導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理的方法，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

（一）對檔案管理的重視度不夠

雖然檔案管理對醫(yī)院管理工作有著重要作用，但由于其工作性質(zhì)屬于行政類，與醫(yī)院主體醫(yī)療性質(zhì)不同，在許多醫(yī)院中，普遍存在著做好醫(yī)療服務(wù)即可、行政類工作不重要的觀點，缺乏對檔案管理工作的深度重視。在這種環(huán)境下，大多醫(yī)院檔案管理意識較為淡薄，將其視為可有可無的工作，沒有形成良好的檔案管理基礎(chǔ)，導(dǎo)致檔案管理工作無法持續(xù)、有效的開展，管理混亂、檔案丟失等問題都較為常見，嚴重降低了檔案管理工作效果。

（二）檔案管理的制度存在缺陷

管理制度是管理工作開展的依據(jù)，就當(dāng)前醫(yī)院檔案管理制度而言，還存在著一些缺陷，主要體現(xiàn)在：首先，責(zé)任制度不明確，沒有明確規(guī)定檔案管理的權(quán)利和責(zé)任，管理人員行為較為散漫，缺乏工作責(zé)任心和積極性，導(dǎo)致檔案管理工作拖沓、遲滯，工作效率低下[1]。其次，制度落實度較差，部分醫(yī)院在檔案管理制度方面提出了一些要求，但在實際當(dāng)中，由于缺乏足夠的認識和有效的監(jiān)督，檔案管理依然習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作方法，沒有嚴格按照制度要求進行，也給檔案管理水平提升造成阻礙。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)較差

管理人員是檔案管理工作開展的直接執(zhí)行者，其素質(zhì)水平高低決定著檔案管理的水平。然而，在實際當(dāng)中，檔案管理人員素質(zhì)較差在各個醫(yī)院中普遍存在，許多檔案管理人員是由護士、文員等其它崗位轉(zhuǎn)職而來的，沒有專業(yè)、系統(tǒng)的檔案管理知識，對檔案的各個工作環(huán)節(jié)并不清楚，只是通過摸索、總結(jié)來完成工作，既無法保證工作的可靠性，也降低了工作效率，嚴重阻礙了檔案管理工作的進步。

（四）檔案管理的設(shè)備、方法落后

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院為提升自身醫(yī)療服務(wù)水平，將大量人力、物力和財力向臨床、藥物和人員等方面傾斜，在檔案管理方面投入嚴重不足，甚至挪用檔案管理方面的經(jīng)費，導(dǎo)致檔案管理的設(shè)備無法及時更新，檔案柜陳舊、檔案室簡陋，缺乏良好安全防護措施，嚴重影響了檔案管理工作質(zhì)量。此外，在檔案管理方法上，依然有許多醫(yī)院采取傳統(tǒng)的手工、文本建檔管理方式，信息化水平較低，既造成人力、物力資源的浪費，也降低了檔案管理效率、準確性。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新方法

（一）加強對檔案管理的重視

為提高醫(yī)院檔案管理水平，首先要加強對檔案管理的重視，充分認識到檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的重要作用，提升檔案管理的地位，樹立全員管理理念。首先，從領(lǐng)導(dǎo)層來說，建立專門的檔案管理負責(zé)小組，給予檔案管理足夠的支持，與其它部分進行溝通協(xié)調(diào)，及時解決檔案管理管理工作發(fā)生的問題，促進檔案管理工作進步。其次，從基層人員來說，端正工作態(tài)度，積極完成檔案管理的相關(guān)任務(wù)，總結(jié)工作經(jīng)驗，改正以往不良工作習(xí)慣，正確認識自身工作的積極意義，使檔案管理朝著規(guī)范化、高效化方向發(fā)展[2]。

（二）完善檔案管理的制度

良好的管理制度能夠?qū)n案管理工作進步起到事倍功半的效果，完善檔案管理制度也有著十分重要的作用，具體措施包括：首先，創(chuàng)新管理制度。結(jié)合新醫(yī)改的要求和醫(yī)院的實際情況，借鑒現(xiàn)代管理模式的經(jīng)驗，對檔案管理制度進行搭檔創(chuàng)新，制定符合醫(yī)院需求的制度模式，為醫(yī)院檔案管理工作高效、持續(xù)發(fā)展提供支持。其次，明確責(zé)任制度。責(zé)任制度是檔案管理制度能夠有效落實的重要保障，明確的責(zé)任制度應(yīng)當(dāng)將檔案管理的相關(guān)責(zé)任劃分到具體的崗位、個人身上，激發(fā)人員工作責(zé)任心和積極性，使管理人員嚴格按照制度要求完成檔案管理工作。

（三）采取現(xiàn)代化管理手段

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步，現(xiàn)代化管理手段的效率、準確性大幅度提升，是醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)當(dāng)重視的內(nèi)容。因此，在醫(yī)院檔案管理中，要積極引入先進的現(xiàn)代化管理手段，加強信息化建設(shè)，才能有效促進檔案管理水平的提升，具體包括兩個方面：首先，加強硬件設(shè)施的引入。在現(xiàn)代化管理模式中，對存儲空間、硬件等提出了更高要求，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實際情況，加大在設(shè)備方面的經(jīng)費投入，購置計算機、掃描儀等先進設(shè)備，為檔案管理工作提供便捷手段。其次，強化信息化技術(shù)使用。信息化技術(shù)應(yīng)用是管理工作效率提高的有效措施，醫(yī)院檔案管理中，建立統(tǒng)一的檔案信息管理平臺，將所有檔案信息納入到此平臺中，實現(xiàn)檔案信息的共享和實時傳輸，對檔案查詢、使用有著重要作用。

（四）建設(shè)高素質(zhì)管理隊伍

在新醫(yī)改背景下的醫(yī)院檔案管理工作中，其技術(shù)性、專業(yè)性和復(fù)雜性程度都顯著提升，對檔案管理人員素質(zhì)水平要求也不斷提高，在此背景下，建設(shè)一支高素質(zhì)的管理隊伍十分必要[3]。首先，加強對管理人員的培訓(xùn)，提高其對先進管理經(jīng)驗、專業(yè)技術(shù)的掌握水平，提升其綜合素質(zhì)，更好地適應(yīng)檔案管理工作的需求，從而促進檔案管理水平的提升。其次，建立考核與評價機制，對檔案管理人員技能水平、職業(yè)道德素質(zhì)等展開考核與評價，并給予相應(yīng)的獎勵與懲罰，激發(fā)其工作積極性，實現(xiàn)檔案管理工作的進步。

