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篇1

［摘要］隨著我國(guó)信息公開(kāi)化、平臺(tái)化改革的逐步深入，政府信息公開(kāi)成為我國(guó)信息化建設(shè)的重要組成部分，檔案管理也逐步由傳統(tǒng)化向信息化轉(zhuǎn)變，筆者結(jié)合我國(guó)政府信息公開(kāi)進(jìn)程，對(duì)如何推進(jìn)我國(guó)現(xiàn)行檔案管理制度、充分發(fā)揮其公共服務(wù)的功能作用進(jìn)行相關(guān)研究。

［

關(guān)鍵詞 ］政府信息；檔案管理；信息化

［DOI］10.13939/j.cnki.zgsc.2015.35.089

政府信息公開(kāi)是衡量一個(gè)國(guó)家民主化進(jìn)程的重要標(biāo)桿，也是時(shí)展和社會(huì)進(jìn)步的重要舉措。廣義上的政府信息公開(kāi)主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，一是政務(wù)公開(kāi)，二是信息公開(kāi)。狹義上的政府信息公開(kāi)主指政務(wù)公開(kāi)。政務(wù)公開(kāi)主要是指行政機(jī)關(guān)公開(kāi)其行政事務(wù)，強(qiáng)調(diào)的是行政機(jī)關(guān)要公開(kāi)其執(zhí)法依據(jù)、執(zhí)法程序和執(zhí)法結(jié)果，屬于辦事制度層面的公開(kāi)。廣義上的政府信息公開(kāi)的內(nèi)涵和外延要比政務(wù)公開(kāi)廣闊的多，它不僅要求政府事務(wù)公開(kāi)，而且要求政府公開(kāi)其所掌握的其他信息。我國(guó)的政府信息公開(kāi)自2008年5月1日實(shí)施《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》以來(lái)，已邁上了有法可依的新臺(tái)階。該條例將政府信息公開(kāi)與檔案工作不可分割地聯(lián)系在了一起，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了更為廣闊的舞臺(tái)，同時(shí)也對(duì)檔案工作提出了更高的要求。在此背景下，如何加快檔案管理工作信息化、公開(kāi)化建設(shè)，對(duì)加快我國(guó)政府信息公開(kāi)進(jìn)程具有重要的意義。

1政府信息公開(kāi)對(duì)檔案管理工作的影響

檔案是通過(guò)具有保存價(jià)值的文件現(xiàn)行轉(zhuǎn)化得來(lái)的。原生性是其重要特點(diǎn)，檔案也是社會(huì)信息系統(tǒng)的重要基石。信息資源已是當(dāng)今被廣泛認(rèn)同的重要資源之一，檔案信息作為社會(huì)信息資源中最可靠的原生類信息資源之一，是社會(huì)信息資源的重要組成部分。而行政機(jī)關(guān)既是社會(huì)信息資源的發(fā)生主體，又是產(chǎn)生政府信息類檔案的主要來(lái)源。政府信息首先作為現(xiàn)行文件存在，其剩余具有保存價(jià)值的那部分就成為檔案。由此可見(jiàn)，政府信息與檔案信息相互銜接交織，與其他類重要信息資源一起，共同組成社會(huì)信息資源系統(tǒng)。檔案信息公開(kāi)化是通過(guò)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合，并通過(guò)統(tǒng)一的檔案信息平臺(tái)使得檔案信息公開(kāi)化，進(jìn)而使用戶迅速方便地利用檔案信息資源的一種方法。檔案信息公開(kāi)化是檔案信息資源利用最大化的一種理想狀態(tài)，是政府信息公開(kāi)進(jìn)程的必然要求，也是檔案事業(yè)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求的必然趨勢(shì)。

現(xiàn)今階段下，我國(guó)政府信息公開(kāi)化進(jìn)程正不斷深入，因此對(duì)促進(jìn)檔案信息公開(kāi)化提出了更高的要求。應(yīng)準(zhǔn)確把握檔案信息公開(kāi)與政府信息公開(kāi)之間的契合點(diǎn)，在信息公開(kāi)和信息服務(wù)方面，應(yīng)注重借鑒和學(xué)習(xí)圖書情報(bào)領(lǐng)域的相關(guān)探索模式和服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，緊緊抓住當(dāng)今機(jī)遇，積極實(shí)現(xiàn)檔案信息公開(kāi)，努力提高檔案管理的工作水平。

2檔案信息公開(kāi)工作現(xiàn)狀

文件生命周期理論認(rèn)為，文件具有雙重價(jià)值：第一價(jià)值，包括行政管理價(jià)值、法律價(jià)值、財(cái)務(wù)價(jià)值和科研價(jià)值；第二價(jià)值，包括其他機(jī)關(guān)和個(gè)人利用者的從屬價(jià)值，如證據(jù)價(jià)值和情報(bào)價(jià)值。文件向檔案的轉(zhuǎn)化，就是文件最終實(shí)現(xiàn)第一價(jià)值向第二價(jià)值的轉(zhuǎn)化。所以，檔案多不具有現(xiàn)行價(jià)值，而更多體現(xiàn)為歷史性的價(jià)值和文化性的價(jià)值。由此可知，政府信息的最終命運(yùn)是檔案，在從政府信息到檔案的轉(zhuǎn)化過(guò)程中，需要經(jīng)過(guò)歸檔、確定密級(jí)、保管期限、從業(yè)務(wù)部門移交機(jī)關(guān)檔案室、移交檔案館的過(guò)程。而政府信息公開(kāi)的過(guò)程，從很大程度上來(lái)講也就是檔案信息公開(kāi)的過(guò)程。

我國(guó)的檔案信息公開(kāi)工作仍處于改革進(jìn)程當(dāng)中，因此如何更好地利用現(xiàn)有資源，為社會(huì)提供有效信息，進(jìn)一步體現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值，是所有檔案工作者應(yīng)思考的問(wèn)題，從現(xiàn)階段來(lái)看，檔案信息公開(kāi)工作存在以下特點(diǎn)：

第一，檔案信息服務(wù)工作發(fā)展尚不完善。首先，檔案資源利用率低，許多檔案機(jī)構(gòu)目前服務(wù)對(duì)象僅局限在黨政領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)公務(wù)員，對(duì)專家、學(xué)者、社會(huì)公眾提供服務(wù)的比例較??；其次，檔案管理服務(wù)滯后，服務(wù)手段仍處于傳統(tǒng)、煩瑣的手工操作層面，基本處于被動(dòng)式服務(wù)階段；最后，館藏資源信息覆蓋面不足。目前檔案館接收的多是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體的文書檔案，范圍較窄，門類單一，且以紙質(zhì)檔案為主，對(duì)電子及多媒體等其他載體形式檔案的收集較少，在一定程度上限制了社會(huì)大眾的使用范圍。

第二，檔案信息時(shí)效性不強(qiáng)。這在一定程度上影響了檔案信息公開(kāi)工作的開(kāi)展。根據(jù)我國(guó)《檔案法》相關(guān)規(guī)定，立檔單位保存十年左右的永久、長(zhǎng)期檔案才向政府檔案部門移交。但從需求情況看，社會(huì)和群眾利用較多的同樣也是形成時(shí)間在十年以內(nèi)的檔案，這就使檔案館的信息工作經(jīng)常處于期限錯(cuò)配的狀態(tài)，無(wú)法滿足檔案信息收集者的需求。

第三，檔案管理制度的分段管理機(jī)制對(duì)信息公開(kāi)的制約。在機(jī)關(guān)文件向檔案館轉(zhuǎn)移的過(guò)程中，在先行檔案管理體制下，存在機(jī)關(guān)檔案室這樣一個(gè)銜接環(huán)節(jié)?？偟膩?lái)說(shuō)，文件首先由機(jī)關(guān)內(nèi)部業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生，經(jīng)過(guò)整理立卷后，向機(jī)關(guān)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)歸檔。機(jī)關(guān)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)保存了相當(dāng)大的一部分最具利用價(jià)值的由現(xiàn)行文件形成的檔案，而且保存的時(shí)間長(zhǎng)，對(duì)于檔案的是否公開(kāi)具有相當(dāng)大的決定權(quán)。這對(duì)檔案信息公開(kāi)工作的進(jìn)展形成一種制約。

3政府信息公開(kāi)下的檔案管理工作建議

首先，全面開(kāi)展檔案信息公開(kāi)化工作。在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)平臺(tái)。檔案館內(nèi)部建立局域網(wǎng)，檔案部門通過(guò)在此基礎(chǔ)上建立檔案網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好更便捷的服務(wù)。與此同時(shí)，檔案館應(yīng)以政府檔案部門的目錄中心為中心，將各單位暫未進(jìn)館檔案的目錄集中整理到檔案館的目錄中心，據(jù)此建立檔案目錄信息咨詢平臺(tái)，提供檔案資源共享。需求者只需要到檔案館查詢目錄，摘抄相關(guān)目錄資料后到文件所在單位查閱即可。一方面能拓展檔案館的服務(wù)范圍；另一方面也提高了服務(wù)的能力和效率。

其次，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，優(yōu)化服務(wù)方式。政府信息公開(kāi)意味著公眾可以獲取原本大量?jī)?yōu)質(zhì)的信息資源，檔案館應(yīng)在原有檔案開(kāi)放利用的基礎(chǔ)上建立起現(xiàn)行文件服務(wù)中心，作為政府信息查閱的指定場(chǎng)所，為人們獲取政府信息提供方便。由于政府信息和檔案之間的密切關(guān)系，將為國(guó)家節(jié)省大量的資源，特別在公眾無(wú)法分辨其屬于政府信息還是檔案信息的情況下，方便利用者結(jié)合查閱檔案，獲取比較系統(tǒng)的信息，對(duì)于切實(shí)保障公民的知情權(quán)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，在實(shí)際工作中受到公眾的好評(píng)，取得了良好的社會(huì)效果。

最后，拓寬檔案信息公開(kāi)宣傳渠道。如果檔案館里的豐富資源沒(méi)有被妥善利用，將造成巨大的資源浪費(fèi)。因此亟須拓寬檔案信息公開(kāi)的宣傳渠道：一是宣傳檔案館的功能、館藏資源等；二是宣傳檔案的使用方法，提高大眾的檔案意識(shí)等；三是提高大眾對(duì)檔案信息查找的客戶體驗(yàn)。這不但能夠提高檔案館的社會(huì)影響，而且能夠提高大眾的檔案使用意識(shí)，進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率。

參考文獻(xiàn):

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創(chuàng)新與安全的矛盾

由于檔案管理的極端重要性，在不同的歷史時(shí)期產(chǎn)生了不同的、相對(duì)于那個(gè)時(shí)代最完備的檔案管理技術(shù)與管理制度。近代檔案學(xué)已經(jīng)是一門完善的、體系嚴(yán)密的科學(xué)。雖然檔案學(xué)面臨信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，但是我們必須清醒地看到，新一代檔案學(xué)尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。因此，處理好檔案管理信息化中的管理創(chuàng)新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰(zhàn)。

