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關鍵詞 公路工程 檔案 建設 問題；

公路工程檔案記錄了公路工程建設過程中十分重要的技術資料以及整個公路施工的過程，這些資料是以后對公路施工質(zhì)量評價及公路維護、擴建及改建工作的十分重要依據(jù)，不僅能夠影響公路的日常管理維護，同時也涉及到科技資料的保管，對于相關部門來說十分重要，所以，相關部門必須高度重視公路工程檔案管理工作，積極采取措施做好相關工作。

一、公路工程檔案管理的重要性

公路工程建設對于地方經(jīng)濟建設具有十分重要的意義，在公路工程建設過程中形成的檔案的管理不僅可以記錄公路建設的整個過程，同時對于公路以后的維護等各個方面也具有十分重要的意義。

（一）公路工程檔案管理工作是保證公路工程建設的一個關鍵的環(huán)節(jié)

公路工程檔案記錄了工程施工的過程，是公路工程的一個組成部分，可以直接反應公路工程質(zhì)量。一般情況下，在公路沒有正式施工之前，公路工程檔案工作就已經(jīng)開始了。公路工程的立項文件是整個公路工程項目決策、審批及確立過程的一個很真實的記錄，也是公路工程項目經(jīng)費落實以及公路工程項目具體實施的根本依據(jù)。公路工程項目的預算編制、概要設計以及招投標文件都需要依據(jù)項目的立項文件。在施工過程中，公路施工的建筑材料的監(jiān)測報告、使用說明等都是公路工程質(zhì)量保證材料的主體，記錄工藝流程及施工方法形成的施工日志也是建設項目的重要原始記錄，上述檔案能夠反映公路工程建設的水平與質(zhì)量。

（二）公路工程檔案是公路工程驗收的重要依據(jù)

公路工程驗收是交通管理部門根據(jù)各種公路工程檔案對建設單位、施工單位及監(jiān)理單位所完成的公路工程建設情況進行驗收。在這一過程中，交通管理部門除了對公路實體工程進行檢測，還需要對各種資料進行審查，例如建筑材料的檢驗結(jié)果、施工試驗數(shù)據(jù)等，完成公路工程的驗收，這一過程中，需要查驗大量的公路工程檔案。

（三）開發(fā)利用公路工程檔案可以提升經(jīng)濟效益

公路工程檔案是公路部門信息資源十分重要的組成部門，也是寶貴知識財富。公路工程檔案包含了大量的科技成果，是獲取知識與了解信息的一個重要途徑。公路檔案工作人員可以據(jù)此編制地方交通史、技術成果匯編等材料，為公路工程建設提供技術資料。充分利用這一寶貴資料，可以提升經(jīng)濟效益。

二、公路工程檔案管理工作中存在的問題

公路工程檔案管理工作十分重要，但是由于公路工程檔案管理具有專業(yè)性、范圍廣、階段性等特點，做好公路工程檔案管理具有一定的難度。目前，我國公路工程檔案管理主要存在以下問題。

（一）公路工程檔案管理模式存在一定的滯后性，缺乏監(jiān)管

雖然公路工程檔案管理工作很重要，但是依然存在不少公路建設單位及施工單位，將主要的精力放在了公路工程的建設上，對于公路工程檔案管理工作重視程度不夠，導致整個公路工程施工期間公路工程檔案沒有及時整理，導致大量工程檔案缺失。即使完工后進行突擊補充檔案材料，但是這樣完成的公路工程檔案質(zhì)量相對較差。同時，部分公路建設單位沒有將公路工程檔案統(tǒng)一集中管理，造成不少公路工程檔案散失嚴重。

（二）公路工程檔案案卷質(zhì)量有待提升

一套完整高質(zhì)量的公路工程檔案應當按照相關要求進行整理，但是在公路工程檔案管理的實際過程中，卻普遍存在著歸檔檔案質(zhì)量不高、檔案的原始性、系統(tǒng)性差等多方面問題，主要表現(xiàn)在檔案資料收集不全、真實性存疑等方面，這些問題嚴重影響了檔案的價值，對于以后檔案的開發(fā)利用也會產(chǎn)生一定的不利影響。

（三）公路工程檔案的開發(fā)利用不夠

公路工程檔案的開發(fā)利用是公路工程檔案的一個重要用途，但是現(xiàn)實中，很多檔案管理部門忽視了檔案的這方面用途，只是負責將檔案整理入檔，注重檔案的日常管理，沒有充分發(fā)揮檔案的價值。

三、加強公路工程檔案管理的對策建議

（一）進一步提高重視程度。公路工程建設的相關部門必須高度重視公路工程檔案工作，各單位領導及檔案管理人員必須提高認識，提高重視程度，嚴格按照檔案管理的相關要求做好工作。同時，必須注重公路工程檔案的開發(fā)利用工作，提升經(jīng)濟效益。

（二）建立完整的公路工程檔案管理體系。公路建設相關單位要建立完整的公路工程檔案管理體系，實施“統(tǒng)一領導、年終考核、分級管理、定期檢查”制度，細化相關內(nèi)部制度，設立專職檔案管理人員，建立專門檔案室，加強對公路工程檔案人員培訓，提升其工作水平。

（三）注重檔案的過程收集，提升質(zhì)量。公路工程建設的過程也就是公路工程檔案形成的過程，這一過程中形成的有價值的資料都需要納入公路工程檔案管理。所以，在這一過程中，要注意隨時收集，防止出現(xiàn)遺漏，并且注意收集原始文件。

參考文獻：

[1] 劉倩.公路工程檔案管理工作探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2012（10）.

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先以文書材料來說，當一份對外發(fā)文或者是內(nèi)部行文開始擬稿時，我們就要嚴格按照企業(yè)文書處理工作和檔案管理工作的規(guī)定與要求去做。例如文種使用和文號編制是否正確，書寫用筆和文稿用紙是否符合要求等等，都應當一一按照規(guī)定辦，不能草率馬虎。按照公文處理和檔案管理規(guī)定，擬寫公文必須用藍黑墨水或者碳素墨水鋼筆，不宜用原珠筆，更不能用鉛筆、彩色筆等;用紙應當積極推行A4或A3幅面紙。在這里還要提出的是，當我們在工作中運用計算機打印文件或表格時，一定要注意根據(jù)公文處理規(guī)定中的要求，控制好圖文區(qū)的尺寸，以便于文件和表格今后歸檔時的裝訂?，F(xiàn)在我們有的人在用計算機打印文件或表格時，漫無邊際，頂天立地，天頭、地腳、訂口預留的白邊很少，這給檔案裝訂帶來了極大不便，而且這樣打印出的文件和表格也不美觀、大方。

同樣，當我們收到一份外來文件需要辦理時，也要按照企業(yè)文書處理工作和檔案管理工作的規(guī)定和要求去做。例如文件辦理后有沒有將辦理情況和辦理結(jié)果簡要的填寫在文件處理單上，在辦理文件中形成的需要上報的文字和報表有沒有隨文件留底以便與文件一起歸檔備查等等。在這個問題上需要指出的是，不少文件經(jīng)辦人員在文件處理單上應當填寫的各個欄目里，往往簡簡單單地只寫了“已閱”、“已辦”、“已報送”等字眼，至于這個文件究竟如何辦理的，辦理后有沒有形成自己的文件?向上級報送的什么材料?這些都無從查考。而按照公文處理規(guī)定，應該將辦理文件的情況用簡明扼要的文字填寫在公文處理單上，如果在辦文中形成了自己的文件或者有材料和報表上報給了上級機關，都應當把原件附在上級來文的后面一起歸檔。只有上下文件一起歸檔后，才能對今后工作的查考利用產(chǎn)生價值，否則只有上級來文而沒有本單位文件歸檔，企業(yè)檔案室豈不成了上級機關的文件保管室了。

再以科技文件材料來說，一個新產(chǎn)品從開發(fā)研制至試生產(chǎn)再到正式批產(chǎn)，這一全過程中所形成的許多文字、計算和圖樣材料，只要是對企業(yè)今后的產(chǎn)品開發(fā)研制和生產(chǎn)經(jīng)營有查考利用價值的，都應當進行有效的管理和控制，做好這些材料的積累和預立卷。由于開發(fā)研制一個新產(chǎn)品往往需要較長的周期，少則一二年，多則三四年甚至五六年，因此對科技文件材料的管理還必須分階段進行，每當一個階段(例如調(diào)研階段、設計階段、試制階段等)結(jié)束時，都應當及時做好這一階段所形成的文字、計算和圖樣材料的收集與歸檔工作。否則的話，時間越長，材料的散失和損壞越多，甚至會造成無法彌補的損失。

