，要重新設(shè)計(jì)換版。設(shè)計(jì)圖紙文件的這種頻繁的變更修改是不可避免的，、必要的和允許的，但又應(yīng)是嚴(yán)格的。這是工程設(shè)計(jì)檔案有別于其他檔案的重要特點(diǎn)。為此，設(shè)計(jì)單位必須及時(shí)重視對(duì)設(shè)計(jì)變更、修補(bǔ)充文件材料的管理，嚴(yán)格審批手續(xù)，建立健全修改制度，并加強(qiáng)檢查和監(jiān)督工作。當(dāng)設(shè)計(jì)變更時(shí)，按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)修改原底圖與藍(lán)圖一致，圖紙與施工安裝現(xiàn)場(chǎng)一致。做好設(shè)計(jì)變更材料與該工程設(shè)計(jì)技術(shù)文件材料的配套整理，使工程設(shè)計(jì)檔案既反映工程設(shè)計(jì)活動(dòng)的歷史狀況，確保檔案的準(zhǔn)確、完整。檔案人員應(yīng)當(dāng)了解設(shè)計(jì)變更情況，避免對(duì)外提供已經(jīng)作廢了的或已修改過的錯(cuò)誤圖紙，以免生產(chǎn)建設(shè)中造成失誤。

五、使用的通用性

設(shè)計(jì)是一項(xiàng)繼承和創(chuàng)造性很強(qiáng)的工作，一般都是在繼承和借鑒前人設(shè)計(jì)成果的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)造，而不可能是“全新”的設(shè)計(jì)。工程圖紙文件具有廣為復(fù)用的的條件，這些也就決定了工程設(shè)計(jì)檔案通用性的特點(diǎn)。工程設(shè)計(jì)圖紙文件除了用于某一特定的工程建設(shè)項(xiàng)目外，還用于本單位其它工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)工作中，或外單位生產(chǎn)建設(shè)中作參考和借鑒，套用其中一部分甚至全部圖紙。大大避免了重復(fù)勞動(dòng)，縮短設(shè)計(jì)周期，為整個(gè)工程建設(shè)贏得了時(shí)間，提高了工程效益。鑒于工程設(shè)計(jì)檔案具有通用性的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)單位在確定歸檔份數(shù)時(shí)，一般除了復(fù)制一套存檔外，還要多復(fù)制1-2套專門提供利用。同進(jìn)還要建立一個(gè)規(guī)模較大的資料的接待、咨詢、借閱、復(fù)制、等工作系統(tǒng)，采用現(xiàn)代化程度較高的檔案管理手段。

六、經(jīng)濟(jì)效益的社會(huì)性

設(shè)計(jì)單位的工程設(shè)計(jì)檔案，是從事工程設(shè)計(jì)技術(shù)活動(dòng)的成果和產(chǎn)品。首先，它是為某具體工程項(xiàng)目的妨提供設(shè)計(jì)圖紙文件，作為施工的必要條件；其次，它是可供開發(fā)利用的設(shè)計(jì)技術(shù)資源，對(duì)內(nèi)可參考復(fù)用，對(duì)外可供技術(shù)轉(zhuǎn)讓和交流。為此，保存工程設(shè)計(jì)檔案完全是為滿足生產(chǎn)建設(shè)的需要而向社會(huì)提供服務(wù)的。它的作用范圍、實(shí)現(xiàn)作用價(jià)值、發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益等，主要不在本單位，而是在更大的范圍和廣闊的領(lǐng)域發(fā)揮社會(huì)效益，增加社會(huì)財(cái)富。因此，設(shè)計(jì)單位的設(shè)計(jì)的目的，是為工程建設(shè)取得了最大綜合效益，而不是以自身盈利為主要目的。

