導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理知識點，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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（一）電子檔案優(yōu)點

1、效率高

電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統向特定對象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉送、通知等，節(jié)省了時間、人力和物力。此外，經過計算機系統整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。

2、綠色環(huán)保

利用互聯網絡進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。

3、空間占用少

電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現了便捷性、高效性和靈活性。

（二）電子檔案缺點

電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸的過程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經過不同格式的轉換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網絡上會出現被病毒攻擊或被盜的風險。因此，在電子檔案的技術難點是保障檔案的安全性。

二、紙式檔案的優(yōu)點和缺點

（一）紙式檔案的優(yōu)點

紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質檔案通常經人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經篡改，如果篡改也容易發(fā)現，便于確保檔案的原始性和真實性。

（二）紙式檔案的缺點

隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發(fā)現紙式檔案很容易受條件影響。紙質檔案的紙張在高溫、較潮、發(fā)霉、蟲蛀等環(huán)境下，容易對紙質檔案產生破壞，再被化學分解后形成“檔案磚”。

三、紙式檔案與電子檔案的互補性

無論是電子檔案還是紙質檔案都是為社會發(fā)展提供信息服務的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：

（一）重視紙式檔案向電子當轉轉化的質量

紙質檔案的內容經過掃描和轉換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質量也是由紙質檔案的質量決定的。因此，在對紙質檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質檔案的質量管理。

（二）建立電子檔案歸檔的工作制度

電子檔案與紙質檔案的歸檔應該是按照科學的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢互補紙式檔案的不足，在工作中應當避免機械相加等現象，制定科學合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學制度指導才能保證管理的規(guī)范和有章可循。

（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平

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工程總承包是國際通行的工程建設項目組織實施方式，是總承包商按照合同約定，完成工程設計、設備采購、施工、試運行等服務工作，實現設計、采購、施工各階段工作合理交叉，科學銜接，并對工程質量、安全、工期、造價等全面負責。

項目文件資料管理是工程項目管理的一項重要工作。對此，做好國際工程總承包項目文件資料管理，對各類文件資料進行分析歸類，系統整理，優(yōu)化組織，使之成為準確翔實地反映國際工程總承包項目真實面貌和有價值的信息，從中總結出有利于項目順利實施的做法和經驗，使我們的項目管理逐步與國際接軌，符合國際標準。自我國入世以后，我國經濟逐步融入國際經濟，越來越多的企業(yè)進入了國際市場。近幾年來，中電投電力工程有限公司在國外的工程業(yè)務增長較快，先后承接了土耳其阿特拉斯項目，越南項目，巴基斯坦等火電項目，采用國際慣用的通用方式，對工程建設項目的勘察設計、設備和材料的采購供應、建筑安裝施工、指導試車和生產考核等實行全過程的總承包或部分承包。由于各環(huán)節(jié)的多樣性，檔案管理仍按過去僅在資料、圖紙外發(fā)時留存歸檔，已不能保證工程檔案文件材料的齊全完整，反映不出工程總承包過程，檔案材料的不完整性，將影響企業(yè)在市場的競爭優(yōu)勢；一旦涉及工程糾紛，提供不了檔案原件，則將會給企業(yè)帶來不必要的損失。筆者就土耳其阿特拉斯項目總包工程的檔案管理問題，進行粗淺的探討。

1國際工程總承包項目文件資料形成的特點

第一，語言特點。國際工程總承包項目文件以國際通用語言英語為主。英語是國際工程總承包項目的工作語言，如招投標、合同文件、設計圖紙、設備安裝運行維護手冊、各類檢測試驗報告、重大節(jié)點完成證明文件以及與業(yè)主之間的來往信函、電子郵件、傳真、會議紀要等。第二，文本特點。由于承接國外總包工程，除在工程前期、設計階段產生大量紙質合同文本、技術資料及圖紙等，隨著工程的進行，業(yè)主與總承包方、分包方、供貨方等各方面相互之間利用網絡傳輸電子信息，還產生大量的電子郵件、光盤、U盤等。

此外一些設計變更問題，出現同一名稱、同一件號、同一圖紙的多次修改，造成不同版次的圖紙多份存在，修改次數越多，這種現象越來越嚴重，形成替換頻率高的特點。

2做好國際工程總承包項目文件材料歸檔前的必要準備工作

第一，人員要求。首先要求企業(yè)檔案人員了解合同歸檔內容，形成文件的特點，學習新的知識。從國際工程總承包項目形成的文件材料文本的特殊性看，國際工程總承包技術文件、圖紙多以英文為主，對檔案人員綜合素質提出了較高要求。檔案人員需要學習國際工程總承包項目專用術語，了解技術資料、圖紙規(guī)范格式。了解學習國際工程總承包項目流程，掌握技術資料、圖紙的特征等。同時還要了解掌握與國際接軌的工程總承包內涵，了解本企業(yè)開展工程總承包構架的新的管理體系；了解文件信息流程，即項目文件資料，包括從項目投標報價、合同簽訂到工程竣工驗收整個過程中形成的各種文件、圖紙、數據、表格、音像資料等，了解項目進度控制、質量控制、安全控制、成本控制、施工管理、合同管理、材料管理、人力資源管理、機械設備管理、資金管理、技術管理、組織協調、竣工驗收、考核評價等各方面狀況的真實記錄，為做好各類文件材料的分析歸類、系統整理打好基礎。

第二，制度保證。制定國際工程總承包項目檔案管理細則《包括歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間等》，是確保歸檔文件材料完整性的保證。建立規(guī)范的管理系統，明確責任制，促使文件材料形成者重視歸檔工作。將檔案工作納入程序管理，監(jiān)督、指導各承包單位（分包單位）將項目檔案工作與工程建設同步進行。

第三，重視現場。重視完善項目在安裝、調試、生產考核過程中形成的各種文件材料，包括一些具有法律效力的現場記錄、來往文電，以及財務支付憑證等重要材料。如會議紀要、承包單位與業(yè)主、國內外分包單位之間往來的各類文件、供貨商提供的產品設備文件資料、動態(tài)反映項目實施進度的日報周報月報、施工技術程序文件、技術檢查文件、項目管理文件、驗收文件、變更索賠談判文件等。施工現場文件材料和圖紙需明確專人保管，按照一定程序，定期向檔案主管部門歸檔，避免工程完工，檔案管理滯后，檔案材料無法補救的局面。借閱文件材料和圖紙等須嚴格履行簽批手續(xù)，管理人員應按期收回借閱的文檔，并檢查其完好性和真實性。

第四，網絡安全。國外總包工程將形成大量的電子文件，有必要設定現場專人管理電子文件。加強網絡電子文件傳輸、動態(tài)信息的補充、存儲管理。注意文件管理的憑據性、嚴肅性和服務性，保證文件管理真實、可靠、保證對內對外網絡信息安全。

3檔案管理的具體實施

土耳其阿特拉斯項目是中電投電力工程有限公司貫徹落實中電投集團公司“走出去”戰(zhàn)略第一個海外EPC總承包項目，2011年11月23日，土耳其阿特拉斯項目正式開工，在工程檔案管理方面，緊緊依托工程建設節(jié)點進度，本著服從和服務于施工生產，進行了積極的探索與實踐，現將涉外檔案管理進行分析，思考和總結涉外總承包項目檔案管理特點。