原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應(yīng)用，二是為了確保檔案安全。同時(shí)，對(duì)歷史檔案管理現(xiàn)狀難于改變的特點(diǎn)，必然使檔案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，國(guó)務(wù)院辦公廳的檔案管理系統(tǒng)就分為1990年前和1990年后，分別用不同的方式管理。在這方面必須堅(jiān)持實(shí)事求是，尊重歷史，畢竟檔案的歷史管理方法無(wú)法改變，檔案的安全是第一位的。

檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用發(fā)展時(shí)，會(huì)出現(xiàn)與其它應(yīng)用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對(duì)于這類整合，重要的是處理好整合應(yīng)用項(xiàng)目與檔案管理特有的、獨(dú)立性要求的矛盾。例如，檔案管理中對(duì)文件標(biāo)題有權(quán)改動(dòng)，這必然使公文、檔案一體化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)復(fù)雜化。采取管理創(chuàng)新和合理技術(shù)是檔案管理與其它信息系統(tǒng)整合的可行的解決方案。

標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的挑戰(zhàn)

在我國(guó)，檔案管理信息范的標(biāo)準(zhǔn)化程度相對(duì)比較低，造成應(yīng)用泛圍和信息共享性大大下降。主要原因歸納起來(lái)有以下幾點(diǎn):

一是管理體制、管理方式不同，難于實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國(guó)政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)。除中央、地方檔案館外，各政府機(jī)構(gòu)亦管理著相當(dāng)有年頭的檔案，有的甚至保存著大量建國(guó)初期的檔案。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的困難。

二是在具體管理細(xì)節(jié)上，各級(jí)政府和政府各機(jī)構(gòu)間，缺少必要的協(xié)調(diào)機(jī)制，使本來(lái)能夠?qū)崿F(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理變得比較混亂。最明顯的例子是為黨、政、人大、政協(xié)共用的、相對(duì)統(tǒng)一的檔案分類主題詞表都很難提出。

三是信息技術(shù)飛速發(fā)展造成的應(yīng)用技術(shù)體系不斷升級(jí)、換代，標(biāo)準(zhǔn)不斷變化，加劇了檔案管理信息化的風(fēng)險(xiǎn)，加大了投入和建設(shè)難度。例如，每次存儲(chǔ)介質(zhì)的革命都帶來(lái)存儲(chǔ)格式和標(biāo)準(zhǔn)的變革，將已經(jīng)數(shù)字化的檔案資料置于重新投入巨資升級(jí)或放棄原有數(shù)據(jù)的兩難境地。

四是關(guān)于檔案的立法相對(duì)比較缺乏，甚至對(duì)超過(guò)五十年的歷史檔案必須解密都沒(méi)有明確的法律依據(jù)，造成大量檔案因密級(jí)問(wèn)題無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值。至于建立電子檔案，不但存在巨大的技術(shù)和管理方面的問(wèn)題，而且至今在標(biāo)準(zhǔn)、法律依據(jù)等方面都還是空白。標(biāo)準(zhǔn)化程度低影響了我國(guó)檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程，造成大量低水平的重復(fù)建設(shè)；相關(guān)法律的滯后則令計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無(wú)法繼續(xù)向前發(fā)展。

電子政務(wù)的更高要求

當(dāng)前，我國(guó)正在加緊實(shí)施電子政務(wù)建設(shè)。值得注意的是，電子政務(wù)并不完全是過(guò)去OA、信息化在名稱上的改變，它具有特定的含義。利用計(jì)算機(jī)開(kāi)展OA應(yīng)用早已有之，亦發(fā)揮了很大的作用。但電子政務(wù)的鮮明時(shí)代特征表現(xiàn)在兩個(gè)方面。

一方面電子政務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建在國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上，因而能夠直接為社會(huì)和公眾提供服務(wù)，履行政府職能。這改變了以往的OA系統(tǒng)，由于建立在政府專用網(wǎng)絡(luò)上，只能為自身業(yè)務(wù)服務(wù)的應(yīng)用目標(biāo)，使政府實(shí)現(xiàn)了直接通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為社會(huì)、公眾服務(wù)的更高層應(yīng)用目標(biāo)。

另一方面應(yīng)用于互聯(lián)網(wǎng)上、功效等同于手跡和印章的電子簽名技術(shù)得到廣泛應(yīng)用。這構(gòu)建了在互聯(lián)網(wǎng)上的最基本的電子信任體系，在網(wǎng)上進(jìn)行有關(guān)社會(huì)活動(dòng)便有了可信的安全保障。正因?yàn)槿绱?，?guó)際上電子政府建設(shè)成為新一輪公共行政管理改革的標(biāo)志，使推進(jìn)電子政務(wù)成為政府管理領(lǐng)域里不可避免的一場(chǎng)深刻的革命。

推進(jìn)電子政務(wù)必將邁向電子政府。從這個(gè)意義出發(fā)，今后開(kāi)展政府檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)更新舊觀念，研究新問(wèn)題，做出新部署。在政府檔案管理信息化建設(shè)上確實(shí)需要?jiǎng)?chuàng)新。

從跨國(guó)企業(yè)人力資源管理上看，人才檔案的管理與應(yīng)用已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息網(wǎng)絡(luò)化。美國(guó)9.11事件發(fā)生后，不少大公司的資料、檔案信息系統(tǒng)雖然遭到徹底摧毀，但僅僅幾天后，這些公司在其數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)和災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)的支持下，業(yè)務(wù)全面恢復(fù)。說(shuō)明當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展到了高度可靠、可用的水平。如果還是按原來(lái)的辦法各自為戰(zhàn)地建設(shè)，不從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，接受教訓(xùn)，就不可能加速這項(xiàng)建設(shè)的進(jìn)度，就會(huì)事倍功半，還會(huì)給國(guó)家造成巨額浪費(fèi)。

電子政務(wù)建設(shè)中的檔案管理系統(tǒng)必須考慮它是電子政府的組成部分。因此必須從電子政府的全局出發(fā)，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)。與我們過(guò)去檔案管理信息化的需求相比，今后系統(tǒng)建設(shè)至少需要考慮增加以下任務(wù)并及時(shí)部署。一是應(yīng)用信息安全基礎(chǔ)設(shè)施——PKI/CA，建立可信任和可授權(quán)的應(yīng)用系統(tǒng)。在互聯(lián)網(wǎng)條件下，電子檔案的應(yīng)用和管理需要電子證書以規(guī)范權(quán)限和使用電子印章，確保電子檔案的完整性、不可抵賴性和安全、保密要求。二是政府電子檔案的數(shù)據(jù)備份、事故應(yīng)急響應(yīng)和災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)的建立。電子文檔和數(shù)據(jù)是所有信息化建設(shè)投資最終獲得的幾乎唯一的回報(bào)，是極寶貴的數(shù)據(jù)資源。我們應(yīng)該以全新的理念、審慎嚴(yán)密的措施、科學(xué)的方法，從建設(shè)之初就構(gòu)建電子檔案堅(jiān)固的安全屏障。

新形勢(shì)下的基本策略

必須看到，在今天的形勢(shì)下開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該按照國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)的總體要求開(kāi)展工作。檔案管理信息化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)和目標(biāo)，除了自身建設(shè)任務(wù)外，還應(yīng)推動(dòng)國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)。因?yàn)?，電子政?wù)的實(shí)施將帶來(lái)政府管理創(chuàng)新的巨大機(jī)遇，將打破許多原有管理體系和管理模式，甚至出現(xiàn)只有各種電子政務(wù)建設(shè)共同發(fā)展才能真正實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)的情況。所以，新形勢(shì)下搞好電子政務(wù)建設(shè)需要采取一系列重要策絡(luò)。實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明以下策略十分重要。

1、積極納入國(guó)家信息化領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)機(jī)制。所有電子政務(wù)建設(shè)都應(yīng)當(dāng)自覺(jué)納入國(guó)家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組制定的總體方案。政府效能的源泉來(lái)自管理，電子政務(wù)成敗的關(guān)鍵也必然是管理。例如檔案管理信息化采用PKI/CA就應(yīng)在國(guó)家的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)下構(gòu)建和應(yīng)用。

2、與時(shí)俱進(jìn)，觀念創(chuàng)新。在推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)中，采用信息技術(shù)引發(fā)的工作方式、管理方法的變化將會(huì)層出不窮，必須創(chuàng)新才能解決這些問(wèn)題。例如政府文檔數(shù)據(jù)備份問(wèn)題，可以毫不夸大地說(shuō)，我國(guó)政府機(jī)構(gòu)信息系統(tǒng)中還幾乎沒(méi)有符合嚴(yán)格意義的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，數(shù)據(jù)安全性十分脆弱。但是要求每個(gè)政府機(jī)構(gòu)都建立復(fù)雜、昂貴的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)是不可能的。采用市場(chǎng)的方法可以解決企業(yè)和相當(dāng)一部分機(jī)構(gòu)的問(wèn)題。但是黨政等重要機(jī)構(gòu)如何解決值得很好地研究。這就要求我國(guó)各有關(guān)機(jī)構(gòu)必須結(jié)合國(guó)情，從實(shí)際出發(fā)，轉(zhuǎn)變觀念，從管理理念、管理制度、機(jī)構(gòu)職能等方面全面創(chuàng)新。

信息化產(chǎn)生的一些問(wèn)題，可能現(xiàn)行各有關(guān)部門都不具備解決它的職能，這就特別需要職能創(chuàng)新。在電子政務(wù)建設(shè)中，我們的許多機(jī)構(gòu)有可能通過(guò)分析、研究，從拓展業(yè)務(wù)工作的范圍出發(fā)，主動(dòng)承擔(dān)起新職能?；蛘咴趪?guó)家有關(guān)主管部門協(xié)調(diào)下，被賦予新的職能。例如，中央和各地方的檔案館就有可能成為各級(jí)政府的文檔數(shù)據(jù)備份中心，在電子政務(wù)建設(shè)中發(fā)揮重大作用。

3、遵循標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)法律建設(shè)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過(guò)分強(qiáng)調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實(shí)質(zhì)上無(wú)視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的作法極其有害。曾有過(guò)高層政府機(jī)關(guān)，采用僅憑經(jīng)驗(yàn)管理檔案的方法，連續(xù)數(shù)十年不變，雖然也很有成效，但不具有通用性，無(wú)法讓更多的人高效率地使用，最終證明這種管理畢竟是落后的，必須淘汰的。

篇3

科研項(xiàng)目檔案使企業(yè)在進(jìn)行項(xiàng)目的實(shí)施中對(duì)初期申請(qǐng)、研發(fā)、實(shí)踐等過(guò)程的信息保存，是企業(yè)檔案的核心組成部分之一。鑒于科研項(xiàng)目檔案管理與企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力日趨密切的現(xiàn)狀，有必要通過(guò)對(duì)檔案深化管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)及可持續(xù)發(fā)展能力的提升。

1 建立牢固的企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)，打造一流的項(xiàng)目檔案工作可持續(xù)發(fā)展環(huán)境

