導(dǎo)言：作為寫(xiě)作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇檔案分類(lèi)方式，它們將為您的寫(xiě)作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

檔案保護(hù)一般劃分為兩個(gè)層級(jí)：一是針對(duì)檔案實(shí)體的原生性保護(hù)；二是針對(duì)檔案內(nèi)容的再生性保護(hù)。前者的目標(biāo)是保持檔案原貌，既強(qiáng)調(diào)檔案實(shí)體的保護(hù)，又注重內(nèi)容的保護(hù)；后者通常使用縮微拍攝、數(shù)字化、仿真等形式呈現(xiàn)檔案信息，方便利用。雖然上述各種類(lèi)型的再生性保護(hù)措施都可以脫離原件來(lái)保護(hù)其內(nèi)容和信息，但是仍然需要依托原件實(shí)現(xiàn)信息轉(zhuǎn)化或復(fù)制，即完整的原件是信息再現(xiàn)的基礎(chǔ)。

（一）檔案信息化建設(shè)背景下，檔案實(shí)體價(jià)值與檔案保護(hù)現(xiàn)狀之間矛盾凸顯

隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，數(shù)字化進(jìn)程中和完成數(shù)字化以后，對(duì)原件保護(hù)（檔案實(shí)體）的討論逐漸增多，主要有整體性保護(hù)、擯棄保護(hù)、弱化保護(hù)等觀點(diǎn)。盡管觀點(diǎn)不同，但實(shí)體檔案所具有的無(wú)可替代的價(jià)值和作用是毋庸置疑的。因此，無(wú)論再生性保護(hù)手段有多少種，技術(shù)多么先進(jìn)，對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)都不應(yīng)該放松。然而目前由于多種原因，不同的檔案實(shí)體逐漸呈現(xiàn)出老化、破損、褪變等趨勢(shì)，甚至部分已經(jīng)處于或者臨近瀕危，嚴(yán)重者已經(jīng)失去了保存意義和利用價(jià)值。

（二）現(xiàn)有檔案實(shí)體老化速度加快，破損量大且破損較為嚴(yán)重

由于裝訂形式不規(guī)范，生銹、脫開(kāi)、折裂、起翹現(xiàn)象較為普遍，導(dǎo)致現(xiàn)存民國(guó)檔案出現(xiàn)了大量破損。除了民國(guó)檔案，20世紀(jì)80年代之前形成的檔案，保存現(xiàn)狀也不容樂(lè)觀，紙張、字跡、案卷外觀、裝幀等均有程度不同的破損。同時(shí)，紙張酸化導(dǎo)致紙質(zhì)檔案實(shí)體壽命下降也需要引起重視。美國(guó)國(guó)會(huì)圖書(shū)館普通類(lèi)和政法類(lèi)圖書(shū)為酸性，其中80%紙張pH值在5.0以下，屬于嚴(yán)重酸化；中國(guó)國(guó)家圖書(shū)館善本特藏文獻(xiàn)pH值在6.0以下的約占70%；第二歷史檔案館抗戰(zhàn)前和抗戰(zhàn)后新聞紙pH值在3.7～4.7；美國(guó)國(guó)會(huì)圖書(shū)館1700萬(wàn)冊(cè)藏書(shū)中約35%發(fā)生脆化現(xiàn)象；日本圖書(shū)館發(fā)脆不能翻動(dòng)的圖書(shū)約占20%；西藏檔案館館藏300余萬(wàn)卷檔案，其中約33%出現(xiàn)破損，因酸化發(fā)脆檔案約占47.3%，嚴(yán)重者已為片渣狀。

綜上，筆者在參考《中華人民共和國(guó)文物保護(hù)法》《文物保護(hù)法實(shí)施細(xì)則》等法律規(guī)范的基礎(chǔ)上，特別是考慮到其中關(guān)于古籍文獻(xiàn)的文物定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)以及文化部已經(jīng)頒布的多項(xiàng)分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，如《古籍特藏破損定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》《古籍定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》等，并結(jié)合我國(guó)目前的檔案保存狀態(tài)、實(shí)體檔案的價(jià)值等情況，認(rèn)為在檔案搶救和保護(hù)實(shí)踐中需要開(kāi)展實(shí)體分級(jí)或分類(lèi)保護(hù)。分級(jí)保護(hù)是依據(jù)檔案實(shí)體破損情況，將破損檔案劃分在不同的等級(jí)范圍內(nèi)，開(kāi)展不同級(jí)別的保護(hù)活動(dòng)，優(yōu)先搶救破損程度最為嚴(yán)重的檔案。換句話說(shuō)，分級(jí)保護(hù)主要是針對(duì)出現(xiàn)病害狀況的大批量檔案采取的保護(hù)行為。保存現(xiàn)狀、病害特點(diǎn)、破損等級(jí)劃分、分級(jí)保護(hù)措施等問(wèn)題都需要理論和應(yīng)用的深入研究，越細(xì)化越具體，實(shí)際單位越容易操作。分類(lèi)保護(hù)是按照檔案實(shí)體的價(jià)值、重要程度、獨(dú)特性等，創(chuàng)造不同的保管條件并開(kāi)展保護(hù)活動(dòng)，比如對(duì)特藏和珍藏檔案創(chuàng)造最為理想的保存條件，及時(shí)開(kāi)展科學(xué)的搶救。一般而言，由于特藏、珍藏檔案數(shù)量不大，容易劃分和篩選，因此，實(shí)際單位便于實(shí)施分類(lèi)保護(hù)。

二、檔案實(shí)體的分級(jí)保護(hù)

在檔案破損數(shù)量大、保護(hù)條件和技術(shù)力量有限的情況下，通過(guò)開(kāi)展檔案實(shí)體分級(jí)保護(hù)，可以優(yōu)先搶救瀕危狀態(tài)的檔案。分級(jí)保護(hù)程序首先是對(duì)館藏檔案保存現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查，摸清檔案病害狀況；依據(jù)檔案病害種類(lèi)和破損程度，制定破損等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)；在預(yù)防性保護(hù)和治理性保護(hù)方面分級(jí)采取措施。摸底調(diào)查是分級(jí)保護(hù)的前提，劃分破損等級(jí)是實(shí)施保護(hù)和搶救的基礎(chǔ)，分級(jí)保護(hù)是實(shí)施搶救的主要方式。

為全面了解和掌握各級(jí)各類(lèi)檔案館所藏檔案保存現(xiàn)狀、破損程度、館庫(kù)條件和保管情況等，需要開(kāi)展全面調(diào)查，建立檔案保存現(xiàn)狀信息數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)檔案?jìng)€(gè)體調(diào)查是對(duì)檔案紙張和字跡種類(lèi)、保存現(xiàn)狀、病害種類(lèi)、病害程度、案卷外觀狀況等相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行的全面調(diào)查。主要包括：檔案形成時(shí)間、檔案來(lái)源、紙張種類(lèi)、字跡材料種類(lèi)、酸化、霉變、蟲(chóng)蛀、老化、污染、撕裂、殘缺、糟朽、粘連、皺褶、字跡洇化或擴(kuò)散、字跡褪色或酸蝕、字跡磨損（紙頁(yè)中間和邊緣）、不規(guī)范折疊。

破損等級(jí)劃分是依據(jù)檔案實(shí)體保存現(xiàn)狀和老化情況，通過(guò)定量測(cè)量或定性分析病害，綜合判斷其破損程度，考察的主要病害因子為：酸化、粘連、殘缺、污染、紙張?jiān)阈唷⒓垙埶毫?、字跡洇化擴(kuò)散、字跡褪色或酸蝕、霉變、蟲(chóng)蛀、老化、不規(guī)范折疊等。依據(jù)病害類(lèi)型和程度可將檔案實(shí)體破損等級(jí)分為：特殘破損、嚴(yán)重破損、中度破損、輕度破損。檔案實(shí)體病害程度盡可能量化，只要其中一項(xiàng)病害因子達(dá)到等級(jí)范圍，即可確定其等級(jí)類(lèi)型。以紙張酸化程度為例，比如紙張的pH≤4.0，不用考慮其他病害程度，即可確定該份檔案屬于特殘等級(jí)；4.0

分級(jí)保護(hù)包括預(yù)防性分級(jí)保護(hù)和治理性分級(jí)保護(hù)。預(yù)防性分級(jí)保護(hù)的范圍覆蓋整個(gè)館藏檔案，屬于全程性維護(hù)和保管。預(yù)防性保護(hù)在先且最為重要，涉及庫(kù)房建筑、保護(hù)制度、環(huán)境監(jiān)測(cè)與調(diào)控、安全維護(hù)等，是對(duì)館藏檔案批量進(jìn)行的保護(hù)行為，產(chǎn)生效率高，作用明顯。而治理性保護(hù)是在其后開(kāi)展的搶救性活動(dòng)，針對(duì)個(gè)體進(jìn)行病害診斷和治理，只需要對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)，不需要普遍開(kāi)展，因此，工作開(kāi)展涉及面較小。治理性保護(hù)實(shí)施需要考慮修復(fù)的技術(shù)條件成熟與否、資金支持、技術(shù)力量、人員修復(fù)水平、修復(fù)材料等眾多因素。在具體實(shí)施過(guò)程中，兩者互補(bǔ)，是保護(hù)工作中不可或缺的部分。同時(shí)，兩者也面臨相似的困境，館藏的豐富性、復(fù)雜性，決定了預(yù)防性分級(jí)保護(hù)和治理性分級(jí)保護(hù)對(duì)象的多樣性和復(fù)雜性，使得各種分級(jí)嘗試難以實(shí)踐。如何得出客觀、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)單易行的分級(jí)辦法是保護(hù)工作面臨的難題。

三、檔案實(shí)體的分類(lèi)保護(hù)