3.1招標文件管理

阿特拉斯項目雖然是海外項目，作為中電投電力工程公司EPC總承包項目，所有設備均由中國進口。因此，招標工作在國內進行。

3.2合同管理方面

所有設備合同、工程合同、物資及材料采購合同、服務性合同、技術協議、補充協議由PAP軟件進行管理，電子版已上傳ATLAS項目PAP合同管理模塊中，便于項目部人員查詢及利用。每份合同均進行了合同評審及會簽。分公司設備、材料采購合同、代簽合同須有委托書才予以代簽，流程與國內相同。

3.3施工圖紙管理方面

根據業(yè)主要求，每份圖紙出圖前由設計院項目經理上傳服務器，在服務器中建立并上傳初步樣圖。經業(yè)主項目負責人批準同意后，再由項目設計經理在服務器中上傳并建立施工圖，最后出版發(fā)至施工現場。需要查閱圖紙既能通過紙質版查詢，也能通過電子版進行查詢。

3.4設備圖紙管理方面

項目設備圖紙與設備都是通過海運同時到達現場，并經EPC物資部門清關，組織施工單位物資部及EPC相關專業(yè)人員進行開箱驗收，由施工單位物資部按照裝箱清單所提供資料填寫《設備資料移交申請單》移交EPC物資部門，EPC物資部門清點后移交資料室，經專業(yè)技術人員及資料室根據合同核對無誤后，資料室方可接收設備資料。如發(fā)現缺件，由物資部門負責聯系廠家補供。

由于海外項目PAP網絡版剛開發(fā)，存在網絡差、開發(fā)不全，導致現場資料管理困難。經與各單位溝通，達成一致意見。EPC收到設備圖紙資料后，運用Excel制作分發(fā)單，制作的分發(fā)單要求寫明設備名稱、生產廠家、分發(fā)份數、具體的圖紙資料名稱、設備型號及編號，同時須有中英文對照，經主管領導簽發(fā)同意后，方可發(fā)送至各相關單位，同時將電子版上傳至服務器中。

3.5文檔管理方面

目前，文檔管理沒有軟件，表格由EPC統一，施工單位將須報審文件送至EPC，經EPC專業(yè)人員及領導簽字同意后，返施工單位。簽字單位須留存原件至少1份，EPC資料室將處理完成的文檔進行掃描，發(fā)至相關專業(yè)人員及領導，將電子掃描件按文種、專業(yè)進行分類保存，通過Excel制作文檔目錄，便于查找和利用。施工單位管理相同。

3.6設計變更管理

第一，設計方提出的變更。由設計院進行變更，將變更的通知單發(fā)至EPC總承包領導及相關專業(yè)和業(yè)主項目經理及相關專業(yè)，經業(yè)主項目經理同意批復后，設計院打印紙版，EPC總承包商專業(yè)人員及業(yè)主技術負責人簽字確認后，發(fā)至施工單位進行。第二，施工單位提出的變更申請。經設計院同意后打印紙版送至EPC總承包并簽字后，再由業(yè)主技術負責人簽字確認后，發(fā)至施工單位進行。

3.7供貨商資質

內容與國內要求一致。因大多數材料在國內采購，供貨商資質幾乎通過電子郵件傳遞到現場。因此，只有采購部門一個公章，而無供貨商（鮮）公章。

3.8驗評資料

雖然管理也是根據DL/T 5210《電力建設施工質量驗收及評價規(guī)程》，焊接執(zhí)行美國ASME 標準，施工單位分專業(yè)報送ITP計劃清單，即《施工質量檢驗項目劃分表》。

3.9竣工檔案的質量及歸檔要求、組卷原則與移交

第一，竣工資料的質量要求：比國內要求少些，所有資料幾乎無印章，一般工程文件郵件由業(yè)主項目經理批準，紙質文件由項目現場主管經理一人簽字即可。第二，工程檔案的組卷原則。根據EPC總承包合同，需要移交業(yè)主的資料為：已批準的圖紙電子版，進度，技術要求和其他文件，已批準的圖紙，測試過程報告，設備測試證書，運行維護手冊，竣工圖，合格證及檢驗報告、試驗報告、質量證明。需要移交業(yè)主的文件為：需與業(yè)主進行溝通：凡中英文對照聯系單、報業(yè)主的供貨商資質、設計變更單、設計修改單、TIP清單、施工記錄、調試記錄、部分驗評記錄、施工圖、竣工圖、設備廠家說明書、圖紙、合格證、試驗報告、檢驗報告、質量證明文件等。第三，竣工檔案裝訂形式：竣工檔案為活頁式裝訂，既簡單，又適用。第四，竣工檔案的移交：設備資料隨到隨移交，工程資料為機組發(fā)電后一個月內按專業(yè)進行移交，調試檔案應在工程竣工時，乙方應對該部分負責，應使該部分符合合同規(guī)定要達到的目標；以及竣工試驗開始前，乙方應按照規(guī)范要求向甲方提交竣工文件及操作和維護手冊。

3.10現場驗收情況

并網發(fā)電驗收。現場驗收只產生驗收記錄及簽證。與國內相比，無驗收記錄，整套啟動后，由國家能源部組織驗收，驗收合格后方可上網發(fā)電，國外項目不太看重168小時試運。

3.11軟件管理

統一使用服務器“FileZilla”，上傳文件特別快，只要有網絡，隨時隨地上傳、下載。所有圖紙、檔案全部在服務器中生成，簡單、直觀，不限制上傳文件大小。

3.12竣工圖要求

竣工圖應按合同約定出圖，竣工圖編制深度應與施工圖的編制深度一致，有變更內容的竣工圖，應用云線圖圈出更改部位，并標明變更依據文件號，竣工圖章使用紅色印泥，蓋在圖標欄上方空白處，編制竣工圖總說明及分冊說明，敘述竣工圖編制原則、各專業(yè)目錄及編制情況，竣工圖應按GB/T 10609.3的規(guī)定折疊，圖紙折疊圖幅向里，圖標欄應外露，在正式出版竣工圖之前，需分冊發(fā)一套竣工圖電子版給工程公司，由工程公司組織審核確認后正式出版竣工圖。

4存在的問題及建議

第一，由于海外項目沒有PAP統一管理軟件，無法實現資源共享，資料管理工作難度加大，建議開發(fā)海外統一管理軟件。第二，現場設備幾乎都由中國進口，導致部分廠家提供的安裝維護說明書、合格證、圖紙全是中文，或者翻譯不準確，業(yè)主不認識也無法接收，來回催繳給我們工作帶來很大困難。第三，設備廠家的外購件資料份數幾乎不按合同要求提供，無法滿足業(yè)主需求。第四，廠家提供的電子光盤資料內容少于紙質文件內容，有的廠家甚至未提供電子文件，提供的電子文件格式不統一，比較亂。第五，有些廠家提供的說明書深度不能服務于現場。第六，根據目前到達現場的設備資料情況，根本不適宜過程移交，因為設備資料到達現場比較凌亂，比較分散，同一廠家設備開箱時間不一致，過程移交導致不專業(yè)的業(yè)主資料管理混亂，如成套設備儀器儀表、鍋爐補給水設備、斗輪機設備、帶式輸送機等，由于設備購件多，資料也比較復雜，這些資料到達現場后，資料人員都要經過3～4天時間才能清點出來，電子文件提供也不全，比較凌亂，難核對，清理出來的資料大小尺寸不一，較難保管。因此，建議公司對設備招標時，一定要嚴格要求廠家提供完整、準確的資料，付上目錄清單，除鍋爐和汽機兩大主機圖紙外，其余要求全部裝訂成套成冊（即活頁夾），如主變、起備變、保變等說明書及圖紙管理方便，便于查找。同時提供電子與紙質文件對應的PDF電子版本，才能適應國際化發(fā)展的需要。第七，業(yè)主要求移交竣工資料份數過多，根據現場實際產生文件份數根本滿足不了合同要求。