1、完善領(lǐng)導(dǎo)與規(guī)劃，優(yōu)化宏觀檔案工作環(huán)境及土壤

企業(yè)在進(jìn)行項(xiàng)目檔案的管理中，不僅應(yīng)完善業(yè)務(wù)與技術(shù)水平，還應(yīng)該做好企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的政策調(diào)整。在進(jìn)行檔案的管理中要進(jìn)行檔案的分管，設(shè)立專門的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理；然后積極制定企業(yè)檔案總體發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，確保資金、人才、資金能夠滿足相關(guān)工作的開(kāi)展，從而為企業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理工作的開(kāi)展優(yōu)化環(huán)境及土壤。

2、完善企業(yè)軟硬件建設(shè)，優(yōu)化項(xiàng)目檔案圍觀發(fā)展環(huán)境

企業(yè)在進(jìn)行科研項(xiàng)目檔案的管理中應(yīng)該完善庫(kù)房、辦公室場(chǎng)所等硬件設(shè)施的建設(shè)工作，并對(duì)各個(gè)工作場(chǎng)所進(jìn)行合理的物理隔離，保證檔案庫(kù)房等場(chǎng)地能夠適應(yīng)企業(yè)科研生產(chǎn)的發(fā)展要求。另一方面，要積極的在企業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理工作中開(kāi)展信息化建設(shè)，提高企業(yè)檔案管理的信息化水平。通過(guò)將檔案信息化與企業(yè)整體信息化進(jìn)行整合、優(yōu)化的方式，打造科研檔案信息文件交流樞紐，從而滿足企業(yè)對(duì)答案信息內(nèi)部交流、使用、管理、控制的目的。

3、加大人才引進(jìn)及培訓(xùn)力度，改善企業(yè)檔案工作人文環(huán)境

第一，企業(yè)檔案管理工作者要熱衷于這份工作，樹(shù)立科研項(xiàng)目檔案管理為科研人員服務(wù)的工作理念，本著“用戶第一，服務(wù)至上”的工作態(tài)度，改進(jìn)服務(wù)方式，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，優(yōu)化服務(wù)流程。針對(duì)科研項(xiàng)目檔案專業(yè)性強(qiáng)、內(nèi)容復(fù)雜、載體類型多樣等特點(diǎn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，了解多學(xué)科的知識(shí)，全面掌握并學(xué)會(huì)運(yùn)用檔案的現(xiàn)代業(yè)務(wù)操作技能與管理方式，確?？蒲许?xiàng)目檔案管理工作負(fù)荷企業(yè)與社會(huì)發(fā)展的需求，在進(jìn)行檔案工作的開(kāi)展中要經(jīng)常的思考、分析、總結(jié)、歸納，通過(guò)分析企業(yè)及項(xiàng)目的特點(diǎn)發(fā)掘規(guī)律與心得管理方式，正確的理解檔案使用者的使用意圖，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理能力、效果等的提升，提高企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。第二，企業(yè)要改善當(dāng)前的檔案工作人文環(huán)境，并積極的向其中注入文化與感情要素，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分理解、尊重檔案員工，堅(jiān)持以人為本。在日常工作中還要為員工提供進(jìn)修、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，從而優(yōu)化檔案管理工作者的綜合能力，提高其綜合素質(zhì)，從而完成改善企業(yè)檔案工作人文環(huán)境的目的，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的科研項(xiàng)目檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

4、通過(guò)科學(xué)的管控實(shí)現(xiàn)檔案工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)

企業(yè)在進(jìn)行科研項(xiàng)目檔案的管理中，要完善運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)的優(yōu)化工作，堅(jiān)持推進(jìn)“職業(yè)化、專業(yè)化”的發(fā)展方針，強(qiáng)化對(duì)文件資料與信息傳遞過(guò)程的管理控制，并積極的優(yōu)化自身的管理運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)及結(jié)構(gòu)，從而讓檔案信息資源滿足企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需求。

2 通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案工作流程的規(guī)范，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理水平的提升

1、建立健全現(xiàn)有管理制度

建立健全管理制度，有助于管理工作的順利開(kāi)展。因此企業(yè)檔案部門要基于企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況及檔案管理狀況有針對(duì)性的建立健全科研項(xiàng)目檔案管理制度體系。在進(jìn)行制度建設(shè)中要將管理辦法、賞罰制度、操作流程等詳細(xì)的進(jìn)行設(shè)計(jì)，確保其符合檔案工作的所有步驟。另外，要提高各項(xiàng)制度要求之間的關(guān)聯(lián)性與互補(bǔ)性，從而保證他們能夠有效的解決在科研項(xiàng)目檔案管理中發(fā)生的問(wèn)題。

2、做好流程規(guī)范

首先要建立歸檔范圍表與簽署規(guī)定。企業(yè)項(xiàng)目在立項(xiàng)前期，主管部門及負(fù)責(zé)人應(yīng)基于項(xiàng)目研發(fā)領(lǐng)域及要求制定項(xiàng)目歸檔范圍與簽署規(guī)定，并對(duì)其中設(shè)計(jì)的研制形式、過(guò)程、要求進(jìn)行詳細(xì)闡述。簽署規(guī)定一般由擬制、校對(duì)、審核等步驟組成，該項(xiàng)目的主要負(fù)責(zé)人要基于程序要求確定簽署角色與職責(zé)范圍。確保簽署流程符合簽署規(guī)定，保證簽署文件的法律效力。其次要先做好檔案歸檔后在進(jìn)行使用。企業(yè)科研項(xiàng)目檔案歸檔的第一種形式是由科研部門組建專門機(jī)構(gòu)，進(jìn)行項(xiàng)目檔案的采集、歸納、整理、制作，帶項(xiàng)目完工后，整卷交付檔案管理部門歸檔處理。第二種形式就是聘請(qǐng)專業(yè)檔案員，由他們進(jìn)行項(xiàng)目檔案的收集、歸檔等工作，科研部門則負(fù)責(zé)實(shí)時(shí)跟蹤、歸檔。若相關(guān)檔案沒(méi)有在檔案部門歸檔、備案，則沒(méi)有任何效力。通常第二中方法存在三項(xiàng)優(yōu)點(diǎn)：①有效地維護(hù)了企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，避免科研成果被私自存留；②有效地確保該項(xiàng)目檔案歸檔的及時(shí)性、完整性，從資料審查的角度，為項(xiàng)目順利通過(guò)驗(yàn)收和結(jié)題打下了良好的基礎(chǔ)；③檔案員通過(guò)全程實(shí)時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度的方式，更加了解研究的效果，有助于為項(xiàng)目部提供有價(jià)值、實(shí)效性高的信息。

3、提高監(jiān)督效果

受到先進(jìn)管理理念的影響，企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)由被動(dòng)服務(wù)方式轉(zhuǎn)向主動(dòng)服務(wù)方式、由后端保管方式轉(zhuǎn)向全程管控。因此，檔案工作應(yīng)與企業(yè)運(yùn)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)相融合，要積極的主動(dòng)的介入到文件生產(chǎn)源頭、流轉(zhuǎn)過(guò)程、歸檔管理的工作中，通過(guò)全程實(shí)時(shí)跟蹤監(jiān)控的方式，在源頭上對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行管控，從而保證歸檔信息的真實(shí)性、有效性與可靠性。

3 通過(guò)對(duì)企業(yè)科研項(xiàng)目檔案潛在價(jià)值的發(fā)掘，幫助企業(yè)提高綜合競(jìng)爭(zhēng)能力

1、基于信息化手段，使檔案工作科研保障職能得以發(fā)揮

通過(guò)完善檔案信息化建設(shè)工作，提高企業(yè)科研項(xiàng)目檔案的管理能力。企業(yè)要根據(jù)“檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)”、“檔案信息資源開(kāi)發(fā)”等政府提出的檔案信息化要求進(jìn)行建設(shè)。要基于企業(yè)宏觀發(fā)展?fàn)顩r，切實(shí)的結(jié)合科研生產(chǎn)工作情況，制定有助于企業(yè)檔案工作可持續(xù)開(kāi)展的政策，在保證信息安全的前提下，為科研項(xiàng)目檔案管理工作提供科學(xué)、可靠、實(shí)效性高的信息服務(wù)，從而使檔案工作的科研保障職能得以發(fā)揮。

2、建設(shè)知識(shí)資源，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力

知識(shí)資源是企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)的核心元素之一。檔案信息資源是企業(yè)知識(shí)資源的重要組成部分。特別是以科研為主的企業(yè)，科研項(xiàng)目檔案更是企業(yè)的智力資本。這些智力資本，作為信息流的主體，同企業(yè)的資金流、物流一起，構(gòu)成企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)和發(fā)展的三大推動(dòng)力。企業(yè)檔案信息資源是企業(yè)資產(chǎn)的組成部門，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有積極的影響作用。因此企業(yè)要深度發(fā)掘檔案信息資源，做好資源的管理、利用，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目投入的節(jié)約、加快研發(fā)速度、強(qiáng)化企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

3、通過(guò)完善企業(yè)文化建設(shè)為企業(yè)發(fā)展引擎提供動(dòng)力

企業(yè)文化是企業(yè)發(fā)展的核心，而檔案管理與檔案信息化建設(shè)則是企業(yè)文化不可分割的以部門，它屬于管理和服務(wù)并重，歷史和科技共同存在的多元企業(yè)文化。而企業(yè)科研項(xiàng)目檔案恰巧反應(yīng)了企業(yè)科技。文化、管理思路的發(fā)展、變革的歷史。通過(guò)對(duì)科研項(xiàng)目檔案的深化管理，將正確的對(duì)歷史經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，從而增加企業(yè)文化資源儲(chǔ)量，提高企業(yè)的科技研發(fā)能力與員工對(duì)企業(yè)發(fā)展的認(rèn)同感、文化的歸屬感、責(zé)任的使命感。因此，企業(yè)要基于歷史、技術(shù)、管理層面出發(fā)，完善企業(yè)科研項(xiàng)目檔案的深化管理工作，積極推進(jìn)企業(yè)文化改革發(fā)展，增強(qiáng)企業(yè)的向心力與凝聚力，從而為企業(yè)發(fā)展的引擎提供強(qiáng)勁動(dòng)力。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，基于企業(yè)自身現(xiàn)狀及項(xiàng)目要求完善科研項(xiàng)目檔案管理工作，將有助于企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)能力的提升。因此，在未來(lái)發(fā)展中要積極的完善檔案管理制度、流程規(guī)范等，從而完善科研項(xiàng)目檔案的深化管理工作，促M(fèi)企業(yè)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

篇4

關(guān)鍵詞

建構(gòu)主義；高職文秘；檔案管理；課程內(nèi)容設(shè)計(jì)