基建工程項目材料的管理和控制，也存在與科技文件材料同樣的情況，由于工程項目周期長和子項目多，對這類材料的管理也必須分階段進行，決不能等到整個工程項目竣工時才想到要收集材料以備歸檔。如果是那樣的話，無疑是為時已晚，早期的工程項目材料必然散失多、損壞多，給立卷材料的完整性、系統(tǒng)性造成極大的損失。這就是我們所說的檔案的全過程管理。

二、檔案的全方位管理，就是指企業(yè)的所有職能部門在履行其職能活動中形成的有價值的文件和材料，都應當按照企業(yè)的有關規(guī)定進行收集和歸檔。

在這個問題上有兩種傾向:一種傾向是認為自己的部門不是企業(yè)的重要部門，工作中沒有什么文件和材料形成，即使有一些，也是不重要的，沒有歸檔保存的價值，所以檔案管理工作與我們這個部門沒有多大聯(lián)系。在這種錯誤認識的支配下，這種部門往往不注意文件和材料的積累與收集，甚至在文件和材料的形成過程中也很隨便，不按照企業(yè)有關規(guī)定去做。另一種傾向是把自己的部門看得太重要，認為自己部門在工作中所產(chǎn)生的文件和材料具有一定的保密性，不宜歸檔。這種認識也是不對的。作為企業(yè)的檔案室，它是企業(yè)中管理檔案的專職部門，它有為企業(yè)保守秘密的工作紀律，不會也不允許將企業(yè)秘密對外泄露，因此企業(yè)的其他部門完全可以放心地將所有應當歸檔保存的文件和材料交由企業(yè)檔案室管理。事實上，企業(yè)的全部檔案都收歸檔案室保管，才是防止企業(yè)秘密外泄的重要保證，也是使企業(yè)各類信息和資源得以積累、傳承的根本保證。

為了實施企業(yè)檔案的全方位管理，一方面企業(yè)檔案部門應當制定相應的歸檔制度，明確企業(yè)各類檔案材料的歸檔時間、歸檔內(nèi)容和歸檔要求。這就要求企業(yè)檔案人員熟悉企業(yè)各個職能部門的職責內(nèi)容和職權(quán)范圍，并且根據(jù)企業(yè)職能部門的調(diào)整和變化，適時地作出修訂和補充，使歸檔制度能夠具有很強的操作性。另一方面，有了規(guī)章制度之后，工作的成敗與否還是事在人為。作為企業(yè)檔案人員，要學會轉(zhuǎn)變立場、轉(zhuǎn)變觀念，要把企業(yè)各個職能部門作為自己的服務對象，在歸檔材料形成、積累和預立卷等各個環(huán)節(jié)給予他們指導和幫助，而不僅僅是在年終或次年年初歸檔時才發(fā)現(xiàn)問題，提出整改意見。

在實施企業(yè)檔案全方位管理中，多年來一直強調(diào)和堅持的科技檔案工作的“四納入”、“五參加”是一項很有效的措施?！八募{入”就是把科技文件材料(包括基建工程項目材料)的形成、積累、歸檔工作納入科技工作程序，納入生產(chǎn)、科研、基建工作計劃，納入有關部門和有關人員的職責范圍，納入企業(yè)經(jīng)責制考核范圍;“五參加”就是指科技檔案部門和科技檔案人員要參加新產(chǎn)品定型、科研成果鑒定、基建竣工驗收、設備儀器開箱以及有關生產(chǎn)、科研、基建等方面的會議。經(jīng)驗證明，只有堅持了“四納入”、“五參加”這一有效的措施，科技檔案的全方位管理才能真正得到落實和體現(xiàn)。

三、檔案的全員式管理就是指企業(yè)中的每個職工都或多或少的與企業(yè)檔案管理工作有著聯(lián)系，因此每個職工都應當關心和支持企業(yè)的檔案管理工作。

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在我國的檔案管理工作過程中，需要各方面的權(quán)利配合和幫助。在管理過程中需要每個環(huán)節(jié)的相關管理部門對于檔案管理工作的重要性充分認識。在檔案管理的日常工作過程重要不斷的強化檔案管理的工作力度，充分研究檔案管理過程中出現(xiàn)的主要問題，面對問題要在各個方面給予大力支持。作為信息資源的重要載體，檔案對于企業(yè)以及事業(yè)單位來講都非常的重要，因此我國相關部門或者相關企業(yè)要對檔案管理工作給予重視，將檔案管理工作切實的落實好，這樣對于信息資源的利用以及在開發(fā)有著非常深遠的影響。但是在我國目前的檔案管理工作過程中，由于我國檔案管理工作的起步較晚，難免會存在很多不足之處。出現(xiàn)問題我們要及時給予分析和改正。我國現(xiàn)在的管理已經(jīng)是系統(tǒng)管理，科學管理以及民主管理三位一體，這樣就要求我國的檔案管理工作更加的細致以及到位，檔案管理工作的好壞直接影響著單位或者企業(yè)的發(fā)展以及運行，因此我國在檔案管理工作過程中要充分重視。文章主要闡述檔案管理工作過程中出現(xiàn)的主要問題，通過闡述來找出相應的處理辦法，進一步完善我國的檔案管理工作。

1 我國檔案管理工作過程中出現(xiàn)的主要問題

關于我國檔案管理工作過程中出現(xiàn)的問題，文章主要從三個角度來具體分析。第一個是在檔案管理工作過程中對于檔案沒有足夠程度的重視。第二個是在檔案管理工作過程中相關的管理力量較為薄弱。第三個是在檔案管理工作過程中存在檔案室環(huán)境設施以及硬件不全的問題。下面進行詳細的分析和闡述。

1.1 在檔案管理工作過程中對于檔案沒有足夠程度的重視

在我國檔案管理工作過程中，有相當大的一部分管理工作人員以及相關領導沒有充分的認識到檔案管理工作的重要性，認識存在一定的誤區(qū)。檔案管理工作并不是抄抄寫寫或者單純的進行檔案的保管。很多單位沒有認識到檔案管理工作的重要性，同時也沒有意識到檔案管理工作能夠直接的到來客觀的經(jīng)濟效益，因此很多的單位要求檔案管理不要丟失檔案，不要將檔案資料外泄，能夠應付上級相關部門的檢查即可。這樣的態(tài)度主要的原因就是對于檔案管理工作沒有充分的認識，對工作重要性沒有深刻的了解，忽視了檔案管理工作對于企業(yè)管理以及發(fā)展的作用。

1.2 在檔案管理工作過程中相關的管理力量較為薄弱

現(xiàn)階段我國很多的檔案管理工作人員并沒有專業(yè)的檔案管理知識儲備，管理的方法過于落后。很多的工作人員對于檔案管理工作的工作流程沒有詳細的了解和認識，檔案管理工作的要求很多時候滿足不了。管理工作的業(yè)務不熟練是一個問題，對于檔案資料信息的有效收集力度不足也是一個問題。在很多的企事業(yè)單位中，并沒有專門的檔案管理工作人員，兼職人員占了大多數(shù)，這樣就導致了工作人員的工作投入力度不足。很多的檔案管理就是將檔案信息放置到固定的位置，并沒有對檔案信息進行及時的整理和歸類，這樣就嚴重的影響了檔案管理的工作水平提升。需要注意的是很多檔案的信息正確與否工作人員并沒有嚴格的落實和求證。

1.3 在檔案管理工作過程中存在檔案室環(huán)境設施以及硬件不全的問題

我國的檔案管理工作需要一定的工作配置來輔助檔案的管理工作順利進行。但是我國很多企事業(yè)單位并沒有很好的對檔案管理工作的環(huán)境設施以及硬件設施進行落實。很多的單位并沒有專門的檔案室來進行檔案信息的保管。同時即使單位專門設立的檔案室，檔案室的環(huán)境也沒有達到相應的標準，由于檔案管理工作的特殊性，六防設備一定的配置齊全，這樣才能夠有效的保障檔案不發(fā)生霉變或者蟲蛀。但是很多單位并沒有嚴格的落實六防設備，這樣就嚴重的影響了檔案管理工作的美觀度以及完整度。硬件設施以及辦公環(huán)境的不具備，會直接影響檔案管理工作的順利進行。