篇2

檔案工作是企業(yè)建設(shè)基礎(chǔ)工作的重要組成部分，各有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)將其納入項目建設(shè)的全過程，做到檔案工作與項目建設(shè)進程同步，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理檔案的原則，管理好建設(shè)項目檔案，確保檔案資料的完整、準確、安全和有效利用。下面針對如果做好檔案管理工作以及具體的方法措施進行敘述。

一、拓寬檔案管理服務(wù)渠道

隨著經(jīng)濟化與信息化的時展，檔案管理工作進行了更廣泛的延伸，不僅僅是面對各個單位檔案管理中的一些社會問題進行合理調(diào)配。也將面對一些檔案管理中的一些特殊人物群體的服務(wù)。隨著信息量的不斷加大，如果對信息化的范疇進行合理的控制，是檔案工作中所面臨的問題。科學(xué)技術(shù)以及科學(xué)生活都是在此基礎(chǔ)上進行，行政工作的繁雜性也增加了信息服務(wù)工作的難度，對于檔案管理工作中的一些基礎(chǔ)的檔案、書本信息檔案都要進行科學(xué)的管理與保存，將檔案管理中的一些基本的圖書或者信息以網(wǎng)絡(luò)的形式進行替代，這樣就能通過信息化的技術(shù)進行篩選，進行綜合性替代，經(jīng)濟快捷的選擇自己所要找的檔案。

1、加強服務(wù)意識

在信息化發(fā)展的今天，比的不僅僅是技術(shù)，還需要從服務(wù)意識上進行比較，對于信息資源中的開發(fā)以及調(diào)控，還應(yīng)該將檔案管理中所存在的一些相應(yīng)的調(diào)控進行合理的分析。從整體上調(diào)控企業(yè)的檔案信息，加大檔案信息管理中心的工作，建立信息交流與發(fā)展，檔案館不僅僅是收藏資料的機構(gòu)，還需要變成提供服務(wù)的機構(gòu)，這樣企業(yè)調(diào)查資料以及儲存資料的查詢時都較方便。加強檔案管理的服務(wù)意識，創(chuàng)建檔案管理的服務(wù)業(yè)群體，這樣將企業(yè)的發(fā)展與檔案的搜集工作同時進行，從根本上調(diào)整企業(yè)的服務(wù)內(nèi)容。

2、建立檔案管理平臺

隨著信息時代的發(fā)展，面對不同種類的情報，需要進行合理的分類與控制，這樣才能夠在浩瀚的文獻情報資料下，才能夠做到合理的調(diào)整和分類，方便查找，達到信息資源共享。建立一體式的檔案管理制度，加強檔案管理不僅需要打破之前的檔案資源建設(shè)，還需要調(diào)解決檔案管理中存在的一系列問題，充分發(fā)揮優(yōu)勢，在系統(tǒng)中建立依法存檔，合理存檔的管理理念，保證檔案管理工作的信息技術(shù)管理，最終將信息與社會共同分享。

建立信息式的資源共享，實現(xiàn)文獻與資料的互補，這樣不僅能夠?qū)n案資源進行有效整理，還能降低材料，能夠在檔案館的利用率上提高效率，增加空間利用資源，向有特色專業(yè)方面進行發(fā)展。

3、注重檔案管理的反饋工作

檔案管理作為提供檔案管理建設(shè)工作的一個途徑，不僅需要加強檔案管理一系列問題，還需要加強對檔案管理中存在的問題合理的調(diào)配，而場設(shè)反饋式的信息資源開發(fā)工作，細致的進行發(fā)揮，最終細致的將材料控制開發(fā)利用的更加科學(xué)性、合理性和系統(tǒng)性。

二、完善檔案管理措施

1、建立門戶網(wǎng)站，完善檔案管理工作

隨著檔案區(qū)域網(wǎng)的不斷完善，如何將檔案管理中存在的一些問題進行分析和篩選，可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行便捷的操作。充分利用網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)網(wǎng)上自由檢索，并將各個單位的資源做好有價值的共享。

檔案管理工作開展檔案管理的網(wǎng)上服務(wù)工作，已經(jīng)成為了檔案管理中國普遍存在的一些問題，進一步加快檔案管理的信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，并依據(jù)檔案管理工作的規(guī)定的將新的技術(shù)合理的利用到檔案管理中來，這樣以電子文件的檔案作為管理存檔的依據(jù)，將電子書形式的檔案逐步代替紙張形式的檔案，提高檔案管理工作的主導(dǎo)地位，就能將檔案管理更富有生機與活力。

2、收集檔案信息

電子文件的收集工作，是在檔案管理中存在必須要完成的工作，這樣在檔案管理中的收集工作中，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)的資源存在著一定的差別，因此，電子資源具有更加便利性，許多文件只要通過下載或者簡單的操作就可以完成，在一定的時間內(nèi)收集完畢后，還能及時的上傳上或者下載，這樣在整個檔案服務(wù)平臺中進行歸檔。為了保證檔案管理工作的合理性和保密性，對于一些資源進行密碼設(shè)置，加強對公開的資源以及存在差別的資源管理，這樣更加利于單位的資料調(diào)查工作。

3、在線進行服務(wù)與咨詢

現(xiàn)代新型的檔案管理不僅是在傳統(tǒng)的檔案管理中進行的拓展，還是在加強檔案調(diào)整的基礎(chǔ)上實質(zhì)性的工作。在信息時代內(nèi)，人們更加注重信息的時效性，通過信息系統(tǒng)進行查詢，不僅拓寬了公司內(nèi)部的領(lǐng)域，還能通過學(xué)習(xí)以及生活將各種檔案信息進行統(tǒng)一的調(diào)配，最終將檔案服務(wù)信息做到完善。

在檔案管理工作中存在的信息疑問以及對于單位利民的一些存在爭議的問題進行分析，對于網(wǎng)絡(luò)匯編以及網(wǎng)上的資金調(diào)控等都需要加強檔案管理工作的統(tǒng)一調(diào)配，利用數(shù)據(jù)庫信箱或者網(wǎng)絡(luò)溝通平臺，完善數(shù)據(jù)資源，讓讀者利用再和呢固體的調(diào)控進行相應(yīng)的信息交流，得出一些合理檔案信息調(diào)控方式，這樣對于整體的檔案控制以及服務(wù)對象等加強對提供的信息的真實性，為使用者提供查詢以及咨詢的服務(wù)。

三、結(jié)語

綜上所述，利用檔案管理現(xiàn)代化的手段，加重對檔案資源的管理，憑借信息化的平臺進行調(diào)控，將整體的資源進行有效的強化，真正的提升信息資源的管理水平，使檔案管理工作更加具有與時俱進氣象。檔案管理在面向智能化、信息化以及提高檔案管理的整體水平，更好的服務(wù)于單位的資源共享，促進社會的進步以及事業(yè)的前進。