檔案管理課程是高職文秘專業(yè)的必修課程，隨著高職教育改革的深入，檔案管理課程改革也逐漸成為熱門話題，并且主要集中在課程內(nèi)容的改革上。在課程內(nèi)容體系上，有老師提出要擺脫本科為黨政檔案部門培養(yǎng)專職檔案管理人員的學(xué)科知識(shí)體系，而建立符合高職文秘專業(yè)培養(yǎng)企業(yè)行政辦公文員的檔案管理知識(shí)體系，強(qiáng)調(diào)必須圍繞基層企事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員的要求，重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)生檔案收集、鑒定和整理能力，其次培養(yǎng)學(xué)生的保管與利用能力，而檔案管理檢索、編研和統(tǒng)計(jì)能力只做一般性訓(xùn)[1]66。在課程內(nèi)容的組織上，有老師提出檔案管理課程的內(nèi)容要緊貼檔案管理的工作過(guò)程。樓淑君認(rèn)為課程內(nèi)容應(yīng)根據(jù)企事業(yè)單位檔案管理工作任務(wù)來(lái)組織課程內(nèi)容，每個(gè)任務(wù)作為一個(gè)學(xué)習(xí)項(xiàng)目，從而構(gòu)建起以工作任務(wù)項(xiàng)目為主體的課程內(nèi)容，即以工作任務(wù)來(lái)組織課程內(nèi)容[2]21。林蘇則將檔案管理整個(gè)流程劃分為幾個(gè)工作環(huán)節(jié)，然后為每個(gè)工作環(huán)節(jié)歸納或創(chuàng)設(shè)出典型工作任務(wù)，最后通過(guò)“序化”來(lái)組織課程內(nèi)容，即以工作過(guò)程來(lái)組織課程內(nèi)容[3]10。以上對(duì)課程內(nèi)容的改革無(wú)疑對(duì)高職檔案管理課程發(fā)展起到積極作用，打開(kāi)了建構(gòu)符合文秘專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)的檔案管理課程內(nèi)容的思路，但是這些改革也存在著重“工作”而忽視“學(xué)生”的問(wèn)題，即當(dāng)前的檔案管理課程內(nèi)容改革只注意了依據(jù)企事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容與流程來(lái)設(shè)計(jì)內(nèi)容，而沒(méi)有考慮課程的學(xué)習(xí)主體—學(xué)生這一重要變量。學(xué)習(xí)心理學(xué)認(rèn)為，學(xué)生的學(xué)習(xí)過(guò)程是一個(gè)心理變化的過(guò)程，要讓學(xué)生進(jìn)行有效的學(xué)習(xí)必須讓學(xué)習(xí)對(duì)象、學(xué)習(xí)過(guò)程和學(xué)習(xí)方法符合學(xué)生的學(xué)習(xí)心理。因此檔案管理課程內(nèi)容的改革除了要依據(jù)檔案管理的工作任務(wù)與工作過(guò)程外，還要考慮學(xué)生學(xué)習(xí)心理規(guī)律。建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論是21世紀(jì)教育改革的重要指導(dǎo)理論，被譽(yù)為“當(dāng)代教學(xué)心理學(xué)的一場(chǎng)革命”。在職業(yè)課程領(lǐng)域，建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論多次被列入教育部組織精品課程評(píng)審指標(biāo)當(dāng)中，尤其是在2008年精品課程評(píng)審指標(biāo)中，明確提出，職業(yè)課程要基于專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)，以典型工作任務(wù)來(lái)展開(kāi)，要求對(duì)課程內(nèi)容進(jìn)行宏觀、中觀和微觀設(shè)計(jì)。其中微觀設(shè)計(jì)就是指課程內(nèi)容的組織與教學(xué)要符合學(xué)生認(rèn)知建構(gòu)特點(diǎn)，教學(xué)設(shè)計(jì)要以行動(dòng)導(dǎo)向展開(kāi)。下列以建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論為基礎(chǔ)闡述檔案管理課程的內(nèi)容重構(gòu)與設(shè)計(jì)。

一、建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論與課程內(nèi)容的篩

建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論認(rèn)為學(xué)生不是憑空進(jìn)入學(xué)習(xí)活動(dòng)，學(xué)生在進(jìn)入學(xué)習(xí)時(shí)，他已經(jīng)獲得的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)會(huì)參與到新知識(shí)的學(xué)習(xí)過(guò)程中，即使有些問(wèn)題他以前從來(lái)沒(méi)有遇到過(guò)，或者沒(méi)有現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)，當(dāng)問(wèn)題呈現(xiàn)在他們面前時(shí)，他們也會(huì)用已有的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，依靠推理與判斷，對(duì)其做出某種解釋。所以建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論認(rèn)為教師教學(xué)時(shí)不能無(wú)視學(xué)生已有的經(jīng)驗(yàn)，簡(jiǎn)單地從外部將知識(shí)灌輸給學(xué)生，而是要把學(xué)生原有的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)作為新知識(shí)的生長(zhǎng)點(diǎn)。依據(jù)這個(gè)理論，我們?cè)诤Y選課程的內(nèi)容時(shí)要與學(xué)生已有的經(jīng)驗(yàn)保持一定的聯(lián)系。當(dāng)前文秘專業(yè)的學(xué)生普遍認(rèn)為檔案課程枯燥又抽象，其中主要原因是教師對(duì)課程內(nèi)容的選擇，沒(méi)有考慮到學(xué)生已有的經(jīng)驗(yàn)。高職學(xué)生多數(shù)是從高中直接升學(xué)而來(lái)的，對(duì)檔案管理工作多是一無(wú)所知。再者，很多教師開(kāi)發(fā)課程時(shí)，直接搬用或創(chuàng)設(shè)工作項(xiàng)目作為學(xué)生學(xué)習(xí)與訓(xùn)練的任務(wù)。這些項(xiàng)目對(duì)于一個(gè)沒(méi)有工作經(jīng)驗(yàn)的學(xué)生來(lái)說(shuō)，肯定無(wú)法產(chǎn)生“共鳴”。因此，檔案管理的課程內(nèi)容不宜一開(kāi)始就采用企業(yè)真實(shí)任務(wù)。高職教育要求課程內(nèi)容與企業(yè)的工作任務(wù)相匹配，而建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論要求學(xué)生的學(xué)習(xí)建立在他已有的經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)基礎(chǔ)上，我們可以通過(guò)以下兩條路徑將兩者協(xié)調(diào)起來(lái)。一是在學(xué)習(xí)之初讓學(xué)生獲得某些檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，一是利用學(xué)生已有的與檔案管理相關(guān)的生活經(jīng)驗(yàn)。對(duì)于前者，可以讓學(xué)生參觀校內(nèi)檔案室或企業(yè)的檔案資料室；對(duì)于后者，充分挖掘?qū)W生與檔案管理核心工作能力相似的生活經(jīng)驗(yàn)。比如學(xué)生對(duì)自己電子文件的整理、學(xué)生對(duì)自己照片的歸類和利用、學(xué)生對(duì)自己作業(yè)的收集、整理和利用等生活經(jīng)歷，都包含了檔案管理的成分，只是與真實(shí)的檔案管理相比顯得不夠規(guī)范、不夠科學(xué)罷了，但是這些經(jīng)驗(yàn)可以作為學(xué)生學(xué)習(xí)新知識(shí)的基礎(chǔ)。因此我們?cè)诤Y選檔案管理課程內(nèi)容時(shí)，可以將圖像檔案管理、電子文本檔案管理和紙質(zhì)文件檔案管理作為課程的主要學(xué)習(xí)內(nèi)容。有人會(huì)擔(dān)心，學(xué)生只學(xué)這些內(nèi)容，無(wú)法“接軌”文秘職業(yè)崗位。其實(shí)這種提心是多余的，一方面，學(xué)生掌握了這些檔案管理知識(shí)與技能，可以觸類旁通了；另一方面，文秘職業(yè)崗位在各行各業(yè)都有，學(xué)生畢業(yè)后負(fù)責(zé)的檔案管理任務(wù)也不盡相同，要在有限的教學(xué)時(shí)間內(nèi)（多是周課時(shí)2—4節(jié)或全學(xué)期70學(xué)時(shí)），學(xué)習(xí)所有類型檔案任務(wù)，是不現(xiàn)實(shí)的，也沒(méi)有必要。

二、建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論與課程內(nèi)容的組

建構(gòu)主義認(rèn)為個(gè)體對(duì)世界的理解是基于個(gè)體學(xué)習(xí)者自身經(jīng)驗(yàn)背景建構(gòu)起來(lái)的，建構(gòu)主義提出學(xué)習(xí)應(yīng)與情境化社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)結(jié)合起來(lái)，學(xué)習(xí)者通過(guò)參與社會(huì)實(shí)踐來(lái)掌握社會(huì)規(guī)則、工具和活動(dòng)程序，即所學(xué)必須與所從事活動(dòng)結(jié)合起來(lái)。職業(yè)教育理論專業(yè)斯克萊本納對(duì)牛奶加工廠300名雇員關(guān)于知識(shí)的工作結(jié)構(gòu)表征研究也印證這個(gè)觀點(diǎn)[4]232。依此，檔案管理課程學(xué)習(xí)應(yīng)是讓學(xué)生置于檔案管理工作情境中，引導(dǎo)學(xué)生建構(gòu)知識(shí)與工作任務(wù)的聯(lián)系，通過(guò)完成具體的檔案管理工作，形成檔案管理所需要的知識(shí)和技能。建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論代表人物皮亞杰認(rèn)為，學(xué)習(xí)過(guò)程是學(xué)習(xí)者通過(guò)同化與順應(yīng)來(lái)達(dá)到與周圍環(huán)境平衡的過(guò)程。當(dāng)學(xué)習(xí)者能用現(xiàn)有認(rèn)知結(jié)構(gòu)去同化新信息時(shí)，他處于一種平衡的認(rèn)知狀態(tài)；而當(dāng)現(xiàn)有認(rèn)知結(jié)構(gòu)不能同化新信息時(shí)，平衡即被破壞，為了獲得新的平衡，需要修改或創(chuàng)造新圖式（順應(yīng)）。學(xué)習(xí)者的認(rèn)知結(jié)構(gòu)就是通過(guò)同化—順應(yīng)—同化—順應(yīng)……循環(huán)往復(fù)，從平衡－不平衡－平衡—不平衡相互交替中螺旋性發(fā)展起來(lái)的，并且每一種已經(jīng)達(dá)到相對(duì)平衡狀態(tài)認(rèn)知結(jié)構(gòu)都會(huì)為新的不平衡創(chuàng)造前提，提供可能。因此，檔案管理課程的內(nèi)容排列應(yīng)按照從易到難，從簡(jiǎn)單到復(fù)雜順序來(lái)排列。

三、一種基于建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論的課程內(nèi)容設(shè)計(jì)

1.課程內(nèi)容設(shè)計(jì)。

依據(jù)上述建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論，結(jié)合高職教育的特點(diǎn)以及文秘專業(yè)的培養(yǎng)目標(biāo)，檔案管理課程的內(nèi)容安排如下：