2 改善我國檔案管理工作過程中出現(xiàn)問題的相應對策

2.1 在檔案管理的過程中要不斷的提升相關工作人員的綜合素質(zhì)

在檔案管理工作過程中，我們要有意識的強化管理工作的梯隊建設，在管理人員的選擇過程重要優(yōu)先選擇政治可靠，責任心較強，作風較正的人員來進行檔案管理工作，在日常的工作過程中，要不斷的進行相關的業(yè)務培訓，強化檔案管理工作人員的工作素質(zhì)。同時還要對工作人員的生活以及工作給予關系，這樣才能夠讓檔案管理工作人員全身心的投入到檔案管理工作中來，提升檔案管理的工作效率。

2.2 在檔案管理的過程中要不斷的建立健全檔案管理的規(guī)章制度

管理工作必須有一套管理規(guī)章制度，檔案管理工作也是一樣，要不斷的建立健全相應的管理制度和規(guī)章。但是需要指出的是規(guī)章的建立要遵循四個原則。第一個是要保障規(guī)章制度的科學性以及合理性。第二個是保障規(guī)章制度的簡明實用，有現(xiàn)實可操作性；第三個是要保障規(guī)章制度的雙向約束性；第四個是要保障規(guī)章制度在領導層面以及工作人員層面有嚴格的落實和執(zhí)行。

2.3 在檔案管理的過程中要不斷的完善并且改進檔案的實際功能

檔案管理工作的最終目的是要充分的發(fā)揮檔案的實際功能，為企事業(yè)單位爭取利益。在檔案管理過程中要進行全面，動態(tài)以及客觀的檔案記錄，對檔案管理的實際功能重新定位，對于需要保留的優(yōu)質(zhì)功能要進一步的發(fā)揮；對于檔案的功能要不斷的進行延伸和豐富，讓檔案管理滿足企事業(yè)單位不斷發(fā)展的需求。

2.4 在檔案管理的過程中要對檔案工作的服務服務意識以及服務水平進行針對性提升

檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務方向，端正服務態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務質(zhì)量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

2.5 在檔案管理的過程中要不斷提升信息化的管理水平

信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內(nèi)，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時展要求，要從觀念上采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。

參考文獻

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[2]李春雨，王偉杰.淺議如何做好檔案管理工作[J].中外企業(yè)家，2009（22）.

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高校學生檔案是向用人單位全面推薦和介紹畢業(yè)生情況。目前學生檔案材料包含的內(nèi)容主要有：畢業(yè)生登記表、入團入黨材料、體檢表、學生成績表、各種獎勵材料、處分材料、綜合測評表等。它是以紙張作為檔案的載體，具有實體性、原始性和唯一性等特點，是一種寶貴的信息資源，有利于用人單位對學生進行客觀、真實而全面的了解。檔案是人事檔案部門對當事人進行轉(zhuǎn)正、定級、職稱評定、計算工齡等問題時的重要依據(jù)。每個人在職業(yè)生涯中會遇到職稱評定、工齡計算、工作更換等情況，由于近幾年畢業(yè)生工作流動性較大，人事檔案部門只能依據(jù)檔案的記載情況進行相關核算，另外，在辦理養(yǎng)老保險、出國深造手續(xù)和考研、考公務員時，也要用到檔案。

一、高校學生檔案管理的創(chuàng)新思路

檔案管理看似一個程式化刻板的工作，其管理卻應該是一個不斷動態(tài)更新的過程。本人的創(chuàng)新思路便是將刻板的工作動態(tài)化，全過程、分階段的對檔案進行超前的、過程的、追蹤的管理。具體分以下三個階段：

（一）檔案超前管理階段。以“三化”理念為指導，強化學生檔案管理基礎性工作。面對當前的就業(yè)形勢，高校的檔案管理工作必須具有超前性，考慮到檔案材料在大學生就業(yè)中所起的特殊作用，改變過去畢業(yè)生離校后再集中整理歸檔的管理方法，從學生進校起就做好建檔工作，杜絕因臨時突擊行為，造成錯裝、漏裝和檔案轉(zhuǎn)遞不及時、不準確的情況發(fā)生。

（二）檔案過程管理階段。強化服務功能，通過設計完善誠信檔案、臺帳、建立檔案借閱登記表、專遞交接表等方式，創(chuàng)新學生檔案管理模式。

（三）檔案追蹤管理階段。發(fā)揮檔案管理功能，設計2010屆、2011屆《宿遷學院五系畢業(yè)生信息反饋調(diào)查問卷》及《宿遷學院五系畢業(yè)生就業(yè)市場反饋調(diào)查問卷》，作調(diào)查、統(tǒng)計、分析，構(gòu)建畢業(yè)生信息反饋檔案系統(tǒng)。

二、創(chuàng)新舉措——以宿遷學院五系學生檔案管理為例

（一）提出并運用檔案“三化管理”、“超前管理”、“過程管理”、“追蹤管理”理念，加強學生檔案管理，充分發(fā)揮學生檔案在就業(yè)服務中的作用。學生檔案管理的“三化”，即規(guī)范化、精細化、動態(tài)化。規(guī)范化是以統(tǒng)一的辦法和標準對學生檔案進行管理；精細化是在規(guī)范化的前提下精益求精和創(chuàng)新，完善檔案管理；動態(tài)化是對學生檔案進行及時更新，隨時能夠體現(xiàn)學生現(xiàn)實的表現(xiàn)情況。

（二）制定實施《宿遷學院五系學生檔案管理辦法》、建立《五系學生檔案管理臺帳》、建立《學生檔案借閱登記表》、建立《五系畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞交接表》。具體的做法為：按照宿遷學院學生檔案管理的要求，結(jié)合五系一直以來學生檔案管理的做法，經(jīng)系部例會討論，制定《宿遷學院五系學生檔案管理辦法》。本辦法共五章，二十五條，從總則、系部檔案管理職責、歸檔材料、檔案管理要求、學生檔案查（借）閱五個大的方面作了規(guī)定。建立學生檔案柜標簽，按年級、專業(yè)、班級順序存放學生檔案，便于識別及統(tǒng)一管理。從2005級開始建立全系學生檔案管理臺帳。按照檔案袋的目錄內(nèi)容，以班級為單位學號為順序制作全系每一個班級的檔案臺帳。臺帳最初是在新生入學時同新生檔案一起建立。檔案袋中含有的所有材料，在臺帳中顯示備注出來并標注分數(shù)。建立學生檔案借閱登記表。因用人單位政審、應征入伍等情況需使用時，在“檔案借閱登記表”上說明理由，并經(jīng)借閱單位負責人批準，嚴格履行登記手續(xù)后借出，并按期歸還。建立五系畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞交接表。使檔案保管轉(zhuǎn)遞責任到人，確保學生檔案的安全。實行對學生檔案的動態(tài)管理。臺帳及檔案的更新通常在在每次評獎評優(yōu)以后、學生受處分后、以及畢業(yè)班畢業(yè)前幾個時段。

（三）設計《五系學生誠信檔案》，并動態(tài)記錄，最終歸檔。誠信檔案包含學生親筆簽名的誠信承諾書，個人基本情況（專業(yè)班級、政治面貌、貧困生認定信息、助學貸款信息等），誠信記錄（四學年的學風考風情況、拖欠費用情況、償還貸款情況、日常行為情況、其他表現(xiàn)情況及誠信情況總記錄）。

（四）設計2010屆、2011屆《宿遷學院五系畢業(yè)生信息反饋調(diào)查問卷》及《宿遷學院五系畢業(yè)生就業(yè)市場反饋調(diào)查問卷》，并作調(diào)查、統(tǒng)計、分析，給系部學生檔案管理、教學及就業(yè)指導工作作參考，為進一步完善各項工作提供依據(jù)。