明確了工程設(shè)計(jì)檔案的這一特點(diǎn)，檔案管理工作中必須克服技術(shù)封鎖，保護(hù)主義，變封閉型為開放型，面向社會(huì)，面向技術(shù)市場(chǎng)，面向設(shè)計(jì)和生產(chǎn)第一線，面向廣大設(shè)計(jì)人員和現(xiàn)場(chǎng)施工人員，及時(shí)準(zhǔn)確、方便有效地提供檔案資料，讓工程設(shè)計(jì)檔案最大限度地在社會(huì)上更加廣闊的領(lǐng)域里充分發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益。

七、作用價(jià)值的時(shí)效性

篇10

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的各種資料的原始記錄，其涉及的方面非常廣泛，主要包括醫(yī)療、護(hù)理、研究、黨政管理、公共衛(wèi)生等活動(dòng)，對(duì)于臨床醫(yī)療和醫(yī)院行政管理決策或工作標(biāo)準(zhǔn)等方面的制定、問題和糾紛的處理等都提供了重要的參考依據(jù)，因此醫(yī)院檔案管理工作的意義十分重要。

1醫(yī)院檔案管理工作的問題和現(xiàn)狀

按照目前各醫(yī)院檔案管理工作實(shí)際來看，醫(yī)院檔案管理工作均依照各自的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，缺乏相對(duì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和模式，醫(yī)院檔案管理工作容易產(chǎn)生混亂。有的醫(yī)院建有三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，但缺乏強(qiáng)有力的制度約束，檔案管理工作人員圖方便省事而隨意放置檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，存在著不能及時(shí)歸檔或被丟失的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)檔案管理工作的考核措施相對(duì)也不太健全。另外，目前多數(shù)醫(yī)院檔案管理工作者已經(jīng)意識(shí)到通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的重要途徑，關(guān)于這方面的嘗試也不在少數(shù)[1]，不過由于檔案管理工作者不太能參與管理軟件的設(shè)計(jì)與開發(fā)工作，軟件開發(fā)方對(duì)檔案管理工作的專業(yè)要求了解不足，管理軟件的支持力度還有欠缺，有的管理軟件不僅不能體現(xiàn)快捷方便高效的優(yōu)點(diǎn)，反而因設(shè)計(jì)不合理、不嚴(yán)謹(jǐn)而常常出現(xiàn)錯(cuò)誤，影響工作效率。

2醫(yī)院檔案管理工作的難點(diǎn)

2.1檔案管理工作者自身工作能力不足 當(dāng)前有部分醫(yī)院管理者錯(cuò)誤的認(rèn)為，醫(yī)院核心工作僅僅是向社會(huì)提供醫(yī)療服務(wù)，片面強(qiáng)調(diào)提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量以獲取更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，認(rèn)為檔案管理不能產(chǎn)生任何經(jīng)濟(jì)利益，反而需要付出投資，因此忽略了對(duì)檔案管理工作者專業(yè)素養(yǎng)和工作能力的要求，再加上部分檔案管理工作者對(duì)自身工作的意義沒有清晰的認(rèn)識(shí)，錯(cuò)誤的將醫(yī)院檔案管理理解為簡單的檔案裝訂、收集、存放與調(diào)用，也就忽視了自身崗位理論知識(shí)和專業(yè)能力的提高。另外，醫(yī)院檔案管理工作人員多數(shù)并非檔案管理專業(yè)畢業(yè)的從業(yè)人員，大多是由醫(yī)療、護(hù)理或行政崗位改行到檔案管理室的，缺少系統(tǒng)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力相對(duì)薄弱，管理隊(duì)伍也不夠穩(wěn)定，容易造成檔案管理工作的混亂。