2.課程內(nèi)容安排說(shuō)明。

（1）檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等檔案工作環(huán)節(jié)作為學(xué)習(xí)重點(diǎn)。高職文秘專業(yè)主要培養(yǎng)企事業(yè)單位的行政辦公人員，他們的檔案管理工作職責(zé)主要是收集、整理、歸檔和保管單位檔案，并為需要檔案的部門提供支持。本課程內(nèi)容設(shè)計(jì)中緊緊圍繞收集、整理、歸檔、保管和利用等檔案管理工作環(huán)節(jié)來(lái)訓(xùn)練。（2）本課程依據(jù)建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論，強(qiáng)調(diào)已有經(jīng)驗(yàn)對(duì)新學(xué)內(nèi)容的“支架”作用。項(xiàng)目一安排學(xué)生參觀檔案室以及采訪檔案人員，其目的是讓學(xué)生對(duì)檔案管理工作有初步認(rèn)識(shí)，為學(xué)習(xí)后面的檔案管理內(nèi)容“儲(chǔ)備”前知識(shí)。項(xiàng)目二沒(méi)有直接使用企業(yè)的紙質(zhì)文書檔案而是讓學(xué)生整理個(gè)人相片，其主要原因是90后的學(xué)生喜歡拍照，在電腦和手機(jī)中有大量沒(méi)有整理或整理不規(guī)范的照片，讓學(xué)生收集整理照片一方面可以激發(fā)他們興趣，另一方面可以充分利用學(xué)生已有的經(jīng)驗(yàn)。在項(xiàng)目三中，選擇“整理工學(xué)結(jié)合材料”這一訓(xùn)練載體，也是考慮這些材料有相當(dāng)一部分就是出自學(xué)生本人（如實(shí)訓(xùn)總結(jié)、實(shí)訓(xùn)成果等）。學(xué)生在完成這些任務(wù)時(shí)不會(huì)感到完全陌生。（3）本課程內(nèi)容設(shè)計(jì)強(qiáng)調(diào)在“做中學(xué)”。整個(gè)課程內(nèi)容以工作任務(wù)作為學(xué)習(xí)載體，將知識(shí)的學(xué)習(xí)安排在訓(xùn)練過(guò)程中。其用意是為學(xué)生創(chuàng)設(shè)一個(gè)良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，以便于學(xué)生進(jìn)行“情境學(xué)習(xí)”，另外讓學(xué)生在“做中學(xué)”，容易調(diào)動(dòng)學(xué)習(xí)的積極性。（4）按螺旋式上升安排檔案管理技能的訓(xùn)練。職業(yè)技能是職業(yè)教育的發(fā)展核心之一，技能需要通過(guò)多次反復(fù)訓(xùn)練才能獲得。因此本課程內(nèi)容通過(guò)完成照片收集、整理、編目、保管和利用，紙質(zhì)檔案的收集、整理、編目、保管和利用，企業(yè)客戶檔案的收集、整理和利用等工作子任務(wù)，來(lái)訓(xùn)練學(xué)生職業(yè)能力，讓學(xué)生在反復(fù)訓(xùn)練中獲得檔案管理的職業(yè)能力。（5）本課程安排了40學(xué)時(shí)課內(nèi)學(xué)習(xí)，比較符合當(dāng)前大多數(shù)文秘專業(yè)檔案管理課程周時(shí)2學(xué)時(shí)的現(xiàn)實(shí)，另外安排一周獨(dú)立生產(chǎn)性實(shí)訓(xùn)，也體現(xiàn)了檔案管理課程作為文秘專業(yè)核心課程的地位。

作者：焦名海 單位：深圳信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院

參考文獻(xiàn)

[1]王曉紅等《.文書檔案管理》課程教學(xué)模式構(gòu)建研究[J].蘭臺(tái)世界，2013（6）.

篇5

隨著時(shí)間的推移，檔案資本文由收集整理料不斷變化和受到損壞，檔案的“壽命”是有限的，檔案資料必須用科學(xué)的方法保管，以便最大限度地延長(zhǎng)其“壽命”，這對(duì)于農(nóng)業(yè)檔案部門和資料部門的工作人員來(lái)說(shuō)是一個(gè)重要任務(wù)。

一、檔案損壞的原因。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案的載體形式多種多樣，現(xiàn)就紙質(zhì)制成檔案例材料而言，損壞的原因是很復(fù)雜的，但主要是兩個(gè)因素：一是紙質(zhì)制成材料的質(zhì)量、紙質(zhì)好壞、印刷工藝、寫字墨水質(zhì)量等都會(huì)影響檔案“壽命”，是紙質(zhì)檔案遭到損壞的內(nèi)在因素，還有就是檔案保管條件也決定著檔案存活的壽命，如環(huán)境、氣候、蟲害等外在因素。

二、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案管理規(guī)范化的必要性

農(nóng)業(yè)是我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，農(nóng)業(yè)為人們提供生命和生存所需要的各種基本生活資料。農(nóng)村經(jīng)濟(jì)，不僅要引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，而且還要推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，在這些活動(dòng)中產(chǎn)生和形成了許許多多重要的農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案，記載了我國(guó)農(nóng)業(yè)發(fā)展歷程，記錄了農(nóng)村各項(xiàng)工作和農(nóng)民生產(chǎn)、生活的真實(shí)情況，為農(nóng)業(yè)科學(xué)研究提供了依據(jù)，為維護(hù)廣大農(nóng)民權(quán)益提供了重要憑證。

近年來(lái)，村級(jí)檔案雖然實(shí)現(xiàn)百分之百的建檔，但是還有待進(jìn)一步完善，使村級(jí)檔案管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化。從目前來(lái)看，農(nóng)業(yè)科技檔案的積累和歸檔工作還存在嚴(yán)重問(wèn)題，比起其他門類或?qū)I(yè)檔案差距太大，我們發(fā)現(xiàn)農(nóng)業(yè)方面的檔案大多數(shù)是經(jīng)驗(yàn)式管理，自討方便，談不上立卷標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范。個(gè)別的檔案還存放在各業(yè)務(wù)部門個(gè)人手中，雖然鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）村建立了檔案室，但收集保管的檔案門類不全，大多數(shù)是文書、會(huì)計(jì)、村民檔案，要使農(nóng)業(yè)檔案真正為“三農(nóng)”建設(shè)中發(fā)揮作用，非常有必要對(duì)農(nóng)業(yè)、農(nóng)村檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。

三、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容

農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案建立后，加強(qiáng)規(guī)范化管理，是一個(gè)重要的問(wèn)題，規(guī)范的內(nèi)容有：檔案管理制度、收集、整理、分類、組卷、編目、保管利用、人員素質(zhì)等。

1、建立農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案管理制度

農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案量大、面廣、信息資源豐富，要想系統(tǒng)地管理好農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案就必須從上到下建立健全嚴(yán)格的規(guī)章制度和崗位責(zé)任制，既有檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，又要有檔案室機(jī)構(gòu)和檔案人員，還要有業(yè)務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施完備的檔案用房和用柜，使農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣、良種繁育供應(yīng)、農(nóng)業(yè)氣象、農(nóng)業(yè)機(jī)械、農(nóng)作物新品種等項(xiàng)工作中形成的檔案都能進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，而且對(duì)農(nóng)業(yè)檔案形成的時(shí)間、歸檔內(nèi)容、歸檔份數(shù)都要進(jìn)行嚴(yán)格要求，并由專人負(fù)責(zé)立卷、歸檔、保管、利用、做到

制度健全、標(biāo)準(zhǔn)一致、管理規(guī)范。

2、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案基礎(chǔ)材料的收集、整理

農(nóng)業(yè)檔案要圍繞農(nóng)村“三農(nóng)”、基層民主選舉、村務(wù)公開(kāi)、科技興農(nóng)、農(nóng)村精神文明建設(shè)、農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）企業(yè)經(jīng)營(yíng)、糧棉購(gòu)銷、體制改革減輕農(nóng)業(yè)社會(huì)化服務(wù)體系和農(nóng)產(chǎn)品市場(chǎng)體系等各項(xiàng)重點(diǎn)工作中形成的有保存價(jià)值的各種門類和各種載體檔案材料進(jìn)行廣泛的收集，對(duì)這些材料形成的用紙、用水，案卷的分類、組卷，各種目錄的填寫都要參照機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范進(jìn)行嚴(yán)格要求，在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中作到基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)要起點(diǎn)高、一步完善到位。

3、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案材料的保管條件

為確保檔案安全和便于社會(huì)各方面利用，對(duì)各單位、個(gè)部門、各專業(yè)戶形成的文件材料通過(guò)整理、立卷后，一定要存放在符合要求的專房、專箱和專盒里，并做好防火、防盜、防潮、防蟲等防范措施。

四、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案管理規(guī)范化的好處

農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案經(jīng)過(guò)系統(tǒng)地、規(guī)范化整理后，為開(kāi)發(fā)利用打下了堅(jiān)實(shí)原基礎(chǔ)。直接為各經(jīng)濟(jì)技術(shù)部門的領(lǐng)導(dǎo)和科技人員提供服務(wù)上有三大好處。

一是查找方便。經(jīng)過(guò)集中系統(tǒng)的收本文由收集整理集、整理、分類、組卷、編目后，有規(guī)律的存放在盒、箱、庫(kù)內(nèi)，只要利用者前來(lái)查詢有關(guān)檔案材料，檔案人員就會(huì)很順利地將檔案材料提供利用者，不再會(huì)為查找一份材料而四處奔波既浪費(fèi)時(shí)間、又浪費(fèi)人力，結(jié)果還保證不了能查找到所需要的檔案材料。

篇6

專項(xiàng)工作的檔案是在社會(huì)大發(fā)展中衍生出來(lái)的新種類檔案，因?yàn)樯鐣?huì)進(jìn)步快了，每天發(fā)生發(fā)展的事物也隨之增多，這些事情的發(fā)生并不是無(wú)用之談，有些政府舉行的重要活動(dòng)，不可能只辦一次，每次進(jìn)行中的記錄檔案整合，就對(duì)下一次的活動(dòng)有著部分經(jīng)驗(yàn)的作用，所以專項(xiàng)工作的檔案整理工作存在著必要性。

1 專項(xiàng)工作檔案整理的必要性

應(yīng)時(shí)代的新發(fā)展，社會(huì)中的各項(xiàng)工作進(jìn)展也如日中天，同時(shí)開(kāi)展的一些特殊會(huì)議、活動(dòng)也不斷增加，其中一些活動(dòng)中的記錄，召開(kāi)會(huì)議時(shí)下發(fā)的文件，都是非常重要的社會(huì)資源，對(duì)于突發(fā)的疾病和社會(huì)事件進(jìn)行詳細(xì)記載，歸入檔案，如果以后發(fā)生同樣的情況，調(diào)出相關(guān)檔案進(jìn)行整合即可，專項(xiàng)檔案要做到，分門別類的將專項(xiàng)工作檔案做到條理清楚，借調(diào)查找方便，檔案歸類一目了然，方便在資料中吸取經(jīng)驗(yàn)，在問(wèn)題之初得出最優(yōu)的處理辦法，為了今后社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步起到前車之鑒的作用。