三、創(chuàng)新效果—以宿遷學院五系學生檔案管理為例

（一）自系部檔案考核以來，五系學生檔案2008屆—2011屆畢業(yè)生檔案考核出錯率為0。

（二）五系在2008—200年、2009—2010學年獲學生檔案管理條塊工作先進。

（三）目前，已完整保存五系2005級—2008級四屆全體畢業(yè)生檔案臺帳，正更新完善2009級—2012級四屆在校學生檔案臺帳。建立2010屆、2011屆畢業(yè)生信息反饋電子檔案系統(tǒng)。

（四）根據(jù)本人幾年學生檔案管理工作實際，2012年5月《淺談高校學生檔案管理創(chuàng)新》。

四、高校學生檔案過程管理的推廣價值

對學生而言，高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會活動中的真實歷史記錄，它真實而具體地體現(xiàn)學生在校期間的品德作風、學識水平、綜合能力及健康狀況等，是大學生就業(yè)及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。本著真實、誠信為本的建檔原則，以方便就業(yè)、服務用戶為導向，加強高校學生檔案管理，零出錯率保證了檔案的真實準確性，給學生人事檔案的完整性和學生的切身利益提供了保障。在現(xiàn)今嚴峻的就業(yè)形勢下給學生順利就業(yè)提供一些便利。充分發(fā)揮了學生檔案在就業(yè)服務中的作用。

對就業(yè)市場而言，動態(tài)化管理保證了學生檔案的及時更新，體現(xiàn)學生入學以來的現(xiàn)實表現(xiàn)情況，為用人單位政審、了解情況及畢業(yè)生檔案的完備轉(zhuǎn)遞提供保障。根據(jù)《畢業(yè)生就業(yè)市場反饋調(diào)查問卷》反饋，適時的加入單位共需了解的誠信檔案等信息，使檔案管理與時俱進，符合當今用人單位的需求。

對輔導員而言，《學生檔案管理辦法》的制定實施，使檔案管理規(guī)范，有章可循。在基礎工作做好后，檔案常規(guī)管理會輕松、有條理。專門檔案室及檔案柜的設置，使學生檔案存放安全可靠。檔案借閱登記制度的建立，使檔案管理安全規(guī)范、以學生為本。臺帳的建立，能夠?qū)θ祵W生的檔案信息一目了然，可以準確迅速的查詢?nèi)得總€專業(yè)、每個班級、每位學生的檔案信息，無需翻閱檔案袋就可以了解每一位學生目前檔案袋內(nèi)容的完備程度。便于統(tǒng)一管理、查找、調(diào)閱等，這種優(yōu)勢在畢業(yè)班學生政審時體現(xiàn)的尤為明顯。即使在學生畢業(yè)后，也可以作為檔案查詢的依據(jù)，是一份極有意義的存檔。

對學院、系部而言，完備的畢業(yè)生檔案在就業(yè)市場可以提升學院的形象，反應學院扎實的基礎性工作。畢業(yè)生信息反饋檔案系統(tǒng)的構(gòu)建，及時反饋畢業(yè)生信息，根據(jù)所反饋的畢業(yè)生工作后的知識結(jié)構(gòu)、思想道德、專業(yè)技能、心理素質(zhì)等的具體信息。了解用人單位對人才的標準和需求，及時調(diào)整招生計劃、專業(yè)設置、教學計劃、教學內(nèi)容、教學方法和手段，主動適應人才市場，培養(yǎng)學生基本技能和綜合素質(zhì)。

參考文獻：

[1]肖連勤.高校學生檔案管理工作創(chuàng)新[J].黑龍江教育，2010（3）.

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（二）做好檔案保密宣傳工作。企業(yè)應該做好檔案保密工作的宣傳，讓企業(yè)員工以及相關的檔案管理人員認識到檔案保密工作是確保企業(yè)發(fā)展的基本前提，從而讓檔案管理人員能夠遵守國家的相關規(guī)定和企業(yè)制定的規(guī)章制度，切實維護企業(yè)自身的利益，保證檔案管理工作開展過程中的保密性。

近年來，由于檔案管理人員的自身疏忽而導致企業(yè)機密檔案泄露，給企業(yè)帶來嚴重損失的事件時常發(fā)生，這些問題都是因為我們對《檔案法》以及企業(yè)檔案保密工作重要性的宣傳力度不足所導致的。因此企業(yè)檔案管理部門必須要做好檔案保密相關問題的宣傳，不斷提高企業(yè)檔案管理人員的保密意識，提高他們的法制觀念。

（三）增強管理人員的保密意識。企業(yè)檔案管理人員是檔案規(guī)章制度的直接執(zhí)行者，對于企業(yè)檔案的保密工作也負有重要的責任。所以，企業(yè)檔案管理工作能否有效地開展是和檔案管理人員的自身素質(zhì)有直接聯(lián)系的。檔案管理人員不但要擁有較強的政治責任心以及保密意識，同時還必須要擁有專業(yè)的檔案管理知識，能夠深入理解檔案保密相關的法律法規(guī)；具備較強的文化理論知識，能夠從檔案管理工作中分析出存在的問題，總結(jié)經(jīng)驗，盡快掌握檔案管理保密工作的規(guī)律；要擁有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和作風，保持高度的檔案保密意識，能夠確保在日常的檔案管理工作中不泄密。

（四）明確檔案管理人員的職責。檔案管理人員的主要工作是確保企業(yè)檔案的完整性和安全性，同時為企業(yè)更好地利用檔案提供便利。這不但是檔案管理工作的基本任務，同時也是企業(yè)進行檔案整理、利用的目的所在。企業(yè)檔案管理的基礎工作是確保檔案的完整、準確、不散、不亂，這是一項長期的系統(tǒng)工作。此外，企業(yè)檔案資料必須要通過檔案管理人員進行分類整理，進行統(tǒng)一的編目，檔案管理人員必須要仔細翻閱每一份檔案，但要做到只能看不能說，不能向企業(yè)中和企業(yè)外的任何人透露機密的檔案信息，企業(yè)的檔案一旦泄露將會給企業(yè)帶來不可估量的損失。因此，檔案管理人員必須要保持警惕，避免檔案的丟失和泄露，盡最大努力保證檔案材料的安全，為更好地開展檔案管理工作打下良好的基礎。

（五）建立健全檔案保密工作制度。要結(jié)合企業(yè)的實際發(fā)展情況，建立完善的檔案保密工作制度。第一，必須要嚴格貫徹企業(yè)檔案管理相關制度，未經(jīng)企業(yè)主要管理人員批準，禁止隨意借閱企業(yè)檔案。第二，嚴格執(zhí)行企業(yè)印鑒管理規(guī)范，設置專人負責，履行領導審批、用印登記原則。第三，對于企業(yè)發(fā)展部門、技術部門以及生產(chǎn)部門嚴格進行管理，不得讓企業(yè)之外的無關人員隨意參觀和進出；第四，嚴格執(zhí)行紀檢監(jiān)察工作中所形成的，涉及到對干部黨紀政紀處分決定、案件調(diào)查處理情況、干部任用征求意見函、舉報等內(nèi)容的檔案的管理措施。第五，完善移動存儲設備使用規(guī)范。以上各項規(guī)章制度的制定和實施能夠進一步確保企業(yè)的檔案保密工作順利開展，并且確保取得較好的效果。

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創(chuàng)新管理方法。注重可操作性。落實項目檔案管理體系全過程管理

在固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作中，僅靠制度和計劃是遠遠不夠的，再完美的制度和周密的計劃也必須能夠執(zhí)行下去才能體現(xiàn)其完美和周密，才能發(fā)揮他們的作用。必須通過具有實際操作性的方法和手段，才能將制度和計劃真正落到實處。經(jīng)過不斷的摸索和嘗試，總結(jié)經(jīng)驗教訓，工廠創(chuàng)新了多種管理方法和措施，初步實現(xiàn)了項目的全過程管理控制，將項目檔案管理體系真正落到實處。具體管理流程見圖。

方法一：工廠在進行新項目報告申報、編寫等工作時，檔案部門要協(xié)助進行相關報告的準備工作，借此檔案部門在項目立項之初就能及時掌握項目整體情況，做到提前介入。

方法二：在固定資產(chǎn)投資項目(含項目可研、初設，安全、環(huán)保、職業(yè)病、消防等“三同時”辦理，設備購置，土建工程，信息化工程，設備及房屋大修等技改及自籌項目)進行招標方案評審必須通知檔案部門人員參加；如不開會，采取招標文件(方案)評審表會簽形式，則必須送交檔案部門會簽，否則該文件(方案)項目主管部門不予通過。檔案部門在進行招標文件評審或會簽時，從項目檔案管理角度對招標方案提出意見和建議，確保招投標文件符合歸檔要求。