5結論

通過對涉外電力工程項目檔案管理實踐，順利完成項目檔案移交和歸檔。同時，面對總承包項目存在的問題和困難，有待繼續(xù)探索解決，我們愿與項目參建部門單位共同努力，推動涉外總承包項目檔案管理更加規(guī)范化、科學化、標準化和程序化。

參考文獻：

[1]土耳其阿特拉斯項目合同[Z].中電投電力工程有限公司.

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中圖分類號：G72文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2015）05-0433-01

1.前言

電子商務檔案管理的智能化發(fā)展歷程是同步于圖像信息智能技術的發(fā)展歷程，它體現在智能化的市場預測、營銷策略和客戶關系的管理之中。電子版的檔案管理不同于傳統的紙質版檔案管理，它能夠通過計算機網絡技術以極快的傳輸速度將資料進行讀取和保存，最后形成一份直觀的電子檔案。電子商務時代所產生的大量信息包括：電子郵件、電子合同、電子簽名、產品資料、交易及支付過程等信息，有別于平常的紙質文件信息，而企業(yè)在電子商務運營期間會累積越來越多的檔案信息，為了能夠將巨大的電子檔案進行有效收集、歸類，保證電子檔案的真實性、完整性、有效性和安全性，智能化的電子商務檔案管理是不可阻擋的必然趨勢。

2.電子商務檔案管理的特點

電子商務是利用簡單、快捷、低成本的電子方式進行買賣雙方不謀面的商貿活動，存在著大量的原始文件、客戶真實信息、交易信息等重要文件，以虛擬的形式記錄在檔案管理中[1]。電子商務檔案管理的特點有以下四點：（1）虛擬性。首先，電子商務活動發(fā)生的行為是虛擬行為，所產生的活動交易信息和文件記錄都具有虛擬性，電子商務的虛擬性特征在與紙質檔案上的比較中有明顯體現。例如：在電子商務交易過程中，通過網絡對存貨的查詢、產品的展示到確定交易，產生出各個過程的信息記錄等都是具有虛擬性特征的檔案。（2）復雜性。計算機系統擁有復雜而準確的操作技能，能夠將電子商務活動中的數字信息進行解碼并記錄給人類查詢存檔，客觀上形成了電子商務檔案信息的復雜性。（3）集成性。電子商務檔案信息不同于紙質版，不僅具有了虛擬性還有集成性的特點，它可以將文字、數字、圖片、視頻、聲音等基本信息集成在一份檔案中，然后把這些信息對外或對內完整、真實地呈現出來。（4）危險性。由于電子商務活動是虛擬的，都是通過不同的介質在進行，存儲和攜帶的過程中容易受到黑客的攻擊，利用木馬等病毒程序對電子商務內部存儲信息進行破壞，具有易被破壞危險性等特點。

3.電子商務檔案管理智能化發(fā)展

電子商務檔案管理智能化發(fā)展可分為電子商務檔案信息存儲的智能化發(fā)展、電子商務檔案信息處理與搜索的智能化發(fā)展、電子商務檔案信息應用的智能化發(fā)展三大類，第一：信息存儲的智能化發(fā)展需要經過計算機精密的操作系統得以實現，通過計算機系統將電子檔案放入某種存儲介質中得到有效的存儲能力。要實現信息存儲的智能化發(fā)展，就必須進行對存儲系統不斷優(yōu)化，才能達到智能化水平，同時還突出了信息存儲智能化的高可用性和高可靠性[2]。第二：信息檢索的智能化發(fā)展不僅存在著必要性，也是提高市場競爭的有效途徑，智能化的圖像信息檢索的產生對我國智能化檢索水平有著非常重大的意義 。在智能化存儲過程中，對于一些加密過或者未加密過的信息，要實現智能化檢索才能提高商務化水平。第三：將存儲的電子商務檔案信息進行合理運用，為企業(yè)未來的發(fā)展帶來相對的良好保障，為未來市場預測、營銷策略和客戶關系之間的管理提供有效信息。

4.結語

綜上所述，有效利用計算機科學系統為電子商務創(chuàng)造出無限智能化水平，結合電子商務的虛擬性、復雜性、集成性、危險性的特點研究出突破每一項技術難題的軟件，加快企業(yè)信息智能化建設步伐，將電子商務智能化管理走進人們的日常生活中，把電子商務信息時代推向更高的領域。

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（二）檔案管理學。了解和掌握以檔案收集為重點的檔案館（室）的館藏建設方法與途徑；掌握檔案利用的需求和提供利用的原則、方式和方法，掌握檔案管理和利用中有關信息的反饋技術和方法等。

（三）檔案保護技術學。了解紙質檔案耐久性的檢測指標及方法，掌握造紙原料質量、纖維質量、造紙工藝與紙質耐久性的關系；了解各種紙質檔案字跡材料的主要成份及其作用，掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護條件；了解檔案館庫溫濕度控制的依據，掌握檔案館庫內外溫濕度變化的一般規(guī)律；了解微生物、昆蟲、鼠類的基本知識及危害檔案的情況，掌握防治它們危害的措施、技術和方法等。

（四）文書學。了解文件的概念，明確文件及公務文件的特點、功能及其表現；劃分公文立卷范圍和編制立卷類目等。

二、電子計算機應用及自然科學基礎知識

（一）自然科學基礎學科。學習高等數學、普通物理學、普通化學、電子學、自動化技術等。了解自然科學的基礎知識和物質運動規(guī)律，掌握工程技術的設計方法，材料的物理化學性質，電子及電路原理等。

（二）微電子技術。微電子技術是微小型電子元器件和電路的研制、生產以及用它們實現電子系統功能的技術專業(yè)學科。在這項技術學科領域內最主要的是集成電路技術。微電子技術是隨著集成電路技術、特別是規(guī)模型集成電路技術的發(fā)展而發(fā)展起來的電子學方面的分支學科。這門學科是電子計算機技術、通信技術的基礎。認真學習微電子技術，就是要了解和掌握電子技術原理，特別是集成電路方面的基礎知識，為學習電子計算機和通信技術打好基礎。

（三）電子計算機技術。電子計算機是本世紀最重大的發(fā)明之一，對人類社會發(fā)展有極其深遠的影響。電子計算機實際是一種能自動完成信息處理的機器。認真學習電子計算機技術，目的是了解電子計算機技術的發(fā)展過程、分類及發(fā)展趨勢。值得電子計算機的算術基礎、數理邏輯、脈沖及邏輯電路、運算方法及運算器、控制器、內存儲器及外部設備等，牢固地掌握電子計算機的基礎知識和工作原理。