檔案分類(lèi)保護(hù)是針對(duì)檔案的重要程度或價(jià)值或獨(dú)特性等分別采取不同的保護(hù)和修復(fù)措施。檔案的重要程度需要考慮檔案內(nèi)容、形成時(shí)間和在不同歷史階段對(duì)社會(huì)發(fā)揮的作用等，一般分為一般檔案、珍藏檔案、特藏檔案。其具體保護(hù)措施如下：

（一）一般檔案的保護(hù)方法

檔案館中保存數(shù)量最多的是一般檔案，普通庫(kù)房即可存放一般檔案。一般檔案的保護(hù)需要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-2010）中有關(guān)溫濕度、防光等規(guī)定。比如，溫度為14℃～24℃±2℃，相對(duì)濕度為45%～60%±5%。

（二）珍藏檔案和特藏檔案的保護(hù)方法

篇2

1.1 檔案數(shù)量急劇增加。以一個(gè)學(xué)生規(guī)模為15000人的普通高校來(lái)說(shuō)，庫(kù)房檔案量?jī)粼?5000卷，且每年保持4000卷左右的凈增數(shù)量。案卷數(shù)量增加，意味著檔案員的工作壓力加大。

1.2 動(dòng)態(tài)管理難度加大。以人為單位組卷需動(dòng)態(tài)管理，即學(xué)生在校期間陸續(xù)產(chǎn)生的檔案，要逐一補(bǔ)充到各自相應(yīng)的案卷中。動(dòng)態(tài)管理使檔案管理難度增加。

1.3 重復(fù)歸檔很難避免。一份涉及N名學(xué)生信息的文件，歸檔時(shí)為滿足不同案卷需要，該份文件須重復(fù)歸檔N次。

1.4 保管期限難以確定。學(xué)生類(lèi)檔案的歸檔范圍很廣，這些材料價(jià)值不同，本應(yīng)確定不同的保管期限，但因?yàn)槭且蝗艘痪?，只能就高確定保管期限。這樣勢(shì)必增加庫(kù)房壓力和管理成本。

1.5 檔案分類(lèi)層級(jí)太多。為甄別同名同姓學(xué)生，須增加分類(lèi)層級(jí)，有人建議把學(xué)生所在學(xué)院、系別、專業(yè)、班級(jí)等信息，甚至學(xué)生姓名作為二級(jí)以下類(lèi)目號(hào)處理。類(lèi)目層級(jí)太多，不利于管理。

2 學(xué)生類(lèi)檔案分類(lèi)組卷需考慮的問(wèn)題

2.1 利用原有管理基礎(chǔ)。學(xué)生類(lèi)檔案由原分散存放于高校其他檔案門(mén)類(lèi)中的學(xué)生檔案整合而成，因此，學(xué)生類(lèi)檔案的建立并不是“從無(wú)到有”的過(guò)程，而是“變零為整”的過(guò)程。正因?yàn)槿绱?，學(xué)生類(lèi)檔案不可避免帶有原先所在檔案類(lèi)別的管理痕跡。檔案是不可再生的資源，從檔案保護(hù)和管理工作延續(xù)性角度考慮，筆者認(rèn)為，在制訂分類(lèi)組卷方案時(shí)，應(yīng)充分利用原有管理基礎(chǔ)。

2.2 延續(xù)部門(mén)立卷習(xí)慣。部門(mén)立卷制度在高校實(shí)行多年，既提高了立卷質(zhì)量又減輕了專職檔案員工作量，現(xiàn)已達(dá)成共識(shí)并形成習(xí)慣。為延續(xù)下去，就要盡量避免多個(gè)部門(mén)材料組合立卷。學(xué)生類(lèi)檔案來(lái)源于學(xué)校多個(gè)部門(mén)，確定組卷方案時(shí)尤其要注意這一點(diǎn)。

2.3 方便檔案管理與利用。任何增加檔案管理難度，

使檔案管理人為復(fù)雜化的分類(lèi)與組卷方式都不可取。學(xué)生類(lèi)檔案數(shù)量龐大，涉及學(xué)生人數(shù)眾多，利用價(jià)值大，這些特點(diǎn)決定了學(xué)生類(lèi)檔案無(wú)論管理還是利用，都要耗費(fèi)檔案員很多時(shí)間與精力。因此，在不影響利用的情況下，學(xué)生類(lèi)檔案更有必要實(shí)行簡(jiǎn)單化管理。

3 學(xué)生類(lèi)檔案的分類(lèi)、組卷與管理

3.1 按檔案形成領(lǐng)域分類(lèi)。根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》，高等學(xué)校檔案采用檔案形成領(lǐng)域分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)生檔案因當(dāng)時(shí)未單獨(dú)成類(lèi)，依其形成領(lǐng)域被分散保管在10大類(lèi)檔案中，從而形成10大類(lèi)的既成事實(shí)。《辦法》頒布后，從利用學(xué)生檔案原有管理基礎(chǔ)和延續(xù)部門(mén)立卷習(xí)慣角度出發(fā)，筆者認(rèn)為，在設(shè)置學(xué)生類(lèi)檔案二級(jí)類(lèi)目時(shí)，應(yīng)繼續(xù)沿用檔案形成領(lǐng)域這一分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。具體做法見(jiàn)下表。

各?？筛鶕?jù)本校學(xué)生檔案組成的實(shí)際情況，調(diào)整二級(jí)類(lèi)目設(shè)置，比如基建、產(chǎn)品、設(shè)備、出版等類(lèi)別，如確系無(wú)學(xué)生檔案形成，可不予設(shè)置。

篇3

（一）電子文件分類(lèi)有利于提高電子檔案檢索效率。電子文件只有做到科學(xué)分類(lèi)，才能實(shí)現(xiàn)檢索高效、便捷。計(jì)算機(jī)檢索的原理就是利用計(jì)算機(jī)將用戶所提出的文檔信息檢索標(biāo)識(shí)與計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中的標(biāo)引標(biāo)識(shí)進(jìn)行比較，并將檔案數(shù)據(jù)庫(kù)符合條件匹配的檔案信息作為檢索結(jié)果提供給用戶利用。如果，城建檔案管理部門(mén)沒(méi)有制定電子文件分類(lèi)方案，對(duì)形成的電子文件進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)標(biāo)引，歸檔的城建電子檔案索引則雜亂無(wú)章，制約了機(jī)檢速度和檔案的查準(zhǔn)率和查全率。

（二）電子文件分類(lèi)是電子檔案存儲(chǔ)與備份的基礎(chǔ)。城建電子文件的分類(lèi)，就是把立檔單位在城建檔案信息數(shù)據(jù)的一體化管理系統(tǒng)所形成的文件，按照文件形成的領(lǐng)域范疇、項(xiàng)目、時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容和形式上的聯(lián)系，分成若干層次和類(lèi)別，構(gòu)成有機(jī)的體系。城建檔案分類(lèi)的內(nèi)容廣泛，例如，城市建設(shè)工程檔案分類(lèi)有：工業(yè)、民用建筑工程；市政基礎(chǔ)設(shè)施工程；公用基礎(chǔ)設(shè)施工程；通信、電力、交通基礎(chǔ)設(shè)施工程；園林建設(shè)、風(fēng)景名勝建設(shè)工程；市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程；城市防洪、抗震工程等范疇。如果電子文件形成單位沒(méi)有制定分類(lèi)策略，歸檔的各類(lèi)城建電子檔案在服務(wù)器的存儲(chǔ)物理位置，不能按照電子檔案的保存價(jià)值分別劃分物理存儲(chǔ)空間，也不能實(shí)現(xiàn)留其精華、刪除無(wú)保存價(jià)值電子文件的科學(xué)管理方法。電子文件分類(lèi)是城建電子檔案存儲(chǔ)與備份的基礎(chǔ)，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是分類(lèi)是保持電子文件有機(jī)聯(lián)系的重要舉措。一個(gè)城建檔案館的所有電子文件，如不經(jīng)過(guò)分類(lèi)，難免是一堆雜亂無(wú)章的電子數(shù)據(jù)。其存儲(chǔ)在文檔服務(wù)器的數(shù)據(jù)是呈現(xiàn)出無(wú)序排列的現(xiàn)象，只有對(duì)其進(jìn)行合理的分類(lèi)，不但能夠揭示出電子文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，而且真正使城建檔案館的電子檔案成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)存儲(chǔ)、備份和系統(tǒng)提供利用。二是電子文件分類(lèi)是后續(xù)整理城建電子檔案環(huán)節(jié)有序開(kāi)展的基本前提。就整個(gè)電子文件整理工作的程序而言，只有經(jīng)過(guò)分類(lèi)，城建電子檔案管理其后的一系列環(huán)節(jié)才易于著手和逐步深入。三是電子文件分類(lèi)的優(yōu)化可為城建電子檔案的全面管理創(chuàng)造有利條件。文檔服務(wù)器存儲(chǔ)與備份策略的制定，都與電子文件的分類(lèi)方案和分類(lèi)的質(zhì)量密切相關(guān)。所以，各級(jí)城建檔案管理部門(mén)對(duì)電子文件分類(lèi)的優(yōu)化，可為各類(lèi)城建電子檔案的有序、有效管理奠定基礎(chǔ)。

制定合理的電子檔案的存儲(chǔ)與備份策略

（一）歸檔電子城建檔案數(shù)據(jù)大集中的存儲(chǔ)策略各級(jí)城建檔案館應(yīng)根據(jù)電子文件分類(lèi)方案，制定電子檔案存儲(chǔ)與備份策略，對(duì)歸檔的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)組合，合理劃分存儲(chǔ)服務(wù)器的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)區(qū)域，便于備份工作的開(kāi)展。為實(shí)現(xiàn)城建檔案信息數(shù)據(jù)資源的共享，城建檔案信息資源庫(kù)的建設(shè)，必須打破目前小而全的數(shù)據(jù)管理方式，應(yīng)采取城建檔案數(shù)據(jù)大集中方式，即將分散到各分支機(jī)構(gòu)城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，集中存儲(chǔ)到上屬主管單位城建檔案部門(mén)控制的計(jì)算機(jī)服務(wù)器中，建設(shè)符合國(guó)家電子檔案管理規(guī)范與統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的城建檔案信息數(shù)據(jù)資源庫(kù)。