方法三：在進行固定資產(chǎn)投資項目工程及設備儀器開標日寸，檔案部門人員必須到現(xiàn)場參與，在知悉開標過程和結(jié)果的同時'及時收集、整理、登記相關招投標文俄

方法四：在固定資產(chǎn)投資項目(含項目可研、初設，安全、環(huán)保、職業(yè)病、消防等“三同時”辦理，設備購置，土建工程，信息化工程，設備及房屋大修等)合同審查會簽過程中，必須送交檔案部門審查會簽，否則財務部門不予支付首款。通過參與合同審查，檔案部門的文件歸檔要求在合同條款中得到了合理的體現(xiàn)，使文件資料的歸檔具有了法律效力，為后續(xù)文件資料的收集歸檔工作打下了良好的基礎。如在與施工方、設備供應商、監(jiān)理方簽訂的合同條款中明確要求文件資料移交歸檔完畢后才能支付尾款(該項費用比例一般占總款的10％～20％)。

方法五：在進行工程技術交底時，檔案部門參與并將文件歸檔要求和歸檔范圍對施工方進行交底，使施工方能夠從一開始就對工廠的文件歸檔要求有一個詳細的了解和掌握，確保施工文件資料歸檔的完整、準確、系統(tǒng)、有效。

方法六：項目工程中施工方向工廠提供的施工圖統(tǒng)一交檔案部門，檔案部門對施工圖進行建賬、登記和更換，并通知相關部門進行簽字領用，避免了因管理不統(tǒng)一而造成的各部門使用施工圖不一致，進而影響施工工程決策的問題。

方法七：項目工程的基礎、主體及竣工驗收，檔案部門均參與其中，―方面及時掌握工程進度，另―方面對施工方文件資料的收集、整理工作及時進行指導、檢查。

方法八：工廠要求工程監(jiān)理方除履行正常的工程監(jiān)理外，還必須對施工方的文件資料進行監(jiān)督檢查，工程完工后，除了監(jiān)理總結(jié)報告外，還需撰寫工程文件資料評估報告，促使施工過程中監(jiān)理方擔負起對施工方文件資料的監(jiān)督、檢查工作，在提高施工方文件資料質(zhì)量的同時減少檔案部門工作量。

方法九：設備儀器到廠開箱驗收時，檔案部門必須到場參與，清理并記錄隨機文件數(shù)量和種類，做到心中有數(shù)。

方法十：在進行包括基建工程和設備儀器在內(nèi)的所有固定資產(chǎn)投資項目尾款支付時，移交歸檔的文件資料必須經(jīng)檔案部門檢查認可合格并簽字后，工廠財務部門才能支付尾款，這一管理措施的執(zhí)行，將檔案部門追檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槭┕し郊霸O備儀器供應商主動歸檔的良好局面。

通過以上在項目檔案管理工作中逐步摸索、積累、總結(jié)出來的、行之有效的方法和措施，工廠項目檔案管理制度和計劃在項目實施過程中得到了有效落實，實現(xiàn)了從項目立項到結(jié)束的項副當案全過程管理控制，將項目檔案管理體系真正落到實處。

加強工作協(xié)調(diào)，充分重視溝通，為

項目檔案管理體系提供有效補充

制度、計劃和方法都是相對固定的，而實際工作中面對的情況千變?nèi)f化，制度、計劃和方法不可能做到包治百病，解決實際工作中的一切問題，且制度、計劃和方法在某些情況下顯得過于剛性，不利于工作的長期開展。針對實際問題，及時溝通、耐心協(xié)調(diào)是制度、計劃和方法的必不可少的重要補充和。

對規(guī)章制度中未明確、未涉及的內(nèi)容輔以各種協(xié)調(diào)紀要、會議紀要加以明確規(guī)定，作為規(guī)章制度和工作計劃的有效補充。為保證文件資料的及時歸檔，及時解決文件歸檔過程中的各種具體問題，檔案部門采取開會集中協(xié)調(diào)，面對面交流，電話溝通等多種方式與各相關部門進行及時的溝通協(xié)調(diào)，齊心協(xié)力，共同努力，確保文件資料歸檔的完整、準確、及H寸、有效。

為保證文件資料的及時歸檔，檔案部門定期與規(guī)劃部門進行溝通，確保文件資料歸檔計劃的及時準確列入工廠固定資產(chǎn)投資項目執(zhí)行計劃和落實考核；檔案人員經(jīng)常到相關業(yè)務部門協(xié)調(diào)、指導工作；檔案部門、基建管理部門、設備采購部門和宣傳部相關人員全程參加項目竣工驗收和設備儀器開箱，確保了材料的完整性；檔案部門與環(huán)境安全管理部門、保衛(wèi)部門共同努力，開展項目“三同時”文件辦理；檔案部門與財務審計，監(jiān)察等部門共同參與，認真進行項目財務決算和審計。

溝通、協(xié)調(diào)作為制度、計劃和方法的有效補充和強力，進一步充實、完善了固定資產(chǎn)投資項目檔案管理體系。

以員工為根本，培訓自學相結(jié)合，提升項目檔案管理體系執(zhí)行人員能力和素養(yǎng)

人是固定資產(chǎn)投資項目檔案管理體系的執(zhí)行主體，再好的制度、計劃、方法和協(xié)調(diào)溝通工作也必須要人來執(zhí)行，執(zhí)行人的工作能力和水平直接制約著固定資產(chǎn)投資項目檔案管理體系的執(zhí)行效果。因此，員工職業(yè)能力和素養(yǎng)的提升就十分重要，為此，工廠采取派出去、請進來和組織自學相結(jié)合的方法，努力提升員工能力和素養(yǎng)。

一方面，工廠積極派員參加固定資產(chǎn)投資項目檔案及固定資產(chǎn)投資項目相關內(nèi)容的業(yè)務培訓，提升專業(yè)知識；同時定期引導、組織員工學習基建工程、設備儀器、安全、環(huán)保、職業(yè)病等國家地方政府相關法律法規(guī)，不放松相關專業(yè)知識的掌握。

另一方面，積極聯(lián)系、組織員工到固定資產(chǎn)投資項目檔案工作水平較高的其他企事業(yè)單位進行實地考察，與他們進行面對面的討論和交流，學習他們的先進工作方法和經(jīng)驗；此外還直接邀請固定資產(chǎn)投資項目檔案工作方面的專家對員工進行有針對性的專門講座。

執(zhí)行人員的能力和水平的不斷提升，從根本上確保了固定資產(chǎn)投資項目檔案管理體系的良性運轉(zhuǎn)。

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數(shù)字化主要是把復雜信息進行轉(zhuǎn)化，通過轉(zhuǎn)換后的數(shù)字和數(shù)據(jù)，合理構(gòu)建數(shù)字化模型，將其轉(zhuǎn)換成一系列的代碼之后，正確融入計算機中，從而對其進行統(tǒng)一處理。在醫(yī)院的人事檔案管理的過程中，需要利用數(shù)字化檔案管理模式，讓人事檔案管理的效率得到全方位的提升。

一、醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化管理概況

（一）管理現(xiàn)狀分析。目前我國醫(yī)院人事檔案管理主要是采取手工操作的工作模式，不僅加大了管理人員的工作難度，而且還造成了醫(yī)院人事檔案出現(xiàn)混亂與零散的狀態(tài)?，F(xiàn)有的計算機設備，也只是簡單地對人員基本信息進行登記。對于計算機設備的應用相對較少，僅存在于醫(yī)院人員信息登記工作中，所以為了全面提升醫(yī)院人事檔案管理的效率，需要將數(shù)字化信息技術全面融入其中，現(xiàn)今，在一些較為大型的城市中，醫(yī)院人事檔案管理逐步采用數(shù)字化的方式進行檔案信息的錄入―管理―查詢。從總體的趨勢上看，醫(yī)院數(shù)字化檔案管理體系處于快速發(fā)展階段。