（四）電子計算機軟件技術。電子計算機軟件是指為了完成電子計算機本身的管理或針對不同的信息處理任務而編制的程序及文檔。電子計算機是靠人們把事先編好的程序裝進機內之后才能工作，而程序是由程序人員編寫和調試。程序人員根據實際需要提出問題，然后確定計算方法，構造數據模型，寫出流程圖，選擇適用的語言，編寫出程序并上機反復調試，直到滿足實際需要為止。認真學習電子計算機軟件技術，就是要了解熟悉電子計算機使用的二進制和其它數制的轉換關系、機器語言、匯編語言及各種高級計算機語言等，掌握程序編制的基本原則和方法。

（五）現代通信及電子計算機網絡技術。在現代社會中，人類活動所需的各種信息都是依靠以現代通信技術為基礎的通信設備來處理、存儲和傳輸的。如果說建立在微電子技術及軟件基礎上的電子計算機是現代社會的“大腦”，那么由程控交換機、光纜、通信衛(wèi)星及其它現代化通信設備和電子計算機網絡設備交織而成覆蓋全球的電信網絡，就是現代社會的“神經系統”。認真學習現代通信技術，就是要了解現代通信的工作原理及所需設備的作用、性能及發(fā)展趨勢，掌握信息存儲、傳輸的方法和技術，為管理電子文件、電子檔案打好技術基礎。直接管理電子檔案的人員，應掌握網絡操作技能，要達到國家規(guī)定的中級以上水平。

（六）辦公自動化（OA）及電子計算機輔助設計（CAD）技術。電子計算機在國家機關、社會團體及生產設計、制造等部門的應用，主要體現在辦公自動化（OA）和電子計算機輔助設（CAD）、輔助制造（CAM）等方面，并產生著大量的電子文件。我們掌握了辦公自動化、電子計算機輔助設計、輔助制造等基本知識，就掌握了電子文件從產生到運作的過程及規(guī)律，便于從電子檔案管理角度提出電子文件形成和歸檔的技術要求。

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關鍵詞

廣電事業(yè)；檔案資料；管理；制度

隨著我國改革開放進程的不斷推進和我國經濟社會的迅猛發(fā)展，我國廣播電視事業(yè)取得了長足發(fā)展。可以這樣說，人們的生產生活過程中幾乎無時無刻不受到廣播電視的影響，廣播電視和網絡一樣，是人們須臾不可缺少的信息資訊來源渠道，在提供新聞信息服務和開展輿論監(jiān)督、促進社會公平正義方面發(fā)揮了越來越重要的作用。作為廣播電視行業(yè)發(fā)展全過程真實寫照的廣播電視節(jié)目檔案資料管理，在當前的新形勢下面臨更多的問題亟待解決，只有我們敢于積極面對新形勢對廣播電視節(jié)目檔案資料管理帶來的挑戰(zhàn)，尋求政府及其相關部門的支持配合，探索管理制度建設的方法，結合當前廣播電視事業(yè)發(fā)展的實際做好廣播電視節(jié)目的檔案資料管理工作，才能更好且更充分地挖掘廣播電視節(jié)目檔案資料在促進經濟、社會、政治發(fā)展中的巨大潛能價值，實現新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理的效益最大化。

一、廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的內容

新形勢下的廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設，其制度建設的范圍應包括廣播電視節(jié)目檔案資料管理工作的流程規(guī)范、管理技術的提高兩個方面，通過規(guī)范管理流程、提高管理技術，實現廣播電視節(jié)目檔案資料管理的標準化、科學化，提升檔案資料的利用效益，從而更好地滿足廣播電視采編人員的需求，最終達到促進廣播電視事業(yè)更好更快地發(fā)展的目的。因此，廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的內容可概括為如下兩個方面。

1.規(guī)范檔案管理的流程。

規(guī)范檔案管理的流程，是進行廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的重要內容。廣播電視節(jié)目檔案是一種專門檔案，與一般的文書檔案、藝術檔案有著巨大的區(qū)別，具有自身獨特的特點。比如，廣播電視節(jié)目具有靈活、廣泛、新穎、快捷等特點，而廣播電視節(jié)目檔案資料具有多樣性的顯著特征，主要是其內容牽涉經濟、社會、政治、科教文衛(wèi)體等眾多領域，而如何通過規(guī)范其管理的流程更好地管理此類檔案，也就成為當前檔案管理工作中亟待加以研究解決的重大問題。實際上，廣播電視節(jié)目檔案資料雖然具有自身的顯著特征，但是其管理的過程中依然必須遵循一般的檔案管理規(guī)律。正因如此，按照廣播電視節(jié)目檔案資料現代化管理的流程，切實強化相關制度建設，強化對廣播電視節(jié)目檔案資料的前端控制、過程控制、后續(xù)開發(fā)方面的制度建設，對廣播電視節(jié)目檔案資料效能的發(fā)揮大有裨益，其流程管理方面的制度建設也就成為一項十分重要的事項[1]70。

2.促進管理技術提升的制度構建。

除了切實規(guī)范檔案管理流程之外，促進管理技術提升的制度構建，同樣是新形勢下推進廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的重要內容。當前，信息技術等現代技術不斷推進和發(fā)展，這極大地方便了廣播電視節(jié)目檔案管理技術的提升。網絡技術、信息技術等現代技術發(fā)展十分迅速，可謂“一日千里”，在這樣的情況下，如何及時通過運用現代信息技術、網絡技術以提升廣播電視節(jié)目檔案資料管理效能，也就成為管理過程中必須引起高度重視的問題。管理人員由于意識、能力等各方面的限制，廣播電視節(jié)目檔案資料管理人員的管理技術無法跟上現代信息技術的情形較為普遍，這就導致管理效能無法提升。因此，通過健全完善制度體系，及時提升管理人員的現代信息技術能力，通過運用現代信息技術強化廣播電視節(jié)目檔案資料管理，成為每一名廣播電視行業(yè)管理者尤其是節(jié)目檔案資料管理者及其主管領導應該具備的重要意識，以此更好地實現節(jié)目檔案資料管理部門和采編部門之間的良性互動，讓各種資料得到高效處理和運用[2]27。

二、新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的重要性

目前，廣播電視節(jié)目日益豐富。與之相適應的是，廣播電視節(jié)目檔案資料的種類也越來越豐富而多樣化，且數量呈現幾何級的增長，人們對此類資料的利用頻率、利用價值均在不斷增長。在此新的形勢下，人們已經充分認識到了切實強化廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的緊迫性、重要性。然而，當前我國在此方面的實際情況是，廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設在新的形勢下已經逐步凸顯出更多的問題，比如內容較為滯后、缺乏體系性、執(zhí)行力明顯不足等，部分廣播電視管理機構所制定的制度已經遠遠落后于時代的發(fā)展，無法滿足現代化管理的需求，其可操作性、指導性、依據性嚴重欠缺的情形較為常見，這些問題如若不加以解決，必將嚴重影響我國廣播電視事業(yè)的健康、長遠發(fā)展。信息技術、網絡技術的迅猛發(fā)展，促使人們將這些新技術運用到廣播電視節(jié)目檔案資料管理的過程中，我國許多廣播電視專業(yè)機構對此問題作出了積極的探索實踐。在實踐中目前已經被廣為運用的媒體資產管理系統，融合了數字技術，有力地促進了我國廣播電視節(jié)目檔案資料管理的現代化、數字化進程，極大地提升了節(jié)目檔案資料的使用效益，促進了廣播事業(yè)的發(fā)展。但是，目前我國的媒體資產管理系統還不夠健全完善，其處于積極的探索過程之中，在功能模塊上還顯得“碎片化”、“孤立化”，不利于分享和交流，極大地浪費了人力、物力和財力，對于今后我國廣電媒體資產管理統一平臺的建立、廣電事業(yè)的長足發(fā)展帶來了極大的困擾，這些問題亟待通過制度完善予以解決。因此，切實加強新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度的建設，系不斷促進我國廣電事業(yè)發(fā)展、滿足廣大人民群眾廣電文化需求的現實需要[3]45。