2 專項(xiàng)檔案整理存在的問(wèn)題

2.1 專項(xiàng)工作由突發(fā)事件轉(zhuǎn)為正常工作后的檔案整理歸檔問(wèn)題

在某一些專項(xiàng)工作整理成為檔案之后，隨著時(shí)間的推移，科技發(fā)展，人們進(jìn)步，已經(jīng)不是比較特別的案例，或者已經(jīng)被沖破，成為日?？梢越鉀Q的范圍，比如曾經(jīng)爆發(fā)的禽流感，已經(jīng)國(guó)家編輯傳染病的檔案進(jìn)行管理，那么這一類型的檔案該如何整理，是否應(yīng)該從專項(xiàng)檔案中轉(zhuǎn)移到醫(yī)學(xué)中的傳染病檔案中，還沒(méi)有明確的規(guī)定。

2.2 專項(xiàng)檔案有名無(wú)實(shí)

在檔案的整理過(guò)程中，專項(xiàng)檔案的整理還屬于不成熟的階段，它不像其他檔案類別已經(jīng)有了規(guī)范化的管理，檔案整理人員的不熟練，對(duì)專項(xiàng)檔案范圍的不熟悉，造成了專項(xiàng)檔案整理的有名無(wú)實(shí)，往往只整理記錄了，各項(xiàng)會(huì)議中的文件，領(lǐng)導(dǎo)的講話，一些普通的會(huì)議計(jì)劃總結(jié)，而忽略了一寫與社會(huì)相關(guān)事件的，影音文件、實(shí)況記錄、和與事件相關(guān)的重要文件，這樣專項(xiàng)檔案文件的整理，就存在價(jià)值來(lái)說(shuō)與普通檔案毫無(wú)區(qū)別。不能給社會(huì)的發(fā)展帶來(lái)更多的幫助。

2.3 管理人員工作懈怠

正因?yàn)闄n案管理工作的與眾不同，具有一定的特殊性質(zhì)，環(huán)境與工作一直在不變的狀態(tài)，所以檔案管理人員對(duì)及其容易懈怠，對(duì)檔案整理工作的懈怠，會(huì)導(dǎo)致檔案的不完整，整理時(shí)，眾多有用的檔案資源被棄用，在信息化飛速發(fā)展的今天，檔案的整理方式也在不斷改變，員工一直保持著老舊的整理，不去積極學(xué)習(xí)新的方式方法，技能跟不上時(shí)代的腳步，這會(huì)給我國(guó)的檔案帶來(lái)檔案資源滯后的危機(jī)。

3 專項(xiàng)檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策

3.1 適當(dāng)?shù)膲毫?lì)

目前，許多人都認(rèn)為高校檔案館是一個(gè)比較清閑的地方，沒(méi)有什么壓力的，甚至有的館員也有這樣的看法，工作機(jī)會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的激烈和就業(yè)的壓力對(duì)其構(gòu)不成多大威脅，在檔案館崗位設(shè)置上也極其不合理，忙閑不均，致使有些人工作中無(wú)事閑聊，不思進(jìn)取，這樣就會(huì)極大地挫傷愛(ài)崗敬業(yè)、踏實(shí)肯干館員的工作積極性。只有壓力才會(huì)產(chǎn)生動(dòng)力，適當(dāng)?shù)膲毫?huì)產(chǎn)生意想不到的效果，所以，應(yīng)該讓其領(lǐng)悟到工作懈怠就會(huì)而臨可能被淘汰的后果，讓其改善工作不思進(jìn)取的局而，同時(shí)，也要加大對(duì)工作中的積極肯干、愛(ài)崗敬業(yè)的館員的獎(jiǎng)勵(lì)，營(yíng)造出一種積極進(jìn)取的、和諧的工作氛圍，使他們能夠看到自己工作的價(jià)值，產(chǎn)生一種成就感和對(duì)樹(shù)立做好本職工作的信心。

3.2 環(huán)境激勵(lì)

由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業(yè)懈怠隨之而生。因此有計(jì)劃地安排檔案館員定期或不定期地進(jìn)行培訓(xùn)或輪流在不同的崗位或不同地點(diǎn)工作。環(huán)境和工作條件的變換，可使檔案館員保持好奇心和新鮮感，并且崗位的變換，有利于讓員工全而系統(tǒng)地掌握專業(yè)知識(shí)和技能，對(duì)于檔案館職業(yè)和員工是一種雙贏的安排。遇阻代庖的現(xiàn)象，這樣長(zhǎng)久下去對(duì)整個(gè)檔案事業(yè)是不利的。

3.3 建立情感激勵(lì)機(jī)制

磧幸恢О崗敬業(yè)的檔案人員隊(duì)伍是高校發(fā)展的根本保證，學(xué)校管理者應(yīng)該注重情感上的投入，通過(guò)尊重、信任、關(guān)心檔案人員，并與他們進(jìn)行有效的溝通。彼此之間建立起一種互相信任、關(guān)心、互相支持融洽的氛圍，以激發(fā)檔案人員的工作熱情，使他們愉快地為實(shí)現(xiàn)自己的人生目標(biāo)，積極主動(dòng)地工作。

3.4 為專項(xiàng)工作檔案單獨(dú)設(shè)置全宗

站在綜合檔案館的立場(chǎng)上，也可以認(rèn)為有不少活動(dòng)過(guò)程是由多個(gè)主體單位合作進(jìn)行的，實(shí)際上可以將客體看作是這種活動(dòng)過(guò)程的中心，而不是主體?！叭绻募?shù)量龐大、獨(dú)立性強(qiáng)，就可以專門設(shè)立時(shí)機(jī)構(gòu)的主體全宗，將該項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的全部檔案文件都組織進(jìn)去，就是說(shuō)，即使可以把不少活動(dòng)過(guò)程中形成的文件的核心看成是客體，在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們?！边M(jìn)而，筆者認(rèn)為不妨直接為專項(xiàng)工作設(shè)置客體全宗，如“某縣學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀檔案”、“某市既往有償供血人員普查檔案”等。

3.5 確檔案收集的范圍和重占，每種形式的檔案分別整理歸檔

一是必須以本級(jí)文件為主，同時(shí)兼顧上下級(jí)文件；二要特別注重原始調(diào)查表、登記表、統(tǒng)計(jì)表的收集歸檔，其中文書檔案的整理，原則上可一律按《歸檔文件整理規(guī)則》執(zhí)行。

3.6 文件的分類

在整理專項(xiàng)工作檔案時(shí)，需注意以下三點(diǎn)：第一，原則上按文件的形成時(shí)間劃分年度。但也有一些例外，比如實(shí)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀活動(dòng)檔案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分類；第二，專項(xiàng)工作一般不要按組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，一是因?yàn)閷ｍ?xiàng)工作機(jī)構(gòu)不固定，即使分工明確，后來(lái)人利用檔案時(shí)也會(huì)因不清楚其職責(zé)分工而帶來(lái)諸多不便；二是因?yàn)樵趯ｍ?xiàng)工作中有的機(jī)構(gòu)因分工不同，干了很多工作卻很少形成檔案。所以應(yīng)盡量按問(wèn)題進(jìn)行分類，甚至可以直接按活動(dòng)自身的階段來(lái)劃分整理檔案。

結(jié)束語(yǔ)

專項(xiàng)檔案的產(chǎn)生是順應(yīng)時(shí)展，具有一定的必然性，它可以結(jié)合社會(huì)的需求，幫助社會(huì)更好的發(fā)展，從多方面整理出的檔案，為今后的相關(guān)活動(dòng)開(kāi)展提供了經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)也因?yàn)閷ｍ?xiàng)檔案的系統(tǒng)性管理為檔案管理的整體帶來(lái)更加系統(tǒng)性的升級(jí)，在社會(huì)發(fā)展中，專項(xiàng)檔案的整理與群眾息息相關(guān)，做好專項(xiàng)檔案的整理，提高檔案整理人員的素質(zhì)與工作勁頭，認(rèn)真的對(duì)待每一件專項(xiàng)檔案，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，才能讓社會(huì)發(fā)展更加和諧，更加有條理，為國(guó)家的發(fā)展盡一份力。

參考文獻(xiàn)

篇7

1.符合擴(kuò)大檔案資料的收藏和管理范圍的需求。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)的廣泛運(yùn)用，電子文件的大量產(chǎn)生，梢案室不僅要接收和管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，而且還要接收和管理電子形式的檔案以及多種新型載體的檔案，這種趨勢(shì)已越來(lái)越明顯。

2.符合利用檔案信息的需求?，F(xiàn)今提供利用的檔案，不僅有文書檔案，也有科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物卡當(dāng)案等，以及從檔案原件中提煉、加工出來(lái)的檔案信息。要求能夠快捷、方便地查詢到自己所需要的信息，這種檔案信息需求的大潮，已經(jīng)開(kāi)始沖擊檔案?jìng)鹘y(tǒng)的服務(wù)方式。

3.從服務(wù)方式上看，除要求提供檔案原件進(jìn)行摘抄外.還要求提供不同載體檔案的修復(fù)、保護(hù)、復(fù)制服務(wù)。而且這種需求已形成較高的呼聲，在這樣的情況下，一味因循守舊，必然會(huì)被知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)淘汰。

以上這些說(shuō)明，新時(shí)代要求檔案工作必須打破常規(guī)，創(chuàng)新管理和服務(wù)機(jī)制。這些新情況新問(wèn)題迫切需要廣大檔案工作者既要存思想上高度重視，又要在行動(dòng)上主動(dòng)探索，更要在實(shí)踐上積極創(chuàng)新，才能使檔案工作跟上形勢(shì)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

二、檔案工作創(chuàng)新的主要內(nèi)容

1.思想觀念上要?jiǎng)?chuàng)新。任何工作的跨越和創(chuàng)新，都必須有一個(gè)嶄新的有創(chuàng)意的思想觀念作前導(dǎo)。要充分認(rèn)識(shí)創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的動(dòng)力，檔案工作的建立、發(fā)展、壯大離不開(kāi)創(chuàng)新。在當(dāng)今社會(huì)，檔案事業(yè)發(fā)展的諸多問(wèn)題。沒(méi)有現(xiàn)成的答案，也沒(méi)有任何經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，唯有解放思想，更新觀念，大膽試，大膽闖，才能在探索中前進(jìn)，創(chuàng)新中發(fā)展。

2.基礎(chǔ)管理上要?jiǎng)?chuàng)新?；A(chǔ)管理包括了檔案的收集.整理、鑒定、保管到開(kāi)發(fā)利用。檔案工作從收集、整理、鑒定、保管到利用，都有一整套緊密相聯(lián)的工作流程，每一程序的科學(xué)性、技術(shù)性都很強(qiáng)。伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案載體已呈現(xiàn)出多樣性的趨勢(shì)。如電子計(jì)算機(jī)自動(dòng)控制的電子檔案，同紙質(zhì)檔案相比，具有更方便，準(zhǔn)確、高效的優(yōu)勢(shì)，但在收集、鑒定、使用、保管、保密和安全等諸多方面，又出現(xiàn)了一些值得探索研究的新課題。如從我國(guó)機(jī)關(guān)檔案工作的實(shí)際出發(fā)，為適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，國(guó)家檔案局頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》，這個(gè)規(guī)則的貫徹實(shí)施，改變了機(jī)關(guān)傳統(tǒng)的檔案管理的基礎(chǔ)工作方式，兼顧了計(jì)算機(jī)和手工管理兩種方式，這實(shí)際上也是檔案管理手段的一種創(chuàng)新。