（二）數(shù)字化檔案管理的意義。由于醫(yī)院的人事檔案管理較為復雜，尤其是各種人員情況變動以及科室之間的信息交流與傳遞都需要對人事檔案進行查詢或者應用。進行數(shù)字化檔案管理不僅能夠讓人事檔案管理的效率得到全面的提升，而且還能讓信息的錄入以及整體的查詢更加便捷。因此，構(gòu)建數(shù)字化醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)十分必要。

二、醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實現(xiàn)過程

（一）人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立。要實現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)字化，首先需要建立一個信息數(shù)據(jù)庫?？梢酝ㄟ^云數(shù)據(jù)進行相應數(shù)據(jù)的儲存。為了能夠?qū)崿F(xiàn)整體的辦公自動化，需要將HIS信息管理技術應用到云數(shù)據(jù)的整體管理中，同時還要做好紙質(zhì)檔案與信息化檔案的相互交替?，F(xiàn)在部分醫(yī)院已經(jīng)開始實現(xiàn)檔案管理自助管理，不僅將紙質(zhì)檔案全部融入到信息數(shù)據(jù)庫之中，而且還利用云數(shù)據(jù)的儲存效果，進行了信息檔案的整體備份，這樣信息數(shù)據(jù)不會因為系統(tǒng)的更新和維護而出現(xiàn)數(shù)據(jù)的丟失。在進行數(shù)據(jù)信息的圖案采集過程中，需要先建立一個整體的信息目錄，然后利用Office辦公系統(tǒng)中的word和excel進行圖文處理，讓檔案數(shù)據(jù)更加清晰化、具體化。對于不同信息文件的份數(shù)以及頁數(shù)一定要與電子檔案進行全面的對應，從而達到良好的設計效果。其次，還要做好信息系統(tǒng)交互界面的處理工作，其檔案信息在經(jīng)過前臺處理之后，一般較為規(guī)范。然后后臺系統(tǒng)維護人員要及時對檔案信息進行上傳并進行良好的維護，保證查詢?nèi)藛T能夠快速準確地查詢到信息數(shù)據(jù)。這樣，人事檔案信息數(shù)據(jù)才能得到全面的建立。

（二）查詢系統(tǒng)的設計。在進行數(shù)字化系統(tǒng)管理的設計過程中，需要對醫(yī)院人事檔案查詢系統(tǒng)進行優(yōu)化設計。醫(yī)院人事檔案管理的開展，工作重點在于提供數(shù)字化服務，進而實現(xiàn)人事檔案更新以及加工等工作。而醫(yī)院人事檔案管理在創(chuàng)建查詢系統(tǒng)時，應將其便利、反應靈敏作為本質(zhì)，為檔案管理提供便利，使管理人員依據(jù)自身需要完成具體的管理工作。在查詢系統(tǒng)中需要具有豐富字段，例如：學歷和姓名，專業(yè)能力以及工作情況等，從而根據(jù)字段查找所需內(nèi)容，為動態(tài)管理提供有力幫助，實現(xiàn)全面管理的目的。

同時，在進行查詢系統(tǒng)的優(yōu)化方面，應該結(jié)合查詢?nèi)藛T的習慣以及查詢方式作出相應的改變?？梢圆捎脮r間、病歷以及入院時間等方式進行查詢系統(tǒng)的設計。這樣不僅能夠提升查詢的效率，還能優(yōu)化系統(tǒng)的應用性能。

（三）數(shù)字化檔案信息的持續(xù)更新。在進行醫(yī)院人事檔案的整體管理過程中，需要對其檔案進行全面性的管理。一般情況下，由于信息檔案的數(shù)據(jù)相對而言較為復雜。因此，在進行數(shù)據(jù)信息的處理過程中，需要對其不同的數(shù)據(jù)進行持續(xù)性的更新，尤其是對于人員職稱、職務、學歷、獎懲的變化情況以及人員進出情況等都要進行持續(xù)性的更新。因此，在進行信息系統(tǒng)的管理過程中，需要建立自動化服務站。及時對不同的信息數(shù)據(jù)進行刷新，從而提升檔案的整體管理效率。

（四）建立分級管理模式。由于人事管理的模式具有一定的變化性，所以在進行醫(yī)院的信息管理過程中。需要采用分級管理的模式，對單位中的用戶進行等級管理制，對各科室的人事信息都進行分類統(tǒng)計，并登記在冊。這樣，數(shù)字化檔案的管理就不會出現(xiàn)任何的紊亂，同時在信息的錄用、檢閱以及刪除的過程中，需要對云數(shù)據(jù)中的相關信息進行同步操作，從而達到良好的管理效果。

（五）管理人員素質(zhì)的提升。醫(yī)院人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理，管理人員對數(shù)字化技術的掌握與運用是關鍵。因此，要加強對管理人員的業(yè)務培訓，不僅要提高檔案管理業(yè)務水平，而且也要熟練掌握信息技術手段。管理人員在對檔案軟件中各個模塊掌握的同時，還要熟練地運用辦公軟件。管理人員只有提升自身的綜合素質(zhì)才能適應人事檔案數(shù)字化后對其崗位的迫切要求。

三、結(jié)語

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檔案數(shù)字化掃描是新時期檔案館業(yè)務工作中的一項重要任務，是延長檔案壽命，減少檔案磨損，方便檔案利用的重要舉措。在檔案數(shù)字化掃描過程中，檔案加工的周期長、任務重、要求嚴，檔案實體要經(jīng)歷出庫、整理、拆卷、掃描、錄入、裝訂、入庫等一系列工序，由于數(shù)字化掃描一般都是外包工程，所以保證檔案實體安全的任務尤為重要。

一、建立完善的管理制度是檔案實體安全最可靠的保障

檔案實現(xiàn)數(shù)字化是一個浩大復雜的工程，稍有疏忽，就有可能對檔案實體安全造成威脅，所以，保證檔案實體安全是檔案數(shù)字化掃描工作中一項重要任務，為之建立完善有效的管理制度顯得尤為重要。

東城區(qū)檔案館從2010年初啟動檔案數(shù)字化掃描工程。在參觀走訪其他區(qū)縣檔案館，學習借鑒別人經(jīng)驗的基礎上，東城區(qū)檔案館制定了《檔案掃描過程中對檔案實體的安全管理規(guī)定》，這個規(guī)定在后來的工作實踐中不斷得到補充完善，最終形成了《檔案掃描過程中對檔案實體的安全要求》，確定了檔案管理人員的工作規(guī)范，提出了檔案出入庫手續(xù)要求以及出庫檔案的數(shù)量控制要求，對檔案掃描公司員工提出對檔案實體及檔案信息內(nèi)容上的安全要求。如：檔案在掃描過程中不允許任何人員擅自將檔案帶離掃描場所，防止檔案丟失；嚴禁發(fā)生勾劃、涂抹、撕損、剪切等人為性破壞檔案的行為，要維護檔案的原貌：不允許工作人員擅自拍照、抄錄、復印掃描的檔案：在掃描檔案過程中工作人員要輕拿輕放，盡量減少磨損，不允許在檔案旁吸煙、擺放水杯、喝水、吃食物及存放易燃易爆物；當有事需要離開房間時，要將檔案存放檔案柜并鎖好：桌面不得隨意擺放檔案。同時，東城區(qū)檔案館與掃描公司簽訂了檔案保密責任書，要求公司負責對員工進行檔案信息保密及檔案安全意識的培訓。

二、把檔案安全意識貫徹到數(shù)字化掃描工作的各個環(huán)節(jié)

1.檔案出庫前檢查

數(shù)字化掃描工作程序的第一項就是檔案出庫前檢查，進行這項工作的目的就是要了解檔案實體在出庫前是一種什么狀態(tài)。檔案出庫前檢查，主要是檢查檔案是否有破損，是否有頁碼錯誤，是否有非掃描件，是否有非紙質(zhì)件，以及案卷的總頁數(shù)是多少。將檢查的結(jié)果記入數(shù)字化掃描檔案數(shù)據(jù)庫中。在這個數(shù)據(jù)庫里設置了檔號、檔案出庫前檢查情況、是否有非掃描件，出庫前頁數(shù)，出庫單號、出庫日期，這部分要在檔案出庫前做好登記，隨著檔案的出庫將數(shù)據(jù)庫移交給掃描公司，在檔案掃描完畢返回檔案庫房時，掃描公司還要將此批次加工檔案的數(shù)據(jù)庫返回給檔案局，同時填寫：檔案入庫日期、入庫頁數(shù)、是否修改卷內(nèi)題名、是否有非掃描頁，是否有重編頁碼，檔案修補頁號及其他。檔案入庫后，在經(jīng)過檔案局專設的數(shù)字化掃描檔案實體檢查人員的檢查后，登記入數(shù)據(jù)庫：檔案實體檢查情況、檢查人。通過這樣一個完整的數(shù)據(jù)庫可以了解每一卷檔案在經(jīng)過數(shù)字化掃描后具體有了哪些變化，了解檔案修補情況和掃描情況。