（二）根據(jù)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，合理進(jìn)行城建電子檔案數(shù)據(jù)組合根據(jù)電子文件分類(lèi)方案，歸檔的電子檔案需要按一定的規(guī)則組合到計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)服務(wù)器或者脫機(jī)保存的光盤(pán)、硬盤(pán)、磁帶等存儲(chǔ)載體。由于光盤(pán)，特別是DVD光盤(pán)的存儲(chǔ)海量化和日趨成熟，歸檔電子檔案的脫機(jī)保存一般可采用DVD光盤(pán)。對(duì)不同類(lèi)型、不同作用的檔案要有不同的存儲(chǔ)策略，如依據(jù)電子檔案利用與保存價(jià)值從不同角度可分為：內(nèi)部與外部使用(封閉與開(kāi)放系統(tǒng))；永久、30年、10年；重要與不重要；項(xiàng)目與重點(diǎn)工程建設(shè)、憑證與非憑證；保密與非保密；遷徙與非遷徙。從保持文件的自然聯(lián)系和方便管理利用出發(fā)，遵循一些基本規(guī)則對(duì)歸檔的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行合理組合：一是將同一保管期限的文件組合，以便于按不同保管期限定期拷貝，以延長(zhǎng)歸檔電子檔案的保管壽命；二是將同一密級(jí)的文件組合，以便于保密管理；三是將同一分支機(jī)構(gòu)的城建檔案歸檔部門(mén)的項(xiàng)目文件組合，以便于查找利用和復(fù)制。四是將同一類(lèi)型的文件組合，如將字處理文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、視頻文件、多媒體鏈接文件分別組盤(pán)，以便于借助特定的技術(shù)環(huán)境進(jìn)行閱讀利用。

（三）城建檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份策略歸檔城建電子檔案數(shù)據(jù)采用微型計(jì)算機(jī)硬盤(pán)和DVD光盤(pán)的方式存儲(chǔ)與備份，已適應(yīng)不了采用城建檔案數(shù)據(jù)集成化管理方式的需求，其存儲(chǔ)和備份的數(shù)據(jù)由單機(jī)版城建文檔管理的案卷級(jí)和文件級(jí)的數(shù)據(jù)，擴(kuò)展到城建電子管理系統(tǒng)生成經(jīng)鑒定歸檔的全文數(shù)據(jù)、多媒體文件、圖像文件、檢測(cè)數(shù)據(jù)等技術(shù)因素元數(shù)據(jù)。為有效地進(jìn)行海量城建檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與備份，必須合理制定存儲(chǔ)與備份策略。一是合理劃分存儲(chǔ)空間。按照城建檔案分類(lèi)屬性、建設(shè)項(xiàng)目、歸檔年度、保管期限對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)空間分配，按照來(lái)源關(guān)系，如城市規(guī)劃、通信、電力、橋梁、道路、園林、環(huán)境衛(wèi)生、市政、公用、房地產(chǎn)管理、人防等，對(duì)歸檔的城建電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)排序。同時(shí)利用虛擬存儲(chǔ)技術(shù)提高硬件的綜合利用率。例如采用SAN的虛擬存儲(chǔ)技術(shù)，將所有異構(gòu)環(huán)境的存儲(chǔ)資源，在一個(gè)統(tǒng)一的控制器控制下，做一個(gè)統(tǒng)一的分配與調(diào)度，可使存儲(chǔ)空間從40%提高到80%。二是根據(jù)城建電子文檔管理需求，采用切合實(shí)際的備份方式。在城建檔案信息一體化管理系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)，可根據(jù)本單位的數(shù)據(jù)管理財(cái)力和文檔人員、計(jì)算機(jī)技術(shù)人員配備情況，采用如下備份方式：磁帶庫(kù)、光盤(pán)庫(kù)備份。由文檔人員和計(jì)算機(jī)技術(shù)人員按照本單位數(shù)據(jù)生成和保管歸檔需求，設(shè)計(jì)備份時(shí)間，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，由生產(chǎn)機(jī)實(shí)時(shí)向備份機(jī)發(fā)送關(guān)鍵數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)傳送到遠(yuǎn)程備份中心制作完整的備份磁帶或光盤(pán)的復(fù)制工作。遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫(kù)異地備份。根據(jù)《電子公文歸檔暫行辦法》和《電子文件歸檔管理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，歸檔的電子公文，實(shí)現(xiàn)異地保管。就是在與本單位主數(shù)據(jù)庫(kù)所在生產(chǎn)機(jī)相分離的備份機(jī)上建立主數(shù)據(jù)庫(kù)的一套備份。網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)鏡像備份。這種方式是對(duì)文檔管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)和所需跟蹤的重要目標(biāo)文件的更新進(jìn)行監(jiān)控與跟蹤，并將更新日志實(shí)時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送到備份系統(tǒng)，備份系統(tǒng)則根據(jù)日志對(duì)磁盤(pán)進(jìn)行更新。遠(yuǎn)程鏡像磁盤(pán)異地備份。通過(guò)高速光纖通道線路和磁盤(pán)控制技術(shù)，將鏡像磁盤(pán)延伸到遠(yuǎn)離生產(chǎn)機(jī)的地方，更新方式為同步或異步，其鏡像磁盤(pán)數(shù)據(jù)與主磁盤(pán)數(shù)據(jù)完全一致，。采用不同方式文檔數(shù)據(jù)備份，必須要考慮到數(shù)據(jù)恢復(fù)的問(wèn)題，包括采用雙機(jī)熱備、磁盤(pán)鏡像或容錯(cuò)、備份磁帶異地存放、關(guān)鍵部件多套備件等多種災(zāi)難預(yù)防措施。這些措施能夠在系統(tǒng)發(fā)生故障后對(duì)文檔數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)恢復(fù)。

檔案部門(mén)應(yīng)積極參與電

子文件分類(lèi)與電子檔案存儲(chǔ)、備份工作建立一個(gè)完善的電子文件分類(lèi)、存儲(chǔ)與備份系統(tǒng)，城建檔案部門(mén)要從城建電子文檔系統(tǒng)的使用者轉(zhuǎn)變?yōu)閰⑴c者，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行電子文件管理工作領(lǐng)域，對(duì)本單位產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)、備份工作進(jìn)行指導(dǎo)，將電子文件分類(lèi)知識(shí)融合到城建檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份工作中。

（一）根據(jù)城建檔案信息管理系統(tǒng)生成的電子文件屬性，如文本文件、數(shù)據(jù)文件、計(jì)算機(jī)程序文件、圖形文件、設(shè)計(jì)文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈結(jié)文件等,設(shè)定固定的類(lèi)別代碼，，用以指導(dǎo)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員結(jié)合分類(lèi)編碼、保管期限合理設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份的策略。

篇4

檔案具有原始信息記錄的作用，同時(shí)這也是檔案的特征，檔案是普遍存在而且具有深刻的意義的社會(huì)現(xiàn)象，對(duì)人類(lèi)文化的、歷史的傳承有重要作用，是跟隨人類(lèi)社會(huì)的產(chǎn)生而存在的，人類(lèi)社會(huì)特有的現(xiàn)象，檔案的保存對(duì)后世也有很大借鑒意義，因此通過(guò)分類(lèi)、歸納、整理等過(guò)程，讓檔案能夠在保管過(guò)程中不會(huì)丟失信息，而且方便查詢。

1 檔案管理歸檔整理分類(lèi)現(xiàn)狀

1.1 檔案整理理念有待于進(jìn)一步提高。針對(duì)當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理仍然基于傳統(tǒng)模式，缺乏一定現(xiàn)代化管理思想作為指導(dǎo)，缺乏一定分類(lèi)歸檔的思想，尤其處于現(xiàn)代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運(yùn)用分類(lèi)思想，才能發(fā)揮出覺(jué)得的檔案功能，目前機(jī)關(guān)檔案整理工作人員缺乏現(xiàn)代化整理思想，因此傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案整理模式缺乏一定歸檔的規(guī)范性，要求檔案整理的準(zhǔn)確性而非規(guī)范性，因此，傳統(tǒng)檔案整理具有一定弊端，需要轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立新思想。

1.2 檔案整理缺乏專業(yè)化。據(jù)調(diào)查表現(xiàn)，當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關(guān)專業(yè)，基本上是由機(jī)關(guān)內(nèi)部調(diào)整或者其他工作人員崗位調(diào)整而組成的，這樣直接影響其機(jī)關(guān)檔案整理工作的整體專業(yè)性，專業(yè)化檔案整理是發(fā)揮其檔案強(qiáng)大功能的前提和基礎(chǔ)，因此筆者認(rèn)為當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理缺乏專業(yè)化具體表現(xiàn)為：一是機(jī)關(guān)檔案管理缺乏專業(yè)化整理人員；二是缺乏專業(yè)化整理方法；三是機(jī)關(guān)內(nèi)部缺乏專業(yè)化整理程序與規(guī)范，四是檔案整理人員不穩(wěn)定，檔案整理人員比較靈活，直接導(dǎo)致整體檔案整理的專業(yè)化下降，以上是筆者認(rèn)為當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理存在的普遍問(wèn)題。

1.3 檔案整理缺乏信息化。信息化是當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國(guó)機(jī)關(guān)檔案整理缺乏一定信息化技術(shù)，信息化檔案整理能夠節(jié)省傳統(tǒng)檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：一是機(jī)關(guān)檔案管理缺乏信息化技術(shù)設(shè)備，如檔案整理數(shù)據(jù)庫(kù)等；二是缺乏信息化儲(chǔ)存與保管的思想；三是機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案整理缺乏信息化技術(shù)人員。