三、新形勢下加強廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的路徑

加強新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設，能夠更加及時全面地總結廣電節(jié)目檔案資料管理工作中的經驗，通過制度保障更進一步地完善和規(guī)范廣電節(jié)目檔案資料管理工作的開展，更好地發(fā)揮廣電節(jié)目在提供信息資訊、服務社會大眾、滿足人民群眾精神文化生活需求方面的作用。

1.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理重要性認識。

當前我國切實加強了廣電管理制度，對廣電節(jié)目的播出實施嚴格的審查制度，少數廣電節(jié)目還因未弘揚主旋律、主題思想存在偏差等因素而被管理機構禁播，廣電節(jié)目管理制度體系逐步規(guī)范化。但是，當前廣電節(jié)目的檔案資料管理制度建設還無法適應新形勢下廣電事業(yè)健康長遠發(fā)展的需要，檔案資料管理制度的欠缺和滯后對廣電事業(yè)發(fā)展、滿足群眾廣電文化需要帶來嚴重障礙，其根源在于對廣電檔案資料管理重要性的認識不足。據此，當前應不斷更新觀念、提升意識，充分認識到廣電節(jié)目檔案資料管理對廣電事業(yè)發(fā)展的極端重要性，將其作為事關廣電事業(yè)發(fā)展前途命運的關鍵性工作狠抓落實，為更加深入推進新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設提供思想認識上的保障，讓廣電節(jié)目檔案資料管理成為廣電經營模式、發(fā)展趨勢、改革創(chuàng)新的權威憑證，同時通過這些節(jié)目檔案資料真實客觀記錄時展的軌跡[4]26。

2.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理規(guī)范化程度。

目前，檔案管理的現代化手段不斷豐富，比如通過光盤、U盤、電子文件、網絡存儲等現代化手段進行檔案管理，這極大地方便了管理人員、提高了檔案資料管理的工作效率。但由于電子檔案存儲方式存在穩(wěn)定性差、容易喪失磁性而丟失數據等問題，電子檔案如果保存的磁場、溫度、濕度等不符合要求，再加上管理方法的不科學規(guī)范，便容易導致數據資料的丟失，造成無法挽回的損失。為此，在現代化管理手段不斷豐富的情形下，必須對廣電節(jié)目檔案資料的管理予以高度重視，嚴格要求、從嚴管理，以規(guī)范和嚴格的條款對此項管理工作進行有效約束，切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理規(guī)范化程度，包括歸檔、保管等方面的具體規(guī)定必須予以進一步健全完善，同時切實加大監(jiān)督檢查力度，及時發(fā)現、糾正管理中的不規(guī)范行為，避免由于管理不規(guī)范而造成不必要、無法挽回的損失[5]36。

3.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理科學化程度。

目前，我國廣電節(jié)目檔案資料管理制度存在科學化程度較低的問題，管理的不科學導致查找資料較為困難，嚴重制約了廣電節(jié)目檔案資料的利用效益。同時，因為管理的不科學容易導致紙質檔案資料的霉變、數字化檔案資料的喪失和改變。因此，必須改變當前我國廣電節(jié)目檔案資料管理科學化程度較低、系統性較差的弊病，對檔案資料的管理從整理到歸檔、從基本的查詢到有效的開發(fā)利用，均應形成科學、系統管理體系結構，切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理的科學化程度，以科學化的管理提升檔案資料利用質效。作為廣電事業(yè)的管理者，必須改變當前依然存在的對檔案資料管理投入人、財、物較少的現狀，加大對廣電節(jié)目檔案資料管理的支持力度，加大在此方面的投資力度，改善管理硬件、軟件兩個方面的工作環(huán)境，向科學管理要效益、要回報。

4.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理一體化程度。

廣電節(jié)目檔案資料是廣電人辛勤工作換來的寶貴資料，能夠真實、客觀記錄時代進程，這些資料隨著時間的推移而越發(fā)彌足珍貴，如若由于管理不善而導致毀損、喪失，就會造成無法彌補的損失。相反地，通過采取切實有效措施加以妥善管理，這些廣電節(jié)目檔案資料就會在今后的適當時間被加以利用，成為廣電部門乃至全社會的巨大精神財富。除此之外，部分廣電節(jié)目資料在今后能夠從其他不同的視角進行再開發(fā)，對之前的舊有素材從新的角度進行闡述，實現廣電節(jié)目資料的“循環(huán)利用”。然而，從目前的情形而言，在此方面的重視程度還遠遠不夠，導致廣電節(jié)目資源的極大浪費。為此，必須通過加快廣電節(jié)目檔案資料管理一體化進程的方法，以網絡信息技術的應用建立不同部門之間溝通協作和資源共享的平臺，各部門在自有數據庫的基礎上融入跨部門的數據總庫，以管理的一體化實現廣電節(jié)目檔案資料的多重備份、循環(huán)利用，避免資料的損毀、喪失，同時提升資料利用效益。

5.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理專業(yè)化程度。

廣電節(jié)目檔案資料管理工作的極端重要性決定了必須由高素質、專業(yè)化的人員進行管理，但由于認識上的不到位等諸多綜合因素，導致管理人員專業(yè)化程度明顯欠缺，許多非檔案專業(yè)的人員從事此項工作，甚至部分廣電檔案機構沒有專門人員進行管理，而是由兼職人員從事節(jié)目檔案資料的管理，嚴重影響了管理質效?；谶@樣的現實狀況，必須切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理的專業(yè)化程度，打造過硬隊伍建設，培養(yǎng)更多的業(yè)務管理人才，切實提升新形勢下廣電節(jié)目檔案資料管理的質效，更加充分發(fā)揮其各種效用。要認真把好管理人員的“入口”關，讓更多的專業(yè)人員從事此項管理工作。切實強化對管理人員的在職教育培訓，實現管理人員觀念的及時更新、專業(yè)知識技能的及時充實提高。加強職業(yè)認同感、責任感教育，讓管理人員能夠主動適應新形勢下廣電節(jié)目檔案資料管理的新要求。

作者：楊秀紅 單位：山西省臨汾市廣播電視臺

參考文獻

[1]楊紅.淺談廣播電視行業(yè)的檔案管理與發(fā)展[J].蘭臺世界，2015（S4）.

[2]王妍.淺談廣播電視宣傳檔案的管理[J].蘭臺世界，2006（10）.