參考文獻

篇3

檔案管理的社會化是指檔案是全社會的共同財富,檔案管理是一種社會各級各類組織、機構(gòu)和個人的共同行為,其目的在于把全社會的檔案以不同形式分層分類集中控制起來,形成一個社會性的開放管理系統(tǒng)。我國檔案工作的基本原則和檔案管理行政部門的執(zhí)法權(quán),是實現(xiàn)檔案管理社會化的基本條件,較為完整的國家檔案管理網(wǎng)絡(luò)是檔案管理社會化的可靠基礎(chǔ),檔案館是檔案管理社會化的基本形式,而文件中心、檔案事務(wù)所、檔案寄存中心和其他商業(yè)化運作的檔案中介機構(gòu)則是檔案管理社會化的有效補充。

一、檔案管理的社會化與建立“兩個體系”的關(guān)系

檔案管理的社會化的本質(zhì)屬性決定了它是檔案工作的基本職能,是檔案事業(yè)發(fā)展的主體內(nèi)容。就“兩個體系”建設(shè)而言,又具有特殊的意義:(1)強化檔案管理的社會化職能是建立“兩個體系”的關(guān)鍵環(huán)節(jié),實現(xiàn)“兩個轉(zhuǎn)變”。建立“兩個體系”的重點是檔案資源的重新配置和檔案公共服務(wù)產(chǎn)品的再分配,關(guān)鍵就在于實現(xiàn)政府檔案管理的社會化職能的調(diào)整與完善。(2)檔案管理的社會化是“兩個體系”核心理念的重要體現(xiàn)。建立“兩個體系”的核心思想是以人為本,強化檔案管理的社會化職能,根本目的就是要通過轉(zhuǎn)變政府職能,更好地重視所有涉及人的檔案,重視檔案為人的全面發(fā)展服務(wù),是以人為本的政府管理服務(wù)理念在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)。(3)強化檔案管理的社會化職能是建立“兩個體系”的根本辦法。建立“兩個體系”需要檔案法制體系、管理體制、工作機制、服務(wù)方式等各方面的改革與創(chuàng)新。管理的社會化不僅為推進建立“兩個體系”提供了科學(xué)的理論指導(dǎo),并以其系統(tǒng)性、規(guī)范性、實踐性成為實現(xiàn)“兩個體系”建設(shè)目標的根本方法。檔案管理的社會化不到位,“兩個體系”就無從談起,“兩個體系”的建立和完善也必然伴隨著檔案管理的社會化職能的不斷強化。

二、建立符合社會發(fā)展需求的檔案中介機構(gòu)

“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”體現(xiàn)了檔案管理的社會化,現(xiàn)階段,建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系,實現(xiàn)檔案管理的社會化,要建立符合社會發(fā)展需求的檔案中介機構(gòu)。檔案中介機構(gòu),是當(dāng)前一個非常熱門的話題。從名稱來看,有“檔案事務(wù)所”、“檔案咨詢服務(wù)中心”、“檔案事務(wù)服務(wù)中心”、“檔案技術(shù)服務(wù)中心”、“檔案托管中心”、“檔案寄存中心”等。我國目前的檔案中介機構(gòu)按生成途徑和運作方式,可以分為由檔案館或檔案主管部門設(shè)立的、面向社會的公共性檔案中介機構(gòu)和以法人資格存在的、以市場化運作的商業(yè)性檔案中介機構(gòu)。我國首家檔案寄存中心,1998年8月9日成立的深圳市檔案寄存中心屬于前者,其服務(wù)職能主要是將不具備充分保管條件及配備檔案保管主體成本過高的國有與非國有及破產(chǎn)企業(yè)、社會團體、個人在工作、生產(chǎn)、經(jīng)營等各項活動中形成的檔案,寄存在市檔案館中。相對于傳統(tǒng)的檔案機構(gòu)來說,總體呈現(xiàn)弱勢。

市場經(jīng)濟條件下,需要的檔案中介機構(gòu)需具備以下條件:(1)政企分開、權(quán)責(zé)明晰、獨立經(jīng)營、自負盈虧。首先政企分開、權(quán)責(zé)明晰要求檔案中介機構(gòu)必須與檔案行政管理部門在人員、財務(wù)、職能等方面完全脫鉤,以獨立經(jīng)濟法人身份參與市場競爭,不得再承擔(dān)原有的行政職能,即真正實現(xiàn)組織中介性。其次要做到獨經(jīng)營、自負盈虧,必須保持檔案中介服務(wù)機構(gòu)的獨立性、完整性和客觀性。獨立性可以使檔案中介機構(gòu)不受行政部門影響,在檔案服務(wù)中保持獨立,不損害客戶的利益。(2)遵紀守法、規(guī)范經(jīng)營、誠實守信、優(yōu)質(zhì)服務(wù)。從某義上講,規(guī)范化程度不夠是影響檔案中介機構(gòu)職能發(fā)揮的最大障礙。檔案中介機構(gòu)的規(guī)范化實質(zhì)上涉及的是其與服務(wù)對象的信用關(guān)系問題,檔案中介機構(gòu)如果不規(guī)范,其信用度將大打折扣。從外部來說,檔案中介機構(gòu)應(yīng)自覺接受工商行政管理部門與檔案行政管理部門的監(jiān)管,前者是依據(jù)《公司法》、《中華人民共和國公司登記管理條例》對其經(jīng)營活動進行依法登記注冊、年檢審計;后者是依照《檔案法》等法規(guī)對其業(yè)務(wù)活動進行監(jiān)管,以實現(xiàn)外部規(guī)范化管理。從自身來說。檔案中介機構(gòu)應(yīng)體現(xiàn)社會服務(wù)性、技術(shù)知識性和商業(yè)經(jīng)營性。社會服務(wù)性指檔案中介機構(gòu)能為企業(yè)、社會組織或個人提供全方位的檔案服務(wù),包括檔案咨詢、檔案達標升級整理、檔案保管、檔案設(shè)備引進等。技術(shù)知識性指檔案中介機構(gòu)進行的各項檔案業(yè)務(wù)如技術(shù)咨詢服務(wù)、傳授檔案工作理論知識和技能、檔案價值鑒定等是建立在對檔案信息的加工、利用或提供檔案信息技術(shù)服務(wù)之上的。商業(yè)經(jīng)營性指檔案中介機構(gòu)作為一個經(jīng)工商注冊的企業(yè),有明確的服務(wù)方向和經(jīng)營范圍,有企業(yè)行為參與市場競爭,通過各種渠道和方式為客戶提供最好的檔案有償服務(wù),獲得收益,求得生存和發(fā)展。