1.4 歸檔裝訂上的錯(cuò)誤

一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應(yīng)具備保護(hù)檔案、操作方便、價(jià)格便宜等三個(gè)要求，目前使用的縫紉機(jī)線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時(shí)；塑料夾裝方式成本高、易老化；無(wú)酸紙?zhí)追绞揭咨⑹w檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書(shū)針，同時(shí)注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門(mén)甚至于在這種封面上印上多項(xiàng)欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴(yán)重違背《規(guī)則》的簡(jiǎn)化原則。三是沒(méi)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行處理。裝訂前應(yīng)對(duì)殘缺、薄弱、破損、裝訂線側(cè)有文字等情況的重要文件采取相應(yīng)的補(bǔ)缺、托裱、接邊等措施；對(duì)字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴(kuò)散或褪變的重要文件進(jìn)行復(fù)制；對(duì)大于A4幅面的紙張進(jìn)行折疊；對(duì)所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會(huì)嚴(yán)重影響檔案的保管。四是對(duì)“件”的處理擴(kuò)大或縮小?！兑?guī)則》對(duì)“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規(guī)定，不能隨意擴(kuò)大與縮小。實(shí)際工作中，有的單位將件的范圍擴(kuò)大，認(rèn)為同一問(wèn)題的歸檔文件都應(yīng)成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來(lái)文與復(fù)文”，性質(zhì)的歸檔文件。擴(kuò)大件的范圍，實(shí)際上又回到傳統(tǒng)立卷的老路上去。

2 檔案管理歸納整理分類(lèi)技巧

2.1 檔案管理技巧

在檔案管理過(guò)程中我們有幾個(gè)非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經(jīng)濟(jì)文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤(pán)，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進(jìn)行細(xì)致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復(fù)的話，會(huì)導(dǎo)致巨大的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國(guó)家的軟實(shí)力；其次還要注意到維護(hù)檔案安全，一方面的安全是指作為實(shí)物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實(shí)物能夠真實(shí)的映射出當(dāng)時(shí)的統(tǒng)治階級(jí)、政治思想、社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。一方面的安全指的是檔案作為記錄國(guó)家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導(dǎo)致泄密情況的發(fā)生的話，那么國(guó)家在政治上就會(huì)處于不安全的情況，不利于國(guó)家的安全、團(tuán)結(jié)和發(fā)展；最后還要注意到要延長(zhǎng)檔案的壽命，有些紙質(zhì)或老化的機(jī)器，由于脆弱性和不可恢復(fù)性的特點(diǎn)，在檔案管理工作中要注意采取恰當(dāng)?shù)拇胧┭娱L(zhǎng)檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過(guò)程中，首先，注意對(duì)檔案文件有一個(gè)初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要?jiǎng)h除的，科學(xué)取舍進(jìn)行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行細(xì)致的劃分，同時(shí)檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過(guò)程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開(kāi)；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質(zhì)量，這樣在檔案歸納整理過(guò)程中可以保證檔案完整性，不會(huì)有信息的缺失，確保整理工作的順利進(jìn)行；其次，由于從前國(guó)家針對(duì)檔案歸納整理沒(méi)有制定統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對(duì)這種情況國(guó)家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，我們?cè)谶M(jìn)行檔案歸納管理時(shí)要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)類(lèi)目不符的情況要逐一進(jìn)行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯(cuò)誤的話要注意及時(shí)進(jìn)行更正，同時(shí)一些細(xì)致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫(xiě)要保持仔細(xì)認(rèn)真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯(cuò)誤后再進(jìn)行更正的話，就會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3 檔案分類(lèi)技巧

在檔案分類(lèi)過(guò)程中要注意，對(duì)檔案文件內(nèi)容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，分類(lèi)是檔案工作的核心工作，檔案分類(lèi)正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時(shí)針對(duì)分類(lèi)文件要有明確的標(biāo)識(shí)，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進(jìn)行。

結(jié)束語(yǔ)

檔案在我們社會(huì)和生產(chǎn)、生活中扮演了重要的作用，針對(duì)檔案現(xiàn)狀中存在的問(wèn)題，導(dǎo)致的檔案工作困難，促使我們對(duì)檔案管理、歸檔、整理、分類(lèi)等環(huán)節(jié)的技巧進(jìn)行總結(jié)，使檔案工作能夠順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

篇5

二、知識(shí)管理模式：知識(shí)庫(kù)的建立與知識(shí)管理平臺(tái)的建構(gòu)

我們?cè)?jīng)建立了檔案庫(kù)、信息庫(kù)，以滿足人們對(duì)檔案材料和檔案信息的需求。知識(shí)庫(kù)所儲(chǔ)存的不是一個(gè)個(gè)的實(shí)體和信息，而是一個(gè)個(gè)的知識(shí)單元和知識(shí)群落。知識(shí)庫(kù)和信息庫(kù)、實(shí)體庫(kù)；知識(shí)管理和信息管理、實(shí)體管理是并行的幾種數(shù)據(jù)庫(kù)和管理模式，知識(shí)的管理和信息的管理一樣，不是事實(shí)上的實(shí)體管理，更多的是一種邏輯的管理。盡管從實(shí)體到信息再到知識(shí)在對(duì)象上逐漸趨向高端，但并不是對(duì)原有管理模式的取代。至少在目前來(lái)看，三種管理模式都是必須保留而且應(yīng)當(dāng)高度重視的。

1.知識(shí)庫(kù)的層級(jí)

知識(shí)庫(kù)作為來(lái)自檔案的知識(shí)保管地，與檔案庫(kù)一樣，應(yīng)對(duì)知識(shí)分類(lèi)分級(jí)管理。筆者以為，對(duì)于知識(shí)的分類(lèi)，完全不同于檔案的分類(lèi)，同時(shí)，由于知識(shí)管理的邏輯管理性質(zhì)，我們也不必局限于一種分類(lèi)方式，多種分類(lèi)方式共存，將更有利于貼近社會(huì)公眾的知識(shí)獲取渠道，有利于知識(shí)服務(wù)和知識(shí)共享。知識(shí)的分類(lèi)方式，主要有以下幾種：

（1）按領(lǐng)域劃分：可以分為哲學(xué)知識(shí)、社會(huì)科學(xué)知識(shí)、自然科學(xué)知識(shí)。

（2）按用途劃分：可以分為科學(xué)知識(shí)、技術(shù)知識(shí)、文化知識(shí)。

（3）美國(guó)俄亥俄州立大學(xué)教授Towers等將知識(shí)作如下分類(lèi)：描述性知識(shí)、規(guī)范性知識(shí)、實(shí)踐性知識(shí)、形式性知識(shí)。

（4）世界經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織把知識(shí)分為以下四種：知事類(lèi)、知因類(lèi)、知能類(lèi)、知人類(lèi)。以上列舉幾種分類(lèi)方式，并不能夠完全適應(yīng)各級(jí)各類(lèi)檔案館的實(shí)際館藏情況，可以根據(jù)自身特點(diǎn)選擇合適的分類(lèi)方式進(jìn)行知識(shí)庫(kù)的建構(gòu)。當(dāng)然，分類(lèi)也不能止步于此，各類(lèi)下還可根據(jù)實(shí)際情況增加屬類(lèi)，對(duì)知識(shí)進(jìn)行細(xì)化分類(lèi)，從而建構(gòu)層級(jí)分明、屬類(lèi)完全的知識(shí)庫(kù)體系。比如在一級(jí)分類(lèi)采取按領(lǐng)域分為哲學(xué)知識(shí)、社會(huì)科學(xué)知識(shí)和自然科學(xué)知識(shí)，那么在其下還可以按照學(xué)科進(jìn)行進(jìn)一步的二級(jí)分類(lèi)；如果一級(jí)分類(lèi)按用途分為科學(xué)知識(shí)、技術(shù)知識(shí)和文化知識(shí)，其下還可以按行業(yè)進(jìn)行下一步的分類(lèi)。通常來(lái)講，一級(jí)分類(lèi)、二級(jí)分類(lèi)以及其下的屬類(lèi)應(yīng)該具有合邏輯的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

2.知識(shí)管理平臺(tái)的建構(gòu)

建構(gòu)知識(shí)管理平臺(tái)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)以下管理功能：

篇6

科技檔案作為一種科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)和管理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的，且具有各種形式的歷史紀(jì)錄．如何在快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮其內(nèi)在價(jià)值和利用價(jià)值，是我們檔案工作者應(yīng)探討的課題。檔案部門(mén)要“大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，使檔案工作更好地為黨的總?cè)蝿?wù)、總目標(biāo)服務(wù)，為建設(shè)社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明服務(wù)”。在進(jìn)入信息時(shí)代的今天，檔案作為一種信息面臨的是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)所帶來(lái)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，特別是科技檔案，如何把握機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)．在不斷前進(jìn)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮其內(nèi)在價(jià)值和利用價(jià)值，是擺在我們檔案工作者面前的重要課題。然而，有的檔案工作者忽視了如何更好地提高對(duì)科技檔案的利用工作。我們應(yīng)當(dāng)審時(shí)度勢(shì)，不斷探索新的方式，利用新手段，及時(shí)開(kāi)發(fā)科技檔案信息，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使科技檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中更好地發(fā)揮自身的價(jià)值和作用。

1.提高對(duì)科技檔案利用工作的認(rèn)識(shí)

做好科技檔案工作的最終目的就是開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提供檔案為各項(xiàng)工作服務(wù)，由此決定了科技檔案利用工作在檔案工作中占有重要地位。也就是說(shuō)，我們檔案工作從收集、鑒定、分類(lèi)、整理、立卷、保管等所有工作，都是為了提供利用，檔案工作者應(yīng)把提供利用放在工作的首位，把檔案利用工作開(kāi)展是否及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地提供檔案，看成是衡量檔案工作者的工作能力、業(yè)務(wù)能力的重要尺度。