3.服務(wù)機(jī)制和手段要?jiǎng)?chuàng)新。在服務(wù)機(jī)制和手段上的創(chuàng)新，主要是服務(wù)的觀念要更新，服務(wù)的范圍和內(nèi)容要?jiǎng)?chuàng)新，服務(wù)方式要?jiǎng)?chuàng)新，并且要有一定的機(jī)制作保證。

三、檔案工作創(chuàng)新需要堅(jiān)持的原則

1.堅(jiān)持推動(dòng)檔案整理原則。檔案創(chuàng)新是檔案基礎(chǔ)工作的組成部分，檔案整理工作則是便于檔案的保管和利用。一方面，檔案創(chuàng)新能夠反映檔案整理狀況，人們通過(guò)具體地利用檔案的活動(dòng)集中反映出檔案創(chuàng)新工作和檔案整理工作的整體水平；另一方面，檔案創(chuàng)新要以檔案整理有序?yàn)榛A(chǔ)，把便于檢索方便利用作為確保提供檔案信息服務(wù)的前提與條件。檔案創(chuàng)新，客觀上要求檔案整理工作必須創(chuàng)新。因而檔案創(chuàng)新與卡當(dāng)案整理有著密切相關(guān)的內(nèi)徑聯(lián)系，兩者具有相互聯(lián)系的內(nèi)在關(guān)系

2.堅(jiān)持推動(dòng)檔案利用原則。檔案利用是檔案創(chuàng)新的基本立足點(diǎn)，檔案創(chuàng)新與檔案利用的目的是，滿足黨和網(wǎng)家各項(xiàng)工作以及廣大人民群眾對(duì)檔案需求的客觀要求，通過(guò)多種渠道與方式，將檔案信息開(kāi)發(fā)和傳遞給利用者，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的活化和共享。即創(chuàng)新工作要為檔案利用的順利開(kāi)展提供條件，發(fā)展檔案事業(yè)。可見(jiàn)，檔案創(chuàng)新是為檔案利用服務(wù)的。

我們必須處理好檔案創(chuàng)新與檔案整理、檔案利用之間的關(guān)系，通過(guò)兩者的互補(bǔ)互促，形成檔案工作的良性循環(huán)，實(shí)現(xiàn)檔案創(chuàng)新與檔案整理、利用工作的共同提高。

四、檔案工作創(chuàng)新推進(jìn)措施

1.在工作重點(diǎn)上創(chuàng)新。檔案工作要?jiǎng)?chuàng)新。必須圍繞重點(diǎn)工作，抓住難點(diǎn)、熱點(diǎn)、重點(diǎn)問(wèn)題，尋找工作的突破口，找準(zhǔn)主攻方向.大膽實(shí)踐.創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。通過(guò)工作重點(diǎn)的創(chuàng)新，帶動(dòng)、提高其他工作的創(chuàng)新和提高水平。

篇8

煤礦建設(shè)尤其是井工型煤礦建設(shè)項(xiàng)目，不同于地面工程建設(shè)，都是在地下幾百米深處作業(yè)，危險(xiǎn)性大，設(shè)計(jì)變更多，自然條件復(fù)雜，受水文、地質(zhì)、瓦斯、煤塵等影響大，專業(yè)性強(qiáng)，相對(duì)于其他建設(shè)項(xiàng)目來(lái)講，煤礦工程建設(shè)具有高風(fēng)險(xiǎn)、投資大、規(guī)模大、工期長(zhǎng)、單位工程多、參建單位多、人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜、沒(méi)有礦建檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)等特點(diǎn)，這些客觀存在的問(wèn)題給梅花井煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理帶來(lái)了巨大的困難和挑戰(zhàn)。梅花井煤礦籌建處在沒(méi)有前人經(jīng)驗(yàn)可借鑒的情況下，面對(duì)困難迎難而上，大膽創(chuàng)新，結(jié)合煤礦建設(shè)工程實(shí)際，探索出一條較為成功的煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的方法，為國(guó)家在煤礦建設(shè)領(lǐng)域重大建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理積累了一定的經(jīng)驗(yàn)。

優(yōu)化項(xiàng)目檔案管理組織形式，為煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理提供組織保障

煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及各個(gè)部門和環(huán)節(jié)，需要多個(gè)部門的共同協(xié)作，因此，在管理上存在著一定的困難，梅花井煤礦項(xiàng)目開(kāi)工建設(shè)初期，就成立了項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，將煤礦辦公室、計(jì)劃部、動(dòng)力部、工程部等形成項(xiàng)目檔案的部門負(fù)責(zé)人全部納入領(lǐng)導(dǎo)小組成員中，煤礦建設(shè)籌建處負(fù)責(zé)人擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)，選派了一名懂工程專業(yè)的責(zé)任心強(qiáng)的人擔(dān)當(dāng)專職檔案員。在與各參建方簽訂項(xiàng)目施工合同時(shí)，將項(xiàng)目檔案收集、整理、歸擋等要求納入了合同管理中，堅(jiān)持項(xiàng)目檔案集中統(tǒng)一管理、分工負(fù)責(zé)的原則，建立了以建設(shè)單位為檔案管理核心，以設(shè)計(jì)、施工單位為檔案管理主體，以監(jiān)理單位控制為手段的三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé)，層層抓落實(shí)，真正將項(xiàng)目檔案工作貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的各單位、各部門、各領(lǐng)域，做到全員參與、全程管理。

部門、參建單位總動(dòng)員，分工到位、互相配合，形成合力、齊抓共管

建設(shè)單位充分發(fā)揮檔案管理核心地位作用，在項(xiàng)目建設(shè)開(kāi)始，就制定了《梅花井煤礦工程資料管理規(guī)定》、《梅花井煤礦工程資料整理標(biāo)準(zhǔn)》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)案卷構(gòu)成一般格式要求》、《梅花井煤礦工程資料檔案分類大綱》、《梅花井煤礦工程資料檔案管理辦法》等規(guī)章制度，明確參建單位在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中對(duì)項(xiàng)目文件收集、整理、排序、字跡、裝訂、裝具的標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)，并下發(fā)到各參建單位執(zhí)行。施工單位采取逐級(jí)包干管理責(zé)任制，即對(duì)于總承包單位，所轄分包單位其形成的項(xiàng)目文件材料由各分包單位負(fù)責(zé)收集整理編目，在單位工程竣工驗(yàn)收前，提交總承包單位審核、驗(yàn)收、簽字，按照單位工程檔案的系統(tǒng)性進(jìn)行排列，再向建設(shè)方移交。監(jiān)理單位針對(duì)礦建工程和設(shè)備安裝工程沒(méi)有國(guó)家和行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的情況，通過(guò)與建設(shè)單位、參建單位及參加過(guò)大型煤礦建設(shè)有豐富管理和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的管理、監(jiān)理、施工等部門人員進(jìn)行座談、討論、征求意見(jiàn)等形式和方法，結(jié)合自身在礦建資料管理方面積累的經(jīng)驗(yàn)，依據(jù)《煤礦井巷工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》、《煤炭安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》和《科學(xué)技術(shù)案卷構(gòu)成一般格式要求》等標(biāo)準(zhǔn)的要求，編制了《煤礦礦建單位工程資料管理規(guī)程》、《煤礦機(jī)電安裝單位工程資料管理規(guī)程》，這兩個(gè)規(guī)程對(duì)監(jiān)理方、施工方的項(xiàng)目資料收集的范圍、格式、字號(hào)、電子格式、份數(shù)、簽字等，特別是對(duì)礦建施工中形成的工程安全、功能檢驗(yàn)、測(cè)量、水文地質(zhì)、通風(fēng)安全設(shè)施、設(shè)備試運(yùn)行記錄等文件材料的內(nèi)容、格式作了詳細(xì)、明確的要求，其中，《煤礦礦建單位工程資料管理規(guī)程》監(jiān)理資料有三大項(xiàng)54條內(nèi)容，施工資料有九大項(xiàng)217條內(nèi)容；《煤礦機(jī)電安裝單位工程資料管理規(guī)程》監(jiān)理資料有三大項(xiàng)54條內(nèi)容，施工資料有十三大項(xiàng)270條內(nèi)容；這兩個(gè)規(guī)程的編制在一定_程度上填補(bǔ)了國(guó)家在煤礦工程建設(shè)和設(shè)備安裝領(lǐng)域資料收集范圍的空白，為系統(tǒng)地收集、整理煤礦工程建設(shè)形成的文件材料提供了一定的參考依據(jù)。

創(chuàng)新檔案培訓(xùn)模式，強(qiáng)化檔案人員實(shí)際操作能力

有了檔案管理的規(guī)章制度，有了煤礦建設(shè)文件資料的歸檔范圍，但檔案管理方面的主體一各參建單位的資料員檔案管理水平、資質(zhì)等參差不齊，為了快速適應(yīng)、進(jìn)入項(xiàng)目檔案管理的角色，提高實(shí)際工作能力，礦領(lǐng)導(dǎo)決定采取“集中培訓(xùn)――實(shí)踐――再現(xiàn)場(chǎng)答疑、點(diǎn)評(píng)”的檔案管理培訓(xùn)模式，即工程項(xiàng)目一開(kāi)工，礦領(lǐng)導(dǎo)就組織建設(shè)方及所有參建單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、檔案員、資料員等相關(guān)人員，請(qǐng)其業(yè)務(wù)主管部門――神華寧煤集團(tuán)和自治區(qū)檔案局專家進(jìn)行授課，結(jié)合煤礦建設(shè)工程實(shí)際，著重講解《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)案卷構(gòu)成一般格式要求》、會(huì)計(jì)、聲像檔案管理辦法等內(nèi)容，具有很強(qiáng)的針對(duì)性和操作性。各參建單位將項(xiàng)目資料整理一個(gè)階段后，建設(shè)單位組織各參建單位把已整理好的資料帶來(lái)，請(qǐng)檔案專家到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檢查、點(diǎn)評(píng)，對(duì)提出的問(wèn)題進(jìn)行耐心、細(xì)致地解答。待工程建設(shè)進(jìn)入收尾階段，建設(shè)單位再請(qǐng)檔案專家進(jìn)行把關(guān)預(yù)驗(yàn)。經(jīng)過(guò)這種快速、實(shí)際、有效的學(xué)習(xí)，大大提高了檔案人員的實(shí)際操作水平，使項(xiàng)目檔案收集整理的質(zhì)量有了顯著的提高。