2.2檔案管理手段不夠完善 醫(yī)院檔案管理的計(jì)算機(jī)軟件沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際工作中不具有通用性，管理手段的標(biāo)準(zhǔn)化還有待加強(qiáng)。有些檔案管理軟件系統(tǒng)只注重了檔案專業(yè)流程研究，而忽視了與醫(yī)院辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)的無縫銜接[2]。有些檔案管理工作者局限于檔案的收集和管理，滿足于傳統(tǒng)被動(dòng)式工作模式，缺少主動(dòng)開發(fā)檔案資源的意識(shí)，對(duì)醫(yī)院檔案深層次的開發(fā)和利用還不夠。有些檔案管理的手段、設(shè)備落后，工作環(huán)境較差，硬件陳舊，計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備相對(duì)匱乏，一些醫(yī)院的管理者認(rèn)為增添這些硬件設(shè)備的投資過多，使得相當(dāng)多檔案管理工作基本靠手工完成，不僅造成醫(yī)院檔案管理工作的效率低下，也容易造成檔案管理工作的混亂[3]。

2.3醫(yī)院檔案收集、借閱管理不合理 由于醫(yī)院對(duì)檔案管理工作重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，因此在人員配備上，很多檔案管理人員專業(yè)度存在欠缺，有的甚至聘請(qǐng)兼職人員進(jìn)行醫(yī)院檔案管理，同時(shí)，多數(shù)醫(yī)院各部門間檔案處于分室保管狀態(tài)，管理起來相對(duì)分散[4-5]，導(dǎo)致一些檔案資料長期未及時(shí)作歸檔整理，檔案的相應(yīng)作用無法得到體現(xiàn)，同時(shí)也給檔案的查詢和使用造成了一定的困難。另外，目前多數(shù)醫(yī)院并未設(shè)立專門的檔案借閱室，僅僅只配備了檔案存放的庫房，在需調(diào)用檔案時(shí)，由于沒有專門的地方進(jìn)行閱讀查看，只能由調(diào)用者借走，而往往借閱也沒有嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行，有時(shí)借閱手續(xù)不齊全，歸還期限不明確，造成借出檔案的及時(shí)回收困難。若再加上醫(yī)院檔案管理者人員出現(xiàn)變動(dòng)，交接不科學(xué)不合理，時(shí)間久遠(yuǎn)有時(shí)檔案借閱者主動(dòng)歸還的意識(shí)較差，往往容易造成檔案的丟失或損壞。

3醫(yī)院檔案管理工作難題的相應(yīng)對(duì)策

3.1加強(qiáng)檔案管理工作者自身工作能力 醫(yī)院管理者應(yīng)當(dāng)摒棄檔案管理工作不能產(chǎn)生任何經(jīng)濟(jì)利益，所以無需對(duì)此付出過多投入的錯(cuò)誤觀念，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者專業(yè)素養(yǎng)和工作能力的要求，提高檔案管理工作者對(duì)自身工作重要性的認(rèn)識(shí)，加大崗位理論知識(shí)和專業(yè)能力提高的力度。選拔檔案管理專業(yè)畢業(yè)的專業(yè)人員進(jìn)行醫(yī)院檔案管理，盡量少用由醫(yī)療、護(hù)理、行政崗位改行到檔案管理室人員，加強(qiáng)系統(tǒng)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，建立穩(wěn)定的專業(yè)管理隊(duì)伍，避免造成檔案管理工作的混亂。

3.2完善檔案管理手段 建立統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理計(jì)算機(jī)軟件標(biāo)準(zhǔn)，提高實(shí)際工作中的通用性，強(qiáng)化管理手段的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。注重檔案專業(yè)流程研究的同事建立檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)的無縫銜接[6]。形成主動(dòng)開發(fā)檔案資源的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案深層次的開發(fā)和利用。加強(qiáng)些檔案管理設(shè)備、環(huán)境和硬件建設(shè)，配備計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，能有效提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，避免檔案管理工作出現(xiàn)混亂情況。檔案管理工作人員需要深入醫(yī)院各職能部門及臨床一線，深入了解在醫(yī)療、科研、教學(xué)等工作中對(duì)于檔案資料的需求，根據(jù)各類人員的各種不同特點(diǎn)，有針對(duì)性地為各職能科室人員提供檔案信息，在工作實(shí)踐中使其充分意識(shí)到檔案管理工作對(duì)他們的工作所能起到的積極作用。同時(shí)重視檔案資源的開發(fā)和合理利用，多途徑多手段多渠道地進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)[7]。