1.1正確認(rèn)識(shí)科技檔案利用工作及其重要意義是做好科技檔案工作的前提

要認(rèn)識(shí)到科技檔案利用的重要性以及如何搞好科技檔案的利用工作，首先應(yīng)了解檔案利用工作利用檔案的概念及其相互之間的關(guān)系?！皺n案利用工作”是指檔案部門(mén)以館藏檔案信息資源為服務(wù)的手段，采取多種形式和方法，開(kāi)發(fā)和直接提供檔案為工程管理、設(shè)計(jì)等服務(wù)的工作，稱為檔案利用工作或檔案的提供利用，也就是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的工作?！袄脵n案”是指利用者為了研究和解決各種問(wèn)題來(lái)檔案室使用檔案。“利用檔案”和“檔案利用工作”是密切聯(lián)系而又不同的兩個(gè)概念，兩者之間的區(qū)別在于：前者是利用者，后者是檔案工作者。兩者之間的聯(lián)系是：有了利用檔案的需要，才有檔案利用工作，有了檔案利用工作才能實(shí)現(xiàn)利用檔案，檔案利用工作是利用檔案的條件，利用檔案是檔案利用工作的內(nèi)容，只有兩者結(jié)合，才能充分發(fā)揮檔案的作用。

1.2開(kāi)展科技檔案利用工作是實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)有價(jià)值的必由之路

檔案發(fā)揮價(jià)值作用由兩個(gè)因素決定：一是社會(huì)需要，二是檔案自身滿足社會(huì)需要的可能。科技檔案作為一種重要信息，本身是一個(gè)動(dòng)態(tài)事物，如不充分利用它，就會(huì)始終處于靜態(tài)之中，不能成為真正的信息，信息之所以能增值，是因?yàn)樗糜诹鲃?dòng)之中?！懊囟灰耍i之為廢”，檔案的價(jià)值平時(shí)顯現(xiàn)不出來(lái)，只有在利用時(shí)，才能發(fā)揮它應(yīng)有的價(jià)值作用。隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展，科技檔案的利用價(jià)值不斷顯現(xiàn)，利用檔案帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益的示例不勝枚舉，例如，我礦新建研石山工程施工過(guò)程中，就遇到過(guò)重復(fù)征地等問(wèn)題，通過(guò)查檔案資料后都逐一得到了核實(shí)，不但為我礦挽回了經(jīng)濟(jì)損失，而且還增強(qiáng)了企業(yè)形象。實(shí)踐證明，開(kāi)展科技檔案利用工作是實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)有價(jià)值的必經(jīng)之路。

2.開(kāi)展科技檔案利用工作要有熟練掌握庫(kù)藏的過(guò)硬本領(lǐng)

科技檔案利用工作的開(kāi)展，一般是由兩個(gè)因素決定的，一方面是現(xiàn)實(shí)中各項(xiàng)工作要利用檔案，另一方面是檔案庫(kù)中有這樣的檔案可以提供利用，因此開(kāi)發(fā)檔案利用就要求檔案工作者要有熟練掌握庫(kù)藏的過(guò)硬本領(lǐng)?？萍紮n案經(jīng)過(guò)多年的積累形成了龐大的“隊(duì)伍”，要及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用服務(wù)，必須要求檔案工作者熟悉保存的檔案，它是檔案工作者的一項(xiàng)重要任務(wù)和基本功，同時(shí)也是搞好利用工作的保證。

2.1要有認(rèn)真和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆?wù)態(tài)度

有句話說(shuō)的好“態(tài)度決定一切”，科技檔案利用工作是一項(xiàng)非常重要的工作，服務(wù)性很強(qiáng)，要求檔案工作者要有認(rèn)真和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆?wù)態(tài)度。認(rèn)真是指檔案工作者在提供利用工作中，熱心服務(wù)，態(tài)度端正，即要有耐心，要細(xì)心，不怕麻煩。嚴(yán)謹(jǐn)是指檔案工作者嚴(yán)格執(zhí)行科技檔案借閱規(guī)定，該借閱的借閱，不該借閱的一律不予借閱，把好借閱關(guān)。

2.2熟練掌握科技檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)

任何一個(gè)單位的科技檔案必定按照一定的分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)保管。一般來(lái)說(shuō)，科技檔案分別有以下幾個(gè)大類(lèi)：地質(zhì)勘測(cè)類(lèi)按專業(yè)設(shè)置；基本建設(shè)類(lèi)按工程項(xiàng)目性質(zhì)設(shè)置；科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)按專業(yè)設(shè)置；設(shè)備儀器類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)按種類(lèi)和專業(yè)用途設(shè)置。大類(lèi)下面有二級(jí)類(lèi)目，每一名科技檔案工作人員，都應(yīng)當(dāng)熟練地掌握本單位的分類(lèi)方案和分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)， 因?yàn)?，只有熟記和掌握的分?lèi)標(biāo)準(zhǔn)，才能快捷、方便地提供科技檔案利用，而且在整理檔案進(jìn)行檔案分類(lèi)時(shí)能夠使分類(lèi)快速準(zhǔn)確，提高工作效率。

3.科技檔案提供利用的方式方法

科技檔案利用服務(wù)方式，就是檔案部門(mén)向利用者提供科技檔案材料的方法?？萍紮n案利用服務(wù)方式是實(shí)現(xiàn)科技檔案利用的重要手段，在科技檔案提供利用上有各種各樣的方式方法。從利用科技檔案的實(shí)際情況來(lái)看，主要有以下幾種：

3.1閱覽是檔案室提供利用服務(wù)的主要方式

閱覽是檔案室提供利用服務(wù)最普遍的方式，其特點(diǎn)是利用者直接到檔案室閱覽?？萍紮n案是原始記錄材料，多為單份，有些檔案在內(nèi)容上還具有機(jī)密性，這就決定了檔案原件不外借，主要在閱覽室內(nèi)供利用者閱覽。閱覽利用一般有兩種情況：一是所查問(wèn)題比較簡(jiǎn)單，看一下就能解決；二是查閱數(shù)量大、范圍廣，借出利用不方便，采用閱覽方式比較好。

3.2外借服務(wù)是科技檔案提供利用服務(wù)不可缺少的方式

檔案一般不借出檔案室，由于借出的檔案完全脫離了檔案工作者的監(jiān)督，容易發(fā)生意外，但由于情況特殊，為了解決一定的問(wèn)題，需要檔案材料借出利用，例如，我們經(jīng)常遇到的需要檔案原件作為憑證，或者需要底圖以及其他不便在閱覽室利用檔案時(shí)可以暫時(shí)外借。外借服務(wù)也是提供科技檔案利用的一種方式，但對(duì)外借檔案一定要從嚴(yán)掌握，一般不輕易借出，對(duì)檔案借出利用，一定要嚴(yán)格審批手續(xù)，并提出相應(yīng)的要求，主要有：第一，利用者要事先提出借檔案申請(qǐng)，說(shuō)明借出檔案的充足理由和調(diào)卷范圍。第二，借出檔案要進(jìn)行認(rèn)真的登記，注明借出時(shí)間、借出人姓名、借出檔案的名稱、件數(shù)等。第三，借檔人應(yīng)負(fù)責(zé)保護(hù)檔案的完整與安全，不得轉(zhuǎn)借拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)記等。

3.3復(fù)制服務(wù)是科技檔案提供利用的重要手段

隨著科技進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，利用者對(duì)檔案復(fù)制件的需求日益增長(zhǎng)，檔案復(fù)制服務(wù)成為提供利用工作中一種重要的服務(wù)方式。復(fù)印件就是根據(jù)現(xiàn)存檔案文件重新復(fù)制而成的同樣形式、同樣內(nèi)容的文件。復(fù)制件的利用目前比較普遍，也很受利用者歡迎。檔案復(fù)制服務(wù)的優(yōu)點(diǎn)是：第一，提高了科技檔案的利用率，能滿足各方面的需要。第二，能節(jié)省時(shí)間，方便利用。檔案室采用現(xiàn)代化的復(fù)制技術(shù)，可以減輕過(guò)去手抄的繁重勞動(dòng)，利用者邊查閱、邊復(fù)制。第三，用檔案復(fù)制本提供利用，可以減少對(duì)檔案原件的磨損，有利于延長(zhǎng)檔案的壽命。

篇7

此外，檔案管理部門(mén)要建立健全社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，要建立能夠?qū)⑺泄ぷ鳝h(huán)節(jié)包括在內(nèi)的檔案管理制度。以文件的實(shí)際來(lái)源和自身價(jià)值為依據(jù)，進(jìn)一步確定檔案管理的方式方法、具體流程、檔案資料分類(lèi)方式等。這些方案的確定要嚴(yán)格遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》等現(xiàn)行法律的規(guī)定，以城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的實(shí)際狀況為重要依據(jù)，不斷健全檔案管理分類(lèi)制度、檔案保密制度和檔案存檔制度等。在此過(guò)程中，要做到每一個(gè)檔案管理部門(mén)都能夠嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的科學(xué)分類(lèi)、集中管理、規(guī)范有序等，不斷完善我國(guó)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度。

2信息化檔案管理

信息技術(shù)的快速發(fā)展和不斷進(jìn)步，使得各行各業(yè)的工作效率都在不斷提高，以完全人工的方式完成城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作已經(jīng)不能滿足時(shí)代的要求。人工的方式不僅會(huì)耗費(fèi)大量的人力、物力，也會(huì)限制工作效率。傳統(tǒng)的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理方式大都為紙質(zhì)書(shū)面記錄和個(gè)人檔案的存放，這樣不僅占據(jù)了大量的工作時(shí)間，也占據(jù)了較大的空間存放資料，并且這些紙質(zhì)資料不易保存，隨著時(shí)間的推移，會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)泛黃、篩選困難等問(wèn)題。信息化的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理不僅能夠改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理工作方式，使其成為信息化、數(shù)字化的信息，做到檔案管理電子化，還能夠完全代替人工實(shí)現(xiàn)檔案的查詢和檢索，大大地提高信息檢索的效率和準(zhǔn)確度。信息化的檔案管理方式使大量的原始書(shū)面資料被有效地壓縮和快速記錄，在節(jié)省了空間的同時(shí)也大大地延長(zhǎng)了資料、檔案保存的時(shí)間，并且有效地降低了保存難度。同時(shí)，存檔和編碼社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案并且建立計(jì)算機(jī)檢索信息系統(tǒng)，能夠徹底實(shí)現(xiàn)檔案管理的改革和創(chuàng)新。由計(jì)算機(jī)檢索、掃描獲得信息代替人工查找、翻閱檔案資料原件，節(jié)省了大量的時(shí)間，并且在很大程度上提高了工作的準(zhǔn)確度和效率。