強(qiáng)化項(xiàng)目檔案過(guò)程監(jiān)管機(jī)制，從源頭把好收集關(guān)，確保項(xiàng)目檔案的完整齊全

項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目控制的重點(diǎn)之一，對(duì)項(xiàng)目管理起著支撐和保障作用，煤礦建設(shè)是高危行業(yè)，其礦建前期的論證階段不同于其他基本建設(shè)項(xiàng)目，涉及政府部門多，有規(guī)劃、國(guó)土資源、消防、安全評(píng)價(jià)、水利、征地移民、地震、衛(wèi)生、地質(zhì)勘查、測(cè)繪等，論證時(shí)間長(zhǎng)，其形成的文件材料多，為了便于管控項(xiàng)目前期形成的文件材料，按照項(xiàng)目檔案集中統(tǒng)一管理、分工負(fù)責(zé)的原則，梅花井煤礦計(jì)劃部負(fù)責(zé)項(xiàng)目前期文件材料的收集整理，動(dòng)力部負(fù)責(zé)設(shè)備的采購(gòu)和開(kāi)箱驗(yàn)收整理工作，工程部負(fù)責(zé)項(xiàng)目的招投標(biāo)文件的收集整理和工程管理工作，并將項(xiàng)目檔案管理納人到部門的工作崗位考核中，實(shí)行獎(jiǎng)罰制度，三級(jí)巡回檢查和考核制度。一是每月、每旬由建設(shè)單位牽頭，組織計(jì)劃部、工程部、動(dòng)力部、監(jiān)理單位的有關(guān)人員對(duì)項(xiàng)目檔案形成的參建單位及責(zé)任部門進(jìn)行檢查和考核。二是監(jiān)理方對(duì)土建和安裝工程實(shí)行周檢，對(duì)礦建工程實(shí)行旬檢，對(duì)工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度及項(xiàng)目檔案進(jìn)行全面檢查，對(duì)項(xiàng)目檔案整理存在問(wèn)題的參建單位在工地例會(huì)和旬檢通報(bào)會(huì)上進(jìn)行通報(bào)，下發(fā)會(huì)議紀(jì)要給各個(gè)參建單位，并要求限期整改，由監(jiān)理方再組織專人進(jìn)行復(fù)查，整改完后，由監(jiān)理人員在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。如項(xiàng)目檔案整理不合格，監(jiān)理方拒絕組織工程初步驗(yàn)收，在項(xiàng)目檔案整理合格后才同意施工單位向建設(shè)單位提交竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。三是每個(gè)季度由神華寧煤集團(tuán)相關(guān)部門再組織建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方人員共同對(duì)工程質(zhì)量和檔案整理進(jìn)行檢查，真正將項(xiàng)目檔案管理與工程管理同布置、同檢查、同考核。與此同時(shí)，對(duì)項(xiàng)目檔案整理的質(zhì)量還采取三級(jí)審核的控制措施，即監(jiān)理單位首先對(duì)各參建單位的檔案整理質(zhì)量進(jìn)行審核、簽字，然后交建設(shè)方工程部審核土建、礦建工程形成的檔案整理的質(zhì)量；動(dòng)力部審核設(shè)備安裝形成的檔案整理質(zhì)量，最后交檔案部門進(jìn)行全面審定后，再正式接收進(jìn)入檔案室。

建立了檔案安全設(shè)施設(shè)備投入保障機(jī)制

篇9

一是加強(qiáng)人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)。挑選認(rèn)真負(fù)責(zé)、有工作經(jīng)驗(yàn)的同志專職負(fù)責(zé)檔案整理，并派人多次到縣檔案局請(qǐng)教學(xué)習(xí)，就檔案收集、整理、期限劃分、裝訂、目錄錄入、保管等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了系統(tǒng)規(guī)范的培訓(xùn)。

篇10

1 建筑工程資料管理與工程質(zhì)量的關(guān)系分析

1.1 建筑工程資料管理的作用

《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》于2000 年由國(guó)務(wù)院頒布施行，把建設(shè)項(xiàng)目文件資料的管理納入到建設(shè)工程質(zhì)量管理的范圍，明確規(guī)定建設(shè)單位應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集和整理建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立、健全建設(shè)項(xiàng)目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，及時(shí)向建設(shè)行政主管部門移交建設(shè)項(xiàng)目檔案。將建設(shè)工程竣工檔案的管理提升到建設(shè)工程質(zhì)量管理的同等高度，賦予建設(shè)工程竣工檔案質(zhì)量以新的內(nèi)涵。

工程資料是工程建設(shè)的一個(gè)縮影，工程建設(shè)期間各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)形成大量的文件、圖紙和資料，它們是工程建設(shè)的真實(shí)記錄和重要組成部分；是展示工程項(xiàng)目管理水平和體現(xiàn)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的載體；是項(xiàng)目成果的重要展示形式；是工程建設(shè)及檢查驗(yàn)收的主要內(nèi)容和依據(jù)，也是對(duì)工程進(jìn)行竣工驗(yàn)收、交接、維護(hù)、管理、使用、改擴(kuò)建、項(xiàng)目后評(píng)價(jià)和質(zhì)量事故調(diào)查的重要原始憑證。

由于檔案具有完整性、一致性、有效性以及可追溯性的本質(zhì)屬性和職能，同步收集積累和整理編制好建設(shè)全過(guò)程產(chǎn)生的圖紙、文件資料，對(duì)工程建設(shè)有著重要的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。

1.2 工程資料管理與工程質(zhì)量的關(guān)系

工程資料是工程質(zhì)量的依據(jù)，工程質(zhì)量離不開(kāi)工程資料，二者相互依存。工程質(zhì)量管理包含工程資料管理，工程質(zhì)量監(jiān)督管理是對(duì)包含工程資料在內(nèi)的監(jiān)督管理。工程記錄、竣工圖等經(jīng)過(guò)整理、立卷、歸檔、形成建設(shè)工程資料，工程資料是反映工程內(nèi)在質(zhì)量的重要依據(jù)，所以工程資料質(zhì)量與工程施工質(zhì)量同等重要。

2 建筑工程資料管理的現(xiàn)狀分析

2.1 工程管理人員對(duì)工程資料作用認(rèn)識(shí)不夠

隨著建筑業(yè)的迅猛發(fā)展，建設(shè)工程資料發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。但工程管理人員特別是施工單位項(xiàng)目管理人員對(duì)工程資料在工程建設(shè)中的重要作用還沒(méi)有十分清楚的認(rèn)識(shí)，并存在職責(zé)不明、分工不清、管理混亂等現(xiàn)象。

2.2 工程質(zhì)量管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)還有待提高

建筑工程基層施工組織中的資料員肩負(fù)著重要的職責(zé)，資料員的工作在很大程度上制約著工程項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)能否有序、高效、高質(zhì)量的按期完成任務(wù)。資料員對(duì)現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的了解程度不夠，缺乏必要的工程資料管理經(jīng)驗(yàn)；對(duì)種類繁多、數(shù)量巨大、來(lái)源廣泛、用途不一的工程資料無(wú)法科學(xué)的分類整理等，使施工技術(shù)資料的檢索和利用增加了難度。

2.3 地方性工程資料管理制度缺失

雖然國(guó)家有關(guān)建設(shè)工程技術(shù)資料管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)不斷推陳出新，但結(jié)合建設(shè)工程中施工資料整理的標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范目前尚屬空白，許多建設(shè)單位或施工、監(jiān)理單位都只能按照對(duì)國(guó)家規(guī)范規(guī)程的個(gè)人理解來(lái)開(kāi)展工作。施工現(xiàn)場(chǎng)容易造成施工資料收集不全、歸類不清的現(xiàn)象，難以保證施工資料的規(guī)范完整。工程竣工驗(yàn)收時(shí)，對(duì)竣工資料整理進(jìn)行重復(fù)性、繁瑣性的拆卷、組卷工作，資料返工不僅造成大量的人力、物力和精力的浪費(fèi)，也破壞了施工過(guò)程的原始性并降低了工程資料的真實(shí)性和有效性，不利于將來(lái)的檢索使用，也不利于保證工程檔案質(zhì)量。

3 某建設(shè)工程資料管理經(jīng)驗(yàn)分析

某特大工程建設(shè)項(xiàng)目，該工程分部、分項(xiàng)和專業(yè)工程較為齊全，工程資料種類齊全，檔案、資料管理規(guī)范。

該工程資料管理工作情況如下：

1）根據(jù)國(guó)家重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，該項(xiàng)目檔案共分為：設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、文書檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案和工程檔案。

2）項(xiàng)目建設(shè)指揮部領(lǐng)導(dǎo)高度重視工程檔案資料管理工作，自指揮部成立以來(lái)，將工程檔案資料管理工作納入工程建設(shè)的管理范疇，力求工程資料的形成和歸檔與工程建設(shè)同步進(jìn)行。

3）全員參與，建設(shè)單位、監(jiān)理單位、勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位均有專人參與工程檔案資料管理工作，使工程檔案資料管理工作有序進(jìn)行，確保工程檔案資料全面、完整。

4）工程項(xiàng)目檔案資料實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化管理，工程建設(shè)伊始便制定了工程檔案資料管理規(guī)定和實(shí)施細(xì)則。撥付?？?，組織經(jīng)驗(yàn)豐富的施工、監(jiān)理單位和技術(shù)力量過(guò)硬的軟件企業(yè)編制工程檔案資料管理系統(tǒng)。

5）檔案行政管理部門加強(qiáng)監(jiān)管，同步參與督促檢查、指導(dǎo)培訓(xùn)和參與竣工驗(yàn)收，保證了工程檔案資料質(zhì)量。按照工程資料形成、收集整理、編目移交等階段進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)了從“三同步”到“全過(guò)程”嚴(yán)格管理。

4 加強(qiáng)工程資料管理的具體方法分析

4.1 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)前端控制

提高工程管理人員對(duì)工程資料管理重要作用的認(rèn)識(shí)，明確工程建設(shè)中形成的工程資料內(nèi)容，掌握工程資料分類標(biāo)準(zhǔn)。從建設(shè)前期就對(duì)施工資料整理，分類設(shè)置歸類，保障將來(lái)收集施工資料的完整性，按照“三同步”的管理原則，保證施工資料管理與工程建設(shè)“同步收集、同步整理，同步竣工”，提高各參建單位資料員的工作效率和竣工資料整理的進(jìn)度，避免因竣工資料整理不及時(shí)而影響工程竣工的現(xiàn)象。

4.2 實(shí)現(xiàn)“工程項(xiàng)目文檔一體化”的工程資料管理模式

這是近年來(lái)國(guó)際先進(jìn)工程公司普遍采用的項(xiàng)目文件控制理念。其核心思想是加強(qiáng)項(xiàng)目工程資料管理的前端控制，通過(guò)“資料形成、收集整理、編目歸檔”的三個(gè)階段管理，從“三同步”到“全過(guò)程”，加強(qiáng)資料員的工程技術(shù)知識(shí)和檔案管理知識(shí)，通過(guò)各種層次的檢查整改后，最后達(dá)到竣工資料直接歸檔入庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)。這樣，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)工程質(zhì)量的實(shí)時(shí)控制，提高了工作效率。