2.嚴格的檔案出入庫手續(xù)

依照《掃描檔案出入庫登記要求》，檔案出入庫必須嚴格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，要求庫房管理人員每天提前做好掃描檔案的出庫準備工作，確保出庫的檔案數(shù)量準確，手續(xù)齊備；要求檔案出庫時庫房管理人員要在《掃描檔案出入庫登記表》中做好調(diào)出登記，相關人員要簽字確認：要求檔案歸還庫時庫房管理人員要與掃描工作人員認真核對檔案的數(shù)量和檔案實體狀況，并登記在《掃描檔案出入庫登記表》中，相關人員要簽字確認，確保還庫的檔案齊全、完整等等。

3.檔案掃描過程中監(jiān)控

一方面，數(shù)字化掃描公司在工作間安裝有監(jiān)控攝像頭，隨時監(jiān)控檔案實體在各個工序流轉(zhuǎn)情況，監(jiān)控員工的工作狀態(tài)；另一方面，檔案館內(nèi)相關的工作人員也隨時深入掃描工作間，檢查掃描工作環(huán)境中是否有不合乎檔案規(guī)定的地方，比如，不得放置水杯、水壺和食品；檢查操作人員的工作程序是否規(guī)范，比如，是否有粗暴拆、扯、撕檔案的行為。由于有些檔案原有一部分頁是粘合的，掃描比較麻煩，怕個別員工貪圖速度，粗暴對待檔案。

4.檔案入庫后嚴查

掃描完畢的檔案在清點完畢辦理完入庫手續(xù)后，還要進行一項工作，就是對入庫的檔案進行實體檢查。檢查的方法是：查看全部卷，清點每一頁。檢查的內(nèi)容是：是否有丟漏重編頁碼：編制的頁碼是否合乎要求：檔案的裝訂是否合乎標準；是否有不按原裝訂孔裝訂檔案的現(xiàn)象；卷內(nèi)目錄的題名、頁號是否修改、修改后是否重新標注了案卷封皮：是否有檔案修補。

三、在數(shù)字化掃描檔案中應該注意的安全問題

1.減少檔案周轉(zhuǎn)天數(shù)、出庫數(shù)量，增加檔案出庫批次

由于在檔案掃描過程中檔案周轉(zhuǎn)需要時間，檔案完成掃描又需要很多道工作程序，所以通常情況下，如果加工掃描人員有20人，正常情況下每天掃描完成量在8千到1萬頁左右，每天流轉(zhuǎn)在加工場地的檔案就在6-8萬頁，大約有1000到1500卷，周轉(zhuǎn)期在一至三周，而檔案的加工場所不在庫區(qū)，掃描工作環(huán)境因為有大量的設備及人員存在，相對庫房的保管條件惡劣的多，這樣對檔案安全很不利，所以，要按照掃描公司的工作能力，及時調(diào)整控制檔案的出庫量，減少檔案在庫外的周轉(zhuǎn)期以及周轉(zhuǎn)量，采取增加出庫批次是保護檔案的必要手段。

2.減少檔案連續(xù)掃描的次數(shù)

實踐證明，多次連續(xù)掃描對紙張的物理性能有很大的影響。紙質(zhì)檔案在連續(xù)經(jīng)過數(shù)次掃描后，紙張的強度以及耐折度都會大幅下降。加之很多檔案之前都經(jīng)歷過復印機等光源照射必然對檔案產(chǎn)生了很大損傷，所以經(jīng)常建議掃描公司盡量提高檔案一次掃描的成功率，減少重復性的掃描。

3.減少檔案裝訂次數(shù)

能不拆卷掃描的檔案盡量不拆，拆了也盡量不重拆再裝訂。檔案的反復裝訂會對檔案實體造成很大的損害。

4.規(guī)范檔案整理，隨時協(xié)調(diào)問題

規(guī)范檔案整理，是檔案數(shù)字化掃描工作中的一項重要工作，也是直接關系到檔案實體完整性的重要環(huán)節(jié)。在檔案數(shù)字化掃描過程中，由于檔案產(chǎn)生的年代不同，檔案產(chǎn)生的行業(yè)部門不同，檔案所屬的全宗不同，所以很多檔案帶有時代烙印和行業(yè)特點，很多老檔案整理不規(guī)范，紙張規(guī)格不一、版式不一、裝訂不一，掃描過程中就會出現(xiàn)各式各樣的問題。比如編頁碼問題。原來的檔案由于版式不一樣，頁碼的編寫位置就有很大出入。對于這樣的檔案東城區(qū)檔案館通常采取尊重原著，只要編碼不錯就盡量不修改重編，這樣就可以減少對檔案的涂改。東城區(qū)檔案館不允許整理人員使用橡皮擦改頁號，防備萬一不小心涂破檔案，只允許使用2B或HB的鉛筆在需要重新編寫新的頁碼時輕劃錯誤的頁碼，在旁邊寫上新的頁碼。檔案拆訂時，要求輕拉慢拽，必要時剪斷裝訂線，減輕裝訂線對檔案的磨損：檔案裝訂時必須原孔裝回，盡量采取三針裝訂法，即：使用三個針，分別從三個孔同時裝訂，這樣可以減少、減輕線繩對檔案的拉扯。

5.保持掃描加工人員穩(wěn)定性

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（一）電子文件：電子文件又可以被稱之為數(shù)字文件，具體指的是由電子計算機計算和生成的一種電子信息，其主要用二進制的數(shù)位進行記錄和保存。電子文件與安全管理相關的特性主要具有以下幾點，首先，電子文件信息與保存的載體具有相分離性，這是影響電子文件安全管理的最基本的特性;其次，電子文件的信息是數(shù)據(jù)化的顯示形式;最后，電子文件對于電子設備有著嚴重的依賴性，離開了相應的設備，這些電子信息就會變得無法使用。

（二）電子檔案：電子檔案的定義方式有很多，但是業(yè)界對于其統(tǒng)一的認識基本達成一致，指的是那些保存在電子計算機內(nèi)的用作檔案保管的電子文件的統(tǒng)稱。

二、影響電子檔案安全性的相關因素

（一）自然因素。各種自然的不可抗因素是影響電子檔案安全性主要自然因素。例如水災、地震、臺風等這些自然因素能夠直接的影響電子檔案的安全。而風、雪、雷雨等自然因素會影響電子檔案的濕度溫度的變化等，使得電子檔案的光盤或者是其他載體變質(zhì)或者是消磁，進而使得電子檔案的安全性受到嚴重的影響甚至是遭到破壞。

（二）環(huán)境因素。電子檔案的安全管理離不開環(huán)境因素的穩(wěn)定，這里所指的環(huán)境具體包括硬件的環(huán)境和軟件的環(huán)境。硬件的環(huán)境指的是保存電子檔案的載體、相應的網(wǎng)絡共享聯(lián)系等，而軟件環(huán)境則包括一個國家的政治、經(jīng)濟、文化等方面的環(huán)境。只有當二者的環(huán)境達到穩(wěn)定狀態(tài)，才能有效的保證電子檔案的安全性。

（三）人為因素。電子檔案安全管理的人為因素主要包括人為的蓄意破壞、人為的管理疏忽和人為的不當操作。這三類人為因素都能夠使得電子檔案的安全性受到影響甚至是遭到破壞。

三、電子檔案風險管理的必要性

（一）信息技術存在巨大的安全風險?，F(xiàn)如今，電子計算機的廣泛使用很大程度上改變了人們的生產(chǎn)生活方式。但是由于人們過分的依賴這些電子設備也使得人們的生活存在著很大的風險，這個對于電子檔案的安全管理也不例外。計算機系統(tǒng)的軟硬件系統(tǒng)的不斷更新升級，也在一定程度上加大了電子檔案安全管理的風險性。