社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)部門(mén)在分類(lèi)和管理檔案時(shí)，要科學(xué)歸檔，提高工作質(zhì)量，要注意記錄存檔的時(shí)間和類(lèi)型。普通的業(yè)務(wù)文件、退休記錄和審計(jì)等資料的存檔時(shí)間為次年的年中，即6月底，而社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的結(jié)息時(shí)間為每年的6月份，會(huì)計(jì)的管理存檔時(shí)間為隔年存檔，基本信息的檔案歸檔時(shí)間為所有業(yè)務(wù)項(xiàng)目結(jié)束之后。其中，最重要的是影音資料和照片等資料檔案。這些資料要在第一時(shí)間內(nèi)存檔處理，以合理的歸類(lèi)方式完成檔案資料的選取、收集和初步記錄，根據(jù)一定的規(guī)律，比如參保人的參保時(shí)間或是其他特點(diǎn)建立、記錄和合理存放檔案，確保再次查找時(shí)的準(zhǔn)確度，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在檔案管理的過(guò)程中，要實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)分類(lèi)和存檔，做到存檔、歸檔有律可循，避免無(wú)序存檔的情況發(fā)生，切實(shí)提高檔案管理工作的有效性。

3實(shí)用化檔案管理

社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的創(chuàng)建和存儲(chǔ)是為了為之后的查找和檢索工作提供便利，使參保人與社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)管理部門(mén)及時(shí)、準(zhǔn)確地找到所需要的信息進(jìn)行核對(duì)和審查等。有關(guān)檔案管理示意圖的繪制也是為了檔案存儲(chǔ)能夠更加便捷。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)制訂科學(xué)、有效的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)查詢和檢索工具，比如創(chuàng)建全引式的目錄、建立專題形式的索引和編寫(xiě)案卷形式的目錄等。在檔案管理工作人員的工作過(guò)程中，有關(guān)部門(mén)要配備適應(yīng)性強(qiáng)的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理軟件和系統(tǒng)，使信息化的檔案管理形式和計(jì)算機(jī)信息檢索方式能夠?yàn)槠涮峁┓奖恪＿@樣，不僅能夠?yàn)楣ぷ魅藛T的信息檢索、查詢工作減輕負(fù)擔(dān)，還能夠有針對(duì)性地保護(hù)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案。為了實(shí)現(xiàn)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作服務(wù)社會(huì)的目標(biāo)，有關(guān)部門(mén)要提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力。新形勢(shì)背景下的檔案管理工作需要具有較高工作水平的工作人員完成檔案管理工作。檔案管理部門(mén)在分配具體的管理工作和責(zé)任的同時(shí)，應(yīng)要求工作人員具有能夠完成業(yè)務(wù)辦理和檔案管理雙重工作任務(wù)的能力。要將這兩項(xiàng)工作任務(wù)在年初分配，并將其歸入工作任務(wù)考核內(nèi)容中，明確工作職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)，明確要求工作人員具備較高的工作素質(zhì)和政治覺(jué)悟，在創(chuàng)新的同時(shí)具備專業(yè)的工作能力。只有不斷提升工作人員的素質(zhì)，才能為社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，加快檔案管理實(shí)用化的步伐，達(dá)到檔案管理工作為社會(huì)服務(wù)的目的。

篇8

從全球看，檔案信息化建設(shè)從20世紀(jì)50年代開(kāi)始，以美國(guó)為首的西方發(fā)達(dá)國(guó)家開(kāi)始嘗試應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)不同程度的自動(dòng)編目和檢索。到了20世紀(jì)90年代初，美國(guó)建成了檔案信息導(dǎo)航系統(tǒng)(NAIL)，在全球掀起了檔案信息化建設(shè)的浪潮，世界各國(guó)紛紛開(kāi)始加入檔案信息化建設(shè)的大潮。我國(guó)也在這股浪潮的影響下開(kāi)始了檔案信息化建設(shè)，2002年國(guó)家檔案局制定了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》。從此，全國(guó)各地區(qū)、各行業(yè)開(kāi)始了轟轟烈烈的檔案信息化建設(shè)。2003年，青島市數(shù)字檔案館啟用，深圳市數(shù)字檔案館二期于2008年通過(guò)成果鑒定，2004年，全國(guó)第一個(gè)企業(yè)數(shù)字檔案館――江蘇省電力公司數(shù)字檔案館正式投入使用，檔案網(wǎng)站更是如雨后春筍般涌現(xiàn)，各地的檔案局、檔案館紛紛建立了自己的檔案網(wǎng)站，檔案工作開(kāi)始進(jìn)入了信息時(shí)代、數(shù)字時(shí)代。

為了加強(qiáng)對(duì)檔案信鼠化建設(shè)的規(guī)范、統(tǒng)一，國(guó)家相繼出臺(tái)了許多檔案信息化建設(shè)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范定義了檔案信息化建設(shè)相關(guān)的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、資源的標(biāo)識(shí)、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式、對(duì)象數(shù)據(jù)格式等標(biāo)準(zhǔn)，如《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔及管理規(guī)范》，以及國(guó)家檔案局正在制定的《電子郵件公文歸檔與管理規(guī)則》、《檔案數(shù)字資源加工規(guī)范》、《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》、《電子文件檔案著錄規(guī)則》、《電子文件保管期限表》、《電子文件檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)》等。目前正在制定的檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有：《檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、壓縮格式規(guī)范》、《數(shù)據(jù)加密算法規(guī)范》、《數(shù)字水印標(biāo)準(zhǔn)》、《電子文件／檔案存儲(chǔ)格式與載體規(guī)范》、《照片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《錄音與檔案化技術(shù)規(guī)范》等。

二、檔案信息化建設(shè)中遇到的問(wèn)題

我國(guó)檔案信息化建設(shè)雖然取得了不錯(cuò)的成效，但其中也存在不少問(wèn)題。首先，國(guó)家檔案局制定的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，明確了檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和任務(wù)，但是實(shí)施綱要只是給出了檔案信息化建設(shè)的基本原則，而具體的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)規(guī)范制定相對(duì)滯后，很多與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)規(guī)范還沒(méi)有制定或正在制定中，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)過(guò)程中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

其次，對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，不少人將檔案信息化建設(shè)與檔案數(shù)字化等同起來(lái)，認(rèn)為檔案信息化建設(shè)就是將館藏檔案數(shù)字化處理后上網(wǎng)，提供檢索和查閱。

第三，目前的大部分?jǐn)?shù)字檔案系統(tǒng)普遍注重的是業(yè)務(wù)層面的整理功能，利用功能則主要表現(xiàn)為在線查閱和借閱登記等，基本上是將手工整理檔案搬到了計(jì)算機(jī)上，這樣的數(shù)字檔案系統(tǒng)只能算是檔案輔助整理系統(tǒng)。

三、檔案信息化建設(shè)中企業(yè)數(shù)字檔案系統(tǒng)的建設(shè)

信息化時(shí)代，信息平臺(tái)正成為企事業(yè)單位業(yè)務(wù)運(yùn)行的基本方式，對(duì)檔案管理活動(dòng)而言，面臨著思維方式、管理方式的改變，檔案管理系統(tǒng)亟待需要從數(shù)字化檔案整理系統(tǒng)向數(shù)字檔案管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)變，具體表現(xiàn)為：

1.建設(shè)一體化平臺(tái)，整合信息資源，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間信息交換。江蘇省電力公司按照國(guó)家電網(wǎng)公司信息化建設(shè)要求，構(gòu)筑了企業(yè)級(jí)一體化信息集成平臺(tái)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換方式，數(shù)據(jù)可以實(shí)時(shí)交換。各專業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)從幾百個(gè)整合到8大業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，各業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)交換已初步建成了“縱向貫通，橫向集成”。信息化建設(shè)規(guī)范化為檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)及時(shí)交換提供必要基礎(chǔ)，為實(shí)現(xiàn)檔案前端控制提供條件。檔案管理者需要超前提出檔案專業(yè)管理要求，建立檔案對(duì)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，才能保證歸檔的源數(shù)據(jù)真實(shí)完整準(zhǔn)確。

2.加強(qiáng)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能?！稒n案法》第一條明確了檔案管理的目的是“加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)”。目前數(shù)字管理系統(tǒng)多數(shù)停留在檔案整理功能，可以達(dá)到查閱利用，但檔案的管理和收集工作尚不足。因此，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)將檔案管理的手段和收集要求納入信息化管理手段，明確單位或部門(mén)職責(zé)，明細(xì)劃分歸檔范圍。在信息化的條件下，將檔案管理和收集工作納入信息化管理過(guò)程推進(jìn)檔案管理方式改變，也促進(jìn)檔案管理者重新認(rèn)識(shí)原有檔案管理方式存在的缺陷，促進(jìn)檔案管理職能劃分更加合理，收集管理更加細(xì)化，有利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作從粗放式管理向精細(xì)化管理方式的轉(zhuǎn)變。