篇4

2.更新性?？脊殴ぷ髦械臋n案管理是一個不斷更新的系統(tǒng)工程。從考古調(diào)查、勘探和發(fā)掘，到之后的實驗分析和文物保管等過程中，雖然《田野考古工作規(guī)程》規(guī)定嚴禁改動任何原始記錄，但是當(dāng)有新的數(shù)據(jù)時，對檔案資料必須隨時更新和補充。所以，要隨時跟蹤管理，做好考古檔案的收集整理與保管，形成完整的資料檔案，并統(tǒng)一按照規(guī)定的順序整理建檔，形成資料庫或電子數(shù)據(jù)庫，便于統(tǒng)一管理、檢索、查詢、數(shù)據(jù)的擴充和數(shù)據(jù)庫的升級。

3.多樣性。由于考古遺址的不可再生性，且限于科技水平等限制，考古工作總是不能盡如人意，總會或多或少地忽略掉一些當(dāng)時尚未認知的信息。一定程度上來說，這種破壞是在所難免的，考古工作者為了將破壞降低到最小，最大限度地獲得各種資料，越來越多地采取了多學(xué)科、多手段的研究方法，動物考古、植物考古、環(huán)境考古、石器分析、GIS地理信息系統(tǒng)等科技考古手段應(yīng)運而生。這也就決定了考古檔案的形式具有多樣性，有文字記錄、圖紙、照片、拓片、錄像、電影膠片等等?？脊艡n案的多樣性，決定了檔案管理工作具有較大的難度。

二、考古檔案管理的對策和方法

如何對田野考古檔案資料進行規(guī)范化的管理，使其能更加有效地發(fā)揮作用，筆者認為主要有賴于檔案管理隊伍建設(shè)，以及資料的獲取、移交到管理各個環(huán)節(jié)的規(guī)范化。

1.加強考古檔案管理隊伍建設(shè)。要實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，檔案管理人員構(gòu)成不能都是考古學(xué)專業(yè)，應(yīng)有理工科或檔案管理專業(yè)，首先必須具備專門的檔案管理技勤人員，由具備檔案管理專業(yè)知識背景的人員來負責(zé)檔案的點收、立案、編目、典藏、清理、轉(zhuǎn)移、銷毀及應(yīng)用等作業(yè)執(zhí)行。實現(xiàn)考古檔案管理人員的專業(yè)化的途徑，一方面可以從高校引進檔案專業(yè)的高素質(zhì)人才，在人才招聘上提高檔案、計算機等方面專業(yè)人才的占有比例；二是加強內(nèi)部檔案工作者的知識和技能培養(yǎng)，應(yīng)在保證內(nèi)部檔案管理工作有條不紊開展的基礎(chǔ)上，鼓勵檔案工作人員參加各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)和會議，如每年舉辦的檔案計算機管理培訓(xùn)等，讓內(nèi)部檔案人員拓寬專業(yè)基礎(chǔ)知識。在考古工作結(jié)束的一段規(guī)定時間內(nèi)，由檔案管理的專門人員對所有考古檔案進行集中歸檔整理。

篇5

學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢

哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：

一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。

二是案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍。

三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用。

四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。

五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊畬W(xué)校檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國學(xué)校檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

2、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進行工作。

2.1 全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的學(xué)校檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2.2 重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

2.3 結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

2.4 統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。

2.5 規(guī)范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

3、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1 分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

3.2 分級次著錄，省時省力

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學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校的檔案工作是教育事業(yè)的重要組成部分，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標準，是學(xué)校各項日常工作中形成的第一手資料，是經(jīng)過檔案工作人員去粗取精、分析歸納、分類編目、認真整理形成的，是學(xué)校各項評估工作的重要內(nèi)容。目前，中職學(xué)校正面臨著不斷的變革，作為中職學(xué)校工作的重要組成部分的檔案工作，也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。那么，如何適應(yīng)新形勢，加快中職學(xué)校檔案工作發(fā)展的步伐呢？根據(jù)《檔案法》的要求，我結(jié)合我校的檔案管理工作，以及自身的學(xué)習(xí)和工作體會，就如何做好中職學(xué)校的檔案管理工作探討如下。

一、當(dāng)前職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.漠視檔案管理的重要性。

就目前的學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀來看，大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視，其表現(xiàn)為：（1）對檔案管理的意義認識不足。多年來，由于對教育改革的狹隘認識，導(dǎo)致檔案事業(yè)建設(shè)降低到教育改革的附屬地位，經(jīng)常以一種對當(dāng)前教育改革是否有用的實用主義來衡量檔案事業(yè)，而這一觀念又恰恰違背了檔案的價值屬性。因為檔案是歷史的產(chǎn)物，不能產(chǎn)生直接的教改成績或效果，檔案往往是到檢查評估利用的時候才顯出它的價值。（2）依法歸檔的意識不強。沒有解決檔案收集工作中存在的實際問題，檔案收集方式仍然依靠檔案管理部門主動索取，而依靠主動移交的可操作性不強，學(xué)校對教職工的評價考核也沒有把依法治檔作為其中一個條件。各職能部門把檔案資料的收集、移交看成是一種負擔(dān)，甚至不當(dāng)一回事，學(xué)期或?qū)W年結(jié)束，該交的檔案資料也沒有整理移交，需要檔案管理人員的多番催促，致使檔案移交工作遲遲不能落到實處，材料收集不齊全，直接影響收集工作的開展。（3）對《檔案法》的宣傳不夠?！吨腥A人民共和國檔案法》頒布20年了，除檔案管理部門認識外，大多數(shù)人不了解、不認識檔案的法律責(zé)任，不重視統(tǒng)一管理檔案的意義，領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工依法自覺保護、收集、移交檔案材料的意識沒有真正樹立起來。對加強檔案管理的重要性認識不足，沒有意識到檔案對教育事業(yè)的促進作用，認為學(xué)校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴格。

2.管理制度不到位。

領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作獎罰不明，檔案工作成績再突出，充其量只能是個默默無聞的“無名英雄”，相反，工作推諉、疲沓，甚至損害了檔案，也得不到懲罰。從另一個高度講，這種有章不循、違章難糾的現(xiàn)象普遍存在的原因，是學(xué)校的各項管理還沒有完全納入正規(guī)化管理和法制建設(shè)的軌道上來，對各項制度的貫徹落實缺乏行之有效的、嚴格的考核獎懲措施。