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知識產權是指權利人對其所創(chuàng)作的智力勞動成果依法所享有的專有權利，它是一種無形財產，具有專有性、時間性、地域性、需要法定程序等特點，企業(yè)知識產權檔案是知識產權的真實記錄和重要載體，其特點是由知識產權的性質和活動規(guī)律所決定的。

1　從產生的范圍來看，企業(yè)知識產權檔案內容多、涉及范圍廣。按照知識產權的客體，知識產權檔案包括商標檔案、專利檔案、著作權檔案、商業(yè)秘密檔案等。按現行的企業(yè)檔案十大類分類方案，知識產權檔案包含了科研檔案，涉及產品檔案、文書檔案、會計檔案、人事檔案等多個門類。

2　從內容上看，企業(yè)知識產權檔案具有成套性的特點，包括知識產權活動在創(chuàng)造、申請審批和登記、轉化、保護、維權等各個環(huán)節(jié)形成的全部有保存價值的文件資料，這些工作一環(huán)緊扣一環(huán)，具有系統性，是不可分割的有機整體。

3　從形成的過程來看，企業(yè)知識產權的權利獲得及有效期時間跨度大，具有漸全的特點，有一個動態(tài)的不斷增加的過程，這是由知識產權的時間性、需要法定程序的特點決定的。知識產權的研發(fā)、創(chuàng)造與取得都需要歷時一段時間，有些需要幾年甚至十幾年。知識產權取得后，它只有在法定的期限內才是有效的，我國專利法規(guī)定：發(fā)明專利權的期限為二十年，實用新型和外觀設計專利權的期限為十年，在這期間，每年定時都需續(xù)繳年費。商標注冊證為了保持其有效性，每滿十年需要續(xù)展。商標注冊證許可使用、注冊信息的變更、爭議裁定、商標侵權、商標的使用等情況，都會形成新的檔案，而且時間上會不斷地延續(xù)下去。

4　從管理和利用的方式來看，企業(yè)知識產權具有專有性的特點，因此檔案有保護性要求。很多知識產權檔案都屬于企業(yè)的技術秘密和經營秘密，它們是眾多競爭對手極為關注、競相爭奪的目標，可以為企業(yè)帶來巨大的經濟效益，秘密性是其最根本的特征，失去秘密也就失去它的競爭價值，因此應做好知識產權檔案保護工作。

知識產權檔案管理的措施

劍南春集團公司現有各項專利、商標、商標注冊證、國際商標注冊證及其他知識產權檔案合計萬余件。面對數量如此豐富的知識產權檔案，分析其特點，加強科學管理顯得尤為重要。

1　企業(yè)知識產權檔案具有漸全的特點，應在知識產權管理工作中做到“三納人”、“四參加”和“四同步”，根據歸檔范圍將知識產權各階段形成的文件材料收集齊全，包括電子文件的收集，并與對應的紙質文件同時歸檔。在知識產權立項時就應有檔案人員參與，屬于合作開發(fā)及技術引進項目的應將文件的歸檔要求寫入相關合同；在該項目完成后，檔案還會有增添或修改，應與檔案形成的相關部門多交流、溝通，及時收集補充歸檔。

2　保持企業(yè)知識產權檔案的成套性、完整性。整理檔案應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內文件的有機聯系。屬于同一知識產權的文件材料應集中在一起，不得隨意分割開來，從而保證知識產權檔案與知識產權活動的一致性，按檔案形成時間先后順序或重要程度排列，一案一卷或數卷。整理檔案時，檔案盒不宜裝得過滿，例如，商標注冊證每十年就需要面臨續(xù)展等情況，新增加的檔案就無法放在同一檔案盒內。若該盒實在已裝滿，可再組一卷，并在卷內備考表說明，使同一知識產權檔案信息發(fā)生關聯，方便查找。

3　科學分類。有的檔案同行建議在企業(yè)檔案十個大類后，再增加第十一類“知識產權檔案類”，但筆者認為，對于知識產權檔案形成時間久遠、檔案數量龐大的企業(yè)，這種方法并不可行。以劍南春集團公司為例，近萬件知識產權檔案已于過去二十多年規(guī)范地整理于企業(yè)檔案的十個大類里，如果檔案分類上發(fā)生變化，則牽一發(fā)動全身，引起相應工作的一系列變化，很多檔案都需要整改，有些工作甚至需要從頭做起，實在是一種浪費人力、物力和時間，又傷害檔案實體的無效勞動。檔案的分類方案宜保持長期的相對穩(wěn)定，應盡量執(zhí)行原有檔案分類框架，可通過建立專題目錄及在分類方案局部做一些微調處理來促使知識產權檔案信息相對系統、集中。

商標、專利類檔案概念明確，獨立性較強，可放在產品檔案類下綜合類或在綜合類下新增加一個類目，按知識產權檔案的客體，設為商標類、專利類；著作權類檔案對于企業(yè)來說包括學術論文、專著、工程圖、計算機軟件開發(fā)等；商業(yè)秘密類檔案涉及范圍廣，我國《反不正當競爭法》規(guī)定，“商業(yè)秘密是指不為公眾所知悉，能為權利人帶來經濟利益、具有實用性并經權利人采用保密措施的技術信息和商業(yè)經營信息。”因此企業(yè)應根據生產經營管理需要，明確商業(yè)秘密的歸檔范圍。通常包括企業(yè)財務狀況、投資計劃、分配方案、客戶名單、原材料進貨渠道、產品銷售網絡、生產工藝、產品配方、新技術研究等需保密的各種文件材料。這些檔案材料分散在文書、會計、人事、科研等各類檔案中，可繼續(xù)按原有分類方案將檔案歸人相應檔案類別，隨各類檔案統一分類編號、整理編目，再通過建立專題目錄，將屬于不同職能領域的檔案信息集中起來；科研類檔案自身就是一個獨立的一級類目，它包含于商業(yè)秘密檔案，因此其分類整理和以前一致。

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確保重要信息完整。所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現代信息技術，熟練運用電腦及現代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行“雙套制”，哪些不應該實行“雙套制”。只有根據各個檔案的內容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現對重要信息的完整保存。

（二）規(guī)范電子檔案利用方式

避免不可挽回損失。一是采用的利用方式應視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式。二是依據電子檔案內容的密級層次進行有效地管理。一般情況下，對于內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對于提供拷貝的制作，必須在有效監(jiān)控下進行。三是在采用通信傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息內容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換。四是系統應對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動進行相關記錄，作為對利用工作查證的依據。

（三）加強檔案工作人員管理

提高檔案保護意識。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案工作人員的管理，從思想上認識到電子案管理工作的重要性，從技術上確保電子檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度地被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效地保護。

二、電子檔案管理工作中應注意的問題

（一）要重視電子文件的存放環(huán)境

電子文件的載體基本上是光盤和磁介質。由于介質的特殊性，電子文件的存放環(huán)境也十分關鍵。在光盤上存放，要避光、防潮、防有害氣體，存放時一定要采用書立式以防光盤的變形，影響數據的讀取。磁介質包括軟磁盤和硬磁盤。軟磁盤穩(wěn)定性差，而硬磁盤穩(wěn)定性還可以，但是要防磁，遠離磁場的干擾。為了保證介質存放的萬無一失，必須電子文件與紙質文件同進并存，以備有據可查。但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發(fā)展和文件形成部門的配合，加大資金的投入力度，不斷引進現代化辦公設備，爭取采用自動化監(jiān)控、庫房溫濕度的自動控制等先進技術，使電子文件檔案管理的環(huán)境更加有利于檔案的存放。