3.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，統(tǒng)一電子文件格式，實(shí)現(xiàn)永久保存。目前的數(shù)字技術(shù)還不能徹底解決電子文件的真實(shí)、永久保存問(wèn)題，但是一個(gè)企業(yè)每天都會(huì)大量地產(chǎn)生各種格式的電子文件。檔案部門(mén)應(yīng)站在全局的角度，根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔及管理規(guī)范》，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定電子文件歸檔及管理規(guī)定，明確歸檔電子文件的格式、大小、尺寸，制定電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，使電子文件能夠脫離原有的軟件和存儲(chǔ)介質(zhì)長(zhǎng)期保存，并將這些標(biāo)準(zhǔn)通過(guò)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)固化，從而確保歸檔的電子文件統(tǒng)一、規(guī)范、真實(shí)，達(dá)到永久保存的目的。

4.追根求源，挖掘數(shù)據(jù)庫(kù)文件歸檔，便于今后分析利用。由于企業(yè)信息化的迅速普及，大量的企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)覆蓋了企業(yè)的各個(gè)專業(yè)、各種流程環(huán)節(jié)，大量的數(shù)據(jù)以數(shù)據(jù)庫(kù)記錄的形式存儲(chǔ)在各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)中。這些數(shù)據(jù)大部分是中間數(shù)據(jù)，并不是需要?dú)w檔的數(shù)據(jù)，但是具有歸檔價(jià)值的數(shù)據(jù)也同樣隱藏在數(shù)據(jù)的海洋中，他們是從這些數(shù)據(jù)的海洋中經(jīng)過(guò)計(jì)算、匯總、統(tǒng)計(jì)的結(jié)果數(shù)據(jù)，且他們往往并不獨(dú)立存在。作為檔案管理部門(mén)。需要將檔案管理的觸角前移到各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)中，明確各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)中應(yīng)當(dāng)歸檔的數(shù)據(jù)范圍、數(shù)據(jù)要求，并以不可更改的文件格式通過(guò)歸檔接口或服務(wù)發(fā)送到數(shù)字檔案系統(tǒng)。這樣做的效果，一是避免了歸檔的數(shù)據(jù)文件依賴原有的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)，甚至系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境；二是確保了應(yīng)用系統(tǒng)中具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)不會(huì)被丟棄。一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行后，系統(tǒng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)相對(duì)穩(wěn)定，通過(guò)在各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)中固化歸檔流程節(jié)點(diǎn)和歸檔數(shù)據(jù)，能有效保證企業(yè)歸檔數(shù)據(jù)的齊全性；三是相當(dāng)一部分?jǐn)?shù)據(jù)通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)生成和歸檔，減輕了檔案人員的收集工作。

5.使數(shù)字檔案系統(tǒng)成為檔案專家系統(tǒng)，真正成為檔案管理人員的幫手?？梢詫⑵?/p>

篇9

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是以檔案的本體管理為基礎(chǔ)，兼顧數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)和應(yīng)用發(fā)展的需要，將包括檔案實(shí)體信息、管理信息、應(yīng)用環(huán)境信息在內(nèi)的各種類(lèi)型數(shù)據(jù)按照特定數(shù)據(jù)模型進(jìn)行組織的數(shù)據(jù)集合。在長(zhǎng)期實(shí)踐中，數(shù)據(jù)庫(kù)以其獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)已經(jīng)證明它是信息資源組織、管理、共享的最佳方法，在數(shù)據(jù)冗余度、管理效率、數(shù)據(jù)完整性控制等方面都有良好的表現(xiàn)。事實(shí)上，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是各類(lèi)檔案信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的核心組件，是檔案信息化不可或缺的基礎(chǔ)工作之一。

1 檔案分類(lèi)理論對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)起著導(dǎo)向作用

檔案管理是針對(duì)于檔案分類(lèi)而言，進(jìn)行的一種管理方式，其主要目的就是為了檔案信息的管理規(guī)范化，流程分類(lèi)的有序化。檔案管理的形式多樣且復(fù)雜多變，所以在進(jìn)行管理過(guò)程中要尤其注意檔案的分類(lèi)，劃分。將不同的檔案按照一定的原則進(jìn)行分類(lèi)，可以從大的方向向小的方向逐漸分類(lèi)區(qū)分，再?gòu)男〉姆较蜻M(jìn)行細(xì)致的分類(lèi)，這樣做的主要目的不僅僅能夠?qū)嫶蟮臋n案進(jìn)行有效的劃分和管理，還能夠?yàn)槿蘸蟮牟樵兊於ɑA(chǔ)。

傳統(tǒng)意義上將檔案進(jìn)行分類(lèi)的過(guò)程中主要是依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的，并沒(méi)有一個(gè)清晰準(zhǔn)確的概念和界定。也有一種方法是將檔案按照時(shí)間，保存時(shí)間的長(zhǎng)久進(jìn)行有效的合理分類(lèi)，這種分類(lèi)方式可以有效的針對(duì)事件存儲(chǔ)的時(shí)間對(duì)檔案有一個(gè)整體的宏觀把握。強(qiáng)調(diào)的是一種以現(xiàn)實(shí)為基準(zhǔn)的生態(tài)分析，更加貼近于事實(shí)的本身?，F(xiàn)實(shí)來(lái)講，這種分類(lèi)方式是一種歸于全宗形式的原則分類(lèi)，有助于了解檔案的整體發(fā)展內(nèi)容，這也是有別于數(shù)據(jù)庫(kù)管理分類(lèi)的一個(gè)重要特征，所以某種程度上將，傳統(tǒng)的分類(lèi)方式與現(xiàn)代的分類(lèi)方式所說(shuō)不同，但兩者之間也是相互獨(dú)立存在的，不能被取而代之。

2 數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀與不足

隨著各個(gè)行業(yè)的不斷發(fā)展壯大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)很難適應(yīng)時(shí)代社會(huì)發(fā)展的需要，對(duì)此必須加強(qiáng)改革。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段完善檔案數(shù)據(jù)的管理。計(jì)算機(jī)作為未來(lái)發(fā)展建設(shè)的主流，在整個(gè)信息化時(shí)代起到了至關(guān)重要的推動(dòng)作用，檔案信息化的出現(xiàn)更加說(shuō)明了數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)在檔案中的作用。原有的檔案信息管理都是通過(guò)紙質(zhì)媒介進(jìn)行記載，這在很大程度上存在著一定的缺陷，檔案管理人員很容易因自己的失誤而出現(xiàn)檔案登記錯(cuò)誤等現(xiàn)象，這將嚴(yán)重影響檔案的使用。不僅僅工作效率差，而且還容易浪費(fèi)大量的人力，物力，財(cái)力，這就說(shuō)明在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理的同時(shí)，也要針對(duì)檔案人員進(jìn)行合理的培訓(xùn)，豐富他們的專業(yè)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)的使用能力。避免因操作人員失誤而出現(xiàn)的各種問(wèn)題，影響檔案的發(fā)展。在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，信息化將占據(jù)主導(dǎo)地位，檔案將越來(lái)越規(guī)范化。數(shù)據(jù)化技術(shù)將在檔案管理中起到越來(lái)越重要的作用，對(duì)此，必須建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)管理體系，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中對(duì)于檔案管理的重視。

3 全宗原則及其理論發(fā)展對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)發(fā)揮指導(dǎo)作用

首先，全宗原則是檔案實(shí)體分類(lèi)的基本方法，是人們經(jīng)過(guò)理論分析和實(shí)證研究之后得出的寶貴經(jīng)驗(yàn)。以全宗為基本單位建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容反映的是一個(gè)現(xiàn)實(shí)的實(shí)體單位的歷史記錄，保證了檔案數(shù)據(jù)具有一個(gè)堅(jiān)實(shí)可靠的立足點(diǎn)，這是單純地依靠邏輯分類(lèi)方法所達(dá)不到的。

其次，采用全宗原則指導(dǎo)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠最大限度地維護(hù)檔案的原始記錄性。因?yàn)槿谧鳛橐粋€(gè)獨(dú)立組織或個(gè)人形成檔案的全部，是一個(gè)不可分散、不可打亂混淆的有機(jī)整體，這樣能夠最大限度地維護(hù)和保持檔案的本質(zhì)特性――原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨(dú)樹(shù)一幟、不同于圖書(shū)、資料、情報(bào)等文獻(xiàn)的根本原因。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為檔案信息管理的重要工具和手段，必須服從這一更高的管理目的。良好的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)可以將全宗原則的諸多思想在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中實(shí)現(xiàn)，包括全宗內(nèi)部管理層次、管理聯(lián)系等。像文書(shū)立卷工作中要求的“保持文件之間的歷史聯(lián)系”、科技檔案管理中的“成套性原則”等思想都可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)得以體現(xiàn)。

4 依據(jù)全宗理論進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，有利于數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與維護(hù)工作

全宗理論是在檔案集中管理過(guò)程中產(chǎn)生的，是隨檔案工作的發(fā)展而不斷完善的。全宗理論的確立，對(duì)檔案室、檔案館檔案的管理，有重要的組織作用。全宗理論發(fā)展的歷史，是與檔案整理的不同原則聯(lián)系在一起的。在數(shù)據(jù)不斷變化發(fā)展的同時(shí)，按照一定的順序，可以將全宗理念應(yīng)用于其中，這樣不僅僅能夠促進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)的發(fā)展，而且對(duì)于管理者來(lái)講也將是一種很好的管理，數(shù)據(jù)的集合不僅僅可以節(jié)省大量的資金更加能夠有效的提供工作效率。

5 電子文件管理理論為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的未來(lái)發(fā)展提供營(yíng)養(yǎng)

電子文件管理已經(jīng)成為目前檔案信息化進(jìn)程中不可回避的課題。電子文件是信息化環(huán)境中業(yè)務(wù)過(guò)程和業(yè)務(wù)成果的真實(shí)記錄，因此保證電子文件的真實(shí)、完整、可用具有非常重要的意義。電子文件生命周期理論認(rèn)為，電子文件從形成到銷(xiāo)毀或保管是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，對(duì)電子文件生命全程的管理和監(jiān)控措施應(yīng)當(dāng)前置到電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)之中，包括對(duì)其運(yùn)動(dòng)全程的狀態(tài)記錄。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在電子文件管理環(huán)境中如何發(fā)揮作用，需要電子文件管理理論提供支持。