3.檔案管理人員水平不專業(yè)，態(tài)度不積極。

檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，檔案管理工作開展難度大。專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是中等專業(yè)學(xué)校普遍存在的問題。有的中專學(xué)校的檔案管理人員只有一個人，而且是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識，嚴重制約學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。還有些檔案管理人員，年齡大、學(xué)歷低，思想觀念陳舊，不但創(chuàng)新意識不強，而且工作的積極性不高。

4.檔案信息軟件建設(shè)滯后。

目前中等專業(yè)學(xué)校檔案室的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對其進行加工，如調(diào)整與編目。這種機械的手工抄寫，不僅僅重復(fù)性勞動工作量大、時間長、速度慢，同時也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行有效的開發(fā)利用，辦事速度慢，查找準確率低、查全率低。

5.檔案室硬件建設(shè)滯后。

社會在發(fā)展，學(xué)校的辦學(xué)條件也有了明顯改善，但是很多學(xué)校對檔案室建設(shè)的“硬件”投入相對滯后。表現(xiàn)為：（1）有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求；（2）檔案材料隨處散放，造成極大隱患；（3）檔案保管設(shè)備落伍。

6.上級檔案部門的監(jiān)督力度不夠。

一些檔案行政管理部門對于學(xué)校存在的檔案違法行為，往往只進行現(xiàn)場指導(dǎo)糾正。久而久之，執(zhí)法檢查變成了上門服務(wù)，上門幫助組卷、立卷，以指導(dǎo)替代執(zhí)法、替代執(zhí)罰。而對于法定破損檔案，不及時歸檔，歸檔不全、利用不還，檔案面臨危險等檔案違法行為不作重點深入檢查和追究。

二、中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的改進方法

1.提高認識，加強領(lǐng)導(dǎo)，強化檔案管理意識，建立和完善科學(xué)的檔案管理機制。

提高和增強學(xué)校全體員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認識到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。扎扎實實地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢教育教學(xué)改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會計、學(xué)籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負責(zé)收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。

2.加強專門檔案人員配備，提高檔案管理人員素質(zhì)。

為了使學(xué)校檔案管理工作高效有序，首先要配備一名思想好、責(zé)任心強、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強業(yè)務(wù)能力的同志來負責(zé)，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報關(guān)保密制度，嚴格按規(guī)章辦事。注意加強檔案人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè)，搞好檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

3.搞好檔案室硬件建設(shè)。

硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ)，也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案室，添購檔案管理設(shè)施設(shè)備，分類存放，編檔管理，配備六防（火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵），確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

4.加強檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平。

檔案信息化建設(shè)是社會信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先，觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次，在具體管理上要與時俱進，要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套科學(xué)嚴密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運行機制。最后，檔案管理中實現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，運用現(xiàn)代化管理技術(shù)和先進技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，跟上辦公自動化步伐。

5.加強檔案的收集和整理。

學(xué)校檔案工作應(yīng)堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動形成的重要會議材料、協(xié)議書、勞動工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

6.提升管理方法和手段。

追本窮源，強化文件材料的預(yù)立卷管理，是提升檔案管理的重要方法和手段。預(yù)立卷是學(xué)校檔案工作的一項長期的基礎(chǔ)工作，學(xué)校檔案工作必須堅持從源頭抓起，要堅持一個口子、兩個環(huán)節(jié)、三個重點、四項工作?！耙粋€口子”即學(xué)校由一個口子統(tǒng)一進行校內(nèi)外收發(fā)文?！皟蓚€環(huán)節(jié)”指抓好學(xué)校收來文件和帳外文件管理這兩個環(huán)節(jié)?！叭齻€重點”即對重點檔案門類、重點歸檔部門的歸檔進行重點指導(dǎo)?！八捻椆ぷ鳌卑ǎ孩賹n案工作納入部門及有關(guān)人員崗位職責(zé)；②每年進行檔案工作檢查評比；③對部門兼職檔案人員定期實施崗位培訓(xùn)；④對檔案工作有關(guān)人員進行年度考核。

總之，學(xué)校檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分，建立健全學(xué)校檔案，實行檔案管理，有利于對學(xué)校的正確評估，有利于對教師和學(xué)生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學(xué)校進行科學(xué)管理，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量。我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，還應(yīng)主動提供檔案利用服務(wù)，做到檔案管理工作管理方法科學(xué)化，管理手段高效化，檔案工作標準化，建立檔案管理工作長效機制，使檔案價值得以充分體現(xiàn)。只要努力把學(xué)校檔案建好、管好、用好，就一定能使學(xué)校辦出成績，辦出特色，辦出水平。

參考文獻：

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一、社保檔案管理中需要具備的幾個要點

（一）社保檔案管理過程中要保證檔案資料的真實有效。

（1）參保人員的檔案資料要完整、真實。對于新增參加社保的人員，特別是靈活就業(yè)人員或新增的就業(yè)人員，在參保登記過程中我們要以戶口本或身份證作為認定年齡的唯一標準，戶口本與身份證的年齡要一致，對與有爭議的我們在參保時必須進行確認，按規(guī)定流程進行核查。（2）流程做到合理有效。對于所有參保人員的第一手檔案資料我們必須做到有經(jīng)辦人、審核人，最后領(lǐng)導(dǎo)簽字予以確認，真正做到一崗雙審雙核。如何有效防止參保數(shù)據(jù)造假或偽造出生年月造假是作為社保經(jīng)辦機構(gòu)需要重點預(yù)防的地方，我們需要進行重點監(jiān)控，做到及時有效的記錄。

（二）社保檔案管理過程中檔案資料必須做實，不得擅自修改。（1）所有參保人員的檔案資料必須要完整，形成統(tǒng)一的檔案管理，這樣才能保證參保人員的身份合法。由于我國現(xiàn)階段，對于一些沒有招工手續(xù)的參保人員，這部分人員的檔案主要是由社保經(jīng)辦機構(gòu)根據(jù)業(yè)務(wù)需要而自行組建的紙質(zhì)檔案資料，這樣的檔案非常不正規(guī)，所以我們應(yīng)該從起初對檔案進行完善、做實，才能保護參保人員的利益，社保經(jīng)辦機構(gòu)建立的檔案資料需要對參保人員負責(zé)到底，避免給參保人員帶來損失。（2）所有參保人員的檔案資料進行統(tǒng)一歸檔，不得缺損妥善保管不能泄密。社保檔案資料屬于參保人員一生的社保檔案資料，檔案里面保存了參保人員完整的個人信息，記錄了參保人員的一生需要保管的時間長，我們?yōu)榱擞行П苊鈪⒈Ｈ藛T的利益遭受到損害，一定要做好檔案的保管工作，不得泄密，保護參保人員的切身利益。（3）所有參保人員的檔案要與電腦數(shù)據(jù)一致，不能有出現(xiàn)偏差，保證參保記錄的完整。社保的紙質(zhì)檔案是非常重要的它記錄了參保人員的真實情況，必須與電子檔案一致，如有出現(xiàn)異議，勢必對參保人員照成不便甚至是損失，社保的檔案管理工作要做到賬實相符，才能保證參保人員的個人權(quán)益不會受到損害。