3.3健全醫(yī)院檔案收集、借閱管理制度 應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理工作的重要性，在人員配備上選用專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人員，杜絕非專業(yè)兼職人員。采取各部門檔案集中保管形式，實(shí)施集約化的檔案管理，避免部分檔案資料長期未及時(shí)歸檔整理的現(xiàn)象，使檔案的實(shí)際作用得以充分體現(xiàn)，為檔案的查詢和使用提供便利。設(shè)立專門的檔案借閱室，在需要調(diào)用檔案時(shí)，嚴(yán)格按照借閱規(guī)章制度執(zhí)行，借閱者集中在專門的檔案借閱室查看，健全借閱手續(xù)，明確檔案歸還期限，以便于借出檔案的及時(shí)回收。檔案管理者人員若出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)，交接應(yīng)科學(xué)合理，不僅需要交接鑰匙等物品，也要詳細(xì)交接檔案借閱、歸檔、存放等相關(guān)記錄，以免造成檔案的丟失或損壞。

3.4確保醫(yī)院檔案的齊全完整 檔案的收集、歸檔是醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)和重點(diǎn)，其前提是醫(yī)院檔案的歸檔范圍明確。先要結(jié)合醫(yī)院檔案的具體特點(diǎn)以及形成的規(guī)律，按照院內(nèi)各職能科室職責(zé)這根主線對(duì)醫(yī)院檔案歸檔范圍進(jìn)行針對(duì)性的修訂，使醫(yī)院檔案歸檔重點(diǎn)明確，通過與各職能科室進(jìn)行積極的溝通，完善并確定醫(yī)院檔案的歸檔范圍[8]。在醫(yī)院檔案管理的實(shí)際工作中明確區(qū)分文件與資料，特別是將內(nèi)容、形式、作用等具有相似之處的文件資料進(jìn)行區(qū)分，以降低醫(yī)院檔案管理工作的重復(fù)性和冗余度[4]。根據(jù)各類醫(yī)院檔案保管的期限明確劃分具體年限，如永久性、50年、20年、10年等，以適應(yīng)檔案材料日益增長的數(shù)量以及鑒定銷毀的需求。要求檔案管理員認(rèn)真對(duì)照檔案的歸檔范圍，進(jìn)行文件資料的收集整理，追蹤檔案資料的去向等，確保醫(yī)院檔案資料齊全、完整、去向明確。

總之，目前在醫(yī)院檔案管理工作中的確還存在著一些難點(diǎn)問題，大體而言主要是由于醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)能力不夠以及醫(yī)院對(duì)檔案管理工作重視程度不足引起的。近年來的大量經(jīng)驗(yàn)證明，只有醫(yī)院管理者對(duì)醫(yī)院檔案管理工作高度重視，建立健全科學(xué)合理的醫(yī)院檔案管理制度，任用專業(yè)程度高的醫(yī)院檔案管理人員，強(qiáng)化現(xiàn)代化高科技管理技術(shù)、設(shè)備的運(yùn)用，加大檔案管理資金的投入度，改善醫(yī)院檔案管理工作軟、硬件環(huán)境，才能夠真正提高醫(yī)的檔案管理工作水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]張海波，姜蕾.醫(yī)院檔案管理難點(diǎn)分析[J].健康必讀，2012，11（10）：545-546.

[2]陸艷，蔡棟.當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作分析[J].中國醫(yī)院管理，2000，20（10）：55-56.

[3]李文旭.當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點(diǎn)及對(duì)策分析[J].健康之路 ，2013，（12）：537-537.

[4]彭詩媛.醫(yī)院文書檔案管理的難點(diǎn)及應(yīng)對(duì)措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（3）：180.

[5]葉茲禮，歐霞.關(guān)于如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的分析[J].中國醫(yī)藥指南，2012，10（23）：691-692.