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改革開放三十多年來，我國的經濟和社會生活發(fā)生了翻天覆地的變化。正如馬斯諾的需要層次理論所提到的，衣食住行是人們生活的必需，是第一層次的需要即生理需要。交通事業(yè)在近些年蒸蒸日上，對百姓的生活帶來了許多方便。社會主義經濟經濟體制的建立，也對各行各業(yè)的管理活動進行了大改革，許多國有企業(yè)和股份制企業(yè)紛紛進行改制，以適應經濟社會發(fā)展的需要。毫不例外，部分交通事業(yè)單位也在積極地轉型，加入全面競爭的行列。但是這里有一個問題，交通事業(yè)檔案改制以后所形成的檔案性質不一樣了，那么對這些檔案的管理應當如何進行呢？下面我們就來試著分析一下。

1 交通事業(yè)單位檔案管理現狀

交通事業(yè)單位檔案是交通檔案的一部分，不包括交通行政系統或個人的檔案，而是交通事業(yè)單位在交通活動中直接形成的對經濟和社會有價值的歷史記錄，是交通行業(yè)發(fā)展的重要信息資源。當今時代，交通事業(yè)在科學發(fā)展觀的指導下，進入了全面持續(xù)快速發(fā)展的新時期。交通事業(yè)單位具有明確的內容和鮮明的特點。

1.1 交通事業(yè)單位檔案管理內容

交通事業(yè)檔案主要包括各業(yè)務方面檔案和行政文書檔案，而業(yè)務檔案包括各個部門活動所形成的檔案如行政執(zhí)法檔案、公路航道建設（改善）檔案、運輸管理檔案等，業(yè)務檔案在交通檔案中占較大的比重。

交通事業(yè)單位一般有公路、運管、航道、海事等部門， 其業(yè)務各自獨立，所以主管部門檔案人員要經常深入基層進行業(yè)務指導，每月組織檔案業(yè)務學習， 對歸檔立卷的標準要求嚴格，定期收集與整理業(yè)務檔案。

檔案管理活動包括收集工作、整理工作、鑒定工作、保管工作、編研工作和利用工作等各個環(huán)節(jié)。2007年以來，交通部和省各級檔案行政主管部門陸續(xù)下達了如何進一步加強建設項目檔案管理以及貫徹重大建設項目檔案驗收辦法等管理性文件。在具體工作中，各檔案機構把好工程前期所形成文件材料的質量關，開展經常性的自查活動，對自查中發(fā)現的問題及時整改，以保證項目檔案的準確、完整，保證檔案工作與工程建設同計劃、同施工、同驗收。[1]

1.2 交通事業(yè)檔案管理特點

1.2.1 集中統一管理檔案

根據2005年《交通檔案管理辦法》規(guī)定，各單位形成的檔案應由各單位檔案部門實行集中統一管理并由檔案部門對本單位的歸檔工作進行指導。

1.2.2 設立專門的檔案部門

由于交通事業(yè)單位發(fā)展比較成熟，一般都會專門設立檔案管理部門，或錄用專職檔案工作人員。檔案室對本單位各部門或各環(huán)節(jié)的歸檔工作進行指導。檔案室會同本單位有關業(yè)務部門對已超過保管期限的檔案進行鑒定?？傊?，檔案室有自己的一套管理方案，能夠保證檔案活動的順利開展。

1.2.3 交通事業(yè)單位檔案定期向同級檔案館移交

檔案館的檔案主要包括機關、企事業(yè)單位檔案和部分個人檔案或家族檔案。各類檔案館所收藏檔案的內容各不相同。各交通事業(yè)單位在完成了文書處理程序，把有保存價值和經過有序整理的檔案向各事業(yè)單位檔案室移交，再由檔案室定期向檔案館移交。

2 企業(yè)檔案管理特點

企業(yè)檔案是企業(yè)生存與發(fā)展的記憶庫，借助企業(yè)檔案，我們能夠了解企業(yè)的過去，現在和預測其未來。企業(yè)檔案主要包括企業(yè)在研發(fā)、生產、經營和管理等一系列活動中形成的資料文件。企業(yè)檔案由企業(yè)自身單獨保管，但是受到各地市檔案館的監(jiān)督和指導，各破產企業(yè)的檔案在一般情況下交由檔案館來保藏。[2]

3 交通事業(yè)單位轉制改企后的檔案管理應注意幾個問題

事業(yè)單位改革是手段，最根本目的是要發(fā)展由這些事業(yè)單位所提供的各種公益服務，使其成為中國經濟社會發(fā)展的新動力。在事業(yè)單位改制后，根據事業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理的不同特點，我們發(fā)現，對其所形成檔案的管理活動要進行重新思考。

3.1 在會計檔案管理方面

如今，交通事業(yè)單位體制改革正在如火如荼進行，在會計檔案管理方面企事業(yè)單位的管理方式不同，主要體現在兩個方面，一是，企業(yè)對應收帳款質量的控制是提取壞帳準備，而交通工程事業(yè)單位的應收帳款雖越來越多，但在這方面沒有做出任何規(guī)定，因此，交通事業(yè)單位應該參考企業(yè)的做法對應收帳款提取壞帳準備，并對壞帳準備的提取方法和提取比例做出明確的規(guī)定；二是，交通事業(yè)單位固定資產不計提折舊，固定資產的損耗不在成本核算中體現出來，而企業(yè)是通過計提折舊的方法計入成本。這些方面的不同要求事業(yè)單位能夠進行認真地反省和借鑒。

3.2 在人事檔案管理方面

在交通事業(yè)單位中，人員的變動比較小，整個組織結構模式相對比較穩(wěn)定，而競爭因素在企業(yè)體現地越明顯，導致人事檔案在企業(yè)中相對比較復雜，需要檔案管理者足夠重視此方面的內容。人事檔案的管理依據也需要從《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》、《交通管理處干部檔案管理制度》等規(guī)定轉變成企業(yè)人事檔案管理規(guī)定，由干部向普通人轉變。

3.3 移交單位的變化方面

一般來說，交通事業(yè)單位檔案向檔案館移交，除此之后，沒有其他的地方。但是事業(yè)單位改制成企業(yè)后，可以適用企業(yè)檔案管理的辦法，由檔案寄存中心進行寄存管理，引入市場化因素。寄存管理服務項目是為企業(yè)檔案提供檔案寄存的一種有償服務，為配備檔案保管條件代價太大，或者不具備保管條件的企業(yè)提供了檔案保管歸宿。

4 結語

總之，交通事業(yè)單位的改制勢在必行，基于檔案管理方式的不同，對交通事業(yè)單位轉企業(yè)后應注意的某些方面需要更加重視，比如在會計檔案、人事檔案和服務理念上，在工作重心和移交單位的變化上，是檔案管理一個方面，不容小覷。企業(yè)檔案工作當然也需要轉換其管理方式，以期能夠為交通事業(yè)單位的發(fā)展提供更好的服務。由于我國是實行集中制的國家，在檔案管理方面，一致遵行在組織的集中統一領導下，分散地管理檔案。在集中統一原則下，取其事業(yè)單位和企業(yè)檔案管理的精華，共同為交通行業(yè)的檔案管理工作謀福利。