（三）社保檔案要保證合理、有效的利用。（1）隨著社會的發(fā)展和進步，使人員流動性逐漸加大，跨地區(qū)人員變動的情況越來越多，使參保人員在一個地區(qū)或單位的工作經(jīng)常發(fā)生變化，所以對于社保轉(zhuǎn)移成為了工作的重點，社保在轉(zhuǎn)移過程中，接續(xù)手續(xù)顯得非常重要。有部分參保人員在檔案轉(zhuǎn)移的過程中擅自涂改數(shù)據(jù)，特別是紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)移過程中類似現(xiàn)象時有發(fā)生。當(dāng)然，如果想有效杜絕此類情況的發(fā)生我們作為社保經(jīng)辦機構(gòu)需要使用先進的方法，才能有效杜絕檔案造假。例如社保機構(gòu)的檔案管理要做到全國聯(lián)網(wǎng)，為參保人員制定難以涂改的電子檔案，這樣才有杜絕檔案在轉(zhuǎn)移過程中造假，以確保國家經(jīng)濟不會遭受損失。（2）本地參保人員的電子檔案與紙質(zhì)檔案要一致，在退休的時候要依據(jù)這兩者檔案對參保人員應(yīng)該享受到的待遇作為衡量標準。每年，社保檔案管理機構(gòu)要對參保人員的電子檔案與紙質(zhì)檔案進行比對和確認，便于日后作為參保享受待遇的重要依據(jù)。

二、分析社保檔案管理的新思路與新方法

（1）提高社保檔案管理人員的思想認識，為參保人員提供全面保障。國家應(yīng)該提高社保檔案管理工作的重視程度，作為社保的領(lǐng)導(dǎo)要及時解決社保檔案管理人員工作中遇到的問題，加強社保檔案管理部門的資金和人員的投入，這樣才能解決社保檔案管理中人員缺少、資金不足、檔案庫緊張的問題，為完善社保檔案管理工作創(chuàng)造良好的環(huán)境。我們還需要加強社保檔案管理人員的專業(yè)知識學(xué)習(xí)，提高工作人員的檔案管理意識以及責(zé)任感。（2）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，為參保人員積極服務(wù)。社保檔案管理工作人員要具備專業(yè)檔案管理知識、了解檔案管理政策、具備較強的業(yè)務(wù)能力，做為檔案管理人員還要及時掌握新頒布的政策法規(guī)，具備計算機實操能力。為此，作為檔案管理人員的聘用我們要進行嚴格把關(guān)，聘用一些經(jīng)驗豐富的檔案管理人員，同時上崗后還要對社保檔案管理人員進行崗位培訓(xùn)，到其他縣市單位進行學(xué)習(xí)取經(jīng)，努力提高社保檔案管理隊伍的現(xiàn)代化水平，建立一支業(yè)務(wù)精湛的社保檔案管理隊伍。（3）利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案管理電子化。加強社保檔案管理方面的信息化建設(shè)，建立社保檔案資源數(shù)據(jù)庫，把單位和個人參保的檔案的“死信息”演變成“活數(shù)據(jù)”，服務(wù)于社會保險業(yè)務(wù)工作。

三、總結(jié)

社保檔案包含了參保人員一生的信息，社保檔案管理與廣大群眾關(guān)系密切，因此社保的檔案管理是我們以后社保工作的重點。我們必須做到認真對待每一份社保檔案，保證檔案真實有效，利用科學(xué)技術(shù)建立電子檔案，保證參保人員的利益以及保護國家經(jīng)濟不受損失。社保檔案管理要做到信息化、規(guī)范化、人性化，確保社保檔案管理人員順利開展工作，保證國家安定繁榮、和諧發(fā)展。

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目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風(fēng)險的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風(fēng)險的措施

提前預(yù)防，在風(fēng)險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風(fēng)險最有效的方式，也是最經(jīng)濟的方式，對于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：電子信息檔案管理的風(fēng)險控制方法如下：

1.積極引進最新技術(shù)。計算機在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險的最好的辦法就是引進新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計算機技術(shù)人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

3.及時消除風(fēng)險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風(fēng)險是非常重要的，在計算機維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風(fēng)險，主動采取應(yīng)對措施。因為計算機網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構(gòu)來說，為了應(yīng)對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。

4.及時進行預(yù)防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

二、緩解風(fēng)險的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險得到緩解?目前，許多企業(yè)開始利用風(fēng)險轉(zhuǎn)移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險緩解就是通過制定實施應(yīng)變計劃、災(zāi)難恢復(fù)計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風(fēng)險的后果或影響。常見的風(fēng)險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關(guān)鍵的。

三、分散風(fēng)險的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是一種風(fēng)險的分散，即把風(fēng)險轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

四、評估風(fēng)險的措施

當(dāng)風(fēng)險來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風(fēng)險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險評估的目的是為了能夠使預(yù)防計劃更加科學(xué)合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險的預(yù)防計劃。需要強調(diào)一點，如果機構(gòu)中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風(fēng)險能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險要積極采取措施，力求使風(fēng)險造成的損失最小。

簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風(fēng)險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風(fēng)險的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風(fēng)險和降低損失有重要的意義。

參 考 文 獻

[1]馮惠玲.論電子文件的風(fēng)險管理[J].檔案學(xué)通訊.2005(3)：8～11

[2]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1)：36～37

篇9

（1）按照衛(wèi)生部醫(yī)德規(guī)范要求，結(jié)合醫(yī)院工作實際，按照考核項目權(quán)重賦予不同的分值。醫(yī)療質(zhì)量15分、廉潔行醫(yī)15分、滿意度15分、服務(wù)態(tài)度13分、團結(jié)協(xié)作10分、勞動紀律10分、職業(yè)道德學(xué)習(xí)考試8分、社會監(jiān)督員評價7分、儀表著裝7分。