（二）電子檔案的特性使得其容易產(chǎn)生風險。電子檔案與傳統(tǒng)的檔案相比具有很大的優(yōu)勢，但是電子檔案其也存在著一些新型風險模式。例如，電子檔案具有真實性受損或者是具有不可讀取性的一些新型的風險，這種風險并不是傳統(tǒng)風險的疊加，而是風險的擴大化。因此，這充分說明電子檔案其實就是一把雙刃劍，在給檔案管理帶來便利的同時，也給檔案的安全管理帶來了不少的風險性。

四、電子檔案管理過程中的風險控制措施

（一）在電子檔案管理過程中進行有效的風險規(guī)避，減少風險帶來的損失。在進行電子檔案管理的過程中，首先應該建立起一整套的風險規(guī)避制度來進行相應的風險防范。例如，管理人員可以制定一項要求所有的IT系統(tǒng)都必須使用密碼的一個制度來進行風險的規(guī)避;其次，在進行電子檔案管理的過程中，還應該對管理人員實施有效的培訓和教育，讓他們在以后的工作中有意識的進行風險的規(guī)避;再次，還應該加強對于技術的開發(fā)和應用。通過制定更新的技術規(guī)范來確保風險的減少;最后，要實施相應的安全控制防護，安全控制防護的有效使用，能夠有效的將系統(tǒng)漏洞或者是黑客的攻擊的可能性降到最低。

（二）在電子檔案管理過程中進行有效的風險轉(zhuǎn)移，減少風險帶來的損失。在進行電子檔案安全管理過程中，進行有效的風險轉(zhuǎn)移也是一種極其有效的方式之一。風險轉(zhuǎn)移就是檔案安全管理過程中管理人員試圖使用一切的手段將各種威脅轉(zhuǎn)移到其他的方面或者其他的過程。這樣的風險轉(zhuǎn)移方式主要通過重新考慮提供服務、修改相應的裝配模式、為重要的電子檔案購買保險等，旨在通過這些方式有效的將風險進行轉(zhuǎn)移，保證電子檔案的安全，減少相應的風險。

（三）在電子檔案管理過程中進行有效的風險緩解，減少風險帶來的損失。在進行電子檔案管理的過程中，風險可以采取規(guī)避或者轉(zhuǎn)移的方式，對于那些既不能規(guī)避也不能轉(zhuǎn)移的風險可以采取一定的風險緩解的方式。這種緩解方式主要是采取事前和事后措施。事前措施指的是在損失發(fā)生前采取一定的措施，減少損失的發(fā)生。事后措施指的是在損失發(fā)生后集中精力減輕緊急情況帶來的損失，以此降低風險帶來的各類損失。

篇10

市政工程檔案指的是在城市發(fā)展和建設過程中形成的，對國家和社會的發(fā)展有著重要保存意義的文字、圖像、影音資料等各種文件素材或資料。市政工程檔案能夠?qū)υO計實踐活動的發(fā)展歷程進行真實的反映，不僅是現(xiàn)在城市建設和財政撥款的一項重要依據(jù)指標和條件，還是設計單位中使用率最高的一種城市發(fā)展資源。在社會的發(fā)展過程中，我國市政工程檔案管理工作經(jīng)過了一段十分漫長的發(fā)展階段，并且也在其發(fā)展過程中取得了相應的成績，但是縱觀整項工作的開展，還是有一些問題需要進一步研究和解決。

一、我國市政工程檔案管理的建設成就

（一）組織體系。經(jīng)過長時間的發(fā)展和完善，我國現(xiàn)階段的市政工程檔案管理中組織體系已經(jīng)基本得到了完善，其中的市政工程部門檔案室，就是為了對本單位形成的資料和檔案進行管理，用于服務本單位的一個內(nèi)部組織機構(gòu)。在這個檔案室中有自然科學研究、生產(chǎn)技術和在城市建設中形成的各種文字資料、圖像、證書以及影音資料等。近年來為了進一步適應現(xiàn)代化的城市建設和發(fā)展，市政部門又建立起了城建檔案管理工作部門，用于集中管理和保存城市建設檔案，隸屬于市政單位主管下的另一個重要單位。

（二）制度體系。建立完備的企業(yè)檔案管理制度體系，需要對其進行長期規(guī)劃和分析，同時各企業(yè)也需要將自身的檔案資料和企業(yè)的科研結(jié)果作為一個整體進行管理?，F(xiàn)階段我國企業(yè)的檔案管理制度是依據(jù)設計檔案類型和企業(yè)檔案的類型進行發(fā)展和分類的，現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)都已經(jīng)具備了完整的市政工程檔案管理制度。其中主要包含：標書文件檔案材料歸檔細則、科研檔案管理方式、工程設計管理辦法和檔案借閱辦法等。

（三）技術體系。我國市政工程檔案的發(fā)展也已經(jīng)有了很多年的歷史，從建國初期到現(xiàn)在，無論是在技術還是在管理方面都取得了重大的突破。在傳統(tǒng)的管理模式中，我國對檔案管理主要采取的是人工管理，但是這種管理方式十分不科學，隨著時間的發(fā)展和環(huán)境因素的影響，紙質(zhì)檔案極易受到破壞，不利于保存。但是在現(xiàn)在社會信息技術的發(fā)展背景下，進行檔案管理完全可以依靠計算機的幫助，不僅會極大地節(jié)省了空間和人力資源，同時還大大地提升了工作質(zhì)量和效率，是一次質(zhì)的飛躍?？梢哉f現(xiàn)階段的市政工程檔案管理體系已經(jīng)來到了一個全新的數(shù)字化發(fā)展階段。

（四）資源體系。市政工程企業(yè)下大部分都是國有企業(yè)，因此國有企業(yè)產(chǎn)生的市政設計檔案也是十分強大的檔案資源庫。近年來，我國不斷增加市政工程企業(yè)的征集力度，通過檔案室對資料的整理和鑒定，才能更好地發(fā)揮其獨特的價值和積極意義。在檔案資源的建設過程中，對檔案資源進行整合是一項十分重要的工作，在這個過程中需要堅持共享的基本發(fā)展原則。市政工程設計方案通過對現(xiàn)代化信息技術的使用，不僅能做到檔案資源的共享，同時還讓其利益得到了最大化的發(fā)展提升，因此可以說，市政工程檔案的歷史發(fā)展過程不斷展現(xiàn)著自身發(fā)展的價值和意義。

二、市政工程檔案管理的發(fā)展構(gòu)想

我國的市政工程檔案管理在長期的發(fā)展過程中得到了相應的完善和工作質(zhì)量的提升，在漫長的發(fā)展過程中，市政工程檔案中的組織體系、資源體系等都得到了相應的發(fā)展，并向著完善的方向邁進。但是縱觀整個市政工程檔案管理工作，仍然存在一些問題，并且這些問題也并沒有得到有效的解決，特別是其完整性和安全性等沒有得到妥善的處理和解決，這對整個工作的質(zhì)量也將會產(chǎn)生十分重要的影響。針對這種情況，在今后的工作中，為了更好地保障市政工程檔案的完整性，我國政府也出臺了相應的文件，希望對市政工程檔案管理工作的開展和發(fā)展能起到一定的幫助作用。

通過相關文件的出臺和國家政府的大力支持，我國的市政工程建設工作將得到更有效的發(fā)揮和完善，并且相關的工作體系也將得到優(yōu)化，在今后市政工程檔案管理的工作中，通過組織體系、制度體系等建設和發(fā)展，我國將構(gòu)建起更完善的發(fā)展制度和方向。

三、結(jié)語

通^本文的研究，我們發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段我國市政工程檔案管理工作中還存在很多問題，特別是在相關體系的建設和發(fā)展過程中，沒有得到相應的完善和發(fā)展，這使得我國市政工程檔案管理的建設受到了一定程度的影響。但是通過本文的研究，明確地將問題進行提出，并對其進行了相應的分析，相信在今后的市政工程檔案管理和建設工作中，我們將更有針對性地對問題進行解決。在重視檔案管理質(zhì)量和水平的現(xiàn)代社會發(fā)展背景下，只有不斷將工作進行完善，才能更好地幫助社會進行穩(wěn)定的發(fā)展和提升工作水平。

【參考文獻】