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中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 16-0000-01

信息時代的到來，改變了企業(yè)的管理方式，從傳統的完全紙質化到如今的電子無紙化，企業(yè)檔案的管理發(fā)生著巨大的變化。企業(yè)檔案也已經成為企業(yè)信息資源和資產的重要組成部分，是企業(yè)建設、運營、發(fā)展的重要記錄，對于企業(yè)的發(fā)展建設起著至關重要的作用。但是，中國企業(yè)對于這方面的應用探索還不長，企業(yè)電子檔案的實際管理中仍然存在諸多問題，因此筆者結合自己的實際經驗，給出一些思考和建議。

一、企業(yè)電子檔案管理問題

（一）正式電子文件歸檔程序不夠完善。正式電子文件歸檔程序不夠完善，這主要是由于相關程序設計的過程中，檔案管理方面的專業(yè)人員沒有參與其中，單純從軟件設計工作人員角度出發(fā)來進行程序的設計，立足在一些基本表面的問題，比如邏輯上的歸檔問題，信息的分總問題，可以說考慮的范圍是相對局限，不夠周全的。而由此設計出來的自動化辦公軟件，在一些現實問題上的解決措施有待改進。

（二）文件、檔案系統分屬兩個系統。文件、檔案系統分屬兩個系統，由此導致信息的歸類出現一定出入，在后期信息的應用過程中也會出現一定的紕漏。結合一些公司的實際情況，在信息的分類上有一定出入，但是模式化的系統分類無法滿足現實的需要，對于信息的應用、管理都會有著出入。

（三）電子文件的制作規(guī)程和電子文件歸檔制度不相匹配。電子文件的制作規(guī)程和電子文件歸檔制度不相匹配，從而導致檔案歸檔制度缺乏一定的約束力。在實際的應用過程中，兩者的制作從事主體不相同，在沒有明確的規(guī)則之下，兩者的工作無法有效統一結合。

（四）電子檔案儲存載體安全度無法保證。檔案對于公司來說是有一定價值的信息資料，因此需要有一定的安全保障。電子檔案儲存一般分成兩種，一類是直接通過硬盤儲存器，另一類是利用網絡進行儲存，比如最近比較熱門的云儲存，兩者的安全性都無法完全保證。硬盤儲存，存取方便，但是也十分容易泄露，一旦價值意義高的檔案資源泄露，甚至丟失，會對公司產生諸多不利影響；如果是通過網絡存儲，盡管可以通過網絡很好的備份存儲，但是一些重要的信息仍會會被黑客攻破，或者遭到病毒影響，在安全性上也有所注意。

（五）相關工作人員的綜合素質結合度不高。電子無紙化的檔案管理減少了相關工作人員的工作量，但是對于其素質技能的要求有所增加。企業(yè)電子檔案管理，需要其掌握一定的電腦技能，對于相關軟件的應用，自動化辦公系統管理達到熟練的程度，同時工作的責任心也是重要的保障。但是，在現實的情況下，一些資質比較高的檔案管理人員在電腦技能上有所欠缺，而一些年輕的檔案管理人員，還無法把理論更好地結合于實際，對于工作的認識不夠完善深入，甚至某些年輕工作者缺乏工作責任心。

二、針對企業(yè)電子檔案管理問題的解決措施

（一）電子檔案監(jiān)控嚴格化。首先，關于電子檔案的形成監(jiān)控問題，工作人員應該予以足夠的重視。電子檔案的形成可以說是信息庫的建立，這是一個至關重要的步驟，來保證后期信息利用有價值可言，所以在電子檔案形成的階段，要確保電子文件的真實性和完整性，同時需要確保電子檔案的方方面面都形成有效的監(jiān)控，以科學、完整、嚴密的制度來規(guī)范監(jiān)控過程，保證監(jiān)控的效果，比如文件管理制度和體系的科學化、嚴格化，管理內容和執(zhí)行的有效化等等。

（二）提高電子文件安全性和可識別性。檔案信息對于公司的發(fā)展來說有著重要的價值和意義，很多甚至都是絕密文件，一旦泄露，后果不堪設想，因此，提高電子文件的安全性和可識別性有著現實的意義，但是立足具體的措施，我們需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要從源頭開始抓起，形成嚴格的管理制度以及采取有效的技術措施，比如通過網絡云盤來更好地備份以防丟失，以及對于每一個環(huán)節(jié)都采取一定的監(jiān)控和監(jiān)管，最好把每一項責任落實到個人，確保權責明確，以及采取更加嚴格有效的保密措施，增加安全性。

（三）提高電子檔案甄別的技術。電子文件進入網絡運行之后，其復制變得更為便利，也增加了工作的便利度，但同時也增加了其中的風險，比如關于電子檔案真?zhèn)蔚膯栴}，提高其中的甄別技術有著現實的必要，因此在電子文件辦制的時候增加一定的加密措施，比如隱性的條形碼應用。這樣可以避免使用者和顧客對于文件進行篡改，危害企業(yè)的利益。

（四）優(yōu)化電子檔案的鑒定技術。在文件進行歸檔之前，一般需要先進行文件的鑒定，其目的是為了區(qū)別文件的價值，根據實際的需要來給出相應的標準，避免統一標準化的分類不利于公司對于信息的應用。在一定有效分類之后，可以方便企業(yè)選擇應用，方便公司管理，更好地為公司創(chuàng)造價值。

（五）優(yōu)化電子檔案歸檔?，F階段，電子檔案和文件檔案處于同步歸檔的狀態(tài)，實行“雙套制”，但是實際過程中由于電子文件的法律約束力不高、技術問題大導致其使用的效率不佳，甚至在可靠度和有效期上有存在紕漏，因此需要更好地優(yōu)化電子檔案的歸檔問題，一方面需要著手建立和運用計算機網絡環(huán)境下的具有多種特征的電子檔案，另一方面需要繼續(xù)發(fā)揮實體檔案的作用，發(fā)揮實體檔案和電子檔案結合的作用，實現檔案信息在現代社會信息平臺上的有效運轉。

（六）提高相關工作人員的素質。不管外部條件如何改善，軟件設施如何改進，相關的工作人員作為工作過程中的主體，需要發(fā)揮出主觀能動性，因此，提高相關工作人員的素質仍然是重要要求，一方面需要有針對性地對員工進行相關的專業(yè)化的培訓，另一方面需要提高相關工作人員的工作責任心，同時結合兩者，才能讓整個工作更加有效，有價值。

三、結束語

企業(yè)電子檔案管理需要從理論上有所改善，更要立足其中的各個環(huán)節(jié)有所改善，不管是工作本身，還是各類的工作人員，發(fā)現問題才能更好地解決問題，才能讓整個過程在實踐中不斷改進，讓電子無紙化的企業(yè)電子檔案發(fā)揮出現實價值，促進企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻：

[1]王萍，宋雪雁.電子檔案管理基礎[M].北京：清華大學出版社，2006.

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避免風險的措施

提前預防，在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規(guī)避風險最有效的方式，也是最經濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：

1.積極引進最新技術。

計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2.制定一些制度。

為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關的系統操控，而無關的人員沒有權利操作系統等。

3.及時消除風險。