（2）建立員工醫(yī)德考核加分標準。獲國家級榮譽稱號加16分/次，獲省級榮譽稱號加10分/次，市區(qū)級榮譽稱號加8分/次，校院級榮譽稱號加3分/次。

（3）建立員工醫(yī)德考核扣分標準。醫(yī)務(wù)人員著裝不整或不佩戴胸卡上崗扣2分/次；被投訴服務(wù)態(tài)度差，有生、冷、硬、頂、推現(xiàn)象，性質(zhì)惡劣、嚴重影響醫(yī)院形象的扣30分；上班時擅自離崗、串崗每次扣5分；利用工作之便，向服務(wù)對象推銷藥品、保健品、器械等物品謀取私利的扣30分；違反醫(yī)療服務(wù)和藥品價格政策，多收、亂收或者私自收取費用，情節(jié)嚴重的，屬科室的，科室主要負責(zé)人和當(dāng)事人各扣10分。

（4）建立一票否決項目。收受患者“紅包”、回扣，有較重大醫(yī)療差錯，有被社會媒體曝光且情況實，職業(yè)道德考試不及格，醫(yī)院將這樣的員工直接降入“較差”等次中。

2.實行科學(xué)規(guī)范的醫(yī)德檔案考評體系。

（1）建立員工醫(yī)德檔案規(guī)范化數(shù)據(jù)庫，及與之相對應(yīng)的醫(yī)德檔案數(shù)據(jù)分析模型，對醫(yī)德檔案信息進行科學(xué)的分析和處理。整個測評系統(tǒng)建立在醫(yī)院已有的OA辦公網(wǎng)上，利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)及終端，為醫(yī)德檔案管理系統(tǒng)提供運行平臺。

（2）系統(tǒng)用戶分為員工用戶、科室用戶和管理用戶3級。員工用戶可瀏覽個人檔案并進行個人測評錄入，科室用戶和管理用戶主要指科室和醫(yī)院管理部門。醫(yī)院計算機中心完成對各醫(yī)德檔案數(shù)據(jù)庫的程序管理、維護管理和權(quán)限設(shè)定。

（3）錄入的員工、科室和管理部門要在規(guī)定的時間段內(nèi)登錄系統(tǒng)，完成相應(yīng)的項目后保存退出。為確保利用數(shù)據(jù)的安全、準確，在規(guī)定的登陸時段結(jié)束后，服務(wù)器將自動關(guān)閉錄入系統(tǒng)。院黨委、紀檢監(jiān)察室進行監(jiān)控，對于在時間段內(nèi)沒有及時上網(wǎng)登錄的員工或科室以及管理部門進行倒計時督促。這樣使得該院的醫(yī)德檔案管理成為集錄入、統(tǒng)計、分析、評價為一體的管理體系。

3.采取4級聯(lián)動的醫(yī)德檔案考評管理。

為確保醫(yī)德考評扎實有效，使醫(yī)德檔案管理更加科學(xué)規(guī)范，醫(yī)院由原來1年進行1次的紙質(zhì)的醫(yī)德考評規(guī)范，變?yōu)闉槊考径?次的網(wǎng)上考評，這樣可以時時記錄員工醫(yī)德醫(yī)風(fēng)狀況，數(shù)據(jù)全面，真實可靠，具有一定的說服力。

（1）每季度的第一個月完成前季度的評價，即員工按照醫(yī)院規(guī)定時間進入醫(yī)院網(wǎng)站的個人OA系統(tǒng)，點擊《季度醫(yī)德檔案自評》，填寫本人季度醫(yī)德醫(yī)風(fēng)小結(jié)，按照《考核表》要求逐項進行自我評分。

（2）科室領(lǐng)導(dǎo)每季度對科室員工進行1次評議，將集體評定結(jié)果在醫(yī)院規(guī)定時間段內(nèi)錄入醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評系統(tǒng)，完成科室對員工的評議和評分，并有權(quán)對員工個人上傳資料進行彌補與更正。

（3）醫(yī)生（含醫(yī)技人員）由醫(yī)務(wù)部門評定，護士由護理部門評定，機關(guān)后勤員工由相應(yīng)黨總支評定。

（4）醫(yī)院紀檢監(jiān)察室專職人員代表醫(yī)院結(jié)合員工個人、所在科室及醫(yī)院職能部門的考核評價以及醫(yī)院日常掌握的內(nèi)容，對員工個人進行最后的總體評價及打分，院檔案室將網(wǎng)上評定結(jié)果進行最終的統(tǒng)計、匯總、分析和總結(jié)?？荚u結(jié)果與獎懲掛鉤，即評價優(yōu)秀者獎勵季度中個人最后1個月獎金的15%，評價較差者扣罰季度中最后1個月個人獎金的15%。年終總體考核結(jié)果與員工提職、晉升、評優(yōu)等掛鉤，對評分較差者集中教育培訓(xùn)，并取消年終一切獎勵，將員工醫(yī)德檔案隨個人的人事檔案一并封存，對于連續(xù)2年評分較差者作調(diào)離原崗位，直至進行下崗處理。

二、醫(yī)德檔案管理取得的成效

1.規(guī)范了員工的服務(wù)行為。醫(yī)院結(jié)合員工為患者服務(wù)工作中易出現(xiàn)的問題，有針對性地進行調(diào)整、細化考評內(nèi)容，使得考評內(nèi)容具有極強說服力。如醫(yī)院聘請監(jiān)督員來院檢查，發(fā)現(xiàn)問題與員工醫(yī)德考評掛鉤；醫(yī)院在門診、住院及出院患者中開展?jié)M意度調(diào)查，開展臨床對非臨床員工間的滿意度調(diào)查，這些調(diào)查結(jié)果，全部列入醫(yī)德考評中，使得考核評價有理有據(jù)，對規(guī)范員工服務(wù)行為起到積極作用。

篇10

引言

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院開展相關(guān)管理工作的重要依據(jù)，更是醫(yī)療、教學(xué)和科研研究的理論性基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理存在這樣那樣的問題，對自身的健康持續(xù)發(fā)展造成了嚴重的阻礙。所以，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)新醫(yī)改中提出的要求，樹立新的檔案管理思想，做好檔案管理工作，這已經(jīng)是現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展過程中急需要處理的重要問題。本文首先指出了現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀；其次提出了改進醫(yī)院檔案管理的具體方法。以供參考。

1. 現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.1 缺乏較強的管理觀念，檔案實際利用率有待提高

到目前為止，醫(yī)院中依舊有部分職工尤其領(lǐng)導(dǎo)者，未樹立起良好的檔案管理意識。只對經(jīng)營予以高度重視，完全忽略了檔案的重要性，甚至有部分員工和領(lǐng)導(dǎo)者覺得檔案工作有沒有無關(guān)緊要，未充分認識到其在醫(yī)院管理中具有的作用。由于他們對檔案沒有過多的重視，最終導(dǎo)致檔案信息資源開發(fā)力度不夠，檔案實際利用率難以提高。