與傳統(tǒng)檔案進(jìn)行事后管理不同，現(xiàn)代文件檔案管理倡導(dǎo)的前端控制原則要求將整個(gè)文件管理過(guò)程的目標(biāo)、要求、規(guī)則等進(jìn)行系統(tǒng)分析，將需要在文件形成階段實(shí)現(xiàn)的功能盡可能進(jìn)行整合。這就要求對(duì)文件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)要考慮到整個(gè)文件管理活動(dòng)的需要，實(shí)時(shí)收集需要進(jìn)行前期控制的數(shù)據(jù)元素，為確保電子文件的真實(shí)可靠、完整安全、長(zhǎng)期可讀提供保障。換言之，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)不能像傳統(tǒng)方式那樣，在檔案文件接收完畢、文件的真實(shí)性有案可查的情況下開(kāi)始數(shù)據(jù)建設(shè)，而是要在第一時(shí)間規(guī)劃完畢，伴隨文件生命周期進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，將各個(gè)環(huán)節(jié)需要記錄的數(shù)據(jù)各就其位，構(gòu)成一個(gè)完整的數(shù)據(jù)鏈條，為該文件的描述、利用、驗(yàn)證、保存等提供信息。在電子文件環(huán)境中，對(duì)元數(shù)據(jù)予以明確規(guī)定，有助于設(shè)計(jì)和實(shí)施在文件生成之際自動(dòng)截獲元數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，確保文件在轉(zhuǎn)載、傳輸過(guò)程中相伴產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)的完整。

電子文件，顧名思義與傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介文件不同，它是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行對(duì)資源的一種整個(gè)，在很大程度上不僅僅提高了工作效率，還對(duì)于數(shù)據(jù)管理進(jìn)行了合理的使用，可以利用數(shù)據(jù)最基本的元素對(duì)象建立一定關(guān)系的數(shù)量圖表對(duì)檔案進(jìn)行管理，嚴(yán)格意義上，這種電子呈現(xiàn)方式更能簡(jiǎn)潔明了的對(duì)檔案進(jìn)行查詢搜集，在數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建立的同時(shí)，可以利用一定的信息軟件技術(shù)，這樣能夠更加合理的保存檔案數(shù)據(jù)。

篇10

近年來(lái)，檔案網(wǎng)站充分運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù)，按照一定原則、規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)了一定范圍內(nèi)檔案信息資源的抓取與優(yōu)化，成為檔案信息資源整合的重要平臺(tái)。這種重在共享的邏輯整合，有效破解了檔案信息資源分散、封閉與用戶需求綜合、便捷之間的矛盾。

檔案信息資源整合包括內(nèi)容整合、技術(shù)整合、管理整合、服務(wù)整合等多方面，內(nèi)容整合是其中最核心的部分。本文試以《中國(guó)檔案報(bào)》（2011年11月14日）公布的2011年度綜合排名前十位的天津、北京、遼寧、江蘇、江西、安徽、吉林、上海、湖北、浙江等省級(jí)檔案網(wǎng)站為例，著重探討國(guó)內(nèi)省級(jí)檔案網(wǎng)站信息資源整合的內(nèi)容及其呈現(xiàn)形式。

1 國(guó)內(nèi)省級(jí)檔案網(wǎng)站信息資源整合的內(nèi)容類(lèi)型

國(guó)內(nèi)省級(jí)檔案網(wǎng)站的信息資源通常以一級(jí)類(lèi)目形式來(lái)集中體現(xiàn)，換言之，國(guó)內(nèi)省級(jí)檔案網(wǎng)站的一級(jí)類(lèi)目正是對(duì)其所擁有的信息資源進(jìn)行分類(lèi)的結(jié)果。

從表1統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)可以看出，省級(jí)檔案網(wǎng)站一級(jí)類(lèi)目設(shè)置最多為15個(gè)，最少為4個(gè)，平均10個(gè)。使用頻率較高的一級(jí)類(lèi)目名稱為：“政務(wù)信息”9個(gè)、“館藏介紹”7個(gè)、“檔案業(yè)務(wù)”7個(gè)、“查閱利用”5個(gè)、“網(wǎng)上展廳”5個(gè)。分析這些一級(jí)類(lèi)目，發(fā)現(xiàn)其所指信息資源既包括內(nèi)容信息，也包括形式信息、功能信息。單從內(nèi)容角度看，可分為四種類(lèi)型：

1.1 數(shù)字環(huán)境下直接生成的電子文件。電子文件數(shù)據(jù)分布廣泛，增長(zhǎng)迅速，更新飛快，是檔案網(wǎng)站亟須整合的重要信息資源。這些信息并非全部直接由檔案部門(mén)產(chǎn)生，而是由檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行收集并在網(wǎng)站的政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位電子文件。國(guó)內(nèi)省級(jí)檔案網(wǎng)站欄目中的“政務(wù)信息”、“政策法規(guī)”等屬于此類(lèi)。

1.2 館藏實(shí)體檔案數(shù)字化產(chǎn)品。借助掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備，運(yùn)用文字識(shí)別、數(shù)碼影像等技術(shù)，將館藏實(shí)體檔案中的信息轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)可識(shí)讀的數(shù)字化產(chǎn)品，這類(lèi)信息是檔案網(wǎng)站開(kāi)展信息資源整合的重要基礎(chǔ)。網(wǎng)站中提供檢索、利用服務(wù)的“檔案目錄”與“檔案全文”是此類(lèi)信息的典型代表。

1.3 區(qū)域特色信息。從區(qū)域信息或館藏檔案中提取出反映本?。ㄊ校┨厣蝠^藏珍品的內(nèi)容予以突出展示，如天津檔案網(wǎng)“津沽史料”、江西檔案網(wǎng)“贛域風(fēng)情”以及浙江檔案網(wǎng)“珍品博覽”、上海檔案網(wǎng)“珍檔薈萃”等。此類(lèi)信息重在展現(xiàn)、宣傳本?。ㄊ校⒈攫^特色，發(fā)揮歷史教育、文化娛樂(lè)等功能，目前國(guó)內(nèi)省級(jí)檔案網(wǎng)站區(qū)域特色信息正漸成體系。

1.4 編研成果。以館藏檔案為對(duì)象，以滿足用戶需求為目的，由專業(yè)人員匯編出版，經(jīng)數(shù)字化處理在檔案網(wǎng)站傳播利用的史料、參考資料等信息。這類(lèi)信息在一定程度上體現(xiàn)了知識(shí)挖掘，具有較高利用價(jià)值，同樣是檔案網(wǎng)站整合的重要信息資源。部分省級(jí)檔案網(wǎng)站有“編研成果”專欄。

上述分類(lèi)旨在揭示國(guó)內(nèi)省級(jí)檔案網(wǎng)站網(wǎng)上、網(wǎng)下檔案信息資源的密切關(guān)系，凸顯各類(lèi)信息的特征。

2 國(guó)內(nèi)省級(jí)檔案網(wǎng)站信息資源整合后的呈現(xiàn)形式

從網(wǎng)站可用性層面看，網(wǎng)站界面設(shè)計(jì)包括交互方式、路徑方式、反饋方式、信息呈現(xiàn)方式等四類(lèi)表現(xiàn)形式。[1]相對(duì)而言，檔案網(wǎng)站更多是對(duì)用戶進(jìn)行信息呈現(xiàn)，因而信息呈現(xiàn)方式在檔案網(wǎng)站信息資源整合中起著舉足輕重的作用。

2.1 信息構(gòu)架。網(wǎng)站信息構(gòu)架，可采用三欄、二欄、一欄等形式。2011年度國(guó)內(nèi)綜合排名前十位的省級(jí)檔案網(wǎng)站所采用的信息構(gòu)架如表2所示：

(1)三欄式。一般左側(cè)小幅面為注冊(cè)、快捷窗口等，中間大幅面為動(dòng)態(tài)新聞?wù)故?、子?yè)面窗口等，右側(cè)小幅面為多媒體檔案展示、友情鏈接等，是現(xiàn)今用得最多的網(wǎng)站信息構(gòu)架，排名前十位的省級(jí)檔案網(wǎng)站中有6個(gè)使用三欄式。三欄式頁(yè)面信息飽滿而豐富，但有時(shí)會(huì)給用戶造成無(wú)從看起的困擾。(2)二欄式。一般左側(cè)小幅面為導(dǎo)航，右側(cè)大幅面為內(nèi)容。主次分布清晰明朗，令用戶不會(huì)迷失在信息中，但頁(yè)面呈現(xiàn)信息量不及三欄式網(wǎng)站豐富。(3)一欄式。一般上方為導(dǎo)航條，下方大片為內(nèi)容。這種垂直構(gòu)架雖然單一，但強(qiáng)化了信息的比重，體現(xiàn)了檔案網(wǎng)站的“伸縮自如”，給人以“想象”空間，只是客觀上要求用戶行為盡可能“一致化”。

2.2 呈現(xiàn)樣式。有的采用檢索窗樣式，有的采用目錄樹(shù)樣式，有的采用檢索瀏覽相結(jié)合樣式，各有特色。

(1)檢索窗樣式。此樣式是數(shù)據(jù)庫(kù)形成后給用戶提供利用較為簡(jiǎn)便的方式。當(dāng)用戶輸入檢索關(guān)鍵詞發(fā)出檢索指令時(shí)，搜索引擎通過(guò)預(yù)先設(shè)定的程序檢索整合的數(shù)據(jù)庫(kù)資源，然后返回檢索結(jié)果給用戶。排名前十位的省級(jí)檔案網(wǎng)站全部使用了檢索窗樣式，但有的只設(shè)關(guān)鍵詞檢索，有的則提供高級(jí)檢索。如，在北京檔案網(wǎng)高級(jí)檢索中，用戶可選擇檔號(hào)、題名、起止時(shí)間等檢索項(xiàng)進(jìn)行復(fù)合檢索。