1.2 醫(yī)院檔案管理工作者素質(zhì)良莠不齊

一直一來，在醫(yī)院各項管理中，對醫(yī)療技術(shù)工作者的素質(zhì)提升有著高度的重視，而在檔案管理人員方面，沒有制定相應(yīng)的計劃與要求。醫(yī)院中多數(shù)從事檔案管理工作的人員并非專業(yè)出身，他們的知識面相對比較狹窄、學(xué)歷也較低，檔案管理知識了解的不足，更有甚者之前所從事的職業(yè)與檔案管理沾不上一點邊。所以，他們無論在專業(yè)素質(zhì)還是在文化程度等方面呈現(xiàn)出了良莠不齊的現(xiàn)象，并且，日常工作過程中，檔案管理工作者們沒有多少的進修機會，根本得不到系統(tǒng)性的檔案知識培訓(xùn)，最終造成多數(shù)檔案管理人員綜合素質(zhì)與管理水平難以適應(yīng)新形勢的要求及發(fā)展，毫無創(chuàng)新與活力可言。

1.3 硬件投入不足，現(xiàn)代化管理水平不高

當(dāng)前，部分醫(yī)院中由于缺乏醫(yī)療用房，經(jīng)常會縮小檔案用房面積，這與檔案保管標準規(guī)范不相適應(yīng)。同時，所使用的檔案管理設(shè)備比較陳舊、管理技術(shù)不夠先進，嚴重影響了檔案工作的發(fā)展。雖然，隨著先進科學(xué)技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中得到普遍使用，促進了醫(yī)院管理手段的進步，但是，很少會運用先進的計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案進行管理，仍有部分檔案工作采用的是手工收集與檢索，信息量較小，對于檔案的收集、開發(fā)與利用極為不利。

2. 改進醫(yī)院檔案管理的具體方法

2.1 樹立良好的管理觀念，加強宣傳，促進全員檔案意識的形成

檔案管理在醫(yī)院內(nèi)部管理中屬于核心組成部分，醫(yī)院應(yīng)做好檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)工作，將其歸列到重要的議事日程范疇中，將其作為醫(yī)院發(fā)展過程中的重點，和醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)統(tǒng)一規(guī)劃和發(fā)展。另外，可采用諸多的形式，如參加相關(guān)會議、宣傳典型事例等來加強檔案工作的宣傳力度，以此讓醫(yī)院上下級干部與職工均意識到檔案工作具有的重要性與必要性，并且，充分認識到檔案和自己平時的工作乃至生活間的緊密關(guān)系，積極配合檔案管理工作，樹立起良好的檔案意識。

2.2 培養(yǎng)一批專業(yè)的檔案人才隊伍，提升職工的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

檔案管理工作人員的素質(zhì)好壞直接決定了檔案管理水平的高低。要想確保檔案管理工作健康高效的運行，就必須定期對檔案管理隊伍進行必要的教育，以提高其綜合素質(zhì)。實際中，可采用專業(yè)培訓(xùn)、進修學(xué)習(xí)、繼續(xù)教育等諸多的方式將檔案管理人員的業(yè)務(wù)與知識水平全面提高，同時，還應(yīng)把檔案人員的培養(yǎng)歸列到醫(yī)院的人才培養(yǎng)計劃中。對檔案管理工作與業(yè)務(wù)發(fā)展予以總結(jié)，以確保檔案管理水平的全面提升。另外，對于檔案管理人員來說，也應(yīng)積極的對自身業(yè)務(wù)能力進行培養(yǎng)，實際工作與學(xué)習(xí)過程中始終以主人翁的態(tài)度良好的服務(wù)和科學(xué)安排醫(yī)院相關(guān)活動，將檔案管理工作、醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研、經(jīng)濟建設(shè)、管理工作這四方面進行有機的結(jié)合，做好臨床醫(yī)療、科研工作。樹立良好的創(chuàng)新意識，進一步拓寬思路，不斷創(chuàng)新，提高對新生事物的敏感度以及接受力。

2.3 加大硬件投入力度，突進檔案現(xiàn)代化管理

新醫(yī)改的主要宗旨是始終以公共醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的公益性性質(zhì)為核心，構(gòu)建完善的基礎(chǔ)醫(yī)療衛(wèi)生制度，良好的服務(wù)于廣大的人民群眾。要想實現(xiàn)這一目標，就需要醫(yī)院構(gòu)建檔案信息共享平臺?，F(xiàn)階段，在醫(yī)院整體費用中，患者的醫(yī)療檢查所占比例較大，唯有建立患者檔案信息共享（涵蓋了病例、病理影像資料），才算得上是一切以患者為中心，為患者著想，進一步減少醫(yī)療費用。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，國家加大了醫(yī)療科研投入力度，不過醫(yī)院中依舊存在著科研能力不均衡、科研成果無法轉(zhuǎn)化等現(xiàn)象，對醫(yī)學(xué)科研發(fā)展極為不利。而如果醫(yī)學(xué)科研信息能夠共享，那么，就會避免上述問題的發(fā)生，促進醫(yī)學(xué)科研快速發(fā)展。

醫(yī)院要想構(gòu)建檔案信息共享平臺，就應(yīng)購買和檔案管理信息化相匹配的軟件與硬件。采用先進的計算機技術(shù)儲存醫(yī)院中的各項業(yè)務(wù)以及形成方面的檔案，便于需求者的查閱，大大節(jié)省了時間、人力、物力、財力，工作效率不斷提高。另外，還應(yīng)構(gòu)建完善的檢查系統(tǒng)，以確保相關(guān)人員查閱資料時的快捷與準確性。因此，醫(yī)院必須加強檔案管理自動化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化目標的實現(xiàn)。

3. 結(jié)論

綜上所述可知，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)加強學(xué)習(xí)、積極進取，滿足醫(yī)院發(fā)展過程中對檔案管理的具體要求，為醫(yī)院檔案事業(yè)做出相應(yīng)的貢獻?？偠灾?，只要我們高度重視起醫(yī)院檔案管理工作，激發(fā)全員的檔案意識，積極配合協(xié)作，就能夠?qū)崿F(xiàn)新醫(yī)改中所提出的目標。

參考文獻

[1] 衛(wèi)立群. 運用醫(yī)院信息平臺實施檔案管理. 健康必讀（中旬刊），2011（9）

[2] 周秦. 提高檔案管理人員素質(zhì)的幾點思考[N]. 閩東日報，2010